hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực xây lắp thiết kế tại Tổng công ty đường sắt Việt Nam

Lời mở đầu
Nếu là một nhà đầu t, đứng trớc một quyết định đầu t vào một Doanh
nghiệp nào đó thì bạn quan tâm đến vấn đề gì đầu tiên. Hay với t cách là một
nhà quản lý Doanh nghiệp thì bạn mong muốn điều gì ở doanh nghiệp của
mình. Chắc chắn rằng bất cứ ai ở địa vị đó cũng không mong muốn gì hơn là
Doanh nghiệp đó hoạt động có hiệu quả. Vậy thì làm thế nào tin tởng rằng
Doanh nghiệp đó hoạt động có hiệu quả? Hoạt động kiểm toán ra đời từ đáp
ứng nhu cầu đó.
Để có thể đảm bảo hoạt động của Doanh nghiệp là có hiệu quả thì các
nhà lãnh đạo phải mời các chuyên gia kiểm toán đến để thực hiện kiểm toán
cho Doanh nghiệp của mình. Biện pháp này rất có hiệu quả tuy nhiên chi phí lại
tốn kém và lại không thể thực hiện một cách thờng xuyên đợc. Bên cạnh đó có
một biện pháp khác là Doanh nghiệp tự thiết lập một bộ phận chuyên trách thực
hiện nhiệm vụ kiểm soát các hoạt động của các bộ phận. Biện pháp này giúp
Doanh nghiệp đảm bảo hiệu quả hoạt động trong từng khâu công việc mà chi
phí lại không tốn kém nh biện pháp trên.
Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng hiện nay, cùng với tiến trình công
nhiệp hoá hiện đại hoá đất nớc thì việc thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ đang
trở thành một vấn đề cần thiết hơn bao giờ hết đặc biệt đối với các Doanh
nghiệp có qui mô lớn, các tập đoàn kinh tế, các Tổng công ty
Là một sinh viên chuyên ngành kiểm toán, ngay từ đầu đã rất tâm đắc với
các vấn đề về việc xây dựng và thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ trong Doanh
nghiệp. Đợc thực tập tại Tổng công ty đờng sắt Việt Nam là một cơ hội tốt cho
em đợc tiếp tục học hỏi sâu thêm về vấn đề này. và cũng chính vì thế mà em
quyết định chọn đề tài Hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực
xây lắp thiết kế tại Tổng công ty đờng sắt Việt Nam làm chuyên đề tốt nghiệp
của mình. Chuyên đề bao gồm 3 phần:
Phần 1. Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các Doanh nghiệp
Trình bày các vấn đề liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ tại Doanh
nghiệp.
Phần 2. Thực trạng Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty đờng sắt Việt

Nam nói chung và trong lĩnh vực xây lắp thiết kế nói riêng.
Trình bày về cách thức tổ chức Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công
ty đờng sắt Việt Nam và cách thức tổ chức quản lý trong lĩnh vực xây lắp thiết
kế
Phần 3. Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công
ty đờng sắt Việt Nam
Trong qúa trình thực tập em đã nhận đợc sự giúp đỡ rất tận tình của các
thầy cô giáo trong khoa kế toán đặc biệt là thầy Phan Trung Kiên và các cô các
chú trong ban tài chính kế toán, các cô các chú trong Ban quản lý Xây dựng Đ-
ờng sắt RPMU tại Tổng công ty. Qua đây em xin gửi lời chân thành cảm ơn tới
các thầy giáo cùng các bác trong ban tài chính kế toán của Tổng công ty đã
giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này.
Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thanh Tâm
Phần I: lý luận chung về Hệ thống kiểm soát nội bộ
tại các Doanh nghiệp
I. Khái quát về hệ thống Kiểm soát nội bộ trong các
Doanh nghiệp
Chúng ta chắc hẳn ai cũng biết đến vai trò của công tác kiểm tra kiểm
soát trong doanh nghiệp là rất quan trọng. Vậy kiểm soát là gì? và vì sao phải
thực hiện công việc kiểm soát? Sau đây sẽ trình bày cụ thể về các vấn đề đó.
1. Kiểm soát trong quản lý
1.1. Khái niệm kiểm soát trong quản lý
Quản lý là quá trình định hớng và tổ chức thực hiện các hớng đã định
trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Quá trình này
bao gồm nhiều chức năng và có thể chia thành nhiều pha (giai đoạn): ở giai
đoạn định hớng cần có những dự báo về nguồn lực và mục tiêu cần và có thể đạt
tới, kiểm tra lại các thông tin về nguồn lực và mục tiêu, xây dựng các chơng
trình, kế hoạch... Sau khi các chơng trình, kế hoạch đã đợc kiểm tra có thể đa ra
các quyết định cụ thể để tổ chức thực hiện, cần kết hợp các nguồn lực theo ph-
ơng án tối u, đồng thời thờng xuyên kiểm tra diễn biến và kết quả của các quá

trình để diều hoà các mối quan hệ, điều chỉnh các định mức và mục tiêu trên
quan điểm tối u hoá kết quả hoạt động.
Nh vậy là kiểm tra kiểm soát không phải là một pha hay một giai đoạn
của quá trình quản lý mà nó đợc thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình
này. Bởi vậy kiểm tra kiểm soát đợc hiểu là một chức năng của quản lý. Hay nói
cách khác kiểm soát là một chức năng thẩm định độc lập đợc thiết lập nhằm
mục đích để xem xét và đánh giá các hoạt động của một tổ chức với t cách là
một sự trợ giúp đối với tổ chức đó.
Vậy kiểm soát nội bộ là gì? kiểm soát nội bộ cũng là một loại kiểm soát
tức cũng có nghĩa là một chức năng thẩm định nhng chức năng này đợc thiết lập
bên trong một tổ chức để xem xét và đánh giá các hoạt động của tổ chức đó và
cũng với t cách là một sự trợ giúp đối với các tổ chức đó.
Quá trình kiểm soát là rất cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạt động
của con ngời, của một tổ chức hay của toàn Xã hội. Kiểm soát đợc xem là một
hoạt động của tổ chức hay là một bộ phận của bất kỳ hoạt động có tổ chức nào
đó nên nó tồn tại ở hầu hết các cấp độ tổ chức và nó thu hút đợc sự quan tâm
của nhiều ngời trong tổ chức đó. Kiểm soat tồn tại nh một khâu độc lập của quả
trình quản lý nhng đồng thời nó lại là một bộ phận xuyên suốt của quá trình đó.
Cũng nh tất cả các bộ phận khác, mội bộ phận đợc thiết lập và hoạt động
đều có mục đích của nó. Và chức năng kiểm soát đợc thiết lập nhằm mục đích
giúp tổ chức, giúp các bộ phận thực hiện đợc các mục tiêu của mình.
1.2. Phân loại kiểm soát
Kiểm soát là chức năng thẩm định nói chung nhng do mục tiêu của các
hoạt động đợc kiểm soát khác nhau, do yêu cầu của các nhà quản lý trong từng
trờng hợp khác nhau nên cũng có tơng ứng các cách tiến hành kiểm soát khác
nhau do đó mà cũng có tơng ứng nhiều loại kiểm soát khác nhau. Nhìn chung
kiểm soát có thể chia làm 3 loại:
Kiểm soát hớng dẫn
Kiểm soát có không
Kiểm soát sau hành động

