Xây dựng hệ thống thông tin quản lý xuất nhập hàng

Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
Lời nói đầu
Ngày nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của Công nghệ thông tin
và việc ứng dụng nó vào thực tế của các ngành kinh tế và đời sống đem lại
những lợi ích vô cùng to lớn. Có thể nói rằng kỹ nguyên của chúng ta là kỹ
nguyên của công nghệ thông tin.
Trong đó Bưu Điện, Ngân Hàng, Kinh Doanh là những ngành phát triển
các ứng dụng công nghệ tin học hàng đầu. Nhưng thực tế tại CÔNG TY CÔNG
NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang chưa hoàn
toàn tin học hoá trong quản lý kinh doanh. Quản lý xuất nhập hàng hoá là một
trong các công tác hoạt động chính của công ty, hiện tại đang cần một hệ thống
quản lý mới phù hợp hơn bởi vì hầu hết các chương trình quản ly được xây dựng
trên môi trường ACCESS và Pocro nên vẫn còn nhiều hạn chế và chưa đáp ứng
được với nhu cầu thực tế.
Qua thời gian tiếp xúc với CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BẾN THỰC
PHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang tôi được các cô chú và anh chò trong
công ty gợi ý và giúp đỡ, tôi đã quyết đònh chọn đề tài “Xây dựng hệ thống
thông tin quản lý xuất nhập hàng” làm đề tài thực tập tốt nghiệp của mình.
Với đề tài này tôi chia thành 5 chương như sau:
Chương I : Khảo sát & phân tích hiện trạng
Chương II : Giới thiệu các công nghệ liên quan
Chương III : Phân tích và thiết kế hệ thống
Chương IV: Xây dựng chương trình
Chương V: Đánh giá hệ thống
Do thời gian hạn chế và kiến thức cón hạn hẹp nên trong đề tài này
không thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong quý thầy cô giáo và các bạn
sinh viên đóng gớp ý kiến để cho đề tài này ngày càng hoàn thiện hơn.
Nhân đây em xin chân thành cảm ơn cô Bùi Thò Hoà– GV bộ môn Công
Nghệ Phần Mềm – khoa Công Nghệ Thông Tin trường ĐHBK Hà Nội đã tận
tình hướng dẫn em trong quá trình thực hiện đề tài thực tập tốt nghiệp này.
Hà Nội 7 – 2003

Sinh viên thực hiện:
Đinh Trọng Vinh
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 1 - GVHD: Bùi Thò Hoà

Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU …………………………………………………………..…… 1
MỤC LỤC …………………………………………………………………… 2
Chương 1: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG ………………… 3
I. Giới thiệu về Công ty………………………………………………… 3
II. Phân tích hiện trạng …………………………………………………… 4
Chương 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG …………………… 8
I. Mô hình quan niệm dữ liệu …………………………………………… 8
II. Mô hình tổ chức dữ liệu ……………………………………………… 8
III. Mô hình vật lý dữ liệu ………………………………………………… 9
IV. Mô hình thông lượng ………………………………………………… 14
V. Mô hình quan niệm xử lý ………………………………………………16
VI. Mô hình tổ chức xử lý ……………………………………………… 18
VII. Mô hình vật lý xử lý ………………………………………………… 22
Chương 3: GIỚI THIỆU CÁC CÔNG NGHỆ LIÊN QUAN ……………… 23
I. Giới thiệu về Visual Basic 6.0 ………………………………………… 23
II. Làm việc với Microsoft Visual Basic 6.0 …………………………… 24
III. Khả năng kết nối với cơ sở dữ liệu của Visual Basic ………………… 31
Chương 4: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH ……………………………… 33
I. Phần dữ liệu……………………………………………………………… 33
II. Một số giao diện chính ………………………………………………… 34
III. Một số Module chính ………………………………………………… 36
Chương 5: ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG …..………………………………… 39
TÀI LIỆU THAM KHẢO ………………………………………………… 40
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 2 - GVHD: Bùi Thò Hoà

Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
CHƯƠNG I
KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG
I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG
1. Giới thiệu tổng quát
Hiện nay, Ngành quản lý kinh doanh nói chung và Công ty công nghiệp
chế biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang nói riêng, vấn đề áp dụng
công nghệ tin học đang được đặt lên hàng đầu nhằm hoàn chỉnh hoá hệ thống
giao dòch và quản lý hàng của công ty, nhằm tăng khả năng hoạt động, giảm
bớt số lượng nhân viên quản lý, đảm bảo độ chính xác và khả năng bảo mật, an
toàn dữ liệu cao. Vì những lý do đó cho nên việc thay thế và nâng cấp hệ thống
quản lý kinh doanh mới đang là vấn đề cấp bách cho ngành kinh doanh.
Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha
Trang hiện nay đang sử dụng hệ thống quản lý kinh doanh do tổng công ty đưa
ra cho các chi nhánh. Hệ thống này chạy trên nền hệ hệ quản trò CSDL Access
và Foxpro.
Hệ thống trên nhìn chung có nhiều ưu điểm về tính đồng nhất, chạy
nhanh, kích thước dữ liệu nhỏ và không đòi hỏi cấu hình của máy tính cao, cái
mà những năm trước đây còn là vấn đề khó khăn cho ngành kinh tế. Nhưng
hiện nay việc đầu tư cơ sở vật chất cho hệ thống thông tin quản lý kinh doanh
không còn là vấn đề khó khăn hàng đầu nữa, mà vấn đề đặt ra là tính chính
xác, nhanh, an toàn và độ bảo mật cũng như khả năng quản lý toàn diện để
tăng tính cạnh tranh và giảm bớt nhân sự đang là vấn đề mới cho mọi ngành
quản lý.
Quản lý xuất/ nhập hàng là một trong các hoạt động chính của công ty.
Hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ được tích hợp chung trong hệ thống
thông tin quản lý kinh doanh của công ty.
Tuy có những tính năng và ưu điểm như đã trình bày ở trên nhưng nó
cũng còn nhiều hạn chế như chạy chậm khi khối lượng dữ liệu lớn, khả năng

