THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU CÀ PHÊ TÂY NGUYÊN

LỜI MỞ ĐẦU
- Vấn đề trung tâm ngày nay mà doanh nghiệp đối mặt không phải là khan
hiếm hàng hoá mà là khan hiếm khách hàng. Hầu hết các ngành công nghiệp
trên thế giới có thể sản xuất hàng hoá nhiều hơn nhiều so với số người tiêu thụ
trên thế giới có thể mua. Sự vượt mức này là do các đối thủ cạnh tranh riêng lẻ
dự báo một sự tăng trưởng thị trường lớn hơn khả năng có thể. Nếu mỗi công ty
dự báo mức tăng trưởng 10 phần trăm doanh thu của nó và tổng thị trường chỉ
tăng 3 phần trăm, kết quả là sự vượt mức.
- Và như thế dẫn đến sự cạnh tranh rất gay gắt. Các đối thủ cạnh tranh tìm
cách lôi cuốn các khách hàng, hạ giá bán của họ và bổ sung quà tặng. Vậy làm
thế nào để công ty có được khách hàng và giữ họ ở lại lâu hơn với công ty?
Ngoài việc bán sản phẩm có chất lượng, giá cả mang tính cạnh tranh, đội ngũ
bán hàng chuyên nghiệp công ty cần chú ý đến công tác chăm sóc khách hàng và
hướng vào thoả mãn nhu cầu khách hàng một cách toàn diện.
- Nhưng nói đến vấn đề chăm sóc khách hàng và thoả mãn những nhu cầu
của họ là một vấn đề mà hiện nay thu hút khá nhiều sự qua tâm của các nhà quản
trị. Nhu cầu khách hàng luôn thay đổi, điều được xem là tốt ngày hôm nay
không được xem là tốt cho tiêu chuẩn của ngày mai, vai trò của khách hàng đối
với công ty vô cùng quan trọng. Khách hàng có thể mang phồn thịnh đến cho
công ty và cũng có thể khiến cho công ty bị suy tàn. Các công ty cần phải xem
Page | 1
khách hàng của mình như một tài sản tài chính cần được quản lý và tối đa hoá
giống như mọi tài sản khác. Khách hàng là một trong những tài sản quan trọng
nhất của công ty, và hơn nữa giá trị của họ thậm chí không được tìm thấy trong
hồ sơ sổ sách của công ty.
- Đó là lý do khiến em suy nghĩ và thực hiện đề tài: “THỰC TRẠNG VÀ MỘT
SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
ĐẦU TƯ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU CÀ PHÊ TÂY NGUYÊN” làm chuyên đề tốt nghiệp của
mình. Mong rằng qua đề tài này, bản thân em có cơ hội để mở rộng kiến thức và
học hỏi được những kinh nghiệm quý báu trong hoạt động kinh doanh tại công
ty.

Page | 2
PHẦN I
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG
TRONG QUẢN TRỊ MARKETING.
I. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI VÀ VAI TRÒ CỦA KHÁCH HÀNG
1. Khái niệm khách hàng :
- Khách hàng không nhất thiết là những người mua sản phẩm của doanh
nghiệp. Họ có thể là các nhà đầu tư, cơ quan quản lý và cả những người làm
việc trong doanh nghiệp. Họ là những người chúng ta phục vụ dù họ có trả
tiền cho dịch vụ của chúng ta hay không.
2. Phân loại khách hàng :
- Việc phân loại khách hàng có thể dựa trên các tiêu chí khác nhau và được
phân loại như sau
- Khách hàng cũ
- Khách hàng mới
- Khách hàng hiện tại
- Khách hàng tiềm năng
- Khách hàng bên trong
- Khách hàng bên ngoài
Ở đây xét về khách hàng bên trong và khách hàng bên ngoài
Page | 3
a. Khách hàng bên trong :
- Là những khách hàng trong nội bộ doanh nghiệp. Ví dụ như trong nhà
hàng, công việc của tiếp tân và các nhân viên phục vụ bàn vừa phải phục vụ
khách hàng vừa phải phục vụ cho các bộ phận trong nhà hàng như bộ phận chế
biến và bộ phận thu ngân.
b. Khách hàng bên ngoài :
- Là những người mua và sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Và
cũng có thể là các cơ quan quản lý, các nhà đầu tư. Cũng lấy ví dụ trong nhà
hàng như trên thì khách hàng bên ngoài bao gồm khách ăn uống, khách đặt bàn,

