Tổ chức hệ thống kế toán doanh nghiệp trong điều kiện tin học hóa

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH



NGUYỄN VĂN THÔNG


TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP
TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HÓA

Chuyên ngành: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
Mã số : 60.34.30
LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ




NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS. TS. VÕ VĂN NHỊ




Tp. Hồ Chí Minh – Năm 2009



MỤC LỤC

Nội dung Trang
PHẦN MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN
DOANH NGHIỆP 2
1.1 Một số vấn ñề cơ bản về hệ thống kế toán doanh nghiệp 2
1.1.1 Hệ thống kế toán doanh nghiệp và các bộ phận cấu thành. 2
1.1.2 Tiêu chuẩn ñánh giá hệ thống thông tin kế toán hữu ích. 4
1.1.2.1 Sự cần thiết phải có thông tin kế toán hữu ích 4
1.1.2.2 Tiêu chuẩn ñể ñánh giá thông tin kế toán hữu ích trên báo cáo tài
chính. 5
1.1.2.2.1 Tính dễ hiểu 5
1.1.2.2.2 Tính thích hợp 5
1.1.2.2.3 Tính ñáng tin cậy 6
1.1.2.2.4 Tính so sánh ñược 8
1.1.2.3 Tiêu chuẩn ñể ñánh giá thông tin hữu ích trên báo cáo kế toán quản trị8
1.2 Nội dung tổ chức hệ thống kế toán trong doanh nghiệp 9
1.2.1 Tổ chức vận dụng các bộ phận cấu thành hệ thống kế toán 9
1.2.1.1 Tổ chức vận dụng chế ñộ chứng từ kế toán. 9
1.2.1.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 9
1.2.1.3 Tổ chức vận dụng chế ñộ sổ kế toán 10
1.2.1.4 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán. 11
1.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán 11
1.2.3 Tổ chức kiểm tra kế toán 12

1.2.4 Tổ chức phân tích hoạt ñộng kinh tế trong doanh nghiệp 13
1.2.5 Tổ chức trang bị cơ sở vật chất, kỹ thuật. 13
1.3 Tổ chức hệ thống kế toán trong ñiều kiện tin học hóa 14
1.3.1 Mục tiêu, yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong ñiều kiện tin học hóa 14
1.3.2 Các nhân tố chi phối tổ chức công tác kế toán trong ñiều kiện tin học hóa 16
1.3.2.1 Môi trường kinh doanh. 16

1.3.2.2 Nhu cầu thông tin kế toán 17
1.3.2.3 Yêu cầu quản lý của doanh nghiệp 17
1.3.2.4 Yêu cầu kiểm soát 18
1.3.2.5 Công nghệ thông tin và nhận thức về vai trò của công nghệ thông tin
trong quản lý 18
1.3.3 Nội dung tổ chức kế toán trong ñiều kiện tin học hóa 18
1.3.3.1 Xác ñịnh yêu cầu thông tin 19
1.3.3.2 Xây dựng danh mục ñối tượng kế toán. 19
1.3.3.3 Xây dựng hệ thống chứng từ. 20
1.3.3.4 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 20
1.3.3.5 Tổ chức vận dụng các hình thức kế toán 20
1.3.3.6 Các chính sách kế toán 21
1.3.3.7 Thiết lập các báo cáo ñặc thù 21
1.3.3.8 Tổ chức bộ máy kế toán 22
1.4 Tầm quan trọng của một hệ thống kế toán vững mạnh ñối với doanh nghiệp23
1.4.1 Tầm quan trọng của hệ thống kế toán khi phòng kế toán họat ñộng hiệu quả
và ñáng tin cậy 23
1.4.1.1 Giảm sai sót nhờ quy trình kế toán rõ ràng 23

1.4.1.2 Số liệu ñáng tin cậy hơn nhờ chính sách kế toán rõ ràng 24
1.4.1.3 Tiết kiệm ñược thời gian cho cấp lãnh ñạo kế toán 24
1.4.1.4 Giải quyết ñuợc các khó khăn trong trường hợp nhân viên nghỉ việc . 24
1.4.2 Tầm quan trọng của một hệ thống kế toán khi có một hệ thống kiểm soát nộ
bộ tốt 24
1.4.2.1 Phát hiện gian lận và trộm cắp 24
1.4.2.2 Tách biệt nhiệm vụ 25
1.4.3 Tầm quan trọng của một hệ thống kế toán khi có một hệ thống chi phí tốt 25
1.4.3.1Tìm ra nguyên nhân lãi lỗ 25
1.4.3.2 Định giá hiệu quả 25
1.4.2.3 Tìm ra lĩnh vực giảm chi phí 26

1.4.4 Tầm quan trọng của một hệ thống kế toán khi có thông tin quản trị tốt 26
1.4.4.1 Cung cấp thông tin hữu ích và cập nhật cho ban lãnh ñạo 26
1.4.4.2 Cung cấp thông tin ñánh giá kết quả công việc 26
1.4.4.3 Dự toán và lập kế hoạch tài chính 27
1.4.5 Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin kế toán xét dưới góc ñộ của thuế27
1.4.5.1 Giảm ñáng kể rủi ro tiền phạt tránh thuế 27
1.4.5.2 Đảm bảo tuân thủ pháp luật nhưng tiết kiệm tốt nhất các khoản thuế
phải nộp một cách hợp pháp 27
1.4.6 Tầm quan trọng của một hệ thống kế toán vững mạnh ñối với việc huy ñộng
vốn 27
1.4.6.1 Giá trị tăng thêm 27
1.4.6.2 Vay vốn ngân hàng dễ hơn 28
Kết luận chương một 28

CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN Ở CÁC DOANH
NGHIỆP HIỆN NAY 29
2.1 Đặc ñiểm của hệ thống kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam hiện
nay 29
2.1.1 Hệ thống các băn bản pháp luật tác ñộng ñến ñặc ñiểm hệ thống kế toán
doanh nghiệp Việt Nam hiện nay 29
2.1.1.1 Nội dung cơ bản của luật kế toán 30
2.1.1.2 Nội dung cơ bản của Quyết Định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006
và Quyết Định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 31
2.1.1.3 Nội dung cơ bản của chuẩn mực kế toán 31
2.1.1.4 Các văn bản pháp quy về thuế 32
2.1.2 Đặc ñiểm hệ thống kế toán ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay 33
2.1.2.1 Đặc ñiểm hệ thống kế toán ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay nhìn
từ góc ñộ báo cáo tài chính. 34
2.1.2.2 Đặc ñiểm hệ thống kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam
hiện nay nhìn từ góc ñộ báo cáo quản trị. 35

2.1.2.3 Đặc ñiểm hệ thống kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam
hiện nay nhìn từ góc ñộ ứng dụng công nghệ thông tin 37
2.2 Tình hình tổ chức hệ thống kế toán ở các doanh nghiệp trên ñịa bàn Thành
Phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận 39
2.2.1 Lý do chọn các doanh nghiệp trên ñịa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh và các
tỉnh lân cận 39
2.2.2 Phương pháp nghiên cứu tình hình tổ chức hệ thống kế toán ở các doanh
nghiệp trên ñịa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận 40
2.2.3 Kết quả khảo sát 41

