Nghiệp vụ hành chính NCS ths nguyễn nam thắng

Trang 1

Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng

CHƯƠNG 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ NGHIỆP VỤ VÀ KỸ THUẬT HÀNH CHÍNH
1.1.KHÁI NIỆM NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH
Đến nay, ở nước ta chưa có tài liệu nào đưa ra được khái niệm về nghiệp vụ hành
chính một cách khoa học. Tuy nhiên, khoa học và thực tiễn những năm gần đây thường đề
cập đến các thuật ngữ: hành chính văn phòng, nghiệp vụ hành chính văn phòng, hành chính
công sở, nghiệp vụ hành chính Để hiểu như thế nào là nghiệp vụ hành chính cần làm rõ
các thuật ngữ “nghiệp vụ” và “hành chính”.
Theo Đại từ điển Tiếng Việt, thuật ngữ “nghiệp vụ” được hiểu là: “công việc chuyên
môn riêng của từng nghề, trình độ nghiệp vụ, bồi dưỡng nghiệp vụ”
1
. Thuật ngữ “hành
chính” được hiểu dưới ba góc độ:
l. Thuộc phạm vi quản lý nhà nước theo luật định: cơ quan hành chính, đơn vị hành
chính;
2. Thuộc những công việc giấy tờ, văn thư, kế toán trong cơ quan nhà nước: cán bộ
hành chính, ăn lương hành chính;
3. Có tính chất nghiêm minh, thẳng tay xử phạt, không nới lỏng để giáo dục, thuyết
phục: dùng biện pháp hành chính”
2
.
Theo Từ điển Luật học, thuật ngữ “hành chính” được hiểu dưới hai góc độ:
“1. Hoạt động dưới sự lãnh đạo của bộ máy nhà nước cao nhất là Chính phủ để tổ
chức thi hành pháp luật, bảo đảm hoạt động thường xuyên, liên tục của các cơ quan nhà
nước;

2. Thi hành pháp luật hành chính, nội quy, quy chế của cơ quan, đơn vị nhằm quản
lý, bảo đảm hoạt động thường xuyên, liên tục của cơ quan, đơn vị. Ví dụ: công tác hành
chính văn thư”
3
.
Từ các cách hiểu khác nhau về các thuật ngữ “nghiệp vụ”, “hành chính” nêu trên thì
dưới góc độ khoa học hành chính, khái niệm nghiệp vụ hành chính được hiểu là kỹ năng
nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ, công chức nhà nước trong cơ quan sự nghiệp, đơn vị
hành chính. Kỹ năng nghiệp vụ hành chính bao gồm:
- Kỹ năng xây dựng chế độ làm việc và lập chương trình công tác của cán bộ, công
chức hành chính.
- Kỹ năng công vụ hành chính của thủ trưởng cơ đơn vị
- Nghiệp vụ về tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị.
- Kỹ năng nghiệp vụ công tác hành chính – văn phòng.
- Kỹ năng sử dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại trong công tác hành chính
1.2. NHỮNG KỸ NĂNG NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CHỦ YẾU
1.2.1.Xây dựng chế độ làm việc và lập chương trình công tác của cán bộ, công chức
hành chính nhà nước
Căn cứ và chức năng, nhiệm vụ của cán bộ, công chức mà xây dựng chế độ, chương
trình công tác và lịch làm việc cho phù hợp. Khi có chế độ, chương trình công tác cụ thể thì
cán bộ, công chức phải tuân thủ nghiêm chỉnh. Thông thường chế độ, chương trình này
gồm:
a. Chế độ lập chương trình công tác và lịch làm việc
Muốn làm việc một cách khoa học và có hiệu quả cao thì mỗi cán bộ, công chức căn
cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mình, xây dựng cho mình một chế độ, chương trình làm
việc cụ thể và khoa học.

1
Đại từ điển Tiếng Việt, Nxb. Văn hóa Thông tin, H. 1998, tr. 1199.
2

Sđd, tr. 799.
3
Từ điển Luật học, Nxb. Từ điển Bách khoa, H. 1999, tr.183.


Trang 2
Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
Điều đó giúp cho bản thân mỗi người chủ động được việc làm, tránh được tình trạng
làm việc nhỏ, bỏ việc lớn, giải quyết công việc trước mắt, quên mất công việc lâu dài.
Thường mỗi cán bộ, công chức cần phải xây dựng cho mình:
- Chương trình công tác hàng năm, sáu tháng và hàng tháng. Chương trình này là cụ
thể hóa chương trình công tác của cơ quan, đơn vị.
- Lịch làm việc hàng tuần và hàng ngày:
+ Lịch làm việc này được xây dựng dựa trên cơ sở lịch làm việc hàng tuần của cơ
quan, đơn vị. Cần chú ý những ngày trong tuần có những cuộc họp gì thì đánh dấu vào
khung của ngày đó để nhớ không bố trí công việc khác.
+ Buổi sáng của ngày làm việc, cán bộ, công chức đến công sở làm việc phải dự kiến
và ghi vào lịch những việc cần làm trong ngày để tự nhắc nhở; phải xây dựng thành thói
quen làm việc theo lịch đã ghi. Tuy nhiên, có những việc đột xuất trong ngày không dự kiến
trước được thì cần chuyển ngay công việc ngày đó sang ngày sau hoặc tuần sau.
b. Chế độ báo cáo, thông tin
Chế độ báo cáo, thông tin là chế độ bắt buộc đối với cán bộ, công chức hành chính
nhà nước. Tùy từng đối tượng và loại công việc đảm trách, cán bộ, công chức có thể thực
hiện chế độ báo cáo hàng ngày, báo cáo tuần và báo cáo tháng. Tùy theo tính chất và nội
dung báo cáo có thể dùng các hình thức báo cáo như: báo cáo bằng văn bản, báo cáo không
bằng văn bản. Chế độ báo cáo phải theo quy trình và trình tự luật định. Luật Cán bộ, công
chức quy định: “Cán bộ, công chức phải chấp hành quyết định của cấp trên, khi có căn cứ
để cho là quyết định đó trái pháp luật thì phải báo cáo ngay với người ra quyết định; trong
trường hợp vẫn phải chấp hành quyết định thì phải báo cáo lên cấp trên trực tiếp của người
ra quyết định và không phải chịu trách nhiệm vì hậu quả của việc thi hành quyết định đó”.

Cán bộ, công chức hành chính trong truyền đạt thông tin phải đảm bảo tính trung
thực, khách quan, không làm sai lệch và nói theo ý mình. Phải có quan điểm nhất quán là
nói và làm việc theo đường lối, nghị quyết của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước;
phải có ý thức kỷ luật trong phát ngôn. Bảo đảm tính kịp thời và nhanh chóng trong việc
truyền đạt các nguồn tin có ích cho công tác quản lý của cơ quan, đơn vị.
c. Chế độ tiếp dân, giao tiếp
Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là nhà nước của dân, do dân, vì dân.
Vì vậy, hơn ai hết, cán bộ, công chức nhà nước phải luôn tôn trọng dân, hết lòng, hết sức
phục vụ nhân dân và là “công bộc” của nhân dân. Luật Cán bộ, công chức đã quy định rõ:
cán bộ, công chức trong khi thi hành công vụ, ngoài việc chấp hành nghiêm đường lối, chủ
trương của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước còn phải: “ tận tụy phục vụ nhân
dân, tham gia sinh hoạt cộng đồng nơi cư trú, lắng nghe ý kiến và chịu sự giám sát của nhân
dân”, “ không được cửa quyền, hách dịch, sách nhiễu, gây khó khăn phiền hà đối với cơ
quan, tổ chức, cá nhân trong khi giải quyết công việc”. Tùy theo thẩm quyền mà cán bộ,
công chức phải có chương trình kế hoạch tiếp dân cụ thể và công khai (có thể tiếp dân theo
tuần, theo ngày). Đồng thời, phải có trách nhiệm trả lời cho dân về những vấn đề nhân dân
đặt ra. Nếu vấn đề đã nêu ra thuộc thẩm quyền giải quyết của người tiếp dân thì phải trả lời
ngay với dân. Còn những vấn đề không thuộc thẩm quyền của người tiếp dân thì phải báo
cáo kịp thời cho các cơ quan có thẩm quyền liên quan giải quyết trong thời gian ngắn nhất.
Cùng với chế độ tiếp dân, cán bộ, công chức nhà nước luôn phải trau dồi kiến thức,
tâm lý giao tiếp. Trong giao tiếp, cán bộ, công chức phải hòa nhã, không được cửa quyền,
hách dịch với dân.
d.Chế độ làm việc với cơ sớ
Một đặc điểm trong hoạt động công vụ của cán bộ, công chức là ngày làm 8 giờ, gắn
với công sở. Nếu trong quỹ thời gian làm việc không xây dựng chế độ làm việc cụ thể với
cơ sở thì dễ dẫn đến bệnh quan liêu giấy tờ, không hiểu hoặc hiểu rất hạn chế thực tiễn.


Trang 3

Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng

Điều đó, dẫn đến việc đưa ra những quyết sách không đúng, không phù hợp hoặc xa
thực tiễn. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ mà mỗi cán bộ, công chức cần xây dựng cho mình
một chế độ làm việc với cơ sở cho phù hợp (chế độ này có thể là theo ngày, theo tuần, theo
tháng).
Khi đi thực tế, làm việc với cơ sở, cán bộ, công chức phải có tác phong đi sâu, đi sát
để nắm bắt được thông tin cụ thể, phải lắng nghe hết ý kiến của quần chúng và cấp dưới,
giải quyết kịp thời các yêu cầu chính đáng của cơ sở trong phạm vi thẩm quyền. Tránh họp
nhiều mà nghị ít, kết quả không rõ ràng, chiếm mất nhiều thời gian, ảnh hưởng đến chế độ
làm việc với cơ sở.
1.2.2. Kỹ năng công vụ hành chính của thủ trưởng cơ quan, đơn vị
a. Thu thập và xử lý thông tin quản lý
Hoạt động công vụ của thủ trưởng cơ quan, đơn vị luôn gắn với các thông tin. Các
quyết định của thủ trưởng đúng hay sai, phù hợp hay không phù hợp phụ thuộc không nhỏ
vào các thông tin được cung cấp. Nếu thông tin bị sai lệch thực tế và không chính xác sẽ
dẫn đến việc ra quyết định của thủ trưởng thiếu cơ sở thực tiễn, hiệu quả của quyết định đưa
ra sẽ thấp, thậm chí là có tác dụng ngược lại. Vì vậy, thông tin được coi là tiền đề quan
trọng không thể thiếu để thủ trưởng ra quyết định quản lý.
-Yêu cầu của thu thập thông tin và xử lý thông tin: việc thu thập, cung cấp, xử lý
thông tin phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+Phải có tính tổng hợp cao;
+Phải mang tính liên tục, không ngắt quãng;
+Phải bảo đảm độ tin cậy và chính xác cao;
+Phải bảo đảm tính kịp thời.
-Quy trình thu thập, xử lý thông tin:
+Xác định nhu cầu tin để xây dựng và tổ chức hệ thống thông tin cần thiết cho công
vụ của mình.
+Các nguồn thông tin thu thập qua nhiều kênh và hình thức khác nhau.
-Các kênh thu thập thông tin gồm: từ các cơ quan của Đảng, Nhà nước, các tổ chức

chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế, nhân dân và dư luận xã hội
-Hình thức thu thập thông tin: thông qua chế độ báo cáo; qua các văn bản của Đảng,
của các tổ chức chính trị, đoàn thể, văn bản quản lý nhà nước; qua hội nghị, giao ban, qua
khảo sát thực tiễn; qua số liệu thống kê và các phương tiện thông tin đại chúng
-Xử lý thông tin qua kiểm tra, phân tích, đánh giá, phán đoán, dự đoán để tìm ra giải
pháp tối ưu.
-Cung cấp và lưu trữ thông tin.
Thông tin nếu không được cung cấp cho các đối tượng cần thiết sử dụng và khai thác
phục vụ cho công việc của họ cũng như vào công việc chung của cơ quan, đơn vị thì chỉ là
thông tin “chết” trên giấy tờ. Vì vậy, việc cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ cho đối tượng
sử dụng là một khâu quan trọng, làm cho thông tin được sử dụng trong thực tiễn. Những
thông tin quan trọng và cần thiết cho nghiên cứu, có giá trị cho hoạt động công vụ cần được
lưu trữ.
Quy trình thu thập và xử lý thông tin là một chu trình khép kín, liên hoàn, bao gồm
những bước trên. Quy trình đó càng ngắn bao nhiều thì hiệu quả của công tác thông tin càng
cao bấy nhiêu.
Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, công nghệ, các thủ trưởng cần
phải biết sử dụng những thành tựu khoa học này để thu thập, xử lý thông tin và thực hiện có
hiệu quả chức năng, nhiệm vụ của mình trong hoạt động công vụ.
b. Ra quyết định quản lý và tổ chức thực hiện quyết định
Việc ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định theo quy trình sau:


Trang 4
Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
-Phân loại quyết định:
+Quyết định về tổ chức: thành lập phòng, ban mới, bổ nhiệm cán bộ thuộc thẩm
quyền.
+Quyết định ban hành quy chế.
+Quyết định về một vấn đề nào đó.

