Thực trạng tổ chức công tác hạch toán kế toán tại Công ty Cố phần Cổ phần Thương mại và Xuất nhập khẩu Thăng Long

Báo cáo kiến tập
MỤC LỤC
Hồng Thị Thuỷ Lớp: Kiểm toán 49C
Báo cáo kiến tập
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ
TM Thương mại
XNK Xuất nhập khẩu
TNHH Trách nhiệm hữu han
TSCĐ Tài sản cố định
BCTC Báo cáo tài chính
SXKD Sản xuất kinh doanh
DN Doanh nghiệp
MST Mã số thuế
GTGT Giá trị gia tăng
HTK Hàng tồn kho
QLDN Quản lý doanh nghiệp
TH Trường hợp
CP Chi phí
TK Tài khoản
NVL Nguyên vật liệu
Hồng Thị Thuỷ Lớp: Kiểm toán 49C
Báo cáo kiến tập
LỜI MỞ ĐẦU
Trong công tác quản lý của doanh nghiệp, kế toán đúng một vai trò
hết sức quan trọng trong việc cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho
Ban giám đốc để đưa ra các quyết định quản lý. Hệ thống kế toán là một
công cụ đắc lực trong hệ thống kiểm soát quản lý của doanh nghiệp. Đặc
biệt là trong xu thế toàn cầu hóa hiện nay, khi mà môi trường cạnh tranh
ngày càng trở nên gay gắt, các nhà quản lý thực sự lo lắng khi tình hình
hoạt động đi xuống và muốn biết nguyên nhân là do bộ phận nào, công

đoạn cụ thể nào còn yếu kém. Công tác tổ chức bộ máy kế toán cùng với
việc thực hiện và phân công rõ trách nhiệm trong từng quy trình tổ chức
hạch toán kế toán sẽ có ảnh hưởng trực tiếp đến việc vận hành của doanh
nghiệp, qua đó có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả đạt được trong kỳ. Chính
vì vấn đề quan trọng này mà em đã thực hiện Báo cáo kiến tập kế toán này
với mục đích tìm hiểu về thực tế tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ
phần Thương mại và Xuất nhập khẩu Thăng Long, về đặc điểm vận dụng
chế độ kế toán chung cũng như tổ chức kế toán một số phần hành chủ yếu
của công ty. Nội dung chính của báo cáo kiến tập gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về hoạt động kinh doanh và quản lý của
Công ty Cổ phần Thương mại và Xuất nhập khẩu Thăng Long
Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác hạch toán kế toán tại Công
ty Cố phần Cổ phần Thương mại và Xuất nhập khẩu Thăng Long .
Chương 3: Đánh giá thực trạng hạch toán kế toán tại Công ty Cố
phần Thương mại và Xuất nhập khẩu Thăng Long.
Hồng Thị Thuỷ Lớp: Kiểm toán 49C
1
Báo cáo kiến tập
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG
MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THĂNG LONG
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Thương
mại và Xuất nhập khẩu Thăng Long
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển:
- Công ty Cổ phần Thương mại và Xuất nhập khẩu Thăng Long có tên giao
dịch là: THĂNG LONG TRADE AND EXPORT - IMPORT JOINT
STOCK COMPANY.
- Tên viết tắt: Talimexco., JSC.
- Địa chỉ trụ sở chính: 713 Đường Giải Phóng, phường Giáp Bát, quận
Hoàng Mai, thành phố Hà Nội.
- Điện thoại: 04.38686018/ 0983.277.038

- Fax: 04.38686795
- Email: talimexco@ mail.co
- Website:
www.talimex.com.
- Mã số thuế: 0101189457
Người đại diện theo pháp luật của Công ty: Giám đốc Nguyễn Văn Ca.
Công ty Cổ phần TM & XNK Thăng Long được thành lập theo số
0103000662 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội ngày
06/12/2001.
Từ năm 2001 đến năm 2008, công ty đã thay đổi giấy đăng ký kinh doanh 8
lần do có sự tăng thêm về ngành nghề kinh doanh, tân công ty vẫn không
thay đổi.
Vốn điều lệ: 5,000,000,000 VNĐ (Năm tỷ đồng)
Mệnh giá cổ phần: 100,000,000 VNĐ
Hồng Thị Thuỷ Lớp: Kiểm toán 49C
2
Báo cáo kiến tập
Bảng 1.1. Danh sách cổ đông sáng lập
STT Tên cổ đông Loại cổ phần Giá trị cổ phần (đồng)
1 Lê Thị Quyền Cổ phần phổ thông 600,000,000
2 Nguyễn Văn Ca Cổ phần phổ thông 3,600,000,000
3 Nguyễn Văn Luyện Cổ phần phổ thông 800,000,000
Người đại diện theo pháp luật của công ty là: Giám đốc - Nguyễn Văn Ca,
là cổ đông chính của công ty với số vốn góp cổ phần 3,600,000,000Đ
tương đương 72%.
Công ty Cổ phần TM & XNK Thăng Long hiện có tổng số 60 cán bộ công
nhân viên, với 9 nữ (15%), 51 nam (85%). Trong đó có 17 đại học
(28.33%), 23 cao đẳng và trung cấp (38.33%), 20 sơ cấp và lao động phổ
thông (33.34%). Đội ngũ cán bộ của công ty có trình độ chuyên môn giỏi,
có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, luôn sáng tạo và trau dồi kiến