Kiểm soát hớng dẫn
Là loại kiểm soát mà thông qua định dạng các sự kiện giúp chúng ta có
hành động trung gian góp phần đạt những mục tiêu lớn hơn. những việc trung
gian đó rất rõ ràng hoặc rất rộng nhng đặc điểm chung là nó cảnh báo chúng ta
cần có một hoạt động quản lý kịp thời nhằm mục tiêu đa hoạt động đang đợc
kiểm soát đó đạt đợc những mục tiêu mong muốn.
Kiểm soát có không
Là loại kiểm soát nhằm vào chức năng bảo vệ chúng ta một cách máy
móc hay nói cách khác là giúp chúng ta bảo đảm đạt đợc những kết quả mong
muốn với hình thức đơn giản nhất nó có thể là một tiêu thức kiểm soát chất lợng
mà thông qua đó chỉ có sản phẩm đúng đặc điểm kỹ thuật mới có thể qua đợc.
Hay nói cách khác kiểm soát có thể là một sự thông qua bắt buộc của một loại
hình kinh doanh từ đó đảm bảo rằng một cá nhân cụ thể phải thực hiện việc tóm
lợc hoạt động có liên quan. Việc thiết kế những nhiệm vụ của tổ chức cũng có
thể tạo ra những cơ hội đảm bảo cần thiết qua sự đánh giá những quyết định
kinh doanh chủ yếu và hành động thực hiện. Nhân tố chung là có một kế hoạch
kiểm soát lập sẵn hoắc có một cách sắp đặt để trong điều kiện bình thờng sẽ
mặc nhiên giúp vào một hành động bảo vệ hoặc cải tiến.
Kiểm soát sau hành động
Loại kiểm soát thứ ba này trùng với hai loại kiểm soát đã trình bày ở trên,
nhng nó đợc phân biệt là hành động kiểm soát xảy ra sau, và tiến hành theo
hình thức có hiệu quả nhất trong hoàn cảnh hiện thời. Hoạt động đó có thể là
sửa chữa một sản phẩm hoặc thay đổi một chủ trơng hay một tiến trình. Hoặc là
hành động có thể thải hồi hay tái tuyển một nhân viên. Hoạt động sau sự việc có
thể là đã làm ngay hay phải nghiên cứu thêm và triển khai. ở đây, kiểm soát
cần đợc hiểu là xem xét lại quá khứ nhng bao giờ cũng hớng vào cải tiền tơng
lai.
2. Hệ thống kiểm soát nội bộ
ở phần trên chúng ta đã biết thế nào là kiểm soát nội bộ, vậy thì Hệ
thống kiểm soát nội bộ là gì ? và nó khác gì so với khái niệm về Kiểm soát nội

bộ ?
Có rất nhiều khái điểm khác nhau về Hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong
khuôn khổ báo cáo này em xin nêu lên một số quan điểm khác nhau về Hệ
thống kiểm soát nội bộ.
2.1. Quan điểm của Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC)
Theo quan niệm này thì Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống
những chính sách và thủ tục nhằm 4 mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị,
bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ
pháp lý, bảo đảm hiệu quả của các hoạt động
Theo đó, kiểm soát nội bộ là một chức năng thờng xuyên của đơn vị, tổ
chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để
tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đề
ra của đơn vị
Bảo vệ tài sản của đơn vị:
Tài sản của đơn vị đợc bảo vệ bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô
hình và các tài sản phi vật chất khác nh sổ sách kế toán, các tài liệu quan
trọng của doanh nghiệp
Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin:
Thông tin muốn nói ở đây chính là thông tin kinh tế tài chính do bộ máy
kế toán xử lý và tổng hợp. Thông tin này cần đợc bảo đảm độ tin cậy bởi vì nó
là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Các
thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin
cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung
chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính.
Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý
Hệ thống kiểm soát nội bộ đợc thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo
các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp phải đợc tuân thủ đúng mức.
Bảo đảm hiệu quả của các hoạt động và năng lực quản lý
Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị đợc thiết kế nhằm ngăn ngừa sự

lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử
dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong Doanh nghiệp
Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thờng đánh giá kết quả hoạt động
trong doanh nghiệp đợc thực hiện với cơ chế giám sát của Hệ thống kiểm soát
nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy
quản lý doanh nghiệp.
Tóm lại có thể khái quát rằng quan niệm này xem xét khái niệm hệ thống
kiểm soát nội bộ theo con mắt quan sát của kế toán nên nó hớng về các mục
tiêu hoạt động của doanh nghiệp
2.2. Quan điểm của các kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA)
Các định nghĩa của viện kế toán viên công chứng (IACPA) ở Mỹ về
Kiểm soát nội bộ liên quan đến từng lĩnh vực cụ thể. Trong phần thực hành
kiểm toán Kiểm soát nội bộ đợc định nghĩa nh sau:
Kiểm soát nội bộ gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những ph ơng pháp,
biện pháp phối hợp đợc thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản
của tổ chức, kiểm tra độ chính xác và độ tin cậy của các thông tin kế toán,
thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trơng quản lý đã
đề ra
Theo quan niêm này thì hệ thống kiểm soát nội bộ cũng có xu hớng thiên
về phục vụ các mục tiêu của doanh nghiệp gần với quan niệm của liên đoàn kế
toán quốc tế
2.3. Quan điểm của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA)
Theo VSA 400 Hệ thống kiểm soát nội bộ đợc định nghĩa nh sau: Hệ
thống kiểm soát nội bộ là các qui định và các thú thục kiểm soát do đơn vị đ-
ợc kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp
luật và các qui định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừavà phát hiện gian lận,
sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý
và có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi tr-
ờng kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ thụckiểm soát.
Trong đó:

Hệ thống kế toán: Là các qui định về kế toán và các thủ tục kế toán mà
đơn vị đợc kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài
chính.
Môi tr ờng kiểm soá t: Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và
hoạt động của thành viên hội đồng quản trị, ban giám đốc đối với Hệ thống
kiểm soát nội bộ trong đơn vị.
Thủ tục kiểm soát: Là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết
lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt đợc mục tiêu quản lý cụ thể
Theo quan niệm này thì hệ thống kiểm soát nội bộ đợc mô tả theo con mắt
của các kiểm toán viên độc lâp là những ngời bên ngoài doanh nghiệp và nó
cũng hớng đến phục vụ các mục tiêu của các kiểm toán viên khi thực hiện kiểm
toán tại đơn vị đó
3. Sự cần thiết phải thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ trong Doanh
nghiệp
Nh phần trên đã đề cập, chúng ta đã biết tầm phần nào tầm quan trọng
của việc thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Doanh nghiệp. Vậy việc đó nó
quan trọng nh thế nào và vì sao ta lại phải thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ.
Trong phần này chúng ta sẽ làm rõ hơn về vấn đề đó.
3.1. Yêu cầu của quản lý
Nói đến từ quản lý hay nhà quản lý sẽ gợi nhiều cách nghĩ cho nhiều
ngời khác nhau. Nhng tổng quát nhất có thể hiểu quản lý là quá trình sử dụng
nguồn lực có hiệu quả. Định nghĩa này thừa nhận rằng quản lý là một quá trình
tích cực, nó chăm lo đến các nguồn lực (bao gồm cả nguồn nhân lực và nguồn
phi nhân lực) với mục tiêu cuối cùng là sử dụng các nguồn lực đó theo cách
hiệu quả nhất có thể. Tối đa hoá việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực và các
nhà quản lý muốn đạt đợc kết quả tốt nhất có thể đợc và họ phải có cách làm tốt
nhất để đạt đợc mong muốn đó.
Quản lý đợc coi nh là một chuỗi các quá trình có liên hệ với nhau. Các
quá trình đó bao gồm: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, cung cấp các
nguồn lực để thực hiện kế hoạch, điều hành thực hiện kế hoạch và kiểm soát

Lập kế hoạch quản lý:
Bao gồm toàn bộ việc lập kế hoạch từ những quyết định ở mức cao nhất
về các mục đích và mục tiêu chủ yếu đến những chiến lợc và các chủ trơng hỗ
trợ ở mức thấp hơn, đến các trình tự và phơng pháp ở mức thấp hơn nữa cho việc
thực hiện các nghiệp vụ cụ thể. Lập kế hoạch quản lý cũng là căn cứ cho tất cả
các quá trình khác
Tổ chức thực hiện kế hoạch:
Quá trình này phải chia công việc của tổ chức thành nhiều phần sau đó
phối hợp các phần này với nhau sao cho toàn bộ công việc của tổ chức đợc hoàn
thành. Nó giúp cho mỗi ngời trong tổ chức biết họ phải làm gì và ai là ngời có
trách nhiệm giúp đỡ họ thực hiện công việc đó. Quá trình này đợc xây dựng dựa
trên cơ sở của việc lập kế hoạch chung nói trên.
Cung cấp các nguồn lực:
Đây là quá trình cung cấp các nguồn lực cần thiết nó bao gồm việc mua
sắm các nguồn lực vật chất nh máy móc thiết bị và các loại vật t cung ứng và
việc tuyển dụng, phát triển nhân lực. Đặc biệt hoạt động chuẩn bị nguồn lực về
con ngời đợc các nhà quản lý hết sức quan tâm
Điều hành quản lý:
Đây là quá trình khi công việc đợc tiến hành trong thực tế. Nó bao gồm
3 loại hoạt động hỗ trợ làm cơ sở cho việc thực thi các nghiệp vụ đợc giao: hớng
dẫn, phối hợp, chỉ đạo thực hiện kế hoạch
Kiểm soát:
Việc hoàn thành công việc hiện tại không trành khỏi bị ảnh hởng của
những điều kiện thay đổi và năng lực con ngời không đồng đều. Do đó, chúng
ta phải thấy đợc những sai lệch so với kế hoạch và xử lý những chỗ sai lệch đó
một cách có hiệu quả. Việc kiểm soát là một tiểu qúa trìnhcần thiết giúp chúng
ta đạt đợc một cách tốt nhất những mục tiêu đã xây dựng.
Trong kinh doanh, mục tiêu cuối cùng của các doanh nghiệp là lợi nhuận
và mọi hoạt động của doanh nghiệp đều hớng đến mục tiêu đó. Các nhà quản lý
luôn luôn làm mọi cách để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Bên

cạnh đó nh chúng ta đã biết, kiểm soát là một chức năng thẩm định các hoạt
động của doanh nghiệp, nhằm giúp doanh nghiệp thực hiện một cách tốt nhất
các mục tiêu của mình, chính vì thế mà hiện nay ngời ta có xu hớng đa hoạt
động kiểm soát vào gắn liền với từng khâu trong quá trình quản lý mà chúng ta
chỉ có thể đạt đợc điều đó thông qua hoạt động của bộ phận kiểm soát nội bộ.
Vì vậy, việc thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ đang ngày càng cần thiết đối với
các doanh nghiệp.
3.2. Quan hệ giữa kiểm soát và quá trình quản lý tổng thể
Nh chúng ta đã biết, chức năng kiểm soát bắt đầu bằng việc xác định các
mục tiêu và kết thúc khi đạt các mục tiêu đó. Với việc thực hiện công tác quản
lý hay nói cách khác là thực hiện các giai đoạn của quá trình quản lý thì chức
năng kiểm soát đó chủ yếu là xem xét tính hiệu quả của các hành động thực
hiện mà nhờ đó các chiến lợc đợc chuyển thành các hành động cụ thể để đạt đ-
ợc các mục tiêu và kết quả đã đặt ra. Điều đó cũng rất thiết thực để xem xét kỹ
hơn các chức năng của kiểm soát tơng quan nh thế nào với các giai đoạn chủ
yếu của quá trình quản lý là lập kế hoach, tổ chức thực hiện, cung cấp nguồn
lực và quản trị.
3.2.1. Quan hệ với lập kế hoạch:
Lập kế hoạch liên quan đến việc xác định các mục tiêu hoàn chỉnh cho
công ty cả trên góc độ tổng thể và từng bộ phận cấu thành tổ chức. Những mục
tiêu tổng thể và bộ phận cung cấp những luận điểm hỗ trợ cho các hoạt động
kiểm soát. Việc lập kế hoạch đầy đủ và toàn diện làm cơ sở cho chức năng kiểm
soát. chúng ta biết là quản lý thấy rõ nhu cầu phải lập kế hoạch tốt điều đó cũng
nhấn mạnh rằng đất kỳ ai quan tâm tới việc phát triển hoặc cải tiến hiệu quả
kiểm soát cần phải chú ý tới cả tính đầy đủ của việc lập kế hoạch và hiệu qủa
mà việc lập kế hoạch thực sự đem lại. Do đó mối quan tâm đầu tiên của chúng
ta là việc lập kế hoạch thật tốt cho toàn công ty.
3.2.2. Quan hệ với việc tổ chức:
Tổ chức là một khâu quan trọng trong quá trình quản lý, thông qua việc
tổ chức mà các công việc đợc giao, đợc uỷ quyền, đợc hạch toán. Với cách nhìn

