luận văn kế toán Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty Cổ Phần Cơ Khí Môi Trường Công Nghệ

Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi.
Các số liệu, kết quả trong đồ án là trung thực, xuất phát từ thực tế của đơn vị
thực tập.
Tác giả đồ án
Sinh viên
Đỗ Thị Mai Anh
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
i
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian học tập tại Học viện Tài chính, dưới sự giảng dạy nhiệt tình
của các thầy cô giáo cùng với những kiến thức thực tế thu được trong quá trình thực
tập tại Công ty Cổ Phần Cơ Khí Môi Trường Công Nghệ, em đã hoàn thành đồ án
với đề tài: “ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN CƠ KHÍ MÔI TRƯỜNG CÔNG NGHỆ ”.
Để hoàn thành đồ án, em đã nhận được sự giúp đỡ của rất nhiều người.
Trước tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến cô giáo ĐỒNG THỊ NGỌC LAN – giảng
viên khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế đã trực tiếp hướng dẫn em trong thời gian
thực tập, giúp em hoàn thành đồ án tốt nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và các nhân viên trong Công ty cổ
phần Cơ Khí Môi Trường Công Nghệ đã tạo điều kiện cho em được thực tập, hướng
dẫn, giúp đỡ em trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại công ty.
Em xin chân thành cảm ơn!
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
ii

Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
MỤC LỤC
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
iii
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Ký hiệu viết tắt Tên đầy đủ
HTTT Hệ thống thông tin
CSDL Cơ sở dữ liệu
VT Vật tư
BH Bán hàng
DN Doanh nghiệp
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
iv
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ CÁC HÌNH
Hình 1.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung Error:
Reference source not found
Hình 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái Error:
Reference source not found
Hình 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán CTGS. .Error: Reference
source not found
Hình 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ
Error: Reference source not found
Hình 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính Error:

Reference source not found
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Error: Reference source not found
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Error: Reference source not found
Hình 3.1: Sơ đồ ngữ cảnh Error: Reference source not found
Hình 3.2: Biểu đồ phân cấp chức năng Error: Reference source not found
Hình 3.3: Ma trận thực thể chức năng Error: Reference source not found
Hình 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 Error: Reference source not found
Hình 3.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2: tiến trình 1.0-“ Nhập kho”Error: Reference
source not found
Hình 3.6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2: tiến trình 2.0-“ Xuất kho”.Error: Reference
source not found
Hình 3.7: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2: tiến trình 3.0-“ Ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu”
Error: Reference source not found
Hình 3.8: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2: tiến trình 4.0-“ Báo cáo” Error: Reference
source not found
Hình 3.9: Sơ đồ E-R Error: Reference source not found
Hình 3.10: Mô hình dữ liệu quan hệ Error: Reference source not found
Hình 3.13: Luồng hệ thống cho biểu đồ 3.0: “Ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu” Error:
Reference source not found
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
v
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
vi
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
PHẦN MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài
Trong thời đại ngày nay việc tin học hóa đã được phổ cập rộng rãi ngay cả
trường tiểu học cũng có môn tin học điều đó càng chứng tỏ tin học ngày càng trở
thành một lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong đời sống cũng như công việc. Bất cứ
một lĩnh vực nào trong cuộc sống người ta cũng đều có thể ứng dụng tin học để có
thể nâng cao chất lượng hoạt động. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp, cụ thể hơn
nữa là việc kế toán và quản lý trong doanh nghiệp thì ứng dụng tin học là điều bắt
buộc nếu muốn tồn tại và đứng vững trên thị trường hiện nay. Khối lượng công việc
đồ sộ của công việc kế toán cũng như việc quản lý trong doanh nghiệp không thể
không có sự trợ giúp của máy tính điện tử. Một máy tính điện tử giúp người ta thực
hiện hàng triệu phép tính chỉ trong vòng một giây, giảm thiểu thời gian cũng như
công sức con người bỏ ra nên tiết kiệm chi phí nhân công, lại có thông tin nhanh
chóng, chính xác, kịp thời. Xuất phát từ xu thế chung của xã hội, hàng loạt các phần
mềm phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản trị đã ra đời và để đáp ứng nhu
cầu cấp thiết của các doanh nghiệp hiện nay.
Theo thực tế cho thấy kể từ khi áp dụng các phần mềm tin học trong hoạt
động quản lý ngày càng nhẹ nhàng, hiệu quả, chính xác và đem lại thành công lớn
cho rất nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có được một phần mềm phù hợp với
công tác quản lý và công việc kế toán trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại
không phải là một vấn đề dễ dàng.
Trong thời gian thực tập tại Công Ty Cổ Phần Cơ Khí Môi Trường Công Nghệ,
em nhận thấy công tác quản lý nguyên liệu, vật liệu tại đây tuy đã được tổ chức rất khoa
học, hợp lý nhưng vẫn còn thủ công, chưa được áp dụng tin học. Chính vì vậy em đã
chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty Cổ Phần Cơ Khí Môi
Trường Công Nghệ”, nhằm mục đích đưa ứng dụng tin học vào công tác kế toán
nguyên vật liệu tại đây, giúp công tác này được thực hiện nhanh chóng, chính xác, đạt
hiệu quả cao.
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
vii

Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
Mục đích của đề tài
Xây dựng một phần mềm tin học đơn giản, thiết thực, dễ sử dụng, được
người dùng chấp nhận. Ngoài ra phải đầy đủ các chức năng, dễ nhìn và thuận
tiện cho việc sử dụng và cài đặt
Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục
vụ tốt quá trình quản lý kho,.
Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người nhằm
nâng cao hiệu quả công tác quản lý.
Hỗ trợ cho nhân viên kế toán và thủ kho trong công việc kế toán vật tư, quản
lý nguyên liệu, vật liệu của Công ty.
Giúp Công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm bớt đội ngũ nhân
công, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý nguyên liệu, vật liệu.
Phạm vi nghiên cứu đề tài
Quá trình phân tích, thiết kế hệ thống em tập trung chủ yếu vào mảng đề tài
giúp cho công tác quản lý vật tư tại công ty một cách tốt nhất cả về số lượng và giá
trị, giúp cho kế toán vật tư và thủ kho kiểm soát được tình hình nhập – xuất – tồn
kho vật tư đồng thời đưa ra được những báo cáo cần thiết cho ban quản trị công ty
để có những biện pháp kịp thời nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động
của Công ty trong hiện tại và tương lai. Nghiên cứu hệ thống kế toán vật tư của
Công ty, trên cơ sở đó sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro để thiết kế được
một chương trình quản lý chi tiết vật tư đáp ứng nhu cầu của Công ty.
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý.
- Phương pháp phỏng vấn và thu thập thông tin.
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
viii
Đồ án tốt nghiệp

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
Kết cấu của đồ án
Đề tài gồm 3 chương chính:
Chương 1: Lý luận chung về hệ thống thông tin và kế toán vật tư.
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vật tư tại công ty Cổ phần Cơ Khí
Môi Trường Công Nghệ.
Chương 3: Phân tích và thiết kế phần mềm kế toán vật tư trong Công ty Cổ
phần Cơ Khí Môi Trường Công Nghệ.
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
ix
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
VÀ KẾ TOÁN VẬT TƯ
1.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN
1.1.1. Khái niệm cơ bản
Thông tin (Information): là dữ liệu được đặt vào các ngữ cảnh khác nhau
bằng những hình thức thích hợp và có lợi cho người sử dụng cuối cùng.
Hệ thống thông tin (Information System): là một hệ thống được tổ chức để
thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối,…dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho
quá trình ra quyết định để quản lý, điều hành hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.
1.1.2. Hệ thống thông tin quản lý
1.1.2.1. Khái niệm
Hệ thống thông tin quản lý (Management information system): là sự phát triển
và sử dụng HTTT có hiệu quả trong một tổ chức. HTTT quản lí trợ giúp các hoạt
động quản lí của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các
báo cáo, làm cho các quyết định của quản lí trên cơ sở các quy trình, thủ tục cho
trước. Nó sử dụng dữ liệu từ các hệ xử lý giao dịch và tạo ra các báo cáo định kì
hay theo yêu cầu.

