Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của công ty TNHH Quảng Cáo và Thương Mại Thanh. Những giải pháp hoàn thiện

Website: Email : Tel : 0918.775.368
LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay, với thời đại của khoa học – công nghệ thông tin đã mở ra một vận
hội mới cho các cá nhân và cộng đồng. Theo đó, cấu trúc ngành kinh doanh đã thay
đổi, các doanh nghiệp ngày càng phát triển lớn mạnh hơn, chuyên nghiệp hơn trong
hầu hết các lĩnh vực. Nhưng để khẳng định được vị trí vững chắc trên thị trường thì
các công ty luôn có xu hướng quan tâm đến việc quảng bá và đánh bóng hình ảnh
thương hiệu của mình. Và tổ chức sự kiện là một công cụ được sử dụng phổ biến
nhất hiện nay, chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường, luôn gây được
những tiếng vang lớn. Thông qua các sự kiện được tổ chức, doanh nghiệp có thể tạo
sự chú ý hơn nữa của khách hàng, thuyết phục khách hàng tiềm năng đến với doanh
nghiệp mình, phát triển dịch vụ hay sản phẩm, làm tăng doanh số bán hàng của công
ty, qua đó quảng bá thương hiệu của mình. Trên thực tế, để tổ chức thành công một
sự kiện thì các doanh nghiệp thường thuê một công ty chuyên cung cấp dịch vụ tổ
chức sự kiện để giúp họ quản lý lĩnh vực này. Nhưng các công ty cung cấp dịch vụ tổ
chức sự kiện hoạt động theo một quy trình như thế nào, quy trình tổ chức sự kiện ở
các doanh nghiệp thường phải trải qua những giai đoạn nào và làm thế nào để các
công ty tổ chức sự kiện có thể thoả mãn tốt nhất các nhu cầu của thị trường về dịch
vụ này? Đó là các vấn đề đang được các nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện và xã
hội quan tâm.
Để phân biệt được quy trình tổ chức sự kiện giữa các doanh nghiệp tổ chức và
công ty chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, tôi đã nhìn nhận và đánh giá thị
trường tổ chức sự kiện cũng như hoạt động cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ở các
công ty. Trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện và phát triển hơn nữa
các hoạt động cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ở công ty này như thế nào. Để giải
quyết vấn đề này, tác giả đã xin liên hệ thực tập ở công ty TNHH Quảng cáo và
Thương mại Thanh. Với đề tài: “Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của công
ty TNHH Quảng Cáo và Thương Mại Thanh. Những giải pháp hoàn thiện”
gồm ba chương như sau:
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Chương I: Thị trường tổ chức sự kiện và hoạt động kinh doanh của công ty

Chương II: Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của công ty
Chương III: Những giải pháp đề xuất và kiến nghị
Tôi xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS Lưu Văn
Nghiêm cùng các anh chị trong công ty, đặc biệt là TS Đặng Thanh Vân đã giúp đỡ
tôi hoàn thành chuyên đề thực tập này.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
CHƯƠNG I
THỊ TRƯỜNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ HOẠT ĐỘNG
KINH DOANH CỦA CÔNG TY
1.1 Thị trường tổ chức sự kiện
1.1.1 Khái quát chung
Nhìn lại một năm sau khi vào WTO, kinh tế Việt Nam đã có những sự tăng
trưởng mạnh mẽ đạt 8,5% - mức tăng cao nhất trong 10 năm qua với kim ngạch xuất
khẩu đạt 48 tỷ USD, tăng 20,5% so với năm 2006. Trong thời gian này đã có hàng
trăm doanh nghiệp ra đời. Các doanh nghiệp này đã bắt đầu nhận thức một cách tích
cực về vai trò của việc làm thế nào có thể thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm hàng hóa
và tạo dựng uy tín thương hiệu. Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp đã sẵn sàng bỏ ra
15-20% doanh thu cho công tác xúc tiến, khuyến mãi, quảng cáo, tổ chức sự kiện...
Nhìn vào thực tế ta có thể thấy, dù chi phí phát sóng cho một spot 30 giây xuất hiện
trên truyền hình có thể xấp xỉ 30 triệu đồng hoặc các nhà sản xuất vẫn sẵn lòng chi cả
tỷ đồng để làm ra một phim quảng cáo hiệu quả. Điều đó cho thấy rõ ràng là các
doanh nghiệp luôn sẵn sàng đầu tư dưới bất kỳ hình thức nào mang lại hiệu quả lớn
nhất, sao cho đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp hướng đến biết, hiểu và mua
sản phẩm của mình. Từ đó, khách hàng sẽ nhớ đến thương hiệu mà họ đang sử dụng,
cứ mỗi lần nhắc đến sản phẩm đó là họ liên tưởng ngay đến thương hiệu đó. Đạt
được điều này chính là doanh nghiệp đã xây dựng và quảng bá thành công thương
hiệu của mình.
Theo kết quả khảo sát được thực hiện năm 2006 của công ty nghiên cứu thị
trường FTA cho thấy tổ chức sự kiện là một công cụ được sử dụng phổ biến nhất,
chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường. Nếu chúng ta tính tổng số tiền bỏ

vào ngành tổ chức sự kiện trong một năm trên toàn thế giới thì con số có thể lên đến
500 tỷ đô la. “Ngày càng có nhiều công ty tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ chuyên
nghiệp, bởi họ đã nhận ra việc tổ chức sự kiện có ý nghĩa hết sức quan trọng. Nhờ sự
hỗ trợ của nhà cung cấp dịch vụ, các công ty sẽ có thể tiếp cận khách hàng một cách
Website: Email : Tel : 0918.775.368
hiệu quả nhất”, cô Pollynne Ibasco, Giám đốc điều hành công ty Venus
Communications - một công ty dịch vụ truyền thông trọn gói chuyên về quan hệ công
chúng và quảng bá thương hiệu, tổ chức event, cho biết. Thế nào là tổ chức sự kiện?
Đó chính là việc “đánh bóng”cho sản phẩm và thương hiệu của một công ty thông
qua các sự kiện. Ví dụ khi Nokia tung ra một sản phẩm điện thoại di động đời mới,
công ty này sẽ tổ chức một sự kiện công phu, mời các khách hàng thân thiết và tiềm
năng cùng báo giới đến tham gia sự kiện quan trọng này. Thông qua sự kiện Nokia
thông báo đến khách hàng và báo giới về sản phẩm mới và đồng thời (điều này quan
trọng hơn) đánh bóng thương hiệu của Nokia, làm cho khách hàng nhớ và tiêu thụ
sản phẩm mới này. Đây còn là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu
với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy
thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp...
Hiện nay, trên thị trường có khoảng 1000.000 doanh nghiệp nói chung, mỗi
doanh nghiệp đều bắt buộc phải có những chi tiêu về hoạt động tổ chức sự kiện.
Trong số đó có khoảng 1000 doanh nghiệp làm về quảng cáo dưới các hình thức:
- Các doanh nghiệp tư vấn gồm:
+ Tư vấn về chiến lược quảng cáo: những doanh nghiệp này đa số là của nước
ngoài
+ Tư vấn về thương hiệu: có các doanh nghiệp nước ngoài và một số công ty
Việt Nam tham gia thị trường này
- Các doanh nghiệp thực hiện dịch vụ quảng cáo gồm:
+ Các nhà cung cấp bảng biển, in, các vật phẩm quảng cáo: các doanh nghiệp
này đảm nhiệm từ khâu thiết kế đến cho đến khi ra sản phẩm cuối cùng
+ Các doanh nghiệp cung cấp sản phẩm trọn gói có kèm tư vấn gồm: các
doanh nghiệp tổ chức sự kiện, PR, media.

