Phân tích quy trình kiểm soát nội bộ của công ty Vinatex Đà Nẵng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
VIỆN TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG
o0o




BÀI TẬP NHÓM
MÔN: QUẢN LÝ HỌC


Đề tài:
NGHIÊN CỨU VỀ CÁC CÔNG CỤ TẠO ĐỘNG LỰC

Giáo viên hướng dẫn : PGS.TS. Đỗ Thị Hải Hà
Danh sách nhóm : Phạm Minh Thư – 11123912 – 255
Nguyễn Đình Hoàng – 11121522 – 103
Nguyễn Xuân Tuyến – 11124488 – 290
Vũ Hải Linh – 11122142 – 157
Phạm Thanh Vân – 11124550 – 293
Lớp tín chỉ : Quản lý học 1 (213)_5



Hà Nội, tháng 10/2013

1
MỞ ĐẦU

Công ty Vinatex Đà Nẵng thuộc loại công ty cổ phần, có lịch sử phát
triển từ những năm 1992. Cụ thể:
- Ngày 01/07/1992 Công ty được thành lập với tên gọi là chi nhánh
Liên Hiệp Sản Xuất – Xuất Nhập Khẩu Dệt May Việt Nam tại Đà
Nẵng. Với một xưởng may 350 công nhân, một xưởng thêu tự động
và một số cửa hàng cung ứng thiết bị phụ tùng ngành may.
- Ngày 29/09/1995 chi nhánh Liên hiệp sản xuất - xuất nhập
khẩu dệt may Đà Nẵng được sáp nhập với chi nhánh Textimex Đà
Nẵng theo quyết định số 100/QĐ/TCLĐ của Hội đồng quản trị tổng
công ty dệt may Việt Nam, lấy tên là chi nhánh Vinatex Đà Nẵng.
- Ngày 23/11/2004 công ty sản xuất - xuất nhập khẩu dệt may Đà
Nẵng đã được cổ phần hoá với tên gọi là: “Công ty cổ phần
sản xuất - xuất nhập khẩu dệt may Đà Nẵng” và hoạt động
theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 3203000715 ngày
08/08/2005.
- Ngày 01/09/2005 là thời điểm đánh dấu việc chuyển đổi hình
thức sở hữu từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần với
tên gọi tắt Công ty Vinatex Đà Nẵng.
- Và vào ngày 01/07/2008 đổi tên công ty thành Công ty cổ phần
Vinatex Đà Nẵng
- Tên giao dịch quốc tế: Danang Textile And Garment
Manufacturing Import Export Joint Stock Company
- Tên viết tắt: Vinatex thành phố đà nẵng
- Trụ sở chính: 25 Trần Quý Cáp- Quận Hải Châu- Tp.Đà Nẵng
Cơ cấu tổ chức của công ty:

2

Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
Ban giám đốc:
 Tổng Giám Đốc: Là người điều hành, phụ trách chung mọi hoạt
động sản xuất kinh doanh, quyết định tổ chức bộ máy quản lí trong
chi nhánh, đảm bảo hoạt động có hiệu quả; chịu trách nhiệm báo cáo
trước Hội đồng quản trị.
 Phó Tổng Giám Đốc: Là người chỉ đạo cụ thể cho từng đơn vị trong
lĩnh vực phụ trách tiến hành công việc cho phù hợp với hệ thống chất
lượng; nắm tình hình sản xuất của các nhà máy, xí nghiệp,
phân xưởng trực thuộc, giải quyết ngay những khó khăn trong quá
trình sản xuất.
 Ban quản chất lượng ISO 9001-2000: Theo dõi phân tích đánh

giá hoạt động quản trị chất lượng và đề xuất cải tiến các lĩnh vực
Tổng giám đốc
Phó giám đốc
Ban quản lý ISO
Các đơn vị
sản xuất
Các phòng ban
chức năng
Các đơn vị
kinh doanh
XN
may
I,
IIA,
IIB,
III,
IV
Nhà
máy
may
Phù
Mỹ
Nhà
máy
may
Dung
Quất
Xưởng
thêu tự
động

Phòng
kinh
doanh
Phòng
kế
hoạch
thị
trường

Phòng
tổ chức
hành
chính

Phòng
tài
chính
kế toán
Phòng
kỹ thuật
công
nghệ
Phòng
QA
Trung
tâm
thương
mại dệt
may

Trung
tâm
kinh
doanh
điện và
điện
lạnh
Các cửa
hàng
Các cửa
hàng

3
hoạt động của công ty; chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc và
đại diện lãnh đạo công ty
Các đơn vị sản xuất:
 Các xí nghiệp may I, IIA, IIB, III, IV: có nghiệm vụ tổ chức sản xuất
cho các đơn hang công ty giao.
 Nhà máy Phù Mỹ tại tỉnh Bình Định: Được thành lập theo quyết định
số 558/QD-TCHC ngày 18 tháng 9 năm 2003 của Tổng Giám Đốc
Tổng Công Ty Dệt May Việt Nam; chủ động cân đối năng lực sản
xuất, thực hiện các đơn đặt hang do công ty dao và tự kiếm, khai
thác nhằm hoàn thành các kế hoạch sản xuất.
 Xưởng thêu tự động: có hệ thống thêu tự động phục vụ công đoạn
hoàn thiện sản phẩm.
Các phòng ban:
 Phòng kinh doanh: phụ trách việc kinh doanh thị trường trong nước;
quản lý các đơn đặt hang gia công, xuất khẩu; thực hiện các thủ tục
giao nhận; hải quan… để nhập khẩu nguyên phụ liệu và xuất khẩu
hang hóa; đàm phán, giao dịch với các nhà cung cấp, khác hang từ

