Tiểu luận hệ thống thông tin quản trị CÔNG TY LASCELLES FINE FOODS

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HCM
KHOA TÍN DỤNG
BÁO CÁO BÀI TẬP TÌNH HUỐNG
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ
Đề tài: CASE STUDY 7.2:
CÔNG TY LASCELLES FINE FOODS
GVHD : Nguyễn Hoàng Minh
Lớp : T19_Nhóm 8
SVTH : Vũ Thụy Hà Phương
Cao Phan Nguyên
Nguyễn Minh Tấn
Nguyễn Thái Huy
Hà Bình Nguyên
Võ Thị Thu Ý
TP HCM, ngày 17 tháng 11 năm 2015
2
25TD_T19_Nhóm 8
Bảng công việc của thành viên nhóm
ST
T
Tên thành viên MSSV Nhiệm vụ Ghi chú
1 Vũ Thụy Hà
Phương
030125090636 Dịch bài, tìm tài liệu, sửa
bài word, thuyết trình
2 Cao Phan Nguyên 030125090510 Dịch bài, làm phần nội
dung chính
3 Nguyễn Minh Tấn 030125091019 Dịch bài, tìm tài liệu,
trình bày bài word
4 Nguyễn Thái Huy 030125090248 Dịch bài, tìm tài liệu,
thuyết trình

5 Hà Bình Nguyên 030125090511 Dịch bài, làm slide.
6 Võ Thị Thu Ý 030125091146 Dịch bài, làm phần mở
đầu.
2
2
25TD_T19_Nhóm 8
Mục lục
LỜI MỞ ĐẦU 4
A. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ LỰA CHỌN CÁCH THỨC PHÁT
TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH (BIS) 5
I. Giới thiệu sơ lược về thực trạng công ty LASCELLES FINE FOODS 5
II. Phân tích các cách thức phát triển hệ thống thông tin quản trị: 7
III. Tiến hành lựa chọn cách thức triển khai: 8
IV. Quy trình ứng dụng phần mềm: 11
1. Xác định mục tiêu – lập kế hoạch 11
2. Lựa chọn nhà cung cấp – lập kế hoạch 11
3. Chuẩn hóa quy trình và dữ liệu 12
4. Chạy thử 12
5. Huấn luyện sử dụng 12
3
2
25TD_T19_Nhóm 8
6. Xem lại và bảo trì hệ thống 12
B. CÁC ĐỀ XUẤT VỀ TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN VÀ PHÁT TRIỂN BIS
ĐỐI VỚI CÔNG TY LFFL 13
I. Đề xuất về yêu cầu của sản phẩm phần mềm cần đặt mua 13
1. Các vấn đề đặt ra đối với hệ thống mới 13
2. Các yêu cầu về hệ thống thông tin 13
II. Đề xuất cách thức lựa chọn nhà cung cấp 16
III. Đề xuất phương pháp phát triển hệ thống tin 16

C. TƯ VẤN MỘT SỐ NHÀ CUNG CẤP VÀ PHẦN MỀM TƯƠNG ĐỐI
THÍCH HỢP CHO CÁC VẦN ĐỀ CỦA CÔNG TY 17
I. Phần mềm Exact Software cho vấn đề kho bãi và sản xuất 17
II. Phần mềm kế toán Quickbooks cho vấn đề tài chính và bán hàng:
Tài liệu tham khảo
19
4
2
25TD_T19_Nhóm 8
5
2
25TD_T19_Nhóm 8
LỜI MỞ ĐẦU
Nhận thức được vai trò to lớn của hệ thống thông tin quản trị trong việc thực hiện được
mục tiêu của danh nghiệp, ngày nay, nhu cầu về thiết lập 1 hệ thống thông tin trong tổ
chức ngày càng tăng. Tuy nhiên, vấn đề khó khăn là làm thế nào để nhà quản trị chọn
lựa được giải pháp tốt nhất phù hợp với mô dình doanh nghiệp để xây dựng hiệu quả
hệ thống thông tin kinh doanh. Đặc biệt, vấn đề này càng khó khăn đối với những nhà
quản trị không am hiểu về các phần mềm hệ thống thông tin cũng như cách phát triển
chúng trong doanh nghiệp mình.
Vậy, có bao nhiêu phương pháp xây dựng hệ thống thông tin và làm thế nào để phát
triển và quản trị hệ thống?
Để giải quyết câu hỏi trên, nhóm đưa ra đề tài thuyết trình trong case study 7.2 với
việc áp dụng cụ thể đối với công ty: LASCELLES FINE FOODS.
Xuyên suốt bài thuyết trình, nhóm sẽ đi giải quyết 2 câu hỏi:
1. Bạn sẽ giới thiệu cho công ty LFFL phương pháp nào để mua được hệ thống phần
mềm doanh nghiệp.Giải thích và chính minh cho lựa chọn của bạn.
2. Giả sử rằng LFFL quyết định mua các gói phần mềm có sẵn [off-the-shelf], những
bước đi nào bạn đề nghị để có thể bảo đảm rằng những ứng dụng được chọn có thể đáp
ứng yêu cầu?

