Tìm hiểu quá trình hình thành vòng đời của tài liệu điện tử, xác định giá trị lưu trữ của tài liệu điện tử

LOGO
Nhóm thuyết trình số 3
Đề tài thuyết trình :
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA LỊCH SỬ
LƯU TRỮ HỌC – QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

GVHD: GV Nguyễn Văn Thỏa
Lớp: Lưu trữ k09
Tìm hiểu quá trình hình thành vòng đời của tài liệu
điện tử, xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử
Đề tài số 3
Danh sách nhóm
Đề tài số 3
Nội dung
Đề tài số 3
I. Tạo lập tài liệu điện tử- Quá trình hình thành vòng đời của tài liệu điện tử
Quá trình hình thành của tài liệu điện tử1
Theo Luật Lưu trữ thì tài liệu lưu trữ điện tử được hình thành từ hai nguồn:

Được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ.

Được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
Trong đó, những đặc điểm để xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử:
•
Tồn tại một cách hoàn chỉnh và không bị sửa đổi như khi nó được tạo ra
và lưu trữ lúc ban đầu.
•
Có mối liên kết rõ ràng với các tài liệu khác ở bên trong hoặc bên ngoài
hệ thống thông qua mã phân loại hoặc các chỉ số nhận dạng riêng khác

dựa trên nguyên tắc phân loại.
•
Có ngữ cảnh hành chính, có thể nhận dạng được.
•
Có tác giả, địa chỉ và thời gian tạo ra.
•
Phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một số
đặc điểm chung.
Đề tài số 3
I. Tạo lập tài liệu điện tử- Quá trình hình thành vòng đời của tài liệu điện tử
Vòng đời tài liệu điện tử2
Nguyên tắc đầu tiên của khung cấu trúc để quản lý tài liệu lưu trữ điện tử là:

“Lưu trữ cần phải tham gia vào toàn bộ vòng đời của các hệ thống điện tử
tạo ra và lưu giữ tài liệu lưu trữ điện tử để bảo đảm cho việc tạo lập và giữ
lại những tài liệu thực sự xác thực, đáng tin cậy và có thể bảo quản được”.
Có hai khái niệm cơ bản trong nguyên tắc này là sự tham gia của lưu trữ và
vòng đời của tài liệu.
Đề tài số 3
I. Tạo lập tài liệu điện tử- Quá trình hình thành vòng đời của tài liệu điện tử
Vòng đời tài liệu điện tử2
Đề tài số 3
I. Tạo lập tài liệu điện tử- Quá trình hình thành vòng đời của tài liệu điện tử
Tính liên tục của tài liệu điện tử 3
Việc tiếp cận khai thác tài liệu điện tử, cũng như các hoạt động khác trong
chức năng lưu trữ, cần được xem xét giải quyết càng sớm càng tốt trong
vòng đời tài liệu. Lý tưởng là điều đó nên bắt đầu ngay từ giai đoạn chuẩn
bị. Các phương pháp xác định hay nhận diện và tiếp cận tài liệu lưu trữ cần
phải được xác định rõ càng sớm càng tốt và đưa vào thiết kế hệ thống.
Việc thiết kế cần phải xác định rõ tất cả các loại tài liệu lưu trữ, kể cả