ban an toàn vệ sinh thực phẩm, chi cục thuế
- Một công ty cũng có thể phân loại khách hàng của nó theo cách khác.
Nhóm đầu tiên bao gồm Các khách hàng sinh lời nhất (Most Profitable
Customers _ MPCs), là những người đáng được chú ý hiện nay nhất. Nhóm thứ
hai là Các khách hàng có khả năng tăng trưởng nhất (Most Growable
Customers _ MGCs), những ngưòi đáng được chú ý lâu dài nhất. Nhóm thứ ba là
Các khách hàng dễ bị tổn thương nhất ( Most Vulnerable Customers _ MVCs),
những người yêu cầu can thiệp sớm để ngăn ngừa họ bỏ đi.
- Tuy nhiên, không phải tất cả khách hàng đều được giữ lại. Có một loại
thứ tư nữa có tên Các khách hàng phiền hà nhất (Most Troubling Customers _
MTCs). Hoặc họ không sinh lời hoặc các khoản lời quá thấp để bù đắp giá trị
phiền toái của họ. Vài người sẽ bị sa thải. Nhưng trước khi sa thải họ, hãy cho
Page | 4
họ một cơ hội để cải tổ. Hãy nâng cao các khoản thù lao của họ hoặc giảm bớt
dịch vụ của họ. Nếu họ ở lại, giờ đây họ sẽ sinh lời. Nếu họ rời đi, họ sẽ làm
chảy máu các đối thủ cạnh tranh của bạn.
3. Vai trò của khách hàng :
- Giờ đây ta sống trong nền kinh tế khách hàng mà ở đó khách hàng là vua.
Đây là kết quả của tình trạng sản xuất dư thừa, chính khách hàng chứ không
phải hàng hoá mới khan hiếm cung. Nếu bạn không quan tâm đến khách hàng
của mình, người khác sẽ quan tâm. Các công ty cần phải xem khách hàng của
mình như một tài sản tài chính cần được quản lý và tối đa hoá giống như mọi tài
sản khác. Khách hàng là một trong những tài sản quan trọng nhất của công ty, và
hơn nữa giá trị của họ thậm chí không được tìm thấy trong hồ sơ sổ sách của
công ty. Nhận thấy giá trị của tài sản này sẽ phấn khởi dẫn các công ty đến việc
thiết kế lại tổng hệ thống tiếp thị của họ về phía nắm bắt phần khách hàng và giá
trị tuổi đời khách hàng qua hạng mục đầu tư sản phẩm hoặc dịch vụ của họ và
các chiến lược tạo nhãn hiệu.
- Khách hàng có vai trò to lớn ảnh hưởng đến việc tồn tại và phát triển của
doanh nghiệp. Bởi vì khách hàng có quyền lựa chọn mua sản phẩm của bất kỳ

doanh nghiệp nào, đó là lý do tại sao có nhiều doanh nghiệp nói rằng : “ người
quan trọng nhất trong doanh nghiệp của chúng tôi là khách hàng ”. Nếu khách
hàng không thích các sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp, rất đơn giản họ
sẽ chọn sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp khác. Nếu số khách hàng làm
Page | 5
như vậy đủ lớn, họ có đủ sức mạnh để gây thiệt hại và thậm chí loại bỏ những
doanh nghiệp có sản phẩm không được thị trường chấp nhận. Do đó, doanh
nghiệp phải lắng nghe cẩn thận những thông điệp mà khách hàng gửi đến thông
qua sự lựa chọn của họ.
II. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH, VAI TRÒ CỦA CHĂM SÓC KHÁCH
HÀNG :
1. Chăm sóc khách hàng là gì ?
- Chăm sóc khách hàng là phục vụ khách hàng theo cách mà họ mong
muốn được phục vụ và làm những việc cần thiết để giữ khách hàng đang có.
- Công ty thực hiện công tác chăm sóc khách hàng nhằm hướng vào thoả
mãn nhu cầu của khách hàng, các lợi ích khi sử dụng sản phẩm, về giá cả, chất
lượng sản phẩm, hoặc được hưởng các dịch vụ kèm theo khi sử dụng sản phẩm
Việc hài lòng với sản phẩm sẽ ảnh hưởng rất quyết định đến hành vi mua sau
này. Mức độ thoả mãn hay không thoả mãn của người tiêu dùng đã qua mua
hàng hoá thể hiện mối tương quan giữa những mong đợi và thuộc tính sử dụng
được chấp nhận của sản phẩm mang lại.
2. Mục đích của việc chăm sóc khách hàng :
- Chăm sóc khách hàng là một phần của marketing. Mục đích của chăm sóc
khách hàng là để làm hài lòng khách hàng đang có thông qua việc phục vụ họ
theo cách mà họ mong muốn.
3. Vai trò của việc chăm sóc khách hàng :
Page | 6
- Chăm sóc khách hàng có vai trò giữ mức doanh thu trong doanh nghiệp,
tạo dựng hình ảnh và uy tín trong doanh nghiệp. Điều mà khách hàng, dù là cá
nhân hay doanh nghiệp, đều mong muốn hơn cả từ hàng hoá hay dịch vụ họ mua

