Thiết kế website của lưu trữ một số nước trên thế giới kinh nghiệm đối với lưu trữ việt nam

MỤC LỤC
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 2
CTLT 2
Công tác lưu trữ 2
KTSD TLLT 2
Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 2
TLLT 2
Tài liệu lưu trữ 2
LỜI MỞ ĐẦU 3
1
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
CTLT Công tác lưu trữ
KTSD TLLT Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
TLLT Tài liệu lưu trữ
2
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Có ai đó đã từng nói rằng: “Người làm công tác lưu trữ là người làm
công việc thầm lặng ít ai biết đến nhưng chính họ chứ không phải ai khác lại
là người giữ chiếc chìa khóa vàng để mở kho tri thức của nhân loại”. Quả
đúng như vậy, mục đích cuối cùng và cao cả nhất của công tác lưu trữ là phục
vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, đưa thông tin trong tài liệu lưu trữ ra
phục vụ nhu cầu chính đáng của công chúng và của xã hội. Chính những hiểu
biết về tài liệu lưu trữ, các kĩ năng nghiệp vụ trong công tác lưu trữ sẽ là chiếc
chìa khóa vàng để người làm công tác lưu trữ đưa tri thức đến với nhân loại.
Càng cung cấp được nhiều thông tin cho xã hội, lưu trữ càng khẳng định được
vai trò và vị trí của mình. Tuy nhiên trong hoàn cảnh bùng nổ thông tin như
hiện nay, một yêu cầu đặt ra với người làm công tác lưu trữ là phải biết ứng
dụng công nghệ thông tin trong CTLT đặc biệt là trong hoạt động khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ. Trước đòi hỏi đó, địa chỉ wesite: luutru.gov.vn (nay là
archives.gov.vn - website của Cục Văn thư Lưu trữ Việt Nam) đã ra đời đánh

dấu một bước phát triển mới trong CTLT nước ta. Tuy ra đời muộn hơn so
với website lưu trữ của các nước trên thế giới nhưng cho đến nay website của
lưu trữ Việt Nam đã hoạt động được chín năm (từ ngày chính thức hoạt động
18/3/2003), website đã phát huy được những ưu thế của mình trong việc cung
cấp thông tin nghiệp vụ văn thư lưu trữ, các thủ tục khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ… Tuy nhiên thực tế cũng cho chúng ta thấy rằng còn rất nhiều thiếu
sót và hạn chế ở website này. Do đó chúng tôi quyết định chọn đề tài về
website lưu trữ vì những lý do sau:
Thứ nhất, TLLT là tài sản của quốc gia có giá trị về nhiều mặt được sử
dụng vào nhiều mục đích khác nhau như: giá trị về chính trị, kinh tế, quốc
phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, khoa học và công nghệ… phục vụ
nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn Nhận thức được giá trị
3
của di sản TLLT, Nhà nước ta đã chú trọng tới việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào lưu trữ, đặc biệt là không ngừng cải tiến và hoàn thiện website
lưu trữ của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước để truyền tải thông tin đến với
người đọc, góp phần phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong công cuộc xây
dựng và bảo vệ Tổ quốc.
Thứ hai, phục vụ khai thác sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ là khâu
then chốt nhất trong công tác lưu trữ, là biểu hiện trực tiếp nhất của việc phục
vụ đời sống xã hội của các lưu trữ lịch sử. Khi mà ngày nay, người ta đánh
giá thông tin là một trong ba nguồn tài nguyên lớn của mỗi Quốc gia (thông
tin, vật chất, năng lượng) thì thông tin lưu trữ là bộ phận quan trọng không thể
thiếu của nguồn thông tin Quốc gia đó. Việc khai thác, sử dụng thông tin có
trong tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển của xã hội.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ, xây dựng và hoàn thiện
website lưu trữ Quốc gia sẽ tạo ra nhịp cầu nối giữa độc giả với lưu trữ, là
phương tiện truyền đạt thông tin về lưu trữ, nâng cao hiệu quả xã hội và hiệu
quả kinh tế của việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Thứ ba, sự ra đời của website về lưu trữ đã thực sự phát huy được hiệu

quả của nó, đánh dấu một bước chuyển biến mới mang tính đột phá trong
ngành lưu trữ nước nhà. Đây sẽ là điều kiện thuận lợi để ngành lưu trữ nước
ta có cơ hội giao lưu hợp tác quốc tế về lưu trữ với các nước trên thế giới.
Chính vì vậy, việc tìm hiểu nghiên cứu cách thiết kế website của lưu trữ các
nước trên thế giới để thấy được những ưu điểm và hạn chế, từ đó rút ra bài
học kinh nghiệm trong việc xây dựng và hoàn thiện website lưu trữ của Việt
Nam là một vấn đề cần thiết trong bối cảnh xã hội thông tin và hội nhập Quốc
tế ở nước ta như hiện nay.
Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi chọn vấn đề “Thiết kế website
của lưu trữ một số nước trên thế giới - Kinh nghiệm đối với Lưu trữ Việt
Nam” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp.
2. Mục đích nghiên cứu
Thực hiện đề tài này, chúng tôi hướng đến các mục đích sau:
4
Một là, chứng minh vai trò của website lưu trữ đối với hoạt động tổ
chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và tầm quan trọng của hình thức cung
cấp thông tin tài liệu lưu trữ qua website của lưu trữ Việt Nam cũng như của
các nước trên thế giới.
Hai là, đánh giá thực trạng hoạt động của website lưu trữ một số nước
trên thế giới và Việt Nam nhằm nhận diện những ưu điểm và hạn chế của
website lưu trữ Việt Nam đối với việc cung cấp thông tin phục vụ hoạt động
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Ba là, đề xuất một số kiến nghị trên cơ sở tổng hợp kinh nghiệm trong
việc thiết kế website của lưu trữ một số Quốc gia nhằm hoàn thiện hơn nữa
website của lưu trữ Việt Nam, góp phần đưa hình thức cung cấp thông tin tài
liệu lưu trữ qua mạng internet cũng như việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được thực hiện tốt và có
hiệu quả hơn trong thực tế.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện các mục đích đã đặt ra như trên, chúng tôi tập trung giải

