TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG THCS TRẦN HƯNG ĐẠO

Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Đức Quyền
SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT và Du Lịch Nha Trang
1
TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN HÓA
NGHỆ THUẬT VÀ DU LỊCH NHA TRANG
Tác giả: Nguyễn Thị Liễu
LỚP : K33
Ngành Quản Trị Văn Phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Đức Quyền
SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT và Du Lịch Nha Trang
2
LỜI CẢM ƠN
Trước tiên tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô
giáo trong khoa Quản trị văn phòng – Trường Cao Đẳng Văn Hóa
Nghệ thuật và Du lịch Nha Trang đã trang bị cho tôi những kiến thức
vững chắc làm hành trang cho tôi sau này khi rời khỏi ghế nhà trường.
Đặc biệt tôi xin cảm ơn đến thầy Nguyễn Đức Quyền đã tận tình
hướng dẫn tôi trong quá trình thực tập.
Tiếp theo tôi cũng xin cảm ơn Trường THCS Trần Hưng Đạo
đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành tốt kỳ thực tập tốt
nghiệp vừa rồi. Đồng thời tôi xin cảm ơn tất cả các thầy cô trong bộ
phận đã tận tình giúp đỡ tôi trong 4 tuần vừa qua để tôi có thể hoàn
thành tốt kỳ thực tập tốt nghiệp này.
Trong thời gian thực tập tôi đã được ứng dụng các kiến thức
được học ở trường vào trong thực tế để làm tốt công tác. Bên cạnh đó,
tôi đã tiếp thu được những kinh nghiệm quý báu trong quá trình thực
tập bổ sung thêm sự hiểu biết của bản thân về công tác văn thư.
Vì thời gian thực tập có hạn nên sự tìm hiểu của bản thân đang
còn có hạn chế và sai sót, tôi mong các thầy cô giáo góp ý để bài báo
cáo của tôi hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Đức Quyền
MỤC LỤC
Lời cảm ơn 04
Lời nói đầu 05
Trang thông tin sinh viên và cơ quan thực tập 07
Chương I: KHÁI QUÁT MỘT VÀI NÉT VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ TRƯỜNG
THCS TRẦN HƯNG ĐẠO 08
1.1 KHÁI QUÁT VỀ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 08
1.2 TỔ CHỨC BỘ MÁY CƠ QUAN ĐƠN VỊ THỰC TẬP 09
1.2.1.Tình hình đặc điểm của trường THCS Trần Hưng Đạo 09
1.2.1.1.Đặc điểm 09
1.2.1.2. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn 09
1.2.2 Quá trình hình thành và phát triển của trường Trần Hưng Đạo 10
1.2.3 Nhân sự và bố trí nhân sự 10
1.2.4 Cơ sở vật chất của nhà trường 12
Chương II: TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CÔNG
TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG THCS TRẦN HƯNG
ĐẠO 12
2.1. Soạn thảo văn bản và kỹ năng sử dụng máy tính 12
2.1.1 Soạn thảo văn bản 13
2.1.2 Thực hiện quy trình soạn thảo văn bản 14
2.1.3 Thể thức các văn bản do cơ quan ban hành 16
2.1.3.1 Quốc hiệu hay tiêu ngữ 16
2.1.3.2 Tên cơ quan ban hành văn bản 17
2.1.3.3 Số và ký hiệu văn bản 17
2.1.3.4 Địa điểm và thời gian ban hành văn bản 18
2.1.3.5 Tên và trích yêu nội dung văn bản 18
2.1.3.6 Nội dung văn bản 18
2.1.3.7 Nơi nhận 19
2.1.3.8 Chữ ký và thể thức để ký 20

2.2 Duyệt văn bản 22
SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT và Du Lịch Nha Trang
3
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Đức Quyền
2.3 Đánh máy 22
2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 24
2.4.1 Những quy định chung 24
2.4.2 Các loại con dấu 24
2.4.3 Đối với trường THCS Trần Hưng Đạo 24
2.4.4 Nguyên tắc đóng dấu của trường THCS Trần Hưng Đạo 25
2.4.5 Quy định về việc bảo quản và sử dụng con dấu 25
2.5 Quá trình tiếp nhận văn bản đến – đi và vào sổ văn bản 26
2.5.1. Nguyên tắc giải quyết văn bản đến 26
2.5.2. Quá Trình sử lý văn bản 26
2.5.3. Công việc vào sổ dăn kí 26
2.5.4. Trình và chuyển giao văn bản 27
2.5.5. Giải quyết công văn đi 27
2.6 Sử dụng các trang thiết bị văn phòng 28
2.6.1 Điện thoại 29
2.6.2 Máy photo 29
2.6.3 Máy fax 29
2.6.4 Máy tính 29
2.6.5 Máy đánh chữ 29
2.7 Công tác lập hồ sơ 30
2.8 Công tác thu thập,bổ sung tài liệu của trường THCS Trần Hưng Đạo 30
2.8.1 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 33
2.8.2 Công tác thống kê - kiểm tra tài liệu lưu trữ 33
2.8.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 33
2.8.4 Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ 34
CHƯƠNG III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 36

3.1. Kết luận 36
3.1.1 Thuận lợi 36
3.1.2 Nhận xét về tình hình sử dụng và ban hành văn bản của Trường THCS Trần
Hưng Đạo 36
SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT và Du Lịch Nha Trang
4
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Đức Quyền
3.1.3 Nhận xét quá trình soạn thảo văn bản của Trường THCS Trần Hưng
Đạo 36
+3.1.4 Nhận xét về thể thức văn bản của Trường THCS Trần Hưng Đạo. .36
3.2. Kiến nghị 37
3.2.1 Đối với cơ sở thực tập 37
3.2.2 Đối với nhà trường 37

SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT và Du Lịch Nha Trang
5
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Đức Quyền
LỜI NÓI ĐẦU
Thực tập tốt nghiệp có ý nghĩa quan trọng trong quá trính học tập của học sinh- sinh
viên ở trường. Thực tập tốt nghiệp giúp chúng ta tiếp cận với thực tế nhiều hơn. Từ những
kiến thức đã học chúng ta áp dụng vào thực tế và cũng là bước đầu giúp chúng ta hoàn thành
tốt hơn về nghiệp vụ của mình.
Trong qua trình hoạt động của cơ quan, bên cạnh sử dụng các trang thiết bị hiện đại thì
việc sử dụng các văn bản giấy tờ chiếm một vị trí rất lớn trong quản lý hành chính chủ yếu.
Vì mỗi cơ quan muốn thể hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình đều phải dung
đến các loại văn bản để thể hiện chủ trương, đường lối, chính sách của cơ quan với các cơ
quan khác. Từ đó có cơ sở phản ánh tình hình lên cơ quan cấp trên để trao đổi hoặc phối hợp
với các cơ quan hữu quan và ghi nhận những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động
hàng ngày cuả mỗi cơ quan đơn vị.
Đối với Trường THCS Trần Hưng Đạo đây là cơ quan hành chính sự nghiệp đóng tại

địa phương. Để giúp cho việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo luật định
và cũng nhằm phục vụ kịp thời nhanh chóng, đạt hiệu quả hơn trong công việc của cơ quan.
Do đó cần phải có những cán bộ nhân viên văn thư lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp
vụ, phẩm chất đạo đức tốt yêu ngành, yêu nghề để thực hiện công tác tốt hơn nữa.
Vì vậy tôi đã chọn Trường THCS Trần Hưng Đạo làm đề tài thực tập tốt nghiệp và
cũng là hành trang giúp tôi bước vào đời. Qua đó nhờ sự quan tâm chỉ bảo tận tình của các
Thầy cô giáo đang công tác trong Trường THCS Trần Hưng Đạo đồng thời là sự dạy bảo của
các thầy cô giáo ở trường CĐVH-NTDL Nha Trang đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi sau khi
ra trường
Qua đợt thực tập này rất có ích cho bản thân tôi, giúp tôi vận dụng những gì đã học ở
trường vào thực tiễn một cách đúng đắn, đảm bảo cho công tác công văn giấy tờ được thực
hiện thống nhất theo các quy định của Nhà nước đã ban hành.
Nhằm thực hiện tốt phương châm “Học đi đôi với hành” của Đảng và Nhà nước. Được
sự hướng dẫn của Ban giám hiệu nhà trường và sự chấp thuận của Trường THCS Trần Hưng
Đạo đã giúp tôi hoàn thành quá trình thực tập từ ngày 25/12/2011 đến 20 tháng 01 năm 2012
Báo cáo thực tập tốt nghiệp của tôi gồm có 4 chương như sau:
Chương I: Khái quát vài nét về ngành Quản trị văn phòng và Trường THCS Trần Hưng Đạo
SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT và Du Lịch Nha Trang
6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Đức Quyền
Chương II: Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ Trường học
Chương III: Những công việc đã làm trong quá trình thực tập tốt nghiệp tại trường.
Chương IV: Kết luận
Với tấm long biết ơn sâu sắc đến ban lãnh đạo trường THCS Trần Hưng Đạo và các
cán bộ giáo viên chuyên môn trường Cao Đẳng VH-NTDL Nha Trang, đặc biệt là giáo viên
hướng dẫn Nguyễn Đức Quyền đã tận tình chỉ bảo tôi trong quá trình thực tập.
Tuy thời gian thực tập quá ngắn và khả năng có hạn chế nên báo cáo thực tập tốt nghiệp của
tôi không sao tránh khỏi những sai sót. Tôi rất mong sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô
giáo cùng ban lãnh đạo trường THCS Trần Hưng Đạo để tôi hoàn thành báo cáo được tốt.

SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT và Du Lịch Nha Trang
7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Đức Quyền
TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN
I. TÓM TẮT LỊCH SỬ BẢN THÂN
1. Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thị Liễu
2. Ngày tháng năm sinh: 06/03/1980
3. Quê Quán: Cẩm Hà – Cẩm Xuyên – Hà Tĩnh
4. Nơi cư trú: Thị trấn EaPốk- Huyện CưM’gar – Tỉnh ĐăkLăk
II. THÔNG TIN KHÁC:
Khóa 33 – Khoa Quản Trị Văn Phòng
Khóa học: 2010 – 2012
CưM’gar, ngày 05 tháng 2 năm 2012
Người báo cáo
TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP
1. Tên cơ quan, đơn vị thực tập: Trường THCs Trần Hưng Đạo
ĐT: 0500.3530.116
Địa chỉ: Thôn 6 - Thị Trấn EaPốk – Huyện CưM’gar-
ĐăkLăk
2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị:
- Hiệu trưởng : Ông Nguyễn Văn Mạnh
- Phó Hiệu trưởng: Ông Nguyễn Tiến Hoàn
Các bộ phận trong cơ quan:
- Bộ phận Công đoàn
- Bộ phận văn phòng
- Bộ phận tài chính
- Bộ phận Thanh tra
- Bộ phận bảo vệ
SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT và Du Lịch Nha Trang

