Phân tích thiết kế hệ thống thông tin qunr lý vật tư tại nhà máy Thuỷ điện Hòa Bình

Website: Email : Tel : 0918.775.368
Lời nói đầu
Hệ thống thông tin tin học là một ứng dụng đầy đủ và toàn diện
nhất các thành tựu của công nghệ thông tin vào tổ chức. Ngày nay,
không một tổ chức hay một đơn vị nào là không có nhu cầu xây dựng hệ
thống thông tin. Không những nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin tăng
lên mà quy mô và mức độ của chúng cũng tăng lên không ngừng. Do đặc
thù của các hệ thống thông tin là sản phẩm đơn chiếc (không giống bất
kỳ một hệ thống nào trớc đó), với quy mô và độ phức tạp ngày càng tăng,
lại là sản phẩm không nhìn thấy nên phân tích và thiết kế trở thành một
yêu cầu bắt buộc để có một hệ thống tốt.
1. Sự cần thiết và lý do chọn đề tài
Cùng với một số ngành công nghệ cao khác, công nghệ thông tin
đang là một trong các động lực quan trọng làm thay đổi sâu sắc đời sống
kinh tế, văn hoá, xã hội của thế giới hiện đại.
Tin học hoá quản lý là quá trình áp dụng những thành tựu khoa
học công nghệ thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý với tốc độ cao và
độ chính xác tối đa. Thấy đợc tầm quan trọng đó, Nhà máy Thuỷ điện
Hoà Bình đã xây dựng và đa vào áp dụng rất nhiều các ứng dụng tin học
mà Phòng Vật t là một trong những đối tợng đã đợc áp dụng.
Qua tìm hiểu thực tế tại Phòng Vật t Nhà máy Thuỷ điện Hoà Bình
và để đáp ứng nhu cầu quản lý của lãnh đạo đơn vị em đã lựa chọn đề
tài: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật t tại Nhà máy Thuỷ
điện Hoà Bình.
2. Đối tợng và phạm vi nghiên cứu
Xuất phát từ nhận thức trên, với mong muốn góp phần nhỏ bé của
mình vào việc phân tích thiết kế một hệ thống thôngtin cụ thể. Hệ thống
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
thông tin của Nhà máy Thuỷ điện Hoà Bình nói chung và quản lý vật t
nói riêng là đối tợng mà đề tài tập trung nghiên cứu.

Song hệ thống thông tin của Nhà máy cũng nh của toàn Tổng công
ty là thống nhất và gắn bó chặt chẽ với nhau tạo thành một thể thống
nhất khá lớn vì vậy đề tài chỉ giới hạn nghiên cứu trong phạm vi nhà
máy và vị trí của hệ thống thông tin quản lý vật t tại đơn vị.
3. Mục đích nghiên cứu
Với mục đích giúp cho cấp dới là những ngời chịu trách nhiệm
quản lý vật t cho các phân xởng có điều kiện quản lý chặt chẽ hơn hoặc
dùng tham khảo cho các nhà máy nhỏ.
Chơng trình đợc sử dụng để quản lý thông tin, tổng hợp, lập báo
cáo về vật t. Với hệ thống thông tin mới sẽ đảm bảo:
- Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh
chóng, phục vụ tốt cho quá trình quản lý.
- Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con
ngời nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý.
- Tiết kiệm chi phí do thất thoát, lãng phí vật t, giảm thiểu sai sót có
thể xảy ra trong quá trình quản lý, đồng thời hỗ trợ cho nhân viên trong
công việc.
- Giảm thiểu sự chồng chéo công việc giữa các phòng ban đơn vị, tối
u hoá hệ thống thông tin quản lý, dần nâng cao hiệu quả quản lý của đơn
vị.
4. Cấu trúc của chuyên đề thực tập gồm 3 chơng
Chơng I: Tổng quan về Phòng vật t Nhà máy thủy điện Hoà Bình và
đề tài nghiên cứu
Trong chơng này giới thiệu tổng quan về cơ sở thục tập và lý do
lựa chọn đề tài.
Chơng II: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Trong chơng này trình bày các vấn đề phơng pháp luận cơ bản
làm cơ sở trong việc nghiên cứu đề tài.

Chơng III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật t tại
Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình
Chơng này trình bày những kết quả quan trọng nhất của việc
nghiên cứu đề tài nh phân tích hệ thống thông tin, sơ đồ luồng chức
năng, sơ đồ luồng dữ liệu, sau đó là thiết kế chơng trình, thiết kế giải
thuật và thiết kế giao diện màn hình.
Cuối chuyên đề là phần kết luận, kết quả thu đợc và phụ lục chơng
trình.
Hà Nội, ngày 09 tháng 05 năm 2006
Sinh viên
Nguyễn Thị Thuý Hồng
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
mục lục
Lời nói đầu..................................................................................................................1
mục lục.........................................................................................................................4
chơng I..........................................................................................................................6
giới thiệu chung......................................................................................................6
1. Tổng quan về Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình.......................................................................6
2. Giới thiệu về phòng Vật t Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình..............................................13
2.1.Chức năng của phòng Vật t......................................................................................13
2.2.Nhiệm vụ của phòng Vật t.........................................................................................13
2.3. Sơ đồ tổ chức phòng vật t gồm 24 ngời...................................................................14
chơng II.......................................................................................................................18
Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin..............18
1. hệ thống thông tin phục vụ quản lý...............................................................................18
1.1.Khái niệm..................................................................................................................18
b.Thông tin trong quản lý ......................................................................18
c. Một số khái niệm về hệ thống thông tin............................................19
1.2.Thông tin và xử lý thông tin trong tổ chức.................................................................20

