đồ án quy hoạch đô thị Cơ sở khoa học và căn cứ pháp lý để thiết lập hệ thống hồ sơ địa chính

Chương I
Cơ sở khoa học và căn cứ pháp lý để thiết lập hệ thống hồ sơ địa chính
1.1. Vai trò của việc thiết lập hệ thống hồ sơ địa chính và đăng ký
đất đai trong công tác quản lý nhà nước về đất đai.
1.1.1. Khái niệm về hồ sơ địa chính và đăng ký đất đai
a. Hồ sơ địa chính
Hồ sơ địa chính được hiểu là hệ thống các tài liệu, số liệu, bản đồ, sổ
sách chứa đựng những thông tin về các mặt tự nhiên, kinh tế xã hội và pháp
lý của đất đai cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý nhà nước về
đất đai hay nói cách khác là những thông tin cần thiết để nhà nước thực hiện
chức năng quản lý của mình đối với đất đai với tư cách là chủ sở hữu.
Các thông tin về đất đai được thiết lập, cập nhật trong quá trình điều
tra, đo đạc qua các thời kỳ khác nhau bằng các phương pháp khác nhau như:
Đo đạc lập bản đồ địa chính, đánh giá đất, phân loại đất, đăng ký đất đai và
cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Nội dung của hồ sơ địa chính bao gồm những thông tin về sử dụng đất
đai, đó là các thông tin về điều kiện tự nhiên, thông tin về cơ sở pháp lý:
- Thông tin về điều kiện tự nhiên của thửa đất cho biết vị trí, hình dáng,
kích thước, toạ độ, diện tích của từng thửa đất. Các thông tin này được xác
định bằng các phương pháp đo đạc khác nhau và được thể hiện trên bản đồ
địa chính.
- Thông tin về kinh tế – xã hội gồm có:
+) Thông tin về xã hội như: tên chủ sử dụng đất, nguồn gốc sử dụng đất
phương thức sử dụng đất, quá trình chuyển quyền sử dụng đất, mục đích sử
dụng đất, quá trình chuyển mục đích sử dụng đất
+) Thông tin về kinh tế như hạng đất, giá đất, quan hệ kinh tế giữa Nhà
nước và người sử dụng đất.
- Thông tin về cơ sở pháp lý của thửa đất như: tên văn bản, số văn bản,
cơ quan ký ban hành văn bản ngày tháng ban hành Các thông tin này là căn
cứ xác định giá trị pháp lý của các loại tài liệu trong hồ sơ địa chính.
Hệ thống hồ sơ địa chính được thiết lập theo đơn vị hành chính cấp xã,

phường (cấp cơ sở) để phù hợp với việc tổ chức của ngành quản lý đất đai và
bộ máy hành chính của nước ta. Hệ thống này đựơc thiết lập ở cấp cơ sở cho
phép thu thập, cập nhật thông tin một cách nhanh chóng, đầy đủ, chính xác và
thuận tiện nhất.
b. Đăng ký đất.
Đăng ký đất là một trong 7 nội dung quản lý Nhà nứơc về đất đai nhằm
xác lập mối quan hệ pháp lý giữa Nhà nước (với tư cách là chủ sở hữu) và
người sử dụng đất (người được Nhà nước giao đất, cho thuê đất ) để xác lập
địa vị pháp lý của họ trong việc sử dụng đất đối với Nhà nước và xã hội, thiết
lập hồ sơ đầy đủ để quản lý thống nhất đất đai theo pháp luật, cấp giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất cho những người đủ điều kiện theo quy định của
pháp luật.
Đăng ký đất là một thủ tục hành chính bắt buộc đối với người sử dụng
đất và người quản lý, do hệ thống ngành địa chính giúp UBND các cấp tổ
chức thực hiện.
Kết hợp với bản đồ địa chính, việc kê khai đăng ký đất và cấp giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất sẽ hình thành lên hệ thống hồ sơ địa chính.
* Mục đích của đăng ký đất đai nhằm:
- Bảo vệ chế độ sở hữu toàn dân về đất đai:
- Nhà nước nắm quỹ đất để có đủ căn cứ pháp lý xác định quyền và
nghĩa vụ của người sử dụng đất.
- Bảo hộ quyền sử dụng hợp pháp của chủ sử dụng đất theo quy định
của pháp lý.
* Yêu cầu của việc đăng ký đất:
- Việc đăng ký đất trước hết phải theo đúng Luật đất đai, các qui định
kỹ thuật và các thủ tục đăng ký của ngành địa chính.
- Đăng ký phải đúng người sử dụng, diện tích sử dụng, mục đích loại
đất đai, thời hạn sử dụng
- Các tài liệu của hồ sơ địa chính phải được thiết lập đầy đủ và đúng
quy cách của từng loại tài liệu trong hồ sơ địa chính.

Đăng ký đất có 2 hình thái:
1. Đăng ký đất đai ban đầu: là đăng ký đất được thực hiện lần đầu trên
phạm vi cả nước để thiết lập hồ sơ địa chính ban đầu cho toàn bộ đất đai và
cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho những chủ sử dụng có đủ điều
kiện theo quy định của pháp luật. Việc tổ chức đăng ký đất được thực hiện
theo cấp xã nhằm:
- Tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng đất làm các thủ tục đăng
ký, phát huy quyền làm chủ trong đăng ký đất ngay từ cấp cơ sở.
- Phát huy sự hiểu biết tình hình thực tiễn sử dụng đất ở địa phương của
đội ngò cán bộ cấp xã nhằm đảm bảo thông tin đầy đủ chính xác.
- Giúp cán bộ địa chính cán bộ cấp xã nắm vững và khai thác có hiệu
quả hệ thống hồ sơ địa chính của địa phương mình.
2. Đăng ký biến động đất đai: là hoạt động thường xuyên của cơ quan
hành chính nhà nước, trực tiếp là ngành địa chính nhằm cập nhật những thông
tin về đất đai để đảm bảo cho hệ thống hồ sơ địa chính luôn phản ánh đúng
hiện trạng sử dụng đất, làm cơ sở để Nhà nước phân tích các hiện trạng kinh
tế – xã hội phát sinh trong công tác quản lý đất đai.
Đăng ký bíên động đất đai có các đặc điểm sau:
+ Phải dùa trên hồ sơ đăng ký đất đai ban đầu.
+ Được tiến hành thường xuyen và tồn tại song song với quá trình sử
dụng đất.
+ Không nhất thiết phải có hội đồng xét duyệt.
nc ta hin nay, vic ng ký t ai va l ng ký ban u nhng
cng va l vic ng ký bin ng, bi t ai trc õy ó b buụng lng
trong mt thi gian di, cha cú thụng tin qun lý. cú cn c
phỏp lý phc v cho cụng tỏc qun lý v s dng t phi thit lp c h
thng h s a chớnh hon chnh, thng nht trờn phm vi c nc. Do ú,
vic kờ khai ng ký t ai, cp giy chng nhn quyn s hu nh , quyn
s dng t l yờu cu cp bỏch ca ngnh a chớnh hin nay.
Xây dựng chính sách và các quy định, quy trình, quy phạm về