2.3 Đánh giá về công tác tổ chức kế toán trong ñiều kiện tin học hóa ở các doanh
nghiệp Việt Nam hiện nay dựa trên kết quả khảo sát. 43
2.4 Phân tích những khó khăn hiện nay khi tổ chức công tác kế toán trong ñiều
kiện tin học hóa ở những doanh nghiệp Việt Nam 47
2. 4.1 Khó khăn trong việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp 47
2.4.2 Khó khăn trong việc kết hợp giữ kế toán tài chính và kế toán quản trị 48
2.4.2.1 Khó khăn trong việc phân bổ chi phí 48
2.4.2.2 Khó khăn trong vấn ñề cập nhật thông tin dữ liệu ñầu vào nhanh
chóng, ñầy ñủ 49
2.4.2.3 Khó khăn trong vấn ñề cập nhật các thông tin thay ñổi theo yêu cầu
quản lý 50
2.4.2.4 Khó khăn trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có sự khác biệt giữa
cách ghi nhận của kế toán tài chính và kế toán quản trị 50
2.4.3 Khó khăn trong việc thực hiện theo ñúng quy trình quản lý của hệ thống kế
toán. 51
2.4.4 Khó khăn bắt ñầu từ những sai lầm trong công tác tổ chức kế toán ban ñầu 52
2.4.5 Khó khăn về vấn ñề con người 54
Tổng kết chương hai 55
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN
DOANH NGHIỆP TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HÓA 56

3.1 Quan ñiểm tổ chức 56
3.1.1 Kết hợp chặt chẽ kế toán tài chính và kế toán quản trị. 56
3.1.2 Kết hợp hệ thống kế toán trong hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp57
3.1.3 Góp phần nâng cao chất lượng thông tin kế toán ñể phục vụ cho các ñối
tượng khác nhau 58

3.1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán 59
3.2 Nguyên tắc tổ chức 59
3.2.1 Vận dụng phù hợp chuẩn mực và chế ñộ kế toán ñược ban hành 59
3.2.2 Xây dựng hệ thống kế toán phù hợp với quy mô, ñặc ñiểm của doanh nghiệp60
3.2.3 Xây dựng hệ thống mở, linh hoạt ñể có thể ñiều chỉnh, cải tiến, phát triển. 60
3.3 Các giải pháp cụ thể 61
3.3.1 Xác ñịnh rõ ràng, cụ thể yêu cầu thông tin ban ñầu 61
3.3.2 Xây dựng danh mục ñối tượng kế toán 62
3.3.3 Tổ chức vận dụng các bộ phận cấu thành bộ máy kế toán 64
3.3.3.1 Tổ chức vận dụng hế thống chứng từ kế toán. 64
3.3.3.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 66
3.3.3.3 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo kế toán. 68
3.3.4 Giải pháp về phần mềm kế toán, phần cứng và hạ tầng mạng 70
3.3.4.1 Lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với quy mô và ñặc ñiểm hoạt
ñộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 70
3.3.4.2 Giải pháp về phần cứng và hạ tầng mạng. 72
3.3.5 Tổ chức xây dựng bộ máy kế toán 73
3.3.6 Giải pháp kiểm soát nội bộ trong ñiều kiện tin học hóa. 74
3.3.7 Một số giải pháp nhằm hạn chế khó khăn khi kết hợp giữa kế toán tài chính
và kế toán quản trị 78
3.3.8 Tổ chức công tác kế toán cho một quy trình nghiệp vụ cụ thể 81
3.4 Một số kiến nghị khác. 85
3.4.1 Đối với doanh nghiệp 85
3.4.1.1 Đối với ban lãnh ñạo doanh nghiệp 85

3.4.1.2 Đối với người ñứng ñầu trong bộ máy kế toán 86
3.4.1.3 Đối với những nhân viên làm công tác kế toán 87
3.4.2 Đối với Nhà Nước 87
Kết luận chương ba 90
KẾT LUẬN 91
Tài liệu tham khảo 92
Phụ lục 1: PHIẾU THU THẬP THÔNG TIN 93
Phụ lục 2: KẾT QUẢ KHẢO SÁT 99
Phụ lục 3: BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC 110
Phụ lục 4: GIẢI THÍCH MỘT SỐ THUẬT NGỮ 124
Phụ lục 5: DANH SÁCH CÁC CÔNG TY TRONG KẾT QUẢ KHẢO SÁT 125
















Trang 1

PHẦN MỞ ĐẦU
Trong hoạt ñộng sản xuất kinh doanh, việc tổ chức, phối hợp, tiên liệu, ra
quyết ñịnh và kiểm soát mọi hoạt ñộng trong doanh nghiệp nhằm ñịnh hướng doanh
nghiệp luôn mang lại hiệu quả hoạt ñộng cao nhất là một trong những yêu cầu hàng
ñầu ñối với các nhà lãnh ñạo trong ñiều hành và quản trị doanh nghiệp. Để làm ñược
ñiều ñó, người lãnh ñạo cần phải dựa vào nhiều nguồn thông tin khác nhau mà một
trong những nguồn thông tin quan trọng là thông tin hữu ích ñược cung cấp bởi hệ
thống kế toán.
Hệ thống kế toán trong một doanh nghiệp bao gồm hệ thống thông tin kế toán
tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị; kế toán tài chính chủ yếu cung cấp
thông tin cho ñối tượng bên ngoài doanh nghiệp và ñược lập ñịnh kỳ hàng tháng, quý,
năm hoàn toàn dựa trên những hướng dẫn cụ thể của các chuẩn mực kế toán. Trong
khi ñó, báo cáo quản trị chủ yếu cung cấp thông tin cho ñối tượng bên trong doanh
nghiệp gồm: ban giám ñốc, nhà lãnh ñạo doanh nghiệp và ñược xây dựng không
những tùy thuộc vào quy mô hoạt ñộng sản xuất kinh doanh mà còn tùy thuộc vào
ñặc ñiểm riêng của từng doanh nghiệp nhằm ñảm bảo mục tiêu cung cấp thông tin kịp
thời và ñầy ñủ cho các ñối tượng sử dụng.Chính vì sự khác nhau ñó mà việc xây một
hệ thống kế toán ñảm bảo cung cấp thông tin cho hai ñối tượng trên gặp không ít
những khó khăn.
Trong phạm vi ñề tài này, trên cơ sở lý luận, tác giả tiến hành khảo sát tình
hình tổ chức công tác kế toán thực tế của năm mươi doanh nghiệp trên ñịa bàn thành
phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận, từ ñó phân tích ñặc ñiểm, tình hình tổ chức hệ
thống kế toán ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, những khó khăn thực tế và cuối
cùng tác giả ñưa ra những giải pháp xây dựng, tổ chức thành công một hệ thống kế
toán vững mạnh nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho các ñối tượng sử dụng.
Rất mong nhận ñược ý kiến ñóng góp của Quý thầy cô


