BÁO CÁO THỰC TẬP-ĐỀ TÀI QUẢN LÝ PHÂN PHỐI HÀNG HÓA

Hệ quản lý phân phối hàng hố
.
******************************************************************************************
COPYRIGHT © 2004 VIETTECHS-WWW.VIETTECHS.COM
ADDRESS: 104/4A NHẤT CHI MAI, F.13, Q.TÂN BÌNH, TP HCM
WEBSITE: WWW.VIETTECHS.COM
EMAIL :
TEL : (848)90.40.125 - (848)86.25.887
******************************************************************************************
MỤC LỤC
I. BÀI TOÁN 2
II. MÔ HÌNH QUAN NIỆM DỮ LIỆU 3
1. PHÂN TÍCH BÀI TOÁN

3
2. MÔ HÌNH QUAN NIỆM DỮ LIỆU (ERD)

4
3. MÔ TẢ THỰC THỂ

5
Mô tả thực thể Mặt Hàng 5
Mô tả thực thể Phiếu Yêu Cầu 5
Mô tả thực thể Đại Lý 5
Mô tả thực thể Đòa Bàn 5
Mô tả thực thể Đợt Khuyến Mãi 6
Mô tả thực thể Tháng 6
Mô tả thực thể Tuần 6
4. MÔ TẢ MỐI KẾT HP

6

Mô tả mối kết hợp CT Phiếu Yêu cầu 6
Mô tả mối kết hợp CT Khuyến Mãi 6
Mô tả mối kết hợp CT Hàng trong tuần 8
Mô tả mối kết hợp Thanh Toán 8
III. MÔ HÌNH XỬ LÝ (TỰA MERISE) 8
1. MÔ HÌNH QUAN NIỆM XỬ LÝ.

8
MÔ HÌNH XỬ LÝ CẤP 0

9
MÔ HÌNH XỬ LÝ CẤP 1

9
MÔ HÌNH XỬ LÝ CẤP 2

12
MỘT SỐ QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐẶC BIỆT

13
2. MÔ HÌNH TỔ CHỨC XỬ LÝ

13
TIẾP THEO HÌNH TRANG BÊN 15
TIẾP THEO HÌNH TRANG BÊN 16
IV. CÀI ĐẶT, THIẾT KẾ GIAO DIỆN 18
1. PHÂN HỆ CÔNG TY (SERVER)

18
2. PHÂN HỆ ĐẠI LÝ (CLIENT)

23
V. CHƯƠNG TRÌNH MINH HỌA CÁC GIAO DIỆN 26
VI. KẾT LUẬN 27
Copyright © 2004 Viettechs-www.viettechs.com
1 /27
Hệ quản lý phân phối hàng hố
.
I. BÀI TOÁN
HỆ QUẢN LÝ PHÂN PHỐI HÀNG HÓA CHO CÁC ĐẠI LÝ CỦA MỘT
DOANH NGHIỆP
Một doanh nghiệp sản xuất các loại chất tẩy rửa có một hệ thống đại lý khắp các quận
huyện tại thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận. Dựa trên yêu cầu của các đại lý,
công ty sẽ cung cấp hàng với chủng loại và số lượng mà đại lý yêu cầu. Công ty chỉ cung
cấp cho các đại lý mỗi tuần một lần. Như vậy, hàng tuần đại lý gửi phiếu yêu cầu trong đó
ghi rõ loại hàng, số lượng cho công ty và căn cứ vào phiếu yêu cầu, công ty sẽ cung cấp
đầy đủ các loại hàng mà đại lý yêu cầu nội trong ngày hôm sau. Khi hàng đã được giao cho
đại lý, phiếu yêu cầu sẽ được đóng dấu đã giao và công ty lưu giữ lại phiếu yêu cầu đó.
Vậy công ty sẽ kiểm soát được đã giao cho đại lý đó các chủng loại hàng nào với số lượng
là bao nhiêu.
Vào ngày thứ hai hàng tuần các đại lý phải báo cáo về công ty số lượng đã bán được
trong tuần qua trong mỗi chủng loại, từ đó công ty suy ra được số tồn tại đại lý. Công ty
tính được số tồn tại đại lý trong mỗi chủng loại bằng cách:
Số tồn = Số tồn tuần trước + Số lượng hàng - Số lượng hàng
cung cấp tuần này đã bán trong tuần
Công ty sẽ yêu cầu các đại lý thanh toán tiền một lần vào cuối tháng, mỗi tháng số
lượng hàng thực bán trong tháng. Số hàng thực bán trong tháng của đại lý là số hàng được
bán trong 4 tuần cộng lại. Tùy tình hình bán, công ty có thể quyết đònh thưởng cho đại lý,
bằng cách chiết khấu % nào đấy trên số tiền mà đại lý phải thanh toán; điều này sẽ do
phòng kinh doanh của công ty quyết đònh. Công ty cũng có thể phát động đợt khuyến mãi

cho khách mua lẻ thông qua các đại lý: như bình nước xã thơm loại 2 lít thay vì giá bán lẻ
là 21.000 đồng nay còn 19.000 đồng, và đợt khuyến mãi này áp dụng theo hình thức sau:
mỗi đại lý được bán giá khuyến mãi cho 1000 bình bắt đầu từ ngày 15/5/2002. Đây là đợt
khuyến mãi cho khách mua lẻ, đại lý bán cho khách hàng với giá khuyến mãi những mặt
hàng có trong danh sách khuyến mãi mà công ty cung cấp và đến cuối tháng, đại lý thanh
toán với công ty với giá khuyến mãi đã được áp dụng trong tháng cho những mặt hàng đó.
Số đợt khuyến mãi trong năm, sản phẩm được khuyến mãi, hình thức khuyến mãi (cho
1000 đơn vò bán ra kể từ ngày nào đấy, hoặc cho một khoảng thời gian nào đấy, hoặc mua
5 tặng 1, v.v…) là do Công ty quyết đònh. Trong một tháng có thể có nhiều đợt khuyến mãi
khác nhau, nhưng khi có thì áp dụng đồng loạt cho các đại lý trên cùng một đòa bàn (Ví dụ:
Tp.HCM, hoặc tỉnh Đồng Nai). Công ty và các đại lý cần ghi nhớ những đợt khuyến mãi để
đến cuối tháng kiểm tra việc thanh toán cho được chính xác. Như vậy, khi đại lý thanh toán
tiền vào cuối tháng, công ty sẽ kiểm tra những mặt hàng nào là có trong danh sách khuyến
mãi và giá khuyến mãi là bao nhiêu.
Số lượng dữ liệu các đại lý báo cáo về rất lớn, nếu tính lũy tiến trong năm. Công ty cần
lưu giữ dữ liệu trong năm để cuối năm tổng kết cho từng đại lý, có quyết đònh khen thưởng
thêm cho đại lý. Hàng quý, công ty muốn thống kê số lượng tiêu thụ qua mỗi hình thức
khuyến mãi, sắp xếp theo từng đại lý, từng mặt hàng.
Copyright © 2004 Viettechs-www.viettechs.com
2 /27
Hệ quản lý phân phối hàng hố
.
Yêu cầu:
 Xây dựng một ứng dụng tin học để phục vụ cho công ty và cho các đại lý, giữa đại lý
và công ty được nối qua modem để chuyển báo cáo, ứng dụng phải chú ý đến yếu tố
nhiều số liệu cần được lưu trữ.
 Báo cáo trình bày: Mô hình quan niệm và xử lý, thuyết minh cấu trúc vật lý đã cài đặt,
mô tả thiết kế giao diện, cài đặt theo cấu trúc Client-Server.
Thực hiện:
Ứng dụng tin học gồm 2 phân hệ: công ty và đại lý

 Bên công ty lưu trữ một cơ sở dữ liệu gồm tất cả thông tin cần thiết.
 Bên đại lý lưu trữ cơ sở dữ liệu gồm:
Các chủng loại hàng, số lượng hàng nhận, thông tin bán hàng, thông tin về các đợt
khuyến mãi. Những thông tin nào thuộc Công ty thì sẽ do Công ty chuyển đến Đại lý,
Đại lý chỉ sử dụng, không được phép sửa đổi. Thực hiện nghiệp vụ: hàng tuần lập phiếu
yêu cầu các mặt hàng cho công ty và chuyển dữ liệu này cho công ty, cuối tuần lập báo
cáo số lượng hàng đã bán trong tuần trong mỗi chủng loại, cuối tháng thanh toán tiền
cho công ty.
II. MÔ HÌNH QUAN NIỆM DỮ LIỆU
1. PHÂN TÍCH BÀI TOÁN
Phân tích các sự kiện có trong đề bài và một số giả thiết được đưa thêm vào dưới đây:
 Đại lý: Chứa đựng thông tin về các đại lý của công ty.
 Phiếu yêu cầu: Giúp công ty xác đònh lượng hàng cần cung ứng cho đại lý. Mối quan hệ
Phiếu yêu cầu – Mặt hàng thể hiện thông tin các mặt hàng cùng với số lượng yêu cầu
(Chi tiết yêu cầu). Phiếu yêu cầu phát sinh hàng tuần từ đại lý, suy ra có một mối quan
hệ giữa Phiếu yêu cầu và yếu tố thời gian được ghi nhận (tuần).
 Mặt hàng: Với các thuộc tính: mã hàng, tên hàng, quy cách, đơn giá. Đơn giá này do
công ty ấn đònh trước cho đại lý, đơn giá này có thể thay đổi nếu mặt hàng trong thời kỳ
khuyến mãi, hoặc biến động theo thò trường tại từng thời điểm. Giả thiết trong bài toán
này đơn giá này ổn đònh trong một thời gian dài, còn thực tế thì đơn giá này có thể sẽ
gắn cùng với một giá trò thời gian xác đònh.
 Một đại lý thuộc một đòa bàn xác đònh, và đợt khuyến mãi thì áp dụng đồng loạt cho
các đại lý trên cùng một đòa bàn. Ta có mối kết hợp Đại lý – Đòa bàn, và nếu biết đại
lý thuộc đòa bàn thì mặc nhiên biết được đợt khuyến mãi trên đòa bàn đó là có hiệu lực
áp dụng cho đại lý.
 Mối kết hợp giữa Đợt khuyến mãi – Mặt hàng diễn tả một danh sách các mặt hàng, giá
khuyến mãi của mặt hàng đó trong một đợt khuyến mãi.
 Khuyến mãi: Hình thức khuyến mãi thông thường là giảm giá, giá này ta gọi là
ĐơngiáKM. Ví dụ nếu giảm cho 1000 đơn vò hàng đầu tiên kể từ ngày A thì 1000 gọi là
SoLuongKM. Hình thức khuyến mãi mua hàng tặng hàng (5 tặng 1, …), giả sử công ty

gởi đại lý 500 chai nước xả thơm để tặng khách hàng thì 500 chai này công ty sẽ không
tính vào số lượng hàng xuất (cho một phiếu yêu cầu bất kỳ) cho đại lý.
Copyright © 2004 Viettechs-www.viettechs.com
3 /27
Hệ quản lý phân phối hàng hố
.
 Thông tin bán hàng trong tuần: Số lượng mỗi loại hàng bán tại đại lý là con số tổng kết
cuối cùng, ở đây ta không chú ý đến chi tiết từng món hàng đã được bán cụ thể cho ai,
bán có hoá đơn không hay không.
 Thứ hai hàng tuần các đại lý phải báo cáo về công ty số lượng đã bán được trong tuần
qua trong mỗi chủng loại, từ đó công ty suy ra được số tồn tại đại lý. Thông tin bán
hàng phụ thuộc mỗi đại lý cụ thể, đồng thời phụ thuộc vào từng tuần, mối kết hợp Tuần
– Mặt hàng – Đại lý thể hiện thông tin bán hàng trong tuần của đại lý.
 Hàng tuần đại lý gửi phiếu yêu cầu trong đó ghi rõ loại hàng, số lượng cho công ty, ta
có mối kết hợp Tuần - Phiếu yêu cầu.
 Công ty yêu cầu các đại lý thanh toán tiền một lần vào cuối mỗi tháng, Đó là số tiền
tương ứng số hàng thực bán trong tháng (4 tuần) cộng lại. Như vậy có mối kết hợp giữa
đại lý và thời gian (Tháng) về xác lập thời hạn, số tiền thanh toán.
Chúng ta đề nghò mô hình quan niệm cho Hệ thống thông tin (HTTT) Quản lý phân
phối hàng hóa cho các đại lý của một doanh nghiệp như sau:
2. MÔ HÌNH QUAN NIỆM DỮ LIỆU (ERD)
Hệ thống thông tin:
QUẢN LÝ PHÂN PHỐI HÀNG
HÓA CHO CÁC ĐẠI LÝ
MÔ HÌNH
QUAN NIỆM DỮ LIỆU
Ngày lập: 01/01/2003
Copyright © 2004 Viettechs-www.viettechs.com
4 /27
Hệ quản lý phân phối hàng hố

.
Ta nhận ra rằng, hầu hết các thông tin xuất hiện ở công ty sẽ được phân về (phân tán)
và lưu trữ tại các đại lý tương ứng, đó là các đợt khuyến mãi, danh mục các mặt hàng có
trong kho đại lý, …). Trường hợp ngược lại, công ty cần nhận từ đại lý phiếu yêu cầu cung
ứng hàng, số lượng hàng bán trong tuần. Tuy nhiên, khi thực sự cài đặt, độ lớn của không
gian lưu trữ dữ liệu ở đại lý sẽ chiếm quy mô nhỏ hơn, do công ty là nơi tập trung dữ liệu
của tất cả các đại lý.
3. MÔ TẢ THỰC THỂ
Hệ thống thông tin:
QUẢN LÝ PHÂN PHỐI
HÀNG HÓA CHO CÁC ĐẠI
LÝ
Mô tả thực thể Mặt Hàng
Ngày lập: 01/01/2003
Tên tắt thuộc tính Diễn giải Ghi chú
MaHang Mã số mặt hàng cung ứng Khoá
TenHang Tên chi tiết hàng
QuyCach Quy cách của hàng
DonGia Giá xuất hàng tại công ty, bán tại đại lý
Hệ thống thông tin:
QUẢN LÝ PHÂN PHỐI
HÀNG HÓA CHO CÁC ĐẠI
LÝ
Mô tả thực thể Phiếu Yêu
Cầu
Ngày lập: 01/01/2003
Tên tắt thuộc tính Diễn giải Ghi chú
MaPhieu Mã số của Phiếu yêu cầu Khoá
NgayLap Ngày lập Phiếu yêu cầu và gửi lên Công ty
TinhTrang Cho biết Phiếu yêu cầu đã được phiếu đã

chuyển lên công ty chưa, Công ty đã cung
cấp hàng hay chưa.
Hệ thống thông tin:
QUẢN LÝ PHÂN PHỐI
HÀNG HÓA CHO CÁC ĐẠI
LÝ
Mô tả thực thể Đại Lý
Ngày lập: 01/01/2003
Tên tắt thuộc tính Diễn giải Ghi chú
MaDaiLy Mã số của đại lý Khoá
TenDaiLy Tên của đại lý
DiaChi Đòa chỉ của đại lý
Hệ thống thông tin:
QUẢN LÝ PHÂN PHỐI
HÀNG HÓA CHO CÁC ĐẠI
LÝ
Mô tả thực thể Đòa Bàn
Ngày lập: 01/01/2003
Tên tắt thuộc tính Diễn giải Ghi chú
MaDiaBan Mã số của từng đòa bàn nơi Công ty Khoá
Copyright © 2004 Viettechs-www.viettechs.com
5 /27
Hệ quản lý phân phối hàng hố
.
cung cấp hàng cho các Đại lý trong đòa
bàn
TenDiaBan Tên chi tiết của đòa bàn đó
Hệ thống thông tin:
QUẢN LÝ PHÂN PHỐI
HÀNG HÓA CHO CÁC ĐẠI

LÝ
Mô tả thực thể Đợt Khuyến Mãi
Ngày lập: 01/01/2003
Tên tắt thuộc tính Diễn giải Ghi chú
MaDotKM Mã số của đợt khuyến mãi Khoá
TuNgay Ngày bắt đầu của đợt khuyến mãi
DenNgay Ngày kết thúc của đợt khuyến mãi
HinhThucKM Hình thức của từng đợt khuyến mãi
Hệ thống thông tin:
QUẢN LÝ PHÂN PHỐI
HÀNG HÓA CHO CÁC ĐẠI
LÝ
Mô tả thực thể Tháng
Ngày lập: 01/01/2003
Tên tắt thuộc tính Diễn giải Ghi chú
Thang Tháng cụ thể trong một năm
Nam Năm cụ thể nào đó
Hệ thống thông tin:
QUẢN LÝ PHÂN PHỐI
HÀNG HÓA CHO CÁC ĐẠI
LÝ
Mô tả thực thể Tuần
Ngày lập: 01/01/2003
Tên tắt thuộc tính Diễn giải Ghi chú
NgayDauTuan Ngày đầu trong tuần của một tháng (bao
gồm thông tin tháng, năm)
4. MÔ TẢ MỐI KẾT HP
Hệ thống thông tin:
QUẢN LÝ PHÂN PHỐI
HÀNG HÓA CHO CÁC ĐẠI

LÝ
Mô tả mối kết hợp CT Phiếu
Yêu cầu
Ngày lập: 01/01/2003
Tên tắt thuộc tính Diễn giải Ghi chú
SoLuongYC Số lượng của từng loại hàng đại lý yêu
cầu công ty cung cấp
Hệ thống thông tin:
QUẢN LÝ PHÂN PHỐI
HÀNG HÓA CHO CÁC ĐẠI
LÝ
Mô tả mối kết hợp CT Khuyến
Mãi
Ngày lập: 01/01/2003
Tên tắt thuộc tính Diễn giải Ghi chú
Copyright © 2004 Viettechs-www.viettechs.com
6 /27
Hệ quản lý phân phối hàng hố
.
SoLuongKM Số lượng khuyến mãi trong từng loại
hàng
DonGiaKM Đơn giá khuyến mãi áp dụng cho hàng
Copyright © 2004 Viettechs-www.viettechs.com
7 /27
Hệ quản lý phân phối hàng hố
.
Hệ thống thông tin:
QUẢN LÝ PHÂN PHỐI
HÀNG HÓA CHO CÁC ĐẠI
LÝ

Mô tả mối kết hợp CT Hàng
trong tuần
Ngày lập: 01/01/2003
Tên tắt thuộc tính Diễn giải Ghi chú
SLTonDauTuan Số lượng tồn đầu tuần của mặt hàng
trong kho của đại lý.
SLNhapTrongTuan Số lượng nhập trong tuần của mặt hàng
theo phiếu yêu cầu được đáp ứng
SLXuatTrongTuan Số lượng tổng kết bán cuối cùng trong
tuần của mặt hàng của đại lý.
Hệ thống thông tin:
QUẢN LÝ PHÂN PHỐI
HÀNG HÓA CHO CÁC ĐẠI
LÝ
Mô tả mối kết hợp Thanh Toán
Ngày lập: 01/01/2003
Tên tắt thuộc tính Diễn giải Ghi chú
TongSoTien Tổng số tiền cần thanh toán của đại lý
ChietKhau Giảm chiết khấu cho đại lý
TinhTrang Cho biết đại lý đã thanh toán tiền trong
tháng hay chưa.
III. MÔ HÌNH XỬ LÝ (TỰA MERISE)
1. MÔ HÌNH QUAN NIỆM XỬ LÝ.
Chúng ta sẽ đưa thêm những giả đònh để bổ sung cho những ý ngầm đònh không được
nêu trong phần đề bài trong quá trình triển khai các mô hình xử lý:
 HTTT này là một nhánh trong một HTTT lớn của toàn công ty với mục tiêu phục vụ
cho việc phân phối hàng hoá. Có một tổ nào đó sử dụng chương trình này để điều phối
việc giao hàng.
 HTTT của chúng ta nhận phiếu yêu cầu xuất hàng cho đại lý từ HTTT lớn nói trên, và
tổ phân phối hàng chỉ có nhiệm vụ xuất hàng theo đúng số lượng trong phiếu yêu cầu,

chuyên chở đến đại lý, ký nhận giao hàng với đại lý, và xác nhận đã giao hàng trên
phiếu yêu cầu. Thông tin phiếu giao hàng sẽ được nơi có trách nhiệm tương ứng xử lý
tiếp (ngoài phạm vi HTTT của chúng ta).
 Khi ký hợp đồng với đại lý, công ty và đại lý đã có những thoả thuận về số lượng hàng
yêu cầu thêm dựa trên lượng hàng tồn hiện tại tại đại lý. HTTT này không quan tâm
trường hợp đại lý còn nợ tiền hàng tháng sẽ tiếp tục nhận hàng, yêu cầu thêm hàng hay
không. Điều này hàm ý rằng mọi dữ liệu về phiếu yêu cầu mặt hàng khi đến HTTT
của chúng ta đã được xác nhận hợp lệ, chúng ta chỉ việc xuất hàng theo đúng số lượng
yêu cầu và xác nhận việc xuất hàng mà thôi.
 Thanh toán là thao tác thủ công ( chuyển khoản, trao tiền mặt), tuy nhiên việc tính ra
con số tiền cần thanh toán của đại lý là tự động.
Copyright © 2004 Viettechs-www.viettechs.com
8 /27
Hệ quản lý phân phối hàng hố
.
 Khi có một Đại lý mới tham gia hệ thống, mặc đònh công ty đã giao hàng đợt đầu tiên
mà không cần chờ phiếu yêu cầu, và thông tin về đại lý này chúng ta sẽ lấy từ hệ
thống lớn của công ty.
 Thông tin về các mặt hàng của công ty cũng sẽ lấy từ hệ thống lớn của công ty.
Như thế, mô hình xử lý của HTTT của chúng ta sẽ như sau:
MÔ HÌNH XỬ LÝ CẤP 0
Đầu vào của HTTT:
- Đại lý gởi các thông tin đặt hàng.
- Đại lý gởi các thông tin báo cáo số lượng hàng bán trong tuần.
Đầu ra của HTTT:
- Đại lý nhận thông tin các đợt khuyến mãi.
- Đại lý nhận thông tin về hàng giao theo yêu cầu.
- Đại lý nhận thông tin về số tiền cần thanh toán trong tháng.
MÔ HÌNH XỬ LÝ CẤP 1
Xử lý gởi đơn yêu cầu hàng và Xử lý báo cáo hàng bán trong tuần cùng diễn ra trong

tuần nhưng không theo trình tự trước sau, nên trong mô hình này diễn đạt hai quá trình như
là hai quá trình độc lập nhau (có thể hiểu là song song hay tuần tự). Hai quá trình này đều
cùng lệ thuộc vào quá trình thứ ba, kết nối qua mạng, trước khi tiến hành truyền dữ liệu.
Hai quá trình trên xuất phát từ hai điểm khác nhau nhưng sau đó cùng nhập chung ở đoạn
kết nối mạng, sau đó lại tách riêng theo quy trình nghiệp vụ vốn có (dó nhiên vẫn có thể sử
dụng lẫn nhau dữ liệu mà chúng phát sinh).
Copyright © 2004 Viettechs-www.viettechs.com
9 /27
Đại lý Đại lý
HTTT Quản lý
phân phối hàng hóa
cho đại lý
SL xuất trong tuần
phiếu yêu cầu
SL hàng giao theo yêu cầu
danh mục hàng khuyến mãi
tổng số tiền thanh toán
Hệ quản lý phân phối hàng hoá
.
Copyright © 2004 Viettechs-www.viettechs.com
10 /27
Hệ quản lý phân phối hàng hố
.
Mô tả các quy tắc xử lý
1). Tiếp nhận lập Phiếu yêu cầu (PYC): Đại lý có yêu cầu cung ứng hàng và lập PYC.
2). Thống kê số lượng hàng bán trong tuần: Hàng tuần đại lý cần ghi nhận lại số
lượng bán các mặt hàng.
3.) Kết nối với công ty: Liên kết mạng với công ty chuẩn bò chuyển dữ liệu từ đại lý
lên công ty.
4.) Truyền dữ liệu: Bắt đầu công việc truyền dữ liệu khi đại lý đã sẵn sàng kết nối với

công ty.
5.) Kiểm tra đường truyền: Coi lại hệ thống phần cứng mạng tại đại lý đã sẵn sàng
kết nối.
6.) Kiểm tra số lần truyền : Nếu số lần truyền dữ liệu bò hỏng vượt quá một ngưỡng
nào đó, có thể do hệ thống mạng bò bận, đợi dòp khác thuận lợi để thử truyền lại.
7.) Công ty tiếp nhận PYC, số liệu báo cáo: Dữ liệu truyền từ đại lý đã chuyển lên
server công ty.
8.) Cấp hàng: Công ty cấp hàng cho đại lý theo PYC nhận được.
Copyright © 2004 Viettechs-www.viettechs.com
11 /27
Hệ quản lý phân phối hàng hố
.
9.) Cập nhật tồn kho đại lý: Hàng theo yêu cầu đã được giao cho đại lý, đại lý xác
nhận hàng đã nhận.
10.) Tính số tiền cần thanh toán: Dựa trên số lượng hàng bán báo cáo bởi đại lý +
thông tin hàng khuyến mãi, công ty tính ra số tiền đại lý cần thanh toán trong tháng.
11.) Thông báo, nhắc đại lý thanh toán: Gọi điện báo, nhắc nhở đại lý đến hạn thanh
toán tiền hàng cho công ty.
MÔ HÌNH XỬ LÝ CẤP 2
Mô tả các quy tắc xử lý
1). Kiểm tra hàng thuộc danh sách khuyến mãi: Nếu hàng có khuyến mãi, công ty
ghi nhận giá khuyến mãi để báo cho đại lý, và để tính tiền sau này.
2). Báo cho đại lý nhận hàng, và giao hàng cho đại lý: Hàng theo yêu cầu của đại lý
được công ty đáp ứng và giao nhận.
3.) Tính tổng số tiền: Tổng số tiền hàng trong tháng của đại lý ( trên số lượng hàng
bán của đại lý).
4.) Chiết khấu: Nếu trong tháng đại lý bán vượt mức nào đó sẽ được công ty giảm
chiết khấu trên số tiền phải thanh toán.
Copyright © 2004 Viettechs-www.viettechs.com
12 /27

Hệ quản lý phân phối hàng hố
.
MỘT SỐ QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐẶC BIỆT
Mô tả các quy tắc xử lý
1). Xử lý thống kê: Thống kê và in các báo biểu về lượng hàng tiêu thụ qua mỗi hình
thức khuyến mãi, theo từng mặt hàng, từng đại lý.
2.) Lập danh sách các mặt hàng khuyến mãi: Công ty đưa ra các đợt khuyến mãi với
số lượng hàng, mặt hàng, và đơn giá khuyến mãi.
3.) Thông báo cho các đại lý: Các đại lý nhận thông tin về các đợt khuyến mãi nếu
thuộc đòa bàn khuyến mãi.
2. MÔ HÌNH TỔ CHỨC XỬ LÝ
 Các phòng ban, diễn viên sau tham gia vào HTTT
- Đại lý.
- Hệ thống kết nối mạng.
- Công ty.
 Bảng phân loại các thủ tục chức năng, là bước chi tiết hóa các quy tắc xử lý trong mô
hình quan niệm xử lý:
Copyright © 2004 Viettechs-www.viettechs.com
13 /27
Hệ quản lý phân phối hàng hố
.
STT Tên Thủ tục Chức năng Thời gian Bản chất Chỗ làm
việc
Xuất xứ
1 Điền phiếu yêu cầu Trong ngày Tự động Đại lý Tiếp nhận, lập
phiếu yêu cầu
2 Kết nối với công ty Trong tuần Tự động Đại lý Kết nối với công ty
3 1.Chọn dữ liệu cần truyền lên công
ty
2.Truyền dữ liệu

Trong tuần
Trong tuần
Tự động
Tự động
Đại lý
Đại lý
Truyền dữ liệu lên
công ty
4 Kiểm tra đường truyền, chuẩn bò kết
nối lại
Trong tuần Tự động Đại lý Kiểm tra đường
truyền, chuẩn bò kết
nối lại
5 Kiểm tra số lần truyền hỏng Trong tuần Tự động Đại lý Kiểm tra số lần
truyền hỏng
6 Nhập số lượng hàng bán trong tuần
cho từng mặt hàng
Cuối tuần Tự động Đại lý Thống kê số lượng
hàng bán trong tuần
Công ty tiếp nhận phiếu yêu cầu Tự động Công ty Công ty tiếp nhận
phiếu yêu cầu
7 1.Kiểm tra hàng thuộc danh sách
khuyến mãi
2.Thiết lập giá cho hàng giao
Trong tuần
Trong tuần
Tự động
Tự động
Công ty
Công ty

Kiểm tra hàng
thuộc danh sách
khuyến mãi
8 Báo cho đại lý nhận hàng Trong tuần Thủ công Công ty Báo cho đại lý nhận
hàng
9 1.Chở hàng và giao nhận hàng ở đại
lý
2.Thiết lập trạng thái đã giao hàng
Trong tuần Thủ công
Tự động
Đại lý Giao hàng cho đại
lý
Cập nhật số lượng hàng ở đại lý Trong tuần Tự động Đại lý Cập nhật số lượng
hàng ở đại lý
Công ty tiếp nhận số liệu Đầu tuần Tự động Công ty Công ty tiếp nhận
số liệu
10 1.Kiểm tra hàng thuộc danh sách
khuyến mãi
2.Lấy giá khuyến mãi
Cuối tháng Tự động
Tự động
Công ty Kiểm tra hàng
thuộc danh sách
khuyến mãi, đối
chiếu đơn giá
11 Tính tổng số tiền Cuối tháng Tự động Công ty Tính tổng số tiền
12 1.Kiểm tra số lượng hàng bán vượt
đònh mức
2.Ấn đònh giá chiết khấu
Cuối tháng Tự động

Tự động
Công ty Xem xét giảm trừ
chiết khấu
Thông báo đại lý đến thanh toán Cuối tháng Thủ công Công ty Thông báo đại lý
đến thanh toán
Nhắc thanh toán Cuối tháng Thủ công Công ty Nhắc thanh toán
13 1.Chọn loại thống kê
2.In báo biểu thống kê
Tự động
Tự động
Công ty Xử lý thống kê
14 1.Chọn danh sách mặt hàng KM
2.n đònh giá KM
Tự động
Tự động
Công ty Lập danh sách mặt
hàng cần KM, đơn
giá KM
15 Thông báo đại lý Thủ công Công ty Thông báo cho đại
lý thuộc đòa bàn
16 Đại lý tiếp nhận đợt KM Tự động Đại lý Đại lý tiếp nhận đợt
KM
Copyright © 2004 Viettechs-www.viettechs.com
14 /27
Hệ quản lý phân phối hàng hố
.
Tiếp theo hình trang bên
Copyright © 2004 Viettechs-www.viettechs.com
15 /27
Mạng/Đường truyền kết nối Công ty

{ }
{ }
{ }
{ }
{ }
Đại Lý
trong tuần
có yêu cầu mặt
hàng
điền phiếu yêu
cầu
phiếu
yêu
cầu
mặt
hàng
{ }
chi tiết PYC
chuẩn bò truyền
Phiếu yêu cầu
được điền
chọn phiếu yêu cầu
chuẩn bò truyền lên
công ty
Kết nối với
công ty
7ĐĐĐ
hủy bỏ kết nối,
chờ thời điểm
khác

kiểm tra
đường truyền,
chuẩn bò kết
nối lại
có yêu cầu kết
nối lại
Đ
chưa kết nối
được
7Đ
Đ
chi tiết số lượng bán các
mặt hàng trong tuần
truyền thành công
thử
truyền lại
chi tiết PYC đã
truyền thành công
dữ liệu truyền bò
hủy bỏ, chờ lần
khác
truyền không
thành công
Truyền dữ liệu
lên công ty
kiểm tra số
lần truyền
hỏng
Đ
{ }

7Đ
chi tiết số lượng bán
các mặt hàng trong
tuần cần truyền
7Đ
chi tiết PYC đã
truyền
Đ
PYC đã
giao
Đònh kỳ
Kiểm tra hàng thuộc
danh sách KM
-Danh mục
hàng
-Hàng KM
chi tiết Phiếu Yêu
Cầu đã nhận
chi tiết
PYC
công ty tiếp
nhận phiếu yêu
cầu
danh sách mặt
hàng có KM và
không KM
thiết lập giá cho
hàng giao
Đ 7Đ
hàng bán theo giá

khuyến mãi
hàng bán đúng
giá giao
báo cho đại
lý nhận hàng
danh mục, đơn giá,
SL hàng sẽ giao
Hàng đã giao
số lượng hàng
nhập trong tuần
cập nhật số
lượnghàng ở đại lý
PYC đã
giao hàng
{ }
{ }
chở hàng và
giao nhận hàng
ở đại lý
chi tiết hàng đã
giao
Thông báo
đáp ứng
hàng
thiết lập trạng
thái đã giao hàng
SLNhập Trong
tuần
{ }
{ }

Khối 1
Hệ quản lý phân phối hàng hố
.
Tiếp theo hình trang bên
Copyright © 2004 Viettechs-www.viettechs.com
16 /27
Công ty
{ }
{ }
Mạng/Đường truyền kết nốiĐại Lý
SL tồn đầu
tuần
SL nhập trong
tuần
Nhập số lượng
hàng bán trong
tuần cho từng
mặt hàng
chi tiết của SL bán
các mặt hàng trong
tuần
SL bán hàng
trong tuần
Đònh kỳ
SL xuất
trong
tuần
7Đ
Thông báo
đại lý thanh

toán
Đ
kiểm tra hàng
thuộc danh sách
khuyến mãi
danh sách
hàng khuyến
mãi
Đ: đại lý đã thanh toán
7Đ: đại lý chưa thanh
toán tiền
trạng thái
đã thanh
toán
nhắc thanh
toán
hoàn tất thanh
toán
Số lượng bán đã
được ghi nhận
tổng số tiền cần
thanh toán
Đònh kỳ
đại lý chưa
thanh toán
số tiền thanh
toán được nhắc
Đònh kỳ
Thông báo đại
lý đến thanh

toán
chi tiết số lượng bán các
mặt hàng trong tuần
truyền thành công
Công ty tiếp
nhận số liệu
chi tiết
hàng trong
tuần
{ }
danh sách mặt hàng
khuyến mãi và không
KM
lấy giá
khuyến mãi
{ }
hàng bán không
khuyến mãi
{ }
hàng bán được
khuyến mãi
tổng số tiền trong
tháng của đại lý
tổng số
tiền
tính tổng số
tiền
kiểm tra số lượng
hàng bán vượt
đònh mức

số lượng hàng
vượt đònh mức
ấn đònh giá
chiết khấu
chiết
khấu
Khối 1
IV. CÀI ĐẶT, THIẾT KẾ GIAO DIỆN
1. PHÂN HỆ CÔNG TY (SERVER)
A. Hệ thống Thực đơn của màn hình chính
 Hệ thống
1. Bảo mật
2. Thoát
 Nghiệp vụ
1. Phiếu yêu cầu
2. Danh mục hàng hoá
3. Thông tin khuyến mãi
4. Thông tin bán hàng
 Báo cáo
1. Thống kê hàng bán theo đại lý
2. Thông kê hàng bán theo khuyến mãi
 Giúp đỡ
1. Hướng dẫn sử dụng chương trình
2. Thông tin về chương trình
Mô tả màn hình
Nút chức năng Kết nối công ty bò vô hiệu vì đây là phân hệ trên công ty, chức năng này
chỉ dùng cho đại lý khi muốn kết nối với công ty.
B. Màn hình Phiếu yêu cầu
Mô tả màn hình

Ý nghóa Duyệt PYC chuẩn bò xuất hàng
Xuất xứ dữ liệu Nhận từ đại lý.
Dữ liệu Chỉ đọc
Triệu gọi Menu Nghiệp vụ / Phiếu yêu cầu
Trạng thái màn
hình
- Không thể sửa dữ liệu trên các ô nhập, lưới
- Trạng thái phiếu: CHƯA GIAO HÀNG (PYC mới nhận từ đại lý)
ĐÃ GIAO HÀNG ( đã giao hàng cho đại lý)
Hoạt động - Chọn xem theo: Lọc các PYC theo 2 điều kiện: Tên đại lý và trạng
thái phiếu. Kết quả hiển thò trong lưới kế bên. Duyệt chọn trong các
PYC ở lưới này, dữ liệu ở phần dưới màn hình (PYC) sẽ thay đổi theo.
- Giao hàng: chuyển trạng thái của Trạng thái phiếu sang ĐÃ GIAO
HÀNG và lưu vào CSDL công ty. Hàng theo yêu cầu đã được đáp
ứng.
- Thoát: Đóng màn hình.
C. Màn hình Danh mục hàng hoá
Mô tả màn hình
Ý nghóa Danh mục hàng cung ứng bởi công ty
Xuất xứ dữ liệu Dữ liệu nội tại của công ty
Dữ liệu Cho phép thêm mới
Triệu gọi Menu Nghiệp vụ / Danh mục hàng hoá
Trạng thái màn hình - Sửa dữ liệu trên các ô nhập, lưới
- Thêm mới
Hoạt động - Nhập thêm mới một mặt hàng ở dòng cuối cùng của lưới. Chuyển
qua dòng khác, sẽ lưu dữ liệu vừa sửa vào CSDL công ty.
- Thoát: Đóng màn hình.
D. Màn hình Thông tin khuyến mãi
Mô tả màn hình
Ý nghóa Danh mục các đợt khuyến mãi của công ty