8
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Đức Quyền
CHƯƠNG I
KHÁI QUÁT MỘT VÀI NÉT VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ TRƯỜNG THCS
TRẦN HƯNG ĐẠO
1. 1 KHÁI QUÁT VỀ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông
tin phục vụ lãnh đạo, là bộ máy giúp các nhà quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm
bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức.
Quản trị hành chính văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kỳ một cơ quan nào,
nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan. Công tác này nếu được thực hiện tốt sẽ
thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và ngược lại, nếu thực hiện không hiệu quả có
thể tác động tiêu cực đến quá trình phát triển.
Quản trị văn phòng là một ngành rất rộng nó đáp ứng nhu cầu thực tiễn của từng cơ quan,
đơn vị. Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình tổ chức và
hoạt động của cơ quan, đơn vị. Để việc quản lý điều hành có hiệu quả, vận dụng những kiến
thức cơ bản trong quá trình quản lý. Quản trị văn phòng là phương tiện được sử dụng trong
quá trình tổ chức hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Ngoài ra nhìn vào toàn bộ quá trình quản lý, từ việc ra quyết định quản lý và tổ chức thực
hiện quyết định, cho đến việc kiểm tra, điều hành các quyết định cho phù hợp với mục tiêu
đã đề ra. Chúng ta thấy trong các hoạt động, không có khâu nào không cần đến văn bản. Vì
thế, việc nắm rõ hệ thống văn bản, phân loại văn bản và qui định của nhà nước về thể thức
của một văn bản sẽ giúp cho người soạn thảo có thể lựa chọn loại hình văn bản phù hợp với
mục tiêu của việc ban hành và đảm bảo văn bản được thực thi. Ngoài ra một nhà quản trị còn
phải am hiểu nhiều lĩnh vực về Kinh Tế, Văn Hóa, Xã Hội …và phải am hiểu Pháp luật và
cách thức sắp xếp, tổ chức các cuộc hội họp và điều hành hoạt động trong văn phòng các
khâu nghiệp vụ khác từ đó nó giúp cho sinh viên hiểu được tổng quan ngành học và trang bị
cho mình một kiến thức cơ bản về các nghiệp vụ của công tác Văn thư, soạn thảo và ban
hành văn bản, công tác lưu trữ của một người quản trị.
Mục đích của đợt thực tập ngành Quản trị văn phòng:

SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT và Du Lịch Nha Trang
9
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Đức Quyền
Thực tập tốt nghiệp có vị trí rất quan trọng trong chương trình đào tạo trình độ Cao đẳng
ngành Quản trị văn phòng. Đây là đợt thực tập của cả khóa học, được thực hiện sau khi đã
xong chương trình lý thuyết - thực hành tại trường.
Để gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn. Thông qua nghiên cứu khảo sát và
thực hành về công tác văn thư; soạn thảo và ban hành văn bản; công tác lưu trữ ở cơ quan,
doanh nghiệp để củng cố kiến thức đã học, nâng cao năng lực và vận dụng lý luận và thực
tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ ngành
Quản trị văn phòng.
Nắm và hiểu được hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp tích lũy kiến thức thực tế, lấy tư liệu
tài liệu để chuẩn bị cho tốt nghiệp.
1.2. TỔ CHỨC BỘ MÁY CƠ QUAN ĐƠN VỊ THỰC TẬP.
1.2.1.Tình hình đặc điểm của trường THCS Trần Hưng Đạo.
1.2.1.1.Đặc điểm
Trường THCS Trần Hưng Đạo tọa lạc trên địa bàn thôn 6 – Thị trấn EaPốk- Huyện
CưM’gar – Tỉnh ĐăkLăk. Là một cơ sở Giáo Dục thuộc thị trấn EaPốk . Được thành lập theo
Quyết định số 23/01/1996 có diện tích tự nhiên là 12.426.5km, và gần một ngàn học sinh từ
các thôn, buôn về học nơi đây.
Địa giới hành chính trường học:
- Phía Đông giáo xã Adrơng.
- Phía Tây giáp xã EaMnang.
- Phía Bắc giáp xã Quảng Tiến
- Phia Nam giáp với xã Cưsuê
1.2.1.2. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn.
 Chức năng
Là cơ sở giáo dục bậc THCS nối tiếp nhau trong hệ thống giáo dục quốc dân nhằm hoàn
chỉnh học vấn cho học sinh phổ thông.
 Nhiệm vụ và quyền hạn.

