BÀI BÁO CÁO-QUẢN LÝ NHÂN SỰ

QUẢN LÝ NHÂN SỰ
SVTH: Trần Thanh Quốc – Trương Thị Nữ - Nguyễn Thị Lâm Chi

Trang 1

MỤC LỤC
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN………………………………… 4
LỜI NÓI ĐẦU………………………………………………………………… 5
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI…………………………………………… 6
1.1. Một số khái niệm về quản lý…………………………………………… 6
1.2. Mục đích của đề tài……………………………………………………. 6
1.3. Cơ sở đề tài……………………………………………………………. 7
1.4. Biện pháp thực hiện…………………………………………………… 7
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT THỰC TẾ……………………………………………. 9
2.1. Giới thiệu công ty……………………………………………………… 9
2.2. Khảo sát thực tế bài toán……………………………………………… 10
2.2.1. Lý lịch nhân viên………………………………………………. 10
2.2.2. Hợp đồng lao động…………………………………………… 10
2.2.3. Bảo hiểm………………………………………………………… 10
2.2.4. Quản lý quá trình công tác ……………………………………. 11
2.2.5. Theo dõi biế
n động nhân sự……………………………………. 11
2.2.6. Nghỉ việc……………………………………………………… 11
2.2.7. Công NVBH…………………………………………………… 11
2.2.8. Lương + Thưởng………………………………………………. 12
2.2.9. Hệ thống báo cáo………………………………………………. 13
2.3. Mục tiêu……………………………………………………………… 14
QUẢN LÝ NHÂN SỰ
SVTH: Trần Thanh Quốc – Trương Thị Nữ - Nguyễn Thị Lâm Chi

Trang 2

2.4. Chức năng và nhiệm vụ………………………………………………… 15
2.5. Đảm bảo……………………………………………………………… 16
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG……………………………………… 17
3.1 Phân tích chức năng…………………………………………………… 17
3.1.1 Các chức năng chính của hệ thống………………………………. 17
3.1.2 Chức năng "Đăng nhập" ………………………………………… 18
3.1.3 Chức năng "Quản lý danh mục"…………………………………. 19
3.1.4 Chức năng "Quản lý Hồ sơ"…………………………………… 20
3.1.5 Chức năng “Chấm công – Lương”……………………………… 21
3.1.6 Chức năng “Tìm kiếm”…………………………………………. 23
3.1.7 Chức năng “Thống kê / In”……………………………………… 24
3.1.8 Chức năng "Trợ giúp"…………………………………………… 25
3.2 Phân tích dữ
liệu…………………………………………………………. 27
3.2.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống…………………… 27
3.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu Quản lý chấm công và tiền lương………… 28
3.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Quản trị hệ thống……… 33
3.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Quản lý hồ sơ……………. 33
3.2.4 Biểu đồ luồng d
ữ liệu mức dưới đỉnh Quản lý danh mục……… 34
3.2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Thống kê/In…………… 35
CHƯƠNG 4: MÔ HÌNH HÓA DỮ LIỆU………………………………………
4.1. Mô hình quan niệm dữ liệu……………………………………………. 36
QUẢN LÝ NHÂN SỰ
SVTH: Trần Thanh Quốc – Trương Thị Nữ - Nguyễn Thị Lâm Chi

Trang 3

4.2. Mô hình tổ chức dữ liệu……………………………………………… 38

4.3. Mô hình vật lý dữ liệu…………………………………………………. 40
CHƯƠNG 5: MÔ HÌNH VẬT LÝ XỬ LÝ……………………………………… 55
CHƯƠNG 6: THIẾT KẾ GIAO DIỆN………………………………………… 60
CHƯƠNG 7: THUẬT TOÁN CHƯƠNG TRÌNH……………………………… 71
7.1. Xây dựng lớp dùng chung…………………………………………… 71
7.2. Kiểm tra sự trùng mã…………………………………………………… 71
7.3. Cập nhật thông tin………………………………………………………. 72
7.4. Sửa thông tin……………………………………………………………. 74
7.5. Xoá thông tin………………………………………………………… 75
7.6. Tra cứu thông tin thông tin………………………………………………… 76
7.7. Thống kê báo cáo………………………………………………………. 77
CHƯƠNG 8: TỔNG KẾT VÀ ĐÁNH GIÁ……………………………………. 78
8.1. Ưu điểm…………………………………………………………………. 78
8.2. Khuyết điểm…………………………………………………………… 78
8.3. Hướng mở
rộng………………………………………………………… 78
TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………………………………. 79
LỜI KẾT………………………………………………………………………… 80




QUẢN LÝ NHÂN SỰ
SVTH: Trần Thanh Quốc – Trương Thị Nữ - Nguyễn Thị Lâm Chi

Trang 4

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
…………………………………

Nhóm sinh viên thực hiện
Trần Thanh Quốc
T ương Thị Nữ
Nguyễn Thị Lâm Chi
Giáo viên hướng dẫn
KS. Vũ Đình Hồng
QUẢN LÝ NHÂN SỰ
SVTH: Trần Thanh Quốc – Trương Thị Nữ - Nguyễn Thị Lâm Chi

