Phân tích hoạt động của phòng đào tạo cơ sở 2 của trường ĐH Công nghiệp

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU
Thực tập cơ sở là hoạt động mang lại hiêu quả cao đối với sinh viên nói
chung và sinh viên ngành quản lý giáo dục nói riêng. Đây là chương trình nằm
trong kế hoạch đào tạo của các trường Đại học, cao đẳng nhằm nâng cao nhận
thức nghề nghiệp, và tạo điều kiện để sinh viên bước đầu khẳng định bản thân.
Qua đợt thực tập này chúng ta không chỉ được trực tiếp quan sát hoạt động quản
lý trong các cơ quan ,ban nghành mà quan trọng hơn là mỗi sinh viên có cơ hội
vận dụng ,so sánh ,khẳng định và bổ sung thêm những kiến thức cơ bản trong
công tác quản lý. Đây là hoạt động mang ý nghĩa thiết thực, và rất bổ ích đối với
sinh viên ngành quản lý giáo dục. Thông qua các đợt thực tập, chúng ta đã bước
đầu làm quen với môi trường quản lý, thấy được quản lý trong sách vở được vận
dụng vào thực tế như thế nào, từ đây ý thức nghề nghiệp được nâng cao, mỗi
sinh viên sẽ nhận ra điểm mạnh, điểm yếu của mình để có kế hoạch hoàn thiện
kĩ năng quản lý của mình trong tương lai.
Trong đợt thực tập này, nhóm chúng tôi chọn cơ sở là Trường Cao Đẳng công
nghiệp Quốc Phòng. Trường vốn là cơ sở đầu ngành trong công tác đào tạo công
nhân kĩ thuật quân sự, là nguồn nhân lực của tổng cục quân đội. Do đặc thù của
Trường là Trường quân đội, nên cơ chế quản lý cũng mang những nét riêng biệt
so với cách quản lý của các cơ quan quản lý khác.Trong môi trường quân đội
mọi hoạt động được chuẩn mực hóa đến mức tối đa có thể, tất cả kế hoạch đào
tạo, chương trình hoạt động đều mang tính chiến lược lâu dài. Làm việc trong
môi trường như vậy người cán bộ quản lý ngoài những tư chất bản thân còn phải
có những hoạt động quản lý suất sắc, chính xác. Từ những đặc điểm đó, chúng
tôi nhận thấy vai trò đặc biệt của người cán bộ quản lý Trong môi trường khắt
khe này.
Báo cáo này gồm những nội dung:
1
PHẦN I: Giới thiệu về trường Cao đẳng Công nghiệp Quốc phòng, cơ sở 2,
phòng đào tạo cơ sở 2.
PHẦN II: Phân tích hoạt động của phòng Đào tạo cơ sở 2 và chuyên viên

phòng Đào tạo.
PHẦN III: Đánh giá về hoạt động của chuyên viên phòng đào tạo.
Tuy nhiên do thời gian thực tập ngắn, khả năng của chúng tôi có hạn, trong khi
công việc quản lý là một phạm vi rộng lớn.Vì vậy dù đã rất cố gắng, nỗ lực
nhưng báo cáo sẽ không tránh khỏi những thiếu hạn chế.Chúng tôi rất mong
nhận được sự chia sẻ và góp ý chân thành của thầy cô.
Trong quá trình thực tập và hoàn thiện báo cáo này, chúng tôi xin chân thành
cảm ơn Phó hiệu trưởng Đại tá Trần Văn Chính, các đồng chí lãnh đạo quản lý
cùng phòng đào tạo của trường cao đẳng Công nghiệp Quốc phòng. Đặc biệt là
phó phòng đào tạo Thượng tá Đinh Văn Năm và chuyên viên Nguyễn Đức
Quỳnh Anh đã tạo điều kiên hết sức thuận lợi để chúng tôi hoàn thành nhiệm
vụ.Chúng tôi xin bày tỏ lời biết ơn tới thạc sĩ Nguyễn Thị Tuyết Hạnh đã tận
tình hướng dẫn và cho chúng tôi những kinh nghiệm quý báu để có thể hoàn
thành đợt thực tập cơ sở.
Chúng tôi xin cảm ơn gia đình, bạn bè đã tạo điều kiện giúp đỡ về cả vật chất
và tinh thần để chúng tôi có thể tập trung và hoàn thành báo cáo.
2
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
CB : Cán bộ
CĐ : Cao đẳng
BGH : Ban giám hiệu
ĐH : Đại học
ĐH KD & CN HN: Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà nội
HSHV : Học sinh sinh viên.
GV : Giảng viên
QLGD : Quản lý giáo dục
TKB : Thời khóa biểu
KHQL : Khoa học quản lý
NDVN : Nhân dân Việt Nam.
GDQP : Giáo dục quốc phòng.

