Hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH và PT Thiều Hiền

Website: Email : Tel : 0918.775.368
Lời mở đầu
Vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề đầu tiên cho một doanh nghiệp hình
thành và tồn tại, là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp hoàn thành cũng nh
thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Trong điều kiện hiện nay
phạm vi hoạt động của doang nghiệp không còn bị giới hạn ở trong nớc mà đã
đợc mở rộng, tăng cờng hợp tác với nhiều nớc trên thế giới. Do đó, quy mô và
kết cấu của vốn bằng tiền rất lớn và phức tạp, việc sử dụng và quản lý chúng
có ảnh hởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Mặt khác, kế toán là công cụ để điều hành quản lý các hoạt động tính
toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ tài sản, sử dụng tiền vốn nhằm đảm bảo
quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong công tác
kế toán của doanh nghiệp chia ra làm nhiều khâu, nhiều phần hành nhng giữa
chúng có mối quan hệ hữu cơ gắn bó tạo thành một hệ thống quản lý thực sự
có hiệu quả cao. Thông tin kế toán là những thông tin về tính hai mặt của mỗi
hiện tợng, mỗi quá trình : Vốn và nguồn, tăng và giảm ... Mỗi thông tin thu đ-
ợc là kết quả của quá trình có tính hai năm: thông tin và kiểm tra. Do đó, việc
tổ chức hạch toán vốn bằng tiền là nhằm đa ra những thông tin đầy đủ nhất,
chính xác nhất về thực trạng và cơ cấu của vốn bằng tiền, về các nguồn thu và
sự chi tiêu của chúng trong quá trình kinh doanh để nhà quảnlý có thể nắm
bắt đợc những thông tin kinh tế cần thiết, đa ra những quyết định tối u nhất về
đầu t, chi tiêu trong tơng lai nh thế nào. Bên cạnh nhiệm vụ kiểm tra các
chứng từ, sổ sách về tình hình lu chuyển tiền tệ, qua đó chúng ta biết đơc hiệu
quả kinh tế của đơn vị mình.
Thực tế ở nớc ta trong thời gian qua cho thấy ở các doanh nghiệp, đặc
biệt là doanh nghiệp nhà nớc, hiệu quả sử dụng vốn đầu t nói chung và vốn
bằng tiền nói riêng còn rất thấp , cha khai thác hết hiệu quả và tiềm năng sử
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
dụng chúng trong nền kinh tế thị trờng để phục vụ sản xuất kinh doanh, công
tác hạch toán bị buông lỏng kéo dài.

Xuất phát từ những vần đề trên và thông qua một thời gian thực tập em
xin chọn đề tài sau để đi sâu vào nghiên cứu và viết báo cáo:Hạch toán kế
toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH TM & PT Thiều Hiền
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Phần Thứ nhấT:Đặc điểm tình hình chung của
công ty TNHH Thơng mại & phát triển thiều hiền
I. Vài nét khái quát chung về Công ty TNHH TM&PT Thiều Hiền:
1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty:
Công ty TNHH TM&PT Thiều Hiền đợc thành lập từ ngày 28/11/2001 và
chính thức đợc cấp giấy phép kinh doanh vào ngày 02/08/2001 theo số
127173,cho đến nay công ty đã có 7 năm hình thành và phát triển, với chức
năng chuyên kinh doanh các loại bình lọc nớc Inox, bồn chứa,đồ gia
dụng...phục vụ cho nhu cầu ngày càng tăng của xã hội.Công ty có trụ sở chính
tại Trơng Định-HBT-Hà Nội. Hàng năm công ty luôn hoàn thành vợt mức kế
hoạch đề ra, năm sau cao hơn năm trớc và là một trong những đơn vị kinh
doanh có đóng góp không nhỏ vào NSNN.
Do khối lợng công việc ngày một lớn,nhiều hơn trớc, số lợng công nhân
viên ngày một tăng.Vì vậy công ty đã quyết định mở rộng kinh doanh ra các
tỉnh thành trong nớc.
Từ khi đợc thành lập tới nay Công ty TNHH TM&PT Thiều Hiền luôn áp
dụng những hình thức kinh doanh mới nhất và quá trình tìm hiểu thị trờng nên
các mặt hàng của công ty kinh doanh luôn đợc thị trờng chấp nhận và uy tín của
công ty ngày một nâng cao.
2. Vai trò chức năng, nhiệm vụ của công ty:
+ Nhiệm vụ cơ bản, chức năng của Công ty TNHH TM&PT Thiều Hiền:
- Công ty TNHH TM&PT Thiều Hiền đợc giao nhiệm vụ cơ bản chuyên
kinh doanh bình lọc nớc, bình chứa, bồn chứa, đồ gia dụng Inox và bằng nhựa
- Với nhiệm vụ và chức năng này thì công ty đã đem hết khả năng để hoàn
thành nhiệm vụ, đa dạng mẫu mã,chủng loại các sản phẩm tạo nhiều việc làm