Trang 5

LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, đi đôi với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật là sự phát
triển của Công nghệ thông tin, cụ thể là những ứng dụng của chúng trong đời sống xã
hội. Ngay từ lúc ra đời chiếc máy tính điện tử đầu tiên lớn nhất thế giới có tên Eniac
vào năm 1945 đã đánh dấu bước đầu, mở ra một thời đại phát triển rực rỡ củ
a công
nghệ thông tin. Sự ra đời của chiếc máy vi tính vào năm 1981 của hãng IBM, cho đến
nay sau hơn 20 năm với sự thay đổi về tốc độ, về bộ vi xử lý và các phần mềm ứng
dụng, công nghệ thông tin đã ở một bước phát triển cao đó là số hóa mọi loại thông tin,
số liệu âm thanh, hình ảnh đều có thể chuyển tới được cho mọi người nhờ sự ra đời của
mạ
ng Internet toàn cầu, với sự phát triển mạnh mẽ của internet cũng như ứng dụng của
nó, người ta nói đến một nền tri thức, một chính phủ điện tử, một siêu xa lộ thông tin,
một văn phòng ảo hay một công ty hợp doanh ảo máy vi tính đã xuất hiện khắp nơi,
mọi cơ quan, xí nghiệp, trường học, có mặt ở mọi gia đình và là công cụ không thể
thiếu trong đời s
ống.
Công nghệ thông tin được ứng dụng trong mọi lĩnh vực đời sống nhằm phục vụ
cho nhu cầu và lợi ích của con người. Trong đó, việc xây dựng các phần mềm phục
vụ cho công việc là một trong những vấn đề mà các nhà lập trình viên luôn quan tâm
hàng đầu. Đi đôi với sự phát triển về kinh tế là nhiều công ty được thành lập, và vấn
đề đặt ra ở đây là cần một phầ
n mềm quản lý để phục vụ công tác nghiệp vụ của mỗi
công ty. Vì vậy, phần mềm Quản lý nhân sự ra đời, nó là một trong những ứng dụng
mà con người quan tâm nhiều nhất, nó phục vụ cho công tác nghiệp vụ công ty của
con người, làm giảm thiểu tối đa những vất vả trong công việc.
Với tinh thần không ngừng học hỏi và mong muốn ứng dụng những gì đã được

h
ọc trong nhà trường vào thực tiễn đời sống hằng ngày, chúng em đã đi vào tìm hiểu về
cách thức tổ chức và hoạt động của một số công ty để từ đó quyết định xây dựng một
phần mềm Quản lý nhân sự. Ứng dụng phần mềm có thể chưa hoàn chỉnh, nhưng một
phần nào đã thể hiện được sự cố gắng của chúng em trong nhữ
ng bước đầu hòa nhập
với môi trường làm việc bên ngoai và thế giới công nghệ mới. Chúng em mong quý
thầy cô trong khoa tạo điều kiện giúp đỡ để chúng em hoàn thành đề tài của mình được
tốt hơn
Chúng em xin chân thành cảm ơn!
QUẢN LÝ NHÂN SỰ
SVTH: Trần Thanh Quốc – Trương Thị Nữ - Nguyễn Thị Lâm Chi

Trang 6

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI
1.1. Một số khái niệm về quản lý
Quản lý là một khái niệm chung dùng để chỉ việc điều hành hoạt động trong các
tổ chức cơ quan nhà máy, xí nghiệp. Nó đóng vai trò quan trọng là nhân tố quyết định
sự tồn tại và phát triển của cơ quan, xí nghiệp.
Với trào lưu chung của thế giới hiện nay, phát triển không ngừng của nền kinh tế
thị trường làm cho luồng khối lượng thông tin trở
nên quá lớn điều đó càng làm cho
công tác quản lý trở nên khó khăn và phức tạp về mọi phương diện.
Theo truyền thống việc giải quyết các nhiệm vụ quản lý thường dựa trên kinh
nghiệm và trực giác của người lãnh đạo và quản lý. Nhưng ngày nay đứng trước nhiệm
vụ đầy khó khăn và phức tạp của công tác quản lý với phương pháp cổ truyền không
thể giải quyết kị
p những công việc hàng ngày theo ý muốn vì chiếm quá nhiều thời
gian. Đó chính là một trong những nguyên nhân gây nên sự kìm hãm pháp triển tài

năng sáng tạo của các nhà quản lý. Trói buộc họ vào các công việc nhàm chán. Trong
thực tế hiện nay để hoàn thành được nhiệm vụ chính trị kinh doanh. đòi hỏi phải đáp
ứng kịp thời thông tin phải đầy đủ và chính xác. Điều đó cho thấy có phương tiện máy
tính trợ giúp các nhà quản lý là hết sức cần thiết.

