Khuôn mẫu lý thuyết Kiểm soát nội bộ Phần 2 (Môn Kiểm Soát Nội Bộ)

Khuôn mẫu lý thuyết
Kiểm soát nội bộ
GV: Ngô Ngọc Linh
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TPHCM
PHẦN 2
2
Mục tiêu
• Sau khi nghiên cứu xong chương này, người học có
thể:
– Giải thích tầm quan trọng và các nhân tố thuộc môi trường
kiểm soát.
– Nêu vai trò và các nội dung cơ bản của việc đánh giá rủi
ro, bao gồm việc nhận dạng, phân tích rủi ro và quản trị sự
thay đổi.
– Trình bày mục đích và các nội dung của các hoạt động
kiểm soát cơ bản trong tổ chức.
– Giải thích vai trò và các nội dung của thông tin và truyền
thông.
– Trình bày các hoạt động giám sát trong tổ chức.
– Nêu những đặc điểm của doanh nghiệp vừa và nhỏ trong
việc tổ chức và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ.

3
Nội dung
• Môi trường kiểm soát
• Đánh giá rủi ro
• Các hoạt động kiểm soát
• Thông tin và truyền thông
• Giám sát
CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
Phần 3

5
Định nghĩa
• Là tập hp các chính sách và thủ tục đảm
bảo cho các ch thị của nhà quản l đưc
thực hiện
• Là các hành động cần thit cần thực hiện
để đối phó vi rủi ro đe dọa đn việc đạt
đưc mục tiêu của tổ chức

6
Mục tiêu
Ch bán hàng cho các khách
hàng có thể thu tiền đúng hạn
Rủi ro
• Khách hàng không trả n
• Khách hàng chim dụng n
Chính sách
• Chính sách bán chịu: Điều
kiện bán chịu, thời hạn bàn
chịu
• Chính sách chit khấu
thanh toán



Thủ tục
• Bộ phận bán chịu độc lập
vi bộ phận kinh doanh
• Các hóa đơn bán chịu phải
đưc xét duyệt bởi bộ

phận bán chịu trưc khi
giao hàng
• Xây dựng danh sách khách
hàng có phân loại theo ưu
tiên bán chịu…
7
Mục tiêu
Mua hàng đúng số lưng và
chủng loại cần thit
Rủi ro
• Mua không đúng chủng loại
• Mua số lưng ít/nhiều hơn nhu cầu
Chính sách








Thủ tục

?
?
8
Các hoạt động kiểm soát chủ yu
• Phân chia trách nhiệm
• Xử l thông tin
• Bảo vệ tài sản
• Sử dụng các ch số hoạt động
• Quản trị hoạt động/chức năng
• Soát xét ở cấp cao
9
Phân chia trách nhiệm
• Không để cho một cá nhân nắm tất cả các
khâu trong quy trình nghiệp vụ từ khi phát sinh
đn khi kt thúc:
– Chức năng xét duyệt và bảo quản
– K toán và bảo quản tài sản
– Xét duyệt và k toán …
• Phân chia trách nhiệm giúp sai sót dễ phát hiện
và gian lận khó xảy ra hơn.
10
Bài tập
• Dưi đây là danh sách các chức năng liên quan
đn hoạt động mua hàng. Hãy cho bit chức
năng nào không nên đưc kiêm nhiệm và giải
thích.
– Sử dụng vật tư
– Mua vật tư
– Nhận vật tư
– Bảo quản vật tư

• Giả sử do điều kiện khách quan, phải chấp nhận
sự kiệm nhiệm giữa các chức năng trên. Có
cách nào để kiểm soát không?
11
Xử l thông tin
• Ủy quyền và xét duyệt
• Chứng từ
• Đối chiu và xử l khác biệt
• Kiểm tra độc lập
12
Ủy quyền và xét duyệt
Tất cả nghiệp vụ đều phải có người chịu trách nhiệm
Cân bằng giữa ủy quyền và xét duyệt trực tip
Quy định về cơ sở và dấu hiệu của sự phê duyệt
Tránh chồng chéo trong phê duyệt
CHỨNG TỪ
13
Bài tập
• Qua một công ty tư vấn, Giám đốc Công ty M khám phá hàng
tồn kho quá cao vì ở công ty các bộ phận sử dụng thường tự
động mua vật tư, kể cả khối văn phòng và phân xưởng.
Trưởng kho ưc tính nhu cầu và gửi qua bộ phận mua hàng,
bộ phận này tự động lập đơn hàng để mua.
• Giám đốc công ty k một quy định nêu rõ: Tất cả các trường
hp mua hàng đều phải đưc Trưởng phòng mua hàng phê
duyệt. Sau đó, Trưởng phòng mua hàng than phiền về công
việc k duyệt quá nhiều trong khi tình trạng mua hàng bừa bãi
vẫn không chấm dứt. Cuối cùng, mọi việc quay về như cũ và
không ai nh rằng đã có một quy định của Giám đốc về vấn
đề này.

