Tổ chức hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công Ty Xây Dựng Công Nghiệp

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp sản xuất muốn tồn tại
và phát triển phải có phương án kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế. Một quy luật
tất yếu cuả thị trường là cạnh tranh, doanh nghiệp chất lượng cao, giá thành
hạ thì doanh nghiệp đó sẽ đứng vững được. Để thực hiện yêu cầu này các
doanh nghiệp sản xuất phải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản
xuất, kể từ khi bỏ vốn đến khi thu hồi vốn về và phải chọn các phương án tối
ưu cho chi phí tốt nhất nhưng th uđược nhiều lãi nhất.
Muốn vậy doanh nghiệp phải áp dụng các biện pháp trong đó biện pháp
quan trọng hàng đầu không thể thiếu là quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp nói chung và tổ chức vật liệu kế toán nói riêng.
Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng
lao động. Vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiên dưới dạng về
vật hoá. Trong các doanh nghiệp sản xuất chi phí về vật liệu thường chiếm tỷ
trọng lớn trong chi phí và giá thành sản phẩm. Cho nên việc quản lý quá trình
thu mua vận chuyển bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu trực tíêp tác động
đến chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp như chỉ tiêu sản phẩm, sản
lượng, chất lượng, chỉ tiêu giá thành, chỉ tiêu lợi nhuận….
Tổ chức tốt kế toán vật liệu sẽ giúp bảo đảm cho việc cung cấp đủ,
đúng chất lượng nguyên vật liệu và đúng lúc cho sản xuất giúp cho quá trình
sản xuất diễn ra nhịp nhàng đúng kế hoạch và xác điịnh nhu cầu vật liệu dự
trữ, hợp lý tránh làm ứ đọng vốn và phát sing chi phí không cần thiết. Bên
cạnh đó công cụ dụng cụ( CCDC) cũng có vị trí quan trọng trong việc rtạo ra
sản phẩm tuycó đặc điểm kkhác với vật liệu nhưng nó đợpc quản lý, hạch
toán như vật liệu
Công Ty Xây Dựng Công Nghiệp là một doanh nghiệp nhà nước hạch
toán kinh tế, độc lập tự chủ về tài chính có tư cách pháp nhân và chịu sự quản
lý của nhà nước.
Đặng Thu Hằng_A8-K39
1

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Trong những năm gần đây, nền kinh tế đất nước có sự thay đổi, để có
thị trường vững công ty phải lo đầu vào, cung ứng vật liệu, CCDC đến đầu ra
tiêu thụ sản phẩm.
Nhận thức được vai trò của kế toán, đặc biệt là kế toán vật liệu, CCDC
trong việc quản lý chi phí của doanh nghiệp. Trong thời gian tìm hiểu thực tế
của Công Ty Xây Dựng Công Nghiệp, được sự giúp đỡ của các phòng ban,
đặc biệt là phòng tài chính kế toán với sự hướng dẫn tận tình của các thầy cô
giáo em đã chọn đề tài “ Tổ chức hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ”
tại Công Ty Xây Dựng Công Nghiệp để làm báo cáo thực tập của mình.
Đề tài gồm ba phần:
Ph ần I: Những vấn đề lý luận chung về vật liệu cung cụ dụng cụ và kế toán
vật liệu công cụ dụng cụ tại công ty xây dựng công nghiệp.
Ph ần II: Thực tế công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại đơn vị.
Ph ần III: Nhận xét và đóng góp ý kiến về công tác kế toán vật liệu và công
cụ dụng cụ.
PHẦN I
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ.
I.KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ.
1. Khái niệm nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ
Nguyên liệu vật liệu trongcác doanh nghiệp sản xuất là đối tượng lao
động, một trong ba yếu tố cơ bản để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh
doanh cung cấp dịch vụ là cơ sở vật chất cấu tạo nên cơ sở vật chất của sản
phẩm.
Công cụ dụng cụ là những vật tư lao động không thoả mãn điịnh nghĩa
và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định( TSCĐ) hữu hình. Ngoài ra những tư
liệu lao động không có tính bền vững như đồ dùng bằng sành sứ thuỷ tinh,
giầy dép, quần áo làm việc… Dù thoả mãn định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận
TSCĐ hưũ hình nhưng vẫn coi là công cụ dụng cụ.
Đặng Thu Hằng_A8-K39