1.2. Mục đích của đề tài
Việc xây dựng chương trình "Quản lý nhân sự" của Công ty TNHH Thời Trang
Hạ Vàng với các mục đích như sau:
- Quản lý hồ sơ nhân viên. Cung cấp hệ thống thông tin phản ánh có hệ thống, khái
quát và chi tiết vấn đề có liên quan đến đội ngũ nhân viên trong công ty.
Trên cơ sở thông tin của từng nhân viên trong công ty, cán bộ quản lý thực hiện
các công việc sau:
+ Xây dựng hệ thống chương trình lưu trữ
, tra cứu nhanh các thông tin với
độ chính xác, tin cậy cao trong thời gian nhanh nhất.
QUẢN LÝ NHÂN SỰ
SVTH: Trần Thanh Quốc – Trương Thị Nữ - Nguyễn Thị Lâm Chi

Trang 7

+ Cung cấp nhanh chóng, đầy đủ chính xác thông tin theo yêu cầu của cán
bộ quản lý, các cấp lãnh đạo có liên quan.
+ Xem trên màn hình các biểu mẫu báo cáo tổng quát hay chi tiết theo từng
chức vụ.
- Chấm công cho nhân viên trong công ty.
- Tính lương cho từng nhân viên cụ thể, hay tính lương cho từng bộ phận, từng
phòng ban trong công ty.
Do đó, mục đích của đề tài này là xây dựng cơ sở dữ liệu thống nhất cho việc
quản lý nhân sự, cụ thể là quản lý thông tin nhân viên, ch
ấm công và tính lương cho

nhân viên trong công ty Hạ Vàng, giúp cho việc tra cứu thông tin và tính lương một
cách nhanh chóng chính xác. Chương trình cho phép lưu trữ, thống kê, tra cứu, in các
báo cáo theo yêu cầu của cán bộ quản lý.

1.3. Cơ sở đề tài
Đề tài được làm dựa trên cơ sở chủ yếu sau:
- Những yêu cầu cụ thể về công việc của người quản lý của từng phòng ban
trong công ty.
- Những góp ý đề nghị thêm của bản thân để làm cho việ
c quản lý nhân sự
được gần gũi với tin học.

1.4. Biện pháp thực hiện
Xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việc làm hết sức khó
khăn chiếm nhiều thời gian và công sức cũng như về tài chính. Thông thường việc áp
dụng tin học hoá trong việc quản lý phải dẫn tới đòi hỏi thực hiện hàng loạt các biện
pháp to lớn về tổ chức cũng như thay đổi hình thức tài liệu, bảng biểu, thay đổi c
ơ cấu
các cơ quan chức năng, cách thức kiểm tra. không chỉ riêng bộ phận nào mà ở tất cả
các bộ phận có liên quan.
QUẢN LÝ NHÂN SỰ
SVTH: Trần Thanh Quốc – Trương Thị Nữ - Nguyễn Thị Lâm Chi

Trang 8

Chương trình được thiết kế trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL và ngôn ngữ lập
trình C#. Với những mặt mạnh của nó so với các phần mềm khác thì nó có nhiều ưu
điểm vượt trội: đa dạng, phong phú đặc biệt rất ít tốn kém, phù hợp với điều kiện
kinh tế đối với các cơ quan hành chính có kinh tế eo hẹp, phù hợp với nghiệp vụ
công tác hồ

sơ.













QUẢN LÝ NHÂN SỰ
SVTH: Trần Thanh Quốc – Trương Thị Nữ - Nguyễn Thị Lâm Chi

Trang 9

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT THỰC TẾ
2.1. Giới thiệu công ty
CÔNG TY TNHH THỜI TRANG HẠ VÀNG được thành lập vào ngày
11/09/2003 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4102017690 do Sở Kế
hoạch và Đầu tư TP HCM cấp.
Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: GOLDEN SUMMER FASHIONS CO.,
LTD
Mã số thuế: 0303083083
Địa chỉ trụ sở chính: 415-416 Tầng 5, Chung Cư 104-106 Nguyễn Huệ, Phường
Bến Nghé, Quận 1, TP HCM.
Điện thoại: 08. 829 5172 Fax: 08. 829 5172

Ngành nghề hoạt động chính của công ty: Mua bán quần áo, quần áo thể thao,
giày dép, đồng hồ, mắt kính, túi xách, ví, dây nịt, mỹ phẩm, đồ trang sức. Mua bán đồ
dùng và đồ chơi trẻ em( trừ đồ chơi có hại cho giáo dục nhân cách, sức khoẻ của trẻ em
hoặc ảnh hưởng tới an ninh trật tự an toàn xã hội). Đại lý ký gởi hàng hoá. Gia công
các mặt hàng may mặc(trừ tẩy nhuộm). Thiết kế tạ
o mẫu. Cho thuê nhà.
Mô hình tổ chức công ty:







GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH
Bộ phận
Hành chính
Nhân sự
Bộ phận
Kinh doanh
Bộ phận
Điều phối
hàng hóa
Bộ phận
Bán hàng

Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên
QUẢN LÝ NHÂN SỰ
SVTH: Trần Thanh Quốc – Trương Thị Nữ - Nguyễn Thị Lâm Chi

Trang 10

2.2. Khảo sát thực tế bài toán
2.2.1. Lý lịch nhân viên
- Quản lý thông tin nhân viên: một số thông tin cơ bản như họ tên, năm sinh,
số CMND, Ngày cấp, Nơi cấp, địa chỉ thường trú, Địa chỉ tạm trú, Nơi làm
việc, số điện thoại liên lạc….
- Quản lý lý lịch nhân viên: quản lý một số thông tin chi tiết, các thông tin
trong bảng sơ yếu lý lịch
- Quản lý các mối quan hệ gia đình cũng như thân nhân của nhân viên: quả
n
lý họ tên, năm sinh, quê quán, nghề nghiệp.
2.2.2. Hợp đồng lao động
- Danh sách nhân viên hết thời gian thử việc, Hết hạn hợp đồng (2th, 1năm,
3 năm, Không xác định thời hạn).
- Phiếu đánh giá: Thử việc, sau kết thúc thúc Hợp đồng thời vụ (2th).
- Danh sách đề nghị ký Hợp đồng lao động
- Hợp đồng lao động: 2 tháng – HĐLĐ Thời vụ, 1 năm, 3 năm, không xác
định thời.
- Phụ l
ục HĐLĐ
- Thông tin Về HĐLĐ & PLHĐ LĐ: Họ tên, Ngày ký, Số HĐ, Loại Hợp
đồng, …
2.2.3. Bảo hiểm:
- Biểu mẫu: Tờ khai tham gia BHXH, Tăng BH (1a), Tăng-Giảm (3a), Thai
sản, Nghỉ phục hồi sau khi sinh, Ốm đau, xác nhận quá trình TGBHXH,…
- Điều chỉnh hồ sơ bảo hiểm XH: Thẻ BHYT, Nhân thân,…
- Dữ liệu nguồn –BHXH: Họ tên, Ngày tham gia, Mức lương tham gia
BHXH, Ngày tháng Thay đổi mức đóng BHXH ,….
QUẢN LÝ NHÂN SỰ

SVTH: Trần Thanh Quốc – Trương Thị Nữ - Nguyễn Thị Lâm Chi

Trang 11

- Danh sách Nhân viên tham gia BHXH : đã có sổ và nộp sổ, đã có sổ nhưng
chưa nộp sổ, đang làm thủ tục nhận sổ, nghỉ việc đang chốt sổ, nghỉ việc đã
nhận sổ, nghỉ việc chưa nhận sổ.
- Quyết toán BHXH .
- Danh sách nhân viên nhận thẻ BHYT.
2.2.4. Quản lý quá trình công tác:
- Thâm niên : Ngày nhận việc, Ngày kết thúc thử việc, Tổng thời gian làm
việc tính đến ngày cần tính,…
- Lư
u trữ quá trình thay đổi công tác của nhân viên từ trước và sau khi
tuyển dụng vào cơ quan.
- Quá trình thay đổi phòng ban, chức vụ.
- Quản lý ngày nghỉ của nhân viên:
• Ngày nghỉ lễ
• Ngày nghỉ phép
2.2.5. Theo dõi biến động nhân sự:
- Nhân sự tuyển vào trong tháng : VP, NVBH HCM (Geox + Furla ) NVBH
HN => NĂM.
- Nhân sự nghỉ việc trong tháng : VP, NVBH HCM (Geox + Furla ) NVBH
HN -> Tổng thời gian làm việc => NĂM.
2.2.7. Nghỉ việc:
- Danh sách nhân viên nghỉ việc: Họ tên, Năm sinh, Ngày vào, Ngày nghỉ,
Số chứng minh nhân dân, Lý do nghỉ (Nghỉ ngang, Cty cho thôi việc, Xin
nghỉ), S
ố Quyết định thôi việc, Ghi chú.
2.2.8. Công NVBH.