Hy vọng đề tài của nhóm có thể giúp các bạn hiểu được một cách rõ ràng hơn về
phương pháp chính nhằm xây dựng hệ thống thông tin kinh doanh cho một doanh
nghiệp hiện nay và không phải bỡ ngỡ trong việc lựa chọn và phát triển hệ thống trong
thực tế.
6
2
25TD_T19_Nhóm 8
A. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ LỰA CHỌN CÁCH THỨC PHÁT
TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH (BIS)
I. Giới thiệu sơ lược về thực trạng công ty LASCELLES FINE FOODS:
Công ty Lascelles Fine Foods (LFFL) là một ví dụ hư cấu của một công ty hoạt động
lâu đời trong ngành công nghiệp thực phẩm. Công ty có trụ sở hành chính đặt ở
Ashville và sản xuất gần đó. Mọi sự giao hàng cho khách hàng đều xuất phát từ nhà
kho căn bản Ashville. Hoạt động chủ yếu của LFFL là mua lại các thành phẩm để bán
lại kiếm lời hoặc mua các bán thành phẩm để sản xuất thành các thành phẩm rồi mang
bán lại.
Công ty đã tăng trưởng ổn định trong những năm gần đây và hiện tại đang nghiên cứu
để đầu tư vốn vào các mẫu mã cho những sản phẩm có chất lượng và các thực phẩm tự
nhiên không có pha trộn chất giả tạo tốt. Doanh thu của công ty đạt 16 triệu Bảng với
lợi nhuận thuần là 6.3% trên doanh thu. Với hướng đầu tư mới công ty đưa ra mục tiêu
tăng doanh thu 10% mỗi năm sau lạm phát trong năm năm tới và tăng lợi nhuận ròng
tới 9% doanh thu so với cùng kỳ.
Các quá trình hoạt động chính của LFFL được chia thành bốn lĩnh vực chính:
• Bán hàng và tiếp thị.
• Kho hàng và giao hàng.
• Sản suất.
• Tài chính.
Tuy nhiên quy trình quản lý thông tin hiện có của công ty không đảm bảo được yêu cầu
hoạt động của các bộ phận. Thể hiện qua quá trình hoạt động vẫn còn gặp phải nhiều
khó khăn cụ thể là:

• Bán hàng:
 Khiếu nại của khách hàng xảy ra nhiều do phân phối các sản phẩm sai, giao
hàng quá muộn, không đầy đủ đơn đặt hàng và sản phẩm bị lỗi.
7
2
25TD_T19_Nhóm 8
 Kho hàng không cung cấp các đơn đặt hàng quan trọng trước – các đơn đặt hàng
nhỏ thường được ưu tiên hơn các đơn đặt hàng lớn từ các nhà phân phối chính.
• Kho bãi và phân phối:
 Nhiều mặt hàng có thời hạn sử dụng hạn chế - nguyên vật liệu, hàng hóa tồn kho
thường bị hư hỏng trong kho.
 Thực tế mức độ hàng tồn kho hiếm khi phù hợp với mức độ ghi trên sổ sách,
điều này có thể do sự ăn cắp vặt, thiếu sự cập nhật ghi chép hàng tồn kho do cả
hai.
 Các bộ phận bán hàng thường chấp nhận đơn đặt hàng ưu tiên cho các sản phẩm
không phải hàng tồn kho
• Tài chính:
 Doanh thu hồi lại từ việc xử lý tài khoản thường không đầy đủ.
 Có nhiều khoản nợ xấu mà không thể lấy lại được là do thủ các thủ tục kiểm
soát nghèo nàn.
 Quản lý kế toán rất khó khăn do thiếu các thông tin chính xác từ các phòng ban
khác.
 Các tài khoản tài chính thường được công bố chậm do thiếu thông tin chính xác.
• Sản xuất
 Kho hàng đáp ứng chậm chạp các yêu cầu đối với nguyên vật liệu trong quá
trình sản xuất, do đó các thủ tục không cần thiết được bỏ qua (đặc biệt là khi bộ
phận bán hàng đang áp dụng áp lực).
 Thường không trả lại các nguyên vật liệu dư thừa sau sản xuất.
 Thiếu dự báo chính xác làm khó khăn cho việc lên trước kế hoạch sản xuất và
đảm bảo cung ứng đủ nguyên vật liệu.

8
2
25TD_T19_Nhóm 8
Nhìn chung có một sự yếu kém trong khu vực kho bãi và khu vực phân phối, nguyên
nhân chủ yếu là sự cung cấp ko đầy đủ các thiết bị và phần mềm hỗ trợ. Ngoài ra còn
có một sự thiếu nhận thức về quản lý và hỗ trợ kỹ thuật mà kết quả nhìn chung là thiếu
sự gắn kết giữa các thành viên.
Đứng trước thực trạng trên giám đốc quản lý Clive Moor đề xuất phương án giải quyết
vấn đề bằng cách thay thế hệ thống giấy tờ cơ bản hiện có bằng một số loại máy tính
với mong muốn cải thiện về trao đổi thông tin ở các cấp trong tổ chức nhưng ông biết
rất ít về phần cứng của máy và phần mềm ứng dụng ngoài việc biết nó tốn nhiều chi
phí.
Để tiến hành chương trình này các nhà quản lý cấp cao trong công ty LFFL đã đưa ra
các ý kiến trái ngược nhau:
• Xây dựng mới (bespoke development).
• Mua những phần mềm đã có sẵn (off – the - shelf package).
• Để người dùng tự phát triển (end – users to develop their own applications).
II. Phân tích các cách thức phát triển hệ thống thông tin quản trị:
Để giúp công ty giải quyết khó khăn trên ta hãy thử đi phân tích điểm mạnh, yếu của
các ý kiến các nhà quản lý đã đề ra.
• Xây dựng mới (Bespoke development):
Một hệ thống thông tin được phát triển ngay từ đầu (xây dựng mới hoàn toàn) bởi các
chuyên gia để thỏa mãn các yêu cầu trong doanh nghiệp.
 Xây dựng nội bộ (In – house): Các chuyên gia của doanh nghiệp, làm việc cho
doanh nghiệp.
 Thuê ngoài (Out – sourced): Các chuyên gia IS bên ngoài (Third party).
Ưu điểm:
 Xây dựng theo yêu cầu doanh nghiệp.
 Tạo ra lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ (phần mềm của riêng mình).
9

