Tài liệu Bồi dưỡng nghiệp vụ chức danh công chức văn phòng - Thống kê xã khu vực đồng bằng_Lĩnh vực Quản trị văn phòng và văn hóa công sở

1


BỘ NỘI VỤ
––––––––––








TẬP BÀI GIẢNG

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ VĂN HÓA CÔNG SỞ

DÀNH CHO LỚP BỒI DƯỠNG NGHIỆP VỤ
CHỨC DANH CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG-THỐNG KÊ XÃ
KHU VỰC ĐỒNG BẰNG

(Ban hành kèm theo Quyết định số: 348/QĐ-BNV ngày 19 tháng 4 năm 2012
của Bộ trưởng Bộ Nội vụ)
––––––––––––––––

Hà Nội - 2011

1
MỤC LỤC

Stt
NỘI DUNG
Trang
1.
Mục lục

2.
Lời nói đầu

3.
Nội dung
1
4.
A. Phần I - Quản trị văn phòng tại UBND xã
1
5.
Bài 1. Những vấn đề chung về văn phòng và Quản trị văn phòng
UBND xã

1
6.
I. Khái niệm văn phòng và văn phòng UBND xã.
1
7.
II. Quản trị văn phòng UBND xã
9
8.
III. Thực hành
11
9.
Bài 2: Phương pháp thực hiên nhiệm vụ trong hoạt động Quản trị
văn phòng của UBND xã
12
10.
I. Tổ chức xây dựng và thực hiện chương trình công tác thường kỳ của
UBND xã.
12
11.
II. Phương pháp đảm bảo thông tin cho quản lý của UBND xã.
14
12.
III. Phương pháp tổ chức các cuộc hội họp của UBND xã.
15
13.
IV. Phương pháp tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo UBND xã.
18
14.
V. Xây dựng nội quy, quy chế công tác của UBND xã.
19

15.
VI. Thực hành.
19
16.
B. Phần II - Văn hóa công sở tại UBND xã
22
17.
Bài 3: Những vấn đề cơ bản về Văn hóa công sở
22
18.
I. Những vấn đề chung về Văn hóa công sở
22
19.
II. Một số yếu tố cấu thành, vai trò và chức năng của Văn hóa công sở
tại cơ quan UBND xã
31
20.
Bài 4. Vai trò của công chức Văn phòng - Thống kê với Văn hóa
công sở tại UBND xã
39
21.
1. Các yêu cầu đối với công chức Văn phòng - Thống kê tại UBND
xã.
39
22.
2. Nhiệm vụ của công chức văn phòng - Thống kê khi giúp lãnh đạo xã
xây dựng Văn hóa công sở tại UBND xã
43
23.
3. Thực hành, thảo luận nhóm

47
24.
Phụ lục: Một số văn bản của nhà nước về công tác lễ tân.
48
25.
Tài liệu tham khảo.
57





2
Phần I - QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG UBND XÃ (20 tiết)

Bài 1
Những vấn đề chung về văn phòng và Quản trị văn phòng UBND xã

I. Khái niệm văn phòng và văn phòng UBND xã
1. Khái niệm
Theo Hiến pháp năm 1992 được sửa đổi bổ sung năm 2001, nước Cộng hoà
Xã hội chủ nghĩa Việt Nam là một nước độc lập, có chủ quyền, thống nhất và toàn
vẹn lãnh thổ. Về lãnh thổ - hành chính cả nước ta có các tỉnh, thành phố trực thuộc
trung ương. Tỉnh chia thành huyện, thành phố thuộc tỉnh và thị xã. Thành phố trực
thuộc trung ương chia thành quận, huyện. Quận chia thành phường, xã, huyện chia
thành xã, thị trấn. Với hệ thống tổ chức các cơ quan hành chính nhà nước của nước
ta như trên, các cơ quan đoàn thể, tổ chức của các ngành, các cấp trên lãnh thổ
nước ta tạo thành mạng lưới tổ chức từ trung ương đến cơ sở. Để thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của mình, mỗi cơ quan đều có các đơn vị chức năng giúp việc như:
vụ, tổng cục thuộc bộ; các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh, thành phố; các phòng,

ban thuộc UBND huyện, thị xã Trong cơ quan UBND các cấp có các đơn vị chức
năng thuộc UBND. Trong đó có một đơn vị làm công tác văn phòng. Đơn vị đó có
tên gọi là văn phòng hoặc là phòng Hành chính - Quản trị (sau đây gọi chung là
văn phòng). Như vậy, có thể nói, trong hệ thống các cơ quan hành chính của nước
ta, ở đâu có cơ quan là ở đó có văn phòng của cơ quan.
Theo văn bản hiện hành của đảng, nhà nước và các qui định về chức năng,
nhiệm vụ, tổ chức bộ máy văn phòng của nhiều cơ quan thì văn phòng được quan
niệm như sau: “Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan”.
Nội dung giúp việc của văn phòng bao gồm ba nghĩa. Nghĩa thứ nhất: Văn
phòng là đơn vị đề xuất ý kiến để thủ trưởng cơ quan lựa chọn các giải pháp tổ
chức điều hành bộ máy nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. Nghĩa thứ
hai: Văn phòng trực tiếp đảm bảo cơ sở vật chất cho cơ quan làm việc. Nghĩa thứ
ba: Văn phòng là đơn vị trực tiếp thực hiện một số công tác do thủ trưởng cơ quan
giao như công tác văn thư, lưu trữ, hành chính.
Khái niệm Văn phòng UBND xã
Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã là bộ phận giúp việc của UBND xã.
Đối với UBND xã, theo các văn bản hiện hành của Chính phủ và Bộ Nội vụ,
ở mỗi xã, phường, thị trấn, trong Uỷ ban có ít nhất một công chức Văn phòng -
Thống kê.
Căn cứ vào số lượng dân cư ở từng khu vực (miền núi, đồng bằng), ngoài số
lượng công chức chính thức, UBND xã đề nghị UBND huyện quyết định cho bố trí
thêm cán bộ không chuyên trách ở văn phòng làm công tác văn thư, lưu trữ, thủ
kho, thủ quỹ, phục vụ Uỷ ban.
Tuy trong văn phòng UBND xã không chỉ có một người, nhưng vì khối
lượng công tác không nhiều và có ít người nên trong văn phòng không lập các tổ,
bộ phận công tác như văn phòng ở các bộ, tổng cục.

3

2. Chức năng

Văn phòng có chức năng tham mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý điều
hành của thủ trưởng cơ quan và bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan
hoạt động. Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loại công tác:
- Công tác tham mưu tổng hợp: Văn phòng nghiên cứu đề xuất ý kiến những
vấn đề thuộc về công tác tổ chức công việc, điều hành bộ máy để thực hiện chức
năng, nhiệm vụ chung của cơ quan.
- Công tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động: Văn
phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa là đơn vị trực
tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo có ý kiến phê duyệt. Văn phòng phải mua
sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của
cơ quan.
Hai loại công tác: Công tác tham mưu, công tác bảo đảm điều kiện vật chất
kỹ thuật có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm đáp ứng nhu cầu của công
tác lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan.
UBND xã có các chức năng dưới đây:
Chức năng thứ nhất: UBND xã là cơ quan chấp hành của HĐND xã. UBND
xã có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐND xã.
Chức năng thứ hai: UBND xã là cơ quan hành chính nhà nước ở xã. Cụ thể
UBND xã có nhiệm vụ chung là tổ chức thực hiện hiến pháp, luật, pháp lệnh và
các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, đề ra các quy chế cụ thể, phù hợp để
quản lý các lĩnh vực ở địa phương.
Trách nhiệm của văn phòng UBND xã đối với UBND xã là phục vụ cho cơ
quan UBND hoạt động, văn phòng Uỷ ban có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất các giải
pháp để lãnh đạo Uỷ ban tổ chức điều hành bộ máy thực hiện chức năng nhiệm vụ
theo luật định. Văn phòng Uỷ ban bảo đảm cơ sở vật chất cho Uỷ ban làm việc.
Qua nội dung nói trên, ta thấy hoạt động của văn phòng UBND xã gắn rất
chặt với hoạt động của UBND. Ở góc độ bảo đảm, phục vụ, văn phòng UBND xã
là đơn vị trực tiếp thực hiện rất nhiều loại công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ
của HĐND và UBND. Thông qua văn phòng, công tác thông tin tổng hợp, hành
chính, quản trị… của HĐND và UBND xã được thực hiện

3. Nhiệm vụ
Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng cho nên văn phòng của cơ quan đó có
thể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung văn phòng có
những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình, kế
hoạch công tác thường kỳ của cơ quan và của văn phòng. Tổ chức họp giao ban và
xếp lịch công tác tuần của cơ quan.
- Thu thập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu
lãnh đạo quản lý, điều hành của thủ trưởng cơ quan.
- Theo dõi tiến độ thực hiện chuẩn bị đề án; Thẩm tra các đề án, các quyết
định quản lý trước khi thủ trưởng cơ quan ban hành; Kiểm tra về thủ tục chuẩn bị đề