- Cấp thẻ NVBH
QUẢN LÝ NHÂN SỰ
SVTH: Trần Thanh Quốc – Trương Thị Nữ - Nguyễn Thị Lâm Chi

Trang 12

- Dữ liệu chấm công từ máy chấm công (nếu có).
+ Các lần ra vào Công ty
+ Tổng thời gian làm việc.
+ Danh sách nhân viên ra về sau giờ làm.
+ Danh sách nhân viên đi trễ.
+ Danh sách nhân viên về sớm
- Bảng công nhân viên BH.
- Bảng công nhân viên VP.
- Danh sách ca làm việc.
- Bảng xếp ca.
2.2.9. Lương + Thưởng:
2.2.9.1. Lương:
- Lương thử việc.
- Lương chính thức.
- Điều chỉnh lương
+ Danh sách nhân viên điều chỉnh lương hàng tháng.
+ Thời gian.
+ Số lần .
2.2.9.2 Thưởng:
- Thưởng trưởng ca.
- Thưởng lễ.
- Thưởng sản phẩm.
QUẢN LÝ NHÂN SỰ
SVTH: Trần Thanh Quốc – Trương Thị Nữ - Nguyễn Thị Lâm Chi

Trang 13

- Thưởng target ngày.
- Thưởng Target tháng.
- Thưởng hệ thống.
2.2.10. Hệ thống báo cáo:
- Lý lịch nhân viên
+ Thâm niên
+ Danh sách bảo hiểm
+ …
- Lương
+ Bảng lương nhân viên
+ Bảng tổng lương (Theo phòng ban, cả công ty…)
+ Bảng Lương căn bản.
+ Thưởng
Phần mềm quản lý nhân sự để phục vụ công tác quản lý nhân sự, người
quản lý có khả năng bao quát và điều hành nhân sự, chịu trách nhiệm đưa ra các
th
ống kê, báo cáo định kỳ và thường xuyên về tình hình hoạt động của công ty.
Các khâu chuyên trách khác của nhân sự sẽ do Nhân viên trong bộ phận nhân sự
quản lý đảm nhiệm. Quản lý nhân sự sẽ có các bộ phận chuyên trách riêng cho
các công việc liên quan đến nghiệp vụ nhân sự:
 Bộ phận quản lý nhân sự thực hiện các công việc như nhập thông tin
về nhân sự, nhập bộ phận hoặc phòng ban khi có thêm bộ phận ho
ặc
phòng ban mới…
 Bộ phận quản lý danh mục chịu trách nhiệm biên mục cho các thông
tin của nhân sự.
QUẢN LÝ NHÂN SỰ

SVTH: Trần Thanh Quốc – Trương Thị Nữ - Nguyễn Thị Lâm Chi

Trang 14

 Bộ phận quản lý chế độ thực hiện quản lý các chế độ của nhân viên
trong công ty như chế độ khen thưởng, chế độ kỷ luật, chế độ thai
sản….
 Bộ phận quản lý tiền lương thực hiện quản lý thông tin liên quan về
lương của nhân viên như bảng công, làm thêm giờ, …
 Tra cứu thông tin nhân viên theo một tiêu chí nào đó
Ngoài ra, hệ thống còn giúp ng
ười quản trị quản lý nhân sự thông qua các
nhóm người dùng bằng cách cung cấp quyền sử dụng các chức năng tương ứng
với quyền hạn được kiểm soát thông qua các tài khoản đăng nhập nhằm làm bảo
mật hơn hệ thống quản lý nhân sự.

2.3. Mục tiêu:
Nghiên cứu bài toán quản lý nhân sự nói chung và bài toán quản lý nhân sự của
công ty TNHH Thời Trang Hạ Vàng nói riêng để thiết kế và lập trình ph
ần mềm nhằm
hỗ trợ công tác quản lý của công ty.
Dự kiến lập trình phần mềm quản lý nhân sự ở cồng ty TNHH Thời Trang Hạ
Vàng đạt được các mục tiêu chính sau:
- Cập nhật hồ sơ nhân viên mới vào công ty
- Cập nhật phòng ban hoặc bộ phận khi công ty phát sinh thêm các bộ
phận hoặc phòng ban mới.
- Quản lý danh mục cho công ty như trình độ, chức danh, loại hợ
p
đồng….
- Quản lý chế độ cho nhân viên giúp cho nhân viên được hưởng các chế

độ ưu đãi cũng như kỷ luật của công ty.
- Tìm kiếm, tra cứu thông tin nhân viên trong công ty
- Kết xuất bảng thống kê danh sách nhân viên
QUẢN LÝ NHÂN SỰ
SVTH: Trần Thanh Quốc – Trương Thị Nữ - Nguyễn Thị Lâm Chi

Trang 15

- Kết xuất bảng công trong công ty
- Kết xuất phiếu làm thêm giờ, những người tham gia bảo hiểm trong
công ty…