2
25TD_T19_Nhóm 8
Khuyết điểm:
 Tốn kém tiền bạc.
 Kéo dài nhiều tháng thậm chí hàng năm.
 Nhiều lỗi.
• Mua phần mềm có sẵn (Off – the - shelf package):
Là hệ thống thông tin có khả năng tương thích với nhiều loại phần cứng. Tính năng
phù hợp với nhiều doanh nghiệp.
Có hai loại:
 Tùy biến (tailored): thay đổi mã nguồn, cấu hình.
 Tiêu chuẩn (standard): có thể cấu hình lại.
Ưu điểm:
 Ít tốn thời gian.
 Chi phí thấp.
 Chất lượng (ổn định, nhiều tính năng).
Nhược điểm:
 Có thể không có một số tính năng doanh nghiệp yêu cầu.
 Khác với quy trình thực tế của doanh nghiệp.
• Người dùng xây dựng (End – users to develop their own applications):
Là hệ thống thông tin có các đặc điểm sau:
 Do các nhân viên nghiệp vụ xây dựng.
 Thường được sử dụng cho một cá nhân hay phòng ban (giới hạn về quy mô).
10
2
25TD_T19_Nhóm 8
 Thiên về xử lý đầu ra dữ liệu hay báo cáo.
Ưu điểm:
 Phù hợp nhu cầu thực tế của người tiêu dùng.
 Viết nhanh.

Khuyết điểm:
 Sử dụng các công cụ không thích hợp.
 Nhiều lỗi (không có thiết kế, ít kiểm thử, không có tài liệu hướng dẫn).
III. Tiến hành lựa chọn cách thức triển khai:
Dựa trên những ưu, nhược điểm của những cách thức phát triển hệ thống tin quản trị do
các nhà quản lí cấp cao trong công ty LFFL đưa ra, ta đánh giá độ khả thi về mặt kĩ
thuật của từng cách thức triển khai để có thể chọn một cách thức hiệu quả mà tốn kém
chi phí ít nhất.
Bảng so sánh các cách thức phát triển hệ thống thông tin quản trị
Phương pháp
tạo lập
Thời gian Chi phí Lỗi Đáp ứng yêu
cầu
Xây dựng
mới(in-house)
Kém Kém Kém Tốt
Xây dựng
mới(out
source)
Tốt Rất tốt Vừa Vừa
Người dùng tự
xây dựng
Kém Vừa Kém Tốt
11
2
25TD_T19_Nhóm 8
Mua PM tùy
biến
Tốt Tốt Tốt Vừa
Mua PM tiêu

chuẩn
Rất tốt Rất tốt Rất tốt Kém
Từ việc đánh giá các phương pháp tạo lập, để thuận tiện cho các nhà quản trị có thể lựa
chọn các hệ thống một cách nhanh chóng ta quy đổi các mức độ đánh giá định tính
sang định lượng bằng cách đánh giá bằng trọng số.
Tương ứng với các mức độ ta có các số điểm tương ứng:
 Rất tốt : 9
 Tốt :7
 Vừa : 5
 Kém : 3
12
2
25TD_T19_Nhóm 8
Vậy ta sẽ có bảng đánh giá định lượng như sau:
Phương pháp
tạo lập
Thời gian
(10%)
Chi phí
(20%)
Lỗi (20%) Đáp ứng
yêu cầu
(50%)
Tổng điểm
Xây dựng
mới(in-house)
3 3 3 7 5
Xây dựng
mới(out
source)

7 9 5 5 6
Người dùng tự
xây dựng
3 5 3 7 5.4
Mua PM tùy
biến
7 7 7 5 6
Mua PM tiêu
chuẩn
9 9 9 3 6
Ta thấy có 3 phương pháp tạo lập là xây dựng mới, mua PM tùy biến, mua PM tiêu
chuẩn có số điểm trung bình đánh giá bằng nhau, tuy nhiên trong đó phương án mua
phần mềm tùy biến là có mức độ ổn định cao nhất ( phương sai nhỏ nhất ).
Bên cạnh đó, những khó khăn của LFFL nếu để tiếp tục trong thời gian tới thì sẽ làm
ảnh hưởng rất lớn đến uy tín và doanh thu. Như vậy áp lực về thời gian trong quá trình
chuyển đổi là lớn vì nguyên nhân của những khó khăn này khó có thể khắc phục bằng
phương pháp giấy tờ và quản lí thủ công hiện đang sử dụng của công ty. Đội ngũ nhân
viên của công ty không am hiểu nhiều về công nghệ thông tin cùng với đó LFFL đang
hoạt động trong lĩnh vực thực phẩm – không phải là lĩnh vực độc quyền, khả năng liên
13
2
25TD_T19_Nhóm 8
kết của các hệ thống hiện có còn rời rạc (hay nói cách khác, lĩnh vực hoạt động của
doanh nghiệp là khá phổ biến và các nghiệp vụ yêu cầu không quá phức tạp).
⇒ Dựa vào những phân tích đánh giá về ưu nhược điểm của từng nhóm phần mềm trên
nhóm chúng tôi đề xuất phương án LFFL nên lựa chọn gói sản phẩm phần mềm sẵn có
tùy biến.
14
2
25TD_T19_Nhóm 8