2
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
2. Đặc điểm nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
- Đặc điểm nguyên liệu vật liệu.
+ Chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất chế tạo sản phẩm và cung cấp
dịch vụ.
+ Khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên liệu vật liệu thay đổi
hoàn toàn hình thái vật chất ban đầu và giá trị được chuyển toàn bộ một lần
vào chi phí sản xuất kinh doanh.
-Đặc điểm của công cụ dụng cụ.
+Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất chế tạo sản phẩm và cung cấp
dịch vụ.
+ Khi tham gia vào quá trình sản xuất vẫn giữ nguyên hình thái vật chất
ban đầu, giá trị hao mòn được dịch chuyển từng phần vào chi phí sản xuất
kinh doanh trong kỳ.
+Công cụ dụng cụ thường có giá trị nhỏ hoặc thời gian sử dụng ngắn
được quản lý và hoạch toán như tài sản lưu động.
3.Yêu cầu quản lý nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
Xuất phát từ vai trò và đặc điểm của nguyên liệu vật liệu và công cụ
dụng cụ trong quá trình sản xuất nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ cần
được theo dõi và quản lý chặt chẽ về các mặt hiện vật và giá trị ở tất cả các
khâu mua sắm, dự trữ bảo quản và sử dụng.
Khâu mua hàng đòi hỏi phải quản lý việc thực hiện kế hoạc mua hàng
về số lượng, khối lượng mua, chi phí mú cũng như đảm bảo đúng tiến độ thời
gian đáp ứng kịp thời nhu cầu của sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.
Khâu bảo quản phải tổ chức tốt, kho tàng bến bãi, trang bị đầy đủ các
phương tiện đo lường cần thiết tổ chức và kiểm tra việc thực hiện chế độ bảo
quản đối với từng loại nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tránh hư hỏng
mất mát và đảm bảo an toàn tài sản.
Đặng Thu Hằng_A8-K39

3
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
ở khâu sử dụng, đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm chấp hành tốt
các định mức dự toán công cụ dụng cụ góp phần quan trọng để hạ giá thành
sản phẩm, tăng thu nhập và tích luỹ cho doanh nghiệp
4. Nhiệm vụ của kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
Để phát huy vai trò, chức năng kế toán trong công tác quản lý nguyên
liệu vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp, kế toán cần thực hiện tốt
các nhiệm vụ cơ bản sau:
-Tổ chức ghi chép phản ánh chính xác kịp thời số lượng, chất lượng,
phẩm chất quy cách và giá trị thực tế của từng loại, từng thứ nguyên liệu vật
liệu và công cụ dụng cụ nhập kho và tồn kho. Vận dụng đúng đắn các phương
pháp hạch toán, phương pháp tính giá nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ
nhập xuất kho. Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận, phòng ban chấp hành các
nguyên tắc, thủ tục nhập, xuất và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ chứng từ kế
toán.
-Mở các loại sổ, loại thẻ kế toán chi tiết theo từng thứ nguyên liệu vật
liệu và công cụ dụng cụ theo đúng chế độ và phương pháp quy định.
-Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch mua hàng, tình hình dự trữ nguyên
liệu vật liệu và công cụ dụng cụ. Phát hiện các trường hợp vật tư ứ đọng hoặc
thiếu hụt, tham ô. lãng phí. Xác định nguyên nhân và biện pháp xử lý.
-Tham gia kiểm kê và đánh giá nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ
theo chế độ quy định của nhà nước cung cấp thông tin về tình hình nhập xuất
tồn kho nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ để phục vụ công tác quản lý.
Định kỳ tiến hành phân tích tình hình mua hàng bảo quản và sử dụng nguyên
liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
II.PHÂN LOẠI, ĐÁNH GIÁ NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU VÀ CCDC
1.Phân loại nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, sử dụng nhiều thứ
nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ có vai trò chức năng và có đặc tính lý