Trang 2

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN
DOANH NGHIỆP
Tổ chức hệ thống kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ
chức công tác quản lý ở mỗi doanh nghiệp. Công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp ñến
chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý ở mỗi doanh nghiệp thông qua chức năng
cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt ñộng kinh tế tài chính. Hơn thế nữa, nó còn
ảnh hưởng ñến việc ñáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các ñối tượng có
quyền lợi trực tiếp hoặc gián tiếp ñến hoạt ñộng của doanh nghiệp, trong ñó có các cơ
quan chức năng của Nhà Nước.
Trong ñiều kiện thực hiện cơ chế thị trường mà việc cạnh tranh diễn ra thường
xuyên và có tính chất khốc liệt thì chất lượng thông tin của kế toán ñược coi như là
một trong những tiêu chuẩn quan trọng ñể ñảm bảo sự an toàn và khả năng mang lại
thắng lợi cho các quyết ñịnh kinh doanh. Thông tin của kế toán tài chính và kế toán
quản trị hợp thành hệ thống thông tin hữu ích và vô cùng cần thiết cho các nhà quản
trị, ñặc biệt cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt ñộng ña ngành, ña lĩnh vực, ña
quốc gia.
Trong ñiều kiện tin học hóa công tác kế toán ñang diễn ra sâu rộng như hiện
nay, thông tin kế toán ñòi hỏi phải ñược cung cấp kịp thời nhanh chóng.Chính vì vậy,
tổ chức một hệ thống kế toán vững mạnh là yêu cầu tất yếu ñối với mỗi doanh nghiệp.
Công tác tổ chức kế toán trong ñiều kiện tin học hóa ñược tiến hành như thế nào và
những nội dung tiếp theo sẽ giải ñáp vấn ñề này.
1.1 Một số vấn ñề cơ bản về hệ thống kế toán doanh nghiệp
1.1.1 Hệ thống kế toán doanh nghiệp và các bộ phận cấu thành
Hệ thống kế toán là một tổ hợp liên quan ñến nhiều bộ phận ñược cấu tạo và
kết nối với nhau ñể thực hiện việc thu thập, phân lọai, xử lý, kiểm tra và tổng hợp
thông tin nhằm qua ñó biến những thông tin rời rạc trong họat ñộng của một tổ chức
thành một hệ thống thông tin tổng hợp ñể phục vụ cho nhu cầu sử dụng của các ñối
tượng bên trong và bên ngoài. Hệ thống kế toán doanh nghiệp bao gồm các bộ phận
Trang 3

như hệ thống thông tin ban ñầu, hệ thống xử lý thông tin, hệ thống thông tin ñầu ra và
hệ thống kiểm soát nội bộ. Hệ thống thông tin ñầu vào ñó chính là những chứng minh
bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế ñã phát sinh và thật sự hòan thành mà nguời ta
thường gọi chung là chứng từ kế toán và ñây ñược xem như là nguồn nguyên liệu mà
kế toán sử dụng ñể qua ñó tạo lập nên những thông tin có tính chất tổng hợp và hữu
ích ñể phục vụ cho nhiều ñối tượng sử dụng khác nhau. Hệ thống xử lý thông tin ñó
chính là hệ thống dùng ñể thu thập, phân lọai, xử lý và tổng hợp những thông tin ñầu
vào thành những thông tin hữu ích. Trong ñiều kiện kế toán thủ công, hệ thống này là
hệ thống sổ kế toán dùng ñể ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ
cở sở chứng từ kế toán và trong ñiều kiện tin học hóa, hệ thống này là cở sở dữ liệu
phần mềm kế toán ñược thiết kế và xây dựng phù hợp với ñặc ñiểm họat ñộng sản
xuất kinh doanh và quy mô của mỗi doanh nghiệp. Hệ thống thông tin ñầu ra chính là
các báo cáo kế toán ñược tạo ra, cung cấp theo các yêu cầu sử dụng cho các ñối tượng
bên trong và bên ngoài doanh nghiệp và chất luợng của hệ thống này phụ thuộc rất
nhiều vào cách thức tổ chức, phối hợp giữa hệ thống thông tin ñầu vào và hệ thống xử
lý thông tin. Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống nhằm ñể ñảm bảo cho công tác kế
toán trong doanh nghiệp thực hiện ñúng chính sách, chế ñộ ñược ban hành, thông tin
do kế toán cung cấp có ñộ tin cậy cao, việc tổ chức công tác kế toán tiết kiệm và ñạt
hiệu quả cao nhất.
Nếu căn cứ vào tính chất của thông tin và ñối tượng nhận thông tin thì hệ
thống kế toán doanh nghiệp ñược phân ra thành hai phân hệ ñó là kế toán tài chính và
kế toán quản trị và ñược khái quát thành sơ ñồ minh họa như sau:

Trang 4


1.1.2 Tiêu chuẩn ñánh giá hệ thống thông tin kế toán hữu ích
1.1.2.1 Sự cần thiết phải có thông tin kế toán hữu ích
Các ñối tượng có lợi ích trực tiếp và gián tiếp ñối với doanh nghiệp ñều cần
thông tin hữu ích ñược cung cấp từ hệ thống báo cáo tài chính và ñiều này ñược xem

là ñòi hỏi khách quan trong nền kinh tế thị trường. Các ñối tượng bên ngoài doanh
nghiệp sử dụng báo cáo tài chính như là cơ sở tin cậy cho việc ñưa ra các quyết ñịnh
về ñầu tư, cho vay, kiểm tra, tính thuế … Còn ñối nhà quản lý, các thông tin kế toán
HỆ THỐNG KẾ TOÁN
Là một trong các hệ thống thông tin quan
trọng của một doanh nghiệp (hay tổ chức)
Có trách nhiệm tập hợp dữ liệu ñể cung cấp thông tin cho kế toán tài chính và kế
toán quản trị
Kế toán tài chính
Thiết lập các báo cáo tài chính
gồm: Bảng cân ñối kế toán; báo
cáo hoạt ñộng kinh doanh; báo
cáo lưu chuyển tiền tệ; thuyết
minh báo cáo tài chính v.v…

Kế toán quản trị
Thiết lập hệ thống các báo cáo
cung cấp thông tin cho việc
hoạch ñịnh, ñiều hành, kiểm
tra và ra quyết ñịnh.

Các ñối tượng bên ngoài
Tất cả các ñối tượng bên ngoài
có quan tâm ñến tình hình hoạt
ñộng của doanh nghiệp bao gồm:
- Cổ ñông ( Chủ sở hữu)
- Các nhà phân tích
- Các nhà cho vay
- Cơ quan quản lý Nhà
nước.

- Đối tượng khác …
Các ñối tượng bên trong
Các nhà quản trị ở tất cả các
trung tâm trách nhiệm bên
trong doanh nghiệp gồm:
- Trung tâm ñầu tư.
- Trung tâm lợi nhuận.
- Trung tâm bán hàng
- Trung tâm chi phí.

Trang 5

hữu ích của báo cáo tài chính và cũng sẽ phục vụ ñắc lực cho công tác quản trị doanh
nghiệp. Do ñó có thể nói chất lượng của các thông tin ñược cung cấp bởi báo cáo kế
toán là rất quan trọng và rất cần thiết cho các ñối tượng sử dụng bên trong và bên
ngoài doanh nghiệp.
1.1.2.2 Tiêu chuẩn ñể ñánh giá thông tin kế toán hữu ích trên báo cáo tài
chính
Để thông tin trên báo cáo tài chính mang tính hữu ích, Ủy ban chuẩn mực kế
toán quốc tế (IASC) ñã ñưa ra các tính chất ñịnh tính mà báo cáo tài chính phải ñạt
ñược ñó là tính dễ hiểu, tính thích hợp, tính ñáng tin cậy, tính so sánh ñược và các
tính chất ñịnh tính nói trên là tiêu chuẩn ñế ñánh giá tính hữu ích của các thông tin
trình bày trên báo cáo tài chính. Ngoài ra IASC còn ñưa ra một số khái niệm nhằm
làm cho các thông tin trên các báo cáo tài chính ñạt ñược các tính chất trên như khái
niệm trọng yếu, trình bày trung thực, nội dung hơn hình thức, tính khách quan, thận
trọng và ñầy ñủ.
1.1.2.2.1 Tính dễ hiểu:
Một ñặc tính chủ yếu của thông tin trên báo cáo tài chính là phải dễ hiểu ñối
với người sử dụng, người sử dụng ở ñây ñược hiểu là người có kiến thức về kinh
doanh và hoạt ñộng kinh tế, hiểu biết về kế toán ở mức vừa phải, sẵn lòng nghiên cứu

