Thiết kế và cài đặt phần mềm quản lý kho cho bộ phận fuji xerox công ty cổ phần máy tính việt nam

Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Hoàng Anh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

[\[\



KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
CỬ NHÂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ



ĐỀ TÀI:
THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT PHẦN MỀM QUẢN LÝ
KHO CHO BỘ PHẬN FUJI XEROX – CÔNG TY
CỔ PHẦN MÁY TÍNH VIỆT NAM




SV Thực hiện:
Lê Thị Hoàng Anh
MSSV: 10762048
GV Hướng Dẫn:
Th.S Nguyễn Cao Tùng



Thành Phố Hồ Chí Minh – Tháng 8 Năm 2011

Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Hoàng Anh


LỜI CẢM ƠN



Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến giảng viên
hướng dẫn của em, Thạc Sỹ - Giảng Viên Nguyễn Cao Tùng. Em xin cảm ơn vì sự
hướng dẫn tận tình của thầy trong suốt thời gian thực hiện đề tài này.
Tiếp đến, em xin chân thành cảm ơn tập thể lãnh đạo và các anh chị nhân viên tại
bộ phận Fuji Xerox thuộc Công Ty Cổ Phần Máy Tính Việt Nam đã tạo
điều kiện
hết sức thuận lợi trong quá trình tìm hiểu và phân tích tại công ty. Sự giúp đỡ
nhiệt tình của mọi người đóng vai trò hết sức quan trọng cho bản khóa luận ngày
hôm nay.
Xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến những người thân, bạn bè đã giúp đỡ, động viên
em trong phần lớn thời gian thực hiện đề tài.
Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tất cả các thầ
y cô trong khoa
Công Nghệ Thông Tin – Trường Đại Học Mở - Thành Phố Hồ Chí Minh. Nhờ có
sự tận tình giảng dạy của các thầy cô trong suốt những năm học tại đây mà chúng
em mới có được một kiến thức vững vàng như ngày hôm nay.
Em xin chân thành cảm ơn!
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Hoàng Anh


LỜI CAM KẾT

Em xin cam kết:

1. Toàn bộ nội dung trong bài khóa luận này được thực hiện bởi chính
em, dưới sự hướng dẫn của Thạc Sỹ - Giảng Viên Nguyễn Cao Tùng.
2. Tất cả các tài liệu tham khảo trong bài khóa luận này đều được ghi chú
từ các nguồn tài liệu cụ thể một cách rõ ràng và thành thật.
3. Em xin chịu mọi trách nhiệm đối với tất cả những hành động sao chép,
gian lận trong bài khóa luận này.


Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Hoàng Anh

LỜI MỞ ĐẦU
Xã hội ngày càng phát triển, con người cũng luôn tìm tòi và phát minh ra những
điều mới mẻ, góp phần nâng cao năng suất lao động và tăng cường tiện nghi trong
cuộc sống. Cùng với nó là sự tiến bộ của khoa học và công nghệ, đáng chú ý hơn
cả là sự bùng nổ trong lĩnh vực công nghệ thông tin, nó đã thực sự làm thay đổi
cuộc sống của chúng ta. Các ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng đi sâu và
trở nên phổ biến trong mọ
i lĩnh vực, ngành nghề.
Cùng với sự tiến bộ của khoa học công nghệ, số lượng hàng hóa làm ra cũng được
cải thiện về chất lượng cũng như gia tăng về số lượng, đáp ứng được nhu cầu
ngày càng tăng cao của bộ phận người tiêu dùng. Khi hàng hóa sản xuất ra ngày
một nhiều, quy mô buôn bán giao dịch tăng cao thì vấn đề lưu trữ và vận chuyển
hàng hóa cũ
ng trở thành một vấn đề rất đáng quan tâm.
Từ hiện thực trên, em đã đưa ra ý tưởng thiết kế một phần mềm quản lý kho hàng
phục vụ cho các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ, giúp doanh nghiệp ứng
dụng được sức mạnh của công nghệ thông tin vào quy trình quản lý.
Bài luận văn này nhằm mục đích trình bày quá trình và các bước đưa ý tưởng trên
trở thành hiện thực. Đồng thời đ
óng vai trò làm đề tài khóa luận tốt nghiệp cuối

