Tiểu luận môn phương pháp nghiên cứu khoa học Giải pháp nâng cao hiệu quả công việc

Lời nói đầu
Trước hết, em xin được gửi lời cảm ơn đến Giáo sư - Tiến sỹ
Khoa Học Hoàng Văn Kiếm, người đã tận tâm truyền đạt những kiến
thức nền tảng cơ bản cho chúng em về môn học “Phương pháp nhiên
cứu khoa học trong tin học”.
Hoạt động sáng tạo gắn liền với lịch sử tồn tại và phát triển của xã
hội loài người. Từ việc tìm ra lửa, chế tạo công cụ bằng đá thô sơ
đến việc sử dụng năng lượng nguyên tử, chinh phục vũ trụ , hoạt
động sáng tạo của loài người không ngừng được thúc đẩy. Sáng tạo
không thể tách rời khỏi tư duy - hoạt động bộ não của con người.
Chính quá trình tư duy sáng tạo với chủ thể là con người đã tạo các giá
trị vật chất, tinh thần, các thành tựu vĩ đại về mọi mặt trong cuộc sống
và tạo ra nền văn minh nhân loại.
Sáng tạo gắn liền với sự thay đổi, đưa ra cái mới (đổi mới), sáng
chế, các ý tưởng mới, các phương án lựa chọn mới. Sự sáng tạo thuộc
về năng lực ra quyết định, thuộc về sự kết hợp độc đáo hoặc liên
tưởng, phát ra các ý tưởng đạt được kết quả mới và ích lợi. Mọi người
có thể dùng tính sáng tạo của mình để đặt vấn đề một cách bao quát,
phát triển các phương án lựa chọn, làm phong phú các khả năng và
tưởng tượng các hậu quả có thể nảy sinh. Tóm lại, bạn làm được gì
mới, khác và có ích lợi, đấy là sáng tạo. Sự sáng tạo nảy sinh ở mọi
tầng lớp và mọi giai đoạn trong cuộc sống của chúng ta.
Trong phạm vi của bài thu hoạch nhỏ này, em sẽ trình bày một số
vấn đề sáng tạo để giải quyết một số công việc trong quá trình làm
việc để nâng cao hiệu quả công việc cho cơ quan mình.
Mục lục
A. Cơ sở lý thuyết
Theo nhà khoa học Atshuler trong suốt quá trình làm việc của mình
đã đưa ra một hệ thống gồm 40 nguyên tắc sáng tạo cho bài toán phát
minh sáng chế như sau:
1. Nguyên tắc phân nhỏ:

 Chia đối tượng thành các phần độc lập.
 Làm đối tượng trở nên tháo lắp được.
 Tăng mức độ phân nhỏ đối tượng.

Ví dụ:
nếu ta chứa toàn bộ dữ liệu trong một ổ đĩa thì thật
khó khăn cho quá trình tìm kiếm dữ liệu do vậy ta thường phân nhỏ ổ đĩa
thành các ổ đĩa nhỏ hơn.
2. Nguyên tắc “tách khỏi”:
 Tách phần gây “phiền phức” hay ngược lại tách phần duy
nhất “cần thiết” ra khỏi đối tượng.

Ví dụ:
Nay đã có phần mềm ứng dụng có tên là Remove
(Tẩy xóa) dùng cho điện thoại thông minh, giúp loại bỏ những gì không
mong muốn ra khỏi ảnh một cách dễ dàng.
3. Nguyên tắc phẩm chất cục bộ:
 Chuyển đối tượng (hay môi trường bên ngoài, tác động bên
ngoài) có cấu trúc đồng nhất thành không đồng nhất.
 Các phần khác nhau của đối tượng phải có các chức năng
khác nhau.
 Mỗi phần của đối tượng phải ở trong những điều kiện thích
hợp nhất đối với công việc.