các thông tin ñược cung cấp ở mức ñộ tập trung suy nghĩ vừa phải. Tuy nhiên, những
thông tin về những vấn ñề phức tạp cũng cần phải trình bày trong báo cáo tài chính vì
sự thích hợp của nó ñối với nhu cầu ñưa ra các quyết ñịnh kinh tế của người sử dụng,
không nên bị loại trừ vì lý do thông tin ñó là thông tin quá khứ, khó hiểu ñối với
người sử dụng.
1.1.2.2.2 Tính thích hợp:
Để có ích, thông tin phải thích hợp với nhu cầu ñể ra quyết ñịnh kinh tế của
người sử dụng. Những thông tin có chất lượng thích hợp là những thông tin có tác
ñộng ñến quyết ñịnh kinh tế của người sử dụng bằng cách giúp họ ñánh giá các sự
kiện quá khứ, hiện tại, tương lai hoặc xác nhận, ñiều chỉnh các ñánh giá của họ.
Trang 6

Tính thích hợp của thông tin còn chịu ảnh hưởng tính trọng yếu của thông tin,
thông tin ñược coi là trọng yếu nếu bỏ sót hoặc xác ñịnh sai những thông tin ñó có thể
ảnh hưởng nghiêm trọng ñến quyết ñịnh kinh tế của người sử dụng thông tin. Mức ñộ
trọng yếu tùy thuộc vào mức ñộ của khoản mục hoặc mức ñộ sai lầm mà trong hoàn
cảnh cá biệt nào ñó ñã bị bỏ sót hoặc xác ñịnh sai, vì vậy khái niệm trọng yếu ñưa ra
một ngưỡng hơn là một ñịnh tính thông tin phải chứa ñựng nếu hữu ích.
1.1.2.2.3 Tính ñáng tin cậy:
Để có thông tin hữu ích thì thông tin phải ñáng tin cậy, thông tin chất lượng
ñáng tin cậy khi chúng không mắc những sai lầm nghiêm trọng hoặc phản ánh méo
mó một cách cố ý và có thể phụ thuộc vào người sử dụng khi sử dụng các thông tin
ñó cho một mục ñích khách quan hợp lý.
Các thông tin có thể thích hợp nhưng lại không ñáng tin cậy về bản chất hoặc
cách trình bày, bởi vì các thông tin này có thể có những sai lầm mà người ta chưa
phát hiện ra. Ví dụ, nếu giá trị của các khoản tiền ñòi bồi thường trong một vụ kiện
tụng, tranh chấp ñang ñược bàn cãi sẽ là không hợp lý khi ta công nhận toàn bộ số
tiền này trong bảng cân ñối kế toán, nhưng sẽ là hợp lý khi ta trình bày số liệu ñó ở tài
liệu bổ sung. Để ñảm bảo tính tin cậy của thông tin về bản chất hoặc cách trình bày,
thông tin trong các báo cáo tài chính phải thỏa mãn các tính chất sau:

• Trình bày trung thực: ñể ñáng tin cậy, các thông tin phải ñược trình
bày một cách trung thực về những giao dịch và các sự kiện khác có liên quan. Nó
giúp cho việc trình bày hoặc có thể ñược dự kiến là hợp lý ñể trình bày. Ví dụ bảng
cân ñối kế toán cần trình bày một cách trung thực các nghiệp vụ, sự kiện khác có liên
quan ñến việc ñánh giá tài sản, công nợ và nguồn vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp
vào thời ñiểm lập báo cáo mà những chỉ tiêu ñó ñáp ứng ñược yêu cầu của các tiêu
thức hạch toán. Hầu hết các thông tin tài chính ñều phụ thuộc vào một số rủi ro do
việc trình bày chưa xác thực với tình hình thực tế. Điều này không phải do không
khách quan mà phần nào do những khó khăn vốn có như việc nhận ra các nghiệp vụ
Trang 7

ñược ñánh giá, việc ñặt ra và áp dụng các kỹ thuật ñánh giá, việc trình bày làm sao ñể
truyền ñạt ñược những thông tin phù hợp với những nghiệp vụ ñó.
• Nội dung hơn hình thức: nếu thông tin ñược trình bày một cách trung
thực về những nghiệp vụ và sự kiện khác mà chúng phải trình bày thì ñiều cần thiết ở
ñây là những thông tin ñó phải ñược tính toán và trình bày phù hợp với những nội
dung và tính xác thực kinh tế của chúng, bởi lẻ nội dung của nghiệp vụ, sự kiện
không phải lúc nào cũng phù hợp với hình thức bên ngoài hoặc hình thức pháp lý của
chúng.
• Khách quan: ñể có ñộ tin cậy cao, thông tin trên báo cáo tài chính phải
khách quan, không bị xuyên tạc, bóp méo một cách cố ý. Các báo cáo tài chính sẽ
không ñược coi là khách quan nếu như bằng việc lựa chọn hoặc trình bày thông tin,
các báo cáo có ảnh hưởng ñến việc ra quyết ñịnh hoặc xét ñoán và cách lựa chọn trình
bày ñó nhằm ñạt ñến kết quả mà người lập báo cáo ñã biết trước.
• Thận trọng: những người lập báo cáo tài chính thường phải trình bày
các nội dung về nhiều sự kiện, tình thế không chắc chắn ví dụ như khả năng thu hồi
các khoản nợ khó ñòi, thời gian hữu dụng có thể của máy móc thiết bị … Các yếu tố
không chắc chắn như vậy ñược hạch toán bằng cách trình bày nội dung, bản chất của
nó và thực hiện nguyên tắc thận trọng trong việc lập các báo cáo tài chính. Thận trọng
còn bào gồm cả mức ñộ lường trước các sự kiện cần xét ñoán trong quá trình hạch

toán trên cơ sở những dữ liệu không chắc chắn. Ví dụ như tài sản và thu nhập thì
không ñược tính cao lên, ngược lại công nợ và chi phí lại không ñược tính thấp
xuống. Tuy nhiên, việc thực hiện tính thận trọng cũng không có nghĩa là che dấu
nguồn dự trữ hoặc lập các khoản dự phòng lớn hơn yêu cầu thực tế.
• Đầy ñủ: ñể có ñộ tin cậy, các thông tin trên báo cáo tài chính phải ñầy
ñủ trong phạm vi tính trọng yếu. Một sự bỏ sót có thể gây ra những thông tin sai lệch
dẫn ñến những kết luận nhầm lẫn và như vậy thông tin không ñược coi là thích hợp
vì chúng không ñầy ñủ và không ñáng tin cậy.

