hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty phillips seafoods việt nam

Đ
Ồ ÁN TỐT NGHIỆP


GV hư
ớng dẫn:
Đào Công Thiên

SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 2

Lời Nói Đầu
ột doanh nhân người Mỹ ở cách đây nửa vòng trái đất, ông không hề quen
biết ai tại Việt Nam. Ông sang Việt Nam và đầu tư hàng chục triệu đô la
Mỹ vào một dự án kinh doanh lớn tại đây. Điều đặc biệt là, công ty của ông
được quản lý bởi một đội ngũ hoàn toàn nguời Việt. Hàng tháng, ông ngồi ở Mỹ nhận
báo cáo từ Việt Nam và trung bình hàng quý qua đây một lần để nắm bắt tình hình.
Nói chung, ông hài lòng với hoạt động kinh doanh của công ty tại Việt Nam. Một câu
hỏi đặt ra “Tại sao ngồi ở Mỹ vẫn quản lý tốt công ty của mình tại Việt Nam?” Câu
trả lời nằm ở Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ của công ty.
Đây là một đoạn quảng cáo về chương trình đào tạo “Thiết Lập Hệ Thống Kiểm
Soát Nội Bộ” của PACE, một tổ chức chuyên đào tạo cho các doanh nghiệp.
Vậy hệ thống kiểm soát nội bộ là gì ?
Vì sao nó có tác dụng lớn đến thế ?
Và nó được thiết lập như thế nào ?
Đó là những câu hỏi đã theo em suốt hơn một năm qua, ao ước được học chương
trình đào tạo đó nhưng điều kiện chưa cho phép. Trong đợt thực hiện đồ án tốt nghiệp
này em đã lựa chọn đề tài:
“HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TẠI CÔNG TY PHILLIPS SEAFOODS VIỆT NAM”

Mục đích nghiên cứu:

F Tìm hiểu về lý thuyết hệ thống kiểm soát nội bộ

F Tìm hiểu cách thức thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp.
F Tìm hiểu quá trình hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp.
F Tìm hiểu về những đóng góp của hệ thống kiểm soát nội bộ trong công tác
quản lý tại doanh nghiệp.
F Tìm hiểu những mặt hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Như tên đề tài đã nêu, đối tượng đề tài nghiên cứu chính là hệ thống kiểm soát nội
bộ tại công ty Phillips Seafood VN.
M

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Đ
Ồ ÁN TỐT NGHIỆP


GV hư
ớng dẫn:
Đào Công Thiên

SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 3

Nội dung đề tài:
Ngoài lời mở đầu, kết luận, các phụ lục, tài liệu tham khảo, đồ án gồm 3 chương:
F Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ khái quát về lý
thuyết hệ thống kiểm soát nội bộ và thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ ứng với từng
nghiệp vụ.
F
Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Phillips

Seafood VN bao gồm những phần chính:
J Giới thiệu chung về công ty Phillips Seafood VN
J Nghiên cứu tổng quát các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ tại
công ty.
J Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với từng quy trình nghiệp vụ tại
công ty.
J Đánh giá khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty cũng như qua
từng quy trình nghiệp vụ.
F Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại
công ty.
Những đóng góp của đề tài:
Đề tài:” Hoàn Thiện Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Tại Công Ty PSVN” nhằm :
F Tổng kết được cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ.
F Nghiên cứu về thực tế hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua hệ thống kiểm soát
nội bộ tại công ty PSVN
J Tìm hiểu khái quát về các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ ở công ty
PSVN.
J Tìm hiểu về quá trình vận hành, cơ chế kiểm soát của hệ thống kiểm soát
nội bộ thông qua các quy trình nghiệp vụ cụ thể.
J Đánh giá những điểm mạnh cũng như những hạn chế của hệ thống kiểm
soát nội bộ tại PSVN.
J Kiến nghị một số giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế đó.
J Thông qua tìm hiểu những điểm mạnh của hệ thống kiểm soát nội bộ tại
công ty PSVN có thể áp dụng trong công tác quản lý ở các công ty khác đang cần
những phương thức quản lý chặt chẽ hơn.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Đ
Ồ ÁN TỐT NGHIỆP

GV hư
ớng dẫn:
Đào Công Thiên

SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 4

- Đề xuất các biện pháp khai thác các tiềm lực bên trong cũng như bên ngoài công
ty để nâng cao hiệu quả hơn nữa trong công tác sử dụng vốn.



PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Đ
Ồ ÁN TỐT NGHIỆP


GV hư
ớng dẫn:
Đào Công Thiên

SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 5

1.1
TỔ NG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1 KHÁI NIỆM
1.1.1.1 Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hoạt động sản xuất kinh doanh tại 1 doanh nghiệp có khi diễn ra thuận lợi, có khi
phải đối đầu với việc cạnh tranh khốc liệt, và những chính sách bất lợi. Cạnh tranh
càng khốc liệt, chính sách càng bất lợi thì rủi ro với doanh nghiệp càng cao. Bản thân
doanh nghiệp với những nguồn lực đủ mạnh, được sử dụng hiệu quả, quy trình làm

việc chuyên nghiệp, phương pháp làm việc khoa học là những nhân tố giúp doanh
nghiệp đủ sức đương đầu với những khó khăn bên ngoài. Nhưng ngay cả khi hoạt
động kinh doanh đang thuận lợi, doanh nghiệp vẫn đứng trước những rủi ro tiềm ẩn
phát sinh từ bản thân nội bộ doanh nghiệp nhiều khi chỉ là những vấn đề rất nhỏ.
“Chớ coi thường lỗi nhỏ, chỉ một lổ thủng nhỏ cũng có thể làm chìm tàu”. Do đó nhà
quản lý cần phải làm thế nào đó để có thể nắm bắt tình hình doanh nghiệp một cách
tốt nhất, phát hiện những vấn đề bất thường dù là nhỏ nhất, nhằm đảm bảo doanh
nghiệp hoạt động trôi chảy, suôn sẻ, giảm thiểu những rủi ro tiềm ẩn phát sinh từ bản
thân nội bộ doanh nghiệp. Bất cứ biện pháp nào, phương pháp nào, cách thức nào
nhằm thực hiện yêu cầu trên chính là xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, là điều các
nhà quản lý không thể không quan tâm.
1.1.1.2 Vai trò, vị trí của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
Chúng ta có thể vẽ sơ đồ đơn giản về quá trình hoạt động SXKD của một công ty:



Sơ đồ 1: Hệ thống vòng lặp hở
Từ các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, lao động, tiền …
thông qua quá trình hoạt động SXKD tạo ra yếu tố đầu ra sản phẩm, dịch vụ. Việc
giám sát đầu ra, đối chiếu kết quả đạt được với các chuẩn mực, kế hoạch, mục tiêu đã
đề ra trước đó giúp điều chỉnh các yếu tố đầu vào một cách thích hợp hơn.