cho công nhân viên.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
+ Vai trò của công ty:
Cung cấp ra thị trờng các mặt hàng bình chứa,bồn nớc,đồ gia dụng...phục
vụ nhu cầu trên toàn quốc và xuất khẩu sang các nớc trong khu vực...tạo nên sự
đa dạng về chủng loại hàng hoá trên thị trờng trong nớc.
3. Thuận lợi và khó khăn của công ty:
3.1. Thuận lợi:
+ Thứ nhất: Với quyền sử dụng diện tích mặt bằng thì công ty TNHH
TM&PT Thiều Hiền có rất nhiều thuận lợi để xây dựng văn phòng đại lý
lớn,nhỏ để mở rộng kinh doanh phục vụ nhu cầu kinh doanh đem lại lợi nhuận
cho công ty mình.
+ Thứ hai:Công ty có trụ sở chính tại Hà Nội là thủ đô- trái tim của cả n-
ớc, là trung tâm văn hoá, kinh tế, chính trị nên công ty hấp dẫn các nhà đầu t n-
ớc ngoài đồng thời thu hút cho mình nguồn lao động lớn.Trong số công nhân
viên của công ty nhiều ngời có trình độ ĐH, CĐ, THCN; còn công nhân kinh
doanh đều đã đợc đào tạo nghiệp vụ bán hàng.Đồng thời với việc đa dạng hoá
các loại sản phẩm có mẫu mã đẹp, chất lợng cao nên đã thu hút đợc sự chú ý
của khách hàng trong nớc cũng nh ngoài nớc; uy tín của công ty ngày một nâng
cao trên thị trờng.
+ Thứ ba: Ban lãnh đạo công ty luôn quan tâm tìm tòi và mở rộng thị tr-
ờng cũng nh quan tâm đến đời sống vật chất, tinh thần của công nhân viên trong
toàn công ty nên công nhân viên có việc làm ổn định, tăng thu nhập,đời sống đ-
ợc nâng cao. Từ đó họ đã đem hết nhiệt tình và khả năng của mình vào quá
trình kinh doanh của công ty,đa các sản phẩm đạt tiêu chuẩn cao đến tay khách
hàng, thị trờng ngày càng mở rộng.
3.2 Bên cạnh những thuận lợi thì Công ty TNHH TM&PT Thiều Hiền
cũng gặp phải một số khó khăn nhất định:
+ Thứ nhất: Do nằm trong guồng quay của nền kinh tế thị trờng nên công

ty luôn phải cạnh tranh với các mặt hàng cùng chủng loại trên thị trờng.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
+ Thứ hai: Công nhân cần cù, chịu khó học hỏi kinh nghiệm nhng cha có
tác phong công nghịêp,cha năng động trong kinh doanh.
+ Thứ ba:Dù đợc sự quan tâm của các cấp công ty đã đầu t cơ sở hạ tầng,
vật chất nhng vẫn còn thiếu thốn và gặp khó khăn nên đã hạn chế phần nào kết
quả kinh doanh.
Tuy nhiên với những lợi thế mà công ty có đợc thì công ty vẫn tiếp tục
phát huy mạnh hơn nữa và công ty sẽ khắc phục những khó khăn này trong tơng
lai.
4. Một số chỉ tiêu đạt đợc:
- Mặc dù là một công ty TNHH vừa kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm đến
tay ngời tiêu dùng nhng vẫn đợc ngời tiêu dùng bình chọn và sử dụng ngày một
nhiều hơn.Qua đó khẳng định đợc vị thế của công ty cũng nh thơng hiệu của
sản phẩm trên thị trờng.
- Chất lợng sản phẩm của công ty không chỉ đạt tiêu chuẩn chất lợng cao
nhất mà còn ở giá cả hợp lý phù hợp với túi tiền của ngời tiêu dùng.
Với điều kiện thuận lợi nh vậy, công ty TNHH TM&PT Thiều Hiền đã
đạt đợc doanh thu tiêu thụ sản phẩm hàng hoá là tơng đối lớn. Do vòng quay
của vốn nhanh nên tổng doanh thu của các năm đã tăng dần. Năm 2002 doanh
thu chỉ đạt 17 tỷ đồng đến năm 2012 đã tăng lên 22 tỷ đồng. Nh vậy đã tăng
gấp 1,3 lần. Doanh thu tăng mạnh nên lợi nhuận của công ty đạt đợc cũng tăng;
Năm 2012 đã tăng so với năm 2002 là 1,3 lần.
Do công việc của công ty ngày một nhiều nên số công nhân viên cũng
tăng. Năm 2002 chỉ có 200 lao động đến năm 2012 đã tăng lên 220 lao động.
Thu nhập bình quân theo đầu ngời tăng dần theo thời gian.
Cụ thể đợc thể hiện theo bảng sau:

Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
ĐV: 1000 đ
Một số thông tin về tài chính
của công ty
Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004
Tổng doanh thu 17.000.000 18.000.000 22.000.000
Tổng lợi nhuận 850.000 900.000 1100.000
Thuế và các khoản phải nộp
Nhà nớc
350.000 370.000 450.000
Lao động(ngời) 150 150 170
Thu nhập bình quân 870 910 1.181.000
Tổng vốn 19.100.000 18.350.000 17.780.000
Vốn cố định 17,000,000 15.150.000 13.080.000
Vốn lu động 2.000.000 3.200.000 4.700.000
II. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty:
1. Đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
2. Vai trò chức năng của từng bộ phận:
Website: Email : Tel : 0918.775.368
giám đốc
Chi nhánh
phân phối
hàng hoá
Giám đốc
tài chính
Kế toán
Phó giám
đốc

Giám đốc
kinh doanh
Marketing
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Giám đốc công ty là ngời có quyền quyết định cao nhất trong công ty,
chức năng thâu tóm mọi hoạt động của công ty.
- Phó giám đốc: hỗ trợ cho giám đốc đồng thời trực tiếp quản lý về lao
động nhân sự cùng với đời sống vật chất tinh thần cán bộ công nhân viên.
- Phòng tài chính kế toán: chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp về tình hình
tài chính và công tác kế toán của đơn vị.
- Phòng kinh doanh maketing: chịu trách nhiệm về quá trình tiêu
thụ sản phẩm và các chiến lợc quảng bá sản phẩm của công ty trên thị trờng.
Với cách bố trí khoa học này đã đảm bảo đợc sự hoạt động liên tục,
thông suốt của công ty.
III. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:
I. Sơ đồ bộ máy kế toán của đơn vị:
Kế toán trởng là ngời nắm quyền điều hành trong phòng, giao nhiệm vụ cho
từng kế toán viên chịu trách nhiệm từng khâu hoặc từng phần công việc trong
khâu đó.Từ đó hình thành mối quan hệ giữa kế toán trởng với các nhân viên kế
toán trong phòng.
Các nhân viên trong phòng kế toán chịu trách nhiệm trực tiếp các phần kế
toán đợc giao. Đồng thời cũng có trách nhiệm giúp đỡ lẫn nhau để hoàn thành
công việc của phòng kế toán.
II. Hình thức kế toán đơn vị áp dụng:
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Kế toán trởng
Kế toán
công nợ Thủ quỹ
Kế toán
thuế

Kế toán
lơng
Website: Email : Tel : 0918.775.368
III. Công ty TNHH TM&PT Thiều Hiền áp dụng hình thức kế toán chứng từ
ghi sổ theo chế độ chứng từ QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày
01/11/1995 của Bộ Tài chính.
- Trình tự
1 1
1
3
4 2a 2 2b
4 5
5
4
5
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Đối chiếu
*.Ưu điểm: Với hình thức này thì có nhiều u điểm, sổ đơn giản, rõ ràng, dễ làm,
thuận lợi cho việc phân công lao động kế toán và áp dụng các phơng tiện kỹ thuật
trong tính toán. Tuy nhiên nó cũng còn tồn tại một số hạn chế.
Ngoài hình thức này thì một số Doanh nghiệp còn áp dụng các hình thức
kế toán khác nh:
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ quỹ
Sổ, thẻ kế toán chi
tiết
Bảng tổng hợp chi

tiết
Sổ cái
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Bảng đối chiếu số phát sinh
Bảng cân đối kế toán và các
báo cáo kế toán
Bảng cân đối kế toán và các
báo cáo kế toán
Bảng cân đối kế toán và các
báo cáo kế toán
Website: Email : Tel : 0918.775.368
H×nh thøc kÕ to¸n: nhËt ký chung,nhËt ký sæ c¸i,nhËt ký chøng tõ.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Phần Thứ Hai:Một Số Vấn Đề Lý Luận cơ Bản Về Hạch
Toán Kế Toán Vốn Bằng Tiền &Thực Trạng Công Tác Kế
ToánVốn Bằng Tiền Tại Công Ty TNHH TM & PT Thiều Hiền
Ch ơng I :Một số vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán kế toán
vốn bằng tiền.
I. Tổng quát về vốn bằng tiền
1. Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền:
Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ hiện thực do đơn vị sở hữu, tồn
tại dới hình thái giá trị và thực hiện chức năng phơng tiện thanh toán trong quá
trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là một loại tài sản mà
doanh nghiệp nào cũng có và sử dụng.
Theo hình thức tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp đợc chia thành:
- Tiền Việt Nam: là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc do Ngân hàng
Nhà nớc Việt Nam phát hành và đợc sử dụng làm phơng tiện giao dịch chính
thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Ngoại tệ: Là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc không phải do Ngân
hàng Nhà nớc Việt Nam phát hành nhng đợc phép lu hành chính thức trên thị tr-
òng Việt nam nh các đồng: đô là Mỹ (USD), bảng Anh (GBP), phrăng Pháp
( FFr), yên Nhật ( JPY), đô là Hồng Kông ( HKD), mác Đức ( DM) ...
- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là tiền thực chất, tuy nhiên đợc lu trữ chủ
yếu là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thờng khác chứ không phải vì
mục đích thanh toán trong kinh doanh.
- Nếu phân loại theo trạng thái tồn tại ,vốn bằng tiền của doanh
nghiệp bao gồm:
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Tiền tại quỹ: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ ,bạc vàng, kim khí quý, đá quý,
ngân phiếu hiện đang đợc giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu
trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh.
- Tiền gửi ngân hàng: là tiền Việt Nam, ngoại tệ , vàng, bạc, kim khí quý đá
quý mà doanh nghiệp đang gửitại tài khoản của doanh nghiệp tại Ngân hàng.
- Tiền đang chuyển: là tiền đang trong quá trình vần động để hoàn thành chức
năng phơng tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái
này sang trạng thái khác.
2. Đặc điểm vốn bằng tiền và nhiệm vụ, nguyên tắc hạch toán:
Đặc điểm vốn bằng tiền.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa đợc sử dụng để đáp
ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật t,
hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các
khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đói hỏi doanh nghiệp
phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là
đối tợng của sự gian lận và ăn cắp. Vì thế trong quá trình hạch toán vốn bằng
tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự ăn cắp hoặc lạm dụng là rất
quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên
tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nớc. Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ

của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không đợc vợt quá mức tồn quỹ
mà doanh nghiệp và Ngân hàng đã thoả thuận theo hợp dồng thơng mại, khi có
tiền thu bán hàng phải nộp ngay cho Ngân hàng.
Nhiệm vụ.
Xuất phát từ những đặc điểm nêu trên, hạch toán vốn bằng tiền phải thực hiện
các nhiệm vụ sau:
- Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có của từng
loại vốn bằng tiền.
- Giám đốc thờng xuyên tình hình thực hiện chế độ quản lý tiền mặt, kỷ luật
thanh toán, kỷ luật tín dụng.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, thờng xuyên kiểm tra đối
chiếu số liệu của thủ quỹ và kế toán tiền mặt.
- Tham gia vào công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, phản ánh kết quả kiểm kê kịp
thời.
Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền mặt bao gồm :
- Hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị giá trị là đồng Việt
nam để phản ánh tổng hợp các loại vốn bằng tiền.
- Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam để
ghi sổ kế toán. Đồng thời phải theo dõi cả nguyên tệ của các loại ngoại tệ đó.
- Đối với vàng bạc, kim khí quý đá quý phản ánh ở tài khoản vốn bằng tiền chỉ
áp dụng cho doanh nghiệp không kinh doanh vàng bạc, kim khí quý đá quý phải
theo dõi số lợng trọng lợng, quy cách phẩm chất và giá trị của từng loại, từng
thứ. Giá nhập vào trong kỳ đợc tính theo giá thực tế, còn giá xuất có thể đợc
tính theo một trong các phơng pháp sau:
+ Phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền giữa giá đầu kỳ và giá các lần
nhập trong kỳ.
+ Phơng pháp giá thực tế nhập trớc, xuất trớc.
+ Phơng pháp giá thực tế nhập sau, xuất trớc.

- Phải mở sổ chi tiết cho từng loại ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
theo đối tợng, chất lợng ... Cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ
vàng bạc, kim khí quý, đá quý theo giá vào thời điểm tính toán để có đợc giá trị
thực tế và chính xác.
Nếu thực hiện đúng các nhiệm vụ và nguyên tắc trên thì hạch toán vốn bằng
tiền sẽ giúp cho doanh nghệp quản lý tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc
thực hiện kế hoạch thu chi và sử dụng vốn có hiệu quả cao.
II. Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền:
1. Luân chuyển chứng từ:
Để thu thập thông tin đầy đủ chính xác về trạng thái và biến động của tài
sản cụ thể nhằm phục vụ kịp thời ban lãnh đạo, chỉ đạo điều hành kinh doanh
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
của doanh nghiệp và làm căn cứ ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng chứng từ
kế toán.
Chứng từ kế toán là những phơng tiện chứng minh bằng văn bản cụ thể tính
hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mọi hoạt động kinh tế tài chính trong
doanh nghiệp đều phải lập chứng từ hợp lệ chứng minh theo đúng mẫu và phơng
pháp tính toán, nội dung ghi chép quy định. Một chứng từ hợp lệ cần chứa đựng
tất cả các chỉ tiêu đặc trng cho nghiệp vụ kinh tế đó về nội dung, quy mô, thời
gian và địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng nh ngời chịu trách nhiệm về nghiệp vụ,
ngời lập chứng từ ...
Cũng nh các loại chứng từ phát sinh khác, chứng từ theo dõi sự biến động của
vốn bằng tiền luôn thờng xuyên vận động, sự vận động hay sự luân chuyển đó
đợc xác định bởi khâu sau:
- Tạo lập chứng từ : Do hoạt động kinh tế diễn ra thờng xuyên và hết sức đa
dạng nên chứng từ sử dụng để phản ánh cũng mang nhiều nội dung, đặc điểm
khác nhau. Bởi vậy, tuỳ theo nội dung kinh tế, theo yêu cầu của quản lý là phiếu
thu, chi hay các hợp đồng ... mà sử dụng một chứng từ thích hợp. Chứng từ phải
lập theo mẫu nhà nớc quy định và có đầy đủ chữ ký của những ngời có liên