IV. Quy trình ứng dụng phần mềm:
Sau khi đã lựa được gói phần mềm phù hợp với đặc điểm hoạt động công ty thì việc
ứng dụng phần mềm cần phải được tuân thủ theo những bước sau.
1. Xác định mục tiêu – lập kế hoạch:
Tìm hiểu bản thân là bước đầu tiên và quan trọng nhất quyết định kết quả ứng dụng hệ
thống phần mền trong kinh doanh. Phải hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ giữa
các phòng ban và hiện trạng các phần mềm đang sử dụng thì doanh nghiệp mới có thể
xác định được cần máy tính làm thay những việc gì và ở mức độ nào.
Mọi thành viên trong doanh nghiệp cần tham gia vào quá trình này. Ban giám đốc cần
cho biết hiện tại họ sử dụng thông tin có mức độ chính xác cao hay không. Người phụ
trách các phòng ban cần ghi lại các mối quan hệ và các thông tin trao đổi với nhau
trong quá trình làm việc. Cả những nhân viên trực tiếp tác nghiệp cũng cần liệt kê các
loại thông tin hằng ngày họ tiếp nhận, cách xử lý thông tin và những tình huống cần
sửa đổi thông tin phát sinh từ thực tế.
Doanh nghiệp cũng cần nghiên cứu những chương trình này, cụ thể là tìm hiểu cách
lưu trữ dữ liệu, cách xử lý - khai thác thông tin và giới hạn về tính năng của chúng.
2. Lựa chọn nhà cung cấp – lập kế hoạch:
Khi đã hiểu rõ mình cần gì, doanh nghiệp mới bắt đầu tiến hành bước thứ hai - chọn
người thực hiện. Các yếu tố doanh nghiệp cần lưu ý khi chọn nhà cung cấp là nhà cung
cấp phải xác định được giới hạn của bài toán quản lý, nhân viên triển khai hiểu rõ tính
năng của sản phẩm và phải có quy trình quản lý dự án - kiểm thử sản phẩm tốt.
Khi đã chọn được đối tác, doanh nghiệp cần chú ý tránh các vấn đề ở phía mình có thể
gây cản trở quá trình chuyển đổi sang hệ thống phần mền trong kinh doanh. Chẳng
hạn, doanh nghiệp chưa định rõ được các quy trình, không nhất quán trong yêu cầu và
chưa thiết lập được mối quan hệ giữa các bộ phận. Ngoài ra, cũng cần chú ý chuẩn bị
dữ liệu đầy đủ và chuẩn bị tâm lý để nhân viên ở các bộ phận hợp tác tốt với nhà cung
cấp giải pháp.
3. Chuẩn hóa quy trình và dữ liệu:
15
2

25TD_T19_Nhóm 8
Đối với một phần mềm hệ thống phần mền trong kinh doanh, việc chuẩn hóa quy trình
là triển khai các đề xuất cải tiến ở bước một. Đó có thể là chỉnh sửa các tính năng có
sẵn để đáp ứng đặc thù của một ngành, của doanh nghiệp hoặc viết thêm hệ thống xử lý
thông tin riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp và theo quy định của pháp luật.
Cụ thể, nhà cung cấp sẽ quyết định các biểu mẫu, báo cáo nào trong giải pháp của họ
phù hợp với doanh nghiệp, cái nào cần bổ sung các mục thông tin cho phù hợp với tình
hình doanh nghiệp. Họ có thể bổ sung thông tin để hoàn chỉnh một số biểu mẫu, báo
cáo mà doanh nghiệp đang sử dụng. Ngoài ra, nhà cung cấp cũng sẽ xây dựng mới các
biểu mẫu, báo cáo.
4. Chạy thử:
Chạy thử trước khi chính thức đưa vào hoạt động là để kiểm tra xem chương trình có
chạy đúng với các số liệu giả định hay không. Hơn nữa, các chỉnh sửa, bổ sung mới
triển khai cũng cần được kiểm tra xem có phối hợp nhịp nhàng với các thành phần
khác của hệ thống hay không.
Ngoài ra, việc chạy thử còn giúp doanh nghiệp đánh giá tính tiện ích và tính ổn định
của chương trình nhằm giảm thiểu những rắc rối có thể phát sinh về sau.
5. Huấn luyện sử dụng:
Lãnh đạo doanh nghiệp và nhân viên quản trị hệ thống sẽ tìm hiểu mô hình tổ chức
thông tin, quy trình xử lý thông tin, khả năng của các chương trình, cách tổ chức đảm
bảo thông tin, các yếu tố ảnh hưởng và cách khai thác hệ thống. Ngoài ra, nhân viên
quản trị còn học cách phát triển thêm các ứng dụng để mở rộng hệ thống, các biện pháp
an toàn - an ninh dữ liệu và cách quản trị các chương trình, hệ điều hành và cơ sở dữ
liệu.
6. Xem lại và bảo trì hệ thống:
• Có hai dạng bảo trì hệ thống:
 Sửa chửa các tính năng, sửa lỗi cho phù hợp với đặc điểm ban đầu.
 Thêm các tính năng mới.
• Xem lại (Review): Xem xét mức độ thành công của dự án và rút ra các bài học trong
tương lai (6 tháng sau khi chạy thực tế hệ thống).