3
PHẦN I: GIỚI THIỆU VỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG NGHIỆP
QUỐC PHÒNG, CƠ SỞ 2, PHÒNG ĐÀO TẠO CƠ SỞ 2
I. Khái quát về trường Cao đẳng Quốc Phòng (CĐCNQP)
1. Quá trình hình thành và phát triển của trường Cao đẳng Công nghiệp
Quốc phòng:
Trường CĐCNQP đã trải qua 55 năm hình thành và phát triển:
- Trường CĐCNQP tiền thân là trường Trung học Công nghiệp Quốc Phòng
(06/03/2000). Trong quá trình hình thành và phát triển trường đã trải qua
nhiều giai đoạn khác nhau.
a. Giai đoạn sát nhập bốn trường thành hai trường.
- Ngày 29/3/1989, Tổng tham mưu Trường Quân đội NDVN có quyết định số
85 (QĐ – TM hợp nhất 2 trường) Trường Trung học kĩ thuật (1952 - 1989),
và trường công nhân kĩ thuật 3 (1978 - 1989) thành trường trung học kĩ thuật
và dạy nghề trực thuộc tổng cục kĩ thuật.
- Ngày 14/03/1989 Thiếu tướng Phan Thu chủ nhiệm tổng cục kĩ thuật kí
quyết định số 69/QĐ sát nhập trường bổ túc cán bộ (1979 - 1989) với trường
trung học kinh tế (1970 - 1989) thành trường trung học kinh tế
b. Giai đoạn sát nhập hai trường thành trường trung học kĩ thuật kinh tế và
dạy nghề:
Căn cứ vào nhiệm vụ của quân đội, của tổng cục và hệ thống các trường
trong toàn quốc, ngày 28/10/1991 Tổng cục tham mưu có quyết định số
455/QĐ-TM do đồng chí Trung tướng Đỗ Đức phó tổng tham mưu trưởng kí
thành lập trường trung học kĩ thuật kinh tế và dạy nghề trên cơ sở sát nhập
trường trung học kĩ thuật và dạy nghề và trường trung học kinh tế thuộc tổng
cục công nghiệp quốc phòng và kinh tế.
Ngày 6/3/2000 Bộ trưởng Bộ Quốc Phòng có quyết định số 264/QP-QĐ
quy định chức năng, quyền hạn, mối quan hệ công tác và cơ cấu tổ chức của
tổng cục quốc phòng, trong đó trường trung học kĩ thuật kinh tế và dạy nghề
được đổi thành Trung học công nghiệp quốc phòng.

4
Ngày 6/5/2009, Bộ quốc phòng và Bộ giáo dục và Đào tạo quyết định
thành lập trường Cao đẳng công nghiệp quốc phòng, rên cơ sở nâng cấp
trường trung học công nghiệp quốc phòng, trực thuộc Tổng cục quốc phòng.
2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của trường:
2.1 Vị trí:
Là cơ sở giáo dục đào tạo bậc cao đẳng, nằm trong hệ thống các trường cao
đẳng của cả nước, thuộc Tổng cục Quốc phòng. Trường thường xuyên có quan
hệ đào tạo, liên thông với các trường trung học chuyên nghiệp, Cao đẳng, Đại
học trong hệ thống giáo dục quốc dân.
2.2 Chức năng, nhiệm vụ:
- Đào tạo các bậc cao đẳng và trung cấp các nghành kinh tế kĩ thuật
- Đào tạo cao đẳng, trung cấp và dạy nghề ngắn hạn.
- Đào tạo nâng cao, đào tạo lại, tập huấn, bồi dưỡng cán bộ nhân viên chuyên
môn kĩ thật, nghiệp vụ, thợ bậc cao cho ngành công nghiệp quốc phòng.
- Đào tạo học viên quốc tế, đào tạo nguồn nhân lực cho sự nghiệp công nghiệp
hóa, hiện đại hóa đát nước, khi được nhà nước và Bộ quốc phòng giao.
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ phục vụ đào tạo huấn luyện, sản
xuất quốc phòng và phát triển kinh tế xã hội.
- Tận dụng khả năng hiện có để tổ chức sản xuất, kinh doanh, dịch vụ theo quy
định của pháp luật, xây dựng nhà trường vững mạnh, sẵn sàng nhận và hoàn
thành các nhiệm vụ được giao.
3. Các cấp đào tạo:
- Đào tạo trình độ cao đẳng hệ chính quy 4 ngành:
+ Công nghệ kĩ thuật cơ khí
+ Công nghệ kĩ thuật hóa học
+ Công nghệ kĩ thuật điện
+ Tài chính kế toán
Sau khi tốt nghiệp, sinh viên được học tiếp liên thông lên đại học chính quy
cùng ngành đào tạo.

- Đào tạo trình độ trung cấp chuyên nghiệp 2 năm gồm 8 ngành
- Đào tạo trung cấp nghề 1 đến 2 năm gồm 20 nghề.
- Đào tạo sơ cấp nghề 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng, tuyển sinh thường xuyên.
5
4. Cơ sở đào tạo:
- Cơ sở 1: Xã Thanh vinh, thị xã Phú Thọ, Tỉnh Phú Thọ.
- Cơ sở 2: Phường Ngọc Thụy, Quận Long Biên, TP Hà Nội.
5. Khái quát về cơ sở 2 và phòng Đào tạo cơ sở 2:
5.1 Khái quát về cơ sở 2:
- Cơ cấu của trường:
+ Ban giám hiệu: Đại tá Trần Văn Chính – Phó hiệu trưởng cơ sở 2.
+ Các phòng chức năng:
Phòng đào tạo
Phòng chính trị
Phòng hậu cần
Ban tài chính
Phòng văn thư
Đại đội (công tác học sinh, sinh viên)
+ Khoa chuyên môn:
Khoa tài chính kế toán
- Đội ngũ giáo viên:
Số lượng: 60 công nhân viên chức (trong đó có 45 giáo viên)
Trình độ đào tạo: Trong số giáo viên và lãnh đạo quản lý có:
+ Tiến sĩ: 02
+ Thạc sĩ: 07
- Các hệ đào tạo:
+ Trung cấp
+ Cao đẳng
+ Hệ liên thông từ trung cấp lên cao đẳng và từ cao đẳng lên đại học (liên kết
với trường Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà nội)