quản lý sử dụng đất
Điều tra
đo đạc
Quy hoạch
kế hoạch sử
dụng đất
Phân
hạng định
giá đất
Giao đất
cho thuê
đất
Xác định vị trí,
hình thể kích
th-ớc diện tích
loại đất và chủ
đang sử dụng
Xác định
mục đích
sử dụng
Xác định
giá trị
(hạng đất
và giá
đất)
Xác định
quyền hợp
pháp của
chủ sử
dụng đất

Đăng ký đất đai cấp giấy chứng nhận lập hồ sơ địa chính
Thanh tra
việc quản lý
và sử dụng
đất
Giải quyết
tranh chấp
đất đai
Thống kê
đất đai
1.1.2. Các tài liệu trong hồ sơ địa chính:
Tài liệu trong hồ sơ địa chính được chia ra hai loại:
- Loại hồ sơ tài liệu gốc, dùng lưu trữ và tra cứu khi cần thiết.
- Loại hồ sơ địa chính phục vụ thường xuyên trong quản lý.
* Hồ sơ tài liệu gốc, lưu trữ và tra cứu khi cần thiết.
Hồ sơ tài liệu gốc là căn cứ pháp lý duy nhất làm cơ sở xây dựng và
quyết định chất lượng hồ sơ địa chính phục vụ thường xuyên trong quản lý.
Nã bao gồm:
• Các tài liệu gốc hình thành trong quá trình đo đạc, lập bản đồ địa
chính bao gồm: toàn bộ thành quả giao nép sản phẩm theo luận chứng kinh tế
– kỹ thuật đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt của mỗi công trình đo
vẽ lập bản đồ địa chính (trừ bản đồ địa chính, hồ sơ kỹ thuật thửa đất, sơ đồ
trích thửa).
• Các tài liệu gốc hình thành trong quá trình đăng ký đất đai ban đầu,
đăng ký biến động đất đai và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bao
gồm:
- Các giấy tờ do chủ sử dụng đất giao nép khi kê khai đăng ký như: đơn
kê khai đăng ký, giấy tờ pháp lý về nguồn gốc sử dụng đất, các giấy tờ có liên
quan đến nghĩa vụ tài chính đối với nhà nước mà chủ sử dụng đất đã thực
hiện.

- Hồ sơ tài liệu đựơc hình thành trong quá trình thẩm tra xét duyệt đơn
kê khai đăng ký của cấp xã, cấp huyện.
- Các văn bản pháp lý của cấp có thẩm quyền trong thực hiện đăng ký
đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất như quyết định thành lập hội
đồng đăng ký đất đai, biên bản xét duyệt của hội đồng, quyết định cấp giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất, quyết định xử lý các vi phạm pháp luật đất
đai
- Hồ sơ kiểm tra kĩ thuật, nghiệm thu sản phẩm đăng kí đất đai, xét cấp
giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
* Hồ sơ tài liệu địa chính phục thường xuyên trong quản lý đất đai:
Các tài liệu địa chính phục vụ thường xuyên cho công tác quản lý đất
đai ở các cấp gồm có:
•Bản đồ địa chính và các tài liệu bổ trợ như: hồ sơ kỹ thuật thửa đất, sơ
đồ trích thửa, bản đồ giải thửa bản đồ trích đo một khu vực Chúng chứa
đựng các thông tin về điều kiện tự nhiên của từng thửa đất.
Tuỳ theo phương pháp thành lập, với mức độ chất lượng khác nhau,
bản đồ địa chính có các dạng.
- Bản đồ địa chính quy: đây là loại bản đồ hoàn chỉnh nhất, được thành
lập trong hệ toạ độ thống nhất toàn quốc, đựơc lập theo đơn vị hành chính cấp
cơ sở để đáp ứng yêu cầu quản lý đất đai đến từng thửa đất.
- Hồ sơ kỹ thuật thửa đất, sơ đồ trích thửa: Được thành lập cho từng
khu vực (hồ sơ kỹ thuật cho khu vực đất đô thị, sơ đồ trích thửa cho các thửa
đất nông nghiệp, lâm nghiệp).
• Sổ mục kê đất: dùng để liệt kê toàn bộ các thửa đất trong phạm vi địa
giới hành chính xã giúp cho việc tổng hợp, thống kê diện tích đất đai.
• Sổ địa chính: được lập nhằm ghi nhận toàn bộ diện tích đất đai đã
được Nhà nứơc giao quyền sử dụng cho các chủ sử dụng vào các mục đích
khác nhau theo đúng pháp luật.
• Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất: nhằm theo dõi quá trình
cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, ghi nhận các thông tin về từng thửa

