luận văn khoa thương mại điện tử Xây dựng hệ thống quản lý bán sách qua mạng

1

LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay với sự phát triển ngày càng lớn mạnh và không ngừng của công
nghệ thông tin, con người ta đã biết ứng dụng chúng một cách triệt để để quản lý
một khối lượng thông tin lớn. Không như ngày trước, bây giờ với chỉ một vài nút
kích chuột trên bàn phím con người đã có thể ngồi nhà và vẫn có thể biết được các
thơng tin trên mạng với số lượng lớn không chỉ là thông tin trong nước mà còn cả
trên thế giới.
Việc sử dụng Internet hiện nay đang rất phổ biến. Nó mang con người xích lại
gần nhau hơn. Đồng thời trên đó chúng ta có thể giao lưu hội nhập trao đổi, bn
bán. Để phù hợp với mục tiêu trên thương maị điện tử ra đời, con người đã áp dụng
một cách linh hoạt việc buôn bán trở lên thuận lợi hơn, đạt kết quả cao hơn đồng
thời áp dụng việc quản lý một cáh nhuần nhuyễn và có hiệu quả. Vậy cho nên, việc
xây dựng hệ thống quản lý kinh doanh qua mạng là khơng thể thiếu được. Và đặc
biệt có sự quan tâm đến vấn đề quản lý và bán sách. Vậy nên, nhóm 1 chúng em
xin chọn đề tài: “Xây dựng hệ thống quản lý bán sách qua mạng”. Việc xây dựng
hệ thống này giúp các nhà sách có thể tạo ra website phù hợp với khách hàng, để
khách hàng có thể truy cập vào trang web của nhà sách tiện tra cứu các loại sách,
việc mua bán sách cũng trở lên dễ dàng hơn với khách hàng. Đồng thời người quản
lý của nhà sách dễ dàng nắm bắt tình hình, dễ dàng đưa ra hướng đi thích hợp nhất
cho nhà sách. Mà việc quản lý này vượt trội hơn một nhà sách thực tế.
Bài thảo luận của chúng em không tránh khỏi sai sót mong cơ và các bạn
thơng cảm và góp ý để bài thảo luận của chúng em thêm hoàn chỉnh.
Chúng em xin chân thành cảm ơn!

1


2

I.
Cơ sở lý thuyết, tình hình thực tế và giải pháp ERP cho doanh nghiệp.
I.1. Cơ sở lý thuyết.
1.1.1. Khái niệm ERP.
ERP (Enterprise Resources Planning) là một hệ thống thông tin quản lý tích
hợp các nguồn lực của doanh nghiệp, bao trùm lên lên toàn bộ các hoạt động chức
năng chính của doanh nghiệp như:
- Kế tốn: quản lý sổ cái, sổ phụ tiền mặt,sổ phụ ngân sách, bán hàng và các
khoản phải thu, mua hàng và các khoản phaỉ trả
- Quản lý nhân sự: quản lý lương, giờ làm, đơn giá lao động, kỹ năng nghề
nghiệp
- Quản lý sản xuất: lập kế hoạch sản xuất, nguyên vật liệu, phân phối, điều
phối năng lực, công thức sản phẩm, quản lý luồng sản xuất, lệnh sản xuất, vạch mã
- Quản lý hậu cần: quản lý kho, quản lý giao nhận, quản lý nhà cung cấp
- Quản lý bán hàng: quản lý yêu cầu đặt hàng, dự báo lập kế hoạch bán hàng.
1.1.2. Phân hệ của ERP.
1.1.2.1.
Kế tốn tài chính
- Sổ cái (General Ledger)
- Quản lý tiền (Cash Mnagement)
- Công nợ phải thu (Account Receivable)
- Công nợ phải trả (Account Payable)
- Tài sản cố định (Fixed Assets)
- Lập dự toán ngân sách (Budgeting)
- Hợp nhất báo cáo (Finalcial Statement Consolidation).
1.1.2.2. Quản lý bán hàng và giao nhận
- Thông tin (cơ sở dữ liệu) khách hàng (Customer Files)
- Cập nhập đơn hàng và viết hóa đơn (Order Entry And Billing)
2

3

- Phân tích bán hàng (Sales Analysis)
- Lập kế hoạch phân phối (Delivery Planning And Shipment)
I.1.1.3. Quản lý mua hàng
- Quản lý đơn mua hàng (Purchase Order)
- Nhận hàng (Receiving Transactions).
I.1.1.4.

Quản lý hàng tồn kho
- Danh điểm vật tư (Stock Item Date)
- Nhập xuất kho (Stock Transactions)
- Kiểm kê kho (Physial Count).

I.1.1.5.

Lập kế hoạch và quản lý sản xuất
- Khai báo công thức/ định mức sản phẩm (BOM- Bill of Meterial)
- Khai báo dây chuyền sản xuất (Routing)
- Tính giá thành sản phẩm (Satndard and Actual Product Costing)
- Lập kế hoạch nguyên vật liệu (MRP- Master Requirements Planning)
- Lập kế hoạch điều phối năng lực (CRP- Capability Requirements Planning)
- Quản lý phân xưởng (SFC- Shop Floor Control)
- Quản lý lệnh sản xuất (Work Order).

I.1.1.6.
I.1.1.7.

Quản lý dự án: Project Management.

Quản lý dịch vụ
- Quản lý dịch vụ khách hàng
- Quản lý bảo trì, bảo hành.

I.1.1.8.

Quản lý nhân sự
- Quản lý nhân sự
3


4

- Tính lương
- Chấm cơng.
I.1.1.9.

Báo cáo quản trị

Các báo cáo quản trị, cơng cụ phân tích số liệu nhiều chiều trên cơ sở liên kết
số liệu từ tất cả các phân hệ.
I.1.1.10.

