BÀI BÁO CÁO THỰC TẬP-Nghiên cứu, tìm hiểu về vai trò của người thư ký văn phòng tại tòa soạn Báo

A. LỜI MỞ ĐẦU
Trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước vì mục tiêu dân giàu
nước mạnh, xã hội công bằng dân chủ văn minh với nền kinh tế tri thức toàn cầu
hóa hội nhập ngày càng sâu rộng vào nền kinh tế thế giới cùng sự phát triển như
vũ bão của công nghệ thông tin công tác văn phòng nói chung và hoạt động của
người thư ký văn phòng nói riêng, đã góp một phần quan trọng trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức đơn vị và sự phát triển chung của đất nước.
Để đáp ứng được nhu cầu cấp thiết của các ngành, các cấp, đồng thời nhận thức
được vị trí quan trọng của công tác văn phòng ngày trường Đại học Nội vụ Hà Nội
.Nhằm giúp các cán bộ làm tốt công tác văn phòng trong tương lai nắm vững được
những lý thuyết đã học vaò thực tiễn, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều
kiện cho sinh viên của trường nói chung và chúng em chuyên ngành thư ký văn
phòng nói riêng đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức để nâng cao nghiệp vụ khi ra
trường công tác, giúp chúng em có được những hành trang vững chắc bước vào đời
và đặc biệt thực hiện phương châm Giáo dục - Đào tạo của Đảng và Nhà nước đã
đề ra: “ Học đi đôi với hành “, “ Lý luận gắn với thực tế” thời gian đi thực tập
chính là dịp để chúng em tập dượt và rèn luyện đạo đức cùng với tác phong nghề
nghiệp của một cán bộ văn phòng trong tương lai.
Trong thời gian đi thực tập từ 2/4 đến 25/5/2012 tai báo Giáo dục và Thời đại đã
giúp em làm quen được với công việc của 1 nhân viên văn phòng nói chung và Thư
kí văn phòng nói riêng. Góp phần bổ sung và củng cố kiến thức đã học được ở
trường, đồng thời học hỏi được nhiều thực tiễn quan phục vụ cho công tác chuyên
môn sau này. Thời gian đi thực tập đã giúp em tổng hợp được những kinh nghiệm
bổ ích, đó là nguồn động viên, khích lệ giúp em ngày càng say mê công việc. Đạt
được kết quả này chính là nhờ 1 phần sự giúp đỡ của nhà trường và toàn thể lãnh
đạo, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ trong tòa soạn Báo Giáo dục và Thời đại
hướng dẫn và tạo điều kiện giúp em hoàn thành đợt thực tập này.
Em xin chân thành cảm ơn trường đã trang bị cho em những kiến thức cơ bản các
kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn. Xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo, cán bộ Báo
Giáo dục và Thời đại đã giúp em củng cố kiến thức, tích lũy kinh nghiệm thực tế
tạo nền tảng vững chắc cho sự nghiệp sau này của em.

1
A. LỜI MỞ ĐẦU
Trong quá trình viết bài báo cáo này mặc dù đã nhận được sự giúp đỡ của lãnh đạo
và nhiều cán bộ của Báo quan tâm góp ý,giúp em có thêm kiến thức để hoàn chỉnh
nội dung và hình thức. Tuy nhiên bài viết này không tránh khỏi những thiếu xót
nhất định, kính mong các thầy cô trong nhà trường góp ý kiến để bản báo cáo của
em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn!
1) Lý do chọn đề tài :
Trong thực tế hàng ngày tại các cơ quan, tổ chức luôn luôn cần được cung cấp
thông tin để triển khai giải quyế nhiệm vụ được giao hoặc để tham mưu tư vấn cho
lãnh đạo. Đồng thời lãnh đạo cơ quan cũng cần thông tin để ban hành các quyết
định quản lý cho kịp thời và chính xác. Là một sinh viên chuyên ngành Thư kí
văn phòng thuộc khoa Quản trị văn phòng - trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. Để
hiểu rõ hơn về vai trò của người thư ký văn phòng trong việc thu thập, xử lý và
cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan.
2) Lịch sử nghiên cứu:
Lịch sử phát triển của nghề thư ký có cách đây hàng trăn năm gắn liền với sự phát
triển của chủ nghĩa tư bản. Cũng từ đó xuất hiện những cuốn sách giáo khoa chủ
yếu viết về nhiệm vụ của người thư ký văn phòng bởi đây là công việc hàng ngày
của thư ký là căn cứ đánh giá năng lực của người thư ký.
3) Mục tiêu nghiên cứu:
Nghiên cứu, tìm hiểu về vai trò của người thư ký văn phòng tại tòa soạn Báo.
4) Phạm vi nghiên cứu:
Nghiên cứu, tìm hiểu về vai trò của ngưới Thư ký văn phòng tại Báo Giáo dục và
Thời đại.
5) Vấn đề nghiên cứu:
Tìm hiểu vai trò của người Thư ký văn phòng.
6) Phương pháp nghiên cứu:
Củng cố kiến thức lý luận về nghiệp vụ Thư ký đã được học tại trường
Thu thập thông tin, các tài liệu viết về vai trò của người thư ký trên mạng internet,

sách, báo…
Nghiên cứu, tìm hiểu vai trò của người thư ký trong hoạt động thực tiễn tại Báo
Giáo dục và Thời đại.
7) Ý nghĩa đề tài:
2
A. LỜI MỞ ĐẦU
Thông qua đề tài nghiên cứu này , từ việc tìm hiểu va trò của người thư ký văn
phòng tại tòa soạn báo, em xin khẳng định một lần nữa tầm quan trọng của người
thư kí văn phòng hiện nay.
8 . Kết cấu đề tài:
Đề tài được xây dựng làm 3 phần bao gồm:
A. Lời mở đầu.
B. Nội dung.
C. Kết luận.
B. NỘI DUNG
CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG
I. Khái quát chung về đơn vị thực tập:
1. Tên cơ quan: Báo Giáo dục và Thời đại
2. Địa chỉ: 29B Ngô Quyền, Hoàn Kiếm, Hà Nội
3. Số điện thoại: 04-3824781
4. Fax: 39345611
5. Email: gđ
6. Website: http:www.gdtđ.com.vn
7. Chức năng , nhiệm vụ:
- Tổ chức biên tập, in và phát hành các số báo định kỳ, số chuyên đề, số đặc biệt và
báo điện tử theo đúng tôn chỉ, mục đích:
+ Phổ biến, tuyên truyền đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước,
chủ trương công tác và định hướng chr đạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo về phát
triển giáo dục và đào tạo, khoa học, công nghệ, môi trường, đào tạo và bồi dưỡng
nguồn nhân lực…

+Thông tin về tình hình giáo dục, tình hình kinh tế - xã hội trong và ngoài nước.
Giới thiệu, tuyên truyền các mô hình dưới mô hình mới và điển hình tiên tiến trong
lĩnh vực giáo dục và đào tạo. Tham gia đấu tranh chống tham nhũng, tiêu cực.
-Trao đổi thông tin và triển khai các dịch vụ trên cơ sở ợp tác với các cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật. Phối hợp với
các cơ quan truyền thông khác để thực hiện tốt nhiệm vụ tuyên truyền và phản ánh
tình hình hoạt động giáo dục – đào tạo và kinh tế- - xã hội.
8.Tóm tắt cơ cấu tổ chức:
Tổ chức bộ máy của Báo gồm c ó: Ban biên tập báo tuần đảm bảo việc xuất bản
các số báo thường kỳ vào các ngày thứ 3, 5, 7.
3
A. LỜI MỞ ĐẦU
Ban biên tập báo Chủ nhật và số Đặc biệt tháng; Phòng trị sự; phòng kinh doanh –
quảng cáo; cơ quan thường trú các tỉnh phía nam, trụ sở tại Tp.HCM ( có nhiệm vụ
xuất bản số Báo Tài hoa trẻ 1 kỳ/ tuần); văn phòng đại diện miền Trung - Tây
Nguyên, trụ ở tại Đà Nẵng, văn phòng liên lạc tại Cần Thơ, Văn phòng đại diện
Bắc Trung Bộ tại Vinh ( Nghệ An ) và phóng viên thường trú tại Thanh Hóa.
Tổng số cán bộ, viên chức của Báo hiện có là 86 người ( Hà Nội: 63 người,
Tp.HCM : 17 người, Cần Thơ: 01 người, Đà Nẵng: 03 người,Nghệ An: 01 người,
Thanh Hóa: 01 người ). Trình độ chuyên môn: Trung cấp – 04 người, Cao đẳng – 3
người, Đại học – 62 người, Thạc sĩ – 08 người, Tiến sĩ -02 người ) và hiện đang có
04 đ/c đang học cao học, 01 đ/c đang làm nghiên cứu sinh.
- Tổ chức đảng, đoàn thể:
+ Chi bộ Đảng Báo Giáo dục và Thời đại tại cơ quan chính ở Hà Nội có 16 Đảng
viên, luôn đoàn kết, thống nhất với tinh thần chủ động sang tạo. Trong những năm
qua, chi bộ luôn lãnh đạo đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ hính trị, công tác chính
trị tư tưởng, công tác chuyên môn,công tác xây dựng Đảng, xây dựng đơn vị và
các đoàn thể. Nhiều năm liên tục Chi bộ đạt tiêu chuẩn trong sạch, vững mạnh. Tại
cơ quan thường trú các tỉnh phía nam có 01chi bộ ( Với 03 đảng viên ) và tại văn
phòng miền Trung – Tây nguyên có 01 chi bộ ( 03 đảng viên ).Cơ sở này luôn hoàn