đất đã được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
• Sổ theo dõi biến động đất đai: để theo dõi quá trình biến động đất đai
và chỉnh lý hồ sơ địa chính.
1.1.3. Sự cần thiết phải lập hệ thống hồ sơ địa chính trong chức
năng quản lý Nhà nước về đất đai.
Đất đai luôn là sự quan tâm hàng đầu của bất kỳ một quốc gia nào trên
thế giới. Trải qua nhiều thế hệ, nhân dân ta đã đổ bao công sức, xương máu
mới bảo vệ được vốn đất như hiện nay. Bởi vậy ở nước ta đất đai thuộc sở
hữu toàn dân, Nhà nước là người đại diện với tư cách là chủ sở hữu.
Để quản lý đựơc quỹ đất và người sử dụng đất có căn cứ pháp lý thực
hiện quyền sử dụng đất của mình khi được nhà nước giao đất cần phải thiết
lập được hệ thống hồ sơ địa chính và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
cho người sử dụng. Chính vì vậy, việc quản lý, bảo vệ và sử dụng có hiệu quả
vốn đất là nhiệm vụ quan trọng nhằm đem lại lợi Ých kinh tế xã hội to lớn,
lâu dài cho đất nước. Do đó, để Nhà nước quản lý được quỹ đất nhất thiết
phải có thông tin về đất đai, khi đó mới cho phép chúng ta xác định mức độ
tích tụ đất đai đối với từng chủ sử dụng đất, các hiện tượng kinh tế – xã hội
nảy sinh trong quan hệ đất đai. Từ đó làm cơ sở khoa học cho việc hoạch định
các chính sách, pháp luật đất đai và điều chỉnh các mối quan hệ về đất đai cho
phù hợp với quá trình phát triển của xã hội. Việc phân tích các thông tin đất
đai trong hệ thống hồ sơ địa chính giúp cho việc thống kê kiểm kê đất đai,
quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất, thanh tra đất đai, giải quyết tranh chấp đất
đai cũng như làm cơ sở cho việc xác định các quyền và nghĩa vụ của người sử
dụng đất.
Từ những lý do trên cho thấy việc thiết lập hệ thống hồ sơ địa chính
trong chức năng quản lý nhà nứơc về đất đai là cần thiết và tất yếu.
1.2. Cơ sở pháp lý của việc thiết lập hồ sơ địa chính.
Trong quá trình xây dựng đất nước giàu mạnh, xã hội công bằng, văn
minh thì vấn đề đáp ứng được nhu cầu về đất ở, nhà ở của người dân là một
trong những mục tiêu quan trọng hàng đầu. Vấn đề quản lý chặt chẽ các khu

dân cư, nắm được việc chuyển mục đích sử dụng, chuyển quyền sử dụng đất,
cấp phép xây dựng được coi là một công cụ nhằm bảo đảm định hướng xây
dựng một xã hội công bằng hơn. Điều đó cho thấy đất đai đóng một vai trò
quan trọng cả về kinh tế lẫn chính trị và xã hội, trong đó Nhà nước đóng vai
trò quyết định. Mục tiêu của việc quản lý đất đai là đưa quỹ đất vào sử dụng
hợp lý, hiệu quả góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế, xã hội. Công cụ của
việc quản lý đó là hệ thống hồ sơ địa chính phục vụ cho công tác kê khai đăng
ký, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Trong tình hình hiện nay công
tác đăng ký đất đai đang là yêu cầu bức xúc và là một nhiệm vụ chiến lược
của toàn ngành địa chính nhằm hoàn thiện việc cấp giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất và lập hồ sơ địa chính, làm cơ sở để đưa công tác quản lý Nhà nước
về đất đai thành một hoạt động bắt buộc và thường xuyên.
Hồ sơ địa chính bao gồm rất nhiều vấn đề có liên quan mật thiết với
nhau, đòi hỏi những người làm nhiệm vụ này phải nắm được đối tượng và
điều kiện đăng ký đất đai, nội dung phải đăng ký, thẩm quyền cấp giấy, thủ
tục đăng ký, hồ sơ đăng ký việc cấp giấy chứng nhận đặc biệt là ở khu vực đô
thị. Do đó, những vấn đề này đã đựơc quy định thành các văn bản trong luật
đất đai, trong các nghị định, công văn, thông tư Bởi vậy nó mang tính pháp
lý và trở thành công cụ quan trọng để Nhà nước quản lý quỹ đất của quốc gia
mình.
Những căn cứ pháp lý để thiết lập hồ sơ địa chính.
1.3. Một số yêu cầu và quy định của việc thiết lập hồ sơ địa chính.
1.3.1. Yêu cầu của việc lập hồ sơ địa chính.
ở nước ta đất đai thuộc sở hữu toàn dân do Nhà nước (với tư cách là
chủ sở hữu) thống nhấta quản lý. Để nhà nước nắm được quỹ đất, bảo vệ
quyền lợi hợp pháp và giám sát việc thực hiện nghĩa vụ pháp lý của người sử
dụng đất đòi hỏi phải có các thông tin về đất đai, nghĩa là phải thiết lập hệ
thống hồ sơ địa chính.
Hồ sơ địa chính dù đựơc thiết lập ở giai đoạn nào cũng phải đáp ứng
được các yêu cầu cơ bản sau:

- Những yêu cầu về thông tin: Toàn bộ đất đang sử dụng phải có bản đồ
địa chính, hồ sơ đăng ký, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất để phản ánh đầy
đủ thông tin hiện trạng về điều kiện tự nhiên (vị trí, loại đất, chất lượng đất,
hiện trạng sử dung, khả năng sử dụng); về kinh tế (giá đất, thuế đất) về pháp
lý (giấy chứng nhận quyền sử dụng đất) đến từng thửa đất. Yêu cầu cụ thể đối
với từng loại thông tin như sau:
+) Vị trí thửa đất: Là cơ sở để phân biệt các thửa đất khác nhau, do đó
yêu cầu thông tin về vị trí thửa đất phải đảm bảo là duy nhất. Thông thường vị
trí thửa đất được xác định bằng tên đơn vị hành chính các cấp (tỉnh, huyện,
xã) số hiệu tờ bản đồ (đựơc đánh thứ tự trong mỗi tờ bản đồ).
+) Hình thể, kích thước thửa đất: là các thông tin kỹ thuật của thửa đất
mà công tác đo đạc phải giải quyết. Cùng với sự phát triển của trình độ đo
đạc, các thông tin này ngày càng chính xác hơn.
+) Diện tích: Là thông số kỹ thuật quan trọng để xác định các quyền,
nghĩa vụ của người sử dụng đất. Độ chính xác của diện tích phụ thuộc vào
phương pháp và trình độ đo. Trong điều kiện hiện nay, để đẩy nhanh tiến độ
cấp giấy chứng nhận. Tổng cục Địa chính còn chủ trương sử dụng các nguồn
số liệu được đo từ các phương pháp khác như: đo trực tiếp trên bản đồ (đối
với những nơi đã có bản đồ địa chính), đo trực tiếp ngoài th ực địa (với những
nơi chưa có bản đồ
+) Loại đất: Là thông tin phản ánh trạng thái bề mặt đất, đây là tiêu
chuẩn quan trọng để đánh giá hiện trạng và tiềm năng đất phục vụ cho quản lý
đất đai và các mục đích kinh tế – xã hội khác.
+) Chủ sử dụng đất: Là thông tin ban đầu không thể thiếu để bảo đảm
việc đăng ký đầy đủ, đúng thửa sử dụng của mỗi chủ. Chủ sử dụng đất sẽ là
người có quan hệ trực tiếp với Nhà nước trong việc thực hiện các quyền và
nghĩa vụ của người sử dụng đất.
- Các biến động về đất đai phải được cập nhật đầy đủ trên bản đồ địa
chính và các loại tài liệu của hồ sơ địa chính theo đúng quy định .
- Các loại tài liệu của hồ sơ địa chính được thiết lập phải thể hiện đầy

