PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ KHÁCH SẠN CẦU GIẤY

Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy
Mục lục
1
Đại học công nghiệp Hà Nội
Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy
Lời nói đầu
Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính không
thể nào thiếu được trong mọi lĩnh vực đời sống. Hơn lúc nào hết các tính
năng của máy tính được khai thác một cách triệt để. Việc áp dụng Tin
học vào quản lý, sản xuất, kinh doanh, du lịch là một xu hướng tất yếu.
Ứng dụng tin học trong công tác quản lý khách sạn tại khách sạn là mô
hình quản lý mới, và đã đem lại những khả năng mới trong công tác
quản lý tại khách sạn như : việc bố trí cho khách thuê phòng hay sử
dụng các dịch vụ khi khách đến ở trong khách sạn cũng như việc thanh
toán cho khách hàng được nhanh chóng thuận tiện khi khách đi, các
lãnh đạo kiểm soát tình hình doanh thu hàng ngày được dễ dàng, kiểm
soát được tình hình của các phòng, các dịch vụ trong khách sạn, mặt
khác giảm được số nhân viên phục vụ cho công việc hành chính, giải
quyết các thắc mắc khiếu nại của khách hàng được nhanh chóng.
Mục tiêu của báo cáo này là phân tích, thiết kế để xây dựng được
chương trình quản lý khách sạn với các tính năng nêu trên phục vụ cho
việc quản lý tại khách sạn hoàn toàn tự động trên máy tính.
Nhóm thực hiện:
Nhóm 9
2
Đại học công nghiệp Hà Nội
Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy
PHẦN I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ
KHÁCH SẠN CẦU GIẤY
I. Đặt vấn đề
H1: Hình ảnh khách bên ngoài của khách sạn Cầu Giấy

H2 : Phòng đơn tại khách sạn
3
Đại học công nghiệp Hà Nội
Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy
H3 : Phòng đôi tại khách sạn
H4 : Quầy lễ tân tại khách sạn
• Hiện nay khoa học công nghệ ngày càng phát triển nhanh chóng. Chúng ta
đã đạt được nhiều thành tựu to lớn trong tất cả các lĩnh vực, ngành nghề
của đời sống xã hội.
• Đặc biệt, sự phát triển của ngành công nghệ thông tin làm cho việc quản lí
các hệ thống thông tin trở nên tiện lợi, an toàn, có tính tự động hóa cao.
Trong số đómphair nói đến hệ thống quản lí khách sạn. Đó là một công việc
4
Đại học công nghiệp Hà Nội
Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy
khá phức tạp, và có một lưu lượng thông tin quản lí lớn. Toàn bộ các hoạt
động của khách sạn như đặt trả phòng, quản lí phòng, quản lí nhân viên,
quản lí khách, thống kê, kế toán, các hoạt động dịch vụ khác…đòi hỏi phải
nhanh chóng, chính xác chất lượng phục vụ cao thì mới đáp ứng được nhu
cầu của một khách sạn hiện đại, phù hợp với sự phát triển chung hiện nay.
• Tuy nhiên qua khảo sát tình hình chung ở một số khách sạn tại Hà Nội, em
nhận thấy việc quả lí khách sạn nói chung vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu
của các nhà quản lí cũng như của khách hàng. Các khách sạn có số lượng
phòng và khách đến nhiều. Số phòng cho thuê có thể lên tới hàng trăm
phòng. Có loại phòng giành cho một người, có loại hai người hoặc
hơn(phòng ở cho gia đình), do đó số người thuê phòng tối đa có thể lên tới
hàng trăm thậm chí hàng nghìn người. Vì vậy cần phải cải tiến tích cực các
quy trình nghiệp vụ với sự áp dụng công nghệ thông tin hiện đại, và cần xây
dựng mô hình mới phù hợp, tiện lợi cho khách sạn nhừm đem lại hiệu quả
kinh doanh cao nhất.

II. Khảo sát hiện trạng và thu thập thông tin
1. Mục tiêu khảo sát
• Tìm hiểu hiện trạng hệ thống quản lí khách sạn cũ.
• Tìm hiểu các yêu cầu cầu cần thiết đối với hệ thống trên vai trò : Người quản lí, nhân
viên chuyên trách, khách hàng.
• Tìm hiểu thông tin ở một số khách sạn hiện đại( đặc biệt là khách sạn nước ngoài)
thông qua nhiều hình thức như internet, phim ảnh, báo trí,…
• So sánh đối chiếu để tìm ra mặt mạnh mặt yếu của từng hệ thống khảo sát nhằm
đưa ra hướng xây dựng hệ thống mới cải tiến hơn so với cá hệ thống cũ.
Mục tiêu của khảo sát được thực hiện theo các quy trình sau :
2. Phỏng vấn:Mẫu kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi: Nguyễn Thị Mai Phương Người phỏng vấn:
Trần Văn Nam
Địa chỉ: 110- Đường Cầu Giấy-Quận
Cầu Giấy-Hà Nội
Thời gian hẹn: 40’
Thời điểm bắt đầu: 8h sáng
Thời điểm kết thúc: 8h40’ sáng
Ngày
Điện thoại: (04)38.322.951
Đối tượng: - Là quản lý khách sạn
5
Đại học công nghiệp Hà Nội
Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy
- Cần thu thập thông tin về:
+ Công việc quản lý thông tin
phòng cho thuê và các dịch vụ
của khách sạn
+ Công việc quản lý nhân viên,
quản lý thông tin khách hàng