-Xác định các bộ phận cấu thành một quyết định.
+Phần mở đầu: nêu rõ các căn cứ cho quyết định: căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn,
theo đề nghị của thủ trưởng cơ quan, ngành hữu quan Mỗi căn cứ được trình bày thành
một hàng riêng.
+Nội dung quyết định: trình bày thành điều khoản, theo trình tự nhất định, nếu nhiều
nội dung thì có thể trình bày thành chương, mục Nội dung trình bày phải rõ ràng, không
được nhiều nghĩa.
-Phần biện pháp thực hiện.
Phần này nêu các biện pháp tổ chức thực hiện, phân công trách nhiệm thi hành quyết
định.
c. Tổ chức lao động khoa học công vụ hành chính của thủ trưởng cơ quan, đơn vị
-Xây dựng kế hoạch và phân bố quỹ thời gian.
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cần phải xây dựng một chương trình, kế hoạch làm việc
khoa học và cụ thể. Chương trình, kế hoạch này phải bảo đảm được các yêu cầu: vừa giải
quyết được công việc của cơ quan, vừa chú ý đến công việc chung; vừa đi sâu vào công tác
trọng tâm, trọng điểm, vừa thực hiện công việc trước mắt và quan tâm đến công việc lâu dài.
Căn cứ vào chương trình, kế hoạch của cơ quan, thủ trưởng xây dựng chương trình,
kế hoạch làm việc cho mình. Chương trình kế hoạch này bao gồm: chương trình kế hoạch
làm việc năm, sáu tháng và hàng tháng; chương trình kế hoạch làm việc truong tuần.
-Phân bố quỹ thời gian.
Quỹ thời gian của một thủ trưởng cơ quan, đơn vị thường được phân bố theo từng nội
dung công việc. Những nội dung này gồm: hội họp, giao ban; đi cơ sở; tiếp khách, giao tiếp;
mạn đàm, điện thoại; nghiên cứu văn bản; công tác tổ chức, cán bộ; học tập, giải trí và một
lượng thời gian dự trữ nhất định để giải quyết những việc đột xuất. Ngoài thời gian ở công
sở, thủ trưởng cần dành thời gian nhất định cho việc giải trí văn nghệ, nghỉ ngơi, thể dục,
thể thao, lao động chân tay khác.
Tùy chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, thủ trưởng cơ quan có thể phân bố lượng
thời gian thích hợp cho mỗi nội dung công việc nêu trên.
-Tổ chức lao động khoa học trong công tác văn bản.
Công tác văn bản của cán bộ, công chức cơ sở có những chuyên đề nghiên cứu riêng.

Việc tổ chức lao động công tác văn bản của thủ trưởng ngoài những nội dung, yêu cầu
chung của công tác này, đối với cán bộ, công chức nói chung, thủ trưởng cơ quan cần chú ý
một số vấn đề sau:
+Dự thảo các văn bản, dự án phải tuân thủ theo một quy trình công nghệ nhất định,
theo phương pháp khoa học.
+Duyệt, ký văn bản là công vụ quan trọng của thủ trưởng. Cần tuân thủ đầy đủ các
bước, xem xét, cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đặt bút ký văn bản.
+Giám sát và kiểm tra việc ban hành văn bản của cấp dưới để tránh tình trạng sai
thẩm quyền, không phù hợp với cơ chế quản lý mới, vi phạm lợi ích chính đáng của công
dân. Cần kiên quyết sửa đổi những văn bản bất hợp lý và bãi bỏ những văn bản bất hợp
pháp.
+Cần sử dụng thành tựu khoa học - công nghệ mới vào công tác soạn thảo, quản lý,
sử dụng và lưu trữ văn bản của mình.
-Hội họp, phát biểu, giao tiếp.


Trang 5

Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng

+Hội họp: những cuộc họp cần thiết cần đưa vào chương trình, kế hoạch làm việc
chính của tuần, tháng Nội dung của những cuộc họp này cần phải được chuẩn bị trước và
công khai cho các đối tượng dự họp.
Trong hội họp, ngoài những nội dung được xác định và chuẩn bị trước khi tiến hành
cuộc họp thì nghệ thuật điều hành, khả năng diễn đạt và phong cách của thủ trưởng có một
ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng và hiệu quả của phiên họp.
Trong phát biểu, phối hợp cần phải thực hiện tốt các bước: xác định rõ chủ đề, mục
đích của cuộc họp; nội dung gọn, rõ ràng; bảo đảm phương pháp sư phạm trong phát biểu và
trình bày ý kiến.
Chủ tịch Hồ Chí Minh đã dạy: “

N
N
ó
ó
i
i


c
c
h
h
o
o


g
g
ọ
ọ
n
n


g
g
à
à
n
n

g
g
,
,


c
c
ó
ó


đ
đ
ầ
ầ
u
u
,
,


c
c
ó
ó


đ
đ

u
u
ô
ô
i
i
,
,


c
c
ó
ó


n
n
ộ
ộ
i
i


d
d
u
u
n
n

g
g
.
.


N
N
ó
ó
i
i


l
l
u
u
n
n
g
g


t
t
u
u
n
n

g
g


n
n
h
h
ư
ư


n
n
h
h
i
i
ề
ề
u
u


c
c
á
á
n
n

b
b
ộ
ộ


n
n
ó
ó
i
i


r
r
ồ
ồ
i
i


t
t
h
h
ì
ì

k
k
h
h
ô
ô
n
n
g
g


b
b
i
i
ế
ế
t
t


n
n
ó
ó
i
i

c
c
á
á
i
i


g
g
ì
ì
,
,


n
n
h
h
ư
ư


v
v
ậ
ậ

y
y


l
l
à
à


t
t
h
h
i
i
ế
ế
u
u


c
c
h
h
u
u
ẩ
ẩ

n
n


b
b
ị
ị


t
t
r
r
ư
ư
ớ
ớ
c
c
.
.


N
N
ó
ó
i
i

d
d
ù
ù


í
í
t
t


n
n
h
h
ư
ư
n
n
g
g


n
n
ó
ó

i
i


c
c
h
h
o
o


t
t
h
h
ấ
ấ
m
m


t
t
h
h
í
í
a
a

,
,


c
c
h
h
ắ
ắ
c
c


c
c
h
h
ắ
ắ
n
n


t
t
h
h
ì
ì

q
q
u
u
ầ
ầ
n
n


c
c
h
h
ú
ú
n
n
g
g


v
v
ẫ
ẫ
n
n

t
t
h
h
í
í
c
c
h
h


h
h
ơ
ơ
n
n


n
n
ó
ó
i
i

d
d
à
à
i
i
,
,


n
n
ó
ó
i
i


d
d
a
a
i
i”.
+Giao tiếp là một trong những nội dung bắt buộc trong công vụ của thủ trưởng. Công
vụ giao tiếp tốt sẽ giúp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị nắm được nhiều nguồn tin bổ ích cho
quản lý và đáp ứng kịp thời nguyện vọng của nhân dân. Để giao tiếp có hiệu quả, thủ trưởng
cơ quan, đơn vị cần phải hiểu biết kiến thức về tâm lý quản lý. Không được hách dịch, cửa
quyền trong khi giao tiếp. Phải có thái độ cầu thị, lắng nghe nghiêm túc các ý kiến của đối
tượng giao tiếp. Tránh thô bạo, cục cằn, công thần trong khi giao tiếp.

d.Kiện toàn tổ chức, bộ máy và sử dụng người dưới quyền của thủ trưởng cơ quan, đơn vị
-Thủ trưởng là người đứng đầu cơ quan, đơn vị. Vì vậy, vấn đề tổ chức bộ máy luôn
là mối quan tâm hàng đầu của thủ trưởng. Trong quá trình kiện toàn tổ chức, bộ máy cơ
quan, đơn vị cần quán triệt các nguyên tắc: cấp ủy Đảng lãnh đạo, khách quan, khoa học,
công khai, dân chủ và pháp chế. Đối với thủ trưởng, phải có kiến thức khoa học tổ chức,
nắm vững được các quan điểm và nguyên tắc trong tổ chức, bộ máy nhà nước. Khi kiện toàn
tổ chức, bộ máy cần:
+Xác định rõ mục tiêu.
+Xây dựng cơ cấu và cơ chế hoạt động.
+Tuyển chọn và sử dụng con người.
+Những điều kiện bảo đảm cho tổ chức và hoạt động của bộ máy.
-Sử dụng người dưới quyền của thủ trưởng.
Chủ tịch Hồ Chí Minh đã dạy: “
D
D
ù
ù
n
n
g
g


n
n
g
g
ư
ư
ờ

ờ
i
i


n
n
h
h
ư
ư


d
d
ù
ù
n
n
g
g


g
g
ỗ
ỗ
,
,

n
n
g
g
ư
ư
ờ
ờ
i
i


t
t
h
h
ợ
ợ


k
k
h
h
é
é
o
o

t
t
h
h
ì
ì


g
g
ỗ
ỗ


t
t
o
o
,
,


n
n
h
h
ỏ
ỏ
,

,


t
t
h
h
ẳ
ẳ
n
n
g
g
,
,


c
c
o
o
n
n
g
g


đ
đ
ề

ề
u
u


t
t
ù
ù
y
y


c
c
h
h
ỗ
ỗ


m
m
à
à


d
d
ù

ù
n
n
g
g


đ
đ
ư
ư
ợ
ợ
c
c”. Như vậy, để dùng người dưới quyền có hiệu
quả thủ trưởng cần phải:
+Hiểu rõ những con người cụ thể về nguồn gốc, hoàn cảnh gia đình, năng khiếu, sở
trường của từng người. Đồng thời cần nắm được những biến đổi thường xuyên về tâm, sinh
lý, tư duy, những mối quan hệ xã hội tác động đến những người dưới quyền.
+Thủ trưởng sử dụng người con phải thấy rõ tính phức tạp, đa dạng, đan xen nhau
giữa con người với con người trong tổ chức, cơ quan, đơn vị. Đồng thời, phải có những kiến
thức về tâm lý quản lý, tâm lý cá nhân, tâm lý tập thể, tâm lý xã hội để từ đó có kế hoạch
sử dụng, quy hoạnh đào tạo, bồi dưỡng cán bộ dưới quyền một cách có hiệu quả.
+Khi sử dụng và đào tạo người dưới quyền, thủ trưởng cũng cần quán triệt một số
nguyên tắc: dân chủ, công khai, xuất phát từ công việc mà sử dụng, đào tạo cán bộ, công
chức, nguyên tắc ưu tiên
1.2.3.Nghiệp vụ về tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị
a.Lập bảng phân công công tác giữa cán bộ, công chức
Dựa trên danh mục các loại công việc phải làm và số lượng, chất lượng, khả năng của
cán bộ, công chức thực có của từng cơ quan, đơn vị mà lập bảng phân công công tác cho

phù hợp.


Trang 6
Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
Mục đích của việc lập bảng phân công công tác là giúp cho mỗi thành viên trong đơn
vị hiểu rõ công việc mình làm, đồng thời giúp cho thủ trưởng kiểm tra, giám sát được mọi
công việc của các thành viên.
Thông thường, các cơ quan hiện nay tồn tại ba cách phân công:
-Mỗi công chức được phân công thực hiện một công việc riêng của mình, được sử
dụng tài liệu, văn bản và các phương tiện thực thi công vụ riêng.
-Một số cán bộ, công chức của cơ quan thực hiện cùng loại công việc liên quan đến
cùng một lĩnh vực.
-Một số cán bộ, công chức cùng sử dụng một hồ sơ tổng hợp nhưng mỗi người chỉ
làm một bộ phận nhất định hay một nghiệp vụ nhất định.
b.Lập bảng định mức lao động và phân loại hao phí thời gian làm việc của cán bộ, công
chức
-Để lập bảng định mức lao động đúng cần dựa vào chức năng, nhiệm vụ của từng loại
đối tượng lao động. Theo cách phân loại cán bộ, công chức hiện hành, có thể phân loại đối
tượng để lập bảng định mức lao động.
+Loại thứ nhất, áp dụng đối với cán bộ, công chức thực hành và phục vụ. Công việc
của loại đối tượng này thường đơn giản, lặp đi lặp lại hàng ngày. Những nhân viên văn thư,
đánh máy, điều khiển máy tính thuộc loại này.
+Loại thứ hai, áp dụng đối với cán bộ, công chức chuyên môn. Sản phẩm của loại đối
tượng này chủ yếu là số lượng, chất lượng văn bản ban hành, các quyết định quản lý mà họ
tham gia.
-Tính toán mức hao phí thời gian làm việc đối với cán bộ, công chức là khâu không
thể thiếu trong tổ chức lao động khoa học của cơ quan. Hao phí thời gian công việc được
tính theo từng loại công việc, từng loại đối tượng cán bộ, công chức.
-Hao phí thời gian làm việc có thể do:

+Mất mát do thiếu sót trong việc tổ chức và phục vụ nơi làm việc.
+Áp dụng, sử dụng không hợp lý các phương tiện kỹ thuật.
+Phân công công tác không rõ ràng, chồng chéo lẫn nhau.
+Bố trí chỗ làm việc thiếu khoa học
c.Sắp xếp chỗ làm việc và điều kiện làm việc
Khoa học đã chứng minh rằng, việc sắp xếp chỗ làm việc, điều kiện làm việc một
cách khoa học và thẩm mỹ sẽ làm cho cán bộ, công chức phấn chấn, tinh thần thoải mái, tạo
hưng phấn cao để thực hiện tốt công việc và đạt năng suất, hiệu quả cao. Ngược lại, sắp xếp
chỗ làm việc không khoa học, điều kiện làm việc thiếu, lạc hậu sẽ gây ra hậu quả mất nhiều
công sức và thời gian di chuyển hướng công việc sẽ phí phạm, tinh thần làm việc căng
thẳng, hạn chế đến chất lượng và hiệu quả công việc. Ngoài ra, nếu cơ quan bố trí nhiều
phòng làm việc riêng cho nhân viên sẽ gây ra lãng phí và tốn kém.
Những điều cần chú ý khi sắp xếp chỗ làm việc và điều kiện làm việc:
-Bố trí, sắp xếp hợp lý các phòng làm việc cho cả cơ quan và từng đơn vị trong cơ
quan.
-Sắp xếp hợp lý cán bộ trong một phòng làm việc.
-Tổ chức hợp lý chỗ làm việc cho từng cán bộ, công chức.
-Đảm bảo điều kiện ánh sáng, không khí, môi trường thuận lợi cho làm việc.
-Bảo đảm máy móc, phương tiện kỹ thuật làm việc cho cán bộ, công chức.
1.2.4.Kỹ năng nghiệp vụ công tác hành chính văn phòng
Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau như đối tượng nghiên cứu văn
phòng được xem xét dưới góc độ là bộ phận tổng hợp - giúp việc thủ trưởng, ban lãnh đạo
thực hiện chức năng, nhiệm vụ và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức trực tiếp thực
hiện các nghiệp vụ hành chính trong cơ quan, đơn vị.