a. Mô hình logic........................................................................................21
b. Mô hình vật lý ngoài ............................................................................22
c. Mô hình vật lý trong.............................................................................22
1.3.Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt..............................................22
2. các mô hình hệ thống thông tin........................................................................................23
2.1.Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD)............................................................................23
2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)........................................................................................24
Một số các ký pháp thờng dùng:.............................................................24
2.3. Mô hình dữ liệu........................................................................................................26
a. Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu : ..................................26
b. Các thành phần của mô hình dữ liệu bao gồm :................................26
c. Các kiểu liên kết:..................................................................................27
d. Các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu :..............28
e. Quá trình chuẩn hoá mô hình dữ liệu................................................28
2.4. Mô hình quan hệ.....................................................................................................29
3. CáC GIAI ĐOạN PHáT TRIểN Hệ THốNG THÔNG TIN..............................................................29
3.1. Giai đoạn đánh giá yêu cầu.....................................................................................30
3.2. Giai đoạn phân tích chi tiết.......................................................................................31
3.3. Giai đoạn thiết kế logic.............................................................................................32
3.4. Đề xuất các phơng án của giải pháp........................................................................33
3.5. Thiết kế vật lý ngoài.................................................................................................34
3.6. Triển khai kỹ thuật hệ thống.....................................................................................34
3.7. Cài đặt, bảo trì và khai thác hệ thống......................................................................35
4. Công cụ thực hiện đề tài......................................................................................................36
4.1. Cơ sở dữ liệu............................................................................................................36
4.2. Các khái niệm liên quan đến cơ sở dữ liệu..............................................................37
4.3. Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu...............................................................37
a. Cập nhật dữ liệu....................................................................................37
b. Truy vấn dữ liệu...................................................................................38
c. Lập báo cáo từ cơ sở dữ liệu.................................................................38

d. Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu.........................................................38
e. Cơ sở dữ liệu và mạng..........................................................................39
f. Cơ sở dữ liệu hớng đối tợng.................................................................39
4.4. Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro........................................................40
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
a. Việc sử dụng Visual Foxpro đã áp dụng triệt để thành tựu của tin
học hiện đại..........................................................................................................40
b. Lập trình nhập dữ liệu ........................................................................41
c. Báo cáo...................................................................................................41
d. Tạo thực đơn ........................................................................................41
e. Triển khai..............................................................................................41
Chơng III.....................................................................................................................42
Phân tích, thiết kế Hệ THốNG THÔNG TIN quản lý vật t...................42
1. Phân tích hệ thống.................................................................................................................42
1.1.Mô tả hệ thống hiện tại.............................................................................................42
1.2.Phân tích hệ thống....................................................................................................43
2. thiết kế hệ thống thông tin...............................................................................................47
2.1.Sơ đồ phân r chức năng của hệ thốngã ....................................................................47
2.2.Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống.............................................................................48
2.3.Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống..........................................................................57
2.4. Một số thuật toán sử dụng trong chơng trình ...........................................................61
2.5.Một số giao diện chơng trình.....................................................................................63
kết luận.....................................................................................................................69
........................................................................................................................................71
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
chơng I
giới thiệu chung
1. Tổng quan về Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình

-Tên gọi : Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình
-Tên giao dịch quốc tế : HOABINH HYDROPOWER PLANT
-Website :
Chinh phục sông Đà đã trở thành niềm mơ ớc của các thế hệ ngời
Việt Nam. Ngay từ cuối năm 1970, khi dân tộc ta đang tiến hành cuộc
kháng chiến chống Mỹ cứu nớc, con cháu của thời đại Hồ Chí Minh đã bắt
tay vào công cuộc chinh phục sông Đà, chuẩn bị các tiền đề và điều kiện
để xây dựng đất nớc ta đàng hoàng hơn, to đẹp hơn nh lời Bác Hồ đã
dậy.
Ngay sau ngày hoà bình lập lại ở miền Bắc(1954) Đảng ta chủ trơng
đa miền Bắc tiến thẳng lên CNXH, bỏ qua giai đoạn phát triển TBCN. Đại
hội đại biểu toàn quốc lần thứ III của Đảng(1960), đã xác định: cùng một
lúc, cách mạng Việt Nam phải tiến hành song song hai nhiệm vụ chiến l-
ợc: giải phóng miền Nam thống nhất đất nớc và xây dựng CNXH ở miền
Bắc. Trong hai nhiệm vụ đó nhiệm vụ cách mạng CNXH ở miền Bắc là
nhiệm vụ cách mạng đối với sự phát triển của toàn bộ cách mạng nớc ta.
Đối với sự nghiệp xây dựng XHCN ở miền Bắc, Đảng ta chủ trơng u tiên
phát triển công nghiệp nặng một cách hợp lý để thực hiện một bớc công
nghiệp hoá XHCN. Trong định hớng phát triển công nghiệp nặng, một số
ngành công nghiệp then chốt đợc chú trọng đầu t là: điện, than, gang thép,
phân đạm, cơ khí.
Là một đất nớc vừa trải qua cuộc chiến tranh khốc liệt nên các cơ sở
vật chất kỹ thuật hầu nh không có, tiềm lực kinh tế yếu kém. Trớc thực
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
trạng đó, Đảng và Nhà nớc ý thức muốn xây dựng CNXH thì điện khí
hoá phải đi trớc một bớc. Trong đó, muốn tận dụng điều kiện tự nhiên sẵn
có, hạn chế thấp nhất vốn đầu t và tranh thủ sự giúp đỡ về vốn đầu t, kinh
nghiệm và khoa học- kỹ thuật của hệ thống của các nớc XHCN nhất là
Liên Xô, thì xây dựng thuỷ điện là phơng án kinh tế và có tính khả thi

nhất. Chính vì lẽ đó, ngay từ đầu, công trình thuỷ điện Hoà Bình trên sông
Đà đã là mối quan tâm sâu sắc và đợc Đảng và Nhà nớc cử cán bộ đến
điều tra, khảo sát, lập luận chứng kinh tế - kỹ thuật làm tiền đề cho việc
xây dựng công trình thuỷ điện lớn nhất Đông Nam á - công trình thế kỷ
XX.
Thuỷ điện Hoà Bình là công trình xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật
lớn nhất ở nớc ta trong thế kỷ XX, có thể sang thế kỷ XXI chúng ta có đủ
sức mạnh và trí tuệ xây dựng những công trình lớn hơn về quy mô công
nghiệp, hiện đại hơn về mức độ tự động hoá, nhng với thuỷ điện Hoà Bình
trên sông Đà nét đặc thù, sự độc đáo và tính lịch sử của nó khó có công
trình nào sánh nổi trong một thời gian còn lâu dài. Nó trở thành niềm tự
hào sự ngỡng mộ của cả dân tộc khi đặt những bớc đi đầu tiên trên chặng
đờng công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nớc. Giá trị to lớn của thuỷ điện
Hoà Bình đậm nét nhất là vị trí đầu mối thuỷ điện quan trọng nhất trong hệ
thống năng lợng toàn quốc cuối thế kỷ XX đầu thế kỷ XXI. Với 8 tổ máy
mỗi tổ 240MW, tổng công suất phát điện 1920MW, mỗi năm nhà máy
thuỷ điện Hoà Bình cung cấp cho đất nớc nguồn năng lợng sạch và ổn định
trên 8 tỷ KW/h điện.
Từ khi phát điện hoà trên lới điện quốc gia, nguồn năng lợng đã làm
thay đổi cục diện điện năng của Việt Nam mở ra thời kỳ của công nghiệp
hoá, hiện đại hoá đất nớc. Giá trị giao thông thuỷ lợi của thuỷ điện Hoà
Bình cũng rất to lớn. Nhờ có nó mà tuyến giao thông thuỷ Hà Nội Việt
Trì - Hoà Bình Sơn La trên 300 km đợc cải thiện. Tàu vài ngàn tấn trung
chuyển hàng hoá qua đập sông Đà có thể nối liền mạch máu giao thông
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
thuỷ giữa đồng bằng sông Hồng với vùng đất bao la của Tây Bắc. Nhờ có
thuỷ điện Hoà Bình với hồ chứa nớc có dung tích 9,5tỷ m
3
, trong đó dung

tích phòng lũ 5,6 tỷ m
3
, dung tích hữu ích để khai thác năng lợng là 5,65 tỷ
m
3
, mức nớc dâng bình thờng là 117m. Vì vậy mà khả năng điều tiết nớc
chống hạn, chống lũ sông Đà đợc nâng lên. Làm giảm bớt nỗi lo, giảm bớt
sức tàn phá của thiên tai, tiết kiệm nhân tài vật lực đối phó với lũ ở hạ lu
sông Đà.
Thuỷ điện Hoà Bình đã làm thay đổi một phần cảnh quan môi trờng
theo hớng có lợi cho đời sống con ngời ở trong vùng. Nó làm tăng diện
tích mặt nớc hồ chứa, điều hoà khí hậu, tặng độ ẩm kích thích thảm thực
vật che phủ phát triển, tạo môi trờng tốt nuôi trồng đánh bắt thuỷ sản, làm
thay đổi cơ cấu kinh tế theo hớng sản xuất hàng hoá, hình thành các vùng
chuyên canh có lợi cho quốc kế dân sinh ở địa phơng.
Là một tổ hợp công trình ngầm có thiết bị máy móc hiện đại với mức
độ tự động hoá cao ở thế hệ mới, sau 15 năm vận hành cả 8 tổ máy đều
đảm bảo công suất thiết kế cần thiết, không xảy ra sự cố giữ vững dòng
điện liên tục trong mọi tình huống bất lợi, nh những trận lũ lớn mang tính
lịch sử hàng trăm năm.
Đạt đợc kết quả đó là nhờ có hệ thống công trình thuỷ công vững
chắc đợc vận hành hết sức thận trọng theo quy trình quy phạm. Công trình
và đầu mối chính bao gồm:
- Đập đất đá khối lợng trên 24 triệu m
3
dài 743mét, cao 128mét.
- Công trình xả nớc vận hành: là đập bê tông cao 70m, rộng 106m có
2 tầng, tầng dới là 12 cửa xả đáy, kích thớc 6x10m, tầng trên là 6 cửa xả
mặt, kích thớc 15x15m, khả năng xả đợc 35.400m
3