thuê phòng và sử dụng các
dịch vụ của khách sạn
+ Công việc cho thuê phòng
và nhận trả phòng hàng ngày.
+ Công việc tiếp nhận các
yêu cầu về dịch vụ của khách
hàng.
+ Việc thanh toán cho khách,
tổng hợp hàng ngày, hàng
tháng.
- Cần thoả thuận về:
+ Các hồ sơ liên quan đến
quá trình cho thuê hoặc nhận
trả phòng.
+ Các thông tin về các yêu
cầu dịch vụ của khách.
+ Thời gian rảnh
Yêu cầu đối với người phỏng vấn:
+ Vai trò:là người trực tiếp phỏng
vấn, ghi chép, thu thập dữ liệu.
+ Vị trí: Trưởng ban thu thập
thông tin và phân tích hệ thống,có
trách nhiệm cung cấp cho ban
thiết kế những dữ liệu cần thiết.
Chương
trình
- Giới thiệu tổng quan dự án:
Dự án xây dựng hệ thống
quản lý khách sạn Cầu Giấy
tự động nhằm xây dựng hệ

thống thuê trả phòng và quản
lý khách sạn một cách tự động
trên máy tính.
3’
6
Đại học công nghiệp Hà Nội
Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy
- Xin phép được phỏng vấn,
ghi âm
30’
Kết thúc Thoả thuận:
Đọc lại bản phỏng vấn
Đưa phiếu thăm dò và danh
sách câu hỏi để người được
phỏng vấn tham khảo
5’
Tổng thời gian: 38’
3. Phiếu phỏng vấn:
7
Đại học công nghiệp Hà Nội
Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy
PHIẾU PHỎNG VẤN
Người hỏi : Trần Văn Nam
Ngày : 2/5/2012
Dự án: Quản lý khách sạn Cầu Giấy
Người được hỏi: Nguyễn Đình Phong
Sđt: 0914349103
Câu hỏi Ghi chú
Câu 1 Anh có thể cho biết khách
sạn mình có những loại

phòng và dịch vụ gì?
+ Trả lời:
- Khách sạn chúng tôi thuộc khách sạn
3 sao với hệ thống phòng được trang
bị đầy đủ tiện nghi. Chúng tôi có 4
loại phòng chính là: Suite, Deluxe,
Superio, Standard. Mỗi loại đều có
phòng đơn hoặc phòng đôi.
- Với tiện nghi trong phòng chúng tôi
đều được trang bị thiết bị hiện đại,
mỗi phòng đều được kết nối wifi và
được phục vụ đồ uống miễn phí như:
Trà, Café, nước suối.
- Chúng tôi phuc vụ khách hang
24/24h.
- Nhà hàng chúng tôi còn phục vụ tiệc
cưới hay hội họp, sinh nhật,
massage, sân golf…
- Dịch vụ an nhinh ở đây là tuyệt đối an
toàn, chúng tôi có bãi đỗ xe rộng
500m
2
Câu 2 Anh có thể cho biết khách
sạn có những qui định gì? + Trả lời:
Chúng tôi có một số qui định như sau:
- Thời gian nhận phòng từ 13:00
- Thời gian trả phòng: 12:00
- Trường hợp khách trả phòng muộn trước
17h00 tính thêm 50% giá phòng
- Trường hợp khách trả phòng sau 17h00

tính 100% giá phòng
8
Đại học công nghiệp Hà Nội
Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy
- Trường hợp khách nhận phòng trước
12h00 tính thêm 50% giá phòng
- Miễn phí tiền phòng cho trẻ em dưới 08 tuổi
ở cùng giường với người lớn (tối đa 02 trẻ
em một phòng).
- Thẻ tín dụng thanh toán: American
Express, Visa, Master card, JCB card.
Câu 3 Anh có thể cho biết khách
sạn mình quản lý nhân viên
thế nào ?
+Trả lời:
- Chúng tôi liên tục tuyển những nhân
viên có đủ kinh nghiệm và nhiệt tình
trong công viêc
- Về thông tin nhân viên chúng tôi yêu
cầu đầy đủ thông tin để đảm bảo tính
an toàn trong công việc và an toàn
đối với nhân viên chúng tôi
Câu 4 Khách sạn có quản lý lượng
khách đến và đi không ?
+Trả lời:
- Chúng tôi luôn cập nhật lượng khách đến
và đi hằng ngày, hằng tuần để đảm bảo tính
chính xác trong doanh thu của khách sạn và
để báo cáo với cấp trên
Câu 5 Quá trình cho thuê phòng

diễn ra như thế nào?
+ Trả lời:
- Khi khách đến thuê phòng, nhân viên lễ tân
kiểm tra trên máy tính xem còn phòng trống
không. Nếu còn thì yều cầu khách xuất trình
CMTNN hoặc thẻ VISTA(đối với người ngoại
quốc), viết phiếu yêu cầu thuê phòng.
- Lễ tân yêu cầu khách ghi đầy đủ thông tin
vào phiếu yêu cầu và bàn giao thuê phòng
cho khách.
Câu 6 Khi khách có yêu cầu sử
dụng dịch vụ thì chị xử lý
như thế nào?
+ Trả lời:
-Chúng tôi sẽ xem các yêu cầu của khách
có trong các loại hình dịch vụ mà chúng tôi
có không. Nếu có thì quản lý quầy lễ tân sẽ
viết phiếu dịch vụ và chuyển cho nhân viên
phục vụ. Nếu không thì thông báo cho
khách.
9
Đại học công nghiệp Hà Nội
Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy
Câu 7 Khách sạn có thường xuyên
ưu đãi với khách hàng
không?
+Trả lời:
- Có, như đã đề cập thì chúng tôi miễm phí
cho trẻ em dưới 8 tuổi ở cùng người lớn
- Ngoài ra còn có nhiều ưu đãi cho khách