Trang 7

Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng

Theo góc độ này, văn phòng có hai chức năng cơ bản là: chức năng tham mưu tổng
hợp và chức năng hậu cần quản trị. Để thực hiện hai chức năng đó, văn phòng có các nhiệm
vụ sau:
-Xây dựng chương trình công tác và chương trình làm việc.
-Giúp thủ trưởng thu thập thông tin, đôn đốc, theo dõi việc chuẩn bị đề án do thủ
trưởng giao cho cán bộ chuyên môn, dự thảo những văn bản, tổng hợp các công văn giao
dịch của cơ quan.
-Quản lý công tác văn bản.
-Thực hiện các tác nghiệp hành chính của cơ quan (tiếp khách, tiếp dân, lễ nghi ).
-Giữ vị trí là cầu nối giữa cấp trên, cấp dưới với mọi công dân và công tác đối ngoại.
-Bảo đảm công tác hậu cần, kinh phí cho các mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị,
quản lý tài sản, vật tư chặt chẽ theo đúng chế độ, chính sách của Nhà nước.
-Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng,
từng bước hiện đại hóa công tác hành chính, văn phòng.
Thực hiện các nhiệm vụ trên đây, công tác hành chính văn phòng có những kỹ năng
tác nghiệp trên các lĩnh vực cụ thể:
-Công tác thông tin;
-Công tác tổng hợp;
-Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ.
1.3. PHƯƠNG HƯỚNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Mục tiêu chung của chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 10
năm được Chính phủ xác định là: “
X
X
â
â
y
y

d
d
ự
ự
n
n
g
g


m
m
ộ
ộ
t
t


n
n
ề
ề
n
n


h
h
à
à

n
n
h
h


c
c
h
h
í
í
n
n
h
h


d
d
â
â
n
n


c
c
h
h

ủ
ủ
,
,


t
t
r
r
o
o
n
n
g
g


s
s
ạ
ạ
c
c
h
h
,
,

v
v
ữ
ữ
n
n
g
g


m
m
ạ
ạ
n
n
h
h
,
,


c
c
h
h
u
u
y
y

ê
ê
n
n


n
n
g
g
h
h
i
i
ệ
ệ
p
p
,
,


h
h
i
i
ệ
ệ
n
n

đ
đ
ạ
ạ
i
i


h
h
ó
ó
a
a
,
,


h
h
o
o
ạ
ạ
t
t

đ
đ
ộ
ộ
n
n
g
g


h
h
i
i
ệ
ệ
u
u


l
l
ự
ự
c
c
,
,

h
h
i
i
ệ
ệ
u
u


q
q
u
u
ả
ả


t
t
h
h
e
e
o
o


n
n

g
g
u
u
y
y
ê
ê
n
n


t
t
ắ
ắ
c
c


c
c
ủ
ủ
a
a


n
n

h
h
à
à


n
n
ư
ư
ớ
ớ
c
c


p
p
h
h
á
á
p
p


q
q
u
u

y
y
ề
ề
n
n


x
x
ã
ã


h
h
ộ
ộ
i
i


c
c
h
h
ủ
ủ

n
n
g
g
h
h
ĩ
ĩ
a
a


d
d
ư
ư
ớ
ớ
i
i


s
s
ự
ự


l
l

ã
ã
n
n
h
h


đ
đ
ạ
ạ
o
o


c
c
ủ
ủ
a
a


Đ
Đ
ả
ả
n
n

g
g
;
;


X
X
â
â
y
y


d
d
ự
ự
n
n
g
g


đ
đ
ộ
ộ
i
i

n
n
g
g
ũ
ũ


c
c
á
á
n
n


b
b
ộ
ộ
,
,


c
c
ô
ô

n
n
g
g


c
c
h
h
ứ
ứ
c
c


c
c
ó
ó


p
p
h
h
ẩ
ẩ
m
m

c
c
h
h
ấ
ấ
t
t
,
,


n
n
ă
ă
n
n
g
g


l
l
ự
ự
c
c

đ
đ
á
á
p
p


ứ
ứ
n
n
g
g


y
y
ê
ê
u
u


c
c
ầ
ầ

u
u


c
c
ủ
ủ
a
a


c
c
ô
ô
n
n
g
g


c
c
u
u
ộ
ộ
c
c

x
x
â
â
y
y


d
d
ự
ự
n
n
g
g
,
,


p
p
h
h
á
á
t
t

t
t
r
r
i
i
ể
ể
n
n


đ
đ
ấ
ấ
t
t
n
n
ư
ư
ớ
ớ
c
c”.
Như vậy, hiện đại hóa nền hành chính là nội dung mới trong chương trình tổng thể
cải cách hành chính, bao gồm nhiều nhiệm vụ phải thực hiện. Cùng với việc đổi mới cách

làm việc, phương thức điều hành của hệ thống hành chính, hiện đại hóa công sở và điều
kiện làm việc cho các cơ quan hành chính, việc ứng dụng các thành tựu của công nghệ
thông tin trong hoạt động của hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước là một yêu cầu bức
xúc.
Trong quá trình hiện đại hóa nền hành chính, việc nâng cao trình độ quản lý, kỹ năng
hành chính của cán bộ, công chức và từng bước hiện đại hóa hành chính, văn phòng là
những khâu không thể thiếu.
Để từng bước hiện đại hóa công tác hành chính, văn phòng trong thời gian tới, cần
tập trung vào những hướng chủ yếu:
-Hiện đại hóa công sở và nơi làm việc cho cán bộ, công chức nói chung và công chức
văn phòng nói riêng
-Từng bước tin học hóa, tự động hóa, viễn thông hóa công tác hành chính, văn
phòng. Bảo đảm các trang thiết bị cần thiết và hiện đại phục vụ cho hoạt động tác nghiệp cụ
thể: văn thư, chuyển nhận thông tin, quản lý
-Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có trình độ quản lý, chuyên môn và nghiệp vụ,
kỹ năng hành chính cao







Trang 8
Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
CHƯƠNG 2
VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN
2.1.KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
2.1.1.Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
Văn bản là một phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay một loại

ký hiệu nhất định. Nó vừa là sản phẩm, vừa là phương tiện không thể thiếu trong hoạt động
quản lý nhà nước của bất cứ một cơ quan nào.
Văn bản quản lý nhà nước là loại văn bản không chỉ phản ánh thông tin quản lý mà
còn thể hiện ý chí, mệnh lệnh của chủ thể quản lý đối với đối tượng quản lý, nhằm hiện thực
hóa các quy định của Nhà nước, tạo ra các quan hệ pháp lý cụ thể trong hoạt động của cơ
quan quản lý nhà nước.
Như vậy, văn bản quản lý nhà nước là loại văn bản do cơ quan quản lý nhà nước có
thẩm quyền ban hành theo những thể thức, thủ tục và thẩm quyền do luật định, thể hiện ý
chí, mệnh lệnh của các cơ quan nhà nước đối với đối tượng quản lý, nhằm hiện thực hóa các
quy định của pháp luật và tạo ra các quan hệ pháp lý cụ thể trong hoạt động quản lý nhà
nước.
2.1.2.Vai trò của văn bản quản lý nhà nước
-Văn bản quản lý là phương tiện đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ
quan nhà nước. Hoạt động quản lý gắn liền với thông tin và thông tin được coi như hệ thần
kinh của hệ thống quản lý. Bất cứ một quyết định quản lý nào cũng chứa đựng thông tin và
sản phẩm của quyết định quản lý cũng là thông tin. Trong số các nguồn thông tin thì thông
tin bằng văn bản có vị trí đặc biệt quan trọng.
-Văn bản quản lý là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý của chủ thể đến
đối tượng quản lý. Các quyết định quản lý phải được truyền đạt một cách nhanh chóng,
chính xác, đúng đối tượng. Với sự phát triển của khoa học - công nghệ hiện nay, có rất
nhiều phương tiện để truyền đạt quyết định quản lý đến đối tượng quản lý (rađiô, vô tuyến
truyền hình, điện tín ), tuy nhiên, văn bản quản lý vẫn là phương tiện chính thống và đảm
bảo độ tin cậy nhất.
-Văn bản quản lý là cơ sở cho công tác kiểm tra, thanh tra, giám sát hoạt động của
chủ thể quản lý đối với đối tượng quản lý. Kiểm tra là khâu tất yếu, đảm bảo cho bộ máy
quản lý hoạt động có hiệu quả. Quy trình quản lý bao gồm: ban hành quyết định quản lý, tổ
chức thực hiện, kiểm tra để uốn nắn lệch lạc và bổ sung khi cần thiết. Cơ sở để so sánh,
đánh giá giữa hoạt động thực tế và mục tiêu đặt ra ban đầu phải bắt nguồn từ những nội
dung, những chỉ tiêu đã được đề ra và được thể chế hóa bằng văn bản.
2.2.CÁC LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

Văn bản quản lý nhà nước bao gồm ba loại: văn bản pháp quy, văn bản hành chính và
văn bản chuyên môn, kỹ thuật.
2.2.1.Văn bản pháp quy
a.Khái niệm văn bản pháp quy
Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật ở nước ta hiện nay rất đa dạng, bao gồm:
-Văn bản do Quốc hội ban hành: Hiến pháp, luật, nghị quyết.
-Văn bản do Ủy ban Thường vụ Quốc hội ban hành: pháp lệnh, nghị quyết.
-Văn bản do Chủ tịch nước ban hành: lệnh, quyết định của Chủ tịch nước.
-Văn bản do Chính phủ ban hành: nghị quyết, nghị định của Chính phủ.
-Văn bản do Thủ tướng Chính phủ ban hành: quyết định, chỉ thị của Thủ tướng.
-Văn bản do Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ ban hành: quyết định, chỉ thị,
thông tư.
-Nghị quyết của Hội đồng thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao; quyết định, chỉ thị,
thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối
cao.


Trang 9

Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng

-Nghị quyết liên tịch do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc cơ quan nhà nước
có thẩm quyền cùng với cơ quan Trung ương của đoàn thể, tổ chức chính trị - xã hội cùng
ban hành, nhằm quyết định thực hiện một văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên.
-Thông tư liên tịch: văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền phối hợp với
nhau hoặc phối hợp với cơ quan Trung ương của các tổ chức chính trị - xã hội có chức năng
tham gia quản lý nhà nước ban hành.
- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp.
- Quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân các cấp.
Trong hệ thống các văn bản nêu trên, các văn bản do các cơ quan hành chính nhà

nước ở Trung ương (Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan
ngang bộ) ban hành và văn bản do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các cấp ban hành
được gọi là văn bản pháp quy.
Vậy, văn bản pháp quy là văn bản chứa đựng các quy tắc xử sự chung do các cơ quan
hành chính nhà nước ở Trung ương và Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các cấp ban
hành nhằm cụ thể hóa và thực hiện văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Ủy ban
Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước và văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên.
b.Hình thức và chức năng của các loại văn bản pháp quy
Tên gọi của văn bản là hình thức văn bản (nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị,
thông tư). Mỗi hình thức văn bản có chức năng khác nhau (tùy thuộc vào chức năng, thẩm
quyền của cơ quan ban hành).
- Các văn bản pháp quy của Chính phủ
+Nghị quyết: ban hành các chủ trương, chính sách lớn, các chính sách cụ thể; thông
qua dự án kế hoạch ngân sách nhà nước trước khi trình Quốc hội; phê duyệt điều ước quốc
tế nhân danh Chính phủ; và những công tác quan trọng khác thuộc thẩm quyền của Chính
phủ, do tập thể Chính phủ quyết định; đánh giá kết quả thực hiện pháp luật, kế hoạch nhà
nước, ngân sách nhà nước và các chủ trương, chính sách của Chính phủ.
+Nghị định: quy định cụ thể việc thi hành luật của Quốc hội, pháp lệnh của Ủy ban
Thường vụ Quốc hội; ban hành các chế độ, thể lệ cụ thể thi hành các quy định của Hiến
pháp và của luật, pháp lệnh về quản lý mọi mặt của đời sống xã hội, về quyền lợi và nghĩa
vụ của công dân; quyết định việc thành lập, sát nhập, giải thể cơ quan thuộc Chính phủ; quy
định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của các cơ quan nhà nước; các quy định về chế
độ quản lý hành chính nhà nước.
-Văn bản pháp quy của Thủ tướng Chính phủ
+Quyết định: dùng để quy định các chính sách cụ thể, các chế độ bổ nhiệm, miễn
nhiệm, khen thưởng, kỷ luật công chức; phê chuẩn các kế hoạch, các phương án kinh tế - kỹ
thuật, các phương án kinh tế xã hội; phê chuẩn hoặc bãi bỏ các văn bản sai trái của cơ quan
cấp dưới.
+Chỉ thị: dùng để truyền đạt những chủ trương, chính sách, biện pháp quản lý; chỉ
đạo về tổ chức và hoạt động đối với các ngành, các cấp.