* Trường THCS Trần Hưng Đạo có những nhiệm vụ và quyền hạn sau.
- Tổ chức giảng dạy, học tập các hoạt động giáo dục khác theo chương trình giáo dục trung
học cơ sở do bộ trưởng bộ giáo dục và đào tạo ban hành. Tiếp nhận học sinh, vận động học
SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT và Du Lịch Nha Trang
10
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Đức Quyền
sinh bỏ học đến trường, thực hiện kế hoạch giáo dục phổ cập, giáo dục THCS trong phạm vi
cộng đồng theo quy định của Nhà nước.
- Quản lý giáo viên, nhân viên và học sinh, quản lý việc sử dụng đất đai trưởng sở trang thiết
bị và tài chính theo đúng quy định của Pháp luật.
- Phối hợp với gia đình học sinh tổ chức cá nhân trong cộng đồng thực hiện các hoạt động
giáo dục. Tổ chức giáo viên, nhân viên và học sinh tham gia các hoạt động xã hội trong
phạm vi cộng đồng.
- Thực hiện các nhiệm vụ và các quyền hạn theo quy định của Pháp luật.
1.2.2 Quá trình hình thành và phát triển của trường Trần Hưng Đạo.
- Trường THCS Trần Hưng Đạo trước những năm 1996 là trường cấp I, II Nguyễn Viết
Xuân, nhưng vì điều kiện là số lượng họ sinh ở các thôn buôn quá đông và đi lại rất khó khăn
và xa .
- Điều kiện đi học của các em gặp rất nhiều khó khăn cho nên việc mở thêm một trường cấp
II ở thôn 6 là rất phù hợp với mạng lưới trường học và yêu cầu phát triển kinh tế - Xã hội
của địa phương nhằm tạo điều kiện cho các em học tập được tốt.
- Đến năm 1996 thì trường THCS Trần Hưng Đạo được thành lập với 45 giáo viên và 03
nhân viên, có gân một ngàn học sinh với 22 lớp học từ khối 6 – 9 chia thành hai buổi sang
và chiều.
- Sau khi được thành lập trường THCS Trần Hưng Đạo đã đi vào quỹ đạo của việc dạy học
rất có hiệu quả.
1.2.3 Nhân sự và bố trí nhân sự.
Hoạt động của cơ quan mang tính chất chuyên môn là đào tạo học sinh trung học cơ sở theo
hệ công lập.
- Cơ cấu tổ chức: gồm Ban Giám hiệu nhà trường và các bộ phận chuyên trách.

Cụ thể:
+ 01 Hiệu trưởng
+ 01 Phó Hiệu trưởng (Bộ phận Chuyên môn)
+ 01 Phòng (Phòng Hành chính – Tài vụ)
+ 01 Phòng Đoàn – Đội
+ 01 Phòng Thư viện
SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT và Du Lịch Nha Trang
11
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Đức Quyền
+ 01 Phòng Thiết bị
+ 01 Phòng y tế
+ 01 Phòng Bảo vệ
* Hiệu trưởng là người đứng đầu của Trường, lãnh đạo và điều hành các hoạt động của
Trường, chịu trách nhiệm về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định của
Pháp luật.
* Phó Hiệu trưởng được phân công chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo từng lĩnh
vực chuyên môn và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về các nhiệm vụ được phân công.
* Phòng Tổ chức Hành chính và Tài vụ: Quản lý hồ sơ Cán bộ giáo viên nhân chức, điều
động luân chuyển cán bộ - viên chức; Thống kê tiền lương, chế độ chính sách của cán bộ -
viên chức và học sinh; Công tác văn thư; Bảo vệ; Kế toán đơn vị.
* Phòng Đoàn – Đội: Quản lý học sinh; Công tác giáo vụ.
* Phòng Thư viện: Phục vụ cán bộ, giáo viên, nhân viên và học sinh mượn sách tham khảo,
sách giáo khoa và các loại báo chí
* Phòng Thiết bị: Phục vụ công tác đồ dùng dạy học cho giáo viên và học sinh.
* Phòng Y tế: Là nơi nghỉ ngơi cho giáo viên, nhân viên và học sinh mỗi khi đau ốm.
Sơ đồ tổ chức của trường
SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT và Du Lịch Nha Trang
12
Hiệu trưởng
Phó hiệu trưởng

Hàn
h
chín
h –
Tài
vụ
Thư
viện
Thiế
t bị
Đoà
n –
Đội
Y tế Bảo
vệ
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Đức Quyền
1.2.4 Cơ sở vật chất của nhà trường.
Trường THCS Trần Hưng Đạo gồm có 10 phòng học kiên cố, và có 4 phòng bán kiên cố
CHƯƠNG II
TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CÔNG TÁC
SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG THCS TRẦN HƯNG ĐẠO
- Nhìn chung văn bản do trường THCS Trần Hưng Đạo ban hành trước khi gửi đi đúng theo
quy định lý thuyết mà chúng tôi đã được học ở trường từ quy trình dự thảo đến quy trình ban
hành văn bản.
- Trường ban hành các loại văn bản như: Tờ trình, Quyết định, Báo cáo, Công văn, Nghị
quyết……vv. Trong đó cũng có các văn bản sai thể thức.
+ Công văn đến (Văn bản đến) chưa đạt tiêu chuẩn Việt Nam về lề, trang, phông chữ, không
có dấu đến.
- Có văn bản còn thiếu số như: /BC-PGD, chưa có ngày tháng năm của văn bản
+ Công văn đi (Văn bản đi):

Báo cáo sơ kết học kỳ I năm học 2008-2009 chưa có số ký hiệu văn bản.
+ Việc đăng ký vào sổ thì hầu hết trường tôi đều đăng ký tất cả các loại văn bản theo đúng
quy định của nhà nước.
- Với nguồn văn bản được cung cấp từ cán bộ công tác văn thư của cơ quan thực tập, tôi biết
được số lượng văn bản sản sinh trong năm học 2008-2009.
- Với các loại văn bản do trường THCS Trần Hưng Đạo ban hành như trên nên số lượng văn
bản ban ành trong năm cũng không nhiều và số lượng được thống nhất cụ thể sau:
- Các loại văn bản do Hiệu trưởng ban hành như: Nghị quyết, Quyết định, Báo cáo, Thông
báo và một số loại văn bản khác.
Năm Quyết
định
Thông
báo
Biên
bản
Kế
hoạch
Báo
cáo
Tờ
trình
Văn
bản
khác
Tổng
cộng
Ghi
chú
2007 61 12 26 107 103 24 100 433
2.1. Soạn thảo văn bản và kỹ năng sử dụng máy tính.

