luận văn quản trị văn phòng CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ KHUÔN MẪU

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN
BÁO CÁO
THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH 2
(Ngành Lưu Trữ – Quản Trị Văn Phòng
Niên Khóa 2001 – 2006)
Giáo viên hướng dẫn : Thầy ĐỖ VĂN HỌC
Trình bày : VÕ THỊ HỒNG HẠNH
Lớp : Lưu trữ K11 (hệ 4,5 năm)
Đơn vị thực tập :Xí nghiệp Cơ Khí Khuôn Mẫu
2004
LỜI NÓI ĐẦU
Công tác văn thư là một môn khoa học, là một tổ chức chặt chẽ. Từ năm
1960, Đảng và Nhà nươùc ta đã đưa một số cán bộ đi học bậc Đại học Nước ngoài
về lưu văn thư.
Từ năm 1973 Cục lưu trữ hồ Sơ Trung Ương đã mở trường văn thư lưu trữ
có phân viện ở Miền Nam – TP. HCM.
Công tác văn thư giấy tờ được xuất hiện từ chữ viết, cộng với yêu cầu xã hội
ngày càng phát triển nhiều Quốc gia nhiều loại cơ quan, nhiều cấp bậc, nhiều loại
văn bản, tức là các quan hệ giữ con người, giữa các quốc gia trở nên phong phú đa
dạng. Công tác văn thư đã không ngừng được nâng cao thành một môn khoa học
như bao môn khoa học khác.
Công tác văn thư còn được gọi là công văn giấy tờ là công tác tổ chức việc
ghi chép làm sổ sách, hình thành văn bản tiếp nhận và chuyển giao văn bản sắp xếp
văn thư, nghiên cứu giải quyết văn bản trong cơ quan Nhà nước. Có các chế độ qui
định riêng về công tác văn thư nhanh chóng, chính xác, bí mật để mọi hoạt động cơ
quan thông suốt, thống nhất từ trên xuống, từ dưới lên trên.
Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng vì là nơi trung tâm của văn phòng
của một cơ quan là mọi quan hệ của các cơ quan tiếp xúc, bàn bạc mật thiết khắn
khít đồng thời qua văn thư các nguồn thông tin đưa đến mọi người mỗi đơn vị là
đầu mối quan hệ.

Do vậy, công tác văn thư phải có trình độ văn hóa, phải được đào tạo nghiệp
vụ chuyên môn ở các trường.
MỤC LỤC
PHẦN I
Kết quả khảo sát về tổ chức bộ máy của cơ quan và văn phòng cơ quan, xí
nghiệp cơ khí khuôn mẫu, tình hình công tác, văn thư và công tác văn phòng của cơ
quan xí nghiệp cơ khí khuôn mẫu.
PHẦN II
Nhận xét, đánh giá của học viên về thực trạng công tác văn thư và công tác
văn phòng của cơ quan.
PHẦN III
Những nội dung thuộc nghiệp vụ văn thư và công tác văn phòng mà học viên
đã trực tiếp làm.
PHẦN IV
PHỤ LỤC
PHẦN I :
KẾT QUẢ KHẢO SÁT VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC BỘ
MÁY VÀ VĂN PHÒNG XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ KHUÔN
MẪU, TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ VĂN
PHÒNG CỦA XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ KHUÔN MẪU.
I. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT :
Xí nghiệp Cơ Khí Khuôn Mẫu được thành lập theo quyết định số 86/QĐUB,
ngày 18/10/1992 của Ủy Ban Nhân Dân Thành Phố trực thuộc Ủy Ban Nhân Dân
TP. HCM với chức năng nhiệm vụ là sản xuất kinh doanh.
Ngành sản xuất : Sản xuất công nghiệp từ chất dẻo, chế tạo thiết bị Cơ Khí
Khuôn Mẫu (Công nghiệp nặng).
Sản phẩm chính : Sản xuất khuôn mẫu, sản phẩm nhựa các loại công nghiệp,
gia dùng.
Trụ sở được đặt tại : 37/10 Hương Lộ 14 Q. Tân Bình.
Điện thoại : 9.612.507 Fax : 08.0.290300