hàng
Câu 8 Anh tổng kết số phiếu yêu
cầu và phiếu thanh toán
hàng ngày hay hàng tuần,
tháng?
+ Trả lời:
- Hàng ngày tôi vẫn tổng hợp các phiếu để
tính doanh thu mỗi ngày và hàng tháng phải
tổng hợp báo cáo để nắm bắt tình hình cho
thuê phòng của khách sạn
*Đánh giá chung:
- Người được hỏi nhiệt tình.
- Câu hỏi cần ngắn để dễ trả lời.
- Còn chủ đề chưa đề cập hết. Còn các tình huống sự cố như: Khách làm hư hại
các tiện nghi trong phòng.
• Sau khi buổi phỏng vấn kết thúc chúng em có xin phép quay ra và phỏng vấn nhân
viên khách sạn để thu thập thêm thông tin hệ thống.
PHIẾU PHỎNG VẤN(nhân viên lễ tân)
Câu hỏi Ghi chú
Câu 1 Khi khách đến thuê phòng thì
anh ( chị) phải làm những gì?
Trả lời:
- Chúng tôi xem còn phòng trống không,
nếu còn thì yêu cầu khách hàng điền đầy
đủ vào phiếu thuê phòng, yêu cầu cấp
CMND (visa với người nước ngoài) và
giao phòng cho khách. Nếu không còn
phòng thì chúng tôi sẽ phải từ chối cho
thuê.
Câu 2 Khi khách trả phòng thì anh chị

làm những gì?
+ Trả lời
- Chúng tôi liên hệ với nhân
viên dọn phòng, đảm bảo
phòng không bị hư hại, yêu
cầu khách thanh toán phòng
và trả lại giấy tờ cho khách
- Nếu phòng có hư hại thì
chúng tôi báo cáo cho trưởng
10
Đại học công nghiệp Hà Nội
Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy
lễ tân đến giải quyết.
Câu 3 Nếu khách hàng muốn sử dụng
dịch vụ của khách sạn thì anh
chị làm gì?
+ Trả lời:
- Chúng tôi sẽ miêu tả chi tiết dịch vụ đó
cho khách hàng được rõ, khi khách hàng
đồng ý thì chúng tôi sẽ liên hệ với bộ
phận dịch vụ mà khác yêu cầu để chuẩn
bị cho khách hàng.
Câu 4
Nếu khách hàng đăng ký nhưng
muốn hủy đăng ký thì phải làm
thế nào?
+ Trả lời:
- Khách hàng liên hệ với chúng tôi và
chúng tôi sẽ liên hệ với bộ phận dịch vụ
hủy dịch vụ. Với các dich vụ như tour du

lịch hay hội họp khi khách hàng hủy thì
phải chịu phí hủy dịch vụ.
PHIẾU PHỎNG VẤN KHÁCH HÀNG
Câu hỏi Ghi chú
Câu 1 Khi ông(bà) đến thuê phòng thì
làm những thủ tục gì và như thế
nào?
Khi tôi đến thuê phòng phải qua khu lễ
tân yêu cầu đặt phòng, khi đó lễ tân sẽ
kiểm tra xem xét xem còn phòng trống
hay không thì tôi mới được làm tiếp thủ
tục. khi có phòng trống tôi đưa ra các yêu
cầu về dịch vụ và khi khách sạn đáp ứng
được nhu cầu của tôi thì nhân viên lễ tân
sẽ làm hợp đồng bàn giao thuê phòng và
hóa đơn sử dụng dịch vụ trong khách
sạn và phải xuất trình CMTNN(hoặc hộ
chiếu), kí kết hợp đồng.
Câu 2 Trong quá trình ông(bà) sử dụng
dịch vụ của khách sạn mà muốn
yêu cầu thêm dịch vụ của khách
sạn thì ông(bà) phải làm gì?
Khi đó tôi đến khu vực nhân viên lễ tân
yêu cầu thêm dịch vụ và lê tân sẽ nhập
thêm dịch vụ sử dụng của tôi vào hóa
đơn sử dụng dịch vụ.
Câu 3 Khi ông(bà) không muốn thuê
hoặc sử dụng dịch vụ của khách
Khi đó tôi gặp nhân viên quản lí và yêu
cầu hủy hợp đồng và than toán các

11
Đại học công nghiệp Hà Nội
Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy
sạn mặc dù trong hợp đồng
chưa hết hạn thì phải làm những
thủ tục gì?
khoản tiền khi sử dụng dịch vụ.
Câu 4 Khi hết hạn hợp đồng mà
ông(bà) muốn sử dụng thêm thì
phải làm thủ tục gì?
Khi đó tôi gặp nhân viên lễ tân và làm thủ
tục ra hạn cho hợp đồng.
Câu 5 khi hợp đồng hết hạn thì
ông(bà) có thủ tục trao trả
phòng như thế nào?
Khi đó tôi gặp nhân viên lễ tân và yêu
cầu trả phòng như trong hợp đồng, nhân
viên lễ tân hủy hợp đồng và thanh toán
các khoản dịch vụ. Nếu tôi chưa đi gặp
nhân viên lễ tân để trao trả phòng thì
nhân viên lễ tân sẽ trực tiếp thông báo
cho tôi yêu cầu trả phòng như hợp đồng
đã nêu.
4. Các quy trình hoạt động chủ yếu của khách sạn
• Khi có một khách hàng đến đặt phòng. Nhân viên lễ tân sẽ yêu cầu máy kiểm tra
trong cơ sở dữ liệu xem có còn phòng trống hay không. Nếu còn phòng trống phù hợp
với yêu cầu của khách thì sẽ cho phép đặt phòng. Thông tin đặt phòng bao gồm: các
thông tin cá nhân của khách hàng, số phòng thuê, thông tin về các phòng được thuê, các
dịch vụ yêu cầu nếu có, giá cả. Máy tự động lập một mẫu hóa đơn thống kê tất cả những
thông tin kể trên, khách hàng sẽ thông báo lại chi nhân viên của khách sạn.