Quá trình hoạt động SXKD
Đầu vào Đầu ra
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Đ
Ồ ÁN TỐT NGHIỆP


GV hư

ớng dẫn:
Đào Công Thiên

SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 6





Sơ đồ 2: Hệ thống vòng lặp kín có sự phản hồi
Hệ thống vòng lặp kín có sự phản hồi, giám sát và điều chỉnh trong khi hệ thống
vòng lặp hở không có, điều đó giúp tạo ra ưu thế cho các quy trình, các công ty áp
dụng hệ thống vòng lặp kín trong quản lý. Tuy nhiên giám sát đầu ra để điều chỉnh
các yếu tố đầu vào vẫn chưa đủ để tạo ra ưu thế vượt trội hay đảm bảo một quá trình
SXKD hiệu quả nếu như không kiểm soát được bên trong chiếc hộp đen kia quá trình
SXKD diễn ra như thế nào. Việc giám sát quá trình SXKD (bên trong hộp đen) là quá
trình kiểm soát nội bộ.







Sơ đồ 3: Hệ thống kiểm soát toàn diện
1.1.1.3 Khái niệm
Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các
nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp
lý nhằm thực hiện các mục tiêu dưới đây:
Bảo vệ hữu hiệu, sử dụng hiệu quả về mọi nguồn lực;

Ngăn ngừa và phát hiện những hành vi sai sót, gian lận, sử dụng tài sản
không đúng mục đích hoặc vượt quá thẩm quyền dẫn đến lãng phí trong
doanh nghiệp;
J Cung cấp những thông tin đáng tin cậy;
J Định kỳ đánh giá kết quả hoạt động để nâng cao hiệu quả điều hành;
J Mọi thành viên đơn vị phải tuân thủ các chính sách và quy định nội bộ.

Quá trình hoạt động SXKD
Đầu vào Đầu ra
Giám sát và so sánh
với kế hoạch
Điều chỉnh
đầu vào
Kế
hoạch

H
ệ Thống Kiểm
Soát Nội Bộ

Quá trình hoạt động SXKD
Đầu vào Đầu ra
Giám sát và so sánh
với kế hoạch
Điều chỉnh
đầu vào
Kế
hoạch

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Đ
Ồ ÁN TỐT NGHIỆP


GV hư
ớng dẫn:
Đào Công Thiên

SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 7

Tại những công ty có quy mô càng lớn thì kiểm soát nội bộ càng có ý nghĩa quan
trọng, vì rằng quy mô càng lớn thì quyền hạn và trách nhiệm càng phân chia cho
nhiều bộ phận, nhiều cấp, mối quan hệ giữa các bộ phận trở nên phức tạp, tài sản
được phân tán cho nhiều nơi, nhiều hoạt động … do đó phải đòi hỏi hệ thống kiểm
soát nội bộ hữu hiệu hơn.
1.1.1.4
Các bộ phận cấu hành hệ thống kiểm soát nội bộ

a. Môi trường kiểm soát
Mức độ hữu hiệu của kiểm soát nội bộ tuỳ thuộc chủ yếu ở các nhà quản lý và
nhiều yếu tố khác, chúng được gọi là môi trường kiểm soát. Môi trường kiểm soát bao
gồm toàn bộ những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, sự vận hành và tính hữu
hiệu của kiểm soát nội bộ trong đó nhân tố chủ yếu là nhận thức và hành động của các
nhà quản lý đơn vị.
Y
Quan điểm, phong cách điều hành của nhà quản lý cấp cao
Hệ thống kiểm soát nội bộ có tồn tại và phát huy tác dụng hay không đầu tiên
phải phụ thuộc vào quan điểm của các nhà quản trị cấp cao có thực sự muốn kiểm
soát, giám sát nội bộ công ty hay không.

Y Cơ cấu tổ chức
Xây dựng cơ cấu tổ chức của đơn vị là phân chia nó thành những bộ phận
với chức năng và quyền hạn cụ thể. Một cơ cấu hợp lý giúp cho quá trình thực hiện,
phân công, ủy quyền xử lý các nghiệp vụ và ghi chép các sổ sách được kiểm soát
nhằm ngăn ngừa mọi dạng vi phạm.
Y Phương pháp ủy quyền
Là cách thức người quản lý ủy quyền cho cấp dưới một cách chính thức.
Cần có những ủy quyền bằng văn bản cụ thể sẽ giúp cho công việc tiến hành dễ dàng
và tránh được lạm dụng.
Y Nhân sự
Sự phát triển của mọi đơn vị luôn gắn liền với đội ngũ cán bộ, nhân viên và
họ luôn là một nhân tố quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Nhân sự ở một
đơn vị có lớn mạnh hay không phụ thuộc vào các nhân tố như năng lực, tinh thần làm
việc, đạo đức … cũng như chính sách tuyển dụng, đào tạo, bố trí, đề bạt, khen thưởng,
kỹ luật …
Y Kế hoạch và dự toán
Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi,
mua sắm, sửa chữa TSCĐ … đặc biệt là kế hoạch tài chính nếu được lập một cách
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Đ
Ồ ÁN TỐT NGHIỆP


GV hư
ớng dẫn:
Đào Công Thiên

SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 8

khoa học và nghiêm túc sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu. Chính vì thế các

nhà quản lý cũng như hệ thống kiểm soát nội bộ phải quan tâm xem xét về tiến độ
thực hiện kế hoạch, định kỳ so sánh giữa kết quả thực tế và kế hoạch để phát hiện
những vấn đề bất thường và xử lý kịp thời.
b. Đánh giá rủi ro
Dưới một góc độ nào đó, kiểm soát bao gồm việc nhận dạng, đánh giá và quản
lý các rủi ro có thể phát sinh. Trong kinh doanh là chấp nhận rủi ro. Trong thực tế,
không có biện pháp nào giảm được rủi ro xuống bằng không. Vấn đề là các nhà quản
lý phải quyến định rằng rủi ro nào có thể chấp nhận và phải làm gì để quản lý rủi ro.
Để có thể làm được việc này, các nhà quản lý cần phải:
Y Thiết lập các mục tiêu của tổ chức. Một sự kiện chỉ là rủi ro đối với một
tổ chức khi nó gây ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của tổ chức.
Y
Nhận dạng và phân tích các rủi ro
khiến cho các mục tiêu của tổ chức
không thể thực hiện. Các rủi ro có thể phát sinh từ môi trường hoạt động và từ các
chính sách của đơn vị, và hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong
công tác này. Từ đó có thể giúp nhà quản lý đưa ra các biện pháp hạn chế, khắc phục.
c. Các hoạt động kiểm soát
Các hoạt động kiểm soát là những chính sách, thủ tục giúp cho việc thực hiện
các chỉ đạo của nhà quản lý. Nó đảm bảo các hoạt động cần thiết để quản lý các rủi ro
có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của đơn vị.
Y Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Được thực hiện thông qua việc phân chia trách nhiệm thực hiện một nghiệp
vụ cho nhiều người, nhiều bộ phận cùng tham gia nhằm ngăn ngừa các hành vi lạm
dụng quyền lực. Thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của một nhân viên, một bộ phận
này được kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác, bộ phận khác.
Phân chia trách nhiệm làm giảm rủi ro xảy ra các sai sót, nhầm lẫn cũng như các hành
vi gian lận.
Cụ thể như không được bố trí kiêm nhiệm giữa các chức năng như phê
chuẩn – thực hiện nghiệp vụ – kế toán – bảo quản tài sản; hay không thể có sự kiêm

