Đồ án xây dựng hệ thống thông tin quản lý xuất nhập hàng

Lời nói đầu
Ngày nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của Cơng nghệ thơng tin và
việc ứng dụng nó vào thực tế của các ngành kinh tế và đời sống đem lại những lợi
ích vơ cùng to lớn. Có thể nói rằng kỹ ngun của chúng ta là kỹ ngun của cơng
nghệ thơng tin.
Trong đó Bưu Điện, Ngân Hàng, Kinh Doanh là những ngành phát triển các
ứng dụng cơng nghệ tin học hàng đầu. Nhưng thực tế tại CƠNG TY CƠNG
NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang chưa hồn
tồn tin học hố trong quản lý kinh doanh. Quản lý xuất nhập hàng hố là một
trong các cơng tác hoạt động chính của cơng ty, hiện tại đang cần một hệ thống
quản lý mới phù hợp hơn bởi vì hầu hết các chương trình quản ly được xây dựng
trên mơi trường ACCESS và Pocro nên vẫn còn nhiều hạn chế và chưa đáp ứng
được với nhu cầu thực tế.
Qua thời gian tiếp xúc với CƠNG TY CƠNG NGHIỆP CHẾ BẾN THỰC
PHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang tơi được các cơ chú và anh chị trong cơng
ty gợi ý và giúp đỡ, tơi đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thơng tin
quản lý xuất nhập hàng” làm đề tài thực tập tốt nghiệp của mình.
Với đề tài này tơi chia thành 5 chương như sau:
Chương I : Khảo sát & phân tích hiện trạng
Chương II : Giới thiệu các cơng nghệ liên quan
Chương III : Phân tích và thiết kế hệ thống
Chương IV: Xây dựng chương trình
Chương V: Đánh giá hệ thống
Do thời gian hạn chế và kiến thức cón hạn hẹp nên trong đề tài này khơng
thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong q thầy cơ giáo và các bạn sinh viên
đóng gớp ý kiến để cho đề tài này ngày càng hồn thiện hơn.
Nhân đây em xin chân thành cảm ơn cơ Bùi Thị Hồ– GV bộ mơn Cơng
Nghệ Phần Mềm – khoa Cơng Nghệ Thơng Tin trường ĐHBK Hà Nội đã tận tình
hướng dẫn em trong q trình thực hiện đề tài thực tập tốt nghiệp này.
Hà Nội 7 – 2003
Sinh viên thực hiện:

Đinh Trọng Vinh
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 1 - GVHD: Bùi Thò Hoà

MC LC
LI NểI U 1
MC LC 2
Chng 1: KHO ST V PHN TCH HIN TRNG 3
I. Gii thiu v Cụng ty 3
II. Phõn tớch hin trng 4
Chng 2: PHN TCH V THIT K H THNG 8
I. Mụ hỡnh quan nim d liu 8
II. Mụ hỡnh t chc d liu 8
III. Mụ hỡnh vt lý d liu 9
IV. Mụ hỡnh thụng lng 14
V. Mụ hỡnh quan nim x lý 16
VI. Mụ hỡnh t chc x lý 18
VII. Mụ hỡnh vt lý x lý 22
Chng 3: GII THIU CC CễNG NGH LIấN QUAN 23
I. Gii thiu v Visual Basic 6.0 23
II. Lm vic vi Microsoft Visual Basic 6.0 24
III. Kh nng kt ni vi c s d liu ca Visual Basic 31
Chng 4: XY DNG CHNG TRèNH 33
I. Phn d liu 33
II. Mt s giao din chớnh 34
III. Mt s Module chớnh 36
Chng 5: NH GI H THNG 39
TI LIU THAM KHO 40
SVTH: ẹinh Troùng Vinh Lụựp: TH40 - 2 - GVHD: Buứi Thũ Hoaứ

