40 Tổ chức và quản lý nhân lực tại dự án chung cư Linh Đàm

PHẦN 1 : TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ NHÂN SỰ GIAI ĐOẠN THỰC
HIỆN DỰ ÁN
I. CƠ SỞ PHÁP LÝ
• Nghị định số 36/2003/NĐ-CP ngày 0/04/2003 của Chính phủ qui định
chính chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ xây
dựng
• Nghị định số 16/2005 NĐ-CP ngày 07/02/2005 của Chính phủ về quản
lý dự án đầu tư xây dựng công trình
• Nghị định 112/2006 NĐ-CP ngày 29/09/2996 của Chính phủ về sửa
đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 16/2005 NĐ-CP ngày
07/02/2005 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công
trình
II. HÌNH THỨC,CƠ CẤU VÀ NHIỆM VỤ CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN
1.Hình thức,cơ cấu tổ chức quản lý .
Do đặc thù của một dự án đầu tư xây dựng nhà chung cư cao tầng
nên có thể nói hình thức tổ chức bộ máy quản lý phù hợp nhất trong giai
đoạn thực hiện là : Tổ chức quản lý theo chức năng.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức như sau :
Giám đốc và phó giám
đốc
Bộ phận kỹ thuật
Bộ phận tài chính kế
toán
Bộ phận hành chính tổ
chức
1
2. Nhiệm vụ quyền hạn của ban quản lý dự án
- Thực hiện các thủ tục về giao nhận đất xin cấp giấy phép xây dựng,
chuẩn bị mặt bằng xây dựng và các công việc khác phụ vụ cho việc xây
dựng công trình .

- Chuẩn bị hồ sơ thiết kế, dự toán, tổng dự toán xây dựng công trình
để chủ đầu tư tổ chức thẩm định, phê duyệt theo quy định.
- Lâp hồ sơ mời dự thầu, tổ chức lựa chọn nhà thầu .
- Đàm phán ký kết hợp đồng với các nhà thầu theo ủy quyền của chủ
đầu tư.
- Thực hiện nhiệm vụ giám sát thi công xây dựng công trình khi có đủ
điều kiện năng lực
- Nghiệm thu thanh toán, quyết toán theo hợp đồng ký kết
- Quản lý chất lượng khối lượng tiến độ, chi phí xây dựng, an toàn vệ
sinh môi trường của công nhân xây dựng.
- Nghiệm thu bàn giao công trình
- Lập báo cáo thực hiện vốn đầu tư hàng năm , báo cáo quyết toán khi
dự án đưa vào khai thác sử dụng
3.Vai trò của ban quản lý dự án
- Bảo đảm sự liên kết trong tất cả các hoạt động của dự án
- Bảo đảm phát hiện sớm và giải quyết các vấn đề tiềm tàng, thúc đẩy
dự án phát triển.
- Rút ngắn thời gian thực hiện dự án
- Giảm chi phí tăng lợi ích của dự án.
- Hoàn thành các hạng mục công trình với chất lượng và dịch vụ cao.
- Tăng cường sự điều phối giữa các bộ phận của dự án .
2
4.Chức năng của ban quản lý dự án
a. Lập kế hoạch gồm các nội dung sau :
- Xác định mục tiêu của dự án
- Xác định phạm vi của dự án
- Xác định thời hạn hoàn thành của từng công việc và toàn bộ dự án
- Xác đinh các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án
- Xác định các yêu cầu về cấp kinh phí cho dự án
b.Tổ chức thực hiện gồm các nội dung sau