16
2
25TD_T19_Nhóm 8
B. CÁC ĐỀ XUẤT VỀ TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN VÀ PHÁT TRIỂN BIS ĐỐI
VỚI CÔNG TY LFFL.
I. Đề xuất về yêu cầu của sản phẩm phần mềm cần đặt mua:
1. Các vấn đề đặt ra đối với hệ thống mới:
Từ thực trạng của công ty, chúng tôi đặt ra một số vấn đề đối với hệ thống mới trong
quá trình khởi tạo.
• Vì trình độ am hiểu của cả nhân viên và lãnh đạo của công ty LFFL về kĩ thuật máy
tính, vận hành chương trình còn rất thấp nên đòi hỏi giao diện người dùng được xây
dựng phải cung cấp cho người dùng một môi trường làm việc thân thiện, dễ sử dụng
và thao tác với các nút lệnh đơn giản và tiện ích.
• Hiện tại bộ phận kế toán, sản xuất và bán hàng đang gặp những khó khăn và gánh
nặng do thiếu thông tin chính xác từ các phòng ban khác nên yêu cầu hệ thống phải
có khả năng báo cáo thống kê theo nhiều tiêu chí khác nhau.
• Hệ thống cần phải tạo được sự liên kết giữa các phòng ban và các bộ phận để có
được một sự đồng bộ và nhịp nhàng từ sản xuất đến lưu trữ và bán hàng.
• Cung cấp chức năng hỗ trợ khách hàng tìm kiếm sản phẩm. Chức năng này phải cho
phép khách hàng xem được các thông tin cơ bản về mặt hàng mà họ cần mua.
• Cung cấp chức năng quản lí và chăm sóc khách hàng sau mua hàng để có thể hiểu rõ
thêm khách hàng, từ đó có thể phân loại được đơn đặt hàng nào là quan trọng cần
được ưu tiên một cách chính xác chứ không chỉ dựa trên số lượng hay cảm tính như
trước đây.
2. Các yêu cầu về hệ thống thông tin:
Từ các vấn đề đã được đặt ra ta xác định các yêu cầu đối với hệ thống thông tin mới:
Yêu cầu chức năng:
• Chức năng quản trị hệ thống: Phân quyền cho hệ các nhân viên trong công ty để
dễ dàng quản lý hơn và có thể quy trách nhiệm khi xảy ra sự cố.
• Chức năng cập nhật và truy xuất danh mục liên kết giữa bộ phận bán hàng và bộ

phận kho bãi: Cho phép cập nhật và quản lý các danh mục trong hệ thống.
• Chức năng thống kê: Thống kê theo nhiều tiêu chí từ số liệu được cập nhật từ hệ
thống bán, hệ thống kho bãi và phân phối để đưa ra được các dự báo chính xác
nhằm giải quyết các vấn đề về cung ứng kịp thời nguyên vật liệu, giảm áp lực về
khách hàng cho bộ phận bán hàng.
• Chức năng quản lí tín dụng: Tổ chức kiểm soát tín dụng chặt chẽ với những thủ
tục kiểm soát chặt chẽ, hiệu quả được đưa ra dựa trên những thủ tục được pháp
17
2
25TD_T19_Nhóm 8
luật quy định, các thủ tục đang được sử dụng hiệu quả bởi các doanh nghiệp đối
thủ cùng với đó là các thủ tục được đưa ra theo tình hình thực tiễn của công ty.
• Chức năng thống kê, báo cáo:
 Thống kê nhập, xuất và tồn kho: Thống kê số lượng vật tư, hàng hóa đã nhập và
xuất kho. Qua đó cập nhật một cách chính xác lượng vật tư, hàng hóa còn tồn
kho để có thể đưa ra các quyết định về nhập nguyên vật liệu, nhận đơn bán hàng
hợp lí với tình hình kho bãi.
 Thống kê bán hàng: Thống kế số lượng hàng bán được bán ra.
 Thống kê tín dụng: Kiểm soát thường xuyên và chặt chẽ số lượng tín dụng của
khách hàng.
 Thống kê doanh thu: Thống kê doanh thu bán hàng theo từng kì kế toán.
• Chức năng tra cứu sản phẩm và thu thập phản ứng từ phía khách hàng: hỗ trợ
người dùng để biết thêm chi tiết về sản phẩm và có thể nhận xét chất lượng của
sản phẩm và dịch vụ ngược lại cho công ty.
• Chức năng bảo mật thông tin: Khả năng bảo mật cao và có khả năng cập nhật
thường xuyên.
Yêu cầu phi chức năng:
• Cung cấp giao diện người dùng thân thiện, dễ thao tác.
• Chương trình chạy ổn định, chính xác, hiệu quả và an toàn.
• Các thành viên có thể truy cập vào hệ thống và sử dụng hệ thống tùy theo quyền