Ví dụ:
khi tạo ra một sản phẩm tiêu dùng thì nhà sản xuất
sẽ hướng tới đối tượng tiêu dùng để tăng khả năng tiêu thụ, ví dụ tạo ra
sản phẩm sữa cho lứa tuổi tiểu học thì hình ảnh bao bì phải ngộ nghĩnh và
bắt mắt.
4. Nguyên tắc phản đối xứng:

 Chuyển đối tượng có hình dạng đối xứng thành không đối
xứng (nói chung giảm bậc đối xứng).

Ví dụ:
để cất được nhiều vỏ lon bia trong một chiếc bọc,
người ta làm cho nó dẹp đi để chứa được nhiều hơn.
5. Nguyên tắc kết hợp:
 Kết hợp các đối tượng đồng nhất hoặc các đối tượng dùng
cho các hoạt động kế cận.
 Kết hợp về mặt thời gian các hoạt động đồng nhất hoặc kế
cận.

Ví dụ:
Một chương trình diệt Virus thì có thể không diệt hết
tất cả các loại virus do vậy ta có thể cài thêm chương trình khác để hỗ trợ
tốt hơn
6. Nguyên tắc vạn năng:
 Đối tượng thực hiện một số chức năng khác nhau, do đó
không cần sự tham gia của các đối tượng khác.

Ví dụ:
tích hợp chức năng quay phim, chụp hình, nghe nhạc
trong một chiếc điện thoại di động.
7. Nguyên tắc “chứa trong”:
 Môt đối tượng được đặt bên trong đối tượng khác và bản
thân nó lại chứa đối tượng thứ ba…
 Một đối tượng chuyển động xuyên suốt bên trong đối tượng
khác.

Ví dụ:

phân cấp cây thư mục trong việc quản lí dữ liệu trong
máy tính, theo đó ta có thư mục gốc, thư mục mẹ, thư mục con,
8. Nguyên tắc phản trọng lượng:
 Bù trừ trọng lượng của đối tượng bằng cách gắn nó với các
đối tượng khác, có lực nâng.
 Bù trừ trọng lượng của đối tượng bằng cách tương tác với
môi trường như sử dụng các lực thủy động, khí động …

Ví dụ:
vận dụng nguyên tắc này để tạo ra các phương tiện
di chuyển trên sông như tàu, thuyền.
9. Nguyên tắc gây ứng suất sơ bộ:
 Gây ứng suất trước đối với đối tượng để chống lại ứng suất
không cho phép hoặc không mong muốn khi đối tượng làm việc (hoặc gây
ứng súât trước để khi làm việc sẽ dùng ứng súât ngược lại).

Ví dụ:
được ứng dụng trong việc tạo ra các văcxin ngừa
bệnh.
10.Nguyên tắc thực hiện sơ bộ:
 Thực hiện trước sự thay đổi cần có, hoàn toàn hoặc từng
phần, đối với đối tượng.
 Cần sắp xếp đối tượng trước, sao cho chúng có thể hoạt
động từ vị trí thuận lợi nhất, không mất thời gian dịch chuyển.

Ví dụ:
trong quá trình lập trình, người lập trình sắp xếp biểu
thức tính toán cũng như các câu lệnh sao cho độ phức tạp của chương
trình là thấp nhất.
11.Nguyên tắc dự phòng:

 Bù đắp độ tin cậy không lớn của đối tượng bằng cách chuẩn
bị trước các phương tiện báo động, ứng cứu, an toàn.

Ví dụ:
trong quá trình lập trình thì người lập trình phải dự
đoán giá trị tối đa mà biến có thể nhận được để khai báo các biến cho
phù hợp. Giả sử nhập số a có kiểu dữ liệu là byte thì bình phương của a
phải là word hoặc longint.
12.Nguyên tắc đẳng thế:
 Thay đổi điều kiện làm việc để không phải nâng lên hay hạ
xuống các đối tượng.