quan.
- Kiểm tra chứng từ : Khi nhận đợc chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp
pháp, hợp lý của chứng từ : Các yếu tố phát sinh chứng từ, chữ ký của ngời có
liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ. Chỉ sau khi chứng từ đợc
kiểm tra nó mới đợc sử dụng làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
- Sử dụng chứng từ cho kế toán nghiệp vụ và ghi sổ kế toán: cung cấp nhanh
thông tin cho ngời quản lý phần hành này:
+ Phân loại chứng từ theo từng loại tiền, tính chất, địa điểm phát sinh phù
hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán.
+ Lập định khoản và ghi sổ kế toán chứng từ đó.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán: trong kỳ hạch toán,
chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải đợc bảo quản và có thể tái sử dụng để kiểm
tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
- Lu trữ chứng từ : Chứng từ vừa là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán, vừa là tài
liệu lịch sử kinh tế của doanh nghiệp. Vì vậy, sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch
toán, chứng từ đợc chuyển sang lu trữ theo nguyên tắc.
+ Chứng từ không bị mất.
+ Khi cần có thể tìm lại đợc nhanh chóng.
+ Khi hết thời hạn lu trữ, chứng từ sẽ đợc đa ra huỷ.
2. Hạch toán tiền mặt tại quỹ:
Mỗi doanh nghiệp đều có một lợng tiền mặt tại quỹ để phục vụ cho nhu cầu
chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. Thông thờng tiền giữ tại
doanh nghiệp bao gồm : giấy bạc ngân hàng VIệt Nam, các loại ngoại tệ , ngân
phiếu, vàng bạc, kim loại quý đá quý ...
Để hạch toán chính xác tiền mặt, tiền mặt của doanh nghiệp đợc tập trung tại
quỹ. Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo quản tiền
mặt đều so thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Pháp lệnh kế toán, thống kê
nghiêm cấm thủ quỹ không đợc trực tiếp mua, bán hàng hoá, vật t, kiêm nhiệm

công việc tiếp liệu hoặc tiếp nhiệm công việc kế toán.
2.1. Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền mặt:
Việc thu chi tiền mặt tại quỹ phải có lệnh thu chi. Lệnh thu, chi này phải có
chữ ký của giám đốc (hoặc ngời có uỷ quyền) và kế toán trởng. Trên cơ sở các
lệnh thu chi kế toán tiến hành lập các phiếu thu - chi. Thủ quỹ sau khi nhận đợc
phiếu thu - chi sẽ tiến hành thu hoặc chi theo những chứng từ đó. Sau khi đã
thực hiện xong việc thu - chi thủ quỹ ký tên đóng dấu Đã thu tiền hoặc Đã
chi tiền trên các phiếu đó, đồng thời sử dụng phiếu thu và phiếu chi đó để ghi
vào sổ quỹ tiền mặt kiêm báo caó quỹ. Cuối ngày thủ quỹ kiểm tra lại tiền tại
quỹ, đối chiếu với báo cáo quỹ rồi nộp báo cáo quỹ và các chứng từ cho kế toán.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Ngoài phiếu chi, phiếu thu là căn cứ chính để hạch toán vào tài khoản 111
còn cần các chứng từ gốc có liên quan khác kèm vào phiếu thu hoặc phiếu chi nh-
: Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tiền tạm ứng, hoá đơn bán hàng,
biên lai thu tiền ...
Ta có phiếu thu, phiếu chi và sổ quỹ tiền mặt nh sau:
Đơn vị: Số ...................
Mẫu 01-TT.
Phiếu thu QĐ số 1141 TC/ CĐKT
Ngày 1/ 11/ 1995
Ngày ................. của BTC.
Nợ ...............
Có ................
Họ và tên ngời nộp: ......................................
Địa chỉ : ......................................
Lý do nộp : .....................................
Số tiền : .................................... (Viết bằng
chữ) ..............................................................................................................
....

Kèm theo ........................chứng từ gốc.
Ngày tháng năm.
Thủ trởng Kế toán Ngời lập Ngời Thủ
đơn vị trởng biểu nộp quỹ
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Đơn vị: Số: .............KT/ KR
Ngày: ..................
Phiếu chi
TK Nợ Trả cho: ..............................................................
Do ông (bà) .......................................................
CMT ............cấp ngày.........................................
................................. ..................... ký nhận.
Diễn giải: ....................................................
......................... đ
........................
Kèm ..................................chứng từ gốc.
Ngày Tháng Năm
Ngày .................. Trởng phòng Kiểm Thủ Ngời lập
Ngời nhận ký tên: .... kế toán soát quỹ phiếu
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Sổ quỹ tiền mặt
(Kiêm báo cáo quỹ)
Ngày ......tháng .......năm....
Số hiệu chứng từ Diễn giải Số tiền
Thu Chi Thu Chi
Số d đầu ngày
Phát sinh trong ngày
.......................................