Trong nền kinh tế nước ta hiện nay tồn tại nhiều thành phần kinh tế, với nhiều
loại hình doanh nghiệp khác nhau, kinh doanh trên nhiều lĩnh vực khác nhau. Đối với
Website: Email : Tel : 0918.775.368
một số ngành hàng như: sản xuất hàng tiêu dùng , cung cấp dịch vụ… thì quảng cáo,
marketing và tổ chức sự kiện được các doanh nghiệp đặc biệt coi trọng và chú ý. Đây
là những sản phẩm mà người tiêu dùng có xu hướng chọn lựa khi có sự tác động của
quảng cáo và các hoạt động tuyên truyền khác. Qua quá trình tìm hiểu đặc trưng của
thị trường tôi thấy rằng tổ chức sự kiện là một mảng rộng bao gồm nhiều yếu tố liên
quan như thiết kế, in, ăn uống, du lịch, sản xuất, gia công, PR,…Các dich vụ tổ chức
sự kiện có tính bao quát cao, qua đó thông qua một sự kiện được tổ chức ta có thể
hiểu được phần nào các hoạt động của quảng cáo.
1.1.2 Quy mô nhu cầu
Trong giai đoạn hiện nay thì hầu như toàn bộ các doanh nghiệp kinh doanh,
các tổ chức, các cá nhân, các hộ gia đình,… đều có nhu cầu tổ chức sự kiện: tháng
nào, ngày nào, năm nào cũng có những sự kiện trên các phương tiện truyền thông
như báo chí, truyền hình,…Họ biết rằng đây chính là dịp tốt để khuếch trương, quảng
bá thương hiệu của doanh nghiệp mình hay hình ảnh của một cá nhân nào đó hoặc
truyền tải thông tin…Để tổ chức sự kiện, các chủ thể đã phải đầu tư một khoản
không hề nhỏ tùy thuộc vào các yếu tố như địa điểm, số lượng khách mời, mục tiêu
và ý nghĩa chương trình. Thường thì chi phí có thể dao động từ 10.000 đến 100.000
USD/sự kiện. Đối với những sự kiện thuộc loại “tầm cỡ” thì chi phí tổ chức có thể
lên đến 200.000 USD, thậm chí tới cả nửa triệu USD như sự kiện mang tầm cỡ quốc
gia như chương trình trao giải thương hiệu Việt, các cuộc thi hoa hậu.... Vấn đề chi
phí tổ chức sự kiện thì hầu như không có ai muốn tiết lộ con số cụ thể cho việc thuê
người để tự “đánh bóng” mình. Nhưng chỉ cần để ý tới quy mô và nội dung của
những sự kiện được tổ chức thì có thể thấy đó là một số tiền không nhỏ. Theo như
hiệp hội quảng cáo nhìn nhận thị trường và đánh giá đã đưa ra biểu đồ phân tích chi
phí dành cho tổ chức sự kiện từ 2004 đến 2007 như sau:
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Biểu đồ 1: Chi phí tổ chức sự kiện từ 2005 đến 2007

( Nguồn: Hiệp hội quảng cáo)
Trên biểu đồ dễ nhận thấy rằng chi phí dành cho tổ chức sự kiện tăng trưởng
rất nhanh từ năm 2004 đến năm 2007 đồng nghĩa với nó là nhu cầu thị trường tăng
trưởng ở mức cao
Các doanh nghiệp tham gia tổ chức sự kiện bao gồm từ doanh nghiệp có quy
mô lớn đến doanh nghiệp có quy mô nhỏ, từ doanh nghiệp sản xuất kinh doanh sản
phẩm đến các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, từ doanh nghiệp nhà nước đến doanh
nghiệp tư nhân, doanh nghiệp nước ngoài … Các doanh nghiệp tham gia tổ chức sự
kiện với nhiều hình thức như lễ khởi công, lễ động thổ, lễ khai trương, lễ kỷ niệm,
giới thiệu khách hàng về sản phẩm mới, dịch vụ mới…và mỗi loại sự kiện đều có
những đặc trưng riêng. Đặc điểm của các sự kiện này là mang tính thời vụ, các sự
kiện như khởi công, động thổ, khánh thành thường chỉ diễn ra một lần, còn các lễ kỷ
niệm, giới thiệu khách hàng về sản phẩm mới…thì mang tính chu kỳ. Ví dụ như hãng
rượu Jonny Worker thường tổ chức giới thiệu sản phẩm rượu của hãng cho khách
hàng tại các khách sạn lớn vào những ngày cuối tháng. Đây sẽ là cơ hội tốt để hãng
này giới thiệu các loại sản phẩm tới khách hàng của mình và cũng là cơ hội tốt để tổ
chức đăng tin trên các phương tiện truyền thông. Các công ty, tổ chức của nhà nước
Triệu đồng
Website: Email : Tel : 0918.775.368
hoặc các công ty lớn thường sau 10 năm, 20 năm, 25 năm… lại tổ chức lễ kỷ niệm
ngày thành lập. Đây sẽ là dịp để họ đánh giá và nhìn nhận lại một chặng đường hoạt
động của mình và cũng là một dịp rất tốt để tổ chức khuếch trương thương hiệu như
tổ chức họp báo, đăng tin trên báo chí, truyền hình…Điển hình như trường Đại Học
Kinh Tế Quốc Dân tổ chức lễ kỷ niệm 45 năm ngày thành lập trường, thông tin này
đã được đăng lên tip các tờ báo, các chương trình thời sự của Đài Truyền Hình Hà
Nội(HTV) và các chương trình thời sự của Đài Truyền Hình Việt Nam(VTV).
Không chỉ các doanh nghiệp mà cả các đoàn thể, các tổ chức chính phủ, phi
chính phủ, các tổ chức công quyền,… cũng tham gia vào tổ chức sự kiện. Tiêu biểu
là sự kiện 1000 năm Thăng Long, để chuẩn bị cho sự kiện này các đoàn thể, các tổ
chức đã phối hợp chuẩn bị cho sự kiện này bằng việc khuếch trương thông qua các

băng rôn treo ngoài đường phố, phóng sự trên truyền hình và treo đồng hồ điện tử
đếm ngược thời gian ở trên bờ hồ Hoàn Kiếm,…
Các sự kiện mà diễn ra thường xuyên nhất đó chính là những sự kiện của các
cá nhân, các hộ gia đình bao gồm: đám tang, hiếu hỉ, các buổi sinh nhật, các dịp lễ tết
hàng năm. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, thu nhập của người dân ngày càng
cao nên họ thường có xu hướng đầu tư khoản lớn vào những sự kiện mà họ tổ chức.
Đặc biệt cá nhân là người nổi tiếng như diễn viên hoặc ca sỹ, họ thường tổ chức
những chương trình có quy mô, những liveshow hoặc những chương trình giao lưu
để quảng bá hình ảnh của mình, thu hút sự chú ý của công chúng.
1.1.3. Đặc điểm nhu cầu
Theo xu hướng hiện nay, các chủ thể luôn đánh giá rất cao về tổ chức sự kiện
và sẵn sàng bỏ ra một số tiền rất lớn để tổ chức thành công một sự kiện. Dù sự kiện
lớn hay nhỏ, phải chi tiền nhiều hay ít nhưng các chủ thể luôn tính đến việc là làm
sao có thể tiết kiệm được chi phí tối đa. Để tiết kiệm chi phí, họ thường thuê một
công ty chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ở bên ngoài để giúp họ thực hiện và
quản lý sự kiện mà họ tổ chức. Họ thuê các công ty bên ngoài bằng các hợp đồng
theo thời vụ hoặc là các hợp đồng dài hạn như là 1 năm, 2 năm…thường đối với các
Website: Email : Tel : 0918.775.368
công ty lớn. Và lý do mà các thường tiến đến thuê một dịch vụ hoàn chỉnh từ những
công ty chuyên cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện đó là:
- Các công ty tổ chức sự kiện có nhiều kinh nghiệm và rất chuyên nghiệp
trong lĩnh vực này, khi hợp đồng được ký kết thì các chủ thể sẽ không phải quan tâm
nhiều lắm đến sự kiện. Các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ bảo đảm tính
hiệu quả của sự kiện và điều này sẽ được ràng buộc thông qua hợp đồng ký kết giữa
hai bên.
- Khi các doanh nghiệp thuê một dịch vụ trọn gói thì chi phí cho tổ chức sự
kiện sẽ giảm đi so với thuê mỗi nơi một dịch vụ. Giá cho gói của hai dịch vụ A và B
(P(a+b)) bao giờ cũng thấp hơn giá của dịch vụ A (Pa) và dịch vụ B (Pb) nhỏ lẻ.
Minh họa như sau:
P(a+b)<Pa + Pb