-Văn bản pháp quy của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ
+Quyết định: dùng để ban hành các biện pháp, thể lệ cụ thể để thực hiện luật pháp
nhà nước và các chủ trương, chính sách của Chính phủ về quản lý ngành, lĩnh vực trong cả
nước; các tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm và các định mức kinh tế - kỹ thuật thuộc ngành;
thành lập, giải thể, quy định nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của các cơ quan, đơn
vị thuộc thẩm quyền của bộ, cơ quan ngang bộ; quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều
động, cho nghỉ hưu, khen thưởng, kỷ luật cán bộ thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng, thủ
trưởng cơ quan ngang bộ; quyết định những vấn đề khác thuộc thẩm quyền được pháp luật
quy định hoặc được ủy quyền của Chính phủ.


Trang 10
Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
+Thông tư: dùng để hướng dẫn, giải thích các nghị quyết, nghị định của Chính phủ,
quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ hoặc hướng dẫn thực hiện những quy định về
quản lý thuộc ngành, lĩnh vực do bộ, cơ quan ngang bộ phụ trách.
Trong trường hợp các bộ, cơ quan ngang bộ cùng phối hợp với nhau hoặc phối hợp
với một cơ quan Trung ương của đoàn thể nhân dân để quy định chi tiết hoặc hướng dẫn
thực hiện các quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thì gọi là thông tư liên tịch.
+Chỉ thị: dùng để đề ra chủ trương, biện pháp và chỉ đạo các cơ quan, đơn vị thuộc
quyền thực hiện quyết định, chủ trương, luật pháp thuộc lĩnh vực công tác của ngành; giao
nhiệm vụ cho các đơn vị thuộc trách nhiệm quản lý của bộ, cơ quan ngang bộ; giải quyết
các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của bộ, cơ quan ngang bộ đã được luật pháp quy định.
-Văn bản pháp quy của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp
+Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp: dùng để ban hành các biện pháp đảm
bảo thi hành nghiêm chỉnh Hiến pháp và pháp luật của Nhà nước ở địa phương; chuẩn y kế
hoạch phát triển kinh tế - xã hội và ngân sách, chuẩn y kế hoạch quốc phòng, an ninh ở địa
phương, chuẩn y các biện pháp ổn định và nâng cao đời sống của nhân dân địa phương.
+Ủy ban nhân dân các cấp ban hành:
*Quyết định: dùng để ban hành các chủ trương, biện pháp, các chế độ, thể lệ thuộc

thẩm quyền quản lý của địa phương, nhằm thực hiện các chủ trương, chính sách của Trung
ương và các nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp; thành lập, sửa đổi, bãi bỏ các cơ
quan, đơn vị trực thuộc; bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật công chức; phê chuẩn các kế hoạch
sản xuất kinh doanh, các luận chứng kinh tế - kỹ thuật hoặc các quyết định của các cơ quan
cấp dưới.
*Chỉ thị: dùng để truyền đạt, hướng dẫn, chỉ đạo các chủ trương, chính sách của cấp
trên, các nghị quyết của Hội đồng nhân dân và quyết định của Ủy ban nhân dân, giao nhiệm
vụ, đôn đốc các cơ quan cấp dưới thực hiện các nhiệm vụ.
Căn cứ vào chức năng của văn bản pháp quy trong quản lý nhà nước, người ta còn
chia ra hai loại văn bản:
-Văn bản quy phạm pháp luật: là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban
hành, chứa đựng các quy tắc xử sự chung áp dụng cho mọi đối tượng và được lặp đi lặp lại
nhiều lần, áp dụng trên quy mô toàn quốc hoặc từng địa phương.
-Văn bản cá biệt (văn bản áp dụng pháp luật) chỉ chứa đựng các quy tắc xử sự riêng
do cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của mình để giải quyết những vụ việc cụ thể, đối với những đối tượng cụ thể (ví dụ:
quyết định lên lương, khen thưởng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật v.v ).
2.2.2.Văn bản hành chính
a.Khái niệm
Văn bản hành chính được sử dụng thường xuyên trong các cơ quan nhà nước, các tổ
chức xã hội và các doanh nghiệp nhằm chuyển giao các thông tin từ tổ chức này sang tổ
chức khác, đề ra các yêu cầu, phục vụ các quan hệ giao dịch, trao đổi công tác; phối hợp với
nhau cùng giải quyết một vấn đề cụ thể.
Văn bản hành chính vừa có ý nghĩa pháp lý, vừa có ý nghĩa thực tiễn trong quản lý
nhà nước, quản lý kinh tế - xã hội.
b.Hình thức
-Công văn hành chính: là hình thức văn bản hành chính được sử dụng phổ biến nhằm
thông tin về quy định của Nhà nước trong các hoạt động giao dịch, trao đổi công tác với các
cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp bên ngoài, cấp trên và cấp dưới trực thuộc; nhằm đề nghị
giải thích, phúc đáp, yêu cầu v.v. tới các chủ thể cần giao dịch, quan hệ, bao gồm một số

loại hình sau:


Trang 11

Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng

+Công văn hướng dẫn: là loại công văn giải thích, hướng dẫn phương hướng, thủ tục,
cách thức cho đối tượng có quan hệ biết cách thực hiện hoặc sử dụng một quyền nào đó
nhằm đáp ứng yêu cầu của đối tượng giao dịch.
+Công văn phúc đáp: là loại công văn giải thích hoặc trả lời các yêu cầu hoặc thắc
mắc, khiếu nại của các chủ thể có quan hệ hoặc có quyền lợi liên quan tới chức năng, nhiệm
vụ của tổ chức ban hành công văn.
+Công văn đôn đốc: là loại công văn nhắc nhở trách nhiệm, chấn chỉnh hoạt động
của cấp dưới hoặc các chủ thể khác có trách nhiệm thi hành một nghĩa vụ pháp lý nào đó.
+Công văn giao dịch: là loại công văn thông tin cho các tổ chức bên ngoài hoặc
ngang cấp biết về những yêu cầu và điều kiện, giải thích các lý do không thực hiện đúng các
thỏa thuận đã giao kết trước đó.
Ngoài ra, còn có các hình thức công văn hành chính khác như: công văn chiêu sinh,
triệu tập hội nghị, mời dự sinh hoạt v.v
-Tờ trình: là loại văn bản chủ yếu để đề xuất với cơ quan quản lý cấp trên phê chuẩn
về một chủ trương hoạt động, một phương án công tác, một công trình xây dựng, một chính
sách, chế độ v.v. và chỉ khi có sự phê chuẩn của cấp trên thì cơ quan trình báo mới được tiến
hành triển khai các nội dung đã trình.
-Báo cáo: là loại văn bản hành chính có tính chất tổng hợp các thông tin trong phạm
vi hoạt động tác nghiệp hoặc các mối quan hệ của chủ thể để báo cáo với cấp trên hoặc
thông tin cho các chủ thể khác theo các chủ đề, các yêu cầu định trước nhằm phục vụ các
yêu cầu tổng kết, rút kinh nghiệm, cá nhân điển hình, công nhận hoặc làm căn cứ để ban
hành một văn bản pháp quy cần thiết. Báo cáo thường có bốn loại: báo cáo sơ kết, tổng kết
định kỳ; báo cáo bất thường; báo cáo chuyên đề; báo các trước hội nghị, đại hội.

-Thông báo: là loại văn bản dùng để thông tin về những nội dung và kết quả hoạt
động của các cơ quan tổ chức hoặc truyền đạt kịp thời các văn bản pháp quy quan trọng của
các cơ quan có thẩm quyền tới các đối tượng có liên quan.
-Thông cáo: là loại văn bản dùng để công bố một sự kiện quan trọng về đối nội, đối
ngoại của Quốc hội hoặc Chính phủ, đôi khi còn được dùng để công bố một quyết định, chỉ
thị quan trọng có tính mệnh lệnh.
-Biên bản: là loại văn bản ghi chép lại đầy đủ toàn bộ thông tin về các sự kiện thực tế
đang xảy ra trong các hoạt động quản lý, giao dịch, hợp đồng v.v. và các hoạt động khác có
tính pháp lý. Biên bản thường có bốn loại: biên bản bàn giao, tiếp nhận công tác; biên bản
ghi chép các sự việc đã xảy ra để làm căn cứ cho những quyết định xử lý thích hợp; biên
bản hội nghị; biên bản hợp đồng.
Ngoài ra, trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước còn sử dụng một số văn bản
hành chính thông dụng khác như điện báo (bao gồm điện mật và công điện), giấy giới thiệu,
giấy đi đường, giấy nghỉ phép, phiếu gửi v.v
2.2.3.Văn bản chuyên môn, kỹ thuật
Đây là các văn bản phản ánh nét đặc thù về chuyên môn, kỹ thuật của các chuyên
ngành. Các văn bản loại này giống các văn bản khác về thể thức, quy trình soạn thảo, ban
hành, nhưng nội dung của chúng tập trung phản ánh đậm nét về các hoạt động liên quan đến
ngành, lĩnh vực cụ thể.
-Văn bản chuyên môn là loại hình văn bản mang tính đặc thù chuyên môn cao. Ví dụ,
văn bản quản lý về ngành tài chính, ngân hàng có nét đặc thù là những con số, những khoản
mục tài chính; văn bản quản lý của ngành tòa án thì nội dung chủ yếu phản ánh các hoạt
động xét xử các vụ án Các ngành sau đây thường có nhiều văn bản chuyên môn: thống kê,
kế hoạch; tài chính, ngân hàng, kiểm toán ; y tế, văn hóa, giáo dục; tòa án, viện kiểm sát;
ngoại giao, an ninh, quốc phòng v.v


Trang 12
Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
-Văn bản kỹ thuật thường gắn với một chuyên ngành mang tính kỹ thuật cao và nội

dung văn bản thường có khối lượng lớn, được tập hợp lại thành từng bộ, từng tập. Chẳng
hạn luận chứng kinh tế - kỹ thuật của một dự án quy hoạch một khu công nghiệp tập trung
là một tập hợp các thông tin điều tra cơ bản về địa chất, công trình giao thông, dự kiến
nguồn tài chính, giải tỏa mặt bằng v.v Trong thực tế, văn bản kỹ thuật thường được sử
dụng nhiều trong cơ quan thuộc các lĩnh vực: kiến trúc, xây dựng; công nghệ, cơ khí; trắc
địa, bản đồ; thủy văn, khí tượng Về hình thức, các văn bản cần có: đồ án, bản vẽ thiết kế,
bản quy trình công nghệ, quy phạm kỹ thuật; bản luận chứng kinh tế - kỹ thuật v.v
2.3.THỂ THỨC, THỦ TỤC HÀNH CHÍNH ĐỐI VỚI VĂN BẢN QLNN
2.3.1. Thể thức văn bản
Thể thức văn bản quản lý nhà nước là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản.
Chúng đảm bảo cho văn bản vừa có hiệu lực pháp lý, vừa được sử dụng thuận tiện trong
hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước.
Theo quy định tại Nghị định số 142/CP của Hội đồng Chính phủ (nay là Chính phủ)
ngày 28-9-1963 và Thông tư số 33-BT của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ
ngày 10-12-1992, một văn bản đúng thể thức cần đảm bảo đủ các thành phần: quốc hiệu; địa
danh; ngày, tháng, năm ban hành; tên cơ quan, đơn vị ban hành; số, ký hiệu; tên loại và trích
yếu nội dung; nội dung văn bản; chữ ký của người có thẩm quyền; con dấu hợp thức của cơ
quan; địa chỉ nơi nhận văn bản
a. Quốc hiệu và tiêu ngữ
Theo quy định tại Công văn số 1503 - VP ngày 12-8-1976 của Văn phòng Chính phủ,
quốc hiệu mới được ghi thống nhất trên các văn bản của Nhà nước là:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Quốc hiệu được ghi ở góc phải phía trên tờ đầu của văn bản.
b. Tên cơ quan ban hành văn bản
Tên cơ quan được ghi ở góc trái phía trên tờ đầu văn bản và phải viết đúng như trong
quyết định thành lập cơ quan. Nếu cơ quan ban hành là cơ quan chủ quản hay cơ quan đứng
đầu một cấp hành chính nhà nước thì tên cơ quan được ghi độc lập. Nếu cơ quan có thẩm
quyền riêng thì phải viết cả tên cơ quan chủ quản của mình. Tên cơ quan chủ quản viết ở
trên, tên cơ quan trực thuộc viết ở dưới và viết đậm nét hơn. Ví dụ:

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
c. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Phần này được ghi ngay ở đầu văn bản (dưới quốc hiệu) để giúp nơi nhận văn bản
theo dõi thời gian ban hành được thuận lợi. Địa danh cần ghi cụ thể nơi cơ quan đóng trụ sở
và phù hợp với phạm vi hoạt động của cơ quan. Địa danh và ngày tháng giúp cho cơ quan
nhận văn bản biết được cơ quan gửi đóng trụ sở ở đâu, công văn đến nhanh hay chậm. Phần
này được ghi đầy đủ, chính xác sẽ thuận tiện cho việc liên hệ công tác, giải quyết công việc
và lập hồ sơ phục vụ tra tìm tài liệu nhanh chóng.
Nếu văn bản do cấp xã, phường ban hành thì địa danh là tên xã, phường. Ví dụ:
Thanh Lĩnh, ngày
Nếu văn bản do cấp quận, huyện ban hành thì địa đanh là tên quận, huyện theo sự
phân chia địa giới hành chính hiện hành. Ví dụ: Cầu Giấy, ngày
Nếu văn bản do cơ quan cấp tỉnh, thành phố ban hành thì địa danh thường ghi là tên
tỉnh lỵ, thành phố của tỉnh. Ví dụ: Ninh Bình, ngày , Thành phố Hồ CHí Minh, ngày
Đối với các cơ quan của thành phố Hà Nội đóng trụ sở làm việc tại Hà Nội và các cơ
quan Trung ương đóng tại Hà Nội thì ghi địa danh: Hà Nội, ngày


Trang 13

Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng

Ngày, tháng, năm là thời điểm vào sổ đăng ký ở văn thư ban hành văn bản. Đối với
những văn bản yêu cầu tính chính xác cao thì những chữ số chỉ ngày dưới 10 và tháng dưới
2 phải viết thêm con số 0 ở trước. Ví dụ: Hà Nội, ngày 03 tháng 01 năm 2003.
Theo Công văn số 900/VPCP-HC ngày 14-3-1998 của Văn phòng Chính phủ về ký
hiệu các văn bản quản lý hành chính nhà nước thì đối với các văn bản quy phạm pháp luật
có ghi năm ban hành, đối với văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường không
ghi năm ban hành.

d. Số, ký hiệu văn bản
Số, ký hiệu văn bản giúp cho việc đăng ký, trích dẫn, sắp xếp, nhắc nhở công việc và
kiểm tra, tìm kiếm văn bản khi cần thiết.
Số văn bản là số thứ tự của văn bản được ghi liên tục từ số 01 bắt đầu từ ngày 01
tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 mỗi năm. Việc đánh số có thể tùy thuộc vào từng đơn vị
cụ thể mà đánh số chung hoặc phân loại và đánh số riêng cho từng loại văn bản.
Ký hiệu văn bản được viết liền sau số văn bản, là nhóm chữ viết tắt của một loại văn
bản và tên cơ quan ban hành văn bản đó.
Số, ký hiệu ghi ở phía trên, bên trái, dưới cơ quan ban hành văn bản. Ví dụ:
HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH
Số 22/QĐ-HVCTQG
đ. Tên loại và trích yếu văn bản
Ngoài từ “công văn” là thuật ngữ chung để chỉ các văn bản giao dịch chung, không
nhất thiết phải ghi tên gọi ra, còn các văn bản khác đều phải ghi tên gọi một cách trang trọng
và rõ ràng ở giữa. Đối với văn bản pháp quy thì tên loại và trích yếu văn bản viết dưới địa
danh, ngày tháng gửi văn bản; đối với công văn hành chính thì viết dưới số và ký hiệu.
Trích yếu phải gọn, rõ, thể hiện một cách tổng quát nội dung của văn bản. Ví dụ:
NGHỊ ĐỊNH CỦA CHÍNH PHỦ
Về thủ tục xuất cảnh, nhập cảnh
Hoặc:
HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH
Số 22/ HVCTQG
V/v tổ chức Hội diễn văn nghệ chào mừng ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí Minh
e. Nội dung văn bản
Nội dung văn bản là thành phần quan trọng nhất của văn bản, là phần chủ yếu nói lên
toàn bộ những vấn đề được thông tin, phản ánh trong văn bản. Khi trình bày nội dung văn
bản cần chú ý làm rõ các căn cứ làm cơ sở để quyết định (căn cứ và văn bản nào, số, ngày,
tháng, về vấn đề gì, của cơ quan nào). Tùy từng loại văn bản mà người soạn thảo phải lựa
chọn kết cấu, văn phong thích hợp, chọn lọc thông tin đưa vào văn bản sao cho phù hợp.
g. Chữ ký và dấu cơ quan

Chữ ký của người có thẩm quyền thể hiện tính pháp lý trong văn bản và người chịu
trách nhiệm về nội dung công việc được đề cập trong văn bản. Người ký phải ghi rõ họ, tên,
chức vụ và phải chịu trách nhiệm về văn bản mình ký. Chỉ có thủ trưởng cơ quan hoặc
người được ủy quyền mới được ký văn bản. Đối với cơ quan làm việc tập thể thì ký dưới
danh nghĩa thay mặt (T/M); trường hợp cấp dưới ký văn bản thì ký dưới dạng ký thay (KT);
trường hợp cấp dưới ký văn bản mang danh thủ trưởng cơ quan thì phải ký dưới dạng thừa
lệnh (T/L). Cũng có khi người ký được thủ trưởng ủy quyền cho thì phải ký dưới dạng thừa
ủy quyền (TUQ).
Việc ký thay (KT), ký thừa ủy quyền (TUQ), ký thừa lệnh (T/L) phải được quy định
rõ bằng văn bản của thủ trưởng cơ quan (bản quy chế làm việc hoặc quy định thẩm quyền
ký văn bản nhằm tránh ký chồng chéo, ký không đúng thẩm quyền.
Vị trí chữ ký của người có thẩm quyền là ở góc bên phải trang cuối văn bản.


Trang 14
Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
Dấu hợp pháp của cơ quan: trùm lên l/4 đến l/3 phía góc bên trái chữ ký. Văn bản
phải có người ký rồi mới đóng dấu.
Ngoài ra, nếu văn bản có dấu ghi mức độ mật hoặc khẩn thì đóng ở góc trên bên trái,
dưới chỗ ghi trích yếu của văn bản. Dấu hiệu về mức độ: độ mật gồm có: “Mật”, “Tối mật”,
“Tuyệt mật”; độ khẩn gồm có: “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc”. Mức độ bí mật và mức
độ khẩn cấp do người ký văn bản quyết định.
h. Nơi nhận văn bản
Nơi nhận là tên cơ quan, tổ chức hoặc người có trách nhiệm thi hành công việc nói
trong văn bản.
Đối với văn bản pháp quy, nơi nhận viết ở góc trái, cuối văn bản. Nơi nhận văn bản
để thi hành thì viết trước; nơi nhận văn bản để dùng, để phối hợp thì viết ở giữa và nơi nhận
văn bản để lưu được viết cuối cùng.
Đối với công văn hành chính, nơi nhận được ghi ở đầu văn bản, dưới địa danh và
ngày, tháng: Kính gởi (và đồng kính gửi trong trường hợp để biết, để phối hợp).

i. văn bản phụ kèm theo
Nếu có văn bản phụ kèm theo cũng được đóng dấu treo ở văn bản phụ đó. Cuối văn
bản chính phải ghi rõ bao nhiêu văn bản phụ kèm theo.
2.3.2.Thủ tục hành chính đối với văn bản quản lý nhà nước
a.Chuyển văn bản
-Văn bản phải gửi đúng tuyến, không vượt cấp.
-Văn bản chuyển trong nội bộ cơ quan phải chuyển đúng địa chỉ cá nhân hoặc đơn vị
có trách nhiệm thi hành.
-Văn bản hoặc đơn từ của cấp dưới gửi lên cấp trên không được ghi ý kiến của mình
vào văn bản mà phải viết tờ trình hoặc công văn kèm theo.
-Văn bản chuyển ngang cấp hoặc cấp dưới thì có thể ghi ý kiến của mình vào văn
bản, nhưng phải ghi rõ ngày, tháng, họ tên, chữ ký, chức vụ, địa chỉ người chuyển.
b.Trình ký văn bản
-Khi trình ký văn bản phải kèm theo hồ sơ để thủ trưởng có cơ sở pháp lý ký duyệt.
Trường hợp không có hồ sơ, người trình phải tường trình trực tiếp với thủ trưởng.
-Văn bản trình ký phải có chữ ký tắt của Chánh, Phó Chánh văn phòng hoặc Trưởng
phòng hành chính trước khi trình thủ trưởng ký duyệt. Ngày nay, để linh hoạt, văn bản khi
trình ký có thể chỉ cần có chữ ký tắt của thủ trưởng đơn vị soạn thảo văn bản.
c.Ký văn bản
Người ký văn bản là người phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về nội dung và hình thức
văn bản, do vậy, phải xem xét kỹ về mặt hình thức và nội dung rồi mới ký. Thủ trưởng đơn
vị nên sử dụng đội ngũ tham mưu tổng hợp, văn phòng kiểm tra trước để tránh trùng với
những văn bản đã ra.
d Sao và lưu văn bản
Khi cần sao văn bản, chỉ nên sao nhân lên vừa đủ, tránh lãng phí giấy tờ, công sức.
Nếu cần sao y văn bản trong cơ quan thì giao cho văn phòng sao, ghi rõ ngày, tháng, tên họ,
chức vụ người sao và phải đóng dấu cơ quan. Nếu cần sao lục văn bản (tức sao nhận những
văn bản không phải của cơ quan mình) cũng cần làm đủ các thủ tục sao lục. Đối với những
bản phôtôcopy, khi sử dụng phải đối chiếu với văn bản gốc.
Việc lưu văn bản cần chú ý:

+ Đối với văn bản đến, thường là chỉ mặt bản thì lưu chủ yếu ở bộ phận thừa hành
hoặc người chịu trách nhiệm theo dõi phần việc đó;
+ Đối với văn bản từ cơ quan mình gởi đi, lưu 01 bản ở bộ phận chuyên môn phụ
trách và lưu 01 bản ở bộ phận văn thư.
+ Cuối năm, các bộ phận hệ thống, sắp xếp, chỉnh lý lại hồ sơ và đưa nộp lưu trữ theo
đúng quy định của Nhà nước.


Trang 15

Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng

2.4.KỸ THUẬT BIÊN TẬP NỘI DUNG VĂN BẢN
2.4.1.Yêu cầu nội dung văn bản
a.Thể chế hóa và cụ thể hóa được văn bản cấp trên
Nội dung văn bản phải phản ánh đúng đường lối, chủ trương, nghị quyết của Đảng và
của cơ quan quyền lực nhà nước (Quốc hội, Hội đồng nhân dân) cũng như của cơ quan quản
lý cấp trên. Đồng thời, văn bản phải phù hợp với pháp luật và cụ thể hóa được cơ chế mới
của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Ngoài ra, nội dung văn bản
cũng phải phản ánh được yêu cầu, nguyện vọng của nhân dân.
b. Đảm bảo tính khoa học
Tính khoa học của văn bản thể hiện ở những điểm sau:
Thứ nhất, nội dung, ý tưởng trong văn bản phải rõ ràng, chính xác. Những điều quy
định trong văn bản cần thể hiện rõ ràng, cụ thể để các cơ quan, tổ chức và mọi người hiểu
thống nhất, tránh đưa vào văn bản những quy định hoặc những từ ngữ khiến cho người thi
hành có thể hiểu khác nhau.
Thứ hai, diễn đạt ý tứ phải theo trình tự lôgíc, ý trước là cơ sở cho ý sau, ý sau nhằm
minh họa, phát triển ý trước.
Thứ ba, câu văn phải súc tích, không có ý thừa hoặc thậm chí lạc đề. Thuật ngữ và
văn phong sử dụng phải thích hợp với từng loại văn bản.

c. Tính đại chúng
Tính đại chúng của văn bản được xem xét ở hai góc độ:
- Phù hợp với trình độ người đọc, và trình độ dân trí. Văn bản quản lý nhà nước cần
viết sao cho những người có trình độ thấp nhất cũng có thể hiểu được những quy định của
nhà nước.
-Nội dung phải thiết thực, rõ ràng, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu và dễ nhớ. Trong cuốn
“Sửa đổi lối làm việc”, Hồ Chí Minh viết: “Phải học cách nói của quần chúng, phải luôn
luôn dùng lời lẽ đơn giản, dễ hiểu”.
d. Tính khả thi
Nội dung, yêu cầu của văn bản phải thích hợp với trình độ, khả năng của người thực
thi. Những quy phạm pháp luật, thẩm quyền và hiệu lực pháp lý phải cụ thể, có kèm theo
những điều kiện đảm bảo mới thực hiện được.
2.4.2.Kết cấu nội dung văn bản
Phương pháp kết cấu nội dung văn bản cần đảm bảo ba yếu tố: kết cấu chủ đề, kết
cấu dàn bài và kết cấu ý tứ.
a. Kết cấu chủ đề
Chủ đề là sợi chỉ đỏ xuyên suốt toàn bộ văn bản. Các quy định trong văn bản đều
xoay quanh chủ đề. Để đối tượng thi hành dễ thực hiện, mỗi văn bản chỉ có một chủ đề và
chủ đề đó không quá rộng.
Chẳng hạn, trong một chỉ thị với chủ đề “an toàn giao thông” thì không thể đồng thời
giải quyết với các chủ đề khác như mại dâm, ma túy.
b.Kết cấu dàn bài
Kết cấu dàn bài là sắp xếp nội dung văn bản theo từng phần, từng chương, từng điều,
từng mục của văn bản. Các phần trong văn bản phải được bố trí, sắp xếp một cách hợp lý,
thống nhất và tập trung. Trật tự dàn bài thường đi từ đặt vấn đề đến giải quyết vấn đề và
cuối cùng là kết luận vấn đề.
c. Kết cấu ý tứ (lôgíc)
Trên cơ sở dàn bài, việc phân bố các ý tưởng vào từng phần của văn bản cần đảm bảo
có sự lập luận lôgíc, chặt chẽ.
Việc đặt vấn đề như thế nào thì phải có sự lý giải, luận chứng, giải quyết vấn đề dứt

điểm và kết luận vấn đề cũng phải từ phân tích hệ quả pháp lý trên mà đặt ra.