đủ, đúng theo quy cách nội dung của mỗi tài liệu.
- Các nội dung thông tin về thửa đất, từng chủ sử dụng phải được thể
hiện chính xác, thống nhất trên tất cả các tài liệu có giá trị pháp lý để khai
thác, sử dụng trong quản lý biến động thường xuyên.
- Mỗi nội dung thông tin trên các tài liệu phải được ghi rõ ràng, không
được tự ý tẩy xoá. Các tài liệu sử dụng trong quản lý biến động phải được
chỉnh lý theo đúng quy cách với mỗi loại tài liệu.
1.3.2. Một số quy định về việc lập sổ sách trong hồ sơ địa chính.
Trước đây các loại sổ sách thiết lập trong quá trình thực hiện đăng ký
đất đai do Tổng cục địa chính ban hành theo quyết định số 499/QĐ -ĐC ngày
27/7/1995 áp dụng thống nhất trong cả nước gồm có: Sổ địa chính, sổ mục kê,
sổ cấp giấy chứng nhận, sổ theo dõi biến động đất đai. Do yêu cầu của công
tác quản lý đất đai ngày càng phức tạp, đòi hỏi các thông tin thật đầy đủ,
chính xác, Tổng cục địa chính đã ban hành thông tư 1999/2001/TT –TCĐC
ngày 30/11/2001 về việc hướng dẫn đăng ký đất đai lập hồ sơ địa chính và
cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Theo thông tư này, việc lập và quản
lý hồ sơ địa chính được quy định cụ thể như sau:
* Sổ mục kê đất.
- Mục đích lập sổ: Sổ mục kê được lập nhằm liệt kê toàn bộ các thửa
đất trong phạm vi địa giới hành chính mỗi xã, phường, thị trấn, về các nội
dung: tên chủ sử dụng diện tích, loại đất để đáp ứng yêu cầu tổng hợp thống
kê diện tích đất đai, lập và tra cứu, sử dụng các loại tài liệu hồ sơ địa chính
một cách đầy đủ, thuận tiện và chính xác.
- Nguyên tắc lập sổ:
+)Sổ được lập theo thứ tự từng tờ bản đồ địa chính và các tài liệu điều
tra, đo đạc đã được hoàn chỉnh sau khi xét duyệt cấp giấy chứng nhận và xử
lý các trường hợp vi phạm chính sách đất đai.
+) Sổ lập theo thứ tự từng tờ bản đồ địa chính từng thửa đất của mỗi tờ
bản đồ, mỗi thửa đất liệt kê một dòng trên trang nội dung chính của sổ, vào
hết số thửa đất của mỗi tờ bản đồ để cách số trang bằng 1/2 sè trang đã vào

của tờ bản đồ để chỉnh lý biến động sau này.
+) Sổ được lập cho từng xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã) theo
địa giới đã xác định, do cán bộ địa chính cấp xã chịu trách nhiệm lập. Số phải
được UBND cấp xã xác nhận, sổ địa chính duyệt thì mới có giá trị pháp lý.
+) Sổ được lập làm 3 bé: 1 bộ lưu tại Sở Địa chính 1 bộ lưu tại phòng
địa chính và 1 bộ lưu tại trụ sở UBND cấp xã, do cán bộ địa chính cấp xã trực
tiếp quản lý.
- Chỉnh lý sổ: Mọi trường hợp chỉnh lý sổ mục kê chỉ được thực hiện
sau khi làm các thủ tục đăng ký biến động đất đai và chỉnh lý trên bản đồ địa
chính.
* Sổ địa chính: Sở Địa chính theo thông tư 1999/2001/TT – TCĐC có 2
mẫu: mẫu cho khu vực nông thôn và mẫu cho khu vực đô thị. Mẫu sở địa
chính ở khu vực đô thị thay thế luôn sổ mục kê, mỗi thửa đất được thể hiện
trên 1 trang sổ, ghi đầy đủ các thông tin về thửa đất. Mẫu sổ điạ chính cho
khu vực nông thôn, mỗi chủ sử dụng đất đựơc liệt kê trên 1 trang sổ.
- Mục đích lập sổ: Sở địa chính được lập nhằm ghi nhận toàn bộ diện
tích đất đai đã được nhà nước giao quyền sử dụng cho các chủ sử dụng đất
vào các mục đích khác nhau và toàn bộ đất chưa giao, chưa cho thuê làm cơ
sở nhà nước thực hiện chức năng quản lý đất đai theo đúng pháp luật, đồng
thời bảo vệ quyền sử dụng hợp pháp của người sử dụng đất.
- Nguyên tắc lập sổ địa chính:
+) Sổ được lập theo đơn vị hành chính xã, phường thị trấn được UBND
cấp xã xác nhận, cơ quan địa chính cấp huyện, tỉnh phê duyệt.
+) Sổ lập căn cứ vào hồ sơ kê khai đăng ký đất đã được cơ quan Nhà
nước có thẩm quyền duyệt cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
+) Đối với khu vực đô thị, sổ địa chính được lập riêng cho từng tờ bản
đồ gồm tất cả các thửa đất, mỗi thửa đất lập một trang và theo thứ tự số hiệu
thửa đất. Với khu vực nông thôn, mẫu sổ địa chính lập theo chủ sử dụng, mỗi
chủ sử dụng đất là một trang.
+) Mỗi xã, phường, thị trấn lập một sổ mục lục chủ sử dụng đất để tra