thức nghiệp vụ. Đội ngũ công nhân nhân viên có bề dày kinh nghiệm, đã
trưởng thành trong quá trình công tác và thực sự vững vàng trong nghề
nghiệp.
* Chức năng và nhiệm vụ của công ty:
Hiện nay, Công ty cổ phần TM & XNK Thăng Long là một công ty
cổ phần có chức năng chủ yếu là thực hiện lưu thông hàng hóa phục vụ nhu
cầu sản xuất, kinh doanh, tiêu dùng của các nhân dân, doanh nghiệp kinh
doanh khác. Với những chức năng cơ bản đó, công ty có những nhiệm vụ
chủ yếu sau:
- Tổ chức tốt công tác mua bán hàng hóa tại các cơ sở sản xuất, gia công,
chế biến.
- Tổ chức tốt công tác dự trữ và bảo quản hàng hóa thực hiện việc tiếp tục
sản xuất trong lưu thông. Điều này nhằm giữ gìn chất lượng hàng hóa trong
kho và trong quá trình lưu thông, tránh tình trạng xuống cấp về chất lượng
hàng hóa và hao hụt ngoài định mức, đồng thời đảm bảo cho việc lưu thông
Hồng Thị Thuỷ Lớp: Kiểm toán 49C
3
Báo cáo kiến tập
hàng hóa diễn ra thường xuyên, liên tục, ổn định thị trường, phòng chống
nạn sốt hàng.
- Quản lý, khai thác và sử dụng nguồn vốn một cách có hiệu quả, đảm bảo
đầu tư vốn để mở rộng kinh doanh.
- Làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước thông qua việc giao nộp ngân sách
hàng năm.
- Tuân thủ và thực hiện đúng các chính sách kinh tế của nhà nước.
- Nghiên cứu và thực hiện có hiệu quả các biện pháp tiết kiệm chi phí, đảm
bảo chất lượng nhằm nâng cao sức cạnh tranh và mở rộng thị trường kinh
doanh.
Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh đầy gay go quyết liệt, công
ty đã không ngừng mở rộng thị trường, đẩy mạnh tiêu thụ hàng hóa, quan

hệ buôn bán với nhiều thành phần kinh tế. Công ty đã bố trí được mạng
lưới các văn phòng giao dịch khắp Bắc, Trung, Nam, có hai chi nhánh: Một
trong Thành phố Hồ Chí Minh, một tại Từ Sơn - Bắc Ninh.
Chiến lược lâu dài của Công ty là xây dựng mô hình doanh nghiệp
với quy mô lớn với hoạt động chính là thương mại và xuất nhập khẩu, đầu
tư vào con người, công nghệ với sự quản lý khoa học là vấn đề được công
ty chú trọng và phát triển, tiếp tục mở rộng thị trường, đón đầu những yêu
cầu kỹ thuật hiện đại đưa công ty ngày càng phát triển mạnh hơn, xây dựng
quan hệ bình đẳng, bảo vệ lợi ích người tiêu dùng.
* Thị trường tiêu thụ của Công ty:
Công ty Cổ phần TM & XNK Thăng Long với 10 năm thành lập và
phát triển, đến nay đã phát triển mạng lưới ở cả 3 miền. Với mục tiêu chính
là cung cấp thiết bị máy móc cho ngành in và bao bì, hiện nay công ty đã
phát triển mạng lưới tiêu thụ rộng khắp.
Tuy nhiên, thị trường tiêu thụ sản phẩm chính của công ty tập trung
chủ yếu ở Miền Bắc tiếp đó tới Miền Trung, Miền Nam.
Hồng Thị Thuỷ Lớp: Kiểm toán 49C
4
Báo cáo kiến tập
1.1.2. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm gần
đây
Bảng 1.2: Kết quả thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh trong 2 năm
Đvt: VNĐ
STT Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Chênh lệch
Số tiền %
1 Doanh thu bán hàng
và cung cấp dịch vụ
46,293,318,69
2
52,149,367,253 5,856,048,561 12.65

2 Các khoản giảm trừ
doanh thu
10,900,841 13,578,621 2,677,780 24.56
3 Doanh thu thuần về
bán hàng và cung
cấp dịch vụ
46,282,417,851 52,135,788,632 5,853,370,781 12.64
4 Giá vốn hàng bán 41,467,254,49
6
45,352,601,452 3,885,346,956 9.37
5 Lợi nhuận gộp 4,815,163,355 5,853,370,781 1,038,207,426 21.56
6 Doanh thu hoạt
động tài chính
25,239,280 30,297,454 5,058,174 20.04
7 Chi phí tài chính 7,820,135 10,369,451 2,549,316 32.6
8 Lợi nhuận sau thuế 534,692,890 648,594,635 113,901,745 21.3
Qua bảng 1.2, ta thấy trong 2 năm 2008 và 2009 hoạt động kinh doanh của
công ty đều có lãi. Doanh thu thuần của Công ty năm 2009 tăng
5,853,370,781đ (12.64%) so với năm 2008, nhưng giá vốn hàng bán chỉ
tăng lên 3,885,346,956đ (9.37%) dẫn đến lợi nhuận gộp tăng lên
1,038,207,426đ (21.56%).
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng thêm 5,856,048,561đ tương
ứng với tỷ lệ 12.65%. Có thể thấy đây là sự cố gắng của công ty trong việc
tiêu thụ hàng hóa sản phẩm. Điều này chẳng những làm tăng được doanh
thu thuần mà còn giúp công ty thu hồi được vốn, gia tăng thị phần sản
phẩm tiêu thụ.
- Giá vốn tăng 9.37% là do sự tăng thêm của lượng hàng tiêu thụ.
Như vậy, có thể thấy trong năm 2009 công ty đã đẩy mạnh lượng bán ra để
tăng thêm thu nhập thuần.
Hồng Thị Thuỷ Lớp: Kiểm toán 49C