khóa.
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Hoàng Anh

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN



















Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Hoàng Anh

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN

Mục lục i

MỤC LỤC

CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 6
I. Giới thiệu về nơi thực hiện đề tài 6
I.1. Khái quát về công ty 6
I.2. Chức năng – nhiệm vụ của công ty 6
I.3. Bộ phận Fuji Xerox 7
II. Quy trình nghiệp vụ tại kho hàng 8
II.1. Quy trình xuất kho 8
II.2. Quy trình nhập kho 10
II.3. Quy trình chuyển kho 12
II.4. Một số biểu mẫu liên quan 13
III. Phân tích vấn đề 15

III.1. Đặt vấn đề 15
III.2. Phân tích vấn đề 15
IV. Yêu cầu tin học hóa 17
CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 18
I. Phân tích mức ý niệm 18
I.1. Mô hình ý niệm truyền thông 18
I.2. Mô hình ý niệm dữ liệu 24
I.3. Mô hình ý niệm xử lý 40
II. Phân tích mức tổ chức / vật lý 48
II.1. Mô hình tổ chức xử lý 48
II.2. Mô hình vật lý dữ liệu 55
CHƯƠNG III. CÁC KIẾN THỨC LIÊN QUAN 57
I. Mô hình ba lớp trong lập trình 57
I.1. Presentation Layer 58
I.2. Business Logic Layer 58
I.3. Data Access Layer 59
II. Trigger 59
Mục lục ii

II.1.
Giới thiệu 59
II.2. Cơ chế hoạt động của trigger 59
III. Transaction trong SQL Server 60
III.1. Khái niệm về transaction 60
III.2. Phân loại transaction 61
CHƯƠNG IV. THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 62
I. Thiết kế cơ sở dữ liệu 62
II. Sơ đồ chức năng 64
II.1. Chức năng “Quản Lý Danh Mục” 64
II.2. Chức năng “Hỗ trợ nghiệp vụ” 64

II.3. Chức năng “Báo cáo – Thống kê” 65
II.4. Chức năng “Quản lý người dùng” 65
III. Giao diện chương trình 66
III.1. Giao diện màn hình đăng nhập 66
III.2. Giao diện chính 67
III.3. Giao diện chức năng “Nghiệp Vụ” 68
III.4. Giao diện chức năng “Quản Lý Danh mục” 71
III.5. Giao diện chức năng “Thống Kê Kho” 72
IV. Yêu cầu phần mềm và hướng dẫn khởi chạy 75
IV.1. Yêu cầu phần mềm 75
IV.2. Hướng dẫn khởi chạy 75
CHƯƠNG V. KẾT LUẬN 76
I. Kết quả đạt được 76
II. Ưu điểm 77
III. Khuyết điểm 77
IV. Hướng phát triển 77
TÀI LIỆU THAM KHẢO 78

Mục lục iii

DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1. Quy trình xuất kho hàng hóa. 9
Hình 2. Quy trình nhập kho hàng hóa. 11
Hình 3. Quy trình chuyển kho nội bộ. 12
Hình 4. Phiếu nhập kho hàng hóa 13
Hình 5. Bảng tổng hợp Nhập - Xuất tồn kho vật tư 13
Hình 6. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hàng hóa. 14
Hình 7. Mô hình ý niệm truyền thông - Quy trình xuất kho đối với giao dịch quy mô lớn 19
Hình 8. Mô hình ý niệm truyền thông - Quy trình xuất kho đối với giao dịch quy mô nhỏ 19
Hình 9. Mô hình ý niệm truyền thông - Quy trình nhập kho 20