2.1.1 Soạn thảo văn bản
SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT và Du Lịch Nha Trang
13
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Đức Quyền
- Ở mục này cán bộ văn thư cần nắm rõ yếu tố đó là kỹ thuật trong cách soạn thảo văn bản có
hai phần quan trọng đó là Bố cục và cách hành văn.
- Các văn bản đi ở trưởng THCS Trần Hưng Đạo do Hiệu trưởng soạn thảo và cán bộ văn
thư cũng nghe thầy giải thích, vì vậy tôi cũng được thấy trực tiếp nên quá trình soạn thảo của
trường tôi đã thấy rõ.
- Qua khảo sát thì tôi nhận thấy rằng mọi thao tác trình bày thể thức văn bản đều đúng với
trong lý thuyết như tôi đã trình bày ở phần sơ đồ thể thức văn bản trên thì ở trường THCS
Trần Hưng Đạo đảm bảo đầy đủ các yếu tố thông tin của văn bản vì Hiệu trưởng trường soạn
thảo văn bản rất tỉ mỹ.
Vd:
PHÒNG GD&ĐT CƯM’GAR CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Số:20/QĐ-TH EaPốk, ngày 14 tháng 01 năm 2011
- Số và ký hiệu được trình bày đúng với thể thức của Nhà nước.
- Ngoài ra khi soạn thảo Hiệu trưởng còn xác định được nội dung, đối tượng của văn bản,
xác định được mục đích của việc ban hành văn bản nên khi soạn thảo văn bản Hiệu trưởng
soạn không có gì là khó khăn cả.
- Nhưng khi tôi tra tìm văn bản tôi thấy rằng có một số công văn không có số của văn bản.
Ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
(về việc khen thưởng học sinh đạt HSG cấp trường năm học 2011-2012)
1.2- Báo cáo: là loại văn bản do Trường THCS Trần Hưng Đạo áp dụng để phản ánh tình
hình của một vấn đề, một vụ việc hoặc của một cá nhân trong một thời gian nhất định.
Ví dụ:
BÁO CÁO
(Báo cáo sơ kết học kỳ 1 năm học 2011 - 2012 )

- Báo cáo chuyên đề: Như Báo cáo sơ kết, tổng kết các phong trào thi đua, nghiên cứu khoa
học
BÁO CÁO
SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT và Du Lịch Nha Trang
14
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Đức Quyền
“sơ kết phong trào thi đua “học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh”
- Báo cáo đột xuất: như Báo cáo về một vụ việc, một sự việc, một vấn đề đột xuất xảy ra
trong quá trình hoạt động của Trường:
BÁO CÁO
“về việc chuẩn bị thực tập tốt nghiệp cho học sinh K11”
1.3- Biên bản: là loại văn bản do Trường THCS Trần Hưng Đạo áp dụng để ghi lại những vụ
việc, những vấn đề đã và đang xảy ra trong phạm vi và thời gian xác định để làm chứng cứ
giải quyết công việc.
Ví dụ:
- Biên bản hội họp: chỉ ghi lại diễn biến về một vụ việc, một sự việc, một vấn đề cụ thể.
BIÊN BẢN
“Họp triển khai công tác phổ cập giáo dục năm học 2011 – 2012”
- Ngoài ra Trường THCS Trần Hưng Đạo còn thực hiện các văn bản hành chính thông
thường như:
+ Công văn hướng dẫn
+ Công văn chỉ đạo
+ Công văn đôn đốc, nhắc nhở
+ Công văn đề nghị, yêu cầu
+ Công văn hỏi ý kiến
+ Công văn trả lời
+ Công văn giao dịch
+ Công văn mời dự hội, họp
Để phục vụ cho chức năng, nhiệm vụ chuyên môn của Trường.
2.1.2 Thực hiện quy trình soạn thảo văn bản:

- Công tác soạn thảo văn bản của Trường do Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng và bộ phận chức
năng khác thực hiện, phần đánh máy do Văn thư và người soạn thảo văn bản thực hiện (hiện
tại các bộ phận chuyên môn đã được trang bị máy vi tính nên văn bản được người soạn thảo
trên máy vi tính của mình), phần sao nhân và trình ký do nhân viên Văn thư đảm nhiệm.
SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT và Du Lịch Nha Trang
15
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Đức Quyền
- Văn bản là phương tiện quản lý Nhà nước không thể thiếu được trong hoạt động, điều hành
của cơ quan, do đó văn bản quản lý Nhà nước có rất nhiều dạng về thể loại không giống
nhau, nên tất cả việc soạn thảo văn bản phải được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: xác định mục đích, tính chất của việc ban hành văn bản nhằm giải quyết vấn đề gì
và tính chất của nó ra sao?
Bước 2: Xác định tên loại văn bản:
Sau khi xác định được mục đích ban hành văn bản, phải lựa chọn những văn bản của cấp trên
hoặc những quy phạm pháp luật phù hợp để áp dụng cho đúng với mục đích ban hành văn
bản, phù hợp với mục đích giải quyết công việc và phù hợp với thẩm quyền ban hành văn
bản của cơ quan.
Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin được xem là một khâu quan trọng trong quá trình soạn
thảo văn bản, nếu làm tốt được khâu này thì văn bản sẽ đạt mục đích, hiệu quả cao và
ngược lại.
Bước 4: Việc xây dựng đề cương và viết bản thảo, đòi hỏi phải thể hiện rõ ràng bố cục và
khái quát được những nội dung định đưa vào văn bản.
Bước 5: Duyệt bản thảo:
Sau khi văn bản đã thảo xong, cán bộ thảo văn bản trình lên lãnh đạo xem và xét duyệt lại.
Người duyệt phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để xem xét nội dung của bản
thảo phù hợp công việc.
+ Loại văn bản được sử dụng trong bản thảo
+ Nội dung văn bản được thảo ra
+ Hình thức trình bày, thể thức và ngôn ngữ dùng trong bản thảo
+ Cơ sở pháp lý và tính thống nhất thể hiện trong bản thảo