CHƯƠNG I

KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG
I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG
1. Giới thiệu tổng qt
Hiện nay, Ngành quản lý kinh doanh nói chung và Cơng ty cơng nghiệp chế
biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang nói riêng, vấn đề áp dụng cơng
nghệ tin học đang được đặt lên hàng đầu nhằm hồn chỉnh hố hệ thống giao dịch
và quản lý hàng của cơng ty, nhằm tăng khả năng hoạt động, giảm bớt số lượng
nhân viên quản lý, đảm bảo độ chính xác và khả năng bảo mật, an tồn dữ liệu cao.
Vì những lý do đó cho nên việc thay thế và nâng cấp hệ thống quản lý kinh doanh
mới đang là vấn đề cấp bách cho ngành kinh doanh.
Cơng ty cơng nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang
hiện nay đang sử dụng hệ thống quản lý kinh doanh do tổng cơng ty đưa ra cho các
chi nhánh. Hệ thống này chạy trên nền hệ hệ quản trị CSDL Access và Foxpro.
Hệ thống trên nhìn chung có nhiều ưu điểm về tính đồng nhất, chạy nhanh,
kích thước dữ liệu nhỏ và khơng đòi hỏi cấu hình của máy tính cao, cái mà những
năm trước đây còn là vấn đề khó khăn cho ngành kinh tế. Nhưng hiện nay việc đầu
tư cơ sở vật chất cho hệ thống thơng tin quản lý kinh doanh khơng còn là vấn đề
khó khăn hàng đầu nữa, mà vấn đề đặt ra là tính chính xác, nhanh, an tồn và độ
bảo mật cũng như khả năng quản lý tồn diện để tăng tính cạnh tranh và giảm bớt
nhân sự đang là vấn đề mới cho mọi ngành quản lý.
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 3 - GVHD: Bùi Thò Hoà

Quản lý xuất/ nhập hàng là một trong các hoạt động chính của cơng ty. Hệ
thống quản lý hàng hố và cơng nợ được tích hợp chung trong hệ thống thơng tin
quản lý kinh doanh của cơng ty.
Tuy có những tính năng và ưu điểm như đã trình bày ở trên nhưng nó cũng
còn nhiều hạn chế như chạy chậm khi khối lượng dữ liệu lớn, khả năng quản lý
khối lượng dữ liệu còn hạn chế, khả năng bảo mật chưa cao, giao diện chưa thân
thiện với người sử dụng.
2. Hiện trạng quản lý kinh doanh ở cơng ty

Qua q trình khảo sát và tìm hiểu thực tế quy trình quản lý kinh doanh ở
Cơng ty, tơi nắm được một số hiện trạng của Cơng ty như sau:
Cơng ty cơng nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế –Chi nhánh Nha Trang là
một chi nhánh của tổng Cơng ty ở Malaysia. Tổng Cơng ty chun sản xuất các
mặt hàng thực phẩm – Các loại nước trái đóng lon và bánh kẹo các loại(Nước bí,
nước yến, kẹo xốp, …). Chi nhánh Nha Trang chịu trách nhiệm phân phối các sản
phẩm của tổng Cơng ty sản xuất cho các tỉnh ở khu vục 8 tỉnh miền trung (Khánh
Hồ, Ninh Thuận, Phú n, Bình Định, Gia Lai, KonTum, Đak Lak).
2.1. Sơ đồ hoạt động kinh doanh của chi nhánh Cơng ty

Chức năng của từng thành phần trong sơ đồ.
- Tổng cơng ty: tổng cơng ty chun sản xuất các mặt hàng thực phẩm
(các loại nước uống đóng lon và các loại bánh kẹo) và cung cấp các sản
phẩm này cho các chi nhánh của cơng ty.
- Các chi nhánh của cơng ty chịu trách nhiệm phân phối các sản phẩm tới
các cửa hàng (Shop) và các đại lý.
2.2. Sơ đồ tổ chức của chi nhánh Cơng ty
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 4 - GVHD: Bùi Thò Hoà

T NG CƠNG TYỔ
CÁC CHI NHÁNH
CÁC SHOP CÁC I LÝĐẠ
CC hàng
PP hàngPP hàng

Vai trò và chức năng của các bộ phận trong cơng ty là :
- Ban Giám đốc chi nhánh : Điều hành hoạt động Cơng ty.
- Bộ phận kế tốn: Kết tốn sổ sách.
- Bộ phận kinh doanh : Tìm hiểu thị trường, đưa ra các chiến lược kinh
doanh, giới thiệu sản phẩm.

- Bộ phận kho: Lưu trứ hàng hố và bảo quản hàng hóa, báo cáo tình hình
số lượng hàng hố trong kho.
3. Các quy trình quản lý như sau
a. Quy trình quản lý nhập hàng
- Bộ phận kinh doanh căn cứ vào nhu cầu mua hàng của khách hàng, số
lượng hàng hố tồn tối thiểu, số lượng hàng hố tồn tối đa trong kho và
danh sách các mặt hàng hiện có của tổng cơng ty để lập đơn đặt hàng.
Trong đơn đặt hàng có đầy đủ thơng tin về chi nhánh cơng ty, danh sách
và số lượng các mặt hàng cần nhập về.
- Bộ phận kinh doanh sẽ trình đơn đặt hàng lên ban giám đốc ký duyệt.
- Nếu đơn đặt hàng đã được ban giám đốc ký duyệt thì bộ phận kinh
doanh sẽ gửi đơn đặt hàng tới tổng cơng ty.
- Nếu được tổng cơng ty chấp thuận cung cấp hàng thì bộ phận kinh
doanh sẽ lập phiếu nhập hàng và nhận hàng đưa về kho.
- Mỗi lần nhập hàng đều phải làm một phiếu nhập bao gồm: Thơng tin
đầy đủ về nhà cung cấp, danh sách các mặt hàng, số lượng, ngày nhập,
đơn giá, ngày hẹn trả tiền theo mẫu đã được in sẵn.
- Bộ phận kinh doanh sẽ chuyển phiếu nhập hàng và phiếu thanh tốn tới
bộ phận kế tốn để thanh tốn tiền hàng cho tổng cơng ty.
- Cách tính tổng giá trị hàng nhập:
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 5 - GVHD: Bùi Thò Hoà