quyết những nhiệm vụ cơ bản sau:
- Đưa ra định nghĩa website lưu trữ và phân tích ưu điểm, hạn chế
của việc cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ qua website lưu trữ. Đồng thời,
phân tích ý nghĩa của hình thức này đối với hoạt động KTSD TLLT.
- Giới thiệu website của lưu trữ một số nước trên thế giới và Việt
Nam trên các phương diện như tính năng, công dụng, hiệu quả sử dụng….
Qua đó, so sánh website của lưu trữ Việt Nam với website của lưu trữ các
nước để tìm ra những ưu điểm và hạn chế trong việc thiết kế website của lưu
trữ Việt Nam.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện website của lưu trữ
Việt Nam trên cơ sở tổng hợp kinh nghiệm trong thiết kế website của lưu trữ
một số nước trên thế giới.
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Hình thức tiếp cận thông tin TLLT qua website là một trong những
hình thức tổ chức khai thác sử dụng TLLT nhằm đáp ứng một cách kịp thời,
đầy đủ, chính xác các nhu cầu về sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ
chức, cá nhân.
5
Qua tìm hiểu, chúng tôi nhận thấy vấn đề khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ đã nhận được sự quan tâm nghiên cứu dưới nhiều góc độ khác nhau. Ví dụ
như:
Về các vấn đề chung trong hoạt động khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ có một số bài viết sau:
- “Mấy suy nghĩ về vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở nước
ta”, của PGS.TS Vũ Thị Phụng.
- “Một vài đặc điểm về công tác sử dụng TLLT ở TTLTQG III”,
của tác giả Hà Quảng.
- “Tổ chức khai thác sử dụng TLLT tại các TTLQG III- Thực trạng
và giải pháp, của sinh viên Nguyễn Thị Thu Trang.
- “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở một số cơ quan ngang Bộ”,

của sinh viên Nguyễn Thị Thu Huyền.
- “Tổng luận các công trình nghiên cứu về tổ chức khai thác và sử
dụng tài liệu lưu trữ” của sinh viên Nguyễn Thị Thảo.
Về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ một mục đích cụ thể
có các bài viết như:
- “Giá trị thực tiễn của tài liệu lưu trữ chuyên ngành cảnh sát” của
tác giả Phạm Bình Nhưỡng.
- “Kho Lưu trữ Trung ương tổ chức sử dụng TLLT phục vụ lợi ích
kinh tế quốc dân” của tác giả Vũ Chu Thạ.
- “Một vài nét về việc sử dụng TLLT phục vụ các nhu cầu kinh tế
quốc dân ở Tiệp Khắc” của tác giả Đỗ Nguyệt Nga
- “Tổ chức lưu trữ và khai thác nguồn tư liệu phục vụ cho hoạt
động nghiệp vụ báo chí của phóng viên ở một số tòa soạn báo ở Hà Nội” của
tác giả Hà Thị Tú Anh;
- “Khai thác sử dụng TLLT phục vụ biên soạn lịch sử Quận Lê
Chân- Hải Phòng” của tác giả Ngô Thị Diệu Linh;
- “Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại TTLTQG III phục vụ việc
biên soạn lịch sử cơ quan cấp Bộ” của tác giả Trần Phương Hoa
- “Khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác phụ vận tại cơ
quan trung ương Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam” của Lương Thị Tuyền.
Về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động khai thác sử dụng
tài liệu lưu trữ, chúng tôi xin liệt kê một số đề tài tiêu biểu sau:
6
- “Bước đầu nghiên cứu việc ứng dụng tin học vào quản lý và tra
tìm TLLT tại Trung tâm lưu trữ Thành phố Hà Nội”, tác giả Nguyễn Thị
Minh Thuận.
- “Ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng công cụ tra cứu tài
liệu lưu trữ tại trường cao đẳng Văn thư lưu trữ Trung ương I”, của tác giả
Nguyến Thị Hoa.
Tuy nhiên trong số các nghiên nêu trên, mới chỉ đề cập một cách chung

chung đến các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ và việc ứng dụng
công nghệ thông tin trong hoạt động khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, mà
chưa có một nghiên cứu nào đề cập cụ thể tới việc ứng dụng công nghệ thông
tin trong việc hoàn thiện các hình thức này; cũng như chưa có một đề nào giới
thiệu về thiết kế website của lưu trữ của các nước trên thế giới, để rút ra
những bài học kinh nghiệm trong việc xây dựng và hoàn thiện website về lưu
trữ của nước ta. Do đó có thể khẳng định đề tài nghiên cứu của chúng tôi
không trùng lặp với các đề tài nghiên cứu trước đó.
5. Phạm vi nghiên cứu
Về đối tượng nghiên cứu: Với đề tài này chúng tôi tập trung chủ yếu
vào tìm hiểu, nghiên cứu về thiết kế website của lưu trữ ba nước trên thế giới
là: Nhật Bản, Singapore, Australia và website của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà
nước Việt Nam. Sở dĩ chúng tôi chọn website của lưu trữ ba nước nêu trên
làm đối tượng nghiên cứu, khảo sát vì đây là các quốc gia có ngành lưu trữ
phát triển trên thế giới, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đã xuất hiện từ rất sớm ở các quốc gia này.
Mặt khác, do hạn chế về thời gian nghiên cứu và trình độ ngoại ngữ nên số
lượng website của lưu trữ các nước mà chúng tôi tiến hành nghiên cứu khảo
sát chỉ giới hạn ở các Quốc gia nêu trên. Thông qua việc nghiên cứu về thiết
kế website của lưu trữ các nước trên thế giới, chúng tôi sẽ rút ra những nhận
xét, đánh giá và đề xuất góp phần hoàn thiện website của lưu trữ Việt Nam,
cũng như hình thức cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ qua mạng internet.
7
Về thời gian nghiên cứu: chúng tôi tiến hành nghiên cứu website của
lưu trữ các Quốc gia nêu trên trong khoảng thời gian từ 2011 đến 2012 (đây là
khoảng thời gian chúng tôi thực hiện khảo sát các vấn đề liên quan đến đề tài
này).
Về không gian nghiên cứu: đây là đề tài có đối tượng nghiên cứu đặc
biệt là các website nên không gian nghiên cứu của đề tài chính là môi trường
mạng internet và địa chỉ website của lưu trữ các nước đã được lựa chọn để