- Hoàn thiện văn bản về mặt thể thức:
Khi văn bản đã soạn thảo và đánh máy sạch đẹp, đúng theo quy định thể thức văn bản và đã
được đọc kiểm tra lại, nhân viên văn thư trình Hiệu trưởng ký, sao nhân, đóng dấu, đăng ký
vào sổ “Công văn đi”, ghi số ký hiệu, ngày tháng năm của văn bản phát hành.
Văn bản gửi đi qua đường bưu điện (nếu cơ quan nhận ở xa) và gửi trực tiếp (nếu cơ quan
nhận ở gần).
SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT và Du Lịch Nha Trang
16
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Đức Quyền
Các văn bản gửi đi đều có một văn bản đã lưu ở văn thư và một bản ở người soạn thảo ra văn
bản.
2.1.3 Thể thức các văn bản do cơ quan ban hành
- Thể thức văn bản là một tổng thể các thành phần của một văn bản hành chính được trình
bày theo một cấu trúc nhất định và mang một ý nghĩa thông tin phù hợp nhằm tạo điều kiện
thuận lợi cho việc sử dụng văn bản, thể hiện giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành của văn bản.
- Nhìn chung văn bản của Trường THCS Trần Hưng Đạo được trình bày đầy đủ các thành
phần bắt buộc như Quốc hiệu, tác giả văn bản, số, ký hiệu văn bản, địa danh và thời gian ban
hành, tên loại và trích yếu nội dung văn bản, nội dung văn bản, chữ ký và thể thức ký, đóng
dấu cơ quan. Vị trí và trình bày các thành phần trên cũng trình bày theo Thông tư số
55/TTLT-BNV và Văn phòng Chính phủ ngày 06/05/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản quản lý Nhà nước, tuy nhiên cũng có một số thành phần trên văn bản mà
cơ quan trình bày chưa đúng như hướng dẫn tại văn bản nêu trên.
2.1.3.1 Quốc hiệu hay tiêu ngữ
- Quốc hiệu là thành phần biểu thị tên Quốc gia và chế độ chính trị mà Nhà nước và Quốc
gia đó thực thi.
- Quốc hiệu được trình bày ở góc trên cùng, bên phải, trang đầu của văn bản, dòng đầu
“CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày bằng phông chữ in hoa Times
New Roman cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm, dòng dưới “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” trình
bày bằng phông chữ thường Times New Roman,, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm, có gạch
nối ở giữa, phía dưới có dòng gạch ngang nét liền kéo dài hết dòng chữ.

Thực tế tại Trường THCS Trần Hưng Đạo trình bày như sau:
* Ví dụ:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Theo thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPNV thì phải sửa lại như sau:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
2.1.3.2 Tên cơ quan ban hành văn bản
SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT và Du Lịch Nha Trang
17
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Đức Quyền
- Tên cơ quan ban hành được trình bày ở góc trái, phía trên trang đầu của văn bản. Nếu cơ
quan ban hành có cơ quan chủ quản thì tên cơ quan chủ quản trình bày phía trên tên cơ quan,
đơn vị ban hành văn bản. Dòng trên trình bày tên cơ quan chủ quản bằng phông chữ in hoa
Times New Roman, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng. Dòng tên cơ quan, đơn vị trình bày bằng
phông chữ in hoa Times New Roman, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng, đậm. Phía dưới có
đường gạch ngang nét liền, dài khoảng ½ so với tên cơ quan đặt và đặt cân đối ở giữa.
Thực tế tại Trường THCS Trần Hưng Đạo được trình bày như sau:
* Ví dụ:
PHÒNG GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO HUYỆN CƯM’GAR
Trường THCS Trần Hưng Đạo
Theo thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP thì phải sửa lại như sau:
PHÒNG GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO HUYỆN CƯM’GAR
Trường THCS Trần Hưng Đạo
2.1.3.3 Số và ký hiệu văn bản
- Số là thứ tự của văn bản được ban hành trong một năm văn thư.
- Ký hiệu là nhóm chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan, đơn vị ban hành ra văn bản.
- Số và ký hiệu được tình bày dưới phần tác giả văn bản, số của văn bản được trình bày bằng
chữ Ả Rập, ký hiệu của văn bản trình bày bằng phông chữ Times New Roman, số và ký hiệu
có cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu được ngăn cách bởi một dấu gạch chéo (/).