Báo cáo thuế

Lập các báo cáo tài chính và báo cáo thuế định kỳ theo yêu cầu cho các cơ
quan chức năng.
I.2.

Tình hình thực tế.

I.2.1.
Lợi ích cho doanh nghiệp.
1.2.1.1.
Tiếp cận thơng tin quản trị nhanh chóng, ổn định và tin cậy
ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thơng tin đáng tin cậy để có
thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở đầy đủ thơng tin. Nếu khơng có hệ thống
ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thơng tin
cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của cơng ty. Với
hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng
một phần mềm ứng dụng và trong thời gian nhanh nhất. Ngoài ra, hệ thống ERP
tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho
các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng. Khả
năng đồng bộ dữ liệu và phân tích nguồn dữ liệu trong doanh nghiệp sẽ làm giảm
sự trùng lặp và tăng tính thống nhất cho dữ liệu. Từ các hệ thống khác có thể truy
cập vào cùng một dữ liệu và thay đổi dữ liệu được kiểm soát chặt chẽ. Hơn nữa, hệ
thống ERP không chỉ thu nhập và xử lý khối lượng cơng việc lớn các giao dịch
hàng ngày, mà cịn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa
dạng.

1.2.1.2.

Cơng tác kế tốn chính xác hơn

Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các cơng ty
giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hoạch toán thủ
cơng. Phần mềm kế tốn cũng giúp tốn cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ
và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa,
4

5

một phần mềm kế toán được thiết kế tốt sẽ được hỗ trợ cho việc ứng dụng các quy
trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng
1.2.1.3.

Cải tiến quản lý tồn kho

Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo
dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà
giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất
Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của của phần mềm ERP giúp công ty
nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất. Chẳng
hạn, nhiều cơng ty sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ
cơng dẫn đến tính tốn sai và những điểm này gây ra những điểm thắt cổ chai trong
quá trình sản xuất và do đó do đó thường sử dụng khơng hết cơng suốt của máy
móc và cơng nhân. Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống
hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản
phẩm.
1.2.1.4.

Quản lý nhân sự hiệu quả hơn

Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các quy trình nhân
sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót
và gian lận trong hệ thống tính lương.
1.2.1.5.

Dễ dàng đáp ứng yêu cầu thương mại điện tử và kinh doanh số

Nguồn dữ liệu của doanh nghiệp thông qua cơ chế bảo mật và phân quyền có
thể đáp ứng trực tiếp yêu cầu thương mại điện tử của doanh nghiệp. Ngoài ra, hệ
thống ERP sẽ giúp rút ngắn khoảng cách địa lý trong mơi trường cộng tác.
Quy trình hoạt động cảu doanh nghiệp thường gồm 3 cấp: hoạch định chiến
lược, kiểm soát quản lý và kiểm soát vận hành. ERP đem lại các lợi ích gia tăng
cho khác cho hoạch định chiến lược và kiểm sốt quản lý. Lợi ích quan trọng của
hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp tham khảo các quy trình quản lý trong
chương trình, từ đó thiết lập quy trình của mình và hoạch định các quy trình dự
kiến trong tương lai
1.2.2. Tình hình ứng dụng ERP trên thế giới và Việt Nam
1.2.2.1.
Tình hình ứng dụng ERP trên thế giới
5


6

ERP được phát triển từ những năm 1996 trên thế giới, và hiện nay được ứng
dụng phổ biến ở các nước như Mỹ và các nước Châu Âu. Các giải pháp ERP phổ
biến trên thế giới như: Giải pháp của SAP, giải pháp của Microsoft, giải pháp của
Oracle.
Tình hình ứng dụng ERP tại Việt Nam

1.2.2.2.

Có khá ít các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay ứng dụng giải pháp ERP vào
doanh nghiệp của mình. Ngun nhân các doanh nghiệp cịn ngần ngại với hệ
thống ERP đó là doanh nghiệp chưa hiểu được bản chất của hệ thống ERP cũng
như doanh nghiệp sẽ được gì khi trang bị hệ thống ERP và doanh nghiệp chưa thể
quyết định được về việc triển khai ERP. Rất nhiều doanh nghiệp chỉ mơ hồ “cần

phải tin học hóa doanh nghiệp”, hoặc trước trào l ưu hội nhập và gia nhập WTO
cũng sốt sắng nâng cấp hệ thống quản lý bằng việc “mua phần mềm ERP càng
nhanh càng tốt”.
Nhưng ERP thực sự là một hệ thống phức tạp, có nhiều khái niệm trừu tượng
khơng dễ gì có thể hiểu được nhanh và quyết định triển khai. Thực tế, các doanh
nghiệp Việt Nam hiện nay đang có nhu cầu về dịch vụ tư vấn nhiều hơn so với việc
triển khai ngay hệ thống ERP. Tuy nhiên, “cung” đang thấp hơn nhiều so với “cầu”
vì hiện khơng có nhiều công ty hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực tư vấn này.
Vì vậy, doanh nghiệp có thể tham khảo tư vấn trực tiếp từ chính các cơng ty cung
cấp giải pháp ERP. Một điều nữa làm cho các doanh nghiệp rất băn khoăn là hiện
nay ở Việt Nam chưa có nhiều doanh nghiệp triển khai thành công ERP để các
doanh nghiệp khác lấy làm “gương” và “noi theo”. Họ chỉ nghe rằng ERP là cái gì
đó “rất phức tạp” và có nhiều dự án triển khai ERP thất bại hơn là thành cơng. Vì
vậy tại thời điểm hiện nay, doanh nghiệp Việt Nam nào quyết định tiến hành triển
khai ERP sẽ là doanh nghiệp thực sự đi tiên phong và rất “dũng cảm”. Điều này
cũng đã xảy ra với phần mềm kế tốn trước đây.
Nguồn nhân lực ERP ln là nỗi trăn trở của cả doanh nghiệp và Nhà nước
khi triển khai giải pháp. Doanh nghiệp thì lo lắng nhân lực khơng đủ kiến thức,
trình độ và sự thích ứng nhanh chóng cái được gọi là “Qui trình thế giới”. Nhà
nước triển khai thì khan hiếm nhân lực đã có kinh nghiệm. Với khoảng 5 nhà cung
cấp ERP nước ngoài và khoảng 10 nhà cung cấp ERP trong nước thì nhân sự triển
khai qua lại giữa các nhà cung cấp này gần như là thường xuyên. Bởi các nhà triển
6