(Giáo trình marketing dịch vụ - PGS.TS Lưu Văn Nghiêm)
- Trong giai đoạn hiện nay thì đối với các doanh nghiệp lớn họ thường thuê
luôn một dịch vụ lớn tổng thể từ phía một công ty quảng cáo mà trong đó có bao gồm
các kế hoạch marketing, kế hoạch quảng cáo, lập kế hoạch phối hợp hiệu quả của các
phương tiện truyền thông, các dịch vụ PR…trong đó bao gồm cả dịch vụ tổ chức sự
kiện. Điều này vừa đem lại một chi phí hợp lý và đặt sự kiện sẽ được tổ chức vào
guồng máy chung của một kế hoạch quảng cáo và phát triển thương hiệu tổng thể cho
doanh nghiệp.
Đó là đặc điểm chung của các chủ thể khi tiến hành tổ chức sự kiện. Nhưng
khi gắn với từng đoạn thị trường thì mỗi đoạn thị trường có những đặc điểm riêng
biệt:
- Đối với các gia đình: đối với các gia đình thu nhập cao thì việc đầu tư ngân
sách cho bất kỳ sự kiện nào mà họ muốn tổ ch ức đ ều kh ông th ành v ấn đ ề. Điều
mà họ muốn đó là thành công và hiệu quả sau sự khi sự kiện được tổ chức. Cho nên
họ thường tổ chức quy mô lớn, thuê dịch vụ trọn gói và đòi hỏi dịch vụ chất lượng
cao. Những gia đình có thu nhập thấp thì ngân sách là điều đầu tiên mà họ phải cân
nhắc. Thường thì họ ít khi thuê dịch vụ trọn gói vì để tiết kiệm chi phí đến mức tối
Website: Email : Tel : 0918.775.368
đa, họ tự làm một số công đoạn còn lại những công đoạn nào mà không có khả năng
làm thì họ mới đi thuê.
- Đối với các doanh nghiệp: Với những doanh nghiệp lớn, mỗi sự kiện họ tổ
chức đều cần quy mô, gây được tiếng vang lớn. Các doanh nghiệp này luôn dành một
khoản đầu tư cho các sự kiện mà họ tổ chức để quảng bá hình ảnh thương hiệu của
mình. Họ thường đi thuê những doanh nghiệp tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhằm
bảo đảm sự trọn gói và chất lượng dịch vụ. Doanh thu của các doanh nghiệp này lớn
nên họ thường tham gia vào những sự kiện mang tính xã hội vì như vậy dễ gây được
chú ý của công chúng hơn. Điển hình là sự kiện Toyoto Việt Nam tổ chức chương
trình hoà nhạc từ thiện vào đên 23 và 24/08/2006 tại nhà hát lớn Hà Hội. Toàn bộ số
tiền bán vé của chương trình đã được trao tặng cho Hội trẻ em khuyết tật Hà Nội
nhằm hỗ trợ cho buổi hòa nhạc từ thiện được biểu diễn bởi các nhạc công khiếm thị

nhân dịp Ngày Quốc tế người Khuyết tật vào ngày 3/12/2006. Đây là một trong bốn
hoạt động chính của Quỹ Toyoya Việt Nam. Ngày 01/05/2006, Viettel cũng phối hợp
cùng Đài truyền hình Việt Nam (VTV1) tổ chức chương trình: “Vinh Quang Việt
Nam” nhằm tôn vinh những người có công đối với sự phát triển của Đất Nước.
Chương trình được diễn ra trước Dinh Thông Nhất và được truyền hình trực tiếp trên
VTV1. Đây cũng là một trong rất nhiều chương trình mà Viettel đã tài trợ như: Hành
trình tiếp lửa truyền thống 30/4/2005 “Vang Mãi Khúc Quân Hành”, giao lưu và ôn
lại với những cựu chiến binh thành cổ năm xưa: “Một thời Hoa Lửa”... Viettel là
công ty tiên phong trong việc gắn sự tăng trưởng của hoạt động kinh doanh và sự ủng
hộ của các hoạt động từ thiện, xã hội với phương châm” Công nghệ vì con người”.
Đó là đối với những doanh nghiệp lớn, còn đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ,
mục tiêu đa số trong các sự kiện họ tổ chức là để bán được sản phẩm, khuếch trương
thương hiệu của mình. Những doanh nghiệp này chỉ là vừa và nhỏ cho nên họ rất cân
nhắc ngân sách cho sự kiện được tổ chức. Do đó họ tìm kiếm những doanh nghiệp tổ
chức sự kiện có mức chi phí thấp, đa số là những doanh nghiệp quảng cáo có kèm
thêm lĩnh vực tổ chức sự kiện.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Đối với các tổ chức: Đ ể quảng bá cho hình ảnh của tổ chức với những cuộc
hội thảo nghề nghiệp, trao đổi kinh nghiệm, tư vấn giáo dục. Những sự kiện này đòi
hỏi sự tỉ mỉ, cẩn trọng đến từng chi tiết nên họ thuê những doanh nghiệp chuyên về tổ
chức sự kiện.
1.1.4. Tốc độ tăng trưởng
Nhìn lại cách đây khoảng 5 đến 10 năm, ta thấy tổ chức sự kiện chưa được coi
trọng, mới chỉ đơn giản là thực hiện hoạt động của doanh nghiệp, là một chương trình
nhỏ chứ chưa phải là sự kiện, chưa gắn với quảng bá thương hiệu.Tổ chức sự kiện
chỉ chiếm 1% doanh thu và chi phí cho sự kiện chỉ là 50 đến 100 triệu cho mỗi sự
kiện ở mức trung bình. Sô lượng các doanh nghiệp thì chỉ đếm trên đâầungón tay.
Nhưng 5 năm trở lại đây, tổ chức sự kiện đã trở thành phổ biến được biểu hiện qua
quy mô tổ chức vì thể không chỉ là các sự kiện lớn được các doanh nghiệp hàng đầu
tổ chức mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng tham gia.