khảo sát (Nhật Bản, Singapore, Australia, Việt Nam).
6. Phương pháp nghiên cứu
Để tiến hành thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài đặt ra, chúng
tôi sử dụng các phương pháp nghiên cứu như: phỏng vấn trực tiếp, nghiên cứu
lý luận, thống kê, phân tích tổng hợp, so sánh , cụ thể:
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Trong quá trình thực hiện đề tài,
chúng tôi sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp cán bộ phụ trách và điều
hành hoạt động của website (nhà quản trị web) để thấy được những thuận lợi
và khó khăn trong quá trình thiết kế, xây dựng và điều hành website. Bên
cạnh đó chúng tôi còn tiến hành phỏng vấn các thầy cô giáo và các bạn sinh
viên khoa lưu trữ học và quản trị văn phòng - những người thường xuyên tiếp
xúc với các website về lưu trữ trong quá trình học tập và giảng dạy, từ đó thu
được các thông tin cần thiết.
- Phương pháp thống kê: Chúng tôi sử dụng phương pháp này trong
việc thống kê số lượt người truy cập vào website, số lượng tài liệu được sử
dụng và download về nhiều nhất….
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Sau khi giới thiệu các website lưu
trữ, chúng tôi tiến hành phân tích và tổng hợp để làm rõ những ưu điểm, hạn
chế của website lưu trữ đó.
- Phương pháp so sánh: Phương pháp này được chúng tôi sử dụng
trong quá trình thực hiện đề tài nhằm so sánh website của lưu trữ Việt Nam
với website của lưu trữ của các nước trên thế giới về: thiết kế trang web, giao
diện các trang web, số lượng người truy cập…
7. Nguồn tài liệu tham khảo
8
Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã sử dụng các nguồn tài
liệu tham khảo sau:
- Một số giáo trình về công tác lưu trữ như: Giáo trình Lý luận và
thực tiễn công tác lưu trữ của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn
Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm; Giáo trình Nghiệp vụ lưu

trữ căn bản của PGS.TS Vũ Thị Phụng;
- Các kỷ yếu hội thảo khoa học về khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ: Kỷ yếu Hội thảo khoa học Khai thác và phát huy giá trị của tài liệu lưu
trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn, Kỷ yếu Hội thảo khoa học về
tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu chia sẻ nguồn lực thông tin
theo thần Pháp lệnh Quốc gia và Kỷ yếu Hội thảo quốc tế về việc sử dụng tài
liệu lưu trữ phục vụ quá trình xây dựng và bảo vệ tổ quốc.
- Các bài viết trao đổi nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông
tin trong công tác văn thư lưu trữ in trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam
như: Marketing tài liệu lưu trữ - vấn đề đặt ra với các Trung tâm lưu trữ
Quốc gia Việt Nam của tác giả Trần Phương Hoa; Ứng dụng một số hình
thức marketing trong công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của
tác giả Phạm Thị Diệu Linh và Trương Mai Anh.
- Một số công trình nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư lưu trữ được bảo quản tại Phòng Tư liệu - Thư viện
của Trung tâm nghiên cứu khoa học - Cục Văn thư Lưu trữ Việt Nam; các
báo cáo khoa học, niên luận, khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ của sinh
viên, học viên chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng tại Phòng Tư
liệu khoa.
- Website của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, website của lưu trữ
một số nước trên thế giới và một số bài viết đăng tải trên các trên các website
nước ngoài.
8. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, nội dung chính của đề tài gồm
3 phần chính như sau:
Chương 1: Vai trò của website lưu trữ đối với hoạt động khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ.
9
Chương 2: Thực trạng hoạt động của website lưu trữ một số nước
trên thế giới và Việt Nam.

Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện website lưu trữ của
Việt Nam.
Cuối cùng, chúng tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới những
người đã giúp tôi trong quá trình thực hiện khóa luận. Đó là các cán bộ Tư
liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, các cán bộ của trung tâm tin học
Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, các thầy, cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản
trị văn phòng, đặc biệt là Th.s Trần Phương Hoa - người đã trực tiếp dẫn dắt
tận tình tôi hoàn thành đề tài này.
Trong quá trình thực hiện đề tài bên cạnh những thuận lợi, chúng tôi đã
gặp không ít khó khăn. Do trình độ ngoại ngữ có hạn mà các website tôi
nghiên cứu tìm hiểu đều là tiếng nước ngoài nên việc tiếp cận và tìm hiểu các
thông tin đăng tải trên website gặp không ít khó khăn. Dù rất cố gắng song
với những khó khăn như vậy cộng với sự hạn chế về kiến thức, kinh nghiệm
của bản thân, chắc chắn trong phạm vi bản khóa luận này, chúng tôi chưa thể
giải quyết thấu đáo hết mọi vấn đề đặt ra. Do đó, thiếu sót là không thể tránh
khỏi. Tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy, cô
giáo và các bạn để khóa luận được hoàn thiện hơn.
Xin trân trọng cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng năm 2012
Sinh viên
Đỗ Thị Nhung
10
CHƯƠNG 1. VAI TRÒ CỦA WEBSITE LƯU TRỮ
ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG KHAI THÁC SỬ DỤNG
TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1.1. Khái niệm website lưu trữ.
1.1.1 Website
Theo từ điển chuyên ngành tin học, website được định nghĩa là một tập
hợp các trang web bao gồm văn bản, hình ảnh, video, flash vv, thường chỉ
nằm trong một tên miền (domain name) hoặc tên miền phụ (subdomain). Mỗi

trang web được lưu trữ (web hosting) trên máy chủ web (server web) có thể
truy cập thông qua Internet. Website là trang thông tin điện tử trên Internet
của tổ chức hoặc doanh nghiệp, cung cấp thông tin tổng hợp về chính trị,
kinh tế, văn hoá, xã hội trên cơ sở trích dẫn lại thông tin từ nguồn chính thức
của các cơ quan báo chí hoặc từ các trang thông tin điện tử của các cơ quan
Đảng và Nhà nước.
Tên miền (domain name) là sự nhận dạng vị trí của một máy tính trên
mạng Internet, nói cách khác tên miền là tên của các máy chủ trên mạng
Internet. Tên miền bao gồm nhiều thành phần cấu tạo nên cách nhau bởi dấu
11
chấm (.). Ví dụ địa chỉ www.luutruvn.gov.vn là tên miền máy chủ website
của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Việt Nam thì sẽ bao gồm những thành
phần sau:
Thành phần thứ nhất "www” là viết tắt của “World Wide Web” dịch ra
nghĩa là mạng lưới toàn cầu, không gian thông tin toàn cầu mà mọi người có
thể truy nhập (đọc và viết) qua các máy tính nối mạng Internet.
Thành phần thứ hai "luutruvn" là tên của máy chủ.
Thành phần thứ ba“gov”là tên miền dùng chung (World Wide Generic
Domains), ví dụ GOV: Chính phủ (GOVernment), COM: Thương mại
(COMmercial), NET: Mạng lưới (NETwork), ORG: Các tổ chức
(ORGnizations), INFO: Thông tin (INFOmation), EDU: Giáo dục
(EDUcation), MOBI: Điện thoại di động,
Thành phần cuối cùng "vn" là tên miền mức cao nhất (top level domain
name) bao gồm các mã Quốc gia của các nước tham gia Internet được quy
định bằng hai chữ cái theo tiêu chuẩn ISO - 3166 cụ thể như ở Việt nam là
VN, Anh quốc là UK v.v
Tại điều 2 chương I của quy định về tổ chức và hoạt động của website
Lưu trữ Việt Nam trên Internet (Ban hành kèm theo Quyết định số: 247
/QĐ-VTLTNN ngày18 /12 /2006 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước) cũng đưa ra định nghĩa về website như sau : website là nơi cung cấp,