thành tốt nhiệm vụ, là cơ sở trong sạch, vững mạnh.
+ Tổ chức đoàn thể ( công đoàn và đoàn thanh niên ) luôn chăm lo đến đời sống,
bảo vệ quyền của cán bộ, viên chức. Trong những hoạt động chung của Ngành,
các tổ chức đoàn thể của Báo cũng luôn tham gia tích cực. Nhiều năm liền Cong
đoàn Báo đạt danh hiệu Công đoàn cơ sở vững mạnh, nhiều cá nhân điển hình
được tuyên dương, nhận bằng khen. Công đoàn Báo được Công đoàn Ngành và
Liên đoàn lao động Việt Nam khen thưởng là đơn vị tiên tiến xuất sắc.
Chi hội nhà báo Giáo dục và Thời đại là tổ chức nghề nghệp, quy tụ cấcnh chị là
phóng viên, biên tập viên, họa sĩ, nhiếp ảnh,… có tác dụng đoàn kết và phấn đấu
trong nghề ngiệp, đảm bảo và giữ vững phẩm chất người làm báo theo quy tắc đạo
dức báo chí. Nhiều đồng chí và tập thể đoạt nhiều giải báo chí trong các năm 2004,
2005, 2006, 2007 và 2008.
*Thuận lợi:
4
A. LỜI MỞ ĐẦU
- Báo được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo BộGD&ĐT; các đơn vị chức
năng của Bộ, các cơ sở giáo dục đào tạo ủng hộ.
- Báo có bề dày 50 năm với tôn chỉ mục đích phục vụ Ngành, gắn bó với Ngành. Hai
thế mạnh nổi bật của Báo là:
+Kinh tế ổn định
+Chính trị vững vàng
- Đội ngũ cán bộ, phóng viên, công nhân biên đã xác định tư tưởng, lập trường luôn
gắn bó với cơ quan, xác đinh mục tiêu: Dù khó khăn vẫn luôn hướng tới xây dựng
một tờ Báo phát triển, vững mạnh; điều đó được thể hiện ở các số báo, các số
chuyên đề tăng trang, tăng kỳ bám sát các sự kiện của Ngành cũng như của đất
nước.
- Lúc này Báo đã có sự phát triển khá tốt có vị trí cao trong hệ thống báo ngành cả
nước và là cơ quan báo chí đầu tầu của ngành Giáo dục – Đào tạo. Đội ngũ cán bộ,
phóng viên, biên tập viên được tôi luyện đã dần trưởng thành, được trẻ hóa, chuẩn
hóa và vượt chuẩn. Cơ sở vật chất hiện tại tuy chưa thật o lớn song đã tương đối

đầy đủ, đáp ứng được các khâu trong làm báo. Hệ thống báo in phát triển rộng,
phát hành kịp thời và có số lượng ổn định.
• Khó khăn:
Trong khoảng thời gian ngắn, Báo rơi vào tình trạng mất đoàn kết nội bộ do các va
chạm giữa lãnh đạo cũ với một số cán bộ - phóng viên. Động cơ công tác của nhiều
người thiếu đúng đắn. Phân công công tác không hợp lý, tình trạng cào bằng trong
quản lý khiến nhiều người không tích cực.
Các ảnh hưởng do kinh tế suy thoái dẫn tới chi phí sản xuất cao, giá vật tư tăng,lợi
nhuận giảm. Cơ sở vật chất cơ quan qua nhiều năm sử dụng bắt đầu xuống cấp.
Báo điện tử mới đưa vào hoạt động cần phải đầu tư cả đội ngũ lẫn cơ sỏ vật chất.
Quan hệ công tác của Báo với các đơn vị thuộc Bộ tuy đã được cải tiến một bước
lớn, gần gũi hơn nhưng ần được tăng cường.
II. Thành tích đạt được trong 3 năm qua ( 2006 -2008)
1. Hiệu quả đạt được trên các mặt công tác, những nhiệm vụ trọng tâm được giao
trong các năm qua.
1.1. Là đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt đọng, nhưng Báo giáo dục
vàThời đại luôn xác định nhiệm vụ hàng đầu là thực hiện nhiệm vụ chính trị, kiên
trì bám sát tôn chỉ mục đích và phản ánh kịp thời các sự kiện, đóng góp hiệu quả
5
A. LỜI MỞ ĐẦU
vào việc định hướng dư luận xã hội về giáo dục. Nội dung các ấn phẩm của Báo đã
được dư luận đánh giá tốt, trong đó có những nhóm bài viết mang lại hiệu quả, góp
phần định hướng dư luận xã hội như nhóm bài về vụ việc Trường THPT Vân Tào
và thầy giáo Đỗ Việt Khoa, về bộ chuẩn phát triển trẻ 5 tuổi về phương pháp dạy
học, về nhân cách nhà giáo…, đặc biệt là laotj bài về xung quanh việc góp ý cho
bộ sách giáo khoa phổ thông hiện hành ( Mới đây, trong giao ban Lãnh đạo báo chí
do ban Tuyên giáo TW và Bộ Thông tin – Truyền thông chủ trì, Thứ trưởng Đỗ
Qúy Doãn đã quán triệt chỉ đạo các báo khi biết về vấn đề sách giáo khoa cần phải
theo quan điểm của Báo Giáo dục – Thời đại. Báo đã được Bộ trưởng biểu dương
vì đã đóng góp hiệu quả vào việc tuyên truyền cho đề án đổi mới cơ chế tài chính

giáo dục trong giao ban tháng 6/ 2009.
1.2. Các ấn phẩm của Báo GD&TĐ đều có những cải thiện rõ rệt về nội dung và hình
thức trình bày:
+ Bám sát và phản ánh kịp thời các hoạt động của Ngành cũng như của Bộ giáo
dục và Đào tạo.
+ Báo tổ chức nhiều đợt công tác tại các tỉnh thành trong nước đặc biệt là các vùng
còn gặp nhiều khó khăn ( Lạng Sơn, Cao Bằng, Đà Nẵng, ) để trao đổi việc hợp
tác về thông tin, lắng nghe ý kiến của bạn đọc và vận động phát hành.
+ Thay đổi măng-sec trên tất cả các ấn phẩm ừ đầu tháng 7/ 2009
+ Xây dựng lại và mở them nhiều chuyên trang, chuyên mục để nâng cao chất
lượng tờ báo.
Trong vòng 3 năm 2006, 2007, 2008, ngoài việc đảm bảo việc cập nhật thông tin
cũng như duy trì các chuyên mục sẵn có, Báo đã có them nhiều chuyên mục mới
như:
Ấn phẩm Đặc biệt tháng: trò chuyện trong tháng, Đời sống và pháp luật, Nối vòng
tay lớn .Ấn phẩm báo thường kỳ: góc nhìn sự kiện, sổ tay, siêu thị giải trí, du lịch
mua sắm. Đặc biệt với ấn phâmr Chủ nhật từ chỗ ít được chú trọng hơn so với ác
ấn phẩm khác của Báo nhưng trong 3 năm trở lại đây, Báo đã có sự đầu tư thích
đáng nhằm nâng cao chất lượng. Nội dung ấn phẩm được cải thiện rõ rệt với nhiều
chuyên mục mới hấp dẫn mới như: Giáo dục vấn đề và suy ngẫm, Trò chuyện cuối
tuần, Diễn đàn chủ nhật, nhịp sống trẻ. Câu chuyện thể thao, gương mặt nhà giáo…
+Ấn phẩm đặc biệt tháng đã được nâng cấp một bước, xây dựng lại các trang và
chuyên mục, cải tiến hình thức trình bày, in toàn bộ từ số tháng 3/ 2009
6
A. LỜI MỞ ĐẦU
- Trong 3 năm qua, hoạt động phát hành và kinh doanh của Báo đã có những bước
phát triển mạnh mẽ. Doanh thu và lợi nhuận vượt mức kế hoạch đề ra và đạt mức
tăng trưởng cao.
Năm 2008, mặc dù thị trường có nhiều tác động mạnh mẽ có thể dẫn đến giảm sút
số lượng phát hành nhưng với sự nỗ lực của tập thể cán bộ, viên chức Báo, số

