Bài giảng Khoa học quản lý - Chương 3

1
CHƯƠNG 3
CÁC CHỨC NĂNG QUẢN LÝ
2
§3. CÁC CHỨC NĂNG QUẢN LÝ
3.1. Khái niệm và phân loại chức năng quản lý
3.2. Các chức năng quản lý cơ bản
3.3. Mối liên hệ giữa các chức năng quản lý
3
Mục đích, yêu cầu
•
Nắm được khái niệm các chức năng: kế hoạch, tổ
chức, chỉ đạo, kiểm tra
•
Hiểu nội dung của các chức năng QL và có thể
ứng dụng vào thực tế
•
Thấy được vai trò của các chức năng, mối liên hệ
giữa các chức năng và có thái độ đúng đắn trong
việc thực hiện các chức năng.
4
3.1. Khái niệm và phân loại chức năng
quản lý
3.1.1. Khái ni m ch c n ng qu n lýệ ứ ă ả
- Khái ni m ch c n ngệ ứ ă :
+Theo T i n Ti ng Vi t, thu t ng n y có hai ngh a: ừđể ế ệ ậ ữ à ĩ “1. Ho t ng, ạ độ
tác d ng bình th ng ho c c tr ng c a m t c quan, m t h c quan ụ ườ ặ đặ ư ủ ộ ơ ộ ệ ơ
n o ó trong c th ;à đ ơ ể 2. Tác d ng, vai trò bình th ng ho c c tr ng ụ ườ ặ đặ ư
c a m t ng i n o, m t cái gì ó (GS Ho ng Phê (ch biên): T i n ủ ộ ườ à ộ đ ” à ủ ừđể
Ti ng Vi t, Trung tâm T i n Ngôn ng , H N i, 1992) ế ệ ừđể ữ à ộ
+ ôi khi ng i ta hi u ch c n ng gi ng nh nhi m v : Đ ườ ể ứ ă ố ư ệ ụ ch c n ng l ứ ă à

h ng ho t ng c b n bao g m m t t p h p nhi u nhi m v t ng i ướ ạ độ ơ ả ồ ộ ậ ợ ề ệ ụ ươ đố
gi ng nhau v m c ích, cách th c ti n h nh c a các i t ng (t ch c, ố ề ụ đ ứ ế à ủ đố ượ ổ ứ
con ng i, máy móc, )ườ …
+ Có th khái quát ch c n ng nhể ứ ă ư l nh ng t p h p các ho t ng c à ữ ậ ợ ạ độ đượ
phân chia th nh các nhóm t ng t nhau, ã c xác nh tr c cho à ươ ự đ đượ đị ướ
các i t ng c th . ó c ng chính l nh ng gì quy t nh s t n t i đố ượ ụ ể Đ ũ à ữ ế đị ự ồ ạ
hay không c a i t ng ó (theo ý ngh a giá tr )ủ đố ượ đ ĩ ị

5
- Khỏi nim chc nng qun lý:
Ch c n ng qu n lý l m t d ng ho t ng
qu n lý chuyờn bi t m thụng qua ú ch th
qu n lý tỏc ng lờn i t ng qu n lý nh m
t m c tiờu ra.
- Chức năng quản lý xuất hiện gắn liền với sự phân công
và hợp tác lao động trong quá trình sản xuất.
- Chức năng QL xác định khối l ợng các công việc cơ bản và
trình tự các công việc của quá trình QL, mỗi chức năng có
nhiều nhiệm vụ cụ thể, là quá trình liên tục của các b ớc
công việc tất yếu phải thực hiện.
6
Ý nghĩa của chức năng QL
•
To n b ho t ng QL u c th c hi n thông qua các à ộ ạ độ đề đượ ự ệ
ch c n ng QL, n u không xác nh c ch c n ng thì ch ứ ă ế đị đượ ứ ă ủ
th Ql không th i u h nh c h th ng QL.ể ểđề à đượ ệ ố
•
Ch c n ng QL xác nh v trí, m i quan h gi a các b ứ ă đị ị ố ệ ữ ộ
ph n, các khâu, các c p trong h th ng QLậ ấ ệ ố
•