trao đổi thông tin trên mạng Internet. Website bao gồm nhiều trang web,
trong đó có Trang đầu (Home page) là trang đầu tiên mà người sử dụng nhìn
thấy khi mở website. Thông tin trên các trang web được truyền tải bằng các
hình thức: văn bản, âm thanh, tiếng nói, hình ảnh, video, đồ họa. Có thể truy
cập thông tin trên các trang web khác nhờ các mối siêu kết nối (hyperlink).
Cổng thông tin điện tử (portal) là website tích hợp các kênh thông tin, các
dịch vụ và ứng dụng theo một phương thức thống nhất, thông qua một điểm
truy cập duy nhất đối với người sử dụng.
12
Theo đó, cơ sở dữ liệu là tập hợp thông tin được biên soạn, sắp xếp có
hệ thống theo một phương pháp nhất định để có thể truy cập và sử dụng bằng
phương tiện kỹ thuật số. Tích hợp dữ liệu là quá trình thu thập, lưu trữ, liên
kết các cơ sở dữ liệu tác nghiệp và điều hành; cung cấp và chia sẻ các thông
tin chung; truyền tải các thông tin quản lý bao gồm các văn bản quy phạm
pháp luật và các văn bản hành chính do các cơ quan có thẩm quyền ban hành;
các cơ sở dữ liệu về tài liệu lưu trữ.
 Đặc điểm của Website
Một website thông thường được chia làm 2 phần: giao diện người dùng
(front-end) và các chương trình được lập trình để website hoạt động (back-
end). Giao diện người dùng là định dạng trang web được trình bày trên màn
hình của máy tính của người xem (máy khách) được xem bằng các phần mềm
trình duyệt web như Internet Explorer, Firefox, Tuy nhiên ngày nay người
xem có thể xem website từ các thiết bị điện tử khác như điện thoại di động,
PDA, Đặc biệt ngày nay, website trở nên sống động với những hiệu ứng đa
dạng của hình ảnh và chữ kết hợp với âm thanh.
 Phân loại website
Bất kỳ website nào cũng có thể chứa một siêu liên kết vào website
khác, do đó, chúng ta có thể tạm thời phân loại các website theo đối tượng sử
dụng như sau:
- Website cá nhân

- Website thương mại
- Website của chính phủ
- Website tổ chức phi lợi nhuận
 Những thành phần nội dung cơ bản của một website:
Trang chủ: trang đầu tiên hiện lên khi người ta truy cập website đó.
Trang chủ là nơi liệt kê các liên kết. Trang chủ thường dùng để trưng bày
những thông tin mới nhất mà doanh nghiệp hoặc cơ quan tổ chức muốn giới
thiệu đầu tiên đến người xem.
Trang liên hệ: trưng bày thông tin liên hệ với doanh nghiệp và thường
có một form liên hệ để người xem gõ câu hỏi ngay trên trang web này.
Trang thông tin giới thiệu về doanh nghiệp, tổ chức (About us): giới
thiệu về cơ cấu tổ chức của cơ quan, doanh nghiệp, các thế mạnh của doanh
13
nghiệp so với các các nhà cung cấp khác. Khi người xem đã tiếp xúc với
website của doanh nghiệp bạn thì họ sẽ muốn tìm hiểu thông tin về cơ quan,
doanh nghiệp của bạn, do đó trang thông tin giới thiệu về doanh nghiệp, tổ
chức là trang web không thể thiếu khi thiết kế website.
Trang giới thiệu về sản phẩm hay dịch vụ: giới thiệu sản phẩm, dịch vụ
với các thông tin và hình ảnh minh họa.
Trang hướng dẫn hoặc chính sách: dùng để cung cấp thông tin cho
người xem trong trường hợp họ muốn mua hay đặt hàng, dịch vụ. Thông tin
trên trang này sẽ hướng dẫn họ phải làm gì, chính sách của cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp như thế nào v.v Trang này sẽ giúp cơ quan, doanh nghiệp tiết
kiệm nhiều công sức trả lời các câu hỏi “làm thế nào” của người xem và tạo
cho người xem ấn tượng tốt về tính chuyên nghiệp của cơ quan, doanh
nghiệp. Thông qua đó, cơ quan, tổ chức, doan nghiệp có thể cung cấp tất cả
các loại dịch vụ nghe nhìn, thông về kinh tế, văn hóa, xã hội, thông tin giải
trí… để phục vụ mục đích của mình.
1.1.2 Website lưu trữ
1.1.2.1 Định nghĩa

Từ khái niệm về website chúng tôi xin đưa ra định nghĩa về website lưu
trữ như sau: website lưu trữ được hiểu là một tập hợp các trang web về lưu
trữ bao gồm các văn bản, hình ảnh, video, flash…phản ánh về hoạt động lưu
trữ của một quốc gia chỉ nằm trong một tên miền (domain name) hoặc tên
miền phụ (subdomain). Mỗi trang web về lưu trữ được lưu trữ (web hosting)
trên máy chủ web (server web) của ngành lưu trữ quốc gia đó và người sử
dụng có thể truy cập địa chỉ website lưu trữ thông qua Internet.
Theo đó, hiểu một cách khái quát: website lưu trữ là trang thông tin
điện tử trên Internet của lưu trữ của một quốc gia cung cấp thông tin tổng
hợp về hoạt động lưu trữ của quốc gia đó, các thông tin nghiệp vụ, những vấn
đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo
quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng
khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
14
Từ đó, chúng ta có thể hiểu: website lưu trữ của Việt Nam là trang thông
tin điện tử trên internet của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Là
nơi cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời các thông tin về chủ trương, chính
sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước về lưu trữ; tình hình hoạt động của
ngành lưu trữ trong việc triển khai thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng
và pháp luật của Nhà nước; tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm
pháp luật và các văn bản có liên quan đến công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
phục vụ công tác quản lý của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; cung cấp
thông tin cho website của Bộ Nội vụ; chia sẻ thông tin chung với các cơ quan
hành chính nhà nước khác; triển khai hoạt động dịch vụ công về thông tin tài
liệu lưu trữ; liên kết với các website ở trong nước và ngoài nước có liên
quan
1.1.2.2 Sự cần thiết của việc xây dựng website lưu trữ
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tác lưu trữ nói chung
và ứng dụng công nghệ thông tin trong KTSD TLLT nói riêng đã được quan