lượng phát hành vẫn ở mức ổn định. Năm 2008: tổng số lượng phát hành đạt
5.279.939 bản, doanh thu đạt 30.774.247.968 đồng, tăng 15,1 % so với cùng kỳ
năm 2007. 6 tháng đầu năm 2009: tổng số lượng phát hành đạt 2.519.629 bản,
doanh thu đạt 16.542.551.218 đồng, tăng 22,2 % so với cùng kỳ năm 2008.
1.3. Nổi bật lên những thành tích đã đạt được trong năm qua là sự ra đời của Báo Điện
tử Giáo dục và Thời đại. Với sự chỉ đạo trực tiếp của Lãnh đạo Bộ, Báo đã xây
dựng thành công Báo điện tử Giáo dục & Thời đại – một ấn phẩm mới vớ nội dung
phong phú, hình thức hấp dẫn.
Báo điện tử Giáo dục & Thời đại đã ra mắt bạn đọc vào ngày 08/7/2009. Báo điện
tử Giáo dục & Thời đại được xây dựng trên nền tảng công nghệ tiên tiến, có giao
diện hiện đại, khả năng tương tác cao với bạn đọc, chứa lượng thông tin lớn, được
quản trị kỹ thuật tốt, đảm bảo an ninh mạng, bảo đảm số lượng người truy cập lớn
tại một thời điểm với tốc độ truy cập nhanh.
1.4. Bên cạnh các hoạt động sản xuất kinh doanh, Báo còn tích cực tham gia các hoạt
động xã hội, từ thiện: quyên góp quần áo, sách vở, đồ dung học tập cho học sinh
khó khăn; thăm hỏi và tặng quà các cơ sở giáo dục khó khăn… Cụ thể: cùng với
lãnh đạo Sở Giáo dục – Đào tạo Hà Nội thăm và tặng quà chúc tết cho một số giáo
viên khó khăn và có công; Thăm và tặng quà thầy giáo Bùi Văn Huyền 36 năm dạy
học phụ đạo miễn phí cho học sinh kém; Thăm và tặng quf cho trung tâm giáo trẻ
em khuyết tật Lệ Thủy, Quảng Bình; Tặng học bổng, sách vở cho học sinh ở Tây
Ninh; Tổ chức các chuyến tư vấn thi cho học sinh một số tỉnh Đông Nam Bộ…
1.5. Về đào tạo nguồn nhân lực
Lãnh đạo Báo luôn chú trọng việc đào tạo cũng như ổn định nguồn nhân lực nhằm
đáp ứng ngày yêu cầu phát triển ngày càng cao của cơ quan. Đã bổ nhiệm, tuyển
được cán bộ có năng lực và phẩm chất tốt, có kinh nghiệm làm báo và kinh nghiệm
quản lý phụ trách cơ quan thường trú, Văn phòng liên lạc Cần Thơ và Ban biên tập
báo điện tử. Dùng cơ chế cộng tác viên có thù lao để tăng cường cho những mảng
7
A. LỜI MỞ ĐẦU
nội dung thiếu phóng viên. Có cơ chế thuận lợi để cán bộ, viên chức của Báo có

điều kiện tốt nhất tham gia các lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ. Trong vòng 3
năm qua nhiều cán bộ, viên chức đã trúng tuyển học các lớp sau đại học ( Tiến sĩ :
01 người, thạc sĩ: 04 người ) và các lớp nâng cao nghiệp vụ khác.
2. Các giải pháp thực hiện đạt hiệu quả hoặc nguyên nhân dẫn đạt được thành
tích:
2.1. Phối hợp chặt chẽ giữa Chi bộ, chính quyền và công đoàn. Củng cố, điều chỉnh,
sắp xếp nhân sự phù hợp vớ nhiệm vụ. Tạo điều kiện cho cán bộ, viên chức được
đào tạo bồi dưỡng nhằm nâng cao năng lực chuyên môn nghiệp vụ, phát huy tiềm
năng, từng bước hình thành những cây bút có thương hiệu. Xây dựng nền nếp làm
việc khoa học , hiệu quả, nhất là việc duy trì chế độ giao ban hang tuần, giải quyết
kịp thời những vấn đề nảy sinh trong chuyên môn và quản lý, từng bước thực hiện
cơ chế quản lý theo chất lượng, hiệu quả công việc.
2.2. Tăng cường quan hệ với các đơn vị chức năng của Bộ, các cơ sở Giáo dục – Đào
tạo, các trường đại học và chuyên nghiệp, các báo bạn. Mở rộng quan hệ cộng tác
viên, nhất là với những tác giả có tên tuổi.
2.3. Xây dựng lại chuyên mục các ấn phẩm, bám sát các sự kiện, tăng cường công tác
biên tập để các bài viết được ngắn gọn, súc tích, có chiều sâu và tăng lượng thông
tin của mỗi số báo.
2.4. Mở rộng quan hệ của Báo ra ngoài ngành, chú trọng xây dựng quan hệ với các
doanh nghiệp để đẩy mạnh quảng cáo, các dịch vụ có thu và các hoạt động xã hội
từ thiện.
2.5. Tăng cường các chuyến công tác địa phương để ở rộng hợp tác về nội dung, phát
hành, quảng cáo , chú trọng việc kết hợp phát hành của phóng viên khi di công tác.
2.6. Tăng cường các hoạt động sinh hoạt tập thể tạo môi trường làm việc thân thiện.
2.7. Phát huy sáng kiến, cải tiến, kinh nghiệm công tác để nâng cao hiệu suất công tác
chuyên môn, nghiệp vụ.
3. Phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới
3.1. Tiến hành cải tiến, nâng cao các ấn phẩm, tạo chuyển biến rõ về chất lượng, cụ thể:
+ Báo sẽ tập trung nâng cao chất lượng thông tin, đảm bảo giữ đúng định hướng
tuyên truyền của Đảng, Nhà nước và của Ngành, tạo dấu ấn và bản sắc riêng biệt.

+ Tiếp tục nâng cao tính chuyên sâu, chuyên nghiệp, tăng cường hơn nữa các bài
phân tích của các chuyên gia có uy tín.
8
A. LỜI MỞ ĐẦU
+ Nâng cao tính chiến đấu, phản ánh nhanh và sâu các sự kiện thờ sự của Ngành,
của xã hội, đáp ứng yêu cầu của bạn đọc, áp dụng công nghệ tiên tiến vào quy trình
làm báo.
3.2. Về công tác tổ chức , cán bộ
Tiếp tục kiện toàn tổ chức bộ máy và nhân sự của Báo, đặc biệt là các bộ phận
chuyên trách, cơ quan thường trú, văn phòng đại diện và mở thêm một số đại diện
thường trú, công tác viên trên một số địa bàn trọng điểm. Tăng cường công tác đào
tạo, nâng cao năng lực quản lý điều hành của đội ngũ lãnh đạo cấp phòng, ban,
nghiên cứu bố trí, sắp xếp hợp lý đội ngũ cán bộ trong Cơ quan để tạo sự hợp lý,
tăng hiệu quả công việc chung. Hoàn chỉnh việc xây dựng hệ thốn văn bản, quy
trình và quy chế làm việc của cơ quan.
3.3. Về công tác Đảng, đoàn thể
Tăng cường sự phối hợp giữa các Ban biên tập và Chi ủy, trong lãnh đạo các mặt
công tác của cơ quan. Phát huy hơn nữa dân chủ cơ sở và vai trò của các tổ chức
đoàn thể nhất là công đoàn và đoàn thanh niên trong việc vận động cán bộ, viên
chức hoàn thành nhiệm vụ của cơ quan. Củng cố công tác xây dựng Đảng, chính
quyền và các đoàn thể; phấn đấu đưa tập thể Báo Giáo dục & Thời đại trở thành
đơn vị tiên tiến xuất sắc, xứng đáng với truyền thống 50 năm xây dựng và phát
triển.
3.4. Các mặt công tác khác:
- Nghiên túc thực hiện tốt mọi chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp
luật của Nhà nước, chăm lo đời sống cán bộ, nhân viên…
- Đẩy mạnh công tác phát hành, quảng cáo và các dịch vụ khác nhằm nâng cao điều
kiện làm việc và cải thiện đời sống cho cán bô, viên chức.
- Đẩy mạnh các hoạt động xã hội, từ thiện hư hỗ trợ đời sống nhà giáo, vận động học
bổng cho học sinh…, qua đó góp phần nâng cao vị thế của Báo, tạo nên sức cạnh