Trang 8

1.1.2.2.4 Tính so sánh ñược
Những người sử dụng thông tin phải có khả năng so sánh thông tin trong các
báo cáo tài chính của kỳ này với kỳ trước ñể xác ñịnh xu hướng biến ñộng về tình
hình tài chính và kinh doanh của doanh nghiệp, người sử dụng cũng phải so sánh các
báo cáo tài chính của doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác ñể ñánh giá mối tương
quan về tình hình tài chính, kinh doanh và những thay ñổi về tình hình tài chính giữa
các doanh nghiệp. Vì vậy, việc xác ñịnh tính toán và trình bày các ảnh hưởng tài
chính của các giao dịch và các sự kiện, phải ñược tiến hành một cách nhất quán giữa
kỳ này với các kỳ khác trong phạm vi một doanh nghiệp và giữa các doanh nghiệp
với nhau, giúp cho người sử dụng so sánh thông tin trên các báo cáo tài chính của kỳ
này với kỳ trước và giữa các doanh nghiệp với nhau. Một vấn ñề liên quan quan trọng
của tính chất ñịnh tính và tính so sánh ñược là người sử dụng phải ñược thông báo về
các chính sách kế toán mà doanh nghiệp áp dụng ñể lập các báo cáo tài chính cũng
như mọi thay ñổi về các chính sách này và những ảnh hưởng của những thay ñổi ñó.
1.1.2.3 Tiêu chuẩn ñể ñánh giá thông tin hữu ích trên báo cáo kế toán
quản trị
Nhìn chung tiêu chuẩn ñánh giá thông tin hữu ích trên báo cáo kế toán quản trị
cũng bao hàm những tiêu chuẩn như ñã trình bày ở phần báo cáo tài chính bao gồm
tính dễ hiểu, thích hợp, ñáng tin cậy và so sánh ñược. Tuy nhiên, do thông tin trên báo

cáo kế toán quản trị chủ yếu là hướng về tương lai, ñược chuẩn bị và sử dụng riêng
cho nhà quản trị ñồng thời phải phù hợp với mục tiêu cụ thể của từng loại hoạt ñộng
và không ñược lập dựa trên những nguyên tắc kế toán ñược quy ñịnh, cho nên các
tiêu chuẩn nói trên cũng có những ñiểm riêng như:
• Những thông tin có tính thích hợp là những thông tin có tác ñộng ñến
quyết ñịnh kinh tế của nhà quản lý, bằng cách giúp họ ñánh giá các sự kiện quá khứ,
hiện tại hoặc tương lai, nhưng chủ yếu là những thông tin giúp họ dự ñoán tương lai.
Ngoài ra, tính thích hợp của các thông tin trên báo cáo kế toán quản trị còn biểu hiện
Trang 9

ở chỗ là phải thích hợp với từng nhà quản trị, từng quyết ñịnh cụ thể với từng bộ phận
cụ thể trong doanh nghiệp.
• Tính so sánh của thông tin trên báo cáo quản trị chỉ giới hạn trong phạm
vi doanh nghiệp, thậm chí còn giới hạn trong những bộ phận thực hiện trong các chức
năng nhất ñịnh trong doanh nghiệp.
1.2 Nội dung tổ chức hệ thống kế toán trong doanh nghiệp
1.2.1 Tổ chức vận dụng các bộ phận cấu thành hệ thống kế toán
1.2.1.1 Tổ chức vận dụng chế ñộ chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán là tài liệu góc, có tính bằng chứng, tính pháp lý về một
nghiệp vụ kinh tế ñã phát sinh và thật sự hoàn thành là cơ sở góc cho các ghi chép
hạch toán của kế toán, chứng từ kế toán là nguồn dữ liệu ban ñầu mà kế toán sử dụng
ñể qua ñó tạo lập nên những thông tin có tính chất tổng hợp và hữu ích ñể phục vụ
cho nhiều ñối tượng khác nhau. Do ñó, việc tổ chức, vận dụng chế ñộ chứng từ kế
toán có ảnh hưởng trực tiếp ñến chất lượng thông tin của kế toán.
Chứng từ kế toán ñược lập ở nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp và
cả bên ngoài doanh nghiệp nên việc thiết lập quy trình luân chuyển chứng từ về ñến
phòng kế toán trong thời gian ngắn nhất có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc ñảm
bảo kịp thời cho việc kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin.
Bên cạnh những chứng từ có tính chất bắt buộc theo quy ñịnh của Nhà Nước
còn có những chứng từ hoàn toàn mang tính chất nội bộ. Do vậy, căn cứ vào chế ñộ

kế toán và ñặc ñiểm hoạt ñộng của doanh nghiệp ñể lựa chọn, xác ñịnh những chứng
từ cần sử dụng trong công tác kế toán.
1.2.1.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán là một phương pháp ñặc thù, riêng có của kế toán, nó là một
trang sổ gồm có hai phần ở hai bên dùng ñể ghi chép và theo dõi những thay ñổi trong
các khoản mục của tài sản, nguồn hình thành tài sản, chi phí và doanh thu. Các nội
dung cơ bản ñược quy ñịnh trong hệ thống tài khoản bao gồm loại tài khoản, tên gọi
Trang 10

tài khoản, số lượng tài khoản, số hiệu tài khoản, công dụng và nội dung phản ánh vào
từng tài khoản, một số quan hệ ñối ứng chủ yếu giữa các tài khoản có liên quan.
Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng trong doanh nghiệp là một mô
hình phân loại ñối tượng kế toán ñược Nhà nước quy ñịnh ñể thực hiện việc xử lý
thông tin gắn liền với từng ñối tượng kế toán nhằm phục vụ cho việc tổng hợp và
kiểm tra, kiểm soát. Hiện nay hệ thống tài khoản ñược quy ñịnh áp dụng cho các
doanh nghiệp là hệ thống tài khoản ban hành theo quyết ñịnh số 15/2006/QĐ- BTC
hoặc quyết ñịnh số 48/2006/QĐ-BTC cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Hệ thống tài khoản ñược quy ñịnh áp dụng chung cho nhiều loại hình doanh
nghiệp khác nhau nên doanh nghiệp cần phải căn cứ vào ñặc ñiểm hoạt ñộng, yêu cầu
và khả năng quản lý ñể lựa chọn các tài khoản phù hợp và sử dụng chúng ñúng theo
các quy ñịnh về ghi chép trong từng tài khoản, việc xác ñịnh các tài khoản phải sử
dụng là cơ sở ñể tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết nhằm xử lý thông tin
phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
1.2.1.3 Tổ chức vận dụng chế ñộ sổ kế toán.
Sổ kế toán là các loại sổ sách ñặc trưng, chuyên dùng cho công tác hạch toán
kế toán, trong các loại sổ thì có những loại sổ ñược mở theo quy ñịnh chung của Nhà
nước, có những loại sổ ñược mở theo yêu cầu và ñặc ñiểm quản lý của doanh nghiệp.
Để tổ chức hệ thống sổ kế toán phù hợp cần phải căn cứ vào quy mô của doanh
nghiệp, ñặc ñiểm về tổ chức sản xuất và quản lý, tính chất của quy trình sản xuất và
ñặc ñiểm về ñối tượng kế toán của doanh nghiệp.