7

khai dự án thường thu hút nguồ nhân lực cực lớn trên thị trường như Tập đoàn
CSC năm vừa rồi cần tới 30 nhân viên triển khai SAP với mức lương 1200USD
hay công ty Intel Việt nam cần tới 40 nhân lực SAP để vận hanh ERP tại Việt Nam

và được gửi ra nước ngoài đào đạo với mức lương khủng đối với người tư vấn ERP
có kinh nghiệm. Điều này làm đảo lộn thị trường nhân lực ERP và chảy máu nhân
sự ở các cơng ty lớn. Nhưng có một quy luật trong vấn đề này đó là sự lớn mạnh
của đội ngũ trẻ năng động và được đào tạo bài bản. Chỉ cần sau một năm theo các
dự án lớn có thể đủ khả năng triển khai các dự án nhỏ lẻ. Đồng thời triển khai ERP
đề cao phương pháp làm việc theo nhóm. Do vậy trong một dự án cần một vài
người có kinh nghiệm quản trị có thế đưa dự án đó đến thành cơng. Đó cũng là
phương án khỏa lấp thiếu hụt nguồn nhân lực trên thị trường hiện nay
Hiện nay trên thị trường Việt Nam đang tồn tại 2 nhóm: Nhóm ERP nước
ngồi và nhóm ERP do các doanh nghiệp trong nước sản xuất. Bản thân ERP trong
nước cũng có 2 nhóm: giải pháp ERP được phát triển từ phần mềm kế toán lớn và
giải pháp xây dựng từ đầu.
Không phải doanh nghiệp nào cũng có nhu cầu sử dụng hết tồn bộ 5 phân hệ
quản lý tối thiểu của một giải pháp ERP, do đó cũng có thể nói một doanh nghiệp
phải đạt đến một quy mơ nhất định nào đó mới có nhu cầu ứng dụng ERP. Vì vậy
thường các doanh nghiệp vừa và lớn có nhu cầu sử dụng ERP, tuy nhiên các doanh
nghiệp này cũng cần cân nhắc khi chọn mua để tránh lãng phí mua giải pháp khơng
đủ tẩm.
Cịn đối với doanh nghiệp nhỏ có nhu cầu, có thể chọn mua riêng biệt các giải
pháp chuyên môn như: kế toán, quản lý kho, quản lý bán hàng để tránh lãng phí
khi triển khai ERP mà khơng dùng hết các phân hệ. Các giải pháp này ln có sẵn
trên thị trường và có khi cũng được cung cấp bởi chính các đơn vị chuyên cung cấp
giải pháp ERP.
Có khoảng hơn 100 doanh nghiệp ở Việt Nam đã ứng dụng thành công giải
pháp ERP như: Toyota Việt Nam, Unilever Việt Nam, P&G, Euro Window,
Panasonic Việt Nam, Vinamilk,…
Một số thông tin của doanh nghiệp Việt Nam đã triển khai thành công giải
pháp ERP
7

8

- Công ty cổ phần phát triển đầu tư công nghệ FPT
Năm 2000, sau khi đạt chứng chỉ ISO, FPT chính thức đặt mục tiêu xây dựng
hệ thống quản trị doanh nghiệp (ERP)
+ Kinh nghiệm triển khai:
ERP được FPT triển khai trước tiên tới bộ phận kinh doan. Những năm tiếp
theo được áp dụng cho bộ phận sản xuất và lắp ráp máy tính FPT-Elead, các bộ
phận quản lý như: Quản lý nhân sự và tiền lương, quản lý cổ đông, quản lý hệ
thống chất lượng, quản lý sản xuất dự án phần mềm, quản lý bảo hành…Cuối cùng
FPTtự xây dựng một hệ thống báo cáo với hơn 400 mẫu báo cáo để phục vụ quản
lý và hỗ trợ ra quyết định, triển khai cho cả tập đoàn và các đơn vị thành viên. Áp
dụng ERP rất giống áp dụng ISO trước đó nhưng tầm ảnh hưởng của ERP lớn hơn
nhiều. Hệ thống tác nghiejp hoàn toàn phụ thuộc vào máy tính, vào hệ thống thơng
tin và khơng thể làm tắt, làm sai. Ngoài ra hệ thống ERP tự ghi nhận, tự đưa ra báo
cáo, tự kiểm soát để hỗ trợ việc quản lý mà không cần bộ phận chuyên trách theo
dõi và quản lý như đối với ISO
+ Hiệu Quả: Tại FPT, ERP đã giúp cải thiện rất nhiều q trình kiểm sốt tài
chính về hàng tồn ( linh kiện lắp rát ), công nợ qua các chi tiêu,đồng thời cung cấp
nhanh chóng vào chính xác các đơn hàng và số liệu hoạch toán. Quan trọng nhất là
ERp hỗ trợ rất nhiều trong quá trình lập kế hoạch kinh doanh và ra quyết định.
Một ví dụ cụ thể: sau khi áp dụng phân hệ Quản lý sản xuất cho hệ thống sản
xuất lắp ráp máy tính, tỷ lệ giao hàng đúng hạn trong 6 tháng đầu năm 2004 là
94.9% tăng 18.5% so với năm 2003.
Việc áp dụng ERP trên thực tế đã tác động sâu rộng đến bộ máy điều hành và
từng đơn vị tác nghiệp của FPT.ERp đã làm thay đổi cách thức tác nghiệp, quản lý,
tạo nên thói quen dùng số liệu để điều hành và ra quyết định ở tất cả các cấp trong
công ty
1.3.

