Báo cáo thực tập giữa khóa chuyên ngành quản trị văn phòng

Báo Cáo Thực Tập
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, công tác Quản trị hành chính văn phòng đang dần khẳng định vị thế và tầm
quan trọng của mình trong các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, nguồn nhân lực có trình độ
chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng tại các cơ quan còn thiếu rất nhiều.
Công việc chính của công tác hành chính văn phòng là tham gia tổ chức lưu trữ các hồ
sơ, chứng từ, công tác soạn thảo văn bảo, vào sổ công văn đi công văn đến, duyệt văn bản,
chuyển giao văn bản, lập hồ sơ hiện hành, duy trì, ghi nhớ các hồ sử, sắp xêp phân loại
thiêu hủy hồ sơ, trả các thủ tục hành chính và in ấn đánh máy vi tính…
Hoạt động của công tác Quản trị hành chính văn phòng đóng góp một phần không nhỏ
vào sự phát triển của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức. Vì vậy, công tác hành chính văn
phòng cần được tổ chức quản lý một cách khoa học và hoạt động có hiệu quả cao. Từ đó
sẽ giúp cho đơn vị đó triển khai công việc được thuận lợi, đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã
hội cũng như chất lượng công việc.
Là sinh viên đang theo học chuyên ngành Lưu trữ - Quản trị văn phòng khóa học
2012 – 2015 của trường Đại học Đồng Nai, với phương châm gắn liền lý luận và thực tiễn
trong công tác đào tạo của trường. Với mục đích củng cố kiến thức và giúp cho sinh viên
có điều kiện cọ xát thực tế với công việc thuộc chuyên ngành học tập của mình. Trường
Đại học Đồng Nai nói chung và khoa Tổng hợp nói riêng đã tổ chức đợt thực tập giữa
khóa cho sinh viên về nghiệp vụ Quản trị hành chính văn phòng.
Khi được nhà trường đạo điều kiện để tiếp xúc với môi trường làm việc thưc tế em đã
xác định mục tiêu phải cố gắng nhiều trong đợt thực tập này. Trong đợt thực tập giữa khóa
tại UBND xã Cây Gáo, huyện Trảng Bom với tiêu chí vận dụng những kiến thức đã học ở
trường vào công việc thực tế, học hỏi thêm những kiến thức mới trong quá trình thực tập
tại cơ sở và đúc kết những kinh nghiệm quý báu trong công việc.
Và sau một tháng được phân công thực tập mảng văn phòng. Với sự giới thiệu của
nhà trường và sự đồng ý của ban lãnh đạo HĐND-UBND xã Cây Gáo. Tuy còn nhiều khó
khăn trong việc áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế song dưới sự chỉ đạo và
hướng dẫn tận tình của các anh chị cán bộ trong cơ quan giúp em có thêm nhiều kiến thức
và kinh nghiệm quý báu. Từ đó em có thể hoàn thành bài báo cáo của mình một cách đầy
đủ và hoàn chỉnh nhất.

Em xin chân thành cảm ơn đến Ban Giám Hiệu, Quý thầy cô nhà trường đã giúp em
trong suốt quá trình thực tập. Bên cạnh đó, em cũng xin chân thành cảm ơn đến lãnh đạo
xã Cây Gáo đã tiếp nhận em vào thực tập tại cơ quan, tất cả các cô chú anh chị cán bộ cơ
quan đã tận tình giúp đõ, nhắc nhở, động viên, hướng dẫn hết sức chu đáo, góp ý kiến, tạo
điều kiện để em hoàn thành tốt đợt thực tập và hoàn chỉnh bài báo cáo.
Do thời gian thực tập có hạn nên việc phân tích báo cáo của em còn nhiều sai sót, vậy
mong được sự góp ý của quý thầy cô để bài báo cáo của em được hoàn thành tốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
1
Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng
Báo Cáo Thực Tập
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng.
Ngày sinh: 20/3/1993
MSSV: 2112190650
Lớp: Cao đẳng Quản trị văn phòng - K37
Trường: Đại học Đồng Nai
Thực tập tại : UBND xã Cây Gáo, huyện Trảng Bom. Tỉnh Đồng Nai.
Từ ngày: 16/03/2015 đến ngày 09/05/2015
Nội dung thực tập:
Khảo sát thực tế về công tác lưu trữ tại cơ quan.
Thực hành các nghiệp vụ về công tác lưu trữ.
Nhận xét của cơ quan thực tập:

Biên Hòa, ngày 09 tháng 5 năm 2015
CƠ QUAN THỰC TẬP
2
Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng
Báo Cáo Thực Tập
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do –Hạnh phúc
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng
Ngày sinh: 20/3/1993
MSSV: 2112190650
Lớp: Cao đẳng Quản trị văn phòng – K37
Trường: Đại học Đồng Nai
Thực tập tại : UBND xã Cây Gáo, huyện Trảng Bom. Tỉnh Đồng Nai.
Từ ngày: 30/6/2014 đến ngày 26/7/2014
Nội dung thực tập:
Công tác Lưu trữ và Quản trị hành chính văn phòng.
Nhận xét của giảng viên hướng dẫn:








Biên Hòa, ngày 26 tháng 07 năm 2014
GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

3
Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng
Báo Cáo Thực Tập
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 3
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 4
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 5
MỤC LỤC 6
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 8
NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP 9
PHẦN 1: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ 9
1. Khái quất về cơ quan- nơi sinh viên thực tập 9
1.1. Tên cơ quan, lịch sử hình thành và phát triển 9
1.1.1. Tên cơ quan 9
1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển 9
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 9
1.2.1. Chức năng 9
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Cây Gáo 9
1.2.3. Cơ cấu tổ chức 10
2. Về Quản trị hành chánh văn phòng 11
2.1. Tình hình chung của văn phòng cơ quan 11
2.1.1. Chức năng của văn phòng 11
2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 11
2.1.3. Cơ cấu tổ chức văn phòng 12
2.1.4. Các quy chế hoạt động của văn phòng 12
2.1.5. Đội ngũ các bộ, nhân viên văn phòng 13
2.2. Tình hình một số nội dung của công tác văn phòng cơ quan 14
2.2.1. Lập kế hoạch – chương trình công tác 14
2.2.2. Hoạt động thu thập xử lý thông tin 14
2.2.3. Tổ chức hội họp 14