/s.
- Gian máy: Đợc xây dựng ngầm trong núi đá có chiều cao 50,5m,
rộng 19,5m, dài 260m. Tại đây lắp đặt thiết bị của tổ máy. Song song với
gian máy là gian biến thế gồm 24 máy biến áp một pha, công suất
105MVA, nâng điện áp từ 15,75 lên 220KV. Điện năng đợc dẫn ra ngoài
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
hầm bằng đờng cáp đầu áp lực cao 220KV, sau đó đa lên trạm phân phối
ngoài trời 220/110/35KV.
- Cửa nhận nớc và tuyến năng lợng: Cửa nhận nớc kiểu tháp cao 70m,
trên có bố trí các lới chắn rác và các cửa van sửa chữa. Nớc dẫn vào tua bin
bằng 8 tuynen chịu áp lực, mỗi tuynen dài 210m, đờng kính 8m qua các tổ
máy và thoát ra hạ lu ở máy 1 và máy 2 bằng 2 đờng tuynen độc lập, ở tổ
máy 3 đến 8 đờng xả đợc ghép đôi 2 máy 1 tuynen
- Trạm 550KV: có 2 máy biến áp 450MVA, tổng công suất là
900MVA nối với đờng dây tải điện 500KV Bắc Nam.
Nhờ có tổ hợp công trình ngầm quy mô lớn và thiết bị máy móc hiện
đại cùng với hệ thống công trình thuỷ công vững chắc và hoàn thiện cho
nên thuỷ điện Hoà Bình đã đảm nhiệm đợc những chức năng tổng hợp:
chống lũ, phát điện, tới tiêu và đảm bảo giao thông thủy nội địa.
Trải qua 15 năm xây dựng gian khổ của 4 vạn cán bộ công nhân Việt
nam, 3 ngàn chuyên gia Liên Xô tập trung chủ yếu ở các đơn vị Tổng
Công ty Xây dựng Sông Đà, Liên hiệp Công ty Lắp máy 10, S đoàn 565,
Công ty Thi công Cơ giới 12, Công ty Khảo sát Thiết kế điện. Ngày
13/12/1988 dòng điện sông Đà từ tổ máy 1 đã hoà vào lới điện quốc gia.
Năm 1994 toàn bộ công trình với 8 tổ máy đợc chính thức khánh thành.
Với đội ngũ cán bộ kỹ thuật tài năng, lực lợng công nhân lành nghề, gần
850 cán bộ công nhân viên nhà máy thuỷ điện Hoà Bình đã quản lý vận
hành, khai thác 8 tổ máy ngày càng đạt hiệu quả cao.
Chống lũ sông Đà, giảm lũ sông Hồng, bảo vệ công trình, bảo vệ thủ

đô Hà Nội và đồng bằng là nhiệm vụ mang tính tổng hợp cực kỳ quan
trọng nhng cũng hết sức phức tạp, đòi hỏi phải thực hiện nghiêm ngặt theo
quy trình vận hành điều tiết hồ chứa. Hàng năm đón trớc mùa ma Nhà
máy thuỷ điện Hoà Bình phải triệt để sử dụng thể tích 5,6 tỷ m
3
hữu ích để
tham gia chống lũ. Từ năm 1988 đến nay, sau 15 năm phát điện, việc điều
tiết xả lũ vừa phải đảm bảo an toàn với chính bản thân công trình đồng thời
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
phải đáp ứng năng lực để sản xuất điện năng ở mức cần thiết theo đúng kế
hoạch. Hàng năm trung bình nhà máy phải cắt lũ từ 4 đến 6 trận lũ lớn, đặc
biệt ngày 18/08/1996 đã cắt trận lũ lớn có đỉnh là 22.651 m
3
/s ứng với tần
suất 0.5% lớn nhất 15 năm qua. Nếu không có việc điều tiết của hồ Hoà
Bình thì mực nớc hạ lu tại Hoà Bình, Hà Nội trong đỉnh lũ 18/08/1996 đã
vợt quá khả năng bảo vệ của đê sông Đà và đê sông Hồng.
Về hiệu quả sản xuất điện năng, trớc khi có thuỷ điện Hoà Bình
nguồn năng lợng toàn quốc thiếu trầm trọng, phải cắt điện các phụ tải luân
phiên. Khi nhà máy thuỷ điện Hoà Bình phát điện thì tình trạng thiếu điện
đã giảm đi rất nhiều. Hệ thống đờng dây tải điện 500KV Bắc-Nam ra đời,
thuỷ điện Hoà Bình đã bổ sung kịp thời nguồn điện cho các tỉnh miền
Trung và miền Nam. Với thuỷ điện Hoà Bình đất nớc ta đã có nguồn điện
năng đủ mạnh góp phần mở rộng các khu công nghiệp lớn, phát triển lới
điện nông thôn, tạo nguồn lực cho việc xây dựng tiếp các nhà máy thuỷ
điện loại vừa và nhỏ ở khu vực miền Trung và Tây Nguyên.
Từ khi vận hành đến nay, về mùa khô nhà máy điều tiết phát điện xả
lũ xuống hạ lu lợng nớc luôn luôn lớn hơn 680m
3