khâu ký kết hợp đồng đến thực hiện, thanh lý hợp đồng
 Phòng tổ chức hành chính: Tổ chức quản lý nhân sựm nghiên cứu đề
xuất với giám đốc trong việc bố trí sắp xếp đội ngũ lao động, tổ chức
bộ máy lao động phù hợp với yêu cầu của sản xuất, giải quyết các
chế độ chính sách, thực hiện công tác quản trị hành chính, văn thư, y
tế, thanh tra, bảo vệ.
 Phòng tài chính, kế toán: Quản lý theo dõi, thực hiện công tác tài
chính kế toán tại đơn vi, tham mưu cho tổng giám đốc công ty về
hiệu quả tài chính trong đầu tư các dự án. Theo dõi tình hình biến
động, sử dụng tài sản và nguồn vốn, lập các báo cáo thuế, báo cáo tài
chính cho các cơ quan quản lý, cơ quan thuế…
 Phòng kỹ thuật công nghệ: Chịu trách nhiệm về công tác vận hành
thiết bị, thiết kế sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hang, phù
hợp với khả năng của công ty, điều hành tiến độ sản xuất đúng kế
hoạch.

4
 Phòng quản lý chất lượng (QA): có trách nhiệm kiểm soát chất lượng
cho toàn bộ các đơn hàng từ đầu vào đến đầu ra.
 Phòng kế hoạch thị trường: Hoạch định kế hoạch sản xuất phù hợp
với năng lực của cả công ty bà của từng đơn vị trực thuộc; tham gia
đàm phán, soạn thảo vè tổ chức thực hiện các đơn hàng gia công
theo hợp đồng đã ký; tham gia hoạch định kiểm tra, đôn đốc việc
thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, bao gồm cả sản
phẩm FOB và nội địa.
Các đơn vị kinh doanh:
 Trung tâm TM dệt may: tổ chức quản lý cửa hàng, thực hiện kinh
doanh thương mại cho đối tượng khách hàng trong nước về các sản
phẩm quần áo may mặc thời trang.
 Trung tâm KD điện và điện lạnh: Bán các loại máy may và các thiết

bị thuộc ngành may.
I. Các thủ tục kiểm soát đối nội bộ chu trình mua hàng và thanh
toán tại công ty cổ phần Vinatex
1. Các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động mua hàng
Sơ đồ kiểm soát mua hàng















Đơn đặt hàng
Kho
Bộ phận
quản lý
Phòng
KTCN
Nhận hàng
Kiểm tra số
lượng
Kiểm ta chất

lượng
Nhập kho và
lập phiếu
Lập báo cáo
Lấy mẫu
Bảng phân
phối màu
Sao chép
Gửi cho nhà
cung cấp
Nhận hàng
hóa đơn và
bảng màu
Kiểm tra
Ghi sổ kế
toán, sổ kho
Sao chép

5
a) Xét duyệt mua hang
Khách hàng gửi BC (Buy Confirmation), Costing sheet, Paper Work
cho công ty và phòng kinh doanh sẽ là nơi trực tiếp nhận, sau đó tài
liệu được chuyển sang cho phòng công nghệ kiểm tra định mức
nguyên phụ liệu (NPL) và cân đối năng lực sản xuất của các xí
nghiệp có liên quan để xem xét khả năng của công ty có thể đáp ứng
được thời hạn giao hàng cho khách hàng không. Hơn nữa, cũng cần
phải xem xét đơn hàng, có mang lại lợi nhuận cho công ty hay không
để chấp nhận hay từ chối đơn hàng, Nếu phòng công nghệ kiểm tra
thấy có thể đáp ứng yêu cầu của đơn hàng thì khi đó sẽ thống nhất
với phòng kinh doanh tất cả nội dung của BC và chuyển cho Trưởng

phòng kinh doanh ký duyệt, sau đó chuyển thông báo lại cho khách
hàng.
Khách hàng gửi PO (purchasing order) cho công ty. Công ty sẽ đối
chiếu PO với BC về sống lượng và giá trị của đơn hàng, nếu thấy
phù hợp thì lập bảng tổng hợp tất cả các nguyên phụ liệu cần kua cho
đơn hàng căn cứ vào Costing sheet, bảng định mức nguyên phụ liệu
của phòng công nghệ và các tài liệu có liên quan để tiến hành các thủ
tục mua.
Phòng kinh doanh sẽ tập hợn đơn đặt hàng và gửicho nhà cung cấp.
Đối với hàng mua trong nước thì việc ký duyệt sẽ do phó phòng kinh
doanh, còn đối với hàng nhập khẩu thì sẽ do trưởng phòng kinh
doanh ký duyệt. Đơn đặt hàng được lập thành 3 liên: một gửi cho kế
toán công nợ để làm căn cứ thanh toán tiền hàng, một cho bộ phận
kho để dung làm căn cứ nhận hàng và bản gốc được lưu tại phòng
kinh doanh.
Do mua hàng của nhà cung cấp do công ty chỉ định nên nhà cung cấp
sẽ chấp nhận đơn đặt hàng của công ty. Sau đó, nhà cung cấp sẽ gửi
PI (bảng xác nhận của người bán) cho công ty và tiến hàng làm hợp
đồng.
b) Nhận hàng
 Thủ kho: trực tiếp nhận hàng, sau đó xem xét, so sánh số lượng trên
Packing list, đơn đặt hàng, hóa đơn với số hàng thực nhận có phù