metadata và các thông tin kỹ thuật khác cần thiết để tra tìm và diễn giải tài
liệu cũng như những tài liệu ghi lại hoạt động tác nghiệp công việc. Hệ thống
có thể được thiết kế để tiêu chuẩn hoá và tự động hoá việc tạo ra metadata
và những thông tin bối cảnh
Cũng như việc đánh giá và bảo quản, khi mà các yêu cầu lưu trữ được
xem xét giải quyết ở giai đoạn chuẩn bị thì việc tạo lập và duy trì bảo quản
tài liệu sẽ cần phải được giám sát để bảo đảm rằng các tác nghiệp thực tiễn
phải tuân theo đúng những quyết định được đưa ra ở giai đoạn chuẩn bị và
còn để nhận biết bất kỳ những cải tiến nào có thể đòi hỏi các quyết định đó
phải được xem xét, đánh giá lại. Điều đặc biệt quan trọng là tài liệu lưu trữ
phải được nhận diện, xác định đúng như khi chúng được tạo lập và những
thông tin bối cảnh và metadata cần thiết và phù hợp phải được nắm bắt, gắn
kết với tài liệu đó.
Khi mà các yêu cầu lưu trữ được xem xét giải quyết trong giai đoạn chuẩn
bị và được gắn kết vào việc thiết kế hệ thống thì những hành động quan
trọng nhất để bảo đảm khả năng có thể tiếp cận lâu dài trong suốt giai đoạn
duy trì bảo quản sẽ là việc thực thi thiết kế đó và làm theo đúng những kế
hoạch đã được xây dựng từ trước. Các bước đi tích cực cần phải được tiến
hành để bảo đảm rằng những thông tin bối cảnh và metadata cần thiết được
cung cấp trong việc thiết kế hệ thống được giữ lại trong thực tế trong suốt
thời gian tồn tại của tài liệu.
Đề tài số 3
II. Xử lý tài liệu điện tử
Quy trình xử lý tài liệu điện tử1
Xử lí tài liệu điện tử( EDP) đề cập đến việc sử dụng các biện pháp tự động
bằng cách sử dụng đơn giản, những hành động lặp đi, lặp lại- và công nghệ
máy tính- để tổ chức và lưu trữ tài liệu.
Các thuật ngữ xử lí dữ liệu điện tử được xử dụng một cách thường xuyên
trọng máy tính hiện đại.
Dưới góc độ văn thư- lưu trữ chúng ta xem xét vấn đề xử lí tài liệu điện tử

là những thao tác nghiệp vụ để xử lí và tổ chức quản lí tài liệu theo quy
trình công tác lưu trữ tài liệu điện tử.
Đề tài số 3
II. Xử lý tài liệu điện tử
Quản lí văn bản điện tử 2
Việc quản lí văn bản điện tử được thực hiện bằng các phần mềm quản lí
văn bản và hồ sơ công việc, các phần mềm này hoạt động trên cơ sở mạng
tin học diện rộng.
Việc quản lí văn bản đi, đến trên mạng diện rộng gần như chỉ thực hiện trên
1 file. Các đối tượng quản lí , sử dụng , xử lí file văn bản đó sẽ được xác
định dựa vào việc phân luồng chuyển giao và phân quyền văn bản thông
qua các chức năng của chương trình phần mềm.
Đề tài số 3
II. Xử lý tài liệu điện tử
Lập hồ sơ điện tử3
Về hình thức chuyển
giao văn bản: văn bản
đi, đến là nguồn cung
cấp dữ liệu chính
thống để lập hồ sơ
công việc thông qua
các hình thức chuyển
giao. Văn bản điện tử
được chuyển giao qua
môi trường mạng tồn
tại với hai dạng chủ
yếu là dạng PDF hay
dạng DOC
Đăng tải file văn bản trên cổng
thông tin điện tử của cơ quan ban hành