Hình 10. Mô hình ý niệm truyền thông - Quy trình chuyển kho nội bộ. 21
Hình 11. Mô hình ý niệm dữ liệu 24
Hình 12. Mô hình ý niệm xử lý - Quy trình xuất kho hàng hóa. 40
Hình 13. Mô hình ý niệm xử lý - Quy trình nhập kho hàng hóa. 41
Hình 14. Mô hình ý niệm xử lý - Quy trình chuyển kho nội bộ hàng hóa. 42
Hình 15. Mô hình tổ chức xử lý - Quy trình chuyển kho nội bộ hàng hóa 49
Hình 16. Mô hình tổ chức xử lý - Quy trình xuất kho hàng hóa. 50
Hình 17. Mô hình tổ chức xử lý - Quy trình nhập kho hàng hóa. 51
Hình 18. Mô hình vật lý dữ liệu 56
Hình 19. Kiến trúc mô hình ba lớp 57
Hình 20. Mô hình quan hệ dữ liệu sinh ra từ SQL Server. 63
Hình 21. Sơ đồ chức năng chương trình. 64
Hình 22. Giao diện màn hình đăng nhập 66
Hình 23. Giao diện chính 67
Hình 24. Chức năng "Nghiệp Vụ" tại giao diện chính. 67
Mục lục iv

Hình 25. Giao diện chức năng "Nhập Kho" 68

Hình 26. Giao diện chức năng “Xuất Kho” 69
Hình 27. Menu chức năng “Chuyển Kho” 69
Hình 28. Giao diện chức năng “Xuất Nội Bộ” 70
Hình 29. Giao diện chức năng “Nhập Nội Bộ” 70
Hình 30. Chọn phiếu xuất nội bộ tương ứng 71
Hình 31. Giao diện chức năng "Quản Lý Danh Mục" 71
Hình 32. Danh mục khách hàng 72
Hình 33. Giao diện chức năng "Thống Kê Kho" 72
Hình 34. Thông tin chi tiết kho hàng 73
Hình 35. Báo cáo nhập xuất hàng trong kho 74

Mục lục v

DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1. Mô hình ý niệm truyền thông - Danh sách các tác nhân 22
Bảng 2. Mô hình ý niệm truyền thông - Danh sách các dòng thông tin 23
Bảng 3. Mô hình ý niệm dữ liệu - Danh sách các quy tắc quản lý. 26
Bảng 4. Mô hình ý niệm dữ liệu - Danh sách miền dữ liệu. 26
Bảng 5. Mô hình ý niệm dữ liệu - Danh sách các thông tin 28
Bảng 6. Mô hình ý niệm dữ liệu - Danh sách các thực thể. 29
Bảng 7. Mô hình ý niệm dữ liệu - Danh sách các kết hợp 29
Bảng 8. Mô hình ý niệm xử lý - Danh sách các quy tắc quản lý 43
Bảng 9. Mô hình ý niệm xử lý - Danh sách các tác vụ 43
Bảng 10. Mô hình ý niệm xử lý - Danh sách các sự kiện 44
Bảng 11. Mô hình ý niệm dữ liệu - Danh sách các hành động 45
Bảng 12. Mô hình tổ chức xử lý - Danh sách các quy tắc quản lý 52
Bảng 13. Mô hình tổ chức xử lý - Danh sách các tác nhân 52
Bảng 14. Mô hình tổ chức xử lý - Danh sách các công việc 53
Bảng 15. Mô hình tổ chức xử lý - Danh sách các pha 53
Bảng 16. Mô hình tổ chức xử lý - Danh sách các sự kiện 54
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Hoàng Anh

6
CHƯƠNG I.
GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
I. Giới thiệu về nơi thực hiện đề tài
I.1. Khái quát về công ty
Tên trong nước: Công ty cổ phần máy tính Việt Nam
Tên giao dịch: VIETNAM COMPUTER JOINT STOCK COMPANY
Tên viết tắt: CMT
Trụ sở chính: 26 Lý Tự Trọng – Quận I – Thành phố Hồ Chí Minh

Tel: (84) 8 .38226165 - 38226166 – 38296594
Fax: (84) 8.38231059
Vốn cổ phần: 15.000.000.000 Việt Nam Đồng
Trong đó :
• Tổng công ty Điện tử và Tin học Việt Nam sở hữu 28.52% vốn cổ phần.
• Cán bộ công nhân viên trong công ty và cổ đông bên ngoài sở hữu 71.48% cổ
phần. Trong đó : Hội đồng quản trị gồm 5 thành viên sở hữu 41.48% cổ phần.

