phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng

HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
HOÀNG VĂN SƠN
Lớp: CDTH4B
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
HÀ NỘI 04/2015
Trang 1 / 26
Hoàng Văn Sơn – CDTH14B
HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
HOÀNG VĂN SƠN
Lớp: CDTH4B
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
Giáo viên hd: Vũ Đình Phái
HÀ NỘI 04/2015
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, để có được sự tăng trưởng nền kinh tế Việt Nam, một nhân tố quan
trọng trong công công cuộc Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước là đưa các ứng
dụng Khoa học – Kỹ thuật vào quá trình sản xuất của quản lý. Và một trong các hệ thống
quản lý điển hình, đó là quản lý bán hàng. Việc áp dụng công nghệ thông tin đã mang lại
bước đột phá mới cho công tác quản lý bán hang, giúp doanh nghiệp quản lý thông tin về
vật tư, hàng hóa, thông tin về khách hàng, nhân viên làm việc, xử lý in ấn hóa đơn bán
hàng một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Trang 2 / 26
Hoàng Văn Sơn – CDTH14B
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin giúp chúng ta có một cái nhìn toàn cảnh và
sâu sắc hơn đối với hệ thống thông tin, giúp ta đưa ra những phương hướng, kế hoạch
một cách cụ thể, chi tiết, thực tế để đạt được hiểu quả cao nhất trong quản lý, đem lại
doanh thu và lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp.
Với mục đích học tập tốt môn Phân tích và Thiết kế hệ thống và bước đầu làm
quen với một quy trình thực tế về công nghệ thông tin em đã chọn đề tài thiết kế và quản

lí bán hàng cho các cửa hàng tạp hóa nhỏ và vừa. Trong khi phân tích thiết kế hệ thống
quản lý bán hàng, do còn thiếu kinh nghiệm thực tế nên em không tránh khỏi gặp những
vấn đề sai sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo của cô giáo để em có thể hoàn thiện tốt
đề tài em đã chọn.
Em xin chân thành cảm ơn cô!
Trang 3 / 26
Hoàng Văn Sơn – CDTH14B
MỤC LỤC
DANH MỤC HÌNH VẼ
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Trang 4 / 26
Hoàng Văn Sơn – CDTH14B
CHƯƠNG 1.KHẢO SÁT HỆ THỐNG Tin Học Văn Phòng
CHƯƠNG 1. KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1.1. Mô tả hệ thống
1.1.1 Nhiệm vụ cơ bản
- Hệ thống bán hàng:
+ Nhập hàng từ nhà cung cấp và bán cho khách hàng
+ Nhận tiền thanh toán từ khách hàng
+ Thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp
Hình 0 Mô tả hệ thống bán hàng
1.1.2 Cơ cấu tổ chức
- Bộ phận phòng bán :
+ Lập hóa đơn bán hàng
+ Thanh toán hóa đơn cho khách hàng
+ Cập nhật đơn giá bán
- Bộ phận phòng kho:
+ Lập hóa đơn nhập hàng
+ Tiếp nhận hàng của NCC
+ Thanh toán cho nhà cung cấp

Trang 5 / 26
Hoàng Văn Sơn – CDTH14B
CHƯƠNG 1.KHẢO SÁT HỆ THỐNG Tin Học Văn Phòng
+ Thông kê kho hàng
+ Cập nhật đơn giá mua
Hình 0 Cơ cấu tổ chức
1.1.3 Quy trình xử lí
o Quy trình bán hàng:
Khi cửa hàng nhận được yêu cầu cung cấp hàng của khách hàng, nhân viên
sẽ báo giá các mặt hàng cho khách hàng. Sau khi thống nhất, bộ phận phòng bán
sẽ thống kê số lượng hàng của khách và lập hóa đơn bán hàng. Đồng thời hóa đơn
sẽ được chuyển qua bộ phận phòng kho để kiểm tra số lượng hàng trong kho, nếu
đáp ứng đủ yêu cầu của khách thì chuyển hàng cho bộ phận phòng bán hàng để
tiến hành giao hàng cho khách.
Hóa đơn bán hàng sẽ được lập làm 3 bản: in ra gửi khách hàng, lưu lại và gửi sang
bộ phận phòng kho.
o Quy trình nhập hàng:
Cửa hàng được cung cấp hàng từ nhiều nhà cung cấp (NCC) với các mặt
hàng, chủng loại khách nhau như : Gấu bông, đồ chơi điện tử… Khi cửa hàng có
nhu cầu cung cấp hàng thì cửa hàng sẽ liên hệ với NCC và yêu cầu NCC gửi thông
tin về các mặt hàng : Báo giá…. Sau khi thỏa thuận cửa hàng sẽ tiến hành ký hợp
Trang 6 / 26
Hoàng Văn Sơn – CDTH14B
CHƯƠNG 1.KHẢO SÁT HỆ THỐNG Tin Học Văn Phòng
đồng mua hàng với NCC. Quá trình giao hàng đã được thỏa thuận giữa cửa hàng
và NCC. BP phòng kho sẽ kiểm tra lại số lượng hàng so với đơn yêu cầu, nếu
thiếu mặt hàng nào thì báo cáo lại cho chủ cửa hàng để liên hệ với NCC khác để
nhập đủ hàng phục vu nhu cầu của KH, đồng thời lập hóa đơn hàng nhập và thanh
toán tiền hàng cho NCC. Hóa đơn nhập hàng được lập làm 2 bản: in gửi NCC và
lưu lại.