Đặng Thu Hằng_A8-K39
4
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
hoá khác nhau. Để tiến hành công tác quản lý và hạch toán vật liệu và công cụ
dụng cụ thì cần phải phân loại nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
Phân loại nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ là căn cứ vào các
tiêu chuẩn, tiêu thức nhất định để chia nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng
cụ sử dụng trong doanh nghiệp thành từng loại, từng thứ, từng nhóm. Căn cứ
vào vai trò và chức năng của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ trong
quá trình sản xuất kinh doanh được chia thành các loại:
-Nguyên liệu, vật liệu chính( bao gồm cả nửa thành phần mua ngoài) là
các loại nguyên liệu vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất cấu thành
thực thể sản xuất vật chất của sản phẩm.
-Vật liệu phụ là những loại nguyên liệu vật liệu khi tham gia vào quá
trình sản xuất không cấu thành thực thể của sản phẩm nhưng có vai trò nhất
định và cần thiết cho quá trình sản xuất.
Căn cứ vào công cụ của vật liệu phụ được chia thành các nhóm sau:
+Nhóm vật liệu làm tăng chất lương nguyên liệu vật liệu.
+Nhóm vật liệu làm tăng chất lượng sản phẩm.
+Nhóm vật liệu đảm bảo điều kiện cho quá trình sản xuất.
-Nhiên liệu là vật liệu phụ trong quá trình sử dụng có tác dụng cung cấp
nhiệt lượng. Nhiên liệu có thể tồn tại ở các thể rắn, lỏng hoặc khí.
-Phụ tùng thay thế là những chi tiết, phụ tùng máy móc, thiết bị được
dự trữ để sử dụng cho việc sửa chữa, thay thế các bộ phận của tài sản cố định
hữu hình.
-Vật liệu khác bao gồm các loại vật liệu chưa được phản ánh ở các loại
vật liệu trên.
CCDC trong doanh nghiệp sản xuất được chia như sau:
+Dụng cụ giá lắp đồ nghề chuyên dùng cho sản xuất.
+CCDC dùng cho công tác quản lý.

+Quần áo bảo hộ lao động.
+Khuôn mẫu đúc sãn.
Đặng Thu Hằng_A8-K39
5
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+Lán, trại, tạm thời.
+Các loại bao bì dùng để chứa đựng vật liệu.
+Các loại công cụ dụng cụ khác.
Trong công tác quản lý và hạch toán CCDC được chia làm ba loại:
+Công cụ dụng cụ.
+Bao bì luân chuyển.
+Đồ dùng cho thuê.
Để phục vụ cho công tác quản lý và kế toán nguyên liệu vật liệu và
công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất. Có thể căn cứ vào đặc tính
lý hoá của từng loại để chia thành từng nhóm, từng thứ nguyên liệu vật liệu và
công cụ dụng cụ.
2.Sổ danh điểm nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
Đầu năm kế toán, phòng kế toán cần lập sổ danh điểm nguyên liệu vật
liệu và công cụ dụng cụ để liệt kê toàn bộ các loại nhóm, thứ nguyên liệu vật
liệu công cụ dụng cụ sử dụng trong doanh nghiệp. Danh điểm nguyên liệu vật
liệu và công cụ dụng cụ là mã số bằng hệ thống các chữ số thập phân để quy
định cho từng thứ nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ có tên gọi phẩm
chất quy cách riêng biệt. Khi lập danh điểm cần phải đảm bảo khoa học và
hợp lý, đáp ứng theo yêu cầu dễ nhớ, dễ ghi tránh nhầm lẫn và trùng lặp.
Sổ danh điểm nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ có thể lập theo
mẫu:
Đặng Thu Hằng_A8-K39
6
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phần I. Nguyên liệu vật liệu.