là chúng phải hoàn toàn đáng tin cậy. Điều này có nghĩa là một chương trình
chăm sóc khách hàng, yếu tố sản phẩm thường phải được đặt lên hàng đầu và
tiếp theo là yếu tố con người. Tất cả những nụ cười thân thiện và những lời chào
mời lịch sự không thể bù đắp cho những sản phẩm không đáng tin cậy hay
những dịch vụ không đạt tiêu chuẩn.
- Khi doanh nghiệp bị mất đi một khách hàng họ sẽ mất doanh thu và lợi
nhuận, uy tín doanh nghiệp giảm. Khi một khách hàng hài lòng về doanh nghiệp
họ sẽ nói với bốn người khác, khi không hài lòng họ sẽ nói với mười người khác
hoặc nhiều hơn. Vì vậy chăm sóc khách hàng ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát
triển của doanh nghiệp. Giữ một khách hàng đang có thì dễ hơn và rẻ hơn mười
lần so với việc chinh phục được một khách hàng mới.
- Các công ty phải học cách chuyển từ tiêu điểm tạo sản phẩm sang tiêu
điểm sở hữu khách hàng. Các công ty phải thức tỉnh trước sự việc họ có một ông
chủ mới – khách hàng. Nếu nhân viên của bạn không hiểu khách hàng, họ sẽ
không thể làm hài lòng khách hàng của mình một cách tốt nhất. Nếu họ không
quan tâm đến khách hàng của bạn, người khác sẽ quan tâm.
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG :
1. Những khiếm khuyết trong việc chăm sóc khách hàng :
Page | 7
- Trong công tác chăm sóc khách hàng, các doanh nghiệp không thể tránh
khỏi những khiếm khuyết bởi vì doanh nghiệp không thể đảm bảo rằng là họ
luôn chăm sóc mọi khách hàng chu đáo, hơn nữa nhu cầu và mong muốn của
khách hàng luôn luôn thay đổi. Điều được xem là tốt ngày hôm nay sẽ không
còn được xem là tốt cho tiêu chuẩn của ngày mai. Hoàn hảo là điều không thể
đạt được và các doanh nghiệp nên đặt mục tiêu chăm sóc khách hàng là : “
Không ngừng cải tiến để vươn tới sự hoàn hảo ”.
- Các sản phẩm đến rồi đi. Thách thức của một công ty đó là giữ chặt khách
hàng của mình lâu hơn việc công ty giữ các sản phẩm của công ty.
2. Quản lý để thoả mãn khách hàng :
- Các công ty cần giám sát và cải thiện mức thoả mãn khách hàng. Sự thoả