4
án; Bảo đảm các văn bản của cơ quan ban hành hoặc trình cấp trên ban hành được
thống nhất.
- Chủ trì việc giữ mối quan hệ công tác của lãnh đạo cơ quan với các cơ quan
khác và với công dân; Giúp thủ trưởng cơ quan điều hoà, phối hợp các đơn vị trong
cơ quan để thực hiện chương trình công tác của cơ quan.
- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội nghị,
hội thảo, cuộc họp, cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; Tổ chức việc ghi biên bản
các cuộc họp, cuộc làm việc đó.
- Giúp thủ trưởng quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ ở các
đơn vị thuộc cơ quan; Trực tiếp thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của
cơ quan.
- Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài khoản văn phòng; Bảo đảm cơ sở vật
chất, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc của cơ quan.
- Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ, nhân viên thuộc biên chế văn phòng.
Nhiệm vụ của văn phòng UBND xã
1. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ
Căn cứ yêu cầu, nhiệm vụ, văn phòng chủ động xây dựng chương trình,

trình Chủ tịch Uỷ ban duyệt, ban hành. Sau khi chương trình công tác được ban
hành, văn phòng có trách nhiệm giúp Chủ tịch Uỷ ban tổ chức thực hiện. Đôn đốc
các bộ phận công tác triển khai. Theo dõi tiến độ thực hiện. Cuối kỳ, văn phòng
tổng hợp tình hình, viết báo cáo và tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết thực hiện
chương trình.
Ngoài chương trình công tác nhiệm kỳ, tháng, quý, năm, văn phòng còn có
trách nhiệm xây dựng lịch công tác tuần của Uỷ ban. Tổ chức cuộc họp giao ban
hàng tuần của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban.
2. Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp
UBND trong việc chỉ đạo thực hiện
Văn phòng giúp UBND xã tổ chức công tác thông tin và xử lý thông tin;
Phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác của địa
phương. Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực sự quản lý, chỉ đạo của UBND xã
và việc giám sát của HĐND. Công tác bảo đảm thông tin của văn phòng tập trung
vào các nội dung chủ yếu: Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế - xã hội,
an ninh quốc phòng; Tình hình hoạt động của các tổ chức đoàn thể; Tình hình mọi
mặt và các biến động trong địa phương.
Trên cơ sở quản lý thông tin, văn phòng làm báo cáo tổng hợp tình hình kinh
tế - xã hội (kể cả các biểu báo thống kê tổng hợp) của địa phương trình lãnh đạo
UBND ký ban hành. Văn phòng thông báo kết luận của lãnh đạo Uỷ ban đến các
ngành, đoàn thể, thôn, tổ dân phố.
3. Tổ chức các cuộc họp, cuộc làm việc của Uỷ ban
Ở UBND xã thường có các cuộc họp, cuộc hội nghị dưới đây: Họp Uỷ ban;
Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban
với các trưởng thôn, tổ trưởng dân phố; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với lãnh đạo

5
các cơ quan đoàn thể trong xã…Trách nhiệm của văn phòng trong các cuộc họp là
tham mưu đề xuất các cuộc họp; bố trí lịch các cuộc họp. Phối hợp với công chức có
liên quan để xây dựng chương trình và chuẩn bị nội dung; Ghi biên bản cuộc họp.

4. Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng
Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn phòng có
trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong cơ
quan Uỷ ban và trong địa phương. Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh nghiệm,
nhân điển hình tiên tiến. Làm thủ tục đề nghị Uỷ ban khen thưởng theo thẩm quyền
hoặc Uỷ ban đề nghị lên cấp trên khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích
xuất sắc trong phong trào thi đua.
5. Tổ chức công tác tiếp dân
Theo quy định của Uỷ ban, văn phòng trực tiếp tiếp nhận đơn thư khiếu nại
của nhân dân gửi đến Uỷ ban. Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để lãnh đạo Uỷ ban trả
lời nhân dân đúng với chủ trương, chính sách của đảng và nhà nước. Đồng thời
chuyển các đơn thư không thuộc thẩm quyền của Uỷ ban và hướng dẫn cho nhân
dân đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết.
6. Tham gia bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong giao dịch giữa Uỷ ban
với cơ quan, tổ chức, công dân theo cơ chế “một cửa”
Cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết công việc của một cơ quan hành chính
nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả được
thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Nguyên tắc thực hiện
cơ chế một cửa là: thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật, công khai,
thuận tiện, nhanh chóng, nhận yêu cầu và trả kết quả tại một nơi - bộ phận tiếp
nhận hồ sơ.
Công chức Văn phòng - Thống kê phối hợp cùng với các công chức chuyên
môn khác của UBND xã có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nghiên cứu giải quyết hồ
sơ, trả kết quả cho đương sự, thu lệ phí theo quy định của pháp luật.
7. Giữ mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và
nhân dân
Mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân dân
được thông qua bằng nhiều hình thức. Có thể trực tiếp, cũng có thể gián tiếp.
Trong đó chủ yếu thông qua hình thức hội họp. Khi các cơ quan, đoàn thể hoặc
nhân dân có nhu cầu đến làm việc với lãnh đạo UBND, văn phòng có trách nhiệm

tiếp nhận nhu cầu. Sau khi báo cáo và được lãnh đạo Uỷ ban đồng ý, văn phòng
sắp xếp lịch làm việc.
8. Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc
Cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của UBND xã gồm có: Đất đai, nhà
cửa, phương tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm
Ở cấp xã, văn phòng không làm chủ tài khoản của Uỷ ban. Bộ phận bảo đảm
kinh phí cho Uỷ ban hoạt động là tài chính - kế toán. Tuy vậy văn phòng vẫn có
trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho HĐND và cơ
quan UBND theo quy định hiện hành của nhà nước. Nội dung cụ thể là: Văn phòng

6
đề nghị về nhu cầu sử dụng đất đai, nhà cửa, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện
làm việc khác. Trong trường hợp cụ thể, nếu được phân công, văn phòng trực tiếp
mua sắm. Văn phòng trực tiếp quản lý, bảo dưỡng các tài sản thuộc cơ quan Uỷ
ban.
9. Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của
Uỷ ban
Công tác văn thư lưu trữ của UBND xã bao gồm: Quản lý và giải quyết văn
bản đi; Quản lý và giải quyết văn bản đến; Quản lý và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ và
nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Uỷ ban; Thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng
có hiệu quả tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý của Uỷ ban theo quy định của
pháp luật.
Công tác hành chính của UBND xã bao gồm lễ tân khánh tiết, thường trực
bảo vệ, liên lạc, điện thoại, tạp vụ Trách nhiệm của văn phòng đối với công tác
hành chính, văn thư, lưu trữ là tổ chức thực hiện các văn bản của cấp trên gửi cho
Uỷ ban. Biên soạn, trình lãnh đạo Uỷ ban ban hành văn bản mới về công tác văn
thư, lưu trữ, hành chính cho phù hợp với thực tế của địa phương.
10. Thực hiện công tác tổ chức - cán bộ
Văn phòng giúp Chủ tịch UBND xã thực hiện nghiệp vụ công tác tổ chức và
cán bộ. Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, người lao động thuộc Uỷ ban.

Thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công chức và người lao động thuộc thẩm
quyền quản lý của UBND xã. Giúp Chủ tịch Uỷ ban thực hiện chế độ chính sách
đối với cán bộ, công chức và người lao động.
4. Tổ chức bộ máy
Do đặc điểm công tác, ở từng cơ quan cụ thể, các đơn vị trong văn phòng có thể
có tên gọi khác nhau. Nhưng nhìn chung văn phòng thường có cơ cấu tổ chức gồm:
- Chánh văn phòng: Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ
quan về toàn bộ công tác của văn phòng. Chánh văn phòng phụ trách chung công
tác văn phòng và có thể trực tiếp phụ trách một hoặc một số công tác của văn
phòng như : Bảo mật, tổ chức bộ máy, cán bộ Chánh văn phòng làm chủ tài
khoản văn phòng. Được thủ trưởng cơ quan giao cho ký thừa lệnh một số văn bản
của cơ quan như: Giấy mời họp, Giấy đi đường, Bản sao các văn bản
- Phó Chánh văn phòng được Chánh văn phòng phân công giúp phụ trách một
hoặc một số công tác của văn phòng như thông tin tổng hợp, văn thư, lưu trữ
- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Tổng hợp;
- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Hành chính;
- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Quản trị;
- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Văn thư Lưu trữ.
Đối với văn phòng UBND xã thì không có Chánh, Phó văn phòng và cơ cấu
tổ chức như trên. Công chức Văn phòng - Thống kê và nhân viên văn thư thực hiện
các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cơ quan UBND xã.
Mối quan hệ công tác của Văn phòng UBND xã
- Văn phòng UBND xã là một bộ phận công tác của Uỷ ban. Văn phòng
cùng với các bộ phận công tác khác tạo thành bộ máy tổ chức hoàn chỉnh của

7
UBND xã.
- Văn phòng UBND xã là bộ máy giúp việc của Uỷ ban; Văn phòng bảo đảm
thông tin cho quản lý; Tham mưu đề xuất các biện pháp để Uỷ ban tổ chức chỉ đạo,
điều hành bộ máy; Văn phòng bảo đảm điều kiện vật chất cho HĐND và UBND

hoạt động.
- Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa Uỷ ban với các cơ quan, đoàn thể
và công dân. Thông qua văn phòng, Cơ quan UBND xã thể hiện được nét văn
minh, lịch sự, quyền uy nhưng lại gần gũi với nhân dân.
Như vậy văn phòng UBND cấp xã có vị trí quan trọng. Nếu không có văn
phòng thì HĐND, UBND không đủ điều kiện để thực hiện chức năng, nhiệm vụ
của mình.
1. Mối quan hệ với UBND
UBND xã là cơ quan chấp hành của HĐND; Là cơ quan hành chính nhà
nước của cấp xã. UBND xã có trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp. UBND xã là cơ
quan quản lý tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội trong xã. Về mặt tổ chức: Văn
phòng là một bộ phận công tác thuộc UBND.
Theo các văn bản pháp luật hiện hành thì UBND xã có Chủ tịch, Phó Chủ
tịch, uỷ viên Uỷ ban. Ở UBND xã, ngoài các cán bộ nói trên còn có một số công
chức chuyên môn như Văn phòng - Thống kê; Địa chính - Xây dựng; Tư pháp - Hộ
tịch; Văn hoá - Xã hội v.v Văn phòng UBND xã cùng với các công chức nói trên
cấu thành cơ quan Uỷ ban. Văn phòng UBND xã chịu sự quản lý toàn diện và sự
chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo UBND xã.
2. Mối quan hệ với Hội đồng nhân dân
Cấp xã là đơn vị hành chính cấp cuối cùng của nước ta. Trong đó, HĐND là
cơ quan quyền lực Nhà nước; UBND là cơ quan chấp hành của HĐND.
Trong một địa phương cấp xã, HĐND và UBND là hai tổ chức khác nhau,
song có quan hệ mật thiết với nhau. Nghị quyết của HĐND muốn đến được với
dân, chủ yếu thông qua hoạt động của UBND. HĐND xã hiện nay không có văn
phòng. Vì vậy văn phòng UBND xã có trách nhiệm rất lớn với HĐND thông qua
hai loại công tác: Công tác thông tin tổng hợp qua việc theo dõi tình hình chung
của địa phương, văn phòng có trách nhiệm bảo đảm thông tin cho HĐND hoạt
động; Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của thường trực HĐND; Công
tác đảm bảo cơ sở vật chất thì văn phòng UBND có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật

chất cho HĐND hoạt động như: Phòng làm việc, phương tiện giao thông, văn
phòng phẩm và các trang thiết bị kỹ thuật khác.
3. Mối quan hệ với các bộ phận công tác khác trong cùng một UBND
Theo các văn bản hiện hành, ở UBND xã, ngoài cán bộ lãnh đạo, cơ quan
Uỷ ban còn có các công chức khác như đã nói ở trên. Mỗi công chức phụ trách một
hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Uỷ ban. Đối với các bộ phận công tác này, văn
phòng có vị trí ngang bằng. Văn phòng không phải là bộ phận công tác cấp trên
hoặc cấp dưới. Văn phòng có quan hệ cộng tác, phối hợp thực hiện nhiệm vụ được
giao, phục vụ Uỷ ban thực hiện chức năng quản lý tập trung thông nhất các lĩnh