2.2.4. Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế làm việc của cơ quan 15
2.2.5. Tổ chức sắp xếp nơi làm việc và trang thiết bị, phương tiện làm
việc trong văn phòng 15
2.3. Nhận xét chung 16
3. Công tác văn thư 17
3.1. Tổ chức – cán bộ văn thư của cơ quan 17
3.2. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về CTVT đã được ban hành 17
4
Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng
Báo Cáo Thực Tập
3.3. Tiến hành thực hiện các nghiệp vụ của CTVT 17
3.3.1. Soạn thảo, ban hành văn bản 17
3.3.2. Quản lý văn bản đến 18
3.3.3. Quản lý văn bản đi 18
3.3.4. Quản lý và sử dụng con dấu 18
3.3.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 19
3.3.6. Tình hình ứng dụng tin học trong CTVT 19
3.4. Tình hình trang thiết bị sử dụng trong CTVT 19
3.5. Nhận xét chung 20
PHẦN II: TRỰC TIẾP THỰC HIỆN CÁC NỘI DUNG NGHIỆP VỤ 21
1. Về quản trị hành chính văn phòng 21
1.1. Lập kế hoạch, chương trình công tác 21
1.2. Tổ chức hội họp 23
1.3. Thu thập, xử lý thông tin 23
1.4. Xây dựng quy chế làm việc 24
1.5. Thực hành sử dụng các thiết bị trong văn phòng 24
2. Thực hành nghiệp vụ công tác văn thư 25
2.1. Soạn thảo và trình bày thể thức văn bản 25
2.2. Thực hành đăng ký văn bản đến 33
2.3. Thực hành đăng ký văn bản đi 38

2.4. Thực hành lập hồ sơ hiện hành 41
2.5. Thực hành sử dụng con dấu tại bộ phận văn thư cơ quan 45
PHẦN III: NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT 46
PHẦN IV: KẾT LUẬN 47
PHỤ LỤC HỒ SƠ 49
5
Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng
Báo Cáo Thực Tập
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
UBND Ủy ban nhân dân
HĐND Hội đồng nhân dân
TB-XH Thương binh – xã hội
VH-TT Văn hóa – thông tin
VH-XH Văn hóa – xã hội
KT-NT Kinh tế - Nông thôn
CTVT Công tác văn thư
TTr Tờ trình
BB Biên bản
CV Công văn
QĐ Quyết định
QC Quy chế
VP Văn phòng
VT Văn thư
KH Kế hoạch
NQ Nghị quyết
KT Ký thay
TB Trưởng ban
PTB Phó trưởng ban
Đ/c Đồng chí
NĐ-CP Nghị định – Chính phủ

BC Báo cáo
MTTQ Mặt trận tổ quốc
ĐU Đảng Ủy
NQ/TW Nghị quyết/Trung ương
KH/TU Kế hoạch/Trung ương
NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
PHẦN I: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ
1. Khái quát về cơ quan thực tập.
1.1. Tên cơ quan, lịch sử hình thành và phát triển.
1.1.1. Tên cơ quan.
Tên đơn vị thực tập: UBND xã Cây Gáo, huyện Trảng Bom. Tỉnh Đồng Nai.
Chủ tịch UBND xã: Vòng A Cẩu.
6
Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng
Báo Cáo Thực Tập
Địa chỉ: Ấp Tân Lập, xã Cây Gáo, huyện Trảng Bom. Tỉnh Đồng Nai.
1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển.
Xã Cây Gáo trước đây thuộc huyện Thống Nhất, tỉnh Đồng Nai, được thành lập vào
năm 1994. Đến tháng 8 năm 2003 tách một số xã của huyện Thống Nhất để thành lập
huyện Trảng Bom, trong đó có xã Cây Gáo.
Xã Cây Gáo có diện tích 17,21 km², nằm ở phía Tây huyện Trảng Bom, cách thị Trấn
Trảng Bom 10,7 km. Giáp với các xã Thanh Bình, Sông Thao, Sông Trầu.
UBND xã Cây Gáo được thành lập chính thức thuộc UBND huyện Trảng Bom vào
tháng 8 năm 2003. Từ những ngày đầu thành lập đến nay các cán bộ và viên chức đã
không ngừng cố gắng phấn đấu đi lên để đáp ứng nhu cầu làm việc cũng như phục vụ
nhân dân ở các lĩnh vực khác nhau.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức.
1.2.1. Chức năng:
UBND xã Cây Gáo có chức năng tổ chức và chỉ đạo thi hành hiến pháp, luật, các
văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp. UBND cấp

trên chỉ đạo hoạt động của UBND cấp dưới trực tiếp. Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền
hạn do pháp luật quy định, UBND ra quyết định, chỉ thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra
việc thi hành các văn bản đó.
UBND xã Cây Gáo có trụ sở tại ấp Tân Lập 1, xã Cây Gáo, huyện Trảng Bom. Tỉnh
Đồng Nai. Có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng.
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Cây Gáo.
Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông, lâm, nghiệp, ngư, công
nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mai - dịch vụ, văn hoá, giáo dục, y tế, khoa học,
công nghệ và môi trường; thể dục – thể thao, báo chí phát thanh và các lĩnh vực xã hội
khác; quản lý Nhà nước về đất đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác, quản lý việc
thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hoá.
Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp trong cơ quan Nhà nước, tổ
chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân ở địa phương.
Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực
lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự,
nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên, chính sách hậu phương quân đội và chính
sách đối với các lực lượng vũ trang nhân dân ở địa phương, quản lý hộ tịch, hộ khẩu ở
địa phương, quản lý việc cư trú đi lại của người nước ngoài ở địa phương.
Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội,
bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác
của công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn xã hội
khác.
Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ công chức
viên chức Nhà nước và cán bộ cấp xã, công tác bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp của
Chính phủ.
7
Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng
Báo Cáo Thực Tập
Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án dân sự ở địa phương theo quy định của pháp

luật.
Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương theo quy định của pháp
luật.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND xã Cây Gáo

 Giới thiệu về cơ cấu tổ chức:
UBND xã Cây Gáo có chủ tịch và các phó chủ tịch do HĐND các cấp bầu ra. Tổ
chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc UBND xã Cây Gáo do chủ tịch UBND
quy định.
Hiện nay UBND có 22 cán bộ trong biên chế của cơ quan, còn lại là hợp đồng. Hầu
hết các cán bộ đều có trình độ Đại học chuyên ngành và Cao đẳng chuyển ngành, nhiều
cán bộ được đạo tạo với trình độ Trung cấp chuyên nghiệp.
Cụ thể, theo thống kê mới nhất về trình độ chuyên môn – nghiệp vụ của UBND xã
Cây Gáo như sau:
Trên Đại học: 01 người.
Đại học hành chính: 03 người.
Đại học ngành khác: 05 người.
Cao đẳng: 07 người.
Trung cấp: 06 người.
 Chức năng của từng ban:
Cán bộ văn phòng: là ban tham mưu và giúp đỡ cho lãnh đạo UBND trong xây dựng,
là ban thông tin tổng hợp hoạt động của Ủy ban, triển khai thực hiện ngân sách, kế hoạch
đầu tư và trực tiếp triển khai công tác hành chính của Ủy ban. Vừa phụ trách công tác bảo
vệ quản lý cơ sở vật chất, phục vụ mọi hoạt động của Ủy ban.
8
Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng
Chủ tịch UBND
(Phụ trách chung)
Phó chủ tịch UBND