nhiệm chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát …
Y Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động
Tất cả các nghiệp vụ đều phải được ủy quyền cho một người nào đó chịu
trách nhiệm. Nếu như bất kỳ ai trong đơn vị cũng có thể mua hay chi dùng tài sản,
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Đ
Ồ ÁN TỐT NGHIỆP


GV hư
ớng dẫn:
Đào Công Thiên

SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 9

thực hiện các nghiệp vụ mà không chịu trách nhiệm thì sự hỗn độn sẽ xảy ra ngay. Có
hai mức độ ủy quyền:
Ø Ủy quyền chung liên quan đến việc đưa ra các chính sách, và những
người cấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi chính sách.
Ø Ủy quyền cụ thể liên quan đến việc một cá nhân xét duyệt cụ thể cho
từng nghiệp vụ.
Y Bảo vệ vật chất và thông tin
Tài sản vật chất cần được bảo vệ để không bị mất mát, hư hỏng, tham ô hay
sử dụng lãng phí, sai mục đích. Tài sản được bảo vệ thông qua hạn chế việc tiếp cận
tài sản bằng cách xây dựng hệ thống kho an toàn, bố trí lực lượng bảo vệ đầy đủ, xây
dựng hệ thống định mức, quy chế sử dụng tài sản hợp lý.
Thông tin cũng là một tài sản của đơn vị, những thông tin mật một khi bị rò
rỉ ra ngoài có thể gây thiệt hại lớn cho đơn vị. Do đó thông tin cần được bảo vệ thông
qua các quy định và thủ tục thích hợp.
Y Kiểm tra độc lập

Là việc kiểm tra của một người không phải là người thực hiện nghiệp vụ.
Kiểm tra độc lập giúp giảm các sai sót, gian lận. Mặc dù sự phân chia trách nhiệm đã
tạo ra một sự kiểm soát lẫn nhau một cách tự nhiên trong hoạt động nhưng kiểm tra
độc lập vẫn tồn tại trong một số nghiệp vụ mà người quản lý xét thấy trọng yếu và rủi
ro cao.
Y Phân tích rà soát
Là sự so sánh đối chiếu giữa số liệu từ những nguồn gốc khác nhau, tất cả
mọi khác biệt đều cần làm rõ. Thủ tục này giúp mau chóng phát hiện các sai sót, gian
lận hoặc các biến động bất thường để kịp thời xử lý.
d. Thông tin truyền thông (Hệ thống kế toán)
Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong đơn vị để
có thể hoàn thành trách nhiệm của mình. Truyền thông là sự cung cấp thông tin trong
đơn vị và với bên ngoài. Sự kiểm soát chỉ có thể thực hiện nếu các thông tin trung
thực, đáng tin cậy, đồng thời quá trình truyền thông được thực hiện chính xác, kịp
thời.
Hệ thống thông tin trong một đơn vị bao gồm nhiều phân hệ, trong đó thông tin
kế toán chẳng những cung cấp những thông tin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn
đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các hoạt động của đơn vị nên nó là một
bộ phận quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Đ
Ồ ÁN TỐT NGHIỆP


GV hư
ớng dẫn:
Đào Công Thiên

SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 10

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo cho các mục tiêu tổng quát sau:
Y Tính có thực: chỉ được ghi chép những nghiệp vụ kinh tế có thực.
Y Sự phê chuẩn: trước khi thực hiện mọi hoạt động đều phải đảm bảo rằng
chúng đã được phê chuẩn hợp lệ.
Y Tính đầy đủ: không được loại bỏ, giấu bớt mọi nghiệp vụ phát sinh.
Y
Sự đánh giá
: không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, áp dụng
chính sách kế toán.
Y Sự phân loại: đảm bảo số liệu được phân loại đúng theo sơ đồ tài khoản
tại đơn vị, ghi nhận đúng vài các loại sổ kế toán liên quan.
Y Đúng hạn, kịp thời: việc ghi nhận doanh thu, chi phí đúng kỳ, kịp thời
cung cấp thông tin kế toán, tài chính cho nhà quản lý khi cần thiết.
Y Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán phải được ghi vào sổ
đúng đắn, tổng hợp chính xác, giúp phản ánh đúngtình hình tài chính và kết quả kinh
doanh của đơn vị.
Bản chất của hệ thống thông tin kế toán thể hiện qua:
Y Chính sách kế toán là các nguyên lý, cơ sở, quy ước, luật lệ và các thủ
tục được ban giám đốc công nhận để lập nên các báo cáo kế toán một cách trung thực.
Chính sách được lựa chọn phải không đi ngược lại với những chuẩn mực kế toán hiện
hành.
Y
Hình thức kế toán
là phương pháp tổ chức phối hợp giữa các loại sổ
sách kế toán, và có tác dụng kiểm soát quá trình ghi chép, tính toán và việc chấp hành
chính sách kế toán của đơn vị.
Xét về mặt quy trình hệ thống thông tin kế toán bao gồm ba bộ phận:
Y Chứng từ
Chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong quy trình kế toán nói riêng
và trong hệ thống kiểm soát nội nộ nói chung. Ý nghĩa của chứng từ kế toán với chất

lượng thông tin và bảo vệ tài sản:
Ø Chứng từ kế toán ảnh hưởng quyết định đến tính trung thực, chính
xác và phù hợp của thông tin. Sự trung thực và chính xác tăng lên nhờ được ghi chép
ngay khi phát sinh nghiệp vụ và có chữ ký của những người có trách nhiệm
Ø Chứng từ kế toán là công cụ quan trọng trong bảo vệ tài sản. Trên
các chứng từ liên quan đến tài sản phải có đầy đủ chữ ký người xét duyệt, người tiếp
nhận tài sản. Người bảo quản tài sản chứng minh tình hình tài sản hiện tại thông qua
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Đ
Ồ ÁN TỐT NGHIỆP