quản lý khối lượng dữ liệu còn hạn chế, khả năng bảo mật chưa cao, giao diện
chưa thân thiện với người sử dụng.
2. Hiện trạng quản lý kinh doanh ở công ty
Qua quá trình khảo sát và tìm hiểu thực tế quy trình quản lý kinh doanh ở
Công ty, tôi nắm được một số hiện trạng của Công ty như sau:
Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế –Chi nhánh Nha Trang
là một chi nhánh của tổng Công ty ở Malaysia. Tổng Công ty chuyên sản xuất
các mặt hàng thực phẩm – Các loại nước trái đóng lon và bánh kẹo các
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 3 - GVHD: Bùi Thò Hoà

Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
loại(Nước bí, nước yến, kẹo xốp, …). Chi nhánh Nha Trang chòu trách nhiệm
phân phối các sản phẩm của tổng Công ty sản xuất cho các tỉnh ở khu vục 8
tỉnh miền trung (Khánh Hoà, Ninh Thuận, Phú Yên, Bình Đònh, Gia Lai,
KonTum, Đak Lak).
2.1. Sơ đồ hoạt động kinh doanh của chi nhánh Công ty

Chức năng của từng thành phần trong sơ đồ.
- Tổng công ty: tổng công ty chuyên sản xuất các mặt hàng thực phẩm
(các loại nước uống đóng lon và các loại bánh kẹo) và cung cấp các
sản phẩm này cho các chi nhánh của công ty.
- Các chi nhánh của công ty chòu trách nhiệm phân phối các sản phẩm
tới các cửa hàng (Shop) và các đại lý.
2.2. Sơ đồ tổ chức của chi nhánh Công ty

Vai trò và chức năng của các bộ phận trong công ty là :
- Ban Giám đốc chi nhánh : Điều hành hoạt động Công ty.
- Bộ phận kế toán: Kết toán sổ sách.
- Bộ phận kinh doanh : Tìm hiểu thò trường, đưa ra các chiến lược kinh
doanh, giới thiệu sản phẩm.

- Bộ phận kho: Lưu trứ hàng hoá và bảo quản hàng hóa, báo cáo tình
hình số lượng hàng hoá trong kho.
3. Các quy trình quản lý như sau
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 4 - GVHD: Bùi Thò Hoà

TỔNG CÔNG TY
CÁC CHI NHÁNH
CÁC SHOP CÁC ĐẠI LÝ
CC hàng
PP hàngPP hàng
BAN GIÁM ĐỐC
BỘ PHẬN
KINH DOANH
BỘ PHẬN KẾ
TOÁN
BỘ PHẬN
KHO
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
a. Quy trình quản lý nhập hàng
- Bộ phận kinh doanh căn cứ vào nhu cầu mua hàng của khách hàng,
số lượng hàng hoá tồn tối thiểu, số lượng hàng hoá tồn tối đa trong
kho và danh sách các mặt hàng hiện có của tổng công ty để lập đơn
đặt hàng. Trong đơn đặt hàng có đầy đủ thông tin về chi nhánh công
ty, danh sách và số lượng các mặt hàng cần nhập về.
- Bộ phận kinh doanh sẽ trình đơn đặt hàng lên ban giám đốc ký duyệt.
- Nếu đơn đặt hàng đã được ban giám đốc ký duyệt thì bộ phận kinh
doanh sẽ gửi đơn đặt hàng tới tổng công ty.
- Nếu được tổng công ty chấp thuận cung cấp hàng thì bộ phận kinh
doanh sẽ lập phiếu nhập hàng và nhận hàng đưa về kho.
- Mỗi lần nhập hàng đều phải làm một phiếu nhập bao gồm: Thông tin