• Nếu có gì thay đổi trong thông tin kể trên, khách hàng sẽ thông báo lại cho nhân
viên của khách sạn để cập nhập các thông tin đó(ví dụ như tăng thời gian thuê phòng).
Máy tính sẽ kiểm tra và làm việc đó.
• Khi có một người khách trả phòng, máy tính sẽ tìm thông tin về đặt phòng để đưa ra tờ
biên lai thanh toán cho khách hàng và khách hàng có thể yêu cầu dịch vụ thanh toán. Tuy
nhiên một khách hàng có thể thuê nhiều phòng và do đó một người có thể đứng ra thanh
toán cho nhiều biên lai.
• Trên mỗi hóa đơn hay giấy thông báo đều ghi rõ : số phòng thuê, giá cả, tên khách hàng,
ngày thuê, trả, tổng tiền, mã phòng tên nhân viên lập hóa đơn.
• Khi đã hết hạn trả phòng mà khách vẫn chưa trả phòng thì máy tính sẽ sinh ra biên
lai thông báo cho khách hàng.
• Do việc đặt và trả phòng trong khách sạn là thường xuyên liên tục, nên hệ thống cần phải
thiết kế với độ tin cậy cao, để có thể cập nhật và thêm mới lien tục.
12
Đại học công nghiệp Hà Nội
Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy
• Ngoài ra hàng tháng hệ thống máy tính sẽ đưa ra những báo cáo thống kê, để đánh
giá quá trình hoạt động của khách sạn môt cách trung thực qua các giai đoạn. Công
việc này giúp công ty có những chiến lược kinh doanh thích hợp nhằm thu được lợi
nhuận cao nhất.
5. Hiện trạng hệ thống cũ
• Như đã nói ở trên vấn đề quản lí phòng, quản lí khách thuê phòng, các dịch vụ,
thống kê là một công việc khó khan phức tạp. Trong khi đó hiện nay khách sạn vẫn
còn hoạt động thủ công rời rạc, kém hiệu quả.
• Ở những khách sạn nhỏ thì việc đặt trả phòng thương làm bằng phương pháp thủ
công trên giấy tờ. Và có một số khác đã ứng dụng một số trình tiện ích để tăng hiệu
quả làm việc như tinh toán, thống kê báo cáo bằng Word, Excel nên đọ tin cậy an
toàn không cao, khó khan trong việc quản lí và bảo quản thông tin. Công việc mạng
tính thủ công nên mất nhiều thời gian và công sức.
• Ở khách sạn lớn thì đã áp dụng việc quản lí thông tin hoàn toàn bằng máy tính,

nhưng quy trình đặt trả phòng, các dịch vụ cung cấp vẫn còn thủ công, khả năng tự
động hóa chưa cao. Chưa đáp ứng được yêu cầu của một mô hình khách sạn hiện
đại.
• Hơn nữa đối với những khách sạn lớn thì hệ thống thì hệ thống có thể nhiều khách
sạn khác nhau, việc quản lí đã có tầm mở rộng, vì vậy cần phải có một môi trường
quản lí tập trung thống nhất giữa các khách sạn. Nhiều khách sạn vẫn còn khó khan
trong việc trao đổi thông tin, cập nhật thông tin với nhau, trong việc thông tin cho
khách hàng, hay trao đổi dịch vụ…
• Việc thống kê cập nhật đổi mới, áp dụng công nghệ mới ở nhiều khách sạn còn khó
khan. Do hệ thống quản lí khá cồng kềnh.
Tóm lại, hệ thống cũ còn gây khó khan trong khâu quản lí thống kê, độ bảo mật an
toàn thông tin chưa cao, một số hệ thống chưa phân quyền người sử dụng hệ thống.
6. Mục đích hoạt động trong hệ thống mới
• Hệ thống được thiết kế để đáp ứng khá đầy đủ những yêu cầu của khách hàng trong
thời đại công nghệ hiện nay.
• Hệ thống quản lí chặt chẽ toàn bộ hoạt động của khách sạn như việc nhận, đặt, trả
phòng, sử dụng tất cả các dịch vụ và ké toán.
• Nhờ các thông tin được cập nhật nhanh chóng và chính xác mà chất lượng phục vụ
và dịch vụ cho khách hàng tăng lên đáng kể.
13
Đại học công nghiệp Hà Nội
Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy
• Ngoài ra, hệ thông phân tích tái chính doanh thu, báo cáo thống kê nhanh nhạy
chính xác, rõ ràng nên thuận tiện cho nhà quản lí để ra các chiến lược quảng cáo,
đổi mới, cải tiến các dịch vụ một cách hợp lí.
• Hệ thống mới có những ưu điểm sau:
• Cập nhật thông tin chính xác, kịp thời giúp đẩy nhanh tiến độ cải tiến dịch vụ.
• Bao quát toàn bộ các dịch vụ phục vụ của hệ thống.
• Thiết kế giao diện dễ sử dụng, cho phép các nhân viên lễ tân cập nhật các thông tin
liên quan một cách tự động.

