PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CỬA HÀNG VẬT LIỆU XÂY DỰNG

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG TP.HCM
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN


PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CỬA HÀNG VẬT LIỆU XÂY DỰNG

LỚP: 13CĐ-TP1 (nhóm 3)
Sinh viên thực hiện:
 Nguyễn Thanh Bình
 Lê Anh Duy
 Nguyễn Huy Đức
 Nguyễn Vũ Qúi

Phần A: Khảo sát hiện trạng
Bảng kế hoạch tổng quan

I. Kế hoạch phỏng vấn

Hệ thống: Xây dựng chương trình quản lý vật tư xây dựng (Vật Liệu Xây
Dựng)
Người lập: Nhóm 4 ngày 27/9/2014
STT
Chủ đề
Yêu cầu
Ngày bắt
đầu
Ngày kết
thúc
1
Quy trình nhập

hàng
Hiểu về các quy
trình Nhập hàng của
công ty
29/9/2014
29/9/2014
2
Quy trình xuất
hàng
Nắm rõ về nguyên
tắc bán hàng và xuất
hàng khi khách đặt
hàng
30/9/2014
30/9/2014
3
Báo cáo thống kê
Biết được doanh thu
và kho hàng trong
công ty
1/10/2014
1/10/2014



Người thực hiện: Nguyễn Huy Đức

Người được hỏi: Trần Văn Sang

Người phỏng vấn: Nguyễn Huy Đức

Địa chỉ: 318A, Lý Thường Kiệt,P.6,
Q.Tân Bình

Thời gian hẹn: 15h15, ngày
29/9/2014
Thời điểm bắt đầu: 15h20
Thời điểm kết thúc: 16h15
Đối tượng:
 Chủ cửa hàng vật liệu xây
dựng
 Dữ liệu thu thập được là quy
trình nhập hàng của cửa hàng
vật liệu xây dựng. Cũng như
hiểu rõ hơn về mặt hàng và
các yếu tố của vật liệu mà chủ
cửa hàng nhập hàng

Chương trình
 Giới Thiệu.
 Tổng quan về dự án
 Tổng quan về phỏng vấn
 Xin phép ghi âm
Chủ đề cập nhật: Quy trình nhập
hàng của cửa hàng ?

 Câu hỏi 1: Xin anh cho biết
quy trình nhập hàng của cửa
hàng ?

 Câu hỏi 2: Xin anh cho biết
các vật liệu mà cửa hàng
thường hay nhập vào cửa hàng
đó điểm gì chú ý?
Ước lượng thời gian
 2 phút
 2 phút
 4 phút




 15 phút



 20 phút




 Câu hỏi 3: Yếu tố gì khi cửa
hàng nhập vật liệu hay sản
phẩm vào cửa hàng ?

Tổng hợp các thông tin thu thập
Xin cảm ơn các thông tin mà anh
đã cung cấp
 15 phút

Dự kiến tổng cộng : 1 giờ
Dự án: xây dựng chương trình quản
lý bán hàng tại cửa hàng vật liệu xây
dựng

Người được hỏi: Trần Văn Sang

Người phỏng vấn: Nguyễn Huy Đức
Câu hỏi
Ghi chú
Chủ đề 1:
 Câu hỏi 1: Quy trình nhập
hàng của cửa hàng diễn ra như
thế nào?

 Câu hỏi 2: Các vật liệu mà cửa
hàng thường nhập vào có điểm
gì chú ý?


