tổ chức hoạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ

Lời mở đầu
Trong nền kinh tế thị trờng, các doanh nghiệp sản xuất muốn tồn tại và
phát triển phải có phơng án kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế. Một quy luật tất
yếu cuả thị trờng là cạnh tranh, doanh nghiệp chất lợng cao, giá thành hạ thì
doanh nghiệp đó sẽ đứng vững đợc. Để thực hiện yêu cầu này các doanh nghiệp
sản xuất phải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất, kể từ khi
bỏ vốn đến khi thu hồi vốn về và phải chọn các phơng án tối u cho chi phí tốt
nhất nhng th uđợc nhiều lãi nhất.
Muốn vậy doanh nghiệp phải áp dụng các biện pháp trong đó biện pháp
quan trọng hàng đầu không thể thiếu là quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp nói chung và tổ chức vật liệu kế toán nói riêng.
Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tợng lao
động. Vật liệu là những đối tợng lao động đợc thể hiên dới dạng về vật hoá.
Trong các doanh nghiệp sản xuất chi phí về vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn
trong chi phí và giá thành sản phẩm. Cho nên việc quản lý quá trình thu mua
vận chuyển bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu trực tíêp tác động đến chỉ tiêu
quan trọng nhất của doanh nghiệp nh chỉ tiêu sản phẩm, sản lợng, chất lợng, chỉ
tiêu giá thành, chỉ tiêu lợi nhuận .
Tổ chức tốt kế toán vật liệu sẽ giúp bảo đảm cho việc cung cấp đủ, đúng
chất lợng nguyên vật liệu và đúng lúc cho sản xuất giúp cho quá trình sản xuất
diễn ra nhịp nhàng đúng kế hoạch và xác điịnh nhu cầu vật liệu dự trữ, hợp lý
tránh làm ứ đọng vốn và phát sing chi phí không cần thiết. Bên cạnh đó công cụ
dụng cụ( CCDC) cũng có vị trí quan trọng trong việc rtạo ra sản phẩm tuycó đặc
điểm kkhác với vật liệu nhng nó đợpc quản lý, hạch toán nh vật liệu
Công Ty Xây Dựng Công Nghiệp là một doanh nghiệp nhà nớc hạch toán
kinh tế, độc lập tự chủ về tài chính có t cách pháp nhân và chịu sự quản lý của
nhà nớc.
Trong những năm gần đây, nền kinh tế đất nớc có sự thay đổi, để có thị
trờng vững công ty phải lo đầu vào, cung ứng vật liệu, CCDC đến đầu ra tiêu
thụ sản phẩm.
Nhận thức đợc vai trò của kế toán, đặc biệt là kế toán vật liệu, CCDC

trong việc quản lý chi phí của doanh nghiệp. Trong thời gian tìm hiểu thực tế
của Công Ty Xây Dựng Công Nghiệp, đợc sự giúp đỡ của các phòng ban, đặc
biệt là phòng tài chính kế toán với sự hớng dẫn tận tình của các thầy cô giáo em
đã chọn đề tài Tổ chức hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công Ty
Xây Dựng Công Nghiệp để làm báo cáo thực tập của mình.
Đề tài gồm ba phần:
Phần I: Những vấn đề lý luận chung về vật liệu cung cụ dụng cụ và kế toán vật
liệu công cụ dụng cụ tại công ty xây dựng công nghiệp.
Phần II: Thực tế công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại đơn vị.
Phần III: Nhận xét và đóng góp ý kiến về công tác kế toán vật liệu và công cụ
dụng cụ.
Phần i
Những vấn đề chung về vật liệu công cụ dụng cụ.
I.Khái niệm, đặc điểm vật liệu công cụ dụng cụ.
1. Khái niệm nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ
Nguyên liệu vật liệu trongcác doanh nghiệp sản xuất là đối tợng lao
động, một trong ba yếu tố cơ bản để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh
doanh cung cấp dịch vụ là cơ sở vật chất cấu tạo nên cơ sở vật chất của sản
phẩm.
Công cụ dụng cụ là những vật t lao động không thoả mãn điịnh nghĩa và
tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định( TSCĐ) hữu hình. Ngoài ra những t liệu lao
động không có tính bền vững nh đồ dùng bằng sành sứ thuỷ tinh, giầy dép, quần
áo làm việc Dù thoả mãn định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ h ũ hình
nhng vẫn coi là công cụ dụng cụ.
2. Đặc điểm nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
- Đặc điểm nguyên liệu vật liệu.
+ Chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất chế tạo sản phẩm và cung cấp
dịch vụ.
+ Khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên liệu vật liệu thay đổi hoàn
toàn hình thái vật chất ban đầu và giá trị đợc chuyển toàn bộ một lần vào chi phí