• Hệ thống cho phép phân quyền người sử dụng để bảo mật và lựu lại thông tin truy
nhập để tiện cho việc kiểm soát quy trách nhiệm dễ dàng
• Dễ dàng in các bảng biểu, thống kê báo cáo dưới dạng tệp tin trao đổi.
III. Phát biểu bài toán
1. Giới thiệu khái quát về khách sạn Cầu Giấy:
Khách sạn được thành lập ngày 11/12/1994 theo giấy phép số 1771/GP của Bộ Kế
Hoạch và Đầu Tư. Đây là khách sạn thiết kế xây dựng theo qui mô khách sạn du lịch và
có tiêu chuẩn quốc tế đầu tiên tại Hải Phòng cả về nguồn lực, tiện nghi và thiết kế.
Khách sạn được xây dựng trên khu đất 41000 m² với 6 tầng với 65 phòng nghỉ, ngoài ra
còn có phòng họp và tiệc sinh nhật…
Địa chỉ : 110- Cầu giấy – Quận Cầu Giấy – Hà Nội
Cơ sở vật chất bao gồm: 6 tầng chia thành các phòng để cho thuê gồm 65 phòng
khép kín. Các phòng có đầy đủ trang thiết bị của một gia đình nhỏ: máy giặt, tivi, tủ
lạnh, bếp ga, các dụng cụ là bếp, bát đĩa, điện thoại, bàn làm việc, bàn trang điểm, ấm
đun nước siêu tốc, bồn tắm, máy sấy tóc, wifi…
Nhân viên trong khách sạn bao gồm: 126 người. Trong đó:
Giám đốc :
Phó giám đốc :
Kế toán : Nguyễn Hoàng Rộng
Trưởng lễ tân : Nguyễn Thị Mai Phương
………………
Cơ sở vật chất của khách sạn bao gồm:
- Có 18 phòng Suite, mỗi phòng gồm phòng ngủ, đầy đủ công trình phụ và tiện nghi. Diện
tích mỗi phòng là 36-40m
2
.
- Có 15 phòng loại Deluxe, mỗi phòng gồm phòng ngủ, đầy đủ công trình phụ và tiện nghi.
Diện tích mỗi phòng là 30m
2
.

14
Đại học công nghiệp Hà Nội
Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy
- Có 25 phòng loại Superior, mỗi phòng gồm phòng ngủ, đầy đủ công trình phụ và tiện nghi.
Diện tích mỗi phòng là 25m² .
- Có 7 phòng loại Standard, mỗi phòng gồm phòng ngủ, đầy đủ công trình phụ và tiện nghi.
Diện tích mỗi phòng là 20m² .
- Có một khu tập Gôn(Golf Driving Range) đạt tiêu chuẩn quốc tế gồm 20 bệ Gôn để phục
vụ khách luyện tập.
- Có một bể bơi du lịch đạt tiêu chuẩn quốc tế nằm trong khuôn viên tươi đẹp bao quanh với
bãi cỏ xanh và hàng dừa.
- Có một câu lạc bộ thể dục thẩm mỹ và thể hình với đầy đủ trang thiết bị.
- Có một nhà hàng Âu sức chứa 150 người, thực đơn phong phú đa dạng đựơc chế biến
bởi đầu bếp chuyên nghiệp.
- Tổng số phòng họp 02 có sẵn không gian: phòng họp 200m2 với 200 chỗ ngồi, có thiết bị
bảng chiếu và màn hình wifi teabreak 24h an ninh. Đặt dịch vụ dịch tiếng Anh, Trung …
Các loại dịch vụ mà khách sạn gồm có :
1. Phòng nghi ngơi.
2. Dịch vụ ăn uống.
3. Dịch vụ giải trí.
4. Tổ chức các tour du lịch.
5. Hội họp, sinh nhật
Đặc trưng của khách sạn là cung cấp các dịch vụ và tiện nghi lưu trú, các dịch vụ ăn
uống, nghỉ ngơi, vui chơi giải trí.
Và đây là bảng giá phòng của các loại phòng :
• Giá phòng : Suite
Loại phòng Phòng đơn Phòng đôi
Suite 1.500.000 VNĐ 1.700.000 VNĐ
Hình ảnh
15

Đại học công nghiệp Hà Nội
Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy
- Diện tích 35m2
- Sàn gỗ
- Diều hòa 2 chiều
- Truyền hình cáp
- Mini bar
- Nước nóng, lạnh
- Diện thoại
- Bàn trang điểm
- Ấm đun nước siêu tốc
- Bồn tắm
- Máy sấy tóc
- Wifi
•Giá phòng : Deluxe
Loại phòng Phòng đơn Phòng đôi
Deluxe 1.300.000 VNĐ 1.500.000 VNĐ
16
Đại học công nghiệp Hà Nội
Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy
Hình ảnh

-Diện tích 30m2
-Sàn gỗ
-Diều hòa 2 chiều
-Truyền hình cáp
-Mini bar
-Nước nóng, lạnh
-Diện thoại
-Bàn trang điểm

-Ấm đun nước siêu tốc
-Bồn tắm
-Máy sấy tóc
-Wifi
•Giá phòng : Superior
Loại phòng Phòng đơn Phòng đôi
Superior 1.200.000 VNĐ 1.400.000 VNĐ
17
Đại học công nghiệp Hà Nội
Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy
Hình ảnh
-Diện tích 25m2
-Sàn gỗ
-Diều hòa 2 chiều
-Truyền hình cáp
-Mini bar
-Nước nóng, lạnh
-Diện thoại
-Bàn trang điểm
-Ấm đun nước siêu tốc
-Bồn tắm
-Máy sấy tóc
-Wifi
• Giá phòng : Standard
Loại phòng
Phòng
đơn
Phòng
đôi
Standard