T nh ng ch c n ng QL m ch th xác nh các nhi m v ừ ữ ứ ă à ủ ể đị ệ ụ
c th , thi t k b máy v b trí con ng i phù h p ụ ể ế ế ộ à ố ườ ợ
•
C n c v o ch c n ng, nhi m v m ch th QL có th theo ă ứ à ứ ă ệ ụ à ủ ể ể
dõi, ki m tra, ánh giá, i u ch nh s ho t ng c a m i b ể đ đề ỉ ự ạ độ ủ ỗ ộ
ph n v to n b h th ng QL.ậ à à ộ ệ ố
7
Quá trình quản lý

Định nghĩa: Quá trình quản lý là quá trình hoạt động của
chủ thể quản lý nhằm thực hiện hệ thống các chức năng
quản lý để đ a hệ quản lý tới mục tiêu đã dự kiến.

Đặc tr ng:
-
Quá trình quản lý giữ vai trò trung tâm trong hệ thống các
hoạt động của chủ thể quản lý vì nó chính là căn cứ xác
định nội dung của hoạt động quản lý, cách tổ chức các giai
đoạn liên tục trong quá trình quản lý.
-
Các giai đoạn hoạt động quản lý th ờng diễn ra theo một chu
kỳ.
8
Chu trình quản lý
Quá trình quản lý có tính chu kỳ đ ợc gọi là chu trình quản lý.
Chu trình quản lý là sự kết hợp các chức năng quản lý theo một trật
tự thời gian xác định.
9
Chu trình qu n lýả
Chức năng

tổ chức
Chức năng
chỉ đạo
Chức năng
kiểm
tra
Chức năng
kế hoạch

Thông tin phục vụ quản lý
10
3.1.2. Phân loại chức năng quản lý
- Theo quan i m truy n th ng: đ ể ề ố
+ Henry Fayol: 5 ch c n ng c a qu n lý: K ho ch - T ch c - Ch ứ ă ủ ả ế ạ ổ ứ ỉ
huy - Ph i h p - Ki m tra.ố ợ ể
+ D.M. Kruk: c ng chia l m 5 ch c n ng: K ho ch - T ch c - ũ à ứ ă ế ạ ổ ứ
Ph i h p - Ch o - Ki m kê v ki m tra ố ợ ỉ đạ ể à ể
- Theo quan i m c a T ch c UNESCO:đ ể ủ ổ ứ phân lo i ch c n ng qu n lý ạ ứ ă ả
th nh 8 n i dungà ộ
- Phân lo i thông qua m t s n i dung ho t ng qu n lý:ạ ộ ố ộ ạ độ ả
D oán - K ho ch hoá - T ch c - ng viên - i u ch nh - ự đ ế ạ ổ ứ Độ Đ ề ỉ
Ki m tra - ánh giá v h ch toán. ể Đ à ạ
- Phân lo i theo nhóm công vi c g n v iạ ệ ắ ớ khái ni m qui trình qu n lýệ ả :
Cách phân lo i d a trên nguyên lý gi i quy t v n , bao g m các ạ ự ả ế ấ đề ồ
ch c n ng: Ho ch nh - T ch c - Ki m soátứ ă ạ đị ổ ứ ể
- Phân lo i tạ heo quan i m hi n iđ ể ệ đạ : m i công vi c có xu h ng ọ ệ ướ
chuyên môn hoá, ng y nay ho t ng qu n lý ph n l n c phân à ạ độ ả ầ ớ đượ
lo i theo các ch c n ng: K ho ch - T ch c - Ch o - Ki m tra.ạ ứ ă ế ạ ổ ứ ỉ đạ ể
11
3.2.1 Cỏc chc nng qun lý c bn