8
vực của đời sống xã hội trong xã.
4. Mối quan hệ với các tổ chức quần chúng
Trong xã, ngoài Đảng uỷ, HĐND, UBND còn có các tổ chức quần chúng
khác như: Mặt trận tổ quốc, Đoàn thanh niên, Hội liên hiệp phụ nữ, Hội cựu chiến
binh và nhân dân trong xã. Mỗi tổ chức nói trên có chức năng, nhiệm vụ riêng
nhưng có điểm chung giống nhau cơ bản là đều chịu sự lãnh đạo của Đảng uỷ cấp
xã. Đều có trách nhiệm thi hành pháp luật nhà nước. Văn phòng có trách nhiệm giữ
vững mối quan hệ công tác thường xuyên và trực tiếp với các tổ chức, với nhân
dân trong xã.
5. Mối quan hệ với các trưởng thôn, xóm
Trong mỗi xã có nhiều thôn. Tuy thôn không phải là một cấp chính quyền,
song cấp thôn có vai trò rất quan trọng. Đứng đầu cấp thôn là trưởng thôn. Về mặt
trách nhiệm, với nhà nước, trưởng thôn là người tuyên truyền, phổ biến và trực tiếp
tổ chức thực hiện mọi chủ trương của UBND xã trong thôn. Với dân, trưởng cấp
thôn là người trực tiếp tiếp xúc, nắm bắt và phản ánh một cách kịp thời tâm tư, tình
cảm và nguyện vọng của dân với chính quyền. Qua đó ta thấy, trưởng cấp thôn là
cầu nối rất quan trọng giữa dân với chính quyền cấp xã.
Về nhiều phương diện, văn phòng phải xác lập mối quan hệ mật thiết với
trưởng thôn. Thông qua đó, văn phòng triển khai thực hiện các chủ trương công tác

của Uỷ ban đến cấp thôn. Ngược lại văn phòng thu nhận nguồn thông tin tin cậy từ
cơ sở phục vụ nhu cầu quản lý, chỉ đạo của Uỷ ban nói chung và giải quyết tâm tư
nguyện vọng của nhân dân nói riêng.
6. Mối quan hệ với văn phòng đảng uỷ
Đảng Cộng sản Việt Nam là đảng cầm quyền. Đảng lãnh đạo nhân dân tiến
hành sự nghiệp cách mạng. Đảng lãnh đạo có nghĩa là đảng đề ra cương lĩnh chính
trị, đường lối cách mạng, chủ trương, chính sách về các lĩnh vực của đời sống xã
hội. Đảng đề ra cương lĩnh, đường lối chủ trương thông qua các đại hội đảng.
Văn phòng đảng uỷ xã có chức năng tham mưu giúp đảng uỷ xã tổ chức điều
hành công việc lãnh đạo của đảng uỷ. Hàng ngày, nhiệm vụ của văn phòng đảng
uỷ xã là: Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của đảng uỷ, văn phòng đảng
uỷ xã phối hợp với các bộ phận chức năng khác giúp đảng uỷ xã chuẩn bị và ban
hành các quyết định. Nội dung của công tác này gồm các việc giúp đảng uỷ xác
định bộ phận chủ trì, bộ phận tham gia xây dựng quyết định, biên soạn, tổ chức lấy
ý kiến đóng góp xây dựng dự thảo quyết định; Theo dõi và tổng hợp ý kiến hội
thảo bản dự thảo quyết định tại hội nghị; Đề nghị với đảng uỷ xử lý những ý kiến
khác nhau. Văn phòng đảng uỷ xã phối hợp với các ban ngành, đoàn thể tổ chức
việc truyền đạt nội dung. Đôn đốc các ngành các cấp thực hiện quyết định. Kiểm
tra, tổng kết thực hiện quyết định; Làm công tác thông tin phục vụ lãnh đạo của
đảng uỷ; Làm báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên đề, báo cáo đột xuất của đảng uỷ
xã lên cấp trên, giúp đảng uỷ xã ban hành các qui chế và tổ chức thực hiện quy chế
làm việc, giúp đảng uỷ xã làm công tác thư từ tiếp dân, nâng cao hiệu quả việc xử
lý tại chỗ những kiến nghị và khiếu nại của công dân, giúp đảng uỷ xã thực hiện

9
công tác văn thư, công tác lưu trữ, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc
của đảng uỷ xã.
Văn phòng Uỷ ban có nhiệm vụ phải phối hợp với văn phòng đảng uỷ để
xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Uỷ ban bảo đảm sự ăn khớp, thống
nhất với chương trình công tác của đảng uỷ.

8. Mối quan hệ với Văn phòng UBND huyện trực tiếp
Văn phòng UBND huyện tổ chức công tác văn phòng có nhiều kinh nghiệm,
cán bộ được đào tạo nghiệp vụ cơ bản có trình độ nghiệp vụ công tác cao hơn cấp
xã. Vì vậy văn phòng UBND xã cần tranh thủ sự hướng dẫn nghiệp vụ công tác
văn phòng của văn phòng UBND huyện. Mời văn phòng UBND huyện hướng dẫn
nghiệp vụ công tác văn thư, hành chính, quản lý và tổ chức sử dụng vật tư, tài sản
mà UBND xã giao cho văn phòng.
II. Quản trị văn phòng UBND xã
1. Sự ra đời của quản trị học
Quản trị xuất hiện cùng với sự xuất hiện của nhà nước. Nó xuất hiện trong
mối quan hệ giữa con người với con người trong lao động sản xuất làm ra của cải
vật chất. Khoa học Quản trị được các học giả phương Tây nghiên cứu từ cuối thế
kỷ XVIII, phát triển mạnh từ cuối thể kỷ XIX. Thời kỳ đầu các nhà nghiên cứu đưa
ra nhiều quan niệm khác nhau về quản trị học như: “Quản trị là quá trình làm việc
với và thông qua những người khác nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong
một môi trường luôn biến động.” Hay quan niệm thứ hai: “ Quản trị là tổ chức,
điều hành công việc của một cơ quan” hoặc quan niệm thứ ba: “Quản trị là quản lý
và cấp phát các phương tiện làm việc theo chế độ”. Quan niệm quản trị nói trên do
các nhà biên soạn "Đại Từ Điển Tiếng Việt" của nước ta đưa ra vào năm 1992.
1.1 Chức năng quản trị
Theo lịch sử phát triển của quản trị học, ở mỗi thời kỳ, các nhà nghiên cứu
đã đưa ra nhiều chức năng khác nhau của quản trị. Song nhìn chung, quản trị có 4
chức năng là: Hoạch định, Tổ chức, Quản trị nguồn nhân lực, Kiểm tra.
a) Chức năng hoạch định
Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu của tổ chức và các biện pháp để
đạt mục tiêu ấy.
b) Chức năng tổ chức
Tổ chức là quá trình nghiên cứu và thiết lập một cơ cấu hợp lý, xác định mối
quan hệ giữa các cơ cấu trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục
tiêu của tổ chức.

c) Chức năng quản trị nguồn nhân lực
Quản trị nguồn nhân lực là việc phân tích, đánh giá, hoạch định, tuyển dụng,
sử dụng và phát triển nguồn nhân lực nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức.
d) Chức năng kiểm tra
Kiểm tra là việc sử dụng các chế độ, chính sách, tiêu chuẩn, quy trình, quy
phạm để giám sát và đo lường một cách chủ động quá trình thực hiện một công việc,
một sản phẩm và tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết nhằm đạt kết quả

10
mong muốn.
1.2 Nhà quản trị
Nhà quản trị là thuật ngữ chỉ những người làm chức năng quản trị một tổ
chức hoặc một đơn vị cấu thành tổ chức. Nhà quản trị làm việc trong một tổ chức,
nhưng không phải bất kỳ người nào trong tổ chức đó cũng đều là nhà quản trị.
Nhà quản trị là người điều khiển công việc của nhiều người khác.
a) Các cấp quản trị
- Quản trị viên cấp cơ sở là người nhận mệnh lệnh, chỉ tiêu kế hoạch từ quản
trị gia cấp trung và tổ chức để người lao động trực tiếp làm ra sản phẩm.
- Quản trị gia cấp trung là người có trách nhiệm nhận chỉ tiêu kế hoach từ
quản trị gia cấp cao để nghiên cứu, phân bổ và giao cho quản trị gia cấp trung.
- Quản trị gia cấp cao là người có vai trò quyết định, đề ra chỉ tiêu kế hoạch
mọi lĩnh vực hoạt động của tổ chức. Người giao chỉ tiêu cho các quản trị gia cấp
trung thuộc quyền.
b) Vai trò của nhà quản trị
Dù ở cấp quản trị nào thì nhà quản trị cũng luôn luôn thực hiện chức năng
quản trị thông qua vai trò của mình.
- Nhóm vai trò có liên quan đến con người
- Nhóm vai trò thông tin
- Nhóm vai trò ra quyết định.
c) Kỹ năng của nhà quản trị