cứu, mục lục của các tổ chức lập trước, các hộ gia đình và cá nhân lập sau và
sắp xếp theo vần A,B,C của tên chủ sử dụng, ghi hết mỗi vần để cách số
dòng bằng số trang đã viết của vần đó để bổ sung sau này. Số thứ tự tên chủ
được đánh liên tục từ 1 đến hết trong mỗi vần.
+) Sổ được lập thành 3 bé: 1 bộ lưu tại Sở địa chính, 1 bộ lưu tại phòng
địa chính và 1 bộ lưu tại UBND cấp xã, do cán bộ địa chính cấp xã trực tiếp
quản lý.
- Chỉnh lý sổ: Việc cập nhật, chỉnh lý sổ địa chính được thực hiện khi
đã làm đúng các thủ tục đăng ký biến động và được cơ quan Nhà nước có
thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc chứng nhận biến
động trên giấy đã cấp.
* Sổ theo dõi biến động đất đai:
- Mục đích lập sổ: Sổ được lập để theo dõi và quản lý chặt chẽ tình
hình thực hiện đăng ký biến động, chỉnh lý hồ sơ địa chính hàng năm và tổng
hợp báo cáo thống kê diện tích đất đai theo định kỳ.
- Nguyên tắc lập sổ:
+)Sổ được lập ngay sau khi kết thúc đăng ký đất đai ban đầu.
+) Sổ được lập trên cơ sở kết quả của việc đăng ký biến động đất đai,
vào sổ địa chính và chỉnh lý bản đồ địa chính.
+) Sổ lập cho từng xã, mỗi xã lập 1 bộ lưu tại trụ sở UBND xã, do cán
bộ địa chính xã lập và quản lý.
* Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất:
- Mục đích lập sổ: Sổ được lập nhằm theo dõi quá trình cấp giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất, ghi nhận thông tin về từng thửa đất đã được cấp giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất. Nó cũng là một trong những căn cứ pháp lý
để Nhà nước bảo hộ quyền sử dụng đất của những chủ sử dụng đã được nhà
nước giao đất, cho thuê đất và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
- Nguyên tắc lập sổ:
+) Sổ Địa chính chịu trách lập và giữ sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất cho các đối tượng thuộc thẩm quyền cấp giấy chứng nhận của

UBND cấp tỉnh; cơ quan địa chính cấp huyện lập và giữ sổ cấpgiấy chứng
nhận quyền sử dụng đất cho các đối tượng thuộc thẩm quyền cấp giấy chứng
nhận của UBND cấp huyện.
+) Cơ quan địa chính cấp huyện lập sổ theo dõi cấp chứng nhận quyền
sử dụng đất theo phạm vi hành chính xã, phường, thị trấn; Sở địa chính lập sổ
theo dõi việc cấp giấy chứng nhận theo quyền sử dụng đất theo phạm vi từng
huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh.
+) Thứ tự vào sổ liên tiếp theo thứ tự giấy chứng nhận quyền sử dụng
đất được cấp. Ghi hết nội dung của mỗi số giấy chứng nhận để cách 3 dòng
rồi mới ghi cho số giấy chứng nhận tiếp theo.
- Chỉnh lý sổ:
+) Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được câp trong quá trình đăng
ký biến động đất đai được ghi vào sổ tiếp theo số thứ tự giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất cuối cùng của đơn vị hành chính lập sổ.
+) Chỉnh lý sổ trong một số trường hợp cụ thể sau:
• Nếu thu hồi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì ghi “đã thu hồi,
vào cột ghi chó.
• Nếu giấy chứng nhận chuyển chủ mới thì ghi tên chủ mới và nơi
thường trú của chủ mới vào cột ghi chó.
• Nếu một phần diện tích của giấy chứng nhận, quyền sử dụng đất đã
cấp được tách ra cấp theo giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mới thì ghi vào
số hiệu thửa đất tách ra và số thứ tự của giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
mới vào cột ghi chó.
• Trường hợp thu hồi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất để huỷ bỏ do
thu hồi đất, do thiên tai không còn đất sử dụng và trường hợp cấp lại giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất do bị mất, viết sai giấy chứng nhận thì gạch
ngang (bằng mực đỏ) dòng ghi nội dung của giấy chứng nhận quyền sử dụng
đất đã huỷ và ghi vào cột ghi chú “đã huỷ”. Nếu cấp giấy chứng nhận khác thì
ghi số thứ tự vào sổ của giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cấp lại.
• Trường hợp cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì ghi chú

“đã thu hồi, số thứ tự vào sổ của giấy chứng nhận mới cấp đổi”.
Chương II
Hiện trạng hệ thống hồ sơ địa chính của huyện Tiên Yên – Tỉnh Quảng
Ninh – Thành phố Hạ Long.
2.1. Vài nét về đặc điểm tự nhiên, kinh tế – xã hội của huyện.
2.1.1. Đặc điểm tự nhiên.
* Vị trí địa lý
Tiên Yên là huyện nằm ở trung tâm của miền Đông Bắc tỉnh Quảng
Ninh, có diện tích tự nhiên 61707,2ha.
Huyện Tiên Yên bao gồm thị trấn Tiên Yên và các xã: Đại Dực, Hà
Lâu, Phong Dụ, Điền Xá, Yên Than, Hải Lạng, Tiên Lãng, Đông Ngò, Đông
Hải, Đồng Rui.
Huyện Tiên Yên tiếp giáp với nhiều đơn vị hành chính khác trong tỉnh.
Phía Nam giáp với huyện Ba Chẽ, thị xã Cẩm Phả và Vịnh Bái Tử
Long.
Phía Đông giáp huyện Đầm Hà.
*Địa hình.
Tiên Yên nằm ở Đông Bắc của Việt Nam. Được thiên nhiên ưu đãi, do
đó địa hình của huyện Tiên Yên tương đối bằng phẳng với mức thuỷ triều
trung bình là 2m. (độ cao trung bình so với mực nước biển). Địa hình này rất
thuận tiện cho phát triển nông – lâm – ngư nghiệp.
* Khí hậu
Huyện Tiên Yên chịu ảnh hưởng của khí hậu nhiệt đới gió mùa nóng
Èm.
Mùa mưa: Lượng mưa trung bình 2.000 – 5.000mm ở vùng ven biển và
1.600 – 2.400mm ở vùng miền Tây.
Mùa khô: Từ tháng 10 đến tháng 3 năm sau, với gió thịnh hành là gió
mùa Đông Bắc.
Nhiệt độ trung bình năm từ 20 – 25
0