tâm thực hiện từ hơn hai thập kỉ trước. Tuy nhiên chỉ từ năm 2000 trở về đây,
với sự xuất hiện của hàng loạt các thiết bị, các phần mềm điện tử liên quan
đến công tác khai thác sử dụng TLLT, đặc biệt là sự ra đời của địa chỉ
website: www.luutruvn.gov.vn (nay là archives.gov.vn - website của Cục Văn
thư Lưu trữ Việt Nam) thì việc áp dụng khoa học công nghệ trong lĩnh vực
này mới thực sự phổ biến và hình thức cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ qua
mạng internet mới mang lại hiệu quả thiết thực nhất. Có thể nói, sự ra đời của
website lưu trữ là sự phát triển mang tính tất yếu phù hợp với xu thế phát triển
chung của xã hội, đồng thời tôi nhận thấy cần nghiên cứu vấn đề này xuất
phát từ các phương diện: pháp lý, khoa học và thực tiễn.
 Về phương diện pháp lý
Hầu hết các quốc gia trên thế giới đều có quy định về việc cung cấp
thông tin qua mạng internet nói chung và cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ
qua mạng internet nói riêng. Vì các quy định các nhà nước chính là cơ sở, là
15
công cụ hữu ích trong việc quản lý và kiểm soát hoạt động cung cấp thông tin
tài liệu trên mạng internet. Đối với tài liệu lưu trữ, việc cung cấp thông tin
trên mạng lại càng đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ của các cấp, các ngành để đảm
bảo an toàn thông tin tài liệu lưu trữ. Sau đây chúng tôi xin liệt kê một số văn
bản quy phạm pháp luật của Việt Nam có liên quan tới hoạt động cung cấp
thông tin tài liệu lưu trữ trên mạng internet:
- Nghị định 55/2001/NĐ-CP ngày 23 tháng 8 năm 2001 của Chính
phủ về quản lý, cung cấp và sử dụng dịch vụ Internet,
- Quyết định số 131/QĐ-LTNN ngày 09 tháng 8 năm 2002 của
Cục Lưu trữ Nhà nước về việc mở Website của ngành Lưu trữ trên mạng
Internet,
- Quyết định số 28/QĐ-LTNN ngày 07 tháng 3 năm 2003 của Cục
Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy chế quản lý và sử dụng website Lưu
trữ Việt Nam trên Internet,
- Quyết định số 244/QĐ-VTLTNN ngày 24 tháng 5 năm 2005 của

Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Về việc ban hành quy chế tổ chức, quản lý và
khai thác mạng tin học lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước,
- Quyết định số 246/QĐ-VTLTNN ngày 18 tháng 12 năm 2006
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc thành lập ban biên tập website
văn thư, lưu trữ Việt Nam,
- Quyết định số 247/QĐ-VTLTNN ngày 18 tháng 12 năm 2006 của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành quy định tổ chức và hoạt
động của website Lưu trữ Việt Nam trên Internet,
- Quyết định số 249/QĐ-BNV ngày 26 tháng 3 năm 2007 của Bộ
Nội vụ về việc Ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính
phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ,
- Giấy phép số 64/GP-BC ngày 12 tháng 02 năm 2007 của bộ văn
hóa thông tin về việc thiết lập trang tin điện tử trên internet.
16
- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ
tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu
trữ.
- Nghị định số 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 10 tháng 04
năm 2007 quy định về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
của cơ quan Nhà nước.
- Nghị định số 97/2008/NĐ-CP của Chính phủ ngày 28 tháng 8
năm 2008 quy định về việc quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ internet và
thông tin điện tử trên internet tại Việt Nam,
- Nghị định 28/2009/NĐ-CP của Chính phủ ngày 20 tháng 3 năm
2009 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong quản lý, cung cấp, sử dụng
dịch vụ Internet và thông tin điện tử trên Internet.
- Thông tư số 14/2010/TT-BTTTT ngày 29 tháng 6 năm 2010 của
Bộ thông tư truyền thông quy định chi tiết một số điều của Nghị định số
97/2008/NĐ-CP ngày 28 tháng 08 năm 2008 của Chính phủ về quản lý cung
cấp sử dụng dịch vụ trên internet và thông tin điện tử trên internet đối với

hoạt động quản lý trang thông tin điện và dịch vụ mạng xã hội tực tuyến
- Thông tư 06/2011/TT-BTTTT ngày 28 tháng 02 năm 2011 của
Bộ Thông tin và Truyền thông Quy định về lập và quản lý chi phí đầu tư ứng
dụng công nghệ thông tin,
- Thông tư số 24/2011/TT-BTTTT ngày 20 tháng 9 năm 2011 của
Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về việc tạo lập, sử dụng và lưu trữ dữ
liệu đặc tả trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ
quan nhà nước,
- Nghị định số 83/2011/NĐ-CP ngày 20 tháng 9 năm 2011 của
Chính phủ về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực viễn thông;
- Thông tư số 27/2011/TT-BTTTT ngày 4 tháng 10 năm 2011 của
Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về điều phối các hoạt động ứng cứu
sự cố mạng Internet Việt Nam,
17
Quy định điều chỉnh của các văn bản trên đối với hoạt động cung cấp
thông tin tài liệu lưu trữ trên mạng internet được thể hiện ở các nội dung:
 Quyền và trách nhiệm của các cơ quan Nhà nước trong việc quản
lý, cung cấp và sử dụng dịch vụ Internet.
 Quyền và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong
việc quản lý, sử dụng và khai thác thông tin trên website của Cục Văn thư
Lưu trữ Nhà nước.
 Thành phần ban biên tập website, cấu trúc và hoạt động của
website lưu trữ.
 Nguồn kinh phí để duy trì hoạt động của website.
 Hình thức cung cấp và cập nhật thông tin trên mạng.
 Vấn đề khen thưởng kỉ luật đối với ban biên tập website của Cục
Văn thư Lưu trữ Nhà nước.
 Biện pháp và trang thiết bị kiểm tra, kiểm soát đảm bảo an ninh
Quốc gia trong hoạt động Internet ở Việt Nam.
Có thể nói đã có khá nhiều các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà

nước quy định về việc cung cấp thông tin tài liệu trên mạng internet. Tuy
nhiên các văn bản này mới chỉ dừng lại ở việc quy định một cách rất chung
chung trách nhiệm của các Bộ, các ban ngành, các cơ quan Nhà nước trong
việc quản lý về internet, cách đăng kí tên miền trên mạng internet, các hình
thức vi phạm pháp luật khi cung cấp thông tin trên mạng internet Tuy nhiên
các văn bản quy phạm pháp luật chưa nêu một cách cụ thể về hình thức xử
phạt, mức độ xử phạt tương ứng với hành vi vi phạm, chưa có văn bản hướng
dẫn cụ thể về việc quản lý, kiểm soát thông tin trên mạng internet.
Gần đây nhất, trong Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm
2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị
của tài liệu lưu trữ có nội dung đề cập đến việc nghiên cứu ứng dụng công
nghệ thông tin trong khai thác sử dụng tài liệu; bố trí diện tích để thường
xuyên tổ chức triển lãm, trưng bày TLLT… tạo mọi điều kiện để việc khai
thác sử dụng TLLT nhanh chóng và có hiệu quả. Đặc biệt sự ra đời của quyết
định số 247/QĐ-VTLTNN ngày 18 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành quy định tổ chức và hoạt động của
18
website Lưu trữ Việt Nam trên Internet đã tạo ra cơ sở và căn cứ pháp lý
trong việc cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ trên website lưu trữ Quốc gia.
Tóm lại, những quy định do Nhà nước ban hành mặc dù chưa thật sự
đầy đủ và toàn diện nhưng đã góp phần tạo dựng cơ sở pháp lý và tiền đề cho
việc cung cấp thông tin TLLT trên website của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà
nước. Từ đó giúp tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị của TLLT trên mọi
mặt đời sống xã hội.
 Về phương diện khoa học
Muốn hình thức cung cấp thông tin TLLT trên website lưu trữ thực sự
hiệu quả và phù hợp với điều kiện thực tế của ngành lưu trữ nước ta thì việc
nghiên cứu các hình thức khai thác và sử dụng TLLT, mục đích khai thác sử
dụng TLLT là rất cần thiết. Đây chính là căn cứ khoa học để xây dựng và
thiết kế website lưu trữ.

+ Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng TLLT
Từ trước đến nay, các cơ quan lưu trữ ở Việt Nam và thế giới đã
nghiên cứu và áp dụng nhiều hình thức khác nhau để giúp độc giả có thể dễ
dàng và thuận lợi trong việc tiếp cận và khai thác các tài liệu lưu trữ. Có thể
kể đến một số hình thức truyền thống đã được áp dụng phổ biến như: nghiên
cứu tài liệu lưu trữ tại phòng đọc; cho độc giả mượn tài liệu, thông báo, giới
thiệu tài liệu lưu trữ, cấp phát các bản chứng thực tài liệu lưu trữ, tổ chức triển
lãm tài liệu lưu trữ, khai thác tài liệu để biên soạn các sách chuyên khảo, khai
thác tài liệu lưu trữ để xây dựng các bộ phim, các tập ảnh về một chủ đề nhất
định, công bố tài liệu lưu trữ…
- Nghiên cứu tài liệu lưu trữ tại phòng đọc
Nghiên cứu tài liệu lưu trữ tại phòng đọc là một trong những hình thức
chủ yếu được áp dụng phổ biến trong các lưu trữ Quốc gia, các lưu trữ cơ
quan. Nghiên cứu tài liệu lưu trữ tại phòng đọc có nhiều ưu điểm: Người đọc
có thể trực tiếp nghiên cứu tài liệu lưu trữ, hoặc cùng một lúc nghiên cứu
được nhiều văn bản cần thiết có nội dung liên quan với nhau; phòng đọc có
điều kiện để phục vụ được đông đảo độc giả, giới thiệu cho độc giả nhiều tài
liệu lưu trữ liên quan đến các chủ để nghiên cứu của họ. Tổ chức tốt phòng
19
đọc, các lưu trữ Quốc gia, các lưu trữ cơ quan có điều kiện bảo vệ an toàn tài
liệu lưu trữ, tránh được sự mất mát, hư hỏng tài liệu, góp phần bảo vệ bí mật
Quốc gia. Phòng đọc là nơi tiếp xúc với nhiều độc giả nên trực tiếp thu nhận
được nhiều ý kiến đóng góp khác nhau để cải tiến công tác phục vụ độc giả.
Tuy nhiên hạn chế của hình thức này là không phù hợp với đối tượng độc giả
ở xa, không có điều kiện đến nghiên cứu TLLT tại phòng đọc. Mặt khác trước
khi được tiếp xúc với tài liệu, độc giả phải tiến hành các thủ tục khá rườm rà,
đây là một trong những hạn chế của hình thức này. Hơn nữa tính chia sẻ
thông tin của hình thức khai thác sử dụng TLLT này rất thấp, vì cùng thời
điểm, một tài liệu không thể phục vụ được nhiều độc giả.
- Thông báo tài liệu lưu trữ