tranh mới , mở rộng vi độc giả.
3.5. Các hình thức khen thưởng đã được ghi nhận trong thời gian từ 2006 đến nay:
- Năm 2008 được BộGiáo dục & Đào tạo tặng cờ thi đua ( quyết định số 3605/ QĐ-
BGDĐT ngày 21 tháng 5 năm 2008 )
- Năm 206,2007,2008 được công đoàn giáo dục Việt Nam tặng bằng khen cho tập
thể Báo Giáo dục & Thời đại vì đã có thành tích xuất sắc trong hoạt động công
đoàn.
9
A. LỜI MỞ ĐẦU
III. Thực trạng công tác Thư kí tại Báo Giáo dục & Thời đại
1. Thực trạng công tác thư kí tại cơ quan:
1.1. Số lượng: một Thư kí riêng của Tổng Biên tập
1.2. Trình độ chuyên môn:
1.3. Thâm niên công tác:
1.4. Tuổi:
2. Đề xuất, kiến nghị:
Để khắc phục một số hạn chế và để công tác thu thập, xử lý cung cấp thông tin của
người Thư ký tại cơ quan đạt hiệu quả cao cũng như để quá trình đào tạo tại trường
Đại học Nội Vụ Hà Nội đạt kết quả cao tôi xin mạnh dạn đóng gópmột số ý kiến
của mình góp phần nâng cao hiệu quả làm việc của người Thư ký cũng như quá
trình đào tạo tại trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
- Báo nên có them một thư ký nữa đẻ công tác thu thập , xử lý và cung cấpthông tin
đạt hiệu quả cao hơn nữa.
- Thường xuyên cử cán bộ đi đào tạo nâng cao trình đọ nghiệp vụ chuyên môn.
- Ban lãnh đạo cần quan tâm nhiều hơn đến cán bộ nhân viên chức trong cơ quan để
họ yên tâm làm việc đạt hiệu quả cao hơn nữa.
- Nhà trường cần mở rộng liên kết với các doanh nghiệp hơn nữa để sinh viên có thể
đi thực tập hoặc đi làm đúng chuyên môn nghiệp vụ của mình.
Trên đây là một số ý kiến của bản thân em rất mong ý kiến của mình sẽ được lãnh
đạo nhà trường cũng như quý cơ quan quan tâm, xem xét.

CHƯƠNG II: VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN
LÝ VÀ VAI TRÒ CỦA THƯ KÍ VĂN PHÒNG TRONG VIỆC THU THẬP,
XỬ LÝ, CUNG CẤP THÔNG TIN PHỤC VỤ CHO HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ
QUAN TỔ CHỨC
I. Khái niêm, đặc điểm, bản chất và vai trò của thông tin:
1. Khái niệm:
Trong thời kì khoa học kỹ thuật phát triển và đạt được những thành tựu rực rỡ như
hiện nay thông tin đã trở thành” tài nguyên” quan trọng nhất. Thông tin với những
giá trị đích thực đã mang lại sức mạnh cho những ai biết nắm giữ nó.
Thông tin rong hoạt động quản lý là một tập hợp nhất định các thông báo khác
nhau về sự kiện đã xảy ra trong hoạt động quản lý và trong môi trường bên ngoài
có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống
10
A. LỜI MỞ ĐẦU
quản lý và môi trường xung quanh… được sử dụng để ban hành các quyết định
quản lý.
Như vậy có 2 nội dung cơ bản khi nêu khái niệm về thông tin
Thứ nhất: Thông tin là những tin tức đã được tập hợp và sử dụng để phục vụ cho
hoạt động quản lý của cơ quan.
Thứ hai: Thông tin trong hoạt động quản lý có ý nghĩa quan trọng trong việc giải
quyết các vấn đề cụ thể, thậm chí có thể ảnh hưởng trực tiếp tới họat động của cả
hệ thống.
Thông tin cung cấp để phục vụ hoạt động quản lý phải được kiểm tra và xác định
giá trị chính xác. Kết quả của giai đoạn này phụ thuộc vào quá trình truyền đạt
thông tin với vai trò của người thư ký khi thu thập, cung cấp các thông tin. Do đó,
đây cũng là kỹ năng quan trọng nhất của người thư ký bởi thông tin có mặt trong
mọi hoạt động của nhà quản lý.
2. Đặc điểm của thông tin trong hoạt động quản lý:
2.1. Thông tin là tin tức cho nên không thể được hình thành theo ý chí chủ quan, tùy
tiện của từng cá nhân.

2.2. Thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý pahir là thông tin đã được thu thập, xử lý.
2.3. Gía trị của thông tin cung cấp phụ thuộc vào độ chính xác, kịp thời và đầy đủ của
thông tin.
2.4. Thông tin có thể được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau.
3. Bản chất của thông tin trong hoạt động quản lý:
Thông tin sử dụng trong hoạt động quản lý pahir là những thông tin đã được thu
thập, bảo quản, xử lý và xác định giá trị…do đó thông tin phải đảm bảo yêu cầu:
3.1. Chính xác
3.2. Kịp thời
3.3. Trung thực
3.4. Khách quan
3.5. Đầy đủ
3.6. Liên tục
3.7. Cập nhật và hiện tại
4. Vai trò của thông tin trong hoạt động quản lý:
Thông tin có vai trò, ý nghĩa quan trọng trong hoạt động của nhà quản lý và cơ
quan. Hàng ngày, hang giờ mỗi bộ phận trong cơ quan đều cần thông tin để thực
hiện chức năng, nhiệm vụ. Nhà quản lý cần thông tin để ban hành các quyết định
quản lý. Các nguồn thông in được yêu cầu cung cấp là rất phong phú. Có thể đó là
11
A. LỜI MỞ ĐẦU
những thông tin liên quan trực tiếp đến công việc của cơ quan, chủ trương, chính
sách của Đảng; quy định của pháp luật, thông tin về thị trường…hay các thông tin
có liên quan tới tính cách, năng lực, sức khỏe của đội ngũ nhân viên. Mỗi loại
thông tin có tính chất, giá trị riêng song đều thể hiện vai trò cơ bản trong hoạt động
của nhà quản lý. Có thể xem xét một số vai rò cơ bản sau đây của thông tin
4.1. Trong việc ban hành các quyết định quản lý:
Quyết định quản lý là một trong những phương tiện giúp nhà quản lý thực hiện
hoạt động điều hành và tổ chức cơ quan theo 1 hệ thống cấu trúc thống nhất để
thực hiện mục tiêu. Dĩ nhiên các quyết định quản lý còn là sự thể hiện hành vi

sáng tạo của nhà quản lý song giá trị của quyết định lại phụ thuộc vào tình hợp
pháp ( không trái pháp luật ) và tính hợp lý của bản thân quyết định. Tính hợp pháp
tạo nên giá trị khách quan của quyết định song hiệu lực thực tế của quyết định lại
phụ thuộc vào tính hợp lý ( giá trị thực tiễn ) của chính quyết định ấy. Nhà quản lý
chỉ có thể làm được điều này nếu được cung cấp một hệ thống thông tin đầy đủ
trước khi ban hành quyết định. Ở đây cần khẳng định vai trì cá nhân Thư ký khi
xây dựng hệ thống thông tin ổn định, riêng biệt phục vụ lãnh đạo.
Như vậy có thể khẳng định giá trị thực tế của quyết định sẽ phụ thuộc vào các
nguồn thông tin cung cấp trước khi ban hành quyết định. Điều này có nghĩa là nếu
được cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác nhà quản lý sẽ có cơ hội:
- Nhận thức chính xác vấn đề cần ra quyết định.
- Xác định cơ hội, khả năng thực hiện và các triển vọng sau khi quyết định được ban
hành.
- Lựa chọn phương án.
- X ác định cơ sở pháp lý, tiền đề khoa học từ đó có sự điều chỉnh và sáng tạo khi
ban hành quyết định.
4.2. Trong việc hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát công việc:
Hoạt động hoạch định, tổ chức điều hành và kiểm soát công việc của nhà quản lý
liên quan đến nhiều nội dung khác nhau. Đây có thể là việc xây dựng các kế hoạch,
triển khai thực hiện kế hoạch, tốc độ thực hiện, chất lượng thực hiện hay những chi
phí đầu tư…Hiệu quả trong hoạt động này phụ thuộc vào mức độ đầy đủ của thông
tin cung cấp cho các đối tượng liên quan. Vai trò của thông tin thể hiện ở một số
phương diện cơ bản sau:
-Giúp nhà quản lý nhận thức chính xác vấn đề.
12
A. LỜI MỞ ĐẦU
- Cung cấp dữ liệu
- Xây dựng phương án
- Giải quyết vấn đề
- Kiểm tra thực hiện