- Kỹ năng kỹ thuật; Kỹ năng tác động tới người khác; Kỹ năng nhận thức;
Kỹ năng truyền thông.
2. Quản trị văn phòng UBND xã
2.1 Khái niệm Quản trị văn phòng UBND xã
a) Khái niệm
Quản trị văn phòng UBND xã là lãnh đạo xã điều hành, quản lý công tác văn
phòng trong cơ quan uỷ ban và ở các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của UBND xã.
b) Nội dung: Khái niệm Quản trị văn phòng UBND xã bao hàm các nội
dung cơ bản là: Ở UBND xã, văn phòng là một bộ phận công tác của Uỷ ban. Văn
phòng uỷ ban có chức năng, nhiệm vụ riêng. Văn phòng uỷ ban có cán bộ văn
phòng. Văn phòng UBND xã không có Chánh văn phòng như ở bộ, ở tỉnh. Văn
phòng UBND do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban trực tiếp quản lý, chỉ đạo.
Hoạt động quản lý chỉ đạo của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban đối với văn
phòng UBND xã là hoạt động Quản trị văn phòng. Công tác văn phòng nói trên ở
các bộ phận khác trong cơ quan Uỷ ban phải được quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn
nghiệp vụ để thực hiện thống nhất. UBND xã là cấp chính quyền cơ sở. Thuộc
thẩm quyền quản lý của Uỷ ban còn có cấp thôn. Đứng đầu cấp thôn là trưởng cấp
thôn. Trong công tác của trưởng cấp thôn có nhiều việc thuộc công tác văn phòng
như: Soạn thảo văn bản, đăng ký, lưu văn bản do trưởng cấp thôn làm ra gửi đi;
Đăng ký, lưu văn bản nhận được từ các nơi gửi đến…Công tác văn phòng nói trên
ở cấp thôn cũng cần được quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ để thực hiện thống nhất.

11
Như vậy các hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác văn phòng trong ở các cấp,
các ngành thuộc UBND xã là hoạt động Quản trị văn phòng.
2.2 Chức năng Quản trị văn phòng UBND xã
Chức năng Quản trị văn phòng UBND xã cũng có những nội dung cụ thể:
a) Chức năng hoạch định trong quản trị văn phòng UBND xã
- Hoạch định trong quản trị văn phòng UBND xã là quá trình xác đinh các
nội dung công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn phòng UBND phải thực

hiện trong một khoảng thời gian nhất định bao gồm các công việc: Xây dựng
chương trình công tác thường kỳ.
Văn phòng UBND xã phải xây dựng nhiều loại chương trình công tác:
chương trình công tác thường kỳ của Uỷ ban, chương trình công tác thường kỳ của
văn phòng Uỷ ban, chương trình công tác thường kỳ của HĐND xã; Lập kế hoạch
công tác; Xây dựng đề án công tác; Xây dựng lịch công tác tuần.
Về phương pháp chung, khi xây dựng chương trình, kế hoạch, đề án công
tác phải xác định rõ ràng, cụ thể các nội dung: Làm việc gì, tại sao, làm như thế
nào, ai làm, làm ở đâu, bao giờ làm. Công tác hoạch định được tiến hành theo trình
tự: Xác định mục đích, yêu cầu, khảo sát đánh giá tình hình hiện tại, xác định nội
dung công việc, xác định điều kiện thực hiện, tổ chức thực hiện, đánh giá kết quả.
b) Chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng UBND xã
Tổ chức trong quản trị văn phòng UBND xã bao gồm các nội dung: Xác định
chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động của văn phòng UBND xã,
nghiên cứu xác định mối quan hệ của văn phòng với các bộ phận công tác khác trong
cùng một Uỷ ban (nội dung này đã được đề cập đầy đủ ở điểm 4. mục III, bài 1 của tài
liệu này.
c) Chức năng quản trị nhân lực
Quản trị nhân lực làm công tác văn phòng UBND xã bao gồm các nội dung:
Công chức Văn phòng - Thống kê nghiên cứu đề nghị Uỷ ban quyết định tổng số
lao động của văn phòng là mấy người, xác định các chỉ số về: lao động thuộc biên
chế nhà nước, lao động hợp đồng, trình độ văn hoá, trình độ chuyên môn nghiệp
vụ, giới tính, độ tuổi v.v Thực hiện việc tuyển dụng nhân sự: Theo quy định hiện
hành, việc tổ chức thi và quyết định tuyển dụng công chức cho UBND xã thuộc
thẩm quyền của UBND huyện.
d) Chức năng kiểm tra trong quản trị văn phòng UBND xã
Kiểm tra trong quản trị văn phòng UBND xã là những hoạt động có nội
dung so sánh, đối chiếu giữa hiện trạng công tác của văn phòng Uỷ ban với các căn
cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và uốn nắn những sai lệch nếu có. Trong quản
trị văn phòng chức năng kiểm tra gắn liền với các chức năng khác của quản trị như:

Hoạch định; Tổ chức; Quản trị nguồn nhân lực.
III. Thực hành
Nội dung: Trao đổi ý kiến về nhiệm vụ của văn phòng UBND xã nơi học
viên đang công tác.
1. Mục đích
Thông qua hội thảo, học viên hiểu biết đầy đủ hơn, cụ thể hơn chức năng,

12
nhiệm vụ của văn phòng UBND xã. Từ đó chủ động làm tốt nhiệm vụ được giao.
2. Yêu cầu
Học viên tự liên hệ với văn phòng UBND xã đang công tác để thấy được
những nội dung phù hợp và khác so với bài học.
3. Phương pháp tiến hành
- Giáo viên tóm tắt ngắn gọn lại các nhiệm vụ của văn phòng UBND xã.
- Tất cả học viên tự viết ra giấy những việc mà văn phòng cơ quan của học
viên làm hàng ngày. Một học viên trình bày (viết) lên bảng các nhiệm vụ của văn
phòng cơ quan mình đang công tác. Tự nêu những nội dung phù hợp hoặc khác
hoặc chồng chéo so với bài học.
- Dựa vào nhiệm vụ của văn phòng UBND xã của học viên viết trên bảng
hoặc so với bài học, các học viên khác phát biểu. Trong đó làm rõ nội dung:
+ Những nhiệm vụ mà văn phòng UBND xã của học viên đang công tác có
làm đúng như bài học.
+ Những nhiệm vụ mà văn phòng UBND xã của học viên đang công tác có
làm nhưng không có trong bài học.
+ Những nhiệm vụ mà văn phòng UBND xã của học viên đang công tác
không phải làm so với bài học.
Chú ý: Khi phát biểu, học viên phân tích, nêu được lý do tại sao, nên như thế
nào là phù hợp.
Giáo viên phân tích, giải đáp về những nội dung do học viên nêu ra. Định
hướng nhận thức cho học viên về nội dung hội thảo.

- Giáo viên nêu tóm tắt chức năng, kỹ năng của nhà quản trị nói chung làm
cơ sở cho học viên liên hệ, thảo luận.
- Một học viên trình bày (viết) lên bảng chức trách của đồng chí lãnh đạo
UBND xã của học viên đang công tác trực tiếp chỉ đạo công tác văn phòng. Nội dung:
+ Ai (nêu chức danh) chỉ đạo.
+ Nhiệm vụ (làm những việc gì).
Các học viên trao đổi ý kiến:
+ Nêu thực tế ở UBND xã mình đang công tác.
+ Phân tích chức danh nào phụ trách văn phòng thì hợp lý hơn.
Giáo viên phân tích và định hướng cho học viên nhận thức.

12
Bài 2
Phương pháp thực hiện nhiệm vụ trong hoạt động Quản trị văn phòng
UBND xã

I. Tổ chức xây dựng và thực hiện chương trình công tác thường kỳ của
UBND xã
1. Khái niệm, ý nghĩa tác dụng của chương trình công tác thường kỳ
a) Khái niệm
Trong công tác văn phòng, từ "chương trình" có thể hiểu theo hai nghĩa:
Thứ nhất: Chương trình là tên một loại văn bản trong đó có những đặc điểm
riêng biệt so với các thể loại văn bản khác.
Thứ hai: Chương trình là thứ tự thực hiện một hội nghị, một cuộc họp.
Trong môn học này, chương trình được hiểu theo nghĩa thứ nhất. Chương
trình công tác thường kỳ của UBND xã có hai đặc điểm cơ bản.
Một là: Chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình được xây
dựng theo định kỳ. Việc này được lặp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất định
như sau một nhiệm kỳ, một năm, một tháng
Hai là: Chương trình công tác thường kỳ bao quát tất cả các lĩnh vực hoạt

động của Uỷ ban như: Nông nghiệp, thủ công nghiệp, an ninh, quốc phòng, văn
hoá, giáo dục, tổ chức chính quyền, thanh tra, xây dựng cơ bản…
b) Ý nghĩa, tác dụng của chương trình công tác thường kỳ
Làm việc có chương trình là yêu cầu đầu tiên của phương pháp làm việc khoa
học nói chung, của UBND xã nói riêng. Tính khoa học thể hiện ở chỗ thông qua
chương trình có thể biết được tất cả các việc sẽ làm trong năm, 6 tháng, quý, tháng.
Trong chương trình, các việc được sắp xếp theo từng lĩnh vực công tác giúp cho việc
triển khai được thuận lợi. Chương trình công tác thường kỳ đảm bảo cho lãnh đạo
Uỷ ban điều hành hoạt động được thống nhất. Tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong
lãnh đạo, chỉ đạo. Làm việc theo chương trình giúp cho tất cả các bộ phận công tác
của Uỷ ban chủ động công việc. Biết làm việc gì trước, việc gì sau. Trong đó ưu tiên
cho công tác trọng tâm và các nhiệm vụ chính trong từng thời gian.
UBND xã làm việc theo chương trình công tác sẽ giúp cho các bộ phận
trong văn phòng như quản trị, văn thư, hành chính v.v đảm bảo cơ sở vật chất và
phương tiện làm việc (kinh phí, xe ô tô, địa điểm ) được chủ động, thuận lợi.
2. Các loại chương trình công tác thường kỳ ở UBND xã
Hiện nay, ở cấp xã có các loại chương trình công tác thường kỳ sau: Chương
trình công tác nhiệm kỳ; Chương trình công tác một năm; Chương trình công tác 6
tháng; Chương trình công tác một quý; Chương trình công tác một tháng; Lịch
công tác một tuần;
3. Nội dung bản chương trình công tác thường kỳ
Các loại chương trình công tác nhiệm kỳ, một năm, 6 tháng, quý, tháng
thường gồm có hai phần: Phần thứ nhất nội dung viết tổng quát về đặc điểm tình
hình, các định hướng công tác, xác định các tiêu, trọng tâm và đề ra những nhiệm
vụ chính. Trong phần này cần nêu các biện pháp lớn để thực hiện mục tiêu, trọng