GV hư
ớng dẫn:
Đào Công Thiên

SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 11

các chứng từ nhập xuất và kế toán ghi chép tăng giảm tài sản căn cứ trên các chứng từ
hợp lệ.
Ø Chứng từ kế toán còn là phương tiện thể hiện sự ủy quyền. Để đảm
bảo sự xét duyệt của người được ủy quyền đối với mọi nghiệp vụ, có thể thiết lập một
chứng từ cho loại nghiệp vụ đó.
Ø Chứng từ kế toán thể hiện quá trình kiểm tra trước và sau khi nghiệp
vụ xảy ra. Trước khi nghiệp vụ xảy ra, người có thẩm quyền sẽ phải xem xét chi tiết
nội dung nghiệp vụ trên chứng từ để thực hiện sự xét duyệt của mình, sau đó người
thực hiện sẽ căn cứ vào nội dung trên chứng từ để thực hiện. Sau khi nghiệp vụ xảy
ra, chứng từ là cơ sở quan trọng để kiểm tra vì nó cung cấp đầy đủ thông tin về nội
dung nghiệp vụ, những cá nhân chịu trách nhiệm và có liên quan.
Ø Chứng từ kế toán còn là tài liệu pháp lý quan trọng khi cần xem xét

trách nhiệm của các bên.
Y Sổ sách kế toán
Là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng việc ghi chép,
phân loại, tính toán, tổng hợp … để chuẩn bị cung cấp các thông tin tổng hợp trên báo
cáo.
Trong kiểm soát nội bộ, hệ thống sổ sách có một vai trò quan trọng giúp
giám sát, bảo vệ tài sản, giúp các nhà quản lý thu thập thông tin đáng tin cậy để điều
hành hoạt động tại đơn vị. Ngoài ra nó giúp lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa
học, đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính nên là cơ sở để kiểm
tra, truy cập chứng từ …
Y Báo cáo kế toán
Bao gồm các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị. Nếu việc chuẩn bị
báo cáo tài chính trung thực, hợp lý là trách nhiệm của người quản lý đối với pháp
luật thì tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị có ý nghĩa quan trọng trong công tác
quản lý, điều hành, kiểm soát đơn vị.
Các thông tin thể hiện trên báo cáo tài chính không đơn thuần chỉ là sự
mang sang từ sổ kế toán, mà nó phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết
quả hoạt động kinh doanh của đơn vị.
e. Giám sát
Giám sát bao gồm sự đánh giá thường xuyên và định kỳ của người quản lý đối
với hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm xem xét hoạt động của nó có đúng như thiết kế và
cần điều chỉnh gì cho phù hợp với từng giai đoạn. Giám sát có vai trò quan trọng
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Đ
Ồ ÁN TỐT NGHIỆP


GV hư
ớng dẫn:
Đào Công Thiên

SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 12

trong kiểm soát nội bộ vì nó giúp cho kiểm soát nội bộ luôn duy trì được sự hữu hiệu
của mình qua những thời kỳ khác nhau.
Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động, do các nhà
quản lý và các nhân viên thực hiện trong trách nhiệm của mình.
Giám sát định kỳ thường thực hiện qua các chức năng kiểm soát nội bộ trong
đơn vị, qua đó phát hiện kịp thời những yếu kém trong hệ thống để đưa ra biện pháp
cải thiện.
1.1.1.5 Các loại thủ tục kiểm soát
J Kiểm soát phòng ngừa
Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế để ngăn chặn các sai phạm hoặc các
điều kiện dẫn đến sai phạm. Kiểm soát phòng ngừa thường được tiến hành trước khi
nghiệp vụ xảy ra. Kiểm soát phòng ngừa thường được thực hiện ngay trong công việc
hàng ngày của nhân viên theo chức năng của họ, phân chia trách nhiệm, giám sát,
kiểm tra tính hợp lý, sự đầy đủ, chính xác …
J Kiểm soát phát hiện
Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm phát hiện các sai phạm hoặc các
điều kiện dẫn đến sai phạm. Kiểm soát phát hiện thường được tiến hành sau khi
nghiệp vụ xảy ra.
Kiểm soát phát hiện và kiểm soát phòng ngừa có quan hệ bổ sung cho nhau
trong việc thực hiện mục tiêu kiểm soát. Thế mạnh của kiểm soát phòng ngừa là ngăn
chặn sai phạm trước khi xảy ra do đó giảm được thiệt hại. Nhưng không có thủ tục
kiểm soát phòng ngừa nào có thể giảm được rủi ro xuống bằng không và chi phí cho
kiểm soát phòng ngừa trong nhiều trường hợp rất cao. Khi đó kiểm soát phát hiện sẽ
giúp phát hiện sai phạm “lọt lưới” kiểm soát phòng ngừa. Một ý nghĩa quan trọng của
kiểm soát phát hiện là sự “răn đe”, làm tăng sự chú ý và trách nhiệm của nhân viên
trong quá trình làm việc.

J
Kiểm soát bù đắp
Sự bù đắp một yếu kém về một thủ tục kiểm soát này bằng một thủ tục kiểm
soát khác.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Đ
Ồ ÁN TỐT NGHIỆP


GV hư
ớng dẫn:
Đào Công Thiên

SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 13


HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Bộ Phận

Nội Dung Các Nhân Tố
Môi
trường
kiểm
soát
Hành động, chính sách và các
thủ tục phản ánh nhận thức,
thái độ của các nhà quản lý đối
với sự kiểm soát và tầm quan
trọng của kiểm soát
Ø Triết lý quản lý, phong các hoạt động

Ø Cơ cấu tổ chức
Ø Phương pháp ủy quyền
Ø Nhân sự
Ø Kế hoạch và dự toán
Đánh
giá
r
ủi
ro
Nhận dạng, phân tích và quản
lý các rủi ro
Ø Nhận dạng, phân tích và quản lý các
rủi ro khiến cho các mục tiêu của đơn
vị không thực hiện được
Ø Nhận dạng, phân tích và quản lý các
rủi ro phát sinh từ các biến động trong
môi trường kinh doanh
Các
hoạt
động
kiểm
soát
Các chính sách và thủ tục
người quản lý thiết lập để thực
hiện mục tiêu kiểm soát
Ø Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Ø Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ
và hoạt động
Ø Bảo vệ vật chất và thông tin
Ø Kiểm tra độc lập

Ø Phân tích rà soát
Thông
tin
và
truyền
thông
Hệ thống thu nhận, xử lý, ghi
chép, báo cáo các thông tin
trong nội bộ và với bên ngoài
Ø Chính sách kế toán
Ø Hình thức kế toán
Ø Chứng từ
Ø Sổ sách
Ø Báo cáo
Giám
sát
Sự đánh giá thường xuyên và
định kỳ của người quản lý đối
với hệ thống kiểm soát nội bộ
nhằm xem xét hoạt động của
nó có đúng như thiết kế và cần
điều chỉnh gì cho phù hợp với
từng giai đoạn
Ø Giám sát thường xuyên
Ø Giám sát định kỳ
Bảng 1: Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Đ
Ồ ÁN TỐT NGHIỆP