Nghiệp vụ hệ thống:
BP phòng kho có nhiệm vụ thống kê kho hàng( xuất-nhập-tồn) để xác định
lượng hàng trong kho; lập danh sách các mặt hàng cần nhập và gửi cho chủ cửa
hàng để quyết định đặt hàng. Khi NCC có sự thay thổi về giá các sản phẩm, BP
phòng kho sẽ gửi xác nhận đơn giá mua tới chủ cửa hàng, chủ cửa hàng sẽ xác
nhận, BP phòng kho sẽ cập nhật giá mua, cùng lúc đó, chủ cửa hàng sẽ gửi yêu
cầu cập nhật lại giá bán cho BP phòng bán, BP phòng bán sẽ cập nhật lại giá bán.
1.1.4 Mẫu biểu
Trang 7 / 26
Hoàng Văn Sơn – CDTH14B
CHƯƠNG 1.KHẢO SÁT HỆ THỐNG Tin Học Văn Phòng
 Hóa đơn mua hàng
Mẫu số: CHĐCTE/001
HÓA ĐƠN HÀNG NHẬP
Theo đơn đặt hàng số:
Liên 1: Lưu Số: ….
Ngày………tháng………năm 201
Tên nhà cung cấp:…………………
Địa chỉ: điện thoại…………….
STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền



Thanh toán: …
Số tiền viết bằng chữ:
Nhân viên nhận hàng
(ki ghi rõ họ, tên)
Liên 1:lưu
Liên 2 :NCC
Nhà cung cấp

(kí ghi rõ họ, tên)
Bảng 0 Hóa đơn mua hàng
 Hóa đơn bán hàng :
Trang 8 / 26
Hoàng Văn Sơn – CDTH14B
CHƯƠNG 1.KHẢO SÁT HỆ THỐNG Tin Học Văn Phòng
Mẫu số: CHĐCTE/002
HÓA ĐƠN BÁN HÀNG
Ký hiệu: ……….
Liên 1: Lưu Số: ……
Ngày………tháng………năm 201
Cửa hàng tạp hóa:…………………
Địa chỉ: điện thoại…………
Tên khách hàng
Địa chỉ:…………….…………………
STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền



Thanh toán: …
Số tiền viết bằng chữ:
Liên 1: Lưu
Liên 2: Khách Hàng
Liên 3: Bộ Phận Phòng Kho
Bảng 0 Hóa đơn bán hàng
 Ngoài ra hệ thống cần lưu trữ thêm thông tin :
+ Nhà Cung Cấp: Tên NCC, Địa chỉ NCC, Sđt NCC,Số tài khoản, mã ncc,
đơn giá cc…
+ Khách hàng: tên khách hàng, địa chỉ , số điện thoại…
+ Thông tin về hàng hóa: tên hàng, mô tả hàng, đơn vị tính, số lượng tồn,