1.100.0
00 VNĐ
1.300.0
00 VNĐ
18
Đại học công nghiệp Hà Nội
Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy
Hình ảnh
- Diện tích : 200m2.
- Sàn gỗ
- Điều hòa 2 chiều
- Truyền hình cáp
- Mini bar
- Nước nóng lạnh
- Điện thoại
- Bàn trang điểm
- Ấm đun nước siê tốc
- Bồn tắm
- Máy sấy tóc
- Wifi
2. Cơ cấu tổ chức và chức năng :
Trong khách sạn bao gồm các bộ phận: Ban giám đốc, bộ phận kế toán, bộ phận kinh
doanh, bộ phận lễ tân, quầy bar, bộ phân buồng bàn, bộ phận nhà bếp,… và được thu gọn
theo tổ chức chính như sau :
19
Đại học công nghiệp Hà Nội
Giám đốc
Phòng bảo vệ
Phòng lễ tân Phòng phục
vụ

Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy
H5 : Sơ đồ tổ chức hoạt động chung.
Trong đó :
Giám đốc : Điều hành mọi hoạt động của khách sạn. Mọi vấn đề của khách sạn đều phải
thông qua giám đốc có quyền quyết định tất cả mọi thông tin sử lí trong khách sạn.
Phòng lễ tân : Tiếp nhận mọi yêu cầu dịch vụ từ khách hàng và báo cáo mọi tình hình cho
giám đốc điều hành khách sạn, trả lời mọi yêu cầu thắc mắc cho khách hàng, quản lí thông
tin về phòng và khách hàng. Lập phiếu đăng ký khi khách thuê phòng, nhận yêu cầu khi
khách muốn sử dụng dịch vụ. lập nội dung chi tiết phiếu thanh toán khi khách hàng trả
phòng và lập hóa đơn thanh toán.
Phòng phục vụ : Nhân viên phục vụ trông coi và vận chuyển hành lí cho khách, có nhiệm vụ
dọn dẹp vệ sinh phòng, phục vụ nhu cầu ăn uống, giặt ủi khi khách yêu cầu, cung cấp các
dịch vụ cho khách. Kiểm tra hiện trạng cơ sở vật chất trong phòng khi khách trả phòng.
Phòng bảo vệ : Bảo về có nhiêm vụ giữ xe, giữ gìn an ninh trật tự trong khách sạn. theo dõi
các thiết bị trong khách sạn và chịu trách nhiệm về hệ thống áng sáng cũng như các thiết bị
khác.
3. Mô tả bài toán :
Trước khi khách vào khách sạn phải liên hệ qua bảo vệ để vào cổng hoặc có sự báo trước
của lễ tân.
Khi khách vào khách sạn, phải xuất trình chứng minh thư, giấy tờ tuỳ thân, hoặc Visa đối với
người nước ngoài. Khách hàng phải đăng ký với lễ tân dự kiến về việc lịch trình ăn nghỉ của
mình để lễ tân dự kiến và điều phối cho phù hợp.
Sau khi nhận được đầy đủ các yêu cầu của khách hàng lễ tân kiểm tra lại các phòng xem số
lượng phòng trống trong khách sạn và sắp xếp cho khách. Nếu khách có nhu cầu tổ chức du
lịch thì lễ tân phải báo cho đội xe sắp xếp thuận tiện cho thời gian của khách hàng và đảm
bảo không để lỡ chuyến đi của khách.
Khách hàng có thể đặt trước qua điện thoại, fax, email…
Trong thời gian khách nghỉ tại khách sạn, khách có thể đăng ký sử dụng các dịch theo mẫu.
Khách có thể thanh toán bằng tiền mặt, ngoại tệ, hoặc theo hình thức chuyển khoản.
20

Đại học công nghiệp Hà Nội
Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy
Cuối mỗi ngày bộ phận kế toán phải lập báo cáo về tình hình doanh thu trong ngày, tình hình
khách đến và khách đi, tình hình sử dụng các dịch vụ trong khách sạn, các sự cố xảy ra trong
ngày (nếu có) cho lãnh đạo quản lý để lãnh đạo có phương hướng chỉ đạo tiếp theo. Cuối mỗi
tháng phải có báo cáo về tình hình doanh thu, hoạt động trong tháng hoặc cuối mỗi quý, mỗi
năm cũng thế.
PHẦN 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG KHÁCH
SẠN CẦU GIẤY
Sau khi khảo sát hệ thống khách sạn, ta đi vào phân tích hệ thống.
Công việc phân tích bao gồm :
• Phân cấp chức năng của hệ thống.
• Tìm hiểu các luồng dữ liệu của hệ thống.
• Tìm hiểu các từ điển dữ liệu của hệ thống.
• Vẽ biểu đồ thực thể.
I. Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống.
1. Các chức năng chính của hệ thống.
• Quản lí phòng.
• Quản lí đặt phòng.
• Quản lí nhân viên.
• Quản lý khách hàng.
• Quản lí dịch vụ.
• Quản lí trả phòng.
• Thống kê.
2. Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống khách sạn Cầu Giấy
•
21
Đại học công nghiệp Hà Nội
Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy
H6 : Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống khách sạn.