Giải pháp ERP cho các doanh nghiệp.

1.3.1. Quy trình triển khai giải pháp ERP.
8


9

+ Giai đoạn 1: bao gồm việc phân tích đánh giá các yêu cầu của doanh nghiệp
về quản trị, dựa trên các báo cáo & phân tích các nhà quản trị, các quy trình hoạt
động cụ thể hiện tại của doanh nghiệp.
Đây là giai đoạn rất quan trọng, quyết định sự thành công hay thất bại của dự
án - kết thúc giai đoạn này chúng ta sẽ có các thơng tin sau:
- Quy trình xử lý nghiệp vụ (workflow): các nhân viên tư vấn triển khai của
giáo sư đề nghị với bạn một quy trình làm việc mới dựa trên nền tảng của quy trình
làm việc hiện tại ở doanh nghiệp và các quy trình làm việc hiện tại ở doanh nghiệp,
và các quy trình làm việc của OpenERP. Từ đây chúng ta sẽ thống nhất một quy
trình làm việc tối ưu nhất phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp.
- Hệ thống tài khoản: các nhân viên tư vấn triển khai cùng với kế toán trưởng,
giám đốc tài chính sẽ cùng nhau thiết kế hệ thống tài khoản mới cho doanh nghiệp
dựa trên các yêu cầu mới và hệ thống tài khoản hiện tại của doanh nghiệp - một hệ
thống tài khoản tài chính và một hệ thống tài khoản quản trị mới sẽ được thiết lập
phù hợp với chuẩn mực của kế toán Việt Nam đồng thời phù hợp với các yêu cầu
quản trị của doanh nghiệp.
- Các thiết lập về hệ thống mã code, công thức trong hệ thống: như quy định
mã code mới của khách hàng, của nhà cung cấp, sản phẩm, thiết lập bảng giá, qui
đổi đơn vị, công thức lương, thưởng, phụ cấp...
Đây là khoảng thời gian gần như là dài nhất trong các giai đoạn triển khai giải

pháp OpenERP. Trong đó ta đồng thời phải xem xét và thảo luận các vấn đề liên
quan đến hệ thống phần cứng hiện tại, nhằm đáp ứng các yêu cầu cơ sở hạ tầng
thông tin cho giả pháp OpenERP.
+ Giai đoạn 2: giai đoạn triển khai giải pháp và chạy thử giải pháp
- Thiết kế lại workflow, tùy chỉnh các form nhập liệu cho phù hợp.
- Thiết kế các form mẫu cần thiết cho dự án và triển khai các form mầu này
như: phiếu thu, phiếu chi...
- Huấn luyện, đào tạo, chuyển giao công nghệ cho các nhân viên, quản trị, và
trưởng các bộ phận của doanh nghiệp.
9


10

- Chạy thử các giải pháp: đây là thời điểm cho các giải pháp hoạt động với số
liện thử và quy trình thật mà hàng ngày nhân viên của doanh nghiệp phải xử lý.
- Tinh chỉnh giải pháp: đây là khoảng thời gian các tư vấn giáo sư sẽ hiệu
chỉnh lại toàn bộ hệ thống, cung cấp đầy đủ các báo cáo, form mẫu trong quá trình
huấn luyện đào tạo trong quá trình chạy thử gải pháp phát sinh, yêu cầu chưa hoàn
thành trong phần đầu của giai đoạn này.
+ Giai đoạn 3: giai đoạn đưa vào vận hành thật
- Chuyển số liệu: chuyển số liệu cut-off hoạc chuyển toàn bộ số liệu của
doanh nghiệp và cách thức ghi nhận nghiệp vụ hiện tại vào giải pháp OpenERP.
- Kiểm tra lại toàn bộ hệ thống.
- Cho giải pháp hoạt động thật với toàn thể nhân sự liên quan.
- Hỗ trợ kiểm soát số liệu của tháng đầu tiên.
- Hỗ trợ, bảo hành, bảo trì giải pháp
1.3.2. Hạn chế và rủi ro thất bại trong quá trình triển khai giải pháp ERP.
1.3.2.1. Hạn chế
Vấn đề gì cũng có hai mặt. Việc ứng dụng ERP thường đem lại lợi ích cho các

doanh nghiệp lớn nhiều hơn và gây ra một số hạn chế với các doanh nghiệp quy
mơ nhỏ như chi phí cho ERP quá lớn, thời gian thực hiện dự án lâu dài( từ 2-5
năm) và đòi hỏi doanh nghiệp chuẩn bị điều kiện về công nghệ, về huấn luyện khả
năng quản lý và thay đổi văn hóa doanh nghiệp nên nhiều khi ứng dụng ERP làm
xáo trộn và thậm chí gây lỗ, thiệt hại tài chính của doanh nghiệp.
Việc ứng dụng ERP chưa có một chuẩn mực đầy đủ cho các phần mển ERP.
Tùy nhà cung cấp các phân hệ ERP có thể thay đổi và do đó sẽ có những hạn chế
kho tích hợp các ứng dụng khác nhau của các nhà cung cấp khác nhau. Ngoài ra
việc ứng dụng ERP là sự khơng phù hợp, hay nói cách khác là khoảng cách giữa
các chức năng được cung cấp bởi các phần mềm ERP. Yêu cầu của tổ chức sử
dụng ERP về các vấn đề tổ chức dữ liệu, xử lý và nội dung cũng như hình thức
thơng tin.
10