13
tâm và những nhiệm vụ chính. Phần thứ hai trên cơ sở kết quả các nhiệm vụ đã
thực hiện nêu ở phần một, xác định các vấn đề, nội dung phương hướng nhiệm vụ
phải thực hiện trong thời gian tiếp theo v.v Những nội dung công việc quan trọng

cần lập thành đề án thì xác định thời gian, tiến độ hội thảo, triển khai. Nội dung
này của phần thứ hai có thể thể hiện thành văn bản riêng như Tờ trình, Kế hoạch cụ
thể. Trong đó cần ghi rõ đơn vị chủ trì, đơn vị tham gia, thời gian hoàn thành….
Đối với lịch công tác tuần: Do thời gian làm việc trong tuần không nhiều,
khối lượng công việc sẽ thực hiện cũng không lớn, vì vậy nội dung công tác một
tuần thường được ghi cụ thể thành biểu bảng. Trong đó có các cột đứng, các cột
ngang để ghi nội dung công việc hàng ngày trong tuần, trách nhiệm chủ trì, trách
nhiệm tham gia, phối hợp và ghi chú các thông tin cần thiết.
4. Trình tự xây dựng chương trình công tác thường kỳ
Để có một chương trình công tác vừa đảm bảo chất lượng vừa đúng tiến độ
thời gian, việc biên soạn bản chương trình công tác của UBND xã phải dựa vào các
căn cứ như: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của UBND xã
đang công tác; Căn cứ vào chủ trương chung của đảng và nhà nước; Căn cứ vào
chương trình công tác và sự chỉ đạo của UBND huyện; Căn cứ vào nghị quyết của
đảng uỷ trong khoảng thời gian đề ra chương trình; Căn cứ vào nghị quyết của
HĐND cùng cấp; Căn cứ vào đề nghị của các đoàn thể trong xã như Mặt trận tổ
quốc, Đoàn thanh niên, hội liên hiệp Phụ nữ, hội Cựu chiến binh của xã v.v Căn
cứ vào đặc điểm tình hình chung của xã trên tất cả các lĩnh vực công tác như nông
nghiệp, thủ công nghiệp, trật tự, trị an; Căn cứ vào điều kiện vật chất, kinh phí,
phương tiện làm việc; Căn cứ vào nhân lực có trong khoảng thời gian thực hiện
chương trình; Căn cứ vào đề nghị của các trưởng cấp thôn thuộc quyền quản lý của
Uỷ ban mà tiến hành xây dựng chương trình công tác thường kỳ theo trình tự: Các
bộ phận công tác của Uỷ ban đăng ký những việc ở bộ phận công tác của mình
nhưng thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND xã. Những việc này cần thiết phải
đưa vào chương trình công tác chung của Uỷ ban. Dựa vào các căn cứ lập chương
trình, trên cơ sở các thông tin thu nhận được hàng ngày, văn phòng trực tiếp dự
thảo chương trình công tác của Uỷ ban.
Sau khi dự thảo xong, văn phòng gửi bản dự thảo đến các bộ phận công tác để
lấy ý kiến đóng góp. Sau đó, văn phòng báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Uỷ
ban trước khi gửi dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp. Các đầu mối gửi văn bản

thường là đảng uỷ, HĐND, các đồng chí Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban, Ban chấp
hành của các tổ chức đoàn thể và trưởng các ngành của UBND xã.
Sau khi có ý kiến đóng góp của các bộ phận, các đầu mối công tác, văn
phòng hoàn chỉnh bản dự thảo lần cuối và trình lãnh đạo UBND phê duyệt, ban
hành.
5. Thời gian xây dựng chương trình công tác thường kỳ
Tuỳ theo đặc điểm của từng địa phương, chương trình công tác năm sau của
UBND xã thường được ban hành từ tháng 10 năm trước. Chương trình công tác
quý sau được ban hành từ ngày 15 của tháng cuối quý trước. Chương trình công
tác tháng sau được ban hành từ ngày 25 của tháng trước. Lịch công tác tuần sau

14
thường được ban hành vào ngày thứ sáu tuần trước.
6. Tổ chức thực hiện chương trình công tác
Trong phạm vi địa phương, việc tổ chức, chỉ đạo thực hiện chương trình công
tác thường kỳ thuộc trách nhiệm của Chủ tịch Uỷ ban. Khi chương trình công tác đã
được Chủ tịch Uỷ ban ký, văn phòng có trách nhiệm làm thủ tục ban hành văn bản.
Chương trình được nhân thành nhiều bản và gửi cho mỗi đầu mối, mỗi bộ phận công
tác một bản. Với chức năng, nhiệm vụ của mình, văn phòng giúp lãnh đạo Uỷ ban
đôn đốc các bộ phận công tác triển khai thực hiện chương trình, theo dõi tiến độ
thực hiện chương trình, tổng hợp tình hình thực hiện chương trình và báo cáo với
lãnh đạo Uỷ ban v.v
7. Tổng kết thực hiện chương trình
Hàng tháng, quý, 6 tháng, văn phòng tổng hợp tình hình và đánh giá việc
thực hiện chương trình. Cuối năm, các đơn vị báo cáo tình hình thực hiện chương
trình của lĩnh vực mình phụ trách. Báo cáo phải nêu rõ những việc đã làm, việc
mới bổ sung. Báo cáo đảm bảo tính tổng hợp, đánh giá tình hình chung, song phải
có số liệu cụ thể ở những công tác trọng tâm, công tác chính. Trên cơ sở báo cáo
của các bộ phận chuyên môn, kết hợp với quá trình theo dõi hàng ngày, văn phòng
có trách nhiệm tổng hợp tình hình thực hiện chương trình công tác chung của cả

Uỷ ban; Biên tập thành văn bản trình Chủ tịch UBND ký ban hành và đề ra chương
trình công tác cho thời gian sau.
II. Phương pháp bảo đảm thông tin cho quản lý của UBND xã
1. Tác dụng của công tác thông tin phục vụ quản lý
Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giải
quyết công việc của UBND xã. Có đầy đủ thông tin, công việc được giải quyết hợp
tình, hợp lý. Cung cấp thông tin kịp thời, công việc được giải quyết nhanh chóng.
Thông tin chính xác, khách quan, công việc được giải quyết đúng đắn. Thiếu thông
tin, thông tin sai lệch sẽ làm ảnh hưởng tới kết quả giải quyết công việc. Đôi khi
công việc được giải quyết phiến diện, không đáp ứng được yêu cầu công tác.
Thông tin phục vụ quản lý có ba loại:
- Thông tin phục vụ việc đề ra chủ trương công tác của UBND xã.
- Thông tin phục vụ sự chỉ đạo điều hành của UBND xã.
- Thông tin phục vụ nhu cầu tổ chức lao động, giải quyết công việc hàng
ngày của lãnh đạo UBND xã.
2. Tổ chức bảo đảm thông tin phục vụ quản lý
a) Thu thập thông tin
- Thông tin đến từ cấp trên trực tiếp
- Thông tin đến từ cấp dưới
- Thông tin đến từ các cơ quan khác
- Thông tin đến từ dư luận của xã hội
- Thông tin đến từ nguồn báo chí trong và ngoài nước
- Thông tin đến từ các cơ quan nghiên cứu khoa học, kho lưu trữ, bảo tàng, thư
viện.

15
b. Phân tích thông tin
Thu nhận được nhiều thông tin là quý. Song để bảo đảm độ tin cậy, văn
phòng phải tổ chức việc kiểm tra, xác minh lại thông tin. Có nghĩa là phải tổng
hợp, tổ chức nghiên cứu, phân tích, so sánh đối chiếu để xác định nguồn tin, tính

trung thực, độ chính xác của thông tin. Trường hợp cần thiết, văn phòng cử người
có trách nhiệm đến tận nơi phát ra nguồn tin để tìm hiểu, xác minh.
Ở văn phòng UBND xã, thông tin nên được phân loại theo từng lĩnh vực
hoạt động. Ví dụ:
- Thông tin có nội dung về nông nghiệp;
- Thônh tin có nội dung về công tác xây dựng cơ bản;
- Thông tin có nội dung về quân sự;
- Thông tin có nội dung về công tác tổ chức chính quyền…
d) Cung cấp thông tin
Trong cơ quan UBND xã, theo lề lối làm việc, bao giờ cũng có sự phân
công trách nhiệm giữa các đồng chí lãnh đạo Uỷ ban. Trong thực tế, ở UBND xã,
các đồng chí lãnh đạo Uỷ ban thường được phân công như sau:
+ Chủ tịch Uỷ ban: Phụ trách chung. Ngoài ra còn phụ trách một hoặc một
số lĩnh vực công tác như nội chính, tài chính ngân sách, kế hoạch phát triển kinh tế
- xã hội của địa phương.
+ Một Phó Chủ tịch Uỷ ban: Giúp Chủ tịch phụ trách một hoặc một số lĩnh
vực công tác như kinh tế, xây dựng, khoa học - công nghệ, tài nguyên - môi
trường.
+ Một Phó Chủ tịch Uỷ ban: Giúp Chủ tịch phụ trách khối văn hoá - xã hội
và các lĩnh vực công tác khác.
+ Một uỷ viên Uỷ ban: Phụ trách công tác công an.
+ Một uỷ viên Uỷ ban : Phụ trách công tác quân sự.
Căn cứ vào sự phân công nói trên, văn phòng chuyển tin đến từng đồng chí
lãnh đạo.
III. Phương pháp tổ chức các cuộc hội họp của UBND xã
1. Tác dụng của các cuộc hội họp
a) Hội họp là một trong các biện pháp thực hiện chức năng nhiệm vụ của
UBND xã
UBND xã là cơ quan hành chính nhà nước ở xã. Là cơ quan chấp hành của
HĐND cấp xã, UBND xã có chức năng quản lý nhà nước tất cả các lĩnh vực của