Đơn vị đang tập trung chuẩn bị kiện toàn về mặt tổ chức để thực hiện tốt kế
hoạch sản xuất được sự phân công của sở công nghiệp Thành Phố theo hướng chỉ
đạo cải tiến biện pháp thiết thực để phát triển hợp tác đầu tư sản xuất kinh doanh
của đơn vị.
II. BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN :
Để kiện toàn bộ máy quản lý cán bộ công nhân viên phải có năng lực, trình
độ nghiệp vụ chuyên môn vững chắc, đảm nhiệm được những trọng trách cấp trên
giao, trong các bộ môn nghiệp vụ có bộ phận hành chánh tổ chức điều hành nội bộ,
văn thư lưu trữ, soạn thảo văn bản, quản lý tiếp nhận văn thư, công văn đến, công
văn đi, để cải tiến công tác thực hiện tốt chức năng văn thư lưu trữ.
1. Công tác chung :
Bộ phận hành chánh cùng các bộ môn nghiệp vụ có chức năng liên quan giúp
đơn vị về công tác hợp tác đầu tư sản xuất kinh doanh trong các nhiệm vụ :
Tổ chức hội nghị tổng kết, công tác hợp tác đầu tư sản xuất kinh doanh mỗi
năm của đơn vị.
Tổ chức các cuộc họp tiếp khách nước ngoài, khách hàng trong nước để giới
thiệu các mặt hàng đơn vị để sản xuất và chế tạo khuôn mẫu mới.
Tiếp nhận và hướng dẫn ký kết hợp đồng, xét duyệt các dự án hợp tác đầu tư,
Ủy Ban Nhân Dân Thành Phố và xí nghiệp Cơ Khí Khuôn Mẫu đã tiếp nhận hồ sơ
các loại :
- Hồ sơ nộp chính thức xin hợp tác đầu tư.
- Bản hướng dẫn lập hồ sơ xin chủ trương hợp tác đầu tư, gồm các đơn vị
thuộc Thành Phố, Trung Ương, Quận trên địa bàn Thành Phố.
- Hàng tuần có lịch xét duyệt các kế hoạch dự án đầu tư xí nghiệp Cơ Khí
Khuôn Mẫu.
2. Kết quả về công tác hợp tác đầu tư vào đơn vị :
Chế tạo mẫu mã mới về Cơ Khí Khuôn Mẫu thuộc hàng công nghiệp nặng
với tổng số vốn đầu tư gấp 3 lần so với vốn đã có.
3. Nhận xét :
Đơn vị xí nghiệp Cơ Khí Khuôn Mẫu thống nhất quan điểm và đề xuất thực