và có quy định với các đơn vị trực thuộc
lịch truy cập để download về sử dụng
Gửi văn bản qua mạng diện rộng của cơ
quan bằng file toàn văn kèm nội dung
đăng kí cách này người lập hồ sơ chỉ
cần xác định hai nội dung:
số/ kí hiệu của hồ sơ ( mục lục hồ sơ )
và số thứ tự sắp xếp văn bản trong
“ mục lục văn bản” là có thể đưa văn bản
vào quản lí hồ sơ đã lập( hay mới lập)
Đề tài số 3
II. Xử lý tài liệu điện tử
Giá trị và tích chứng cứ pháp lí của hồ sơ được lập, quản lí và sử dụng,
lưu trữ trên mạng diện rộng
4
Với hồ sơ điện tử do được lập, quản lí, sử dụng và lưu trữ trên môi trường
mạng, văn bản được thu thập vào hồ sơ phảo tồn tại dưới dạng thông điệp
dữ liệu hoặc được số hóa từ văn bản đã ban hành. Vì thế để có giá trị và
tính chứng cứ pháp lí như hồ sơ truyền thống, hồ sơ điện tử phải giải quyết
vấn đề pháp lí và hiệu lực thi hành của các văn bản được thu thập vào hồ
sơ.
Với văn bản điện tử, các văn bản luật quy định về công nghệ thông tin, giao
dịch điện tử và chữ kí số đều quuy định khá rõ, đủ để dạng văn bản này có
giá trị pháp lí và hiệu lực thi hành:
Văn bản điện tử ( thông điệp dữ liệu) có giá trị như bản gốc, có giá trị làm
chứng cứ.
Chữ kí số của người có thẩm quyền khi kí trên văn bản được xem là đáp
ứng nếu văn bản cần đóng dấu của cơ quan theo quy định của pháp luật về
quản lí con dấu.
Đề tài số 3

III. Xác định giá trị tài liệu điện tử
Việc xác định giá trị tài liệu bao gồm 4 phần:
Ngoài ra, tài liệu lưu trữ điện tử phải
đáp ứng các tiêu chuẩn sau:
Có sự bảo đảm đủ
tin cậy về tính
toàn vẹn của
thông tin chứa
trong tài liệu điện
tử kể từ khi tài
liệu điện tử được
khởi tạo lần đầu
tiên dưới dạng
một thông điệp
dữ liệu hoàn
chỉnh
Thông tin chứa
trong tài liệu lưu
trữ điện tử có thể
truy cập, sử dụng
được dưới dạng
hoàn chỉnh khi
cần thiết.
Tiêu chuẩn đánh
giá tính toàn vẹn
là thông tin còn
đầy đủ và chưa bị
thay đổi, ngoài
những thay đổi về
hình thức phát

sinh trong quá
trình trao đổi, lưu
trữ hoặc hiển thị
tài liệu lưu trữ
điện tử.
Tiêu chuẩn về sự
tin cậy được xem
xét phù hợp với
mục đích thông
tin được tạo ra và
mọi bối cảnh liên
quan.
Đề tài số 3
III. Xác định giá trị tài liệu điện tử
Nguyên tắc xác định giá
trị của TLĐT
Nguyên tắc về
chính trị
Nguyên tắc toàn
diện tổng hợp
Nguyên tắc lịch
sử
Đề tài số 3
III. Xác định giá trị tài liệu điện tử
1
Đề tài số 3
III. Xác định giá trị tài liệu điện tử
2 Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu

Tiêu chuẩn chính là thước đo để đánh giá (đo lường) một đối tượng nào

đó.

Tiêu chuẩn luôn ảnh hưởng tới chất lượng cuối cùng của bất kỳ một
công việc nào.

Nội dung của các tiêu chuẩn được hình thành trên những yếu tố mang
tính khách quan và đều có thể thay đổi thực tiễn của cuộc sống XH.

Việc xác định các tiêu chuẩn không phải là ngẫu nhiên, mà chủ yếu dựa
trên các yêu cầu chính như sau:

Phải có cơ sở lý luận khoa học

Phải phù hợp với trình độ thực tiễn của chính XH đó

Phải có khả năng ứng dụng vào thực tiễn công việc.
Tiêu chuẩn về ý
nghĩa nội dung
của tài liệu và ý
nghĩa của đơn vị
hình thành
phông
•
Đây là tiêu chuẩn quan trọng nhất và
được vận dụng thường xuyên nhất
trong công tác XĐGTTL
Tiêu chuẩn tài
liệu phải đảm
bảo tính xác
thực, nguyên

vẹn
•
Đây là tiêu chuẩn quan trọng vì tài liệu
điện tử muốn trở thành nguồn thông tin, tư
liệu tin cậy thì phải có đầy đủ những yếu tố
thông tin để đảm bảo cho nội dung thông
tin bên trong của tài liệu.
Thông tin chứa trong
tài liệu lưu trữ điện tử
có thể truy cập, sử
dụng dược dưới dạng
hoàn chỉnh khi cần
thiết
•
Một tài liệu điện tử được lựa
chọn phải đảm bảo được khả
năng duy trì tính xác thực và
khả năng truy cập trong suốt
quá trình bảo quản sau này.
Đề tài số 3
III. Xác định giá trị tài liệu điện tử
2 Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu điện tử
Hệ thống
Phân tích
chức
năng
Thông tin
Phân tích
sử liệu
học