GV hư
ớng dẫn:
Đào Công Thiên

SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 14

1.1.2 HOÀN THIỆN CƠ CẤU KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG TỔ CHỨC
1.1.2.1 Những nhân tố đe doạ sự hữu hiệu của kiểm soát nội bộ
J Người quản lý lạm quyền
Trong thực tế, có nhiều trường hợp, người quản lý bỏ qua các quy định kiểm
soát trong việc thực hiện một nghiệp vụ cụ thể. Việc dành cho người quản lý một sự
tuỳ tiện quá lớn có thể dẫn đến không kiểm soát được rủi ro và làm cho môi trường
kiểm soát trở nên yếu kém.
J Sự tiếp cận tài sản
Một trong những cách hữu hiệu nhất để bảo vệ tài sản là kiểm soát khả năng
tiếp cận tài sản, thông qua những thủ tục kiểm soát nhất định mới được tiếp cận tài
sản. Tuy nhiên vẫn còn những khả năng rất lớn các thủ tục kiểm soát không bảo vệ
hữu hiệu tài sản của đơn vị do không lường hết các phương cách tiếp cận tài sản.

J
Coi trọng hình thức hơn bản chất
Việc chỉ chú ý đến đến hình thức mà không quan tâm đến thực chất các thủ tục
kiểm soát. Do đó người quản lý cần chú trọng hơn đến thực chất, thường xuyên kiểm
tra để đánh giá kết quả các chính sách, thủ tục.
J Mâu thuẫn quyền lợi
Nói chung khi một nhân viên (kể cả nhà quản lý) phải trung thành cùng một
lúc với hai quyền lợi khác nhau thì mâu thuẫn quyền lợi sẽ tồn tại. Khi đó lòng trung
thành của họ đối với tổ chức sẽ bị chi phối, họ có thể chọn lựa những hành động có
lợi cho họ nhưng lại gây tổn hại cho lợi ích của tổ chức.

Quản lý theo kiểu “gia đình trị” hay “đồng hương” cũng là một nguyên nhân
dẫn đến mâu thuẫn quyền lợi. Khi đó nhân viên kể cả nhà quản lý có thể đặt quyền lợi
của người thân lên trên lợi ích của tổ chức.
1.2.2 Phát triển môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng quan trọng đến sự hữu hiệu thực sự của hệ
thống kiểm soát nội bộ, vì vậy để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cần phát triển
một môi trường kiểm soát vững mạnh. Để phát triển môi trường kiểm soát cần sử
dụng tổng hợp ảnh hưởng của các nhân tố cấu thành.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Đ
Ồ ÁN TỐT NGHIỆP


GV hư
ớng dẫn:
Đào Công Thiên

SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 15

1.1.2.3 Thiết kế các thủ tục kiểm soát
Việc thiết kế các thủ tục kiểm soát cần xem xét những nhân tố sau:
J Đánh giá rủi ro
Các thủ tục kiểm soát được thiết kế chủ yếu là để giới hạn các rủi ro có thể xảy
ra. Rủi ro càng lớn thì phạm vi các thủ tục kiểm soát càng rộng. Để đánh giá được rủi
ro, người ta phải định lượng rủi ro bằng số tiền. Một công thức có thể áp dụng trong
trường hợp này:

R: Rủi ro ước tính
L: thiệt hại ước tính bằng tiền
p: Xác suất xảy ra thiệt hại do kiểm soát nội bộ yết kém

J Giám sát
Phần lớn các trường hợp rủi ro liên quan đến các nhân tố:
Y Thiếu kiểm tra công việc một cách độc lập và định kỳ.
Y Các phương pháp kiểm soát về mặt tổ chức không đủ hiệu lực.
Y Các phương pháp thông tin, khuyến khích thực hiện trách nhiệm không
đủ hiệu lực.
Y Tiếp cận trái phép tài sản vật chất và thông tin.
Như vậy, giám sát thường xuyên các quy chế kiểm soát là một trong những vấn
đề quan trọng trong hệ thống kiểm soát. Do đó, trong thiết kế các thủ tục kiểm soát,
cần chú ý đến việc xác lập các biện pháp giám sát thường xuyên và liên tục.
J Lựa chọn thủ tục phù hợp với nghiệp vụ
Nói chung, việc thiết kế các thủ tục kiểm soát phải bảo đảm tất cả các nghiệp
vụ đều được lập chứng từ, ghi chép đầy đủ lên sổ sách và chỉ ghi chép các nghiệp vụ
thực sự phát sinh. Tuy nhiên, việc sử dụng loại thủ tục kiểm soát nào phụ thuộc vào
bản chất và số lượng của từng loại nghiệp vụ.
J Xác định mối quan hệ giữa các thủ tục kiểm soát chung và thủ tục kiểm
soát riêng biệt
Y Thủ tục kiểm soát chung liên quan đến nhiều hoạt động hay nghiệp vụ
của đơn vị.
Y Thủ tục kiểm soát riêng biệt liên quan đến sự hiện hữu của một hoạt
động hay nghiệp vụ nào đó.
R = p x L
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Đ
Ồ ÁN TỐT NGHIỆP


GV hư
ớng dẫn:
Đào Công Thiên

SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 16

Hệ thống kiểm soát một nghiệp vụ, một hoạt động có thể bao gồm đồng thời
thủ tục kiểm soát chung và kiểm soát riêng biệt một cách đồng bộ.
J Các thủ tục kiểm soát bổ sung cho nhau
Trong thiết kế các thủ tục kiểm soát, người ta thường thiết kế các thủ tục kiểm
soát có tính chất bổ sung cho nhằm đề phòng một thủ tục kiểm soát không phát huy
tác dụng bởi nhiều lý do, khi đó thủ tục còn lại sẽ giúp ngăn chặn và phát hiện các sai
sót hay gian lận.
J Cân nhắc giữa chi phí và lợi ích
Một trong những nguyên tắc quan trọng của kiểm soát nội bộ là quan hệ giữa
lợi ích và chi phí. Việc so sánh giữa chi phí và lợi ích mang lại sẽ cho biết thủ tục đề
nghị có thích hợp không? (Lợi ích >> Chi phí à thủ tục kiểm soát có thể được chấp
nhận).
Chi phí của các thủ tục kiểm soát bao gồm cả chi phí trực tiếp và chi phí gián
tiếp. Chi phí trực tiếp là những chi phí sẽ phải bỏ ra thực tế để thực hiện thủ tục kiểm
soát. Chi phí gián tiếp là những ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của đơn vị do thủ
tục kiểm soát mang lại.
Khi xác định lợi ích của một thủ tục kiểm soát phải căn cứ vào rủi ro ước tính
nếu không có thủ tục kiểm soát đó. Rủi ro này cần phải định lượng.