hạn của từng người
• Khối lượng lưu trữ dữ liệu lớn,
• Nhiều người truy cập đồng thời.
• Thời gian đáp ừng lâu dài.
Yêu cầu hệ thống:
• Chương trình chạy trên hệ điều hành Windows.
• Dữ liệu được thiết kế trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
Khi xem xét một gói phần mềm, phải đảm bảo nó có khả năng linh hoạt đáp ứng các
yêu cầu và chú ý một số điểm sau:
• Công ty không thoả mãn với một gói giải pháp sẵn có trên thị trường mà ở đây là
đưa ra các yêu cầu phù hợp thực trạng công ty đối với phân mềm mới.
• Chỉ có tổ chức dịch vụ thông tin (IS) trình độ cao mới tiến hành công việc phát triển
kiểu như vậy.
18
2
25TD_T19_Nhóm 8
Có rất nhiều gói phần mềm bán hàng tốt trên thị trường. Đa số các công ty cần chọn
gói phần mềm mà mình sử dụng. Để chọn một gói phần mềm, vấn đề quan trọng là
phải hiểu được những nhu cầu hiện tại cũng như tương lai của bạn. Nếu bán chưa đến
10 mặt hàng, thì không cần sử dụng một ứng dụng tạo giỏ hàng shopping cart vì một
biểu đặt hàng đơn giản cũng đảm bảo. Nếu dự định tăng số lượng sản phẩm của mình
lên trên 10 loại trong tương lai gần, nên sử dụng một gói phần mềm có chứa các đặc
tính shopping cart, vì mỗi khi nâng cấp sẽ mất thời gian và tạo thêm chi phí bổ sung.
Cũng sẽ cần phải xem xét hệ thống hạch toán hiện tại của mình. Phần lớn các gói bán
hàng sao lưu từng giao dịch trong một cái được gọi là tệp phẳng ASCII. Bạn sẽ phải
thiết lập một thủ tục mà trong đó chuyển các giao dịch đến một trong các máy tính của
mình để thực hiện. Trước khi mua sản phẩm, hãy hỏi cách bố trí của tệp, nơi mà các
giao dịch được lưu trữ. Hãy cung cấp nó cho những nhân viên IS. Bạn sẽ phải phát
triển một ứng dụng có tên là filter (bộ lọc) cho phép các máy tính của công ty đọc các
tệp đến.

Hãy kiểm tra tính linh hoạt của phần mềm. Bạn sẽ phải liên lạc với site khảo hàng trực
tuyến với phần mềm bán hàng. Biểu tượng shopping cart trên site khảo hàng trực tuyến
sẽ đưa khách hàng đến một biểu đặt hàng trong phần mềm bán hàng đối với sản phẩm
đã chọn. Các sản phẩm phần mềm bán hàng cho phép tạo ra một danh sách sản phẩm
ví dụ như tên sản phẩm, giá, thuế, phí vận chuyển và các chi tiết khác (màu sắc, kích
thước). Mỗi sản phẩm được đưa vào phần mềm bán hàng đều có một mã sử dụng mã
này trong biểu tượng shopping cart. Hãy đảm bảo phần mềm bán hàng cho bạn tính
linh hoạt để tích hợp web site với phần mềm. Nếu các khách hàng phải cung cấp các
chi tiết về sự lựa chọn của mình (màu sắc, kích thước…), phải đảm bảo phần mềm bán
hàng này cho phép làm việc đó dễ dàng.
19
2
25TD_T19_Nhóm 8
II. Đề xuất cách thức lựa chọn nhà cung cấp:
Lựa chọn nhà cung cấp hợp lí sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tỉ lệ thành công của phần mềm
đối với công ty. Vì vậy, chúng tôi đề nghị ban lãnh đạo công ty lựa chọn nhà cung cấp
một cách thận trọng theo những tiêu chí sau đây:
1. Đáp ứng được những yêu cầu về chức năng, phi chức năng, hệ thống mà chúng tôi đã
đặt ra trong phần trên.
2. Công nghệ: Cần xem xét khả năng tương thích của phần mềm với phần cứng, hệ điều
hành, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, internet, hạ tầng mạng… sẵn có trong công ty.
3. Dịch vụ và hỗ trợ: quan tâm đến sự hỗ trợ từ phía nhà cung cấp thông qua một số
kênh hỗ trợ kĩ thuật để có thể giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng
phần mềm. Ngoài ra còn xem xét các sự hỗ trợ khác: trước khi triển khai, hỗ trợ tự
động, tài liệu về hệ thống…
4. Chi phí: Chi phí thấp.
5. Khả năng tùy biến: phần mềm tùy biến phù hợp với công ty nhưng chi phí phải không
quá cao.
6. Khả năng của nhà cung cấp: tiềm lực tài chính, nhân sự, hiểu biết của nhà cung cấp
về nghiệp vụ và thị trường mà doanh nghiệp hoạt động và kinh nghiệm của nhà cung

cấp trong lĩnh vực sản xuất phần mềm sẽ ảnh hưởng rất lớn đến khả năng hỗ trợ của
nhà cung cấp, từ đó sẽ ảnh hưởng đến tỉ lệ thành công của dự án.
III. Đề xuất phương pháp phát triển hệ thống tin:
Đây là lần đầu tiên công ty áp dụng một hệ thống thông tin quản trị, chúng tôi đề nghị
chia thành nhiều gói nhỏ để thực hiện. Điều này sẽ giúp cho các nhân viên và ban lãnh
đạo có thể làm quen và hòa nhập tốt với một môi trường và phương pháp làm việc mới.
Để thu thập được những thông tin phản ánh của nhân viên kịp thời, công ty phải tổ
chức một bộ phận riêng cho việc điều tra và thống kê. Để tiết kiệm chi phí và vì phạm
vi thu thập thông tin chỉ trong nội bộ công ty nên có thể áp dụng phương pháp câu hỏi
với những câu hỏi cơ bản như sau:
 Tính khả thi của phần mềm đối với công ty?
 Những thiếu sót của phần mềm so với nghiệp vụ thực tế của công ty?
 Những ứng dụng thừa của phần mềm nếu có của phần mềm?
 Mức độ phức tạp khi sử dụng phần mềm là như thế nào?
 Công ty nên hay không nên áp dụng phần mềm này?
Với bảng câu hỏi này, công ty còn có thể biết được suy nghĩ của nhân viên trong công
ty là phản đối hay đồng tình với sự thay đổi lớn này. Và nếu có thì mức độ làm quen
20
2
25TD_T19_Nhóm 8
với phần mềm là nhanh hay chậm, qua đó công ty có thể đưa ra những đối sách và kế
hoạch đào tạo nhân viên thích hợp.
C. TƯ VẤN MỘT SỐ NHÀ CUNG CẤP VÀ PHẦN MỀM TƯƠNG ĐỐI THÍCH
HỢP CHO CÁC VẦN ĐỀ CỦA CÔNG TY
Hiện nay, trên thế giới đã có nhiều nhà cung cấp với những phần mềm được khẳng
định tốt bởi các công ty sản xuất và thương mại lớn tuy nhiên ở đây chúng tôi chỉ tư
vấn cho LFFL hai phần mềm phổ biến hiện nay có thể giải quyết được vấn đề đang gặp
của công ty.
I. Phần mềm Exact Software cho vấn đề kho bãi và sản xuất:
Exact Software cung cấp gói giải pháp WMS cho vấn đề quản lý kho bãi. Một trong