Đề tài số 3
III. Xác định giá trị tài liệu điện tử
3 Phương pháp xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử:
Phương pháp thông tin:

Xét dưới góc độ thông tin một cách đơn thuần, giá trị của tài liệu lưu trữ
chính là giá trị của các thông tin chứa đựng trong các tài liệu mà chúng có
thể mang lại cho nhà quản lý hoặc cho người nghiên cứu sử dụng cho
các mục đích khác nhau.

Để xác định được tính toàn vẹn và đáng tin cậy của tài liệu điện tử, người
làm công tác lưu trữ phải nắm được bản chất của tài liệu điện tử, nghiên
cứu về chữ ký số – chữ ký điện tử, dựa trên siêu dữ liệu ( dữ liệu đặc tả)
về các tài liệu điện tử.

Chữ ký điện tử có thể được chứng thực bởi một tổ chức cung cấp dịch vụ
chứng thực chữ ký điện tử.
Phương pháp phân tích chức năng:

Là phương pháp xác định giá trị tài liệu dựa vào kết quả phân tích chức
năng, ý nghĩa của cơ quan tổ chức, đơn vị hình thành nên tài liệu lưu trữ
điện tử và chức năng của mỗi loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan tổ chức đó.

Phương pháp phân tích này có mối quan hệ biện chứng với phương
pháp hệ thống (tác động qua lại, bổ sung cho nhau), chúng ta phải vận
dụng linh hoạt 2 phương pháp này.

Vận dụng phương pháp này, chúng ta nghiên cứu và xây dựng nên các
tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu: tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài

liệu, tiêu chuẩn ý nghĩa của cơ quan, đơn vị hình thành phông…
Phương pháp hệ thống:

Nội dung của phương pháp này này cho phép xem xét giá trị đói với tài
liệu hình thành trong một hệ thống các cơ quan, tổ chức nhất định. Trong
hệ thống đó, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ
chức có vị trí càng cao thì càng có giá trị. Cụ thể là trong hệ thống các cơ
quan đó, các cơ quan càng cao thì càng hình thành nhiều tài liệu với các
nội dung càng đa dạng, phong phú.

Phương pháp hệ thống được vận dụng để xác định giá trị của tài liệu điện
tử được đặt trong môi trường cơ sở dữ liệu của tài liệu điện tử. Trong môi
trường đó, những thông tin đầu vào của tài liệu điện tử sẽ được thể hiện
rõ, giúp cho việc đánh giá tính xác thực của tài liệu điện tử
Phương pháp phân tích sử liệu học:

Tài liệu lưu trữ là một nguồn sử liệu có giá trị cùng với những nguồn sử
liệu khác (như tài liệu phim ảnh, hiện vật, dân tộc học, ngôn ngữ học, tài
liệu điền dã…).

Việc nghiên cứu các nguồn sử liệu đòi hỏi phải nghiên cứu xây dựng nên
các phương pháp khoa học: phương pháp xác minh độ chính xác,
phương pháp xác minh thời gian, phương pháp xác minh địa điểm hình
thành tài liệu Vì vậy, việc nghiên cứu một cách đầy đủ và sâu sắc những
vấn đề về phê phán sử liệu học sẽ hỗ trợ đắc lực cho quá trình xác định
giá trị nhằm lựa chọn được những tài liệu chính xác nhất, giá trị nhất để
bảo quản trong các lưu trữ khác nhau.̉
LOGO
Thank You !