1.1.3
CÁC PHƯƠNG PHÁP MÔ TẢ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.3.1 Bảng tường thuật
Bảng tường thuật trình bày văn bản về trình tự tiến hành các thủ tục hay hoạt động
của đơn vị.
1.1.3.2 Lưu đồ
Lưu đồ là hình vẽ mô tả trình tự tiến hành các thủ tục hay hoạt động, thường được

dùng trong tìm hiểu và mô tả về hệ thống kiểm soát nội bộ.

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Đ
Ồ ÁN TỐT NGHIỆP


GV hư
ớng dẫn:
Đào Công Thiên

SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 17

1.2
THIẾT LẬP HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ – CƠ CHẾ KIỂM
SOÁT CHO TỪNG QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ
1.2.1 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI VỐN BẰNG TIỀN
Việc cần thiết phải thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền bởi
bản thân vốn bằng tiền có những đặc điểm sau:
F Tiền là khoản mục quan trọng trong tài sản lưu động, được sử dụng để phân
tích khả năng thanh toán của một doanh nghiệp.
F Tiền là khoản mục bị ảnh hưởng và ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan
trọng như doanh thu, chi phí, công nợ …
F Số phát sinh của các tài khoản tiền thường lớn (L: thiệt hại ước tính thường
lớn).
F Tiền là một tài sản nhạy cảm, khả năng xảy ra gian lận biển thủ cao (p: xác
xuất xảy ra thiệt hại cao).
è R = p x L rủi ro tiềm tàng của khoản mục tiền thường được đánh giá cao.
1.2.1.1 Yêu cầu của kiểm soát nội bộ
Hệ thống này có thể chia thành 2 loại:

J Kiểm soát các chu trình nghiệp vụ (kiểm soát phòng ngừa).
J Kiểm tra độc lập thông qua kiểm kê quỹ, đối chiếu với ngân hàng (kiểm
soát phát hiện).
Muốn kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với tiền cần phải đáp ứng những yêu cầu,
J Thu đủ
J Chi đúng
J Phải duy trì số dư tồn quỹ hợp lý
1.2.1.2 Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ
J Nhân viên phải có đủ khả năng và liêm chính.
J Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm.
J Tập trung đầu mối thu.
J Ghi chép kịp thời và đầy đủ số thu.
J Nộp ngay số thu được trong ngày vào quỹ hay ngân hàng.
J Có biện pháp khuyến khích người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai hoặc
phiếu thu tiền.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Đ
Ồ ÁN TỐT NGHIỆP


GV hư
ớng dẫn:
Đào Công Thiên

SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 18

J Thực hiện tối đa những khoản chi qua ngân hàng, hạn chế chi bằng tiền
mặt.
J Cuối mỗi tháng, thực hiện đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế.
1.2.1.3 Kiểm soát nội bộ đối với thu tiền

J Thu trực tiếp từ bán hàng, cung cấp dịch vụ
Y Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm, cần tách rời giữa chức năng
bán hàng và thu tiền.
Y Sử dụng chứng từ bắt buộc (phiếu thu, biên lai …) có đánh số liên tục
làm cơ sở thu tiền.
Y Sử dụng hệ thống máy tính tiền, in phiếu tính tiền khuyến khích khách
hàng nhận phiếu.
Y Cần quản lý số thu trong ngày đối chiếu với các báo cáo, tổng số thu
trong sổ sách.
Y Nhân viên thu tiền nộp tiền vào quỹ cuối mỗi ngày.
J Thu nợ của khách hàng
Y Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm, cần tách rời giữa chức năng
quản lý công nợ và chức năng thu tiền.
Y Khuyến khích khách hàng yêu cầu được cấp phiếu thu, biên lai khi
thanh toán trực tiếp. Thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng.
Y Khuyến khích thanh toán qua ngân hàng với những công nợ lớn.
1.2.1.4 Kiểm soát nội bộ đối với chi tiền
J Sử dụng các hình thức thanh toán qua ngân hàng các khoản tiền lớn, hạn
chế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán.
J Vận dụng đúng nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.
J Xây dựng các thủ tục xét duyệt chi.
J Đối chiếu hàng tháng với ngân hàng.
1.2.2
KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI NỢ PHẢI THU – BÁN HÀNG
Quá trình bán hàng đặc biệt là bán chịu có những đặc điểm sau:
F Bán hàng và công nợ phải thu liên quan đến đối tượng bên ngoài nên khoản
mục này nhạy cảm với những gian lận bị nhân viên chiếm dụng, tham ô …
F Khoản mục này có liên quan mật thiết đến kết quả kinh doanh của doanh
nghiệp.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Đ
Ồ ÁN TỐT NGHIỆP


GV hư
ớng dẫn:
Đào Công Thiên

SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 19

F Khoản mục nợ phải thu được phản ánh theo giá trị thuần có thể thực hiện được,
liên quan đến việc lập dự phòng phải thu khó đòi có nhiều khả năng sai sót và khó
kiểm tra.
1.2.2.1 Yêu cầu của kiểm soát nội bộ
J Các khoản nợ phải thu phải có thực và được ghi nhận đủ, tránh nhầm lẫn.
J Các khoản nợ phải thu phải có khả năng thu hồi, giảm thiểu thất thoát.
J Khoản mục doanh thu từ bán hàng cung cấp dịch vụ phải có thực, được ghi
nhận đầy đủ, phù hợp với kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ.
J Hạn chế các khoản phải thu (bị bên ngoài chiếm dụng) ở một mức vừa phải.
1.2.2.2 Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ
J Nhân viên phải có đủ khả năng và liêm chính.
J Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm.
J Ghi chép kịp thời, đầy đủ, tránh nhầm lẫn.
J Sử dụng các loại chứng từ, chính sách tín dụng nhằm ràng buộc khách
hàng.
J Thường xuyên thực hiện đối chiếu giữa số liệu sổ sách với khách hàng.
1.2.2.3 Kiểm soát nội bộ đối với chu tình bán hàng
Để kiểm soát tốt khoản mục công nợ phải thu (bán chịu cho khách hàng) cần tổ
chức hệ thống kiểm soát nội bộ của toàn bộ chu trình bán hàng. Chu trình bán hàng có
thể được phân chia theo các chức năng:

a. Tiếp nhận đơn đặt hàng
b. Lập lệnh bán hàng (phiếu xuất kho)
c. Xét duyệt bán chịu
d. Xuất kho
e. Gửi hàng đi
f. Lập và kiểm tra hoá đơn
g. Theo dõi thanh toán
h. Xét duyệt hàng bán bị trả lại hay giảm giá
i. Cho phép xoá sổ các khoản nợ không thu hồi được
1.2.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI NỢ PHẢI TRẢ – MUA HÀNG
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Đ
Ồ ÁN TỐT NGHIỆP


GV hư
ớng dẫn:
Đào Công Thiên

SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 20

Nợ phải trả là một khoản mục quan trọng trên báo cáo tài chính, những sai lệch về
nợ phải trả có thể gây ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính về tình hình tài
chính cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
1.2.3.1 Yêu cầu của kiểm soát nội bộ
J Các khoản nợ phải trả phải được ghi chép đầy đủ, chính xác tránh nhầm
lẫn.
J Các khoản nợ phải trả phải được đánh giá đúng, được khai báo đầy đủ.
J Duy trì mức nợ phải trả (chiếm dụng vốn, hoặc vay ngân hàng) hợp lý.
J Giám sát, đảm bảo khả năng chi trả các khoản nợ.