Trang 16
Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
2.4.3. Phương pháp trình bày nội dung văn bản
a. Luận chứng về nội dung
Một nội dung văn bản tất phải có đầy đủ luận chứng: luận chứng bằng số liệu, sự việc
và luận chứng bằng lý lẽ. Luận chứng bằng số liệu, sự việc nhằm tác động vào lý trí của
người đọc, luận chứng bằng lý lẽ nhằm tác động vào tình cảm, ý chí của người đọc. Hai mặt
này bổ sung, minh họa cho nhau.
Luận chứng số liệu, sự việc phải đảm bảo yêu cầu đầy đủ nhưng không có nghĩa là
bảng liệt kê mà đòi hỏi phải có tính tổng quát cao. Luận chứng lý lẽ phải chặt chẽ nhưng
không có nghĩa chỉ là lý thuyết đơn thuần. Soạn thảo văn bản quản lý là một nghệ thuật, đòi
hỏi việc đưa ra luận chứng phải vừa súc tích, vừa xác đáng và có sức thuyết phục cao.
b. Các phương pháp diễn đạt nội dung
Có nhiều phương pháp diễn đạt nội dung văn bản, song có hai phương pháp sử dụng
phổ biến sau đây:
- Phương pháp diễn dịch: người soạn thảo văn bản đặt ra một nguyên lý làm tiền đề,
sau đó tuần tự phát triển, giải thích, mở rộng ra để càng đọc càng nắm bắt và thấm nhuần
được nguyên lý đó.
-Phương pháp quy nạp: bằng số liệu, sự việc cụ thể, người soạn thảo văn bản phân
tích, tổng hợp, dẫn dắt từng bước chắc chắn để tiến đến kết luận cuối cùng là đích cần đạt
tới.
Trong một văn bản có thể sử dụng thuần túy một phương pháp hoặc có thể sử dụng
đồng thời cả hai phương pháp này.
2.5.KỸ THUẬT BIÊN TẬP HÌNH THỨC VĂN BẢN
Nội dung và hình thức của văn bản quan hệ khăng khít, gắn bó chặt chẽ với nhau,
nghĩa là cái này không thể tồn tại nếu không có cái kia.
Một văn bản tuy có nội dung tốt, song diễn đạt thiếu mạch lạc, kể lể dài dòng, dùng

từ ngữ thiếu chuẩn mực, sử dụng câu văn không chuẩn xác thì tất yếu sẽ cản trở việc biểu
hiện nội dung. Do vậy, soạn thảo văn bản quản lý đòi hỏi phải biết cách lựa chọn ngôn ngữ
và văn phong thích hợp, phải sử dụng chúng một cách đúng đắn. Điều đó đến lượt mình sẽ
cho phép sử dụng có hiệu quả các văn bản vào hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước.
Các đặc điểm nổi bật của văn phong hành chính là: l Tính khách quan; 2. Tính ngắn
gọn, chính xác, đầy đủ thông tin; 3. Tính khuôn mẫu điển hình và tiêu chuẩn hóa các thuật
ngữ; 4. Tính rõ ràng và cụ thể của quan điểm chính trị với lối truyền đạt phổ thông, đại
chúng, vừa đảm bảo nguyên tắc, vừa lịch sự đúng mực.
2.5.1.Kỹ thuật sử dụng từ ngữ
Trong kho từ vựng của ngôn ngữ dân tộc gồm hàng vạn từ và ngữ được dùng trong
tất cả mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Do vậy, việc soạn thảo văn bản quản lý nhà nước
phải có sự lựa chọn để sử dụng những từ có ý nghĩa thích hợp và sắc thái tu từ phù hợp nhất
với những yêu cầu của ngôn ngữ hành chính.
a. Sử dụng các nhóm từ ngành chính
-Nhóm từ đa phong cách.
Nhóm từ này được mọi người trong xã hội sử dụng một cách rộng rãi trên nhiều lĩnh
vực khác nhau. Trong văn bản hành chính cũng dùng nhóm từ đa phong cách này tùy theo
những trường hợp cụ thể. Ví dụ: đời sống, học tập, khó khăn, thuận lợi v.v
Trong một số trường hợp, nếu từ gốc Việt có nhiều nghĩa không xác định thì phong
cách hành chính phải dùng từ Hán - Việt để loại trừ đa nghĩa, làm cho từ ngữ được chuẩn
xác, súc tích, có màu sắc sang trọng. Chẳng hạn: “đàn bà” phải thay bằng “phụ nữ”, “lấy
nhau” phải thay bằng “kết hôn”, “dạy dỗ” phải thay bằng “giáo dục”v.v
-Nhóm từ mang đặc thù phong cách ngôn ngữ hành chính.


Trang 17

Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng

Nhóm từ này bao gồm tên gọi các tổ chức bộ máy, các chức vụ, các lĩnh vực hoạt

động hành chính như: ban, cục, vụ, phòng; nghị định, thông tư, chỉ thị; chuẩn y, sao y;
tường trình, phúc đáp.
Đặc biệt, trong các văn bản quản lý thường sử dụng một số từ nhất định gọi là “từ
khóa”. Đây là loại từ được dùng mang tính công thức nhằm giúp cho người soạn thảo được
thuận lợi, chẳng hạn: căn cứ vào, theo đề nghị của, để giải quyết.v.v
-Văn bản hành chính còn sử dụng nhiều thuật ngữ luật học như: nguyên đơn, bị đơn,
thụ lý, tố tụng Tuy nhiên, các thuật ngữ này nhiều khi có những đặc điểm ngữ nghĩa rất
khác với ngôn ngữ thông thường, vì vậy việc sử dụng cần phải chính xác.
b. Sử dụng từ ngữ theo nghĩa đơn
Để đảm bản tính khách quan và loại trừ những cách hiểu khác nhau, phong cách hành
chính công thường dùng từ ngữ trong văn bản quản lý theo nghĩa đơn.
-Không dùng biện pháp tu từ như: ẩn dụ (tình cảm nồng nàn cháy bỏng của cán bộ
công chức), hoán dụ (nhà có ba miệng ăn), nhân cách hóa (nhà cửa đua nhau mọc lên).
-Không dùng từ ngữ thơ ca mỹ miều, hào nhoáng như: xã tắc, phong ba, kiều diễm
mà gọi tên sự vật bằng những từ chính xác như: đất nước, khó khăn, đẹp
-Không sử dụng những hình ảnh bóng bẩy, trống rỗng như: dòng sông lung linh soi
bóng.
-Các từ ngữ dùng để xưng hô trong văn bản hành chính cần chú ý đảm bảo tính lịch
sự và khách quan, tránh dùng các đại từ tôi, anh, các anh, nó
c.Những lỗi thường gặp về dùng từ ngữ
-Dùng từ thiếu chuẩn xác. Trong văn bản hành chính, việc dùng từ ngữ chính xác
mới gợi lên trong óc mọi người ý niệm giống nhau. Việc dùng từ thiếu chính xác có thể do
những nguyên nhân:
+ Việc đặt vị trí từ không đúng chỗ;
+ Dùng động từ thiếu chuẩn xác;
+ Dùng từ khó hiểu, thiếu nhất quán;
+ Lạm dụng từ nước ngoài
-Dùng từ địa phương, từ cổ. Tính chính thức của văn bản quản lý nhà nước yêu cầu
không dùng từ địa phương, tiếng lóng, tiếng tục, những từ quá cũ.
2.5.2.Kỹ thuật sử dụng câu

Về nguyên tắc, không có các quy định bắt buộc cho cách đặt câu trong văn bản hành
chính. Tuy nhiên, cách hành văn có ý nghĩa quan trọng đến chất lượng của văn bản, vì vậy,
việc sử dụng câu cũng đòi hỏi những kỹ năng nhất định nhằm nâng cao hiệu quả văn bản
quản lý.
a.Các loại câu và dấu câu
-Câu tường thuật: là loại câu nhằm kể lại một sự kiện hay phản ánh một vụ việc. Loại
câu này được sử dụng trong tất cả các phong cách và cũng được dùng một cách phổ biến
trong phong cách hành chính công vụ.
-Câu mệnh lệnh: là loại câu dùng để yêu cầu một đối tượng nào đó làm một điều gì.
Trong các loại văn bản ban hành mệnh lệnh như chỉ thị, quyết định thường được viết dưới
hình thức này. Chẳng hạn: chỉ thị của Thủ tướng về công tác phòng chống lũ lụt ở đồng
bằng sung Cửu Long: “Phải khẩn trương bổ sung các giải pháp để đối phó với lũ lớn, trên
diện rộng và kéo dài, phương án cứu hộ, cứu trợ phải rất cụ thể”, hay “Tổ chức triển khai
ngay việc cứu trợ đồng bào nghèo vùng ngập lũ đang gặp khó khăn gay gắt”.
-Câu nghi vấn: là câu có hình thức câu hỏi, dùng để hỏi. Khi viết, ở cuối câu có dấu
hỏi (?). Câu nghi vấn được dùng chủ yếu trong phong cách khẩu ngữ, phong cách văn
chương, phong cách chính luận v.v , còn trong phong cách hành chính hầu như không
dùng đến câu nghi vấn.


Trang 18
Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
Trong trường hợp yêu cầu trả lời điều gì người soạn thảo văn bản hành chính phải
diễn đạt nội dung câu hỏi dưới hình thức câu tường thuật. Chẳng hạn, trong văn bản hành
chính không đặt các câu hỏi: “Khóa tập huấn này nhằm mục tiêu gì? Những ai có thể tham
gia? Thời gian tập huấn trong bao lâu? Tập huấn ở đâu?” mà phải viết: “Đề nghị cho biết
những chi tiết cụ thể sau đây về khóa tập huấn: mục tiêu khóa tập huấn, đối tượng tham gia,
thời gian và địa điểm tập huấn”.
-Câu biểu cảm: là câu biểu thị cảm xúc bằng những hình thức riêng như dùng các trợ
từ: sao, làm sao, xiết bao Do tính chất khách quan và chính xác của phong cách hành

chính công vụ, trong văn bản hành chính không được sử dụng câu biểu cảm. Ví dụ: không
thể viết: “Đời sống nhân dân ở đây mới khó khăn làm sao” mà phải diễn đạt câu này bằng
câu tường thuật mang tính khách quan: “Đời sống nhân dân ở đây rất khó khăn”.
-Câu khẳng định và câu phủ định.
+Câu khẳng định: là câu xác định một sự kiện, một vụ việc nào đó là “có”. Để ra lệnh
hoặc để trả lời các yêu cầu của cấp dưới, trong các văn bản của cấp trên thường dùng câu
khẳng định. Ví dụ: “Trường nhắc các khoa và các bộ môn trực thuộc cần báo cáo gấp tình
hình học sinh năm thứ nhất mới vào trường”.
+Câu phủ định: là câu dùng để xác định là “không”. Ví dụ: “Nhà trường không đồng
ý cho đồng chí A đi dự khóa học này”.
Phong cách hành chính công vụ đòi hỏi diễn đạt phải rõ ràng, dứt khoát hoặc là có
hoặc là không. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, cần có sự diễn đạt tế nhị để vừa đảm
bảo tính khách quan, vừa đảm bảo tính lịch sự, có thể cân nhắc chuyển đổi từ câu khẳng
định sang câu phủ định nhưng nội dung vấn đề không thay đổi.
-Câu chủ động và câu bị động: câu chủ động là câu trong đó chủ ngữ thực hiện một
hành vi trong thế chủ động. Câu bị động là câu trong đó bổ ngữ chỉ đối tượng của câu chủ
động thành chủ ngữ và ngược lại, chủ ngữ trở thành bổ ngữ. Trong câu bị động, chủ thể gây
ra tác động phòng bắt buộc phải xuất hiện.
Trong văn phong hành chính thường sử dụng câu chủ động. Nhưng khi cần diễn đạt
mang tính khách quan hoặc muốn nhấn mạnh thì có thể sử dụng kiểu câu bị động.
-Câu đơn và câu ghép: câu đơn là câu có một mệnh đề; câu ghép là câu có nhiều
mệnh đề. Trong câu đơn, phong cách hành chính dùng từ theo một trật tự xuôi, trung tính
về màu sắc tu từ. Ví dụ: “Trường đã thực hiện đầy đủ nhiệm vụ đóng bảo hiểm cho cán bộ,
công chức”.
Câu ghép được dùng trong phong cách hành chính công vụ nhằm diễn đạt thêm thành
phần phụ chỉ điều kiện, bởi trong văn bản hành chính thường phải quy định cụ thể chức
năng, nhiệm vụ của người thi hành. Ví dụ: “Cán bộ giảng dạy trong các trường đại học,
ngoài trách nhiệm đảm bảo giờ lên lớp, còn phải nghiên cứu khoa học và giảng các lớp
trung học tại chức”.
-Dấu câu: dấu câu là phương tiện ngữ pháp dùng trong chữ viết để làm rõ một cấu tạo

ngữ pháp bằng cách chỉ ranh giới giữa các đoạn, giữa các câu, giữa các thành phần của câu,
giữa các vế của câu ghép.
Trong văn bản quản lý nhà nước, việc sử dụng dấu câu cần phải được chú trọng để
đảm bảo những yêu cầu của văn phong hành chính. Hiện nay, trong tiếng Việt sử dụng 10
dấu câu, nhưng do yêu cầu cần phải diễn đạt một cách chính xác, dứt khoát và khách quan,
phong cách hành chính không sử dụng ba loại dấu câu sau: dấu hỏi (?), dấu chấm than (!),
dấu chấm lửng ( ).
+Dấu chấm phẩy: dùng trong văn bản quyết định ở phần “căn cứ” hoặc ở giữa các
dòng diễn tả sự liệt kê. Chẳng hạn:
+Căn cứ vào ;
+Theo đề nghị của ;