c, độ Èm trung bình năm là 82%.
Mức thuỷ triều trung bình: 2m
Không xuất hiện động đất lớn như (động đất, núi lửa )
* Thủy văn:
Trên địa phận của huyện có cảng mòi chùa neo tù do.
2.1.2. Đặc điểm kinh tế – xã hội
* Dân cư.
Cư dân sinh sống trên đất Tiên Yên thuộc 13 dân téc, đông nhất là
người Việt (kinh) chiếm 59%, người Dao chiếm 19%, người Tày chiém
13,8%, người Sán chỉ chiếm 8,4%, người Sán Dìu chiếm 3.8% còn lại các dân
téc khác như Nùng, Hoa, Thái.
* Di tích lịch sử văn hóa:
Ở đây không có nhiều di tích lịch sử nhưng đáng chú ý nhất là di tích
Chùa Dâu. Là một ngôi chùa nhỏ ở xã Đông Hải, điểm đặc biệt của ngôi chùa
này là hoàn toàn xây bằng đá phiến khá lớn. Lễ hội Chùa Dâu được tổ chức
vào rằm tháng giêng âm lịch hàng năm.
Ngoài ra gần thị trấn Tiên Yên còn lại một nhà tù từ thời Pháp thuộc.
Hiện nay di tích này còn gần như nguyên vẹn, chỉ còn có chiếc máy chém
được chuyển về bảo tàng của tỉnh.
* Cơ cấu dân số, lao động của huyện.
Là một huyện có tới 13 dân téc cho nên tốc độ đô thị không phát triển.
Các cư dân vẫn mang nhiều tập tục, tập quán của dân téc mình cho nên mô
hình kinh tế ở huyện chủ yếu vẫn là nông – lâm – ngư nghiệp. Có rất Ýt mô
hình công nghiệp.
* Hệ thống giáo dục.
Huyện Tiên Yên mặc dù là chưa phát triển nhiều nhưng huyện lại tập
trung khá lớn cho hệ thống giáo dục. Huyện cho nâng cấp cơ sở hạ tầng cho
trường cấp I, cấp II, cấp III của huyện.
* Tình hình xây dựng cơ sở hạ tầng.
Trong vài năm trở lại đây, Tiên Yên là một huyện có tốc độ đô thị hoá

khá nhanh. Có cảng mòi chùa neo tù do.
* Mạng lưới điện: trong công tác xây dựng cơ sở hạ tầng của huyện, đã
cải tạo và nâng cấp toàn bộ mạng lưới điện trong địa bàn huyện bao gồm: một
đường cao thế với công suất 110kw dài 3km, một đường điện 6kw dài 3km và
nhiều đường dây hạ thế, trạm biến áp. Cho đến nay trồng được 650 cột điện,
xây dựng mới 8 trạm biến áp, cải tạo thêm 2 trạm cũ, đã tiến hành mắc công
tơ và tổ chức bán điện cho từng hộ gia đình.
*)Giao thông: Lưới giao thông trong huyện hiện nay được phát triển
trên cơ sở của các thị trấn, xã kết hợp với quy hoạch phát triển giao thông của
tỉnh Quảng Ninh.
2.2. Tình hình quản lý và sử dụng đất của huyện Tiên Yên.
Từ trước 2001, Tiên Yên là một huyện nằm ở trung tâm của miền Đông
Bắc tỉnh Quảng Ninh với tổng diện tích tự nhiên 61707,2ha. Theo số liệu
thống kê diện tích đất đai 2010 tổng quỹ đất của huyện 61707,2 ha, trong đó:
+) Diện tích đất nông nghiệp 7395,0ha chiếm 11,984% tổng diện tích
đất.
+) Diện tích đất lâm nghiệp 40330,0 ha chiếm 65,357%.
+) Diện tích đất chuyên dùng 1432,42 ha chiếm 2,320%.
+) Diện tích đất ở 293,32 ha chiếm 0,475%
+) Diện tích đất chưa sử dụng 12257,55 chiếm 19,864%.
Phân theo đối tượng sử dụng trong tổng số 61707,2 ha quỹ đất của
huyện:
- Các tổ chức quản lý sử dụng 311472 ha bao gồm:
6500,0 ha đất nông nghiệp.
30.000,0 ha đất lâm nghiệp.
104,00 ha đất ở
443,20 ha đất chuyên dùng
- Hé gia đình, cá nhân quản lý sử dụng 114 14,32 ha gồm:
189,32 ha đất ở
895,0 ha đất nông nghiệp

10330,0 ha đất lâm nghiệp
- UBND huyện quản lý
989,2 ha đất chuyên dùng
12257,55 ha đất chưa sử dụng
Hình 2. Biểu đồ cơ cấu sử dụng đất của huyện Tiên Yên năm 2010.
* Tình hình quản lý, sử dụng đất nông nghiệp:
Từ một huyện có 3935,51 ha đất nông nghiệp trong năm 2001, trong
vòng 10 năm diện tích đất của huyện đã có sự biến động rất lớn.
- Năm 2001: diện tích đất nông nghiệp là 3935,51 ha chiếm 6,378%
tổng quỹ đất của huyện.
- Năm 2005: diện tích đất nông nghiệp là
- Năm 2010: diện tích đất nông nghiệp là 7395,0ha chiếm 11,98% tổng
quỹ đất của huyện.
Từ năm 2001 đến năm 2010 diện tích đất nông nghiệp tăng 3459,49 ha.
Diện tích đất nông nghiệp ở huyện tăng nhanh do quá trình khai hoang,
chuyển đất trống đồi trọc sang đất nông nghiệp, mặc dù địa giới hành chính
không thay đổi.
* Tình hình quản lý sử dụng đất chuyên dùng.
Tổng diện tích đất chuyên dùng của huyện năm 2010 là 1432,42 ha
chiếm 2,320% tổng quỹ đất tăng 337,81ha so với năm 2001. Các nguyên nhân
chủ yếu là:
- Do thay đổi loại đất chuyển từ một nước chưa sử dụng sang mặt nước
chuyên dùng 6,3210ha.
- Do chuyển từ đất nông nghiệp, đất chưa sử dụng sang đất xây dựng.
* Tình hình quản lý sử dụng đất ở:
Đến năm 2010, diện tích đất ở của huyện Tiên Sơn là: 293,23ha chiếm
0,475% quỹ đất của huyện chủ yếu là đất ở của hộ gia đình, cá nhân chuyển
từ xã, thị trấn lên huyện và đất ở do các đơn vị, cơ quan trong địa bàn huyện
quản lý.
So với năm 2001, diện tích đất của huyện tăng lên 51,03ha do lấy đất