1.2.3.2 Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ
J Nhân viên phải có đủ khả năng và liêm chính.
J Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm.
J Ghi chép kịp thời, đầy đủ, tránh nhầm lẫn.
J Thường xuyên thực hiện đối chiếu giữa số liệu sổ sách với khách hàng.
1.2.3.3 Kiểm soát nội bộ về nợ phải trả người bán
Để kiểm soát tốt khoản mục công nợ phải trả (mua chịu người bán) cần tổ chức hệ
thống kiểm soát nội bộ của toàn bộ chu trình mua hàng. Chu trình mua hàng có thể
được phân chia theo các chức năng:
a. Lập kế hoạch nhu cầu sử dụng vật tư, kế hoạch mua hàng
b. Lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành đặt hàng
c. Tiếp nhận hàng
e. Ghi nhận giá trị hàng mua, ghi nhận nợ phải trả
f. Tiến hành thanh toán hoặc gia hạn nợ phải trả
g. Đối chiếu số liệu thực tế với người bán (chủ nợ)
1.2.3.4 Kiểm soát nội bộ với các khoản vay
Kiểm soát nội bộ với các khoản vay chủ yếu là thực hiện nguyên tắc ủy quyền và
phê chuẩn tùy theo giá trị, thời hạn, mục đích sử dụng các khoản vay.
Các khoản vay phải được theo dõi chi tiết theo từng khoản nợ, từng chủ nợ. Định
kỳ đối chiếu với các chủ nợ. Bên cạnh đó còn phải kiểm soát hiệu quả sử dụng các
khoản vay, các khoản vay có được sử dụng đúng mục đích hay không.
1.2.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI HÀNG TỒN KHO
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Đ
Ồ ÁN TỐT NGHIỆP


GV hư
ớng dẫn:
Đào Công Thiên

SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 21

Hàng tồn kho là TSLĐ của doanh nghiệp biểu hiện dưới hình thái vật chất bao
gồm nhiều loại: nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, hàng hoá, thành
phẩm ngoài ra còn bao gồm hàng đi đường, hàng gởi bán.
Giữa hàng tồn kho và giá vốn hàng bán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong
khi giá vốn hàng bán là khoản mục quan trọng quyết định kết quả kinh doanh.
Trong nhiều doanh nghiệp, hàng tồn kho được đánh giá là một khoản mục trọng
yếu và có rủi ro tiềm tàng cao vì những lý do,
F Hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của đơn vị, những sai phạm trên
khoản mục hàng tồn kho dẫn đến những sai sót trọng yếu về chi phí và kết quả kinh
doanh.
F Số lượng, chủng loại hàng tồn kho phong phú, số nghiệp vụ phát sinh thường
xuyên và với giá trị lớn và liên quan đến nhiều loại chứng từ nên việc quản lý và ghi
chép hàng tồn kho rất phức tạp.
F Giá trị hàng tồn kho dễ bị thay đổi (thường bị giảm do các nguyên nhân khách
quan) do đó liên quan đến việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho có nhiều khả năng
sai sót và khó kiểm tra.
F Hàng tồn kho được bố trí phân tán ở nhiều nơi, nhiều bộ phận à sự tiếp xúc tài
sản dưới nhiều dạng khác nhau do đó việc kiểm soát trở nên phức tạp, gặp nhiều khó
khăn.
1.2.4.1
Yêu cầu của kiểm soát nội bộ

J Kiểm soát đầy đủ, chính xác.
J Ngăn ngừa mất mát, hư hỏng hoặc sử dụng lãng phí tài sản.
J Đảm bảo đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng các khoản mục hàng tồn kho, phục
vụ hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục.
J Duy trì giá trị tồn kho đối với từng loại hợp lý.

J Kiểm soát chi phí liên quan đến hàng tồn kho ở mức độ hợp lý.
1.2.4.2
Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ

J Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm.
J Ghi chép chính xác, đầy đủ.
J Xây dựng hệ thống định mức hợp lý.
J Kiểm soát quá trình vận động vật chất của hàng tồn kho.
J Kiểm soát quá trình vận động chi phí liên quan đến hàng tồn kho.
J Thường xuyên kiểm kê, đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Đ
Ồ ÁN TỐT NGHIỆP


GV hư
ớng dẫn:
Đào Công Thiên

SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 22

1.2.4.3 Kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho
J Phân chia trách nhiệm
J Chính sách mua hàng
J Thủ tục kiểm soát việc mua hàng
J Lập đơn đặt hàng, kiểm soát việc nhận hàng
J Kiểm soát bảo quản vật tư, hàng hoá, xuất kho
J Kiểm soát quá trình ghi chép hàng tồn kho
J Kiểm soát quá trình sản xuất sản phẩm
J Kiểm soát kho thành phẩm

J Kiểm soát quá trình tiêu thụ
J Kiểm kê hàng tồn kho, xử lý chênh lệch
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Đ
Ồ ÁN TỐT NGHIỆP


GV hư
ớng dẫn:
Đào Công Thiên

SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 23

2.1.
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY PHILLIPS SEAFOOD VN (PSVN)
2.1.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY
Tên gọi Công ty: Công ty TNHH Phillips Seafood Việt Nam
Tên giao dịch đối ngoại: Phillips Seafood (Vietnam) Co.,Ltd.
Tên viết tắt: Phillips Seafood Việt Nam (PSVN)
Địa chỉ: Lô B3 – B4 Khu CN Suối Dầu – Nha Trang –
Khánh Hoà – Việt Nam.
Điện thoại: 084. 058. 743416
Số Fax: 084. 058. 743022
Địa chỉ E-mail:
Web-site: www.phillipsfoods.com
Giấy phép đầu tư số: 20/GP-KCN-KH ngày 11 tháng 07 năm 2001
Loại hình Doanh nghiệp: Công ty 100% vốn nước ngoài.
Vốn điều lệ: 1.800.000 USD
Vốn Pháp Định: 775.000 USD
Hoạt động chính: Sản xuất và chế biến các sản phẩm hải sản.

Tập đoàn Phillips đã hoạt động trong ngành chế biến thuỷ sản hơn 63 năm, được
khởi đầu từ miền biển phía đông Hoa Kỳ. Phillips hiện có các nhà máy chuyên về chế
biến các sản phẩm từ ghẹ nằm trên vịnh Chesapeake, và một số nhà hàng chính cũng
như các trung tâm thực phẩm thuỷ sản.
Phillips đến với châu Á vào cuối những năm 1980 và thiết lập cơ sở chế biến đầu
tiên ở Philipin. Từ đó đến nay tiếp tục triển khai hoạt động với 4 nhà máy khác ở
Inđônêsia, Việt Nam, Ấn độ và Malaysia. Hiện nay Phillips là nhà sản xuất lớn nhất
thế giới về ghẹ xanh thanh trùng Pasteur, và bắt đầu chế biến các sản phẩm khác để
giới thiệu với thế giới về sự chuyên nghiệp và hoạt động kinh doanh đa quốc gia của
mình.
Công ty Phillips Seafood Việt Nam tại Lô B3, B4 khu Công Nghiệp Suối Dầu,
Nha Trang, Khánh Hoà vừa đi vào hoạt động không lâu, PSVN đang thu mua nguyên
liệu thịt ghẹ từ các vùng biển ở Việt Nam và nỗ lực chứng tỏ có thể chế biến các sản
phẩm có chất lượng tốt nhất.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Đ
Ồ ÁN TỐT NGHIỆP


GV hư
ớng dẫn:
Đào Công Thiên

SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 24

2.1.2 CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY
2.1.2.1 Chức năng
J Là công ty trách nhiệm hữu hạn 100% vốn nước ngoài, có đầy đủ tư cách
pháp nhân.
J Mục tiêu và phạm vi kinh doanh của công ty, sản xuất, chế biến các loại sản

phẩm hải sản (đặc biệt là ghẹ lon và các sản phẩm đóng hộp, đóng gói từ hải sản).
J Được phép ký kết các hợp đồng tiêu thụ sản phẩm trong và ngoài nước.
Đặc biệt, 90% sản phẩm của công ty được xuất khẩu sang Hoa Kỳ, còn lại là sang
Nhật, Úc và một số thị trường khác.
2.1.2.2 Nhiệm vụ
J Kinh doanh đúng pháp luật của Nhà nước Việt Nam
J Thực hiện đúng nghĩa vụ nộp thuế và các quy định chung của Nhà nước
Việt Nam
J Sản xuất và chế biến sản phẩm theo tiêu chuẩn tập đoàn nhằm thoả mãn
yêu cầu của thị trường tiêu thụ.
J Tuân thủ mọi chính sách của tập đoàn
2.1.3 TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY
Văn phòng tập đoàn đặt tại Hoa Kỳ và các văn phòng điều khiển trực tiếp đặt tại
Hồng Kông, các văn phòng chi nhánh đặt tại nhiều nước: Thái Lan, Malaysia,
Philipin. Do đó khâu tổ chức sản xuất, quản lý vừa theo tiêu chuẩn của tập đoàn và
phải phù hợp với hệ thống pháp luật, quy định của Việt Nam.
2.1.3.1 Tổ chức quản lý tại công ty
Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty được phân chia theo cấp độ quản lý, không
tổ chức theo phòng ban chức năng như các công ty của nước ta vẫn làm.
Cấp độ quản lý cao nhất là giám đốc, do tập đoàn bổ nhiệm từ Mỹ phụ trách
lãnh đạo điều hành chung hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, trực tiếp chỉ
đạo các lĩnh vực, kinh doanh, xuất nhập khẩu, vật tư, tài chính, kế toán, tổ chức nhân
sự, đầu tư xây dựng cơ bản, hành chánh tổng hợp.
Cấp độ quản lý thứ 2 là các trưởng phòng, trưởng bộ phận chịu sự quản lý của
giám đốc công ty, bao gồm,
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Đ
Ồ ÁN TỐT NGHIỆP

GV hư
ớng dẫn:
Đào Công Thiên

SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 25

J Trưởng phòng điều hành: Phụ trách điều hành bộ phận xuất hàng, bộ phận
giám sát bảo trì, nhân viên cơ khí, nhân viên cơ điện, nhân viên điện lạnh và bộ phận
bảo vệ.
J Kiểm soát tài chính: Phụ trách bộ phận kế toán và nhân viên công nghệ
thông tin.
J Trưởng bộ phận phụ trách vật tư: phụ trách bộ phận cung ứng vật tư, bộ
phận hậu cần, bộ phận kho.
J Trưởng bộ phận nhân sự: giám sát về mặt nhân sự, quản lý lao động, tuyển
dụng sử dụng, trả công lao động, đào tạo huấn luyện và thực hiện các chế độ chính
sách đối với người lao động.
J Quản đốc phân xưởng sản xuất: phụ trách dây chuyền sản xuất và công
nhân trong phân xưởng.
J Trưởng bộ phận thu mua: phụ trách giám sát thu mua ghẹ và nhân viên thu
mua.
J Trưởng bộ phận KCS: phụ trách bộ phận kiểm tra chất lượng trong các
công đoạn sản xuất sản phẩm của công ty.
J Trưởng bộ phận đảm bảo chất lượng: phụ trách bộ phận kiểm tra chất lượng
thành phẩm ( QA) và phụ trách bộ phận thí nghiệm của công ty.

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Đ
Ồ ÁN TỐT NGHIỆP

GV hư
ớng dẫn:
Đào Công Thiên

SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 26

2.1.3.2 Tổ chức hoạt động sản xuất tại công ty
a. Tổ chức hoạt động sản xuất tại công ty
Công ty có 2 phân xưởng sản xuất là MINIPLANT và PSVN PRODUCTION
phụ trách sản xuất một sản phẩm duy nhất là ghẹ xanh thanh trùng Pastuer đóng lon.
Chính vì vậy mà chức năng nhiệm vụ của 2 phân xưởng sản xuất như sau:
Y MINIPLANT: là phân xưởng sản xuất phụ, phụ trách việc kiểm soát
chất lượng nguyên liệu cho công ty hay còn gọi là FQA – Field Quality Assurance.
Công việc chính của MINIPLANT là tiếp nhận lượng nguyên liệu từ bộ phận thu
mua, kiểm tra chất lượng cũng như số lượng của sản phẩm, tách mai, bóc thịt và kiểm
xương lần 1.
Y PSVN PRODUCTION: là phân xưởng chính, gồm có 2 line
Ø Line 1: Phụ trách kiểm xương lại lần thứ 2 lượng nguyên liệu từ
MINIPLANT chuyển sang.
Ø Line 2: Phụ trách kiểm xương lại lần thứ 3 lượng nguyên liệu từ
line 1, sau đó trộn nguyên liệu, đóng lon, thanh trùng.
Do sản phẩm của công ty đòi hỏi chất lượng cao nên các công đoạn trong quy trình
sản xuất được lặp đi lặp lại nhiều lần đặc biệt là công đoạn kiểm xương.

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com