Trang 19

Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng

QUYẾT ĐỊNH
+Dấu hai chấm (:) và dấu gạch ngang (-): dấu hai chấm thường dùng để diễn tả một
sự liệt kê, sau đó thường dùng dấu gạch ngang để lần lượt trình bày từng dòng liệt kê đó. Ví
dụ:
Trong biên bản phải ghi rõ:
-Tổng số người tham gia;
-Số người là đại biểu;
-Số người là khách mời.
+Dấu ngoặc đơn ( ): dùng để đóng khung một sự giải thích hoặc ghi chú. Ví dụ: yêu
cầu cơ quan cho nhà trường (Vụ Tổ chức cán bộ) biết về sự việc trên.
+Dấu ngoặc kép (“ ”): dùng để đóng khung đoạn trích dẫn ý người khác, văn bản
khác.
b.Một số lỗi thường gặp trong hành văn

Viết sai ngữ pháp: mẫu câu đơn thông thường phải có ba thành phần là: chủ ngữ, vị
ngữ và tân ngữ.
Ba thành phần này tạo nên hạt nhân của một câu đơn hay của một mệnh đề. Thiếu
một trong ba thành phần nêu trên thì câu sẽ không đúng ngữ pháp.
Đối với một câu ghép có nhiều mệnh đề thì nhất thiết phải có một mệnh đề chính.
Tuy nhiên, trong thực tiễn ban hành văn bản, có một số lỗi ngữ pháp xảy ra, trong đó
lỗi về thiếu mệnh đề chính là điều thường gặp hơn cả. Ngoài ra, trong soạn thảo văn bản
quản lý cần tránh một số lỗi sau:
-Câu không dùng dấu hoặc sử dụng sai dấu câu;
-Câu ý thiếu cân đối, so sánh khập khiễng;
-Câu quá dài, tối nghĩa;
-Câu dùng hình ảnh cầu kỳ, trống rỗng;
-Dùng câu nghi vấn hoặc câu biểu cảm.
2.5.3.Cách hành văn
a.Đoạn văn
Đoạn văn là yếu tố ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả của văn bản quản lý. Để một
văn bản được rõ ràng, mạch lạc, cần chú ý: độ dài của các đoạn văn, cấu trúc của đoạn, quan
hệ nội tại của một đoạn và quan hệ giữa các đoạn.
-Quan hệ giữa các đoạn: trong các văn bản dài, cần chỉ ra mối quan hệ giữa đoạn
trước với đoạn sau. Muốn vậy, người viết thường sử dụng các từ nối trong các tình huống:
+Chỉ sự tương phản: thế mà, tuy vậy, tuy nhiên, ngược lại
+Chỉ sự tương đồng: cũng như, bằng cách đó
+Chỉ nguyên nhân, kết quả: kết quả là, hậu quả là, bởi vậy cho nên
+Thêm ý, thêm điểm: thêm vào đó, hơn nữa
+Kể thứ tự: thứ nhất là, thứ hai là, cuối cùng là.
-Độ dài của đoạn: mỗi đoạn chỉ nên có một ý chính được diễn đạt bằng một số câu.
Nhìn chung, đoạn ngắn dễ đọc và dễ tiếp thu hơn đoạn dài.
-Cấu trúc của đoạn: trong một đoạn thường có một ý chính và các ý mở rộng, bổ
sung, minh họa. Tùy lôgíc trình bày mà ý chính xuất hiện ở đầu đoạn hay ở cuối đoạn. Kinh
nghiệm cho thấy ý chính bắt đầu đoạn thường giúp người đọc dễ lĩnh hội hơn.

Ý chính có thể là một nguyên tắc, một sự khái quát hóa, một kết luận. Sau ý chính là
những ý phụ nhằm minh họa, làm sáng tỏ ý chính.
-Quan hệ trong nội dung một đoạn: mỗi đoạn văn bản cần có sự liên kết chặt chẽ về
nội dung để người đọc dễ hiểu. Muốn vậy, mối quan hệ giữa các câu, các mệnh đề, các ý
cần được chú ý.
Ở đây, những yếu tố như trật tự lôgíc, trật tự theo thời gian là rất quan trọng.


Trang 20
Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
b.Câu văn
Một trong những yếu tố quan trọng tạo nên sự trong sáng, hiệu quả của cách hành
văn là sự sắp xếp câu, diễn đạt câu.
-Sắp xếp câu hợp lý: câu trong văn bản hành chính thường có trật tự trung hòa, có
nghĩa là tư tưởng được trình bày một cách ngắn gọn nhất, dễ hiểu nhất và không mang sắc
thái biểu cảm. Trật tự các thành phần chủ yếu trong câu là: chủ ngữ - vị ngữ - tân ngữ. Ba
thành phần này cần sắp xếp gần nhau để người đọc dễ dàng nắm bắt được nội dung văn bản.
Trên cơ sở những thành phần chủ yếu đó, người viết bổ sung thêm trạng ngữ, tính ngữ vào
câu văn.
Các trạng ngữ được sắp xếp theo thứ tự: thời gian, nơi chốn, chủ ngữ, vị ngữ, tân
ngữ, cách thức, công cụ Ví dụ: sáu tháng đầu năm, Khoa X đã thu được hai triệu đồng cho
quỹ ủng hộ người nghèo bằng cách vận động các cán bộ, công chức tự nguyện đóng góp.
-Viết câu ngắn: trong văn bản hành chính, câu nên viết ngắn để dễ đọc, dễ lĩnh hội.
Vì thế các câu ghép có thể tách ra thành những câu ngắn gọn. Ví dụ: “Trong năm học vừa
qua, một số khoa đã tiến hành bố trí hợp lý công việc và đã thu được những kết quả đáng
khích lệ, nhưng nhìn chung việc thực hiện công tác này còn chậm, kết quả đạt được còn
thấp”. Có thể tách câu này thành hai câu, trong đó một câu khẳng định thành tích, còn câu
kia nêu những vấn đề còn hạn chế, như vậy ý sẽ rõ ràng hơn.
-Viết rõ ràng, sáng sủa: văn bản quản lý nên sử dụng từ ngữ thông thường trong đời
sống hằng ngày vì nó quen thuộc với người đọc. Tuy nhiên, khi cần lịch sự trang trọng, có

thể sử dụng từ ngữ vay mượn (chủ yếu là từ ngữ Hán - Việt).
Đối với thuật ngữ chuyên môn hay tiếng nước ngoài, khi sử dụng trong văn bản gửi
đến nhiều đối tượng khác nhau thì nên có sự giải thích rõ ràng để mọi người đều có thể hiểu
được.
(Xem Phụ lục bài thứ hai: “Mẫu một số loại văn bản của Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân”.

Trang 21

Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng

CHƯƠNG 3
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC
3.1.CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC
3.1.1.Khái niệm, vị trí, ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư
a.Khái niệm và vị trí công tác văn thư trong cơ quan nhà nước
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình làm văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn
bản trong hệ thống các cơ quan.
Công tác văn thư là một công việc không thể thiếu trong các cơ quan, là một mắt xích
trong guồng máy hoạt động quản lý. Hiện nay, việc cải cách và hiện đại hóa công tác văn
thư có vai trò hết sức quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ cải cách nền hành chính
quốc gia.
b.Ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư
-Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của các cơ quan;
-Công tác văn thư góp phần giải quyết công việc trong cơ quan một cách nhanh
chóng, chống lại bệnh quan liêu giấy tờ và góp phần cải cách các thủ tục hành chính trong
cơ quan nhà nước;
-Làm tốt công tác văn thư sẽ là phương tiện để bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước;
-Làm tốt công tác văn thư còn góp phần giữ gìn, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, phục vụ công
tác trước mắt và nghiên cứu lâu dài.
3.1.2.Nội dung của công tác văn thư
Theo văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ về công tác văn thư, công tác văn
thư bao gồm những nội dung dưới đây:
a.Soạn thảo và ban hành văn bản

-Soạn thảo văn bản;
-Duyệt bản thảo;
-Đối với những văn bản quan trọng phải hội thảo góp ý kiến;
-Đánh máy, sao y nguyên bản;
-Ký văn bản.
b.Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan
-Quản lý văn bản đến;
-Quản lý văn bản đi;
-Tổ chức quản lý các văn bản, giấy tờ, sổ sách nội bộ;
-Tổ chức lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ của cơ quan.
c.Quản lý và sử dụng con dấu
-Bảo quản con dấu;
-Quản lý và sử dụng con dấu.
3.1.3.Tổ chức công tác văn thư
a.Tổ chức bộ máy, cán bộ
Việc tổ chức công tác văn thư phải căn cứ vào tính chất và khối lượng công việc của
các cơ quan. Đối với những cơ quan nhỏ, công việc ít thì bố trí cán bộ văn thư kiêm nhiệm.
Đối với những cơ quan trung bình thì bố trí một cán bộ văn thư chuyên trách. Đối với những
cơ quan lớn, cần bố trí một tổ cán bộ làm công tác văn thư. Tổ chức công tác văn thư cơ
quan thường đặt ở phòng hành chính, hoặc văn phòng cơ quan.
b.Chỗ làm việc của văn thư
Phòng làm việc của văn thư cơ quan phải là một phòng độc lập, được bố trí ở vị trí
thuận lợi cho việc tiếp nhận văn bản, tiếp nhận thông tin với nhiều người trong và ngoài cơ
quan. Thông thường, phòng văn thư ở gần phòng làm việc của Chánh văn phòng hoặc
Trưởng phòng hành chính.


Trang 22
Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
Phòng làm việc của văn thư phải ở nơi thoáng đãng, sạch sẽ, không đặt gần những

nơi bị ô nhiễm môi trường hoặc nhiều tiếng ồn ào.
Phòng làm việc của văn thư phải được bố trí trang thiết bị riêng biệt chuyên dùng. Hồ
sơ, văn bản và các trang thiết bị trong phòng làm việc của văn thư cần được bố trí, sắp xếp
hài hòa, ngăn nắp, gọn gàng, dễ tìm, dễ thấy, phù hợp với các thao tác công việc chuyên
môn. Các ngăn kéo, các tủ để tài liệu, bảo quản dấu phải có khóa tốt, an toàn.
3.1.4.Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
a.Vị trí, ý nghĩa của việc tổ chức quản lý giải quyết văn bản
Quản lý và giải quyết văn bản là công việc diễn ra hàng ngày ở các cơ quan. Nó là
mạch máu thông tin quan hệ chính thức giữa các cơ quan với nhau và giữa các cơ quan với
nhân dân. Đây là một công việc mang tính chất cơ mật trong cơ quan.
b.Trách nhiệm quản lý và giải quyết văn bản trong các cơ quan
Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến trong cơ
quan. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến
theo sự ủy nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân
công phụ trách.
Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan giao cho đơn vị hoặc cá nhân
giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời
hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan.
Người đứng đầu cơ quan có thể giao cho Chánh văn phòng, Trưởng phòng hành
chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau:
-Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp;
-Phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết;
-Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
c.Nguyên tắc quản lý và giải quyết văn bản
-Để quản lý tập trung, thống nhất công việc trong cơ quan, tất cả các văn bản đi - đến
cơ quan đều phải chuyển qua văn thư đăng ký vào sổ và lấy số văn bản. Những văn bản
chuyển giao qua bưu điện, văn bản do cán bộ công chức đi họp mang về hoặc văn bản
chuyển giao trực tiếp giữa các cơ quan đều phát qua văn thư cơ quan.
-Việc gửi văn bản giữa các ngành, các cấp trong bộ máy nhà nước phải theo đúng hệ
thống tổ chức; văn bản của cơ quan cấp trên gửi xuống cấp dưới trực tiếp và văn bản của cơ

quan cấp dưới gửi cơ quan cấp trên trực tiếp, không được gửi văn bản vượt cấp. Các văn
bản trong cơ quan nhà nước gửi vượt cấp không được giải quyết. Tuy nhiên, đối với một số
trường hợp ngoại lệ, văn bản có thể được gửi vượt cấp.
-Các văn bản đi - đến trong cơ quan, cán bộ văn thư phải đăng ký, chuyển giao, giải
quyết chính xác, nhanh, gọn trong ngày. Những văn bản có ghi dấu mức độ khẩn thì phải
giải quyết ngay.
-Việc tiếp nhận, gửi văn bản mật (mật, tối mật, tuyệt mật) phải thực hiện đúng chế độ
giữ gìn bí mật nhà nước. Chế độ giữ gìn bí mật nhà nước được quy định trong Pháp lệnh
Bảo vệ bí mật nhà nước công bố ngày 8-11-1991; Nghị định số 84-HĐBT ngày 9-3-1992
của Hội đồng Bộ trưởng ban hành “Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước” và Thông tư số 06
TT/BNV (A11) ngày 28-8-1992 của Bộ Nội vụ (nay là Bộ Công an) hướng dẫn thực hiện
Nghị định của Hội đồng Bộ trưởng về bảo vệ bí mật nhà nước.
-Khi tiếp nhận, chuyển giao văn bản đi - đến từ người này sang người khác, đơn vị
này sang đơn vị khác đều phải được bàn giao ký nhận rõ ràng.
-Các loại sổ sách đăng ký, chuyển giao văn bản phải theo đúng tiêu chuẩn do Cục
Lưu trữ Nhà nước ban hành.
d.Quản lý văn bản đến
Tất cả các văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan được quản lý theo
trình tự:


Trang 23

Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng

-Tiếp nhận đăng ký văn bản đến: văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào (ví dụ: thư từ do
nhân viên bưu điện, liên lạc của các cơ quan đưa đến hoặc do cán bộ của cơ quan đi họp
mang về ) đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.
Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách
nhiệm giải quyết. Khi nhận, văn thư cần phải tiến hành các công việc sau:

+Xem nhanh qua một lượt ngoài bì, xem có đúng là gửi cho cơ quan mình không, cái
nào không đúng thì kịp trả lại cho nhân viên bưu điện hoặc liên lạc. Xem các phong bì có
nguyên vẹn không, nếu thấy bì văn bản bị rách nhiều hoặc có hiện tượng bị bóc phong bì thì
phải lập biên bản trước người đưa văn bản.
+Sơ bộ phân chia văn bản, thư từ, sách báo thành các loại riêng.
Những thư từ riêng, sách báo, bản tin không phải vào sổ đăng ký văn bản đến. Đối
với văn bản gửi đến cơ quan đều phải vào sổ nhưng cũng chia thành hai loại: loại phải bóc
bì và loại không phải bóc bì.
Loại bóc bì vào sổ: là những văn bản ngoài bì đề tên cơ quan không có dấu mật.
Loại không phải bóc bì mà chỉ vào sổ, chuyển cả bì là những văn bản ngoài bì ghi rõ
tên người nhận, văn bản mật, văn bản gửi Đảng ủy và các đoàn thể trong đơn vị và trong cơ
quan, những đơn vị này có tổ chức bộ phận văn thư riêng.
-Bóc bì văn bản: việc bóc bì văn bản cần được tiến hành như sau:
+Những phong bì có dấu hỏa tốc, khẩn, cần bóc trước;
+Khi bóc bì tránh làm rách văn bản hoặc mất địa chỉ nơi gửi, mất dấu bưu điện;
+Khi lấy văn bản ra cần rà soát lại bì xem có còn sót văn bản không, đối chiếu số, ký
hiệu ghi ngoài bì với văn bản xem có khớp không. Nếu có gì sai sót phải báo cáo cho phụ
trách phòng hay văn phòng biết và hỏi lại nơi gửi. Văn bản không phải gửi chơ cơ quan
mình thì gửi trả lại nơi gửi.
Trường hợp văn bản có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ phải ký xác nhận,
đóng dấu vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu cho cơ quan gửi.
+Đối với những đơn, thư khiếu tố nặc danh hoặc những đơn thư cần phải kiểm tra lại,
nên giữ lại cả phong bì. Sau đó, phong bì đó sẽ được đính kèm theo văn bản (thư, đơn) để
làm bằng chứng giải quyết.
+Đối với những văn bản “mật”, văn thư chỉ bóc bì ngoài, vào sổ chuyển cho người có
trách nhiệm bóc bì (nếu không được cơ quan giao cho văn thư bóc bì văn bản mật).
-Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến. Đóng dấu “đến” vào văn bản để xác định là
văn bản đó đã qua văn thư cơ quan. Qua dấu “đến” có thể biết được văn bản đó đến ngày
nào, ai nhận văn bản đó; nếu văn bản thất lạc, chậm trễ cũng dễ dàng quy trách nhiệm.
-Trình Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng hành chính) cho ý kiến về phân phối,

giải quyết văn bản. Sau khi đóng dấu “đến”, văn thư trình những văn bản nhận được cho
Chánh văn phòng xem xét để nắm được văn bản đến trong ngày, cho ý kiến về việc phân
phối những văn bản đó; ở những cơ quan không có văn phòng thì Trưởng phòng hành chính
xem xét; đối với cơ quan nhỏ, thủ trưởng cơ quan trực tiếp cho ý kiến và phân phối văn bản.
Những cơ quan có nhiều phòng, ban, số lượng văn bản đến hàng ngày nhiều, văn thư
cần dựa vào chức năng của từng đơn vị và nội dung văn bản để sơ bộ phân loại trước khi
trình Chánh Văn phòng. Ví dụ: văn bản về hành chính, tổ chức cán bộ, tổng hợp… xếp
riêng để giúp người xem thuận tiện. Nếu dự kiến phân phối của văn thư không đúng, Chánh
Văn phòng sẽ điều chỉnh lại.
Khi Chánh Văn phòng xem xong và ghi ý kiến phân phối vào lề văn bản thì văn thư
phải lấy lại văn bản để đăng ký vào sổ “văn bản đến” rồi phân phối cho các đơn vị, cán bộ
nghiên cứu, giải quyết.


Trang 24
Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
-Đăng ký văn bản đến: đăng ký văn bản là một khâu quan trọng trong việc tổ chức và
quản lý văn bản đến. Thông qua việc đăng ký văn bản đến sẽ nắm được số lượng văn bản
đến trong ngày, nội dung văn bản và việc giải quyết văn bản đó.
Để tiện đăng ký, phân phối và ký nhận, dựa theo ý kiến đã ghi ở bên lề văn bản của
Chánh Văn phòng, cán bộ văn thư đem văn bản phân cho từng đơn vị. Việc chuyển giao văn
bản trước hết là cho thủ trưởng cơ quan, Chánh, Phó văn phòng rồi đến các phòng ban, hết
đơn vị này rồi đến đơn vị khác.
Văn bản đến ngày nào cần đăng ký và chuyển ngay ngày hôm đó. Việc đăng ký văn
bản có thể dùng sổ hoặc máy vi tính. Tùy thuộc theo tình hình, số lượng văn bản của từng
cơ quan nhiều hay ít mà dùng một, hay nhiều sổ đăng ký văn bản đến.
Ví dụ: đối với các bộ, các cơ quan ngang bộ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố số
lượng văn bản đến nhiều nên có thể có các quyển sổ đăng ký văn bản đến sau đây:
+01 quyển đăng ký văn bản mật;
+01 quyển đăng ký văn bản cấp trên gửi xuống;

+01 quyển đăng ký văn bản các cơ quan đơn vị trực thuộc và cấp dưới gửi lên;
+01 quyển đăng ký các thư, đơn khiếu tố.
Sau đây là mẫu các loại sổ đăng ký văn bản đến:
-Mẫu sổ đăng ký văn bản đến: đối với Ủy ban nhân dân xã, phường có thể có các
quyển sổ đăng ký văn bản đến sau đây:
+01 quyển đăng ký văn bản mật;
+01 quyển đăng ký văn bản cấp trên gửi xuống;
+01 quyển đăng ký các các đơn, thư khiếu tố.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến được chuẩn hóa thống nhất. Trang bìa của sổ trình bày
như sau:
Tên cơ quan cấp trên trực tiếp
Tên cơ quan
NĂM:
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Từ số đến số
Từ ngày đến ngày
Quyển số:
Cấu tạo bên trong của sổ gồm 10 cột:
Số
đến
Ngày
đến
Nơi
gửi
văn
bản
Số, ký
hiệu văn
bản
Ngày,

tháng
văn
bản
Tên loại và trích
yếu nội dung
văn bản
Lưu
hồ sơ
Nơi
nhận
Ký
nhậ
n
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
-Mẫu sổ đăng ký văn bản mật: sổ đăng ký văn bản mật có nội dung cơ bản giống sổ
đăng ký văn bản thường chỉ thêm cột “mức độ mật” bên cạnh cột trích yếu.
-Mẫu sổ và cách đăng ký thư, đơn khiếu tố: hình thức trình bày sổ đăng ký thư, đơn
khiếu tố cũng giống như sổ đăng ký văn bản đến; chỉ khác nhau ở chỗ ngoài bìa ghi tên là
“sổ đăng ký thư, khiếu tố”. Cấu tạo bên trong quyển sổ có 11 cột như sau:
Số
đến
Ngà
y
đến
Họ và tên
địa chỉ
người gửi
thu đơn

Số,
ký
hiệu
thư,
đơn
Ngày,
tháng
thư,
đơn
Trích
yếu
nội
dung
Nơi
nhận
hoặc
giải
quyết
Ký
nhậ
n
Số, ký
hiệu
văn
bản trả
lời
Nội
dung
giải
quyết

Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11



Trang 25

Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng

-Chuyển giao văn bản đến: sau khi đăng ký xong, văn bản phải được phân phối,
chuyển giao ngay đến tay người có trách nhiệm nghiên cứu giải quyết. Việc chuyển giao
văn bản phải làm nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mật (đối với văn bản mật).
Văn bản có dấu khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc phải được chuyển giao ngay sau khi
nhận. Các văn bản khác cũng phải được chuyển giao xong trong ngày. Trường hợp văn bản
đến muộn, số lượng nhiều, làm không kịp mới để sáng ngày hôm sau nhưng phải báo cáo
với người phụ trách biết và cất giữ cẩn thận. Phải giao văn bản trực tiếp cho người có trách
nhiệm giải quyết nhận, không gửi qua người khác hoặc đơn vị khác nhận hộ, không để
người không có trách nhiệm xem văn bản của người khác. Nếu các đơn vị, tổ chức ở trong
khu vực cơ quan và số lượng văn bản không nhiều thì văn thư dùng sổ đăng ký văn bản để
chuyển văn bản và lấy chữ ký luôn vào sổ đó (cột 9 ở sổ đăng ký văn bản đến hoặc cột 10 sổ
đăng ký văn bản đến mật). Đối với các đơn vị, tổ chức ở cách xa cơ quan thì phải vào sổ
“chuyển văn bản đến”. Sổ này chỉ cần ghi số, ký hiệu, số lượng văn bản chứ không cần ghi
chi tiết.
Mẫu sổ chuyển văn bản đến cho các đơn vị trong cơ quan
Ngày, tháng
chuyển văn
bản
Số, ký hiệu văn bản
hoặc phiếu chuyển

Số lượng văn bản
hoặc số lượng bì
Đơn vị hoặc người
nhận
Ký
nhận
1 2 3 4 5
Việc người nhận văn bản phải ký vào sổ là một yêu cầu cần thiết, thể hiện tinh thần
trách nhiệm của người đó đối với việc quản lý văn bản của cơ quan. Đối với thủ trưởng cơ
quan có thư ký riêng thì thư ký ký nhận văn bản.
-Theo dõi việc giải quyết văn bản đến: trong số văn bản hàng ngày gửi đến cho cơ
quan có những văn bản cần phải giải quyết kịp thời theo yêu cầu nơi gửi. Đối với những văn
bản này, thủ trưởng cơ quan, đơn vị đề ra thời gian và yêu cầu cán bộ có trách nhiệm nghiên
cứu giải quyết.
đ.Quản lý văn bản đi
-Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi sổ, ký hiệu và ngày, tháng của
văn bản. Văn bản sau khi được đánh máy (hoặc in) trước khi trình lãnh đạo ký và đóng dấu,
làm thủ tục gửi đi đều phải được phụ trách bộ phận văn thư kiểm tra về thể thức.
-Trước hết, cần xem văn bản đó có hợp lệ không, tức là kiểm tra xem các giai đoạn:
thảo, duyệt bản thảo, đánh máy, in, sau chụp, ký văn bản đó đã được thực hiện đúng theo
quy định của cơ quan chưa? Nếu chưa thì phải làm đủ các việc.
-Kiểm tra về thể thức văn bản, đặc biệt là phần tác giả, ngày, tháng, trích yếu, nơi
nhận, thể thức để ký, số lượng bản Nếu còn thiếu sót thì yêu cầu cán bộ hoặc đơn vị thảo
văn bản đó sửa lại.
Sau khi kiểm tra xong, nếu văn bản chưa có chữ ký của thủ trưởng, văn thư đưa xin
chữ ký, sau đó đóng dấu cơ quan, vào sổ ghi ngày, tháng làm thủ tục gửi đi.
-Vào sổ đăng ký văn bản đi: tất cả văn bản, giấy tờ của cơ quan gửi đi đều phải đăng
ký vào sổ. Có thể đăng ký bằng sổ hoặc máy vi tính. Tùy theo số lượng văn bản giấy tờ của
mỗi cơ quan mà dùng hai hay nhiều sổ cho phù hợp.
Số văn bản được đánh số 01 ngày đầu năm và kết thúc vào ngày cuối năm, sang năm

sau lại trở lại từ số 01.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
Số và ký hiệu
văn bản
Ngày,
tháng văn
bản
Tên loại và trích yếu
nội dung văn bản
Nơi nhận Đơn vị hoặc
người nhận bản
lưu
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6
Nếu là văn bản mật thì sổ này chỉ cần thêm một cột: mức độ mật (cột 7).