6
hợp hay không. Lúc này thủ kho chỉ cần kiểm tra chi tiết từng
nguyên phụ liệu và nộp Biên bản kiểm tra chất lượng nguyên phụ
liệu dựa trên cơ sở báo cáo kiểm tra chất lương NPL của bộ phận
Quản lý chất lượng cho Trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu.
- Kinh hàng về tờ khai nhập khẩu hay hóa đơn chưa về thì Chủ kho
phải lập biên bản tạm nhập cho lô hàng đó, bắt buộc phải có chữ ký

của các bên liên quan để làm căn cứ nhập hàng vào kho. Đồng thời
phải thông báo kịp thời cho Kế toán để lấy Hóa đơn.
- Khi hàng về mà tờ khai nhập nhẩu và hóa đơn cùng về thì hàng nhập
kho thủ kho phải kiểm tra số lượng và chủng loại thực tế để đối
chiếu với Hóa đơn. Sau đó làm thủ tục nhập kho và ký nhận sau Hóa
đơn là hàng đã được nhập đủ và đúng theo yêu cầu.
Cả hai trường hợp trên Thủ kho đều phải lập Biên bản nhận hàng, có
chữ ký của bên giao hàng. Sau đó, phải sao chép cho bộ gồm hóa đơn có
chữ ký của thủ kho ở mặt sau, tờ khai, đơn đặt hàng và các chứng từ có
liên quan gửi cho kế toán công nợ làm cơ sở để hạch toán.
- Nếu hàng nhập vào xảy ra thừa, thiếu so với Packing list, Đơn đặt
hàng, hóa đơn, thủ kho cần lập biên bản thừa thiếu để làm cơ sở theo
dõi lô hàng và nhanh chóng thông báo cho các Sales mặt hàng có
liên quan. Trong lúc đó, đối với hàng thiếu thì chi nhập số thực nhận,
còn đối với hàng thừa thfi chi nhập theo số của Pacsking list hay hóa
đơn và xem xét nguồn gốc hàng thừa, thiếu đó.
- Nếu hàng về mà đưa vào sản xuất ngay thì thủ kho phải lập biên bản
tạm xuất ghi rõ số lượng, chủng loại, đơn vị nhận… có đầy đủ chữ
ký của cả các bên có liên quan.
Trong mọi trường hợp chứng từ phải có chữ ký của cấp lãnh đạo có liên
quan và kế toán. Khi có một vấn đề ngoài thẩm quyền của thủ kho thì
phải có giấy đề xuất có chữ ký của người có thẩm quyền liên quan.
 Bộ phận quản lý chất lượng (QA) tại kho: kiểm tra chất lượng của lô
hàng có đúng yêu cầu hay không, sau đó lập Báo cáo kiểm tra chất
lượng nguyên phụ liệu và chuyển cho các Sales để có kế hoạch liên
hệ nhà cung cấp.
Các quy định chi tiết về kiểm tra phụ liệu:

7
- Thùng Carton: kiểm tra thông tin in trên mặt thùng, kết cấu đóng

thùng.
- Các loại bao bì: kiểm tra về hình dáng, màu sắc, dày mỏng (bao gồm
cả quy cách xếp đáy của bao); kiểm tra thông tin in trên bao bì, các
chữ in trên bao không bị nhòe, mất chữ, độ bám của chữ trên bao,
các bị trí in trên bao; kiểm tra các vị trí đục lỗ, kích thước lỗ; kiểm
tra độ bám keo dán của bao bì,
- Các loại nút thường: kiểm tra thông số, màu sắc, độ bóng các loại nút
kiểm tra thông tin in trên mặt nút, sự đồng bộ của nút, kiểm tra quy
cách lỗ nút, hình dáng xem có biến dạng hay bể, mẻ, độ dày mỏng
của nút.
- Các loại dây kéo: kiểm tra màu sắc, thông số, rang của dây kéo, vải
dệt dây kéo. Kéo đầu khóa lên xuống 6 lần và xuay đầu khóa 4 vòng,
bẻ gập dây kéo làm 3 lần để kiểm tra độ bền. Nếu dây kéo bằng kim
loại hoặc mạ kim loại thì dung vải 100% cotton trắng để lau kiểm tra
xem mày rang kim loại độ bền của màu dây.
- Những loại khác (nhãn các loại, thẻ dài, dây viền, giấy lót,…) tùy
theo yêu cầu quy định trên tài liệu hoặc mua sản phẩm mẫu để kiểm
tra.
Nếu phát hiện các phụ kiện không phù hợn thì phải để riêng rag hi rõ
phụ liệu không đạt.
Khi đã kiểm tra xong lô phụ liệu thì phải ghi vào Báo cáo kiểm tra chất
lượng của lô phụ liệu:
- Nếu chấp nhận ô hàng: Ghi đã kiểm tra/đạt trên phiếu xác nhận chất
lượng sản phẩm theo biểu báo cáo kiểm tra chất lượng phụ liệu nhập
kho (kèm biểu mẫu). Sau đó, cán bộ QA tại kho sẽ trình cho lãnh đạo
phòng QA phê duyệt và giao một liên cho bộ phận kho làm căn cứ
nhận hàng, 1 liên lưu tại phòng QA.
- Nếu không chấp nhận lô hàng: ghi đã kiểm tra/không đạt vào phiếu
kiểm tra chất lượng phụ liệu theo biểu Báo cáo kiểm tra chất lượng
phụ liệu nhập kho (kèm biểu mẫu). Sau đó, trình lãnh đạo phòng QA

phê duyệt và chuyển cho đơn vị mua xem xét, xử lý. Phụ liệu nào
không đạt yêu cầu thì không được nhập kho.