Ví dụ:
để kiểm tra hệ thống điện trên các trụ điện người ta
tạo ra một thiết bị đưa những người thợ lên cao thay vì không thề hạ trụ
điện xuống.
13.Nguyên tắc đảo ngược:
 Thay vì hành động như yêu cầu bài toán, hành động ngược
lại (ví dụ: không làm nóng mà làm lạnh đối tượng).
 Làm phần chuyển động của đối tượng (hay môi trường bên
ngoài) thành đứng yên và ngược lại phần đứng yên thành chuyển động.

Ví dụ:
để chứng minh tính liên thông của một đồ thị thì ta
giả sử đồ thị không liên thông sau đó chứng minh điều này vô lí từ đó rút
ra kết luận đồ thị liên thông.
14.Nguyên tắc cầu (tròn) hoá:
 Chuyển những phần thẳng của đối tượng thành cong, mặt
phẳng thành mặt cầu, kết cấu hình hộp thành kết cấu hình cầu.
 Sử dụng các con lăn, viên bi, vòng xoắn.

 Chuyển sang chuyển động quay, sử dụng lực ly tâm.

Ví dụ:
để giảm ma sát trong quá trình chuyển động của vật
chất người ta thuờng cấu tạo vật chất đó ở dạng hình tròn vì lực ma sát tỉ
lệ thuận với bề mặt tiếp xúc.
15.Nguyên tắc linh động:
 Cần thay đổi các đặc trưng của đối tượng hay môi trường
bên ngoài sao cho chúng tối ưu trong từng giai đoạn làm việc.
 Phân chia đối tượng thành từng phần, có khả năng dịch
chuyển với nhau.

Ví dụ:
giao thức TCP/IP có chức năng tự chia nhỏ gói tin
thành các mẫu nhỏ để truyền nhanh hơn sau đó tự động tổng hợp lại.
16.Nguyên tắc giải “thiếu” hoặc “thừa”:
 Nếu như khó nhận được 100% hiệu quả cần thiết, nên nhận
ít hơn hoặc nhiều hơn “một chút”. Lúc đó bài toán có thể trở nên đơn giản
hơn và dễ giải hơn.

Ví dụ:
kiểu dữ liệu số thực (real) cho phép kết quả một bài
toán có sai số.
17.Nguyên tắc chuyển sang chiều khác:
 Những khó khăn do chuyển động (hay sắp xếp) đối tượng
theo đường (một chiều) sẽ được khắc phục nếu cho đối tượng khả năng
di chuyển trên mặt phẳng (hai chiều), tương tự những bài toán liên quan
đến chuyển động (hay sắp xếp) các đối tượng trên mặt phẳng sẽ được
đơn giản hóa khi chuyển sang không gian (ba chiều).
 Chuyển các đối tượng có kết cấu một tầng thành nhiều tầng.

 Đặt đối tượng nằm nghiêng.
 Sử dụng mặt sau của diện tích cho trước.
 Sử dụng các luồng ánh sáng tới diện tích bên cạnh hoặc tới
mặt sau của diện tích cho trước.

Ví dụ:
khi đưa ra mô hình tham khảo người ta thường trình
chiếu ở không gian 3D để quan sát được các mặt của nó.
18.Nguyên tắc sử dụng các dao động cơ học:
 Làm đối tượng dao động.
 Nếu đã có dao động, tăng tần số dao động.
 Sử dụng tần số cộng hưởng.
 Thay vì dùng các bộ rung cơ học. dùng các bộ rung áp điện.
 Sử dụng siêu âm kết hợp với trường điện từ.
19.Nguyên tắc tác động theo chu kỳ:
 Chuyển tác động liên tục thành tác động theo chu kỳ (xung).
 Nếu đã có tác động theo chu kỳ, hãy thay đổi chu kỳ.
 Sử dụng các khoảng thời gian giữa các xung để thực hiên
tác động khác.

Ví dụ:
làm thay đổi tần số các sóng âm để tạo ra những âm
thanh khác nhau từ nền âm thanh sẵn có nhờ đó cùng một bài hát ta có
thể nghe trên nền nhạc Rock hoặc Pop.
20. Nguyên tắc liên tục tác động có ích:
 Thực hiện công việc một cách liên tục (tất cả các phần của
đối tượng cần luôn luôn làm việc ở chế độ đủ tải).
 Khắc phục vận hành không tải và trung gian.
 Chuyển chuyển động tịnh tiến qua lại thành chuyển động
quay.