11

Cuối cùng quan trọng hơn là vấn đề giải quyết và sắp xếp tận dụng lao động
sau dự án. Thực tế, khi triển khi ERP, doanh nghiệp phải chuẩn bị đội ngũ nhân
viên ERP rất lớn. Vậy sau khi kết thúc dự án ERP thì số nhân viên này sẽ đi đâu,
làm gì? Nhân viên nào sẽ bị cắt giảm từ chương trình ERP?
1.3.2.2. Rủi ro
- Thời gian triển khai và sử dụng có thể kéo dài: do nhiều lý do khác nhau,
thời gian hoàn thiện và triển khai một hệ thống ERP thường kéo dài đến vài năm,
đủ để làm nản lòng bất kỳ một tổ chức nào nếu khơng xác định rõ mucjt iêu và lợi
ích của hệ thống ERP. Việc kéo dài thời gian thông thường do quy trình kinh
doanh của doanh nghiệp, mức độ sẵn sàng sử dụng hệ thống, văn hóa làm việc cảu
doanh nghiệp.
- Chi phí đầu tư đắt: một giải pháp hỗ trợ cho việc quản trị nguồn lực doanh
nghiệp lên đến vài chục ngàn đô-la không phải quá đắt so với những giá trị mà nó

đem lại. Tuy nhiên, chi phí đầu tư quá cao thường là do khả năng của hệ thống
không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp trong việc kiểm soát nguồn lực.
- Sự phụ thuộc vào nhà cung cấp và triển khai: phần lớn các ứng dụng ERP
được hiểu theo dạng” phần mềm may đo”, nghĩa là được làm ra cho một mục đích
cụ thể của doanh nghiệp. Nếu nhà triển khai ngừng việc hỗ trợ sản phẩm, hệ thống
sẽ nhanh chóng khơng thể đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp và không được
phát triển tiếp.
- Sự đặc biệt của ngành nghề kinh doanh: ngành nghề kinh doanh quá chuyên
biệt của doanh nghiệp gây nhiều khó khăn cho việc tìm một giải pháp phù hợp.
Việc này địi hỏi kinh nghiệp phải tìm ra một nhà triển khai thật sự có kinh nghiệm
với ngành nghề kinh doanh của mình. Một số doanh nghiệp khơng thể tìm ra giải
pháp phù hợp buộc phải tự phát triển giải pháp cho riêng mình với chi phí rất tốn
kém.
- Mức độ phức tạp của hệ thống: hệ thống ERP là sự liên kết cảu nhiều
module đảm nhiệm các chức năng khác nhau. Hệ thống càng lớn thì càng khó bảo
trì. Bên cạnh đó, khơng hẳn là khi hệ thống đáp ứng được yêu cầu của doanh
nghiệp sẽ có thể sử dụng thành thạo ngay. Việc triển khai hệ thống ERP lúc này sẽ
địi hỏi thêm chi phí đào tạo khá tồn kém.
11


12

1.3.3. Đề xuất một số giải pháp để quá trình triển khai ERP thành công.
1.3.3.1.

Lựa chọn đúng giải pháp

Các nhà cung cấp giải pháp ERP để đạt được mục đích bán hàng, thường có
xu hướng hồn hảo hóa khă năng của giải pháp. Với bất kỳ bài toán nghiệp vụ nào

doanh nghiệp đặt ra, giải pháp đều đáp ứng hoàn tồn. Tất nhiên thực tế khơng hẳn
như vậy. Ngồi ra doanh nghiệp có q trình lựa chọn khắt khe có cấu trúc để tìm
ra giải pháp phù hợp nhất cho mình.
1.3.3.2.

Lựa chọn đúng đơn vị triển khai

Đây là điều tối quan trọng tương tự như việc lựa chọn đúng giải pháp. Đơn
vị triển khai là đối tác có đủ năng lực chuyên môn và kinh nghiệm nhằm đảm bảo
doanh nghiệp sẽ nhận được tối đa những tính năng, lợi ích của giải pháp đã đầu tư.
Việc lựa chọn, doanh nghiệp có thể tự thực hiện hoặc cũng có thể thuê đơn vị tư
vấn độc lập. Đây là xu hướng đã phổ biến trên thế giới, tuy nhiên tại Việt Nam mới
chỉ có một số doanh nghiệp áp dụng
1.3.3.3.

Lập kế hoạch dự án một cách cẩn thận

Lập kế hoạch triển khai một cách thực tế và chi tiết nhất, đảm bảo rằng doanh
nghiệp ln kiểm sốt được những gì sẽ phải làm và từng cá nhân trong đội dự án
sẽ chịu trách nhiệm phần công việc nào. Đây là những điểm rất cơ bản trong việc
thực hiện bất kỳ dự án nào khơng chỉ dự án ERP
Có một thực tế đang diễn ra tại các dự án ERP tại Việt Nam: thời gian triển
khai gần như luôn kéo dài hơn với kế hoạch ban dầu. Có thể do nhiều nguyên
nhân: thay đổi nhiều nhân sự, mức độ phức tạp của nghiệp vụ địi hỏi customize,
thay đổi quy mơ triển khai... tuy nhiên cịn có một ngun nhân chung đó là khi lập
kế hoạch, doanh nghiệp cũng như đơn vị triển khai thường đặt ra thời gian một
cách lạc quan, trong nhiều trường hợp là phi thực tế. có thể do đơn vị triển khai
không ước lượng được khối lượng công việc phải làm. Cũng có thể do doanh
nghiệp muốn hồn thành dự án sớm nhất có thể. Điều này nên tránh bởi vì trễ
nhiều thời gian khơng chỉ dẫn đến việc phát sinh cơng việc, phát sinh chi phí mà

cịn ảnh hưởng tới tinh thần các thành viên dự án.
1.3.3.4.