8
 Bộ phận kỹ thuật công nghệ: kiểm tra tính phù hợp của nguyên phụ
liệu và lấy mẫu đưa vào Bảng phối màu
 Bộ phận Sales: kiểm tra lô hàng có đúng theo yêu cầu đã đặt ra hay
không căn cứ vào báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu từ
QA và bảng phối màu từ phòng KTCN.
Cán bộ Sales sẽ kiểm tra mẫu hàng, mã hàng, số lượng ghi
trên trang bìa của Bảng phối màu với hàng thực nhận. Phần
bên trong của bảng phối màu là những nguyên phụ liệu mẫu
thực tế cần thiết để may nên một mặt hàng cụ thể, đây là căn
cứ để đối chiếu với hàng thực nhận về chất lượng, mẫu mã
hàng mua.
Đối với các lô hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng thì sẽ
được nhân viên phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra 100% để
xác định chủng loại, tỉ lệ và số lượng không phù hợp. Từ đó sẽ
giải quyết ngay với nguyên phụ liệu không phù hợp đó hoặc
kịp thời khiếu nại với nhà cung cấp trong thời gian sớm nhất
nhằm đảm bảo an toàn chô sản xuất.
c) Nhập kho và ghi sổ
Sau khi đã nhận hàng, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng đạt tiêu
chuẩn thì tiến hành phập kho hàng hóa. Khi nhập khi, thủ kho và kế
toán kho cần căn cứ vào các chứng từ chủ yếu sau để ghi sổ:
Thủ kho: Packing list, hóa đơn, đơn đặt hàng, Invoice, biên bản tạm
nhập, biên bản nhận hàng, báo cáo kiểm tra chất lượng, giấy đề
xuất(nếu có).
Kế toán kho: Packing list, hóa đơn, đơn đặt hàng, invoice, phiếu xuất
kho, giấy đề xuất(nếu có), biên bản tạm nhập, biên bản nhận hàng,

biên bản thừa thiếu, báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu,
Bill, Tờ khai hàng nhập khẩu.
Khi nhận đầy đủ chứng từ, kế toán cho tiến hành kiểm tra bộ chứng
từ, đối chiếu các mục trên tờ khai hàng hóa nhập khẩu với các chứng
từ có liên quan. Khi thấy phù hợp sẽ tiến hành ghi tang nguyên phụ
liệu và sổ chi tiết TK 152, bảng kê nguyên phụ liệu hoặc bảng tổng
hợp nhập xuất tồn…, còn thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho. Căn cứ trên

9
Hóa đơn GTGT do người bán cung cấp, kế toán sẽ kiểm tra số tiền,
mã số thuế ghi trên hóa đơn có đúng không, nếu sai sẽ gửi trả lại cho
nhà cung cấp sửa chữa; riêng hợp đồng phải có sự phê chuẩn của
Tổng giám đốc công ty.
Sau khi kiểm tra xong, kế toán kho sẽ sử dụng User và Password của
mình để truy cập vào hệ thống và nhập dữ liệu cần thiết vào máy tính
như: “mã NCC”, “mã hàng”, “mã nhập xuất”,… Trường hợp hàng
mới nhập kho chưa có trong danh sách mã hàng mà công ty đã mã
hóa thì kế toán kho phải báo cho phòng kinh doanh để tạo them danh
mục mặt hàng mới vào danh sách.
Khi dữ liệu được nhập đầy đủ vào máy tính thì nõ sẽ tự động kết
chuyển số liệu vào các sổ sách và báo cáo có liên quan theo chương
trình được lập sẵn. định kỳ, kế toán kho sẽ đối chiếu số dư cuối kỳ
của TK 152 với số dư trên Bảng tổng hợp cân đối do kế toán tổng
hợp lập, nếu có chênh lệch thì kế toán kho sẽ kiểm tra lại xem việc
nhập liệu ban đầu có đúng không hay là do việc định khoản chưa
chính xác để sửa chữa lại trựa tiếp trên máy cho phù hợp. tuy nhiên,
do sử dung phần mềm kế toán nên đôi khi cũng không tránh khỏi sai
sót do lỗi phần mềm, khi đó kế toán kho không thể tiến hành sửa
chữa trực tiếp trên máy được, lúc này kế toán kho sẽ phải lập bảng
tổng hợp sai sót do lỗi chương trình và trình cho phòng kinh doanh

kiểm tra, xem xét.
2. Các thủ tục kiểm soát đối với việc thanh toán tiền hàng











10
Kiểm soát việc chi tiền mặt

a) Kiểm soát nợ phải trả
Việc ghi nhận nợ chỉ được thực hiện khi có đầy đủ bằng chứng
chứng minh việc mua hàng đã hoàn tất. do vậy sau khi nhận hàng kế
toán kho phải sao một bộ chứng từ gồm: Phiếu nhập kho (lieen2),
hơp đồng, hóa đơn GTGT… và chuyern cho kế toán công nợ lưu giữ
cùng với đơn đặt hàng (do phòng kinh doanh gửi) để làm căn cứ
thanh toán tiền hàng.
- Phiếu nhập kho do kế toán kho lập cần phải có chữ ký của người
nhận hàng (chứng tỏ hàng đã thực nhận) và chữ ký của thủ kho
Phòng kinh
doanh
Kế toán thanh
toán
Kế toán trưởng
Thủ quỹ
Lập giấy đề
xuất
Lập giấy thanh
toán
Kiểm tra
Lập phiếu chi
Nhận hóa đơn
GTGT, bảng

báo giá
Kiểm tra, xét
duyệt
Chi tiền
Phiếu chi và các
chứng từ liên
quan
Ghi sổ
quỹ

11
(chứng tỏ hàng đã nhận đúng số lượng) để thanh toán đúng theo số
hàng thực nhận.
- Hợp đồng thì cần phải có chữ ký và đóng dấu của Tổng giám đốc
công ty để chứng minh việc mua hàng là có thật.
- Hóa đơn GTGT cần phải có chữ ký xác nhận của thủ kho là đã nhận
hàng ghi ở mặt sau của hóa đơn.
- Tờ khai nhập khẩu sẽ được đối chiếu với hợp đồng về số ngày, ngày
hết hạn của hợp đồng; đối chiếu với phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT
(liên 2) về số lượng hàng nhập và số tiền phải trả. Mục đích là không
thanh toán vượt quá số lượng hàng đặt mua và số lượng hàng thực
nhận.
Đối với việc chiết khấu, giảm giá hàng mua giữa công ty với nhà cung
cấp thì không có văn bản chính thức, công ty nhận biết khoản giảm giá
dựa vào thói quen mua hàng. Nhà cung cấp thường tiến hành giảm giá
trực tiếp trên hóa đơn cho công ty. Chính vì vậy, đây có thể coi là một
nhược điểm của công ty trong việc kiểm soát các khoản giảm giá, chiết
khấu; dễ có sự thông đồng giữ nhân viên mua hàng với nhà cung cấp
trong việc thực hiện giảm giá trên hóa đơn, có thể có sai lệch so với
khối lượng hàng thực tế mua.