I.2. Chức năng – nhiệm vụ của công ty
 Chức năng
Công ty được thành lập theo quyết định 338/CP, có chức năng xuất nhập khẩu trực
tiếp do bộ thương mại cấp. Công ty hoạt động rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt
chuyên về lắp ráp, kinh doanh và thực hiện các dịch vụ về thiết bị linh kiện điện tử tin
học và máy tính văn phòng.
Công ty là đại lý độc quyền của hãng sản xuất máy Photocopy Fuji Xerox Asia Pacific
Pte.Ltd.
Công ty là đại lý phân phối cho hãng IBM và Compaq.
Công ty có riêng một bộ phận chuyên thiết kế các phần mềm quản lý cho các tổng
công ty, các doanh nghiệp nhà nước, các khách hàng truyền thống, như: tổng công ty
cao su, công ty điện lực thành phố Hồ Chí Minh, công ty cấp nước thành phố, các
nông trường trên địa bàn Đông Nam Bộ.
Công ty có thành lập một liên doanh với tập đoàn Nippon Enginnering Ltd.Co chuyên
xây dựng cầu đường.
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Hoàng Anh

7
Cửa hàng kinh doanh máy tính: CMT có lắp ráp sản phẩm máy tính mang nhãn hiệu
CMT là loại PC có chất lượng cao cùng với chế độ bảo hành, bảo trì chu đáo do đội
ngũ kỹ thuật viên của CMT đảm trách.
Trung tâm đào tạo tin học với các lớp tin học từ căn bản đến nâng cao, ứng dụng phần

mềm và sửa chữa phần cứng máy vi tính, cùng với dịch vụ viết chương trình quản lý
theo yêu cầu của khách hàng.
Bộ
phận nhà hàng – bar: do mặt bằng hoạt động hiện nay còn trống và để tăng thêm
doanh thu, công ty đã mở thêm một quán bar tầng hầm, phục vụ cho nhân viên công
ty, khách hàng đến giao dịch kinh doanh.

 Nhiệm vụ
Nhiệm vụ của công ty là hoạt động sao cho mạng lại hiệu quả kinh tế cho xã hội, thực
hiện đóng góp cho ngân sách Nhà nước, góp phần gia tăng thu nhập quốc dân, tích lũy
và tái đầu tư mở rộng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, ổn định và nâng cao đời
sống cán bộ công nhân viên trong công ty.
Cuối cùng và quan trọng nhất là làm sao cổ tức cho mọi cổ đông đều tăng lên mỗi
năm.
I.3. Bộ phận Fuji Xerox
Bộ phận Fuji Xerox là một trong ba bộ phận chính của công ty. Bộ phận đóng vai trò là
văn phòng đại diện chính cho hãng Fuji Xerox – Nhật Bản, chuyên sản xuất và kinh
doanh các thiết bị máy móc văn phòng như: máy photocopy, máy in, máy scan, máy
fax…

Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Hoàng Anh

8
II. Quy trình nghiệp vụ tại kho hàng
II.1. Quy trình xuất kho
Khi có thỏa thuận mua bán giữa khách hàng và công ty, bộ phận bán hàng sẽ yêu cầu
thủ kho kiểm tra xem kho hàng có đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng hay không. Sau
đó, tùy theo tính chất của việc mua bán mà bộ phận bán hàng sẽ lập hợp đồng mua bán
và hóa đơn bán hàng hoặc chỉ lập hóa đơn bán hàng. Dựa vào hóa đơn bán hàng mà thủ
kho sẽ tiến hành ký xác nhận, xuất hàng. Hóa đơn bán hàng đồng thời cũng là phiếu