Phần II. Công cụ dụng cụ.
3.Đánh giá nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
Đánh giá nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ là dùng thước đo tiền
tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Về nguyên
tắc kế toán, hàng tồn kho( trong đó bao gồm cả nguyên liệu vật liệu và công
cụ dụng cụ) phải được ghi nhận theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể
thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trih thuần có thể thực
hiện được.
3.1.Đánh giá nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ theo nguyên tắc giá gốc.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các
loại chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa
Đặng Thu Hằng_A8-K39
Danh điểm Tên nhãn hiệu quy cách vật
liệu-CCDC
ĐVT Giá HT Ghi chú
Loại Nhóm Thứ
1521
1522
01
001
002
…
02
Nguyên liệu, vật liệu chính
Nhóm kim loại màu
Vật liệu chính A
Vật liệu chính B
Cộng nhóm 01
Nhóm kim loại đen

…
Cộng loại 1521
…
Kg
Kg
Tổng cộng NL, VL
7
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
điểm và trạng thái hiện tại. Nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ trong
doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau nên nội dung và
công cụ dụng cụ được xác định theo từng trường hợp nhập xuất.
Giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho.
Giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài nhập
kho được tính theo công thức sau:
Giá gốc Giá mua
Nguyên liệu ghi trên Chi phí
Vật liệu và hoá đơn Các loại thuế liên quan
Công cụ = sau khi trừ + không được + trực tiếp
Dụng cụ đi các khoản hoàn lại đến việc
Mua ngoài chiết khấu, mua hàng
Nhập kho giảm giá
Các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng bao gồm chi phí
vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng tồn kho(chi phí, bao
bì, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho).
- Giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tự chế biến nhập
kho được tính theo công thức sau:
Giá gốc VL CCDC nhập kho = giá gốc VL nhập kho + Chi phí chế biến.
Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực
tiếp đến sản phẩm sản xuất như: chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất
chung cố định, chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chế

biến nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
-Giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ thuê ngoài gia
công chế biến nhập kho được tính theo công thức sau:
Đặng Thu Hằng_A8-K39
8
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Giá gốc giá gốc chi phí vận
nguyên liệu NL, VL tiền công chuyển bốc dỡ
vật liệu và = xuất kho + phải trả + và các chi phí
công cụ thuê ngoài cho người có liên quan
dụng cụ chế biến chế biến trực tiếp.
Nhập kho
-Giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên
doanh, vốn cổ phần hoặc hồi vốn góp được ghi nhận theo giá thực tế do hội
đồng đánh giá lại và đã được chấp nhận cộng với các chi phí tiếp nhận( nếu
có).
-Giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ nhận, biếu, tặng.
Giá gốc nguyên liệu Giá trị hợp lý ban đầu Các chi phí khác
vật liệu và công cụ = của những CCDC và + có liên quan trực
dụng cụ nhập kho NLVL tương dương tiếp đến việc nhận
- Giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ được cấp.
Giá gốc nguyên Giá trị ghi trên sổ của Chi phí vận chuyển
liệu vật liệu và = đơn vị cấp trên hoặc giá + bốc dỡ và các chi
công cụ dụng được đánh giá lại theo phí có liên quan trực
cụ nhập kho giá trị thuần tiếp khác.
-Giá gốc của phế liệu thu hồi là giá ước tính theo giá trị thuần có thể
thực hiện được.
Đặng Thu Hằng_A8-K39
9
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

-Giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho.
-Do giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho từ
các nguồn nhập khác nhau như đã trình bày ở trên, để tính hàng xuất kho, kế
toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau:
+ Phương pháp tính theo giá đích danh: giá trị thực tế của nguyên liệu
vật liệu và công cụ dụng cụ xúât kho tính theo giá thực tế của từng lô hàng
nhập, áp dụng đối với doanh nghiệp sử dụng ít thứ nguyên liệu vật liệu và
công cụ dụng cụ có giá trị lớn và có thể nhận diện được.
+ Phương pháp tính bình quân gia quyền: Giá trị của loại hàng tồn kho
được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ
và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ.
Giá trị thực tế nguyên Số lượng nguyên liệu Đơn giá bình
liệu vật liệu và công cụ = vật liệu và công cụ x quân gia quyền
dụng cụ xuất kho dụng cụ xuất kho
Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính một trong các phương án:
-Phương án 1: tính theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ ( còn gọi
là giá bình quân gia quyền toàn bộ luân chuyển trongkỳ)
+Phương án nhập trước, xuất trước: trong phương án này áp dụng dựa
trên giá định hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất
trước và hàng tông kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản
xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho
được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ
còn tồn kho.
+Phương án nhập sau, xuất trước: trong phương pháp này áp dụng dựa
trên giá định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất
trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua sản xuất
trước đó. Thep phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá
Đặng Thu Hằng_A8-K39
10
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính
theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho.
giá trị thực tế của vật liệu A xuất kho theo phương pháp giá bình quân gia
quyền sau mỗi lần nhập