(Phụ trách VH-XH)
Phó chủ tịch UBND
(Phụ trách KT-NT)
Công
thương
nghiệp
Quân
sự,
công
an
Văn
phòng
ủy ban
Kế
toán,
ngân
sách
Giáo
dục
đào
tạo
Tư
pháp,
hộ
tịch
Dân
số, kế
hoạch
hóa
gia

đình
VH-
TT
thể
thao,g
iáo
dục
Lao
động
TB-
XH
và trẻ
em
Nông
thông,x
ây
dựng,
môi
trường
Báo Cáo Thực Tập
Ban địa chính – xây dựng: là ban có chức năng quản lý quyền sử dụng đất đai,
chuyển nhượng thế chấp, tặng quyền sở hữu đất và cấp giấy phép xây dựng hoặc giải
phóng mặt bằng.
Ban tư pháp: có chức năng kiểm tra, xử lý các công văn của Ủy ban.
Cán bộ kế toán – tài chính: tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo, Ủy ban tổ chức thực
hiện công tác kế toán, thống kê, và tài chính của Ủy ban theo điều lệ tổ chức kế toán Nhà
nước và các qui định kế toán tài chính của UBND.
Ban chỉ huy quân sự: có chức năng nhận công văn, báo cáo của Đảng Ủy, Huyện Ủy
về công tác quân sự.
Ban công an: là ban có chức năng đảm bảo trật tự an ninh trong địa bàn xã.

Cán bộ thuế thương nghiệp: là ban có chức năng thực hiện luật thuế áp dụng đối với
hộ kinh doanh nhỏ trong địa bàn xã.
Ban văn hóa thông tin: là ban có chức năng làm công tác tuyên truyền những chủ
trương, chính sách về văn hóa và góp phần xây dựng nếp sống văn hóa, văn minh cho
nhân dân.
2. Về quản trị hành chính văn phòng.
2.1. Tình hình chung của văn phòng cơ quan.
2.1.1. Chức năng của văn phòng.
Văn phòng có chức năng tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo UBND xã Cây Gáo
trong xây dựng, triển khai thực hiện kế hoạch ngân sách, kế hoạch đầu tư và trực tiếp
triển khai công tác hành chính quản trị của Ủy ban. Phục vụ yêu cầu quản lý công tác văn
thư – lưu trữ của UBND xã.
2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.
Lập và tổ chức kế hoạch hàng năm của UBND và lập kế hoạch sáu tháng đầu năm,
cuối năm…Định kỳ báo cáo công tác thực hiện kế hoạch theo quy định.
Thường xuyên theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện các chương trình theo đúng kế
hoạch và phải giải quyết kịp thời các công việc đột xuất. Tháo gỡ những khó khăn, trở
ngại trong quá trình thực hiện kế hoạch.
Thu thập và xử lý thông tin kịp thời và chính xác.
Chuẩn bị các văn bản tổng hợp để báo cáo lên cấp trên.
Tổ chức các công tác văn thư, quản lý văn bản trong cơ quan và những văn bản ở bên
ngoài cơ quan gửi đến.
Tổ chức công tác lưu trữ hồ sơ của UBND để phục vụ cho việc tra tìm nhanh chóng
và thuận tiện.
Quản lý toàn bộ tài sản, vật tư, trang thiết bị, công cụ lao động của ủy ban.
Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, theo đúng quy định, quản lý và cấp giấy giới
thiệu.
Làm các thủ tục như: Đăng ký, quản lý con dấu, chuyển giao văn bản đi, đên, tiếp
nhận văn bản.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức văn phòng.

9
Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng
Báo Cáo Thực Tập
Sơ đồ tổ chức của văn phòng.
10
Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng
Báo Cáo Thực Tập
11
Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng
Báo Cáo Thực Tập
Trưởng ban chịu trách nhiệm UBND xã về tổ chức điều hành các công việc trong
phòng, tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của UBND, phân công chỉ đạo công việc
chung.
Cán bộ: thực hiện những công việc theo sự phân công của trưởng ban. Báo cáo tình
hình thực hiện nhiệm vụ trong tuần và kế hoạch tuần tới, làm các công việc phát sinh
theo sự phân công của trưởng ban, quản lý các thiết bị được giao có hiệu quả. Thực hiện
công tác văn thư, bảo mật, đăng ký, tiếp nhận, cấp phát, lưu trữ công văn, tài liệu đến và
đi.
2.1.4. Các quy chế hoạt động của văn phòng.
Làm việc theo nguyên tắc dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá
nhân và tinh thần chủ động sáng tạo của Chủ tịch, Phó chủ tịch, Ủy viên ban nhân dân.
Mỗi việc chỉ được giao một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính. Mỗi thành viên
Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công.
Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật, đúng thẩm
quyền và phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời và hiệu quả, theo
đúng trình tự, thủ tục, thời gian quy định và chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban
nhân dân phường.
Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên, sự lãnh đạo của Ủy
ban nhân dân, sự giám sát của Hội đồng nhân dân phường; phối hợp chặt chẽ giữa UBND
xã với Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân cùng cấp trong quá trình triển khai

thực hiện mọi nhiệm vụ.
Những thủ tục hành chính liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của công dân phải
được giải quyết nhanh chóng theo quy định của pháp luật.
2.1.5. Đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng.
Với đội cán bộ, nhân viên văn phòng tổng cộng 4 người. Bao gồm:
1. Trưởng ban: Phan Thế Quân.
Trình độ: Cao đẳng hành chính.
2. Cán bộ: Phạm Thị Vy.
Trình độ: Cao đẳng hành chính.
3. Cán bộ: Trần Văn Tuấn.
Trình độ: Trung cấp công tác xã hội.
4. Cán bô: Nguyễn Thị Mai.
Trình độ: Trung cấp thông tin học.
Đa số các cán bộ công chức của văn phòng đang theo học các lớp học tại chức để
nâng cao trình độ chuyên môn. Cán bộ công chức của văn phòng được bố trí theo trình
độ chuyên môn, năng lực nên đem lại hiệu quả công việc cao.
Năng lực thực hiện các công việc văn phòng của cán bộ nhân viên:
• Cán bộ, nhân viên có khả năng giao tiếp với công dân và tổ chức làm việc ở bộ phận tiếp
nhận và trả lời kết quả; bố trí phòng làm việc thích hợp, tiện nghi, đủ điều kiện phục vụ
nhân dân.
12
Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng
Báo Cáo Thực Tập
• Tuân thủ Quy chế làm việc của UBND phường, chấp hành sự phân công công tác của
Chủ tịch; giải quyết kịp thời công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao, không
để tồn đọng, ùn tắc; chấp hành nghiêm chỉnh quy định của pháp luật và nội quy cơ quan.
• Bảo quản, giữ gìn hồ sơ tài liệu liên quan đến công tác chuyên môn; tổ chức sắp xếp, lưu
trữ tài liệu có hệ thống phục vụ cho công tác lâu dài của UBND xã; thực hiện chế độ báo
cáo bảo đảm kịp thời, chính xác tình hình về lĩnh vực công việc mình phụ trách theo quy
định.