đời sống xã hội ở địa phương. Để thực hiện chức năng đó, hàng năm, quý, tháng,
tuần, UBND xã phải xây dựng và ban hành các chương trình, kế hoạch công tác.
Tổ chức triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch là công việc quan trọng. Việc
tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch bao gồm nhiều biện pháp, nhiều cách
thức. Trong đó tổ chức các cuộc hội họp là một biện pháp rất quan trọng.
Thông qua hội họp, UBND xã phổ biến được nội dung chủ trương, chính
sách của đảng và cơ quan nhà nước cấp trên đến các ban ngành đoàn thể nhân dân
trong xã. Thông qua hội họp, UBND xã bàn bạc, kết luận các biện pháp triển khai
thực hiện chương trình, kế hoạch, chỉ tiêu đã đề ra. Thông qua hội họp, UBND xã
xem xét, giải quyết các vụ việc trong địa phương, trong cơ quan Uỷ ban được kịp

16
thời nhanh chóng.
b) Hội họp có tác dụng tăng cường mối quan hệ công tác
Ở góc độ quan hệ công tác, các cuộc hội họp của UBND xã cũng có tác
dụng nhất định. Nó làm gia tăng quan hệ hiểu biết lẫn nhau giữa UBND xã với các
cơ quan, tổ chức, giữa Uỷ ban với nhân dân.
Thông qua hội họp, mọi người thể hiện rõ ràng, đầy đủ hơn quan điểm, lập
trường đối với sự việc hai bên cùng quan tâm, tránh được sự hiểu nhầm, suy luận,
nhân dịp hội họp, tranh thủ thời gian nghỉ, các thành viên có thể có các cuộc gặp,
làm việc để giải quyết công việc mà các bên cùng quan tâm. Hội họp còn là diễn
đàn để quần chúng nhân dân thể hiện tâm tư tình cảm, nguyện vọng với chính
quyền địa phương, là một trong các biện pháp thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở.
2. Các loại cuộc hội họp của UBND xã
Trong một năm, UBND xã có rất nhiều cuộc hội họp khác nhau. Có thể
phân chia các cuộc hội họp của UBND xã thành hai loại dưới đây.
a) Hội nghị
Ở HĐND và UBND xã thường có các hội nghị:
- Kỳ họp HĐND, Hội nghị sơ kết công tác 6 tháng, tổng kết công tác một
năm, tổng kết công tác nhiệm kỳ của UBND xã, hội nghị chuyên đề.

Các cuộc hội nghị thường có quy mô lớn, đông người dự, nội dung vừa
nhiều về khối lượng vừa khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung. Đầu tư
nhiều về kinh phí. Việc tổ chức hội nghị có khó khăn hơn so với các cuộc họp
thông thường khác.
b) Cuộc họp
Ở cơ quan UBND xã thường có các cuộc họp: Phiên họp UBND xã; Họp
giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch; Cuộc họp của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch
UBND xã với trưởng cấp thôn; Cuộc họp liên tịch giữa UBND xã với thường trực
đảng uỷ, thường trực HĐND, Chủ tịch Mặt trận tổ quốc và người đứng đầu các
đoàn thể nhân dân; Các cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với UBND cấp huyện hoặc
với các cơ quan chuyên môn của cấp huyện; Cuộc họp của Uỷ ban với các cơ quan
khác và công dân.
3. Phương pháp tổ chức hội nghị
a) Chuẩn bị hội nghị
Các cuộc hội nghị nói chung, đặc biệt là hội nghị lớn, trước khi tiến hành
thường phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, văn
phòng đề xuất với lãnh đạo Uỷ ban giao cho một bộ phận chủ trì lập kế hoạch.
Trong kế hoạch cần nêu rõ mục đích, yêu cầu, thời gian, địa điểm, thành phần, nội
dung hội nghị. Căn cứ vào kế hoạch, văn phòng Uỷ ban có trách nhiệm theo dõi, đôn
đốc bộ phận chủ trì chuẩn bị tốt công việc được giao theo đúng tiến độ thời gian.
Trong hội nghị thường có các văn bản như báo cáo, đề án, dự thảo văn bản
quy phạm pháp luật, tài liệu tham khảo … văn phòng đề xuất ý kiến với lãnh đạo
Uỷ ban giao cho bộ phận chủ trì và các bộ phận có liên quan chuẩn bị tài liệu. Khi
văn bản đã được các bộ phận dự thảo xong, văn phòng trình Chủ tịch Uỷ ban xét
duyệt. Sau khi được duyệt, văn phòng thực hiện việc đánh máy, nhân bản, ghép bộ
tài liệu. Văn bản dùng trong hội nghị phải đảm bảo đúng nội dung, đẹp về hình

17
thức và đủ số lượng so với nhu cầu.
Để đại biểu đến đủ, đúng thành phần và chủ động trong quá trình dự hội nghị,

văn phòng sớm chuyển đến các đại biểu những giấy tờ, tài liệu cần thiết như công
văn triệu tập hội nghị, chương trình hội nghị, báo cáo chính, các báo cáo tham luận,
các dự thảo văn bản khác (nếu có). Trong công văn triệu tập cần ghi rõ tên hội nghị,
thành phần dự, thời gian, địa điểm và những nội dung cần thiết khác để các đại biểu
chuẩn bị.
Ngoài các nội dung trên, văn phòng còn có trách nghiệm đề nghị với lãnh
đạo Uỷ ban về chương trình hội nghị. Chương trình phải nêu tên việc, thời gian,
người thực hiện.
Thuộc trách nhiệm của mình, văn phòng chuẩn bị đầy đủ, tốt nhất cơ sở vật
chất đảm bảo cho hội nghị. Đó là kinh phí, phương tiện đi lại, nơi ăn, nhà nghỉ và
cử cán bộ nhân viên trực tiếp phục vụ tại hội nghị.
b) Tổ chức hội nghị
Văn phòng chủ trì và phối hợp với bộ phận có nội dung hội nghị để đón tiếp
đại biểu. Nội dung việc đón tiếp gồm: Ghi danh sách đại biểu, phát tài liệu, hướng
dẫn đại biểu vào hội trường. Tổ chức để lãnh đạo Uỷ ban tiếp đại biểu cấp cao,
khách quý đến dự hội nghị. Việc ghi danh sách đại biểu có nhiều tác dụng, trong
đó có việc cung cấp kịp thời tình hình đại biểu đến dự hội nghị để phục vụ cho
khai mạc, điều hành, bế mạc và thông báo kết quả hội nghị. Vì vậy khi ghi danh
sách cần ghi đầy đủ các thông tin: tên đoàn; họ, tên, chức vụ trưởng đoàn; số lượng
người; lái xe v.v
Văn phòng chủ trì theo dõi diễn biến của hội nghị, đôn đốc, nhắc nhở các
cán bộ hữu quan phục vụ kịp thời các nhu cầu của hội nghị, đảm bảo cho hội nghị
diễn ra đúng chương trình đã định.
Khi hội nghị làm việc, văn phòng cử người thường trực ngoài hội trường.
Phạm vi trách nhiệm của người trực có liên quan đến các việc về điện, nước, loa,
đài, y tế v.v phục vụ hội nghị.
Cùng với bộ phận chủ trì, văn phòng cử người ghi biên bản hội nghị, tổng
hợp các ý kiến phát biểu để phục vụ cho tổng kết hội nghị.
c) Các công việc sau khi hội nghị kết thúc
Sau hội nghị, tuỳ theo sự phân công của lãnh đạo Uỷ ban, nếu được giao thì

văn phòng biên soạn bản thông báo kết quả hội nghị. Bản thông báo thường gồm
những nội dung chủ yếu như: Tên hội nghị; Thời gian tổ chức hội nghị; Thành
phần tham dự hội nghị; Nội dung chính của hội nghị; Kết luận, khuyến nghị của
hội nghị; Lời đề nghị của Uỷ ban - cơ quan tổ chức hội nghị đối với các cơ quan,
cá nhân được thông báo.
Tuỳ theo nội dung, nếu công việc của hội nghị thuộc chức năng của văn
phòng thì văn phòng có trách nhiệm thu thập tài liệu và lập hoàn chỉnh hồ sơ hội
nghị. Nếu công việc thuộc bộ phận công tác khác thì văn phòng đôn đốc và hướng
dẫn nghiệp vụ để bộ phận đó hoàn chỉnh hồ sơ hội nghị theo quy định.
Căn cứ vào kết luận của hội nghị, văn phòng nghiên cứu, đề xuất ý kiến với
lãnh đạo Uỷ ban những nội dung cần bổ sung vào chương trình công tác. Những
việc gấp phải giải quyết ngay thì đưa vào lịch công tác tuần. Những việc lớn,

18
không cấp bách và phải làm trong thời gian dài thì đưa vào chương trình công tác
tháng, quý.
Ở UBND xã, Chủ tịch thường là chủ tài khoản. Với trách nhiệm là đơn vị
đảm bảo cơ sở vật chất cho hội nghị làm việc, văn phòng phải chuẩn bị đầy đủ các
loại giấy tờ để chủ tài khoản quyết toán hội nghị.
IV. Phương pháp tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo UBND xã
1. Tác dụng của đi công tác
a) Các chuyến đi công tác là một trong những biện pháp thực hiện chức năng
nhiệm vụ của UBND xã.
b) Các chuyến đi công tác có tác dụng tăng cường sự giao tiếp, mở rộng
quan hệ công tác của UBND xã.
2. Các loại chuyến đi công tác của lãnh đạo UBND xã
Ở cấp xã, lãnh đạo Uỷ ban thường có các chuyến đi công tác dưới đây:
+ Đi kiểm tra, hướng dẫn cấp dưới;
+ Đi dự hội nghị, hội thảo khoa học;
+ Đi dự học các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ.