3.2.1.1 Ch c n ng k ho ch (Planning)
Khỏi ni m : chc nng k hoch l quỏ trỡnh xỏc nh cỏc mc
tiờu phỏt trin ca t chc v la chn nhng bin phỏp tt
nht thc hin mc tiờu ó xut.
Chc nng k hoch l chc nng u tiờn ca quỏ trỡnh
qun lý; tn ti trong mi t chc, trong mi hot ng qun
lý
* 3.2.1.2 Vai trũ c a ch c n ng k ho ch :
- Khi u, nh hng cho quỏ trỡnh qun lý; giỳp cho t
chc thy rừ v trớ hin ti, bit phi lm gỡ? Lm nh th
no? V s i ti õu? : khi ó xỏc nh c cỏc mc tiờu
tc l t chc ó cú ớch hng ti.
+ Chức năng kế hoạch định h ớng cho toàn bộ các hoạt động
của quá trình quản lý. Các chức năng quản lý khác căn cứ vào
chức năng kế hoạch để triển khai thực hiện.
12
+ Chức năng kế hoạch có khả năng ứng phó với sự bất định và
sự thay đổi: tr ớc những biến đổi của các nhân tố bên trong
và bên ngoài nhà QL vẫn phải tìm cách tốt nhất để đạt mục
tiêu.
+ Lập kế hoạch cho phép nhà quản lý tập trung chú ý vào các
mục tiêu.
+ Lập kế hoạch cho phép lựa chọn những ph ơng án tối u, tiết
kiệm nguồn lực, tạo hiệu quả hoạt động cho toàn bộ tổ chức
- L c s huy ng cỏc ngun lc
- L cn c cho vic kim tra, ỏnh giỏ quỏ trỡnh thc hin cỏc
mc tiờu: cỏc mc tiờu l cn c cho cụng tỏc kim tra, ỏnh
giỏ
13

Những đặc điểm của việc lập KH

Nhà QL cần phải đặt trọng tâm vào t duy và hành
động mang tính chiến l ợc

Việc lập KH phải chú trọng vào t ơng lai

KH phải định h ớng hoạt động không những của
nhà QL, mà của cả tổ chức vào các kết quả đạt đ ợc.

KH phải thể hiện tập trung sự quan tâm và nguồn
lực vào các vấn đề bức xúc nhất mà tổ chức đang
quan tâm

Phải quan tâm đến quan hệ hợp tác
14
Phõn loi k hoch
Có 4 cách phân loại chủ yếu:
+ Dựa vào yếu tố thời gian: kế hoạch dài hạn: 10-15 năm, kế
hoạch trung hạn 5-7 năm và kế hoạch ngắn hạn 1-2 năm.
Còn gọi là KH chiến l ợc, KH chiến thuật; và KH tác
nghiệp
+ Dựa vào quy mô QL, có: KH tổng thể, KH bộ phận.
+ Dựa vào nguồn lực: KH XD cơ sở vật chất, KH QL tài
chính, KH phát triển đội ngũ, v.v
+ Dựa vào hoạt động chuyên môn: KH của từng mặt hoạt
động của tổ chức
Tuy nhiên, quan niệm về dấu hiệu phân chia và việc phân
chia các loại KH nh trên cũng chỉ là t ơng đối.
15

Nhiệm vụ chủ yếu của chức năng kế hoạch
-
Xác định những mục tiêu và quyết định đ ợc những
biện pháp có tính khả thi (phù hợp với quan điểm,
đ ờng lối theo từng giai đoạn phát triển của đất n ớc
và địa ph ơng).
-
Thể hiện các mục tiêu và biện pháp t ơng ứng bằng
các loại kế hoạch nh : chiến l ợc, quy hoạch, kế
hoạch thực hiện theo thời gian (năm, học kỳ, quý,
tháng hoặc tuần lễ)
16
Những căn cứ thực hiện chức năng kế hoạch

Cơ sở pháp lý

Cơ sở thực tiễn

Thực trạng (thành tích) của đơn vị hoặc hệ thống
Ng ời ta th ờng dùng ph ơng pháp phân tích SWOT để thấy đ
ợc những điểm mạnh (Strengths), điểm yếu (Weaknesses),
thời cơ (Opportunities) và nguy cơ (Threats) của cả hệ
thống. Đây là căn cứ quan trọng để hoạch định kế hoạch.