Kế toán công nợ dựa vào hóa đơn bán hàng, hóa đơn vận tải…(người
bán là có thật) và đơn đặt hàng đã được phê chuẩn làm căn cứ ghi sổ.
Khi nhận được đầy đủ bộ chứng từ thanh toán liên quan đến việc mua
hàng do kế toán kho cung cấp thì kế toán công nợ tiến hành kiểm tra
định khoản trên hóa đơn, đối chiếu các thông tin trên hóa đơn với đơn
đặt hàng và biên bản nhận hàng trước khi tiến hành ghi sổ, mục đích là
để không thanh toán vượt quá số lượng hàng đặt mau.
Mỗi nhà cung cấp được sẽ mở sổ chi tiết theo dõi riêng theo “mã NCC”
với đầy đủ các thông tin liên quan như: tên, địa chỉ, số điện thoại,… dữ
liệu và khoản nợ phải trả cho người bán được kế toán công nợ nhập vào
máy theo chương trình kế toán máy. Sau đó chương trình sẽ tự động cập
nhật vào sổ chi tiết người bán và bảng kê các khoản phải trả người
bán… Cuối tháng, kế toán công nợ sẽ đối chiếu giữa sổ chi tiết người
bán với sổ do kế toán tổng hợp lập thông qua bảng tổng hppwj cân đối

12
số phát sinh. Trong bộ phận kế toán có sự phân quyền rõ rang nên kế
toán công nợ có User và Password riêng để truy cập vào hệ thống dữ
liệu liên quan đến các khoản phải trả, không được phép truy cập vào Sổ
cái hay Bảng tổng hợp khác.
Công ty cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ việc trả nợ cho khách hàng để
đảm bảo việc cân đối nguồn vốn. Với phương châm “đặt uy tín và chất
lượng lên hàng đầu” công ty thường trả nợ đúng hạn nhà cung cấp theo
thời gian quy định trên hợp đồng và không để nợ tồn quá hạn.
Nợ phải trả người bán cũng là một chỉ tiêu quan trọng trên Báo cáo tài
chính nên nó cũng cần phải đảm bảo tính trung thực, hợp lý, hợp pháp;
mà kế toán công nợ lưu trữ bộ chứng từ thanh toán chỉ là các bản sao,
cho nên trên mỗi bản sao cần phải có đóng dấu “sao y bản chính” kèm
theo chữ ký của các cấp có thẩm quyền như : Trưởng phòng kinh doanh,
Tổng giám đốc công ty…

b) Kiểm soát việc chi tiền thanh toán
Đối với hàng mua trong nước hoặc khối lượng mua không lớn lắm
thì công ty sẽ lập phiếu chi để thanh toán.
Bộ chứng từ thanh toán tiền mua hàng gồm có: Giấy đề xuất, giấy
thanh toán, hóa đơn GTGT, phiếu chi và các chứng từ khác có liên
quan.
- Giấy đề xuất: Do phó phòng kinh doanh lập nhưng phải có sự xét
duyệt của Ban Giám Đốc công ty. Sau đó, giấy đề xuất được chuyền
cho phòng kế toán giải quyết và thực hiện việc chi tiền. Trường hợp
số tiền cần chi là lớn thì đòi hỏi phải có bảng báo giá từ nhà cung cấp
kèm theo hóa đơn GTGT thì mới chấp nhận lời đề nghị từ phòng
kinh doanh.
- Giấy thanh toán: KHi giấy đề xuất được chấp nhận thì kế toán thanh
toán sẽ tiến hành lập giấy thanh toán, trên đó ghi rõ số tiền cần chi và
định khoản. sau đó, kế toán thanh toán sẽ kiểm tra, đối chiếu số tiền
và định khoản trên giấy thanh toán với các chứng từ đã được duyệt,
nếu thấy phù hợp thì sẽ chuyển lên cho kế toán trưởng và giám đốc
ký duyệt trước khi tiến hành lập phiếu chi.

13
- Phiếu ci được lập dựa trên giấy thanh toán (nhu cầu thanh toán thực
sự phát sinh), biên bản nhận hàng và hóa đơn bán hàng (hàng hóa đã
thực nhận)…Kế toán trưởng và kế toán thanh toán sẽ kiểm tra sự
khớp đúng của các chứng từ trước khi ký duyệt chứng từ chi. Phiếu
chi được lập thành 2 liên: một liên giao cho thủ quỹ, một liên kế toán
thanh toán sẽ lưu. Thủ quỹ sẽ kiểm tra số tiền trên phiếu chi với
chứng từ gốc đi kèm (Hóa đơn GTGT), xác nhận các chữ ký trên
phiếu chi là chính xác thfi sẽ tiến hành chi trả tiền cho nhà cung cấp.
- Cần phải chú ý là không được ký khống trên chứng từ chi với lý do
người có thẩm quyền phê duyệt đi vắng trong những lúc cần thiết.