sản xuất kinh doanh.
-Đặc điểm của công cụ dụng cụ.
+Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất chế tạo sản phẩm và cung cấp dịch
vụ.
+ Khi tham gia vào quá trình sản xuất vẫn giữ nguyên hình thái vật chất
ban đầu, giá trị hao mòn đợc dịch chuyển từng phần vào chi phí sản xuất kinh
doanh trong kỳ.
+Công cụ dụng cụ thờng có giá trị nhỏ hoặc thời gian sử dụng ngắn đợc
quản lý và hoạch toán nh tài sản lu động.
3.Yêu cầu quản lý nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
Xuất phát từ vai trò và đặc điểm của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng
cụ trong quá trình sản xuất nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ cần đợc
theo dõi và quản lý chặt chẽ về các mặt hiện vật và giá trị ở tất cả các khâu mua
sắm, dự trữ bảo quản và sử dụng.
Khâu mua hàng đòi hỏi phải quản lý việc thực hiện kế hoạc mua hàng về
số lợng, khối lợng mua, chi phí mú cũng nh đảm bảo đúng tiến độ thời gian đáp
ứng kịp thời nhu cầu của sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.
Khâu bảo quản phải tổ chức tốt, kho tàng bến bãi, trang bị đầy đủ các ph-
ơng tiện đo lờng cần thiết tổ chức và kiểm tra việc thực hiện chế độ bảo quản
đối với từng loại nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tránh h hỏng mất mát
và đảm bảo an toàn tài sản.
ở khâu sử dụng, đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm chấp hành tốt các
định mức dự toán công cụ dụng cụ góp phần quan trọng để hạ giá thành sản
phẩm, tăng thu nhập và tích luỹ cho doanh nghiệp
4. Nhiệm vụ của kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
Để phát huy vai trò, chức năng kế toán trong công tác quản lý nguyên
liệu vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp, kế toán cần thực hiện tốt
các nhiệm vụ cơ bản sau:
-Tổ chức ghi chép phản ánh chính xác kịp thời số lợng, chất lợng, phẩm
chất quy cách và giá trị thực tế của từng loại, từng thứ nguyên liệu vật liệu và

công cụ dụng cụ nhập kho và tồn kho. Vận dụng đúng đắn các phơng pháp hạch
toán, phơng pháp tính giá nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ nhập xuất
kho. Hớng dẫn và kiểm tra các bộ phận, phòng ban chấp hành các nguyên tắc,
thủ tục nhập, xuất và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ chứng từ kế toán.
-Mở các loại sổ, loại thẻ kế toán chi tiết theo từng thứ nguyên liệu vật
liệu và công cụ dụng cụ theo đúng chế độ và phơng pháp quy định.
-Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch mua hàng, tình hình dự trữ nguyên liệu
vật liệu và công cụ dụng cụ. Phát hiện các trờng hợp vật t ứ đọng hoặc thiếu hụt,
tham ô. lãng phí. Xác định nguyên nhân và biện pháp xử lý.
-Tham gia kiểm kê và đánh giá nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ
theo chế độ quy định của nhà nớc cung cấp thông tin về tình hình nhập xuất tồn
kho nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ để phục vụ công tác quản lý. Định
kỳ tiến hành phân tích tình hình mua hàng bảo quản và sử dụng nguyên liệu vật
liệu và công cụ dụng cụ.
II.Phân loại, đánh giá nguyên liệu vật liệu và CCDC
1.Phân loại nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, sử dụng nhiều thứ nguyên
liệu vật liệu và công cụ dụng cụ có vai trò chức năng và có đặc tính lý hoá khác
nhau. Để tiến hành công tác quản lý và hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ
thì cần phải phân loại nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
Phân loại nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ là căn cứ vào các tiêu
chuẩn, tiêu thức nhất định để chia nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ sử
dụng trong doanh nghiệp thành từng loại, từng thứ, từng nhóm. Căn cứ vào vai
trò và chức năng của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ trong quá trình
sản xuất kinh doanh đợc chia thành các loại:
-Nguyên liệu, vật liệu chính( bao gồm cả nửa thành phần mua ngoài) là
các loại nguyên liệu vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất cấu thành thực
thể sản xuất vật chất của sản phẩm.
-Vật liệu phụ là những loại nguyên liệu vật liệu khi tham gia vào quá
trình sản xuất không cấu thành thực thể của sản phẩm nhng có vai trò nhất định