3.2.Đánh giá nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ theo giá hạch toán.
Đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, sản xuất nhiều mặt hàng
thường sử dụng nhiều loại, nhóm, thứ nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ
diễn ra thường xuyên liên tục nếu áp dụng nguyên tắc tính theo giá gốc( giá
trị thực tế) thì rât phức tạp, khó đảm bảo yêu cầu lịp thời của kế toán doanh
nghiệp có thể xây dựng hệ thống giá hạch toán để ghi chép hàng ngày trên
phiếu nhập, phiếu xuất và ghi sổ kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu và công
cụ dụng cụ.
Giá hạch toán là giá do kế toán của doanh nghiệp xây dựng, có thể là
giá kế hoạch hoặc giá trị thuần có thể thực hiện được trên thị trường.
Giá hạch toán được sử dụng thống nhất trên toàn doanh nghiệp và được
sử dụng tương đối ổn định lâu dài. trường hợp có sự biến động về giá cả
doanh nghiệp cần xây dựng lại giá hạch toán.
Kế toán tổng hợp nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tuân thủ
nguyên tắc tính theo giá trị thực tế. Cuối tháng phải xác định hệ số chênh lệch
giữa giá trị thực tế và giá trị hạch toán của từng thứ nguyên liệu vật liệu và
công cụ dụng cụ để điều chỉnh giá hạch toán xuất kho thành giá thực tế.
Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán cuat từng loại vật
liệu và công cụ dụng cụ được tính theo công thức sau:
Giá trị thực tế NLVL Giá trị thực tế NLVL
CCDC tồn kho đầu kỳ + CCDC nhập kho trong kỳ
Hệ số chênh = ---------------------------------------------------------------------
lệch giá Giá trị hạch toán NLVL Giá trị hạch toán NLVL
CCDC tồn kho đầu kỳ + CCDC nhập kho trongkỳ
Đặng Thu Hằng_A8-K39

11
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Giá trị thực tế NLVL = Giá trị hạch toán NLVL x Hệ số chênh
CCDC xuất kho CCDC xuất kho lệch giá.
3.3. Kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
Nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ sử dụng trong doanh nghiệp
rất đa dạng phong phú, đa dạng về chủng loại. Để phục vụ cho công tác quản
lý nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp đảm bảo cho
sản xuất kinh doanh được tiến hành được nhịp nhàng cân đối, tránh ứ đọng
vật tư đảm bảo an toàn tài sản thì kế toán phải theo dõi chi tiết về mặt giá trị
và hiện vật theo từng kho và từng loại, nhóm nguyên liệu vật liệu và công cụ
dụng cụ có giá trị quy cách chất lượng riêng biệt.
Kế toán của doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, mở
sổ kế toán chi tiết có liên quan phù hợp với hình thức thực tế của doanh
nghiệp nhằm phục vụ cho công tác quản lý tài sản chung và quản lý nguyên
liệu vật liệu và công cụ dụng cụ nói riêng.
3.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng và thủ tục nhập kho nguyên liệu vật liệu và
công cụ dụng cụ.
3.3.1.1. Chứng từ kế toán sử dụng.
Chứng từ kế toans sử dụng được quy định theo chế độ chứng từ kế toán
ban hành theo QĐ số 1141/Tặ CHỉC/CDKT ngày 01/1/95 của bộ trưởng bộ
tài chính và các quyết định khác có liên quan bao gồm:
Phiếu nhập kho( mẫu số 01- VT)
Phiếu xuất kho( mẫu sô 02- VT)
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ( mẫu 03- VT)
Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm, hàng hoá(mẫu 08- VT)
Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho( mẫu 02- VT)
Hoá đơn bán hàng.
Hoá đơn GTGT
Đặng Thu Hằng_A8-K39