Theo quyết ñịnh số 15/2006/QĐ-BTC thì doanh nghiệp có thể tổ chức hệ
thống sổ kế toán theo một trong các hình thức sau:
- Hình thức kế toán nhật ký – sổ cái
- Hình thức kế toán nhật ký chung
- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán nhật ký – chứng từ
- Hình thức kế toán trên máy vi tính
Trang 11

Việc lựa chọn và sử dụng hình thức nào là do doanh nghiệp tự quyết ñịnh và
phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán.
1.2.1.4 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán.
Báo cáo kế toán là kết quả của công tác kế toán trong doanh nghiệp, là nguồn
thông tin quan trọng cho các nhà quản trị của doanh nghiệp cũng như cho các ñối
tượng khác bên ngoài doanh nghiệp trong ñó có cơ quan chức năng của Nhà nước.
Báo cáo kế toán bao gồm hai phân hệ ñó là hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống
báo cáo quản trị. Báo cáo tài chính bao gồm những báo cáo ñược Nhà nước quy ñịnh
thống nhất mà doanh nghiệp có trách nhiệm lập và nộp theo ñúng quy ñịnh. Hiện nay,
báo cáo tài chính bao gồm bảng cân ñối kế toán, báo cáo kết quả hoạt ñộng kinh
doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng thuyết minh báo cáo tài chính. Còn báo cáo
quản trị bao gồm các báo cáo ñược lập ra phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp,
báo cáo quản trị không bắt buộc phải công khai, không có mẫu quy ñịnh sẵn và ñược
lập sao cho ñáp ứng ñược yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
1.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán
Chất lượng của công tác kế toán phụ thuộc trực tiếp vào trình ñộ, khả năng
thành thạo, ñạo ñức nghề nghiệp và sự phân công, phân nhiệm hợp lý giữa các nhân
viên trong bộ máy kế toán, do vậy, có thể nói rằng tổ chức bộ máy kế toán là một
trong những nội dung quan trọng hàng ñầu trong tổ chức công tác kế toán ở doanh
nghiệp. Tổ chức bộ máy kế toán là tổ chức về nhân sự ñể thực hiện việc thu thập, xử
lý và cung cấp thông tin kế toán cho các ñối tượng khác nhau. Nội dung tổ chức bộ

máy kế toán bao gồm việc xác ñịnh số lượng nhân viên cần phải có; yêu cầu trình ñộ
nghề các phòng ban khác, quan hệ trong nội bộ phòng kế toán … Nói chung ñể tổ
chức bộ máy kế toán cần căn cứ vào quy mô, trình ñộ chuyên môn, yêu cầu quản lý ,
ñặc ñiểm tổ chức sản xuất, ñiều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật … hiện có của doanh
nghiệp.
Mô hình tổ chức kế toán của doanh nghiệp ñược ñịnh hướng theo hai dạng ñó
là tổ chức kế toán tập trung và tổ chức kế toán phân tán. Tổ chức kế toán tập trung là
Trang 12

việc xử lý thông tin trong toàn doanh nghiệp ñược thực hiện tập trung ở phòng kế
toán, còn bộ phận và ñơn vị phụ thuộc chỉ thực hiện việc thu thập, phân loại và
chuyển chứng từ cùng các báo cáo nghiệp vụ về phòng kế toán xử lý và tổng hợp
thông tin. Còn mô hình tổ chức kế toán phân tán là mô hình tổ chức có ñặc ñiểm công
việc kế toán ñược phân công cho các bộ phận và ñơn vị phụ thuộc thực hiện một phần
hoặc toàn bộ. Phòng kế toán chỉ thực hiện các công việc ñối với những nội dung phát
sinh liên quan ñến toàn doanh nghiệp và kết hợp với báo cáo kế toán do các ñơn vị
trực thuộc gởi lên ñể tổng hợp và lập ra báo cáo chung cho toàn doanh nghiệp theo
quy ñịnh.
Bộ máy kế toán doanh nghiệp thu nhận thông tin ban ñầu và xử lý thông tin
theo ñịnh hướng vừa tạo lập ñược thông tin kế toán tài chính, vừa tạo lập thông tin kế
toán quản trị. Do ñó, việc xác lập cơ cấu bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào ñịnh
hướng ñó ñể phân công nhằm ñạt ñược mục tiêu tạo lập và cung cấp thông tin cho
nhiều ñối tượng. Thông thường cơ cấu bộ máy kế toán bao gồm ñứng ñầu là kế toán
trưởng, kế ñến là kế toán tổng hợp và các kế toán thực hiện các phần hành như kế
toán lao ñộng tiền lương; kế toán tài sản cố ñịnh, công cụ, vật liệu; kế toán chi phí sản
xuất và tính giá thành sản phẩm; kế toán thanh toán; kế toán thành phẩm, hàng hóa,
tiêu thụ; kế toán xây dựng cơ bản; kế toán ở các phân xưởng hoặc các bộ phận sản
xuất , … Tuy nhiên, tùy vào quy mô hoạt ñộng của doanh nghiệp, số lượng nghiệp vụ
phải xử lý mà bố trí số lượng nhân viên kế toán phù hợp.
1.2.3 Tổ chức kiểm tra kế toán

Kiểm tra kế toán nhằm ñảm bảo cho công tác kế toán trong doanh nghiệp thực
hiện ñúng chính sách, chế ñộ ñược ban hành, thông tin do kế toán cung cấp có ñộ tin
cậy cao, việc tổ chức công tác kế toán tiết kiệm và ñạt hiệu quả cao.Nội dung kiểm tra
bao gồm: kiểm tra việc tính toán, ghi chép, phản ánh trên các chứng từ kế toán, sổ kế
toán, báo cáo kế toán, kiểm tra việc chấp hành chế ñộ, thể lệ về kế toán, việc tổ chức
bộ máy kế toán, việc xây dựng và thực hiện kế hoạch công tác, việc thực hiện nhiệm
vụ và quyền hạn của kế toán trưởng.
Trang 13

Kiểm tra kế toán phải ñược thực hiện ngay tại ñơn vị là doanh nghiệp cũng
như ñơn vị trực thuộc, kiểm tra kế toán cần phải ñược thực hiện thường xuyên, liên
tục và có hệ thống. Kiểm tra kế toán do ñơn vị kế toán tự thực hiện, bên cạnh ñó còn
phải chịu sự kiểm tra của cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính theo chế ñộ kiểm tra
kế toán. Tổ chức kiểm tra kế toán là trách nhiệm của kế toán trưởng tại doanh nghiệp,
khi thực hiện kiểm tra cần phải căn cứ vào yêu cầu công tác mà xác ñịnh nội dung,
phạm vi, thời ñiểm và phương pháp tiến hành kiểm tra kế toán.
1.2.4 Tổ chức phân tích hoạt ñộng kinh tế trong doanh nghiệp
Phân tích hoạt ñộng kinh tế là công việc rất quan trọng ñối với công tác quản
lý trong doanh nghiệp, thông qua việc phân tích sẽ chỉ ra ñược những ưu, nhược ñiểm
của doanh nghiệp trong tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, nêu ra ñược
những nguyên nhân của những thành công hoặc thất bại khi thực hiện các mục tiêu ñã
ñề ra, ñồng thời còn cho thấy ñược những khả năng tiềm tàng cần ñược khai thác, sử
dụng ñể nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Tổ chức phân tích hoạt ñộng kinh tế là một trong những trách nhiệm quan
trọng của kế toán trưởng, kế toán trưởng phải phối hợp với các bộ phận quản lý khác
có liên quan ñể tổ chức thực hiện công tác phân tích nhằm qua ñó tham mưu cho lãnh
ñạo doanh nghiệp những giải pháp ñể khắc phục khó khăn, khai thác thế mạnh nhằm
tăng cường khả năng cạnh tranh và hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh. Một
trong những nội dung quan trọng trong công tác phân tích mà kế toán trưởng phải
ñảm nhiệm là phân tích và ñánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp. Thông qua

phân tích thực trạng tình hình tài chính của doanh nghiệp sẽ giúp cho các nhà quản lý
có những quyết ñịnh kịp thời trong việc huy ñộng, sử dụng vốn, tiết kiệm chi phí sản
xuất kinh doanh, tăng cường hiệu quả sử dụng vốn nhằm tối ña hóa lợi nhuận.
1.2.5 Tổ chức trang bị cơ sở vật chất, kỹ thuật
Tổ chức trang bị những phương tiện kỹ thuật ñể xử lý thông tin trong ñiều kiện
công nghệ tin học phát triển sẽ tạo ra ñược bước ñột phá quan trọng trong việc ñảm
bảo tính nhanh chóng và hữu ích của thông tin kế toán cho nhiều ñối tượng khác
Trang 14