Xác định phạm vi dự án rõ ràng và luôn tập trung vào đó
12


13

Thay đổi phạm vi giữa chừng luôn tiềm ẩn nguy cơ lớn đối với hầu hết các dự
án. Khi bổ sung một điều triển khai, hoặc một phân hệ đồng nghĩa với việc phải
đầu tư thêm nguồn lực và thay đổi cấu trúc, kế hoạch dự án. Nếu không quản lý
khéo, có thể dẫn đến tình trạng chồng chéo, ảnh hưởng tới cơng việc khác hoặc
nghiêm trọng hơn có thể trì hỗn dự án.
1.3.3.5.

Tập trung vào những lợi ích đã xác định

Thành công của một dự án ERP không chỉ đo đạc bằng các tiêu chuẩn thơng
thường như hồn thành đúng thời gian hay đúng ngân sách. Thành công thực sự
thể hiện trong việc giải quyết hoàn toàn các bài toán nghiệp vụ cũng như quản lý
của doanh nghiệp mức độ hài lòng của dội ngũ nhân viên với hệ thống mới. Từ đó
doanh nghiệp đạt được những lợi ích đã kỳ vọng khi quyết định đầu tư ERP như
tăng năng suốt giảm được chi phí, minh bạch hóa tài chính...
1.3.3.6.

Đảm bảo có sự can thiệp từ cấp lãnh đạo

Dự án ERP cần phải được định hướng từ trên xuống dưới, cần có người từ đội
ngũ lãnh đạo tham gia chỉ đạo, hỗ trợ hàng ngày. Mâu thuẫn hay đơn giản là sự

thống nhất có thể nảy sinh bất cứ lúc nào giữa cá thành viên hai đội dự án, đó là lúc
cần sự dung hịa cũng như quyết đốn của lãnh đạo.
II.

Phân tích và thiết kế hệ thống

Mơ tả bài toán của một cửa hàng bán sách qua mạng:
Khách hàng sẽ truy cập vào website riêng của hệ thống để tìm kiếm và xem
thơng tin sách. Khi khách hàng đã quyết định tham gia vào hoạt động mua hàng
của cửa hàng thì mỗi khách hàng được cấp một giỏ hàng tương ứng. Khách hàng tự
do lựa chọn loại sách mà mình thích vào giỏ hàng của mình thơng qua chức năng
tìm kiếm của website giúp khách hàng có thể nhanh chóng tìm được loại sách mà
mình muốn mua một cách nhanh nhất. Khách hàng có thể cập nhật các loại sách
hoặc thêm bớt cho giỏ hàng của mình. Khi khách hàng chấp nhận đặt hàng thì hệ
thống yêu cầu nhập thông tin chi tiết của khách hàng như: họ tên, địa chỉ, số điện
thoại, gmail.
Khi khách hàng đã hoàn thành quá trình đặt hàng với hệ thống thì khách hàng
tiến hành thanh tốn và có thể chọn các hình thức thanh tốn trên website. Thơng
13


14

tin đơn đặt hàng của họ được lưu lại trên hệ thống. Sau khi hồn thành q trình
thanh tốn khách hàng có thể thực hiện lại q trình mua hàng của mình. Nếu
khách muốn mua thêm hàng hóa khi đã đặt hàng xong khách hàng có thể theo dõi
trực tiếp tình trạng đơn đặt hàng của mình qua website. Nếu họ có băn khoăn hay
khơng đồng ý có thể gửi thông tin phản hồi thông qua hệ thống.
Người quản trị tiếp nhận và thống kê các đơn đặt hàng của khách hàng, số
lượng các mặt hàng đã tiêu thụ và doanh thu với từng mặt hàng của đơn hàng….

Và thực hiện việc chuyển giao hàng cho khách.
Kiểm tra tình trạng đơn hàng đã giao hay chưa và lập các hóa đơn giao hàng
cho khách.
Hệ thống sẽ cập nhật lại dữ liệu, khi thấy số lượng hàng trong kho thấp hơn
mức quy định, hệ thống sẽ đưa ra thông báo cho người quản trị để có thể đưa ra các
quyết định nhập thêm hàng/ không cần nhập thêm và lập báo cáo gửi lên ban giám
đốc. Nếu nhập hàng về thì sẽ có người quản trị sẽ kiểm tra và cập nhật, phân loại
sách theo danh mục vào hệ thống.
Cuối mỗi kỳ, người quản trị sẽ kết toán thu, chi, hàng nhập, xuất, tồn kho. Từ
đó tổng kết doanh thu lỗ lãi trong kỳ báo cáo lên ban giám đốc và đưa ra những kế
hoạch định hướng mới.
2.1. Xác định chức năng xử lý (động từ)
*) Các bước xác định chức năng
- B1: Gạch chân dưới các động từ thường gặp
- B2: Liệt kê và đánh số các động từ đó
- B3: Gom nhóm theo đối tượng, nếu trùng thì bỏ bớt
- B4: Gom nhóm, đặt lại tên cho nhóm (đặt trong 6 ký tự)
- B5: Vẽ một bảng 3 cột:
Cột 1: Tất cả các chức năng ở B3
Cột 2: Tất cả các chức năng ở B4
Cột 3: Tên chức năng của hệ thống
*) Biểu diễn: bằng đường trịn, trong đó ghi tên chức năng

STT
Tên chức năng

14


15

*) Tên chức năng: “động từ”+”bổ ngữ”
• Liệt kê các hoạt động của hệ thống
(1) Kiểm soát việc truy cập vào hệ thống của khách hàng
(2) Kiểm sốt việc tìm kiếm sách của khách hàng
(3) Kiểm sốt việc tìm kiếm sách của khách hàng
(4) Kiểm sốt việc xem thơng tin sách
(5) Cấp cho khách hàng một giỏ hàng
(6) Tìm loại sách mà khách hàng muốn mua
(7) Thêm bớt các loại sách vào giỏ hàng
(8) Lưu thông tin khách hàng
(9) Đưa ra hình thức thanh tốn
(10)
Thanh tốn
(11)
Lưu thơng tin đơn đặt hàng
(12)
Quản lý việc mua thêm hàng
(13)
Quản lí tình trạng đơn đặt hàng
(14)
Nhận thông tin phản hồi từ khách hàng
(15)
Tiếp nhận và thống kê số lượng đơn đặt hàng
(16)
Thống kê số lượng các mặt hàng đã tiêu thụ
(17)
Thống kê doanh thu
(18)
Giao sách cho khách hàng

