Tên dự án xây DỰNG hệ THỐNG THÔNG TIN QUẢN lý CÔNG TY MI HỒNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC

------

Tiểu luận cá nhân môn học:

QUẢN LÝ DỰ ÁN
Tên dự án:

XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ CÔNG TY MI HỒNG
GVHD

: TS. Lưu Trường Văn

HVTH

: Vũ Minh Anh

MSHV

: MBA11002

LỚP

: MBA11B

TP. Hồ Chí Minh, tháng 06 năm 2012

Tiểu luận môn Quản Lý Dự Án

Xây dựng hệ thống TTQL trong KD của công ty Mi Hồng

MỤC LỤC
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.

Thông tin chung về dự án………………………………………………………………… 1
Lý do hình thành dự án…………………………………………………………………… 1
Mục tiêu của dự án………………………………………………………………………… 1
Tóm tắt quy mơ dự án……………………………………………………………………...1
Các giả định………………………………………………………………………………… 1
Các ràng buộc……………………………………………………………………………… 1
Các loại trừ…………………………………………………………………………………..2

Dự án có liên quan………………………………………………………………………… 2
WBS của dự án……………………………………………………………………………. 2
Tiến độ dự án………………………………………………………………………………. 4
Cách thức kiểm soát………………………………………………………………………..4
Sơ đồ tổ chức dự án………………………………………………………………………. 6
Ma trận phân công công việc (RAM)…………………………………………………….. 6
RACI của dự án……………………………………………………………………………. 7
Các rủi ro……………………………………………………………………………………. 7
Đánh giá mức độ thành công…………………………………………………………….. 7
Bài học kinh nghiệm……………………………………………………………………….. 8


1. Thông tin chung về dự án
 Tên dự án: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý kinh doanh của công ty Mi Hồng
 Ngày bắt đầu: 14 tháng 3 năm 2006
 Ngày kết thúc: 10 tháng 5 năm 2006
 Chủ đầu tư: Công ty vàng bạc đá quý Mi Hồng
 Đơn vị thực hiện: Công ty cổ phần phát triển cơng nghệ thơng tin (DevSoft)
2. Lý do hình thành dự án
- Việc mở rộng kinh doanh với nhiều chi nhánh nhỏ địi hỏi cần có hệ thống thơng
-

tin truyền thơng, báo cáo, kiểm sốt để việc quản lý hoạt động kinh doanh.
Việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý giúp đơn giản hóa quy trình giao dịch
với khách hàng, tạo cho khách hàng cảm giác hài lòng với hệ thống kinh doanh
của công ty.

3. Mục tiêu của dự án

Xây dựng hệ thống thông tin để quản lý các hoạt động kinh doanh của một công ty

kinh doanh vàng bạc ở các chi nhánh cũng như tồn cơng ty với các yêu cầu đặt ra:
- Tin học hoá các hoạt động mua bán ở trụ sở chính và các chi nhánh
- Quản lý các hoạt động kinh doanh của tồn cơng ty
- Điều khiển việc mua bán đảm bảo theo thời giá tại tất cả các chi nhánh
- Thông tin dữ liệu kinh doanh được quản lý tập trung.
- Hệ thống được bảo mật tốt.
4. Tóm tắt quy mô dự án

Dự án xây dựng hệ thống thông tin quản lý trong kinh doanh cho công ty Mi Hồng
bao gồm việc lắp đặt phần cứng và phần mềm cho hệ thống.
- Phần cứng gồm: 2 máy chủ và 9 máy giao dịch.
- Phần mềm do kỹ sư của Devsoft viết dựa trên mô tả các nghiệp vụ của công ty
Mi Hồng.
- Kinh phí thực hiện dự án: 200 triệu đồng
5. Các giả định
- Chủ đầu tư thanh toán đúng theo kế hoạch.
- Vị trí đặt máy chủ và các máy giao dịch đã được xác định.
- Đường chuyền internet sẵn sàng cho việc kết nối.
6. Các ràng buộc
- Dự án phải hoàn thành trước ngày 1 tháng 9 năm 2004
- Kinh phí thực hiện dự án khơng vượt q 250 triệu
- Thời gian lắp đặt phần cứng tại mỗi chi nhánh và trụ sở chính khơng q 3 ngày.

Khơng lắp đặt vào ngày chủ nhật.