Ví dụ:
trong nông nghiệp khi gặt lúa xong người ta không
để trống đất mà trồng xen canh loại cây khác.
21.Nguyên tắc “vượt nhanh”:
 Vượt qua các giai đoạn có hại hoặc nguy hiểm với vận tốc
lớn.
 Vượt nhanh để có được hiệu ứng cần thiết.

Ví dụ:
ứng dụng nguyên lí này để tạo ra các sản phẩm như
máy giặt, tủ lạnh với chế độ giặt nhanh hay làm lạnh nhanh.
22.Nguyên tắc biến hại thành lợi:
 Sử dụng những tác nhân có hại (ví dụ tác động có hại của
môi trường) để thu được hiệu ứng có lợi.
 Khắc phục tác nhân có hại bằng cách kết hợp nó với tác
nhân có hại khác.
 Tăng cường tác nhân có hại đến mức nó không còn có hại
nữa.

Ví dụ:
người ta phát hiện ra một loài vi khuẩn tồn tại hầu
như bất diện và nhờ vào đặc tính này nghiên cứu gen của nó để có thể
chế tạo ra kháng sinh cho con người.
23.Nguyên tắc quan hệ phản hồi:
 Thiết lập quan hệ phản hồi.
 Nếu đã có quan hệ phản hồi, hãy thay đổi nó.

Ví dụ:
sản phẩm diệt virus BKAV luôn có mục dành cho

phản hồi từ phía khách hàng để có thể hoàn thiện những sai sót từ những
phản hồi đó.
24.Nguyên tắc sử dụng trung gian:
 Sử dụng đối tượng trung gian, chuyển tiếp.

Ví dụ:
thông qua người này để có thể có thông tin từ người
khách là một cách tiếp cận trung gian.
25.Nguyên tắc tự phục vụ:
 Đối tượng phải tự phục vụ bằng cách thực hiện các thao tác
phụ trợ, sửa chữa.
 Sử dụng phế liệu, chất thải, năng lương dư.

Ví dụ:
khi cài đặt một phần mềm diệt virut nếu có phiên bản
mới sẽ tự động cập nhật.
26.Nguyên tắc sao chép (copy):
 Thay vì sử dụng những cái không được phép, phức tạp, đắt
tiền, không tiện lợi hoặc dễ vỡ, sử dụng bản sao.
 Thay thế đối tượng hay hệ các đối tượng bằng bản sao
quang học (ảnh, hình vẽ với các tỷ lệ cần thiết).
 Nếu không thể sử dụng bản sao quang học ở vùng biểu kiến
(vùng ánh sáng nhìn thấy được bằng mắt thường), chuyển sang sử dụng
các bản sao hồng ngoại hoặc tử ngoại.

Ví dụ:
tạo ra mô hình vật chất thu nhỏ để trưng bày thay
thế cho việc tạo ra sản phẩm thật khá tốn kém.
27.Nguyên tắc “rẻ” thay cho “đắt”:
 Thay đối tượng đắt tiền bằng bộ các đối tượng rẻ có chất

lượng kém hơn.

Ví dụ:
thay thế các hộp đựng bánh từ kim loại như sắt
thành hộp bằng giấy để hạ giá thành sản phẩm.

28.Thay thế sơ đồ cơ học:
 Thay thế sơ đồ cơ học bằng điện, quang, nhiệt, âm hoặc
mùi vị.
 Sử dụng điện trường, từ trường và điện từ trường trong
tương tác với đối tượng.
 Chuyển các trường đứng yên sang chuyển động, các trường
cố định sang thay đổi theo thời gian, các trường đồng nhất sang có cấu
trúc nhất định.
 Sử dụng các trường kết hợp với các hạt sắt từ.
29.Sử dụng các kết cấu khí và lỏng:
 Thay cho các phần của đối tượng ở thể rắn, sử dụng các
chất khí và lỏng; nạp khí, nạp chất lỏng, đệm không khí, thủy tĩnh, thủy
phản lực.