/s vào thời kỳ đổ ải cho
nông nghiệp lên tới gần 1000m
3
/s đảm bảo cho các trạm bơm làm việc cấp
đủ nớc phục vụ gieo cấy kịp thời. Ngoài việc tăng lu lợng nớc về mùa kiệt
cho hạ lu còn góp phần đẩy mặn ra xa các cửa sông, nên đã tăng cờng đợc
diện tích trồng trọt ở khu vực này, mặt khác khi có công trình thuỷ điện
Hoà Bình đã cải thiện đáng kể phía thợng lu với hơn 200 km chiều dài
mặt nớc hồ để vận tải đờng thuỷ góp phần đem lại lợi ích rất lớn cho công
cuộc phát triển kinh tế xã hội của đồng bào các dân tộc vùng Tây Bắc.
Mùa kiệt đảm bảo đợc lu lợng theo quy định đã làm tăng mực nớc hạ lu từ
0,5 đến 1,5m tạo điều kiện cho các tàu thuyền đi lại phục vụ giao thông.
Để thực hiện đợc các nhiệm vụ nêu trên, Nhà máy thuỷ điện Hoà
Bình đã xây dựng một mô hình tổ chức khoa học và hợp lý.
Ban giám đốc bao gồm một Giám đốc và hai Phó Giám đốc.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo kiểm tra toàn diện các mặt hoạt
động của nhà máy đảm bảo nhà máy hoạt động đúng với điều lệ tổ chức
theo quyết định 08VN/HĐQT ngày 24/05/1995 do Chủ tịch HĐQT Tổng
công ty điện lực Việt Nam ký.
Một Phó Giám đốc kỹ thuật chỉ đạo đảm bảo thiết bị và công trình
vận hành an toàn, thực hiện đúng phơng thức đợc giao đảm bảo chất lợng
điện.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Một Phó Giám đốc vật t dự án chỉ đạo kế hoạch mua sắm vật t phụ
tùng theo quy định của Nhà nớc và Tổng công ty, chỉ đạo và thẩm định

luận chứng khảo sát thiết kế, dự toán hồ sơ mời thầu, xét thầu, các dự án
sửa chữa cải tạo nâng cấp theo phân cấp.
2. Giới thiệu về phòng Vật t Nhà máy thuỷ điện
Hoà Bình
2.1.Chức năng của phòng Vật t
Cùng với sự thành lập và phát triển của Nhà máy thủy điện Hoà Bình.
Phòng Vật t trực thuộc sự quản lý của Giám đốc và Phó Giám đốc quản lý
vật t. Giúp việc cho Giám đốc và nhà máy về lĩnh vực cung cấp và quản lý
vât t thiết bị và phụ tùng thay thế, đảm bảo cho nhà máy hoạt động an
toàn, đại tu sửa chữa các tổ máy đúng tiến độ, chỉ đạo về nghiệp vụ đối với
các phân xởng và thực hiện tốt chức năng quản lý vật t, thiết bị ở đơn vị.
Đồng thời báo cáo định kỳ với Giám đốc về quá trình quản lý và sử dụng
vật t, báo cáo lên cấp Tổng Công ty định kỳ về kết quả quản lý vật t của
nhà máy.
2.2.Nhiệm vụ của phòng Vật t
Tổ chức quản lý và hạch toán vật t trên máy vi tính nối mạng, Tổ
chức nghiên cứu học tập nghiên cứu chuyển giao cài đặt chơng trình và
thực hiện. Tiến hành cài đặt trên hệ thống máy tính có sẵn của các đơn vị
và vận hành thông suốt giữa các máy nối mạng cùng chia sẻ một tệp dữ
liệu tại máy chủ của Nhà máy, phân quyền sử dụng cơ sở dữ liệu, thông tin
thờng xuyên với quản trị mạng của Tổng công ty là
Trung tâm Khoa học Công nghệ Môi trờng và Máy tính để kịp thời xử
lý các tồn tại trong quá trình thực hiện.
- Quản lý tiếp nhận hàng nhập khẩu.
- Quyết toán vật t sửa chữa lớn và thu hồi, thanh lý vật t.
- Quản lý bảo quản vật t trong các kho.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Quản lý vật t xăng- dầu, dầu nhờn.
- Công tác nghiệp vụ.