hiện biện pháp cách làm, trách nhiệm từng chức năng, ban ngành để đẩy mạnh sản
xuất với qui mô lớn trong ngành công nghiệp nặng, kế hoạch hợp tác đầu tư sản
xuất chế tạo Cơ Khí Khuôn Mẫu hoàn thành tốt trong năm nay và dự bị cho các
năm sau này.
Ủy Ban Nhân Dân Thành Phố và đơn vị có biện pháp chỉ đạo cụ thể phối
hợp các ngành liên quan để kịp phục vụ cho tiến độ đầu tư hàng năm, tập trung
công tác đào tạo cán bộ để nâng cao trình độ tiêu chuẩn có thể đáp ứng cho nhu cầu
công tác chuyên môn và nguồn lao động dồi dào giàu năng lực có trình độ chuyên
môn, trình độ kỹ thuật tay nghề cao, mới đáp ứng cho ngành công nghiệp nặng.
4. Kế hoạch công tác của đơn vị xí nghiệp Cơ Khí Khuôn Mẫu :
Cán bộ công nhân viên của đơn vị có chương trình biện pháp cụ thể thực
hiện định hướng kế hoạch.
Phối hợp các chức năng thực hiện quy hoạch xây dựng kế hoạch phát triển
sản xuất theo đúng chiến lược phát triển ngành công nghiệp nặng.
Rà soát các công trình đã thẩm định đầu tư theo hướng đơn giản hóa các thủ
tục hành chánh nhưng chặc chẽ và đúng pháp luật.
Quy định tổ chức thực hiện nề nếp, thông tin báo cáo, thiết lập các qui trình
giải quyết, quản lý công văn giấy tờ, tài liệu lưu trữ hành chánh có chất lượng, có
khoa học, nâng cao nghiệp vụ công tác.
Phối hợp với các ngành bộ phận chức năng để kiểm tra định kỳ, tập trung các
vấn đề thực hiện quy chế lao động, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội.
Phối hợp các tổ chức chính quyền tiêu chuẩn hóa cán bộ được bố trí trong
đơn vị, chương trình đào tạo, đánh giá cán bộ tham mưu cho ban lãnh đạo, củng cố
tư tưởng, để thực hiện tốt nhiệm vụ.
5. Phương hướng cơng tác cụ thể của đơn vị như sau :
Để thực hiện các nhiệm vụ trên đơn vị phải đảm nhiệm các cơng tác sau :
- Cơng tác tiếp nhận và xét duyệt hồ sơ hợp tác đầu tư.
- Cơng tác lập danh mục các hợp tác góp vốn đầu tư.
- Cơng tác quy hoạch kế hoạch đầu tư tiếp thị.
- Cơng tác quản lý theo dõi hoạt động vốn đầu tư của nước ngồi và

trong nước.
- Cơng tác giải quyết khiếu tố trong lĩnh vực hợp tác đầu tư.
- Cơng tác lưu trữ hồ sơ đầu tư.
- Cơng tác nghiên cứu tổng hợp về luật, chính sách trong nước.
- Cơng tác hợp đồng kinh tế.
- Cơng tác tổng hợp báo cáo.
- Cơng tác hành chánh tổ chức.
Song song với việc đẩy mạnh đầu tư Cơ Khí Khn Mẫu phối hợp với các
chức năng liên quan tích cực đề xuất biện pháp cải tiến phục vụ cho cơng tác sản
xuất, chế tạo Cơ Khí Khn Mẫu đáp ứng cho thị trường cơng nghiệp hóa liên
quan.
Văn phòng xí nghiệp là một bộ phận tham mưu tổng hợp giúp việc cho Ban
lãnh đạo – xí nghiệp Cơ Khí Khn Mẫu được tổ chức, sắp xếp như sau :
Tổ trưởng nhựa sản xuất Tổ trưởng sản xuất xi mạ Tổ trưởng chế tạo Cơ
Khí Khn Mẫu
Phân xưởng sản xuất
Khối văn phòng :
Ban Giám Đốc
Hành chánh – Tổ
chức – Kế hoạch
Nghiệp vụ chuyên môn
kỹ thuật, Tài vụ, văn thư
Kỹ thuật KCS
Quản đốc sản xuất
Cơ quan chủ quản
sở công nghiệp
Xí nghiệp Cơ Khí Khuôn Mẫu
Ban Giám Đốc
P. Kế hoạch
– Tiếp thò

P. Kỹ thuật –
Thiết kế
P. Hành chánh
– Tổ chức
P. Nghiệp vụ
- 01 cán bộ
chuyên trách quy
hoạch đầu tư –
Kiêm trưởng
phòng.
- 01 cán bộ phụ
trách công tác
lập kế hoạch và
lập doanh mục
hợp tác vốn đầu
tư.
- 01 cán bộ
chuyên quan hệ
hợp tác đầu tư,
giao dòch với các
nhà đầu tư trong
nước và ngoài
nước.
- 01 cán bộ
chuyên trách kỹ
thuật công
nghiệp – Kiêm
trưởng phòng.
- 03 cán bộ
chuyên thiết kế,