Ở nước ta, thị trường dịch vụ tổ chức sự kiện được hình thành từ ngày đổi mới
và ngày càng sôi động, nhất là mấy năm gần đây. Đây là hình thức hoàn toàn mới, dễ
được công chúng chấp nhận đặc biệt là người phương Đông do họ có nét đặc trưng là
sống tình cảm. Ở Việt Nam, sinh hoạt văn hóa nhóm câu lạc bộ lại có từ rất sớm và
với thời đại công nghiệp hiện đại, hình thức này là để cân bằng, mở ra một phong
cách tập quán mới phù hợp với sự tiến triển. Đồng thời tạo ra một nếp văn hóa ngày
càng thâm nhập sâu trong cộng đồng, trong cuộc sống kinh tế xã hội với từng hộ gia
đình, cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp. Hiện nay và trong những năm tới hoạt động
tổ chức sự kiện càng mở rộng và trở thành nếp sống văn hóa không thể thiếu được
trong nhân dân ta. Tuy nhiên, để tổ chức sự kiện đạt được mục tiêu cần thiết với
nguồn lực cho phép thì không hề đơn giản. Kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện cũng
rất khó khăn, phức tạp và gặp nhiều rủi ro. Mỗi cá nhân, mỗi tổ chức( gia đình, cơ
quan đoàn thể, doanh nghiệp,..) đều có những sự kiện trong năm với mục đích cụ thể
phải được tổ chức thực hiện. Do đó nhu cầu tổ chức sự kiện rất phong phú và đa
dạng. Kinh tế văn hóa xã hội càng phát triển thì nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng
lớn. Đây thực sự đã trở thành thị trường lớn và ngày càng phát triển ở nước ta đòi hỏi
phải có sự thỏa mãn. Một ngành kinh doanh mới đã mở ra với nhiều hứa hẹn về sự
Website: Email : Tel : 0918.775.368
kinh doanh thịnh vượng của doanh nghiệp và sự thành đạt của các nhà quản trị tài
năng. Sự phát triển mạnh mẽ của ngành này trong những năm gần đây đang góp phần
tạo nên bức tranh marketing tại Việt Nam đa dạng hơn, hoàn thiện hơn và cũng hứa
hẹn sẽ sớm cho ra đời một ngân hàng ý tưởng về tổ chức sự kiện tại Việt Nam.
Ở các nước phát triển, dịch vụ PR – tổ chức sự kiện trở thành những thành tố
không thể thiếu trong hoạt động doanh nghiệp. Nhìn sang Thái Lan, Singapore,
Malaixia hay Hồng Kông thì hàng loạt các chiến dịch PR, quảng cáo đã được chính
phủ các nước này thực hiện ở tầm quốc gia và đầy tính chuyên nghiệp, nhằm quảng
bá về hình ảnh đất nước tới các nhà đầu tư và khách du lịch.
Ở Việt Nam, 15 năm gần đây là minh chứng cho sự tăng trưởng vượt bậc của lĩnh
vực Tổ chức sự kiện. Có lẽ chưa bao giờ công chúng lại sống trong một thế giới đầy ắp
các sự kiện có bàn tay của PR. Số lượng các công ty PR và “bán PR” bùng nổ mạnh mẽ

trong thời gian vừa qua. Thị trường PR – tổ chức sự kiện theo ước tính tăng trưởng trung
bình 30% với hơn 20 công ty chuyên nghiệp và hơn 200 công ty quảng cáo khác mở rộng
thêm dịch vụ này. Nếu chúng ta tính tổng số tiền bỏ vào ngành Tổ chức sự kiện trong 1
năm trên toàn thế giới thì con số có thể lên đến 500 tỷ đô la. Đã không còn những ngày mà
có thể tổ chức sự kiện chỉ bằng việc thuê một nhóm nhỏ cung cấp thực phẩm. Có thể nhìn
thấy rõ nhất đó là thời gian gần đây, tháng 12-2007 hàng loạt các sự kiện lớn diễn ra chỉ
trong vòng một tháng bao gồm:
- Sự kiện Triển lãm sản phẩm Trung Quốc sản xuất tại Việt Nam được tổ chức
tại trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam, Hà Nội. (8-12/12/2007)
- Hội chỡ triển lãm “ Tôn vinh thành tích của cựu chiến binh lực lượng vũ
trang trên mặt trận kinh tế xây dựng đất nước” tổ chức tại cung văn hóa hữu nghị Hà
Nội (19-24/12/2007)
- Hội chợ quốc tế thương hiệu nổi tiếng tại Việt Nam tổ chức tại trung tâm hội
chợ triển lãm Việt Nam, Hà Nội (26/11-07/12/2007)
- Hội chợ thời trang Việt Nam năm 2007 tổ chức tại trung tâm hội chợ triển
lãm Việt Nam, Hà Nội (17-29/12/2007)
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Triển lãm quốc tế công nghiệp điện – than và khai mỏ Electric, coal and
mining 2007 tại cung văn hóa hữu nghị Hà Nội (5-7/12/2007)
- Hội chợ triển lãm Doanh nghiệp Việt Nam hướng tới ngàn năm Thăng Long
Hà Nội lần thứ 7 tổ chức tại trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam, Hà Nội (1-
4/12/2007)
- Hội chợ quà tặng Noel – đêm hội hoá trang tại công viên Đống Đa (19-
25/12/2007)
- Lễ hội bia và nước giải khát tại trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam, Hà
Nội (1-6/12/2007)
- Triển lãm sản phẩm mới công nghệ mới tại trung tâm hội chợ triển lãm Việt
Nam, Hà Nội (ngày 20-31/12/2007)
- Ngày hội giới thiệu bia – rượu – nước giải khát công nghệ sản xuất xưa và nay
Chỉ trong vòng một tháng mà có đến 11 sự kiện lớn đã diễn ra cho thấy là tổ

chức sự kiện đã ngày càng nhiều với quy mô ngày càng lớn hơn, từ 1 tháng ta có thể
ước tính được một năm thì sẽ không biết là bao nhiêu sự kiện được tổ chức từ nhỏ
cho đến lớn cho thấy sự phát triển chóng mặt của thị trường này
Ngày nay, nếu muốn tạo ấn tượng cho khách hàng tiềm năng thì việc thuê
một công ty Tổ chức sự kiện là điều cần thiết. Tuy nhiên dù đã đạt được một bước
phát triển khá tích cực, nhưng có lẽ còn nhiều điều phải làm để tăng cường nhận
thức của giới doanh nghiệp về tầm quan trọng của hoạt động này. Với sự tham gia
ngày càng nhiều hơn của các doanh nghiệp quốc doanh và các tổ chức phi chính
phủ(NGOs), cũng như sự bùng phát được tiên lượng về đầu tư nước ngoài kéo
theo hoạt động kinh doanh sôi động trong những năm gần đây, có thể nói “ngành
công nghiệp PR – tổ chức sự kiện” sẽ còn nhiều cơ hội để phát triển trong thời
gian tới đây.
1.1.5. Hoạt động cạnh tranh trên thị trường
1.1.5.1. Phân đoạn thị trường tổ chức sự kiện
- Các sự kiện mang tính cá nhân, hộ gia đình: đám tang, đám cưới, sinh nhật,
…Những sự kiện này mang tính thường xuyên, hầu như ngày nào, tháng nào, năm
Website: Email : Tel : 0918.775.368
nào cũng có những sự kiện này diễn ra. Nhưng đa số nhu cầu mang tính cá nhân này
hiện nay ít được các doanh nghiệp nhắm tới. Đây là đoạn thị trường mà các doanh
nghiệp mới đang bắt đầu tập trung vào. Riêng đối với các cá nhân là người của công
chúng (đây được coi là thị trường cao cấp) thì lại là mục tiêu mà các doanh nghiệp
nhằm vào.
- Các sự kiện nhỏ lẻ: Thường là của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Họ có thể
tự đứng ra tổ chức và liên hệ các nhà cung cấp các sản phẩm cho mình. Nếu có thuê
thì cũng chỉ thuê ở một số khâu nhất định nhằm giảm tối đa chi phí, với họ khâu nào
họ có thể tự làm thì họ sẽ cố gắng làm còn lại họ sẽ đi thuê.
- Các sự kiện có quy mô lớn: là những sự kiện của các doanh nghiệp lớn, có
hai loại:
+ Sự kiện của chính các doanh nghiệp do các doanh nghiệp có nhu cầu thực
hiện. Trong quá trình thực hiện thường kết hợp với các công ty tổ chức sự kiện