5.2. Giới thiệu khái quát về phòng đào tạo cơ sở 2:
Phòng đào tạo cơ sở 2 gồm 4 biên chế, trong đó bao gồm 1 Phó phòng và 3
chuyên viên:
- Đại tá Đinh Văn Năm phó phòng Đào tạo
- Chuyên viên:
Nguyễn Đức Quỳnh Anh
6
Nguyễn Thị Xuân
Phạm Thị An
Chức năng và nhiệm vụ của phòng Đào tạo:
a. Chức năng: Phòng đào tạo là phòng nghiệp vụ tham mưu giúp việc Hiệu
trưởng về công tác đào tạo, khoa học công nghệ và phát triển của nhà
trường. Thực hiện các nhiệm vụ quản lý, điều hành tiến độ, kế hoạch đào
tạo, nghiên cứu khoa học của nhà trường.
b. Nhiệm vụ cuả phòng đào tạo:
+ Xây dựng mục tiêu chương trình và quản lý nội dung chất lượng các loại hình
đào tạo trong nhà trường.
+ Nghiên cứu tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình các môn học, lập kế
hoạch in ấn giáo trình, tài liệu phục vụ đào tạo.
+ Xây dựng các quy định, quy chế cụ thể về các hoạt động dạy học trong nhà
trường.
+ Xây dựng kế hoạch tiến độ đào tạo toàn khoá và năm học cho các khoá.Kiểm
tra việc thực hiện các quy chế giảng dạy, học tập của giáo viên và học sinh, sinh
viên.
+ Đánh giá phân loại kết quả học tập và rèn luyện của học sinh trong từng học
kỳ, năm học theo quy chế. Tổng hợp báo cáo Hiệu trưởng và cấp trên theo yêu
cầu đột xuất và định kỳ.
+ Quản lý chặt chẽ các loại bằng, chứng chỉ. Lập sổ theo dõi và tổ chức cấp phát
bằng, chứng chỉ cho học sinh sau khi tốt nghiệp.
+ Tổ chức chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác giáo viên, giáo viên chủ

nhiệm.
+ Có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, trình độ sư
phạm cho đội ngũ giáo viên hiện có.
7
+ Tổ chức phong trào dạy tốt.Mở các hội thi giáo viên dạy giỏi, học sinh giỏi
hàng năm.
+ Quản lý thư viện của nhà trường, có kế hoạch triển khai phục vụ tốt cho mục
tiêu đào tạo.
+ Tổ chức thực hiện công tác tuyển sinh đúng kế hoạch, đủ số lượng, đảm bảo
chất lượng và đúng quy chế.
+ Là uỷ viên thường trực hội đồng tuyển sinh nhà trường.
+ Tổ chức các hoạt động nghiên cứu khoa học, công nghệ trong nhà trường.Gắn
các hoạt động đào tạo với thực tiễn sản xuất, tổ chức học tập và chuyển giao
công nghệ mới trong đào tạo và sản xuất.
+ Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Ban giám hiệu phân công.
Trên đây là một số nét khái quát về nhà trường và Phòng đào tạo của trường
Cao đẳng công nghệ quốc phòng. Phòng đào tạo của trường là một phòng có
chức năng nhiệm vụ quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến toàn bộ hoạt động của
nhà trường. Sau đây chúng tôi xin đi sâu vào mô tả, và phân tích cụ thể các hoạt
động của phòng đào tạo trong đó nhấn mạnh hoạt động của người chuyên viên
phòng đào tạo.
8
PHẦN II: MÔ TẢ VÀ PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG ĐÀO
TẠO VÀ CHUYÊN VIÊN PHÒNG ĐÀO TẠO
I. Các hoạt động của phòng đào tạo Trường Cao đẳng Công nghiệp
Quốc Phòng.
Phòng đào tạo với biên chế chỉ bốn người, tuy nguồn nhân lực ít nhưng ở
đây lại đảm nhiệm khối lượng công việc rất lớn, và quan trọng trong toàn bộ
công việc của trường. Những hoạt động chính của phòng gồm có:
1. Xây dựng và quản lý chương trình đào tạo.

Đưa ra những chương trình giảng dạy mới, cũng như các phương pháp,
công nghệ dạy học phù hợp là một công việc quan trọng, góp phần quyết
định chất lượng giảng dạy của nhà trường.
Trưởng phòng đào tạo phân công chuyên viên liên hệ với các khoa,
phân công giáo viên biên soạn giáo trình, tài liệu, cũng như trao đổi, cập
nhật những tài liệu và thông tin mới về chương trình đào tạo, lịch trình
hướng dẫn kĩ thuật thực hành.
So sánh khung chương trình đào tạo do Bộ giáo dục yêu cầu và những
tài liệu của giáo viên biên soạn. Để từ đó thống nhất tài liệu giảng dạy cho
sinh viên cũng như bổ sung và điều chỉnh dạy cho hợp lý với thực tiễn của
nhà trường về cơ sở vật chất.
2. Lập kế hoạch giảng dạy, thời khóa biểu:
Công việc này được thực hiện vào đầu mỗi năm học, hoặc khi bắt đầu
một khóa học liên thông, tại chức của nhà trường. Phó phòng đào tạo
Đinh Văn Năm phân công chuyên viên Nguyễn Đức Quỳnh Anh lập kế
hoạch giảng dạy bao gồm: thời khóa biểu, kế hoạch triển khai chương
trình giảng dạy và các hoạt động ngoại khóa trong quá trình học tập.
Trước khi triển khai thực hiện, người cán bộ quản lý rà soát lại, sửa chữa
những chỗ chưa hợp lý và ban hành chính thức thời khóa biểu và lịch
trình giảng dạy.
9
3. Tổ chức các kì thi như thi hết học kì, thi tuyển sinh, thi lại …
Các kì thi được chuyên viên phòng Đào tạo lên lịch từ đầu năm học.
Phòng Đào tạo có nhiệm vụ lên lịch thi, tổ chức phân công giáo viên coi
thi, làm đề thi, và tổ chức giám sát quá trình coi thi rồi nhận lại bài, gửi
lên khoa làm công tác chấn thi. Đây là công việc có ý nghĩa quan trọng, vì
từ đây người quản lý đánh giá được chất lượng đào tạo và nắm được kết
quả học tập của sinh viên để từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm và có
những phương án phù hợp cho các năm học sau.
4. Công tác liên kết của nhà trường với các cơ sở đào tạo các cơ quan tổ