1.1.2.2. Đặc điểm của HTTT quản lý
- HTTT quản lý hỗ trợ cho chức năng lưu trữ và xử lý dữ liệu từ các giao dịch.
- HTTT quản lý dùng cơ sở dữ liệu hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực,
chức năng khác nhau.
- HTTT quản lý cung cấp cho các nhà quản lý từ cấp tác nghiệp cho đến cấp
sách lược, chiến lược về các thông tin hỗ trợ cho công tác ra quyết định.
1.1.2.3. Thành phần của HTTT quản lý
HTTT quản lý được hình thành từ thông tin kết hợp với phương pháp xử lý
thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy tính và con người. Các thành
phần của HTTT quản lý bao gồm: con người, phần cứng, thủ tục, chương trình, dữ
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
1
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
liệu. Trong đó:
- Con người: Là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện biến đổi các thủ
tục để tạo ra thông tin.
- Phần cứng (máy tính điện tử): Là một thiết bị điện tử có khả năng tổ chức và
lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu tự động với tốc độ nhanh, chính
xác thành các thông tin có ích cho người dùng.
- Thủ tục: Là một tập hợp bao gồm các chỉ dẫn của con người.
- Dữ liệu: Bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc xử lý
trong hệ thống, trợ giúp các quyết định cho nhà quản lý.
- Chương trình: Gồm một tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ mà máy
hiểu được để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật
toán đã chỉ ra.
1.1.2.4. Sự cần thiết phải phát triển HTTT quản lý trong doanh nghiệp
Một DN có HTTT quản lý hiệu quả giúp cho DN có thể:
- Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra.

- Tạo ra năng lực chớp được các cơ hội hay vượt qua các thách thức.
- Ngoài ra, do sức ép trong hợp tác, HTTT quản lý là một trong những yếu
tố mà mỗi đối tác đánh giá giá trị của doanh nghiệp.
Đó là những nguyên nhân phải phát triển HTTT quản lý trong DN.
1.1.2.5. Chu trình phát triển của một HTTT quản lý
Khởi tạo và lập kế hoạch dự án
Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là phát hiện ban đầu
chính thức về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó, trình bày rõ lý do vì
sao tổ chức cần hay không cần phát triển HTTT. Tiếp đến là xác định phạm vi cho
hệ thống dự kiến. Một kế hoạch dự án phát triển HTTT được dự kiến về cơ bản
được mô tả theo vòng đời phát triển HTTT được dự kiến về cơ bản được mô tả theo
vòng đời phát triển hệ thống, đồng thời cũng đưa ra ước lượng thời gian và các
nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện nó. Hệ thống dự kiến phải giải quyết được
những vấn đề đặt ra của tổ chức hay tận dụng những cơ hội có thể trong tương lai tổ
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
2
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
chức gặp, và cũng phải xác định chi phí phát triển hệ thống và lợi ích mà nó sẽ
mang lại cho tổ chức.
Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó cung
cấp những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này, bao gồm các công
việc :
- Xác định và phân tích yêu cầu: Chính là những gì mà người sử dụng mong
đợi hệ thống sẽ mang lại. Người thiết kế phải mô tả lại hoạt động nghiệp vụ của hệ
thống, làm rõ các yêu cầu làm rõ các yêu cầu của hệ thống cần xây dựng và mô tả
yêu cầu theo một cách đặc biệt.
- Nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc nó phù hợp với mối quan hệ bên trong, bên

ngoài và những giới hạn đặt lên các dịch vụ cần thực hiện.
- Tìm các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so
sánh để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng các yêu cầu với chi phí, nguồn
lực, thời gian và kĩ thuật cho phép để tổ chức thông qua.
Thiết kế hệ thống
Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin
để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên.
- Thiết kế Logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thống phần
cứng và phần mềm nào, nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực.
- Thiết kế vật lý: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thiết kế hay
các đặc thiết kế hay các đặt tả kĩ thuật . Những phần khác nhau của hệ
thống được gắn vào những thao tác và t hiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
3
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
cho việc thu thập dữ liệu , xử lý và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức.
Lập trình và kiểm thử
- Đầu tiên ta chọn phần mềm nền.
- Chuyển các thiết kế thành các chương trình.
- Kiểm thử hệ thống cho tới khi đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử các module
chức năng, các hệ thống và nghiệm thu cuối cùng.
Cài đặt, vận hành, bảo trì
Trước hết phải lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống.
- Cài đặt phần mềm.
- Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển
đổi dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệ thống quản lý
vào bảo trì.
- Viết tài liệu và tổ chức đào tạo.