Ví dụ:
trong việc sản xuất bột giặt cho máy giặt người ta
thay thế bột giặt dạng hạt thành dạng nước dễ hòa tan.
30.Sử dụng vỏ dẻo và màng mỏng:
 Sử dụng các vỏ dẽo và mành mỏng thay cho các kết cấu
khối.
 Cách ly đối tượng với môi trường bên ngoài bằng các vỏ dẻo
và màng mỏng.

Ví dụ:

khi di chuyển vật dụng dễ vỡ người ta dùng các
miếng xốp để tránh va chạm mạnh.
31.Sử dụng các vật liệu nhiều lỗ:
 Làm đối tượng có nhiều lỗ hoặc sử dụng thêm những chi tiết
nhiều lỗ (miếng đệm, tấm phủ,…).
 Nếu đối tượng đã có nhiều lỗ, sơ bộ tẩm nó bằng chất nào
đó.

Ví dụ:
để tránh cho trái cây bị úng người ta bao bằng các
lưới mềm để thoát nhiệt
32.Nguyên tắc thay đổi màu sắc:
 Thay đổi màu sắc của đối tượng hay môi trường bên ngoài.
 Thay đổi độ trong suốt của đối tượng hay mội trường bên
ngoài.
 Để có thể quan sát được những đối tượng hoặc những quá
trình, sử dụng các chất phụ gia màu, huỳnh quang.
 Nếu các chất phụ gia đó đã được sử dụng, dùng các nguyên
tử đánh dấu.
 Sử dụng các hình vẽ, ký hiệu thích hợp.

Ví dụ:
người ta dùng các tín hiệu đèn xanh, đỏ, vàng để
điều khiển người đi đường.
33.Nguyên tắc đồng nhất:
 Những đối tượng tương tác với đối tượng cho trước, phải
được làm từ cùng một vật liệu (hoặc từ vật liệu gần về các tính chất) với
vật liệu chế tạo đối tượng cho trước.

Ví dụ:

khi gắn hai thanh Ram vào Main cùng Bus thì sẽ làm
tăng hiệu quả sử dụng tránh trường hợp bị “sốc”.
34.Nguyên tắc phân hủy hoặc tái sinh các phần:
 Phần đối tượng đã hoàn thành nhiêm vụ hoặc trở nên không
cần thiết phải tự phân hủy (hòa tan, bay hơi,…) hoặc phải biến dạng.
 Các phần mất mát của đối tượng phải được phục hồi trực
tiếp trong quá trình làm việc.

Ví dụ:
trong khi lập trình, người ta khuyến khích dùng các
biến cục bộ thay cho biến toàn cục để khi kết thúc thủ tục hay hàm thì
biến cục bộ đó sẽ tự động mất đi nhằm làm giảm bộ nhớ dành cho
chương trình. Hay khi chế tạo vệ tinh thăm dò phóng vào vũ trụ thì sau đó
nó sẽ tự động phân hủy thành các mãnh vụn và rơi xuống những vùng an
toàn.
35.Thay đổi các thông số hoá lý của đối tượng:
 Thay đổi trạng thái đối tượng.
 Thay đổi nồng độ hay độ đậm đặc.
 Thay đổi dộ dẻo.
 Thay đổi nhiệt độ, thể tích.

Ví dụ:
trong các phản ứng hóa học người ta thường cho
chất xúc tác là axit có nồng độ đậm đặc hay loãng để cho ra các sản
phẩm khác nhau của quá trình phản ứng.
36.Sử dụng chuyển pha:
 Sử dụng các hiện tượng nảy sinh, trong các quá trình
chuyển pha như thay đổi thể tích, tỏa hay hấp thu nhiệt lượng …
37.Sử dụng sự nở nhiệt:
 Sử dụng sự nở (hay co) nhiệt của các vật liệu.