Trả lời:
 Việc nhập hàng từ cửa hàng
của chúng tôi thông qua 2 cách
chính là:
- Chúng tôi nhập hàng trực tiếp
từ công ty hay xí nghiệp sản
xuất ra các vật liệu mà cửa
hàng cần, có hóa đơn chứng từ
bàn giao hàng hóa, và các giấy
tờ có liên quan khác đi kèm.
- Ngoài ra, chúng tôi cũng nhập
hàng gián tiếp thông qua các
người giao hàng (đa phần
không có hóa đơn giao hàng,
và các giấy tờ liên quan khác,
chủ yếu dựa trên lòng tin của
chủ cửa hàng với người giao
hàng là chính)

 Là những vật liệu mà cửa hàng
tiêu thụ mạnh trong tháng,
trong quý.
- Là các mặt hàng hợp thị hiếu.
- Các mặt hàng chất lượng tốt và

 Câu hỏi 3: Xin anh cho biết
dựa vào yếu tố nào để cửa
hàng nhập vật liệu hay sản
phẩm từ nơi khác vào cửa
hàng ?




giá thành thấp.
- Nhập hàng từ các cơ sở hay xí
nghiệp có uy tín với cửa hàng

 Yếu tố để chúng tôi nhập vật
liệu hay sản phẩm từ nơi khác
vào cửa hàng:
- Chúng tôi thường dựa vào số
lượng vật liệu, sản phẩm.
- Chất lượng vật liệu, sản phẩm.
- Loại vật liệu, sản phẩm.
- Giá thành vật liệu, sản phẩm
cập nhật giá thành mới nhất.
- Các thông số kỹ thuật đi kèm
vật liệu, sản phẩm (thông
thường thì các thông số kỹ
thuật đi kèm không được quan

tâm nhiều lắm)
- Các giấy tờ liên quan đi kèm
Nhận xét


Người thực hiện: Nguyễn Thanh Bình

Người được hỏi: Trần Văn Sang
Người phỏng vấn: Nguyễn Thanh
Bình
Địa chỉ: 318A Lý Thường Kiệt, P.6
,Q.Tân Bình
Thời gian hẹn: 15h15 ngày
30/9/2014
Thời điểm bắt đầu: 15h20
Thời điểm kết thúc: 16h20
Đối tượng:
 Chủ cửa hàng vật liệu xây
dựng
 Dữ liệu thu thập được là quy
trình bán hàng khi khách hàng
đặt hàng. Cũng như quy trình
xuất hàng của cửa hàng

Chương trình:
 Giới Thiệu
 Tổng quan về dự án
 Tổng quan về phỏng vấn
 Xin phép ghi âm
Chủ đề cập nhật:

 Chủ đề 1: Vấn đề đặt hàng của
khách hàng

 câu hỏi 1
 câu hỏi 2


 chủ đề 2: Vấn đề xuất hàng

 câu hỏi 1
 câu hỏi 2
 câu hỏi 3

Ước lượng thời gian
 1 phút
 2 phút
 2 phút






 20 phút




 30 phút

Dự kiến tổng cộng: 1 giờ
Dự án xây dựng: xây dựng chương
trình quản lý bán hàng tại cửa hàng
vật liệu xây dựng

Người được hỏi: Trần Văn Sang

Người phỏng vấn: Nguyễn Thanh
Bình
Chủ đề 1: Vấn đề đặt hàng của khách
hàng
 Câu hỏi 1: Theo anh thì các
yếu tố nào được khách hàng
quan tâm khi đến mua hàng tại
cửa hàng?










 Câu hỏi 2: Anh có hay thường
dùng máy tính để lưu trữ
những dữ liệu về vật liệu xây

dựng hay không ? Hay Anh
chỉ lưu trữ những dữ liệu về
vật liệu xây dựng trong sổ
sách ?

Chủ đề 2: Vấn đề xuất hàng
 Câu hỏi 1: Xin anh cho biết
trong quá trình xuất hàng có
những hình thức nào ?












Trả lời

 Vì yêu cầu của khách hàng
quan tâm nhất đến vật liệu là
chất lượng của vật liệu đó, bên
cạnh đó khi các khách quen
đặt hàng cho chúng tôi, chúng
tôi cũng thường xuyên có
những lần ưu đãi và giảm giá

cho họ, và chúng tôi cũng
thường xuyên chú ý đến thái
độ của khách hàng đối với
chúng tôi, để chúng tôi biết là
mình đã làm hài lòng khách
hàng của mình hay chưa?