nhận này tổ chức tạo lập tiến trình cho kiểm soát. hơn thế nữa, trách nhiệm
trong việc tổ chức của các cá nhân hay nhóm là xây dựng các mục tiêu và đo l-
ờng các kết quả của các hoạt động. điều này có nghĩa là nếu chúng ta muốn
kiểm soát có hiệu quả thì chúng ta phải quan tâm cải tiến kế hoạch tổ chức hoàn
hảo và những việc bố trí tổ chức theo kế hoạch đó.
3.2.3. Quan hệ với việc cung cấp các nguồn lực:
Các việc mua sắm, quản lý và sử dụng những nguồn lực đều có những
vấn đề cần thiết để kiểm soát. Đặc biệt là kiểm soát trong lĩnh vực cung cấp
nguồn lực con ngời, cũng nh toàn bộ quá trình quản lý, kiểm soát là một bộ
phận, là quá trình do con ngời làm, những con ngời đã đợc chọn lọc, huấn luyện
và quản lý. Hơn nữa ở đau có nhà quản lý giỏi thì ở đó chức năng kiểm soát
cũng đợc quản lý với một hình thức hiệu quả hơn. Vì vậy, kiểm soát tốt phải
bao gồm tất cả các mặt chủ yếu của chức năng quản lý đội ngũ và nhân sự
3.2.4. Quan hệ với việc điều hành:
Trong giai đoạn điều hành quản lý, các nhà quản lý phải ra chỉ thị, giám
sát nhân viên, phối hợp công việc và chỉ đạo. ở giai đoạn này các nhà quản lý
cũng điều hành hệ thống kiểm soát và có những hành động cần thiết khi việc
thực hiện kế hoạch quản lý có thay đổi. Cách thức điều hành trực tiếp này có thể
hỗ trợ hoạt động kiểm soát tuy nhiên đôi khi nó lại cản trở công việc kiểm soát.
Nh vậy, muốn kiểm soát tốt phải cộng tác tốt với những nhà quản lý có trách
nhiệm để công việc ở đây đảm bảo là hỗ trợ những nhu cầu kiểm soát.
3.3. Phạm vi quan tâm của hệ thống kiểm soát nội bộ
Nh đã trình bày ở phần trên, hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các
chính sách và thủ tục nhằm 4 mục tiêu: Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, bảo
đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện chế độ pháp lý và bảo
đảm hiệu quả của các hoạt động của đơn vị. Chính vì thế mà phạm vi quan tâm
của hệ thống kiểm soát nội bộ là tất cả các hoạt động ở các lĩnh vực của các cấp
khác nhau của đơn vị: Từ những hoạt động về tuyển dụng nguồn nhân lực, vật
lực đến những hoạt động liên quan đến việc áp dụng, điều khiển các nguồn lực
đó vào việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp; từ hoạt động của các nhà

quản lý cho đến các hoạt động của các nhân viên cấp dới. Tuy nhiên mức độ
quan tâm của ban lãnh đạo của đơn vị đối với các lĩnh vực khác nhau là khác
nhau và nó cũng quyết định đến kiểm soát hoạt động đó.
II. Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh
nghiệp
1. Khái quát về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp
1.1. Thiết kế và thực hiện kiểm soát
Để hiểu rõ về chức năng kiểm soát ngời ta có thể xe xét trên khía cạnh
thiết kế và thực hiện
Thiết kế trong chức năng kiểm soát đợc hiểu là thực hiện lựa chọn các
khía cạnh cụ thể cần đợc kiểm soát, xác định các khía cạnh đó đợc thực hiện tới
mức nào và tìm ra cách thực hiện nó. Những dự kiến này chủ yếu tập trung vào
những mặt cơ bản của nhu cầu quản lý: Một chuẩn mực nào đó đợc xác định,
một trình tự đo lờng kết quả đợc triển khai, một chơng trình lập ra cho việc
thẩm tra và hành động cần thiết. Tất cả những điều đó đều liên quan đến một sự
xem xét, cân nhắc giữa lợi ích có thể có với chi phí phải gánh chịu.
Phần thứ hai của hệ thống kiểm soát là thực hiện cụ thể tức là bố trí rõ hệ
thống và việc theo dõi hệ thống. ở đây chúng ta tập trung ngay vào công việc cụ
thể và những ngời liên quan. Cũng ở đây, ta cần tới kỹ năng quản trị và nhận
định để giải quyết những tình thế phát sinh ngoài dự kiến và về những vấn đề
không tránh đợc về con ngời
1.2. Sự cần thiết phải hoà nhập kiểm soát vào hoạt động quản lý
Một vấn đề liên quan chặt chẽ với dự kiến và thực hiện nói trên là phạm
vi mà các biện pháp kiểm soát có thể hoà nhập với các trình tự và hành động
quản lý bình thờng. điều mà chúng ta phải luôn tự nhủ rằng không coi những
biện pháp kiểm soát là những hoạt động phụ thêm và tách rời. Thay vào đó,
chúng ta tìm đợc mục đích kiểm soát của chúng ta thông qua quá trình hoạt
động bình thờng.
Sở dĩ chúng ta nên làm nh vậy là vì nếu làm nh vậy chúng ta sẽ tiết kiệm
đợc chi phí và loại trừ bớt bực tức cho những ngời trực tiếp hay gián tiếp bị

kiểm tra. Ví dụ nh nều chấp nhận đợc một bộ phận cụ thể từ một tổ của phân x-
ởng sản xuất có thể tự động xác định đợc liệu nó có phù hợp trong dây truyền
lớn hơn không mà không cần phải có một nhóm thanh tra trung gian nào nữa. t-
ơng tự nh vậy, chúng ta cứ xem việc xử lý kiểm soát nh là quan hệ quản lý bình
thờng chứ không phải là một vấn đề tách biệt. Các chuyên gia kiểm soát bao giờ
cũng có những thuận lợi nh vậy để thực hiện kiểm soát, coi kiểm soát nh một
hoạt động thông thờng.
1.3. Qui mô bảo vệ và xây dựng
Khi xem xét chức năng kiểm soát ngời ta còn xem xét qui mô bảo vệ và
xây dựng của chúng và cố gắng tối đa hoá qui mô đó. Một phạm vị khá lớn của
kiểm soát thực hiện là để phục vụ mục tiêu bảo vệ cho các nhà quản lý cấp cao
hơn và tránh những sai sót ở mức thấp hơn. Một số việc kiểm soát phải có một
trong những mục đích chính là đề phòng những loại hành động nào đó mà
chúng nhà quản lý cấp cao không muốn ví dụ nh là sử dụng sai một bất đông
sản của công ty hay những cam kết quá mức đợc phép hoặc lập sai một tờ khai
nào đó. Những việc kiểm soát là để bảo vệ vì quản lý cấp trên cũng muồn biết
những loại việc đang triển khai để họ có những hành động khắc phục hoặc sửa
chữa kịp thời.
Trong một số trờng hợp, kiểm soát chú trọng vào khả năng xây dựng, lúc
đó kiểm soát nh là một hoạt động hớng dẫn đối với lĩnh vực hoạt động của
chúng ta. Ví dụ một kiểm soát hình thức thử nghiệm sở thích của ngời tiêu dùng
có thể giúp chúng ta làm ra những loại sản phẩm mới hoặc trình bày những sản
phẩm hiện có theo kiểu dáng mới khác theo thị hiếu của ngời tiêu dùng. Cách
xây dựng này thực hiện đợc vì có phần chú trọng vào các mặt tích cực thờng có
của các hoạt động, mang tính chất bảo vệ ngay từ lúc đầu có thể minh hoạ bằng
việc thoả mãn ngời tiêu dùng và danh tiếng của công ty là kết quả của các biện
pháp thanh tra kiểu bảo vệ. điều đó cũng có thể đợc hiểu theo một hình thức
rộng hơn là nó sẽ khuyến khích tốt hơn những ngời bị kiểm soát. ví dụ kiểm
soát thực hiện lợi nhuận của một chi nhánh thay cho việc kiểm soát hoạt đông
chi tiết. Trong trờng hợp khác, tính chất xây dựng có thể thông qua sự hiểu biết

