Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại công ty TNHH một thành viênTín Nghĩa

Nhng đim mi hoc nhng kt qu đt đc khi nghiên cu ca đ tài
“ Hoàn thin h thng kim soát chi phí ti Công ty TNHH mt thành
viên Tín Ngha”
im mi nht ca đ tài so vi nhng công trình nghiên cu trc đó v
kim soát chi phí là đã nghiên cu và trình bày có h thng các kin thc lý
lun v chi phí và kim soát chi phí.  tài đã nghiên cu các nhân t tác
đng đ
n hot đng kim soát chi phí, các phng pháp kim soát chi phí theo
trình t hp lý.
 tài nghiên cu đc đim hot đng đa ngành, đa lnh vc ca Tng
Công ty Tín Ngha và kho sát h thng kim soát chi phí ti vn phòng công
ty và đn v thành viên Công ty TNHH MTV á Granite. Trên c s nhn
đnh và phân tích h thng kim soát chi phí hin ti, tác gi tin hành hoàn
thin h thng kim soát chi phí ti Tng Công ty Tín Ngh
a.
Các nghiên cu v h thng kim soát chi phí ca tác gi không ch áp
dng cho Tng Công ty Tín Ngha, h thng kim soát chi phí gm các k
thut kim soát chi phí hu hiu có th áp dng cho tt c các loi hình doanh
nghip khác.

Tác gi
PHÙNG TH VINH
B GIÁO DC VÀ ÀO TO
TRNG I HC KINH T Tp.HCM




PHÙNG TH VINH

HOÀN THIN H THNG KIM SOÁT CHI PHÍ
TI CÔNG TY TNHH MT THÀNH VIÊN TÍN NGHA






LUN VN THC S KINH T










TP. H CHÍ MINH – Nm 2009
B GIÁO DC VÀ ÀO TO
TRNG I HC KINH T Tp.HCM




PHÙNG TH VINH

HOÀN THIN H THNG KIM SOÁT CHI PHÍ
TI CÔNG TY TNHH MTV TÍN NGHA

Chuyên ngành: K TOÁN
Mã s: 60.34.30


LUN VN THC S KINH T


NGI HNG DN KHOA HC
TS. PHM TH PHNG






TP. H CHÍ MINH – Nm 2009

LI CAM OAN


Tôi xin cam đoan, lun vn vi đ tài “Hoàn thin h thng kim soát chi phí ti
Công ty TNHH MTV Tín Ngha” do tôi nghiên cu thc hin, các s liu và tài liu
trích dn có ngun gc rõ ràng và cha tng đc công b trong các đ tài trc đây.
Tôi xin chu trách nhim v li cam đoan ca mình.

Tác gi





PHÙNG TH VINH

MC LC

Trang ph bìa
Li cam đoan i
Mc lc ii
Danh mc các ký hiu, ch vit tt iii
Danh mc các bng, biu iv
Danh mc các hình v, đ th v
Li cm n vi
Li m đu 1
CHNG 1
NHNG VN  CHUNG V KIM SOÁT CHI PHÍ
1.1 Tng quan v chi phí và kim soát chi phí 2
1.1.1 Tng quan v chi phí 2
1.1.2 Tng quan v kim soát chi phí 5
1.2 Các nhân t tác đng đn hot đng kim soát chi phí 6
1.2.1 c thù ngành kinh doanh 6
1.2.2 Nhu cu thông tin ca nhà qun lý 8
1.2.3 Quy trình và th tc kim soát 9
1.2.3.1 Quy trình kim soát 9
1.2.3.2 Th tc kim soát 10
1.2.4 H thng h tr 11

1.3 Các phng pháp kim soát chi phí 13
1.3.1 Phân loi chi phí - Xác đnh c s phân b chi phí 13
1.3.2 Xây dng trung tâm trách nhim - ánh giá hiu qu hot đng 15
1.3.3 Xây dng h thng đnh mc chi phí, phân tích bin đng chi phí 16
1.3.4 L
p d toán hot đng 17
Kt lun Chng 1 18


CHNG 2:
HOT NG KIM SOÁT CHI PHÍ
TI CÔNG TY TNHHMTV TÍN NGHA
2.1 Quá trình hình thành và phát trin 19
2.1.1 Lch s công ty 19
2.1.2 Ngành ngh kinh doanh 20
2.1.3 H thng Tín Ngha 20
2.1.4 C cu t chc 22
2.1.5 T chc b máy k toán 25
2.1.6 Phân tích tng quát tình hình kinh doanh nm 2006, 2007, 2008 26
2.2 H
thng kim soát chi phí ti Tng Công ty Tín Ngha 30
2.2.1 H thng kim soát chi phí ti Công ty TNHH MTV Tín Ngha 31
2.2.1.1 Hot đng sn xut kinh doanh ca vn phòng công ty 31
2.2.1.2 Chính sách qun lý chi phí 31
2.2.1.3 Danh mc chi phí hin nay 33
2.2.1.4 T chc ghi chép k toán chi phí 37
2.2.1.5 Các báo cáo chi phí hin hành 37
2.2.2 H thng kim soát chi phí ti Công ty TNHH MTV á Granite Tín
Ngha 38
2.2.2.1 Tng quan v công ty TNHH MTV á Granite Tín Ngha 38