12
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Đối với các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của
nhà nước, phải lập kịp thời đầy đủ theo đúng quy định về biểu mẫu, nội dung
và phương pháp lập. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp
pháp của chứng từ về các nghiệp vụ cụ thể của từng doanh nghiệp, kế toán có
thể sử dụng vật tư theo hạn mức( mẫu 04-VT) biên bản kiêm nghiệm vật
tư( mẫu 05- VT) phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ( mẫu 07- VT)
3.3.1.2. Thủ tục nhập xuất kho của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
-Thủ tục nhập nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
Bộ phận cung cấp vật tư căn cứ vào kế hoạch mua hàng và hợp đồng
mua hàng đã ký, phiếu báo giá để tiến hành mua hàng. Khi hàng về đến nơi,
nếu xét thấy cần thiết có thể lập ban kiểm nghiệm để kiểm nhận và đánh giá
hàng mua về các mặt số lượng, khối lượng, chất lượng và quy cách. Căn cứ
vào kết quả đó ban kiểm nghiệm lập” Ban kiểm nghiệm vật tư”. Sau đó bộ
phận cung cấp hàng lập phiếu nhập kho trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận
hàng và biên bản kiểm nghiệm giao cho người mua hàng làm thủ tục nhập
kho. Thủ tícau khi cân, đong, đo, đếm sẽ ghi số lượng thật nhập kho vào
phiếu nhập và sử dụng để phản ánh số lượng nhập và tồn của từng thứ vật tư
vào thẻ kho. Trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách, phẩm chất thủ
kho phải báo cáo cho bộ phận cung ứng biết và cùng ngươì giao lập biên bản.
Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển giao phiếu nhập kho kế toán vật tư
làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
-Thủ tục xuất nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, các bộ phận sử dụng vật tư
viết phiếu xin lĩnh vật tư. Căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật tư bộ phận cung cấp
vật tư viết phiếu xuất kho trình giám đốc duyệt. Căn cứ vào phiếu xuất kho,
thủ tục xuất vật liệu và ghi sổ thực xuất vào phiếu xuất. Sau đó ghi số lượng
hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất cho kế toán vật tư, kế toán
tính giá hoàn chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ kế toán.

3.3.2. Sổ kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
Đặng Thu Hằng_A8-K39
13
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Tại kho, thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn
của từng thứ vật tư. Đầu năm, kế toán vật liệu lạp thẻ kho theo từng thứ vật
liệu có trong sổ danh điểm vật tư, ghi các chỉ tiêu: Tên vật tư, nhãn hiệu quy
cách, chất lượng, đơn vị tính…. Sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp
vụ ở kho, ghi số lượng nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho,
xuất kho để ghi vào thẻ kho của từng thứ và tính số lượng tồn kho sau mỗi lần
nhập, xuất. Sau đó phân loại phiếu nhập, xuất kho vật tư và chuyển giao cho
kế toán vật tư để ghi sổ kế toán.
Thẻ kho được thủ kho phân loại, sắp xếp theo từng loại nhóm nguyên
liệu vật liệu và công cụ dụng cụ và phải bảo quản chặt chẽ đảm bảo an toàn
và thuận tiện cho việc sử dụng thẻ kho. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu
số lượng tồn kho trên thẻ kho với số lượng tồn kho thực tế của từng vật tư.
Tại phòng kế toán, kế toán chi tiết vật tư sử dụng sổ kế toán chi tiết để theo
dõi chi tiết từng thứ vật tư. Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết được
áp dụng, kế toán chi tiết có thể sử dụng 1 trong các sổ kế toán chi tiết sau:
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
Sổ đối chiếu luân chuyển
Sổ số dư.
Ngoài ra trong thực tế, kế toán vật tư còn có thể ở các bảng kê nhập,
bảng kê xuất, bảng luỹ kế tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên liệu vật liệu vbà
công cụ dụng cụ để phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản
nhanh chóng và kịp thời.
4.Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
Hiện nay, chế độ kế toán quy định việc hạch toán chi tiết nguyên liệu
vật liệu và công cụ dụng cụ được thực hiện đồng thời ở kho và ở các phòng kế
toán được tiến hành theo phương pháp sau:

Phương pháp thẻ song song.
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Phương pháp sổ số dư
Đặng Thu Hằng_A8-K39
14
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Mỗi một phương pháp trên đều có những ưu điểm, nhược điểm riêng
trong việc ghi chép, phản ánh, kiểm tra đối chiếu số liệu. Kế toán căn cứ vào
điều kiện cụ thể từng doanh nghiệp về quy mô, chủng loại vật tư sử dụng trình
độ và yêu cầu quản lý tình độ của nhân viên kế toán, mức độ ứng dụng tin học
trong công tác kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ để lựa chọn và
áp dụng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu thích hợp, phát huy hiệu quả
của công tác kế toán.
4.1. Phương pháp thẻ song song.
Nguyên tắc hạch toán: ở kho, thủ kho ghi chép tònh hình nhập, xuất,
tồn trên thẻ kho về mặt số lượng, ở phòng kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết
đẻ ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ vật tư về mặt số lượng và
giá trị.
Trình tự kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song.
-Hằng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xúât kho vật tư hợp pháp, hợp lệ
thủ kho tiến hành nhập xuất kho và ghi số lượng nguyên liệu vật liệu và công
cụ dụng cụ thực nhập xuất kho vào chứng từ và thẻ kho rồi tính số tồn kho
sau mỗi lần nhập xuất. Hằng ngày sau khi ghi xong vào thẻ kho, thủ kho phải
chuyển chứng từ nhập xuất cho phòng kế toán có kèm theo giấy giao nhận
chứng từ do thủ kho lập.
-Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhập được chứng từ nhập xuất vật tư, kế
toán phải kiểm tra chứng từ kế toán, hoàn chỉnh chứng từ ghi đơn giá, tính
thành tiền phân loại chứng từ sau đó ghi vào sổ kế toán chi tiết.
-Định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán chi tiết vật tư và thủ kho đối chiếu số
liệu giữa thẻ kho với số thẻ kế toán chi tiết.

Căn cứ vào số liệu tổng hợp từ các số thẻ kế toán chi tiết để lập bảng
tổng hợp nhập, xuất, tồn mỗi thứ vật tư ghi một dòng sau đó tổng hợp theo
từng nhóm, từng loại nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ. Số liệu này
dùng để đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp.
Đặng Thu Hằng_A8-K39
15
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Đặng Thu Hằng_A8-K39
16
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp song song:

1 3 1
2 2
4
Đặng Thu Hằng_A8-K39
17
Thẻ kho
Sổ chi tiết NLVL và
CCDC
Bảng tổng hợp N-X-T
Chứng từ nhập Chứng từ xuất
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
5
Sổ tổng hợ
Ghi cuối ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
THẺ KHO
Ngày lập thẻ: 01/1N

Kho số I.
Mã số 15201001
Tên vật liệu A
Quy cách chất lượng
Đơn vị: kg
Đặng Thu Hằng_A8-K39
18
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Chứng từ
Số Ngày
Diễn giải Ngày N-X Số lượng
N X T
Ghi
chú
Tồn đầu 10000
01 3/1 −Xuất VL để sx sp 03/1 600 400
01 7/1 −Nhập kho 07/1 2000
02 15/1 −Xuất kho 15/1 500 1500
03 24/1 −Xuất kho VL 24/1 1100 400
02 28/1 −Nhập kho vl 28/1 800
Tổng 2200 800
Đặng Thu Hằng_A8-K39
19
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ
Tháng 1/2005
−Kho số I.
−Mã số 15201001.
−Tên vật liệu: A
−Qui cách, chất lượng.