- Đưa vào vận hành.
- Bảo trì hệ thống.
1.1.3. Hệ thống thông tin kế toán
1.1.3.1. Khái niệm HTTT kế toán
HTTT kế toán là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông tin quản lý, nhằm
thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính dựa
vào công cụ máy tính và thiết bị tin học để cung cấp các thông tin cần thiết cho quá
trình ra quyết định để quản lý, điều hành hoạt động tác nghiệp của tổ chức, xí
nghiệp, doanh nghiệp.
1.1.3.2. Vai trò của HTTT kế toán trong doanh nghiệp
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
4
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
- HTTT kế toán giúp giải quyết những khó khăn trong việc lưu trữ dữ liệu và
xử lý dữ liệu nhằm cung cấp các thông tin hữu ích, kịp thời cho quá trình ra quyết
định của các lãnh đạo doanh nghiệp.
- HTTT kế toán tạo cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp cho
các tổ chức, doanh nghiệp. Vai trò chủ yếu của HTTT kế toán là thu thập và lưu trữ
các thông tin kinh tế tài chính cho tổ chức, doanh nghiệp; thống kê, tổng hợp, xử lý
thông tin nhằm đưa ra các báo cáo cần thiết cho lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp.
HTTT kế toán giảm chi phí trong lưu trữ và xử lý các thông tin tác nghiệp của
doanh nghiệp, đồng thời, giảm thời gian cà các sai sót trong lưu trữ và xử lý các
thông tin tác nghiệp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả và thúc đẩy nhanh quá trình
phát triển của tổ chức, doanh nghiệp.
1.2. CÁC CÔNG CỤ XÂY DỰNG PHẦN MỀM
1.2.1. Ngôn ngữ lập trình
Trước đây, chúng ta thường quen thuộc với phong cách lập trình trong môi
trường hệ điều hành MS-DOS, PC-DOS…, nhưng từ khi Microsoft Windows ra

đời, xu hướng lập trình trong môi trường Windows càng ngày càng thu hút các hãng
sản xuất phần mềm ứng dụng. Vì lẽ đó một loạt các ngôn ngữ lập trình truyền thống
như Basic, Pascal, C, FoxPro đã khai thác khả năng giao diện để cải tiến và làm
phong phú thêm những đặc tính của từng ngôn ngữ như Visual Basic, Visual C,
Visual FoxPro. Riêng đối với Visual FoxPro, bạn có thể xây dựng một hệ thống
chương trình ứng dụng trong môi trường hệ điều hành Microsoft Windows rất dễ
dàng và tiện lợi cho bạn và cho người sử dụng.
1.2.2. Cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu
1.2.2.1. Cơ sở dữ liệu
Một cơ sở dữ liệu (CSDL) là tập hợp các dữ liệu có liên quan chứ thông tin về
một tổ chức nào đó, được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp để đáp ứng nhu cầu
khai thác thông tin của nhiều người sử dụng với các mục đích khác nhau. Do đó ta
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
5
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
thấy, một CSDL thỏa mãn hai tính chất:
- Tính độc lập dữ liệu.
- Tính chia sẻ dữ liệu.
1.2.2.2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
•Khái niệm:
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống phần mềm cho phép tạo lập cơ sở dữ
liệu và điều khiển mọi truy cập đối với CSDL đó.
- Các thao tác truy nhập chủ yếu:
- Tìm kiếm dữ liệu theo chỉ tiêu nào đó.
- Bổ sung dữ liệu vào cơ sở dữ liệu.
- Loại bỏ dữ liệu ra khỏi cơ sở dữ liệu.
- Sửa chữa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.
•Chức năng của hệ quản trị CSDL