T ng giá tr = ổ ị
∑
s l ng nh p * đ n giá nh pố ượ ậ ơ ậ
BAN GIÁM CĐỐ
B PH N Ộ Ậ
KINH DOANH
B PH N K Ộ Ậ Ế
TỐN

B PH N Ộ Ậ
KHO
- Mi ln nhp hng v thỡ phi tin hnh cp nht li danh mc hng hoỏ
nh l thờm mt hng (nu ú l mt hng mi), cp nht li s lng,
tớnh li n giỏ (bng phng phỏp tớnh n giỏ bỡnh quõn gia quyn).
Trong ú:
Dgbqck: n giỏ bỡnh quõn cui k.
Tgtondk: tng giỏ tn u k.
Tgnhaptk: tng giỏ nhp trong k.
Sltondk: s lng tn u k.
Slnhaptk: s lng nhp trong k.
b. Quy trỡnh qun lý xut hng
- Khi mt khỏch hng cn mua hng thỡ lm mt n t hng theo mu in
sn bao gm : Phn u gm nhng thụng tin y v khỏch hng,
phn th hai l danh sỏch mt hng t mua, s lng, n giỏ tng loi
v ngy nhn hng. Khi t hng, cú th khỏch hng t mt s tin no
ú.
- Khi mua hng, khỏch hng cú th tr tin trc hay hn tr sau khi nhn
hng mt s ngy quy nh.
- n t hng c a n b phn kinh doanh xem xột. Nu khỏch
hng cũn n tr hn quỏ mt s tin quy nh thỡ b phn kinh doanh t
chi bỏn hng. Nu hng tn kho thỡ cung cp cho khỏch hng theo
n t hng.
- Hng ngy b phn kinh doanh xem xột cỏc n t hng ng thi so
sỏnh tn kho, lm giy bỏo cho khỏch hng nhn hng, giy bỏo n
cho khỏch hng v t hng cho nh cung cp khi lng hng tn vt
di mc tn ti thiu.
- Mi ln xut hng u phi lm mt phiu xut bao gm : Thụng tin y
v khỏch hng, danh sỏch mt hng, s lng, ngy nhp xut, n
giỏ, ngy hn tr tin.

- Cỏch tớnh tng giỏ tr hng xut:
SVTH: ẹinh Troùng Vinh Lụựp: TH40 - 6 - GVHD: Buứi Thũ Hoaứ

haptkSSltondk
TgnhaptkTgtondk
dgbqck
ln+
+
=
T ng giỏ tr =

s l ng xu t * n giỏ xu t
c. Thng kờ.
- nh k hng thỏng phi bỏo cỏo xut, nhp tn hng hoỏ trong thỏng
theo mu ó nh.
- Ti bt k thi im no, nu c yờu cu ca ngi cú thm quyn thỡ
phi bỏo cỏo tỡnh hỡnh hng hoỏ ca tng loi, tng kho, tỡnh hỡnh cụng
n.
4. Mt s mu n t c s dng trong quỏ trỡnh hot ng kinh doanh
a. Mu phiu t hng
Mu phiu t hng ny dựng chung cho c cụng ty t mua hng v khỏch
t hng.

SVTH: ẹinh Troùng Vinh Lụựp: TH40 - 7 - GVHD: Buứi Thũ Hoaứ

S l ng hng t n = s l ng hng nh p s l ng hng xu t
CễNG TY CN CB TH C PH M QU C T
CHI NHNH THNH PH NHA TRANG
i n tho i: 834223 Fax: 834225
E-mail:

PHI U T HNG
(Khụng cú giỏ tr thanh toỏn)
INTERFOOD PROCESSING INDUSTRY LTD.
NHA TRANG BRANCH
H v tờn khỏch hng: Tel: .
a ch : ng: Ph ng: Qu n:
MS thu : Giao hng: gi , ngy thỏngn m
Ng i nh n t hng: t hng TEL:
STTM T HNGS L NG N GITHNH TI N 12345678910T NG C NG L U í:
* Ph ng th c thanh toỏn: Ti n m t: Tr ch m: ngy.
Tr ti n phi u tr c m i nh n giao hng phi u sau.
Ph i ki m tra s l ng, ch t l ng hng khi nh n. Ch nh n i l i hng múp, rỏch
bao bỡ, xỡ n c Trong vũng 03 ngy.
* Cụng n c c a khỏch hng s HDD: ngy mua hng Tr giỏ


Ngy thỏng n m
G DUY T TR NG PHềNG GIM ST TT NHN VIấN TT
KD TT Ki m tra t hng
b. Mu phiu nhp kho
SVTH: ẹinh Troùng Vinh Lụựp: TH40 - 8 - GVHD: Buứi Thũ Hoaứ


SVTH: ẹinh Troùng Vinh Lụựp: TH40 - 9 - GVHD: Buứi Thũ Hoaứ

n v :
a ch :
PHI U NH P KHO
S
Ngy thỏng . N m .

M u s : 01 VT
Ban hnh theo Q s : 1141 TC/Q /C KT
Ngy 1 thỏng 11 n m 1995
C a B Ti Chớnh
- H v tờn ng i giao hng:
- Theo s ngy thỏngn m
C a
Nh p t i kho :
STTTấN, NHN HI U, QUY CCH, PH M CH T V T T
(S N PH M, HNG HO) Mó s n v tớnhS L NG n giỏThnh ti n Theo ch ng t Th c
nh p ABCD1234C NGxxxxx ngy
thỏng n m .
TH TR NG N V NG I NH N NG I GIAO NG I L P PHI U
c. Mu phiu xut kho
SVTH: ẹinh Troùng Vinh Lụựp: TH40 - 10 - GVHD: Buứi Thũ Hoaứ

n v :
a ch :
PHI U XU T KHO
Ngy thỏng . N m .
S :
N :
Cú:
H v tờn ng i nh n hng:
a ch (b ph n):
Lý do xu t kho:
Xu t t i kho:
STTTấN, NHN HI U, QUY CCH, PH M CH T V T T
(S n ph m hng hoỏ) Mó s n v tớnhS L NG n giỏThnh ti n Yờu c uTh c
xu t ABCD1234C NG: T ng s ti n (Vi t b ng ch ):

Xu t, ngy thỏng n m
Ph trỏch b ph n Ph trỏch k toỏn Ng i nh n Th kho
d. Mẫu phiếu đề nghị thanh tốn
Mẫu phiếu này dùng chung cho cả cơng ty và khách mua hang.
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 11 - GVHD: Bùi Thò Hoà

OFFICIAL RECEIPT
PHI U THUẾ
Date: ……/ …… / ………
CREDIT
TÀI KHO N GHI CĨ …………………Ả
RECEIVED FORM M/S
Nh n c a …………………………………………… ………………………………… ậ ủ
POST
B ph n cơng tác …………………………………………………………………………ộ ậ
BEING
V kho n: …………………………………………………………………………………ề ả
…………………………………………………………………………………………….
AMOUNT (IN WORDS)
S ti n ………………… ………………… đ ng (b ng ch ) ………………………… ố ề ồ ằ ữ
…………………………………………………………………………………………….
ENCLOSE DOCUMENTS
Kèm theo ……………………………………………………. Ch ng t g cứ ừ ố
Date: …… / ……… / …………
TH TR NG N V K TỐN TR NG KT THANH TỐN TH QU NG I N PỦ ƯỞ ĐƠ Ị Ế ƯỞ Ủ Ỹ ƯỜ Ộ
MANAGER CHIEF ACCOUNT ACCOUNTANT CASHIER ACKNOWLEDGET BY
INTERFOOD PROCESSING INDUSTRY LTD
CƠNG TY CƠNG NGHI P CH BI N TH C PH M QU C TỆ Ế Ế Ự Ẩ Ố Ế
NHA TRANG BRANCH
CHI NHÁNH TP.NHA TRANG

MST: 360024563.1.004.1
No
S …… M u s 3 - TMố ẫ ố
II. PHN TCH V LP D N
1. Phõn tớch
Qua thc t kho sỏt, ta cn qun lý cỏc i tng chớnh trong h thng qun
lý xut nhp hng nh sau: Khỏch hng (bao gm c nh cung cp v khỏch mua
hang), Hng hoỏ, Kho.
a. Qun lý khỏch hng: Mi khỏch hng ca Cụng ty (bao gm c nh cung cp
v khỏch mua hng) u c Cụng ty qun lý nhng thụng tin chớnh sau:
- H khỏch hng
- Tờn khỏch hng
- Tờn giao dch
- a ch
- S in thoi
- S fax
- S ti khon ngõn hng
Trong ú a ch khỏch hng bao gm:
+ S nh
+ ng
+ Huyn
+ Tnh
+ Thnh ph
+ Quc gia
b. Qun lý hng hoỏ: Mi mt hng c qun lý cỏc thụng tin sau:
- Tờn mt hng
- Nhúm hng
- Ni sn xut (hóng sn xut, nc sn xut)
- n v tớnh
- S lng tn ti thiu