Cộng phát sinh
Số d cuối ngày
Kèm theo ............. chứng từ thu
............ chứng từ chi.
Ngày ...........tháng...........năm....
Thủ quỹ ký
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
2.2. Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán:
Tài khoản để sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ là TK 111 Tiền mặt. Kết
cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này bao gồm:
Bên nợ:
+ Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá
quý nhập quỹ, nhập kho.
+ Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê.
+ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng khi điều chỉnh.
Bên có:
+ Các khoản tiền mặt ngân phiếu, ngoại tệ, kim khí quý, đá quý, vàng , bạc
hiện còn tồn quỹ.
+ Số thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê.
+ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm khi điều chỉnh.
- D nợ : Các khoản tiền, ngân phiếu, ngoại tệ,vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
hiện còn tồn quỹ.
Tài khoản 111 gồm 3 tài khoản cấp 2.
- Tài khoản 111.1 Tiền Việt Nam phản ánh tình hình thu, chi, thừa , thiếu,
tồn quỹ tiền Việt Nam, ngân phiếu tại doanh nghiệp.
- Tài khoản 111.2 Tiền ngoại tệ phản ánh tình hình thu chi, thừa, thiếu,
điều chỉnh tỷ giá, tồn qũy ngoại tệ tại doanh nghiệp quy đổi ra đồng Việt Nam.
- Tài khoản 111.3 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh giá trị vàng,
bạc, kim khí quý, đá quý nhập, xuất thừa, thiếu , tồn quỹ theo giá mua thực tế.

Cơ sở pháp lý để ghi Nợ Tk 111 là các phiếu thu còn cơ sở để ghi Có TK 111
là các phiếu chi.
Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ trên Tk 111:
- Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 số tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc,
kim khí quý, đá quý thực tế nhập, xuất quỹ.
- Các khoản tiền, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý do đơn vị hoặc cá nhân khác
ký cợc, ký quỹ tại đơn vị thì quản lỳ và hạch toán nh các loại tài sản bằng tiền
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
của đơn vị. Riêng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý trớc khi nhập quỹ phải làm
đầy đủ các thủ tục về cân đo đong đếm số lợng, trọng lợng và giám định chất l-
ợng, sau đó tiến hành niêm phong có xác nhận của ngời ký cợc, ký quỹ trên dấu
niêm phong.
- Khi tiến hành nhập quỹ, xuất quỹ phải có phiếu thu, chi hoặc chứng từ nhập,
xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý và có đủ chữ ký của ngời nhận, ngời giao,
ngời cho phép xuất, nhập quỹ theo quy định của chế độ chứng từ hạch toán.
- Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở sổ và giữ sổ quỹ, ghi chép theo
trình tự phát sinh các khoản thu, chi tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc,
kim khí quý, đá quý, tính ra số tiền tồn quỹ ở mọi thời điểm. Riêng vàng, bạc,
kim khí qúy, đá quý nhận ký cợc phải theo dõi riêng trên một sổ hoặc trên một
phần sổ.
- Thủ quỹ là ngời chịu trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và thực hiện các nghiệp
vụ xuất nhập tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ. Hàng
ngày thủ quỹ phải thờng xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế và tiến hành đối
chiếu với số liệu trên sổ quỹ, sổ kế toán. Nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ
phải tự kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh
lệch trên cơ sở báo cáo thừa hoặc thiếu hụt.
2.2.1 Kế toán khoản thu chi bằng tiền VIệt Nam:
a) Các nghiệp vụ tăng :
Nợ TK 111(111.1) : Số tiền nhập quỹ.

Có TK 511 : Thu tiền bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ dịch vụ.
Có TK 711 : Thu tiền từ hoạt động tài chính.
Có TK 721 : Thu tiền từ hoạt động bất thờng.
Có TK 112 : Rút tiền từ ngân hàng.
Có TK 131, 136, 141 : Thu hồi các khoản nợ phải thu.
Có TK 121,128,138, 144, 244: Thu hồi các khoản vốn đầu t ngắn
hạn, các khoản cho vay, ký cợc, ký quỹ bằng tiền.
b) Các nghiệp vụ giảm :
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Nợ Tk 112 : Tiền gửi vào tài khoản tại Ngân hàng.
Nợ TK 121, 221 : Mua chứng khoán ngắn hạn và dài hạn
Nợ TK 144, 244 : Thế chấp , ký cợc, ký quỹ ngắn, dài hạn. Nợ TK
211, 213 : Mua tài sản cố định đa vào sử dụng.
Nợ Tk 241 : Xuất tiền cho ĐTXDCB tự làm.
Nợ TK 152, 153, 156 : Mua hàng hoá, vật t nhập kho ( theo phơng pháp
kê khai thờng xuyên)
Nợ TK 611 : Mua hàng hoá, vật t nhập kho (theo kiểm kê định kỳ)
Nợ Tk 311, 315 : Thanh toán tiền vay ngắn hạn, nợ dài hạn đến hạn trả.
Nợ TK 331, 333, 334 : Thanh toán với khách, nộp thuế và khoản khác
cho ngân sách, thanh toán lơng và các khoản cho CNV.
..........................................
Có TK 111 (111.1) Số tiền thực xuất quỹ.
2.2.2. Kế toán các khoản thu, chi ngoại tệ :
Đối với ngoại tệ, ngoàiquy đổi ra đồng Việt Nam, kế toán còn phải theo dõi
nguyên tệ trên tài khoản 007 "Nguyên tệ các loại". Việc quy đổi ra đồng Việt
Nam phải tuân thủ các quy định sau:
- Đối với tài khoản thuộc loại chi phí, thu nhập, vật t, hàng hoá, tài sản cố
định .... dù doanh nghiệp có hay không sử dụng tỷ giá hạch toán, khi có phát
sinh các nghiệp vụ bằng ngoại tệ đều phải luôn luôn ghi sổ bằng đồng Việt