5
Báo cáo kiến tập
Qua phân tích trên, có thể thấy các chỉ tiêu tài chính của công ty hầu
như có xu hướng tăng lên trong năm 2009. Do ảnh hưởng của cuộc khủng
hoảng tài chính ở Mỹ đã lan ra khắp toàn cầu vào cuối năm 2007, năm
2008 nền kinh tế Việt Nam không tránh khỏi chịu ảnh hưởng của khủng
suy thoái nền kinh tế thế giới. Đến năm 2009 nền kinh tế đã có dấu hiệu
phục hồi. Với nỗ lực cố gắng của toàn thể công ty, đã có những kết quả khả
quan.
1.2. Đặc điểm kinh doanh và tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty
cổ phần TM & XNK Thăng Long
1.2.1. Ngành nghề kinh doanh của công ty
Công ty hoạt động trong các ngành nghề được quy định theo Giấy
chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103000662 ngày 30/10/2008 của Sở
kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội nhằm mang lại lợi nhuận tối đa cho
các cổ đông, bảo toàn vốn và phát triển vốn, tạo việc làm ổn định và nâng
cao thu nhập cho người lao động và đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế xã
hội.
Ngành nghề kinh doanh của công ty:
- Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng; chủ yếu là máy móc, thiết bị
xây dựng, vật tư ngành in, hóa chất phục vụ công nghiệp, nông nghiệp (trừ
các loại hóa chất nhà nước cấm);
- Sản xuất, gia công, sang chai, đóng gói thuốc bảo vệ thực vật (trong danh
mục nhà nước cho phép);
- Sản xuất phân bón;
- Buôn bán hàng nông, lâm, thổ, thủy, hải sản (trừ loại lâm sản Nhà nước
cấm);
- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, hạ
tầng kỹ thuật;
- Vận chuyển hành khách;

- Lữ hành nội địa;
Hồng Thị Thuỷ Lớp: Kiểm toán 49C
6
Báo cáo kiến tập
- Lắp đặt, sữa chữa, bảo hành, hướng dẫn sử dụng, chuyển giao công nghệ
cơ khí phục vụ nghành in ấn;
- Kinh doanh vật tư, nguyên liệu, dụng cụ y tế;
- Sản xuất giấy, bìa carton, in ấn nhãn mác, bao bì các loại;
- Buôn bán ô tô du lịch, ô tô vận tải, máy cẩu, máy xúc, máy ủi, máy nâng
hạ;
- Mua bán linh kiện máy văn phòng (chủ yếu là máy vi tính, vỏ CPU, máy
photo, máy in, máy fax);
- Tư vấn về chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực điện tử, tin học;
- Kinh doanh nhà hàng, khách sạn, nhà khách, nhà nghỉ (Không bao gồm
kinh doanh quán bar, phòng hát Karaoke, vũ trường);
- Mua, bán xe máy chuyên dụng;
- Khai thác, sơ chế, xuất nhập khẩu khoáng sản (Trừ loại khoáng sản Nhà
nước cấm);
- Đào tạo, sữa chữa, bảo trì, bảo dưỡng máy văn phòng (máy tính, máy
photo, máy in, máy fax) (Chỉ hoạt động sau khi được cơ quan Nhà nước có
thẩm quyền cho phép);
- Kinh doanh máy móc thiết bị, phụ tùng, linh kiện, phụ kiện vật tư, ngành
in và bao bì, ngành khai khoáng, ngành xây dựng, ngành dệt may, ngành da
giày, ngành nông, lâm nghiệp và thủy sản, ngành công nghiệp chế biến, chế
tạo;
- Sữa chữa, lắp đặt, bảo hành, bảo trì, hướng dẫn sử dụng, chuyển giao
công nghệ máy móc thiết bị ngành in ấn và bao bì;
- Kinh doanh: giấy, giấy ăn, khăn ăn, bao bì các loại, bìa carton, in ấn nhãn
mác;
- Kinh doanh xe máy chuyên dụng, máy cẩu, máy xúc, máy ủi, máy nâng