(19)
Kiểm tra tình trạng đơn đặt hàng đã giao hay chưa
(20)
Lập hóa đơn giao hàng
(21)
Cập nhật dữ liệu
(22)
Nhập hàng
(23)
Lập báo cáo gửi ban giám đốc
(24)
Kiểm ta số lượng sách nhập
(25)
Cập nhật các loại sách mới
(26)
Phân loại sách theo danh mục
(27)
Kết toán thu- chi
(28)
Kết toán hàng nhập- xuất- tồn
(29)
Tổng kết doanh thu
(30)
Báo cáo lên ban giám đốc
(31)
Đưa ra kế hoạch định hướng mới
• Gom nhóm theo đối tượng
15

16

II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
IX.
X.
XI.
XII.
XIII.
XIV.
•

I.
(1) thống kê số người truy cập
(2), (5) quản lý tìm kiếm sách
(3) quản lí xem thơng tin sách
(4), (6), (7), (10), (11), (12), (13) quản lý đơn đặt hàng
(8), (9) quản lý thanh toán
(14) thống kê đơn đặt hàng
(15) thống kê số lượng sách bán
(16), (26), (28) thống kê doanh thu
(17), (18), (19) quản lý giao hàng
(20), (21), (23) quản lý số lượng sách
(24) quản lý cập nhật sách
(25) quản lý phân loại, liệt kê

(27) thống kê sách trong kho
(29), (30), (22) thống kê báo cáo khác
Gom nhóm và đặt lại tên nhóm
X, XI, XII Quản lí nhập hàng
II, III, IV, V, IX Quản lí bán hàng
I, VI, VII, VIII, XIII, XIV Báo cáo, thống kê
2.2. Xác định luồng dữ liệu
*) Từ trái sang phải tên luồng dữ liệu viết bên trên và ngược lại, tên luồng dữ
liệu không cắt nhau.
*) Biễu diễn: Biểu diễn bằng mũi tên có hướng trên đó ghi tên

DL vào

Ghi nhận xử lý

DL ra

*) Tên luồng dữ liệu: “danh từ”+”tính từ”
16


17

2.3. Xác định kho dữ liệu
*) Dấu hiệu nhận biết
- Những dữ liệu được lưu lên máy tính
- Phiếu, hóa đơn, thẻ, đơn... là kho dữ liệu
*) Biểu diễn: hình thang hở 2 đầu hay trên đó ghi tên kho
Tên kho

*) Tên kho: “danh từ” +”tính từ”
=> Kho dữ liệu ở mô tả trên là: Danh sách đơn đặt hàng, Hóa đơn, Giỏ hàng,
Danh mục sản phẩm.
2.4. Xác định tác nhân ngồi
*) Dấu hiệu nhận biết
- Là một, một nhóm người hay tổ chức, hệ thống khác ở ngoài phạm vi của hệ
thống
- Tương tác trao đổi thông tin với hệ thống
*) Biểu diễn: Bằng hình chữ nhật có gán tên
TÊN TÁC NHÂN NGỒI

*) Tên: “danh từ” +”tính từ”
=> Tác nhân ngồi ở mơ tả trên là: Khách hàng, Người quản lý, Ban đặt hàng
giám đốc
QL tìm kiếm sách
Thống kê đơn
QL cập nhật sách

2.5. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng
QL số lượng sách

QL xem thông tin sách

Thống kê số lượng sách bán

QL phân loại, liệt kê

QL đơn1.0 hàng
đặt

Thống kê doanh thu

QL thanh toán

Thống kê số người truy cập

QL giao hàng

Thống kê sách trong kho

QL BÁN SÁCH QUA MẠNG

Thống kê, báo cáo khác

17


18

1.1
QL nhập hàng
1.2
QL bán hàng

1.3
Báo cáo, thống kê

Hình 1: Biểu đồ phân cấp chức năng
2.6. Xây dựng biểu đồ mức ngữ cảnh
TT gửi yêu cầu thống kê

Khách hàng Thông tin đơn đặt hàng
Nhà quản trị
- B1: Chuyển từ biểu đồ phân cấp chức năng
- B2: Xác định ai là tác nhân ngồi của hệ thống
1.0
Ai là người cung cấp thơng QL BÁN SÁCHthống?
tin cho hệ QUA MẠNG
Ai xử lý, phân tích, xem xét thơng tin của hệ thống?
- B3: Có đáp luồng vào và một luồng
TT sản phẩm và TT xác nhận, một ứng yêu cầu đơn đặt hàngra, đặt tên cho luồng dữ liệu mức ngữkê
TT về báo cáo, thống
cảnh chỉ có một hình trịn
TT xác nhận báo cáo và định hướng mới
TT báo cáo tổng kết

Ban giám đốc

18


19

Hình 2: Biểu đồ mức ngữ cảnh
2.7. Xây dựng biểu đồ mức đỉnh
- B1: Chuyển từ biểu đồ phân cấp chức năng
- B2: Chuyển tác nhân ngoài sang
- B3: Xác định kho dữ liệu của hệ thống
1.1
QUẢN TRỊ NHẬP HÀNG