Hơn nữa, các chứng từ chỉ cần được đánh số thứ tự và ghi sổ theo
thứ tự để tránh trường hợp ghi thiếu và ghi trùng, còn các hóa đơn
bán hàng thì cần được đóng dấu đã thanh toán sau khi đã thanh toán
để tránh trường hợp sử dụng lại
- Các nghiệp vụ chi tiền cần được chi đúng với số tiến đã duyệt chi
căn cứ trên hóa đơn các chứng từ khác có liên quan. Sau khi nghiệp
vụ chi tiền hoàn thành thì kế toán thanh toán cần ghi giảm ngay một
khoản tiền tương ứng để tránh gian lận.
Cuối tháng, các phiếu chi sẽ được sắp xếp theo thứ tự từ bé đến lớn
trước khi đóng thành tập để lưu trữ và kế toán thanh toán sẽ kiểm tra
một lần nữa số tiền từng phiếu chi vơi sổ quỹ chi tiền; liệt kê các
phiếu chi thất lạc, hay ghi sai số tiền đẻ tiến hành giải quyết sau.
c) Kiểm soát tiền thông qua ngân hàng
Khi khối lương hàng mua nhiều, số tiền thanh toán là lớn thì công ty
thường thanh toán qua ngân hàng. Các hình thức thanh toán mà công
ty thường áp dụng là: ủy nhiệm chi. L/C và T/T (gồm trả trước và
sau).
Khi có nhu cầu phải thanh toán, phòng kinh doanh sẽ lập một giấy đề
xuất gửi cho bộ phận kế toán xem xét. Nếu đồng ý thì kế toán tiền
gửi ngân hàng sẽ tiến hành lập ủy nhiệm chi hoặc tiến hành mở L/C,
T/T tùy theo phương thức thanh toán đã đề cập trong hợp đồng.
Sau khi hoàn tất việc thanh toán tiền hàng, ngân hàng sẽ gửi giấy báo
Nợ và số phụ ngân hàng về cho công ty. Kế toán tiền gửi sẽ căn cứ

14
vào bộ chứng từ gốc mua hàng, giấy đề xuất thanh toán để kiểm tra
đối chiếu với số tiền ngân hàng đã thanh toán ghi trên giấy báo nợ
và số phụ kế toán có khớp với nhau hay không, nếu đúng thì kế toán
tiền gửi sẽ dùng User và password để truy cập hệ thống và cập nhật
số liệu và máy tính.

3. Kiểm soát trong môi trường xử lí thông tin bằng máy tính
Công ty sử dụng phần mềm Pro Accounting trong công tác kế toán.
Để đảm bảo việc cung cấp thông tin là trung thực và chính xác thì
cần thiết phải có kiểm soát kế toán trong điều kiện tin học hóa.
a) Kiểm soát chung
 Kiểm soát truy cập theo hệ thống
Phân quyền sử dụng: phần mềm kế toán được sử dụng tại công ty cho phép
phân quyền sử dụng. theo đó, mỗi nhân viên kế toán sẽ có User và
Password riêng để truy cập vào hệ thống và chỉ được phép cập nhật, sửa
chữa, in ấn… được phép truy cập vào dữ liệu của tất cả các phần hành. Kế
toán các phần hành chỉ được phép truy cập vào các báo cáo hay các sổ sách
tổng hợp của những năm đã quyết toán xong.
 Kiểm soát lưu trữ dữ liệu.
- Phần mềm sử dụng cần cài đặt tính năng tự động lưu trữ dữ liệu mới
nhập vào sau một khoảng thời gian nhất định để tránh những trục
trặc bất ngờ, đột xuất.
- Cuối tháng, các kế toán viên phải tiến hành in ấn các sổ sách trên
máy rồi đối chiếu với chứng từ gốc, sau đó đống thành tập và lưu trữ.
Mỗi kế toán viên có trách nhiệm lưu trữ chứng từ và sổ sách liên
quan tới phần hành của mình.
b) Kiểm soát ứng dụng
 Kiểm soát nhập liệu
- Kế toán chỉ cần nhập “mã NCC”, “mã hàng” vào máy, rồi chương
trình sẽ tự động hiển thị thông tin có liên quan đã được thiết kế từ
trước. trong quá trình sẽ tự động hiển thị thông tin có liên quan đã
được thiết kế từ trướng. trong quá trình thiết kế mã nhà cung caaos
hay mã hàng đều có sự trùng lắp thì phần mềm sẽ tự báo lỗi.

15
- Chứng từ gốc sẽ được đánh số thức tự trước khi nhập vào máy để

hạn chế việc ghi trùng hay bỏ sót nghiệp vụ. khi nhập xong, nhân
viên kế toán phần hành sẽ đánh dấu là đã được sử dụng để tránh tình
trạng dữ liệu được nhập hai lần.
- Dữ liệu trước khi nhập vào máy đều được các cấp có thẩm quyền phê
duyệt.
 Kiểm soát xử lý dữ liệu
- Công ty chỉ mới áo dụng kế toán máy tư năm 2006 nên dữ liệu lưu
trong máy tính chưa nhiều, do đó mà công ty cũng chưa có quy định
cụ thể về thời gian lưu trữ ở những thiết bị lưu trữ khác như thế nào.
- Dữ liệu trên chứng từ mệnh lệnh và chúng từ thực hiện phải phù hợp
với nhau.
- Hệ thống được thiết kế đối chiếu giữa sổ tổng hợp và chi tiết nhằm
phát hiện và ngăn chặn việc chỉnh sửa số liệu bất hợp pháp sau khi
đã chuyển sổ cái.
c) Kiểm soát thông tin đầu ra.
Cần phải kiểm tra và xem xét kỹ càng các sổ sách và báo cáo được in
ra để đảm bảo thông tin được cung cấp là chính xác, trung thực và
hợp lý; hơn nữa là phải đảm bảo hình thức của các sổ sách, báo cáo
phù hợp với quy định của chế độ kế toán Việt Nam.
II. Đánh giá môi trường kiểm soát của công ty
1. Ưu điểm
- Đặc thù về quản lý: do công ty áp dụng công nghệ thông tin vào
quản lý nên ban giám đốc công ty luôn dễ dàng duy trì mối quan hệ
trực tuyến với các bộ phận khác. có sự phân quyền rõ ràng với cấp
dưới, ban lãnh đạo quan tâm tới việc lập báo cáo tài chính, chú ý tới
phong cách lãnh đạo của mình, thân thiện với mọi người và luôn cố
gắng phát triển văn hóa công ty.
- Chính sách nhân sự: công ty có một chính sách nhân sự rõ ràng, mọi
trách nhiệm và quyền hạn đều được quy định cụ thể, không nhập
nhằng; chất lượng làm việc được theo dõi chặt chẽ để có chính sách

thưởng, phạt phân minh, tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm việc để
nâng cao chất lượng và hiệu quả của công việc được giao.