 Vì đa phần là khách quen nên
việc lưu trữ các thông tin của
khách hàng được tôi và các
nhân viên ghi nhớ là chính.
Thường thì chúng tôi thường
lưu các dữ liệu của khách hàng
vào đầu và sổ sách là chính


 Quy trình xuất hàng của cửa
hàng chúng tôi có nhiều hình
thức như:
- Xuất hàng theo yêu cầu của
đơn đặt hàng
- Trả lại cho nhà cung cấp
những trường hợp vật liệu ko
đạt yêu cầu, kém chất lượng,
… , kèm theo các giấy tờ có
liên quan
- Xuất hàng để thanh lý vì quá
hạn hay hư hỏng nặng
- Đưa ra các hình thức khuyến
mãi do tình hình thị trường

hay quảng cáo thông qua các
 Câu hỏi 2: Việc xuất bán các vật
liệu được diễn ra như thế nào ?











 Câu hỏi 3: Khi làm bảng báo giá
thì cửa hàng có tham khảo giá ở
thị trường hay không ?

banner

 Việc xuất bán các vật liệu sản
phẩm của cửa hàng được tiến
hành một cách trực tiếp giữa
khách hàng và bên đại diện
cửa hàng (bên đại diện cửa
hàng có thể là chủ cửa hàng
hay nhân viên)
 Việc xuất bán đa phần là
không có sổ thống kê và hóa
đơn vì khách đến mua hàng

thường mua nhỏ lẻ hoặc chỉ
mua với số lượng vì vật liệu ít

 Khi làm bảng báo giá, chúng
tôi thường cập nhật giá thành
của từng sản phẩm của cửa
hàng so với giá thị trường
thường xuyên (1 tuần 2 lần).
Để có thể theo dõi và nắm rõ
hơn từng chi tiết của từng sản
phẩm để từ đó có thể đưa ra
mức giá hợp lý nhất đến với
khách hàng.




Nhận xét


Người thực hiện: Nguyễn Vũ Qúi
Người được hỏi: Trần Văn Sang
Người phỏng vấn: Nguyễn Vũ Qúi
Địa chỉ: 318 A Lý Thường Kiệt, P.6,
Q.Tân Bình
Thời gian hẹn: 15h15 ngày
1/10/2014
Thời điểm bắt đầu: 15h20
Thời điểm kết thúc: 16h
Đối tượng: Chủ cửa hàng

Dữ liệu thu thập được là nắm rõ về
quy trình quản lý kho vật liệu xây

dựng
Chương trình:
 Giới Thiệu
 Tổng quan về dự án
 Tổng quan về phỏng vấn
 Xin phép ghi âm
Chủ đề cập nhật: Quy trình báo
cáo thống kê
 Câu 1: Xin anh cho biết ở cửa
hàng thường báo cáo thông kê
về những mặt nào ?
 Câu 2: Nếu trong kho vật liệu
của cửa hàng mà còn nhiều vật
liệu để lâu ngày dẫn đến tình
trạng chất lượng vật liệu bị
kém đi thì anh sẽ xử lý việc
này ra sao ?
Ước lượng thời gian:
 1 phút
 3 phút
 2 phút




 20 phút

 20 phút


Dự kiến tổng cộng: 1 giờ
Dự án xây dựng: xây dựng chương
trình quản lý bán hàng tại cửa hàng
vật liệu xây dựng

Người được hỏi: Trần Văn Sang

Người phỏng vấn: Nguyễn Vũ Qúi
Chủ đề: Quy trình báo cáo thống kê
 Câu 1: Xin anh cho biết ở cửa
hàng thường báo cáo thông kê
về những mặt nào ?