Dưới chữ viết tắt tên loại văn bản với chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị ban hành ra văn bản
được ngăn cách bởi một dấu gạch ngang (-).
Thực tế tại Trường THCS Trần Hưng Đạo được trình bày như sau:
Ví dụ:
Số: 15/QĐ-TH
Theo thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP thì phải sửa lại như sau:
Số: 15/QĐ/TH
2.1.3.4 Địa điểm và thời gian ban hành văn bản
- Địa điểm ban hành văn bản là nơi cơ quan ban hành văn hành đặt trụ sở.
SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT và Du Lịch Nha Trang
18
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Đức Quyền
- Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ký và đóng dấu. Hay nói
cách khác là ngày, tháng, năm văn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành.
- Địa điểm và thời gian ban hành văn bản được trinh bày dưới phần tiêu ngữ, sát lề phải, kiểu
chữ nghiêng, phông chữ thường Times New Roman, cỡ chữ 13-14.
Thực tế tại Trường THCS Trần Hưng Đạo được trình bày theo đúng Thông tư số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP như sau:
CưM’gar, ngày 20 tháng 01 năm 2011
2.1.3.5 Tên và trích yêu nội dung văn bản
- Tên loại là tên của văn bản (quyết định, báo cáo, thông báo…) trích yếu nội dung là câu
tóm tắt, ngắn gọn và chính xác nội dung chính của văn bản.
- Đối với văn bản có tên gọi cụ thể thì trích yếu nội dung trình bày dưới tên gọi như:
+ Tên loại trình bày bằng phông chữ in hoa Times New Roman, cỡ chữ 14-15, kiểu chữ
đứng, đậm.
+ Trích yếu nội dung trình bày bằng phông chữ thường Times New Roman,cỡ chữ 14, kiểu
chữ đứng, đậm.
Thực tế tại Trường THCS Trần Hưng Đạo được trình bày như sau:
* Ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH CỦA HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG THCS TRẦN HƯNG ĐẠO

(V/v nâng bậc lương thường xuyên đối với công chức viên chức).
Theo thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP thì phải sửa lại như sau:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc nâng bậc lương thường xuyên đối với công chức viên chức.
2.1.3.6 Nội dung văn bản
- Nội dung văn bản là toàn bộ thông tin được đề cập đến, đây là phần chính của văn bản, đáp
ứng mục đích ban hành văn bản.
- Nội dung văn bản trình bày canh đều lề trái, lề phải, nằm chính giữa văn bản. Nội dung
trình bày bằng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, khoảng cách
giữa hai đoạn từ 3-6 point, dòng đầu mỗi đoạn lùi vào 1 Tab (khoảng 1,27 cm) và viết hoa
chữ cái đầu, mỗi đoạn cách nhau một dòng trắng.
SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT và Du Lịch Nha Trang
19
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Đức Quyền
Phần nội dung văn bản: Trường THCS Trần Hưng Đạo trình bày đúng như quy định tại
Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005.
2.1.3.7 Nơi nhận
- Là tên cơ quan, đơn vị,cá nhân tiếp nhận và xử lý văn bản, Đối với văn bản có tên loại cụ
thể thì chữ nơi nhận trình bày phía dưới, góc trái trang cuối của văn bản khoảng 3 dòng, dưới
thể thức ký một dòng.
- Chữ “Nơi nhận” được trình bày phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 12, kiểu chữ đậm,
nghiêng, sau chữ “Nơi nhận” có dấu 2 chấm (:) và nội dung của phần nơi nhận được trình
bày cỡ chữ 11, đầu mỗi nội dung có dấu gạch đầu dòng (-), cuối dòng có dấu chấm phẩy (;),
dòng cuối cùng ghi lưu văn thư và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản và kết thúc bằng
dấu chấm (.).
Thực tế tại Trường THCS Trần Hưng Đạo được trình bày như sau:
Ví dụ:
Nơi nhận:
- Như trên
- Lưu TC-VT.

Theo Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP thì phải sửa lại như sau:
Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu VT-TC.
- Đối với văn bản không có tên gọi thì ngoài “Nơi nhận” được trình bày như văn bản có tên
loại còn được trình bày sau chữ “Kính gửi”.
Thực tế tại Trường THCS Trần Hưng Đạo được trình bày đúng như Thông tư
55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06/05/2005.
Ví dụ:
Kính gửi: Phòng Giáo Dục & Đào Tạo Huyện CưM’gar.
2.1.3.8 Chữ ký và thể thức để ký
- Chữ ký là ký hiệu riêng của người có thẩm quyền ký văn bản, là thành phần thể hiện hiệu
lực thi hành văn bản của người có trách nhiệm quản lý trong cơ quan, đơn vị, chữ ký giúp
văn bản có hiệu lực thi hành.
SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT và Du Lịch Nha Trang
20
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Đức Quyền
- Thể hiện để ký được trình bày ở góc phải phía dưới cùng trang cuối văn bản, bằng chữ in
hoa, phông chữ in hoa Times New Roman, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng, đậm,, thấp hơn
dòng cuối của nội dung văn bản 2-3 dòng và cao hơn chữ “Nơi nhận” một dòng. Họ tên
người ký văn bản trình bày bằng phông chữ thường Times New Roman, cỡ chữ 14, kiểu chữ
đứng, đậm. Những chữ cái đầu của mỗi âm tiết trong tên được trình bày bằng chữ in hoa.
Thực tế tại Trường Trung cấp Y tế tỉnh Đăk Lăk được trình bày như sau:
* Ví dụ:
HIỆU TRƯỞNG
Nguyễn Văn Mạnh
Theo Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP thì phải sửa lại như sau:
HIỆU TRƯỞNG
Nguyễn Văn Mạnh
BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN

(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT và Du Lịch Nha Trang
21
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Đức Quyền
SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT và Du Lịch Nha Trang
22
20-25 mm
30-35 mm
15-20 mm
2
3
5b
10a
10b
1
4
5a
9a
12
11
6
14
7a
7b
7c
8
9b
13
20-25 mm
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Đức Quyền

