Bài tập tình huống môn quản trị học

TRƯỜNG ĐH KINH TẾ QUỐC DÂN
LỚP HỌC PHẦN QUẢN TRỊ HỌC_1
***
BÀI TẬP QUẢN TRỊ HỌC
Tình huống: Chuyện của một giám đốc phụ trách sản phẩm
Tôi là một trong ba giám đốc sản phẩm báo cáo cho ông Long – Phó tổng
giám đốc phụ trách nghiên cứu, phát triển và sản xuất. Để báo cáo lên Tổng giám
đốc về năng lực của các sản phẩm mới của doanh nghiệp, ông Long gọi ba chúng
tôi đến văn phòng của ông ấy và nói: “Tôi muốn các anh ngưng những công việc
đang làm và viết cho tôi báo cáo về các sản phẩm mới mà các anh đang triển khai,
và doanh thu mà các anh dự báo có thể tạo ra từ những sản phẩm đó trong năm nay
và năm tới”. Ông Long muốn có các bản báo cáo của chúng tôi vào 3 h chiều ngày
hôm sau.
Thế là từng người chúng tôi trở về phòng riêng, dẹp các việc khác sang một
bên và bắt tay vào viết báo cáo. Tôi phải mất khoảng 8 tiếng đồng hồ, và các đồng
1
nghiệp của tôi cũng mất khoảng thời gian tương tự để cho ra đời 3 bản báo cáo.
Đúng thời hạn quy định, chúng tôi nộp báo cáo lên cho ông Long.
Hai ngày sau, ông Long lại gọi tất cả chúng tôi lên văn phòng, lần này để nói
rằng chúng tôi đã không làm báo cáo như cách mà ông ấy muốn. Ông ấy muốn
đưa doanh thu của các sản phẩm hiện đang sản xuất vào báo cáo, rồi nhiều điều
khác nữa - tất cả những điều mà ông ấy không hề nói với chúng tôi vào cuộc họp
trước. Vậy là chúng tôi phải bắt đầu lại.
1.Theo anh chị, lý do gây lãng phí thời gian là gì?
2.Nếu là Giám đốc sản phẩm, anh chị sẽ kết tội ai trước?
3.Nếu ở vị trí Giám đốc sản phẩm, anh/chị sẽ làm gì?
4.Nếu là ông Long, anh/chị sẽ làm gì?
BÀI LÀM
1. Lý do gây lãng phí thời gian trong tình huống trên thuộc về cả 2 phía giám
đốc sản phẩm và ông Long, và họ mắc lỗi ở tất cả các chức năng quản trị:
+Từ phía 3 giám đốc sản phẩm: Là những nhà quản trị, ba ông giám đốc sản

phẩm phải biết được quy trình làm một bản báo cáo, thể hiện qua các chức năng
quản trị sau:
• Chức năng lập kế hoạch:
- Mục tiêu bản báo cáo: so sánh năng lực sản phẩm cạnh tranh vs sản phẩm
hiện có. Quy trình 6P: Product, place, promotion, people , price, process.
Đây là sản phẩm mới nên là 1 người lãnh đạo, nghiên cứu các sản phẩm mới
họ phải biết được báo cáo phải viết định kì hàng tuần, hàng tháng, hàng quý.
Nhưng họ đã không làm.
- Phương thức thực hiện mục tiêu:
+ Xác định mục tiêu
+Nghiên cứu và dự báo để có đc dữ liệu : đây là hoạt động phải thực hiện
một cách liên tục.
2
+ Viết đề cương báo cáo
+Phân tích, thu thập, xử lý, so sánh
+Viết báo cáo-> bản thảo
+Thẩm định báo cáo: tự mình, đồng nghiệp, cấp trên, chuyên gia,…
+Hoàn thiện báo cáo
• Chức năng tổ chức: Huy động và sắp xếp các nguồn lực
Nguồn lực: con người ( cấp dưới, chuyên gia, ngân hàng dữ liệu của doanh
nghiệp, những bộ phận ngang hàng, ông Long-người chịu trách nhiệm về sản
phẩm), nguồn lực tài chính, nguồn vật lực ( điều hòa, ăn uống,…). Nhưng họ chưa
huy động được các nguồn lực cho việc làm báo cáo của mình.
Những vấn đề trên 3 vị giám đốc sản phẩm phải biết muộn nhất trước khi đến
phòng ông Long.
• Chức năng truyền thông: Phải biết mục tiêu mà ông Long cần gì ngay lập
tức để chuẩn bị tinh thần. Giả sử mà ko biết cần phải viết báo cáo như thế
nào thì phải làm việc với những người ngang hàng, các chuyên gia,….để học
hỏi kinh nghiệm. Mẫu báo cáo năng lực sản phẩm luôn có sẵn, phải tìm hiểu.
• Chức năng tạo động lực: giao việc cho cấp dưới làm. Giám sát việc thực