chuyên nghiệp vì liên quan đến các cơ quan báo chí, truyền thông, truyền hình. Ví dụ
như chương trình chắp cánh thương hiệu do công ty Trường Thành tổ chức kết hợp
với các công ty quảng cáo khác để có sự hỗ trợ. Rõ ràng là cần có một công ty tổ
chức sự kiện chuyên nghiệp để tạo ra sự kết nối nhiều chiều.
+ Sự kiện do các công ty tổ chức sự kiện và tổ chức xã hội thiết lập
Ta có biểu đồ như sau:
Biểu đồ 2: Số lượng của thị trường tổ chức sự kiện
(Theo đánh giá sơ bộ của hiệp hội quảng cáo)
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Qua 2 biểu đồ ta thấy được với các sự kiện lớn số lượng thì ít( chỉ chiếm 10%)
nhưng doanh số của mỗi sự kiện lại khá cao(chiếm khoảng 40% thị trường). Trong
khi đó, các sự kiện của hộ gia đình, cá nhân thường nhỏ lẻ, hầu như chưa được nhiều
doanh nghiệp quan tâm. Do đó những sự kiện này có diễn ra thì chỉ ở quy mô nhỏ.
Nhìn chung các doanh nghiệp khác nhau tùy vào tình hình kinh doanh và tài chính
của doanh nghiệp mình đề lựa chọn các đoạn thị trường cho phù hợp
1.1.5.2 Quan hệ cung cầu
Trước đây, sự kiện được tổ chức được hiểu đơn giản như một cuộc mít tinh
hay cuộc diễu hành ngoài phố với cờ hoa, băng rôn và khẩu hiệu... Nhưng hiện nay,
nếu để ý đến các tin tức đăng tải ngày càng nhiều trên các kênh báo chí, người ta sẽ
khó mà bỏ qua tin liên quan đến các công ty với những sự kiện, những buổi biểu diễn
đường phố, diễu hành xe, triển lãm thương mại..., mà có lẽ điều có thể gây được sự
chú ý của họ chính là cách tiếp cận độc đáo của những công ty này. Ông Michael
Coson, Giám đốc điều hành tập đoàn Maison & Partners, nhà cung cấp và phân phối
các sản phẩm và thương hiệu thời trang cao cấp, nhận xét: “Tôi từng tham dự rất
nhiều event của các công ty, và có thể nói rằng chất lượng tổ chức sự kiện của các
công ty ở Việt Nam hiện nay đã thay đổi một cách rõ rệt. Trước đây, trước khi tôi
tham gia các sự kiện hay các buổi diễu hành, những gì tôi nhìn thấy là ở sự kiện là sự
đơn điệu; nhưng giờ đây tôi đã thực sự thưởng thức, và cảm thấy rất thú vị như thể
tôi là một phần của sự kiện đó”.
Như vậy, các doanh nghiệp làm về tổ chức sự kiện thì ngày càng hướng tới

chất lượng và sự chuyên nghiệp cao hơn. Còn những chủ thể có nhu cầu tổ chức sự
kiện thì cũng hướng tới những dịch vụ trọn gói, chất lượng và có tính chuyên nghiệp.
Điều này sẽ tạo ra sự cân đối giữa cung và cầu. Tuy nhiên, đoạn thị trường mà các sự
kiện là của cá nhân, gia đình chưa được các doanh nghiệp nhằm vào nhiều dẫn đến ở
đoạn thị trường này cầu thì nhiều mà cung vẫn còn ít tạo ra sự chênh lệch cung cầu.
Theo các chuyên gia thì xu hướng mới nhất hiện nay là tổ chức các “event” có
chủ đề. Các chủ đề này được thu thập từ các nền văn hóa khác nhau, sau đó được
chọn lọc lại thành một bố cục tổng thể cho “event” và tạo nên sự khác biệt với tính
Website: Email : Tel : 0918.775.368
sáng tạo cao, thiết kế đẹp. Mục đích của xu hướng này là đảm bảo giá trị giải trí lẫn
thương mại và mở ra lối đi riêng cho các công ty trong việc nâng cao độ nhận biết
thương hiệu, độ am hiểu sản phẩm và thậm chí là thu hút cả một thế hệ khách hàng
tiềm năng trong tương lai.
Tại Việt Nam đang dần hình thành một nền công nghiệp PR đích thực với sự
quan tâm ngày càng lớn của giới doanh nghiệp và sự ra đời của nhiều loại hình dịch
vụ. Ngoài các công ty liên doanh, công ty nước ngoài, các doanh nghiệp tư nhân, các
công ty nhà nước hoặc thậm chí các cơ quan quản lý bắt đầu quan tâm tới việc sử
dụng các dịch vụ của công ty tổ chức sự kiện.
Ngành tổ chức sự kiện đang rất phát triển tại Việt Nam, điều này mang lại
nhiều cơ hội chọn lựa hơn cho những doanh nghiệp trong vai trò “thượng đế” tìm nhà
cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện. Tuy vậy, chỉ có một số công ty có bề dày kinh
nghiệm và tạo được thương hiệu qua những sự kiện có tầm và để lại dấu ấn. Như
chúng ta có thể thấy John Baily & Associates (Australia) là công ty PR nước ngoài
đầu tiên đặt trụ sở tại Việt Nam (hiện đã đóng cửa). Nhưng chỉ đến khi Max
Comunications, rồi đến Galaxy và Pubcom thì Việt Nam mới có những công ty PR
chuyên nghiệp đầu tiên. Điều đó phù hợp với nhu cầu của thị trường khi các doanh
nghiệp khách hàng ngày càng hướng tới việc thuê những công ty bên ngoài thực hiện
những hoạt động PR – tổ chức sự kiện thay vì “tự biên tự diễn” như trước đây. Điển
hình như Kinh Đô, Vinamilk…là những công ty rất năng động trong những hoạt động
này, theo họ thì các hoạt động tổ chức sự kiện đã góp phần không nhỏ trong việc xây

dựng thương hiệu của họ trên thị trường ngày càng cạnh tranh găy gắt.
1.1.5.3 Các thuộc tính cạnh tranh
Một sự kiện luôn phải trải qua những “thủ tục” cơ bản sau:
· Hình thành chủ đề (theme) cho sự kiện: Chủ đề này sẽ bị ràng buộc và chi
phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choice), văn
hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và vấn đề vi mô như
địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (catering), hình thức giải trí
Website: Email : Tel : 0918.775.368
(entertainment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound
and light), các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).
· Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ. Chương
trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách
hàng. Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự
khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo
thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.
· Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc
đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.
· Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân
lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi
người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.
· Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức
(cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các
nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…
· Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi
nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc
sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
Đó là quy trình chung cho mỗi sự kiện được tổ chức. Trong mỗi quy trình đó
đều có những yếu tố cơ bản cần quan tâm đó chính là giá cả, chất lượng dịch vụ cùng
các dịch vụ kèm theo. Doanh nghiệp có lợi thế cạnh tranh hay không là phụ thuộc ở
các yếu tố trên. Trong khi đó trên thị trường có rất nhiều các doanh nghiệp làm về tổ

chức sự kiện với quy mô và cách tổ chức khác nhau. Và việc đưa ra giá cả phù hợp
với chất lượng cùng những dịch vụ đi kèm là điều mà các doanh nghiệp luôn phải cân
nhắc vì khi mà các chủ thể đã bỏ tiền ra, họ luôn mong muốn những giá trị mà họ
nhận được tương xứng với những đồng tiền đó. Do đó các doanh nghiệp luôn phải
lấy những tiêu chí đó làm lợi thế cạnh tranh cho mình
Nhưng để thu hút được sự chú ý của đối tượng nhận tin thì các doanh nghiệp
đã luôn sáng tạo những ý tưởng mới và sự thể hiện độc đáo, tạo ra nét riêng cho
Website: Email : Tel : 0918.775.368
doanh nghiệp tổ chức sự kiện của mình. Đặc biệt là hiện nay khi mà Việt Nam ra
nhập WTO thì môi trường cạnh tranh của các doanh nghiệp sẽ là môi trường siêu
cạnh tranh ở trạng thái khốc liệt nhất.. Nếu để ý đến các tin tức đăng tải ngày càng
nhiều trên các kênh báo chí, người ta khó mà bỏ qua tin liên quan đến các công ty với
những sự kiện, những buổi biểu diễn đường phố, diễu hành xe, triển lãm thương
mại…nhưng có lẽ điều gây được chú ý của họ chính là cách tiếp cận độc đáo của
những công ty này.
Cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường khiến các công ty tổ chức sự
kiện ngày càng nâng tầm quan trọng của chuyên nghiệp hoá. Ai cũng nói mình
chuyên nghiệp. Chuyên nghiệp là phải làm được mọi thứ, từ thứ nhỏ nhất đến thứ lớn
nhất như làm kế hoạch, gửi giấy mời như thế nào, trình bày màu sắc sao cho phù hợp
công ty, sản phẩm, khách mời là ai, ăn gì, chỗ ngồi thế nào, khách quan trọng thì
đứng ra làm sao, bảo vệ an toàn thế nào. Tóm lại, phải hoàn hảo trong từng chi tiết
nhỏ. Để tạo ra sự cạnh tranh, các công ty có xu hướng tổ chức các event có chủ đề.
Các chủ đề này được thu nhập từ các nền văn hóa khác nhau, sau đó được chọn lại
thành một bố cục tổng thể cho event và tạo nên sự khác biệt với tính sáng tạo cao,
thiết kế đẹp. Mục đích của xu hướng này là đảm bảo giá trị giải trí lẫn thương mại và
mở ra lối đi riêng cho doanh nghiệp của mình trong việc nâng cao độ nhận biết
thương hiệu, độ am hiểu sản phẩm và thậm chí là thu hút cả một thế hệ khách hàng
tiềm năng trong tương lai. Một điểm quan trọng mà các doanh nghiệp tổ chức sự kiện
luôn lấy đó làm lợi thế cạnh tranh đó chính là ý tưởng cho sự kiện mình tổ chức. Đây
là một điểm mới trong hoạt động của các công ty làm event hiện nay bởi họ phải