mãn khách hàng càng cao, khả năng giữ lại càng cao. Dưới đây là bốn sự việc:
1. Việc thủ đắc khách hàng mới có thể tốn gấp 5 đến 10 lần so với
các chi phí liên quan đến việc thoả mãn và giữ lại các khách
hàng hiện tại.
2. Công ty trung bình thường làm mất khoảng 10 đến 30 phần trăm
khách hàng của nó mỗi năm.
3. Tỷ lệ khách hàng bỏ đi giảm 5 phần trăm có thể tăng các khoản
lời lên 25 đến 85 phần trăm, tuỳ theo ngành công nghiệp.
4. Tỷ lệ lợi nhuận khách hàng có khuynh hướng tăng trên cuộc
sống khách hàng được giữ lại.
Page | 8
- Cả trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp dịch vụ, một cách hữu hiệu để có
được dịch vụ chất lượng cao và thoả mãn khách hàng toàn diện là chuỗi chất
lượng thường được gọi là công thức CASCADE.
Cam kết
Commitment
Khả năng
Abilities
Chuẩn mực
Standard
Trao đổi thông tin
Communication
Quan tâm
Attention
Chi tiết
Detail
Page | 9
sản phẩm và
dịch vụ chất
lượng cao

Xuất sắc
Excellence
- Điều này thực sự phụ thuộc vào chất lượng của quản lý và giám sát : thực
hiện công thức chất lượng nhằm thoả mãn khách hàng là nhiệm vụ của người
quản lý
+ Cam kết: nhóm chỉ có thể cam kết thoả mãn khách hàng nếu cấp quản
lý thể hiện rõ cam kết của chính họ với vấn đề này.
+ Khả năng là thiết yếu nhân viên phải có các kỹ năng cần thiết để đạt
được chuẩn mực, dù họ tham gia sản xuất sản phẩm, cung cấp dịch vụ hay trực
tiếp giao dịch với khách hàng.
+ Các chuẩn mực: cần được đặt ra và được đo lường, nhờ đó tất cả mọi
người đều biết mục tiêu là gì và cần phải làm gì để đạt được chuẩn mực.
+ Nếu việc trao đổi thông tin giữa các nhà quản lý, giữa quản đốc với
nhân viên không được thực hiện một cách thoả đáng thì sẽ dẫn đến những hiểu
lầm, sai phạm và không thoả mãn. Không ai có thể tạo ra được sản phẩm hay
dịch vụ chất lượng trong những điều kiện như vậy.
+ Quan tâm đến từng chi tiết chỉ ra sự khác biệt giữa những người chỉ nói
về thoả mãn khách hàng với những người thực sự cam kết thực hiện để thành
công.
+ Xuất sắc là kết quả đạt được nếu chúng ta thực hiện theo công thức trên.
Page | 10
3. Các bước để thoả mãn khách hàng :
- Nhân lực là nguồn lực quan trọng nhất của mọi doanh nghiệp, và như đã
phân tích, tất cả các vấn đề về chất lượng và thoả mãn khách hàng đều phụ thuộc
vào nhân viên có thực hiện tốt công việc không. Một vấn đề nổi cộm mà các nhà
quản lý phải đối mặt là làm sao để tạo động lực cho nhân viên để họ thực hiện
công việc đạt tiêu chuẩn yêu cầu.
- Trước hết, các nhà quản lý cần phải tạo động lực làm việc cho nhân viên
và huy động các kỹ năng và kiến thức của nhân viên. Tạo điều kiện để nhân viên
tham gia thảo luận về chất lượng và vấn đề chăm sóc khách hàng cũng như tìm

ra giải pháp cho các vấn đề của chính họ.
4. Văn hoá chăm sóc khách hàng :
- Thị phần là một metric nhìn lui, sự thoả mãn của khách hàng là một
metric nhìn tới. Nếu sự thoả mãn khách hàng sa sút, thì thị phần sẽ sớm bị xói
mòn. Vậy phải bắt đầu từ đâu và thực hiện như thế nào để đảm quá trình hoạt
động kinh doanh của công ty, giữ cho thị phần không bị xói mòn.
- Thực hiện chăm sóc khách hàng phụ thuộc vào khả năng của các nhà quản
lý cấp cao trong việc tạo dựng một văn hoá chăm sóc khách hàng. Nhà quản lý
phải làm thế nào để toàn bộ nhân viên trong công ty nhận thấy vai trò quan trọng
của việc chăm sóc khách hàng, lợi ích mà công ty đạt được khi thực hiện tốt
công tác chăm sóc khách hàng. Để từ đó mọi người đều quyết tâm tham gia và
tạo dựng nên một hình ảnh tốt đẹp cho công ty. Từ lãnh đạo cao nhất của công
Page | 11
ty cho đến các nhân viên tham gia sản xuất sản phẩm, nhân viên kinh doanh, và
có thể bao gồm nhân viên bảo vệ đều hướng vào thoả mãn nhu cầu khách hàng,
xem khách hàng là một trong những nguồn lực thúc đẩy sự phát triển của công
ty. Kết quả sẽ là khả quan khi công ty thành công trong việc tạo dựng văn hoá
chăm sóc khách hàng.
+ Việc chăm sóc khách hàng phải được bắt đầu từ cấp cao nhất
+ Tất cả mọi người trong doanh nghiệp đều phải tham gia
+ Tất cả các cấp quản lý đều hoàn toàn quyết tâm.
Page | 12
Page | 13
PHẦN II
TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
ĐẦU TƯ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU CÀ PHÊ TÂY NGUYÊN
A. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY
Tên công ty : Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Xuất Nhập Khẩu Cà Phê Tây
Nguyên
The Tay Nguyen Coffee Investment Import – Export Joint Stock Company