Thông báo tài liệu lưu trữ là một hình thức sử dụng tài liệu mang tính
chủ động và được áp dụng phổ biến trong các lưu trữ Quốc gia hoặc các lưu
trữ cơ quan. Mục đích của công việc này là giới thiệu, thông tin cho các cơ
quan, người nghiên cứu các tài liệu khoa học, lịch sử hiện đang bảo quản
trong lưu trữ Quốc gia hoặc lưu trữ cơ quan. Thông qua hình thức này người
nghiên cứu nắm được thành phần và nội dung tài liệu trong kho các kho lưu
trữ để có kế hoạch nghiên cứu phục vụ công tác. Căn cứ vào nội dung đặc
điểm của các bản thông báo tài liệu lưu trữ có thể chia nó thành ba loại chính
sau: Bản thông báo tài liệu lưu trữ; bản giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên
đề; mục tiêu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề. Tuy nhiên hạn chế của hình thức
là tính chia sẻ thông tin không cao.
- Cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ
Bản chứng nhận lưu trữ còn gọi là chứng thực lưu trữ là một văn bản
do cơ quan lưu trữ biên soạn và chứng thực để xác minh trong lưu trữ Quốc
gia hoặc lưu trữ cơ quan bảo quản những tài liệu lưu trữ liên quan đến một
vấn đề, một sự việc được ghi trong tài liệu lưu trữ có kèm theo kí hiệu tra tìm
tài liệu đó. Hình thức này giúp cho các cơ quan và cá nhân xác minh được vấn
đề đã xảy ra trong quá khứ, nhưng bị mất chứng cứ, cần phải dựa vào tài liệu
20
lưu trữ làm bằng chứng. Nhìn chung hình thức cung cấp bản sao và chứng
thực TLLT cũng phải trải qua các công đoạn và thủ tục khá rườm rà.
- Triển lãm tài liệu lưu trữ
Triển lãm tài liệu lưu trữ là hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ đa dạng,
có ảnh hưởng sâu rộng đến xã hội. Với hình thức này có thể giới thiệu cùng
một lúc nhiều loại hình tài liệu lưu trữ khác nhau đến nhiều đối tượng công
chúng. Triển lãm tài liệu lưu trữ có nhiều hình thức: triển lãm thường xuyên và
triển lãm định kỳ. Triển lãm định kỳ thường tổ chức ở những nơi công cộng, tại
các nhà văn hóa của thành phố, thị xã. Triển lãm tài liệu còn áp dụng hình thức
triển lãm cố định một chỗ hoặc triển lãm lưu động ở nhiều địa điểm khác nhau.
Triển lãm tài liệu lưu trữ có thể do một lưu trữ Quốc gia tổ chức, hoặc kết hợp một

số lưu trữ Quốc gia đứng ra tổ chức. Ngoài ra triển lãm tài liệu lưu trữ có thể kết
hợp tổ chức giữa cơ quan lưu trữ với các cơ quan bảo tàng, văn hóa.
Có thể nói, triển lãm TLLT thực sự trở thành một hình thức KTSD
TLLT mang tính chủ động và đem lại hiệu quả thiết thực. Người xem có thể
được tiếp xúc trực tiếp với TLLT, có cơ hội trao đổi về lưu trữ và TLLT trong
buổi triển lãm…Tuy nhiên để có thể thực hiện một triển lãm tài liệu lưu trữ
thành công, các lưu trữ phải trải qua một quy trình, thủ tục nhất định, cần có
một nguồn kinh phí nhất định để thuê mặt bằng triển lãm. Đồng thời phải
quan tâm đến vấn đề bảo quản an toàn TLLT trong suốt thời gian diễ ra triển
lãm. Chính vì vậy, để tăng cường và phát huy giá trị của TLLT, việc nghiên
cứu xây dựng một quy trình chung về triển lãm TLLT là rất cần thiết.
- Công bố tài liệu lưu trữ
Công bố tài liệu chiếm vị trí quan trọng trong công tác của cơ quan lưu
trữ. Công bố tài liệu nhằm cung cấp cho người nghiên cứu những tài liệu lưu
trữ có ý nghĩa để phục vụ hoạt động nghiên cứu khoa học, hoặc thông qua
21
công tác này để tuyên truyền, giáo dục quần chúng về một chủ trương, tư
tưởng nào đó. Hạn chế của hình thức này là thông tin chỉ đến với một nhóm
đối tượng cụ thể chủ yếu là những người quan tâm và nghiên cứu về các
TLLT được công bố.
- Khai thác tài liệu lưu trữ để xây dựng các bộ phim, các tập ảnh
theo chuyên đề
Xây dựng các bộ phim, tập ảnh chuyên đề dựa trên tài liệu lưu trữ cũng
là một hình thức hoạt động có tính chất tuyên truyền rộng rãi góp phần phát
huy giá trị TLLT. Giá trị thông tin, hình ảnh và âm thanh từ các loại tài liệu
lưu trữ đặc biệt là tài liệu lưu trữ nghe nhìn nếu được nghiên cứu xây dựng
theo chuyên đề nhất định sẽ đem lại hiệu quả thiết thực trong phát huy giá trị
TLLT.
Trong những năm gần đây, do sự phát triển của khoa học và công nghệ,
các cơ quan lưu trữ đã nghiên cứu và đi vào áp dụng một số hình thức mới

nhằm giúp độc giả có thể tiếp cận nhanh hơn, khai thác tài liệu hiệu quả hơn.
Một số hình thức khai thác mới cũng đã và đang được nghiên cứu, áp dụng ở
Việt Nam như: cung cấp tài liệu lưu trữ theo hợp đồng; cung cấp TLLT hay
thông tin TLLT qua đường bưu điện, tư vấn KTSD TLLT hoặc tổ chức phòng
đọc “trực tuyến”- phòng đọc “ảo”, khai thác tài liệu lưu trữ qua mạng nội bộ
(Mạng LAN) và mạng toàn cầu (INTERNET)…
Có thể thấy, mỗi một hình thức khai thác, sử dụng TLLT kể trên đều có
những ưu điểm, hạn chế và phương pháp tổ chức riêng. Vì vâỵ, các cán bộ lưu trữ
cần phải nắm vững đặc điểm của từng hình thức để có thể nghiên cứu, áp dụng
vào thực tế ở cơ quan cho phù hợp, lựa chọn hình thức khai thác tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ tối ưu nhất cho cơ quan mình. Mặt khác, cũng do đặc điểm trên,
nên các cơ quan lưu trữ cần áp dụng nhiều hình thức khác nhau để phát huy ưu
điểm, khắc phục hạn chế của các hình thức.
+ Mục đích của hoạt động tổ chức KTSD TLLT
22
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm mục đích đưa tài liệu lưu trữ vào
phục vụ cho các nhu cầu xã hội, phục vụ các cơ quan Đảng và Nhà nước, các
tổ chức xã hội, các nhà nghiên cứu và mọi công dân. Tổ chức sử dụng tài liệu
lưu trữ nhằm biến các thông tin quá khứ được bảo quản trong các kho lưu trữ
thành những tư liệu bổ ích phục vụ sự nghiệp xây dựng kinh tế, phát triển văn
hoá, khoa học kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử. Tài liệu lưu trữ phục vụ cho sự
nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước; xây dựng nền văn hoá tiên
tiến đậm đà bản sắc dân tộc. Có thể khái quát mục đích của hoạt tổ chức
KTSD TLLT thành hai mục đích chính là phục vụ mục đích công và phục vụ
mục đích cá nhân.
Khai thác sử dụng TLLT phục vụ mục đích công vụ: chính là khai
thác và sử dụng TLLT vào hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa – xã hội, y tế,
quản lý… Cụ thể như:
TLLT hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức vì
vậy ít nhiều trong nội dung của nó sẽ phản ánh chủ trương, đường lối và

chính sách của Đảng và Nhà nước ta. Chính vì vậy TLLT rất có giá trị để các
cơ quan nhà nước, các nhà quản lý tổng kết những thành tựu đã đạt được,
hoạch định đường lối, chính sách và xây dựng các mục tiêu phát triển của đất
nước trong tương lai. Mặt khác, tài liệu lưu trữ có thể sử dụng làm bằng
chứng để chứng minh chủ quyền lãnh thổ của từng địa phương và của Quốc
gia; giải quyết các vấn đề tranh chấp, xung đột về biên giới, lãnh thổ, cơ sở
thờ tự của các tôn giáo…
Ví dụ như trong quá trình xác lập chủ quyền của Việt Nam tại quần đảo
Hoàng Sa và Trường Sa, chúng ta đã dẫn ra rất nhiều tài liệu còn lưu lại và có
sức thuyết phục để chứng minh quần đảo Hoàng Sa và Trường Sa thuộc chủ
quyền lãnh thổ của Việt Nam. Tiêu biếu là bộ hồ sơ mang tên “Ty khí tượng
Hoàng Sa 1955” do Chi Cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế tìm thấy
trong kho lưu trữ lịch sử của Chi cục. Bộ hồ sơ gồm 10 trang với 4 trang tiếng
Việt và 6 trang tiếng Pháp với nội dung đề nghị phê chuẩn việc sửa Ty khí
23
tượng Hoàng Sa năm 1955. Thứ hai là Châu bản triều Nguyễn với nhiều căn
cứ để khẳng định Hoàng Sa thuộc chủ quyền của Việt Nam cả trước và sau
thế chiến. Bên cạnh đó còn rất nhiều các tài liệu quan trọng khác là căn cứ xác
thực để chứng minh chủ quyền của Việt Nam tại hai quần đảo Hoàng Sa và
Trường Sa.
Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn là nguồn thông tin đáng tin cậy hỗ trợ đắc
lực cho công tác bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội cũng như phục
vụ công tác phòng, chống và điều tra, truy tìm tội phạm. Việc nghiên cứu hồ
sơ của nhiều vụ án cũng giúp các cơ quan chức năng tìm ra quy luật hoạt
động của các băng nhóm tội phạm để có biện pháp ngăn chặn và điều tra xử
lý.
Như vậy có thể nói trong lĩnh vực chính trị tài liệu lưu trữ có vai trò hết
sức to lớn, thực sự vô giá, nó là kí ức của nhân loại nói chung và của từng
Quốc gia nói riêng.
Trong lĩnh vực kinh tế, các thông tin trong tài liệu lưu trữ còn được khai

thác để phục vụ việc tìm kiếm và khai thác các tài nguyên, khoáng sản. Việc
khái thác và sử dụng các thông tin trong tài liệu lưu trữ đã giúp cho Nhà nước
tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và tiền của. Ngoài ra đối với các
cơ quan, tổ chức kinh tế, tài liệu lưu trữ còn là kho tàng thông tin về công
nghệ, kinh nghiệm, bí quyết sản xuất, kinh doanh. Hiện nay trong bối cảnh
đất nước hội nhập kinh tế quốc tế và bước vào nền kinh tế thị trường, việc
khai thác tài liệu lưu trữ sẽ giúp các doanh nghiệp tham khảo và áp dụng được
nhiều công nghệ hiện đại, nhiều kinh nghiệm quản lý để đẩy mạnh phát triển
sản xuất, kinh doanh.
Bên cạnh đó, TLLT còn được khai thác sử dụng phục vụ xây dựng, tu
bổ, sửa chữa các công trình xây dựng cơ bản. Cụ thể là nhờ vào các tài liệu
thiết kế công trình, các bản vẽ kĩ thuật còn lưu giữ được sẽ giúp chúng ta
trong việc khai thác sử dụng công trình một cách hợp lý nhất, vừa đảm kéo
dài tuổi thọ cho công trình mà vẫn phát huy được giá trị về mọi mặt của công
trình.
24
Thông tin trong tài liệu lưu trữ được khai thác và sử dụng để phục vụ
cho việc nghiên cứu văn hóa của các dân tộc, văn hóa vùng, miền. Những
nghiên cứu về văn hóa dựa trên cơ sở các thông tin từ tài liệu lưu trữ đã góp
phần giới thiệu những nét văn hóa truyền thống của văn hóa Việt Nam với
bạn bè thế giới. Tài liệu lưu trữ còn được các nhà biên kịch, đạo diễn phim,
sân khấu khai thác sử dụng để xác định bối cảnh xã hội, thiết kế trang phục,
đạo cụ cho các bộ phim, vở kịch của từng thời kỳ lịch sử khác nhau…
Tài liệu lưu trữ còn có giá trị đặc biệt trong lĩnh vực quản lý xã hội, vì
nó cung cấp thông tin cho việc nghiên cứu định hướng các chính sách về tôn
giáo, dân tộc. Ngoài ra tài liệu lưu trữ còn cung cấp những thông tin đáng tin
cậy để Đảng, Nhà nước giải quyết các chế độ chính sách cho những người có
công, những đối tượng xã hội, vì các tài liệu lưu trữ có liên quan đến: hồ sơ
liệt sỹ, thương binh, hồ sơ cán bộ đi B…
Trong lĩnh vực giáo dục, tài liệu lưu trữ luôn luôn là nguồn thông tin có

nhiều giá trị. Cũng như trong lĩnh vực kinh tế, để xây dựng chiến lược và kế
hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục, các nhà quản lý giáo dục không thể
không khai thác các số liệu thống kê về dân số, về chương trình và kết quả
đào tạo. Đặc biệt trong lĩnh vực giáo dục truyền thống, giá trị của tài liệu lưu
trữ đã được phát huy tích cực.
Trong lĩnh vực y tế, nếu biết khai thác và sử dụng các hồ sơ bệnh án
trong các bệnh viện, chúng ta có thể nghiên cứu diễn biến và biểu hiện của
nhiều loại bệnh khác nhau để đề ra các biện pháp phòng ngừa, điều trị, nhất là
các loại dịch bệnh phức tạp như hiện nay.
Trong lĩnh vực quản lý, tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin không thể
thiếu. Hàng ngày, hàng giờ các cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý ở các cơ quan,
tổ chức phải thường xuyên khai thác và sử dụng những thông tin trong tài liệu
lưu trữ để hoạch định các chương trình, kế hoạch và ban hành các quyết định
quản lý cho phù hợp. Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ là bằng chứng, là căn cứ
25