7. Các loại trừ

3

-

Chủ đầu tư chịu trách nhiệm xây dựng phòng đặt máy chủ với đầy đủ hệ thống
điều hòa nhiệt độ trước ngày 8 tháng 3 năm 2007.
Chủ đầu tư lắp đặt trước đường truyền internet tại các điểm đặt máy chủ và máy
giao dịch.

8. Dự án có liên quan
- Dự án thiết kế hệ thống thông tin quản lý của công ty với 2 chi nhánh.
- Dự án đào tạo kiến thức về hệ thống thông tin quản lý cho nhân viên IT.
9. WBS của dự án

Các cơng việc chính của việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý trong kinh doanh.
Chuẩn bị cho dự án
+ Phân tích nghiệp vụ của khách hàng
+ Lập kế hoạch thực hiện
B. Hiện thức các chức năng của phần mềm
+ Quản Lý Hàng
• Nhập Hàng
• Xuất Hàng
+ Quản lý Bán Hàng
• Tim kiếm, liệt kê
• Lệnh bán
• Thống kê
+ Quản Lý Khách Hàng
• Thơng Tin Khách Hàng
• Thơng tin Mua Hàng
+ Quản Lý Chi Nhánh
+ Quản lý Công nợ
+ Liên kết chức năng

A.

Kiểm thử phần mềm
+ Kiểm thử các chức năng
+ Kiểm thử hệ thống
D. Triển khai
+ Lắp đặt phần cứng
+ Lắp đặt phần mềm
+ Đào tạo cách sử dụng cho khách hàng.
E. Cơng việc sau dự án: Bảo trì hệ thống cho khách hàng.
C.

4


5


10. Tiến độ dự án

Kế hoạch thực hiện dự án
Tên cơng
việc
A
B
C
D
E
F
G

H
I
J
K
L
M
N
O
P
Q
R
S
T
W
X
Y
Z
AA
AB
AC
AD
AE
AF

Mơ tả cơng việc
Phân tích nghiệp vụ
Lập kế hoạch thực hiện
Hiện thực nhập hàng
Hiện thực xuất hàng
Hiện thực hàng tồn kho

Kiểm thử quản lý mặt hàng
Hiện thực tìm kiếm
Hiện thực thống kê
Đặt bán
Kiểm thử quản lý bán hàng
Thông tin khách hàng
Mặt hàng đã bán
Khoản phải thu
Kiểm thử thông tin khách hàng
Thông tin nhà cung cấp
Mặt hàng đã mua
Khoản phải trả
Kiểm thử thông tin nhà cung cấp
Hiện thực thông tin chi nhánh
Hiện thực thơng tin trụ sở chính
Kiểm thử quản lý chi nhánh
Hiện thực khoản phải thu
Hiện thực khoản phải trả
Kiểm thử công nợ
Liên kết chức năng
Kiểm thử hệ thống
Mua thiết bị
Lắp đặt phần cứng
Cài đặt phần mềm
Đào tạo sử dụng

Thời lượng
(ngày)
05
03

03
03
02
02
05
02
02
03
04
03
02
02
04
03
02
02
02
02
01
01
01
01
05
07
01
03
01
03

Cơng việc

trước đó
A
B
C
D
E
B
G
H
I
J
D,K
L
M
C
C,O
P
Q
J,N,R
S
T
W
X
Y
Z
AA
B
AC
AB,AD
AE

11. Cách thức kiểm sốt dự án

Dự án chỉ được kiểm soát theo tiến độ về mặt thời gian của cơng việc. Nhóm dự án
họp hàng tuần để đánh giá tiến độ các công việc được giao của các thành viên.
Nhóm dự án báo cáo tiến độ cơng việc và thời gian hoàn thành dự án dự kiến cho
chủ đầu tư.