và cần thiết cho quá trình sản xuất.
Căn cứ vào công cụ của vật liệu phụ đợc chia thành các nhóm sau:
+Nhóm vật liệu làm tăng chất lơng nguyên liệu vật liệu.
+Nhóm vật liệu làm tăng chất lợng sản phẩm.
+Nhóm vật liệu đảm bảo điều kiện cho quá trình sản xuất.
-Nhiên liệu là vật liệu phụ trong quá trình sử dụng có tác dụng cung cấp
nhiệt lợng. Nhiên liệu có thể tồn tại ở các thể rắn, lỏng hoặc khí.
-Phụ tùng thay thế là những chi tiết, phụ tùng máy móc, thiết bị đợc dự
trữ để sử dụng cho việc sửa chữa, thay thế các bộ phận của tài sản cố định hữu
hình.
-Vật liệu khác bao gồm các loại vật liệu cha đợc phản ánh ở các loại vật
liệu trên.
CCDC trong doanh nghiệp sản xuất đợc chia nh sau:
+Dụng cụ giá lắp đồ nghề chuyên dùng cho sản xuất.
+CCDC dùng cho công tác quản lý.
+Quần áo bảo hộ lao động.
+Khuôn mẫu đúc sãn.
+Lán, trại, tạm thời.
+Các loại bao bì dùng để chứa đựng vật liệu.
+Các loại công cụ dụng cụ khác.
Trong công tác quản lý và hạch toán CCDC đợc chia làm ba loại:
+Công cụ dụng cụ.
+Bao bì luân chuyển.
+Đồ dùng cho thuê.
Để phục vụ cho công tác quản lý và kế toán nguyên liệu vật liệu và công
cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất. Có thể căn cứ vào đặc tính lý hoá
của từng loại để chia thành từng nhóm, từng thứ nguyên liệu vật liệu và công cụ
dụng cụ.
2.Sổ danh điểm nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
Đầu năm kế toán, phòng kế toán cần lập sổ danh điểm nguyên liệu vật

liệu và công cụ dụng cụ để liệt kê toàn bộ các loại nhóm, thứ nguyên liệu vật
liệu công cụ dụng cụ sử dụng trong doanh nghiệp. Danh điểm nguyên liệu vật
liệu và công cụ dụng cụ là mã số bằng hệ thống các chữ số thập phân để quy
định cho từng thứ nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ có tên gọi phẩm chất
quy cách riêng biệt. Khi lập danh điểm cần phải đảm bảo khoa học và hợp lý,
đáp ứng theo yêu cầu dễ nhớ, dễ ghi tránh nhầm lẫn và trùng lặp.
Sổ danh điểm nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ có thể lập theo mẫu:
Phần I. Nguyên liệu vật liệu.