3. Phương pháp tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo UBND xã
a) Chuẩn bị cho chuyến đi công tác
Để chủ động, các chuyến đi công tác cần được đề ra trong chương trình kế
hoạch cả năm và được cụ thể hoá trong chương trình công tác hàng quý, tháng.
Văn phòng theo dõi việc thực hiện kế hoạch các chuyến đi đó.
Trước mỗi chuyến đi, bộ phận chủ trì (bộ phận có nội dung chính của
chuyến đi) phải lập kế hoạch đi công tác. Trong kế hoạch, xác định rõ ràng mục
đích, nội dung công việc, địa điểm đến, thời gian, thành phần đi, phương tiện và
kinh phí. Văn phòng có trách nhiệm tham gia ý kiến vào kế hoạch nói trên trước
khi lãnh đạo Uỷ ban phê duyệt. Khi kế hoạch được duyệt, văn phòng đôn đốc các
bộ phận chuẩn bị, đảm bảo đúng tiến độ thời gian. Căn cứ mục đích và nội dung
chuyến đi, văn phòng đề nghị lãnh đạo UBND xã phân công cho các bộ phận
chuẩn bị. Sau khi các bộ phận chuẩn bị xong, văn phòng đánh máy, nhân bản các
văn bản thuộc chuyến đi.
Việc chuẩn bị phương tiện giao thông cho chuyến đi công tác là cần thiết.
Nhưng sử dụng phương tiện giao thông cho mỗi chuyến đi cần tính đến nhu cầu
cấp bách, khẩn trương của chuyến đi. Nhu cầu vận chuyển và đảm bảo an toàn cho
văn bản, kinh phí. Nhu cầu đảm bảo sức khoẻ cho cán bộ cũng như số lượng người
đi nhiều hay ít.
Chuyến đi công tác nào cũng phải dùng kinh phí. Việc chuẩn bị kinh phí phải
xuất phát từ chế độ của Nhà nước, đáp ứng nhu cầu công tác và tiết kiệm. Việc dự trù
kinh phí cần tính đến các nhu cầu sử dụng về: Phương tiện đi lại (mua xăng, dầu, vé
cầu phà, sửa chữa xe trên đường đi); Ăn, ở trên đường đi và nơi đến công tác theo chế
độ; Bồi dưỡng theo chế độ cho đại biểu tham gia hội nghị, hội thảo (nếu có); Mua
tặng phẩm, vật kỷ niệm cho cơ quan, địa phương nơi đến công tác (nếu có); Kinh phí
dự phòng.
Sau khi kế hoạch cụ thể của chuyến đi được duyệt, nếu được Uỷ ban giao,
văn phòng thông báo kịp thời cho cơ quan, đơn vị - nơi đoàn sẽ đến công tác. Nội
dung thiết yếu nhất cần thông báo gồm có: Tên đoàn công tác, trưởng đoàn và các

19
thành viên; Nội dung và lịch làm việc; Thời gian đoàn bắt đầu đi từ cơ quan Ủy
ban và dự kiến thời gian đến; Đăng ký việc ăn, nghỉ của đoàn; Những đề nghị khác
để cơ quan, đơn vị chuẩn bị hoặc giúp đỡ đoàn.
Nếu Chủ tịch Uỷ ban đi công tác dài ngày, văn phòng cần chủ động tổ chức
tốt các công việc như: thông báo và đôn đốc các bộ phận khẩn trương chuẩn bị và
trình các dự thảo văn bản thuộc thẩm quyền ký của Chủ tịch Uỷ ban, tổ chức cuộc
hội ý lãnh đạo Uỷ ban để Chủ tịch có ý kiến chỉ đạo công việc trong thời gian đi
công tác.
Trường hợp cần thiết, văn phòng thông báo bằng văn bản nội dung phân
công của Chủ tịch cho các Phó chủ tịch trong thời gian lãnh đạo Uỷ ban đi công tác
để cán bộ, công chức biết và thực hiện.
b) Trách nhiệm của văn phòng trong thời gian lãnh đạo UBND xã đi công tác
Dù lãnh đạo Uỷ ban đi công tác hay ở cơ quan thì nhiệm vụ của văn phòng
nói chung cũng không thay đổi. Tuy nhiên trong trường hợp lãnh đạo đi công tác,
văn phòng chú ý các nội dung: Tổ chức thực hiện đúng tiến độ các nhiệm vụ đã đề
ra trong chương trình. Đặc biệt chú ý đến những việc Chủ tịch đã có ý kiến chỉ đạo
trước khi đi công tác, nắm chắc tình hình Uỷ ban, giữ vững thông tin liên lạc với
lãnh đạo.
c) Trách nhiệm của văn phòng Uỷ ban sau khi lãnh đạo Uỷ ban đi công tác về
Sau khi Chủ tịch đi công tác về, văn phòng có trách nhiệm báo cáo tóm tắt
công tác của Uỷ ban trong thời gian Chủ tịch đi công tác vắng. Trong đó chú ý vào
các nội dung: Tình hình chung của cơ quan; Tình hình thực hiện chương trình công
tác đã đề ra. Trong đó nhấn mạnh vào các công tác trọng tâm và các việc do Chủ tịch
giao trước khi đi công tác; Bổ sung nội dung nhiệm vụ vào chương trình công tác.
V. Xây dựng nội quy, quy chế công tác của UBND xã
UBND xã là cấp chính quyền cơ sở cuối cùng trong hệ thống tổ chức bộ
máy Nhà nước. UBND xã có chức năng quản lý Nhà nước tất cả các lĩnh vực của
đời sống xã hội trong địa phương. Vì vậy ngoài chế độ chung do các ngành các cấp
ban hành, UBND xã cần xây dựng và ban hành thêm quy chế công tác cho phù hợp

với thực tiễn của địa phương. Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, văn phòng UBND
xã cần xây dựng trình Chủ tịch UBND ban hành các nội quy, quy chế công tác
dưới đây.
1. Nội quy ra vào cơ quan UBND xã.
2. Nội quy phòng cháy chữa cháy ở cơ quan UBND xã.
3. Quy định công tác ban hành văn bản của UBND xã.
3. Quy định công tác văn thư ở cơ quan UBND xã.
4. Quy định công tác lưu trữ của địa phương thuộc thẩm quyền quản lý của
UBND xã.
5. Quy chế làm việc của UBND xã.

VI. Thực hành
Bài 1: Dự thảo bản Báo cáo sơ kết công tác quý II và chương trình công
tác quý III năm 2009 của UBND xã - nơi học viên công tác
a) Mục đích
- Thông qua soạn thảo, học viên nắm được các bước viết một bản báo cáo

20
công tác thường kỳ.
- Học viên biết được cụ thể hơn nội dung và bố cục của một bản báo cáo
công tác thường kỳ.
b) Yêu cầu
Mỗi học viên tự viết bản Báo cáo theo sự hướng dẫn của giáo viên.
c) Phương pháp tiến hành
- Giáo viên nhắc lại các bước viết bản báo cáo công tác thường kỳ.
- Mỗi học viên tự viết bản báo cáo sơ kết công tác quý II và nhiệm vụ công
tác quý III năm 2009 của Uỷ ban nhân dân cấp xã - nơi học viên công tác.
- Một học viên viết bản báo cáo lên bảng.
- Các học viên phát biểu về bản báo cáo của học viên viết trên bảng theo
hướng dẫn của giáo viên: Thể thức văn bản, bố cục bản báo cáo, nội dung bản báo

cáo, văn phong bản báo cáo.
- Giáo viên nhận xét về bản báo cáo của học viên viết trên bảng và kết luận
có tính định hướng cho học viên tự sửa chữa bổ sung hoàn chỉnh bản báo cáo đó.

Bài 2: Dự thảo chương trình hội nghị tổng kết công tác nhiệm kỳ của
HĐND cấp xã - nơi học viên công tác
a) Mục đích
Học viên biết lập bản chương trình của một hội nghị. Có thêm thực tế để vận
dụng vào công tác của UBND xã đang công tác.
b) Yêu cầu
Học viên tự viết bản chương trình hội nghị tổng kết công tác nhiệm kỳ của
HĐND xã theo hướng dẫn của giáo viên.
c) Phương pháp tiến hành
- Giáo viên hướng dẫn những nội dung chính của một bản chương trình hội
nghị.
- Mỗi học viên tự viết bản chương trình hội nghị
- Một học viên viết lên bảng bản chương trình hội nghị.
- Các học viên phát biểu về bản chương trình hội nghị của học viên viết trên
bảng: + Thể thức văn bản;
+ Nội dung của chương trình hội nghị tổng kết công tác nhiệm kỳ HĐND xã;
+ Tính lô gích của một chương trình hội nghị HĐND xã tổng kết công tác
một nhiệm kỳ;
+ Hình thức thể hiện của bản chương trình hội nghị;
+ Giáo viên nhận xét về bản chương trình của học viên viết trên bảng và kêt
luận để học viên tự sửa chữa bổ sung hoàn chỉnh bản chương trình đó.

Bài 3: Dự thảo quy chế làm việc của UBND xã - nơi học viên đang công tác
a) Mục đích
- Thông qua nội dung thực hành này, học viên nhận thức được đầy đủ hơn
tác dụng của quy chế làm việc của UBND xã.

- Sau thực hành, học viên có thêm kinh nghiệm về soạn thảo quy chế làm
việc của Uỷ ban. Trên cơ sở đó, học viên có thể vận dụng cho thực tiễn của cơ
quan đang công tác.