6


Bảng tóm tắt tiến độ thực của dự án
St
t

Cơng việc

Ngày bắt đầu
Theo KH
14/3/2006
20/3/2006
23/3/2006
28/3/2006
31/3/2006
04/4/2006
23/3/2006
04/4/2006
10/4/2006
14/4/2006
23/3/2006

29/3/2006
03/4/2006
05/4/2006
07/4/2006
11/4/2006
14/4/2006
18/4/2006
23/3/2006
28/3/2006
31/3/2006
04/4/2006
07/4/2006
12/4/2006
20/4/2006
03/5/2006
23/3/2006
10/5/2006
17/5/2006
19/5/2006

Phân tích nghiệp vụ
Lập kế hoạch thực hiện
Hiện thực nhập hàng
Hiện thực xuất hàng
Hiện thực hàng tồn kho
Kiểm thử quản lý mặt hàng
Hiện thực tìm kiếm
Hiện thực thống kê
Đặt bán
Kiểm thử quản lý bán hàng

Thông tin khách hàng
Mặt hàng đã bán
Khoản phải thu
Kiểm thử thông tin khách hàng
Thông tin nhà cung cấp
Mặt hàng đã mua
Khoản phải trả
Kiểm thử thông tin nhà cung cấp
Hiện thực thông tin chi nhánh
Hiện thực thơng tin trụ sở chính
Kiểm thử quản lý chi nhánh
Hiện thực khoản phải thu
Hiện thực khoản phải trả
Kiểm thử công nợ
Liên kết chức năng
Kiểm thử hệ thống
Mua thiết bị
Lắp đặt phần cứng
Cài đặt phần mềm
Đào tạo sử dụng

7

Thực tế
14/3/2006
20/3/2006
23/3/2006
28/3/2006
04/4/2006
11/4/2006

23/3/2006
30/3/2006
05/4/2006
11/4/2006
23/3/2006
28/3/2006
30/3/2006
03/4/2006
05/4/2006
10/4/2006
12/4/2006
14/4/2006
23/3/2006
27/3/2006
29/3/2006
31/3/2006
04/4/2006
06/4/2006
10/4/2006
17/4/2006
23/3/2006
24/4/2006
02/5/2006
08/5/2006

TG Thực hiện
(Ngày)
Theo KH Thực tế
04
04

03
03
03
03
03
05
02
05
02
02
08
05
04
04
04
04
03
03
04
03
03
02
02
02
02
02
02
03
03
02

02
02
02
02
03
02
03
02
02
02
03
02
03
02
02
02
05
05
07
05
10
03
03
05
02
02
03
03

12. Sơ đồ tổ chức dự án

Tổng số lượng nhân sự: 6 người
Phụ trách phần cứng: 2 người
Phụ trách phần mềm và đào tạo: 4 người
Quản lý dự án
Trần Tiến Đức

Trưởng nhóm phần cứng
Nguyễn Thanh Tuấn

Trưởng nhóm phần mềm
Trần Tiến Đức

Phụ trách phần cứng
Nguyễn Minh Nhật

Phụ trách phần mềm
Nguyễn Song Thao
Trưởng nhóm phần mềm
Võ Hồng Q
Trưởng nhóm phần mềm
Nguyễn Thúy Ái

13. Ma trận phân cơng cơng việc (RAM)

Đức
Phân tích nghiệp vụ
Lập kế hoạch thực hiện
Hiện thực nhập hàng

Hiện thực xuất hàng
Hiện thực hàng tồn kho
Kiểm thử quản lý mặt hàng
Hiện thực tìm kiếm
Hiện thực thống kê
Đặt bán
Kiểm thử quản lý bán hàng
Thông tin khách hàng
Mặt hàng đã bán
Khoản phải thu
Kiểm thử thông tin khách hàng

X
X
X
X
X
X

Tha
o
X
X

Quý

Ái

Tuấn

Nhật

X
X

X
X

X

X

X
X
X
X
X
X
X
X
8


Thông tin nhà cung cấp
Mặt hàng đã mua
Khoản phải trả
Kiểm thử thông tin nhà cung cấp
Hiện thực thông tin chi nhánh
Hiện thực thơng tin trụ sở chính
Kiểm thử quản lý chi nhánh

Hiện thực khoản phải thu
Hiện thực khoản phải trả
Kiểm thử công nợ
Liên kết chức năng
Kiểm thử hệ thống
Mua thiết bị
Lắp đặt phần cứng
Cài đặt phần mềm
Đào tạo sử dụng

X
X
X
X

X
X

X
X

X
X

X
X
X
X
X
X

X
X
X
X

X
X

X
X

X
X

X
X

X
X

14. RACI của dự án

Nhiệm vụ
Lập kế hoạch
Viết phần mềm
Lắp đặt máy
Cài đặt phần mềm
Đào tạo
Nghiệm thu