kỹ hơn và việc xử lý tế nhị của kiểm soát. Trong tất cả những tình huống đó,
mục tiêu của chuyên viên kiểm soát là đề cập đến những nhu cầu của bảo vệ ở
một hình thức mà tránh nhấn mạnh vào hớng đó, vào tiềm năng xây dựng đó.
1.4. Phân tích rủi ro đối với các mục tiêu bảo vệ
Nh đã phân tích ở trên, chúng ta thấy rõ việc đánh giá kiểm soát nội bộ
bao gồm hai mục tiêu là bảo vệ và xây dựng. Thực chất của lợi ích sóng đôi nh
vậy rất quan trọng đối với các nhà quản lý của doanh nghiệp, đối với các kiểm
toán viên nội bộ _ là ngời tìm cách phục vụ toàn bộ lợi ích quản lý. Ngoài ra,
việc đánh giá công việc kiểm soát còn phải đặt trong mối quan hệ với các mục
tiêu cải tiến rộng hơn là xây dựng, đó là loại đánh giá ở trình độ cao hơn và
công phu hơn nhất là khi các mục tiêu cải tiến bao hàm khả năng sinh lời của
tập đoàn đã đợc tăng. Nhng các mục tiêu bảo vệ căn bản là rất quan trọng và
cần đợc đề cập thích đáng. Nh thờng xảy ra, việc đánh giá của kiểm soát nội bộ
về các mục tiêu bảo vệ tự nó đặc biệt làm cho việc phân tích rủi ro có tổ chức và
khoa học hơn
Việc đánh giá rủi ro cho các mục tiêu bảo vệ trực tiếp xoáy vào:
Tính chất phạm vi và ảnh hởng của từng loại khiếm khuyết tiềm ẩn
Tính khả thi và chi phí của công việc kiểm soát thực tế
Loại đánh giá này tất nhiên phải làm riêng cho từng loại công ty và theo
các tình huống hoạt động khác nhau. Nhng khi đánh giá nh vậy nên xem cần
loại kiểm soát gì? phạm vi kiểm soát để có lợi cho kinh doanh. Nhng điều làm
phức tạp cho việc đánh giá sau là thờng có mâu thuẫn giữa việc làm giảm tốn
thất với nhu cầu rộng thêm của quản lý và các mục tiêu.
Tất cả diều đó có nghĩa là phân tích rủi ro tôt hay không về mặt quản lý
còn tuỳ thuộc vào phạm vi đợc thừa nhận và đánh giá của các mục tiêu quản lý
có liên quan
1.5. Vấn đề phản ứng của con ngời với kiểm soát
Con ngời liên quan đến quá trình kiểm soát và nó đòi hỏi con ngời phải
rất khéo léo khi giải quyết các mối quan hệ. Trong khi thực hiện, triển khai một
hệ thống kiểm soát có hiệu lực thì thấy có các vấn đề: Nguồn gốc chủ yếu của

các vấn đề là hầu hết ai cũng có bản năng hành động độc lập và tự do. Thực tế
cho thấy rằng con ngời phải làm gì đó khiến họ có khuynh hớng ác cảm với một
việc kiểm soát thậm chí phản đối. Mức độ chấp nhận đối với những việc kiểm
soát phần lớn tuỳ thuộc vào chính con ngời_ sự thông minh, có kinh nghiệm,
vốn văn hoá, tình cảm vững bền Nh ng chúng ta có thể nói rằng xu hớng
thông thờng là con ngời bực bội với kiểm soát và ít nhiều chống lại. điều đó phụ
thuộc nhiều vào cách thức kiểm soát đợc triển khai chúng diễn ra và đợc điều
khiển nh thế nào. Do đó, trong sự cố gắng của chúng ta làm công việc kiểm soát
có hiệu quả, chúng ta cần phải có sự hiểu biết về sự phản ứng bình thờng đó
của con ngời và làm mọi việc cần thiết có thể để tối thiểu hoá những phiền toái
Chúng ta có thể xử lý nh thế nào với những cản trở của con ngời với kiểm soát?
có những giải pháp sau để giải quyết những mâu thuẫn đó:
Tăng uy tín của toàn công ty
Cách trình bày
Tính hợp pháp của nguồn gốc
Sự tham gia
Cách điều hành
2. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ
Để đáp ứng nhu cầu quản lý cũng nh đảm bảo hiệu quả trong hoạt động
của các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm
soát nội bộ với bốn yếu tố chính: Môi trờng kiểm soát, hệ thống thông tin (hệ
thống kế toán), các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ
Để có thể hiểu rõ hệ thống kiểm soát nội bộ của tổng công ty nh thế nào
và hoạt động ra sao, trớc tiên chúng ta phải tìm hiểu về các yếu tố cơ bản của hệ
thống kiểm soát nội bộ
2.1. Môi trờng kiểm soát
Môi trờng kiểm soát là khái niệm bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong
và bên ngoài của đơn vị có tính môi trờng tác động đến việc thiết kế, hoạt động
và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ
Theo VSA 400 môi trờng kiểm soát là những nhận thức, quan điểm, sự

quan tâm và hành động của các thành viên hội đồng quản trị,ban giám đốc đối
với hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát trong đơn vị
Môi trờng kiểm soát có ảnh hởng đến hiệu quả của các thủ tục kiểm soát
trong doanh nghiệp. Môi trờng kiểm soát mạnh sẽ hỗ trợ đáng kể cho các thủ
tục kiểm soát cụ thể ngợc lại môi trờng kiểm soát mà yếu thì các thủ tục kiểm
soát cũng khó có thể phát huy hiệu quả đợc
Các nhân tố thuộc môi trờng kiểm soát nói chung chủ yếu liên quan đến
quan điểm thái độ và nhận thức cũng nh hành động của các nhà quản lý trong
doanh nghiệp. trên thực tế tính hiệu quả của các hoạt động kiểm tra kiểm soát
trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại
doanh nghiệp đó. Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra kiểm soát là
quan trọng và không thể thiếu đợc đối với mọi hoạt động của đơn vị thì mọi
thành viên trong đơn vị đó sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra
kiểm soát và tuân thủ mọi qui đinh cũng nh chế độ đề ra. Ngợc lại, nếu hoạt
động kiểm tra kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các qui
chế về hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ đợc vận hành một cách có hiệu quả bởi các
thành viên của đơn vị.
Các nhân tố thuộc môi trờng kiểm soát bao gồm:
2.1.1. Các đặc thù về quản lý:
Nói đến các đặc thù về quản lý tức là đề cập tới các quan điểm khác nhau
trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan điểm đó
sẽ ảnh hởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các qui định và cách thức tổ chức
kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp. bởi vì chính các nhà quản lý và đặc biệt
là các nhà quản lý cao cấp nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ
tục kiểm soát sẽ áp dụng tại các doanh nghiệp
2.1.2. Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức là cách thức tổ chức quản lý trong doanh nghiệp hay có
thể hiểu cơ cấu tổ chức là cách phân quyền trong bộ máy quản lý
Cơ cẩu tổ chức đợc xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo
ra môi trờng kiểm soát tốt. Cơ cẩu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên

suốt từ trên xuống dới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết
định đó cũng nh kiểm tra, giám sát việc thực hiên các quyết định đó trong toàn
doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả
các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh
nghiệp
Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên
toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng
chéo hoặc bỏ trống: tức là phải thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức
năng, bảo đảm sự độc lập tơng đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra,
kiểm soát lẫn nhau trong các bớc thực hiên công việc
2.1.3. Chính sách nhân sự
Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên
và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trờng kiểm soát cũng nh là chủ thể
trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. nếu
nhân viên có năng lực và tin cậy thì nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần
thực hiện mà vẫn đảm bảo đợc các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Bên
cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục
kiểm soát chặt chẽ nhng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc thì
hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu qủa.
Tóm lại, với những lý do nêu trên, các nhà quản lý doanh nghiệp cần có
những chính sách cụ thể và sự rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, xắp xếp. đề bạt
khen thởng, kỷ luật nhân viên. việc đào tạo bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải
phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất địo đức, đồng thời phải mang
tính kế tục và liên tiếp
2.1.4. Công tác kế hoạch:
Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ,
thu chi quĩ, kế hoạch hay dự toán đầu t, sửa chữa tài sản cố định đặc biệt là kế
hoạch tài chính gồm những ớc tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt
động và sự luân chuyển tiền trong tơng lai, là những nhân tố quan trọng trong
môi trờng kiểm soát. nếu việc lập và thực hiện kế hoach đợc tiến hành khoa học

và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạchvà dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm
soát rất hữu hiệu. Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thờng quan tâm, xem xét
tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hởng đến kế hoach đã
lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thờng và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp
thời
2.1.5. Uỷ ban kiểm soát
Uỷ ban kiểm soát bao gồm những ngời trong bộ máy lãnh đạo cao nhất
của đơn vị nh thành viên của hội đồng quản trị nhng không kiêm nhiệm các
chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát
Uỷ ban kiểm soát đặt ra để thực hiện những nhiệm vụ: giám sát sự chấp
hành luật pháp của công ty, kiểm tra giám sát công việc của kiểm toán viên nội
bộ, giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính, dung hoà các bất đồng nếu có giữa
ban giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài
2.1.6. Môi trờng bên ngoài:
Môi trờng kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các
nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà
quản lý nhng có ảnh hởng rất lớn đến thái độ và phong cách điều hành của cac
nhà quản lý cũng nh sự thiết kế và vận hành các qui chế và thủ tục kiểm soát
nội bộ.
Nhóm các nhân tố bên ngoài bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan
chức năng nhà nớc, ảnh hởng của cac đối tác làm ăn, môi trờng pháp lý, đờng
lối phát triển đất nớc
Nh vậy môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố có ảnh hởng
đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ
doanh nghiệp trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động
kiểm tra, kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp
2.2. Hệ thống kế toán
Hệ thống thông tin chủ yếu của doanh nghiệp là hệ thống kế toán. hệ
thống kế toán chủ yếu của doanh nghiệp bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ
thống sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp

cân đối kế toán
Trong đó quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng
trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp
Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu
thập, phân loại ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó,
thoả mãn các chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt đông kế toán. Một hệ
thống kế toán hoạt động hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết:
Tính có thật Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp
vụ không có thật vào sổ sách của đơn vị mà ngợc lại mọi
nghiệp vụ đã đợc ghi chép vào sổ sách kế toán của đơn vị
đều phải đảm bảo là đã xảy ra
Sự phê chuẩn Đảm bảo mọi nghiệp vụ xảy ra đều đợc phê chuẩn hợp
lý, đúng qui cách đúng thẩm quyền
Tính đầy đủ Đảm bảo việc phản ánh trọn vẹn (đầy đủ) các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh tức là các nghiệp vụ kinh tế nếu đã phát
sinh thì đều đợc ghi sổ.
Sự đánh giá Đảm bảo không có sai phạm gì trong việc tính toán các
khoản giá và phí.
Sự phân loại Đảm bảo các nghiệp vụ đợc ghi chép đúng theo sơ đồ tài
khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán.
Tính đúng kỳ Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh đợc thực
hiện kịp thời theo quy định.
Quá trình
chuyển sổ và
tổng hợp chính
xác
Số liệu kế toán đợc ghi vào sổ phải đợc tổng cộng và
chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các báo cáo
tài chính của doanh nghiệp
2.3. Các thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát là các qui chế và các thủ tục do nhà quản lý thiết lập
và thực hiện nhằm đạt đợc các mục tiêu quản lý cụ thể
Theo VSA 400 thủ tục kiểm soát là các qui chế và thủ tục do ban lãnh
đạo của đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt đợc các mục
tiêu quản lý cụ thể
Các thủ tục kiểm soát chủ yếu trong doanh nghiệp bao gồm:
Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị
Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán
Kiểm tra chơng trính ứng dụng và môi trờng tin học
Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết
Kiểm tra phê duyệt các tài liệu kế toán
Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài
So sánh đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài
So sánh đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán
Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán
Phân tích so sánh số liệu thực tế với số liệu dự toán, số liệu kế hoạch đã lập
Các thủ tục kiểm soát đợc thiết lập trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắc
cơ bản: Phân công phân nhiệm rõ ràng, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên
tắc uỷ quyền phê chuẩn và ngoài ra còn một số nguyên tắc khác nữa. Cụ thể về
vấn đề này sẽ đợc xem xét rõ hơn ở phần sau
2.4 Kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là một chức năng thẩm định độc lập đợc thiết lập bên
trong một tổ chức để xem xét và đánh giá các hoạt động của tổ chức đó với t
cách là một sự trợ giúp đối với tổ chức đó.
Bộ phận kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập đợc thiết lập trong đơn
vị để tiến hành kiểm tra và đánh giá các hoạt động trong đơn vị phục vụ yêu cầu
quản trị nội bộ trong doanh nghiệp hay có thể nói kiểm toán nội bộ là một loại
hình kiểm soát có tổ chức mà chức năng là đo lờng và đánh giá hiệu quả của
những kiểm soát khác
Bộ phận kiểm toán nội bộ là một nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát

nội bộ. Nó cung cấp một sự quan sát, đánh giá thờng xuyên về toàn bộ hoạt
động của doanh nghiệp bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành
chính sách và thủ tục kiểm soát. bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho
doanh nghiệp có những thông tin kịp thời, sát thực về mọi hoạt động của doanh
nghiệp, về chất lợng của hoạt động kiểm soát nhằm điều chỉnh và bổ xung các
qui chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ
chỉ phát huy tác dụng nếu:
Về tổ chức:
Bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới
hạn phạm vi hoạt động của nó đồng thời phải đợc giao một quyền hạn tơng đối
rộng rãi và hoạt động tơng đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt
động đợc kiểm tra
Về nhân sự:
Bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có năng lực
chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các qui định hiện hành
Kiểm toán nội bộ đợc thiết lập trong doanh nghiệp với nhiệm vụ đầu tiên
là đáp ứng những nhu cầu nghiệp vụ rất cơ bản và đợc xác định rõ ràng. Mối
quan tâm đặc biệt từ đầu của quản lý là liệu tài sản của đơn vị có đợc bảo vệ tốt
không, các qui tắc, qui phạm của công ty có đợc tuân thủ không và sổ sách tài
chính có đợc ghi chép đầy đủ không. điều rất quan trọng nữa là phát hiện gian
lận và giữ gìn mọi thứ nguyên vẹn Tóm lại có thể nói rằng bộ phận kiểm toán
nội bộ đợc thiết lập trong đơn vị nhằm tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá
các hoạt đông phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ của đơn vị
3. Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
Để thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp tức là
chúng ta phải thiết lập từng các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ có
nghĩa là chúng ta phải thiết lập các yếu tố: Môi trờng kiểm soát, hệ thống kế
toán, các thủ tục kiểm soát và bộ phận kiểm toán nội bộ
3.1. Thiết lập môi trờng kiểm soát
Nh đã trình bày ở phần trên, môi trờng kiểm soát bao gồm các nhân tố

bên trong và nhân tố bên ngoài. Để có thể thiết lập đợc một hệ thống kiểm soát
nội bộ hoạt động có hiệu quả thì điều đầu tiên chúng ta phải thiết lập đợc một
môi trờng kiểm soát tốt
Trớc tiên chúng ta quan tâm đến các nhân tố thuộc bên trong của môi tr-
ờng kiểm soát tức là các yếu tố liên quan đến đặc điểm quản lý, cơ cấu tổ chức,
chính sách nhân sự, công tác kế hoạch Những yếu tố này đ ợc thiết lập hoàn
toàn nằm trong sự kiểm soát của doanh nghiệp, của các nhà quản lý doanh
nghiệp
3.1.1. Thiết lập cách thức quản lý của doanh nghiệp:
Doanh nghiệp phải thiết lập một cách thức quản lý của riêng mình, xác
định riêng cho mình một mô hình quản lý, một cách thức quản lý phù hợp với
đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh, phù hợp với lĩnh vực hoạt động
của doanh nghiệp
3.1.2. Thiết lập cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức cũng là một nhân tố quan trọng góp phần tạo ra môi trờng
kiểm soát tốt. Để tạo ra đợc một môi trờng kiểm soát tốt khi thiết lập cơ cấu tổ
chức phải chú ý đến những nguyên tắc sau:
Thiết lập đợc sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ các lĩnh vực hoạt
động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng
chéo giữa các bộ phận
Thực hiên phân chia tách bạch giữa các chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi
chép sổ sách và bảo quản tài sản
Đảm bảo đợc sự độc lập tơng đối giữa các bộ phận nhằm đạt đợc hiệu quả
cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng
Nh vậy là doanh nghiệp phải bố trí, xắp xếp, tổ chức phân quyền trong bộ
máy hoạt động nh thế nào để thuận tiện cho các hoạt đông của mình nhất mà
không bị gò bó trong một khuôn mẫu của bất kỳ một mô hình nào cả.
Các mô hình quản lý có thể áp dụng thờng là mô hình quản lý tập trung ,
mô hình quản lý phân tán hay là mô hình quản lý nửa tập trung nửa phân tán.
Nhng áp dụng một mô hình nào đó vào doanh nghiệp để phù hợp là quan trọng

nhng cái quan trọng hơn cả đó là nhà quản lý của doanh nghiệp đó phải biết lựa
chọn, bố trí, xắp xếp nh thế nào đó mà phù hợp với các đặc điểm hoạt động của
doanh nghiệp mình và phải luôn có sự biến đổi phù hợp với điều kiện thời đại
mới
Để thiết lập đợc một mô hình hoàn toàn phù hợp với doanh nghiệp không
phải là chuyên dễ vì vậy các nhà quản lý doanh nghiệp phải không ngừng học
hỏi, trau dồi kiến thức để tìm ra đợc cái đúng, cái hay trong thời đại mới mà áp
dụng
3.1.3. Xây dựng chính sách nhân sự:
Chất lợng của đội ngũ nhân viên luôn là nhân tố ảnh hởng lớn nhất tới chất
lợng của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp. Trong bất cứ hoạt động nào
của Xã Hội cũng vậy nhân tố con ngơì luôn là vấn đề cần thiết và bức xúc của
các doanh nghiệp nói riêng và của toàn Xã Hội nói chung
Trong việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp thì con
ngời cũng là nhân tố trung tâm, là chủ thể trực tiếp thực hiện hành vi kiểm soát,
thực hiện các thủ tục kiểm soát nên chất lợng hoạt đông của hệ thống kiểm soát
nội bộ phụ thuộc hoàn toàn vào chất lợng của nhân viên kiểm soát bởi vì ngay
cả khi doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các thủ tục, chính sách kiểm soát
chặt chẽ nhng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu
trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát
huy hiệu quả. Vì vậy, đào tạo con ngời luôn đợc các doanh nghiệp quan tâm và
các doanh nghiệp phải thờng xuyên có những chính sách cụ thể và rõ ràng về
tuyển dụng, đào tạo, xắp xếp, đề bạt, khen thởng, kỷ luật nhân viên. việc đào
tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và
phẩm chất đạo đức đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp.
Bên cạnh đó thì việc đào tạo nâng cao chất lợng hoạt đông của đội ngũ
nhân viên kiểm soát cũng cần phải đợc quan tâm và luôn thực hiện
3.1.4. Thiết kế công tác kế hoạch:
Doanh nghiệp nên tổ chức công tác kế hoạch trong các hoạt đông của mình
từ hoạt động sản xuất kinh doanh cho đến các kế hoạch về thu chi quĩ, kế hoạch