Phần II. Công cụ dụng cụ.
3.Đánh giá nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
Đánh giá nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ là dùng thớc đo tiền tệ
để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc
kế toán, hàng tồn kho( trong đó bao gồm cả nguyên liệu vật liệu và công cụ
dụng cụ) phải đợc ghi nhận theo giá gốc. Trờng hợp giá trị thuần có thể thực
hiện đợc thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trih thuần có thể thực hiện đợc.
3.1.Đánh giá nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ theo nguyên tắc giá gốc.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các loại
chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đợc hàng tồn kho ở địa điểm và
trạng thái hiện tại. Nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp
Danh điểm Tên nhãn hiệu quy cách vật
liệu-CCDC
ĐVT Giá HT Ghi chú
Loại Nhóm Thứ
Nguyên liệu, vật liệu chính
Nhóm kim loại màu
Vật liệu chính A
Vật liệu chính B
Cộng nhóm 01
Nhóm kim loại đen

Cộng loại 1521

Kg
Kg
1521
1522
01
001
002

02
Tổng cộng NL, VL
đợc hình thành từ nhiều nguồn khác nhau nên nội dung và công cụ dụng cụ đợc
xác định theo từng trờng hợp nhập xuất.
Giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho.
Giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài nhập kho
đợc tính theo công thức sau:
Giá gốc Giá mua
Nguyên liệu ghi trên Chi phí
Vật liệu và hoá đơn Các loại thuế liên quan
Công cụ = sau khi trừ + không đợc + trực tiếp
Dụng cụ đi các khoản hoàn lại đến việc
Mua ngoài chiết khấu, mua hàng
Nhập kho giảm giá
Các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng bao gồm chi phí vận
chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng tồn kho(chi phí, bao bì,
chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho).
- Giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tự chế biến nhập
kho đợc tính theo công thức sau:

Giá gốc VL CCDC nhập kho = giá gốc VL nhập kho + Chi phí chế biến.
Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực
tiếp đến sản phẩm sản xuất nh: chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất
chung cố định, chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chế
biến nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
-Giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công
chế biến nhập kho đợc tính theo công thức sau:
Giá gốc giá gốc chi phí vận
nguyên liệu NL, VL tiền công chuyển bốc dỡ
vật liệu và = xuất kho + phải trả + và các chi phí
công cụ thuê ngoài cho ngời có liên quan
dụng cụ chế biến chế biến trực tiếp.
Nhập kho
-Giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên
doanh, vốn cổ phần hoặc hồi vốn góp đợc ghi nhận theo giá thực tế do hội đồng
đánh giá lại và đã đợc chấp nhận cộng với các chi phí tiếp nhận( nếu có).
-Giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ nhận, biếu, tặng.
Giá gốc nguyên liệu Giá trị hợp lý ban đầu Các chi phí khác
vật liệu và công cụ = của những CCDC và + có liên quan trực
dụng cụ nhập kho NLVL tơng dơng tiếp đến việc nhận
- Giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ đợc cấp.
Giá gốc nguyên Giá trị ghi trên sổ của Chi phí vận chuyển
liệu vật liệu và = đơn vị cấp trên hoặc giá + bốc dỡ và các chi
công cụ dụng đợc đánh giá lại theo phí có liên quan trực
cụ nhập kho giá trị thuần tiếp khác.
-Giá gốc của phế liệu thu hồi là giá ớc tính theo giá trị thuần có thể thực
hiện đợc.
-Giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho.
-Do giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho từ các
nguồn nhập khác nhau nh đã trình bày ở trên, để tính hàng xuất kho, kế toán có

thể sử dụng một trong các phơng pháp sau:
+ Phơng pháp tính theo giá đích danh: giá trị thực tế của nguyên liệu vật
liệu và công cụ dụng cụ xúât kho tính theo giá thực tế của từng lô hàng nhập, áp
dụng đối với doanh nghiệp sử dụng ít thứ nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng
cụ có giá trị lớn và có thể nhận diện đợc.
+ Phơng pháp tính bình quân gia quyền: Giá trị của loại hàng tồn kho đợc
tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tơng tự đầu kỳ và giá trị
từng loại hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất trong kỳ.
Giá trị thực tế nguyên Số lợng nguyên liệu Đơn giá bình
liệu vật liệu và công cụ = vật liệu và công cụ x quân gia quyền
dụng cụ xuất kho dụng cụ xuất kho
Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính một trong các phơng án:
-Phơng án 1: tính theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ ( còn gọi là
giá bình quân gia quyền toàn bộ luân chuyển trongkỳ)
+Phơng án nhập trớc, xuất trớc: trong phơng án này áp dụng dựa trên giá
định hàng tồn kho đợc mua sau hoặc sản xuất sau thì đợc xuất trớc và hàng tông
kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối
kỳ. Theo phơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đợc tính theo giá của hàng
nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.
+Phơng án nhập sau, xuất trớc: trong phơng pháp này áp dụng dựa trên
giá định là hàng tồn kho đợc mua sau hoặc sản xuất sau thì đợc xuất trớc và
hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua sản xuất trớc đó. Thep
phơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập sau
hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho
đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho.
giá trị thực tế của vật liệu A xuất kho theo phơng pháp giá bình quân gia quyền
sau mỗi lần nhập

