Hệ thống kiểm soát nội bộ (Môn Kiểm Toán 1)

28/10/2011
1
Hệ thống
Kiểm soát nội bộ
Vũ Hữu Đức
LOGO
2
Vũ Hữu Đức
Mục tiêu
 Hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội
bộ trong một tổ chức
 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
phục vụ cho việc kiểm toán
LOGO
3
Vũ Hữu Đức
Nội dung
°Khái niệm
°Cơ cấu hệ thống
KSNB
°Tìm hiểu và đánh
giá KSNB
LOGO
4
Vũ Hữu Đức
Kiểm soát nội bộ là gì?
Làm ăn thua lỗ
Tài sản bò tham ô
Báo cáo tài chính không trung thực
Báo cáo nội bộ không trung thực
Pháp luật bò vi phạm

Các quy đònh không được tuân thủ
CHÍNH SÁCH
TIÊU CHUẨN
THỦ TỤC
Rủi ro
quản lý
28/10/2011
2
LOGO
5
Vũ Hữu Đức
CƠ CẤU KIỂM SOÁT NỘI BỘ
(TIẾP CẬN THEO COSO)
Đánh giá rủi ro
Các hoạt
động kiểm soát
Giám sát
Môi trường
kiểm soát
Thông tin và
truyền thông
LOGO
6
Vũ Hữu Đức
CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
° Phân chia trách nhiệm
° Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
° Bảo vệ tài sản
° Phân tích rà soát
LOGO

7
Vũ Hữu Đức
CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
PHÂN CHIA TRÁCH NHIỆM
° Không để một cá nhân nắm tất cả các
khâu của một nghiệp vụ: xét duyệt,
thực hiện, bảo quản tài sản và giữ sổ
sách kế toán.
° Không cho phép kiêm nhiệm giữa một
số chức năng
LOGO
8
Vũ Hữu Đức
THÍ DỤ VỀ KIÊM NHIỆM “NGUY HIỂM”
Công việc kiêm nhiệm
Thu tiền và theo dõi sổ
sách kế toán về nợ
phải thu
Rủi ro
Có thể lấy tiền sau đó che
dấu bằng cách ghi xóa sổ
khoản nợ phải thu, hoặc bù
đắp bằng khoản thu của
khách hàng khác
Mua nguyên vật liệu và
sử dụng cho sản xuất
Không mua hàng nhưng
vẫn thanh toán tiền
hàng
28/10/2011

3
LOGO
9
Vũ Hữu Đức
CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH XỬ LÝ THÔNG TIN
° Ủy quyền và xét
duyệt
° Kiểm soát chứng từ
và sổ sách
° Kiểm tra độc lập
LOGO
10
Vũ Hữu Đức
ỦY QUYỀN VÀ XÉT DUYỆT
Ủy quyền bằng chính sách
Đưa ra chính sách chung bao gồm các điều
kiện cho phép thực hiện nghiệp vụ.
Xét duyệt cụ thể
Xét duyệt từng trường hợp cụ thể, không có
chính sách chung.
LOGO
11
Vũ Hữu Đức
XÉT DUYỆT CỤ THỂ
Phó Tổng giám đốc xét
duyệt từng trường hợp cụ
thể :
Các hoá đơn bán chòu trên
10 triệu

Các đại lý đã có dư nợ vượt
mức 100 triệu
ỦY QUYỀN THEO CHÍNH SÁCH
Phòng kinh doanh được
quyền xét duyệt bán chòu theo
chính sách với:
Các hoá đơn dưới 10 triệu
đồng
Các đại lý có mức dư nợ dưới
100 triệu đồng
LOGO
12
Vũ Hữu Đức
KIỂM SOÁT CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH
 Kiểm soát chứng từ
 Đánh số trước, liên tục
 Biểu mẫu chứng từ đầy đủ
 Kiểm soát chứng từ chưa sử dụng
 Lưu chuyển chứng từ
 Tham chiếu và dấu vết kiểm toán
 Bảo quản lưu trữ
 Kiểm soát sổ sách
 Thiết kế, Ghi chép, Bảo quản lưu trữ
28/10/2011
4
LOGO
13
Vũ Hữu Đức
Đánh số trước, liên tục
° Là cơ sở ghi chép sổ sách