- S lng tn ti a
SVTH: ẹinh Troùng Vinh Lụựp: TH40 - 12 - GVHD: Buứi Thũ Hoaứ

c. Quản lý kho: Hàng hố được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các
thơng tin sau:
- Tên kho
- Địa chỉ kho
- Điện thoại kho
- Số fax
- Thủ kho
2. Lập dự án
Qua q trình khảo sát thực tế cũng như phân tích kỹ u cầu thiết yếu,
tơi đưa ra mơ hình hệ thống quản lý xuất nhập hàng như sau:
Cần thiết nhất là hệ thống phải quản lý được đầy đủ thơng tin về khách
hàng, hàng hố, kho, các hố đơn chứng từ, cũng như khả năng tính tốn, chọn lọc
thống kê và in ấn các thơng tin.
Phải đảm bảo độ chính xác, an tồn và tin cậy cao.
3. Dữ liệu vào, dữ liệu ra và các chức năng xử lý của hệ thống
Dữ liệu vào:
- Các thơng tin về khách hàng như: họ và tên, tên giao dịch, số nhà, điện
thoại, fax, tài khoản ngân hàng, số tiền nợ có thể.
- Các thơng tin về hàng hố: tên mặt hàng, nhóm mặt hàng, nơi sản xuất
(hãng sản xuất, nước sản xuất), đơn vị tính, số lượng tồn tối thiểu, số
lượng tồn tối đa.
- Thơng tin về kho hàng: tên kho, địa chỉ, điện thoại, fax, thủ kho.
Dữ liệu ra :
- Đưa ra danh sách chi tiết về khách hàng
- Danh sách chi tiết về các mặt hàng
- Danh sách chi tiết về các kho hàng
- In ra danh sách các đơn đặt hàng.

- In ra danh sách các phiếu xuất/ nhập hàng.
- In ra các phiếu thanh tốn.
- Thống kê tổng số lượng hàng nhập, tổng số lượng hàng xuất trong kỳ và
số lượng hàng tồn ton cuối kỳ.
- Cho phép xuất dữ liệu ra máy in hoặc màn hình từng hạn mục u cầu.
In ấn các hố đơn chứng từ.
Chức năng trung tâm :
- Xử lý, lưu trữ đơn đặt hàng, phiếu xuất nhập hàng, phiếu thanh tốn và
tính tốn giá trị hàng hố.
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 13 - GVHD: Bùi Thò Hoà

- Lu tr v bo mt d liu qun lý hoỏ n chng t liờn quan n vic
xut/ nhp hng, hng hoỏ, kho hng v khỏch hng.
Chc nng ca nh qun lý nh:
+ Lp n t hng,
+ Lp phiu xut/ nhp hng,
+ Lp phiu thanh toỏn,
+ Lp bỏo cỏo v tỡnh hỡnh hot ng kinh doanh.
SVTH: ẹinh Troùng Vinh Lụựp: TH40 - 14 - GVHD: Buứi Thũ Hoaứ

CHƯƠNG II
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
I. HỆ THỐNG THƠNG TIN
• Hệ thống là một tập hợp có quan hệ, tương tác qua lại với nhau hình thành
nên một thể thống nhất.
• Hệ thống kinh doanh và hệ thống dịch vụ: là những hệ thống của con người
nhằm mục đích kinh doanh hay dịch vụ. Các hệ thống con của hệ thống
kinh doanh – dịch vụ bao gồm 3 hệ thống như sau:
- Hệ thống nghiệp vụ: bao gồm người, phương tiện, phương pháp trực
tiếp tham gia vào q trình biến đổi luồng vào thành luồng ra.