- Thiết lập cơ cấu tổ chức của dự án
- Xác định nhiệm vụ quyền hạn và trách nhiệm của các đơn vị, cá
nhân tham gia vào dự án
- Lựa chọn sử dụng và đào tạo các cán bộ quản lý dự án
- Lựa chọn các đơn vị và cá nhân tham gia thực hiện dự án
c.Điều hành thực hiện gồm các nội dung
- Phối hợp các bộ phận tham gia thực hiện dự án
- Thiết lập và tạo những môi trường thuận lợi cho dự án
- Thu thập thông tin , đề ra các quyết định để giải quyết kịp thời
những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện dự án
d.Kiểm tra thực hiện gồm các nội dung
- Xác định các sai sót và ách tắc
- Xử lý các sai sót và ách tắc được phát hiện
5.Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong ban quản lý
a.Giám đốc ban quản lý
Là người chỉ huy cao nhất trong quá trình giám sát việc thực hiện dự
án .Chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư về chất lượng của dự án.
Thường xuyên kiểm tra đôn đốc nhà thầu thực hiện dự án để đảm bảo chất
lượng và tiến độ công trình.
3
b.Phó giám đốc ban quản lý
Là người thay mặt giám đốc ban quản lý giai quyết các công việc khi
giám đốc đi vắng .Là người trực tiếp quản lý giám sát tiến độ thi công và
chất lượng công trình mà nhà thầu đang thực hiện .
c.Bộ phận kỹ thuật
Là người trực tiếp giám sát về mặt kỹ thuật tại công trường thi công
để chắc chắn nhà thầu thực hiện thi công công trình đúng yêu kỹ thuật đã
vạch ra trong hô sơ dự án.Tư vấn cho giám đốc và phó giám đốc ban quản lý
về kỹ thuật công trình trong quá trình giám sát .
d.Bộ phận tài chính kế toán

Thực hiện việc quyết toán tổng chi phí cho toàn bộ khu chung cư
trong giai đoạn thực hiện. Xem xét và đánh giá chi tiêt cụ thể chi phí thi
công. Sau đó cung cấp vốn cho bên thi công thoe từng hạng mục thực hiện
công trình. Kiểm tra, giam sát chi phí thực hiện công trình nhằm đảm bảo
bên thi công không có hoạt động gian lận trong hoạt động tài chính.
e. Bộ phận hành chính tổ chức:
Thực hiện các chức năg hành chính bao gồm các giấy tờ xin cấp
phép. Giải phóng mặt bằng, …Đồng thời giám sát các tổ chức cá nhân tham
gia thực hiện dự án.
4
III. NHÂN SỰ
1. Nhân sự dự kiến:
Thứ
tự
Chức vụ và bộ phận Số
lượng
1 Giám đốc ban quản lý dự án 1
2 Phó giám đốc ban quản lý dự án 1
3 Trưởng bộ phận kế hoạch-Kỹ thuật 1
4 Trưởng bộ phận tài chính kế toán 1
5 Bộ phận kế hoạch kỹ thuật 3
6 Bộ phận tài chính kế toán 2
7 Bộ phận hành chính tổ chức 1
8 Lái xe 1
Tổng Cộng 11
Trong quá trình triển khai cụ thể có thể có những điều chỉnh thích hợp
để giám sát và quản lý có hiệu quả
2.Yêu cầu đối với các vị trí trong ban quản lý
a Đối với giám đốc :
- Quốc tịch Việt Nam

- Giới tính : Nam
- Trình độ học vấn : Đại học và trên đại học
- Chuyên môn : Kỹ sư xây dựng, kỹ sư quản lý dự án ,Kỹ sư kinh tế
xây dựng có kinh nghiệm từ 3 năm trở lên, thường là các kỹ sư bậc 3
- Trình độ chính trị : Trung hoặc cao cấp lý luận chính trị
b.Phó giám đốc:
- Quốc tịch : Việt Nam
- Giới tính : Nam
- Trình độ học vấn : Đại học và trên đại học
5
- Chuyên môn : Kỹ sư xây dựng, kỹ sư quản lý dự án, kỹ su ư kinh tế
xây dựng ( có kinh nghiệm từ 2 năm trở lên )
c.Đối với các trưởng bộ phận
Có kinh nghiệm từ 2 năm trở lên, có chuyên môn và có sức khỏe theo
yêu cầu của công việc cụ thể
d. Đối với nhân viên các bộ phận :
Có trình độ chuyên môn trong các lĩnh vực và công việc cụ thể
3.Chế độ làm việc
Giờ làm việc hành chính theo quy định của luật lao động 8h/ngày.
Nghỉ thứ 7,chủ nhật và các ngày lễ tết theo quy định.Có chế độ nghỉ phép
theo định kỳ và khối lượng công việc đã hoàn thành…
Chức vụ Lương (Triệu đồng
/Tháng )
Giám đốc 10,5
Phó giám đốc 7
Trưởng bộ phận 5
Nhân viên 2 đến 3,5

Lương thưởng tuỳ theo công trình và khối lượng công việc hoàn
thành.