+Quản lý sổ sách.
+Công tác báo cáo.
+ Luân chuyển chứng từ.
2.3. Sơ đồ tổ chức phòng vật t gồm 24 ngời
1.Trởng phòng 01 ngời trình độ đại học, tiếng anh, thành thạo máy vi
tính văn phòng.
- Trực tiếp phân công công việc cho từng nhân viên trong phòng bằng
văn bản và thoả thuận nhiệm vụ cụ thể thông qua hợp đồng lao động trớc
khi trình Giám đốc ký theo các điều khoản của luật lao động.
- Trực tiếp ký duyệt các giấy tờ xin ứng và thanh toán mua vật t thiết
bị của các nhân viên tiếp liệu sau khi đi giao dịch với tổ chức hoặc cá nhân
bán vật t.
- Lập đơn hàng theo nhu cầu vật t cho sửa chữa lớn và thờng xuyên,
tổ chức mời thầu tổ chức chấm thầu, dự thảo các hợp đồng mua bán vật t
và tổ chức thực hiện hợp đồng.
- Lập kế hoạch sửa chữa kho tàng mua sắm thiết bị nhằm nâng cao
hiệu quả công tác bảo quản, quản lý vật t dự phòng ngắn hạn và dài hạn.
- Tổ chức công tác dự phòng chống cháy nổ, cải thiện môi trờng làm
việc tại kho vật t, trang bị đầy đủ các trang thiết bị an toàn chống cháy nổ.
- Tổ chức kiểm tra đôn đốc thực hiện nhiệm vụ kế hoạch, lập báo cáo
kế hoạch hàng tháng hàng quý, tới từng tổ trong phòng đánh giá mức độ
hoàn thành nhiệm vụ của từng cá nhân sau 6 tháng và một năm công tác.
2.Phó phòng 01 ngời trình độ đại học, tiếng anh, thành thạo vi tính
văn phòng.
- Thay thế các chức năng của trởng phòng khi đi công tác vắng.
- Trực tiếp quản lý các nhân viên nghiệp vụ trong phòng.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Quản lý các hồ sơ kế hoạch cung cấp vật t cho sửa chữa thờng
xuyên, vật t sửa chữa lớn theo dự toán đã duyệt.

- Phân công mua sắm vật t cho từng nhân viên tiếp liệu theo kế hoạch
hàng tuần theo văn bản, theo dõi và đôn đốc tiến độ nhập hàng để có kế
hoạch cấp phát.
- Duyệt cấp các yêu cầu vật t của các đơn vị sử dụng vật t phục vụ sản
xuất và sửa chữa lớn trên cơ sở kế hoạch vật t hàng tháng.
- Quản lý hớng dẫn vận hành và cài đặt phần mềm quản lý vật t của
Tổng Công ty cho các máy tính sử dụng chơng trình và hạch toán vật t của
phòng Vật t.
3.Nhân viên tiếp liệu trình độ trung cấp 03 ngời
- Thay mặt phòng Vật t đi giao dịch tiếp nhận vật t đợc điều chuyển
trong ngành, mua vật t tại các vơ sở bán buôn bán lẻ theo phơng thức chào
hàng cạnh tranh và tham khảo giá cả trong tạp chí thị trờng phát triển.
- Tham gia các cuộc hội nghị khách hàng và viết tham luận theo phân
công của Trởng phòng.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Chịu trách nhiệm về chất lợng số lợng vât t từ khi nhập kho đến khi
xuất cho đơn vị sử dụng đợc đơn vị sử dụng chấp nhận.
- Lập các báo cáo tổng hợp mua hàng theo yêu cầu của trởng phòng
đối chiếu công nợ kiểm tra và lập hoá đơn mua hàng.
4. Nhân viên thống kê 03 ngời
- Đảm bảo số lợng cân đối, chủng loại vật t trên sổ sách và thực tế
kho.
- Lập các báo cáo, hồ sơ quyết toán vật t.
- Thực hiện các công tác nghiệp vụ khác.
5.Nhân viên thủ kho 04 ngời trình độ trung cấp kỹ thuật, công nhân
kỹ thuật, có thâm niên công tác 3 năm trở lên
- Thủ kho vật liệu điện và dụng cụ cơ khí.