ngưỡng…
Trang 9 / 26
Hoàng Văn Sơn – CDTH14B
CHƯƠNG 1.KHẢO SÁT HỆ THỐNG Tin Học Văn Phòng
1.2. Mô hình tiến trình nghiệp vụ
1.2.1 Định nghĩa kí hiệu
Hình 0 Kí hiệu
1.2.2 Mô hình
Trang 10 / 26
Hoàng Văn Sơn – CDTH14B
CHƯƠNG 1.KHẢO SÁT HỆ THỐNG Tin Học Văn Phòng
Hình 0 Mô hình tiến trình nghiệp v
Trang 11 / 26
Hoàng Văn Sơn – CDTH14B
CHƯƠNG 2.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ CHỨC NĂNG Tin Học Văn Phòng
CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ CHỨC NĂNG
2.1 Sơ đồ phân rã chức năng
2.1.1 Chức năng chi tiết
 Nhận thông tin mua, đặt hàng từ khách hàng
 Lập hóa đơn bán hàng
 Giao hàng
 Lập hóa đơn thanh toán cho khách hàng
 Gửi hóa đơn bán hàng tới khách hàng
 Yêu cầu cung cấp hàng từ nhà cung cấp
 Lập hóa đơn nhập hàng từ nhà cung cấp
 Lập hóa đơn thanh toán cho nhà cung cấp
 Gửi hóa đơn nhập hàng
 Nhận hàng
 Thống kê hàng ( xuất- nhập- tồn)
 Cập nhật đơn giá bán

 Cập nhập đơn giá mua
 Kiểm tra kho + hàng
2.1.2 Gom nhóm chức năng
• Tiếp nhận yêu cầu mua hàng
• Lập hóa đơn bán hàng
• Giao hàng
Quản lí
phòng bán
Quản lí bán
hàng
• Yêu cầu cung cấp hàng
• Lập hóa đơn nhập hàng
• Nhận hàng
• Thống kê hàng ( xuất-nhập-tồn)
Quản lí kho
Bảng 0 Gom nhóm chức năng
2.1.3 Sơ đồ
Trang 12 / 26
Hoàng Văn Sơn – CDTH14B
CHƯƠNG 2.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ CHỨC NĂNG Tin Học Văn Phòng
Hình 0 Phân rã chức năng
2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu
Trang 13 / 26
Hoàng Văn Sơn – CDTH14B
CHƯƠNG 2.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ CHỨC NĂNG Tin Học Văn Phòng
2.2.1 Kí hiệu sử dụng
Hình 0 Kí hiệu dữ liệu
2.2.2 DFD mức khung cảnh(mức 0)
Trang 14 / 26
Hoàng Văn Sơn – CDTH14B

CHƯƠNG 2.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ CHỨC NĂNG Tin Học Văn Phòng
Hình 0 DFD mức khung cảnh (mức 0)
2.2.3 DFD mức đỉnh(mức 1)
Trang 15 / 26
Hoàng Văn Sơn – CDTH14B
CHƯƠNG 2.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ CHỨC NĂNG Tin Học Văn Phòng
Hình 0 DFD mức đỉnh (mức 1)
2.2.4 DFD mức dưới đỉnh(mức 2)
 DFD mức 2 tiến trình “quản lí phòng bán”
Trang 16 / 26
Hoàng Văn Sơn – CDTH14B
CHƯƠNG 2.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ CHỨC NĂNG Tin Học Văn Phòng
Hình 0 DFD mức dưới đỉnh (mức 2)
 DFD mức 2 tiến trình “quản lý phòng kho”
Trang 17 / 26
Hoàng Văn Sơn – CDTH14B
CHƯƠNG 2.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ CHỨC NĂNG Tin Học Văn Phòng
Hình 0 DFD mức 2 tiến trình “quản lý phòng kho”
2.3 Đặc tả chức năng chi tiết
2.3.1 Đặc tả tiến trình “quản lý phòng bán”
Trang 18 / 26
Hoàng Văn Sơn – CDTH14B
CHƯƠNG 2.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ CHỨC NĂNG Tin Học Văn Phòng
+ Đầu vào: Yêu cầu mua hàng của khách, thông tin hàng
+ Đầu ra: Lập hóa đơn bán hàng
+ lặp: Xử lý mục hàng trong yêu cầu của khách
+ Nếu: Số lượng hàng tồn kho – số lượng hàng yêu cầu > ngưỡng
+ Thì: đáp ứng yêu cầu
+ Không thì: ghi vào danh sách không đáp ứng và tư vấn cho khách hàng
+ Đến khi : xét hết các mục hàng, thông báo tình trạng và in ra đơn hàng bán.