- Hệ quản trị CSDL cung cấp một môi trường để người dùng dễ dàng khai báo
kiểu dữ liệu, các cấu trúc dữ liệu thể hiện thông tin và các ràng buộc dữ liệu.
- Hệ quản trị CSDL cung cấp môi trường cập nhật và khai thác CSDL.
- Hệ quản trị CSDL cung cấp công cụ kiểm soát, điều khiển truy cập vào
CSDL.
Lựa chọn hệ quản trị CSDL hợp lý giúp quản lý, giám sát chặt chẽ dữ liệu.
1.2.3. Công cụ tạo báo cáo
Báo cáo là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứng
dụng theo yêu cầu của người dùng. Các báo cáo thường chứa các thông tin kết xuất
từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tuỳ theo yêu
cầu của người sử dụng.
Đặc điểm của công cụ tạo báo cáo:
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
6
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
- Theo mẫu quy định của Bộ Tài Chính.
- In ra được hoặc theo dõi trên màn hình.
Một số công cụ tạo báo cáo:
- Crystal Report: đây là một công cụ tạo báo cáo được sử dụng phổ biến hiện
nay, hỗ trợ hầu hết các ngôn ngữ lập trình. Crystal Report có thể thực hiện việc tạo
báo cáo một cách độc lập hoặc được tích hợp vào một số ngôn ngữ lập trình hiện
nay (.NET). Crystal Report hỗ trợ các chức năng in ấn, kết xuất sang các định dạng
khác như Excel.
- Zoho Report: Nhiều doanh nghiệp mới có thể không có kinh phí ban đầu để
có được tất cả mọi thứ họ muốn khi họ lần đầu tiên bắt đầu. Zoho Reports sẽ giúp
bạn tiết kiệm tiền và vẫn có một báo cáo siêu chuyên nghiệp để chia sẻ.
- Element WordPro: Với Element WordPro bạn có thể tạo các báo cáo, thư từ,
sơ yếu lý lịch, bản fax một cách nhanh chóng và dễ dàng. Element WordPro hỗ

trợ tất cả định dạng tài liệu hàng đầu: PDF, DOC (MSWord), DOCX (MSWord
2007 +), và RTF (Rich Text Format).
Hệ quản trị CSDL trong VFP hỗ trợ người lập trình tạo báo cáo theo 2 cách:
- Tạo báo cáo bằng report winzard: Đây là công cụ hỗ trợ tạo báo cáo khá
thuận lợi và nhanh chóng. Cách thức thực hiện đơn giản.
- Tạo báo cáo bằng report designer: Công cụ này giúp người lập trình tự thiết
kế báo cáo từ đầu theo ý tưởng của mình, phù hợp với từng điều kiện hoàn cảnh.
1.3. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ TRONG
DOANH NGHIỆP
1.3.1. Khái niệm về vật tư
Các loại vật tư trong doanh nghiệp là những tài sản ngắn hạn dự trữ cho quá
trình sản xuất kinh doanh bao gồm nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay
thế,công cụ, dụng cụ…trong đó:
Nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua
ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
7
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn của tài sản
cố định về giá trị và thời gian sử dụng.
1.3.2. Nhiệm vụ của kế toán vật tư
Kế toán các loại vật tư cần thực hiện tốt các nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật
tư cả về giá trị cà hiện vật, tính toán chính xác giá gốc (hoặc giá thành thực tế) của
từng loại, từng thứ vật tư nhập, xuất, tồn kho, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời
các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư của doanh nghiệp.
- Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng từng
loại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