Khả năng đáp ứng về các nguồn lực
Nguồn lực có hai dạng: nguồn lực bên trong và nguồn lực
bên ngoài; Nh ng quan trọng hơn là nguồn lực bên trong
17
3.2.1.3. Nội dung của chức năng kế hoạch
1. Xác nh v phân tích các m c tiêuđị à ụ

2. Xây d ng k ho ch th c hi n m c tiêuự ế ạ ự ệ ụ
3. Tri n khai th c hi n k ho chể ự ệ ế ạ
4. Ki m tra, ánh giá vi c th c hi n k ho chể đ ệ ự ệ ế ạ

18
1. Xỏc nh v phõn tớch cỏc mc tiờu
-
Khái niệm mục tiêu: Mục tiêu là trạng thái t ơng lai,
tiêu điểm t ơng lai, hay kết quả cuối cùng mà một cơ
sở hoặc bộ phận mong muốn đạt đến.
-
Khỏi nim mc tiờu qun lý: mc tiờu qun lý l trng
thỏi c xỏc nh trong tng lai ca i tng qun
lý hoc ca mt s yu t cu thnh nờn nú
-
ặc điểm về trạng thái của mục tiêu quản lý :
+ Trạng thái của mục tiêu QL là trạng thái ch a có
(trạng thái mong muốn) hoặc đang có (trạng thái cần
phải có) mà ta muốn đạt tới hoặc muốn duy trì
+ Trạng thái của mục tiêu quản lý là trạng thái chỉ có đ
ợc thông qua tác động quản lý và sự vận động của các
đối t ợng quản lý
19
Vai trò quan trọng của mục tiêu quản lý:

Xác định đúng đắn hệ thống mục tiêu quản lý là một căn cứ
quan trọng để xây dựng hệ thống quản lý.

Đề ra mục tiêu là giai đoạn đầu tiên của quá trình quản lý,
nó quyết định toàn bộ sự diễn biến của quá trình đó.

Lm c s lp k hoch hot ng v phõn b cỏc ngun lc


Thit lp cỏc tiờu chun thc hin cỏc hot ng

Mục tiêu quản lý là cơ sở của mọi tác động quản lý. Xác định
đúng đắn mục tiêu là b ớc đầu tiên dẫn đến các tác động quản
lý, là yếu tố quan trọng để đề ra các quyết định quản lý và
bảo đảm hiệu quả của các quyết định đó

To s hp dn vi i tng qun lý

Quyt nh hiu qu hot ng ca t chc
20
Tính chất của mục tiêu quản lý
•
Tính h th ngệ ố : M i m c tiêu c n ph i t trong m i quan h v i các ỗ ụ ầ ả đặ ố ệ ớ
m c tiêu khác sao cho không mâu thu n, lo i tr nhau, luôn có m i ụ ẫ ạ ừ ố
quan h th b c u tiên.ệ ứ ậ ư
•
Tính chuyên bi tệ : M c tiêu c a t ch c n o, h th ng qu n lý n o c ng ụ ủ ổ ứ à ệ ố ả à ũ
ph i c tr ng v th hi n rõ ch c n ng c a t ch c v h th ng qu n ả đặ ư à ể ệ ứ ă ủ ổ ứ à ệ ố ả
lý y.ấ
•
Tính xác nh v l ng hoá các m c tiêuđị à ượ ụ : Các m c tiêu ph i c xác ụ ả đượ
nh rõ r ng, k c nh ng m c tiêu nh tính c ng nên có k t qu c đị à ể ả ữ ụ đị ũ ế ả ụ
th , m c tiêu nh l ng thì c n th hi n b ng nh ng ch tiêu, nh ng ể ụ đị ượ ầ ể ệ ằ ữ ỉ ữ
thông s c th ố ụ ể
•