6

PHẦN 2: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ NHÂN SỰ TRONG
GIAI ĐOẠN VẬN HÀNH
I. LÝ DO LỰA CHỌN MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ THEO CHỨC
NĂNG
Khu chung cư Linh Đàm mà chúng tôi dự kiến đầu tư là một khu
chung cư cao cấp dành cho những người có thu nhập cao. Do đó có yêu cầu
khắt khe trong việc tổ chức, quản lý các toà nhà đó để đảm bảo vệ sinh, an
toàn, thoáng mát. Vì vậy, chúng tôi đã lựa chọn mô hình quản lý theo chức
năng để phục vụ tốt nhất nhu cầu của người dân:
Quản lý theo chức năng sẽ tạo ra sự chuyên môn hoá trong các khâu
tổ chức, tránh chồng chéo giữa các bộ phận. Mỗi bộ phận có một ban quản
lý riêng với trình độ chuyên môn và kinh nghiệm cao.
Đây là khu chung cư cao cấp 14 tầng với 104 căn hộ. Người dân có
mức sống cao nên nhu cầu an toàn là rất quan trọng. Do đó cần có một đội
bảo vệ có kinh nghiệm, thường xuyên tuần tra để giữ vững an ninh trật tự.
Các bộ phận phục vụ nhu cầu sinh hoạt của người dân sẽ được bố trí ở
tầng một và tầng hai để đảm bảo khâu vận chuyển một cách dễ dàng.
Cần có một khu vui chơi sạch sẽ cũng như một bầu không khí trong
lành cho cả toà nhà, do đó đội vệ sinh cần đảm bảo đó là những người có
trách nhiệm với công việc và nguyên tắc kỉ luật cao.
Vì quản lý theo chức năng nên giữa các bộ phận, các phòng ban cần
đảm bảo mối liên hệ, gắn bó chặt chẽ với nhau. Mỗi phòng ban cần phải tạo
điều kiện thuận lợi cho các phòng ban khác thực hiện tốt nhiệm vụ. của
mình.
7
Tiêu chuẩn của một khu trung cư cao cấp: theo thông tư
11/2005/TT_BXD
Một chung cư cao tầng có chất lượng khi nó thoả mãn một số yêu cầu

cụ thể sau:
Về quy hoạch: Tuân thủ không gian, bảo đảm hệ số sử dụng đất, diện
tích cây xanh, bãi đỗ xe phù hợp với quy hoạch xây dựng các khu đô thị
trong giai đoạn dài hạn.
Về kiến trúc: Lựa chọn các giải pháp kiến trúc ngoài nhà bảo đảm yêu
cầu về an toàn, thẩm mỹ, bền lâu, phù hợp với khí hậu Việt Nam. Bên trong
căn hộ phải được bố trí thuận tiện, giải quyết nhu cầu thân thiện với môi
trường, đảm đảm thông thoáng và có ánh sáng tự nhiên.
Về kết cấu: Đặc biệt coi trọng công tác khảo sát địa chất để lựa chọn
giải pháp thiết kế bảo đảm các yêu cầu tuổi thọ sử dụng, ổn định, an toàn,
hiệu quả. Tính toán thiết kế kết cấu phải quan tâm đến tác động của trọng tải
ngang (gió, bão, động đất...) có tính đến khả năng chịu tải của công trình khi
có sự gia tăng thêm tải trọng... Ngoài ra còn có các yêu cầu khác như hệ
thống cơ điện trong nhà cao tầng đòi hỏi bảo đảm độ tin cậy và an toàn cao
và được kiểm tra thường xuyên. Công trình chung cư phải tuân thủ nghiêm
ngặt quy định về phòng chống cháy nổ, phải có hệ thống xử lý nước thải, thu
gom và vận chuyển chất thải rắn...Khi nói về chất lượng của một khu đô thị
mới một khu chung cư thì thông thường nhóm tiêu chí chất lượng cần bao
gồm các yêu cầu: Chất lượng bản thân toà nhà chung cư và từng căn hộ; sự
đồng bộ hạ tầng kỹ thuật và hạ tầng xã hội; có chủ quản lý và bảo trì trong
suốt quá trình sử dụng chung cư.
8
II.TỔ CHỨC QUẢN LÝ
1.Sơ đồ tổ chức
9