3.2.Đánh giá nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ theo giá hạch toán.
Đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, sản xuất nhiều mặt hàng th-

ờng sử dụng nhiều loại, nhóm, thứ nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ diễn
ra thờng xuyên liên tục nếu áp dụng nguyên tắc tính theo giá gốc( giá trị thực
tế) thì rât phức tạp, khó đảm bảo yêu cầu lịp thời của kế toán doanh nghiệp có
thể xây dựng hệ thống giá hạch toán để ghi chép hàng ngày trên phiếu nhập,
phiếu xuất và ghi sổ kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
Giá hạch toán là giá do kế toán của doanh nghiệp xây dựng, có thể là giá
kế hoạch hoặc giá trị thuần có thể thực hiện đợc trên thị trờng.
Giá hạch toán đợc sử dụng thống nhất trên toàn doanh nghiệp và đợc sử
dụng tơng đối ổn định lâu dài. trờng hợp có sự biến động về giá cả doanh
nghiệp cần xây dựng lại giá hạch toán.
Kế toán tổng hợp nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tuân thủ
nguyên tắc tính theo giá trị thực tế. Cuối tháng phải xác định hệ số chênh lệch
giữa giá trị thực tế và giá trị hạch toán của từng thứ nguyên liệu vật liệu và công
cụ dụng cụ để điều chỉnh giá hạch toán xuất kho thành giá thực tế.
Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán cuat từng loại vật liệu
và công cụ dụng cụ đợc tính theo công thức sau:
Giá trị thực tế NLVL Giá trị thực tế NLVL
CCDC tồn kho đầu kỳ + CCDC nhập kho trong kỳ
Hệ số chênh = ---------------------------------------------------------------------
lệch giá Giá trị hạch toán NLVL Giá trị hạch toán NLVL
CCDC tồn kho đầu kỳ + CCDC nhập kho trongkỳ
Giá trị thực tế NLVL = Giá trị hạch toán NLVL x Hệ số chênh
CCDC xuất kho CCDC xuất kho lệch giá.
3.3. Kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
Nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ sử dụng trong doanh nghiệp rất
đa dạng phong phú, đa dạng về chủng loại. Để phục vụ cho công tác quản lý
nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp đảm bảo cho sản
xuất kinh doanh đợc tiến hành đợc nhịp nhàng cân đối, tránh ứ đọng vật t đảm
bảo an toàn tài sản thì kế toán phải theo dõi chi tiết về mặt giá trị và hiện vật
theo từng kho và từng loại, nhóm nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ có giá

trị quy cách chất lợng riêng biệt.
Kế toán của doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, mở sổ
kế toán chi tiết có liên quan phù hợp với hình thức thực tế của doanh nghiệp
nhằm phục vụ cho công tác quản lý tài sản chung và quản lý nguyên liệu vật
liệu và công cụ dụng cụ nói riêng.
3.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng và thủ tục nhập kho nguyên liệu vật liệu và
công cụ dụng cụ.
3.3.1.1. Chứng từ kế toán sử dụng.
Chứng từ kế toans sử dụng đợc quy định theo chế độ chứng từ kế toán
ban hành theo QĐ số 1141/Tặ CHỉC/CDKT ngày 01/1/95 của bộ trởng bộ tài
chính và các quyết định khác có liên quan bao gồm:
Phiếu nhập kho( mẫu số 01- VT)
Phiếu xuất kho( mẫu sô 02- VT)
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ( mẫu 03- VT)
Biên bản kiểm kê vật t sản phẩm, hàng hoá(mẫu 08- VT)
Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho( mẫu 02- VT)
Hoá đơn bán hàng.
Hoá đơn GTGT
Đối với các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà
nớc, phải lập kịp thời đầy đủ theo đúng quy định về biểu mẫu, nội dung và ph-
ơng pháp lập. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của
chứng từ về các nghiệp vụ cụ thể của từng doanh nghiệp, kế toán có thể sử dụng
vật t theo hạn mức( mẫu 04-VT) biên bản kiêm nghiệm vật t( mẫu 05- VT)
phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ( mẫu 07- VT)
3.3.1.2. Thủ tục nhập xuất kho của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
-Thủ tục nhập nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
Bộ phận cung cấp vật t căn cứ vào kế hoạch mua hàng và hợp đồng mua
hàng đã ký, phiếu báo giá để tiến hành mua hàng. Khi hàng về đến nơi, nếu xét
thấy cần thiết có thể lập ban kiểm nghiệm để kiểm nhận và đánh giá hàng mua
về các mặt số lợng, khối lợng, chất lợng và quy cách. Căn cứ vào kết quả đó ban