và đối chiếu
° Bảo đảm việc ghi chép đầy
đủ
° Thuận tiện cho truy cập
chứng từ
° Hạn chế các hành vi gian
lận và che giấu gian lận
LOGO
14
Vũ Hữu Đức
Biểu mẫu chứng từ
° Phải thiết kế để cung cấp đủ thông tin cho
thực hiện nghiệp vụ và ghi chép kế toán
° Chỉ bao gồm thông tin thích hợp
° Lưu ý tính kiểm soát
° Biểu mẫu phải được xét duyệt
° Phải rà soát biểu mẫu đònh kỳ
LOGO
15
Vũ Hữu Đức
Chứng từ chưa sử dụng
° Rủi ro bò lạm dụng đối với tất cả chứng từ:
- Giấy giới thiệu
- Các sec, phiếu chi, phiếu xuất…
- Các giấy tờ có tiêu đề công ty
° Phương pháp kiểm soát
- Đánh số trước, liên tục
- Kiểm soát số lượng phát hành
- Bảo quản cẩn thận
LOGO

16
Vũ Hữu Đức
Lưu chuyển chứng từ
° Bao gồm quá trình lập và lưu chuyển qua các
bộ phận :
- Thực hiện sự xét duyệt
- Thực hiện sự kiểm soát
- Là cơ sở ghi sổ
° Cần xây dựng một quy trình chuẩn
° Mô tả bằng lưu đồ
28/10/2011
5
LƯU ĐỒ
Công cụ mô tả hệ thống
1
Nhập kho và
lập PN
PN
Kiểm tra và
cập nhật
thẻ kho
Thẻ kho
PN đã
kiểm tra
N
LOGO
18
Vũ Hữu Đức
Các ký hiệu
Nhập kho

và lập PN
Thực hiện một
công việc (thủ
công)
PN
Chứng từ
Thẻ kho
Đầu vào hay
đầu ra của
thông tin
Lưu chứng
từ
Điểm nối
Luồng lưu
chuyển
LOGO
19
Vũ Hữu Đức
Tham chiếu
° Cho phép liên kết các chứng từ với
nhau/với sổ sách.
° Gắn với một thủ tục kiểm soát
° Tham chiếu ngược/tham chiếu xuôi
N
Lập hóa
đơn
Vận đơn
Hóa đơn
Vận đơn
Khách

hàng
N
Tham chiếu
xuôi
Tham chiếu
ngược
28/10/2011
6
LOGO
21
Vũ Hữu Đức
Dấu vết kiểm toán
 Dấu vết lưu lại của 1 thủ tục kiểm soát để phục vụ cho
kiểm tra sau này
°Chữ ký xét duyệt
°Dấu “đã kiểm soát”, “đã chi”…
°Chứng từ lưu
°Cuống phiếu
LOGO
22
Vũ Hữu Đức
Lưu trữ chứng từ
 Thuận lợi cho việc truy cập
 Thời điểm chuyển vào lưu trữ
 Hồ sơ thường trực
 Tuân thủ pháp luật
 Thời gian lưu trữ
 Xử lý chứng từ hư hỏng
 Xử lý chứng từ hết thời hạn lưu trữ
LOGO

23
Vũ Hữu Đức
KIỂM TRA ĐỘC LẬP
Người kiểm tra không phải là
người thực hiện nghiệp vụ
để nâng cao tính khách quan
Tiền kiểm
Kiểm tra trước khi nghiệp
vụ diễn ra
Hậu kiểm
Kiểm tra sau khi nghiệp
vụ xảy ra
LOGO
24
Vũ Hữu Đức
BẢO VỆ TÀI SẢN
•Tổ chức kho
tàng, bảo vệ
•Quy đònh các
thủ tục
HẠN CHẾ TIẾP CẬN TÀI SẢN
KIỂM KÊ TÀI SẢN
•Phát hiện mất mát, hư hỏng
•Nâng cao trách nhiệm thủ kho
SỬ DỤNG THIẾT BỊ
• Máy tính tiền, POS
• Camera
28/10/2011
7
LOGO

25
Vũ Hữu Đức
PHÂN TÍCH RÀ SOÁT - Một thí dụ
Mua giá cao > Xem
xét chính sách mua
hàng
Giá thực sự tăng >
Xem xét lại giá bán
p dụng phương pháp
tính giá sai > Điều
chỉnh kòp thời
GIÁ ?
LƯNG?
Sử dụng vượt đònh mức
-> Quy đònh thưởng, phạt
Máy móc hư hỏng >
Sửa chữa kòp thời
Ghi chép sai > Điều
chỉnh kòp thời
Khoản mục Giá thành kế
hoạch
Giá thành
thực tế
1.