 Nếu đã dùng sự nở nhiệt, sử dụng với vật liệu có các hệ số
nở nhiệt khác nhau.

Ví dụ:
khi tạo các đường ray bằng sắt, người ta phải tính
đến hệ số nở nhiệt để tạo khe hở cần thiết. Hoặc khi đóng nước các chai
thủy tinh người ta không đong đầy vì hệ số nở nhiệt của nước cao hơn
thủy tinh.
38.Sử dụng các chất ôxy hóa mạnh:
 Thay không khí thường bằng không khí giàu ôxy.
 Thay không khí giàu ôxy bằng chính ôxy.
 Dùng các bức xạ iôn hóa tác động lên không khí hoặc ôxy.
 Thay ôxy giàu iôn (hoặc ôxy bị iôn hóa) bằng chính ôxy.
39.Thay đổi độ trơ:
 Thay môi trường thông thường bằng môi trường trung hòa.
 Đưa thêm vào đối tượng các phần, các chất, phụ gia trung
hòa.
 Thực hiện quá trình trong chân không.

Ví dụ:
đưa các chất hóa học có tính trơ ở môi trường thông
thường vào môi trường có xúc tác hoặc nhiệt độ cao để thay đổi tính trơ.
40.Sử dụng các vật liệu hợp thành (composite):
 Chuyển từ các vật liệu đồng nhất sang sử dụng những vật
liệu hợp thành (composite), Hay nói chung sử dụng các loại vật liệu mới.

Ví dụ:
tạo ra những vật liệu từ nhựa tổng hợp.
B. Phần ứng dụng
I. Qui mô đào tạo của trường

1.1 Các hệ đào tạo.
- Đại học
- Cao đẳng
- Vừa làm vừa học
- Đại học liên thông ( cao đẳng liên thông đại học, trung cấp liên
thông đại học )
- Trung cấp chuyên nghiệp
- Thạc sĩ ( đào tạo sau đại học )
1.2 Chi tiết tuyển sinh các hệ.
Hệ đại học và cao đẳng trường chỉ tuyển sinh một năm một đợt.
Trường tổ chức thi tuyển theo đợt thi tuyển chung của cả nước vào tháng
7 hàng năm. Nếu chưa tuyển sinh đủ chỉ tiêu, trường tổ chức nhận hồ sơ
và xét tuyển tiếp các nguyện vọng 2 và nguyện vọng 3 dựa theo kết quả
thí sinh dự thi vào các trường đại học cao đẳng khác.
Hệ đào tạo thạc sĩ trường tổ chức thi tuyển một năm hai đợt.
Trường tổ chức các lớp chuyển đổi cho các thí sinh dự thi vào hệ thạc sĩ
trái ngành, sau đó sẽ tổ chức các lớp ôn thi đầu vào cao học. Thi tuyển
đợt 1 sẽ vào khoảng tháng 4, đợt 2 sẽ vào khoảng tháng 9 hàng năm.
Hệ đại học liên thông trường tổ chức thi tuyển một năm ba đợt.
Nhà trường chia một năm ra làm ba quí, mỗi quí sẽ nhận hồ sơ tổ chức
các lớp học ôn thi và tổ chức thi tuyển riêng cho từng ngành và từng hệ
liên thông ( cao đẳng liên thông lên đại học và trung cấp liên thông lên
đại học ).
Hệ trung cấp trường không tổ chức thi tuyển mà xét tuyển theo học
bạ trung học phổ thông một năm ba đợt.
Hệ vừa làm vừa học trường không tổ chức thi tuyển mà xét tuyển
một năm một lần.
II. các phòng ban chính trong việc thực hiện công tác đào tạo của
trường.
2.1 Phòng tuyển sinh