4.3. Phân tích, dự báo, phòng ngừa và ngăn chặn rủi ro:
Trên cơ sở những thông tin được cung cấp nhầ quản lý có thể phân tích, đánh giá
công việc ở nhiều góc độ để xác định tiềm năng, cơ hội, khả năng thực hiện, những
nguy cơ tiềm ẩn, những rủi ro có thể phát sinh…trước khi ban hành các quyết định.
II: VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC THU THẬP, XỬ LÝ.
CUNG CẤP THÔNG TIN PHỤC VỤ CHO HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN,
TỔ CHỨC.
1.Vài nét về nghề và người Thư ký:
1.1. Vài nét về nghề Thư ký:
Lịch sử phát triển của nghề Thư ký có cách đây hang trăm năm gắn liền với chủ
nghĩa tư bản. Đó là đội ngũ những người có trình độ chuyên môn, khả năng giải
quyết công việc và bản lĩnh nghề nghiệp. Thuật ngữ Thư ký trong tiếng anh là
‘Secretary’. Bao gồm những người làm việc trong văn phòng và có liên quan đến
các hoạt động như thư từ, đánh máy, lưu chứng từ, tổ chức các buổi hẹn… để trợ
giúp lãnh đạo.
Theo Hiệp hội Thư ký chuyên nghiệp quốc tế ( IPS) : Thư ký là người trợ giúp của
cấp quản trị, là người nắm vững các khâu nghiệp vụ hành chính văn phòng ( office
skills ), có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán
đoán, óc sáng kiến và đưa ra quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình.
Ở Việt Nam, nghề Thư ký thực sự có cơ hội phát triển từ năm 1986. Đây là năm
đánh dấu sự chuyển đổi cơ cấu kinh tế của Việt Nam chuyển từ nền kinh tế tập
trung quan liêu sang nền kinh tế thị trường, có sự quản lý của nhà nước, theo đinh
hướng XHCN – cùng với nó là sự thay đổi nhận thức nghề nghiệp, cơ hội thăng
tiến và nhu cầu xuất hiện những người làm công tác trợ giúp lãnh đạo.
Thực tế hiện đang có nhiều quan điểm về Thư ký. Do chức năng nhiệm vụ và vị trí
khác nhau nội hàm của khái niệm có thể thay đổi song chúng ta không được đồng
nhất hoạt động của người Thư ký với những công việc bàn giấy đơn lẻ: không
được đồng nhất hình ảnh của người cán bộ Thư ký đơn giản như một yếu tố trang
trí cho hoạt động công sở.
13

A. LỜI MỞ ĐẦU
Nếu như trước đây tất cả những người giúp việc cho Thủ trưởng, dù loại tổ chức
nào, Thủ trưởng ở cấp nào, tính chất, phạm vi và tầm quan trọng của sự giúp việc
đến đâu, trình độ và cấp bậc của người giúp việc ra sao… đều gọi là người Thư ký.
Nhưng ngày nay vai trò của người Thư ký đã chia Thư ký làm nhiều loại như: Thư
ký hội họp, Thư ký văn phòng, Thư ký riêng, Thư ký trường học…
I.2. Chức năng của người Thư ký văn phòng:
Lao động của người lãnh đạo là loại lao động phức tạp và có liên quan đến năng
suất, hiệu quả công việc của cơ quan. Do đó, để lãnh đạo có nhiều thời gian dành
cho suy nghĩ sáng tạo, tùy theo hệ thống quản lý và mức độ công việc người lãnh
đạo cần có một hoặc nhiều Thư ký.
Chức năng chính của người Thư ký là giải phóng Thủ trưởng khỏi nững công việc
sự vụ và tạo điều kiện cho khả năng lao động sáng tạo của lãnh đạo. Theo Lênin thì
đây là loại lao động để tất cả vấn đề được chọn lọc và đánh giá sơ bộ.
Trên cơ sở chức năng của Văn phòng, người Thư ký văn phòng có hai nhóm chức
năng cơ bản sau:
Thứ nhất: Nhóm chức năng liên quan đến công tác tổ chức thông tin, bao gồm:
Xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, kiểm tra
việc thực hiện các Quyết định, chỉ thị của Thủ trưởng…
Thứ hai: Nhóm chức năng thuộc về công tác tổ chức hành chính bao gồm: Tổ chức
tiếp khách, tổ chức hội nghị, chuẩn bị cho Thủ trưởng đi công tác, tổ chức nhân
sự…
Có thể khẳng định hai nhóm chức năng trên đã phản ánh phạm vi hoạt động chung
của người Thư ký tuy nhiên cách phân chia này chưa tính đến vị trí cuẩ người Thư
ký, vị trí của Thủ trưởng trong hoạt động nội bộ của cơ quan cũng như trong các
mối quan hệ có tính xã hội khác.
I.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của người Thư ký văn phòng
Nhiệm vụ và quyền hạn của người Thư ký là hai vấn đề không thể tách biệt. Ở mỗi
nhiệm vụ khác nhau người Thư ký phải được trao quyền hạn nhất định. Điều đó
cũng có nghía tính hợp pháp trong việc sử dụng các quyền hạn được trao của

người Thư ký sẽ phụ thuộc vào mục đích của việc sử dụng chính quyền lực ấy.
Căn cứ vào hai nhóm chức năng cơ bản này, người Thư ký có các nhóm nhiệm vụ
sau:
1.3.1.Những nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân:
14
A. LỜI MỞ ĐẦU
1.3.1.1.Tiếp khách đến liên hệ công tác với Thủ trưởng và chuẩn bị các chuyến
công tác của Thủ trưởng.
1.3.1.2.Giữ vững liên lạc với Thủ trưởng khi Thủ trưởng đi công tác, hướng dẫn
một cách khái quát công việc cho những cán bộ tham gia chuyến đi công tác và thu
thập, xử lý thông tin của chuyến đi coong tác sau khi họ trở về.
1.3.1.3.Làm khâu trung gian trong quan hệ điện thoại với Thủ trưởng.
1.3.1.4.Chuẩn bị, triệu tập và ghi biên bản các cuộc họp, các cuộc hội thảo, thảo
luận do Thủ trưởng triệu tập.
1.3.2.Những nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân
1.3.2.1. Phân chia các bưu phẩm nhân được cho các bộ phận thuộc quyền Thủ
trưởng, vào sổ bưu phẩm đến và đi.
1.3.2.2. Chăm lo việc giao và luân chuyển văn bản giữa các bộ phận.
1.3.2.3. Giải quyết việc trao đổi văn bản đơn giản theo chỉ thị của Thủ trưởng,
đánh máy công văn trao đổi của Thủ trưởng.
1.3.2.4. Kiểm tra thể thức và tính hợp pháp đối với những văn bản trình Thủ trưởng
ký.
1.3.3. Những nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việc:
1.3.3.1. Lập lịch ngày, tuần, tháng…của Thủ trưởng.
1.3.3.2. Thống kê và kiểm tra việc thực hiện các chỉ thị của Thủ trưởng.
1.3.3.3. Sắp xếp và tổ chức phòng làm việc của thủ trưởng.
1.3.4. Những nhiệm vụ khác:
1.3.4.1. Sắp xếp, bảo quản văn bản, hồ sơ nguyên tắc.
1.3.4.2. Báo cáo tổng quát các cuộc hội ý và những sự kiện quan trọng trong cơ
quan, đơn vị…