21
b) Yêu cầu
Học viên tự viết bản dự thảo quy chế làm việc của UBND xã - nơi học viên
đang công tác.
c) Phương pháp tiến hành
- Lập đề cương bản quy chế:
+ Giáo viên hướng dẫn để học viên dự kiến khung đề mục (những mục lớn)
của bản quy chế.
+ Một học viên viết dự thảo khung đề mục lên bảng.
+ Lớp thảo luận về khung đề mục của học viên viết trên bảng.
+ Giáo viên kết luận khung đề mục của bản quy chế.
- Lập đề cương chi tiết của bản quy chế:
+ Giáo viên hướng dẫn cho học viên thảo luận về nội dung viết ở từng mục
lớn (mục lớn thứ nhất viết gì ? Mục lớn thứ hai viết gi ? …).
+ Trên cơ sở phạm vi nội dung viết ở mỗi mục lớn, giáo viên hướng dẫn cho
học viên phân chia nội dung ở mỗi mục thành các mục nhỏ. Học viên dự thảo đề
cương chi tiết cho cả bản quy chế.
+ Một học viên viết lên bảng bản đề cương chi tiết.
+ Lớp thảo luận về bản đề cương chi tiết của học viên viết trên bảng.
+ Giáo viên kết luận về bản đề cương chi tiết của bản quy chế.
- Dự thảo quy chế.
+ Trên cơ sở đề cương chi tiết đã thống nhất, mỗi học viên tự viết dự thảo
bản quy chế làm việc của UBND xã - nơi học viên đang công tác.
+ Một học viên viết bản dự thảo quy chế lên bảng. Giáo viên tổ chức cho lớp
thảo luận từng phần của bản quy chế.
+ Giáo viên kết luận có tính định hướng về bản dự thảo quy chế làm cơ sở

để mỗi học viên tự sửa chữa bổ sung hoàn chỉnh bản dự thảo của mình cho phù
hợp với thực tiễn của cơ quan đang công tác.


22
Phần 2. VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI UBND XÃ (15 tiết)
Bài 3
Những vấn đề cơ bản về Văn hóa công sở
I. Những vấn đề chung về Văn hóa công sở
1. Khái niệm về Văn hoá công sở
Trong xã hội Việt Nam hiện nay, vấn đề văn hoá ứng xử cũng đang được
nhiều nhà văn hoá, học giả quan tâm, thảo luận trên các diễn đàn. Nhiều ý kiến
phàn nàn về văn hoá ứng xử trong một bộ phận không nhỏ công dân và cả công
chức, viên chức hiện nay. Hầu hết các ý kiến của các học giả, nhà khoa học đều
thống nhất: Văn hóa công sở hiện nay chưa đáp ứng được yêu cầu. Nguyên nhân là
do: Trong nhiều năm qua các trường trong hệ thống giáo dục quốc dân không đưa
nội dung văn hoá ứng xử vào giảng dạy. Chính vì vây, một số công dân trong xã hội
ứng xử chưa có văn hoá, một số cơ quan công quyền thuộc bộ máy hành chính bị coi
là cơ quan “hành là chính”. Vậy, Văn hóa công sở là gì? Nó có chức năng như thế
nào đối với các mặt hoạt động xã hội nói chung và đối với hoạt động của các cơ
quan hành chính nói riêng?
Trước khi tìm hiểu về Văn hóa công sở, ta tìm hiểu xem văn hóa là gì? Có
rất nhiều định nghĩa khác nhau về văn hoá. Theo UNESCO lại có một định nghĩa
khác về văn hoá: “Văn hoá phản ánh và thể hiện một cách tổng quát, sống động
mọi mặt của cuộc sống (của mỗi cá nhân và của mỗi cộng đồng) đã diễn ra trong
quá khứ, cũng như đang diễn ra trong hiện tại, qua nhiều thế kỷ nó đã cấu thành
một hệ thống các giá trị, truyền thống, thẩm mỹ và lối sống và dựa trên đó từng
dân tộc khẳng định bản sắc riêng của mình”. Còn theo học giả E.Heriôt thì “Cái gì
còn lại khi tất cả những cái khác bị quên đi - cái đó là văn hoá”.
Văn hóa công sở cũng giống như bất cứ loại hình văn hóa nào khác, là một loại

hành vi và quy ước mà con người dựa vào đó để điều khiển các mối quan hệ của
mình với người khác. Hiện nay cách hiểu về Văn hóa công sở chưa hoàn toàn thống
nhất. Có người quan niệm ‘rộng” cho rằng: Văn hóa công sở còn là một hệ thống giá
trị được hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, tạo niềm tin về thái độ làm
việc của cán bộ, công chức, viên chức, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến phương pháp
làm việc và hiệu quả hoạt động. Văn hóa công sở bao gồm cả những quy định chính
thức ghi thành văn bản pháp luật của nhà nước, nội quy quy chế của cơ quan, đơn vị
đã được thống nhất ban hành. Bên cạnh đó, trong mỗi cơ quan, tổ chức cũng thường
có những tập quán truyền thống được mọi cá nhân trong tổ chức mặc nhiên thừa
nhận và coi đó là “quy tắc ứng xử” được mọi thành viên tuân thủ. Những “tập quán
truyền thống” đó là những gì tinh túy nhất mà mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức
đúc kết bằng kinh nghiệm trong cuộc sống. Có quan điểm “hẹp” hơn thì lại cho
rằng: Văn hóa công sở là ăn mặc đẹp, gọn gàng, lịch sự; là phong cách làm việc; là
ứng xử khi giao tiếp; là ý thức thực hành tiết kiệm và tự bảo vệ thương hiệu của
chính đơn vị mình…
Người cán bộ, công chức, viên chức dù làm việc trong loại hình tổ chức hành
chính hay doanh nghiệp có khả năng thích ứng công việc trong các tổ chức khác
nhau, có vốn kinh nghiệm sống phong phú và có hiểu biết hoặc kiến thức về Văn

23
hóa công sở thì trong bất kỳ tình huống nào cũng tự mình điều chỉnh một cách hợp
lý đạt hiệu quả cao trong công việc. Phong cách làm việc cũng tạo nét đẹp văn hóa
của người cán bộ, công chức, viên chức trong công sở. Cần phải biết quý thời gian
vàng ngọc, ngày 8 giờ làm việc và chịu tránh nhiệm trong công việc và cuộc sống.
Vậy Văn hoá công sở là gì? “Văn hoá công sở là toàn bộ các giá trị tinh thần
và vật chất được gây dựng nên trong quá trình tồn tại và phát triển của một công
sở. Văn hóa công sở bao gồm các quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào
hoạt động của cộng đồng, chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi
thành viên của cộng đồng trong triển khai công việc và thực hiện các mục đích.”
Hiểu một cách khái quát, Văn hóa công sở là một loạt các quy ước về hành vi mà

các thành viên trong công sở dựa vào đó để điều khiển các mối quan hệ tương tác
của mình với những người khác. Văn hoá công sở còn là một hệ thống các giá trị
được hình thành trong quá trình hoạt động của công sở, tạo nên niềm tin và thái độ
của cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm
việc và hiệu quả hoạt động công sở. Cũng như văn hoá nói chung, Văn hoá công sở
có những đặc trưng cụ thể riêng biệt. Trước hết, Văn hoá công sở là sản phẩm của
những người cùng làm trong một cơ quan, tổ chức và đáp ứng nhu cầu giá trị bền
vững. Nó xác lập một hệ thống các giá trị được mọi người làm trong tổ chức chia
sẻ, chấp nhận, đề cao và ứng xử theo các giá trị đó. Rõ ràng Văn hoá công sở là
nền tảng tạo nên giá trị, là yếu tố sống còn của cộng đồng.
Trong những năm gần đây, rất nhiều học giả đã được Nhà nước đầu tư kinh phí
và thời gian để nghiên cứu, xây dựng chuẩn mực văn hoá ứng xử trong công sở. Vấn
đề Văn hoá công sở hiện nay đã trở thành cấp bách trong nền hành chính Việt Nam.
Chính vì vậy, ngày 02 tháng 8 năm 2007 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết
định số 129/2007/QĐ-TTg Ban hành Quy chế Văn hoá công sở tại các cơ quan hành
chính nhà nước. Nhiều địa phương, bộ ngành trên cả nước đã ban hành quy chế Văn
hóa công sở tại địa phương, cơ quan. Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam cũng đã
phối hợp với các ban ngành, đoàn thể vân động phong trào xây dựng làng văn hoá,
khu phố văn hoá, thôn buôn văn hoá nhưng thành công cũng mới chỉ là sự cảm
nhận. Lý do đơn giản là chưa có công cụ đo lường và đặc biệt là chưa có một đội
ngũ đông đảo công dân có kiến thức văn hoá ứng xử thực hiện. Có người cho rằng:
“Văn hóa công sở của một tổ chức là những nét đặc trưng cơ bản để phân biệt tổ
chức này với tổ chức khác.”
2. Một số đặc điểm của Văn hoá công sở tại cơ quan UBND xã ở Việt Nam
2.1 Văn hóa công sở là hệ thống quy phạm và giá trị tiêu chuẩn tồn tại đan
xen được mọi thành viên trong cơ quan UBND xã thừa nhận
Khi nói đến văn hóa ứng xử, người ta nghĩ ngay đến hệ thống các giá trị, bao
gồm các giá trị vật thể và phi vật thể. Với các giá trị vật thể, ứng xử có thể dễ dàng
xây dựng và quy ước. Tuy nhiên, các giá trị phi vật thể mới đóng vai trò cốt lõi.
Các giá trị này được toàn thể thành viên ứng xử thừa nhận, chia sẻ, tôn vinh và các

thành viên trong ứng xử cùng ứng xử theo nhằm theo đuổi sứ mệnh và đạt được
mục tiêu của ứng xử. Hệ thống giá trị cốt lõi này trở thành động lực chủ yếu thúc
đẩy mọi người làm việc, là hạt nhân liên kết mọi người trong ứng xử với nhau, liên
kết ứng xử giữa chủ thể với khách thể, liên kết ứng xử với xã hội nói chung.