Tên giao dịch : VINACAFE BUON MA THUOT
Địa chỉ : Km 7, Quốc lộ 27 – Xã Hoà Thắng – TP Buôn Ma Thuột – Đăk Lăk
Điện thoại : 050. 862737 – 862567
Fax : 050.862031
Mã số thuế : 6000381243
Tài khoản : 73010791 D tại Ngân hàng Đầu Tư Và Phát Triển Đăk Lăk
Logo :
Page | 14
Page | 15
B. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY :
I. QÚA TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN :
- Công ty Cổ phần Đầu Tư Và Xuất Nhập Khẩu Cà Phê Tây Nguyên là
doanh nghiệp nhà nước thuộc Tổng Công Ty Cà Phê Việt Nam. Công ty được
thành lập theo quyết định số 15 TCT – TCCB/ QĐ ngày 15/09/1995 của chủ tịch
HĐQT Tổng Công ty Cà Phê Việt Nam trên cơ sở là cơ quan đại diện Liên Hiệp
các xí nghiệp cà phê tại Đăk Lăk với tổng số CBCNV ban đầu là 32 người.
- Công ty hoạt động theo giấy phép kinh doanh số: 4003000057 do Sở Kế
Hoạch Đầu Tư tỉnh Đăk Lăk cấp ngày 01/12/1995.
- Do quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng nên từ
tháng 07/1999 Tổng Công Ty Cà phê Việt nam đổi tên chi nhánh thành Công Ty
Đầu Tư và XNK Cà Phê Tây Nguyên, tên giao dịch là VINACAFE BUON MA
THUOT theo quyết định số 305 – QĐ – TCT/TCCB ngày 29/06/1999.
- Nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh ngày càng mở rộng và để nâng cao
hiệu quả kinh doanh, năm 2001 công ty đã thành lập hai chi nhánh tại Bình
Dương và TP HCM, trạm kinh doanh chế biến hàng chất lượng cao và 3 phòng
chức năng Tổ chức hành chính, Kinh doanh XNK và Kế toán.
- Trải qua gần 10 năm tồn tại và phát triển với không ít những khó khăn,
đặc biệt trong những năm gần đây tình hình kinh doanh cà phê trên thế giới đầy
biến động. Trước những khó khăn thử thách đó, tập thể CBCNV trong công ty
Page | 16