Giá thực tế VL A xuất kho tính theo phương pháp bình quân cả kì dự trữ.
Đơn vị: kg
Đặng Thu Hằng_A8-K39
Chứng từ Diễn giải Ngày
N-X
Nhập Xuất Tồn
SH NT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT
Tồn kho 01/1 1000 50 50000
01 Xuất kho 03/1 600 50,24 30144 400 19856
01 Nhập kho 07/1 1600 50,24 80720 2000 100567
02 Xuất kho 15/1 500 50,24 25120 1500 75456
03 Xuất kho 24/1 1100 50,24 55264 400 20192
02 Nhập kho 28/1 400 50 20000 800
Cộng ps tồn 31/1 2000 100720 2200 110528 800 40192
20
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phương pháp đối chiếu luân chuyển
Nguyên tắc hạch toán: Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi số
lượng nhập, xuất, tồn trên thẻ kho. kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển
để theo dõi số liệu, giá trị nhập, xuất, tồn của từng thứ nguyên liệu vật
liệu và công cụ dụng cụ.
Trình tự kế toán theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Thủ kho tiến hành công việc quy định tương tự phương pháp song song.
Định kỳ kế toán mở bảng kê tổng hợp nhập, xuất, trên cơ sở các
chứng từ nhập xuất của từng thứ nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ
luan chuyển trong tháng theo chỉ tiêu trên số lượng và giá trị.
Căn cứ vào sổ tổng hợp trên bảng kê để ghi vào sổ đối chiếu luân
chuyển, mỗi thứ ghi một dòng vào ngày cuối tháng. Sổ đối chiếu luân
chuyển được mở và dùng cho cả năm.
Cuối tháng đối chiếu số lượng nguyên liệu vật liệu và công cụ

dụng cụ xuất tồn của từng thứ vật liệu và công cụ dụng cụ trên thẻ kho
với sổ đối chiếu luân chuyển.
Đối chiếu luân chuyển với sổ kế toán tổng hợp
Đặng Thu Hằng_A8-K39
21
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ đối chiếu luân
chuyển:
1 1
4
2 2
Ưu điểm, nhược điểm:
Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi sổ kế toán, do chỉ ghi một lần vào
ngày cuối tháng.
Đặng Thu Hằng_A8-K39
Thẻ kho
Phiếu nhập
Bảng kê nhập
Phiếu xuất
Bảng kê xuấtSố đối chiếu luân
chuyển
Kế toán tổng hợp
22
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nhược điểm: Việc ghi sổ kế toán vẫn bị trùng lập với thẻ kho về mặt số
lượng.
Việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào kì kế toán do đó hạn chế chức
năng.
Đặng Thu Hằng_A8-K39
23

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN
Danh điểm
vật tư hàng
hoá
Tên
hàng
Đơn
vị
tính
Dư đầu T1 Luân chuyển T1 Luân chuyển
SL ST Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn
Dư 31/12
SL ST SL ST SL ST SL ST
15201001 VLCA Kg 1000 500000 2000 100702 2200 110528 800 40192
Đặng Thu Hằng_A8-K39
24
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
3. Phương pháp sổ số dư.
Nguyên tắc kế toán chi tiết: Thủ kho dùng thẻ để ghi chép số lượng
nhập, xuất, tồn và cuối kỳ phải ghi tồn kho đã tính được trên thẻ kho vào
của từng thứ nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ vào cột số lượng
trên sổ số dư. Kế toán lập bảng tổng hợp giá trị nhập, xuất, tồn kho về
mặt giá trị, sổ số dư được lập và dùng cho cả năm.
Trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư.
(1)Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi thẻ xong thủ kho tập hợp và
phân loại chứng từ nhập, xuất phát sinh trong kỳ theo từng nhóm vật tư.
(2)Thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất của từng
nhóm nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ đính kem chứng từ gốc gửi
cho kế toán vật tư.

(3)kế toán chi tiết vật liệu khi nhận được phiếu giao nhận chứng từ
nhập ( xuất) của từng nhóm nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ đính
kèm chứng từ gốc phải kiểm tra việc phân loại chứng từ và ghi giá hạch
toán trên từng chứng từ gốc. Tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập,
xuất theo từng nhóm để ghi và cột số tiền trên phiếu giao, nhận chứng từ
nhập xuất, sau đó lập bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho theo từng kho.
(4)kế toán chi tiết vật liệu căn cứ vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn
kho để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn.
(5)Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi số lượng nguyên
liệu vật liệu và công cụ dụng cụ vào sổ số dư sau đó chuyển cho phòng kế
toán, sổ số dư kế toán lập cho từng kho và dùng cho cả năm, giao cho thủ
kho trước cuối tháng.
(6)Khi nhận sổ số dư kế toán kiểm tra và ghi chỉ tiêu giá trị trên
bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho hoặc bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn với sổ
số dư.
Đặng Thu Hằng_A8-K39
25