sửa chữa lớn tài sản cố định .
Thực tế cho thấy có kế hoạch hoá mọi công việc thì chúng ta mới thực hiên
các hoạt đông có hiệu qủa đợc và chúng ta mới có thể dễ dàng đánh giá các
hoạt động của mình. Tuy nhiên, khi thực hiên các kế hoach đặt ra thì chúng ra
không nên quá cứng nhắc, gò bó theo kế hoạch mà chỉ nên xem kế hoạch đó
nh một định hớng cho hoạt đông của mình mà thôi
3.1.5. Thiết lập uỷ ban kiểm soát
Uỷ ban kiểm soát là bộ phận không thể thiếu đợc nếu chúng ta thiết lập
một hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Uỷ ban kiểm soát đợc thành
lập bao gồm những ngời trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp nh
thành viên của hội đồng quản trị nhng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý
và những chuyên gia am hiểu về kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát đợc thiết lập để
làm các nghiệp vụ:
Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty
Kiểm tra và giám sát công việc của Kiểm toán viên nội bộ
Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính
Dung hoà những bất đồng nếu có giữa ban giám đốc với các Kiểm
toán viên bên ngoài
Trên đây là phần trình bày về các yếu tố bên trong thuộc môi trờng kiểm
soát của doanh nghiệp. Bên cạnh đó còn có những yếu tố thuộc môi trờng bên
ngoài nh sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nớc, ảnh hởng của đ-
ờng lối phát triển của đất nớc . Những yếu tố này doanh nghiệp không thể làm
thay đổi chúng đợc nhng lại chịu ảnh hởng rất lớn của chúng. đối với những
nhân tố này thì doanh nghiệp phải tự điều chỉnh mình để phù hợp với các chính
sách của Nhà nớc.
3.2. Thiết lập hệ thống kế toán
Hệ thống kế toán trong một doanh nghiệp bao gồm hệ thống chứng từ kế
toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán. Vì
vậy thiết lập hệ thống kế toán tức là phải thiết lập các yếu tố cơ bản của hệ
thống kế toán

3.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán là phơng tiện để ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh liên quan đến các nội dung nghiệp vụ kinh tế
Hệ thống chứng từ kế toán qui định trong chế độ kế toán hiện hành bao
gồm hai hệ thống:
+ Hệ thống chứng từ bắt buộc
+ Hệ thống chứng từ hớng dẫn
( Bao gồm 6 loại: chứng từ lao động tiền lơng, chứng từ hàng tồn kho,
chứng từ bán hang, chứng từ tiền tệ, chứng từ tài sản cố định, chứng từ sản
xuất )
trên cơ sở hệ thống chứng từ kế toán(Cả bắt buộc và hớng dẫn) các doanh
nghiệp phải tổ chức xử lý và xây dựng trình tự luân chuyển chứng từ bảo đảm
việc ghi chép kịp thời, tránh chồng chéo, trùng lắp và thuận tiện cho việc kiểm
tra, đối chiếu, bảo quản lu trữ các chứng từ
3.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:
Tài khoản kế toán đợc sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế _ tài
chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng nội
dung kinh tế và mối quan hệ khách quan giữa các đối tợng kế toán
Hiện nay, Bộ tài chính có các hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các
doanh nghiệp khác nhau:
Hệ thống tài khoản kế toán dùng cho các doanh nghiệp nói chung
(Quyết định 1141/1995/QĐ/BTC)
Hệ thống tài khoản áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ
(Quyết định 1177/1998/QĐ/BTC)
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp xây lắp
(Quyết đinh 1864/1998/QĐ/BTC)
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị chủ đầu t
(Quyết định 214/2000/QĐ/BTC)
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự
nghiệp

(Quyết định 999/1998/QĐ/BTC)
Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của đơn vị mình mà doanh nghiệp lựa chọn
hệ thống tài khoản kế toán phù hợp. Tất nhiên khi xử lý các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh phải định khoản phù hợp với bản chất, kết cấu tài của tài khoản đó và
quan hệ đối ứng cũng phải phù hợp
3.2.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán:
Sổ kế toán dùng để hệ thống hoá ghi chép các số liệu các chứng từ theo
một trình tự, phơng pháp ghi chép nhất định
Bộ tài chính cũng có qui định các mẫu sổ kế toán sẵn có nên các doanh
nghiệp chỉ cần căn cứ vào đặc điểm tình hình cụ thể của doanh nghiệp mình mà
lựa chọn các hình thức ghi sổ kế toán cho phù hợp. Hệ thống sổ kế toán nói
chung bao gồm hệ thống sổ kế toán tổng hợp và hệ thống sổ kế toán chi tiết
Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng phải xác định hình thức tổ chức sổ kế
toán cho phù hợp với doanh nghiệp mình để có thể thực hiện ghi sổ một cách có
hiệu quả nhất
Hiện tại có 4 hình thức ghi sổ phổ biến là:
Nhật ký chung
Nhật ký chứng từ
Chứng từ ghi sổ
Nhật ký sổ cái
3.2.4. Tổ chức hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán:
Hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán là một bộ phận cẩu thành trong
chế độ kế toán doanh nghiệp. Nhà nớc có qui định thống nhất về nội dung, ph-
ơng pháp thời gian lập và gửi đối với những báo cáo kế toán định kỳ (bắt buộc)
đó là những báo cáo tài chính.
Các báo cáo tài chính phản ánh một cách tổng quát về tình hình tài sản,
nguồn hình thành tài sản, tình hình kết quả sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp và một số tình hình khác cần thiết cho các đối tợng quan tâm, sử dụng
thông tin kế toán với những mục đích khác nhau để ra đợc các quyết định phù
hợp

Hệ thống các báo cáo tài chính qui định cho các doanh nghiệp phải lập
hiện nay thực hiện theo quyết định 167_qui định về chế độ báo cáo tài chính
trong doanh nghiệp và bao gồm:
Bảng cân đối kế toán
Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Báo cáo lu chuyển tiền tệ
Thuyết minh báo cáo tài chính
Ngoài các báo cáo tài chính bắt buộc phải lập nh trên thì trong doanh
nghiệp còn phải lập một số các báo cáo kế toán khác liên quan đến tình hính
quản lý, sử dụng tài sản, tình hính chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, các
báo cáo nhanh phục vụ thiết thực cho nhu cầu quản trị nội bộ doanh nghiệp_ đó
là hệ thống các báo cáo quản trị
Trớc yêu cầu của công tác quản lý trong nền kinh tế thị trờng, công việc
của những ngời làm công tác kế toán doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc
phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu các chứng từ kế toán vào sổ kế toán chi
và trình bày các thông tin trên các báo cáo kế toán mà đòi hỏi phải biết phân
tích các báo cáo kế toán. Thông qua việc phân tích các báo cáo kế toán để có
những kiến nghị, đề xuất cho lãnh đạo doanh nghiệp đa ra các giải pháp hữu
hiệu, các quyết định thích hợp cho việc điều hành, quản lý và định hớng phát
triển của doanh nghiệp trong thời gian trớc mắt cũng nh chiến lợc phát triển lâu
dài.
Tóm lại : Việc xây dựng hoàn thiện hệ thống kế toán trong các doanh
nghiệp góp phần nâng cao chất lợng hoạt động cuả hệ thống kiểm soát nội bộ.
Để nâng cao chất lợng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ
thống kế toán nói riêng thì các doanh nghiệp phải thực hiện đúng những yêu