1. Quản lí phòng.
Phòng là đối tượng chính của hệ thống cần quản lí. Do số lượng phòng trong khách sạn
là tương đối nhiều nên cần phải có một bộ phận chức năng quản lí phòng nhằm cập
nhật thông tin về một cách thường xuyên do yếu tố hoạt động nghiệp vụ của khách sạn :
khách hàng đặt và trả phòng hàng ngày nên phải có những thao tác quản lí như sau:
22
Đại học công nghiệp Hà Nội
Hệ thống quản lí khách sạn
Cầu Giấy
Thống kêQuản lí
thanh
Quản lí
dịch vụ
Quản lí
khách
Quản lí
nhân viên
Quản lí
đặt phòng
Quản lí
phòng
Thêm NV
mới
Thêm
khách
hàng
Tạo mới
hóa đơn
DV
Tạo biên

lai thanh
toán
Thống kê
phòng
trống
Thêm mới
hợp đồng
Thêm
mới
phòng
Cập nhật
thông tin
khách
hàng
Cập nhật
thông tin
NV
Lập danh
mục hóa
đơn
Tạo danh
mục
thanh
Thống kê
hợp
đồng hết
Cập nhật
hợp đồng
Cập nhật
phòng

Tìm kiếm
thông tin
nhân viên
Xóa
khách
hàng
Quản lí
thông tin
dịch vụ
Tính tổng
thu
Thống kê
danh
sách
Tìm kiếm
hợp đồng
Tìm kiếm
thong tin
phòng
Thống kê
tình
trạng thu
Tìm kiêm
thông tin
khách
Xóa thông
tin NV
Xóa hợp
đồng
Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy

• Thêm mới phòng : Trong thực tế các hệ thống khách sạn thường có sự mở rộng
quy mô cơ sở hạ tầng. Các khu nhà có thể được xây thêm chính vì thế hệ thống
quản lí khách sạn cần cho phép khả năng thêm mới phòng để quản lí những
phòng này. Thông tin về phòng mới phải được cập nhật trong danh mục phòng
để quản lí và cho phép đi vào hoạt động thuê trả phòng.
• Cập nhật phòng : khi bộ phận quản lí cần thay đổi một chi tiết nào đó về phòng
thì hệ thống cho phép sửa đổi, cập nhật tin. Tìm kiếm thông tin phòng: Hệ thống
cho phép chức năng tìm kiếm thông tin phòng đối với các tác nhân của hệ thống.
• Tìm kiếm phòng : Hệ thống cung cấp chức năng tìm kiếm phòng cho phép các
tác nhân tìm thông tin về phòng, để đặt trả phòng và để quản lí thông tin, thống
kê phòng.
2. Quản lí đặt phòng :
Đây là hoạt động nghiệp vụ chính của hoạt động quản lí khách sạn. Công việc quản
lí đặ phòng bao gồm :
• Thêm mới hợp đồng : Khi có khách hàng đưa ra yêu cầu đặt phòng và yêu cầu
đặt phòng và yêu cầu đó được đáp ứng, thì hệ thống tự động phát sinh ra một
mẫu hợp đồng để lưu thông tin đặt trả phòng của khách hàng. Hợp đồng này
được quản lí bởi nhân viên của khách sạn. khách hàng chỉ được phép tìm kiếm
thông tin về hợp đồng, đưa ra các yêu cầu sửa đổi, hủy hợ đồng chi nhân viên,
chứ không được phép trực tiếp thay đổi thông tin trong hơp đồng.
• Cập nhật hợp đồng : Khách hàng có thể yêu cầu thay đổi một số thông tin trong
hợp đồng như thời gian thuê, số phòng thuê, thông tin khách hàng…Khi đó hệ
thống sẽ thay đổi thông tin hợp đồng để đáp ứng các yêu cầu đó.
• Tìm kiếm hợp đồng : Chức năng này cho phép các tác nhân tìm kiếm thông tin
hợp đồng để phục vụ cho mục đích quản lí và thống kê.
• Xóa hợp đồng : Sau khi khách hàng sử dụng xong dịch vụ như trong hợp đồng
thì giá trị của bản hợp đồng không còn giá trị đối với khách hàng cũng như nhà
quản lí khách sạn.
3. Quản lí nhân viên :
Nhân viên là những đối tượng phục vụ khách hàng và cũng được quản lí. Do số

lượng nhân viên có thể thay đổi nên cần phải được quản lí nhằm cập nhật thông tin
các nhân viên mới hoặc thay đổi nhân viên cũ của khách sạn. Khách sạn có thể
tuyển thêm nhân viên hoăc cho nhân viên nghỉ việc nên phải có các thao tác quản lí
như sau :
• Thêm nhân viên mới :
Do hệ thống thường có nhu cầu mở rộng quy mô cơ sở hạ tầng, đa dạng các
loại hình dịch vụ, vì vậy cần thêm các nhân viên mới để đáp ứng nhu cầu của
khách hàng. Từ đó khách sạn phải “ thêm nhân viên mới” để quản lí nhân
23
Đại học công nghiệp Hà Nội
Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy
viên. Thông tin về nhân viên phải được cập nhật để thuận tiện cho việc phục
vụ.
• Tìm kiếm thông tin nhân viên :
Thông tin nhân viên cần được phải quản lí bởi hệ thống khách sạn. Do đó có
thể điều chỉnh các thông tin cần thiết của từng nhân viên.
• Xóa thông tin nhân viên :
Nhân viên đã thôi việc và hệ thống quản lí khách sạn không cần phải quản lí
các thông tin của các nhân viên này.
4. Quản lí khách :
Khách hàng là một trong những đối tượng chính của khách sạn cần được quản lí.
Do số lượng khách hàng nhiều và là những đối tượng khác nhau nên cần phải được
quản lí, để tránh được sự nhầm lẫn giữa các khách hàng khi đến sử dụng dịch vụ
khách sạn. Ngoài ra còn phải quản lí các thông tin cần thiết của khách hàng khi vào
khách sạn.các thao tác quản lí khách bao gồm :
• Thêm khách hàng :
Do khách hàng đến sử dụng dịch vụ của khách sạn nhiều dẫn đến loai hình
sử dụng dịch vụ cũng đa dạng, khi đó ta cần thêm các thông tin cần thiết của
khách hàng để thuận tiện cho việc quản lí khách hàng.
• Sửa thông tin khách hàng :