- Thủ kho thiết bị và phụ tùng dự phòng tua bin, máy phát điện, trạm
phân phối.
- Thủ kho vật t thu hồi & phụ tùng ô tô- máy thi công.
- Thủ kho vật liệu xây dựng, sơn, xăng, dầu nhờn, dầu cách điện, kim
khí.
6.Tổ cấp vật t tại chân công trình, lao động kho, nạp ắc quy ôtô 12
ngời
Nhiệm vụ đảm bảo các hoạt động trong 4 kho trên địa bàn, giữa các
kho và mặt bằng Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình tổ chức hoạt động nh một
tổ sản xuất trực tiếp.
Một tuần một 2 lần vào thứ 3 và thứ 5 nhận vật t theo hoá đơn do
thống kê lập theo nhu cầu của các đơn vị sản xuất.
Thc tế tình hình công nghệ thông tin tại phòng Vật t: Hiện tại Phòng
có 6 máy tính đều đã sử dụng chơng trình phần mềm quản lý vật t do Tổng
Công ty cung cấp tích hợp quản lý vật t và tài chính.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
chơng II
Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế
hệ thống thông tin
1. hệ thống thông tin phục vụ quản lý
1.1.Khái niệm
a.Thông tin
Đợc hiểu theo nghĩa thông thờng là một thông báo hay bản tin nhận
đợc làm tăng sự hiểu biết của đối tợng nhận tin về một vấn đề nào đó.
Thông tin là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tợng.
Thông tin có thể tồn tại dới hình thức; Ví dụ nh: tiếng nói, hình ảnh,
bảng biểu, chữ viết,
Thông tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và
phát ra quyết định để điều khiển một hệ thống nào đó. Hệ thống này có thể

là trong tự nhiên, xã hội hay t duy. Quá trình thu thập thông tin - truyền tin
- nhận tin - xử lý tin - lựa chọn quyết định - rồi lại tiếp tục nhận tin... là
một chu trình vận động liên tục khép kín trong một hệ thống nhất định.
b.Thông tin trong quản lý
Quản lý đợc hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin thành
hành động, một việc tơng đơng với quá trình ra quyết định.
Thông tin quản lý là thông tin có ít nhất một nhà quản lý dùng hay có
ý định dùng vào mục đích quản lý của mình.
Trong một mô hình quản lý đợc phân thành hai cấp: chủ thể quản lý
và đối tợng quản lý, mối quan hệ giữa chúng và dòng thông tin lu chuyển
đợc mô tả trong mô hình sau:
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Thông tin vào: thông tin từ môi trờng.
- Thông tin ra: thông tin ra môi trờng.
- Thông tin quản lý: thông tin quyết định.
- Thông tin phản hồi: thông tin tác nghiệp.
c. Một số khái niệm về hệ thống thông tin
- Hệ thống thông tin là tập hợp những yếu tố bao gồm con ngời, các
thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, thiết bị liên lạc... thực hiện hoạt
động thu thập, lu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các
ràng buộc đợc gọi là môi trờng.
- Hệ thống thông tin đợc xác định nh tập hợp các thành phần đợc tổ
chức để thu thập, xử lý, lu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin trợ giúp
việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức.
- Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng các nguyên liệu tin học
(máy tính và các thiết bị trợ giúp), các chơng trình phần mềm (các chơng
trình tin học và các thủ tục) và con ngời (ngời sử dụng và các nhà tin học)
để thực hiện các hoạt động thu thập, cập nhật, lu trữ, xử lý, biến đổi dữ liệu
thành các sản phẩm thông tin.

Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Nói tóm lại, mỗi khái niệm có một cách diễn đạt khác nhau nhng đều
có ý chung đó là: Hệ thống thông tin là một hệ thống nhằm mục đích thu
thập, lu trữ, xử lý và truyền thông tin.
Hệ thống thông tin bao gồm: đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin
đợc lấy từ các nguồn (Sources) và đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng
với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc. Kết quả xử lý (Outputs) đợc chuyển
đến các đích (Destination) hoặc đựơc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu
(Storage).
Nh hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ
phận đa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, bộ phận đa dữ liệu ra.
1.2.Thông tin và xử lý thông tin trong tổ
chức
Nhiệm vụ của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là xử lý các
thông tin kinh doanh, tức là thông tin dùng cho mục đích kinh doanh trong
doanh nghiệp.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Xử lý thông tin là tập hợp những thao tác áp dụng lên các thông tin
nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng đợc: làm cho chúng trở
thành hiểu đợc, tổng hợp hơn, truyền đạt đợc, hoặc có dạng đồ hoạ,...
Hệ thống thông tin bao gồm 2 thành phần cơ bản:
- Các dữ liệu: Đó là các thông tin đợc lu trữ và duy trì nhằm phản ánh
thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp.
- Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin.
Theo quan điểm hệ thống thì hệ thống quản lý trong một tổ chức kinh
doanh bao gồm các hệ sau:
- Hệ quyết định.
- Hệ thông tin.