Chi phí NVL TT
2.

Chi phí NC TT
3.

Chi phí SXC
100
40
40
121
42
37
Cộng 180 200
√
√√
√
BÁO CÁO GIÁ THÀNH SP X
THÁNG 9.20x1
LOGO
26
Vũ Hữu Đức
PHÂN TÍCH RÀ SOÁT
?
Mục đích
Phát hiện các biến động bất
thường, xác đònh nguyên nhân, xử
lý kòp thời
Phương pháp
Đối chiếu đònh kỳ tổng hợp và chi
tiết, thực tế và kế hoạch, kỳ này và
kỳ trước, sử dụng các chỉ số
Bản chất
Kiểm soát bằng ngoại lệ
LOGO

27
Vũ Hữu Đức
THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
BP bán hàng BP mua hàng BP nhân sự BP kế toán
Ban Giám đốc
LOGO
28
Vũ Hữu Đức
THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
 Thông tin
 Có cơ chế thu thập thông tin cần thiết từ bên
ngoài và bên trong, chuyển đến người quản lý
bằng các báo cáo thích hợp.
 Bảo đảm thông tin được cung cấp đúng chỗ, đủ
chi tiết, trình bày thích hợp và kòp thời.
 Rà soát và phát triển hệ thống thông tin trên cơ
sở một chiến lược dài hạn.
 Sự hậu thuẫn mạnh mẽ của người quản lý đối
với việc phát triển hệ thống thông tin.
28/10/2011
8
Truyền thông
 Duy trì sự truyền thông hữu hiệu về trách
nhiệm và nghóa vụ của mỗi thành viên
 Thiết lập các kênh thông tin ghi nhận các hạn
chế hay yếu kém trong các hoạt động.
 Xem xét và chấp nhận những kiến nghò của
nhân viên trong việc cải tiến hoạt động
 Bảo đảm truyền thông giữa các bộ phận
 Mở rộng truyền thông với bên ngoài.

 Phổ biến cho các đối tác về các tiêu chuẩn đạo
đức của đơn vò.
 Theo dõi phản hồi thông tin
LOGO
30
Vũ Hữu Đức
Hệ thống kế toán
Có thật
Đầy đủ
Đúng kỳ
Đánh giá
Tổng hợp
Trình bày và
công bố
Yêu cầu
Công cụ
Hệ thống tài khoản
Sơ đồ hạch toán
Một phân hệ trong hệ thống thông tin
LOGO
31
Vũ Hữu Đức
MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT
Các nhân tố tạo lập bầu không khí chung về kiểm
soát trong toàn đơn vò, phản ảnh các quan điểm nhận
thức của nhà quản lý.
LOGO
32
Vũ Hữu Đức
MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT

Triết lý quản lý và phong cách hoạt động
Cơ cấu tổ chức
Phương pháp ủy quyền
Khả năng đội ngũ nhân viên
Chính sách nguồn nhân lực
Sự trung thực và các giá trò đạo đức
Hội đồng quản trò và Ban kiểm soát
28/10/2011
9
LOGO
33
Vũ Hữu Đức
GIÁM SÁT
Thường xuyên và đònh kỳ giám sát và kiểm
tra các hoạt động để đánh giá chất lượng
của hệ thống KSNB để có các điều chỉnh,
cải tiến thích hợp:
°Giám sát thường xuyên
°Các chương trình đánh giá
°Kiểm toán nội bộ
LOGO
34
Vũ Hữu Đức
ĐÁNH GIÁ RỦI RO
Nhận dạng rủi ro
Xác đònh mục tiêu
Thiết lập cơ chế nhận dạng rủi ro
Đánh giá rủi ro
Thiệt hại
Xác suất xảy ra

Các biện pháp đối phó với rủi ro
Tránh né rủi ro
Chuyển giao rủi ro
Giảm rủi ro
Chấp nhận rủi ro
LOGO
35
Vũ Hữu Đức
Kiểm
soát nội
bộ
Hội
đồng
quản trò
Người
quản lý
Các
nhân
viên
Hiệu lực,
hiệu quả các
hoạt động
Độ tin cậy
thông tin
Tuân thủ
pháp luật và
các quy đònh
ĐỊNH NGHĨA KSNB
CON NGƯỜI
MỤC TIÊU