2.4. Chức năng và nhiệm vụ:
- Hệ thống yêu cầu đăng nhập trước khi quản trị (hay nhân viên quản lý nhân sự)
muốn quản lý, và sử dụng các chức năng quản lý tương ứng với quyền hạn của
người đăng nhập (quản lý, ng
ười dùng).
- Menu chính bao gồm các menu con, mỗi menu thường là điểm vào của một
chức năng.
- Chức năng hệ thống (cập nhật thông tin thủ thư, cập nhật các thông tin nhân
viên (thêm, xoá, sửa) chỉ được sử dụng bởi người quản lý.
- Chức năng tìm kiếm có thể áp dụng cho: quản lý (nhân viên phòng nhân sự).
- Chức năng Quản lý chế độ chỉ
được sử dụng bởi người quản trị phần mềm
này.
- Chức năng Quản lý danh mục chỉ được sử dụng bởi: quản lý hoặc nhân viên
phòng nhân sự.
- Kết xuất báo cáo, thống kê chỉ được áp dụng cho người quản lý thuộc phòng
nhân sự.
- Chức năng quản lý lương chỉ được áp dụng cho người trực tiếp quản lý bộ

phận làm lương cho nhân viên trong công ty thông qua một số thông tin như
bảng công, danh sách làm thêm giờ….
- Chức năng thông báo danh sách nhân viên thôi việc của công ty khi có yêu cầu
của cấp trên chỉ được thực hiện bởi nhân viên phòng nhân sự.


QUẢN LÝ NHÂN SỰ
SVTH: Trần Thanh Quốc – Trương Thị Nữ - Nguyễn Thị Lâm Chi

Trang 16

2.5. Đảm bảo:
Hệ thống Quản lý nhân sự được thiết kế để đảm bảo:
9 Thời gian xử lý nhanh.
9 Tra cứu dữ liệu được xử lý chính xác các thông tin về nhân viên trong công
ty nhằm phục vụ cho các thao tác hoặc các chức năng sau nó.
9 Dễ sử dụng với những giao diện đồ hoạ thân thiện phù hợp với người sử
dụng.

QUẢN LÝ NHÂN SỰ
SVTH: Trần Thanh Quốc – Trương Thị Nữ - Nguyễn Thị Lâm Chi

Trang 17

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG


Hình 3.1 Sơ đồ mối quan hệ của hệ thống với các đối tượng khác









3.1 Phân tích chức năng
3.1.1 Các chức năng chính của hệ thống
Qua khảo sát quy trình hoạt động của hệ thống, nghiên cứu các nghiệp vụ, ta
thấy nổi bật 4 chức năng chính là: Quản lý hồ sơ, Quản lý danh mục, Tìm kiếm và
Thống kê in ấn.
- Chức năng Quản lý hồ sơ có nhiệm vụ quản lý thông tin về nhân viên
(thêm, xửa, xoá), bộ phận và phòng ban cho công ty. Và công việc này
chỉ
được sử dụng bởi người quản lý.

- Chức năng Quản lý danh mục chỉ được sử dụng bởi: quản lý hoặc nhân
viên phòng nhân sự: chức năng này cho phép người quản lý nhập
QuảnLý
NhânSự
Lãnh Đạo Công Ty
Cơ Quan Quản Lý
Nhà N
ư
ớc
Các Phòng Ban Và
Đơn V
ị
Tr
ự
c thu
ộ
c
Nhân Viên
QUẢN LÝ NHÂN SỰ
SVTH: Trần Thanh Quốc – Trương Thị Nữ - Nguyễn Thị Lâm Chi

Trang 18

thông tin về trình độ học vấn, tôn giáo, chức vụ, loại hợp đồng, chức
danh của từng nhân viên trong công ty.
- Chức năng tìm kiếm có thể áp dụng cho: quản lý (nhân viên phòng
nhân sự). chức năng này phục vụ cho hoạt động tìm kiếm, tra cứu
thông tin của nhân viên một cách nhanh nhất bằng cách tìm theo mã
nhân viên, theo họ tên nhân viên, tìm theo CMTND của nhân viên.
- Chức năng thống kê in ấn: có nhiệm vụ thống kê và lập các báo cáo

theo các tiêu chuẩn khác nhau, qua đó hỗ trợ
công tác quản lý, lập kế
hoạch bổ xung nhân viên cho công ty.
Hình 3.2: Sơ đồ chức năng hệ thống.







3.1.2 Chức năng "Đăng nhập"
Hệ thống yêu cầu đăng nhập trước khi quản trị (hay nhân viên quản lý nhân
sự) muốn quản lý, và sử dụng các chức năng quản lý tương ứng với quyền hạn
của người đăng nhập (quản lý, người dùng).
Ở đây, người quản trị có thể thay đổi mật khẩu của chương trình để đảm b
ảo
tính bảo mật của chương trình, cập nhật và thay đổi User.


Đăng
nhập
Quản
lý
Hồ
sơ
Tìm
kiếm
Quản
lý

Danh
mục
QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Thống
kê / In
Trợ
giúp
QUẢN LÝ NHÂN SỰ
SVTH: Trần Thanh Quốc – Trương Thị Nữ - Nguyễn Thị Lâm Chi

Trang 19

Hình 3.3: Sơ đồ chức năng Đăng nhập hệ thống.







3.1.3 Chức năng "Quản lý danh mục"
Chức năng Quản lý danh mục chỉ được sử dụng bởi: Người quản trị hoặc
nhân viên phòng nhân sự sử dụng để nhập, sửa, xoá, thay đổi,về thông tin nhân
viên có các trường như: dân tộc, tôn giáo, tỉnh, bộ phận, chức vụ, hồ sơ, trình độ
học vấn, nghề nghiệp, tạm ứng, thưởng, phép.