 Câu 2: Nếu trong kho vật liệu
của cửa hàng mà còn nhiều vật
liệu để lâu ngày dẫn đến tình
trạng chất lượng vật liệu bị
kém đi thì anh sẽ xử lý việc
này ra sao ?
Trả lời
 Ở cửa hàng của chúng tôi,

chúng tôi thường báo cáo và
thông kê lại ở những mặt như:
- Thống kê khách hàng, nhà
cung cấp, dịch vụ yêu cầu
- Thông kê các loại thông tin
theo quý, tháng, năm như:
Thống kê tiền doanh thu, tiền
lãi, công nợ
 Nếu trong kho vật liệu của cửa
hàng của chúng tôi mà còn
nhiều vật liệu kém chất lượng
thì tôi sẽ xem sét và lần sau
yêu cầu nhà phân phối kiểm
tra lại vật liệu trước khi cung


cấp hàng cho chúng tôi, vì khi
chúng tôi có được hàng của
nhà cung cấp rồi mà trả lại
ngay sau đó thì hơi khó khăn.
Còn nếu không thì chúng tôi
đành bán lại với mức giá rẻ
cho chỗ khác.



Nhận xét


II. Mô tả chi tiết hệ thống và một số biểu mẫu

1. Mô tả hệ thống
Nội dung: Qua khảo sát tại của hàng bán vật liệu xây dựng. Phỏng vấn chủ cửa
hàng. Phỏng vấn người làm thuê, xem sổ ghi nợ sổ thanh toán, sổ nhập hàng.
Quan sát quá trình nhập hàng và bán lẻ. Tham khảo qua internet về các đề tài
tương tự
Hiện trạng:
Quản lý bán hàng ra: gồm mã sp, tên sp, số lượng, đơn giá, tổng tiền ,
ngày bán.
Quản lý nhập hàng:gồm mã sp, tên sp, số lượng, đơn giá, tổng tiền, ngày
nhập.
Quản lý tài chính: quản lý tổng chi, tổng thu, lãi suất thu được hàng tháng
hàng năm.
 Các công thức tính của của hàng:
 Nợ của khách khi mua hàng: bằng tổng tiền hàng.
 Nợ của khách hàng: bằng tổng số tiền hàng trừ tổng tiền
trả.
Khi nợ bằng 0, xóa thông tin về nợ cũ trong bảng nợ.
 Đến hạn phải trả hết:
Tiền lãi tính trên từng khách hàng bằng: nợ còn*1.2%
 Nợ của cửa hàng: bằng tổng tiền nhập hàng.
Nợ của cửa hàng: bằng tổng tiền nhập hàng trừ tổng tiền đã trả cho NCC
Khi nợ bằng 0, xóa khỏi danh sách thông tin về nợ trong bảng nợ
 Doanh thu = tổng tiền thu được do bán hàng ( tính từ thời
điểm này đến thời điểm khác).
 Tiền lãi của cửa hàng = (tiền mua bán vật liệu – tiền mua
vật liệu – tiền lương quy định cho nhân viên)* khoảng thời
gian.
Lãi suất= tổng thu – tổng chi

Biểu mẫu bán hàng:
Tên khách hàng:… Mã phiếu bán hàng:…
Địa chỉ:…. Điện thoại:….

STT
Mã SP
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền

Tổng cộng:….
Đặt trước:….
Chưa thanh toán:….

Người mua hàng Ngày…Tháng…Năm…
(Kí rõ họ tên) Người bán hàng
(Kí rõ họ tên)
Biểu mẫu nhập hàng:
Phiếu nhập kho số:…. Ngày…Tháng….Năm….
Người bán:….
Người nhập:….
STT
Mã SP
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền

Tổng cộng:…

Biểu mẫu phiếu nợ:
Khách hàng:…
Địa chỉ:…… Điện thoại:….
STT
Mã phiếu
bán hàng
Ngày
Giá trị đơn
hàng
Số tiền
còn nợ
Đã thanh
toán
Còn lại

Người lập phiếu