2.2.2.2 nh mc chi phí sn xut 41
2.2.2.3 Danh mc chi phí 43
2.2.2.4 Quy trình ghi chép k toán chi phí 46
2.2.2.5 Các báo cáo chi phí hin hành 48
2.3 Nhng h
n ch ca h thng kim soát chi phí hin ti 48
2.3.1 H thng k toán chi phí cha hoàn chnh 48
2.3.2 H thng đnh mc chi phí cha hoàn chnh 49
2.3.3 Cha lp d toán phc v kim soát và đánh giá
hiu qu hot đng 50
2.3.4 Cha thc hin phân tích bin đng chi phí và đánh giá thành qu
qun lý chi phí 50
2.4 Các yêu cu qun lý hin nay 50
2.4.1 K hoch hot đng kinh doanh nm 2009 và các nm tip theo …50
2.4.2 Nhu cu hoàn thin h thng kim soát chi phí 51
Kt lun Chng 2 52

CHNG 3:
HOÀN THIN H THNG KIM SOÁT CHI PHÍ
TI CÔNG TY TNHH MTV TÍN NGHA

3.1 Mc tiêu và ý ngha ca vic hoàn thin h thng kim soát chi phí ti công
ty TNHH MTV Tín Ngha 54
3.1.1 Mc tiêu hoàn thin h thng kim soát chi phí 54
3.1.2 Ý ngha ca vic hoàn thin h
 thng kim soát chi phí 55
3.2 Các gii pháp hoàn thin h thng kim soát chi phí 56
3.2.1 Hoàn thin h thng k toán ghi chép chi phí 56
3.2.1.1 Mã hóa chi phí 56
3.2.1.2 Hoàn thin h thng chng t 57

3.2.1.3 S dng công c h tr 57
3.2.1.4 Phân loi chi phí 57
3.2.2 Xây dng và cp nht h thng đnh mc chi phí sn xut 60
3.2.2.1 S cn thit ca vic xây dng đnh mc chi phí sn xut 60
3.2.2.2 Quy trình lp và cp nht đnh mc chi phí sn xut 60
3.2.2.3 Lp đnh mc chi phí sn xut 62
3.2.3 Lp d toán chi phí 63
3.2.3.1 D toán ngân sách – Công c qun lý hot đng hiu qu 63
3.2.3.2 Các bc lp d toán 64
3.2.3.3 Quy trình lp d toán ca các đn v thành viên và Tng công ty 65
3.2.3.4 Quy trình lp d toán chi phí 65
3.2.4 Phân tích bin đng chi phí 68
3.2.4.1 Phân tích bin đng chi phí bán hàng, chi phí qun lý
doanh nghip 68
3.2.4.2 Phân tích bin đng ca giá thành đnh mc 71
3.2.5 ánh giá thành qu qun lý chi phí 75
3.2.5.1 Xây dng trung tâm trách nhim 75
3.2.5.2 Xây dng h thng báo cáo đánh giá thành qu qun lý chi phí 77
3.2.5.3 ánh giá thành qu qun lý chi phí ca các trung tâm chi phí 78
Kt lun Chng 3 80
Phn kt lun chung ca đ tài vii
Ph lc viii
Tài liu tham kho ix

DANH MC CH VIT TT

- ABC (Activities based costing): Phng pháp tính giá thành trên c s hot đng
- BS: Bt đng sn
- BHXH: Bo him xã hi
- BHYT: Bo him y t
- Công ty TNHH MTV: Công ty trách nhim hu hn mt thành viên
- CPBH: Chi phí bán hàng
- CPQLDN: Chi phí qun lý doanh nghip
- ERP (Enterprise Resource Planning): H thng qun tr ngun lc doanh nghip
- GVHB: Giá vn hàng bán
- HTK: Hàng tn kho
- KCN: Khu công nghip
- NCTT: Nhân công trc ti
p
- NVL: Nguyên vt liu
- NVLTT: Nguyên vt liu trc tip
- SX: Sn xut
- SXC: Sn xut chung
- Thu TNDN: Thu thu nhp doanh nghip
- TSC: Tài sn c đnh
- VLXD: Vt liu xây dng




DANH MC CÁC BNG BIU

STT Tên bng biu Trang
1. Bng 1.1 Các chi phí phát sinh trong chui giá tr 4

2. Bng 1.2 C s phân b chi phí sn xut 14
3. Bng 1.3 C s phân b chi phí hot đng 15
4. Bng 1.4 C s đánh giá hiu qu hot đng ca các trung tâm trách nhim 16
5.
Bng 2.1 Kt qu hot đng kinh doanh Tng Công ty Tín Ngha nm 2006,
2007, 2008
26
6. Bng 2.2 Các ch tiêu phân tích tng hp hot đng sn xut kinh doanh 27
7. Bng 2.3 Các ch tiêu phân tích tng hp hot đng tài chính, hot đng khác 27
8. Bng 2.4 Phân tích li nhun ca mt s lnh vc kinh doanh ch lc 29
9. Bng 2.5: Danh mc chi phí bán hàng ca vn phòng công ty 34
10. Bng 2.6 Cách mã hóa chi phí ti vn phòng Công ty 36
11. Bng 2.7 Cách mã hóa chi phí ti vn phòng Công ty 37
12. Bng 2.8: nh mc vt t chính cho mt s sn phm đá 42
13. Bng 2.9: Danh mc chi phí nguyên vt liu trc tip 43
14. Bng 2.10: Danh mc tài khon chi phí nguyên vt liu trc tip 44
15. Bng 2.11: Danh mc tài khon chi phí nhân công trc tip 44
16. Bng 2.12: Danh mc tài khon chi phí sn xut chung 44
17. Bng 3.1 Phân loi chi phí sn xut chung 58
18.
Bng 3.2 Phân tích chênh lch chi phí qun lý doanh nghip nm 2008 so vi
nm 2007
69
19. Bng 3.3 Phân tích chi tit các khon mc chi phí có chênh lch bt li 70
20. Bng 3.4 Báo cáo phân tích chênh lch chi phí qun lý doanh nghip theo d toán 71
21. Bng 3.5 Báo cáo phân tích chênh lch chi phí sn xut 72
22.
Bng 3.6 Bng phân tích chênh lch giá thành đnh mc – Chi phí sn xut trc
tip
73

23. Bng 3.7 Bng phân tích chênh lch giá thành đnh mc – Chi phí sn xut chung 74
24. Bng 3.8 Báo cáo thành qu qun lý chi phí – Trung tâm chi phí đnh mc 77
25. Bng 3.9 – Báo cáo thành qu qun lý chi phí – Trung tâm chi phí t do 78
26. Bng 3.10 – Báo cáo tng hp thành qu qun lý chi phí – Toàn Tng Công ty 79

DANH MC HÌNH V ,  TH

S Tên bng biu Trang
1. Hình 1.1: Các nhân t tác đng đn hot đng kim soát chi phí 6
2.
Hình 2.1 H thng các đn v thành viên ca công ty TNHH MTV
Tín Ngha
20
3.
Hình 2.2  th biu din t l chi phí/doanh thu qua các nm 2006,
2007, 2008
28
4. Hình 2.3 Cách đánh mã s khon mc chi phí ngoài sn xut 34
5. S đ 1.1: Ra quyt đnh trong quy trình kim soát 9
6. S đ 1.2: Quy trình lp ngân sách trong đn v 17
7. S đ 2.1 T chc b máy qun lý Công ty TNHH MTV Tín Ngha 24
8. S đ 2.2 T chc b máy k toán công ty TNHH MTV Tín Ngha 25
9. S đ 2.3 Quy trình ghi chép k toán chi phí 37
10. S đ 2.4 Quy trình sn xut đá Granite 47
11. S đ 3.1: Cách mã hóa thng nht các khon mc chi phí 56
12. S đ 3.2: H thng đnh mc chi phí sn xut 61
13. S đ 3.3: Quy trình lp và cp nht đnh mc chi phí sn xut 61
14. S đ 3.4 Quy trình lp d toán ca Tng công ty Tín Ngha 65

Li cm n

Tôi xin gi li cm n chân thành đn Cô TS. Phm Th Phng ngi đã hng dn
tn tình cho tôi trong sut thi gian thc hin lun vn. ng thi, tôi xin gi li cm n
đn tt c các Thy, Cô đã cung cp kin thc, phng pháp và kinh nghim nghiên cu
cho tôi trong thi gian hc Cao hc ti Trng.
 thc hin đc đ tài, tôi đã nhn đc s h tr nhit tình ca Ban lãnh đo
Công ty TNHH MTV Công ty Tín Ngha. Tôi xin chân thành cm n ban lãnh đo đã to
điu kin cho tôi tip cn vi ngun tài liu ca Công ty.
Xin cm n s quan tâm, đng viên, h tr ca tt c anh, ch, em, bn bè, đng
nghip trong sut thi gian thc hin đ tài.

Trang 1
LI M U
Mc tiêu quan trng ca các doanh nghip trong quá trình hot đng kinh doanh
là làm sao đ ti đa hóa li nhun hot đng.  gia tng li nhun, doanh nghip
phi quan tâm đn vn đ kim soát chi phí, làm sao đ chi phí b ra phi đem li li
nhun tng xng, các khon chi phí đc kim soát mt cách hu hiu nht. Trong
điu kin hi nhp ca nn kinh t Vit nam v
i nn kinh t th gii, s cnh tranh
trong các lnh vc, ngành ngh càng gia tng. Do đó, hot đng kim soát chi phí
đc chú trng thc hin hn na đ gia tng tính cnh tranh cho doanh nghip.
 tài nhm mc đích h thng các kin thc lý lun v kim soát chi phí, kt
hp các công c kim soát chi phí nhm xây dng h thng kim soát chi phí hoàn
chnh, phát huy tác dng ca các công c kim soát chi phí.
C s khoa hc ca đ tài:  tài kt hp gia lý lun đã nghiên cu và thc
trng hot đng kim soát chi phí ti Công ty TNHH MTV Tín Ngha. Trên c s
nghiên cu đc đim hot đng đa lnh vc, ngành ngh và yêu cu qun lý ca Công

ty, tin hành xây dng h thng kim soát chi phí ti Công ty TNHH MTV Tín Ngha.
Mc đích nghiên cu ca đ tài: hoàn thi
n h thng kim soát chi phí ti
Công ty TNHH MTV Tín Ngha nhm nâng cao hiu qu s dng vn và tính cnh
tranh cho doanh nghip đi vi th trng trong và ngoài nc.
Phm vi nghiên cu ca đ tài: Hoàn thin h thng kim soát chi phí ti công
ty TNHH MTV Tín Ngha, kho sát h thng kim soát chi phí ti đn v thành viên:
Công ty TNHH mt thành viên á Granite Tín Ngha.
Ni dung ca đ tài gm 3 chng không k phn m
đu và phn kt lun:
Chng 1: Nhng vn đ chung v kim soát chi phí
Chng 2: Hot đng kim soát chi phí ti Công ty TNHH MTV Tín Ngha
Chng 3: Hoàn thin h thng kim soát chi phí ti Công ty TNHH MTV Tín Ngha
Trang 2
CHNG 1: NHNG VN  CHUNG V KIM SOÁT CHI PHÍ
1.1 Tng quan v chi phí và kim soát chi phí.
1.1.1 Tng quan v chi phí.
Mi sn phm hay dch v đu có các chi phí vt liu, lao đng và chi phí chung
cu thành nên. Chi phí
1
: phn ánh giá tr ngun lc mà đn v kinh doanh chp nhn
t b đ đt mc tiêu nào đó, nh mua hàng hay dch v. Thut ng “chi phí” có
nhiu cách nhìn nhn khác nhau trong các ng cnh khác nhau.
Chi phí thng đc đnh ngha da trên c s mc tiêu hay thông tin k vng
nhn đc. Các c s phân tích và phân loi chi phí c bn bao gm:
Khi phân tích theo thi gian, chi phí đc phân chia thành chi phí lch s (chi
phí quá kh) và chi phí k ho
ch.
• Chi phí lch s (chi phí quá kh) là các chi phí đã thc t phát sinh, nh
mua hàng hóa, dch v; hay các chi phí đã s dng trong k, …

• Chi phí k hoch là các chi phí d kin s xy ra trong (các) k sp ti, là
c s hoch đnh ngun lc và đánh giá kt qu thc hin mc tiêu đ ra,
nh k hoch chi phí phát sinh cho hot đng qung cáo, bán hàng, …
Khi phân tích mi quan h gia chi phí phát sinh v
i mc đ hot đng, chi phí
đc phân chia thành đnh phí, bin phí, chi phí hn hp
• (Tng) nh phí là chi phí không thay đi khi mc đ hot đng thay đi
trong phm vi phù hp. nh phí đn v thay đi khi mc đ hot đng thay
đi. Ví d khi đn v chn phng pháp tính khu hao theo đng thng,
thì chi phí khu hao trong k đó là đnh phí, nu s lng sn phm sn
xut trong k càng nhiu, đnh phí đn v s nh dn và ngc li.
• (Tng) Bin phí thay đi khi mc đ hot đng thay đi. Bin phí đn v
không đi khi mc đ hot đng thay đi. Gi s mc tiêu hao sn xut
mt cái áo mt mt mét vi thì khi s lng áo sn xut càng nhiu, tng
lng vài tiêu hao càng ln. Hay khi chn phng pháp khu hao theo s
n


1
Charles T.Horngren, Srikant M. Datar, George Foster; Cost Accounting: A Managerial emphasis, twelfth
Edition; Pearson 2006, Trang 25
Trang 3
lng, chi phí khu hao ca tng đn v sn lng là bin phí, chi phí khu
hao trong k bng chi phí khu hao đn v nhân vi s lng sn phm sn
xut ra.
• Chi phí hn hp là loi chi phí mà trong nó va có yu t đnh phí và bin
phí. Trong quá trình tính toán, phân tích s liu, chi phí hn hp phi đc
tách riêng thành đnh phí, bin phí theo các phng pháp phù hp.
Khi phân tích chi phí theo chc nng hot đng, chi phí đc phân chia thành
chi phí s

n xut và chi phí ngoài sn xut.
• Chi phí sn xut là các chi phí phát sinh trong quá trình sn xut to thành
phm. Chi phí sn xut bao gm hai nhóm c bn: chi phí trc tip và chi
phí gián tip.
Chi phí trc tip là các chi phí tính đc trc tip cho tng đi tng tính chi
phí, nh chi phí nguyên vt liu trc tip, chi phí nhân công trc tip.
Chi phí gián tip là các chi phí không tính đc trc tip cho tng đi tng tính
chi phí, nh chi phí sn xut chung. Các chi phí này đc phân b cho tng đi tng
tính giá thành trên c s phân b chi phí liên quan. Theo phng pháp truyn thng,
c s phân b chi phí ch có mt hoc hai c s (s gi lao đng trc tip, chi phí trc
tip,…) nên kt qu tính giá thành đt mc đ chính xác nht đnh. Hin nay, khi chi
phí sn xut chung chim t trng ln (t hn 50% tng chi phí sn xut), các đn v
kinh doanh bt đu chuyn sang s dng phng pháp tính giá thành trên c s hot
đng ABC (Activities based costing) đ kt qu tính chi phí chính xác hn.
• Chi phí ngoài sn xut là các chi phí phát sinh đ đa hàng hóa vào quá
trình lu thông, bao gm chi phí phc v bán hàng và qun lý.
Cn c vào kh nng kim soát đi vi mt khon mc chi phí, chi phí đc phân loi
thành chi phí kim soát đc và chi phí không kim soát đc.
• Chi phí kim soát đc (controllable costs) là nhng chi phí mà nhà qun lý
có th xác đnh đc chính xác mc phát sinh ca chi phí trong k
, đng
thi nhà qun lý cng có quyn quyt đnh v s phát sinh ca nó, VD: chi
Trang 4
phí thuê nhà, chi phí tip khách, chi phí lng nhân viên trong b phn ca
nhà qun lý.
• Chi phí không kim soát đc (noncontrollable costs) là nhng chi phí mà
nhà qun lý không th d đoán chính xác mc phát sinh ca chi phí trong
k và s phát sinh ca nó vt quá tm kim soát, quyt đnh ca nhà qun
lý, VD: chi phí cp trên phân b đi vi nhà qun lý  b phn.
Khi phân tích đ ra quyt đnh kinh doanh, nhà qun lý cng cn xác đnh thông

tin liên quan và không liên quan.
• Thông tin liên quan là các thông tin d báo chi phí và doanh thu mà có s
chênh lch gi
a các phng án xem xét.
• Khi không có chênh lch v doanh thu hay chi phí gia các phng án xem
xét thì thông tin đó thng là thông tin không liên quan.
Tóm li, chi phí phát sinh trong mi hot đng ca đn v kinh doanh, t khi
thành lp cho đn khi kt thúc hot đng. Trong nn kinh t cnh tranh gay gt nh
hin nay, các đn v kinh doanh đu hng ti khách hàng, phân tích các chi phí phát
sinh trong chui giá tr, c gng tha mãn và gia tng li ích kinh t cho khách hàng
nhng vn phi đm bo hiu qu hot đng kinh doanh, kim soát tt các chi phí
phát sinh.
Các chi phí phát sinh trong phân tích chui giá tr bao gm:
Bng 1.1: Các chi phí phát sinh trong chui giá tr
Các hot đng trong chui Minh ha các chi phí phát sinh liên quan
Nghiên cu và phát trin
• Chi phí lng nghiên cu, kho sát nhu
cu th trng
• Chi phí lng ca k s nghiên cu
thit k và ch to sn phm nghiên cu
Thit k sn phm, dch v
hay quy trình

• Chi phí lng ca k s thit k, sn
phm, dch v hay quy trình
• Chi phí máy móc thit b liên quan
• Chi phí phát trin, kim tra sn phm,
dch v hay quy trình
Sn xut
• Chi phí lng b phn trc tip sn xut

• Chi phí lng b phn gián tip tham
Trang 5
gia sn xut
• Chi phí khu hao
• Chi phí nng lng
Tip th
• Chi phí qung cáo
• Chi phí lng, đi li, giao t ca b
phn tip th
Phân phi
• Chi phí lng ca b phn phân phi
• Chi phí khu hao ca trang thit b,
phng tin phc v cho hot đng
phân phi
Dch v sau bán hàng
• Chi phí lng ca b phn dch v sau
bán hàng
• Chi phí vt t, đi li ca b phn dch
v sau bán hàng

Khi phân tích chi phí theo chui giá tr, chi phí đc phân loi theo tng b phn
phát sinh chi phí đó. ây cng chính là nn tng cho vic phân loi chi phí chi tit, t
đó la chn đc c s phân b chi phí phù hp đ tính toán chính xác chi phí cho
tng đi tng tính chi phí, cung cp thông tin hu ích cho nhà qun tr ra quyt đnh.
1.1.2 Tng quan v kim soát chi phí
Kim soát chi phí là quá trình quan sát, đo lng, so sánh và ra quyt đnh nhm
duy trì chi phí ti mc thp nh
t có th mà không làm nh hng đn cht lng ca
sn phm, dch v cung cp cho khách hàng. Kim soát chi phí tt s loi tr đc
lãng phí và các khon s dng không hiu qu trong sut chui giá tr, giúp cho đn

v s dng hiu qu ngun lc, nâng cao nng sut và hiu sut các hot đng trong
doanh nghip.
Hành đng kim soát có th xy ra trc, trong và sau hot đng phát sinh tng
ng vi ba loi kim soát sau:
• Kim soát lng trc là loi kim soát đc tin hành trc khi hot đng
xy ra. Hot đng này cho phép nhà qun lý tính toán, cân nhc các vn đ có
th phát sinh đ ra quyt đnh, là c s đ so sánh, đi chiu vi các hot đng
khi xy ra.
Trang 6
• Kim soát đng thi là loi kim soát đc tin hành song song vi hot đng
xy ra, nhà qun lý có th can thip trc tip đ tránh tn tht phát sinh thêm.
• Kim soát phn hi là loi kim soát đc tin hành sau khi hot đng xy ra.
Kim soát phn hi cung cp cho nhà qun tr nhng thông tin cn thit đ lp
k hoch tt hn cho ln sau và cng là
đng c giúp các thành viên trong đn
v xem xét, đánh giá đc kt qu hot đng ca mình. Nhc đim ca kim
soát phn hi là đ tr v thi gian, nu khong cách thi gian càng nhiu thì
tính hiu qu ca hot đng kim soát s gim đi.
1.2 Các nhân t tác đng đn hot đng kim soát chi phí
K
I

M

S
O
Á
T

C

H
I

P
H
Í

Hình 1.1: Các nhân t tác đng đn hot đng kim soát chi phí
1.2.1 c thù ngành kinh doanh.
Mi ngành ngh kinh doanh khác nhau phát sinh các dòng chi phí khác nhau.
Trong đn v kinh doanh dch v, chi phí phát sinh ch yu là chi phí qun lý doanh
nghip, nh chi phí lng, chi phí tin ích, Các chi phí này ch yu đc trình bày
trên Báo cáo Kt qu kinh doanh đnh k. Kim soát tt chi phí hot đng này giúp
đn v nâng cao hiu qu hot đng.
Trang 7
Trong đn v kinh doanh thng mi, ngoài các chi phí qun lý phát sinh ging
nh đn v kinh doanh dch v, còn phát sinh thêm loi chi phí khác, chim t trng
không nh trong đn v, đó là giá tr hàng tn kho và chi phí bán hàng.
Giá tr hàng tn kho phn ánh ngun lc chun b cho kinh doanh, đc trình
bày trên Bng Cân đi k toán. Khi kim soát tt các khon chi cho hot đng mua
hàng s giúp cho đn v duy trì hot đng kinh doanh hiu qu, s dng vn ti u,
đánh giá đc trách nhim ca các b phn liên quan.
Chi phí bán hàng phn ánh các chi phí phát sinh trong khâu lu thông, đa hàng
hóa đn tay khách hàng. Chi phí bán hàng bao gm các chi phí lng, tin ích ca b
phn bán hàng, chi phí qung cáo, khuyn mãi, hoa hng, chi phí dch v sau bán
hàng,…. Ging nh chi phí qun lý, chi phí bán hàng đc khu tr vào doanh thu đ
xác đnh hiu qu kinh doanh đnh k. Kim soát chi phí bán hàng giúp đn v đánh
giá đc hiu qu s dng chi phí, đem li giá tr tng thêm cho khách hàng, đánh giá
đc trách nhim ca các b phn liên quan, tng cng s phi hp gia các b
phn.

Dòng chi phí trong đn v sn xut phát sinh nhiu hn so vi đn v dch v và
thng mi nêu trên. Hot đng chính ca đn v sn xut là sn xut ra thành phm
ri đem tiêu th, nên phát sinh thêm dòng chi phí cho giai đon nghiên cu, tip cn
sn xu
t; đu t, mua sm chun b ngun lc cho hot đng; tin hành hot đng sn
xut ra thành phm, còn chi phí trong giai đon tiêu th thì ging nh đn v thng
mi.
Trong giai đon nghiên cu, tip cn sn xut, đn v phi xác đnh rõ mc tiêu
hot đng, thc hin nghiên cu th trng, xác đnh đc loi sn phm cn sn xut,
sn xut cho khách hàng mc tiêu nào, s lng là bao nhiêu và cn nhng ngun lc
gì. Giai đon này là tin đ đ thc hin các giai đon sau.
Trong giai đon đu t, mua sm chun b ngun lc cho hot đng, phát sinh
các chi phí cho ba ngun lc sau:
• Ngun lc dài hn: nhà xng, trang thit b sn xut. Ngun lc này thng
chim mt lng vn đu t ln ban đu, n đnh trong mt thi gian, chu
Trang 8
nhiu ri ro, cn nhiu nm đ thu hi li vn đu t ban đu. Ngun lc dài
hn là ngun gc phát sinh các chi phí dài hn trong hot đng sn xut kinh
doanh ca đn v.
• Ngun lc ngn hn: nguyên vt liu, công c dng c, dch v nhn
đc,… Ngun lc này thng thay đi theo chu k hot đng ca đn v
,
hay khi có s thay đi v k hoch kinh doanh. Ngun lc này chim mt
lng vn ít hn ngun lc dài hn, thi gian thu hi vn đu t ngn. ây là
ngun gc phát sinh các chi phí ngn hn trong đn v.
• Ngun nhân lc: lc lng lao đng là mt ngun lc hu hình, không th
hin rõ trong danh mc tài sn nhng đóng vai trò quan trong đn hiu qu
hot đng ca đn v. Các chi phí phát sinh cho ngun nhân lc có th là chi
phí ngn hn hay dài hn.
Trong giai đon sn xut, đn v khai thác s dng các ngun lc trên đ sn

xut ra thành phm, tha mãn nhu cu khách hàng, đáp ng nhu cu tiêu th.
Kim soát tt chi phí trong khâu sn xut s nâng cao hiu qu s dng vn,
hoch đnh k hoch cho tng lai, tng c
ng mc đ phi hp gia các b phn
liên quan trong t chc.
1.2.2 Nhu cu thông tin ca nhà qun lý.
Nhà qun lý luôn cn nhng thông tin liên quan đ có c s la chn, ra quyt
đnh tng ng. Thông tin bao gm hai loi, thông tin bên ngoài và thông tin bên
trong đn v. Thông tin bên ngoài cho đn v thy môi trng kinh doanh hin nay và
xu hng ra sao, t đó so sánh, đnh v v trí ca đn v mình trong th trng đó. Tuy
nhiên vic đnh lng, đo lng đ chính xác, tin cy ca các thông tin bên ngoài có
gii hn nht đnh. Trong khi đó các thông tin bên trong do chính đn v thng kê,
tng hp ngay trong đn v s cho thy thc lc ca đn v, mc đ s dng hiu qu
hay lãng phí ngun lc s giúp cho nhà qun lý có nhng c s ra quyt đnh chính
xác.
Chi phí phát sinh trong sut quá trình hot đng, thông tin chi phí tr nên hu
d
ng đ nhà qun lý gii quyt hai bài toán c bn sau:
Trang 9
• Ci tin hot đng: nhà qun lý cn nhng thông tin chính xác, kp thi đ ra
quyt đnh ngng hay tip tc sn xut, kinh doanh; ci tin cht lng, nâng
cao hiu qu s dng ngun lc.
• Chin lc hot đng: thông tin cung cp giúp cho nhà qun lý ra các quyt
đnh v:
o Thit k sn phm và dch v tha mãn nhu cu khách hàng,
đt đc mc
li nhun mong mun.
o La chn các phng án đu t.
o La chn nhà cung cp.
o La chn phng thc thc hin, cung cp các dch v trc, trong và sau

quá trình bán hàng đ duy trì và phát trin s lng khách hàng trên th
trng.
 có nhng thông tin hu dng trên, tt c các b phn trong đn v phi phi
hp trao đi, cung cp thông tin liên quan đ tng hp li. Công vic này đc thc
hin thông qua quy trình c th đ đm bo tính chính xác ca thông tin cung cp.
1.2.3 Quy trình và th tc kim soát.
1.2.3.1 Quy trình kim soát.
Quy trình kim soát bao gm bn hot đng c bn: lp k hoch, đo lng -
tng hp hot đng thc t, so sánh thc t vi k hoch và ra quyt đnh qun tr.

S đ 1.1: Ra quyt đnh trong quy trình kim soát
Trang 10
• Lp k hoch: t mc tiêu đ ra, đn v luôn lp k hoch, đây là c s đ
phn đu thc hin, đ so sánh và kim soát hot đng trong t chc. K
hoch bao gm k hoch sn xut, k hoch chi phí, đnh mc chi phí, k
hoch tiêu th, … Khi mc tiêu thay đi, vic lp k hoch luôn đc thay đi
theo.
• o lng, tng hp hot đng thc t: đây là hot đng thng kê các nghip
v kinh t phát sinh, cung cp thông tin liên quan đ nhà qun lý ra quyt đnh
chính xác và kp thi.
• So sánh chênh lch gia hot đng thc t và k hoch: đây là hot đng
nhm xác đnh k hoch đa ta đang đc thc hin nh th nào, theo đúng
hay chch hng k hoch đa ra. Nu không có chênh lch hoc chênh lch
trong tm kim soát thì có th hiu các hot đng xy ra nh mong mun và
ngc li.
• Ra quyt đnh qun tr: là công đon cui trong quy trình kim soát. Khi kt
qu đt đc nh k hoch đ ra, nhà qun tr thng s không ra quyt đnh
gì đ điu chnh k
hoch cho đn khi mc tiêu có thay đi. Khi kt qu đt
đc có sai lch trng yu, nhà qun tr thng cn thêm thông tin gii thích

vì sao dn đn chênh lch, t đó mi ra quyt đnh điu chnh k hoch hay
điu chnh hot đng đ ti u hóa ngun lc trong đn v.
1.2.3.2 Th tc kim soát.
Th tc kim soát bao gm mt lot các hot đng khác nhau nhm đm bo quy
trình đc tuân th, đt đc mc tiêu đn v và hiu qu công vic ca mi thành
viên trong t chc.
Mi đn v có đc thù kinh doanh, quy mô, yêu cu qun lý khác nhau nên các
th tc kim soát đc xây dng phi tha mãn các yêu cu tng ng. Không tn ti
mt th tc kim soát nào có th đc áp dng cho các đn v kinh doanh khác nhau.
Tuy nhiên, các th tc kim soát thng đc xây dng trên các nguyên tc sau:
• Nguyên tc bt kiêm nhim: nguyên tc này nhm tránh vic lm dng quyn
hn cá nhân làm nh hng đn quyn li ca t chc, cá nhân khác. Tách
Trang 11
bit khâu lp, xét duyt và thc hin cho mt nhóm nghip v c th, bo v
tài sn ca đn v. Nguyên tc này giúp cho vic phát hin gian ln, kim soát
h thng d dàng hn.
• Phân quyn phê duyt thích hp: tùy theo vn hóa công ty, phong cách qun
lý ca đn v đ phân quyn qun lý, phê duyt tng thích. Chng hn mt
s đn v áp dng đng nh
t giá bán do Ban Giám đc quyt đnh, nhng mt
s đn v khác cho phép các nhóm trng kinh doanh quyt đnh giá bán/ giá
mua cho tng nhóm khách hàng/ nhà cung cp trong dung sai cho phép vi
khung giá ban đu. Khi thc hin phân quyn qun lý, nhà qun lý cp cao s
có c hi khai thác s sáng to, hiu qu công vic ca nhà qun lý cp trung,
nhà qun lý cp c s, t đó nâng cao hiu qu s dng ngun lc cho đn v.
• Chng t, s sách k toán và h thng báo cáo đy đ: chng t là c s đ
xác nhn s chuyn giao thông tin, tài sn, ngun lc gia các bên liên quan,
nên nó phi đc kim soát cht ch, ngn nga hành vi lãng phí, gian ln hay
s dng sai mc đích.  làm đc công vic này, đn v cn có h thng
chng t, h thng tài khon, h thng báo cáo đ

áp ng yêu cu ca nhà qun
lý cng nh vi c quan chc nng liên quan.
• Kim soát s hin hu ca tài sn: đây là cách thc quan trng đ bo v tài
sn, tài liu k toán và các thông tin khác trong đn v. Chng hn ban hành
quy ch qun lý kho hàng, truy cp tài liu k toán, các d liu, thông tin
trong h thng máy tính, kim kê tài sn, ….
1.2.4 H thng h tr.
H
 thng h tr chính là các công c giúp x lý d liu, đm bo tuân th theo
quy trình nghip v, đm bo tính kim soát và cung cp thông tin hu ích cho nhà
qun lý kp thi, chính xác đ ra quyt đnh. Chng hn các thông tin thc t phát
sinh, các thông tin d báo, các thông tin phân tích cho k mong mun.
u đim ca h thng h tr là giúp công vic đc ghi chép, tng hp, truy
vt nhanh các d liu, thông tin yêu cu. H th
ng h tr tt s tránh đc vic sai
Trang 12
sót (c ý hay vô tình) ca ngi thc hin, giúp cho thông tin th hin đúng bn cht
ca hot đng.
Tùy theo đc thù kinh doanh, quy mô đn v, nhu cu thông tin và kim soát, nhà
qun lý có th la chn các công c h tr khác nhau. Các công c h tr hin nay có
th đc phân nhóm nh sau:
• Qun lý nhân s: theo dõi và cung cp các thông tin v nhân s, thc hin
công vic tính lng, thng và các khon thu nhp, khu tr ca nhân
viên,…
• Qun lý kho: theo dõi và cung cp thông tin v nhp, xut, tn kho cho tng
loi hàng, nhóm hàng, hn dùng ca hàng hóa, hoch đnh hàng tn kho,…
• Qun lý sn xut: theo dõi và cung cp thông tin v hàng sn xut, tính giá
thành sn phm, hoch đnh nguyên vt liu, s dng máy móc thit b, lp k
hoch sn xut,…
• Qun lý khách hàng: theo dõi và cung cp thông tin v khách hàng, doanh

thu, khon phi thu, h
n mc tín dng, phân tích tui n, k hoch thu n theo
tng khách hàng, nhóm khách hàng,…
• Qun lý k toán: theo dõi quá trình ghi chép và cung cp thông tin k toán
cho ngi s dng thông tin, tuân th ch đ chng t, s sách, báo cáo theo
quy đnh hin hành ca nhà nc, và cung cp thêm mt s thông tin liên
quan cho nhà qun lý.
• H thng ERP (Enterprise Resource Planning): đây là h thng tích hp
trong qun lý nhm s dng ti u ngu
n lc trong đnv. Khi trin khai
h thng này, tt c b phn liên quan trong t chc đu s dng, ni kt
thông tin vi nhau, đm bo tính chính xác, kp thi đn tng loi giao dch
kinh t, nghip v kinh t phát sinh. Trong h thng ERP, phân h k toán là
thành phn không th thiu.