nông nghiệp, lâm nghiệp và đất chưa sử dụng sang để dăn dân.
* Tình hình quản lý đất chưa sử dụng:
Diện tích đất chưa sử dụng của huyện là: 12257,55ha
- Đất bằng chưa sử dụng: 148,27 ha chiếm 0,240%
- Đất đồi núi chưa sử dông:6484,35 ha chiếm 10,508%
- Đất có mặt nước chưa sử dụng: 4544,84 ha chiếm 7,366%
- Sông suối: 836,12 ha chiếm 1,355%
- Nói đá không có rừng cây: 3,0 ha chiém 0,005%
- Đất chưa sử dụng khác: 240,97 ha chiếm 0,390%
Phần đất bằng chưa sử dụng chủ yếu trước đây là đất nông nghiệp
hoang hoá do bị kẹt khi cấp đất cho các đơn vị, cá nhân vào các mục đích sử
dụng khác nhau. Nguyên nhân tồn tại đất chưa sử dụng của huyện do:
+) Việc cấp đất cho các cơ quan đơn vị và cá nhân trong huyện không
đồng bộ mà ngắt quãng.
+) Việc cấp đất theo mục đích sử dụng khác nhau trong khi điều kiện
về hạ tầng kỹ thuật chưa hoàn thiện dẫn đến nông nghiệp bị xen kẹp, không
thể sử dụng vào nông nghiệp được.
+) Việc quy hoạch chi tiết về giao thông, sử dụng đất trên địa bàn
huyện chưa rõ, không có chỉ giới mở đường giao thông dẫn đến nhiều khoảng
lưu thông về quy hoạch. Từ đây tạo ra các kẽ hở trong quản lý Nhà nước về
đất đai dẫn đến các sai phạm trong quản lý sử dụng đất như xây dựng ki ốt
cho thuê, cho thuê đất lưu không
* Tình hình quản lý đất lâm nghiệp.
Đến năm 2010 diện tích đất lâm nghiệp là 40330,0 ha chiếm 65,357%
quỹ đất của huyện. So với năm 2001 diện tích đất của huyện tăng 17821,4ha,
bao gồm:
1) Rừng tự nhiên: 27000,0ha chiếm 43,755%
+ Đất có rừng phòng hộ: 13156,0 ha chiếm 8,190%
+ Đất có rừng sản xuất: 13844,0ha chiếm 22,435%
+ Đất có rừng đặc dụng

2) Rừng trồng: 13328,0ha chiếm 21,599%
+ Đất có rừng sản xuất: 7780,0ha chiếm 12,608%
+ Đất có rừng phòng hộ: 5548,0ha chiếm 8,991%
3) Đất ươm giống: 2,0ha chiếm 0,003%
Diện tích đất của huyện tăng là do có sự khai hoang đất trống đồi núi
trọc và tăng cường trồng rừng để ngăn lũ lụt.
Bảng 1. Diện tích các loại đất năm 2001, năm 2010
của huyện Tiên Yên.
Loại đất Diện tích
năm 2001
(ha)
Diện tích năm
2010 (ha)
Biến động năm
2001so với năm 2010:
tăng (+), giảm (-) (ha)
Đất nông nghiệp 3935,51 7395,0 (+) 3459,49
Đất chuyên dùng 1094,61 1432,42 (+)337,81
Đất ở 242,2 293,23 (+)51,03
Đất lâm nghiệp 22508,6 46330,0 (+)17821,4
Đất chưa sử dụng 33926,28 12257,55 (-)21668,73
Với đặc thù của huyện là diện tích lớn, đông dân cư lại đang trong quá
trình đô thị hóa nhanh nên việc nắm chắc tình hình quản lý sử dụng từng loại
đất, từng chủ sử dụng còn gặp nhiều khó khăn. Điều đó ảnh hưởng rất lớn đến
công tác đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, quyền sử
dụng đất ở trên địa bàn huyện.
2.3. Hiện trạng hệ thống hồ sơ địa chính của huyện.
Công tác lập và quản lý hồ sơ địa chính là công tác quan trọng của
ngành địa chính nhất là ở cấp cơ sở. Nó làm cơ sở để nắm chắc quỹ đất, đánh
giá đúng từng loại đất, tình hình biến động trong việc sử dụng đất, đặc biệt là

đất công, đất chưa sử dụng. Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp và lập kế
hoạch sử dụng đất cho địa phương nhằm khai thác có hiệu quả quỹ đất phục
vụ cho nhu cầu phát triển kinh tế, dân sinh, xã hội và an ninh quốc phòng.
2.3.1. Tình hình kê khai đăng ký.
a. Tổ chức và kế hoạch thực hiện.
Công tác kê khai, đăng ký nhà, đất ở nhằm để phục vụ UBND phường,
UBND quận và các cơ quan chức năng của thành phố quản lý được hiện
trạng sử dụng đất trên địa bàn phường mình. Công tác kê khai đăng ký đất và
nhà ở còn tạo điều kiện thu đúng thu đủ các khoản thuế nép cho ngân sách
Nhà nước như: thuế nhà đất, tiền sử dụng đất thúê chuyển quyền sử dụng đất,
lệ phí chước bạ
§Êt CD §Êt LN
Việc cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, quyền sử dụng đất ở
nhằm tạo điều kiện cho các chủ sử dụng thực hiện đầy đủ những quyền lợi và
nghĩa vụ về nhà đất theo quy định của pháp luật đồng thời để Nhà nước có cơ
sở pháp lý bảo hộ quyền sử dụng hợp pháp của người sử dụng đất.
Đối tượng phải kê khai đăng ký, gồm:
1. Hé gia đình sử dụng đất do chủ hộ gia đình - đại diện hoặc người đại
diện khác được chủ hộ uỷ quyền thực hiện việc kê khai đăng ký quyền sử
dụng đất.
2. Cá nhân sử dụng đất hoặc người được cá nhân uỷ quyền việc kê khai
đăng ký quyền sử dụng đất.
3. Tổ chức trong nước sử dụng đất do người đứng đầu hoặc người được
đứng đầu của tổ chức đó uỷ quyền đại diện thực hiện việc kê khai đăng ký
quyền sử dụng đất.
4. Đơn vị vũ trang nhân dân sử dụng đất do thủ trưởng hoặc người
đựơc thủ trưởng của đơn vị đầu mối thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ công an uỷ
quyền đại diện thực hiện việc kê khai đăng ký quyền sử dụng đất.
5. Cơ sở tôn giáo sử dụng đất do người đứng đầu thực hiện việc kê khai
đăng ký quyền sử dụng đất.