chức, doanh nghiệp.
Liên kết đào tạo là hoạt động đối ngoại của nhà trường.Hiện nay, trường
đang liên kết với trường Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà nội, để tổ
chức các khóa học liên thông từ trung cấp và cao đẳng lên đại học.Ngoài
ra, trường còn liên kết với các nhà máy trong Tổng cục Công nghiệp
Quốc phòng, để đào tạo nguồn nhân lực cho những cơ sở này. Phòng đào
tạo tổ chức các buổi gặp gỡ, kí kết hợp đồng liên kết đào tạo, thu hút tài
trợ hợp tác đào tạo nghề cho các doanh nghiệp tổ chức cá nhân trong và
ngoài quân đội.
5. Kiểm tra việc thực hiện chương trình, kế hoạch đào tạo.
Phòng đào tạo kiểm tra việc thực hiện chương trình dạy học thông qua
kiểm tra sổ đầu bài và sổ đánh giá giờ học. Lên kế hoạch xuống dự giờ và
kiểm tra tiến độ giảng dạy, tinh thần học của sinh viên, sĩ số…
6. Tiếp nhận và giải đáp các ý kiến thắc mắc của sinh viên về chương
trình kế hoạch đào tạo.
Đây là kênh thu thập các thông tin phản hồi của học sinh, sinh viên về
chương trình kế hoạch giảng dạy của phòng đào tạo, từ đó rút kinh
nghiệm để từ đó xây dựng kế hoạch cho các năm sau tốt hơn.
10
Phòng đào tạo còn tổ chức các buổi tiếp sinh viên và giải đáp những thắc
mắc, ý kiến của sinh viên trên tinh thần dân chủ…
7. Công tác giáo vụ và văn thư:
Phòng đào tạo còn tiếp nhận xử lý hồ sơ, sổ sách, thư từ, giấy
tờ….Chuyên viên Nguyễn Thị Xuân chuyên trách hồ sơ về mặt chính
sách cho sinh viên. Đồng chí Phạm Thị An chịu trách nhiệm về sổ đầu bài
và hồ sơ học sinh, sinh viên. Chuyên viên Nguyễn Đức Quỳnh Anh chịu
trách nhiệm làm điểm tổng kết học kì cho các khóa đào tạo và làm bằng
tốt nghiệp. Phó phòng đạo tạo chịu trách nhiệm chung
Trong quá trình hoạt động của phòng có những thuận lợi và khó khăn cơ
bản:

 Thuận lợi:
- Các bộ phận chuyên viên trong phòng có sự phối hợp chặt chẽ trong giải
quyết các công việc.Tuy các bộ phận có sự phân công riêng về chuyên môn
nhưng các chuyên viên trong phòng có sự linh hoạt trong giải quyết các
công việc.
- Các nhân viên trong phòng đều có trình độ chuyên môn tốt và ý thức kỉ
luật trong môi trường quân đội nên có khả năng chịu được áp lực công việc.
- Các chuyên viên trong phòng có trình độ tin học tốt, điều này thuân lợi
cho các việc giải quyết các công việc bằng các thiết bị công nghệ thông tin,
đảm bảo tính chích xác nhanh chóng…
- Do đặc thù quân đội nên có sự kết hợp chặt chẽ không chỉ giữa các phòng
ban trong nhà trường mà còn có sự kết hợp chặt chẽ với các cơ quan khac
trong và quân đội.
- Phòng được trang bị đầy đủ các trang thiết bị , công nghệ thông tin phục
vị cho quá trình quản lý.
11
 Khó khăn:
- Công việc nhiều trong khi số lượng chuyên viên trong phòng ít nên đôi
khi công việc của phòng còn rơi vào tình trạng quá tải, áp lực công việc
lớn.
- Phòng được trang bị các thiết bị công nghệ thông tin nhưng chưa thực sự
đồng đều.
- Các chuyên viên trong phòng có trình độ về chuyên môn tuy nhiên còn
chưa đồng đều về trình độ tin học.
Các hoạt động của phòng đào tạo diễn ra trong sự chỉ đạo chung của người
phó phòng. Mặc dù có những khó khăn và hạn chế nhất định xong về cơ
bản phòng đào tạo đã làm tốt công việc của mình, đảm bảo mọi hoạt độngc
của phòng diễn ra suôn sẻ nhịp nhàng.Các cá nhân một mặt tích cực hoàn
thành công việc được giao, mặt khác cũng rất cố gắng giúp đỡ, chia sẻ với
nhau trong mọi công việc.Thể hiện tinh thần đoàn kết xây dựng một tập thể

vững mạnh.
II. Mô tả và phân tích hoạt động của chuyên viên phòng Đào tạo:
Với chức năng, nhiệm vụ của Phòng Đào tạo, đồng chí Quỳnh Anh - chuyên
viên chịu sự chỉ đạo, quản lý của phó phòng Đào tạo và thực hiện các công việc
được giao, trên cơ sở quan sát và ghi chép có chọn lọc, xin được phân tích cụ thể
các hoạt động cơ bản sau:
1. Phụ trách công tác xây dựng kế hoạch chung, xây dựng và quản lý kế
hoạch giảng dạy, tiến trình đào tạo, thời khóa biểu, kế hoạch nhập học của
các khóa, các hệ đào tạo, của cả trường:
1.1: Về kế hoạch chung:
Do điều kiện thiếu nhân lực ở phòng Đào tạo, do Phó phòng đào tạo được phân
công 1 số công tác ở cơ sở 1, nên Phó trưởng phòng, thiếu tá Đinh Văn Năm đã
12
giao cho chuyên viên Quỳnh Anh đảm nhận 1 số công việc khá quan trọng,
trong đó có công việc xây dựng kế hoạch chung của phòng đào tạo mà cụ thể là
kế hoạch theo tháng. Trong 3 tuần quan sát chúng tôi đã thấy chuyên viên xây
dựng kế hoạch công tác phòng Đào tạo tháng 11. Kế hoạch này được chuyên
viên xây dựng dựa trên năng lực của của cán bộ, chuyên viên trong phòng (4
đồng chí). Kế hoạch được xây dựng trên cơ sở vì mục tiêu chung của cả phòng,
đảm bảo tính cân đối, hợp lý trước khi triển khai. Với 1 kết quả là bảng kế hoạch
với các nội dung chủ yếu: thời gian, nội dung công việc, người thực hiện. Kế
hoạch chỉ rõ những công việc trọng tâm trong tháng 11 của phòng Đào tạo cần
phải hoàn thành. Cụ thể:
 Xây dựng tiến độ đào tạo, lịch giảng dạy và thời khóa biểu cho năm học
2010 -2011 cho sv mới nhập học hệ trung cấp, CĐ, CĐ liên thông lên ĐH.
 Hoàn thành và công bố điểm tổng kết năm 2009 - 2010 (do trường tổ chức
thi học kì I vào cuối tháng 3, học kỳ II vào cuối tháng 9 đầu tháng 10).
 Lập kế hoạch làm thủ tục nhập học cho sv hệ CĐ liên thông lên ĐH.
 Việc liên kết đào tạo với trường ĐH KD và CN Hà Nội.
 Tham dự tập huấn vào cuối tháng 11 trên cơ sở 1 ở Phú Thọ.