- Hệ tác nghiệp.
a. Mô hình logic
Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực
hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và
những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Nó không quan tâm tới phơng
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
tiện đợc sử dụng cũng nh địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu đợc xử lý.
Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc
dịch vụ mô tả thuộc mô hình lôgíc này.
Hình 6: Ba mô hình của một hệ thống thông tin
b. Mô hình vật lý ngoài
Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ
thống nh là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng nh hình thức
của đầu vào và của đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, những dịch
vụ, bộ phận, con ngời và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục
thủ công cũng nh những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại
màn hình hoặc bàn phím đợc sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt
thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử
lý dữ liệu khác nhau xảy ra.
c. Mô hình vật lý trong
Liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không
phải là cái nhìn của ngời sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn
đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị đợc dùng để thực
hiện hệ thống, dung lợng kho lu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật
lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chơng trình và ngôn ngữ
thể hiện.
1.3.Tầm quan trọng của hệ thống thông tin
hoạt động tốt
Khi đã có hệ thống thông tin rồi thì vấn đề quan trọng là làm sao hệ

thống đó hoạt động có hiệu quả, hiệu quả của nó chính là chất lợng của
thông tin đầu ra. Và có thể dễ dàng thấy đợc rằng nếu hệ thống hoạt động
xấu nó cũng chính là nguồn gốc sinh ra những hậu quả nghiêm trọng khác.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Hoạt động tốt hay xấu của hệ thống thông tin đợc đánh giá thông qua chất
lợng của thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lợng của thông tin nh
sau:
- Tin cậy.
- Đầy đủ.
- Thích hợp và dễ hiểu.
- Đợc bảo vệ.
- Đúng thời điểm.
Ngoài những tiêu chuẩn cơ bản trên đây thì tuỳ từng cơ quan, đơn vị
mà nó còn kèm theo một vài tiêu chuẩn khác nữa nh:
- Các thao tác phải luôn chuẩn xác và ổn định.
- Luôn luôn cập nhật thông tin một cách liên tục và thờng xuyên, đảm
bảo cho ra đợc các báo cáo tại mọi thời điểm.
- Phần mềm phải có giao diện đẹp, hài hào, thân thiện.
2. các mô hình hệ thống thông tin
2.1.Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD)
Mục đích của BFD: Tăng cờng cách tiếp cận lô gíc tới việc phân tích
hệ thống và chỉ ra miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức
giúp xác định phạm vi hệ thống cần phân tích.
Một BFD đầy đủ gồm:
- Tên chức năng.
- Mô tả có tính chất tờng thuật.
- Đầu vào của chức năng.
- Đầu ra của chức năng.
- Các sự kiện gây ra sự thay đổi.

Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Sơ đồ BFD chỉ cho ta biết cần phải làm gì chứ không chỉ ra là phải
làm thế nào, ở đây chúng ta không cần phân biệt chức năng hành chính với
chức năng quản lý. Tất cả các chức năng đó đều quan trọng và cần đợc xử
lý giống nhau nh một phần của cùng một cấu trúc.
2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
Mục đích của DFD là trợ giúp cho 4 hoạt động chính của nhà phân
tích.
- Liên lạc: DFD mang tính đơn giản, dễ hiểu đối với ngời phân tích và
ngời dùng.
- Tài liệu: đặc tả yêu cầu hình thức và yêu cầu thiết kế hệ thống là
nhân tố đơn giản việc tạo và chấp nhận tài liệu.
- Phân tích DFD: để xác định yêu cầu của ngời sử dụng.
- Thiết kế: phục vụ cho việc lập kế hoạch và minh họa các phơng án
cho nhà phân tích và ngời dùng xem xét khi thiết kế hệ thống mới.
Một số các ký pháp thờng dùng:
- Hình tròn: Bên trong hình tròn có chứa các tên tiến trình. Tên của
một tiến trình có dạng: động từ + bổ ngữ.
Tiến trình là một dãy các thao tác, nó làm biến đổi trạng thái của hệ
thống chuyển từ hệ thống này sang hệ thống khác xuất phát từ một trạng
thái ban đầu nào đó. Mỗi tiến trình trong DFD đợc bao trong một vòng
tròn và mỗi tiến trình phải có chức năng biến đổi thông tin. Nghĩa là có
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
chức năng biến đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó nh tổ chức lại,
bổ sung tạo thông tin mới.
Ví dụ:
Tên của tiến trình trong DFD phải trùng với tên của chức năng trong
BFD tơng ứng vì giữa hai mô hình này có mối quan hệ mật thiết với nhau,

chúng kiểm tra và bổ sung lẫn nhau.
- Dòng dữ liệu: là nơi chuyển thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến
trình. Nó đợc chỉ ra trên sơ đồ bằng một đờng kẻ có mũi tên ở ít nhất một
đầu. Mũi tên chỉ ra hớng của dòng thông tin.
Tên dữ liệu
Hình 8:Ký hiệu dòng dữ liệu
Ví dụ: Hóa đơn bán hàng
- Kho dữ liệu: Kho dữ liệu đợc ký hiệu:
Bên trong là tên kho
Kho dữ liệu trong sơ đồ DFD là nơi lu trữ thông tin trong 1 khoảng
thời gian nào đó. Từ một kho dữ liệu có thể có những dòng dữ liệu đi ra, ta
Website: Email : Tel : 0918.775.368