đoàn kết một lòng, phấn đấu không biết mệt mỏi, nhờ đó mà hôm nay công ty đã
đạt được những thành quả lớn lao như
+ Xây dựng thành công hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001 : 2000.
+ Đạt lợi nhuận cao trong nhiều năm.
+ Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước.
+ Đặc biệt, đầu năm 2005 Công ty được Nhà Nước phong tặng Huân Chương
Lao Động hạng Nhì.
+ Giữ vững thị phần, ngày càng mở rộng thị trường.
+ Là đơn vị có kim ngạch xuất khẩu cà phê nhân lớn nhất nước ta.
- Ngày 01/01/2005 Công ty chuyển từ doanh nghiệp nhà nước hạch toán
độc lập thành công ty cổ phần với 51 % vốn nhà nước, đổi tên thành Công Ty
Cổ Phần Đầu Tư và XNK Cà Phê Tây Nguyên. Đây là chủ trương đúng đắn
trong việc đổi mới công tác quản lý doanh nghiệp nhằm tăng thêm một cách
toàn diện và trực tiếp quyền và trách nhiệm của doanh nghiệp, của CBCNV và
người lao động, thực sự là người làm chủ với tư cách là cổ đông. Một bước mới
xoá bỏ những nhận thức, ý thức về bao cấp đang còn rất sâu nặng trong mỗi
người lao động.
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TY :
1. Chức năng nhiệm vụ của công ty :
Page | 17
- Tổ chức thu mua, chế biến gia công xuất khẩu cà phê, nông sản, nhập
khẩu thiết bị vật tư hàng tiêu dùng phục vụ sản xuất và đời sống, đầu tư thâm
canh, huy động sản phẩm và mở rộng sản xuất.
2. Quyền hạn :
- Được giao dịch ký kết hợp đồng mua bán, kinh doanh, hợp tác đầu tư sản
xuất kinh doanh , nghiên cứu và áp dụng khoa học vào việc kinh doanh với các
tổ chức trong và ngoài nước.
- Được vay vốn tại NHNN Việt Nam, được huy động các nguồn vốn khác
của tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước để kinh doanh theo chế độ, chính sách

và pháp luật hiện hành.
- Được tham gia hội chợ và quảng cáo.
- Được quyền tuyển chọn lao động và tổ chức bộ máy quản lý, mạng lưới
kinh doanh phù hợp với nhiệm vụ của công ty.
- Được quy định chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ, lề lối làm việc theo các
phòng ban.
- Được tố tụng, khiếu nại trước cơ quan pháp luật nhà nước đối với các tổ
chức, cá nhân vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết, vi phạm chế độ quản lý, tổ
chức của nhà nước, làm thiệt hại tới tài sản, hàng hoá và uy tín của công ty.
III. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY :
1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức :
 Bộ máy quản lý của công ty được khái quát theo sơ đồ sau:
Page | 18



Page | 19
BAN GIM C
-Trởng chi nhánh
-Kế toán trởng
-Thủ qũy
-Nhân viên kế toán
-Thủ kho
-Nhân viên KCS
-Nhân viên giao nhận
- Bo v
- Nhõn viờn H.chớnh
-Trởng kho
-Phụ trách kế toán
-Thủ qũy

-KCS
-Nhân viên giao
nhận
-Bảo vệ
-Công nhân
-Nhõn viờn cung ng
-Trởng chi nhánh
-Kế toán trởng
-Nhân viên kế toán
-Nhân viên làm
chứng từ
-Thủ qũy
-Nhân viên giao
nhận
-Nhõn viờn H. chớnh
Phũng
k toỏn
ti
chớnh
Phũng
kinh
doanh
XNK
Phũng
t chc
hnh
chớnh
Trm
kinh
doanh

Chi
nhỏnh
Bỡnh
Dng
Chi
nhỏnh
TP
HCM
Chú thích :
: Quan hệ trực tuyến
: Quan hệ chức năng
Cơ cấu tổ chức của công ty theo kiểu quan hệ trực tuyến tham mưu, tuân
thủ chế độ một thủ trưởng. Cơ cấu này có ưu điểm là đơn giản, tiện lợi cho việc
giám sát, duy trì kỷ luật, dễ kiểm tra và phân định rõ quyền hành, chức năng,
nhiệm vụ cho từng phòng ban. Tuy nhiên, mối quan hệ giữa các bộ phận trong
cơ cấu tổ chức là mối quan hệ phối hợp, cùng nhau thực hiện kế hoạch của công
ty với chức năng và nhiệm vụ của mình. Do đó, đòi hỏi phải có sự phối hợp, tạo
điều kiện cho nhau trong công việc để hoàn thành mục tiêu chung của công ty.
2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban :
a. Giám đốc : Phụ trách chung và xuyên suốt các hoạt động của công ty và trực
tiếp phụ trách các phần việc như sau :
- Quyết định công tác kinh doanh, chiến lược kinh doanh và công tác đối
ngoại, trực tiếp đàm phán và ký các hợp đồng xuất khẩu cà phê, làm việc với các
đoàn khách đến đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương.
- Quyết định giá mua, bán trong các hoạt động kinh doanh.
- Hoạch định các vấn đề về tổ chức bộ máy điều hành và bố trí cán bộ để
đảm bảo hiệu qủa cao.
- Chỉ đạo việc thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm điều lệ công ty.
- Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Page | 20