Là người phụ trách công tác lập kế hoạch, chuyên viên đã lập kế hoạch công tác
phù hợp với lý thuyết của khoa học QLGD, xây dựng kế hoạch có căn cứ và cơ
sở đúng đắn là mục tiêu chung của nhà trường, chức năng, nhiệm vụ của nhà
trường trong năm và nhân sự hiện có trong phòng. Bản kế hoạch được xât dựng
nhằm mục tiêu làm cho mọi thành viên trong phòng hiểu rõ công việc của mình,
và làm việc một cách chủ động, linh hoạt trong 1 tháng. Kết quả, công việc của
mỗi cá nhân sẽ được đánh giá, bình xét vào cuối tháng.
13
Qua quan sát và vận dụng những kiến thức đã học chúng tôi nhận thấy chuyên
viên đã lập kế hoạch công tác phòng Đào tạo 1 cách phù hợp. Trong khi xây
dựng kế hoạch chuyên viên đã xác định rõ rang những bước đi và biện pháp để
đạt được mục tiêu với kết quả cao nhất. Nội dung kế hoạch tháng 11 của phòng
Đào tạo đã đảm bảo được tính khoa học và tính kế hoạch trong khoa học QLGD,
cụ thể:
- Tính khoa học được thể hiện rõ ở việc chuyên viên đã phân định quyền
hạn và trách nhiệm một cách rõ rang, tạo nên sự phối hợp chặt chẽ, thống nhất
trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác.
- Tính kế hoạch được thể hiện rõ ở việc kế hoạch đã cụ thể hóa những công
việc cụ thể, dự kiến trước việc kiểm tra thực hiện kế hoạch, có dự kiến các biện
pháp xử lý 1 số tình huống phát sinh.
Chuyên viên đã xây dựng kế hoạch tháng 11 rất phù hợp, trên cơ sở thực tiễn
của phòng. Đó là: thiếu nhân sự nhưng có rất nhiều nhiệm vụ, hoạt động cần giải
quyết như: tổ chúc cho sinh viên hệ trung cấp liên thông lên cao đẳng nhập học,
xây dựng kế hoạch giảng dạy, thời khóa biểu cho sinh viên hệ cao đẳng liên
thông lên Đại học, công tác chào mừng ngày nhà giáo Việt Nam…Bên cạnh đó,
tuy trường chỉ phụ trách đào tạo ngành tài chính kế toán nhưng đối tượng đào
tạo lại gồm nhiều hệ: hệ trung cấp, hệ trung cấp liên thông lên cao đẳng, hệ cao
đẳng, hệ cao đẳng liên thong lên Đại học liên kết với trường ĐH kinh doanh và
công nghệ Hà Nội.
1.2: Xây dựng và quản lý kế hoạch giảng dạy, tiến trình đào tạo:

Đây là một trong những công việc không thể thiếu, và rất quan trọng của bất
kỳ một trường nào, để đảm bảo chất lượng đào tạo đạt kết quả cao nhất. Công
việc này được thực hiện thường xuyên vào đầu năm học và đầu mỗi kỳ học,
công việc này cũng do chuyên viên đảm nhận. Qua quan sát, chúng tôi nhận
14
thấy chuyên viên đã thực hiện công việc này một cách khoa học, hợp lý, có đầy
đủ căn cứ và cơ sở, tuân thủ đúng nguyên tắc xây dựng kế hoạch đã quy định.
Trước tiên, chuyên viên xây dựng trên cơ sở chương trình khung của Bộ, cơ sở
thực tiễn của trường ( cơ sở vật chất, đội ngũ giáo viên, số lượng học sinh, sinh
viên ) rồi xây dựng kế hoạch giảng dạy của một năm, của một kỳ. Sau đó chuyên
viên chuyển kế hoạch, xuống khoa tài chính-kế toán để xem xét, có ý kiến bổ
xung nhằm hoàn thiện kế hoạch. Tiếp đó, trưởng khoa gửi lại kế hoạch (đã có ý
kiến bổ sung) cho chuyên viên để điều chỉnh và hoàn thiện kế hoạch sao cho
hợp lý. Khâu cuối cùng trước khi bản kế hoạch đi vào thực tiễn, là chuyển lên
Ban giám hiệu ký duyệt. Kế hoạch giảng dạy thể hiện rõ thời gian, tên học phần,
tổng số tiết (trong đó nêu rõ số tiết lý thuyết và số tiết thực hành) có dự kiến
giáo viên sẽ giảng dạy học phần đó .Đồng thời bản kế hoạch được trình bày một
cách khoa học, dễ quan sát, dễ hiểu, kế hoạch phân công giáo viên rất hợp lý,
phù hợp với năng lực chuyên môn của đội ngũ giáo viên, theo đúng quy định
cuả ngành. Ví dụ bảng kế hoạch sau:
15
KẾ HOẠCH GIẢNG DẠY HỌC KỲ I NĂM 2010-2011
HỆ TRUNG CẤP K35
STT TÊN HỌC
PHẦN
TỔNG SỐ TIẾT GIÁO VIÊN GHI
CH
Ú
KHOA
Tổng LT TH