1.3.4.3. Quản lý thư viện, từ tư liệu riêng của thủ trưởng, chăm lo việc chuyển tạp
chí trong các bộ phận thuộc quyền Thủ trưởng.
1.3.4.4. Tổ chức một số công việc hành chính sự vụ có tính chất cá nhân và liên
quan đến Thủ trưởng như… phương tiện đi lại, trang thiết bị văn phòng.
1.3.4.5. Thực hiện các công việc khác khi được Thủ trửơng phân công.
1.4.Các nhóm điều kiện để người Thư ký hoạt động có hiệu quả:
Với các nhóm chức năng, nhiệm vụ đã nêu trên muốn trở thành một Thư ký giỏ
thực không đơn giản, người Thư ký sẽ không trở thành người trợ giúp đắc lực cho
lãnh đạo nếu không hiểu chính xác về công việc. Người Thư ký cũng không thể
độc lập giải quyết công việc nếu không có trình độ và sự sáng tạo cúng như không
thể tạo dựng một hình ảnh đẹp nếu thiếu đi khả năng giao tiếp…bởi văn phòng
15
A. LỜI MỞ ĐẦU
chính là đầu mối thiết lập mọi hoạt động giao tiếp cơ bản của cơ quan. Do đó để
thực hiện nhiệm vụ của mình người Thư ký buộc phải có những năng lực nhất
định, có khả năng thích ứng với phong cách làm việc của lãnh đạo và môi trường
công sở. Có thể xác định ba nhóm điều kiện văn bản sau đối với người Thư ký.
1.4.1.Người Thư ký phải có trình độ chuyên môn:
Yêu cầu về trình độ chuyên môn đòi hỏi người Thư ký phải được đào tạo phù hợp
với lĩnh vực công tác. Cũng cần có sự phân biệt giữa trình độ chuyên môn và trình
độ học vấn. Do đặc thù và yêu cầu nghề nghiệp nên bên cạnh trình độ chuyên môn
người Thư ký cần phải có khả năng đánh máy và tốc ký.
1.4.2. Người Thư ký phải có kiến thúc xã hội:
Nếu trình độ chuyên môn giúp người Thư ký đưa ra quyết định chính xác khi giải
quyết công việc thì kiến thức xã hội lại là cơ sở giúp người Thư ký thiết lập các
quan hệ giao tiếp và xây dựng hình ảnh đẹp của một nhân viên văn phòng.
Người Thư ký phải có khả năng sử dụng hiệu quả kiến thức này vào thực tiễn công
việc. Do đó. Tùy theo vị trí công tác và các mục tiêu cụ thể việc huy động nguồn
kiến thức phải được tổ chức hợp lý.
1.4.2.1. Rèn luyện để có một phong cách giao tiếp;

Phong cách giao tiếp đẹp đẽ sẽ giúp người Thư ký bước đầu tạo ấn tượng và niềm
tin với đối tượng giao tiếp. Phong cách giao tiếp không chỉ đơn giản là những biểu
hiện có tính thường xuyên, liên tục của hành vi gắn với một chủ thể nhất định mà
còn phản ánh trình độ văn hóa, trình độ học vấn, thái độ tôn trọng và khả năng thu
hút của người Thư ký đối với đối tượng giao tiếp. Điều này cũng có nghĩa để có
một phong cách giao tiếp đẹp người Thu ký phải lựa chọn hành vi phù hợp với
giao tiếp…Từ đó thể hiện thái độ tôn trọng của người Thư ký khi thiết lập giao
tiếp. Thái độ tôn trọng những nghi thức giao tiếp cơ bản sẽ là biểu hiện đầu tiên
của một phong cách giao tiếp đẹp.
1.4.2.2.Có khả năng vận dụng những quy phạm xã hội vào trong hành vi ứng
xử thông thường:
Khi xem xét mối quan hệ giữa Thủ trưởng, Thư ký, đồng nghiệp hay mố quan hệ
giữa Thử trưởng, Thư ký với các đối tượng giao tiếp khác…có thể nhận thấy Thư
ký luôn là người đúng giữa, trung gian việc thiết lập các môi quan hệ.Bởi vậy giao
tiếp đã trở thành một trong những hoạt động cơ bản của người Thư ký văn phòng.
Hiệu quả trong giao tiếp của người Thư ký không chỉ là giá trị của các thông tin
16
A. LỜI MỞ ĐẦU
thu thập, việc tạo một ấn tượng tốt là điều Thư ký vần phải thực hiện. Do đó, Thư
ký phải luôn sẵn sàng, chủ động trong giao tiếp. Khả năng vận dụng sáng tạo các
quy phạm khách quan sẽ là căn cứ giúp người Thư ký thiết lập mối quan hệ giao
tiếp có tính xã hội trước khi thiết lập các giao tiếp chính thức. Xét đén cùng, bên
cạnh các mối quan hệ về công việc chức vụ, điwja vị xã hội…giao tiếp công sở
cũng không thể nằm ngoài và đi ngược lại các quy luật xã hội.
1.4.2.3. Có kiến thức về tâm lý:
Kiến thức về tâm lý sẽ giúp người Thư ký giành tình cảm của đối tượng giao tiếp
và giúp Thủ trưởng hạn chế hoặc lại trừ những mâu thuẫn ở nơi làm vệc. Tuy nhiên
cùng với kiến thức về tâm lý Thư ký phải có kiến thức về văn hóa bởi trạng thái
tâm lý sống động của cá nhân sẽ phụ thuộc vào vùng và nề văn hóa nơi cá nhân đó
sống.

1.4.2.4. Có kiến thức về ngôn ngữ:
Đây là một trong những điều kiện bắt buộc nởi ngôn ngữ chính là phương tiện cơ
bản, quan trọng mà người THư ký sử dụng để thu thập, khia thác thông in và thiết
lập quá trình giao tiếp. Trong mối quan hệ với tư duy ngôn ngữ chính là hình thức
thể hiện và vẻ đẹp bên ngoài của tư duy.
Như vậy để đáp ứng yêu cầu công việc, người Thư ký buộc phải có kiến thức về
ngôn ngữ. Ở đáy có sự tách biệt giữa ngôn ngữ phổ thông ( phục vụ cho các hoạt
động giao tiếp xã hội ) và ngôn ngữ chuyên môn để đáp ứng, yêu cầu chyênn môn
hóa công việc.
1.4.2.5. Có kiến thức về trang phục, trang điểm:
Kiến thức về trang phục, trang điểm sẽ giúp người Thư ký thể hiện cái đẹp một
cách chuẩn mực, có sự lựa chọn cho phù hợp với hoàn cảnh, điều kiện và môi
trường làm việc. Như vậy cùng với trình đọ chuyên môn, kiến thức tâm lý, khả
năng vận dụng về trang phục, trang điểm và khả năng vận dụng linh hoạt kiến thức
này sẽ góp phần tạo nên hình ảnh đẹp của người Thư ký. Đây không chỉ lá sụ phản
ánh trình độ, sự hiểu biết mang tính cá nhân mà còn phản ánh giá trị văn hóa của
cơ quan, đơn vị thông qua hình ảnh đại diện tiêu biểu của người Thư ký.
1.4.2.6. Có khả năng chứng minh hiệu quả công việc thông qua hoạt động thực
tiễn:
Thực tiễn là điểm khởi đầu và thước đo cuối cùng đối với hiệu quả công việc của
người Thư ký, sẽ vô ích nếu ngưoif Thư ký có trình độ chuyên môn, có kiến thức
17
A. LỜI MỞ ĐẦU
xã hội lại không có khả năng vận dụng kiến thức này vào thực tiễn công việc. Xét
đến cùng, các quy luật khách quan luôn thay đổi, do đó khả năng biết và khám phá
các quy luật thực tiễn mới của Thư ký là rất quan trọng. Điều này cũng có nghĩa lết
quả lao động của người Thư ký – Thực tiễn giải quyết công việc se là căn cứ cuối
cùng để đánh giá hiệu quả và năng lực làm việc của cá nhân.
1.4.3. Người Thư ký phải có sự thiện chí khi thiết lập mối quan hệ giao tiếp:
Đây là yêu cầu xuất phát từ đặc điểm cơ bản trong văn hóa giao tiếp Việt Nam, nền