hạ, ô tô, xe mô tô, xe máy và xe có động cơ khác;
- Vận chuyển hành khách, bằng ô tô, theo hợp đồng lữ hành nội địa;
Hồng Thị Thuỷ Lớp: Kiểm toán 49C
7
Báo cáo kiến tập
- Kinh doanh, bán buôn, bán lẻ, máy vi tính, phần mềm, thiết bị và linh
kiện điện tử, viễn thông; Sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng chuyển giao công
nghệ trong lĩnh vực điện tử, viễn thông, tin học, máy văn phòng.
Sản phẩm kinh doanh chủ yếu của công ty là máy móc, thiết bị, vật
tư ngành in và bao bì, hiện công ty đang làm Đại lý phân phối các loại máy
hiện đại chất lượng cao cho nhiều tập đoàn công nghiệp chế tạo thiết bị ấn
loát Trung Quốc.
Các nhóm sản phẩm chính:
• Thiết bị trước in: Máy hiện bản, máy hiện rửa sấy bản P5, máy phơi
bản tự động, máy hiện bản tự động…
• Thiết bị trong in: máy in giấy cuộn, máy in Offset hiệu Comori, máy
in Offset Beiren, máy in ống đồng tốc độ cao…
• Thiết bị sau in: máy vào bìa không khâu, máy bẽ hộp, ép vân dòng
ML, máy cắt giấy hiển thị số, máy in công nghiệp…
• Vật tư ngành in.
• Linh phụ kiện ngành in: máy bơm dùng cho thiết bị ngành in, trục
máy in,…
• Vật tư nông nghiệp.
1.2.2. Đặc điểm quy trình hoạt động kinh doanh
Công ty Cổ phần TM & XNK Thăng Long hoạt động trong lĩnh vực
chủ yếu là thương mại và xuất nhập khẩu. Công ty có 2 nguồn mua hàng
chủ yếu là: Mua hàng nội địa và Hàng nhập khẩu.
Phòng kinh doanh của Công ty phụ trách việc mua hàng trong nước
và nhập khẩu, với nguồn hàng trong nước chủ yếu là các nhà cung cấp lớn
như Công ty TNHH giấy và bao bì Hà Nội, Công ty TNHH Bình Liêu.

Hàng nhập khẩu chủ yếu từ Trung Quốc, Hàn Quốc.
Hồng Thị Thuỷ Lớp: Kiểm toán 49C
8
Báo cáo kiến tập
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức hoạt động kinh doanh
1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần TM & XNK Thăng
Long
1.3.1. Đặc điểm chung
Trải qua gần 10 năm ra đời và trưởng thành, cơ cấu tổ chức bộ máy
của công ty đã thay đổi nhiều so với thời kỳ ban đầu. Do có sự chuyển đổi
cơ chế, công ty đang hoạt động trong một môi trường đầy sự cạnh tranh của
các thành phần kinh tế, đòi hỏi công ty cần phải đổi mới quản lý kinh tế,
tận dụng ưu thế của thị trường qua từng thời điểm để tháo gỡ khó khăn, lấy
hiệu quả kinh doanh làm mục tiêu phấn đấu. Cho đến nay, công ty đã có
một bộ máy tổ chức khá hoàn thiện thêo kiểu tập trung, gọn nhẹ, năng suất
và hiệu quả làm việc cao, nhanh, nhạy với thị trường.
Hồng Thị Thuỷ Lớp: Kiểm toán 49C
PHÒNG KINH DOANH BAN QUẢN LÝ CÔNG TY
MUA HÀNG HÓA
BÁN BUÔN
(PHÒNG KINH
DOANH)
XUẤT KHẨU RA
NƯỚC NGOÀI
BÁN LẺ
TỔNG KHO
NHÀ CUNG
CẤP TRONG
NƯỚC
NHẬP KHẨU

NƯỚC NGOÀI
9
Báo cáo kiến tập
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
- Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý của Công ty có quyền nhân danh
Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến việc xác định và thực hiện
mục tiêu, nhiệm vụ, quyền lợi của Công ty. Hội đồng quản trị có quyền
quyết định chiến lược phát triển, cơ cấu tổ chức, thành lập chi nhánh…;
quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật, cách chức Giám đốc, Phó giám
đốc, Kế toán trưởng của Công ty.
- Giám đốc Công ty: là người có quyền quyết định cao nhất về tất cả các
vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty. Giám đốc là người
điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của
Công ty theo nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị; có trách nhiệm
báo cáo trước Hội đồng quản trị tình hình hoạt động, kết quả sản xuất kinh
Hồng Thị Thuỷ Lớp: Kiểm toán 49C
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
THƯỜNG TRỰC
P. TỔ CHỨC
HÀNH
CHÍNH
P. KẾ
TOÁN
P. KINH
DOANH
P. KẾ HOẠCH
NGHIỆP VỤ
PHÓ GIÁM ĐỐC KIÊM

GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
10
Báo cáo kiến tập
doanh của Công ty hàng tháng, quý, năm. Giám đốc là người ký các văn
bản đối nội, đối ngoại, giao dịch ký kết hợp đồng với bạn hàng.
- Phó giám đốc thường trực: phụ trách về lao động, tiền lương, thi đua,
khen thưởng, kỷ luật nội chính, đầu tư liên doanh liên kết với các đơn vị
khác. Phó giám đốc này cùng trợ lý giám đốc sẽ điều hành mọi việc khi
giám đốc đi vắng.
- Phó giám đốc kiêm giám đốc chi nhánh: có trách nhiệm quản lý toàn bộ
lực lượng cán bộ công nhân viên chi nhánh và mọi vấn đề hành chính khác.
- Phòng tổ chức hành chính: có chức năng giúp giám đốc thực hiện các
chính sách nhà nước đối với người lao động, chỉ đạo công tác thanh tra, bảo
vệ, quản trị hành chính; là cơ quan tham mưu cho Giám đốc về công tác
văn thư bảo mật.
Cụ thể: phòng tổ chức hành chính phụ trách về nhân sự, tổ chức đào
tạo và tiếp cận cán bộ, tổ chức vạch kế hoạch đào tạo cán bộ kế cận và tổ
chức nâng cao trình độ cho nhân viên để phù hợp với tình hình kinh doanh
phát triển của Công ty.
- Phòng kế toán: có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, quản lý sự biến động tài
sản, nguồn vốn và dòng tiền vào - ra của Công ty; đồng thời tham mưu cho
ban giám đốc về tình hình tài chính, phản ánh trung thực kịp thời tình hình
tài chính, tổ chức hạch toán kế toán, lập báo cáo, phân tích tình hình tài
chính của Công ty. Bên cạnh đó, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, chỉ
tiêu kinh doanh hàng hóa, dịch vụ: kế hoạch thu chi tài chính, thanh toán
cũng như nghĩa vụ với nhà nước và với cán bộ công nhân viên; cung cấp số
liệu quản trị doanh nghiệp cho việc kiểm tra, kiểm soát của nhà nước đối
với hoạt động kinh doanh của đơn vị.
- Phòng kinh doanh: có chức năng lập phương án kinh doanh cho từng mặt