1.3.3. Phân loại và đánh giá vật tư
1.3.3.1. Phân loại vật tư
Phân loại vật tư là việc sắp xếp các loại vật tư thành từng nhóm, từng loại và
từng thứ vật tư theo những tiêu thức nhất định phục vụ cho yêu cầu quản lí.Căn cứ
vào nội dung và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, các loại vật tư được chia thành
nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ.
Nguyên liệu, vật liệu
- Căn cứ vào yêu cầu quản lý, nguyên liệu,vật liệu bao gồm:
+ Nguyên vật liệu chính: Là loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình
sản xuất sẽ cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm, toàn bộ giá trị được chuyển
một lần vào giá trị sản phẩm mới được tạo ra. Hoặc nếu xuất kho để bán trực tiếp
thì nó là mặt hàng chủ đạo trong công ty.
+ Nguyên vật liệu phụ: Là các vật liệu được sử dụng trong sản xuất để tăng
chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm… Các loại vật liệu này không cấu thành
nên thực thể sản phẩm. Nếu xuất kho dung để trực tiếp bán ra thì nó chỉ là những
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
8
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
vật liệu đi kèm theo các nguyên vật liệu chính.
+ Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh
doanh, phục vụ cho quá trình sản xuất.
+ Phụ tùng thay thế: Là các loại vật tư để thay thế, sửa chữa, móc thiết bị.
+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là các loại nguyên vật liệu được sử
dụng cho công việc xây dựng cơ bản.
+ Vật liệu khác: Là loại nguyên vật liệu không được xếp vào các loại trên. Các
loại vật liệu này do quá trình sản xuất tạo ra như các loại phế liệu, vật liệu thu hồi
thanh lí Tài sản cố định…
- Căn cứ vào nguồn gốc, nguyên liệu, vật liệu được chia thành:

+ Nguyên liệu, vật liệu mua ngoài;
+ Nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, gia công;
- Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, nguyên liệu, vật liệu được chia thành:
+ Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh;
+ Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác quản lý;
+ Nguyên liệu, vật liệu dùng cho các mục đích khác;
• Công cụ dụng cụ
- Căn cứ vào phương pháp phân bổ, công cụ dụng cụ được chia thành:
+ Loại phân bổ 1 lần (100% giá trị).
+ Loại phân bổ nhiều lần.
- Căn cứ vào nội dung công cụ dụng cụ được chia thành:
+ Lán trại tạm thời, đà giáo, cốp pha dùng trong xây dựng cơ bản, dụng cụ giá
lắp chuyên dùng cho sản xuất vận chuyển hàng hóa.
+ Dụng cụ, đồ dùng bằng thủy tinh, sành sứ.
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
9
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
+ Quần áo bảo hộ lao động.
+ Công cụ, dụng cụ khác.
- Căn cứ vào yêu cầu quản lý và công việc ghi chép kế toán, công cụ dụng cụ
được chia thành:
+ Công cụ, dụng cụ.
+ Bao bì luân chuyển.
+ Đồ dùng cho thuê.
- Căn cứ vào mục đích sử dụng, công cụ dụng cụ được chia thành:
+ Công cụ, dụng cụ dùng cho SXKD.
+ Công cụ, dụng cụ dùng cho quản lý.
+ Công cụ, dụng cụ dùng cho các mục đích khác.

1.3.3.2. Đánh giá vật tư
• Nguyên tắc đánh giá vật tư
Các loại vật tư thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp, do đó về nguyên tắc
đánh giá vật tư cũng phải tuân thủ nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho. Theo Chuẩn
mực kế toán Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho” hàng tồn kho của doanh nghiệp được
đánh giá theo giá gốc (trị giá vốn thực tế) và trong trường hợp giá trị thuần có thể
thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện
được.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của vật tư là giá ước tính của vật tư là giá
ước tính của vật tư trong kì SXKD bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn
chỉnh sản phẩm và chi phí ước tính cho việc tiêu thụ sản phẩm.
Giá gốc của vật tư được xác định cụ thể cho từng loại, bao gồm: Chi phí
mua; chi phí chế biến và các chi phí khác có liên quan đến việc sở hữu các loại vật
tư đó.
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
10
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
Chi phí mua của vật tư bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại,
chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua vật tư trừ ra các khoản
chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua.
Chi phí chế biến vật tư bao gồm các chi phí có liên quan trực tiếp đến sản
xuất chế biến ra các loại vật tư đó.
Trường hợp sản xuất nhiều loại vật tư trên một quy trình công nghệ trong
cùng một thời gian mà không thể tách được các chi phí chế biến thì phải phân bổ
các chi phí này theo tiêu chuẩn thích hợp.
Trường hợp có các sản phẩm phụ thì giá trị sản phẩm phụ được tính theo giá
trị thuần có thể thực hiện được, giá trị này được loại trừ khỏi chi phí chế biến đã tập
hợp chung cho sản phẩm chính.

Các khoản chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và các khoản chi phí
khác phát sinh trên mức bình thường, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh
nghiệp không được tính vào giá gốc của vật tư.
• Các cách đánh giá vật tư
- Đánh giá theo trị giá vốn thực tế
 Đối với nguyên vật liệu nhập kho
+ Đối với vật tư mua ngoài:
Giá nhập kho = giá mua thực tế + các khoản thuế + chi phí thu mua.
Giá mua thực tế: giá ghi trên hoá đơn.
Các khoản thuế: Thuế nhập khẩu, thuế TTĐB (nếu có) và thuế GTGT trong
trường hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
Chi phí thu mua: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo
quản, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền bồi thường…
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
11
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
+ Đối với vật tư thuê ngoài gia công:
Giá nhập kho = giá của nguyên vật liệu xuất kho đem gia công + số tiền trả
thuê gia công + chi phí phát sinh khi tiếp nhận.
+ Đối với vật tư tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành sản xuất.
+ Đối với nguyên vật liệu: nhập kho do nhận vốn góp liên doanh, trị giá vốn
thực tế là giá trị hợp lý cộng các chi phí phát sinh sau khi được các bên tham gia
liên doanh, góp vốn chấp nhận.
+ Đối với nguyên vật liệu nhập kho do được cấp: Trị giá vốn thực tế của
nguyên vật liệu là giá trị ghi trên biên bản giao nhận cộng các chi phí phát sinh sau
khi giao nhận.
- Đánh giá theo giá hạch toán
Giá hạch toán của nguyên vật liệu là giá do doanh nghiệp tự quy định và được

sử dụng thống nhất trong một thời gian dài. Hàng ngày, kế toán chi tiết vật tư sử
dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết vật liệu nhập, xuất. Cuối kỳ kế toán tính ra trị
giá vốn thực tế của vật tư xuất kho theo hệ số:
 Đối với nguyên vật liệu xuất kho
Theo Chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho, tính trị giá vật tư xuất kho
được thực hiện theo các phương pháp sau đây:
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
12
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
+ Phương pháp đích danh: Trị giá nguyên vật liệu xuất kho sẽ là trị giá vốn
thực tế của lô hàng nhập nguyên vật liệu đó.
+ Phương pháp bình quân gia quyền: Kế toán phải tính đơn giá bình quân gia
quyền tại thời điểm xuất kho hoặc ở thời điểm cuối kỳ, sau đó lấy số lượng vật tư
xuất kho nhân với đơn giá bình quân đã tính. Giá trị trung bình có thể được tính
theo thời kỳ (bình quân gia quyền cố định) hoặc mỗi khi nhập một lô hàng về (bình
quân gia quyền liên hoàn) phụ thuộc vào tình hình cụ thể của mỗi một doanh
nghiệp.
+ Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này áp dụng dựa trên giả
định số vật tư nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó là giá của vật tư
xuất kho.
+ Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàng
nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá bằng giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối
kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên.
Việc áp dụng phương pháp nào để tính giá trị vật tư xuất kho là do doanh
nghiệp tự quyết định. Song, cần đảm bảo sự nhất quán trong niên độ kế toán và phải
thuyết minh trong Báo cáo tài chính.
1.3.3.3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Hiện nay, các doanh nghiệp thường kế toán chi tiết vật tư theo một trong các

