Kỹ năng làm tốt một bài thuyết trình

Để làm tốt một bài thuyết trình
Khi học Đại học chăc chắn không ít lần thầy cô yêu cầu chúng ta làm thảo luận
nhóm, và khi đó thì nhóm của chúng ta sẽ phải lên thuyết trình. Vậy, để có một
bài thuyết trình tốt thì phải làm thế nào? Phải chuẩn bị những gì? Đây có lẽ là
những câu hỏi của không ít người trong chúng ta:
Tạo ấn tượng
Điều đầu tiên để người nghe chú ý đến một bài thuyết trình là người thuyết trình. Bởi
vậy hãy chuẩn bị sẵn sàng và kỹ lưỡng trước khi xuất hiện trước đám đông. Đừng đến
muộn bởi nếu đến muộn, bạn sẽ gây ấn tượng xấu ngay từ đầu đối với người nghe. Ấn
tượng xấu ban đầu này có thể làm ảnh hưởng đến toàn bộ buổi thuyết trình. Về trang
phục, bạn cũng nên ăn mặc nghiêm chỉnh và phù hợp. Tuy nhiên, không nhất thiết phải
"quần tây, áo sơ mi, cà-vạt" mới được gọi là nghiêm chỉnh. Chẳng hạn khi thuyết trình
về một nền văn hóa nào đó, bạn có thể mặc trang phục, đội hay đeo một vật đặc trưng
cho văn hóa đó để làm cho bài thuyết trình thêm sống động. Điều này cũng để cho
người nghe thấy rằng bạn chuẩn bị cho bài thuyết trình cẩn thận và chu đáo như thế
nào.
Tạo phong cách
Cần xác định rằng người nghe muốn nghe bạn trình bày vấn đề, chứ không phải đến
để đọc xem bạn ghi gì trên màn hình PowerPoint. Vì vậy trên màn hình thuyết trình
đừng ghi hết tất cả nội dung bạn muốn trình bày lên đó. Hãy gạch đầu dòng các ý ngắn
gọn để người xem có thể nắm nội dung bạn đang trình bày. Còn bạn thì bám trên các
gạch đầu dòng đó để giải thích vấn đề. Thử nghĩ xem nếu người ta cứ nhìn chằm chằm
vào một đống chữ dày đặc trên màn hình, họ sẽ chẳng thèm quan tâm bạn đang nói gì
và bản thân họ cũng cảm thấy mệt mỏi với việc đọc.
Khi trình bày, bạn nên cố gắng nói năng lưu loát. Và nếu không thể nói năng lưu loát
được thì hãy cố tránh phát ra các từ "à, ờ, ừm". Người nghe có thể nghĩ bạn chưa thật
sự hiểu vấn đề hay chưa chuẩn bị kỹ và sau đó sẽ không tin tưởng những gì bạn nói.
Cái tay cũng đóng một phần quan trọng trong khi thuyết trình. Đừng đút tay vào túi
quần khi nói. Như vậy sẽ cực kỳ mất lịch sự, nhất là vừa cho tay vào túi quần vừa
nghịch chìa khóa hay khăn tay. Việc vân vê mép áo hay xoay nhẫn khi thuyết trình cũng
nên tránh. Cuối cùng, tắt chuông hoặc tắt hẳn điện thoại di động. Đừng để nó phá vỡ

không khí nghiêm túc của buổi thuyết trình.
Kết cấu bài thuyết trình
Phần trình bày của một bài thuyết trình thường được thiết kế bằng phần mềm Microsoft
PowerPoint. Phần mềm này giúp bạn có thể tạo ra một bài trình bày nhiều màu sắc và
hiệu ứng chữ. Tuy nhiên, để người nghe thật sự tập trung vào nội dung mà bạn trình
bày và cảm thấy không quá phản cảm, lời khuyên cho bạn là hãy dùng các font chữ
chân phương, rõ ràng, đừng biến bài trình bày của mình thành một bức họa lòe loẹt với
các hiệu ứng chữ nhấp nháy, bay lượn. Người nghe thật sự muốn hiểu vấn đề chứ
không phải muốn thử trình độ thiết kế của bạn. Chưa hết, trước lúc bắt đầu trình bày,
đừng quên phát cho "khán giả" của bạn nội dung tóm tắt bài thuyết trình cùng nội dung
chi tiết của phần trình bày để họ tiện theo dõi, ghi chép hoặc nghiên cứu về sau. Một
bài thuyết trình đầy đủ nên có:
• Phần giới thiệu: chủ đề, thành viên, thời lượng (ước lượng)
• Danh sách các nội dung sẽ nói (tiếng anh gọi là “Agenda”): để ngưởi
nghe chuẩn bị tinh thần lắng nghe hết nội dung sắp được trình bày
• Phần nội dung: nếu có thể, hãy cố gắng biến số liệu thành các biểu đồ hay bảng
tổng kết để người nghe mường tượng vấn đề nhanh hơn và dễ dàng hơn
• Kết luận / Tổng kết phần nội dung: để người nghe tổng hợp lại những gì vừa tiếp
nhận
• Cho dù bài thuyết trình của nhóm có thời lượng dài bao nhiêu đi chăng nữa thì
cấu trúc hợp lý nhất được phân chia như sau: Phần giới thiệu: thời lượng cũng
như số trang nên chiếm từ 10% - 20% trong cấu trúc bài. Phần nội dung chính:
chiếm khoảng 60% - 80% trong cấu trúc bài. Phần tóm tắt hay kết luận: chiếm
khoảng 10% - 20% trong cấu trúc bài.
• Cuối cùng, sau khi kết thúc phần thuyết trình, đừng quên hỏi người nghe: "Có ai
muốn hỏi gì về vấn đề tôi vừa trình bày không?". Đây là cách để người nghe
hiểu vấn đề mà bạn trình bày rõ hơn, sâu hơn, đa chiều hơn. Một khi họ giải tỏa
được các thắc mắc, bài thuyết trình của bạn đã thuyết phục được người nghe rồi
đấy.
Phân công rõ trách nhiệm từng thành viên:

Nhóm của bạn cần có một trưởng nhóm để chịu trách nhiệm phân chia công việc,
chuẩn bị, chỉ huy diễn tập, liên lạc chính, tập hợp viết báo cáo. Từng thành viên phải
được chia nhiệm vụ rõ ràng và đảm bảo họ nắm vững những nội dung mà họ phải
thuyết trình.
Việc xắp xếp thứ tự người sẽ trình bày trong một nhóm không chỉ phụ thuộc vào nội
dung, mà còn vào những đặc điểm khác như: âm lượng, tốc độ nói, khả năng nói lưu
loát. Bạn có thể xắp xếp theo thứ tự nào cũng được, nhưng nên theo một “chiều”. Cá
nhân tôi cho rằng những người nói chậm nên là người nói đầu (phần giới thiệu / Tóm
tắt), còn thành viên nói không lưu loát lắm nên là người tóm tắt. Những thành viên nói
lưu loát nên để nói những phần trọng tâm nhất của bài thuyết trình. Lý do về những
điều này là:
• Người nói ban đầu chậm và nhanh dần sẽ tạo một “cái đà” rất tốt đối với người
nghe. Ngoài ra, nếu chẳng may người này nói hơi quá thời gian cho phép,
những người sau đó (nói nhanh hơn) sẽ có thể tìm cách rút ngắn thời gian của
bản thân họ để thời gian tổng cộng của bài thuyết trình không bị quá lố.
• Những người không có khả năng nói thật sự lưu loát nên nói cuối. Tất nhiên,
không có cách nào mà một bài thuyết trình sẽ tạo được ấn tượng tốt nếu có bất
kì một thành viên nào nói không được lưu loát (vì vậy, hãy tập nói ), nhưng việc
để những người này nói cuối sẽ giảm thiểu hiệu ứng. Thư nhất, những điều
những người này nói chỉ là tóm tắt lại nội dung (vốn những người nói tốt đã làm
mọi người hiểu). Thứ hai, thông thường, người nghe sẽ dễ bỏ qua việc người
cuối cùng nói kém hơn là việc những người nói đầu nói không rõ ràng (sẽ tạo ấn
tượng ban đầu không tốt).
Những kỹ thuật thuyết trình:
a. Trình bày ngôn từ thật đơn giản, dễ hiểu để tránh việc người nghe hiểu nhầm và sẽ
gây khó khăn cho bạn lúc đặt và trả lời câu hỏi. Nếu có thêm phần biểu đồ minh họa
hay vật dụng minh họa cụ thể sẽ tốt hơn.
b. Các câu thể hiện trên màn hình cần đơn giản, ngắn gọn và nêu ra ý chính mà thôi.
Mục đích của các câu này là để giúp người thuyết trình dễ dàng theo sát được nội dung
theo cách logic nhất, đồng thời giúp người nghe tiện theo dõi và tránh được sự rườm

rà. Mỗi trang thuyết trình (slide) cần từ 3 đến 5 câu là hợp lý.
c. Kiểm soát tốt thời lượng và nội dung thuyết trình, tránh lan man, làm mất thời gian
của người trình bày kế tiếp cũng như người nghe.
d. Giọng điệu của bạn cần rõ, chậm, đủ nghe, tránh nói lắp bắp và lòng vòng một vấn
đề. Nét mặt tươi vui, đừng quên những nụ cười sẽ là vũ khí giúp bạn tự tin hơn và lấy
thiện cảm với người nghe. Những câu nói dí dỏm, thông minh có liên quan đến nội
dung thuyết trình rất sẽ cần thiết.
e. Đừng quên giới thiệu đề tài của bài thuyết trình cũng như phần tóm tắt hay kết luận.
Giới thiệu rõ ràng tên và nội dung sẽ trình bày của từng thành viên.
f. Kết thúc bài thuyết trình đừng quên lời cảm ơn đến với người nghe, đồng thời bày tỏ
nguyện vọng nhận được những câu hỏi từ người nghe về những vấn đề họ chưa thông
suốt hoặc góp ý mở rộng thêm cho vấn đề.
g. Cần tập trung nghe kỹ câu hỏi được đặt ra và phân công trả lời dựa trên nội dung
của từng thành viên phụ trách. Trả lời câu hỏi theo ý ngắn gọn, rõ ràng và sẵn sàng đón
nhận những vấn đề có liên quan mà mình chưa nghiên cứu đến từ người nghe. Phối
hợp, hỗ trợ cùng nhau trả lời câu hỏi theo hướng hợp tác, tránh việc đánh đố hay "đấu
khẩu" nhau trên lớp. Luôn nhớ kèm theo câu cảm ơn đối với người đặt câu hỏi và đánh
giá mức độ thỏa mãn của họ đối với bài thuyết trình cũng như câu trả lời của nhóm.