Giám đốc
điều hành
Phòng kinh
doanh

Phòng
hành chính
_nhân sự
Phòng tài
chính_ kế
toán
Phòng dịch
vụ
Khu nhà
cho thuê
Khu nhà
trẻ
Khu siêu
thị
Khu vui
chơi giải trí
Phòng
hành chính
Phòng
nhân sự
Phòng kế
toán
Phòng tài
chính
An Ninh
Vệ sinh
Lễ tân
10
2.Chức năng và nhiệm vụ cho từng vị trí
2.1.Giám đốc điều hành:

Đây là vị trí có vai trò đặc biệt quan trọng . Quản lý cả khu chung cư cần:
+ Nắm được tình hình hoạt động của cả chung cư thông qua kết quả
báo cáo của từng bộ phận trong từng thời kỳ (tháng,quý,hoặc năm)
+ Đề ra các điều lệ ,quy tắc hoạt động cho các bộ phận
+ Có đựoc sự giám sát thích hợp cho từng bộ phận trong từng thơì
điểm giai đoạn khác nhau.
+ Đưa ra các quyết định đối với các vấn đề quan trọng liên quan đến
toàn bộ chung cư(sau khi thông qua các cuộc họp lấy ý kiến)
+ Đối với các vấn đề có tầm quan trọng ít hơn và liên quan đến từng
bộ phận thi giám đốc chỉ ký giấy thông qua các quyết định của các trưởng
phòng
+ Là người chủ trì các cuộc họp liên quan đến khu chung cư (họp lấy
ý kiến của những người dân sống trong khu chung cư,họp giải quyết các thắc
mắc về điều kiện sống) và sẽ quyết định các giải pháp giải quyết các vấn đề
trên.
11
2.2.Trưởng phòng
Là người đứng đầu mỗi phòng
+Giải quyết các vấn đề liên quan đến phòng ban mình phụ trách.
+Đưa ra các quyết định về sự thay đổi quản lý trong bộ phận của
mình,
+Thay mặt giám đốc trả lời các ý kiến của khách hàng về vấn đề thắc
mắc và đưa ra các giải pháp tạm thời và sau đó phải được sự thông qua của
giấm đốc. Đối với các vấn đề quan trọng phải đựoc giám đốc trực tiếp thông
qua
+Chịu trách nhiệm trước giám đốc về những vấn đề mình quản lý
2.3.Các tổ trưởng :
Đứng đầu các tổ trực thuộc quyền quản lý trực tiếp của các trưởng phòng
+Quản lý các nhân viên trực tiếp dưới sự quản lý của mình
+Đưa ra các giải pháp kịp thời khi có các sự cố đột biến (đối vói các

vân đề quan trọng cần có sự thông qua của trưởng phòng)
+Trực tiếp đỉều động nhân viên làm việc
+Kiểm tra giám sát nhân viên
2.4.Các nhân viên
+Hoàn thành các nhiệm vụ đựoc giao bởi các tổ trưởng trực thuộc
+Thực hiện các quy tắc , điều lệ của công ty
+CHịu trách nhiệm trực tiếp trước công việc mình làm
3.Chức năng của từng bộ phận
3.1.Phòng kinh doanh
chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời cho ban
quản lý khu chung cư bằng cách kinh doanh các mặt hàng ,tạo sự tiện ích
cho người ở trong khu nhà.
12