b. Phó giám đốc trực, bí thư đảng uỷ công ty :
- Quản lý việc thu chi hàng ngày của công ty, quyết toán tài chính quý,
năm.
- Thay mặt giám đốc điều hành các công việc và các hoạt động kinh doanh
thường xuyên toàn công ty.
- Ký nhận các khoản vay và trả nợ ngân hàng theo uỷ quyền của giám đốc.
- Kiểm tra số liệu nhập xuất mua bán hàng hoá hàng ngày, tháng, quý toàn
công ty.
- Là bí thư đảng uỷ công ty trực tiếp chỉ đạo công tác nội chính, công tác tư
tưởng của CBCNV và các tổ chức đoàn thể trong công ty.
- Hàng tháng tổ chức họp cơ quan để đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ
trong tháng và triển khai kế hoạch thời gian tới.
c. Phó giám đốc kiêm trạm trưởng trạm kinh doanh :
- Quản lý toàn diện kho hàng thuộc trạm và hoàn toàn chịu trách nhiệm
trước giám đốc và pháp luật về sự an toàn của kho hàng.
- Trực tiếp tổ chức việc thu mua, chế biến cà phê nông sản theo sự chỉ đạo
của giám đốc công ty và phòng kinh doanh.
- Tổ chức công tác làm hàng chất lượng cao theo kế hoạch và sự chỉ đạo
của công ty.
- Tổ chức quản lý, sử dụng hiệu quả tài sản vật tư, tiền vốn được giám đốc
công ty giao, quản lý tốt nguồn nhân lực của trạm.
Page | 21
- Được giám đốc uỷ quyền ký các quyết định thành lập các điểm thu mua
cà phê nông sản thuộc trạm quản lý sau khi được địa phương đồng ý.
- Được ký duyệt tạm ứng thu chi tiền mặt theo số lượng thu mua hàng ngày
và các khoản chi phí làm hàng theo định mức đã phê duyệt.
- Thay mặt giám đốc công ty quan hệ công tác với các bên có liên quan trên
địa bàn trạm đứng chân và báo cáo nội dung kết quả các cuộc giao tiếp đó.
d. Đại diện lãnh dạo :
- Giám đốc chỉ định phó giám đốc trực là đại diện lãnh đạo. Ngoài trách

nhiệm đã được phân công, đại diện lãnh đạo có trách nhiệm và quyền hạn như
sau :
+ Đảm bảo các quá trình cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng đã xây
dựng, được sử dụng và được duy trì.
+ Báo cáo giám đốc việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng của công ty
và mọi nhu cầu quản lý.
+ Đảm bảo thúc đẩy toàn bộ công ty nhận thức được các yêu cầu khách hàng.
+ Đề xuất các biện pháp ngăn ngừa những công việc không phù hợp đối với
sản phẩm, quá trình, hệ thống chất lượng
e. Phòng kinh doanh XNK :
- Trên cơ sở lệnh mua hàng ngày của giám đốc công ty, phòng có nhiệm vụ
chỉ đạo và thực hiện việc mua, bán, chốt hàng và nhập xuất hàng hoá kịp thời,
đúng kế hoạch, đảm bảo an toàn trong mua bán.
Page | 22
- Quản lý công tác thu mua và cân đối vật tư hàng hoá của toàn công ty và
các đơn vị trực thuộc.
- Quản lý các hợp đồng xuất khẩu và chỉ đạo việc làm hàng, giao hàng theo
các cam kết ghi trong hợp đồng cho khách hàng.
- Quản lý thực hiện và thanh lý các hợp đồng mua bán hàng hoá.
- Quản lý điều vận các quá trình vận chuyển hàng hoá từ điểm bốc hàng
đến nơi xuống hàng, trường hợp quá 24 h thì phải có các biện pháp truy tìm
nguyên nhân đồng thời phải báo ngay lãnh đạo công ty biết để chỉ đạo.
- Báo cáo tổng hợp, cập nhật thường xuyên tình hình thực hiện công tác thu
mua xuất nhập hàng và tình hình công nợ phát sinh trong công tác thu mua.
- Quản lý và chỉ đạo kiểm tra và ký kết các khoản thu chi trong định mức
đã được quy định tại các chi nhánh của công ty ở Bình Dương và TP HCM.
f. Phòng kế toán tài chính :
- Giám sát hoạt động thu chi tài chính và tổ chức hạch toán kế toán toàn
công ty. Nghiêm chỉnh chấp hành pháp lệnh kế toán thống kê của nhà nước hiện
hành và quy chế tài chính của tổng công ty cà phê Việt Nam.