Ghi chú:
Ô số : Thành phần thể thức văn bản
1 : Quốc hiệu
2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3 : Số, ký hiệu của văn bản
4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b : Trích yếu nội dung công văn hành chính
6 : Nội dung văn bản
7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8 : Dấu của cơ quan, tổ chức
9a, 9b : Nơi nhận
10a : Dấu chỉ mức độ mật
10b : Dấu chỉ mức độ khẩn
11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số điện
thoại, số Telex, số Fax
2.2 Duyệt văn bản
- Để tham mưu cho Hiệu trưởng duyệt bản thảo một cách chính xác người cán bộ văn thư
cần rà soát lại nội dung của văn bản xem có bị thiếu sót gì hay không? Để trình bày nội
dung cho phù hợp như sọan thảo một Tờ trình thì thể thức phải tuân theo quy định văn bản
quản lý Nhà nước, yêu cầu khổ giấy vùng trình bày văn bản, cơ cấu trình bày….vv. Từ đó để
tránh những sai lệch không đáng có trong văn bản mà mình soạn thảo.
- Ở trường thường thì văn bản thầy Hiệu trưởng soạn xong thì thầy tự duyệt luôn, văn thư
cần làm theo yêu cầu và tiến hành đánh máy.
2.3 Đánh máy
- Trong qua trình đánh máy cán bộ văn thư phải đặc biệt chú ý đến việc trình bày văn bản
phải đúng theo TCVN 5/00:2000.

- Khi soạn thảo và duyệt xong thì giao cho văn thư đánh máy nên trường tôi không có sổ
giao nhận tài liệu đánh máy. Như vậy tài liệu sẽ dễ bị thất lạc, trả văn bản không đúng thời
hạn sẽ gây khó khăn cho việc giải quyết công việc
SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT và Du Lịch Nha Trang
23
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Đức Quyền
- Muốn giải quyết được công việc nhanh chóng chính xác, thuận lợi, kịp thời, chính xác của
văn bản theo đúng tiêu chuẩn do Nhà nước quy định thì tài liệu phải được đánh máy trước
khi ban hành. Ở cơ quan tôi thực tập văn bản cũng được đánh máy trước khi ban hành.
- Khi nhận tài liệu đánh máy phải kiểm tra xem văn bản đã có ý kiến lãnh đạo của nhà trường
chưa? Có bị tẩy xóa không? Có gây trở ngại trong quá trình đánh máy không? Có viết tắt
không? Nếu bị tẩy xóa nhiều có gây khó khăn trong việc đảm bảo tính chính xác không? Khi
nhận tài liệu đánh máy phải trình bày rõ ràng, sạch sẽ, chính xác.
- Do không có sổ giao nhận tài liệu đánh máy nên việc này đã gây không ít khó khăn cho
trường tôi,cán bộ đánh máy yêu cầu phải giữ tuyệt đối bí mật nội dung văn bản. Sau khi đánh
máy phải giữ bí mật về giấy than, giấy in thừa thì phải tiêu hủy ngay không được sử dụng
vào mục đích khác nhất là đối với coogn văn mật.Nếu trong tài liệu có mức độ cần thiết thìa
phải do người sạn thảo đánh máy, hoặc đọc, nếu ai đó cần xem tài liệu mật thì phải được sự
đồng ý của Hiệu trưởng.
- Trường tôi thực tập hầu như không có công văn bí mật nên mọi văn bản có rát nhiều người
biết được.
* Sau đây là sổ giao nhận đánh máy văn bản
Stt Ngày
tháng
Họ tên
người
nhận
Tên loại
trích yếu
nội dung

Số lượng
văn bản
Người
đánh
máy
Ngày
trả
Người
nhận
1 2 3 4 5 6 7 8
- Trường Trần Hưng Đạo không có sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ.
- Đây là sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ theo lý thuyết.
2.4 Quản lý và sử dụng con dấu:
- Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2011 của Chính phủ về quản lý và sử
dụng con dấu.
SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT và Du Lịch Nha Trang
Ngày tháng
VB gửi
Số ký hiệu VB Số lượng bì VB Nơi nhận VB Ký nhận,
đóng dấu
1 2 3 4 5
24
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Đức Quyền
- Thông tư số 07/2002/TT-LT ngày 06 tháng 05 năm 2002 của liên tịch Bộ công an, Ban tổ
chức cán bộ chính phủ hướng dẫn một số quy định tại nghị định 58 về xử lý và bảo quản con
dấu.
2.4.1 Những quy định chung
- Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức, chính trị, tổ chức chính trị xã
hội – nghề nghiệp hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức
hoạt động của nước ngoài tại Việt Nam và một số chức danh Nhà nước.

- Con dấu thể hiện vị trí pháp lý, giá trị pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn
bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh Nhà nước.
2.4.2 Các loại con dấu
- Dấu cơ quan (dấu có hình Quốc huy hoặc không có hình Quốc huy)
- Dấu văn phòng cơ quan
- Dấu chỉ mức độ khẩn mật
- Dấu đế
- Dấu kính gửi
- Dấu thẩm quyề, chức vụ và họ tên của người ký văn bản
* Trường Trần Hưng Đạo chỉ có 3 loại dấu là:
+ Dấu treo (tên cơ quan)
+ Dấu tròn
+ Dấu chức danh
2.4.3 Đối với trường THCS Trần Hưng Đạo
- Tất cả công văn giấy tờ khi được lãnh đạo ký muốn có hiệu lực pháp lý thì cần phải đóng
dấu. Việc đóng dấu nhằm khẳng định tính pháp lý của văn bản trong quan hệ giao dịch giữa
các cơ quan, tổ chức cá nhân
- Công tác quản lý và sử dụng con dấu thì con dấu trong cơ quan tôi là con dấu không có
hình Quốc huy mà là loại con dấu tròn.
2.4.4 Nguyên tắc đóng dấu của trường THCS Trần Hưng Đạo
SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT và Du Lịch Nha Trang
25