- Hệ thống quyết định: bao gồm người, phương tiện, phương pháp
tham gia vào việc đề xuất các quyết định.
- Hệ thống thơng tin: bao gồm người, phương tiện, phương pháp tham
gia vào việc xử lý các thơng tin.
• Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thơng tin:
- Hệ thống thơng tin đóng vai trò trung gian giữa bên trong và bên
ngồi hệ thống và những hệ thống con.
- Nhiệm vụ của hệ thống thơng tin: nhằm thu thập, lưu trữ, kiểm tra,
kết xuất, truyền đạt thơng tin.
II. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN
Hệ thống thơng tin giao dịch xuất nhập hàng là một hệ thống thơng tin hoạt
động với sự trợ giúp của tin học nhằm quản lý và thực hiện các giao dịch xuất
nhập. Đầu vào của hệ thống là thơng tin chi tiết về tên, giá cả, số lượng các danh
mục hàng hố xuất – nhập, tồn kho, các tổng kết về q trình giao dịch xuất nhập.
1. Các đối tượng u cầu quản lý
Qua q trình khảo sát thực tế, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ
thống quản lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và
khách mua hàng), Hàng hố, Kho, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập/ xuất hàng, phiếu
thanh tốn.
a. Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Cơng ty (bao gồm cả nhà cung cấp
và khách mua hàng) đều được Cơng ty quản lý những thơng tin chính sau:
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 15 - GVHD: Bùi Thò Hoà

- Mó khỏch hng
- H khỏch hng
- Tờn khỏch hng
- Tờn giao dch
- a ch
- S in thoi
- S fax

- S ti khon ngõn hng
Trong ú a ch khỏch hng bao gm:
+ S nh
+ ng
+ Huyn
+ Tnh
+ Thnh ph
+ Quc gia
b. Qun lý hng hoỏ: Mi mt hng c qun lý cỏc thụng tin sau:
- Mó mt hng
- Tờn mt hng
- Nhúm hng
- Ni sn xut (hóng sn xut, nc sn xut)
- n v tớnh
- S lng tn ti thiu
- S lng tn ti a
c. Qun lý kho: Hng hoỏ c ct gi ti nhiu kho, mi kho c qun lý cỏc
thụng tin sau:
- Mó kho
- Tờn kho
- a ch kho
- in thoi kho
- S fax
- Th kho
d. Qun lý n t hng:
- Mó n t hng
SVTH: ẹinh Troùng Vinh Lụựp: TH40 - 16 - GVHD: Buứi Thũ Hoaứ

- S lng t hng
- n giỏ t hng

- Ngy giao
e. Qun lý phiu nhp xut hng: (c phiu nhp v xut hng)
- M phiu nhp xut hng
- S lng nhp xut hng
- n giỏ nhp xut hng
- Ngy nhp xut hng
- Ngy hn tr tin
f. Qun lý phiu thanh toỏn:
- Mó phiu thanh toỏn
- Ngy thanh toỏn
- S tin
g. Qun lý ngõn hng:
- Mó ngõn hng
- Tờn ngõn hng
2. Cỏc chc nng ca h thng
Qun lý nhp hng: qun lý cỏc thụng tin v nhp hng hoỏ
- Thụng tin vo: cỏc thụng tin c bn v mt hng cn nhp (mó hng, tờn
hng, s lng, giỏ nhp, nh cung cp).
- Thụng tin ra: danh mc hng cn nhp.
qun lý xut hng: qun lý cỏc thụng tin liờn quan trong cụng tỏc xut hng
ca Cụng ty.
- Thụng tin vo: cỏc thụng tin c bn khỏch hng yờu cu, thụng tin v
hng hoỏ, thụng tin v kho hng.
- Thụng tin ra: danh mc hng xut kho, phiu xut hng.
Thng kờ: thng kờ v bỏo cỏo v hot ng giao dch kinh doanh.
- Thụng tin vo: cỏc yờu cu thng kờ.
- Thụng tin ra: bỏo cỏo thng kờ.
Tỡm kim: tỡm kim cỏc thụng tin liờn quan n hot ng nhp, xut hng
hoỏ.
- Thụng tin vo: cỏc yờu cu tỡm kim.

- Thụng tin ra: cỏc kt qu tỡm kim.
SVTH: ẹinh Troùng Vinh Lụựp: TH40 - 17 - GVHD: Buứi Thũ Hoaứ

Qua trên ta thấy được các chức năng chủ yếu của một hệ thống thơng tin
giao dịch xuất nhập hàng hố. Các chức năng này được chia nhỏ ra và được trình
bày trong sơ đồ phân rã chức năng dưới đây, để cho ta hình dung hệ thống một
cách chi tiết hơn.
III. SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG (BPC) CỦA HỆ THỐNG
1. Sơ đồ phân rã tổng thể
2. Sơ đồ chức năng chi tiết.
a. Chức năng quản lý nhập hàng.
Giải thích các chức năng:
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 18 - GVHD: Bùi Thò Hoà