văn hóa trọng tình mà bản chất là lấy tình cảm làm khuôn vàng thước ngọc cho
mọi hành vi ứng xử.
Sự thiện chí khi thiết lập mối quan hệ giao tiếp của người Thư ký được thể hiện
thông qua tinh thần hợp tác tích cực và cạnh tranh lành mạnh.
1.5.Vị trí của người Thư ký văn phòng:
Trên cơ sở những nhiệm vụ, quyền hạn trong hoạt động của cơ quan, Thư ký thể
hiện vị trí như một người giúp việc tổng hợp cho lãnh đạo. Vị trí của người Thư
ký được thể hiện ở một số nội dung sau:
1.5.1.Thư ký là người trợ lý, giúp việc thân cận của lãnh đạo
1.5.2. Trong quan hệ với Thử trưởng và đồng nghiệp, Thư ký được coi là một mắt
xích trong việc thiết lập mối quan hệ.
1.5.3. Hiệu quả trong hoạt động của người Thư ký sẽ giải phóng lãnh đạo khỏi
những công việc mang tính sự vụ và tăng phần lao động sáng tạo. Việc hoàn thành
nhiệm vụ của Thư trưởng có sự cộng tác tích cực của người Thư ký.
1.5.4. Hoạt động của người Thư ký văn phòng góp phần đảm bảo và cung cấp kịp
thời, đầy đủ, chính xác, đảm bảo liên tục và thông suốt trong hoạt động nội bộ của
cơ quan.
Với những vị trí trên có thể khẳng định người Thư ký có vai trò quan trọng trong
hoạt động của cơ quan nói chung và của Thủ trưởng nói riêng. Ở phương diện nhất
định, Thư ký là người được Thư trưởng lựa chọn và đặt niềm tin do đó phải luôn
cố gắng phấn đấu, phát huy năng lực cá nhân để xứng đáng với sự tin cậy đó.
1.6. Một số yêu cầu cơ bản đối với người Thư ký văn phòng:
1.6.1. Phải có ước mơ thăng tiến trong nghề nghiệp.
1.6.2. Khả năng xử sự chính xác với mọi đối tượng giao tiếp.
18
A. LỜI MỞ ĐẦU
1.6.3. Khả năng kiềm chế các trạng thái cảm xúc, xử lý đúng khi xảy ra xung
đột.
1.6.4. Tôn trọng sự tin cậy của Thư trưởng.
1.6.5. Khả năng tư duy khoa học.

1.6.7. Sự kín đáo.
1.6.8. Sự thích ứng
Hà Nộ
Vai trò của người Thư ký trong vệc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh
đạo
2.1. Một số yêu cầu đối với Thư ký khi tiến hành hoạt động thu tập, xử lý và
cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo.
2.1.1. Thư ký phải hiểu chính xác vai trò ý nghĩa của thông tin trong hoạt động
quản lý, từ đó đảm bảo các yêu cầu đối với thông tin trước khi cung cấp.
2.1.2. Có khả năng xác định nhu cầu thông tin của lãnh đạo. Các thông tin này
thường liên quan đến 2 nội dung cơ bản là chủ trương, đường lối của Đảng, hệ
thống các quy phạm pháp luật hiện hành và những tin tức phục vụ trực tiếp cho
hoạt động thực tiễn hoạt động của cơ quan.
2.1.3. Nắm vững và có khả năng khai thác, tìm tòi thu thập những nguồn thông tin
cần thiết phục vụ cho hoạt động của lãnh đạo. Thông thường thông tin này được
thu thập từ các nguồn sau:
- Thông tin từ văn bản.
- Thông tin từ sách, báo, tạp chí.
- Thông tin truyền miệng.
2.1.4. Có khả năng truyền đạt thông tin chính xác thực tế cho thấy ý nghĩa của
thông tin phụ thuộc vào giá trị của thông tin cung cấp, tuy nhiên trong một số
trường hợp giá trị này bị ảnh hưởng nởi khả năng truyền đạt thông tin. Thực chất
của giai đoạn này là việc xác định thông tin sau khi thu thập, xử lý được truyền đạt
có hiêu quả hay không, việc cung cấp thông tin có chính xác hay không thay vì
việc xem xét thông tin đã được cung cấp hay chưa. Ở đây, Thư ký giữ vai trò là
người cung cấp, truyền đạt thông tin phục vụ cho hoạt động của nhà quản lý.
19
A. LỜI MỞ ĐẦU
2.1.5. Nắm vững nhiệm vụ chính trị, nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan bởi điều
này sẽ ảnh hưởng tới sự lựa chọn nguồn thông tin và việc xác định giá trị pháp lý

của thông tin.
2.2. Vai trò của Thư ký trong hoạt động tổ chức thông tin:
2.2.1. Thu thập thông tin:
Đây là giai đoạn đầu tiên trong quá trình tổ chức thông tin của người Thư ký. Có
thể quan sát sơ đồ sau đây:


Quy trình thu thập và cung cấp thông tin của người Thư ký:
• Căn cứ theo xuất xứ của thông tin, thông tin có thể được chia
làm 2 loại: nhưng nguồn thông tin nội bộ và những nguồn thông
tin bên ngoài.
• Căn cứ vào giá trị pháp lý của thông tin, thông tin cũng có thể
tiếp tục phân chia thành các thông tin có tính pháp lý.
• Căn cứ vào hình thức thể hện thông tin lại có thể tiếp tục phân
chia thành cá thông tin được thể hiện ở dạng văn bản, thông ttin
miệng, bằng đĩa, tranh ảnh…
Tuy nhiên cần lưu ý giá trị của thông tin cũng phục vụ vào
nguồn thông tin khai thác. Về cơ bản, các thông tin thể hiện ở
hình thức văn bản sẽ dễ dàng xác định giá trị hơn cá thông tin
truyền miệng. Tuy vậy không phải lúc nào Thư ký cũng dễ dang
có được những thông tin đã được văn bản hóa. Trong một số
trường hợp phỏng vấn trực tiếp lại là cách thu thập thông tin
duy nhất. Lúc này giá trị thông tin phụ thuộc vào chính tác giả
cung cấp thông tin, tùy thuộc vào trình độ chức vụ và nhân thân
của họ.
20
A. LỜI MỞ ĐẦU
Thư ký cần chú ý giải quyết mối quan hệ giữa yêu cầ cung cấp
thông tin, giá trị pháp lý của từng nguồn thông tin với hoàn
cảnh thực tiễn khi cung cấp tin để lựa chọn nguồn thông tin cần

khai thác.
Khi thuu thập thông tin, cùng với việc xác định nhu cầu thông
tin cần cung cấp của lãnh đạo, các nguồn thông tin cần cung cấp
của lãnh đạo, các nguồn thông tin có thể khai thác Thư ký phải
chú ý đến phương pháp khai thác, thu thập thông tin. Hiện nay,
việc thu thập thông tin thường sử dụng các phương pháp sau:
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp thực nghiệm
- Phương pháp thăm dò dư luận
- Phương pháp thu thập thông tin tại hiện trường
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp phỏng vấn
Việc thu thập thong tin của Thư ký còn được tiến hành thông
qua các con đường: mua, mượn, biếu, tặng…
2.2.2.Xử lý thông tin:
Đây là giai đoạn kiểm tra, đánh giá, phân loại và xác định giá
trị của thông tin sau khi thu thập. Đây chính là giai đoạn tác
động vào thông tin nhằm rút ra những thông tin mới, có giá trị
phục vụ cho hoạt động quản lý.
Thực tế cho thấy mỗi cá nhân đều có xu hướng muốn lựa chọn
những thông tin phù hợp với nhận thức, niềm tin và có lợi cho
bản thân. Do đó, trong quá trình xử lý thông tin vấn đề đặt ra là
phải xây dựng được hệ thống các tiêu chuẩn xác định giá trị
khách quan của thông tin hay thay vì để cho cảm xúc cá nhân
chi phối. Cùng với việc đảm bảo xác định gía trị chân thực của
thông tin Thư ký cũng phải đặt ra những thông tin đã được xử
lý trong mối quan hệ với mục đích và nhu cầu cần cung cấp
thông tin của lãnh đạo. Trong mối quan hệ này ý nghĩa của
thông tin phụ thuộc vào việc thông tin sẽ được nhà quản lý đánh
giá và sử dụng như thế nào trong hoạt động quản lý.