những điểm nổi bật của WMS là khả năng tích hợp với hệ thống mã vạch. Thường thì
thiết bị phần cứng quét mã vạch có phần mềm tích hợp điều khiển và những phần mềm
này phải tích hợp được với phần mềm quản lý kho bãi. Người tích hợp giải pháp phải
nắm rõ quy trình trong kho, từ đó đưa ra giải pháp và kết nối với nhà cung cấp phần
cứng. Khi thiết lập giải pháp, nhà cung cấp cùng với công ty sẽ tìm hiểu xem quy trình
nào có thể cải tiến. Công ty LASCELLES FINE FOODS mang tính chất vừa như một
công ty thương mại vừa như một công ty sản xuất thì việc quản lí kho bãi có tính chất
phức tạp hơn so với các công ty khác, tuy nhiên với WMS, sự phức tạp này được giải
quyết một cách đơn giản. Đối với gói giải pháp WMS thì việc xuất vật tư của doanh
nghiệp sản xuất cũng giống như doanh nghiệp thương mại xuất hàng khỏi kho theo đơn
đặt hàng. Ngược lại, khi nhập thành phẩm, doanh nghiệp sản xuất đưa các thành phẩm
vào vị trí dành cho chúng, tựa như khi DN thương mại nhập hàng mới.
Giải quyết được vấn đề trong quản lí bán thành phẩm và thành phẩm.
WMS có thể tương thích và hỗ trợ với các loại máy quét mã vạch sử dụng hệ điều hành
Microsoft Windows CE hoặc Windows Mobile. Có 3 loại máy quét mã vạch phổ biến
là Keyboard Wedge (đầu đọc gắn với máy tính thông qua cổng USB); Active-sync
scanner (bản thân là một máy tính di động cầm tay); RF (Radio Frequency – Wireless –
thiết bị nhận dạng vô tuyến, như Symbol, Intermec ), thiết bị quét mã vạch dùng cho
loại xe nâng hàng trong kho hoặc siêu thị lớn, hoặc máy quét mã vạch công nghiệp
dành cho các dây chuyền sản xuất lớn.
Exact Software gọi giải pháp quản lý kho bãi này là PICK-IT. Về vận hành, PICK-IT
chạy trên một ứng dụng lõi là Exact Globe 2003 (back office application - ứng dụng
21
2
25TD_T19_Nhóm 8
bên dưới) cho phép quản lý các qui trình hoạt động của DN như các chu trình liên quan
đến mua bán, giao nhận hàng hóa Trong quá trình thao tác, có những đơn hàng được
xếp thứ tự ưu tiên. Vì thế khi giao hàng, các hạng mục ưu tiên sẽ được xuất trước các
hạng mục còn lại. Tại một thời điểm, người quản lý có thể biết đơn hàng nào đang chờ
xuất hàng, có hạng mục nào ưu tiên hay không. Những thông tin này được xuất lên

máy quét để nhân viên phục vụ trong kho xử lý. Khi máy quét chọn một mặt hàng sai,
tín hiệu báo lỗi sẽ lập tức xuất hiện và nhân viên trong kho phải thao tác lại với mặt
hàng đúng theo đơn hàng. Đòi hỏi đặt ra với doanh nghiệp quản lý kho là phải sắp xếp
hết sức khoa học và phù hợp, nhất là khi trong kho hàng có cùng lúc nhiều nhân viên
làm việc. Trong những thông tin kèm theo mỗi mặt hàng, nếu có thông tin về nhà vận
chuyển thì thông tin này cũng có thể tích hợp vào hệ thống. Mỗi mặt hàng đều cần đủ
thông tin giúp người quản lý kho hàng quản lý nó dễ dàng ở nhiều vị trí khác nhau.
Giải quyết được vấn đề sản phẩm bị hỏng trong kho và xuất hàng chậm
trễ, không ưu tiên cho các đơn đặt hàng quan trọng. Ngoài ra với sự chặt chẽ của Exact
Software sẽ làm mất đi hiện tượng mức độ hàng tồn kho hiếm khi phù hợp với mức độ
ghi trên sổ sách.
Ngoài ra, Exact Software hiện này còn cung cấp một giải pháp quản trị DN chạy trên
web hỗ trợ cho WMS đó là e-Synergy. Đây là giải pháp quản lý kho dành cho người sử
dụng ở những vị trí địa lý khác nhau, có nhiều địa điểm địa lý kho bãi khác nhau
Dùng e-Synergy, doanh nghiệp có thể tạo danh mục hàng hóa cho khách hàng truy cập
và xem (phân quyền bảo mật khi cần). E-Synergy còn là một ứng dụng quản lý các qui
trình dòng thông tin và tài liệu khác liên quan đến hoạt động quản lý khác của DN. E-
Synergy có thể tạo các cổng (portal) truy cập thông tin khách hàng, nhà cung cấp và
các nhân viên của một tổ chức qua Internet. Nhân viên ngồi từ xa vẫn có thể vào hệ
thống xem tình trạng các đơn hàng, hiện trạng tồn kho, xem thông tin hàng hóa Giải
pháp quản lý kho bãi của Exact Software được tích hợp thống nhất giữa các phân hệ
quản lý tài chính kế toán, bán hàng, quản lý khách hàng, sản xuất với hệ thống quét mã
vạch trên môi trường mạng cục bộ (LAN), intranet và Internet thông qua Exact E-
Synergy do tất cả đều vận hành trên cùng một cơ sở dữ liệu là Microsoft SQL.
Thích hợp cho sự phát triển và mở rộng quy mô của doanh nghiệp.
II. Phần mềm kế toán Quickbooks cho vấn đề tài chính và bán hàng:
Quickbooks Accounting là phần mềm kế toán số 1 thế giới về giải pháp quản trị kinh
doanh cho các doanh nghiệp và các tổ chức phi chính phủ. Được thành lập năm 1983
22
2