2.3.2 Đặc tả tiến trình “quản lý phòng kho”
+ Đầu vào: Yêu cầu cung cấp hàng từ nhà cung cấp
+ Đầu ra: Lập hóa đơn hàng nhập
+ Lặp : kiểm tra hàng trong phòng kho
+ Nếu : NCC đáp ứng được yêu cầu về số lượng hàng
+ Thì : NCC thông báo đáp ứng và gửi hàng
+ Không thì: NCC sẽ thông báo không đáp ứng được
+ Đến khi: NCC xét hết các mục hàng mà cửa hàng đã yêu cầu, thông báo và làm
thủ tục in ra hóa đơn nhập hàng giữa cửa hàng với NCC.
Trang 19 / 26
Hoàng Văn Sơn – CDTH14B
CHƯƠNG 3.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG DỮ LIỆU Tin Học Văn Phòng
CHƯƠNG 3. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG DỮ LIỆU
3.1 ER mở rộng
3.1.1 Kiểu thực thể, kiểu thuộc tính
+ NCC (tên ncc, địa chỉ ncc, sdt ncc, tên hàng, mã hàng,đơn giá )
+ Hóa đơn bán hàng (mẫu số đơn bán, ngày lợp đơn, tên cửa hàng, địa chỉ cửa
hàng, sdt cửa hàng, tên kh, địa chỉ kh, sdt kh, tên hàng, đvt, số lượng, đơn giá,
thành tiền)
+ Hóa đơn nhập hàng (mẫu số đơn nhập, ngày lập đơn, tên ncc, địa chỉ ncc, sdt
ncc,tên hàng, đvt, số lượng, đơn giá, thành tiền)
+ Hàng tồn (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng tồn, đơn giá tồn)
+ Khách hàng ( tên kh, địa chỉ kh, sdt kh, mã kh).
3.1.2 Kiểu liên kết
Kiểu thực thể Kiểu liên kết Kiểu thực thể
Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn hàng nhập
Hóa đơn hàng nhập
Hàng tồn

Hàng tồn
Khách hàng
Hàng tồn
NCC
NCC
Bảng 0 Kiểu liên kết
3.1.3 ER mở dộng
Trang 20 / 26
Hoàng Văn Sơn – CDTH14B
CHƯƠNG 3.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG DỮ LIỆU Tin Học Văn Phòng
Hình 0 ER mở rộng
3.2 Chuẩn hóa dữ liệu
3.2.1 ERD kinh điển
Trang 21 / 26
Hoàng Văn Sơn – CDTH14B
CHƯƠNG 3.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG DỮ LIỆU Tin Học Văn Phòng
Hình 0 ERD kinh điển
3.2.2 ERD hạn chế
Trang 22 / 26
Hoàng Văn Sơn – CDTH14B
CHƯƠNG 3.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG DỮ LIỆU Tin Học Văn Phòng
Hình 0 ERD hạn chế
Trang 23 / 26
Hoàng Văn Sơn – CDTH14B
CHƯƠNG 3.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG DỮ LIỆU Tin Học Văn Phòng
3.2.3 RM quan hệ
Hình 0 RM quan hệ
3.3 Đặc tả bảng dữ liệu trong mô hình quan hệ
Trang 24 / 26
Hoàng Văn Sơn – CDTH14B

CHƯƠNG 3.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG DỮ LIỆU Tin Học Văn Phòng
Table Khóa
chính
Khóa
ngoại
Trường Kiểu DL Mô tả
Khach
Hang
id KH
Ten KH
Dia chi KH
Sdt KH
C(10)
C(50)
C(50)
C(11)
Mã khách hàng
Tên khách hàng
Địa chỉ của khách
Số điện thoại của khách
Hang
Ton
id hang
Ten hang
dvt
So luong
Don gia
C(10)
C(50)
C(10)

N(100)
N(50)
Mã hàng
Tên hàng
Đơn vị tính
Số lượng hàng tồn
Đơn giá hàng tồn
NCC
id NCC
Ten NCC
Dia chi NCC
Sdt NCC
C(10)
C(50)
C(50)
C(11)
Mã nhà cung cấp
Tên nhà cung cấp
Địa chỉ nhà cung cấp
Số điện thoại ncc
Hang-
NCC
id hang
id NCC
Don gia
C(10)
C(10)
N(50)
Mã hàng
Mã nhà cung cấp

Đơn giá ncc
Trang 25 / 26
Hoàng Văn Sơn – CDTH14B