• Giải thích câu chuyện trên.
14
Chứng từ
• Chứng từ là công cụ kiểm soát quan trọng:
– Lập chứng từ: Biểu mẫu chứng từ đầy đủ, đánh số
trưc liên tục, lưu lại một bản tại bộ phận lập
– Lưu chuyển chứng từ qua các bộ phận để thực hiện
sự xét duyệt và kiểm soát
– K toán kiểm soát chứng từ trưc khi ghi chép giúp
đảm bảo nghiệp vụ thực sự xảy ra.
– Lưu trữ chứng từ giúp xác định trách nhiệm của
người lập, người phê duyệt và các bên liên quan
15
Phiu đề
nghị mua
hàng
Đơn đặt hàng
Phiu nhập
kho
BP Sử dụng
BP Mua
hàng
BP Nhận
hàng
BP Kho
Bộ phận
Xét duyệt
và kiểm
soát
Chứng từ

Phiu nhập
kho
Phiu nhập
kho
?
?
?
?
16
Đối chiu và xử l khác biệt
• Việc đối chiu giúp phát hiện việc xử l hoặc ghi
chép sai, bỏ sót hay trùng lắp của các bộ phận.
• Đối chiu giữa chứng từ vi chứng từ, giữa sổ
sách vi sổ sách, giữa chứng từ vi sổ sách,
giữa sổ sách vi thực t.
• Đối chiu phải thực hiện định kỳ và để lại dấu
vt (biên bản hoặc k xác nhận).
• Các khác biệt phải đưc ghi nhận, theo dõi và
xử l.

17
Bài tập
Mô tả các thủ tục đối chiu cần thit trong
hoạt động mua hàng
18
Kiểm tra độc lập
• Kiểm tra trưc khi
nghiệp vụ xảy ra
• Kiểm tra sau khi
nghiệp vụ xảy ra

19
Bảo vệ tài sản
 Là các hoạt động kiểm soát của doanh
nghiệp nhằm giảm thiểu rủi ro các tài sản của
đơn vị (máy móc, nhà xưởng, tiền bạc, hàng
hóa, cổ phiu, trái phiu…) bị:
- Mất mát
- Lãng phí
- Lạm dụng
- Hư hỏng
- Phá hoại


20
Bảo vệ tài sản
Hạn ch tip cận tài sản
Sử dụng các thit bị
Kiểm kê và xử l
chênh lệch
21
Sử dụng các ch số hoạt động
• Ch số hoạt động là thưc đo những phương diện khác
nhau của các hoạt động trong đơn vị. Ví dụ số ngày thu
tiền bình quân, số lần khách hàng than phiền, số km xe
chạy trong ngày…
• Tính toán và so sánh các ch số hoạt động giữa thực t
vi tiêu chuẩn, giữa kỳ này vi kỳ trưc… giúp nhận
dạng những thay đổi bất thường hoặc không hp l để
xác định nguyên nhân và có biện pháp thích hp.
• Các đơn vị có thể xây dựng bộ các ch số chủ yu (Key

Performance Indicators – KPI) để kiểm soát. Bên cạnh
đó, có thể sử dụng bổ sung các ch số khi cần thit.

22
Hoạt động
mua hàng
Số ngày lưu kho bình quân
Tỷ lệ li nhuận gộp
Số lần hàng mua phải trả lại
Số lần ngưng sản xuất vì thiu hàng
23
Hoạt động xét
duyệt bán chịu
24
Quản trị chức năng
• Nhà quản l trung gian soát xét và báo cáo về
hiệu quả hoạt động so vi k hoạch, dự toán
• Nội dung soát xét
– Mục tiêu hoạt động
– Mục tiêu BCTC
– Mục tiêu tuân thủ

25
Soát xét ở cấp cao
• So sánh thực t và dự toán, dự báo, kỳ này, kỳ
trưc
• Soát xét các chương trình , k hoạch của doanh
nghiệp:
– Chương trình marketing
– Chương trình cải tin quy trình sản xuất

– Chương trình tit kiệm chi phí
– Chương trình phát triển sản phẩm mi…