kiểm nghiệm lập Ban kiểm nghiệm vật t. Sau đó bộ phận cung cấp hàng lập
phiếu nhập kho trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm
nghiệm giao cho ngời mua hàng làm thủ tục nhập kho. Thủ tícau khi cân, đong,
đo, đếm sẽ ghi số lợng thật nhập kho vào phiếu nhập và sử dụng để phản ánh số
lợng nhập và tồn của từng thứ vật t vào thẻ kho. Trờng hợp phát hiện thừa, thiếu,
sai quy cách, phẩm chất thủ kho phải báo cáo cho bộ phận cung ứng biết và
cùng ngơì giao lập biên bản. Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển giao
phiếu nhập kho kế toán vật t làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
-Thủ tục xuất nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, các bộ phận sử dụng vật t viết
phiếu xin lĩnh vật t. Căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật t bộ phận cung cấp vật t viết
phiếu xuất kho trình giám đốc duyệt. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ tục xuất
vật liệu và ghi sổ thực xuất vào phiếu xuất. Sau đó ghi số lợng hàng ngày hoặc
định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất cho kế toán vật t, kế toán tính giá hoàn
chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ kế toán.
3.3.2. Sổ kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
Tại kho, thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn
của từng thứ vật t. Đầu năm, kế toán vật liệu lạp thẻ kho theo từng thứ vật liệu
có trong sổ danh điểm vật t, ghi các chỉ tiêu: Tên vật t, nhãn hiệu quy cách, chất
lợng, đơn vị tính . Sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, ghi
số lợng nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho, xuất kho để ghi vào
thẻ kho của từng thứ và tính số lợng tồn kho sau mỗi lần nhập, xuất. Sau đó
phân loại phiếu nhập, xuất kho vật t và chuyển giao cho kế toán vật t để ghi sổ
kế toán.
Thẻ kho đợc thủ kho phân loại, sắp xếp theo từng loại nhóm nguyên liệu
vật liệu và công cụ dụng cụ và phải bảo quản chặt chẽ đảm bảo an toàn và thuận
tiện cho việc sử dụng thẻ kho. Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số lợng tồn
kho trên thẻ kho với số lợng tồn kho thực tế của từng vật t. Tại phòng kế toán,
kế toán chi tiết vật t sử dụng sổ kế toán chi tiết để theo dõi chi tiết từng thứ vật
t. Tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết đợc áp dụng, kế toán chi tiết có thể