vẽ bản vẽ khuôn
mẫu.
- 01 cán bộ phụ
trách KCS.
- 01 cán bộ tổ
chức – hành
chánh.
- 01 cán bộ tổng
hợp.
- 01 cán bộ văn
thư – lưu trữ.
- 01 cán bộ chế
độ chính sách lao
động tiền lương.
- 04 cán bộ quản
lý nghiệp vụ
chuyên môn (Kế
toán tài vụ, kế
toán tổng hợp, kế
toán vật tư nhựa).
- 01 cán bộ kế
hoạch sản xuất
và chuyên môn
hợp đồng kinh tế
với khách hàng.
- 01 cán bộ pháp
chế.
III. TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN:
1. Văn phòng hành chánh được tổ chức hoạt động trong quy mô vừa,
khái quát như sau :

• Phòng hành chánh :
+ 01 trưởng phòng hành chánh – tổ chức, có nhiệm vụ chỉ đạo chung
các tổ chuyên môn chịu trách nhiệm trực tiếp Ban lãnh đạo.
+ 01 cán bộ văn thư – lưu trữ.
+ 01 cán bộ chế tạo chính sách lao động tiền lương.
+ 03 nhân viên tạp vụ, cấp dưỡng.
+ 02 nhân viên bảo vệ.
+ 01 nhân viên lái xe.
• Chưùc năng, nhiệm vụ của phòng hành chánh – tổ chức :
- Sắp xếp các hồ sơ và phục vụ việc tra tìm, tra cứu trong thời gian lưu
văn thư.
- Thu thập các hồ sơ tài liệu hiện hành để cho vào hồ sơ lưu trữ.
- Giữ bí mật các công văn giấy tờ.
- Đánh máy tất cả các loại văn bản của cơ quan gởi các đơn vị trong và
ngoài nước.
2. Tổ chức lề lối làm việc công tác văn thư của cơ quan :
Từ nội dung, yêu cầu và những công việc cụ thể của cơ quan, để đảm bảo
công tác của cơ quan được thông suốt, chính xác, bí mật, xí nghiệp đã có bộ phận
văn thư giúp lãnh đạo giải quyết công việc hàng ngày, quản lý công văn đi – công
văn đến, lập hồ sơ quản lý giấy tờ trong xí nghiệp.
Phân công trách nhiệm cho từng người cụ thể giải quyết công việc kịp thời
và hợp tác giúp đỡ lẫn nhau.
Đã định ra lịch làm việc hàng ngày để chủ động trong công việc của cơ quan.
Sắp xếp nơi làm việc hợp lý : Bộ phận văn thư được bố trí làm việc ở một
phòng riêng biệt và thuận tiện trong việc giao dịch, công tác, nhận công văn tài liệu
và gần Đồng chí phụ trách văn phòng và bộ phận đánh máy.
Trang bị một số phương tiện thuận lợi cho công tác văn thư : bàn làm việc
rộng và có nhiều ngăn kéo, có tủ đựng hồ sơ, có giá để các con dấu, có cặp nhiều
ngăn để phân chia các loại tài liệu.
3. Tổ chức giải quyết công văn đi, công văn đến :