2.2. Tình hình một số nội dung của công tác văn phòng cơ quan.
2.2.1. Lập kế hoạch, chương trình công tác.
Theo quyết định của UBND xã, cán bộ văn thư của cơ quan có trách nhiệm xây dựng
chương trình, kế hoạch công tác hàng tuần cho toàn cơ quan, đồng thời theo dõi lịch làm
việc đó.
Đầu tuần công chức văn thư xây dựng, triển khai nhiệm vụ cho cán bộ công chức.
Văn phòng lập kế hoạch trình lên Chủ tịch xem xét. Cuối tuần họp giao ban. UBND
phường mỗi tháng họp 1 lần vào ngày 10 hàng tháng.
Kế hoạch cần có sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để sử
dụng và phối hợp các nguồn lực theo thứ tự thời gian, nhằm thực hiện các chức năng
nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu mà tổ chức hoặc cá nhân hoặc ở những khía cạnh nhất
định.
2.2.2. Hoạt động thu thập và xử lý thông tin.
Văn phòng thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND xã theo quy định của pháp luật. Thực hiện
công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật.
Kết hợp những hình thức xử lý thông tin khác nhau: thông tin liên lạc, quản lý hồ sơ
lưu trữ, thư từ, sao chép in ấn; trang thiết bị môi trường làm việc tốt đảm bảo công việc
tiến hành trôi chảy và nhanh chóng, hiệu quả.
Hoạt đông thu thập và xử lý thông tin là một trong những hoạt động quan trọng và
cần thiết đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Nơi đây cũng không ngoại lệ hiện đang cố gắng
đầu tư thêm các trang thiết bị và năng lực trình độ để hoạt động thu thập và xử lý thông
tin đạt hiệu quả cao nhất cũng như góp phần làm nền tảng tốt nhất cho những bước tiếp
theo trong quy trình quản trị văn phòng.
2.2.3. Tổ chức hội họp.
Trong UBND xã thường tổ chức các cuộc họp như: họp giao ban; họp tham mưu, tư
vấn; họp chuyên môn; họp triển khai của chủ tịch với công chức; họp tổng kết; họp kiểm
điểm, đánh giá; họp bất thường.
Xã thường tổ chức một cuộc họp theo trình tự sau:
- Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp.

13
Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng
Báo Cáo Thực Tập
- Xác định mục đích của cuộc họp.
- Chuẩn bị tổ chức các cuộc họp như lên danh sách thành phần và số lượng người
tham dự cuộc họp; đặt trước địa điểm và thời gian họp; chuẩn bị chương trình cuộc họp;
chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp; soạn thư mời và trình duyệt; gửi thư mời; chuẩn bị sơ đồ
bố trí chỗ ngồi trong phòng họp; tổ chức vệ sinh phòng họp; kiểm tra đèn, bàn ghế, máy
lạnh, ổ cắm điện, điện; chuẩn bị nước uống; khăn phủ bàn;
2.2.4. Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế làm việc của cơ quan.
Việc xây dựng và ban hành Quy chế làm việc dựa trên Quy chế làm việc mẫu của
UBND xã, phường, thị trấn được ban hành bởi Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg ngày
12/4/2006 của Thủ tướng Chính Phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu của UBND xã,
phường, thị trấn.
Quy chế và các quy định nói chung đều có một yêu cầu quan trọng là phải do một cơ
quan có thẩm quyền nhất định ban hành bằng văn bản và chịu trách nhiệm kiểm tra, giám
sát thực hiện. Trong hệ thống công quyền, cơ quan ban hành có vị trí hành chính càng
cao thì phạm vi áp dụng của quy chế càng rộng.
Trong hoạt động quản lý hành chính có Quy chế hoạt động của Trung tâm một cửa
liên thông; Quy chế thực hiện dân chủ ở cơ sở, Quy chế hoạt động của các cơ quan công
quyền; v.v… Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg ngày
12/4/2006 ban hành Quy chế làm việc mẫu của UBND xã, phường, thị trấn, quy định về
nguyên tắc, chế độ trách nhiệm, lề lối làm việc, quan hệ công tác và trình tự giải quyết
công việc của tập thể và từng thành viên UBND xã, phường, thị trấn. Trong các hoạt
khác cũng có nhiều quy chế được xây dựng và ban hành.
2.2.5. Tổ chức, sắp xếp nơi làm việc và trang thiết bị, phương tiện làm việc
trong văn phòng.
Văn phòng cơ quan được bố trí theo mặt bằng mở. Với 2 cửa ra vào. Tuy diện tích
văn phòng hơi hẹp nhưng do được bố trí theo mặt bằng mở nên văn phòng nhìn chung
thoáng, đáp ứng đủ ánh sáng. Tuy nhiên vị trí giữa bộ phận văn thư và lãnh đạo không

được bố trí gần nhau nên việc di chuyển tài liệu giữa văn thư và chủ tịch chiếm một
khoảng thời gian trong tiến trình giải quyết công việc.
Bàn làm việc của các nhân viên trong văn phòng được bố trí sát nhau và có thể nhìn
thấy nhau, có thể quan sát toàn bộ văn phòng; tạo được sự thân thiện giữa các thành viên
trong văn phòng. Tuy nhiên do không có không gian riêng nên không hạn chế được sự ồn
ào, công việc lại bị chi phối bởi hoàn cảnh khách quan.
Bàn làm việc của công chức văn phòng thống kê được đặt ở vị trí sát cửa ra vào rất
thuận tiện cho việc nhận và giao trả giấy tờ cho dân.
Văn phòng cơ quan bố trí đầy đủ các trang thiết bị văn phòng cần thiết phục vụ cho
công tác văn thư của cơ quan như: máy vi tính, máy photo, máy fax, tủ, bàn ghế,… giúp
cho việc xử lý công việc một cách chính xác và thuận lợi, tiến hành công việc thuận lợi.
14
Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng
Báo Cáo Thực Tập
2.3. Nhận xét chung
* Ưu điểm:
- Nhìn chung công tác tổ chức cán bộ văn phòng UBND xã Cây Gáo tương đối ổn
định, phù hợp. Văn phòng làm việc của phường được bố trí theo cơ chế “một cửa”. Văn
phòng thoáng mát, sạch sẽ bên trong văn phòng được bố trí đầy đủ các trang thiết bị như
máy tính, máy photocopy, máy in,… đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các
công việc của văn phòng được tốt hơn, mang lại hiệu quả cao trong công việc. Cũng
chính điều này đã tiết kiệm được thời gian và công sức của nhân viên.
- Cơ quan đặc biệt quan tâm đến năng suất và chất lượng làm việc của cán bộ công
chức, luôn tạo điều kiện thuận lợi để cán bộ công chức nâng cao trình độ, nghiệp vụ và
chất lượng làm việc.
- Các trang thiết bị phục vụ cho công việc đều được trang bị khá đầy đủ và nhất là sự
quan tâm của ban lãnh đạo UBND xã. Hiện nay một số ít cán bộ trong cơ quan được bồi
dưỡng, tập huấn đào tạo ngắn hạn.
- Cán bộ trẻ tuổi chiếm đa số, sự nhanh nhẹn và nhiệt tình, trình độ chuyên môn cao
giúp cho công tác văn phòng và hoạt động cơ quan được thực hiện tốt…

* Hạn chế:
- Có một số trang thiết bị văn phòng đã cũ, hư hỏng mà chưa được thay thế khắc
phục, làm chậm trễ trong công tác phục vụ tài liệu cho hoạt động…
- Một số cán bộ của các ngành chưa phát huy hết vai trò trách nhiệm trong công tác
văn phòng.
- Trình độ vi tính cũng như chuyên môn của bộ phận văn phòng không đều nhau.
* Kiến nghị:
- Nhằm khắc phục được những hạn chế trong công tác văn phòng, cán bộ ở bộ phận
văn phòng ủy ban cần được đào tạo có trình độ chuyên môn từ trung cấp trở lên, bên
cạnh đó trình độ vi tính cũng phải luôn được trao dồi và nâng cao thường xuyên để đáp
ứng phù hợp với công tác và yêu cầu trong thời đại hiện nay.
- Cần nâng cao chất lượng các trang thiết bị và phòng kho để phục vụ cho việc quản
lý tài liệu.
- Phải đầu tư và quan tâm hơn nữa về cơ sở vật chất, trang thiết bị công nghệ thông
tin, bố trí một cách khoa học và hợp lý hơn để từng bước tự động hóa theo đường lối chủ
trương của Đảng và Nhà nước.
3. Công tác văn thư.
3.1. Tổ chức - cán bộ văn thư của cơ quan.
15
Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng
Báo Cáo Thực Tập
Tại UBND xã Cây Gáo Tại đã bố trí công chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ. Cán
bộ văn thư, lưu trữ tại đây với trình độ trung cấp thông tin thư viện nhưng vẫn có đủ tiêu
chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và thực hiện nhiệm vụ theo hướng dẫn
chuyên môn của Sở Nội vụ.
3.2. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư đã được ban hành.
Trong năm công tác văn thư, lưu trữ được lãnh đạo quan tâm đã ban hành nhiều văn
bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ. Trong đó, đặc biệt phải kể đến việc ban
hành: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; văn bản triển khai việc thi hành Luật lưu trữ và
một nội dung khác.

Hiện nay, UBND xã Cây Gáo đang thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo các văn
bản sau:
- Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 của BNV hướng dẫn xây dựng quy
chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
- Công văn số 298/VTLTNN-NVTW ngày 08/05/2013 của CVT và LTNN về việc
báo cáo tình hình công tác VTLT.
- Nghị định số 16/2013/NĐ-CP ngày 06/02/2013 của Chính Phủ về rà soát, hệ thống
hóa VBQPPL.
- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của BNV hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
Các kết quả đạt được như: Công tác tham mưu soạn thảo và ban hành văn bản từng
bước được chấn chỉnh, thủ trưởng cơ quan đã quan tâm hơn đến chất lượng ban hành văn
bản của cơ quan mình; Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ngày càng hoàn thiện hơn;
Văn bản lưu hành không đúng thẩm quyền ngày càng giảm đáng kể; Công tác lập hồ sơ
công việc và giao nộp hồ sơ lưu trữ hiện hành đã được cơ quan chú trọng và bắt đầu triển
khai thực hiện.
3.3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ của CTVT.
3.3.1. Soạn thảo, ban hành văn bản.
UBND xã Cây Gáo thực hiện thể thức văn bản tương đối đúng tiêu chuẩn về khổ
giấy, lề giấy. Đảm bảo quy định về kiểu chữ, size chữ và các thành phần khác. Quy trình
soạn thảo văn bản tại UBND xã:
*Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị:
Bước 1: Xác định vấn đề.
Bước 2: Xác định tên loại văn bản
Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin
Bước 4: Viết đề cương.
*Giai đoạn 2:
16
Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng
Báo Cáo Thực Tập

Bước 1: Trình duyệt
Bước 2: Đánh máy
Bước 3: Ký văn bản
Bước 4: Ban hành văn bản
3.3.2 Quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản do cơ quan phát hành được quản lý theo đúng trình tự sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu và ngày tháng
của văn bản.
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
- Đăng ký văn bản đi.
- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
- Lưu văn bản đi.
3.3.3. Quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản gửi đến văn phòng UBND xã đều được quản lý theo các bước sau:
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
- Phân loại sơ bộ (thường, khẩn, mật, tuyệt mật).
- Bóc bì văn bản.
- Đóng dấu và ghi số ngày đến.
- Đăng ký văn bản đến.
- Trình, chuyển giao văn bản đến.
- Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc gải quyết văn bản đến.
3.3.4. Quản lý và sử dụng con dấu
Hiện nay con dấu của cơ quan được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại
cơ quan. Đó là công chức văn phòng thống kê.
Theo điều 26 nghị định 110, quy định về quản lý và cách thức đóng dấu:
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên
trái.
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết
định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên

phụ lục.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực
hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
17
Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng
Báo Cáo Thực Tập
3.3.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Công tác lập và nộp hồ sơ là khâu cuối cùng và quan trọng của công tác văn thư. Góp
phần giữ gìn được bí mật của cơ quan. Hạn chế việc lưu những công văn giấy tờ không
cần thiết, bỏ sót văn bản có giá trị.
Việc lập và nộp lưu hồ sơ vào hiện hành gồm việc mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn
bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; kết thúc
và biên mục hồ sơ.
Cứ mỗi năm 1 lần, vào cuối năm văn thư cán bộ văn thư, cán bộ lưu trữ phối hợp để
lập dự thảo, danh mục hồ sơ (có tham khảo ý kiến của đơn vị cơ quan) sau đó trình lãnh
đạo phê duyệt.
3.3.6. Tình hình ứng dụng tin học trong CTVT
- Việc đăng ký văn bản đi – đến bằng chương trình phần mềm ứng dụng máy tính rất
thuận lợi cho việc tra tìm văn bản phục vụ nghiên cứu sử dụng tài liệu, đảm bảo nhanh
chóng, chính xác.
- Có nhân viên vi tính và chuyên môn soạn thảo văn bản riêng, các cán bộ hầu như
được tập huấn và hiểu biết về thể thức, cách trình bày văn bản. Bên cạnh đó, cán bộ văn
thư là cán bộ lâu năm có nhiều kinh nghiệm trong công việc, điều này làm cho công việc
đạt hiệu quả cao hơn.
- Các cán bộ văn thư đang ra sức học hỏi, tìm hiểu để áp dụng những thành tựu khoa
học để phục vụ cho công tác văn thư, để từng bước khắc phục những hạn chế nhằm tổ
chức văn phòng của cơ quan hoạt động có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu công việc.
3.4. Tình hình trang thiết bị sử dụng trong CTVT
- Các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư đều được trang bị khá đầy đủ và
nhất là sự quan tâm của ban lãnh đạo UBND xã. Các trang thiết bị ngày càng được nâng

cao về chất lượng đảm bảo phục vụ cho công tác văn thư một cách hiệu quả nhất.
- UBND xã cũng đã quan tâm đến việc đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị công
nghệ thông tin, bố trí một cách khoa học và hợp lý hơn để từng bước tự động hóa theo
đường lối chủ trương của Đảng và Nhà nước.
3.5. Nhận xét chung
* Ưu điểm:
- Tất cả các văn bản của cơ quan được giải quyết, xử lý nhanh chóng, kịp thời.
- Nhìn chung công tác ban hành và tổ chức quản lý văn bản đi của UBND xã hoàn
toàn sát với lý thuyết, việc ghi chép vào sổ đăng ký văn bản đi của cán bộ văn thư rất tỉ
mĩ, cẩn thận theo đúng thủ tục và đầy tính khoa học. Vì thế giúp cho việc bảo quản và tra
tìm khi cần thiết rất dễ dàng và thuận tiện.
- Cũng như công tác ban hành và tổ chức quản lý văn bản đi, việc quản lý công văn
đến của UBND xã cũng diễn ra rất thuận tiện theo đúng quy định của nhà nước.
18
Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng
Báo Cáo Thực Tập
- Do đội ngũ cán bộ văn thư của cơ quan có trình độ chuyên môn vững vàng nên
công tác văn thư ở UBND xã diễn ra tương đối thuận lợi và đúng quy định pháp luật từ tổ
chức công tác văn thư, công tác ban hành tổ chức quản lý văn bản, quản lý và sử dụng
con dấu cho đến công tác lập và nộp lưu hồ sơ.
- Công tác văn thư góp phần rất lớn vào hoạt động của cơ quan. Do đó thủ trưởng cơ
quan cần phải quan tâm nhiều hơn đến công tác văn thư như việc khen thưởng cho cán bộ
văn thư, đầu tư thêm kinh phí, trang thiết bị cần thiết bổ trợ cho công tác văn thư của cơ
quan.
* Hạn chế:
- Hồ sơ công việc tại một số phòng ban chưa được lập đúng theo quy định, hồ sơ sắp
xếp chưa gọn gàng, hồ sơ ít lập theo các đặc trưng vấn đề, điều này làm cho việc tra tìm
không nhanh và gây khó khăn cho công tác lưu trữ sau này.
- Một số cán bộ của các ngành chưa phát huy hết vai trò trách nhiệm trong công tác
văn thư lưu trữ, trình độ năng lực chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ.

- Do thiếu nhân lực nên cán bộ văn thư phải kiêm nhiệm thêm nhiều công việc gây ra
hiệu quả công việc không cao.
* Kiến nghị:
- Cần phải lập hồ sơ công việc, danh mục hồ sơ theo đúng quy định của nhà nước để
đảm bảo cho việc bảo quản, tra tìm văn bản, tài liệu nhanh chóng khi cần thiết.
- Bảo quản hồ sơ phải theo một trình tự sắp xếp gọn gàng, không nên để bó gói lộn
xộn.
- Nên có một bộ phận soạn thảo văn thư riêng để soạn thảo văn bản cho toàn cơ quan,
trách việc soạn thảo sai với quy định của nhà nước.
- Nên bố trí thêm lực lượng cán bộ lưu trữ để cán bộ văn thư không còn kiêm nhiệm
thêm nhiều công việc.
PHẦN II: TRỰC TIẾP THỰC HIỆN CÁC NỘI DUNG NGHIỆP VỤ
1. Về quản trị hành chính văn phòng.
1.1. Lập kế hoạch, chương trình công tác.
Hàng tuần, Chủ tịch và Phó chủ tịch họp giao ban 1 lần vào các chiều thứ 6 hàng tuần
để kiểm điểm tình hình, thống nhất chỉ đạo các công tác; xử lý các vấn đề cần báo cáo xin
ý kiến của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân Huyện; chuẩn bị nội dung các phiên họp
của Ủy ban nhân dân, các hội nghị, cuộc họp khác do Ủy ban nhân dân chủ trì triển khai.
Mỗi kế hoạch sau khi hoàn thành đều có tổng kết đánh giá trước HĐND trong phiên
họp, để rút ra những kinh nghiệm cho các kế hoạch tiếp theo.
Hoạt động của cơ quan có thể trôi chảy, thuận lợi, hài hòa và có hiệu quả hay không
là phụ thuộc vào sự sắp xếp và điều hành của văn phòng.
 Yêu cầu của kế hoạch công tác
19
Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng
Báo Cáo Thực Tập
- Kế hoạch phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan tổ chức.
- Kế hoạch phải đáp ứng được chủ trương quyết định của cấp trên.
- Nội dung của kế hoạch cần chỉ rõ danh mục những công việc dự kiến, nguồn lực
(nhân lực, vật lực, tài lực) và phải thể hiện rõ các mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp và tiến

độ cụ thể đối với từng việc.
- Các công việc phải được sắp xếp có hệ thống có trọng tâm, trọng điểm
- Các kế hoạch phải cân đối và ăn khớp với nhau.
- Phải đảm bảo tính khả thi, tránh ôm đồm quá nhiều công việc.
 Yêu cầu của chương trình công tác
- Đảm bảo bám sát đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước.
- Đảm bảo tính trọng tâm, trọng điểm: xác định đúng định hướng công tác, mục tiêu,
trọng tâm và các công tác chính trong từng thời gian.
- Đảm bảo tính đồng bộ: triển khai đồng bộ tất cả các lĩnh vực công tác của cơ quan.
Trên cơ sở đó sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các việc.
- Tính đúng thẩm quyền: Xác định vấn đề nào thuộc tập thể lãnh đạo, bàn bạc trước
khi quyết; vấn đề nào phải xin ý kiến cấp trên hoặc cấp uỷ đảng trước khi quyết định. Đối
với các nội dung công việc trong chương trình phải xác định rõ cơ quan, đơn vị chịu trách
nhiệm chủ trì và cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm phối hợp.
- Đảm bảo tính khả thi: Chương trình phải phù hợp với khả năng và thời gian thực
hiện. Tránh đưa quá nhiều vấn đề vào chương trình để rồi không thực hiện được. Khi lập
chương trình cần có quỹ thời gian dự trữ, dự phòng những việc đột xuất.
Quy trình lập kế hoạch, chương trình công tác cơ bản diễn ra theo trình tự sau:
 Quy trình lập kế hoạch công tác:
Bước 1: Nghiên cứu, chọn lựa và dự kiến nội dung đưa vào kế hoạch. Đây là giai
đoạn tìm kiếm thông tin.
Bước 2: Xác định mục tiêu - Cần phải xác định cụ thể và chính xác.
Bước 3: Phân tích nguồn lực
- Xác định sự hỗ trợ từ cấp trên (chủ trương, chính sách, quy định hiện hành của
Đảng và Nhà nước);
- Phân tích khả năng của cơ quan, tổ chức về thời gian, kinh phí, nhân lực, phương
tiện…
20
Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng
Trưởng ban

Trưởng ban
Cán bộ
Cán bộ
Báo Cáo Thực Tập
- Phân tích các yếu tố khách quan khác: điều kiện kinh tế, văn hóa xã hội, môi
trường…
Bước 4: Xây dựng phương án hành động: Xây dựng hệ thống các hoạt động để thực
hiện các mục tiêu.
Bước 5: Soạn thảo kế hoạch; thông qua kế hoạch và đưa vào thực hiện.
 Quy trình lập chương trình công tác
Bước 1: Yêu cầu các đơn vị gửi đăng ký khối lượng công việc thuộc thẩm quyền giải
quyết của thủ trưởng cơ quan.
Bước 2: Xây dựng dự thảo chương trình làm việc.
Bước 3: Lấy ý kiến góp ý (nếu có).
Bước 4: Thông qua chương trình.
Bước 5: Ban hành, sao gửi các cơ quan, đơn vị để thực hiện; lưu trữ theo quy định.
Bố cục chương trình, kế hoạch công tác.
Ngoài các thành phần thể thức theo quy định, riêng bố cục nội dung của chương
trình, kế hoạch công tác gồm ba phần chính sau đây:
• Phần mở đầu
- Trình bày khái quát những vấn đề được xác định là cơ sở khoa học cho việc xây
dựng chương trình, kế hoạch.
- Trình bày khái quát những thuận lợi và khó khăn.
- Nêu rõ các căn cứ pháp lý cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch.
- Trình bày mục đích của lập chương trình, kế hoạch.
• Phần nội dung
- Nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ chương trình, kế hoạch và biện pháp thực hiện.
- Các điều kiện, phương tiện thực hiện.
- Các đối tượng được phân công thực hiện.
- Trình tự triển khai, tổ chức thực hiện…, các biện pháp đảm bảo thực hiện, chế độ

trách nhiệm.
- Thời gian kiểm tra, đánh giá, sơ kết, tổng kết. Các hình thức khen thưởng, kỷ luật.
21
Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng
Báo Cáo Thực Tập
• Phần kết luận
- Trình bày triển vọng của việc thực hiện kế hoạch.
- Nêu các đề xuất, kiến nghị.
1.2. Tổ chức hội họp.
Trước buổi hội họp, chuẩn bị các báo cáo, các bản thuyết trình, liên hệ với các cá
nhân, bộ phận, tổ chức có liên quan để cung cấp tài liệu, viết các bản thuyết trình chuyên
đề. Sau khi xin ý kiến lãnh đạo thông qua về các tài liệu trong cuộc họp thì tiến hành in
ấn tài liệu rồi gửi đến các thành viên tham dự trước lúc cuộc họp diễn ra. Ngoài ra, còn
chuẩn bị phòng họp, trà nước, băng rôn, khẩu hiệu, biểu ngữ,…
Trong buổi hội họp, chuẩn bị các tài liệu bổ sung, dự trữ; hướng dẫn các thành viên
vào vị trí phù hợp; ghi biên bản cho cuộc họp.
Sau buổi hội họp, tiến hành lập hồ sơ cuộc họp; sao gửi biên bản cho những thành
viên vắng mặt; họp rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.
1.3. Thu thập và xử lý thông tin.
Thu thập thông tin chính xác sẽ giúp cho việc lựa chọn nội dung giám sát vừa bao
quát, vừa có trọng tâm, trọng điểm, đúng, trúng, sát thực tiễn, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ,
đồng thời cũng giúp cho việc xây dựng kế hoạch giám sát một cách hợp lý, khoa học,
hiệu quả. Ngược lại nếu không có thông tin hoặc thông tin không đầy đủ, thiếu chính xác
sẽ có những tác động, ảnh hưởng đến kết quả giám sát, ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu
lực, hiệu quả hoạt động của UBND xã.
Phân công cán bộ, chuyên viên thường xuyên nắm bắt tình hình chung về các thông
tin, hoạt động của Ủy ban và báo cáo, phản ánh về UBND xã thông qua giao ban tuần,
tháng;
Tổng hợp thông tin từ hoạt động giám sát của Thường trực, các Ban, đại biểu
HĐND-UBND;