nhau. Hiện nay, việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán ñang trở thành xu hướng
chung của thời ñại và kết quả do việc ứng dụng này mang lại là hết sức to lớn và có
kết quả tốt hầu như ở mọi doanh nghiệp. Vấn ñề ñặt ra là phải có phương án ñầu tư,
ứng dụng một cách phù hợp với quy mô và ñiều kiện quản lý ở doanh nghiệp ñể khai
thác một cách triệt ñể những ưu ñiểm vốn có của công nghệ tin học.
Tổ chức trang bị những phương tiện kỹ thuật ñể ứng dụng công nghệ thông tin
bao gồm trang bị phần cứng và trang bị phần mềm, tránh lãng phí, phô trương và
mạnh dạn trong ñầu tư ñể khai thác thế mạnh của công nghệ tin học cũng là trách
nhiệm của kế toán trưởng trong việc nâng cao chất lượng của thông tin kế toán cũng
như vai trò của kế toán ñối với công tác quản lý.
1.3 Tổ chức hệ thống kế toán trong ñiều kiện tin học hóa.
Ngày

nay,

vấn

ñề

ứng

dụng công

nghệ

thông

tin

t
rong

công

tác

quản

lý

nó
i

chung

và

trong

công

tác

kế

toán

nó
i

riêng

là

mộ
t
nhu

cầu

t
ấ
t

yếu

của

doanh

nghiệp

;

do

ñó

cần

t
ổ

chức

công

t
ác

kế

toán

như

thế

nào

ñể
t

ận

dụng

các

ñiều kiện
thuận lợi
của

công

nghệ

t
hông

ti
n

t
rong

quá

t
rình

xử

lý,

cung

cấp

thông

tin

kế

toán mộ
t

cách

hữu

hiệu

và

hiệu

quả.
Những nội dung bên dưới sẽ ñề cập ñến những
vấn ñề cụ thể trong việc tổ chức công tác kế toán trong ñiều kiện tin học hóa, hiểu rõ
nội dung, quy trình tổ chức trong ñiều ñiện ứng dụng khoa học công nghệ. Từ ñó
giúp doanh nghiệp có thể xây dựng một bộ máy kế toán vững mạnh và hiệu quả ñể

không chỉ làm tốt công tác báo cáo tài chính mà còn cung cấp thông tin tốt cho việc
lập các báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
1.3.1 Mục tiêu, yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong ñiều kiện tin học hóa.
Để hoàn thành tốt bất kỳ một công việc gì dù lớn hay nhỏ bên cạnh những nổ
lực và những tài nguyên sẵn có chúng ta cần phải có những mục tiêu và những yêu
cầu cụ thể. Tổ chức công tác kế toán cũng vậy, ñể xây dựng thành công một hệ thống
kế toán thật sự hữu hiệu và hiệu quả, người làm công tác kế toán cần phải xác ñịnh rõ
những mục tiêu, yêu cầu và toàn bộ quá trình xây dựng cần quán triệt và xoay quanh
những mục tiêu, yêu cầu này.
Trang 15

Về mục tiêu, t
hứ nhất kế
t

quả

cuố
i

cùng

của

quá

trình

t
ổ

chức

công

tác

kế
toán

trong

doanh

ngh
i
ệp

là

hình

thành

nên

mộ
t

bộ máy

kế

toán

ñáp

ứng

ñược

v
i
ệc

gh
i

nhận ñầy

ñủ

các

dữ

li
ệu

ñầu

vào,

t
ổ

chức

xử

lý

dữ

li
ệu,

nắm

bắ
t

nhu

cầu

t
hông

ti

n

của

t
ừng

ñố
i t
ượng

sử

dụng

t
hông

ti
n

nhằm

cung

cấp

các

thông

tin

hữu

ích

và

phù

hợp.

Thứ hai, công

tác

kế

toán

ñáp

ứng

các

yêu

cầu

quản

lý

của

doanh

ngh
i
ệp do ñặc thù ở mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có những yêu cầu khác nhau

mặc

dù

mục

ñích

cuố
i

cùng

của

quá

trình hoạ
t

ñộng

kinh

doanh

l
à

như

nhau.

Do

ñó

kh
i

t
ổ

chức

công

tác

kế

toán

cần

nắm

bắ
t

ñầy

ñủ các

yêu

cầu

quản

l
ý

của

doanh

nghiệp

ñể

xây

dựng

hệ

thống

kế

t
oán

phù

hợp.

Thứ ba, công

t
ác

kế

toán

phù

hợp

vớ
i

ñặc

thù

hoạ
t

ñộng

kinh

doanh

của

doanh

nghiệp do mỗ
i

doanh ngh
i
ệp

hoạ
t

ñộng

kinh

doanh

trong

những

l
ĩnh

vực,

ngành

nghề

khác

nhau

sẽ

có

các

ñặc ñ
i
ểm

khác

nhau

như

ñố
i

t
ượng

kinh

doanh

có

hay

không

có

hình

thái

vậ
t

chất,

chu

kỳ

kinh doanh

dài

hay

ngắn

hơn

kỳ

kế

toán,

rủ
i

ro

t
rong

kinh

doanh

cao

hay

thấp,

Việc

vận

dụng các

phương

pháp

kế

toán,

vận

dụng

chế

ñộ

kế

toán

hay

chọn

l
ựa

phần

mềm

kế

toán

phả

i

ñảm bảo

hệ

thống

kế

t
oán

phù

hợp

vớ
i

ñặc

thù

hoạ
t

ñộng

kinh

doanh.

Thứ tư, ứng

dụng
một cách có hiệu quả
ti
ến

bộ

công

nghệ

thông

tin

trong

công

tác

kế

toán

của

doanh

nghiệp
,
việc ứng

dụng

mộ
t

cách

hợp

l
ý

và

hữu

hiệu

các

ti
ến

bộ

của

công

nghệ

thông

tin

trong

công

tác

kế toán

sẽ

giúp

hệ

thống

kế

toán
hoàn thiện hơn,
ñáp

ứng

các

yêu

cầu
quản lý
của

doanh

nghiệp.
Về yêu cầu, t
hứ nhất hệ thống kế toán phải ñảm bảo tính kiểm soát
khi

ñưa

ra

các

mẫu

b
i
ểu

báo

cáo,

chứng

t
ừ,

các quy

trình

hay

các

phương

pháp

kế

toán

hay

khi

phân

công

nhân

sự

trong

phòng

kế

toán.
Thứ hai, hệ thống kế toán phải thể hiện
ñược t
ính

hiệu

quả, cần

có

mộ
t

quá

trình

phân

tí
ch

toàn

d
i
ện

về

thờ
i

g
i
an

và

ch
i

ph
í

mà

doanh

nghiệp cần

bỏ

ra

khi

t
ổ

chức

công

t
ác

kế

t
oán

và

so

sánh

vớ
i

l
ợ
i

í
ch

của

hệ

thống

mới,thờ
i

gian

t
ổ chức

hệ

thống

hợp

lý,

chi

phí

nhỏ

hơn

l
ợ
i

ích

mang

l
ại.
Thứ ba, hệ thống kế toán phải mang tính phù

hợp thể hiện ở chỗ hệ

thống kế

toán

ñược

t
ạo

ra

phả
i

ñáp

ứng

các

nhu

cầu

của

doanh

ngh
i

ệp

t
rong

quá

trình

gh
i

nhận,

xử lý,

cung

cấp

thông

tin ñồng

thờ
i

hệ

thống

kế

toán

phả
i

ñáp

ứng

các

yêu

cầu

của

ngườ
i

sử dụng

hệ

thống

là

các

nhân

v
i
ên

kế

toán

và

những

ngườ
i

sử

dụng

Trang 16

thông

tin

do

hệ

thống

kế toán

cung

cấp. Thứ tư, hệ thống kế toán cần thể hiện tính

linh

hoạ
t, cụ thể là: trong họat ñộng kinh doanh của doanh nghiệp, tất cả những
nghiệp vụ kinh tế diễn ra luôn luôn thay ñổi và những thay ñổi này sẽ tác ñộng
trực tiếp ñến hệ thống kế toán. Do vậy, h
ệ