Xuất xứ dữ liệu Dữ liệu nội tại của công ty
Dữ liệu Cho phép thêm mới / Sửa đổi
Triệu gọi Menu Nghiệp vụ / Thông tin khuyến mãi
Trạng thái màn hình - Cho phép Sửa dữ liệu trên các ô nhập, lưới
- Cho phép Thêm mới.
Hoạt động - Chọn xem theo: Lọc các Đợt khuyến mãi (KM) theo 2 điều kiện:
Đòa bàn, tháng năm. Kết quả hiển thò trong lưới kế bên. Duyệt chọn
trong các Đợt KM ở lưới này, dữ liệu ở phần dưới màn hình sẽ thay
đổi theo
- Thêm mới Đợt KM, bằng cách nhấn Thêm mới, nhấn Lưu để lưu
các thông tin trên màn hình.
- Các nút Chi tiết luôn trong trạng thái hoạt động.
- Thoát: Đóng màn hình.
E. Màn hình Thông tin bán hàng
Mô tả màn hình
Ý nghóa Thông tin bán hàng trong tháng/ tuần của đại lý
Xuất xứ dữ liệu Dữ liệu chuyển từ đại lý lên công ty.
Dữ liệu Chỉ đọc
Triệu gọi Menu Nghiệp vụ / Thông tin bán hàng
Trạng thái màn
hình
- Không cho phép Sửa dữ liệu trên các ô nhập, lưới ngoại trừ cho phép
nhập vào ô Chiết khấu.
- Trạng thái thanh toán: CHƯA THANH TOÁN (Đại lý chưa thanh toán
tiền tháng)
ĐÃ THANH TOÁN ( đại lý đã thanh toán cho công ty)
Hoạt động - Tính tiền: Chỉ tính tiền khi thông tin bán hàng của 4 tuần đã báo cáo
đầy đủ. Số tiền sẽ tự động điền vào ô Tổng số tiền thanh toán, Tổng số
tiền bán trongtháng.
- Nhập Chiết khấu, ô Tổng số tiền thanh toán sẽ tự động được tính lại

- Thanh toán: Chuyển trang thái của ô thanh toán sang ĐÃ THANH
TOÁN.
- Thoát: Đóng màn hình.
F. Màn hình Báo cáo
Mô tả màn hình
Hệ thống có 2 loại màn hình báo cáo:
- Thống kê hàng bán theo đại lý
- Thông kê hàng bán theo khuyến mãi
Trong báo cáo này trình bày mẫu một loại báo cáo: báo cáo hàng xuất trong tháng của
một đại lý.
2. PHÂN HỆ ĐẠI LÝ (CLIENT)
A. Hệ thống Thực đơn của màn hình chính
 Hệ thống
1. Kết nối công ty
2. Bảo mật
3. Thoát chương trình
 Nghiệp vụ
1. Phiếu yêu cầu
2. Danh mục hàng hoá
3. Thông tin khuyến mãi
4. Thông tin bán hàng
 Giúp đỡ
1. Hướng dẫn sử dụng chương trình
2. Thông tin về chương trình
Mô tả màn hình
Ý nghóa Màn hình chính của phân hệ đại lý
Trạng thái màn
hình
- Nút In báo cáo không có hiệu lực do không cài chức năng này tại đại
lý.

- Kết nối công ty: Kết nối mạng công ty, khai báo kết nối mạng qua
màn hình Dialup của Hệ điều hành windows cung cấp.
B. Màn hình phiếu yêu cầu
Mô tả màn hình
Ý nghóa Tạo PYC gởi lên công ty
Xuất xứ dữ liệu Lưu trữ ban đầu tại đại lý.
Dữ liệu Thêm/xoá/sửa
Triệu gọi Menu Nghiệp vụ / Phiếu yêu cầu
Trạng thái màn
hình
- Sửa dữ liệu trên các ô nhập, lưới
- Trạng thái phiếu: CHƯA CHUYỂN ĐI (PYC mới tạo tại đại lý)
CHUYỂN ĐI ( PYC đã chuyển lên công ty)
Hoạt động - Chọn xem theo: Như mô tả các màn hình trên.
- Hoạt động của màn hình này mô tả rõ trong phần Giúp đỡ của
chương trình.
C. Màn hình danh mục hàng hoá / Màn hình Thông tin khuyến mãi:
Nội dung hai màn hình này giống như màn hình bên phân hệ Công ty, chỉ khác biệt duy
nhất là thông tin này được lấy về từ công ty thông qua nút Cập nhật và là thông tin chỉ đọc,
không thể sửa đổi.
D. Màn hình Thông tin bán hàng:
Mô tả màn hình
Ý nghóa Thông tin bán hàng trong tuần của đại lý
Xuất xứ dữ liệu Dữ liệu lưu ở đại lý (sẽ chuyển lên công ty)
Dữ liệu Thêm xoá sửa
Triệu gọi Menu Nghiệp vụ / Thông tin bán hàng
Trạng thái màn hình - Cho phép Sửa dữ liệu trên các ô nhập, lưới.
Hoạt động - Lưu: Lưu thông tin về số lượng hàng bán trong tuần (nhập trên
lưới cột SL bán trong tuần) vào CSDL của đại lý .
- Chuyển đi: Chuyển số liệu bán hàng trong tuần của đại lý lên

công ty.
E. Màn hình Đăng nhập hệ thống/ Giúp đỡ/ Giới thiệu (chung cho cả hai phân hệ)