Tập hợp thông tin qua công tác tiếp dân để nắm tình hình phản ánh, tình hình giải
quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân;
Chỉ đạo tổ chức các hoạt động khảo sát thực tiến để có thêm thông tin và phục vụ
việc xác minh các thông tin đã tập hợp được.
Với hệ thống thông tin đa diện, nhiều chiều như vậy đã giúp cho hoạt động thu thập
và xử lý thông tin sâu sắc và có chất lượng, sát với thực tiễn hơn.
Thu thập, xử lý thông tin phải đảm bảo tính khoa học, khách quan, đảm bảo tính pháp
lý của các thông tin.
Qua quá trình thực hiện thu thập và xử lý thông tin cho thấy rõ kết quả đạt được,
đồng thời chỉ ra những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân. Đồng thời kiến nghị với UBND
22
Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng
Báo Cáo Thực Tập
xã nhiều giải pháp tháo gỡ khó khăn, khắc phục tồn tại trong công tác giải quyết đơn, thư
khiếu nại tố cáo tồn đọng của công dân.
1.4. Xây dựng quy chế làm việc.
Giống như đối với việc ban hành bất cứ văn bản quy phạm nào, việc ban hành quy
chế phải dựa vào những nội dung xác định, đồng thời phải định hướng rõ ràng. Để làm
được việc này, người xây dựng quy chế phải tìm các tài liệu nghiên cứu để nắm vững
trong quá trình làm việc của UBND xã, các nội dung nào cần phải đưa vào quy chế.
Nhìn chung, mọi bản quy chế hoạt động của UBND xã đều phải quy định rõ các nội
dung cơ bản sau đây:
+ Phạm vi và đối tượng điều chỉnh.
+ Nguyên tắc làm việc của UBND xã.
+ Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc.
+ Quan hệ công tác của UBND xã.
+ Chế độ hội họp và giải quyết các công việc của UBND xã.
+ Chế độ ban hành và quản lý văn bản của xã.
+ Phân công công việc giữa các thành viên chủ chốt (Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ viên
UBND xã).

Ngoài ra, để bản quy chế trở nên thiết thực, các nội dung trên đều phải có sự phù hợp
với thực tế của mỗi địa phương cụ thể.
Chỉ khi xây dựng được một quy chế hợp lý, đúng đắn thì sẽ góp phần giúp cho mọi
hoạt động của cơ quan có trật tự, kỷ luật nhất định dẫn đến hiệu quả cao cho công việc.
1.5. Thực hành sử dụng các trang thiết bị thông dụng trong văn phòng.
Máy tính vi tính để đánh chữ nhẹ nhàng hơn, nhanh hơn, chính xác hơn, máy vi tính
đã có những phần mềm tự động sửa các chữ viết sai, văn bản được trình bày đẹp hơn, tự
động in ra nhiều bản, lại lưu giữ được văn bản khi cần có thể truy xuất ra, sử dụng lại…
Ở đây em đã thực hành sử dụng máy vi tính để lưu trữ hồ sơ công chứng, các bản ý kiến
sửa đổi hiến pháp của người dân địa phương,…
Ngoài ra, em còn được tra cứu tài liệu cần thiết qua mạng thông tin toàn cầu Internet.
Máy photocopy được dùng để photo tài liệu khi lãnh đạo có yêu cầu sử dụng, photo các
bản sao giấy khai sinh phục vụ nhu cầu sử dụng của người dân,… Về việc thực hành sử
dụng máy fax và điện thoại thì em ít được sử dụng hơn các trang thiết bị khác.
Thông qua việc được thực hành sử dụng các trang thiết bị thông dụng trong văn
phòng em càng hiểu rõ hơn công tác hoạt động của văn phòng UBND xã và tăng thêm
các kỹ năng sử dụng các trang thiết bị để phục vụ cho bản thân sau này. Hiện nay ở văn
23
Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng
Báo Cáo Thực Tập
phòng UBND xã cũng đã dần thực hiện quá trình tự động hóa toàn bộ công việc văn
phòng và tiến tới văn phòng hiện đại không còn sử dụng giấy tờ theo chủ trương của Nhà
nước ta.
2. Thực hành nghiệp vụ công tác văn thư.
2.1. Soạn thảo và trình bày thể thức văn bản.
 Quyết định:
Khái niệm quyết định
Quyết định là một lọai văn bản tương đối thông dụng được các cơ quan, tổ chức, đơn
vị
dùng để thực hiện thẩm quyền của mình trong việc qui định các vấn đề chế độ, chính

sách, tổ chức bộ máy, nhân sự và giải quyết các công việc khác dưới hình thức văn bản
áp dụng quy phạm pháp luật.
Quyết định chứa đựng quy phạm pháp luật là quyết định ban hành qui định về chủ
trương, chế độ, thể lệ, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức bộ máy, hoặc ban hành văn bản phụ
có chứa quy phạm pháp luật.
Cơ cấu của quyết định gồm hai phần:
- Phần 1: Căn cứ ban hành quyết định:
Căn cứ thường bao gồm căn cứ pháp lý và cơ sở thực tiễn để ban hành quyết định.
Căn cứ pháp lý thường là những văn bản luật, văn bản dưới luật qui định về chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản quyết định và văn bản của cơ quan
cấp trên làm cơ sở cho những quyết định cụ thể ở phần quyết định. Cơ sở thực tiễn để
ban hành quyết định thường là tình hình thực tế trong đời sống xã hội yêu cầu và theo đề
nghị của cơ quan có trách nhiệm quản lý nhà nước về vấn đề này.
Phần căn cứ thường không chia thành các đề mục, nhưng mỗi căn cứ phải gạch đầu
dòng.
- Phần nội dung:
Nội dung của quyết định chứa đựng quy phạm pháp luật có thể chia thành chương,
mục, điều, khỏan. Trong trường hợp dùng để ban hành văn bản phụ có chứa quy phạm
pháp luật thì nội dung quyết định được viết tương tự như nghị định tương ứng, song có
điểm khác với nghị định là trong quyết định không có điều khỏan về thi hành. Điều
khỏan thi hành văn bản phụ đã được qui định trong chương cuối của văn bản này. Nội
dung của quyết định thông thường được trình bày dưới dạng “văn điều khỏan”. Các điều
của quyết định được trình bày ngắn gọn, cô đọng và sắp xếp theo trrình tự logic nhất
định.
Mẫu quyết định được trình bày như sau:
24
Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng
Báo Cáo Thực Tập
ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
XÃ CÂY GÁO Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số…/QĐ-UBND Cây Gáo, ngày …… tháng …… năm 2014
QUYẾT ĐỊNH
Về ………………
(1)
…….……………
ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ CÂY GÁO
Căn cứ
(2)

;
Căn cứ ;
Xét đề nghị của ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
(3)


1.
2.
Điều 2.

Điều …. Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày …. Các ông (bà) …. chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
CHỦ TỊCH
Nơi nhận: (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
- ………………;
- ………………;
- Lưu: VT.
Chú giải:
(1) Trích yếu nội dung quyết định.

(2) Các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định.
(3) Nội dung của quyết định.
 Công văn:
Văn thư hành chính thường được gọi tắt là công văn, là một lọai văn bản hành chánh
được dùng phổ biến trong các cơ quan nhà nước. Công văn là phương tiện giao tiếp chính
25
Sinh viên: Nguyễn Thanh Dũng