Nam theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam công bố tại thời
điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế.
- Các doanh nghiệp có ít nghiệp vụ bằng ngoại tệ thì các tài khoản tiền, các tài
khoản phải thu, phải trả đợc ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào
của Ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phá sinh. Các
khoản chênh lệch tỷ giá (nếu có) của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc hạch
toán vào TK 413- Chênh lệch tỷ giá.
- Các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ có thể sử dụng
tỷ giá hạch toán để ghi sổ các tài khoản tiền, phải thu, phải trả. Số chênh lệch
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
giữa tỷ giá hạch toán và tỷ giá mua của Ngân hàng tại thời đểm nghiệp vụ kinh
tế phát sinh đợc hach toán vào tài khoản 413.
Kết cấu tài khoản 007:
Bên Nợ : Ngoại tệ tăng trong kỳ.
Bên Có : Ngoại tệ giảm trong kỳ.
D Nợ : Ngoại tệ hiện có.
Kết cấu tài khoản 413: Chênh lệch tỷ giá.
Bên Nợ : + Chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm của vốn bằng tiền, vật t,
hàng hoá, nợ phải thu có gốc ngoại tệ.
+ Chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng của các khoản nợ phải trả
có gốc ngoại tệ.
+ Xử lý chênh lệch tỷ giá.
Bên Có : + Chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng của vốn bằng tiền, vật t,
hàng hoá và nợ phải thu có gốc ngoại tệ.
+ Chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm của các khoản nợ phải
trả có gốc ngoại tệ.
+ Xử lý chênh lệch tỷ giá.
Tài khoản này cuối kỳ có thể d Có hoặc d Nợ.
D Nợ: Chênh lệch tỷ giá cần phải đợc xử lý.

D Có: Chênh lệch tỷ giá còn lại.
Số chênh lệch tỷ giá trên TK 413- Chênh lệch tỷ giá, chỉ đợc sử lý (ghi tăng
hoặc giảm vốn kinh doanh, hạch toán vào lãi hoặc lỗ) khi có quyết định của cơ
quan có thẩm quyền.
Riêng đối với đơn vị chuyên kinh doanh mua bán ngoại tệ thì các nghiệp vụ
mua bán ngoại tệ đợc quy đổi ra đồng VIệt Nam theo tỷ giá mua bán thực tế
phát sinh. Chênh lệch giữa giá mua thực tế và giá bán ra của ngoại tệ đợc hạch
toán vào tài khoản 711- "Thu nhập từ hoạt động tài chính" hoặc TK 811- Chi
phí cho hoạt động tài chính.
Nguyên tắc xác định tỷ giá ngoại tệ :
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Các loại tỷ giá :
+ Tỷ giá thực tế: là tỷ giá ngoại tệ đợc xác định theo các căn cứ có tính
chất khách quan nh giá mua, tỷ giá do ngân hàng công bố.
+ Tỷ giá hạch toán: là tỷ giá ổn điịnh trong một kỳ hạch toán, thờng đợc
xác định bằng tỷ gía thực tế lúc đầu kỳ.
- Cách xác định tỷ giá thực tế nhập, xuất quỹ nh sau:
+ Tỷ giá thực tế nhập quỹ ghi theo giá mua thực tế hoặc theo tỷ giá do
Ngân hàng công bố tại thời điểm nhập quỹ hoặc theo tỷ giá thực tế khi khách
hàng chấp nhận nợ bằng ngoại tệ.
+ Tỷ giá xuất quỹ có thể tính theo nhiều phơng pháp khác nhau nh nhập tr-
ớc xuất trớc, nhập sau xuất trớc, tỷ giá bình quân, tỷ giá hiện tại .....
+ Tỷ giá các khoản công nợ bằng ngoại tệ đợc tính bằng tỷ giá thực tế tại thời
điểm ghi nhận nợ.
+ Tỷ giá của các loại ngoại tệ đã hình thành tài sản đợc tính theo tỷ giá thực tế
tại thời điểm ghi tăng tài sản (nhập tài sản vào doanh nghiệp)
Trình tự hạch toán:
a) Trờng hợp doanh nghiệp có sử dụng tỷ giá hạch toán :
- Khi mua ngoại tệ thanh toán bằng đồng Việt Nam :