KHÁCH HÀNG

NGƯỜI QUẢN TRỊ

Thông tin thống kê

Thông tin sản phẩm, thông tin đáp ứng yêu cầu mua sản phẩm

Thông tin đơn đặt hàng
1.2
QUẢN TRỊ BÁN HÀNG

Thông tin đơn nhập hàng

1 DS đơn đặt hàng
2 DS hóa đơn

1.3
BÁO CÁO THỐNG KÊ
19

BAN GIÁM ĐỐC

Thông tin báo cáo thống kê


20

3 DS giỏ hàng
4 Danh mục sản phẩm

Hình 3: Biểu đồ mức đỉnh
2.8. Xây dựng biểu đồ mức dưới đỉnh.
- B1: Chuyển từ biểu đồ phân cấp chức năng
- B2: Chuyển tác nhân ngoài sang
- B3: Xác định kho dữ liệu của hệ thố

2.8.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý nhập hàng

1.1.1
Quản lý cập nhật
sách

1 DS đơn đặt hàng

TT cập nhật sách mới
NGƯỜI QUẢN
TTTRỊ cầu
yêu
về số lượng
20


21

2 DS hóa đơn
3 DS giỏ hàng
1.1.2

4 Danh mục sản phẩm

Quản lý số lượng
sách
1.1.3
TT sản phẩm sách

Quản lý phân loại, liệt
kê

Hình 4: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng nhập hàng

2.8.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý bán hàng
Tìm kiếm, chọn sản phẩm

Thơng tin sách

1.2.1

Danh mục sản phẩm

QL tìm kiếm sách

u cầu thơng tin sách
Cung cấp thông tin sách
1.2.2
QL xem thông tin
1.2.5
sách
QL Giao hàng

21


22

Hiển thị thông tin sách

Cho sản phẩm đã lựa chọn vào giỏ hàng

Thông tin yêu cầu ĐH

Giỏ hàng

1.2.3
QL Đơn đặt hàng

Khách hàng

Yêu cầu thay đổi ĐĐH

TT ĐĐH

DS Đơn Đặt Hàng
Thông tin thanh toán

1.2.4

Kết quả thay đổi ĐĐH

Nhà quản trị

Cung cấp thơng tin sp GH

Lưu hóa đơn

QL thanh tốn

u cầu thanh tốn

Thơng tin hóa đơn

Chuyển tiền

Hóa đơn

Giao hàng đến tay KH

u cầu giao hàng cho KH

Hình 5: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng bán hàng

2.8.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng thống kê, báo cáo
Đơn đặt hàng
1.3.1
Thống kê đơn đặt
hàng

Yêu cầu thống kê hóa đơn đặt

Nhà quản trị

Báo cáo hóa đơn đặt hàng
Hóa đơn
22


23

1.3.2

Yêu cầu báo cáo doanh thu

Thống kê doanh
thu

Báo cáo doanh thu

Danh mục sản phẩm

1.3.3
Thống kê số lượng
sách bán

1.3.4

Yêu cầu báo cáo số lượng
Báo cáo số lượng

Yêu cầu thống kê

Thống kê số
người truy cập

Trả yêu cầu thống kê

Yêu cầu thống kê

1.3.5
Thống kê sách trong
kho

Trả lời yêu cầu thống kê

Giỏ hàng

1.3.6
Thống kê, báo cáo
khác

Yêu cầu thống kê, báo cáo
Trả lời yêu cầu thống kê, báo cáo

Hình 6: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng thống kê báo cáo
III. Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu
3.1. Khái niệm mơ hình thực thể liên kết
Mơ hình thực thể liên kết là cơng cụ thnahf lập lược đồ luồng dữ liệu hay
gọi là biểu đồ cấu trúc dữ liệu, nhằm xác định các khái niệm về các thực thể, thuộc
tính và mối liên hệ ràng buộc giữa chúng. Mục đích của mơ hình là xác định các
yếu tố:
23

24

- Dữ liệu nào cần xử lý.
- Mối liên hệ nội tại.
- Kiểu thực thể.
- Kiểu liên kết.
- Các thuộc tính.
a) Thực thể vào các kiểu thực thể.
- Thực thể.
Thực thể là một vật thể, chủ điểm, nhiệm vụ, đối tượng hay một sự kiện
đáng quan tâm đối với tổ chức, kể cả những thơng tin mà nó giữ, mà ta muốn phản
ánh trong HTTT.
- Kiểu thực thể.
Kiểu thực thể là tập hợp các thực thể hoặc một lớp các thực thể có cùng đặc
trưng, cùng bản chất. Thể hiện thực thể là một thực thể cụ thể, nó là một phần tử
trong tập hợp hay lớp của kiểu thực thể.
b) Các thuộc tính
Thuộc tính là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó cảu một thực thể hay một
liên kết.
Các thuộc tính phổ biến là:
- Thuộc tính tên gọi.
- Thuộc tính mơ tả.
- Thuộc tính kết nối.
3.2.Xác định các tập thực thể, các thuộc tính, các thuộc tính khóa.
Thực thể: KHACHHANG, SACH, GIOHANG, DONHANG, NHOMSACH.
KHACHHAN
G
MaKH

SACH

GIOHANG

DONHANG

Masach

Magiohan

Tendonhang

NHOMSAC
H
Manhomsac
24


25

HotenKH
Diachi
SDT
Email

Tensach
NhaXB
NgayX
B

Dongia

g
MaKH
Masach
Soluong
Dongia
Thanhtien

Magiohang
Ngaydathang
Ngaygiaohan
g
Ptthanhtoan
Tongtien
Chuki

h
Tennhomsach
Masach

3.3.Mối quan hệ.

1

KHACHHANG

n

SACH

GIOHANG

n

themvao

n

SACH

n

co

1
DONHANG

1

thuoc

1

cua

GIOHANG

NHOMSACH

GIOHANG

3.4.Mơ hình thực thể ER.
NhaXB
HotenKH
MaKH

Tensach
Diachi

NgayXB

Masach

Dongia

Email
SDT
KHACHHANG

SACH

25