hàng cụ thể, chủ động tìm kiếm đối tác cho các hợp đồng nội và ngoại trình
giám đốc phê duyệt; thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu ủy thác, xuất
nhập khẩu trực tiếp…
Hồng Thị Thuỷ Lớp: Kiểm toán 49C
11
Báo cáo kiến tập
- Phòng kế hoạch nghiệp vụ: có nhiệm vụ xây dựng và tham mưu cho lãnh
đạo công ty về kế hoạch kinh doanh tiêu thụ các sản phẩm, thực hiện các
biện pháp thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hóa như: quảng cáo, giới thiệu sản
phẩm, phát triển mạng lưới kinh doanh của Công ty.
Hồng Thị Thuỷ Lớp: Kiểm toán 49C
12
Báo cáo kiến tập
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THĂNG LONG
2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
2.1.1. Mô hình bộ máy
Công ty Cổ phần TM & XNK Thăng Long là một đơn vị kinh tế
hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tài khoản riêng tại ngân
hàng và được quyền quyết định về mọi hoạt động kinh tế tài chính của
mình.
Xuất phát từ loại hình sản xuất kinh doanh, đặc trưng và khối lượng
các thông tin kinh tế, nhu cầu thông tin cho việc điều hành và quản lý từng
loại hoạt động trong đơn vị, quy mô và trình độ của đội ngũ cán bộ quản lý,
cán bộ kế toán…; Công ty thực hiện tổ chức cơng tác kế toán theo hình
thức tập trung.
Bộ máy kế toán của Công ty có trách nhiệm tổ chức thực hiện và
kiểm tra thực hiện toàn bộ các công tác kế toán trong phạm vi công ty, giúp
Giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế,
hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra các bộ phận Công ty, thực hiện đầy đủ các chế

độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý kinh tế, tài chính.
Bộ máy kế toán của Công ty có 4 nhân viên gồm một kế toán trưởng
và 3 nhân viên kế toán, mỗi kế toán phụ trách một hoặc một số phần hành
cụ thể. Các kế toán viên này chịu sự giám sát và chỉ đạo trực tiếp của kế
toán trưởng đồng thời báo cáo kết quả phần công việc của mình cho kế toán
trưởng để kế toán trưởng lấy đó làm căn cứ lập báo cáo.
Tương ứng với mô hình tổ chức bộ máy của công ty và để đảm bảo
cho công tác hạch toán kế toán diễn ra thuận lợi, Công ty đã áp dụng mô
hình tổ chức công tác kế toán như sơ đồ 2.1.
Hồng Thị Thuỷ Lớp: Kiểm toán 49C
13
Báo cáo kiến tập
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
2.1.2. Phân công lao động trong bộ máy
- Kế toán trưởng: Điều hành toàn bộ công tác hạch toán kế toán tại Công
ty, tham mưu cho Giám đốc về tình hình Tài chính- kế toán đồng thời tiến
hành tổng hợp các phần hành kế toán làm cơ sở lập báo cáo phục vụ nhu
cầu thông tin của ban giám đốc. Đồng thời, kế toán trưởng cũng kiêm làm
kế toán tài sản cố định, theo dõi, phân bổ khấu hao tài sản cố định của
Công ty.
- Kế toán hàng tồn kho: có chức năng lập các danh mục vật tư, hàng hóa;
cập nhập các nghiệp vụ nhập xuất và điều chuyển kho; theo dõi hàng tồn
kho tức thời và cuối kỳ, tính các chỉ tiêu liên quan như mức tồn kho tối
thiểu, tối đa, giá trị hàng tồn kho…
- Kế toán bán hàng và công nợ phải thu: cập nhập các chứng từ liên quan
theo dõi hàng bán ra theo mặt hàng, khách hàng, hợp đồng (theo dõi hàng
bán bị trả lại, thời gian và hình thức thanh toán, công nợ của người mua)
- Kế toán mua hàng và công nợ phải trả: cập nhập các chứng từ liên quan,
theo dõi nhập vật tư, hàng hóa theo mặt hàng, người bán, hợp đồng, kho
hàng (theo dõi mua hàng theo hình thức mua, thời hạn thanh toán của từng

phiếu nhập mua, theo công nợ với người bán).
- Kế toán vốn bằng tiền: cập nhật chứng từ liên quan, theo dõi tiền mặt, tiền
gửi ngân hàng và tiền vay, theo dõi số dư tức thì của các tài khoản tiền mặt
Hồng Thị Thuỷ Lớp: Kiểm toán 49C
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN
HTK
KẾ TOÁN
BÁN HÀNG
VÀ THANH
TOÁN VỚI
NGƯỜI MUA
KẾ TOÁN
MUA HÀNG
VÀ THANH
TOÁN VỚI
NGƯỜI BÁN
KẾ TOÁN
VỐN BẰNG
TIỀN
14
Báo cáo kiến tập
tại quỹ, tiền gửi tại từng tài khoản ở các ngân hàng, theo dõi vay và thanh
toán tiền vay theo đối tượng khách hàng.
2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán
2.2.1. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán chung
- Chế độ kế toán: áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày
20/3/2006 của Bộ tài chính.
- Chuẩn mực và chế độ kế toán: Báo cáo được lập và trình bày phù hợp với
các chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam.