25TD_T19_Nhóm 8
bởi Scott Cook và Tom Proulx trụ sở tại Mountain View, California, USA. Sau thành
công của Quicken - một phần mềm quản lý tài chính cá nhân, Intuit tiến hành nghiên
cứu và cung cấp một giải pháp tương tự về quản lý tài chính cho chủ sở hữu các doanh
nghiệp và công ty.
Những ưu điểm nổi bật của Quickbooks:
 User sử dụng.
 Dễ dàng kiểm tra in ấn, thanh toán hóa đơn và các chi phí theo dõi.
 Theo dõi bán hàng, thuế, doanh thu và các khoản thanh toán của khách hàng.
 Quản lý tiền lương, tạm ứng.
 Tạo các e-mail dự toán, hóa đơn, báo cáo.
 Tạo và tùy chỉnh, thiết kế hóa đơn chuyên nghiệp.
 Chấp nhận tín dụng và thẻ ghi nợ ngay trong QuickBooks.
 Có cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh ngay trên màn hình chính.
 Hóa đơn nhiều khách hàng, in hóa đơn hàng loạt.
 Nhanh chóng xác định vị trí bất kỳ tài khoản, báo cáo hay hóa đơn.
 Quét và kiểm tra tiền gửi của bạn với Check Solution for QuickBooks.
 Theo dõi thời gian và chi phí cho hoá đơn.
 Hỗ trợ kỹ thuật, nâng cấp và sao lưu trực tuyến.
 Tích hợp với Mac OS X công cụ như số, iChat, iCal, MobileMe, và
AddressBook.
 Nhập dữ liệu từ Excel, Quicken, Microsoft Office Accounting & QuickBooks.
 Theo dõi hàng tồn kho và tạo các đơn đặt hàng.
 Thiết lập và quản lý các điểm đặt hàng tồn kho.
23
2
25TD_T19_Nhóm 8
 Có được cái nhìn toàn cảnh về tình hình kinh doanh, tài chính doanh nghiệp.
 Theo dõi doanh số bán hàng quốc tế và chi phí trong nhiều loại tiền tệ.
 Xem thông tin khách hàng trọng điểm trong thời gian ngắn với Company

Snapshot.
 Dễ dàng tạo ra một kế hoạch kinh doanh.
 Dự báo doanh số bán hàng & chi phí tập tin mẫu, biểu đồ của các tài khoản phù
hợp với ngành công nghiệp của doanh nghiệp.
 Tạo báo cáo ngành công nghiệp cụ thể và cài đặt các tính năng công nghiệp
 Tổng hợp báo cáo từ công ty nhiều tập tin
 Theo dõi số lượng và giá trị của hàng tồn kho được tổ chức ở nhiều địa điểm.
Đặc biệt Quickbooks có thể tự động phân loại các tài khoản phải thu theo tuổi nợ - ít
hơn 30 ngày, trong khoảng từ 30 đến 59 ngày, trong khoảng từ 60 đến 90 ngày, v.v.
Loại hệ thống báo hiệu tự động này giúp công ty có được những hành động sớm với
các khoản nợ quá hạn.
Giải quyết triệt để cho vấn đề bán hàng và tài chính của LFFL.
Ngoài ra, nhà cung cấp còn đưa ra cho công ty các dịch vụ chăm sóc khách hàng:
 Cung cấp các dịch vụ đi kèm như: cài đặt, thiết kế mạng nội bộ, xây dựng cơ sở
dữ liệu
 Thiết kế hệ thống mạng, nâng cấp, bảo trì các phiên bản khác nhau của phần
mềm kế toán Quickbooks.
 Dịch vụ xây dựng Cơ sở dữ liệu, tư vấn dùng phiên bản nào của phần mềm kế
toán Quickbooks, tư vấn quản lý kế toán, tài chính trên Quickbooks
TÀI LIỆU THAM KHẢO
- ThS Vũ Ngọc Đức, ThS Nguyễn Huỳnh Anh Vũ, 2010, Hệ thống thông tin
quản trị, tái bản lần 1, Nhà xuất bản lao động xã hội Tp Hồ Chí Minh
24
2
25TD_T19_Nhóm 8
- Website của công ty nước uống khiết sapuwa : />- Website nhà cung cấp phần mềm kế toán Quickbooks :
/>25