- Tổ chức các nghiệp vụ hạch toán, phân công nhiệm vụ của các thành viên
trong phòng, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc để thực hiện tốt công tác hạch toán kế
toán toàn công ty.
Page | 23
- Thường xuyên kiểm soát thu chi, quản lý tiền vốn vật tư, hàng hoá ( xuất
nhập tồn kho ) trạm và chi nhánh, chỉ đạo công tác kiểm kê kho hàng, vật tư,
tiền vốn theo định kỳ của nhà nước và theo chủ trương của công ty.
- Theo dõi chặt chẽ và đôn đốc thường xuyên việc thu hồi công nợ.
- Nghiêm túc chấp hành chế độ hoá đơn chứng từ do bộ tài chính quy định.
- Kê khai và nộp thuế đầy đủ đúng quy định của nhà nước.
- Lập báo cáo quyết toán tài chính đúng định kỳ tháng, quý, năm, phân tích
hoạt động kinh doanh.
g. Phòng tổ chức hành chính :
- Tham mưu, quản lý, bố trí, sử dụng, đào tạo, tuyển dụng CBCNV và lao
động theo năng lực, sở trường một cách hợp lý, nâng cao hiệu suất công tác và
tăng năng suất lao động.
- Quản lý tiền lương và thực hiện các chính sách đối với người lao động
như BHYT, BHXH, thi đua khen thưởng và kỷ luật, quản lý hồ sơ theo đúng
quy định của nhà nước và công ty.
- Cùng các phòng có liên quan tham mưu xây dựng các quy chế nội bộ
nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị được giao.
- Kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện các nội quy, quy chế của công ty, công
tác an toàn vệ sinh lao động.
- Quản lý công tác hành chính, văn thư lưu trữ.
- Quản lý công tác quản trị văn phòng công ty.
Page | 24
IV. ĐẶC ĐIỂM MÔI TRƯỜNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY
1. Môi trường vĩ mô :
a. Các yếu tố kinh tế :
- Công ty Cổ Phần Đầu Tư và xuất Nhập Khẩu Cà Phê Tây Nguyên là đơn

vị thành viên của Tổng Công Ty Cà Phê Việt Nam. Trong bối cảnh nền kinh tế
nước ta là nền kinh tế thị trường, đang trên đà phát triển với sự mở rộng, hợp tác
không chỉ với các quốc gia trong khu vực ASEAN mà còn với các nước Trung
Quốc, Nhật Bản, các nước thuộc liên minh Châu Âu (EU), và tiến tới gia nhập
WTO. Đây là một trong những điều kiện thuận lợi giúp công ty tìm kiếm khách
hàng, mở rộng thị trường, tăng trưởng doanh thu từ đó góp phần làm tăng lợi
nhuận của công ty.
- Tuy nhiên, để có các hợp đồng kinh tế quốc tế không phải là điều dễ dàng,
công ty phải đối mặt với yêu cầu ngày càng cao của khách hàng về chất lượng
sản phẩm, sự thuận lợi trong mua bán như thời hạn thanh toán, đảm bảo thời
gian giao hàng. Chính vì thế mà công ty cần quan tâm tìm hiểu về nhu cầu của
khách hàng, cập nhật thông tin về các điều luật thương mại quốc tế, không
ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm để từ đó đảm bảo lợi ích kinh doanh của
công ty, tạo dựng uy tín với khách hàng.
b. Các yếu tố chính trị :
- Môi trường chính trị, pháp luật có những ảnh hưởng nhất định đến kết quả
hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Ngày nay, nền kinh tế nước ta đang
Page | 25