hống

kế

toán

mớ
i

ñược

t
ạo

ra

phả
i

ñủ

li
nh

hoạ
t

ñể

có

thể

phù

hợp

t
rong ñ
i

ều

k
i
ện

hiện

t
ạ
i

cũng

như

trong

t
ương

lai.
1.3.2 Các nhân tố chi phối tổ chức công tác kế toán trong ñiều kiện tin học
hóa
Hệ thống kế toán của doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố
khác nhau, khi những nhân tố này thay ñổi hệ thống kế toán có thể bị ảnh hưởng
nhiều hay ít tùy thuộc vào tính chất sự thay ñổi của những nhân tố ñó, ñôi khi hệ
thống có thể bị ảnh hưởng ít nhưng ñôi khi lại bị ảnh hưởng rất nghiêm trọng dẫn ñến
việc có thể tái cấu trúc lại tòan bộ hệ thống kế toán. Do vậy, ñể có thể tổ chức thành
công một hệ thống kế toán và tránh ñược những tác ñộng của những nhân tố liên

quan trong tòan bộ quá trình tồn tại và vận ñộng của hệ thống kế toán, khi tiến hành
tổ chức công tác kế toán cần quan tâm nhiều ñến những nhân tố như:
1.3.2.1 Môi trường kinh doanh
Môi trường kinh doanh là một trong những nhân tố quan trọng ảnh hưởng
nhiều ñến công tác tổ chức kế toán thể hiện ở chỗ môi trường kinh doanh của doanh
nghiệp sẽ ảnh hưởng ñến yêu cầu thông tin kế toán mà ban giám ñốc doanh nghiệp
cần phải ñược cung cấp và ñồng thời cũng ảnh hưởng ñến việc tổ chức, quản lý họat
ñộng sản xuất kinh doanh và từ ñó ảnh hưởng ñến tổ chức công tác kế toán. Các nhân
tố của môi trường kinh doanh ñược khát quát cụ thể bao gồm
môi

t
rường

pháp

lý và
môi trường kinh tế xã hội. Mô
i

t
rường

pháp

lý

bao

gồm

t
oàn

bộ

hệ

thống

văn

bản

pháp

quy

và

việc vận

hành

t
rong

thực

t

ế

của

hệ

thống

này,

trong

ñó

ñứng

ở

góc

ñộ

t
ổ

chức

công

tác

kế

toán, các

nhân

t
ố

cơ

bản

có

ảnh

hưởng

quan

trọng

ñến

t
ổ

chức

công

tác

kế

toán

của

các

doanh ngh
i
ệp

là

Luậ
t

kế

toán,

hệ

thống

chuẩn

mực

kế

toán,

các

Nghị

ñịnh,

Thông

t
ư

hướng

dẫn

t
hực hiện

chế

ñộ

kế

toán

trong

doanh

ngh
i
ệp

và

các

văn

bản

pháp

quy

khác

có

li
ên

quan

ñến

hoạ
t
ñộng

kinh

doanh,

hoạ
t

Trang 17

ñộng

kế

toán

như

các

bộ

Luậ
t

về

thuế,

Luậ
t

doanh

nghiệp,

Mô
i

t
rường

kinh

t
ế

xã

hộ
i

ảnh

hưởng

ñến

ñố
i

t
ượng

sản

xuấ
t

kinh doanh,

t
ập

quán

ti
êu

dùng,

phương

t
hức,

hình

thức

kinh

doanh,

các

biện

pháp

quảng

cáo, khuyến

mãi,

…

của

doanh

nghiệp,

ñ
i
ều

này

ñòi

hỏ
i

doanh

nghiệp

cần

có

những

thông

tin phù

hợp

ñể

có

t
hể

t
ồn

t
ạ
i

và

phát

triển.

Mộ
t

trong

những

thông

tin

này

l
à

thông

ti
n

kế

toán và do

ñó

mô
i

trường

k
i
nh

t
ế

xã

hộ
i

ñược

xem

là

mộ
t

trong

những

nhân

t
ố

ảnh

hưởng

ñến

t
ổ chức

công

tác

kế

t
oán

trong

doanh

nghiệp.

1.3.2.2 Nhu cầu thông tin kế toán
Về nguyên tắc, các thông tin kế toán tài chính ñược cung cấp phải tuân thủ
chế

ñộ

kế

toán

và

phù

hợp

vớ
i

chuẩn

mực

kế

t
oán. Tuy

nhiên,

mộ
t

số trường

hợp

ñặc

thù,

doanh

nghiệp

có

t
hể

sẽ
phải
cung

cấp

thêm

các

thông

ti
n

kế

t
oán

tà
i

ch
í

nh

không ñược

quy

ñịnh

trong

chế

ñộ

kế

toán

theo

yêu

cầu

của

công

ty

mẹ

hay

các

yêu

cầu

của

các

t
ổ chức

khác
. Còn c
ác

thông

ti
n

kế

toán

quản

trị

ñược

cung

cấp

t
heo

nhu cầu

t
hông

tin

sử

dụng

nộ
i

bộ

doanh

nghiệp rấ
t

ña

dạng

và
thường

không

ñược

chuẩn

hóa ñồng thời mang tính chất thường xuyên liên tục, ñòi
hỏi thông tin phải ñược cập nhật thường xuyên, kịp thời và ñầy ñủ. Như vậy, có thể
nói nhu

cầu

thông

tin

kế

toán

trong

doanh

ngh
i
ệp

rấ
t

ña

dạng,

do

ñó,

kh
i

t
ổ

chức

công

tác

kế

toán cần

phân

tích

kỹ

ñể

có

t
hể

xác

ñịnh

chính

xác

nhu

cầu

thông

tin,

t
ừ

ñó,

vận

dụng

các

phương pháp

kế

toán

phù

hợp

ñể

t
ạo

và

cung

cấp

thông

tin

ñáp

ứng

yêu

cầu

quản

lý

của

doanh

nghiệp.

1.3.2.3 Yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

Yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thường bao gồm những vấn ñề cụ thể như
tuân thủ pháp luật và các ñịnh chế tài chính; nội dung, tính chất và thời ñiểm cung
cấp thông tin cho bên ngoài theo luật ñịnh; ñơn vị tiền tệ dùng trong hạch toán và
cung cấp báo cáo; quan ñiểm và cách thức quản lý, sử dụng các nguồn lực của doanh
nghiệp; phương pháp tính giá các ñối tượng kế toán và vấn ñề ñiều chỉnh giá khi cung
cấp thông tin; vấn ñề hợp nhất báo cáo tài chính; vấn ñề về nhân sự, tiền lương và các
khoản ưu ñãi cho nhân viên; trách nhiệm quản lý của các cấp quản lý trung gian. Tất