21
A. LỜI MỞ ĐẦU
Cần lưu ý thông tn sau khi đã được xử lý không phải bao giờ
cũng là thông tin nguyên bản, đôi khi đây lại là những thông tin
đã được người Thư ký biên tập lại hoặc rút ngắn hoặc khái quát
trước khi cung cấp thông tin cho nhà quản lý. Tuy nhiên Thư ký
không được làm thay đổi giá trị và bản chất của thông tin. Có
thể đánh giá vai trò của Thư ký ở giai đoạn xử lý thông tin qua
sơ đồ sau:
Như vậy, có thể thấy Thư ký là nhân vật trung tâm của quá trình
thu thập và cung cấp thông tin, quá trình này luôn gắn với một
chủ thể cụ thể là Thư ký. Đế thực hiện quá trình này Thư ký cần
đáp ứng được một số yêu cầu nhất định về trình độ chuyên
môn, khả năng tư duy khoa học, khả năng khái quát, khả năng
lập luận…
2.2.3. Cung cấp thông tin:
Thông tin sau khi được phân tích, xử lý và khái quát hóa sẽ
được cung cấp cho lãnh đạo. Đương nhiên các thông tin phải
được sắp xếp theo một trật tự logic nhất định. Do đó. Thư ký
phải tìm ra mối quan hệ giữa các thông tin và tổ chức lại chúng
trước khi cung cấp.
Căn cứ vào nhu cầu, mục đích sử dụng thông tin của lãnh đạo
và giá trị của nguồn thông tin sẽ được cung cấp Thư ký có thể
sử dụng một số hình thức để cung cấp tin như: báo cáo, công
văn, thông báo, truyền miệng hoặc hội họp… cũng nên lưu ý
mỗi phương pháp cung cấp sẽ có ưu điểm, nhược điểm nhất
định cho nên Thư ký cần thận trọng khi lựa chọn sử dụng hình
thức vào để cung cấp thông tin.
III.Thực trạng công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin tại Báo Giáo dục
& Thời đại:

22
A. LỜI MỞ ĐẦU
Báo luôn hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ, trách nhiệm của mình nên đã luôn hoàn
thành tốt vai trò, nhiệm vụ của mình trong lĩnh vực thu thập, xử lý và cung cấp
thông tin từ rất nhiều phương pháp khác nhau để có những thông tin chính xác
phục vụ lãnh đạo cơ quan, công tác thu thập của người Thư ký tại Báo được tiến
hành như sau:
1. Thu thập thông tin:
Thế kỉ XXI với sự bùng nổ của công nghệ thông tin đã và đang tác động mạnh mẽ
tới lĩnh vực nhất là nghề báo khi mà họ biết cách khai thác và nắm bắt thông tin
nhanh chóng kịp thời. Báo GD&TĐ trực tuyến có 11 chuyên mục: Thời sự giáo
dục, Giáo dục và phát triển, Gia đình - Nhà trường và Xã hội, Văn hoá Văn nghệ,
Khoa học và Cuộc sống, Giáo dục quốc tế, Câu lạc bộ học đường, Giải đáp chế độ
chính sách giáo dục, Thông tin du học, Tuyển sinh, Diễn đàn giáo dục.
Trang web cung cấp một chương trình tìm kiếm, cho phép người đọc tìm các số
báo đã ra theo chuyên mục và thời gian. Tại đường link Các website khác, độc giả
cũng có thể tham khảo những báo khác như Sức khoẻ và Đời sống, Thông tấn xã
Việt Nam…
Sự ra mắt của tờ báo này góp thêm một loại hình truyền tải thông tin giáo dục và
đào tạo, cho phép người dùng cập nhật các tin tức, sự kiện về giáo dục trong nước
và thế giới một cách nhanh chóng và phong phú hơn, đặc biệt là các vấn đề nóng
hổi như tuyển sinh, du học. Thư ký luôn cung cấp những thông tin kịp thời và
chính xác nhất .
2. Xử lý thông tin:
Tất cả hình thức thu thập thông tin ở trên sau khi thông tin được thu thập thì
Thư ký sẽ là người tiếp nhận thông tin qua thông tin đó kiểm tra, xác định
giá trị của thông tin thu thập. sau đó loại bỏ các thông tin dư thừa, câp nhật
muộn, trùng lặp…và tiến hành rút ngắn, biên tập lại thông tin một cách khoa
học nhất trước khi cung cấp thông tin cho lãnh đạo. Cụ thể Thư ký sẽ xử lý
thông tin theo hướng sau:

Hệ thống thông tin thu thập
Vai trò của người Thư ký trong xử lý
Xây dựng, áp dụng các tiêu chuẩn căn cứ để đánh giá thông tin
Phân tích, đánh giá thông tin
Rút ra thông tin mới
Cung cấp và lưu giữ thông tin
3. Cung cấp thông tin:
Thông tin sau khi được thu thập, xử lý và khái quát hóa sẽ được cung cấp
cho lãnh đạo. Tất nhiên là khi đó nó đã được Thư ký biên tập lại một cách
23
A. LỜI MỞ ĐẦU
khoa học nhất tất các hình thức cung cấp thông tin như: báo cáo, công văn,
thông báo, truyền miệng, thông báo trong cuộc họp…đều được Thư ký của
Báo áp dụng. Tuy nhiên mỗi hình thức đều có ưu, nhược điểm của nó, người
Thư ký sẽ phải căn cứ vào tình hình cụ thể để lựa chọn hình thức cung cấp
thông tin phù hợp nhất.
D. KẾT LUẬN
Qúa trình thực tập tại Báo Giáo dục & Thời đại tuy không dài nhưng
chính trong quá trình thực tập này đã giúp em có điều kiện tiếp xúc với
môi trường làm việc, nơi mà sau khi ra trường em sẽ sống cà làm việc
trong môi trường ấy. Là một sinh viên chuyên ngành Thư ký văn phòng
em ý thức được tầm quan trọng của thông tin trong hoạt động quản lý
nhất là trong xã hội công nghiệp hóa – hiện đại hóa hiện nay. Em nghĩ
rằng để tìm được công việc phù hợp, đúng với chuyên môn của mnhf đã
khó nhưng làm sao để làm công việc đó cho đạt kết quả cao càng khó hơn
chính vì lý do đó nên ngay từ khi còn đang là một sinh tân sinh viên em
đã ý thức được rằng ngành của mình là một ngành, đang ngày càng phát
triển và đòi hỏi khắt khe hơn nên bản thân em đã tự nhủ ngay từ khi đi
học hãy học chăm chỉ, nắm vững kiến thức lý thuyết . Bên cạnh đó cần
phải không ngừng mở rộng các mối quan hệ ngoài xã hội vì qua những

mối quan hệ đó sẽ giúp ta đỡ bỡ ngỡ khi ra trường sẽ không chỉ là một
con mọt sách chỉ biết đến lý thuyết.
Thiết nghĩ được điều đó trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã có kế hoạch
cụ thể cho sinh viên thực tập tốt nghiệp trước khi ra trường để thông qua
đó giúp sinh viên có thể nhận thức sâu sắc giữa lý thuyết và thực tiễn, áp
dụng lý thuyết đã học vào thực tiễn. Thông qua đó cũng giúp em hiểu rõ
hơn về nghề của mình – nghề Thư ký văn phòng. Giúp em hiểu rõ hơn về
vai trò cũng như trách nhiệm của mình với công việc mà mình đã lựa
chọn. Em cảm thấy yêu nghề mà mình đã chọn hơn - một nghề khá mới
và đang có rất nhiều cơ hội ở Việt Nam. Qua đó, em muốn làm thay đổi
suy nghĩ củ mọi người về nghề Thư ký ở Việt Nam.
Với lòng kính trọng , một lần nữa em xin chân thành cảm ơn chị Nguyễn
Kim Thơ cùng các cô, chú, anh, chị trong cơ quan Báo Giáo dục & Thời
đại đã giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ em trong quá trình tập tại
cơ quan. Em xũng xin gửi lời cảm ơn đến các thầy, cô trong trường đặc
biệt là các thầy, cô trong khoa quản trị văn phòng đã nhiệt tình trang bị
cho em kiến thức vững chắc để có kết quả như hôm nay. Mặc dù đã hết
sức cố gắng song bài báo cáo của em không thể tránh khỏi những thiếu
xót , vì vậy rất mong nhận được sự quan tâm đóng của các thầy, cô trong
24
A. LỜI MỞ ĐẦU
trường cũng như các cô, chú trong quý cơ quan để bài báo cáo của em
hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, ngày tháng năm
Sinh viên:
Hoàng Thị Lan

25