Nhiệm vụ: nhận hồ sơ tuyển sinh, phối hợp với các phòng ban tổ chức
thi và xét tuyển, gửi giấy báo trúng tuyển và giấy báo nhập học.
- Nhận hồ sơ: tiếp nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển của thí sinh, nhập
dữ liệu ( thông tin cần thiết của thí sinh )
- Đối với các hệ đào tạo có tổ chức thi tuyển, phòng tuyển sinh phối
hợp với các phòng ban có liên quan tổ chức các lớp học chuyển đổi
và ôn thi theo qui chế, tổ chức thành lập hội đồng thi tuyển.
- Đối với các hệ đào tạo không tổ chức thi tuyển mà chỉ xét tuyển,
phòng tuyển sinh phối hợp với các phòng ban có liên quan thành
lập hội đồng xét tuyển.
- Sau khi có kết quả tuyển sinh, phòng tuyển sinh sẽ in giấy báo
trúng tuyển và gởi về cho thí sinh biết kết quả để tiến hành đóng
học phí làm thủ tục nhập học ( phòng tuyển sinh sẽ gởi cho thí sinh
phó bản giấy báo trúng tuyển. Thí sinh cầm phó bản giấy báo trúng
tuyển đến phòng tài vụ đóng học phí. Sau đó, cầm biên lai học phí
quay lại phòng tuyển sinh để
cập nhật thông tin đã đóng học
phí
và nhận bản chính giấy báo trúng tuyển bổ sung vào hồ sơ
nhập học. )
- Cuối mỗi đợt tuyển sinh, phòng tuyển sinh sẽ tổng hợp danh sách
thí sinh trúng tuyển và đã đóng học phí về phòng đào tạo.
2.2 Phòng kế hoạch tài chính
Nhiệm vụ: thu tiền học phí, học lại, thi lại.
Bắt đầu mối học kỳ phòng tài vụ sẽ tiến hành thu học phí
• Đối với sinh viên khóa cũ, phòng tài vụ đã có thông tin sinh
viên nên chỉ cần cập nhật thêm việc sinh viên đã đóng học
phí học kỳ mới và in biên lai cho sinh viên.
• Đối với sinh viên mới nhập học, phòng tài vụ phải nhập các
thông tin cá nhân của sinh viên ( mã số sinh viên, họ tên,

ngày sinh,… ).
• Đối với những sinh viên phải thi lại lần hai hay phải học lại sẽ
đến phòng tài vụ đóng tiền để thi lại và học lại.
2.3 Phòng đào tạo:
Nhiệm vụ: tham gia công tác tuyển sinh, tổ chức phân chia lớp, lập
thời khóa biểu giảng dạy, tổ chức lên lịch thi, chịu trách nhiệm đào tạo
các môn đại cương, quản lý hệ thống điểm sinh viên.
Phòng đào tạo phối hợp với các phòng ban khác tổ chức các kỳ thi
tuyển sinh và xét tuyển cho các thí sinh dự tuyển vào trường.
Nhận danh sách trúng tuyển của thí sinh từ phòng tuyển sinh để
tiến hành phân chia lớp và gởi danh sách về các phòng ban, khoa có liên
quan.
Nhận danh sách đăng ký các môn học sẽ đào tạo trong từng học kỳ
của từng khoa để tiến hành lập thời khóa biểu và lên kế hoạch giảng dạy
cho từng học kỳ cụ thể.
Nhân danh sách các môn sẽ tổ chức thi từ các khoa và tiến hành
lên lịch thi để gởi về trung tâm khảo thí để chuẩn bị cho sinh viên thi kết
thúc môn.
Tiếp nhận sinh viên đăng ký học lại lập danh sách và tổ chức các
lớp học lại.
2.4 Phòng dữ liệu
Nhiệm vụ: quản lý hệ thống dữ liệu sinh viên. Cập nhật hệ thống
điểm sinh viên.
2.5 Trung tâm khảo thí
Nhiệm vụ: tổ chức thi theo lịch của phòng đào tạo ( chỉ tổ chức thi
kết thúc các môn học, không tổ chức thi tuyển sinh ).
2.6 Phòng lưu trữ hồ sơ
Nhiệm vụ: Nhận và lưu hồ sơ sinh viên.
2.7 Khoa
Nhiệm vụ: chịu trách nhiệm đào tạo chuyên ngành cho sinh viên.