sử dụng 1 trong các sổ kế toán chi tiết sau:
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
Sổ đối chiếu luân chuyển
Sổ số d.
Ngoài ra trong thực tế, kế toán vật t còn có thể ở các bảng kê nhập, bảng
kê xuất, bảng luỹ kế tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên liệu vật liệu vbà công cụ
dụng cụ để phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản nhanh chóng
và kịp thời.
4.Các phơng pháp kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
Hiện nay, chế độ kế toán quy định việc hạch toán chi tiết nguyên liệu vật
liệu và công cụ dụng cụ đợc thực hiện đồng thời ở kho và ở các phòng kế toán
đợc tiến hành theo phơng pháp sau:
Phơng pháp thẻ song song.
Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Phơng pháp sổ số d
Mỗi một phơng pháp trên đều có những u điểm, nhợc điểm riêng trong
việc ghi chép, phản ánh, kiểm tra đối chiếu số liệu. Kế toán căn cứ vào điều
kiện cụ thể từng doanh nghiệp về quy mô, chủng loại vật t sử dụng trình độ và
yêu cầu quản lý tình độ của nhân viên kế toán, mức độ ứng dụng tin học trong
công tác kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ để lựa chọn và áp
dụng phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu thích hợp, phát huy hiệu quả của công
tác kế toán.
4.1. Phơng pháp thẻ song song.
Nguyên tắc hạch toán: ở kho, thủ kho ghi chép tònh hình nhập, xuất, tồn
trên thẻ kho về mặt số lợng, ở phòng kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết đẻ ghi
chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ vật t về mặt số lợng và giá trị.
Trình tự kế toán chi tiết theo phơng pháp thẻ song song.
-Hằng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xúât kho vật t hợp pháp, hợp lệ thủ
kho tiến hành nhập xuất kho và ghi số lợng nguyên liệu vật liệu và công cụ
dụng cụ thực nhập xuất kho vào chứng từ và thẻ kho rồi tính số tồn kho sau

mỗi lần nhập xuất. Hằng ngày sau khi ghi xong vào thẻ kho, thủ kho phải
chuyển chứng từ nhập xuất cho phòng kế toán có kèm theo giấy giao nhận
chứng từ do thủ kho lập.
-Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhập đợc chứng từ nhập xuất vật t, kế toán
phải kiểm tra chứng từ kế toán, hoàn chỉnh chứng từ ghi đơn giá, tính thành tiền
phân loại chứng từ sau đó ghi vào sổ kế toán chi tiết.
-Định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán chi tiết vật t và thủ kho đối chiếu số
liệu giữa thẻ kho với số thẻ kế toán chi tiết.
Căn cứ vào số liệu tổng hợp từ các số thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng
hợp nhập, xuất, tồn mỗi thứ vật t ghi một dòng sau đó tổng hợp theo từng nhóm,
từng loại nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ. Số liệu này dùng để đối chiếu
với số liệu của kế toán tổng hợp.
Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết vật t theo phơng pháp song song:

1 3 1
2 2
4
Thẻ kho
Sổ chi tiết NLVL và
CCDC
Bảng tổng hợp N-X-T
Chứng từ nhập Chứng từ xuất
5
Sổ tổng hợ
Ghi cuối ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
thẻ kho
Ngày lập thẻ: 01/1N
Kho số I.

Mã số 15201001
Tên vật liệu A
Quy cách chất lợng
Đơn vị: kg
Chứng từ Diễn giải Ngày N-X Số lợng Ghi
chú
Số Ngày N X T
Tån ®Çu 10000
01 3/1 − XuÊt VL ®Ó sx sp 03/1 600 400
01 7/1 − NhËp kho 07/1 2000
02 15/1 − XuÊt kho 15/1 500 1500
03 24/1 − XuÊt kho VL 24/1 1100 400
02 28/1 − NhËp kho vl 28/1 800
Tæng 2200 800
Sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ
Tháng 1/2005
Kho số I.
Mã số 15201001.
Tên vật liệu: A
Qui cách, chất lợng.
Giá thực tế VL A xuất kho tính theo phơng pháp bình quân cả kì dự trữ.
Đơn vị: kg
Chứng từ Diễn giải Ngày
N-X
Nhập Xuất Tồn
SH NT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT
Tồn kho 01/1 1000 50 50000
01 Xuất kho 03/1 600 50,24 30144 400 19856
01 Nhập kho 07/1 1600 50,24 80720 2000 100567
02 Xuất kho 15/1 500 50,24 25120 1500 75456