Tính th i h nờ ạ : Các m c tiêu c n có th i h n th c hi n l m c s cho ụ ầ ờ ạ ự ệ để à ơ ở
s giám sat, ki m tra, ánh giá, ự ể đ
•
Tính h ng íchướ đ : Các m c tiêu t ra ph i ch a ng trong ó s c ụ đặ ả ứ đự đ ự ố
g ng, s n l c ph n u c a c t ch c, h th ng qu n lý, luôn l s i ắ ự ỗ ự ấ đấ ủ ả ổ ứ ệ ố ả à ựđ
lên, phát tri n, ho n thi n t t p h n.ể à ệ ố đẹ ơ
•
Tính th c tự ế: Xác nh m c tiêu ph i phù h p v i i u ki n th c t , đị ụ ả ợ ớ đề ệ ự ế
phù h p v i kh n ng c a t ch c, h th ng qu n lý. ợ ớ ả ă ủ ổ ứ ệ ố ả
21
Yêu cầu của mục tiêu quản lý
•
Không ngừng đổi mới: mục tiêu phải luôn đổi mới cho
phù hợp với sự phát triển của ngành, lĩnh vực và xã hội.
•
Được vận dụng sáng tạo trong điều kiện cụ thể: nhà quản
lý cần phát huy tính sáng tạo, năng động và biết vận
dụng sáng tạo trong điều kiện và hoàn cảnh cụ thể của
tổ chức của mình.
•
Thể hiện được ý chí quyền lực của cấp trên, chi phối các
hoạt động của lĩnh vực đang quản lý: mỗi mục tiêu quản
lý đề ra đều phải thể hiện được yêu cầu của cấp trên, sự
phát triển của tổ chức và mục tiêu sẽ là sự định hướng,
chi phối các hoạt động của tổ chức.
22
Phân loại Mục tiêu quản lý

Phân loại theo không gian của đối t ợng quản lý (hay cấp
quản lý): có mục tiêu chung toàn ngành địa ph ơng; mục

tiêu cơ sở (MT cp cao; MT cp trung gian; MT cp c s)

Phân loại theo độ dài thời gian của giai đoạn phát triển của
hệ thống bị quản lý: mục tiêu dài hạn (15-20 năm), trung
hạn (5 năm), ngắn hạn (1 năm).

Theo phạm vi bao trùm của nội dung quản lý: mục tiêu tổng
thể; mục tiêu bộ phận;

Da theo cỏch th hin mc tiờu: MT nh tớnh v MT nh
lng

Dựa trên các tiêu chuẩn phân loại nói trên:
- Mục tiêu chiến l ợc (toàn ngành, tổng thể, lâu dài, then chốt.)
23
- Mục tiêu chiến thuật (địa ph ơng, bộ phận, ngắn hạn, )
- Mục tiêu tác nghiệp.
- Hệ MT phân cấp (*)
- Mạng l ới MT
- Đa mục tiêu
- Mục tiêu ngân sách
Mọi sự phân loại chỉ có tính chất qui ớc; phải nhìn thấy và
tính đến sự thống nhất biện chứng của các mục tiêu
24
Cỏch xỏc nh mc tiờu QL

Vi c xỏc nh m c tiờu th ng c d a trờn nguyờn t c:
SMARTER
- Specific - c th , d hi u
- Measurable - o l ng c

- Achievable - v a s c.
- Realistics - th c t .
- Timebound - cú th i h n.
- Engagement - liờn k t
- Ralevant - thớch ỏng.

B ớc đầu tiên trong việc đề ra các MT của tổ chức bao giờ cũng
thuộc trách nhiệm của ng ời QL cấp cao nhất.
Các nhà lãnh đạo phải là những cố vấn kiên nhẫn giúp cấp d ới
xác định đ ợc những mục tiêu xác đáng
Tốt nhất là có sự t ơng tác giữa cấp trên và cấp d ới trong việc xác
định hệ thống mục tiêu của tổ chức
25
Những căn cứ để xác định Mục tiêu quản lý
o
MT phát triển KT- XH của đất n ớc và của địa ph ơng
o
MT phát triển sự nghiệp của ngành lĩnh vực, tổ chức
o
Hiện trạng KT-XH và hiện trạng của ngành, lĩnh vực, tổ
chức
o
Những điều kiện về nhân lực, vật lực, tài lực, thời gian để
đảm bảo thực hiện MT