- Niên độ kế toán : Bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 cùng năm dương lịch.
- Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam
(VNĐ)
- Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: Ghi nhận theo
phương pháp giá thực tế đích danh.
- Phương pháp tính giỏ hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên.
- Nguyên tắc tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp xác định giá vốn của hàng tiêu thụ: Phương pháp bình quân
gia quyền.
- Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng.
2.2.2. Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ
- Công ty hoàn toàn sử dụng mẫu chứng từ kế toán theo quy định của chế
độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày
20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính sửa đổi và bổ sung. Biểu mẫu chứng
từ kế toán bắt buộc hay hướng dẫn đều được mua sẵn.
- Áp dụng theo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo
Quyết định 15, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến
hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế
toán chỉ lập một lần một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết
trên chứng từ rõ rang, không tẩy xóa, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ
khớp với số tiền viết bằng số.
Hồng Thị Thuỷ Lớp: Kiểm toán 49C
15
Báo cáo kiến tập
Chứng từ kế toán được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng
từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên được lập một lần cho tất cả các liên theo
cùng một nội dung bằng giấy than.
- Tất cả các chứng từ kế toán do công ty lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến
được tập trung tại bộ phận kế toán của công ty. Bộ phận kế toán kiểm tra
những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý

của chứng từ thì mới dựng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
- Trình tự luân chuyển chứng từ của công ty bao gồm những bước sau:
• Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán.
• Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc
trình Giám đốc điều hành ký duyệt.
• Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản vào phần mềm máy
tính.
• Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
2.2.3. Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản kế toán của Công ty bao gồm các tài khoản cấp 1,
tài khoản cấp 2 tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài
Bảng cân đối kế toán theo quy định của Chế độ kế toán do Bộ Tài Chính
ban hành. Ngoài ra, Cơng ty còn sử dụng tài khoản cấp 3 để chi tiết cho
từng đối tượng liên quan.
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất, kinh doanh đặc thù của
Công ty, nên Công ty không có một số tài khoản sau:
- Là đơn vị hạch toán độc lập nên công ty không sử dụng tài khoản 136
“Phải thu nội bộ”, 336 “phải trả nội bộ”; không sử dụng một số tài khoản
dành cho các doanh nghiệp công như: Tài khoản 161 “Chi sự nghiệp”, tài
khoản 461 “Nguồn kinh phí sự nghiệp”.
- Do Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong tính giá
hàng tồn kho nên không sử dụng tài khoản 611 “Mua hàng”, tài khoản 631
“giá thành sản xuất”.
Hồng Thị Thuỷ Lớp: Kiểm toán 49C
16
Báo cáo kiến tập
Công ty phân cấp các tài khoản theo đặc trưng của đơn vị mình với
các đối tượng có liên quan.
Bảng 2.1. Ví dụ về phân cấp tài khoản 112
Tài khoản cấp 1 TK 112 Tiền gửi ngân hàng

Tài khoản cấp 2 TK 1121 Tiền gửi ngân hàng- Tiền Việt Nam
Tài khoản cấp 3 TK 11211 Tiền gửi ngân hàng- Tiền Việt Nam- Sacombank
TK 11212 Tiền gửi ngân hàng- Tiền Việt Nam- Techcombank
TK 11213 Tiền gửi ngân hàng- Tiền Việt Nam- Agribank
TK 11214 Tiền gửi ngân hàng- Tiền Việt Nam- Vietinbank
2.2.4. Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ
- Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức ghi sổ Nhật ký chung.
Đây là hình thức kế toán đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị kế toán, đặc
điểm thuận lợi khi sử dụng máy vi tính để xử lý thông tin kế toán.
- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Để phù hợp và đơn giản hóa công tác quản
lý hạch toán kế toán cũng như việc sử dụng máy vi tính trong doanh
nghiệp, Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán Avtsoft.
- Các loại sổ kế toán: Áp dụng theo quy định của chế độ kế toán ban hành
theo Quyết đinh 15, Công ty chỉ có duy nhất một hệ thống sổ kế toán cho
kỳ kế toán năm. Sổ kế toán bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi
tiết.
Sổ kế toán tổng hợp bao gồm Nhật ký chung, sổ cái. Sổ kế toán chi tiết:
bao gồm các sổ, thẻ chi tiết.
- Trình tự ghi sổ kế toán:
Sơ đồ 2.2. Trình tự ghi sổ kế toán áp dụng phần mềm Avtsoft
Hồng Thị Thuỷ Lớp: Kiểm toán 49C
17
Báo cáo kiến tập
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ,
xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu và máy vi tính
(Được cài đặt phần mềm kế toán Avtsoft). Theo lập trình sẵn của phần
mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp là
sổ Nhật ký chung và các Sổ Cái, và các sổ thẻ chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, hoặc khi cần lập báo cáo cho Giám đốc hay cơ quan