xuất kho được lưu lại một bản tại kho
để cập nhật sổ sách, tổng kết định kỳ.
Quy trình này được diễn giải qua các bước như sau:
1. Khách hàng đưa ra yêu cầu mua bán với bộ phận bán hàng thông qua giao dịch trực
tiếp, điện thoại hoặc email…
2. Bộ phận bán hàng tiếp nhận các yêu cầu này, sau đó gửi yêu cầu kiểm tra lượng tồn
kho các mặt hàng này tới trưởng bộ phận kho xem hiện tại có thể đáp ứng các yêu
cầu này hay không.
3. Trưởng bộ phận kho sẽ yêu cầu lượng tồn kho tại kho chính. Nếu lượng tồn không
đủ đáp ứng yêu cầu mua hàng, thủ kho sẽ yêu cầu lượng tồn tại kho dự trữ. Nếu
lượng tồn tại kho dự trữ và kho chính đủ đáp ứng yêu cầu mua hàng, thủ kho sẽ báo
cáo lại cho bộ phận bán hàng, đồng thời viết một phiếu xuất nội bộ và phiếu nhập nội
bộ để chuyển hàng từ kho dự trữ sang kho chính.
4. Khi đã đáp ứng được yêu cầu mua hàng của khách hàng, tùy theo tính chất của yêu
cầu mua hàng mà một hợp đồng mua bán và hóa đơn bán hàng hay chỉ một hóa đơn
bán hàng (không có hợp đồng) sẽ được bộ phận kinh doanh lập ra.
a. Nếu việc mua bán được tiến hành với quy mô mua bán đủ lớn, bộ phận bán hàng
sẽ tiến hành lập hợp
đồng mua bán gồm hai bản dựa vào thỏa thuận của hai bên,
sau đó hợp đồng sẽ được ký kết giữa khách hàng và Ban lãnh đạo của công ty.
Bộ phận bán hàng dựa vào hợp đồng đã ký kết để lập hóa đơn bán hàng gồm ba
bản, một bản khách hàng giữ, một bản lưu lại phòng kinh doanh, một bản gửi
xuống kho đóng vai trò là phiếu xuất kho.
b. Nếu việc mua bán được tiến hành với quy mô mua bán nh
ỏ, bộ phận bán hàng sẽ
tiến hành lập ngay hóa đơn mua bán gồm ba bản như trên.
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Hoàng Anh

9
5. Sau khi hóa đơn được gửi đến kho, thủ kho sẽ ký nhận hóa đơn đồng ý xuất hàng,

đồng thời tiến hành xuất hàng ra khỏi kho cho khách hàng. Sau khi xuất kho hàng,
thủ kho sẽ tiến hành ghi chép vào sổ sách sự thay đổi của kho hàng.
Toàn bộ quy trình trên có thể được biểu diễn bởi sơ đồ như sau:

Hình 1. Quy trình xuất kho hàng hóa.
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Hoàng Anh

10
II.2. Quy trình nhập kho
Sau mỗi đợt báo cáo định kỳ từ trưởng bộ phận kho, bộ phận kinh doanh sẽ lên kế
hoạch nhập các mặt hàng cần thiết về kho. Quy trình này được diễn ra như sau:
1. Phòng kinh doanh lập kế hoạch nhập mới hàng hóa từ nhà cung cấp dựa vào bản báo
cáo tồn kho định kỳ từ trưởng kho.
2. Phòng kinh doanh gửi bản kế hoạch nhập hàng lên Ban lãnh đạo để xem xét và ký
duyệt. Sau khi được chấp thuậ
n, phòng kinh doanh sẽ liên hệ với nhà cung cấp hàng
để yêu cầu đặt hàng.
3. Sau khi xem xét yêu cầu và thỏa thuận hai bên đã đạt được, bên nhà cung cấp sẽ tiến
hành lập hợp đồng mua bán gồm hai bản giống nhau. Hợp đồng này sẽ được ký kết
bởi nhà cung cấp và Ban lãnh đạo của bộ phận Fuji Xerox.
4. Dựa vào các điều khoản của hợp đồng, hàng hóa sẽ được vận chuyển đến kho hàng
củ
a công ty trong một khoảng thời gian nhất định. Khi hàng hóa tới kho, thủ kho có
nhiệm vụ kiểm kê hàng hóa và giám định chất lượng của hàng hóa dựa trên hợp đồng
đã ký, lập biên bản xác nhận. Trong quá trình kiểm kê và giám định, thủ kho sẽ ghi
chép lại dữ liệu để báo cáo trưởng bộ phận kho. Trưởng bộ phận kho sẽ lập phiếu
nhập kho gồm ba bản giống nhau, một bản gửi cho nhà cung cấp, một bản gử
i cho
phòng kinh doanh để tiến hành thanh toán hợp đồng, một bản lưu tại kho.
5. Mỗi mặt hàng khi được nhập kho sẽ được ghi chép lại trong sổ sách theo từng loại

mặt hàng gọi là thẻ kho. Thủ kho có nhiệm vụ ghi chép lại các thay đổi của vật tư khi
có sự biến động trong kho.