1 Tài chính
doanh
nghiệp
60 45 15 C.Mai
Tài
chính –
kế toán
2 Thuế Nhà
nước
30 30 0 T.Minh
3 Kế toán
TCDN
HP2
75 60 15 C.Thu + C.Huệ
+ C.Kiều Anh
4 Phân tích
TCDN
45 45 0 T.Sướng
5 Thực hành
kế toán
135 0 135 C.Thu + C.Huệ
+ C.Kiều Anh
6 Kế toán
ĐV HCSN
30 30 0 C.Linh +
T.Hòa
7 Kế toán
TMDV
30 30 0 C.Ngà
Nhìn vào bảng kế hoạch ta có thể nhận thấy dễ dàng các thông tin sau:

Học kỳ 1, năm học 2010-2011 co 7 học phần cụ thể:
- Học phần Tài chính doanh nghiệp có tổng số 60 tiết ( có 45 tiết lý thuyết
và 15 tiết thực hành), Giáo viên dạy học phần này là cô Mai.
- Học phần Thuế nhà nước có tổng số 30 tiết (có 30 tiết lý thuyết, không có
tiết thực hành). Giáo viên dạy học phần này là thầy Minh.
- Học phần Kế toán TCDN HP 2 có tổng số 75 tiết ( có 60 tiết lý thuyết, có
15 tiết thực hành). Giáo viên dạy học phần này là C.Thu + C.Huệ +
C.Kiều Anh
16
- Học phần Phân tích TCDN có tổng số 45 tiết (có 45 tiết lý thuyết, không
có tiết thực hành). Giáo viên dạy học phần này là Thầy Sướng
- Học phần Thực hành kế toán có tổng số 135 tiết (có 0 tiết lý thuyết, có
135 tiết thực hành). Giáo viên dạy học phần này là C.Thu + C.Huệ +
C.Kiều Anh
- Học phần Kế toán ĐV HCSN có tổng số 30 tiết (có 30 tiết lý thuyết, có 0
tiết thực hành). Giáo viên dạy học phần này là C.Linh + T.Hòa.
- Học phần Kế toán TMDV có tổng số 30 tiết (có 30 tiết lý thuyết, có 0 tiết
thực hành). Giáo viên dạy học phần này là C.Ngà.
Cùng với kế hoạch giảng dạy, chuyên viên còn có nhiệm vụ xây dựng tiến
độ đào tạo. Tiến độ đào tạo sẽ quy định cụ thể hơn về thời gian và số tiết
trong 1 tuần, quy định rõ thời gian dự trữ, thời gian ôn thi học kỳ, thời gian
ôn thi tốt nghiệp, thời gian học lý thuyết, thời gian thực hành, thời gain nghỉ
tết, nghỉ hè, nghỉ lễ. Điều này được thể hiện rõ trong ví dụ dưới đây:
17
TIẾN ĐỘ ĐÀO TẠO KỲ I KHÓA K36 – TRUNG CẤP KINH TẾ
CƠ SỞ 2
Tháng
9 10 11 12 1/2011 2 3
Tuần
1 2 3 4 5 6 7 8 9

10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
Ngày đầu
1
3
2
0
2
7
4 1
1
1

8
2
5
1 8 1
5
2
2
2
9
6 1
3
2
0
2
7
3 1
0
1
7
2
4
3
1
7 1
4
2
1
2
8
7 1

4
2
1
2
8
36A
X X X X X X X X O O S S S
36B
X X X X X X X X O O S S S
36C
X X X X X X X X O O S S S
36D
X X X X X X X X O O S S S
Đợt 1 Đợt 2
Chú thích:
X Quân Sự
O Nghỉ hè, nghỉ tết
Lý thuyết
S Thi học kỳ
Khoa căn cứ vào kế hoạch và tiến độ để triển khai thực hiện việc giảng dạy
của các giáo viên trong khoa mình. Trong quá trình thực hiện, nếu có sự cố bất
ngờ xảy ra như một giáo viên không may ốm nặng phải nghỉ lâu ngày thì
trưởng khoa cần báo cáo ngay với phòng đào tạo cũng như cách giải quyết của
18
mình. Phòng đào tạo thường xuyên kiểm tra, theo dõi, đánh giá việc thực hiện
tiến độ và kế hoạch giảng dạy của các khoa từ đó có những điều chỉnh, bổ xung
hợp lý.
Trong 3 tuần thực tập, nhưng chúng tôi đã bước đầu hình dung được qui trình
xây dựng, cũng như cách thức trình bày bản kế hoạch và tiến độ giảng dạy ở các
trường chuyên nghiệp. Theo qui định của Bộ, Phòng Đào tạo có chức năng tham

mưu giúp Hiệu trưởng, quản lí, tổ chức, triển khai thực hiện công tác đào tạo,
bao gồm kế hoạch, chương trình, học liệu, tổ chức giảng dạy và chất lượng
giảng dạy theo quy chế đào tạo của Bộ, và theo quy định của Trường đã ban
hành. Đối chiếu với qui định, chúng tôi nhận thấy chuyên viên phòng đào tạo
trường Cao đẳng công nghiệp Quốc Phòng đã thực hiện đúng chức năng, nhiệm
vụ của mình, xây dựng được một kế hoạch và tiến độ giảng dạy hợp lý, phù hợp
với điều kiện thực tế của nhà trường, phù hợp với các điều kiện về nhân lực, vật
lực hiện có ở các khoa. Với tầm nhìn chính xác xuyên suốt cả kỳ học, chúng tôi
tin rằng kế hoạch và tiến độ giảng dạy mà chuyên viên phòng đào tạo trường
Cao đẳng công nghiệp Quốc Phòng đã xây dựng sẽ được các khoa triển khai
thực hiện tốt.
1.3: Xây dựng thời khóa biểu:
Bên cạnh công việc chính của chuyên viên là xây dựng kế hoạch, thì 1 công
việc quan trọng nữa của chuyên viên là xây dựng thời khóa biểu cho các khóa,
hệ đào tạo, các lớp. Việc xây dựng thời khóa biểu được căn cứ vào kế hoạch
giảng dạy, tiến độ đào tạo, đội ngũ giáo viên, cơ sở vật chất.
Ví dụ cụ thể:
THỜI KHÓA BIỂU KỲ I NĂM HỌC 2010-2011
KHÓA 35 HỆ TRUNG CẤP
19
Học ca sáng
Líp K35A K35B K35C K35D K35e
TiÕt mh Gv P2 mh Gv P1 mh gv P3 mh Gv P4 mh gv P5