khác, kế toán thực hiện thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính.
Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự
động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo các thông tin được nhập
trong kỳ. Ngoài ra, hàng tháng, kế toán còn phải kiểm tra, đối chiếu số liệu
giữa sổ sách kế toán với các số liệu do thủ kho cung cấp.
Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được
in ra giấy dựa vào phần mềm kế toán, sau đó được đúng thành quyển và
thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
2.2.5. Đặc điểm vận dụng hệ thống báo cáo
Hồng Thị Thuỷ Lớp: Kiểm toán 49C
CHỨNG TỪ BAN ĐẦU
NHẬP DỮ LIỆU VÀO PHẦN
MỀM MÁY TÍNH
XỬ LÝ TỰ ĐỘNG THEO
CHƯƠNG TRÌNH
SỔ KẾ TOÁN
TỔNG HỢP
(NKC, SỔ CÁI)
SỔ KẾ
TOÁN CHI
TIẾT
CÁC LOẠI
BÁO CÁO KẾ
TOÁN
18
Báo cáo kiến tập
2.2.5.1. Báo cáo tài chính
Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty được lập với mục đích tổng
hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, công nợ,
nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty

trong một kỳ hạch toán. Hơn nữa là để cung cấp các thông tin về kinh tế,
tài chính, chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của
công ty, đánh giá thực trạng tài chính của công ty trong kỳ hoạt động đã
qua.
Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty được lập và trình bày phù
hợp với các chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam, bao gồm Báo cáo tài
chính năm và Báo cáo tài chính giữa niên độ.
- Kỳ lập báo cáo tài chính:
 Kỳ lập báo cáo tài chính năm.
 Kỳ lập báo cáo tài chính giữa niên độ: Kỳ lập báo cáo tài chính giữa
niên độ là mỗi quý của năm tài chính không bao gồm Quý IV.
-Báo cáo tài chính năm gồm:
• Bảng cân đối kế toán;
• Báo cáo hoạt động kinh doanh;
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ;
• Bản thuyết minh báo cáo tài chính;
• Bảng cân đối phát sinh các tài khoản;
- Báo cáo tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ, bao gồm:
• Bảng cân đối kế toán giữa niên độ;
• Báo cáo hoạt động kinh doanh giữa niên độ;
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ;
• Bản thuyết minh báo cáo tài chính giữa niên độ;
• Bảng cân đối phát sinh các tài khoản giữa niên độ;
Hồng Thị Thuỷ Lớp: Kiểm toán 49C
19
Báo cáo kiến tập
- Nơi nhận báo cáo tài chính: Kế toán trưởng sau khi lập xong báo cáo tài
chính sẽ kiểm tra, xem xét lại sau đó trình lên giám đốc duyệt, BCTC được
thông qua sẽ nộp vào các cơ quan sau:
• Cơ quan thuế;

• Cơ quan thống kê;
• Cơ quan đăng ký kinh doanh: Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà
Nội.
2.2.5.2. Báo cáo quản trị
Ngoài hệ thống báo cáo tài chính, Công ty còn sử dụng báo cáo quản
trị hàng năm nhằm phục vụ nhu cầu quản lý của hội đồng quản trị và ban
lãnh đạo. Báo cáo này được lập vào cuối kỳ kế toán trước được gọi là “Kế
hoạch SXKD năm” và báo cáo nội bộ từng quý, gồm có:
 Báo cáo chi tiết kế hoạch sản xuất kinh doanh
 Kế hoạch SXKD tổng hợp
 Kế hoạch doanh thu năm
 Kế hoạch chi phí mua ngoài và chi phí bằng tiền khác
2.3. Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu
2.3.1. Kế toán vốn bằng tiền
Kế toán vốn bằng tiền theo dõi số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm
các loại vốn bằng tiền của Công ty, gồm: Tiền mặt tại quỹ tiền mặt, tiền gửi
ở các ngân hàng và các khoản tiền đang chuyển. Tiền mặt của Công ty chủ
yếu là VNĐ. Tiền gửi ngân hàng, ngoài đơn vị tiền tệ chủ yếu là VNĐ, có
ngoại tệ: USD, NDT (Nhân dân tệ), EUR (Số lượng ít).
- Chứng từ sử dụng:
 Phiếu thu: Mẫu số 01-TT, Phiếu chi: Mẫu số 02-TT
 Giấy đề nghị tạm ứng: Mẫu số 03-TT, Giấy thanh toán tiền tạm ứng:
Mẫu số 04-TT
 Giấy đề nghị thanh toán: Mẫu số 05-TT, Biên lai thu tiền: Mẫu số 06-
TT
Hồng Thị Thuỷ Lớp: Kiểm toán 49C
20
Báo cáo kiến tập
 Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: Mẫu số 07-TT
 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND): Mẫu số 08a-TT, Bảng kiểm kê

quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc ): Mẫu số 08b-TT
 Bảng kê chi tiền: Mẫu số 09-TT
- Tài khoản sử dụng:
 TK 111, 112, 113 chi tiết đến cấp 3.
 Các TK liên quan: TK 152, 153, 211, 511,331,131,…
- Sổ sách sử dụng:
 Sổ nhật ký thu tiền (Mẫu số S03a1-DN)
 Sổ nhật ký chi tiền (Mẫu số S03a2-DN)
 Sổ cái TK 111, 112 (Mẫu số S03b-DN)
 Sổ quỹ tiền mặt (Mẫu số S07-DN), Sổ tiền gửi ngân hàng (Mẫu số
S08-DN)
- Quy trình luân chuyển chứng từ:
Đối với tiền mặt: gồm 2 phần chính là thu tiền và chi tiền.
 Thu tiền: Việc thu tiền vào quỹ phải có lệnh thu từ Ban Giám đốc,
giấy đề nghị nộp tiền của người nộp tiền. Khi có nghiệp vụ thu tiền xảy
ra, kế toán tiền mặt lập phiếu thu trên phần mềm kế toán (Phiếu thu
được lập thành hai liên trong đó một liên giao cho người nộp tiền, một
liên lưu tại phòng kế toán) rồi kế toán in phiếu thu. Phiếu thu được
chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt rồi được chuyển cho thủ quỹ, trực
tiếp thu tiền vào quỹ, ghi vào sổ quỹ tiền mặt, ký và đóng dấu “Đã thu
tiền” lên phiếu thu. Sau đó, phiếu thu được chuyển lại cho kế toán tiền
mặt hạch toán. Phiếu thu sau khi có đủ chữ ký của người nộp tiền, kế
toán tiền mặt, thủ quỹ, kế toán trưởng được kế toán tiền mặt bảo quản
và lưu trữ trong tập chứng từ kế toán tiền mặt (Sau khi nhận được phiếu
thu sau mỗi nghiệp vụ thu tiền, kế toán tiền mặt sẽ nhập số liệu vào máy
tính, phần mềm kế toán sẽ tự động hạch toán vào sổ chi tiết tiền mặt,
nhật ký thu tiền và sổ cái tài khoản 111).
Quy trình luân chuyển phiếu thu được tóm tắt như sau:
Hồng Thị Thuỷ Lớp: Kiểm toán 49C
21

Báo cáo kiến tập
Sơ đồ 2.3 :Quy trình luân chuyển phiếu thu
 Chi tiền: Khi Giám đốc đồng ý duyệt chi bất kỳ một khoản nào từ
quỹ tiền mặt của công ty, kế toán trưởng sẽ ký duyệt chứng từ chi
(Giấy đề nghị thanh toán, Giấy đề nghị tạm ứng) rồi Giám đốc sẽ ký
duyệt. Trên cơ sở đó, khi nghiệp vụ chi tiền xảy ra, kế toán tiền mặt
lập và in phiếu chi trên phần mềm kế toán (Phiếu chi được lập thành
hai liên trong đó một liên giao cho người nhận tiền và một liên lưu
tại phòng kế toán). Phiếu chi được chuyển kế toán trưởng duyệt,
chuyển cho giám đốc ký phiếu chi, sau đó chuyển cho thủ quỹ chi
tiền, ghi vào sổ quỹ tiền mặt và ký vào phiếu chi. Người nhận tiền
sau khi nhận được tiền ký vào phiếu chi. Phiếu chi được chuyển trả
lại kế toán tiền mặt ký. Phiếu chi khi có đủ chữ ký được kẹp vào tập
chứng từ kế toán tiền mặt để bảo quản, lưu trữ (Sau khi nhận phiếu
chi sau mỗi nghiệp vụ chi tiền, kế toán tiền mặt sẽ nhập số liệu vào
máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động hạch toán vào sổ chi tiết tiền
mặt, nhật ký chi tiền và sổ cái tài khoản 111).
Quy trình luân chuyển phiếu chi được tóm tắt như sau:
Hồng Thị Thuỷ Lớp: Kiểm toán 49C
Người nộp tiền: đề
nghị nộp tiền
Kế toán tiền mặt:
Lập phiếu thu
Kế toán trưởng:
ký phiếu thu
Kế toán tiền mặt:
Bảo quản và lưu trữ
Kế toán tiền mặt:
ký phiếu thu
Thủ quỹ: thu tiền

và ký
22
Báo cáo kiến tập
Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển phiếu chi
Riêng đối với tiền gửi ngân hàng, khi nhận được Giấy báo Nợ, Giấy
báo Có, Bảng sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (Ủy nhiệm
chi, Ủy nhiệm thu) của ngân hàng chuyển đến, kế toán tiền mặt lập Sổ tiền
gửi, sau đó kế toán ghi vào Sổ chi tiết TK tiền gửi ngân hàng.
Sơ đồ 2.5 : Trình tự ghi sổ vốn bằng tiền
Chú thích:
Ghi hàng ngày:
Ghi định kỳ:
Quan hệ đối chiếu:
Hồng Thị Thuỷ Lớp: Kiểm toán 49C
Đơn đề
nghị chi
tiền
Giám đốc:
duyệt chứng
từ chi
Kế toán tiền
mặt: Lập
phiếu chi
Kế toán tiền
mặt: Ký, bảo
quản, lưu trữ
Thủ quỹ:
Chi tiền và
ký
Kế toán

trưởng: Ký
phiếu chi
Kế toán trưởng
ký duyệt chứng
từ chi
Giám đốc
ký phiếu
chi
Sổ Nhật ký
chung
Sổ cái tài
khoản 111,
112
Sổ quỹ
Sổ nhật
ký thu
tiền, chi
tiền
Sổ chi tiết tài
khoản 111,112
Báo cáo tài chính
Bảng cân đối tài khoản
Phiếu thu,
phiếu chi
23