16
- Cơ cấu tổ chức: đứng đầu là tổng giám đốc chịu trách nhiệm quản lý
chung. trong mỗi phòng bạn có các cấp trường và các phòng ban này
được tách biệt chức năng và nhiệm vụ với nhau, tất cả đều chịu sự
giám sát của tổng giám đốc. vì vậy, mà không có sự chồng chéo
trong công việc, tạo nên cơ chế quản lý rõ ràng, chặt chẽ, trong đó có
cả chu trình mua hàng và thanh toán.
- Hệ thống tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán được áp dụng thống
nhất giữa các bộ phận, đảm bảo tuân thủ các quy định của bộ tài
chính. đồng thời công ty áp dụng hình thức kế toán máy nên việc rút
số dư các tài khoản chính xác hơn, đảm bảo tính chính xác cho các
báo cáo tài chính, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý nhập xuất
vật tư, quản lý các phiếu thu chi, công tác quản lý được giảm nhẹ,
nhanh chóng và mang tính khoa học hơn. hơn nữa, công ty áp dụng
hình thức chứng từ ghi sổ nên rất đơn giản cho việc kiểm tra và đối
chiếu cuối kỳ
2. Nhược điểm
a) Đối với các nghiệp vụ mua hàng.
- Công ty thực hiện việc kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng khá
chặt chẽ, quy định trách nhiệm và công việc của từng bộ phận có liên
quan trong việc mua hàng tương đối rõ ràng và đầy đủ.
- Tuy nhiên việc xem xét, kiểm tra hàng mua về còn mang tính hình
thức: khi nhận hàng, để thực hiện đầy đủ khâu kiểm tra thì bộ phận
nhận hàng nhất thiết phải có bốn bên tham gia nhưng trên thực tế tại
đơn vị thì chỉ có ba bộ phận tham gia đó là phòng kinh doanh, khổ và
bộ phận quản lý mà không có sự tham gia của phòng kỹ thuật công
nghệ.

- Việc đối chiếu, kiểm tra chứng từ, sổ sách thường do các nhân viên
phụ trách phần hành do tự kiểm tra với nhân chứ chưa có một nhân
viên độc lập để làm nhiệm vụ đó.
- Công ty chưa có giấy yêu cầu mua hàng.
- Trong một số trường hợp hàng đã về nhưng không kèm theo hóa
đơn, kế toán kho vận ghi tăng khoản mục hàng tồn kho.

17
- Một số đơn đặt hàng đôi khi in ra giấy không có sự kí duyệt của các
cấp có thẩm quyền vì cho rằng đơn đặt hàng sẽ lưu trên máy và
người lưu là người chịu trách nhiệm trực tiếp. hơn nữa, chưa có sự so
sánh cụ thể giữa đơn đặt hàng với bảng tổng hợp các nguyên phụ liệu
cần mua về việc xác định số lượng cần mua.
- Công ty không sử dụng tài khỏan theo dõi hàng mua đang đi đường
- Trên biên bản nhận hàng và hóa đơn không có đánh số thứ tự.
- Không có kế hoạch về việc mua hàng cũng như tính toán chi phí cụ
thể, việc mua hàng thực hiện ngay khi có đơn đặt hàng từ khách
hàng.
- Chưa có sự kiểm tra tự động trên máy về việc nhập sai mã vật tư.
b) Đối với nghiệp vụ thanh toán
 Đối với tài khoản phải trả người bán
- Bộ chứng từ thanh toán được sao chép thành nhiều bản và giao cho
các phòng liên quan để đảm bảo sự chính xác về mặt số liệu khi tiến
hành ghi sổ.
- Có sự phân công rõ ràng về việc theo dõi khoản phải trả người bán,
công việc này thực hiện bởi kế toán công nợ
- Để đảm bảo uy tín, công ty luôn duy trì một mức nợ hợp lý nên việc
trả nợ cho các nhà cung cấp thường không để tồn đọng quá lâu
nhưng vẫn phải đảm bảo đủ vốn cho sự tăng trưởng của công ty
- Công ty không có quy định cụ thể về thời gian luân chuyển của bộ

chứng từ mua hàng cho kế toán công nợ
- Về khoản chiết khấu: không có quy định cụ thể về sự kiểm tra tính
chính xác của các khoản chiết khấu được giảm trừ trên hóa đơn
 Đối với việc chi tiền
- Chức năng kiểm tra và chức năng chấp nhận thanh toán được tách
biệt so với chức năng xét duyệt chỉ quỹ để thanh toán.
- Có sự kì duyệt của thủ quỹ trên phiếu chi, đảm bảo việc chi tiền đã
thực hiện và tránh việc sử dụng lại phiếu chỉ để yêu cầu được thanh
toán
- Hóa đơn mẫu hàng giá cho kế toán thanh toán chỉ là bản sao nên đôi
khi chưa có sự kiểm tra lại với hóa đơn gốc.