1 - 2
a3 A8 A7 A11 A5
T MAI Ngµ Síng d.minh k.anh
H
3 - 4
A11 a3 th th th

ø D.Minh mai thu huÖ k.anh
2
5 - 6
A5 th A11 a7 a3
Thu huÖ d.minh síng mai

1 - 2
a5 a5 a4 A11 A5
T Thu huÖ linh d.minh k.anh
H
3 - 4
A4 a4 A8 Th A3
ø HßA Linh ngµ huÖ Mai
3
5 - 6
tH A7 a3 A8 a4
Thu Síng mai Ngµ hoµ

1 - 2
A8 A11 A7 A3 A5
T ngµ d.minh síng mai k.anh
H
3 - 4
A11 a3 A5 Th Th
ø D.Minh mai thu huÖ k.anh
4
5 - 6
TH tH a3 Th Th
Thu huÖ mai huÖ k.anh

1 - 2
A7 a4 A5 A5 a3
T síng Linh THU huÖ mai
H
3 - 4
a3 Th th A7 A4
ø Mai huÖ thu síng hoµ
5
5 - 6
th Th a4 a4 a5
Thu huÖ linh hßa k.anh

1 - 2
A7 A11 Th a4 Th
T síng d.minh thu hßa k.anh
H
3 - 4
a4 A5 th A3 Th
ø Hoµ huÖ thu mai k.anh
6
5 - 6
TH A7 A11 A5 A3
THU Síng d.minh HUÖ mai
20
Thời khóa biểu quy định rõ thời gian, tổng số tiết học, GV đứng lớp. Để xây
dựng được thời khóa biểu trên chuyên viên gặp trực tiếp GV để thống nhất thời
gian và lịch giảng cho phù hợp, tránh tình trạng trùng thời khóa biểu cá nhân của
GV, một giảng viên phải dạy quá nhiều trong một ngày hoặc dạy quá ít và dàn
trải trong một tuần. Công việc này phải đảm bảo phù hợp để thực hiện đúng tiến
độ, kế hoạch giảng dạy và kế hoạch chung của trường.

Thời khóa biểu chuyên viên xây dựng đã ăn khớp với kế hoạch giảng dạy của
nhà trường, làm đúng chức năng quản lý mà cụ thể là chức năng kế hoạch, hợp
lý về mặt nhân sự và giảng viên đứng lớp. Kỹ năng giao tiếp, đàm thoại và xử
lý tình huống là rất tốt, trong khi nhà trường đang thiếu GV, phải mời GV thỉnh
giảng ở 1 số bộ môn.
1.4: Xây dựng kế hoạch công tác nhập học cho học sinh sinh viên hằng năm:
Công tác làm thủ tục nhập học cho HSSV hàng năm đều do chuyên viên đảm
nhận, nhà trường thường duyệt gọi nhập học vào đầu tháng 10, nhưng năm nay
do mở thêm 2 hệ đào tạo là Trung cấp liên thông lên Cao đẳng và Cao đẳng
liên thông lên Đại học nên nhà trường đã tổ chức nhập học cho 2 hệ này vào
KH Tªn häc phÇn
Sè
tiÕt
A3 Tµi chÝnh DN
60
A11 ThuÕ Nhµ níc
30
A5 KÕ to¸n TCDN HP2
75
A7 Ph©n tÝch TCDN
45
TH Thùc hµnh kÕ to¸n
13
5
A4 KÕ to¸n §V HCSN
30
A8 KÕ to¸n TMDV
30
21
cuối tháng 10 và đầu tháng 11. Kế hoạch nhập học được xây dựng logic, theo

trình tự của chức năng kế hoạch trong KHQL và được vận dụng linh hoạt trong
điều kiện thực tế của nhà trường, trong các trường hợp thay đổi đột xuất…
Qua quan sát chúng tôi nhận thấy chuyên viên đã xây dựng kế hoạch
nhập học dựa trên thực tiễn của nhà trường như: số lượng GV trống tiết vào
ngày nhập học, số lượng CB ở các bộ phận có thể tham gia công tác nhập học,
số lượng HSSV nhập học… để từ đó xác định được thời gian cần thiết để toàn
bộ số lượng HSSV có thể hoàn tất thủ tục nhập học, những công việc cụ thể,
người phụ trách công việc. Kế hoạch đảm bảo tính khoa học được thể hiện ở
chỗ phân định nhiệm vu, trách nhiệm, quyền hạn rõ ràng, tạo nên sự thống
nhất, phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận. Phân công đúng người, đúng việc, ví
dụ như: Phòng tài chính được cử 2 CB phụ trách thu tiền học phí và các khoản
tiền khác kèm theo, Đại Đội cử 2 đồng chí phụ trách đội SV tình nguyện
hướng dẫn HSSV làm thủ tục nhập học…
Sự linh hoạt trong khi lập kế hoạch được thể hiện rõ qua tình huống chúng tôi
đã trực tiếp quan sát. Trong kế hoạch, chuyên viên đã phân công rõ cho 2 đồng
chí làm ở ban tài chính, phụ trách thu tiền học phí cho buổi nhập học ngày 28,
29 tháng 10. Tuy nhiên do có công tác đột xuất nên không thể hoàn thành công
việc được giao vào hai ngày nhập học. Vì vậy trong buổi họp chiều ngày 27
tháng 10, chuyên viên Quỳnh Anh đã bố trí một cán bộ khác ở ban tài chính
cùng đồng chí Phạm Thị An, chuyên viên phòng đào tạo đảm nhận công việc thu
tiền học phí.
2. Hoạt động tính điểm, xếp loại kết quả học tập và xây dựng thời khóa
biểu:
Điểm là một trong những tiêu chuẩn đánh giá mang tính khoa học và sát thực
nhất đối với quá trình học tập, rèn luyện của mỗi sinh viên. Theo quy định, ở
mỗi mức điểm khác nhau tương ứng với các mức đánh giá khác nhau.Do đó, ý
22
thức vươn lên để đạt đượcmức đánh giá Xuất sắc, giỏi ,khá…được Sinh viên
thể hiện qua điểm của các kì thi và điểm chuyên cần. Không những thế, bảng
điểm trong quá trình đào tạo phần lớn quyết định năng lực, cũng như cơ hội