• Công văn đi :
Công văn đi đã thảo xong thì xin ý kiến của lãnh đạo duyệt ngay.
Xem xét kỹ càng thể thức công văn, tác giả, số ký hiệu, ngày tháng, trích
yếu, nơi nhận trước khi trình ký văn thư đóng dấu, vào sổ cho số.
Kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình ký.
Vào sổ tất cả các công văn đi để quản lý số lượng ban hành văn bản trong
mỗi năm.
Gửi công văn đi bằng đường bưu điện và Fax.
• Công văn đến :
Nhận công văn đến trước tiên là vào sổ ký nhận.
Công văn đến, xí nghiệp thường được nhận trực tiếp từ tay người giao của
các cơ quan.
Nhận công văn là kiểm tra tổng quát và vào sổ chi tiết ngay.
Đóng dấu công văn đến.
Theo dõi báo cáo thường xuyên việc giải quyết công văn đến.
Hiện nay xí nghiệp sắp xếp lại và thực hiện tốt hơn các công tác văn thư, văn
phòng và quản lý văn bản của cơ quan :
Mọi công văn giấy tờ phải qua bộ phận văn thư để đăng ký cán bộ phụ trách
văn phòng xem xét và trình lãnh đạo xin ý kiến giải quyết.
Từ thủ trưởng cơ quan đến cán bộ nhân viên khi nhận công văn phải ký vào
sổ chuyển giao công văn của văn thư và có trách nhiệm xử lý ngay kịp thời, biết giữ
gìn bí mật đối với công văn mật.
Vào sổ công văn đến là khâu quan trọng nhằm giúp cơ quan nắm được mọi
giấy tờ, thư từ nơi khác đến, giúp lãnh đạo nắm được công việc và đề ra những biện
pháp kiểm tra theo dõi.
Những công văn thực hiện lâu dài của cấp trên khi chuyển giao các phòng
ban chuyên môn cơ quan chưa photo lại 1 bản để lưu.
Các bản thảo công văn cũng chưa thực hiện theo đứng 4 bước vì không lưu
lại 1 bản.
• Lập danh mục hồ sơ :

Công việc lập danh mục hồ sơ cơ quan tiến hành thực hiện trong năm.
PHẦN II :
NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CỦA HỌC VIÊN VỀ THỰC
TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG CỦA XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ KHUÔN MẪU.
Việc lập hồ sơ thư của cơ quan trước kia chưa có khoa học, không theo mẫu
tự nhất định, cán bộ văn thư chưa được học qua trường lớp đào tạo chuyên nghiệp
nên có hạn chế về mặt nghiệp vụ.
Hiện nay, nhìn chung công tác văn thư có bước chuyển biến khoa học hơn.
Đã lập được danh mục hồ sơ, nhưng chưa có phòng riêng trang bị cho lưu trữ để
nhận định tầm quan trọng và giúp thêm phần kiến thức nghiệp vụ.
Hiện nay cơ quan có 01 cán bộ văn thư với trình độ trung cấp nghiệp vụ văn
phoøng.
Cơ quan có giao thêm 01 số nghiệp vụ cho cán bộ văn thư :
- Giúp trưởng phòng thảo một số công văn giấy tờ giao dịch.
- Chuẩn bị tài liệu, tập hợp tình hình số liệu cần thiết theo yêu cầu của lãnh
đạo.
- Thu thập tài liệu để lập hồ sơ những hội nghị chuyên đề, hội nghị tổng
kết của cơ quan.
PHẦN III :
NHỮNG NỘI DUNG THUỘC NGHIỆP VỤ VĂN THƯ
VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG MÀ HỌC VIÊN ĐÃ
TRỰC TIẾP LÀM.
Vì còn đang trong thời kỳ học hỏi và đi tìm hiểu thực tế để thực tập những gì
đã được học, nên học viên có nhiều lúng túng. Với sự chỉ dẫn tận tình của cán bộ
văn thư của xí nghiệp Cơ Khí Khuôn Mẫu, học viên bước đầu đã được làm quen với
thực tế của một số công việc. Những công việc học viên đã trực tiếp làm tại xí
nghiệp Cơ Khí Khuôn Mẫu trong thời gian thực tập.
Theo dõi và vào sổ lương hàng ngày của công nhân.
Lập hồ sơ hiện hành.