18
III. Giải pháp
1. Hoàn thiện các nghiệp vụ mua hàng.
- Các yếu tố trình bày trên đơn đặt hàng thường không thống nhất.
Công ty nên xem lại tính thống nhất của đơn đặt hàng và biên soạn
lại đơn đặt hàng để có một mẫu đơn chuẩn phụ vụ cho kiểm soát.
- Khi kiểm tra hàng nhập kho, trên thực tế công ty chỉ có ba bên tham
gia là phòng Kinh doanh, kho và phòng QA. Tuy nhiên, để đảm bảo
hàng nhận đúng chất lượng và đủ thì công ty nên quy định sự cần
thiết phải tham gia của phòng kỹ thuật công nghệ vào quá trình kiểm
nhận hàng
- Công ty nên giao trách nhiệm cho một người độc lập kiểm tra, đối
chiếu các chứng từ, sổ sách giữa các phòng ban.
- Để thuận lợi cho việc theo dõi, kiểm tra, đối chiếu và đảm bảo việc
kiểm soát mua hàng được chặt chẽ hơn công ty nên quy định về việc
phải đánh số thứ tự trên đơn hàng và trên hóa đơn để thuận tiền hơn
trong việc theo dõi, kiểm tra đảm bảo tất cả các đơn đặt hàng và hóa
đơn đều được xử lý, đồng thời dễ dàng kiểm tra được sự liên tục

quan trọng hơn là số thứ tự của đơn đặt hàng phải được ký hiệu sao
cho dễ dàng tham chiếu được đến giấy yêu cầu mua hàng, tránh
trường hợp cán bộ mặt hàng mua những hàng hóa sử dụng cho mục
đích riêng.
- Để tránh tình trạng gian lận về khoản chiết khấu được hưởng, công
ty nên yêu cầu một bảng phụ lục chiết khấu từ phía nhà cung cáp và
bảng báo giá để đảm bảo số tiền ghi nhận là phù hợp và chính xác.
2. Hoàn thiện kiểm soát đối với việc thanh toán tiền hàng.
a) Đối với nợ phải trả
- Công ty nên có quy định cụ thể về thời gian luân chuyển của bộ
chứng từ mua hàng cho kế toán công nợ. Sau ngày nhận hàng bao
nhiều ngày thì phải chuyển toàn bộ chứng từ mua hàng cho kế toán
công nợ để tiến hành ghi nhận khoản nợ phải trả nhà cung cấp.
- Kế toán công nợ nên hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết
khấu, giảm giá hàng bán của nhà cung cấp, tực là thay vì chỉ định
khoản một bút toán ghi tăng hàng tồn kho với giá trị sau khi đã trừ

19
chiết khấu, thì kế toán công nợ nên tách biệt hai định khoản này
trước khi nhập vào nhà máy: một bút toán phản ánh giá trị hàng mua
vào thực tế và một bút toán phản ánh khoản chiết khấu giảm giá
được hưởng.
- Định kỳ nên kiểm tra số dư của TK 331 để phát hiện những nhà cung
cấp có quan hệ giao dịch, mua hàng thường xuyên có số dư lớn, từ
đó có kế hoạch cụ thể về việc trả nợ.
b) Hoàn thiện với việc chi tiền
Kế toán kiểm toán cần kiểm tra lại việc chi có đúng với bộ chứng
từ gốc có hợp nhau hay không trước khi tiến hành duyệt chi. Vì
bộ chứng từ thánh toán là các bản sao nên ngoài con dấu “sao y
bản chính” cần yêu cầu sự ký duyệt của ban giám đốc công ty để

tránh trường hợp con dấu bị làm giả.
Công ty nên có bảng báo giá từ nhà cung cấp về các nguyên phụ
liệu đã mua trước khi tiến hành duyệt chi để đảm bảo số tiền chi
là đúng và chính xác. Trên Bảng báo giá của nhà cung cấp nên có
xác nhận của nhà cung cấp để đảm bảo không có trường hợp nhân
viên làm bảng báo giá giả để thực hiện việc gian lận.
3. Hoàn thiện kiểm soát trong môi trường xử lý bằng máy tính
a) Kiểm soát việc ra vào hệ thống
Chương trình kế toán máy mới chỉ áp dụng tại công ty từ năm
2006 nên công ty chưa gặp trường hợp chỉnh sửa số liệu trái phép
hay gian lận trong các phần hành. Hơn nữa, do công ty mới áp
dụng nên việc thiết kế phần mềm còn chú trọng vào việc cải thiện
phần mềm làm sao cho phù hợp với các quy định của Bộ tài
chính, cho nên, chưa chú tâm vào việc thiết kế phần mềm để phát
hiện nhân viên truy cập trái phép. Công ty nên áp dụng các thức
là chương trình ghi lại sô lần, thời gian của từng tài khoản truy
cập để có thể phát hiện ra tài khoản nào hay được cập nhật và
người cập nhật vào tài khoản đó có được phân quyền truy cập như
đã quy định không.
b) Kiểm soát xử lý dữ liệu

20
Phần mềm trước khi đưa vào sử dụng cần phải được kiểm tra kỹ
để đảm bảo các nghiệp vụ không bị thay đổi phương pháp xử lý
khi thay đổi phần mềm vì một số sai sót nhỏ cũng có thể là thay
đổi cả một kết quả lớn.
Có thể xóa bớt mã của những nhà cung cấp không còn giao dịch
nữa ra khỏi hệ thống để tránh tình trạng đầy bộ nhớ và giảm tốc
đọ xử lý dữ liệu.
c) Kiểm soát lưu trữ dữ liệu

Việc lưu trữ dữ liệu trên máy không phải lúc nào cũng an toàn
tuyệt đối, có thể xảy ra trường hợp kẻ gian lợi dụng sơ hở cài
chương trình virut vào máy để phá hủy những dữ liệu mà họ thực
hiện gian lận nhằm xóa dấu vế, cho nên công ty có thể thực hiện
sao lưu dữ liệu vào đĩa, USB, thẻ… tuy nhiên. Không phải việc
lưu trữ vào các ổ cứng đó là tuyệt đối an toàn vì đối lúc có thể
hỏng hóc, bị lỗi, vậy công ty nên thực hiện:
- Định kỳ, nên tiến hành in ấn, sao lưu các bản ghi và tập tin quan
trọng; nên lưu thành nhiều bản và lưu ở nhiều nơi khác nhau.
- Các thiết bị như đĩa. USB, các văn bản nên lưu trữ ở những chỗ an
toàn, ít người biết đến để đảm bảo an toàn và phải giao cho người có
trách nhiệm quản lý.