vạch ra cho khách hàng của mình một hướng đi sáng tạo và chuyên nghiệp nhằm tiếp
cận hơn với khách hàng và mang đến cho họ những trải nghiệm tích cực. Nói tóm lại
năng lực cạnh tranh trên thị trường tổ chức sự kiện cho đến nay dựa vào 5 tiêu chí đó
là: sáng tạo, dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp, khả năng giải quyết vấn đề, khả năng
giao tiếp với khách hàng và hiểu biết về hoạt động kinh doanh của khách hàng.
1.1.5.4 Hệ thống dịch vụ
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Dịch vụ tổ chức sự kiện thông thường được cung cấp theo hình thức trọn gói
(package service). Ví dụ, khi một khách hàng cần tổ chức buổi ra mắt sản phẩm mới,
công ty dịch vụ sẽ thực hiện hàng loạt công việc như: chọn thời gian và địa điểm tổ
chức thích hợp; xin giấy phép; thiết kế, in ấn và gửi thiệp mời; thiết kế và trang trí
toàn cảnh khu vực tổ chức; thuê đơn vị dàn dựng âm thanh, ánh sáng; chọn thực đơn
và nước uống; thuê xe đưa rước (nếu địa điểm ở xa); cung cấp tiếp tân và người dẫn
chương trình; thuê người mẫu, ca sĩ, ban nhạc cho chương trình giải trí và nhiều công
tác tùy chọn khác theo yêu cầu của khách hàng.
Đỗ Li Ly, một Việt kiều Úc hiện là Giám đốc điều hành Công ty Metan, cho
biết công việc này mới nghe có vẻ đơn giản, nhưng bắt tay vào làm thì quả là không
đơn giản chút nào. Cô giải thích: "Mỗi công đoạn đều cần phải bàn tính và cân nhắc
kỹ, chẳng hạn phải chọn địa điểm sao cho phù hợp với tính chất chương trình, đối
tượng khách mời, thời tiết và cả theo "gu" của khách hàng nữa! Ý tưởng thiết kế phải
mới lạ, độc đáo, truyền đạt được thông điệp chính của chương trình.
Thức ăn, nước uống nên theo "Tây" hay "ta", tiệc đứng hay ngồi. Người dẫn
chương trình nên là nam hay nữ, hoạt náo dữ dội hay chửng chạc, lịch lãm. Ca sĩ phải
hát hay hay chỉ cần... đẹp... tất cả những chuyện tưởng nhỏ như vậy cũng phải thực
hiện một cách hoàn hảo". Thường thì các khách hàng của công ty không muốn tiết lộ
thông tin về sự kiện sắp xảy ra sớm vì nhiều lý do khác nhau. Do vậy, công việc đến
tay đơn vị tổ chức rất trễ, có khi chỉ vài ba ngày trước sự kiện.
Trong lần tổ chức đón Cúp vàng thế giới FIFA đến Việt Nam vào tháng 1-
2002 do hãng Coca Cola tài trợ, Metan, đơn vị trúng thầu, cho biết họ phải vật lộn
với một lượng công việc khổng lồ chỉ trong vòng 10 ngày, gồm biên tập chương

trình, lập kế hoạch triển khai, xin nhiều loại giấy phép khác nhau, chọn tuyến đường
diễu hành, thuê địa điểm tổ chức giao lưu, chuẩn bị công tác hộ tống và bảo vệ, mời
ca sĩ và nghệ sĩ nổi tiếng giao lưu...
Trong hệ thống dịch vụ tổ chức sự kiện đó có một trong những nỗi lo lớn nhất
của các đơn vị tổ chức sự kiện là địa điểm tổ chức. Hiện nay, có thể thấy thành phố
Hồ Chí Minh và Hà Nội là hai nơi có số lượng events diễn ra nhiều nhất. Tuy nhiên,
Website: Email : Tel : 0918.775.368
địa điểm tổ chức tại 2 thành phố này vẫn “vừa thừa, vừa thiếu”. Thừa vì nhà hàng,
khách sạn, nhà thi đấu, câu lạc bộ, sân vận động... có rất nhiều, nhưng lại thiếu vì
chưa phù hợp với yêu cầu chung của một event cần có.
Thông thường các events họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ ra mắt, lễ kỉ niệm...
địa điểm được nhắc đến đầu tiên là các khách sạn cao cấp từ 4 đến 5 sao. Tuy nhiên,
nếu số lượng khách mời tham dự tiệc lên đến 500 người thì chỉ có rất ít nơi có thể
đáp ứng được như Equatorial, Sheraton và gần đây là Park Hyatt (Hồ Chí Minh), tại
Hà Nội lại càng hiếm hoi hơn với Melia và Daewoo. Các khách sạn 5 sao nổi tiếng
khác như New World, Legend, Caravelle, Sofitel, Omni... sức chứa chỉ từ 300 - 400
người. Với các địa điểm như sân vận động, câu lạc bộ, nhà thi đấu... phục vụ cho các
events đại trà, chất lượng phục vụ thường không cao, đơn vị tổ chức sự kiện hầu như
ít nhận được hợp tác từ các đơn vị cho thuê mặt bằng. Khi mật độ events ngày một
nhiều, một số địa điểm còn tỏ ra “bất cần” và ở những nơi này thường không tồn tại
tiêu chí kinh doanh chung “khách hàng là thượng đế”. Những trường hợp chất lượng
kém như hệ thống máy lạnh, ánh sáng chập chờn, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không
đảm bảo, và tệ hơn là không cho thời gian dàn dựng và chạy thử chương trình (nếu
muốn phải trả thêm tiền thuê địa điểm từ ½ đến bằng giá chính thức)...Trên thực tế,
việc kết hợp các hệ thống dịch vụ một cách hoàn hảo chính là sự thành công lớn của
các doanh nghiệp.
1.1.5.5 Các doanh nghiệp cạnh tranh
Năm 2004, trong số 15 công ty PR hàng đầu ở Việt Nam hoàn toàn không có
bóng dáng của những công ty nước ngoài. Về độ tín nhiệm, hiện tại Max
Communications đang là công ty đứng đầu danh sách (chiếm 58%), bỏ xa công ty thứ