Q
TRÌNH
BẢO
ĐẢM
HỢP
LÝ
LOGO
36
Vũ Hữu Đức
HẠN CHẾ TIỀM TÀNG CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Quan hệ lợi ích - chi phí
Sự thông đồng
Gian lận quản lý
Những tình huống ngoài dự kiến
Vấn đề con người
28/10/2011
10
LOGO
37
Vũ Hữu Đức
Tìm hiểu và đánh giá KSNB
Mục đích
 Hiểu biết về kiểm soát nội bộ để lập kế
hoạch kiểm toán
 Xác đònh rủi ro kiểm soát, từ đó xác đònh
phạm vi thực hiện các thủ tục kiểm toán
LOGO
38
Vũ Hữu Đức
TRÌNH TỰ XEM XÉT KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA KIỂM TOÁN VIÊN

1. Tìm hiểu KSNB (đủ để lập kế hoạch kiểm toán)
2. Đánh giá ban đầu rủi ro kiểm soát
3. Thiết kế các thử nghiệm kiểm soát
4. Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát
5. Đánh giá lại rủi ro kiểm soát
6. Thực hiện các thử nghiệm cơ bản
LOGO
39
Vũ Hữu Đức
TÌM HIỂU KIỂM SOÁT NỘI BỘ
 NỘI DUNG TÌM HIỂU
 Các bộ phận của kiểm soát nội bộ
 Kiểm soát chung và các chu trình
 PHƯƠNG PHÁP TÌM HIỂU
 Thu thập và nghiên cứu tài liệu
 Quan sát và Phỏng vấn
 CÔNG CỤ TÌM HIỂU
 Bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ
 Bảng tường thuật
 Lưu đồ
 Phép thử Walk-through
LOGO
40
Vũ Hữu Đức
ĐÁNH GIÁ RỦI RO KIỂM SOÁT
28/10/2011
11
LOGO
41
Vũ Hữu Đức

Mục tiêu/
Sai sót có thể xảy ra?
Thủ tục KS hiện
có
Người thực
hiện
Nhận xét
Tất cả các nghiệp vụ đều được ghi chép
Hoá đơn đã nhận nhưng
không được ghi chép.
Điều tra các HĐ
không có Phiếu
nhập
Bà Xuân Hữu hiệu
Hàng đã nhận nhưng
không được ghi chép
Đối chiếu giữa
sổ kho và sổ nợ
phải trả
Bà Xuân, cô
Thủy
Không hữu hiệu
(không lưu hồ sơ)
Các nghiệp vụ ghi chép thì thực sự phát sinh
Các nghiệp vụ mua hàng
không có thực
Đối chiếu HĐ
với PR,PO trước
khi ghi chép
Bà Xuân Hữu hiệu

TRÍCH BẢNG ĐÁNH GIÁ RRKS CHU TRÌNH MUA HÀNG
LOGO
42
Vũ Hữu Đức
THIẾT KẾ CÁC THỬ NGHIỆM KIỂM SOÁT
 MỤC TIÊU
 Các thử nghiệm trên các thủ tục kiểm soát để chứng minh
rằng kiểm soát nội bộ thì hữu hiệu thật sự.
 ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG
 Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát là thấp hoặc trung bình
 Tính hiệu quả của thử nghiệm kiểm soát
 PHƯƠNG PHÁP
 Kiểm tra chứng từ
 Thực hiện lại thủ tục kiểm soát
 Quan sát
 Phỏng vấn
LOGO
43
Vũ Hữu Đức
Thiết kế thử nghiệm kiểm soát
 Điều tra phiếu nhập không có hóa đơn:
 Cuối tháng, bà Xuân đối chiếu các PN nhận từ kho
với các HĐ nhận từ nhà cung cấp, lập tờ kê các PN
không có HĐ và các HĐ không có PN, tìm hiểu và
giải thích chênh lệch.
LOGO
44
Vũ Hữu Đức
Tìm hiểu KSNB
Đánh giá sơ bộ RRKS

Thiết kế và thực hiện thử
nghiệm kiểm soát
Thực hiện các thử nghiệm
cơ bản
Đánh giá lại RRKS