Trong quá trình khách hàng sử dụng dịch vụ của khách sạn cần có nhiều
thông tin cần thay đổi, bổ sung và được cập nhật khi có nhu cầu cần thiết,
đảm bảo cho sự thuận tiện. Do vậy cần phải có “sửa thông tin khách hàng”.
• Xóa thông tin khách hàng :
Khi khách hàng thôi sử dụng dịch vụ của khách sạn và trao trả phòng thì
những thông tin của khách hàng đó không cần thiết và có thể xóa đi để cập
nhật thêm các thông tincuar khách hàng khác.
5. Quản lí dịch vụ :
Khách sạn không những đáp ứng việc cho thuê phòng mà còn cung cấp một số dịch
vụ cần thiết cho khách hàng.Đây là một trong những ưu điểm của khách sạn hiện
đại.Chính vì thế mà dịch vụ cũng được quản lí trong hệ thống. Cồn việc quản lí dịch
vụ gồm :
• Tạo mới hóa đơn dịch vụ : Khi một khách hàng đưa ra yêu cầu sử dụng một
dịch vụ của khách sạn. Thì hệ thống tự đọng sinh ra hóa đơn để quả lí việc
sử dụng dịch vụ cho từng đối tượng khách hàng.
• Lập danh mục hóa đơn dịch vụ : Để tính được tổng tiền thanh toán cho khách
hàng, và phục vụ mục đích thống kê. Hệ thống phải lập một danh mục hóa
đơn sử dụng dịch vụ.
• Quản lí thông tin dịch vụ : Trong khách sạn có nhiều loại hình dịch vụ khác
nhau, để dễ dàng kiểm soát hệ thống cung cấp chức năng quản lí thông tin
các dịch vụ. Viêc này cũng nhằm mụ đích cho khách hàng có thể tìm kiếm
thông tin dịch vụ một cách dễ dàng.
6. Quản lí thanh toán hợp đồng :
24
Đại học công nghiệp Hà Nội
Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy
Hệ thống khách sạn đáp ứng chức năng thanh toán cho khách hàng một cách đa
dạng về hình thức chi trả. Các công việc chính của chức năng này gồm :
• Tạo biên lại thanh toán : Khi hết hạn trả phòng khách hàng sẽ đến bàn lễ tân
của khách sạn để thanh toán. Hệ thống sẽ cung cấp một chức năng tạo ra

biên lai thanh toán để tính tổng tiền phải chi trả của khách hàng gồm có chi
trả cho việc trả phòng và số tiền chi trả cho dịch vụ.
• Tạo danh mục hóa đơn : Công việc này nhằm mục đích thống kê hóa đơn
thanh toán. Việc tạo danh mục hóa đơn thanh toán là do máy tự động cập
nhật khi nhân viên lễ tân nhập thông tin của mỗi hóa đơn.
• Tính tổng thu : Hệ thống thường xuyên cập nhật tính tổng tiền thu được để
cho vào tài khoản chung của khách sạn để tiện cho việc quản lí. Công việc
này là cần thiết đối với bất cứ hệ thống khách sạn nào.
7. Thống kê :
Chức năng thống kê là một chức năng hầu như không thể thiếu khi ta quản lí bất cứ
một hệ thống thông tin nào. Chức năng này đôi khi còn được gọi là chức năng báo
cáo.Công việc này nhằm để thuận tiện cho việc đánh giá hệ thống một cách cập nhật
nhất cho người quản lí.Đồng thời nó còn cung cấp dữ liệu cho các chức năng khác
làm việc một cách hiệu quả. Một số chức năng thống kê cơ bản và quan trọng nhất
của hệ thống :
• Thống kê phòng trống : Công việc này do máy tính tự duyệt và báo cáo nhân
viên của bộ phận quản lí đặt trả phòng biết để thông tin cho khách hàng.
• Thống kê hợp đồng hết hạn : Hệ thống thường xuyên thống kê những hợp
đồng đến hạn trả phòng để thông báo cho khách hàng.
• Thống kê danh sách khách hàng : Khách sạn lưu thông tin khách hàng và
thống kê khách hàng nhằm nhiều mục đích : Báo cho bộ phận quản lí dịch vụ
để cho biết những khách hàng nào thuê phòng thì mới được phép sử dụng
dịch vụ của khách sạn. Ngoài ra việc thống kê khách hàng còn đáp ứng việc
kiểm soát an ninh và nhiều vấn đề khác.
• Thống kê tình trạng thu ngân : Để tạo báo cáo tình hình cho bộ phận quản lí
đánh giá tình hình làm ăn của khách sạn.
• Ngoài ra hệ thống còn thực hiện một số chức năng thống kê khác tùy theo
yêu cầu của bộ phận quản lí và các nhân viên trực tiếp điều khiển, thực hiện
các công việc trong hệ thống.
II. Biểu đồ luồng dữ liệu quản lí khách sạn của hệ thống

1. Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh
 Nhìn tổng thể bên ngoài ta có thể mô tả một cách tổng thể như sau :
 Khách sạn gồm các tác nhân là:
• Khách hàng: Khách hàng ở đây là người đến thuê phòng của khách sạn . Ta có thể
gọi khách đến thuê phòng là khách hàng khi coi việc khách đến đặt phòng của khách
sạn như là mua một loại hình dịch vụ đặc biêt . Khách hàng là người đưa ra yêu cầu
thuê phòng của khách sạn và yêu cầu sử dụng các loại hình dịch vụ .
25
Đại học công nghiệp Hà Nội