Điều hành một cuộc họp

ĐIỀU HÀNH MỘT CUỘC HỌP
GV: Lưu Trường Văn, M.Eng
Tài liệu lưu hành nội bộ được biên soạn theo “How to
run a meeting” của Antony Jay, Harvard Business
Review, 1967
Điều hành một cuộc họp
Nội dung chính
•
Tại sao phải điều hành một cuộc họp?
•
Các chức năng của một cuộc họp
•
Các kiểu họp
•
Chuẩn bò cho một cuộc họp
•
Đònh nghóa mục tiêu
•
Con người
•
Bài thuyết trình
•
Chủ tọa
•
Điều hành cuộc họp
•
Thời gian trình bày
•
Kết thúc cuộc họp
Điều hành một cuộc họp
Tại sao phải vận hành cuộc họp?

•
Các cuộc họp là lãng
phí thời gian quý báu và
tiền.
•
Các cuộc họp là đầy
dẫy các vấn đề, tranh
cãi, mâu thuẩn và nếu
có chỉ là một ít sự đồng
thuận và giải pháp.
•
Các giải pháp cho các
vướng mắc trong thế giới
thực được tìm thấy xuyên
qua cuộc họp và thảo luận
nhóm
•
Một cuộc họp vẫn tốt hơn
là điện thoại, máy fax, hội
nghò bằng video, máy vi
tính, các sản phẩm khác
của công nghệ thông tin
hoặc các cá nhân làm việc
một mình
Điều hành một cuộc họp
Các chức năng của một cuộc họp
Sự hình thành nhóm
C
h
i

a

s
e
õ

k
i
e
á
n

t
h
ư
ù
c
,

k
i
n
h

n
g
h
i
e
ä

m
,

s
ư
ï

đ
a
ù
n
h

g
i
a
ù
,
v
a
ø

c
a
ù
c

t
r
u

y
e
à
n

t
h
o
á
n
g

d
a
â
n

g
i
a
n
C
o
â
n
g

v
i
e

ä
c

t
a
ä
p

t
h
e
å

v
a
ø

s
ư
ï

đ
o
ù
n
g

g
o
ù

p

c
a
ù

n
h
a
â
n

Ra các quyết đònh quyết
đoán và cam kết
T
r
a
n
h

đ
a
á
u

Đ
ư
ù
c

t
í
n
h

c
u
û
a

l
a
õ
n
h

đ
a
ï
o

v
a
ø

n
h
o
ù
m

/

c
o
â
n
g

v
i
e
ä
c

n
h
o
ù
m
Điều hành một cuộc họp
Các kiểu họp
–
Hội nghò
–
Hội đồng
–
y ban
–
Thường xuyên
–

Điều đình, thỏa thuận
–
Động viên
–
Ra quyết đònh
–
Hàng ngày
–
Hàng tuần hoặc hàng tháng
–
Bất thường, không thường xuyênhoặc kế hoạch đặc biệt
Điều hành một cuộc họp
Chuẩn bò cho một cuộc họp
•
“Các quan hệ mật thiết gì để nắm chắc và nắm vững
cuộc họp ....”
•
“Sau khi họp xong, có bất kỳ tiêu chuẩn nào hoặc cơ
chế để xác đònh có hay chăng cuộc họp là thành
không hoặc thất bại...”
Điều hành một cuộc họp
Đònh nghóa mục tiêu
•
Cung cấp thông
tin - Dể hiểu
•
Có cấu trúc-
nguyên thủy
•
Các trách nhiệm

thi hành
•
Bộ khung pháp
lý
Cái gì
T
a
ï
i

s
a
o
Ơ
Û

đ
a
â
u
Khi nào
T
h
e
á

n
a
ø
o

A
i