Lên kế hoạch giảng dạy và tổ chức thi những môn chuyên ngành
của khoa cho từng học kỳ học kỳ.
III. Đánh giá tính hiệu quả công việc của các phòng ban.
3.1 Tìm hiểu chung
Mỗi phòng ban, trung tâm sử dụng một phần mềm tin học riêng để
sử dụng phục vụ cho công việc của mình:
• Phòng tuyển sinh sử dụng phần mềm tuyển sinh ( phần mềm
của bộ giáo dục và đào tạo )
• Phòng tài vụ sử dụng phần mềm kế toán riêng dùng để thu
học phí
• Phòng hồ sơ dùng phần mềm Microsoft office excel để phục
vụ cho công việc nhập và lưu trữ hồ sơ của sinh viên.
• Phòng dữ liệu có phần mềm quản lý sinh viên để quản lý
thông tin học tập của sinh viên
Trường có nhiều cơ sở đào tạo, các phòng ban lại đặt tại nhiều cơ
sở khác nhau dẫn đến sự khó khăn trong việc liên hệ làm việc giữa các
phòng ban với nhau.
3.2 Đánh giá
Tốn nhân sự: do mỗi phòng ban sử dụng phần mềm quản lý riêng
nên phải tốn nhiều nhân sự để nhập dữ liệu cần cho phòng ban mình.
Chậm trễ trong việc báo cáo thông tin cần thiết cho lãnh đạo. Cuối
mỗi năm học ban giám hiệu trường cần nắm thông tin số lượng thí sinh
đăng ký dự thi, số lượng trúng tuyển, số lượng sinh viên đóng học phí, số
lượng xếp loại học tập sinh viện, số lượng sinh viên được lên lớp, số lượng
sinh viên phải học lại, . . Do mỗi yêu cầu sẽ do từng phòng ban quản lý
nên sẽ mất thời gian thu thập dữ liệu và tổng họp để báo cáo.
Mỗi phòng ban nhập lại nhiều lần những thông tin trung lấp nhau sẽ
dễ có sai sót dẫn đến dữ liệu không thống nhất giữa các phòng ban.
Dữ liệu sẽ không nhất quán: một sinh viên nếu có thay đổi thông
tin về ngày sinh hay họ tên thì trường phải tiến hành thay đổi dữ liệu ở

mỗi phòng ban. Nếu xảy ra bất kỳ một sai sót hoặc chậm trễ ở phòng ban
nào đó sau này sẽ có nhiều vấn đề nảy sinh.
Do đặc thù của trường, một số sinh viên vì các lý do khác nhau nên
đóng học phí trễ dẫn đến những hậu quả sau:
• Các phòng ban không cập nhật thông tin kịp thời, sinh viên sẽ
không có tên trong danh sách lớp, không có tên trong danh sách đi
thi,…
• Phòng dữ liệu không có thông tin để cập nhật dữ liệu điểm, dẫn
đến tình trạng khiếu nại điểm về sau của sinh viên
IV. Giải pháp nâng cao hiệu quả công việc.
Sử dụng một phần mềm quản lý chung cho toàn trường, mỗi phòng
ban sẽ được cấp riêng các tài khoản dùng để thực hiện các công việc của
mình mà không anh hưởng đến những thông tin của các phòng ban khác.
Dữ liệu thông tin sinh viên chỉ cần nhập một lần khi nhận hồ sơ
đăng ký dự tuyển. Sau này sẽ chia ra cho các phòng ban dùng chung
không cần tốn nhân sự nhập lại. Phòng tài vụ chỉ cần vào cập nhật sinh
viên đã đóng học phí mà không cần nhập lại bất kỳ thông tin nào của sinh
viên. Phòng đào tạo muốn xem danh sách sinh viên đã đóng tiền học lại
để tổ chức các lớp học lãi cũng dễ dàng, chính xác và nhanh chóng hơn.