nhì là Venus (32%), Galaxy (29%), Đất Việt (25%) và Goldsun (21%). Tiếp theo mới
đến các công ty khác như Cát Tiên Sa, VMC, AVC, Metan và Storm Eye. Đó là
những doanh nghiệp lớn và có sự chuyên môn hóa cao.
Hiện nay, thị trường tổ chức sự kiện cạnh tranh đã đến hồi quyết liệt.
Ngày càng có nhiều công ty hoạt động và phát triển với tốc độ chóng mặt, từ
vài doanh nghiệp trong những năm 1990, đến nay con số này đã lên tới 1.000.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Mấy năm gần đây, có nhiều công ty cũng đã nhận thức được tầm quan trọng của việc
xây dựng thương hiệu – một hoạt động sống còn, một phần không thể thiếu được của
mỗi doanh nghiệp trên bước đường hình thành và phát triển các hoạt động kinh
doanh. Họat động tổ chức sự kiện được các doanh nghiệp quan tâm nhiều vì đa số
các doanh nghiệp đều có những hoạt động cần nhiều đến tổ chức sự kiện. Nhiều công
ty quảng cáo vì thế cũng đã kèm thêm cả dịch vụ tổ chức sự kiện. Cho nên cạnh tranh
găy gắt là một điều không thể tránh khỏi. Sau đây là một số doanh nghiệp vừa và nhỏ
cùng cạnh tranh về lĩnh vực này:
- Công ty Prowo Advertising – Making Consultant: Là một doanh nghiệp trẻ
hoạt động với các chức năng: Tư vấn tiếp thị : thiết lập kinh phân phối và hệ thống
kinh doanh. Lập kế hoạch marketing và quảng cáo. Tổ chức các sự kiện thương mại.
Thiết kế quảng cáo - in ấn. Xây dựng và phát triển website doanh nghiệp.
- Công ty TNHH xúc tiến thương mại và đầu tư BM & T
+ Quảng bá cho hoạt động marketing
+ Tăng doanh số bán hàng của công ty
+ Tạo sự chú ý hơn nữa của khách hàng
+ Tỏ lòng cảm ơn khách hàng, đối tác
+ Phát triển dịch vụ hoặc sản phẩm: thông qua sự góp ý trực tiếp của khách
hàng
+ Thuyết phục những khách hàng tiềm năng đến với doanh nghiệp của mình.
Nhưng khó khăn của Doanh nghiệp đó là: Chưa có bộ phận chuyên phụ trách Event –
PR – Branding.
∙. BM&T nhận cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện bao gồm: Hội nghị, hội thảo,

hội chợ triển lãm, hội thảo chuyên đề, họp báo, lễ khởi công, động thổ, lễ khánh
thành, khai trương, lễ tổng kết cuối năm
+ Các buổi tiệc chiêu đãi, họp mặt đại lý, ra mắt sản phẩm mớiF Wedding
cưới hỏi, sinh nhật, mừng thọ,…Cụ thể: Chọn thời gian và địa điểm tổ chức thích
hợp; xin giấy phép; thiết kế, in ấn và gửi thiệp mời; thiết kế và trang trí toàn cảnh khu
vực tổ chức; thuê đơn vị dàn dựng âm thanh, ánh sáng; chọn thực đơn và nước uống;
Website: Email : Tel : 0918.775.368
thuê xe đưa rước (nếu địa điểm ở xa); cung cấp tiếp tân và người dẫn chương trình;
thuê người mẫu, ca sĩ, ban nhạc cho chương trình giải trí và nhiều công tác tùy chọn
khác theo yêu cầu của khách hàng. Bằng kiến thức và sự trải nghiệm sâu sắc, bằng
dịch vụ tuyệt hảo và một triết lý kinh doanh hướng về khách hàng, BM&T hy vọng
sẽ đóng góp một phần nhỏ công sức vào sự thành đạt của khách hàng
- Công ty Quảng Cáo Á Việt được thành lập đầu năm 2007, là nơi quy tụ
những người có tâm huyết với nghề trong ngành quảng cáo và là chuyên gia trong các
lĩnh vực:
Ø Tổ chức sự kiện
Ø Truyền thông
Ø Sản xuất POSM.
Chương trình event thực hiện bao gồm: kỷ niệm thành lập công ty, lễ đón nhận
chứng chỉ ISO, hội nghị khách hàng, giới thiệu sản phẩm mới, thực hiện khuyến mại của
nhãn hàng, tiệc tất niên, hội thảo, họp báo… Mặc dù là doanh nghiệp mới thành lập
nhưng đã có rất nhiều thành công trong lĩnh vực tổ chức sự kiện
- Công ty tổ chức sự kiện CAT: các lĩnh vực gồm
+ Tư vấn, tổ chức sự kiện gồm: lễ khánh thành, lễ động thổ, lễ giới thiệu sản
phẩm, hội thảo
+ Gia công, dàn dựng gồm: bảng quảng cáo, vật phẩm quảng cáo, gian hàng
hội chợ triển lãm
+ Quảng cáo, truyền thông: thiết kế mỹ thuật, dịch vụ truyền thông, xúc tiến
thương mại
1.1.5.6. Dự đoán thị trường tổ chức sự kiện trong tương lai và các yếu tố

chi phối
a. Dự đoán thị trường tổ chức sự kiện trong tương lai
Với sự phát triển của nền kinh tế hiện nay, hầu như bất kỳ một cá nhân, gia
đình, tổ chức, các doanh nghiệp hàng ngày, hàng giờ đều có các sự kiện diễn ra. Việt
Nam là nước đang có mức tăng trưởng đứng nhì thế giới, đời sống của người dân
càng cao cho nên đối với từng sự kiện diễn ra họ đều đầu tư một khoản ngân sách
Website: Email : Tel : 0918.775.368
thích hợp. Vì vậy nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng tăng cao không chỉ về số lượng
mà còn cả quy mô và đòi hỏi dịch vụ chất lượng cao. Điều này có ảnh hưởng tích cực
đến hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Vì vậy, các doanh nghiệp
đứng ra tổ chức sự kiện trên thị trường cũng ngày càng nhiều, nhiều công ty quảng
cáo làm cả về lĩnh vực này. Để đáp ứng nhu cầu, các doanh nghiệp cũng từng ngày
từng giờ nâng cao chất lượng, hướng tới sự chuyên nghiệp hóa. Do đó số lượng các
doanh nghiệp tiến tới chuyên nghiệp hóa sẽ tăng mạnh trong những năm tới. Dịch vụ
tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là cả một quy trình nghiêm ngặt và thống nhất từ khâu
lập kế hoạch, thực thi, tuyển dụng nhân viên, kêu gọi tài trợ, cho đến khâu kiểm soát
chi phí đòi hỏi kỹ năng quản lý toàn diện. Công tác tổ chức sự kiện bắt đầu từ việc
đưa ra ý tưởng về sự kiện và xây dựng kịch bản tổng thể dựa trên ý tưởng đã hình
thành. Bước tiếp theo là chiến lược tổ chức sự kiện. Chiến lược xuyên suốt trong quá
trình tổ chức bao gồm: lập kế hoạch, tuyển dụng và quản lý nhân sự, đặc biệt là đội
ngũ tình nguyện viên, công tác marketing, kêu gọi và sử dụng nguồn tài trợ. Để đảm
bảo một sự kiện được tổ chức thành công, cần phải tính đến công tác kiểm soát chi
phí. Trước thời điểm quyết định ngày diễn ra sự kiện, không chỉ các công đoạn liên
quan đến bề nổi như tổ chức sân khấu, âm thanh, ánh sáng cần được quan tâm mà
công tác hậu cần cũng không thể bị coi nhẹ. Khâu cuối cùng sau khi sự kiện được tổ
chức là công tác đánh giá kiểm tra và rút kinh nghiệm.
Với xu hướng biến động như vậy, thị trường tổ chức sự kiện sẽ tăng mạnh
trong 5 năm tới. Đồng thời, với sự phát triển của khoa học công nghệ hiện nay đã
mới có sự xuất hiện hình thức tổ chức sự kiện mới và dự đoán hình thức này sẽ tăng
mạnh trong những năm tới đó là tổ chức sự kiện trực tuyến. Đối với một số công ty