hiện, không được đổ tội cho cấp trên.
 Với tư cách là người chịu trách nhiệm hành động, các giám đốc sản phẩm phải
tự nhận trách nhiệm về mình.
+ Từ phía n gười lãnh đạo: Ông Long ko nắm được điểm yếu trong năng lực cấp
dưới để có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng họ, dẫn đến việc khi đưa ra yêu cầu cấp
dưới lập báo cáo đã gây nên sự không hiểu ý từ phía các giám đốc sản phẩm. Ông
ko giao làm báo cáo định kì cho cấp dưới. Như vậy trách nhiệm về hệ thống thông
tin của ông ta là yếu.
-> Lỗi của ông Long mang tầm chiến lược
3
Ông Long cũng bế tắc trong truyền thông: truyền mệnh lệnh nhưng ko có
được thông tin phản hồi
-> Ông Long ko có sự giám sát sự thực hiện.

Nguyên nhân thuộc về 2 bên, ở tất cả các chức năng quản trị.
Cả ông Long và 3 giám đốc phải có các kĩ năng quản trị tổng hợp (hiểu về
công nghệ, tài chính, marketing,…). Xuất phát điểm của các giám đốc là các kĩ sư,
các nhà công nghệ, họ thường chỉ đc đào tạo về các chức năng. Để đứng vào vị trí
nhất định họ phải thỏa mãn những yêu cầu nhất định.
Như vậy, hoạt động của tổ chức chưa ăn khớp, sự phối hợp trong hoạt
động chưa đạt hiệu quả.
2. Nếu là giám đốc sản phẩm, tôi sẽ nhận trách nhiệm về phía mình vì thiếu sót
trong năng lực chuyên môn, chưa nắm rõ những nội dung cần làm trong bản báo
cáo mà cũng không hỏi lại những người có chuyên môn, chưa biết cách huy động
và sắp xếp các nguồn lực cho việc viết báo cáo.
Bởi vì hơn hết, tôi phải nhận ra động lực của mọi hệ thống đều nằm bên
trong hệ thống. Đứng trước một chủ thể hành động chúng ta phải chịu trách nhiệm
về hành động của mình.
3. Nếu ở vị trí Giám đốc sản phẩm, tôi sẽ hỏi lại ông Long hay những người có
chuyên môn khác về những vấn đề mình còn chưa nắm rõ, tự tìm hiểu quy trình lập

báo cáo, sau đó sẽ tiến hành thực hiện bổ sung, chỉnh lý bản báo cáo theo đúng
những yêu cầu mà cấp trên giao cho. Phân công nhiệm vụ cho các nhân viên dưới
quyền của mình làm những công việc mà họ có thể đóng góp vào bản báo cáo.
4. Nếu là ông Long, vì là một nhà quản trị cấp cao nên tôi sẽ cần có những tầm
nhìn mang tính chiến lược, từ chiến lược triển khai công việc tác nghiệp hàng
ngày.
Tôi cần nhìn nhận lại năng lực chuyên môn của các nhân viên của mình,
phải xem trong một thời gian tiếp theo cấp dưới có nắm được các trách nhiệm của
4
mình hay không để bồi dưỡng họ. Có sự phối hợp với các phòng ban. Xây dựng hệ
thống thông tin dữ liệu để không còn bế tắc trong truyền thông.
Tôi cũng cần phải rút kinh nghiệm, đó là cần thường xuyên thực hiện việc
kiểm tra,giám sát các hoạt động của công ty để nắm rõ tình hình hoạt động của
công ty và hiểu rõ các nhân viên của mình. Trong trường hợp này do thời gian
hoàn thành có hạn nên cần yêu cầu tinh thần làm việc khẩn trương, nhiệt tình, trách
nhiệm cao của các Giám đốc sản phẩm. Từ đó mới có thể đưa ra các quyết định
lãnh đạo thích hợp và đạt được mục tiêu quản trị.
5