đầy đủ về nhà cung cấp, danh sách các mặt hàng, số lượng, ngày
nhập, đơn giá, ngày hẹn trả tiền theo mẫu đã được in sẵn.
- Bộ phận kinh doanh sẽ chuyển phiếu nhập hàng và phiếu thanh toán
tới bộ phận kế toán để thanh toán tiền hàng cho tổng công ty.
- Cách tính tổng giá trò hàng nhập:
- Mỗi lần nhập hàng về thì phải tiến hành cập nhật lại danh mục hàng
hoá như là thêm mặt hàng (nếu đó là mặt hàng mới), cập nhật lại số
lượng, tính lại đơn giá (bằng phương pháp tính đơn giá bình quân gia
quyền).
Trong đó:
Dgbqck: đơn giá bình quân cuối kỳ.
Tgtondk: tổng giá tồn đầu kỳ.
Tgnhaptk: tổng giá nhập trong kỳ.
Sltondk: số lượng tồn đầu kỳ.
Slnhaptk: số lượng nhập trong kỳ.
b. Quy trình quản lý xuất hàng
- Khi một khách hàng cần mua hàng thì làm một đơn đặt hàng theo
mẫu in sẵn bao gồm : Phần đầu gồm những thông tin đầy đủ về khách
hàng, phần thứ hai là danh sách mặt hàng đặt mua, số lượng, đơn giá
từng loại và ngày nhận hàng. Khi đặt hàng, có thể khách hàng đặt
một số tiền nào đó.
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 5 - GVHD: Bùi Thò Hoà

Tổng giá trò =
∑
số lượng nhập * đơn giá nhập
haptkSSltondk
TgnhaptkTgtondk
dgbqck
ln+

+
=
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
- Khi mua hàng, khách hàng có thể trả tiền trước hay hẹn trả sau khi
nhận hàng một số ngày quy đònh.
- Đơn đặt hàng được đưa đến bộ phận kinh doanh để xem xét. Nếu
khách hàng còn nợ trễ hạn quá một số tiền quy đònh thì bộ phận kinh
doanh từ chối bán hàng. Nếu hàng tồn kho đủ thì cung cấp cho khách
hàng theo đơn đặt hàng.
- Hàng ngày bộ phận kinh doanh xem xét các đơn đặt hàng đồng thời
so sánh tồn kho, để làm giấy báo cho khách hàng nhận hàng, giấy
báo nợ cho khách hàng và đặt hàng cho nhà cung cấp khi lượng hàng
tồn vượt dưới mức tồn tối thiểu.
- Mỗi lần xuất hàng đều phải làm một phiếu xuất bao gồm : Thông tin
đấy đủ về khách hàng, danh sách mặt hàng, số lượng, ngày nhập
xuất, đơn giá, ngày hẹn trả tiền.
- Cách tính tổng giá trò hàng xuất:
c. Thống kê.
- Đònh kỳ hàng tháng phải báo cáo xuất, nhập tồn hàng hoá trong tháng
theo mẫu đã đònh.
- Tại bất kỳ thời điểm nào, nếu được yêu cầu của người có thẩm quyền
thì phải báo cáo tình hình hàng hoá của từng loại, từng kho, tình hình
công nợ.
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 6 - GVHD: Bùi Thò Hoà

Số lượng hàng tồn = số lượng hàng nhập – số lượng hàng xuất
Tổng giá trò =
∑
số lượng xuất * đơn giá xuất
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá

4. Một số mẫu đơn từ được sử dụng trong quá trình hoạt động kinh doanh
a. Mẫu phiếu đặt hàng
Mẫu phiếu đặt hàng này dùng chung cho cả công ty đặt mua hàng và
khách đặt hàng.

SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 7 - GVHD: Bùi Thò Hoà

CÔNG TY CN CB THỰC PHẨM QUỐC
TẾ
CHI NHÁNH THÀNH PHỐ NHA TRANG
Điện thoại: 834223 Fax: 834225
E-mail:
PHIẾU ĐẶT HÀNG
(Không có giá trò thanh toán)
INTERFOOD PROCESSING INDUSTRY LTD.
NHA TRANG BRANCH
Họ và tên khách hàng: …………………………………………………… Tel: ………….
Đòa chỉ: …………… Đường: ………………… Phường: ……………… Quận: …………
MS thuế: …………….. Giao hàng: ……………giờ, ngày …… tháng………năm………
Người nhận đặt hàng: ……………………………………………… Đặt hàng TEL:
STTMẶT HÀNGSỐ LƯNGĐƠN GIÁTHÀNH TIỀNS 112233445566778899101 TỔNG CỘNGT LƯU Ý:
* Phương thức thanh toán: Tiền mặt: Trả chậm: ………………………ngày.
Trả tiền phiếu trước mới nhận giao hàng phiếu sau.
Phải kiểm tra số lượng, chất lượng hàng khi nhận. Chỉ nhận đổi lại hàng móp, rách
bao bì, xì nước … Trong vòng 03 ngày.
* Công nợ cũ của khách hàng số HDD: …………… ngày mua hàng ………Trò giá………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………
Ngày ………… tháng …… năm ……
GĐ DUYỆT TRƯỞNG PHÒNG GIÁM SÁT TT NHÂN VIÊN TT

KD – TT Kiểm tra Đặt hàng
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
b. Mẫu phiếu nhập kho

SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 8 - GVHD: Bùi Thò Hoà

Đơn vò : …………………
Đòa chỉ : …………………
PHIẾU NHẬP KHO
Số ……
Ngày … tháng …. Năm …….
Mẫu số : 01 – VT
Ban hành theo QĐ số : 1141 – TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995
Của Bộ Tài Chính
- Họ và tên người giao hàng: ……………………………………………………………
- Theo …………………… số……………… ngày ……… tháng…………năm……
Của ………………………………………………………………………………………
Nhập tại kho : ……………………………………………………………………………
STTTÊN, NHÃN HIỆU, QUY CÁCH, PHẨM CHẤT VẬT TƯ
(SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ)Mã sốĐơn vò tínhSỐ LƯNGĐơn giáThành tiềnM Theo chứng từThực
nhậpn ABCD1234AAAAAAAAA CỘNGxxxxxC ngày ……
tháng …… năm ….
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI NHẬN NGƯỜI GIAO NGƯỜI LẬP PHIẾU
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
c. Mẫu phiếu xuất kho
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 9 - GVHD: Bùi Thò Hoà

Đơn vò : …………………
Đòa chỉ : …...……………

PHIẾU XUẤT KHO
Ngày … tháng …. Năm …….
Số : …………
Nợ:………………………...
Có: …..……………………
Họ và tên người nhận hàng: ……………………………………………………………
Đòa chỉ (bộ phận): ………………………………………………………………………
Lý do xuất kho: …………………………………………………………………………
Xuất tại kho: ……………………………………………………………………………
STTTÊN, NHÃN HIỆU, QUY CÁCH, PHẨM CHẤT VẬT TƯ
(Sản phẩm hàng hoá)Mã sốĐơn vò tínhSỐ LƯNGĐơn giáThành tiềnM Yêu cầuThực
xuấtx ABCD1234AAAAAAAAA CỘNG:C Tổng số tiền (Viết bằng chữ): ………………………………………………………
Xuất, ngày …… tháng …… năm ……
Phụ trách bộ phận Phụ trách kế toán Người nhận Thủ kho
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
d. Mẫu phiếu đề nghò thanh toán
Mẫu phiếu này dùng chung cho cả công ty và khách mua hang.
II. PHÂN TÍCH VÀ LẬP DỰ ÁN
1. Phân tích
Qua thực tế khảo sát, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ thống
quản lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và
khách mua hang), Hàng hoá, Kho.
a. Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung
cấp và khách mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau:
- Họ khách hàng
- Tên khách hàng
- Tên giao dòch
- Đòa chỉ
- Số điện thoại
- Số fax

- Số tài khoản ngân hàng
Trong đó đòa chỉ khách hàng bao gồm:
+ Số nhà
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 10 - GVHD: Bùi Thò Hoà

OFFICIAL RECEIPT
PHIẾU THU
Date: ……/ …… / ………
CREDIT
TÀI KHOẢN GHI CÓ …………………
RECEIVED FORM M/S
Nhận của ……………………………………………..…………………………………..
POST
Bộ phận công tác …………………………………………………………………………
BEING
Về khoản: …………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………….
AMOUNT (IN WORDS)
Số tiền …………………..………………… đồng (bằng chữ) …………………………..
…………………………………………………………………………………………….
ENCLOSE DOCUMENTS
Kèm theo ……………………………………………………. Chứng từ gốc
Date: ……../ ………../ …………
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN TRƯỞNG KT THANH TOÁN THỦ QUỸ NGƯỜI NỘP
MANAGER CHIEF ACCOUNT ACCOUNTANT CASHIER ACKNOWLEDGET BY
INTERFOOD PROCESSING INDUSTRY LTD
CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ
NHA TRANG BRANCH
CHI NHÁNH TP.NHA TRANG
MST: 360024563.1.004.1

No
Số …… Mẫu số 3 - TM
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
+ Đường
+ Huyện
+ Tỉnh
+ Thành phố
+ Quốc gia
b. Quản lý hàng hoá: Mỗi mặt hàng được quản lý các thông tin sau:
- Tên mặt hàng
- Nhóm hàng
- Nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất)
- Đơn vò tính
- Số lượng tồn tối thiểu
- Số lượng tồn tối đa
c. Quản lý kho: Hàng hoá được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các
thông tin sau:
- Tên kho
- Đòa chỉ kho
- Điện thoại kho
- Số fax
- Thủ kho
2. Lập dự án
Qua quá trình khảo sát thực tế cũng như phân tích kỹ yêu cầu thiết
yếu, tôi đưa ra mô hình hệ thống quản lý xuất nhập hàng như sau:
Cần thiết nhất là hệ thống phải quản lý được đầy đủ thông tin về
khách hàng, hàng hoá, kho, các hoá đơn chứng từ, cũng như khả năng tính toán,
chọn lọc thống kê và in ấn các thông tin.
Phải đảm bảo độ chính xác, an toàn và tin cậy cao.
3. Dữ liệu vào, dữ liệu ra và các chức năng xử lý của hệ thống