Việt Nam, họp từ xa không có gì lạ vì họ cũng đã từng tiến hành hội họp qua Internet
từ lâu, nhưng chủ yếu vẫn mang tính nội bộ hoặc ban giám đốc họp với đối tác nước
ngoài. Hình thức hội thảo khoa học trực tuyến có sự tham gia của đại biểu từ nhiều
nước vẫn chưa diễn ra ở Việt Nam. Khi được hỏi lý do tại sao, một số doanh nghiệp
trả lời rằng về công nghệ, Việt Nam hoàn toàn có thể hội thảo trực tuyến ở quy mô
lớn nhưng do doanh nghiệp chưa quen với hình thức này.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Thật ra, hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến đã bắt đầu nhen nhóm từ lâu ở
Việt Nam, cũng khoảng gần hai năm, phổ biến nhất là trên các diễn đàn, chỉ khác là
quy mô còn rất nhỏ. Cách đây hơn một năm, một số diễn đàn của các bạn trẻ yêu
thích công nghệ thông tin, thay vì mỗi tuần hay mỗi tháng phải tổ chức họp mặt ban
quản trị rất tốn kém mà không khả thi do một số thành viên ở quá xa, các thành viên
quyết định hẹn nhau họp mặt trên mạng. Cứ vào buổi tối theo thời gian đã định, ban
quản trị vào chức năng conference của Yahoo để chat bàn công việc. Không chỉ họp
mặt, một số diễn đàn còn tổ chức các buổi thảo luận trên mạng về công nghệ mới với
số lượng người tham gia đôi khi chỉ có mười mấy người. Mục đích của các cuộc hội
họp dạng này chỉ nhằm phục vụ cho diễn đàn, hoàn toàn không vì lợi nhuận. Trong
tương lai, hình thức hội họp sơ khai này sẽ phát triển thành các cuộc hội thảo trực
tuyến mang tính quốc tế.
b. Các yếu tố chi phối
- Về sự tăng trưởng kinh tế: Những năm trở lại đây, tổng sản phẩm nội địa
(GDP) tăng trưởng khá cao và ổn định, khoảng trên 7% hằng năm. Cùng với kinh tế
phát triển, thu nhập bình quân đầu người ngày càng tăng. Khi nền kinh tế tăng trưởng
mạnh, thu nhập của người dân cao, đời sống vật chất được đảm bảo trong khi đó có
nhiều sự kiện liên quan đến họ hàng ngày, hàng giờ, hàng tháng phải tổ chức với
những mục đích nhất định. Mỗi sự kiện họ tổ chức đều muốn tốt đẹp và có tác động
mạnh đến đối tượng nhận tin mà họ hướng tới. Cho nên họ sẵn sàng đầu tư trong lĩnh
vực này. Như vậy với sự phát triển lạc quan của nền kinh tế đã, đang và sẽ ảnh hưởng
tích cực đến thị trường tổ chức sự kiện.
- Yếu tố chi phối từ phía luật pháp: Từ khi Việt Nam gia nhập AFTA và WTO

thì các quy định của luật pháp càng khắt khe hơn đối với các doanh nghiệp. Điều này
có tác động tích cực là giúp các doanh nghiệp cạnh tranh lành mạnh hơn. Tuy nhiên
nhiều những quy định pháp lý còn chồng chéo, chưa rõ ràng cho nên nhiều lúc hay
gây ra tranh chấp, đối đầu giữa các doanh nghiệp tổ chức sự kiện.
- Yếu tố về thị trường: Trên thị trường hiện nay đang có sự biến động mạnh về
giá cả, do đó tác động đến lợi nhuận của các doanh nghiệp. Đa số các doanh nghiệp
Website: Email : Tel : 0918.775.368
theo đó cũng tăng giá cả. Việc tăng giá trên đã liên tục khiến các công ty thay đổi
bảng giá. Điều này nhiều khi gây khó khăn cho các doanh nghiệp vì các khách hàng
thường kêu ca, phàn nàn nhiều. Nhưng nếu không tăng giá thì lại ảnh hưởng đến lợi
nhuận công ty. Do đó cần thời gian để khách hàng thích nghi dần với giá cả tăng cao.
- Yếu tố hội nhập: Việt Nam gia nhập WTO hứa hẹn tăng trưởng mạnh hơn về
khoa học công nghệ, sự giúp đỡ của các chuyên gia nước ngoài, tạo điều kiện cho các
nhân sự nâng cao trình độ và sự chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
1.2. Hoạt động kinh doanh của công ty
1.2.1 Các lĩnh vực hoạt động
Thế mạnh của công ty Thanh's là các sản phẩm Thiết kế và Dịch vụ khách
hàng chuyên nghiệp. Điều này không đồng nghĩa với việc Thanh's là nhà sản xuất
không suất sắc. Mọi thành viên của Thanh's đều hiểu, yêu quý và trân trọng sản phẩm
của mình. Vì vậy, công ty luôn đem lại cho Các Quý Khách hàng những sản phẩm có
Hiệu quả kinh tế - mỹ thuật cao nhất
+ Tư vấn xây dựng và Quản trị thương hiệu doanh nghiệp:
Đây là lĩnh vực hoạt động được Ban Quản trị Doanh nghiệp đặc biệt chú
trọng. Từ thời điểm năm 1996, khi những vấn đề liên quan đến hoạt động quảng cáo
còn manh nha ở Việt Nam, những sáng lập viên Công ty Quảng cáo Thanh's đã tập
trung tích luỹ, nghiên cứu, phân tích và xử lý các thông tin liên quan đến hoạt động
xây dựng Thương hiệu Doanh nghiệp. Với mong muốn hỗ trợ tốt nhất cho doanh
nghiệp, đặc biệt các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp đã thực hiện các chương
trình nghiên cứu, tổng kết và phản hồi thông tin 02 năm 1 lần, với sự tham gia nhiệt
tình của gần 500 doanh nghiệp.

Hiện nay, hoạt động Tư vấn của Thanh's tập trung vào hai mảng chính:
 Tư vấn, hỗ trợ hoạt động xây dựng và quản trị thương hiệu Dành cho các
Doanh nghiệp vừa và nhỏ thông qua các chương trình nghiên cứu và phản hồi thông
tin; các chương trình cung cấp miễn phí tư liệu tư vấn (đã chuyển tư liệu đến hơn 500
doanh nghiệp qua đường thư tín, cập nhật 06 tháng/ lần)...
 Cung cấp Bộ nhận diện thương hiệu Tiêu chuẩn và Tài liệu “Cook-book”.
+ Tổ chức Sự kiện:
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Tham gia tài trợ, tổ chức sự kiện… được xem là chìa khoá kết nối, thiết lập
luồng thông tin nhiều chiều giữa các tổ chức, các Doanh nghiệp, Thương hiệu với
công chúng và khách hàng mục tiêu.
Hiểu rõ điều này, công ty quảng cáo Thanh’s luôn đặt tính Bản sắc và chất
lượng thực hiện sự kiện là yếu tố Tiên quyết.
+ Thiết kế - In:
Tôn chỉ trong hoạt động thiết kế của công ty là: Không chỉ đáp ứng yêu cầu của
Khách hàng, mà còn khơi gợi và mở rộng mong muốn của Khách hàng ở mức tối ưu.
Nhờ những lợi thế trong hoạt động tư vấn xây dựng thương hiệu, các nhà sáng
tạo của công ty luôn nỗ lực xây dựng và khắc hoạ Bản sắc văn hoá kinh doanh và
Hỉnh tượng thương hiệu Doanh nghiệp trong các sản phẩm Thiết kế của mình.
+ Thiết kế - thi công
• Showroom - Hội chợ - Nội Thất
• Sản xuất Bảng hiệu quảng cáo
1.2.2 Mô hình bộ máy tổ chức
1.2.3 Nhiệm vụ các phòng ban
1.2.3.1 Phòng dịch vụ khách hàng
- Nhiệm vụ chung:
GĐ điều hành
Phòng kế
toán
GĐ kinh

doanh
Ban tư vấn
xây dựng
thương hiệu
Bộ phận tài
chính – hành
chính
Bộ phận sản
xuất
Phòng thiết
kế
Phòng dịch
vụ khách
hàng
Phòng tổ
chức sự kiện
Phòng
marketing
Ban vận động
tài trợ sự kiện
Xưởng in máy
Xưởng in lưới
Các nhà cung cấp