nghề nghiệp cho mỗi sinh viên.Trường hợp ngược lại, nếu không có điểm thì
sinh viên sẽ không đủ điều kiện để tiếp tục học hay xét tốt nghiệp.
Nhận thức được tầm quan trọng đó, chuyên viên đã rất chú trọng đến công
tác tính điểm cho sinh viên. Phó phòng đào tạo đã phân công nhiệm vụ cho
đồng chí Quỳnh Anh để đảm bảo tính chính xác, chuyên nghiệp. Điểm được
quản lý chặt chẽ đối với từng sinh viên, kể từ khi bắt đầu học cho đến khi tốt
nghiệp ra trường. Như vậy, yêu cầu đối với Chuyên viên khi làm điểm phải
đảm bảo: tính trung thực khách quan, tính khoa học và hiệu quả, tính kịp
thời và bảo mật khi cần thiết.
Sau khi tổ chức thi học kỳ, nhận được kết quả từ trên khoa chuyên viên tiến
hành kiểm tra tính chính xác của bảng điểm, sau đó nhập và tính điểm trung
bình.Vì trường vẫn thực hiện Đào tạo theo niên chế nên điểm được tính theo
quy chế 25, Chuyên viên sử dụng phần mềm Excel để phục vụ cho công tác
tính điểm. Bảng điểm bao gồm các thông tin chủ yếu:
- Tính điểm học phần: Tên học phần, số đơn vị học trình, lớp, tên HSSV,
thứ tự, mã HSSV, điểm chuyên cần, điểm giữa kỳ, điểm thi hết học phần,
trung bình học phần, ghi chú, điểm rèn luyện. Với cách tính điểm như sau:
chuyên cần tính 10%, giữa kỳ tính 20%, điểm thi hết học phần tính 70%.
- Tính điểm cả năm: Bảng Excel thể hiện nhiều thông tin hơn, trong đó
quan trọng nhất là số học phần, đơn vị học trình, kết quả thi lần 1, lần 2,
trung bình cộng lần 1, trung bình cộng lần 2, điểm rèn luyện.
Dựa vào kết quả từng học phần và điểm thi tương ứng chuyên viên sẽ tính
được trung bình chung cả học kì và năm học. Điểm trung bình để xét học bổng
và khen thưởng sau mỗi kỳ học, chỉ tính theo kết quả thi lần thứ nhất. Điểm
trung bình chung học kỳ và điểm trung bình chung tích lũy để xét thôi học, xếp
23
hạng học lực SV và xét tốt nghiệp được tính theo điểm thi kết thúc học phần
cao nhất trong các kỳ thi.
Như vậy, quá trình làm điểm của chuyên viên ở phòng đào tạo vẫn áp
dụng theo niên chế học phần. Để tiến hành công tác xét lên lớp, xét học lực và

học bổng các chuyên viên vẫn thường xuyên sử dụng hàm trong Exel như sum,
if, counif…để hỗ trợ và đảm bảo tính chính xác. Đây là sự vận dụng kiến thức
chủ yếu môn tin học văn phòng ở các trường đại học.
Tóm lại, chuyên viên đã vận dụng và kết hợp linh hoạt cách thức tính
điểm, đảm bảo tính khoa học và chính xác, đặc biệt với hình thức tính điểm khi
sử dụng Excel, chuyên viên đã thiết kế bảng điểm rất khoa học và độc đáo, đảm
bảo cho việc quản lý điểm trở nên thuận lợi hơn. Chuyên viên làm việc nhiệt
tình, và có tinh thần trách nhiệm cao.
Tuy nhiên trong quá trình làm việc chuyên viên cũng mắc phải một số lỗi
sai nhỏ như vào nhầm điểm khiến nhiều HSSV phải làm đơn xem xét lai bài
thi, tính điểm còn sai sót…Hạn chế này đã được chuyên viên sửa sai ngay sau
khi nhận ý kiến phản hồi từ HSSV.
3. Tiếp HSSV theo lịch:
Đây là công việc đảm bảo tinh thần dân chủ trong công tác quản lý của nhà
trường. Đồng thời đây cũng là phương pháp thu thập thông tin ngược quan
trọng để chuyên viên phòng Đào tạo có sự cân nhắc, xem xét, điều chỉnh hoàn
thiện kế hoạch đã vạch ra cho phù hợp với tình hình học tập thực tế của HSSV.
Cụ thể chuyên viên giải đáp những thắc mắc về điểm thi, thời khóa biểu, hồ sơ,
thông tin cá nhân trong hồ sơ, quy chế đào tạo…
Thời gian thực tập chúng tôi tham gia thực tập cũng chính là thời gian phòng
Đào tạo đang rất bận rộn trong công tác nhập học, hoàn thiện điểm thi…nên
chúng tôi có cơ hội được quan sát nhiều hoạt đông của chuyên viên, trong đó
công việc tiếp sinh viên để giải đáp các thắc mắc là công việc quan trọng. Cụ
thể:
24