Nợ TK 111(111.2) : (ghi theo tỷ giá hạch toán)
Có TK 111(111.1), 331, 311 : (ghi theo tỷ giá thực tế)
Nợ (Có) TK 413 : Chênh lệch tỷ giá (nếu có)
Đồng thời ghi đơn : Nợ TK 007- lợng nguyên tệ mua vào.
- Bán hàng thu ngay tiền bằng ngoại tệ:
Nợ TK 111 (111.2) : ghi theo tỷ giá hạch toán
Có TK 511: Ghi theo tỷ giá thực tế
Nợ (Có) TK 413 : Chênh lệch (nếu có)
Đồng thời ghi : Nợ TK 007: Lợng nguyên tệ thu vào.
- Thu các khoản nợ của khách hàng bằng ngoại tệ :
Nợ TK 111 (111.2)
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Có TK 131
Đồng thời ghi: Nợ Tk 007 : Lợng nguyên tệ thu vào.
- Bán ngoại tệ thu tiền Việt Nam :
Nợ TK 111 (1111) : Giá bán thực tế
Có TK 111 (1112) : Tỷ giá hạch toán.
Nợ TK 811: Nếu giá bán thực tế nhỏ hơn giá hạch toán,
Có TK 711: Nếu giá bán thực tế lớn hơn giá hạch toán.
Đồng thời ghi: Có TK 007- lợng nguyên tệ chi ra.
- Mua vật t hàng hoá, TSCĐ, dịch vụ thanh toán bằng ngoại tệ:
Nợ TK 211, 214, 151, 152, 153, 627, 641, 641 : Tỷ giá thực tế
Có TK 111(1112) : Tỷ giá hạch toán
Nợ (Có) TK 41 : Chênh lệch (nếu có)
Đồng thời ghi: Có TK 007 : Lợng nguyên tệ chi ra.
- Trả nợ nhà cung cấp bằng ngoại tệ:
Nợ TK 331
Có TK 111 (111.2)
Đồng thời Có TK 007- lợng nguyên tệ chi ra

- Điều chỉnh tỷ giá hạch toán theo tỷ giá thực tế lúc cuối kỳ.
Khi chuẩn bị thực hiện điều chỉnh tỷ gía ngoại tệ, doanh nghiệp phải tiến
hành kiểm kê ngoại tệ tại quỹ, gửi Ngân hàng ... đồng thời dựa vào mức chênh
lệch tỷ giá ngoại tệ thực tế và hạch toán để xác định mức điều chỉnh.
Nếu tỷ giá thực tế cuối kỳ tăng lên so với tỷ giá hạch toán thì phần chênh
lệch do tỷ giá tăng kế toán ghi:
Nợ TK 111 (111.2)
Có TK 413
Nếu tỷ giá thực tế cuối kỳ giảm so với tỷ giá hạch toán thì mức chênh lệch
do tỷ giá giảm đợc ghi ngợc lại:
Nợ TK 413
Có TK 111 (111.2)
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
b) Trờng hợp doanh nghiệp không sử dụng tỷ giá hạch toán :
- Mua ngoại tệ trả bằng tiền Việt Nam :
Nợ TK 111 (1112) : Giá mua thực tế
Có TK 111 (1111) : Giá mua thực tế
Đồng thời: Nợ TK 007 : Lợng nguyên tệ nhập quỹ.
- Thu tiền bán hàng bằng ngoại tệ :
Nợ TK 111 (1112) : Tỷ giá thực tế.
Nợ TK 131 : Tỷ giá hạch toán.
Có TK 511 : Tỷ giá thực tế.
- Thu các khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ nhập quỹ
Nợ TK 111(111.2) : Theo tỷ giá thực tế
Có TK 131 : Theo tỷ giá bình quân thực tế nợ
Có TK 413 : Chênh lệch tỷ giá (tỷ giá bình quân thực tế nợ
nhỏ hơn tỷ giá bình quân thực tế)
(Nợ TK 413 : Nếu tỷ giá bình quâ thực tế nợ lớn hon tỷ giá bình
quân thực tế)

- Xuất ngoại tệ mua vật t, hàng hoá, TSCĐ, chi trả các khoản chi phí:
Nợ TK 152, 153, 156, 211, 611, 627, 641, 641 .. (Tỷ giá thực tế)
Có TK 111 (1112) : Tỷ giá thực tế bình quân.
Có TK 413 : (Số chênh lệch tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá
thực tế bình quân)
Đồng thời: Có TK 007: Lợng nguyên tệ xuất quỹ.
- Xuất ngoại tệ trả nợ cho ngời bán:
Nợ TK 33 : Tỷ giá nhận nợ
Có TK 111 (111.2) : Tỷ giá thực tế
Có TK 413 : Chênh lệch tỷ giá nhận nợ lớn hơn tỷ giá thực tế.
(Nợ TK 413 : Nếu tỷ giá nhận nợ nhỏ hơn tỷ giá thực tế)
Đồng thời : Có TK 007 : Lợng nguyên tệ đã chi ra.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Đến cuối năm, quý nếu có biến động lớn hơn về tỷ giá thì phải đánh giá
lại sổ ngoại tệ hiện có tại quỹ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm cuối năm, cuối
quý.
Website: Email : Tel : 0918.775.368