HO T NG GIAO D CH XU T NH P HÀNGẠ ĐỘ Ị Ấ Ậ
QU N LÝ Ả
XU T Ấ
HÀNG
TH NG Ố
KÊ VÀ BÁO
CÁO
TÌM
KI MẾ
QU N Ả
LÝ NH P Ậ
HÀNG
QU N LÝ NH P HÀNGẢ Ậ
GHI
NH N Ậ
NHÀ

CUNG
C P Ấ
M IỚ
L P Ậ
N ĐƠ
T ĐẶ
HÀNG
L P Ậ
PHI U Ế
NH P Ậ
HÀNG
THANH
TỐN
CH N Ọ
NHÀ
CUNG
C P Ấ
THÍCH
H PỢ
KH P Ớ
V I Ớ
N ĐƠ
HÀNG
VỀ
C P Ậ
NH T Ậ
DANH
M C Ụ
HÀNG
- Chọn nhà cung cấp mới: Khi cơng ty muốn nhập hàng thì trước hết

phải chọn nhà cung cấp thích hợp để làm đối tác, tiêu chí chọn nhà cung
cấp được dựa trên các thơng tin về nhà cung cấp và các mặt hàng mà nhà
cung cấp đó có khả năng cung ứng.
- Ghi nhận nhà cung cấp mới: Khi nhà cung cấp nào đó được chọn làm
đối tác thì sẽ lưu lại các thơng tin về nhà cung cấp (Họ tên nhà cung cấp,
địa chỉ, điện thoại, …).
- Lập đơn đặt hàng: Khi đã chọn nhà cung cấp nào đó làm đối tác rồi thì
bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập đơn đặt hàng để gửi tới nhà cung
cấp đặt mua hàng.
- Lập phiếu nhập hàng: Khi đã được nhà cung cấp thoả thuận cung ứng
hàng hố thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu nhập hàng và
nhận hàng về cơng ty.
- Cập nhật danh mục hàng: Mỗi khi nhập hàng về thì tiến hành cập nhật
lại danh mục hàng như là Tên mặt hàng (nếu là mặt hàng mới), số lượng,
…
- Khớp với đơn hàng về: Tiến hành so sánh các hố đơn chứng từ với
lượng hàng nhận về xem đã đủ số lượng, đúng mặt hàng như u cầu
hay chưa.
- Thanh tốn: Sau khi khớp với đơn hàng về xong mà khơng sai sót gì thì
bắt đầu lập phiếu thanh tốn, tiến hành việc thanh tốn tiền hàng cho nhà
cung cấp.
b. Chức năng quản lý xuất hàng.
Giải thích các chức năng:
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 19 - GVHD: Bùi Thò Hoà

QU N LÝ XU T HÀNGẢ Ấ
GHI
NH N Ậ
KHÁCH
HÀNG

M IỚ
GI I Ả
QUY T Ế
N ĐƠ
T ĐẶ
HÀNG
L P Ậ
PHI U Ế
XU T Ấ
HÀNG
C P Ậ
NH T Ậ
DANH
M C Ụ
HÀNG
THANH
TỐN
GI I Ả
QUY T Ế
XU T Ấ
HÀNG
- Ghi nhn khỏch hng mi: Khi cú khỏch hng mi t mua hng thỡ s
lu li mt s thụng tin v khỏch hng mi ú (nh l H tờn khỏch
hng, a ch, in thoi, ).
- Gii quyt n t hng: Sau khi nhn n t hng ca khỏch hng
thỡ b phn kinh doanh s tin hnh gii quyt n t hng, nu iu
kin thỡ chp nhn bỏn hng, ngc li thỡ hn li vi khỏch hng hc t
chi bỏn hng.
- Lp phiu xut hng: Da vo cỏc n t hng ó c gii quyt, b
phn kinh doanh s tin hnh lp phiu xut hng.

- Gii quyt xut hng: Lp cỏc hoỏ n chng t xut hng, tin hnh
xut hng cho khỏch mua hng.
- Cp nht danh mc hng: Mi ln xut hng thỡ phi tin hnh cp
nht li danh mc hng.
- Thanh toỏn: Sau khi gii quyt xut hng thỡ bt u lp phiu thanh
toỏn, tin hnh thu tin bỏn hng.
c. Chc nng thng kờ v bỏo cỏo.
SVTH: ẹinh Troùng Vinh Lụựp: TH40 - 20 - GVHD: Buứi Thũ Hoaứ

TH NG Kấ V BO CO
TH NG
Kấ HNG
NH P
TH NG
Kấ HNG
XU T
TH NG
Kấ HNG
T N
TH NG
Kấ NH P
XU T
CHI
TI T
Gii thớch cỏc chc nng:
- Thng kờ hng nhp: Thng kờ lng hng hoỏ nhp v theo thỏng
hoc theo yờu cu ca ban qun lý.
- Thng kờ hng xut: Thng kờ lng hng hoỏ xut bỏn theo thỏng
hoc theo yờu cu ca ban qun lý.
- Thng kờ hng tn: Thng kờ lng hng hoỏ cũn tn trong kho theo

thỏng hoc theo yờu cu ca ban qun lý.
d. Chc nng tỡm kim.
Gii thớch cỏc cc nng:
- Tỡm kim phiu nhp hng: Tin hnh tỡm kim phiu nhp hng khi
nh cung cp yờu cu.
- Tỡm kim phiu xut hng: Tin hnh tỡm kim phiu xut hng khi
khỏch hng yờu cu.
- Tỡm kim phiu chi: Tin hnh tỡm kim phiu chi tin khi nh cung
cp yờu cu.
- Tỡm kim phiu thu: Tin hnh tỡm kim phiu thu tin khi khỏch hng
yờu cu.
IV. BIU LUNG D LIU
SVTH: ẹinh Troùng Vinh Lụựp: TH40 - 21 - GVHD: Buứi Thũ Hoaứ

TèM KI M
TèM
KI M
PHI U
NH P
HNG
TèM
KI M
PHI U
THU
TèM
KI M
PHI U
CHI
TèM
KI M

PHI U
XU T
HNG
• Mục đích:
- Sự diễn tả là ở mức logic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi “Làm gì?”, mà
bỏ qua câu hỏi “Làm như thế nào?”.
- Chỉ rỏ các chức năng (con) phải thực hiện để hồn tất q trình xử lý
cần mơ tả.
- Chỉ rõ các thơng tin được chuyển giao giữa các chức năng đó, và qua đó
phần nào thấy được trình tự thực hiện của chúng.
• Phân mức:
Dùng biểu đồ phân cấp chức năng ta có các mức như sau:
- Mức khung cảnh: có một chức năng với các luồng vào ra.
- Mức đỉnh: chức năng của hệ thống được phân ra thành nhiều chức năng
con.
- Mức dưới đỉnh: giải thích mỗi chức năng tương tứng của mức đỉnh.
1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 22 - GVHD: Bùi Thò Hoà

NHÀ CUNG
C PẤ
KHÁCH
HÀNG
Ho t đ ng ạ ộ
giao d ch ị
xu t nh p ấ ậ
hàng
Thơng tin v hàngề
n đ t hàngĐơ ặ
Hố

đ nơ
T ch iừ ố
Phi u tr ti nế ả ề
Hàng hố
Thơng bố hố đ n saiơ
Y/C tìm ki m H/ ế ĐĐ
PTT
Th ng kêố
Báo cáo
Thơng tin v hàngề
n đ t hàngĐơ ặ
T ch iừ ố
Hố đ nơ
Phi u tr ti nế ả ề
Y/C tìm ki m H/ PTTế ĐĐ
Hàng hố
u c u th ng kêầ ố
BAN QU N Ả
LÝ
SVTH: ẹinh Troùng Vinh Lụựp: TH40 - 23 - GVHD: Buứi Thũ Hoaứ

2. Bu lung d liu mc nh
SVTH: ẹinh Troùng Vinh Lụựp: TH40 - 24 - GVHD: Buứi Thũ Hoaứ

NH CUNG
C P
KHCH
HNG
Qu n lý
xu t

hng
Thụng tin v hng
n t hng
Hoỏ n
T ch i
Phi u tr
ti n
Thụng bỏo H sai
Thụng boỏ H sai
Y/C tỡm ki m
Thụng tin v hng
n t hng
T ch i
Hoỏ n
Phi u tr ti n
Y/C tỡm ki m
Y/C th ng kờ
Qu n lý
nh p
hng
BAN QU N
Lí
Th ng
kờ
Tỡm
ki m
Danh m c hng
Phi u N/X
Phi u TT
Y/C tỡm ki m

3. Biu lung d liu mc di nh
a. Chc nng qun lý nhp hng
SVTH: ẹinh Troùng Vinh Lụựp: TH40 - 25 - GVHD: Buứi Thũ Hoaứ

L p phi u
thanh toỏn
Kh p n
v i hng v
Thanh
toỏn
Ghi nh n
NCC m i
Ch n
NCC
L p n
t hng
Nh cung c p
n t hng
Nh cung c p
Phi u nh p hng
Danh m c hng
Ban qu n lý
Thụng tin v hng hoỏ, nh CC
T ch i
Thụng tin
v NCC
m i
T/t v NCC c ch n
n t
hng

Thụng
bỏo hoỏ
n sai
C p nh t
DM hng
L p phi u
nh p hng
Hoỏ n
Phi u tr ti n
L p bỏo
cỏo
Phi u thanh toỏn