Bên chịu trách nhiệm
DevSoft
DevSoft
DevSoft
DevSoft
DevSoft
Mi Hồng

Chịu trách nhiệm trước
Mi Hồng
Mi Hồng
Mi Hồng
Mi Hồng
Mi Hồng

15. Các rủi ro
- Nhân sự thực hiện dự án bị ốm đau.
- Khách hàng điều chỉnh yêu cầu trong quá trình thực hiện dự án
- Sự phối hợp làm việc giữa các thành viên trong dự án không tốt
- Chất lượng của thiết bị mua về khơng tốt
- Ước lượng chi phí chưa đúng, giá thiết bị tăng.
- Ước lượng thời gian ngắn hơn thực tế cần.
16. Các đánh giá

Tiêu chí đánh giá hệ thống thông tin quản lý của dự án
Stt
1
2
3
4

Tiêu chí
Đúng hạn
Phần mềm ít bị lỗi
Dễ sử dụng
Phần cứng ổn định

Trọng số
25%
20%
20%
20%
9


5
-

-

-

-

-

-

Tốc độ xử lý

15%

Đúng hạn: Dự án hoàn thành trước thời hạn 15 ngày. Đáp ứng yêu cầu về mặt
thời gian của chủ đầu tư. Giúp công ty giảm chi phi thực hiện dự án. (Đánh giá
100/100)
Phần mềm ít bị lỗi: Phần mềm được thực hiện bởi các kỹ sư có kinh nghiệm.
Ngồi ra u cầu cẩn thận trong việc hiện thực từng chức năng giúp cho phần
mềm chạy không bị lỗi. (Đánh giá 95/100)
Dễ sử dụng: Nhờ vào việc đầu tư cho cơng tác phân tích nghiệp vụ của chủ đầu
tư trong quá trình giao dịch giúp cho giao diện phần mềm được thiết kế tiện lợi
cho người sử dụng. Tuy có một vài bất cập nhỏ nhưng việc đào tạo sử dụng giúp
chủ đầu tư hài lòng hơn về phần mềm của dự án. (Đánh giá 90/100)
Phần cứng ổn định: Nhóm thực hiện dự án đã cân nhắc giữa chi phí và u cầu
về thiết bị do đó chọn được phần cứng phù hợp. Nhờ phần cứng ổn định nên
việc cài đặt và đưa phần mềm vào sử dụng khơng gặp nhiều khó khăn. (Đánh
giá 100/100)
Tốc độ xử lý: Đã hỗ trợ khách hàng trong việc tạo cơ sở dữ liệu và chạy thử trên
cơ sở dữ liệu này. Tốc độ xử lý dữ liệu của phần mềm khá nhanh, đáp ứng yêu
cầu của người sử dụng. (Đánh giá 90/100)
Đánh giá tổng thể: 95.5/100. Hệ thống thông tin quản lý đã xây dựng đáp ứng
được yêu cầu của chủ đầu tư. Hoạt động tin cậy và ổn định

Đánh giá việc thực hiện dự án:
-

Công tác lập kế hoạch tốt. Việc ước lượng thời gian và chi phí phù hợp với thực
tế thực hiện.
Nhân sự thực hiện dự án có sự phối hợp làm việc tốt.
Tinh thần và thái độ của nhân viên thực hiện dự án tốt
Chi phí thực hiện không vượt dự kiến.

17. Bài học kinh nghiệm
-

-

Việc hoạch định dự án đóng vai trị cực kỳ quan trọng. Dự án hoàn thành đúng
tiến độ nhờ việc phân tích và hoạch định tốt ngay từ ban đầu.
Việc chia cơng việc thành các WBS nhỏ đóng vai trị quan trọng. Qua đó giúp
đơn giản hóa cơng việc chính của dự án và giúp cho việc giao việc và hoạch
định thời gian dễ hơn, rút ngắn tổng thời gian thực hiện dự án.
Việc quản lý nhân sự góp phần lớn vào sự thành công của dự án. Sự phân công
công việc rõ ràng, hợp lý cùng sự phối hợp tốt giữa các thành viên trong nhóm
giúp cho dự án được thực hiện nhanh hơn.
10


-

Dự án khá đơn giản và khơng có nhiều chi phí phát sinh trong q trình thực
hiện dự án nên việc quản lý chi phí và giám sát tiến độ không được thể hiện rõ
ràng.

11