Dữ liệu vào:
- Các thông tin về khách hàng như: họ và tên, tên giao dòch, số nhà,
điện thoại, fax, tài khoản ngân hàng, số tiền nợ có thể.
- Các thông tin về hàng hoá: tên mặt hàng, nhóm mặt hàng, nơi sản
xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất), đơn vò tính, số lượng tồn tối
thiểu, số lượng tồn tối đa.
- Thông tin về kho hàng: tên kho, đòa chỉ, điện thoại, fax, thủ kho.
Dữ liệu ra :
- Đưa ra danh sách chi tiết về khách hàng
- Danh sách chi tiết về các mặt hàng
- Danh sách chi tiết về các kho hàng
- In ra danh sách các đơn đặt hàng.
- In ra danh sách các phiếu xuất/ nhập hàng.
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 11 - GVHD: Bùi Thò Hoà

Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
- In ra các phiếu thanh toán.
- Thống kê tổng số lượng hàng nhập, tổng số lượng hàng xuất trong kỳ
và số lượng hàng tồn ton cuối kỳ.
- Cho phép xuất dữ liệu ra máy in hoặc màn hình từng hạn mục yêu
cầu. In ấn các hoá đơn chứng từ.
Chức năng trung tâm :
- Xử lý, lưu trữ đơn đặt hàng, phiếu xuất nhập hàng, phiếu thanh toán
và tính toán giá trò hàng hoá.
- Lưu trữ và bảo mật dữ liệu quản lý hoá đơn chứng từ liên quan đến
việc xuất/ nhập hàng, hàng hoá, kho hàng và khách hàng.
Chức năng của nhà quản lý như:
+ Lập đơn đặt hàng,
+ Lập phiếu xuất/ nhập hàng,
+ Lập phiếu thanh toán,

+ Lập báo cáo về tình hình hoạt động kinh doanh.
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 12 - GVHD: Bùi Thò Hoà

Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
CHƯƠNG II
PHÂN TÍCH VÀø THIẾT KẾ HỆ THỐNG
I. HỆ THỐNG THÔNG TIN
• Hệ thống là một tập hợp có quan hệ, tương tác qua lại với nhau hình
thành nên một thể thống nhất.
• Hệ thống kinh doanh và hệ thống dòch vụ: là những hệ thống của con
người nhằm mục đích kinh doanh hay dòch vụ. Các hệ thống con của hệ
thống kinh doanh – dòch vụ bao gồm 3 hệ thống như sau:
- Hệ thống nghiệp vụ: bao gồm người, phương tiện, phương pháp trực
tiếp tham gia vào quá trình biến đổi luồng vào thành luồng ra.
- Hệ thống quyết đònh: bao gồm người, phương tiện, phương pháp
tham gia vào việc đề xuất các quyết đònh.
- Hệ thống thông tin: bao gồm người, phương tiện, phương pháp tham
gia vào việc xử lý các thông tin.
• Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin:
- Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa bên trong và bên
ngoài hệ thống và những hệ thống con.
- Nhiệm vụ của hệ thống thông tin: nhằm thu thập, lưu trữ, kiểm tra,
kết xuất, truyền đạt thông tin.
II. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Hệ thống thông tin giao dòch xuất nhập hàng là một hệ thống thông tin
hoạt động với sự trợ giúp của tin học nhằm quản lý và thực hiện các giao dòch
xuất nhập. Đầu vào của hệ thống là thông tin chi tiết về tên, giá cả, số lượng
các danh mục hàng hoá xuất – nhập, tồn kho, các tổng kết về quá trình giao
dòch xuất nhập.
1. Các đối tượng yêu cầu quản lý

Qua quá trình khảo sát thực tế, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ
thống quản lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp
và khách mua hàng), Hàng hoá, Kho, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập/ xuất hàng,
phiếu thanh toán.
a. Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung
cấp và khách mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau:
- Mã khách hàng
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 13 - GVHD: Bùi Thò Hoà

Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
- Họ khách hàng
- Tên khách hàng
- Tên giao dòch
- Đòa chỉ
- Số điện thoại
- Số fax
- Số tài khoản ngân hàng
• Trong đó đòa chỉ khách hàng bao gồm:
+ Số nhà
+ Đường
+ Huyện
+ Tỉnh
+ Thành phố
+ Quốc gia
b. Quản lý hàng hoá: Mỗi mặt hàng được quản lý các thông tin sau:
- Mã mặt hàng
- Tên mặt hàng
- Nhóm hàng
- Nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất)
- Đơn vò tính

- Số lượng tồn tối thiểu
- Số lượng tồn tối đa
c. Quản lý kho: Hàng hoá được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các
thông tin sau:
- Mã kho
- Tên kho
- Đòa chỉ kho
- Điện thoại kho
- Số fax
- Thủ kho
d. Quản lý đơn đặt hàng:
- Mã đơn đặt hàng
- Số lượng đặt hàng
- Đơn giá đặt hàng
- Ngày giao
e. Quản lý phiếu nhập xuất hàng: (cả phiếu nhập và xuất hàng)
- Mà phiếu nhập xuất hàng
- Số lượng nhập xuất hàng
- Đơn giá nhập xuất hàng
- Ngày nhập xuất hàng
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 14 - GVHD: Bùi Thò Hoà

Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
- Ngày hẹn trả tiền
f. Quản lý phiếu thanh toán:
- Mã phiếu thanh toán
- Ngày thanh toán
- Số tiền
g. Quản lý ngân hàng:
- Mã ngân hàng

- Tên ngân hàng
2. Các chức năng của hệ thống
• Quản lý nhập hàng: quản lý các thông tin về nhập hàng hoá
- Thông tin vào: các thông tin cơ bản về mặt hàng cần nhập (mã hàng,
tên hàng, số lượng, giá nhập, nhà cung cấp).
- Thông tin ra: danh mục hàng cần nhập.
• quản lý xuất hàng: quản lý các thông tin liên quan trong công tác xuất
hàng của Công ty.
- Thông tin vào: các thông tin cơ bản khách hàng yêu cầu, thông tin về
hàng hoá, thông tin về kho hàng.
- Thông tin ra: danh mục hàng xuất kho, phiếu xuất hàng.
• Thống kê: thống kê và báo cáo về hoạt động giao dòch kinh doanh.
- Thông tin vào: các yêu cầu thống kê.
- Thông tin ra: báo cáo thống kê.
• Tìm kiếm: tìm kiếm các thông tin liên quan đến hoạt động nhập, xuất
hàng hoá.
- Thông tin vào: các yêu cầu tìm kiếm.
- Thông tin ra: các kết quả tìm kiếm.
Qua trên ta thấy được các chức năng chủ yếu của một hệ thống thông tin
giao dòch xuất nhập hàng hoá. Các chức năng này được chia nhỏ ra và được
trình bày trong sơ đồ phân rã chức năng dưới đây, để cho ta hình dung hệ thống
một cách chi tiết hơn.
III. SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG (BPC) CỦA HỆ THỐNG
1. Sơ đồ phân rã tổng thể
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 15 - GVHD: Bùi Thò Hoà

HOẠT ĐỘNG GIAO DỊCH XUẤT NHẬP HÀNG
QUẢN
LÝ
XUẤT

HÀNG
THỐNG
KÊ VÀ
BÁO
CÁO
TÌM
KIẾM
QUẢN
LÝ
NHẬP
HÀNG
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
2. Sơ đồ chức năng chi tiết.
a. Chức năng quản lý nhập hàng.
Giải thích các chức năng:
- Chọn nhà cung cấp mới: Khi công ty muốn nhập hàng thì trước hết
phải chọn nhà cung cấp thích hợp để làm đối tác, tiêu chí chọn nhà
cung cấp được dựa trên các thông tin về nhà cung cấp và các mặt
hàng mà nhà cung cấp đó có khả năng cung ứng.
- Ghi nhận nhà cung cấp mới: Khi nhà cung cấp nào đó được chọn làm
đối tác thì sẽ lưu lại các thông tin về nhà cung cấp (Họ tên nhà cung
cấp, đòa chỉ, điện thoại, …).
- Lập đơn đặt hàng: Khi đã chọn nhà cung cấp nào đó làm đối tác rồi
thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập đơn đặt hàng để gửi tới nhà
cung cấp đặt mua hàng.
- Lập phiếu nhập hàng: Khi đã được nhà cung cấp thoả thuận cung
ứng hàng hoá thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu nhập
hàng và nhận hàng về công ty.
- Cập nhật danh mục hàng: Mỗi khi nhập hàng về thì tiến hành cập
nhật lại danh mục hàng như là Tên mặt hàng (nếu là mặt hàng mới),

số lượng, …
- Khớp với đơn hàng về: Tiến hành so sánh các hoá đơn chứng từ với
lượng hàng nhận về xem đã đủ số lượng, đúng mặt hàng như yêu cầu
hay chưa.
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 16 - GVHD: Bùi Thò Hoà

QUẢN LÝ NHẬP HÀNG
GHI
NHẬN
NHÀ
CUNG
CẤP
MỚI
LẬP
ĐƠN
ĐẶT
HÀNG
LẬP
PHIẾU
NHẬP
HÀNG
THANH
TOÁN
CHỌN
NHÀ
CUNG
CẤP
THÍCH
HP
KHỚP

VỚI
ĐƠN
HÀNG
VỀ
CẬP
NHẬT
DANH
MỤC
HÀNG
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
- Thanh toán: Sau khi khớp với đơn hàng về xong mà không sai sót gì
thì bắt đầu lập phiếu thanh toán, tiến hành việc thanh toán tiền hàng
cho nhà cung cấp.
b. Chức năng quản lý xuất hàng.
Giải thích các chức năng:
- Ghi nhận khách hàng mới: Khi có khách hàng mới đặt mua hàng thì
sẽ lưu lại một số thông tin về khách hàng mới đó (như là Họ tên
khách hàng, đòa chỉ, điện thoại, …).
- Giải quyết đơn đặt hàng: Sau khi nhận đơn đặt hàng của khách hàng
thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành giải quyết đơn đặt hàng, nếu đủ
điều kiện thì chấp nhận bán hàng, ngược lại thì hẹn lại với khách
hàng hặc từ chối bán hàng.
- Lập phiếu xuất hàng: Dựa vào các đơn đặt hàng đã được giải quyết,
bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu xuất hàng.
- Giải quyết xuất hàng: Lập các hoá đơn chứng từ xuất hàng, tiến
hành xuất hàng cho khách mua hàng.
- Cập nhật danh mục hàng: Mỗi lần xuất hàng thì phải tiến hành cập
nhật lại danh mục hàng.
- Thanh toán: Sau khi giải quyết xuất hàng thì bắt đầu lập phiếu thanh
toán, tiến hành thu tiền bán hàng.

SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 17 - GVHD: Bùi Thò Hoà

QUẢN LÝ XUẤT HÀNG
GHI
NHẬN
KHÁCH
HÀNG
MỚI
GIẢI
QUYẾT
ĐƠN
ĐẶT
HÀNG
LẬP
PHIẾU
XUẤT
HÀNG
CẬP
NHẬT
DANH
MỤC
HÀNG
THANH
TOÁN
GIẢI
QUYẾT
XUẤT
HÀNG
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
c. Chức năng thống kê và báo cáo.

Giải thích các chức năng:
- Thống kê hàng nhập: Thống kê lượng hàng hoá nhập về theo tháng
hoặc theo yêu cầu của ban quản lý.
- Thống kê hàng xuất: Thống kê lượng hàng hoá xuất bán theo tháng
hoặc theo yêu cầu của ban quản lý.
- Thống kê hàng tồn: Thống kê lượng hàng hoá còn tồn trong kho theo
tháng hoặc theo yêu cầu của ban quản lý.
d. Chức năng tìm kiếm.
Giải thích các cức năng:
- Tìm kiếm phiếu nhập hàng: Tiến hành tìm kiếm phiếu nhập hàng khi
nhà cung cấp yêu cầu.
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 18 - GVHD: Bùi Thò Hoà

TÌM KIẾM
TÌM
KIẾM
PHIẾU
NHẬP
HÀNG
TÌM
KIẾM
PHIẾU
THU
TÌM
KIẾM
PHIẾU
CHI
TÌM
KIẾM
PHIẾU

XUẤT
HÀNG
THỐNG KÊ VÀ BÁO CÁO
THỐNG
KÊ
HÀNG
NHẬP
THỐNG
KÊ
HÀNG
XUẤT
THỐNG
KÊ
HÀNG
TỒN
THỐNG
KÊ
NHẬP
XUẤT
CHI
TIẾT
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
- Tìm kiếm phiếu xuất hàng: Tiến hành tìm kiếm phiếu xuất hàng khi
khách hàng yêu cầu.
- Tìm kiếm phiếu chi: Tiến hành tìm kiếm phiếu chi tiền khi nhà cung
cấp yêu cầu.
- Tìm kiếm phiếu thu: Tiến hành tìm kiếm phiếu thu tiền khi khách
hàng yêu cầu.
IV. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU
• Mục đích:

-Sự diễn tả là ở mức logic, nghóa là nhằm trả lời câu hỏi “Làm gì?”, mà
bỏ qua câu hỏi “Làm như thế nào?”.
-Chỉ rỏ các chức năng (con) phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý
cần mô tả.
-Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó, và qua đó
phần nào thấy được trình tự thực hiện của chúng.
• Phân mức:
Dùng biểu đồ phân cấp chức năng ta có các mức như sau:
-Mức khung cảnh: có một chức năng với các luồng vào ra.
-Mức đỉnh: chức năng của hệ thống được phân ra thành nhiều chức năng
con.
-Mức dưới đỉnh: giải thích mỗi chức năng tương tứng của mức đỉnh.
1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 19 - GVHD: Bùi Thò Hoà

Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
2. Bểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 20 - GVHD: Bùi Thò Hoà

NHÀ CUNG
CẤP
KHÁCH
HÀNG
Hoạt động
giao dòch
xuất nhập
hàng
Thông tin về hàng
Đơn đặt hàng
Hoá

đơn
Từ chối
Phiếu trả tiền
Hàng hoá
Thông boá hoá đơn
sai
Y/C tìm kiếm ĐĐH/ PTT
Thống kê
Báo cáo
Thông tin về hàng
Đơn đặt hàng
Từ chối
Hoá đơn
Phiếu trả tiền
Y/C tìm kiếm ĐĐH/ PTT
Hàng hoá
Yêu cầu thống kê
BAN QUẢN
LÝ
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
a. Chức năng quản lý nhập hàng
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 21 - GVHD: Bùi Thò Hoà

NHÀ CUNG
CẤP
KHÁCH
HÀNG
Quản lý
xuất

hàng
Thông tin về hàng
Đơn đặt hàng
Hoá đơn
Từ chối
Phiếu trả tiền
Thông báo HĐ sai
Thông boá HĐ sai
Y/C tìm kiếm
Thông tin về hàng
Đơn đặt hàng
Từ chối
Hoá đơn
Phiếu trả tiền
Y/C tìm kiếm
Y/C thống kê
Quản
lý nhập
hàng
BAN QUẢN
LÝ
Thống
kê
Tìm
kiếm
Danh mục hàng
Phiếu N/X
Phiếu TT
Y/C tìm kiếm
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá

b. Chức năng quản lý xuất hàng
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 22 - GVHD: Bùi Thò Hoà