Soạn thảo văn bản tập soạn thảo.
Vào sổ công văn đi.
Vào sổ công văn đến.
Đóng dấu của cơ quan vào văn bản.
PHẦN PHỤ LỤC
3 văn bản tập soạn thảo:
SỞ CÔNG NGHIỆP
XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ KHUÔN MẪU
Số 15/CV - XNCKKM
V/v thực hiện nề nếp làm việc tại cơ quan.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

TP. Hồ Chí Minh, ngày 1 tháng 10 năm 2004
Kính gởi : Trưởng các đơn vị thuộc xí nghiệp.
Theo báo cáo của Phòng Tổ Chức - Hành chánh, hiện nay việc thực hiện nề
nếp làm việc chưa được tốt, như : ra vào cơ quan không xuống xe, đi muộn về sớm.
Để khắc phục tình hình trên, giám đốc xí nghiệp yêu cầu Trưởng các đơn vị
đôn đốc, nhắc nhở cán bộ, công chức thuộc đơn vị mình thực hiện tốt nề nếp làm
việc tại xí nghiệp. Trưởng phòng tăng cường kiểm tra, lập biên bản các trường hợp
vi phạm các qui định về nề nếp làm việc và báo cáo giám đốc công ty xem xét xử
lý.
GIÁM ĐỐC
LÊ KHẮC CHÍNH
XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ KHUÔN MẪU

Số 07QĐ/CT
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

TP. Hồ Chí Minh, ngày 1 tháng 10 năm 2004
QUYẾT ĐỊNH NÂNG LƯƠNG CHO ÔNG TRẦN BÁ TÂM
CỦA GIÁM ĐỐC XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ KHUÔN MẪU
V/v Nâng lương cho ông TRẦN BÁ TÂM

Căn cứ Nghị định số 25/CP ngày 23/5/1993 qui định tạm thời chế độ tiền
lương mới cho công chức, viên chức.
Căn cứ thông tư số 45/TT – TCCP ngày 01/3/1996 của Ban Tổ Chức cán bộ
chính phủ hướng dẫn việc nâng lương hàng năm của cơ quan đối với cán bộ, công
chức, viên chức.
Xét đề nghị của Trưởng phòng Tổ Chức - Hành chánh.
QUYẾT ĐỊNH
ĐIỀU I : Nâng lương cho ông TRẦN BÁ TÂM
Tổ trưởng tổ khuôn 2, bậc lương 5/7, hệ số 2,75 lên bậc 6/7, hệ số
2,93.
ĐIỀU II: Quyết định có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 10 năm 2004
ĐIỀU III : Trưởng phòng Tổ Chức - Hành Chánh, Trưởng phòng tài chính và ông
TRẦN BÁ TÂM chịu trách nhiệm thi hành văn bản này.
Nơi ghi nhận : GIÁM ĐỐC
- Như điều 2
- NSNS
- Lưu VT
LÊ KHẮC CHÍNH
SỞ CÔNG NGHIỆP
XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ KHUÔN MẪU
Số 15/CV - XNCKKM
V/v Thanh toán tiền tạm ứng.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

TP. Hồ Chí Minh, ngày 31 tháng 10 năm 2004
Kính gởi : Trưởng phòng vật tư thuộc xí nghiệp
.
Theo báo cáo của Trưởng phòng Tài chính – Kế toán. Hiện nay phòng vật tư
còn nợ tiền tạm ứng, công việc đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục thanh toán.
Để thực hiện nghiêm túc chế độ và nguyên tắc kế toán của Nhà nước. Giám
đốc xí nghiệp yêu cầu Trưởng phòng vật tư kịp thời thanh toán tổng kết tiền tạm
ứng. Mọi thủ tục thanh toán đến phòng tài chính – kế toán để giải quyết.
Nếu quá ngày 30 tháng 11 năm 2004, Trưởng phòng vật tư không đến giải
quyết, phòng Tài chính – Kế toán được phép giữ lại tiền lương, tiền thưởng và báo
cáo Giám đốc xí nghiệp.
Giám đốc xí nghiệp yêu cầu Trưởng phòng vật tư nghiêm túc thực hiện công
văn này.
GIÁM ĐỐC
LÊ KHẮC CHÍNH
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
  

TP. Hồ Chí Minh, ngày …… tháng ……. năm
2004