Hình 3.4: Sơ đồ chức năng Quản lý danh mục.

ĐĂNG NHẬP
Thay đổi
User
Cập nhật
User
Kết thúc
Đổi mật
khẩu
Tỉnh
Loại
hợp
đồng

Thưởng
Lương
nhân
viên
QUẢN LÝ DANH MỤC
Dân
tộc
Tôn
giáo
Bộ
phận
Chức

vụ
Trình
độ học
vấn
Nghề
nghiệp
Tạm
ứng
Phép
Loại
công
việc
Hồ
sơ
Loại
hình
đào
t
ạo
Tình
trạng
Xếp
loại
QUẢN LÝ NHÂN SỰ
SVTH: Trần Thanh Quốc – Trương Thị Nữ - Nguyễn Thị Lâm Chi

Trang 20

3.1.4 Chức năng "Quản lý Hồ sơ"
Ở chức năng này, người trực tiếp quản lý đó là nhân viên phòng nhân sự

thực hiện được những yêu cầu sau:
+ Cập nhật tất cả các thông tin của nhân viên trong công ty như (Họ Tên,
Quê quán, năm sinh, Điện thoại, chức vụ…) bổ sung vào danh sách nhân
viên trong công ty
+ Nhập bộ phận của từng nhân viên vào phòng ban cụ thể nào đó
+Sửa chi tiết thông tin nhân viên: thực hiện việc chỉnh s
ửa, cập nhật bổ
sung thêm các thông tin chi tiết của từng nhân viên.
+Lập phân loại, thực hiện việc cập nhật bổ sung, chỉnh sửa phân loại nhân
viên vào từng phòng ban cụ thể.
+Xoá thông tin: thực hiện việc xoá thông tin khi nhân viên nghỉ việc hoặc
chyển đi nơi khác…
+ Báo cáo cấp trên
Hình 3.5: Sơ đồ chức năng Quản lý hồ sơ.









Sơ
yếu
lý
lịch
Quá
trình
công

tác
QUẢN LÝ HỒ SƠ
Quan
hệ
Gia
đình
Theo
giỏi
mức
lương
Quá
trình
khen
thưởng
QUẢN LÝ NHÂN SỰ
SVTH: Trần Thanh Quốc – Trương Thị Nữ - Nguyễn Thị Lâm Chi

Trang 21

3.1.5 Chức năng chấm công - Lương
3.1.5.1 Quản lý chấm công
Công việc chấm công hàng ngày được nhân viên của phòng TCHC - QTTB
trực tiếp thực hiện và ghi vào sổ chấm công bằng cách:
Mã thẻ nhân viên (nếu phát triển hơn là dấu vân tay), theo thời gian ra vào
của nhân viên được sự giám sát của bảo vệ cổng hoặc nhân viên phòng
TCHC-QTTB.
Sau đó tổng hợp lại vào cuối mỗi tháng để làm công ty tính lương cuối
tháng.
Với bộ phận Nhân viên hành chính, bảng ch
ấm công bao gồm: số thứ tự, họ

tên nhân viên, số ngày làm việc, số giờ làm thêm, số ngày nghỉ được phép,
số ngày nghỉ không lương, số ngày nghỉ được hưởng lương.
3.1.5.1 Quản lý lương
Cập nhật tổng số ngày làm việc trong tháng trước khi tiến hành tính lương.
Cập nhật những khoản khấu trừ lương của nhân viên (khoản tiền phạt, tiền
ứng trước,…)
- Cách tính lương
Hàng tháng công ty ph
ải nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội 23% số tiền
lương chính của mỗi nhân viên trong đó nhân viên chịu 5% (trừ vào
tiền lương cuối tháng) và công ty chịu 18%. Số tiền bảo hiểm thất
nghiệp cũng tương tự là 3% tiền lương chính trong đó nhân viên chịu
1% (trừ vào lương cuối tháng).
Tính lương tạm ứng: thực hiện vào giữa mỗi tháng. Lương tạm ứng
của nhân viên bằng 50% mức lươ
ng chính không kể phụ cấp sinh hoạt.
Công thức cụ thể như sau:


Lương Tạm Ứng =
Lương Tạm Ứng
2
QUẢN LÝ NHÂN SỰ
SVTH: Trần Thanh Quốc – Trương Thị Nữ - Nguyễn Thị Lâm Chi

Trang 22

Đối với những nhân viên làm ít ngày công, lương cuối tháng nhỏ hơn
lương tạm ứng thì tiến hành truy thu sau.
Tính lương cuối tháng:

Tổng ngày công làm việc = số ngày làm việc + số ngày nghỉ phép
+ số ngày nghỉ có lương