03 Xuất kho 24/1 1100 50,24 55264 400 20192
02 Nhập kho 28/1 400 50 20000 800
Cộng ps tồn 31/1 2000 100720 2200 110528 800 40192
Phơng pháp đối chiếu luân chuyển
Nguyên tắc hạch toán: Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi số lợng
nhập, xuất, tồn trên thẻ kho. kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để theo
dõi số liệu, giá trị nhập, xuất, tồn của từng thứ nguyên liệu vật liệu và công
cụ dụng cụ.
Trình tự kế toán theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Thủ kho tiến hành công việc quy định tơng tự phơng pháp song song.
Định kỳ kế toán mở bảng kê tổng hợp nhập, xuất, trên cơ sở các
chứng từ nhập xuất của từng thứ nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ
luan chuyển trong tháng theo chỉ tiêu trên số lợng và giá trị.
Căn cứ vào sổ tổng hợp trên bảng kê để ghi vào sổ đối chiếu luân
chuyển, mỗi thứ ghi một dòng vào ngày cuối tháng. Sổ đối chiếu luân
chuyển đợc mở và dùng cho cả năm.
Cuối tháng đối chiếu số lợng nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ
xuất tồn của từng thứ vật liệu và công cụ dụng cụ trên thẻ kho với sổ đối
chiếu luân chuyển.
Đối chiếu luân chuyển với sổ kế toán tổng hợp
Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết vật t theo phơng pháp sổ đối chiếu luân
chuyển:
1 1
4
2 2
Ưu điểm, nhợc điểm:
Ưu điểm: Giảm đợc khối lợng ghi sổ kế toán, do chỉ ghi một lần vào ngày
cuối tháng.
Nhợc điểm: Việc ghi sổ kế toán vẫn bị trùng lập với thẻ kho về mặt số lợng.
Thẻ kho

Phiếu nhập
Bảng kê nhập
Phiếu xuất
Bảng kê xuấtSố đối chiếu luân
chuyển
Kế toán tổng hợp
Việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào kì kế toán do đó hạn chế chức
năng.
Sổ đối chiếu luân chuyển
Danh điểm
vật t hàng
hoá
Tên
hàng
Đơn
vị
tính
D đầu T1 Luân chuyển T1 Luân chuyển
SL ST Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn
SL ST SL ST SL ST SL ST
15201001 VLCA Kg 1000 500000 2000 100702 2200 110528 800 40192
3. Phơng pháp sổ số d.
Nguyên tắc kế toán chi tiết: Thủ kho dùng thẻ để ghi chép số lợng
nhập, xuất, tồn và cuối kỳ phải ghi tồn kho đã tính đợc trên thẻ kho vào của
từng thứ nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ vào cột số lợng trên sổ số
d. Kế toán lập bảng tổng hợp giá trị nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị, sổ số
d đợc lập và dùng cho cả năm.
Trình tự kế toán chi tiết vật t theo phơng pháp sổ số d.
(1)Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi thẻ xong thủ kho tập hợp và
phân loại chứng từ nhập, xuất phát sinh trong kỳ theo từng nhóm vật t.

(2)Thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất của từng nhóm
nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ đính kem chứng từ gốc gửi cho kế
toán vật t.
(3)kế toán chi tiết vật liệu khi nhận đợc phiếu giao nhận chứng từ
nhập ( xuất) của từng nhóm nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ đính
kèm chứng từ gốc phải kiểm tra việc phân loại chứng từ và ghi giá hạch
toán trên từng chứng từ gốc. Tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập, xuất
theo từng nhóm để ghi và cột số tiền trên phiếu giao, nhận chứng từ nhập
xuất, sau đó lập bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho theo từng kho.
(4)kế toán chi tiết vật liệu căn cứ vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho
để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn.
(5)Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi số lợng nguyên liệu
vật liệu và công cụ dụng cụ vào sổ số d sau đó chuyển cho phòng kế toán,
sổ số d kế toán lập cho từng kho và dùng cho cả năm, giao cho thủ kho trớc
cuối tháng.
(6)Khi nhận sổ số d kế toán kiểm tra và ghi chỉ tiêu giá trị trên bảng
luỹ kế nhập, xuất, tồn kho hoặc bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn với sổ số d.
Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết vật t theo phơng pháp sổ số d:
Chứng từ
nhập
Thẻ kho
Chứng từ
xuất
Bảng giao nhận chứng từ
nhập
Bảng giao nhận chứng từ
xuất
Sổ số dư
Sổ tổng hợp
N-X-T

T bảng luỹ kế N-
X-T