6. Cộng đồng dân cư sử dụng đất có công trình đình, đền, miếu am, từ
đường, nhà thờ họ cử người đại diện thực hiện việc kê khai đăng ký quyền
sử dụng đất.
7. Tổ chức nước ngoài sử dụng đất tại Việt Nam do người đứng đầu
hoặc người được uỷ quyền đại diện thực hiện việc kê khai.
8. Cá nhân nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài đầu tư
vào Việt Nam sử dụng đất tại Việt Nam thực hiện việc kê khai đăng ký.
Hồ sơ đăng ký của các chủ sử dụng bao gồm:
• Đơn xin đăng ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng nhà ở và quyền
sử dụng đất ở (theo mẫu)
• Biên bản xác định ranh giới, mốc giới thửa đất của chủ sử dụng đất
với các chủ liền kề theo hiện trạng sử dụng đất được thể hiện trên bản đồ địa
chính đã đo vẽ.
• Bản sao các giấy tờ gốc về nhà đất.
• Bản sao các giấy tờ về nghĩa vụ tài chính của chủ sử dụng (nếu có)
Hội đồng đăng ký nhà ở, đất ở tiến hành phân loại và tổ chức xét duyệt
hồ sơ đăng ký nhà đất đối với từng trường hợp cụ thể theo hướng dẫn chuyên
môn của Sở địa chính – Nhà đất, lập biên bản quá trình xét duyệt của phường.
Sau thời gian công khai kết quả xét duyệt hồ sơ, UBND phường lập trích
ngang hồ sơ trình UBND quận xét duyệt, cấp giấy chứng nhận cho những
trường hợp đủ điều kiện.
Hội đồng xét duyệt hồ sơ, cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và
quyền sử dụng đất của Quận kiểm tra xem xét và xét duyệt đến từng trường
hợp cụ thể. Sau khi UBND quận kiểm tra kết quả xét duyệt của phường thì
lập hồ sơ chuyển Sở địa chính – Nhà đất để tổng hợp dự thảo quyết định, viết
giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở trình UBND
thành phố phê duyệt. Những trường hợp đủ điều kiện sẽ được cấp giấy chứng
nhận khi đã hoàn thành mọi thủ tục về nghĩa vụ tài chính.
b. Công tác kê khai.
- Thành lập hội đồng đăng ký đất đai

Hội đồng đăng ký đất đai của huyện Tiên Yên gồm có:
Chủ tịch huyện: Chủ tịch hội đồng đăng ký
Cán bộ địa chính: Uỷ viên thường trực
Chủ tịch mặt trận Tổ quốc: Uỷ viên
Trưởng công an huyện: Uỷ viên
Tổ trưởng tổ dân phố: Uỷ viên
Tổ trưởng tổ dân phè chỉ tham gia khi xét duyệt các hồ sơ trong khu
vực mình.
- Tổ chức kê khai ở huyện.
Để đảm bảo kế hoạch đặt ra, UBND huyện đã chỉ đạo cơ quan địa
chính của huyện quán triệt chủ trương và quy trình thực hiện theo đúng hướng
dẫn chuyên môn nghiệp vụ của Tổng cục địa chính. UBND huyện đã tập
trung đội ngò có trình độ, am hiểu về nghiệp vụ để phối hợp với cán bộ địa
chính huyện hưóng dẫn nhân dân kê khai đăng ký.
- Phương pháp kê khai chủ yếu là cán bộ huyện hướng dẫn các hộ kê
khai ngay tại nhà theo mẫu có sẵn.
Sau khi tiến hành công tác đo đạc, lập biên bản xác định ranh giới, mốc
giới thửa đất để giúp các chủ liền kề thì tiến hành kê khai đăng ký phần diện
tích của mình.
Công tác kê khai đăng ký được triển khai đồng loạt trên xã, thị trấn, sau
đó cơ quan địa chính tiếp nhận hồ sơ đăng ký và đưa từng hồ sơ ra hội đồng
đăng ký đất của huyện để xét duyệt.
Do nhu cầu sử dụng đất ngày càng cao làm cho đất đai luôn biến động
và một số trường hợp chưa kê khai trong năm 2004, hoặc đã kê khai nhưng
chưa được cấp giấy chứng nhận mà đã có nhu cầu làm biến động thửa đất
huyện đã tổ chức kê khai đăng ký bổ sung.
c. Kết quả kê khai đăng ký đất đai.
Theo hướng dẫn của cán bộ huyện (Những người đã được tập huấn,
phổ biến về quy định thủ tục kê khai đăng ký), các hộ dân đã chủ động kê
khai phần diện tích sử dụng của mình theo mẫu in sẵn và nép về huyện.

UBND huyện tiếp nhận hồ sơ kê khai đăng ký và vào sổ tiếp nhận hồ sơ đăng
ký nhà ở, đất ở.
* Kết qua kê khai đất ở, nhà ở tại huyện như sau:
Năm 2003 là 3922 hồ sơ kê khai của nhà tư nhân.
Năm 2004 số hồ sơ kê khai thêm 242 hồ sơ (của nhà tự quản).
Như vậy tổng số hồ sơ kê khai đất ở, nhà ở tại huyện đến hết năm 2004
là 4164 hồ sơ.
* Kết quả đăng ký nhà ở, đất ở trên địa bàn huyện như sau:
Năm 2003 có 3801 hồ sơ đăng ký
Đến hết năm 2004 số hồ sơ đăng ký bổ sung thêm là 540 hồ sơ.
Số hồ sơ đăng ký toàn huyện Tiên Yên đến hết năm 2004 là 4341 hồ sơ
d. Công tác xét duyệt ở cấp huyện.
Hội đồng thẩm định kết quả xét cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
cấp huyện gồm có:
- Phó chủ tịch UBND cấp quận làm chủ tịch hội đồng
- Trưởng phòng địa chính huyện làm uỷ viên thường trực.
- Đại diện lãnh đạo mặt trận tổ quốc cấp huyện làm uỷ viên
-Trưởng phòng xây dựng cấp quận làm uỷ viên.
- Đại diện Sở địa chính - Nhà đất Quảng Ninh làm uỷ viên.
Hội đồng thẩm định xét duyệt hồ sơ của UBND của xã thị trấn chuyển
lên và công bố kê khai các trường hợp.
1. Các trường hợp đề nghị UBND thành phố cấp giấy (có đợt do
UBND cấp huyện).
2. Các trường hợp chưa có đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận phải bổ
sung.
3. Các trường hợp không được cấp giấy chứng nhận.
Kết quả phân loại, xét duyệt ở huyện đã chuyển tỉnh xét duyệt.
+ Năm 2002.
Huyện phân loại đựơc 1950 hồ sơ
Xét duyệt tại huyện: 190 hồ sơ

Chuyển tỉnh Quảng Ninh xét duyệt 190 hồ sơ
Chuyển thẳng lên Sở địa chính: 80 hồ sơ
+ Năm 2003.
Số hồ sơ xét tại huyện là: 875 hồ sơ
Hồ sơ chuyển tỉnh Quảng Ninh xét duyệt: 875 hồ sơ
+ Năm 2004.
Số hồ sơ xét duyệt tại huyện và chuyển tỉnh Quảng Ninh là 880 hồ sơ