Số ngày công làm thêm đã nhân hệ số =
Tổng lương(không kể thưởng) = lương chính + phụ cấp sinh hoạt
+ lương làm thêm
Bảo hiểm xã hội = 5%* lương chính
Bảo hiểm y tế = 1%* lương chính
Lương cuối tháng = tổng lương – (lương tạm ứng + bảo hiểm xh
+ bảo hiểm YT + khấu trừ)
- Báo cáo lương hàng tháng
Báo cáo lương hàng tháng bao gồm:
 Bảng lương tạm ứng theo từng phòng ban: để phát lương t
ạm ứng giữa
tháng
 Phiếu lương cuối tháng: dùng để phát cho từng nhân viên
 Bảng lương cuối tháng cho từng phòng ban: số thứ tự, họ và tên, tổng
số ngày công, bậc lương, lương chính, phụ cấp sinh hoạt, lương làm
thêm, tổng lương, lương tạm ứng, bảo hiểm xã hội, y tế, lương cuối
tháng…
Báo cáo nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
- Quản lý th
ưởng
Giờ làm thêm*1.5
8
QUẢN LÝ NHÂN SỰ
SVTH: Trần Thanh Quốc – Trương Thị Nữ - Nguyễn Thị Lâm Chi

Trang 23

Với những tháng công ty có thưởng cho nhân viên (các dịp lễ, tết…)
các trưởng phòng phải tiến hành bình bầu xếp loại lao động theo bậc
A, B, C hoặc D nộp cho phòng nhân sự.
Thưởng sẽ dựa trên tổng số quỹ thưởng, kết quả xếp loại lao động cho
từng nhân viên, tính thưởng vào từng nhân viên và in báo cáo.
Ngoài ra hàng tháng nhân viên nào có thành tích lao động xuất sắc sẽ
nhận được những khoản thưởng riêng do Ban Giám đốc quyết định và
được cập nhậ
t trực tiếp vào khoản tiền thưởng cá nhân.
Cách tính thưởng
Tiền thưởng = (quỹ thưởng/tổng hệ số thưởng của các nhân
viên)*hệ số thưởng + thưởng cá nhân.
Báo cáo thưởng hàng tháng theo phòng ban bao gồm: số thứ tự, họ tên
nhân viên, xếp loại, hệ số thưởng, tiền thưởng theo quỹ thưởng, tiền
thưởng cá nhân, tổng tiền thưởng.

3.1.6 Chức năng Tìm kiếm
Chức năng này dùng tra cứu thông tin mà ng
ười quản trị muốn tìm kiếm
như tra cứu thông tin của một nhân viên nào đó chẳng hạn, xem nhân viên đó có
sử dụng chế độ bảo hiểm nào, có mức lương là bao nhiêu, theo dõi tình hình làm
việc của nhân viên đó…
Thực hiện được tất cả những công việc khi có yêu cầu của cấp trên muốn
biết thông tin nào đó vd: muốn biết tình hình làm việc của nhân viên A thuộc
phòng ban nào đó, hay cho biết nhân viên nào đó có tham gia bảo hiểm nay
không…

QUẢN LÝ NHÂN SỰ
SVTH: Trần Thanh Quốc – Trương Thị Nữ - Nguyễn Thị Lâm Chi

Trang 24

Hình 3.6: Sơ đồ chức năng Tìm kiếm.







3.1.7 Chức năng “Thống kê / In”
Báo cáo theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cấp trên các thông tin của nhân
viên như: Bảng công, khen thưởng, chế độ thai sản hợp đồng, bảo hiểm, thôi
việc….

Hình 3.7: Sơ đồ chức năng Thống kê / In.









Họ và
tên

Đơn
vị
Mã số
nhân
viên
TÌM KIẾM
Chuyên
môn
Trình
độ
học
vấn
Phòn
g ban
Độ
tuổi
Bảng
công
Thâm
niên
nghề
THỐNG KÊ / IN
Được
khen
thưởn
g
Nghỉ
hưu
Được
lên

lương
Mức
lương
QUẢN LÝ NHÂN SỰ
SVTH: Trần Thanh Quốc – Trương Thị Nữ - Nguyễn Thị Lâm Chi

Trang 25

3.1.8 Chức năng "Trợ giúp"
Chức năng này hướng dẫn sử dụng cho người dùng làm sao mà họ hiểu và
dùng được phần mềm của mình một cách hiệu quả nhất. khi chúng ta sử dụng
phần mềm gặp khó khăn hay trục trặc gì thì một trong những biện pháp tốt nhất là
chúng ta đều cần đến một sự giúp đỡ nào đó. Vì vậy, chức năng trợ giúp là một
phân không thể thiếu trong m
ỗi phần mềm


Sơ đồ chức năng nghiệp vụ hệ thống Quản lý nhân sự
Sơ đồ chức năng nghiệp vụ đầy đủ của hệ thống được thể hiện ở hình sau: