luận văn thạc sĩ kế toán HỆ THỐNG KẾ TOÁN VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.1.Tính cấp thiết của đề tài
Xã hội ngày càng phát triển, hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng được mở
rộng, càng mang tính chất đa dạng, phức tạp thì nhu cầu thông tin càng trở nên bức thiết
và quan trọng. Kế toán doanh nghiệp là một công cụ quan trọng không những phục vụ
cho việc quản lý của nhà nước mà còn phục vụ cho hoạt động quản lý của doanh
nghiệp. Kế toán với chức năng thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế – tài chính
của một tổ chức để phục vụ cho nhu cầu quản lý của các đối tượng bên trong và bên
ngoài tổ chức, doanh nghiệp lại còn có ý nghĩa quan trọng, đặc biệt là trong giai đoạn
hiện nay - giai đoạn toàn cầu hóa nền kinh tế, sự cạnh tranh mang tính chất khốc liệt và
phức tạp.Có thể nói chính chất lượng và hiệu quả của công tác kế toán ảnh hưởng trực
tiếp đến chất lượng, hiệu quả quản lý, điều hành tổ chức để đạt được kết quả đề ra.
Kế toán có thể phát huy đầy đủ các chức năng của mình chỉ khi nào công ty có
một Hệ thống kế toán hoàn chỉnh. Đó là hệ thống kế toán đáp ứng yêu cầu thông tin
không chỉ về các quá trình sự kiện đã xảy ra mà còn phải hướng đến những diễn biến
trong tương lai nhằm giúp nhà quản lý hoạch định, tổ chức điều hành kiểm soát và đưa
ra được những quyết định đúng đắn, phù hợp với các mục tiêu đã xác lập.
Một doanh nghiệp ra đời, hoạt động nhằm mục tiêu trước mắt và lâu dài của họ,
tốc độ phát triển nhanh hay chậm cho ta cái nhìn tổng thể về sức sống hiện tại và tiềm
năng trong tương lai của doanh nghiệp đó. Hiệu quả hoạt động kinh doanh không tự
nhiên có, nó là kết quả của sự phối kết hợp của một hệ thống các yếu tố xuất phát từ
chính doanh nghiệp. Do đó để không ngừng nâng cao doanh thu, lợi nhuận các doanh
nghiệp phải áp dụng các công cụ quản lý kinh tế khác nhau. Một trong số công cụ đắc
lực ấy là hệ thống kế toán doanh nghiệp giúp doanh nghiệp có được thông tin chính
xác, kịp thời từ đó giúp cho doanh nghiệp phân tích, đánh giá chính xác tình hình hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình và có thể lựa chọn phương án kinh
doanh, đầu tư có lợi nhất góp phần vào sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong
tương lai.
1
Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của vấn đề trên, qua quá trình làm việc tại
Công ty CPXD & TM Hùng Thảo được sự hướng dẫn tận tình của cô giáo cùng với sự

giúp đỡ của các cán bộ kế toán trong phòng kế toán công ty, em đã thực hiện luận văn
tốt nghiệp của mình với đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kế toán với việc tăng cường hiệu
quả hoạt động.
1.2. Mục tiêu nghiên cứu
Luận văn có những mục tiêu chính sau:
- Hệ thống hóa các vấn đề lý Luận về hệ thống kế toán với việc tăng cường hiệu quả
hoạt động trong doanh nghiệp.
- Làm rõ thực trạng hệ thống kế toán tại Công ty Cổ Phần Xây dựng và Thương mại
Hùng Thảo.
- Đánh giá thực trạng hệ thống kế toán Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại
Hùng Thảo.
- Từ đó đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện Hệ thống kế toán thuộc Công ty
Cổ phần Xây Dựng và Thương Mại Hùng Thảo theo hướng vận dụng các quy định của
kế toán việt Nam; nâng cao chất lượng công tác kế toán góp phần nâng cao hiệu quả
hoạt động cho Công ty Cổ Phần Xây dựng và Thương mại Hùng Thảo.
1.3. Phạm vi nghiên cứu
- Nghiên cứu thực trạng hệ thống kế toán tại Công ty Cổ Phần Xây dựng và Thương
mại Hùng Thảo. Thời gian nghiên cứu Luận văn từ tháng 01/2011 đến tháng 12/2011.
- Tổ chức thu nhập tài liệu: Công ty Cổ Phần Xây dựng và Thương mại Hùng Thảo.
1.4. Phương pháp nghiên cứu
- Để đạt được mục tiêu nghiên cứu của đề tài, tác giả đã sử dụng phương pháp luận
duy vật biện chứng và nhiều phương pháp nghiên cứu như: Phương pháp điều tra,
phương pháp phỏng vấn, phương pháp quan sát, phương pháp nghiên cứu tài liệu và
phương pháp phân tích để thu thập, phân tích dữ liệu và lý giải các vấn đề về Hệ thống
kế toán cũng như thực trạng công tác kế toán tại Công ty Cổ Phần Xây dựng và Thương
mại Hùng Thảo.
2
1.4.1. Phương pháp khảo sát
1.4.2. Phương pháp phỏng vấn
Phương pháp phỏng vấn được thực hiện thông qua phỏng vấn trực tiếp hoặc phỏng vấn

qua điện thoại một số nhà quản lý cũng như những người trực tiếp thực hiện công tác kế
toán tại Công ty.
Nội dung các cuộc phỏng vấn được tác giả chuẩn bị trước và nội dung không hoàn
toàn giống nhau giữa những người được phỏng vấn và xoay quanh những nội dung
chính của công tác kế toán với việc tăng cường hiệu quả hoạt động.
1.4.3. Phương pháp quan sát
Phương pháp quan sát được tác giả thực hiện trực tiếp tại Công ty Cổ Phần xây dựng
và Thương mại Hùng Thảo.
Mục đích của việc quan sát này khảo sát trực tiếp thực trạng công tác kế toán với việc
tăng cường hiệu quả hoạt động và so sánh với các kết quả điều tra, phỏng vấn đã thu
nhận được.
Nội dụng của phương pháp quan sát này là: quan sát quá trình tiến hành công tác kế
toán tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Hùng Thảo.
1.4.4. Phương pháp nghiên cứu tài liệu
Tác giả thực hiện phương pháp nghiên cứu này qua nhiều kênh thông tin khác nhau
như: Tham khảo các công trình nghiên cứu khoa học, bài viết liên quan đến đề tài
nghiên cứu, đọc sách, báo, tạp chí, giáo trình chuyên ngành, tra cứu thông tin về công
ty.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu này được sử dụng phổ biến trong hầu hết các công
trình nghiên cứu của tác giả. Với bản thân tác giả Luận văn này nhận thấy phương pháp
này rất cần thiết để hoàn thiện bài viết này, đây là kênh thông tin quan trọng để tác giả
viết chương 2 và chương 3 của Luận văn.
1.4.5. phương pháp phân tích dữ liệu
Sau khi thu thập dữ liệu, bằng các phương pháp nêu trên, tác giả tiến hành hệ thống
hoá, xử lý và cung cấp thông tin bằng phương pháp phân tích dữ liệu. Mục đích của
3
phương pháp này là phân tích các thông tin đầu vào đã thu thập để đưa ra các thông tin,
các kết Luận phù hợp.
1.5. Nguồn số liệu của Luận văn
Luận văn sử dụng số liệu trong các năm trước của hoạt động kinh doanh của Công ty

Cổ phần xây dựng và thương mại Hùng Thảo, độ tin cậy của số liệu cao.
1.6. Ý nghĩa của Luận văn
Về phía Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Hùng Thảo: Việc xây dựng
hoàn thiện Hệ thống kế toán với việc tăng cường hiệu quả hoạt động sẽ góp phần rất
lớn trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty bằng các giải pháp
nhằm tối đa hóa đầu ra từ đó tối đa lợi nhuận dựa trên nguồn vốn đầu vào có hạn của
của công ty.
1.7. Bố cục của Luận văn
Ngoài phần mục lục, phụ lục luận văn được kết cấu thành 4 chương:
Chương 1: Giới thiệu về đề tài nghiên cứu
Chương 2: Những vấn đề lý Luận cơ bản về hệ thống kế toán với việc tăng cường hiệu
quả hoạt động tại Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Hùng Thảo.
Chương 3: Thực trạng hệ thống kế toán với việc theo dõi và bảo đảm hiệu quả hoạt
động tại Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Hùng Thảo.
Chương 4: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kế toán với việc nâng cao
hiệu quả hoạt động tại Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Hùng Thảo.
Kết Luận chương 1: Xác lập rõ ràng các vấn đề tổng quan nghiên cứu trên là vô cùng
cần thiết giúp tác giả có mục tiêu nghiên cứu rõ ràng và đi đúng hướng trong quá trình
nghiên cứu.
4
CHƯƠNG 2: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ
THỐNG KẾ TOÁN VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ
HOẠT ĐỘNG
2.1. Những vấn đề lý luận về hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp
2.1.1. Mục tiêu hoạt động của Doanh nghiệp.
Mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp chính là lợi nhuận.Lợi nhuận của doanh nghiệp
là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ phận sản phẩm thặng dư do người lao động tạo ra
trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Lợi nhuận doanh nghiệp có được chính
là giá trị còn lại của sản phẩm khi đã trừ hết các loại chi phí.
Lợi nhuận trong doanh nghiệp được hình thành từ các nguồn:

+) Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh: Lợi nhuận này được thu từ hoạt động bán hàng
của doanh nghiệp hoặc từ các hoạt động dịch vụ thương mại. Bộ phận lợi nhuận này
chiếm chủ yếu trong tổng số lợi nhuận của doanh nghiệp.
+) Lợi nhuận từ hoạt động tài chính: Lợi nhuận này được xác định bằng chênh lệch
giữa các khoản thu và khoản chi về hoạt động tài chính.
+) Lợi nhuận bất thường: là những khoản lợi nhuận mà doanh nghiệp không dự tính
trước hoặc dự tính đến nhưng ít có khả năng thực hiện, hoặc những khoản thu mang
tính chất không thường xuyên.
Một doanh nghiệp bắt đầu hình thành vào một thời điểm nào đó với một số nguồn tài
nguyên (nhân, vật lực), bị giới hạn và mong muốn sử dụng những nguồn tài nguyên này
để đạt được một điều gì đó. Điều mà doanh nghiệp muốn đạt được tức là mục tiêu của
doanh nghiệp, vốn được mô tả như là một đích đến móng muốn và thường là dưới dạng
một mức lợi nhuận. Bởi vì, lợi nhuận làm hài lòng cổ đông và chủ đầu tư. Lợi nhuận là
tiêu chí để đánh giá hiệu quả của việc sử dụng nguồn tài nguyên của doanh nghiệp, và
cách làm như thế nào để đạt được mục tiêu này thì đó chính là chiến lược của công ty.
Điều này có nghĩa là những mong muốn được đề cập như là tăng thị phần, tạo ra một
hình ảnh mới, đạt được X% tăng trưởng về doanh số. Một doanh nghiệp muốn tồn tại
và phát triển thì hoạt động sản xuất kinh doanh phải có lãi, lãi là mục tiêu cuối cùng mà
5
các doanh nghiệp cần hướng tới. Hoạt động kinh doanh được coi là có lãi (có hiệu quả
kinh tế) khi thu nhập từ hoạt động kinh doanh phải lớn hơn tổng chi phí mà doanh
nghiệp bỏ ra. Có lợi nhuận doanh nghiệp mới có thể mở rộng quy mô kinh doanh,
chiếm lĩnh thị trường tiêu thụ, nâng cao uy tín thương mại, lợi nhuận và góp phần nâng
cao đời sống cán bộ công nhân viên, là động lực trực tiếp thúc đẩy, khuyến khích tinh
thần lao động hăng say, góp phần nâng cao năng suất lao động ngoài ra đảm bảo khả
năng thanh toán với nhà nước và các đơn vị kinh tế khác, góp phần quan trọng để tái
thiết nền kinh tế quốc dân thông qua việc đóng góp vào ngân sách nhà nước.
Như vậy, lợi nhuận là động lực, mục tiêu hàng đầu, là đích cuối cùng mà doanh
nghiệp phải hướng tới, nhằm đảm bảo sự sinh tồn, phát triển và thịnh vượng của mình.
Mặt khác, lợi nhuận được tạo ra là kết quả tổng hợp của các hoạt động thương mại của

doanh nghiệp, là kết quả của việc kết hợp hài hòa giữa các khâu, các công đoạn, các
yếu tố của quá trình kinh doanh, là sản phẩm của sự tìm tòi, linh hoạt của các nhà quản
trị. Nó đòi hỏi các nhà quản trị doanh nghiệp phải có sự phát triển toàn diện khả năng tư
duy, nhạy bén và năng động, đòi hỏi người kinh doanh phải có cái nhìn tổng thể và sâu
sắc đối với mọi hoạt động diễn ra xung quanh, liên quan đến toàn bộ các khâu trong
một quá trình kinh doanh. Vì vậy, khi phân tích môi trường bên trong của doanh nghiệp
thì yếu tố kế toán tài chính không thể bỏ qua, công việc này có tác động rất to lớn vì
phân tích hoạt động của doanh nghiệp hướng vào phục vụ quản trị nội bộ doanh nghiệp
một cách linh hoạt và hiệu quả. Tóm lại, muốn đạt được lợi nhuận cao thì Hiệu quả hoạt
động trong tất cả các khâu của quá trình kinh doanh đều phải cao.
2.1.2. Nội dung cơ bản của Hiệu quả hoạt động
2.1.2.1. Khái niệm hiệu quả hoạt động
Trong nền kinh tế thị trường để duy trì và phát triển doanh nghiệp thì trước hết đòi
hỏi các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh phải có hiệu quả.
Không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, là mối quan tâm của
bất kỳ mọi doanh nghiệp. Khi làm bất cứ điều gì đó cũng là vấn đề bao trùm xuyên
suốt, thể hiện trong công tác quản lý, bởi suy cho quản lý kinh tế là để đảm bảo tạo ra
kết quả và hiệu quả cao nhất trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tất cả những cải tiến,
6
những đổi mới về nội dung, phương pháp, biện pháp áp dụng trong quản lý chỉ thực sự
đem lại ý nghĩa khi chúng làm tăng được hiệu quả kinh doanh, không những là thước
đo về chất lượng, phản ánh tổ chức, quản lý kinh doanh, mà còn là vấn đề sống còn của
doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn tồn tại và vươn lên thì trước hết đòi hỏi kinh doanh
phải có hiệu quả. Hiệu quả sản xuất kinh doanh càng cao, doanh nghiệp càng có điều
kiện tái sản xuất mở rộng. Kinh doanh có hiệu quả là tiền đề nâng cao phúc lợi cho
người lao động, kích thích người lao động tăng năng suất lao động và là điều kiện nâng
cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Như vậy Hiệu quả hoạt động là mối quan hệ tương quan giữa đầu ra và đầu vào của
một hoạt động khi yếu tố đầu vào đó bị giới hạn.
Hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp khác với kết quả hoạt động của doanh

nghiệp đó.kết quả hoạt động của doanh nghiệp là những gì mà doanh nghiệp đạt được
sau một quá trình sản xuất kinh doanh nhất định, có liên quan đến mục tiêu của doanh
nghiệp, là những đại lượng có thể cân đong đo đếm được như số sản phẩm tiêu thụ mỗi
loại, doanh thu, lợi nhuận,thị phần. Kết quả hoạt động cũng có thể chỉ phản ánh mặt
chất lượng hoàn toàn có tính chất định tính như uy tín doanh nghiệp, chất lượng sản
phẩm.
2.1.2.2. Vai trò, bản chất và tiêu chuẩn đánh giá Hiệu quả hoạt động trong
doanh nghiệp.
Phân tích và đánh giá được Hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
trong điều kiện nền kinh tế cạnh tranh gay gắt, nguồn lực đầu vào của doanh nghiệp bị
hạn chế có những vai trò cụ thể nhất định đối với sự tồn tại của doanh nghiệp cụ thể:
- Qua phân tích hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh có thể đánh giá được trình độ
khai thác và tiết kiệm các nguồn lực đã có.
- Thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển với tốc độ cao.
- Trên cơ sở đó doanh nghiệp phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trong
quá trình sản xuất kinh doanh, đề ra các biện pháp nhằm khai thác mọi khả năng tiềm
tàng để phấn đấu nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, hạ giá thành, tăng
7
khả năng cạnh tranh, tăng tích lũy, nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho người
lao động.
*) Bản chất của hiệu quả hoạt động trong kinh doanh là phản ánh mặt chất lượng của
các hoạt động kinh doanh, phản ánh trình độ sử dụng các nguồn lực để đạt được mục
tiêu cuối cùng là lợi nhuận.
*) Tiêu chuẩn để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp đảm bảo 3 lợi ích: cá
nhân, tập thể và nhà nước. Hiệu quả hoạt động doanh nghiệp phải gắn liền với hiệu quả
xã hội, hoạt động của doanh nghiệp phải tuân theo hệ thống pháp luật hiện hành.
2.1.3. Sự cần thiết nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trong doanh
nghiệp.
Hiệu quả kinh doanh là công cụ quản trị kinh doanh, hiệu quả kinh doanh không
những cho biết trình độ sản xuất mà còn giúp tìm ra các biện pháp tăng kết quả và giảm

chi phí kinh doanh, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, nâng cao hiệu quả kinh doanh
tức là đã nâng cao khả năng sử dụng các nguồn lực khan hiếm, trong cơ chế kinh tế thị
trường việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh là điều kiện cần để doanh nghiệp
tồn tại và phát triển.
2.2. Hệ thống kế toán với hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp.
2.2.1. Một số định nghĩa cơ bản
Kế toán có thể được xem xét dưới nhiều góc độ khác nhau theo quan điểm của các tác
giả khác nhau.
Khái niệm kế toán khi nghiên cứu trên góc độ hoạt động: Là quá trình thu thập và xử
lý và cung cấp các thông tin về tài chính của hoạt động sản xuất kinh doanh.
Khái niệm kế toán trên góc độ sử dụng: Là phương pháp quan lý có hiệu quả là cơ sở
để đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Theo tinh thần của kế toán quốc tế, kế toán được định nghĩa là hệ thống thông tin và
kiểm tra dùng để đo lường/phản ánh, xử lý và truyền đạt những thông tin về tài chính,
kết quả kinh doanh và các luồng tiền tạo ra của một đơn vị kinh tế.
8
Theo quan điểm nêu trong Luật kế toán của Việt nam, định nghĩa kế toán được trình
bày như sau: Kế toán là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài
chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động….
Theo quan điểm của tác giả:
Kế toán: là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản và sự
vận động của tài sản ( hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạt động kinh tế tài
chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho việc ra các
quyết định về kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp. Để
cung cấp thông tin về kinh tế tài chính thực sự hữu dụng về một doanh nghiệp, cần có
một số công cụ theo dõi những hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, trên
cơ sở đó tổng hợp các kết quả thành các bản báo cáo kế toán. Những phương pháp mà
môt doanh nghiệp sử dụng để ghi chép và tổng hợp thành các báo cáo kế toán định kỳ
tạo thành hệ thống kế toán.
- Kế toán tài chính: là kế toán thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin liên quan đến quá

trình hoạt động của doanh nghiệp cho người quản lý và những đối tượng ngoài doanh
nghiệp, giúp họ ra các quyết định phù hợp với mục tiêu mà họ quan tâm.
- Kế toán quản trị: là kế toán thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho những người
trong nội bộ doanh nghiệp sử dung, giúp cho việc đưa ra các quyết định để vận hành
công việc kinh doanh và vạch kế hoạch cho tương lai phù hợp với chiến lược và sách
lược kinh doanh.
- Khái niệm Hệ thống kế toán: Những phương pháp mà một doanh nghiệp sử dụng để
ghi chép và tổng hợp thành báo cáo kế toán định kỳ tạo thành một hệ thống kế toán.
Chức năng của hệ thống kế toán:
- Quan sát, thu nhận và ghi chép một cách có hệ thống hoạt động kinh doanh hàng ngày
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các sự kiện kinh tế khác.
- Phân loại các nghiệp vụ và sự kiện kinh tế thành các nhóm và các loại khác nhau, việc
phân loại này có tác dụng giảm được khối lượng lớn các chi tiết thành dạng cô đọng và
hữu dụng.
9
- Tổng hợp các thông tin đã phân loại thành các báo cáo kế toán đáp ứng yêu cầu của
người ra các quyết định.
2.2.2. Các yếu tố cơ bản của Hệ thống kế toán trong doanh nghiệp
Hệ thống kế toán trong doanh nghiệp gồm bốn yếu tố:
+ Hệ thống chứng từ kế toán.
+ Hệ thống tài khoản kế toán.
+ Hệ thống sổ kế toán.
+ Hệ thống báo cáo kế toán
2.2.2.1 Hệ thống chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Chứng từ kế toán phải có các nội dung cụ thể như sau:
+ Tên và số hiệu chứng từ kế toán
+ Ngày, tháng năm lập chứng từ kế toán
+ Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán

+ Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán.
+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh
nghiệp đều phải tổ chức lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần
cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ,
kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế
toán chưa có quy định mẫu thì doanh nghiệp được lập chứng từ kế toán nhưng phải có
đầy đủ các nội dung quy định tại luật kế toán. Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính trên
chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa; khi viết phải dùng
bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo;
chứng từ bị tẩy xoá, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết
sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết
sai. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên
chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống
10
nhau. Chứng từ do doanh nghiệp lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài doanh
nghiệp thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của doanh nghiệp.
Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải
chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng
bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc
sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ
kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc được người uỷ quyền ký. Nghiêm cấm ký
chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kết toán trưởng
hoặc người được uỷ quyền ký chứng từ điện từ phải có chữ ký điện tử theo quy định
của pháp luật.
Mẫu chứng từ kế toán bao gồm mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫu chứng từ kế
toán hướng dẫn. Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc gồm những mẫu chứng từ kế toán do
cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu của mẫu mà doanh nghiệp

phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng
thống nhất cho các doanh nghiệp hoặc từng doanh nghiệp cụ thể. Mẫu chứng từ kế toán
hướng dẫn gồm những mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước quy định nhưng
doanh nghiệp có thể sửa chữa, bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi thiết kế biểu mẫu
cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo đầy
đủ các nội dung quy định của chứng từ kế toán.
- Hệ thống tài khoản kế toán.
Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính
theo nội dung kinh tế.
Hệ thống tài khoản kế toán là một nhóm các tài khoản của kế toán tổng hợp được sử
dụng để hạch toán các giao dịch từ các phần hành kế toán. Nó cũng có thể được sử
dụng để lập các báo cáo như Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh hay
bảng cân đối tài khoản Hệ thống tài khoản của các tổ chức khác nhau là khác nhau.
11
Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về hệ thống tài khoản kế toán, kể cả mã số
và tên gọi, nội dung, kết cấu và phương pháp kế toán của từng tài khoản kế toán.
Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành, doanh nghiệp căn cứ
vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động của doanh nghiệp minh cũng như đặc
điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để nghiên cứu, lựa chọn các tài khoản kế
toán phù hợp, cần thiết để hình thành một hệ thống tài khoản kế toán cho đơn vị mình.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị, doanh nghiệp được cụ thể hoá, bổ sung thêm
tài khoản cấp III, cấp IV… nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cầu và phương pháp
hạch toán của tài khoản cấp trên tương ứng.
Doanh nghiệp được đề nghị bổ sung tài khoản cấp I hoặc cấp II đối với các tài khoản
trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp chưa có để phản ánh nội dung kinh tế
riêng có phát sinh của doanh nghiệp và chỉ được thực hiện sau khi được Bộ Tài chính
chấp thuận bằng văn bản.
Việc cụ thể hoá hệ thống tài khoản kế toán chi tiết phải đảm bảo phản ánh, hệ thống
hoá đầy đủ, cụ thể mọi nội dung đối tượng hạch toán, mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính
phát sinh trong doanh nghiệp, phù hợp với những quy định thống nhất của Nhà nước và

các văn bản hướng dẫn thực hiện của các cơ quan quản lý cấp trên, phù hợp với đặc
điểm tính chất sản xuất kinh doanh, đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế của doanh nghiệp,
đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thoả mãn nhu cầu thông tin co các
đối tượng sử dụng.
Hệ thống tài khoản được thiết lập phải gồm các tài khoản thể hiện được tình hình tài
sản, nguồn vốn của doanh nghiệp trong từng thời điểm, tình hình biến động của tài sản
và nguồn vốn trong quá trình vận động của nó và những tài khoản để phản ánh doanh
thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ kế toán. Người
quản lý phải sắp xếp các tài khoản này một cách khoa học và có tính hệ thống ( thông
thường người ta hay sắp xếp theo tính thanh khoản giảm dần). Điều này sẽ giúp cho
nhân viên dễ nắm bắt, dễ sử dụng các tài khoản được quy định.
Căn cứ xây dựng hệ thống tài khoản trong doanh nghiệp:
12
- Căn cứ vào nội dung của đối tượng hạch toán kế toán, đối tượng hạch toán kế toán
gồm 3 loại cơ bản: tài sản, nguồn vốn và quá trình hoạt động của đơn vị
- Căn cứ vào tính vận động của đối tượng hạch toán kế toán, các đối tượng hạch toán kế
toán luôn có 2 chiều hướng vận động khác nhau hoặc tăng lên hoặc giảm xuống
- Căn cứ vào tính đa dạng của đối tượng hạch toán kế toán, mỗi đối tượng thường được
chia thành nhiều đối tượng chi tiết hơn.
- Căn cứ vào tính vận động không đồng bộ giữa giá trị và hiện vật của một số đối tượng
hạch toán kế toán trong một số trường hợp đặc biệt.
- Căn cứ vào tính đối lập tương đối của 2 đối tượng hạch toán kế toán cơ bản là tài sản
và nguồn vốn.
- Hệ thống tài khoản phải phản ánh được ba loại cơ bản của đối tượng hạch toán kế
toán: tài sản, nguồn vốn và quá trình hoạt động.
- Tài khoản kế toán phải được thiết kế hai bên đối xứng nhau để theo dõi sự vận động
tăng giảm của từng đối tượng hạch toán kế toán.
- Tài khoản kế toán phản ánh mỗi đối tượng phải được thiết kế gồm tài khoản tổng hợp
và các tài khoản phân tích để theo dõi nội dung chi tiết của từng đối tượng tổng hợp.
- Bên cạnh các tài khoản kế toán thông thường cần phải có các tài khoản điều chỉnh để

biểu hiện chính xác các đối tượng hạch toán kế toán có sự thay đổi giá trị nhưng không
thay đổi về hiện vật.
- Tài khoản kế toán phản ánh tài sản được thiết kế ngược chiều với tài khoản nguồn
vốn.
2.2.2.3 Hệ thống sổ kế toán và các hình thức kế toán.
Sổ kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghi
chép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo
đối tượng.
Hệ thống sổ kế toán là tổng hợp các loại sổ chuyên môn dùng để theo dõi, ghi chép,
hệ thống và lưu giữ toán bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dụng kinh
tế và theo trình tự thời gian liên quan đến doanh nghiệp. Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một
hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm. Doanh nghiệp phải
13
căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong doanh nghiệp và yê cầu quản lý để
mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết. Trong môi trường kế toán
thủ công, sổ sách kế toán tồn tại dưới hình thức trang sổ được đóng thành quyển. Trong
môi trường kế toán ứng dụng công nghệ thông tin, sổ kế toán tồn tại dưới dạng các tập
tin hoặc cơ sở dữ liệu gắn với những phần mềm tính toán và xử lý cơ sở dữ liệu.
Tuỳ theo quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ
nghiệp vụ của nhân viên kế toán và khả năng trang bị các phương tiện hỗ trợ kỹ thuật
tính toán mà doanh nghiệp xây dựng hình thức kế toán cho phù hợp. Trong môi trường
kế toán thủ công, do kỹ thuật tính toán bị hạn chế nên thường có nhiều hình thức kế
toán được áp dụng. Hiện nay, có năm hình thức kế toán được áp dụng: Nhật ký chung;
nhật ký chứng từ; chứng từ ghi sổ; và nhật ký sổ cái và hình thức kế toán trên máy vi
tính. Mỗi hình thức kế toán có những ưu điểm và nhược điểm riêng, vì thế người quản
lý cần lựa chọn hình thức phù hợp nhất với tình hình hoạt động của doanh nghiệp mình.
Trong môi trường kế toán ứng dụng công nghệ thông tin, việc tính toán và xử lý các số
liệu được máy tính thực hiện nhanh chóng và chính xác nên thông thường doanh nghiệp
áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung, và lập thêm các mẫu sổ của các hình thức kế
toán khác ( nếu thấy cần thiết) . Như đã nói ở phần trên, trong môi trường kế toán ứng

dụng công nghệ thông tin, sổ kế toán tồn tại dưới dạng các tập tin hoặc cơ sở dữ liệu
gắn liền với những phần mềm tính toán và xử lý cơ sở dữ liệu. Do đó, quá trình tổ chức
sổ sách kế toán được thực hiện trong quá trình thiết kế và cài đặt các thiết lập cho phần
mềm kế toán.
Trách nhiệm của người ghi và giữ sổ kế toán:
- Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và
ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm những
điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian giữ sổ. Khi có sự thay đổi về nhân
viên giữ và gi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi
sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Biên bản bàn giao phải được kế toán
trưởng ký xác nhận.
Hiện nay có 4 hình thức ghi sổ kế toán đang được áp dụng đó là:
14
*) Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái
*) Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
*)Hình thức kế toán nhật ký chung
*) Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ
Mỗi hình thức kế toán có nội dung, ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng thích hợp.
Trong mỗi hình thức kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, trình tự,
phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán. Trình tự ghi sổ theo từng
hình thức có thể khái quát như sau: Kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng
từ; ghi sổ kế toán chi tiết; Ghi sổ kế toán tổng hợp; Kiểm tra đối chiếu số liệu; Tổng
hợp số liệu lập báo cáo tài chính. Do vậy, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong bốn
hình thức kế toán nêu trên để ghi sổ kế toán. Từ hình thức kế toán đã được lựa chọn,
doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ tài chính quy định để chọn
một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất áp dụng phù hợp với quy mô, đặc điểm
sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng như
điều kiện trang bị phương tiện, kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin ở doanh nghiệp để
phản ánh các giao dịch kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp theo hệ thống các tài khoản
mà doanh nghiệp đã lựa chọn và theo phương pháp kế toán được quy định trong chế độ

kế toán doanh nghiệp Việt Nam.
Hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo phản ánh và cung cấp đầy đủ các thông tin kinh tế
tài chính để lập báo cáo tài chính và đáp ứng các nhu cầu khác về quản lý hoạt động
kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống sổ kế toán của doanh nghiệp gồm: Hệ thống sổ
kế toán tổng hợp và hệ thống sổ kế toán chi tiết. Hệ thống sổ kế toán tổng hợp gồm: Sổ
cái; Sổ nhật ký; hoặc sổ đăng ký Chứng từ - Ghi sổ; tuỳ theo từng trường hợp. Sổ kế
toán tổng hợp dùng để phân loại, tổng hợp thông tin kinh tế, tài chính theo nội dung
kinh tế; hệ thống sổ kế toán chi tiết, tuỳ theo yêu cầu quản lý, kinh doanh và cung cấp
thông tin kinh tế tài chính để lập các báo cáo kế toán mà doanh nghiệp mở đủ các sổ kế
toán chi tiết. Các sổ này dùng để phân loại, tổng hợp , chi tiết các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh theo từng nội dung kinh tế.
15
2.2.2.4. Hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo kế toán gồm hai phân hệ: Hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống
báo cáo kế toán quản trị. Thông thường thì:
- Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt
động sản xuất kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Bảng thuyết minh báo cáo tài
chính. Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình
kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý của chủ
doanh nghiệp , cơ quan nhà nước và nhu cầu hữu ích của những người sử dụng trong
việc đưa ra các quyết định kinh tế. Báo cáo tài chính sẽ cung cấp thông tin của một
doanh nghiệp về tài sản; nợ phải trả và vốn chủ sở hữu; Doanh thu, thu nhập khác; chi
phí kinh doanh và chi phí khác; lãi lỗ và phân chia kết quả kinh doanh; thuế và các
khoản nộp nhà nước; tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán; các luồng tiền. Ngoài
ra, doanh nghiệp còn phải cung cấp các thông tin nhằm giải trình thêm về các chỉ tiêu
đã phản ánh trên báo cáo tài chính tổng hợp và các chính sách kế toán đã áp dụng để
ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, lập và trình bày báo cáo tài chính
trong “Bản thuyết minh báo cáo tài chính”.
- Báo cáo kế toán quản trị bao gồm các báo cáo được lập ra để phục vụ cho yêu cầu
quản trị của doanh nghiệp ở các cấp độ khác nhau. Báo cáo kế toán quản trị không bắt

buộc phải công khai.
Việc lập báo cáo kế toán tài chính là khâu công việc cuối cùng của một quá trình
công tác kế toán. Số liệu trong báo cáo tài chính chứa đựng những thông tin tổng hợp
nhất về tình hình tài sản, nguồn vốn chủ sở hữu và công nợ cung như tình hình tài
chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Việc lập Báo cáo tài chính có tác
dụng và ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý của doanh nghiệp. Vì vậy đòi hỏi các doanh
nghiệp phải lập và nộp đầy đủ kịp thời các Báo cáo tài chính theo đúng mẫu biểu quy
định, thời hạn lập, nộp và gửi báo cáo. Tuy nhiên trong quá trình lập báo cáo đối với
một số đơn vị thuôc các lĩnh vực mang tính chất đặc thù có thể sửa đổi, bổ sung hoặc
chi tiết các chỉ tiêu cho phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, nhưng phải
được cơ quản chủ quản chấp nhận.
16
Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm về các số liệu báo cáo. Vì
vậy cần phải kiểm tra chặt chẽ các Báo cáo tài chính trước khi ký, đóng dấu và gửi đi.
2.2.3. Nội dung cơ bản của hệ thống kế toán với hiệu quả hoạt động trong
doanh nghiệp.
2.2.3.1. Hệ thống kế toán với hiệu quả hoạt động mua hàng
Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình hoạt động kinh doanh trong doanh
nghiệp, tạo tiền đề vật chất cho hoạt động của doanh nghiệp ở các khâu tiếp theo tiêu
thụ sản phẩm. Khi kết thúc quá trình mua hàng, tài sản trong doanh nghiệp sẽ chuyển từ
hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa, doanh nghiệp sẽ mất quyền sở hữu về tiền tệ
nhưng lại được quyền sở hữu về hàng hóa hoặc có nghĩa vụ phải thanh toán nợ cho
người bán.
- Để hoạt động mua hàng đạt được hiệu quả kế toán mua hàng phải thỏa mãn các
nguyên tắc sau:
+ Kế toán mua hàng phải ghi chép một cách đầy đủ chính xác toàn bộ tình hình quá
trình mua hàng của doanh nghiệp từ các nguồn nhằm theo dõi và thúc đẩy, quá trình
mua hàng, thanh toán tiền nhanh nhất.
+ Giám sát chặt chẽ tình hình mua hàng của doanh nghiệp chi phí phát sinh trong quá
trình mua hàng tính toán chi phí phân bổ quá trình xuất bán trong kì.

2.2.3.1.1. Hệ thống chứng từ kế toán với hiệu quả hoạt động mua hàng.
Chứng từ kế toán trong hoạt động mua hàng là những giấy tờ và vật mang tin phản
ánh nghiệp vụ kinh tế về nghiệp vụ mua hàng làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Chứng từ kế toán trong hoạt động mua hàng bao gồm: Phiếu báo giá Bảng kê mua
hàng, Phiếu giao hàng, Phiếu nhận hàng, Phiếu nhận tạm ứng, Hóa đơn giá trị gia tăng,
Phiếu thu, Phiếu Chi, Chứng từ thanh toán hàng mua phải trả, chứng từ hàng mua trả lại
giảm giá.
Chứng từ với hiệu quả hoạt động mua hàng được thể hiện trong tác dụng của nó với
hoạt động mua hàng cụ thể:
17
+ Phiếu báo giá: là chứng từ quan trọng trong hoạt động mua hàng, thông qua phiếu báo
giá người mua hàng có thể tìm hiểu lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp với giá cả,
thời gian giao hàng, giúp cho quá trình mua hàng không bị mua với giá cao, tăng được
tính cạnh tranh cho doanh nghiệp.
+ Bảng kê hàng mua (do cán bộ nghiệp vụ mua hàng lập): Trong trường hợp mua hàng
ở thị trường tự do mua trực tiếp tại các hộ sản xuất (của người không được phép phát
hành hóa đơn), cán bộ thu mua phải nộp bảng kê theo mẫu. Trên bảng kê mua hàng
phải ghi rõ tên, địa chỉ người bán, số lượng, đơn giá mua hàng của từng mặt hàng, tổng
giá thanh toán. như vậy bảng kê mua hàng sẽ giúp kế toán tập hợp được hàng mua khi
bên bán không có hóa đơn. Trên mỗi bảng kê mua hàng đều có chữ ký xác nhận của
người mua hàng, kế toán trưởng, và người duyệt mua hàng. Thông qua bảng kê mua
hàng kế toán mua hàng có thể rà soát lại hoạt động mua hàng các thông tin khi cần đối
chiếu kiểm tra đồng thời với chữ ký xác nhận của những người liên quan sẽ gắn được
trách nhiệm của người mua hàng khi hàng hóa mua về sai về số lượng, quy cách v.v. do
đó nâng cao được trách nhiệm của nhân viên khi đi mua hàng.
+ Phiếu nhận hàng: phiếu nhận hàng được sử dụng khi bên mua hàng đã nhận đầy đủ
hàng hóa, phiếu nhận hàng được lập ra xác nhận quyền sở hữu hàng hóa của doanh
nghiệp bắt đầu và quyền sở hữu tiền mặt bị mất đi, khi thủ kho xác nhận vào phiếu nhận
hàng cũng là lúc thủ kho xác nhận trách nhiệm của mình với hàng hóa, và bên giao
hàng đã hoàn thành công việc giao hàng cho bên mua, phiếu nhận hàng là chứng từ

quan trọng đối với bên bán hàng và là căn cứ để người mua hàng lấy số liệu mua hàng
để vào các sổ và báo cáo mua hàng sau này.
+ Hóa đơn bán hàng: Trường hợp doanh nghiệp mua hàng của những doanh nghiệp
thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế, thì hóa đơn
bán hàng là hóa đơn giá trị gia tăng (liên 2), Trường hợp doanh nghiệp mua hàng của
những doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực
tiếp trên giá trị gia tăng hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng doanh
nghiệp sẽ được bên mua cung cấp hóa đơn bán hàng thông thường hoặc hóa đơn kiêm
18
phiếu xuất kho. Hóa đơn là chứng từ được sử dụng để kế toán mua hàng vào sổ sách
hàng hóa.
+ Bảng kê hóa đơn hàng hóa dịch vụ mua vào: bảng kê này có tác dụng tập hợp tất cả
các hóa đơn mua hàng trong tháng, được ghi theo thứ tự chứng từ mua hàng hóa, dịch
vụ . Bảng tập này sẽ giúp cho việc quản lý hóa đơn mua vào gọn gàng và giúp cho việc
kiểm tra chứng từ nhanh chóng.
+ Phiếu thu và phiếu chi: Phiếu chi là chứng từ dùng để xác nhận thanh toán đã trả tiền
hàng cho người bán, và Phiếu thu là chứng từ dùng để xác nhận đã thu tiền hàng của
người mua.
+ Phiếu nhập kho: Phản ánh được số lượng hàng hóa thực tế nhập kho. Khi mua hàng
về hàng hóa có thể thiếu hoặc thừa so với hóa đơn do đó để phản ánh chính xác số hàng
nhập kho kế toán sử dụng phiếu nhập kho. Như vậy thông qua phiếu nhập hàng kế toán
có thể theo dõi được hàng hóa thực nhập vào kho, sau đó sẽ đối chiếu số liệu trên phiếu
nhập kho với hóa đơn về nếu có sự sai lệch về số lượng, quy cách, hoặc bể vỡ phải báo
ngay cho bên bán hàng biết để có kế hoạch xử lý.
Ngoài tác dụng về từng loại chứng từ mua hàng đối với hoạt động mua hàng đã phân
tích thì đồng thời để kiểm soát giá mua hàng vì mua hàng luôn được hoa hồng hay
được chiết khấu. Nếu mua hàng với giá cao thì công ty khó cạnh tranh do đầu vào cao
thì đầu ra phải cao thì quy trình mua hàng phải thỏa mãn những điều sau:
1. Yêu cầu mua hàng:
- Người yêu cầu mua hàng phải viết phiếu yêu cầu mua hàng theo biểu mẫu sẵn.

- Phiếu yêu cầu mua hàng phải được quản lý trực tiếp của bộ phận đó xem xét và ký
duyệt.
- Bất kỳ loại hàng hoá, dịch vụ nào cũng phải có tiêu chuẩn hàng hoá đính kèm theo
phiếu yêu cầu mua hàng. Nếu tiêu chuẩn đã được duyệt từ trước thì không cần phải
đính kèm tiêu chuẩn đó.
19
- Bảng tiêu chuẩn phải được Giám đốc điều hành duyệt trước khi thực hiện việc mua
hàng.
2. Duyệt:
Thẩm quyền phê duyệt phiếu yêu cầu mua hàng được quy định như sau.
Việc duyệt mua các loại hàng hóa sẽ được giám đốc duyệt trước khi mua hàng.
3. Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp:
- NV mua hàng hoặc người được Giám đốc điều hành chỉ định chịu trách nhiệm tìm
kiếm, đánh giá và làm các thủ tục ký hợp đồng với nhà cung cấp.
- Việc tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp thực hiện theo quy trình tìm kiếm,
đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng.
- Người làm đơn đặt hàng phải độc lập với người mua hàng
- Nhân viên mua hàng hoặc người được chỉ định chỉ được mua hàng khi:
+ Nhà cung cấp đó đã được Giám đốc duyệt.
+ Phải thực hiện việc mua hàng theo thứ tự các nhà cung cấp được ưu tiên 1,2,3.
+ Đối với các nhà cung cấp chưa được duyệt thì phải báo cáo GD xin ý kiến chỉ đạo,
mọi trường hợp tự ý mua mà chưa được duyệt sẽ không có hiệu lực cho việc thanh toán.
Người duyệt giá, người thực hiện mua hàng, và người ghi sổ theo dõi phải là ba người
khác nhau, độc lập với nhau.
Để đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của mỗi chứng từ các chứng từ phải được đóng
thành quyển đánh số thứ tự và đóng dấu giáp lai giữa các chứng từ, mỗi chứng từ có thể
được lưu thành hai liên hoặc nhiều hơn tùy theo yêu cầu quản lý. Những chứng từ đã sử
dụng phải có một liêu lưu tại quyển với đầy đủ chữ ký của người liên quan, những liên
xóa bỏ phải gạch chéo và vẫn lưu tại quyển với đầy đủ số liên. Việc sử dụng hệ thống
20

chứng từ kế toán trong hoạt động mua hàng luôn là cần thiết cho doanh nghiệp với
những chức năng thông tin mà hệ thống chứng từ mang lại như thông tin nhanh về
người yêu cầu xuất hàng, số lượng, chủng loại hàng, người nhận hàng, người giao hàng,
thời điểm và thời gian giao hàng. Thông qua hệ thống chứng từ hoạt động mua hàng sẽ
trở nên chặt chẽ, giảm thiểu rủi ro về gian lận và sai phạm trong quá trình mua bán
hàng hóa, đặc biệt với chức năng so sánh giá thời gian giao hàng số lượng và tiêu chuẩn
hàng hóa của chứng từ báo giá hàng hóa mang lại sẽ giúp doanh nghiệp thực sự nâng
cao hiệu quả hơn trong hoạt động mua hàng bằng việc lựa chọn được nhà cung cấp có
lợi nhất cho doanh nghiệp trong việc cấp hàng với yếu tố đầu vào là vốn bị hạn chế.
2.2.3.1.2. Hệ thống tài khoản kế toán với hiệu quả hoạt động mua hàng.
Phương pháp chứng từ kế toán có ưu điểm là cung cấp thông tin nhanh, tuy nhiên nó
chưa được tổng hợp theo chi tiết từng loại hàng hóa.
Tài khoản kế toán là cách phân loại hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo
từng đối tượng của hạch toán kế toán như: theo từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn,
hoặc là theo từng quá trình kinh doanh.
Việc sử dụng hệ thống tài khoản trong hoạt động mua hàng sẽ theo dõi được một
cách chi tiết hóa từng loại đúng hàng hóa cùng đặc điểm nhập vào tránh nhầm lẫn và sai
xót trong quá trình theo dõi chi tiết từng loại hàng hóa và ghi sổ, cụ thể:
+ Kế toán mở các tài khoản chi tiết cho từng mặt hàng nhập kho với mỗi mặt hàng có
thể có mã số riêng từ đó kế toán sẽ lập tài khoản chi tiết đối với từng mã hàng từ để
theo dõi hàng hóa dựa vào mã số tài khoản riêng đó. Việc theo dõi tài khoản chi tiết
như vậy sẽ giúp cho quá trình nhập hàng rõ ràng, không bị lẫn lộn giữa những mặt hàng
có đặc điểm gần giống nhau.
+ Thông qua Tài khoản 151 – “Hàng mua đang đi đường”, kế toán theo dõi được hàng
mua đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán tiền nhưng còn để ở kho người bán,
Hàng hóa vật tư mua ngoài đã về đến doanh nghiệp, nhưng đang chờ kiểm nhận để
nhập kho, Hàng ngày khi nhận được hóa đơn mua hàng, nhưng hàng chưa về nhập kho
kế toán sẽ chưa ghi sổ mà tiến hành đối chiếu với hợp đồng kinh tế và lưu hóa đơn vào
tập hồ sơ riêng – Hàng mua đang đi đường. Như vậy thông qua tài khoản 151 kế toán sẽ
21

theo dõi được tổng hợp giá trị hàng hóa mua đang đi đường nhưng đã là của doanh
nghiệp. Đối với hàng mua đang đi đường kế toán cũng cần phải mở các tài khoản 151
chi tiết để theo dõi từng loại hàng hóa.
+ Để theo dõi chi phí mua hàng bao gồm các khoản chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng
hóa, chi phí bảo quản hàng hóa, chi phí lưu kho, lưu bãi, chi phí hao hụt tự nhiên trong
định mức phát sinh trong khâu mua kế toán sẽ tập hợp các chi phí trên tài khoản 1562 –
“Chi phí mua hàng”, nhìn vào giá trị phản ánh trên tài khoản này kế toán có thể biết
được tổng chi phí để nhập hàng có vượt quá mức cho phép không, nếu nó là quá lớn
gây ảnh hưởng đến lợi nhuận thì kế toán sẽ phải xem xét tìm cách giảm chi phí ví dụ
như có thể tập hợp hàng để mua một lần sẽ đỡ tiền vận chuyển, lựa chọn đường đi phù
hợp để thuận tiện cho việc nhập hàng không chồng chéo nhau tiết kiệm xăng dầu vận
chuyển hoặc tìm cách thuê được kho bãi để lưu trữ hàng hóa rẻ hơn.
+ Quá trình mua hàng có thể thừa thiếu hàng hóa để theo dõi hàng mua bị thừa kế toán
theo dõi trên tài khoản 002 – “ Trị giá hàng thừa nhận giữ hộ người bán”, theo giá trị
phản ánh bên Nợ TK 002 – kế toán có thể biết được tổng giá trị hàng hóa mà doanh
nghiệp đang quản lý hộ là bao nhiêu nhằm phục vụ thuận lợi cho công tác trả hàng thừa
sau này. Tài khoản 002 cũng được mở chi tiết theo từng đối tượng để tiện cho việc theo
dõi hàng trả lại sau này.
+ Những trường hợp mua hàng bán thẳng không nhập kho kế toán theo dõi trên tài
khoản 157 – “ Trị giá hàng mua gửi bán thẳng không qua kho”, Thông qua tài khoản
157 – Kế toán quản lý được hàng hóa thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhưng đang gửi
ở đại lý khác.
+ Để theo dõi quá trình thanh toán cho người bán kế toán mở tài khoản chi tiết 331 –
“Phải trả người bán” chi tiết cho từng người bán, Như vậy thông qua giá trị phản ánh
bên Nợ TK 331 – Kế toán có thể theo dõi được tình hình thanh toán đối với từng người
bán như thế nào, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi tình hình thanh toán tiền mua
hàng của doanh nghiệp.
+ Đối với những đơn hàng doanh nghiệp thanh toán sớm sẽ được bên bán chiết khấu
thanh toán những khoản này sẽ được kế toán thể hiện trên TK 515 – “ Doanh thu hoạt
22

động tài chính”. hoặc khi mua với số lượng nhiều doanh nghiệp sẽ được giảm giá khi
đó kế toán sẽ phản ánh vào bên có của các tài khoản 156, nếu chiết khấu thương mại và
chiết khấu thanh toán lớn kế toán có thể xem xét để giảm vào giá hàng mua làm cho giá
hàng mua giảm xuống tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.
2.2.3.1.3. Hệ thống báo cáo kế toán với hiệu quả hoạt động mua hàng.
Để phục vụ cho hoạt động mua hàng đạt được hiệu quả về theo dõi và quản lý, kế toán
sử dụng các loại báo cáo sau trong hoạt động mua hàng:
+ Bảng kê phiếu nhập hàng: Bảng kê này có thể được kế toán lập hàng ngày, để tổng
hợp tất cả các phiếu nhập hàng hóa trong ngày, trong bảng kê này sẽ theo dõi được số
hiệu của các chứng từ nhập, tổng giá trị của từng phiếu nhập cũng như nhà cung cấp sẽ
giúp kế toán mua hàng tổng hợp được hàng hóa mua vào.
+ Báo cáo chi tiết công nợ phải trả, Báo cáo tổng hợp công nợ phải trả, Báo cáo thống
kê nợ quá hạn: Những báo cáo này hỗ trợ cho kế toán mua hàng trong việc theo dõi tình
hình thanh toán với nhà cung cấp để có kế hoạch trả nợ kịp thời, theo dõi những khoản
nợ đã quá hạn để kịp thời đôn đốc cho bộ phận thanh toán để trả tiền kịp thời cho nhà
cung cấp, tránh mất uy tín vì chậm thanh toán gây ảnh hưởng tới việc nhập hàng lần sau
của doanh nghiệp.
+ Báo cáo chi tiết tiền mua hàng: Báo cáo này được kế toán lập hàng ngày sẽ liệt kê
toàn bộ số tiền mua hàng của những lô hàng đã mua. Báo cáo sẽ giúp kế toán mua hàng
theo dõi có hệ thống hơn về những khoản tiền dùng để mua hàng.
+ Báo cáo chi tiết tiền xuất trả hàng: Báo cáo sẽ liệt kê tất cả những khoản tiền mặt đã
được chuyển trả theo ngày có thể trả hết theo hóa đơn, hoặc tiền ứng trước một phần
tiền hàng cho người bán theo hóa đơn nhập về.
+ Báo cáo chi tiết tiền trả công nợ: Báo cáo sẽ liệt kê tất cả các khoản tiền được chuyển
trả theo những phiếu hóa đơn nhập hàng chưa thanh toán.
+ Danh sách chứng từ công nợ chưa trả: Danh sách này được cập nhật hàng ngày, trên
danh sách sẽ thể hiện được số phiếu nhập chưa thanh toán, số tiền, số tiền đã trả trước
và số ngày quá hạn, đây là danh sách tổng quát nhất giúp kế toán mua hàng có thể tổng
quát được tình hình cần phải thanh toán cho người bán hàng.
23

2.2.3.1.4. Hệ thống sổ kế toán với hiệu quả hoạt động mua hàng.
Trong hoạt động mua hàng kế toán sử dụng các loại sổ sau:
+ Sổ nhật ký mua hàng: Đối với một doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ mua hàng số
lượng chứng từ nhiều, kế toán sử dụng số nhật ký mua hàng để cập nhật, ghi chép tất cả
các mặt hàng đã mua, các nghiệp vụ mua hàng sẽ được lưu lại theo thời gian nhờ đó kế
toán mua hàng sẽ rà xoát và kiểm tra lại được một cách nhanh chóng các chứng từ mua
hàng.
+ Kế toán mở sổ kế toán chi tiết từng tài khoản: Sổ này được mở để theo dõi chi tiết
từng mặt hàng như vậy việc theo dõi các mặt hàng sẽ rõ ràng rành mạch, dễ kiểm tra và
kiểm tra nhanh chóng được giá trị của từng mặt hàng. Thông qua sổ kế toán chi tiết
từng tài khoản kế toán sẽ biết được giá trị của từng mặt hàng, cũng như tình hình thanh
toán tiền hàng với nhà cung cấp.
2.2.3.2. Hệ thống kế toán với hiệu quả hoạt động lưu kho.
Hàng tồn kho, hay hàng lưu kho, là danh mục nguyên vật liệu và sản phẩm hoặc
chính bản thân nguyên vật liệu và sản phẩm đang được một doanh nghiệp giữ trong
kho.
Có 3 lý do chính khiến doanh nghiệp có nhu cầu về hàng tồn kho.
- Thứ nhất, có độ trễ về thời gian trong chuỗi cung ứng, từ người cung ứng đến người
sử dụng ở mọi khâu, đòi hỏi doanh nghiệp phải tích trữ một lượng hàng nhất định để
đảm bảo nguồn nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc đảm bảo có sản phẩm cung ứng cho
người mua.
- Thứ hai, có những bất chắc nhất định trong nguồn cung, nguồn cầu, trong giao nhận
hàng khiến doanh nghiệp muốn trữ một lượng hàng nhất định để dự phòng. Trong
trường hợp này, hàng tồn kho giống như một cái giảm shock.
- Thứ ba, để khai thác tính kinh tế nhờ quy mô. Nếu không có hàng tồn kho, doanh
nghiệp sẽ cần tăng cường hoạt động vận chuyển để nhận hay giao hàng. Điều này
khiến cho chi phí vận chuyển tăng lên. Vì thế, doanh nghiệp có thể muốn trữ hàng đợi
đến một lượng nhất định thì mới giao hàng nhằm giảm chi phí vận chuyển.
24
Việc kiểm soát lượng hàng tồn kho sao cho vừa đủ tại mỗi thời điểm gọi là quản lý tồn

kho. Nếu lượng tồn kho không đủ thì doanh nghiệp có thể gặp những khó khăn nhất
định vì 3 lý do trên. Nhưng nếu lượng tồn kho nhiều quá thì doanh nghiệp sẽ tốn chi phí
để lưu hàng và chậm thu hồi vốn.
Để quản lý hàng tồn kho có hiệu quả,thì quản lý tồn kho phải tuân theo quy định sau:
*) Quy định sắp xếp hàng hoá.
- Thủ kho phải lập sơ đồ kho và dán ngay ngoài cửa. Khi phát sinh hàng hoá mới hay
thay đổi cách sắp xếp thì thủ kho phải cập nhật vào sơ đồ kho (sơ đồ kho phải ghi rõ
ngày cập nhật). Các kệ trong kho được ký hiệu thành, A, B, C, D….tầng 1 của kệ A là
A1, tầng 2 là A2….Nhãn dán chỉ vị trí của từng ô trong kệ phải có mũi tên chỉ vị trí
tương ứng Thủ kho chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm soát việc xếp dỡ hàng hoá
trong kho.
- Thủ kho phải bảo đảm rằng các công cụ và cách thức xếp dỡ được sử dụng là phù hợp
và không làm tổn hại đến sản phẩm được xếp dở.
- Chỉ có thủ kho mới có quyền đưa hàng hoá vào hay chuyển dịch chúng từ các vị trí
trong kho, trừ những cá nhân được uỷ quyền.
- Trước khi nhập hàng, kho có trách nhiệm sắp xếp mặt bằng sạch sẽ và ngăn nắp gọn
gàng.
- Hàng hoá trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhành tránh va chạm, đổ vỡ …
- Các khu vực dễ có nước mưa hắt khi mưa lớn phải để hàng hoá trên thành cao (tối
thiểu 30 cm so với mặt đất).
- Hàng hoá sau khi xuất xong phải được thu xếp gọn gàng, để nơi để cho loại hàng hoá
khác, các loại hàng hoá dư phải để vào khu vực riêng.
*) Bảo quản hàng hoá.
- Với các loại hàng hoá có chỉ dẫn bảo quản trên bao bì thì phải thực hiện đúng theo
hướng dẫn của nhà sản xuất.
25