Lập phiếu
thanh toán
Khớp đơn
với hàng về
Thanh
toán
Ghi nhận
NCC mới
Chọn
NCC
Lập đơn
đặt hàng
Nhà cung cấp
Đơn đặt hàng
Nhà cung cấp
Phiếu nhập hàng
Danh mục
hàng
Ban quản lý
Thông tin về hàng hoá, nhà CC
Từ chối
Thông tin
về NCC mới
T/t về NCC được chọn
Đơn đặt
hàng
Thông

báo hoá
đơn sai
Cập nhật
DM hàng
Lập phiếu
nhập hàng
Hoá đơn
Phiếu trả tiền
Lập báo
cáo
Phiếu thanh
toán
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
c. Chức năng thống kê
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 23 - GVHD: Bùi Thò Hoà

Thanh
toán
Lập phiếu
thanh toán
Ghi nhận
KH mới
Giải quyết
đơn đặt
hàng
Khách hàng
Khách
hàng
Phiếu xuất hàng
Danh mục hàng

Thông tin về hàng hoá
Từ chối
Thông tin về KH mới
Đơn đặt hàng
Hoá
đơn
Lập phiếu
xuất hàng
Hoa
ù
đơn
Phiế
u trả
tiền
Đơn đặt hàng
Phiếu thanh toán
Thông báo về
hoá đơn sai
Giải quyết
xuất hàng
Đơn ĐH
được giải
quyết
Phiếu
xuất hàng
Phiếu
phát
hàng
Lập báo
cáo

Ban quản lý
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
d. Chức năng tìm kiếm
V. MÔ HÌNH THỰC THỂ
1. Một số khai niệm về mô hình thực thể
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 24 - GVHD: Bùi Thò Hoà

Nhà CC
Tìm kiếm phiếu
nhập hàng
Tìm kiếm phiếu
xuất hàng
Tìm kiếm
phiếu TT
Tìm kiếm
phiếu TT
Phiếu nhập
xuất
Phiếu thanh toán
Y/ c tìm kiếm PN
Y/C tìm kiếm PX
Y/c tìm kiếmPTT
Khách hàng
Y/C tìm kiếm PTT
Ban quản lý
Thống kê
hàng nhập
Lập nhật ký nhập
xuất chi tiết
Thống kê

hàng tồn
Thống kê
hàng xuất
Phiếu N/X
Yêu cầu thống kê
Yêu
cầu
Yêu
cầu
Yêu cầu thống kê
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hoá
• Khái niệm: Là mô hình dữ liệu logic được xây dựng trên các khái niệm
logic như: Thực thể, kiểu thực thể, thuộc tính và quan hệ.
• Thực thể: Thực thể là một chủ điểm, một nhiệm vụ, một đối tượng hay
một sự kiện đáng quan tâm trong thực tế, kể cả thông tin mà nó lưu giữ
là có ích cho hệ thống.
• Kiểu thực thể: Là tập hợp các thực thể có cùng bản chất được biểu diễn.
• Thuộc tính: Sau khi xác đònh được kiểu thực thể và thực thể thì ta xét
đến những thông tin nào cần thiết phải được lưu giữ cho mỗi thực thể, đó
chính là các thuộc tính. Các thuộc tính đặc trưng của thực thể thường
được biểu diễn bằng các trường hoặc cột trong bảng.
• Quy tắc xác đònh các thuộc tính của thực thể:
-Từ tri thức của chính bản thân về thực thể công việc chung trong lónh
vực mình đang nghiên cứu mà đưa ra các thuộc tính trong mỗi thục thể.
-Từ người tiếp xúc phỏng vấn.
-Từ việc xem xét các bảng biểu, tài liệu liên quan đến lónh vực đang
nghiên cứu.
• Liên kết: Là sự kết nối hay liên quan giữa hai hay nhiều thực thể phản
ánh sự ràng buộc về quản lý.
• Kiểu liên kết: Là tập hợp nhiều liên kết có dạng giống nhau giữa các

cặp thực thể.
Có 3 kiểu liên kết như sau:
-Liên kết Một – Một:
Một thực thể thuộc kiểu thực thể A liên kết với một thực thể thuộc kiểu
thực thể B và ngược lại.
-Liên kết Một – Nhiều:
Một thực thể thuộc kiểu thực thể A liên kết với nhiều thực thể thuộc kiểu
thực thể B.
Một thực thể thuộc kiểu thực thể B liên kết với một thực thể thuộc kiểu
thực thể A.
-Liên kết Nhiều – Nhiều:
Một thực thể thuộc kiểu thực thể A liên kết với nhiều thực thể thuộc kiểu
thực thể B.
Một thực thể thuộc kiểu thực thể B liên kết với nhiều thực thể thuộc kiểu
thực thể A.
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 25 - GVHD: Bùi Thò Hoà

A B
A B