phương pháp chủ yếu, đó là phương pháp mở thẻ song song, phương pháp số dư và
phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
• Phương pháp mở thẻ song song:
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
13
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
Phương pháp này áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp dùng giá mua thực
tế để ghi chép kế toán vật tư tồn kho. Theo phương pháp này, ở phòng kế toán mở
thẻ chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu và theo từng địa điểm bảo quản nguyên vật
liệu để ghi chép số hiện có và sự biến động của từng loại nguyên vật liệu trên cơ sở
các chứng từ nhập xuất. Còn ở các kho cũng mở thẻ kho cho từng loại nguyên vật
liệu giống như phòng kế toán để ghi chép nghiệp vụ, phản ánh số hiện có và tình
hình biến động của nguyên vật liệu trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất nguyên vật
liệu.
Cuối tháng, đối chiếu số liệu hạch toán chi tiết ở phòng kế toán với số liệu
hạch toán ở nơi bảo quản. Sau đó kế toán lập bảng chi tiết số phát sinh của tài khoản
152 để đối chiếu số liệu hạch toán chi tiết với số liệu kế toán tổng hợp trên tài
khoản tổng hợp.
• Phương pháp số dư
Phương pháp này còn được gọi là phương pháp nghiệp vụ - Kế toán. Nội dung
của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ kế toán chi tiết vật tư tồn kho với hạch
toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản. Phương pháp số dư được áp dụng cho những doanh
nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết vật tư tồn kho.
Theo phương pháp này, ở kho mở các thẻ kho để ghi chép, phản ánh số hiện
có và sự biến động của vật tư về số lượng trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho.
Phòng kế toán không cần mở thẻ chi tiết cho từng loại, từng thứ vật tư mà chỉ mở
bảng kê lũy kế nhập, bảng kê lũy kế xuất phản ánh trị giá hạch toán của hàng nhập,
xuất, tồn kho theo nhóm vật tư ở từng kho, cuối tháng căn cứ bảng kê lũy kế nhập,

bảng kê lũy kế xuất lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn theo chỉ tiêu giá trị, chi tiết
từng nhóm với số liệu hạch toán nghiệp vụ ở từng kho hàng.
Thực hiện phương pháp số dư, hằng ngày hoặc định kỳ ngắn kế toán viên phụ
trách phần kế toán vật tư phải kiểm tra việc ghi chép nghiệp vụ trên các thẻ kho ở
các kho bảo quản và tính số dư vật tư hiện còn tại thời điểm đã kiểm tra ngay trên
các thẻ kho. Cuối tháng, sau khi kiểm tra lần cuối cùng, kế toán kê số dư vật tư hiện
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
14
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
còn cả về số lượng và trị giá hạch toán vào bảng kê số dư để đối chiếu với sổ chi tiết
của kế toán.
• Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
Tại kho: Thủ kho ghi thẻ kho theo dõi tình hình hiện có và sự biến động của
từng thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng và giá trị.
Tại phòng kế toán: căn cứ vào chứng từ nhập (xuất) để lập bảng kê nhập
(xuất) hoặc tổng hợp để ghi lên sổ đối chiếu luân chuyển vào cuối kỳ theo cả số
lượng và giá trị.
1.3.3.4. Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu
• Kế toán tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai
thường xuyên
- Đặc điểm phương pháp kê khai thường xuyên:
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi
chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho
của nguyên liệu, vật liệu trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho.
Việc xác định trị giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho được tính
căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho và tính theo các phương pháp đã trình
bày ở trên.
Trị giá vốn của nguyên liệu, vật liệu tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán được

xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
- Tài khoản sử dụng:
Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên liệu, vật liệu, kế
toán sử dụng tài khoản 152- Nguyên liệu vật liệu.
- Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu:
Khi mua vật tư, căn cứ vào hoá đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, kế
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
15
Đồ án tốt nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
toán căn cứ vào phiếu nhập kho, ghi:
+ Đối với vật tư mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hoá dịch vụ
thuộc diện chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu ( giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ ( tiền thuế GTGT đầu vào)
Có TK 111, 112, 141, 331… ( tổng giá thanh toán).
+ Đối với vật tư mua ngoài dùng để SXKD hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT
tính theo phương pháp trực tiếo hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc dùng
cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án, kế toán ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu ( tổng giá thanh toán)
Có TK 111, 112, 141, 331…( Tổng giá thanh toán)
Khi mua vật tư, nếu thanh toán sớm tiền hàng theo quy định của hợp đồng thì
sẽ được bên bán dành cho một khoản tiền chiết khấu thanh toán hoặc nếu vật tư
kém chất lượng có thể được giảm giá, kế toán ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán
Nợ TK 111, 112, …
Có TK 711 – Thu nhập khác
Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ.
Trường hợp vật tư nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo giá

nhập khẩu và tính thuế GTGT phải nộp cho NSNN.
+ Căn cứ phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153
Có TK 331
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước.
Đỗ Thị Mai Anh
Lớp: CQ47/41.02
16