Tuyển chọn nhân sự qua hình thức phỏng vấn

Nhóm Money- 53TP2 Quản trị sản xuất và marketing
Mục Lục
GVGD: Ths. Phan Thị Xuân Hương 1
Nhóm Money- 53TP2 Quản trị sản xuất và marketing
Nhóm Money
Lớp 53TP2
Danh sách thành viên:
STT Tên thành viên Mã số sinh viên
1 Nguyễn Thị Hiền (Nhóm trưởng) 53130516
2 Bùi Thị Mỹ Xuyên 53132093
3 Võ Thị Đậu 53130043
4 Đinh Thị Thảo 53131533
5 Hoàng Thị Yến 53132109
6 Nguyễn Văn Trường 53131860
Chủ đề: Tuyển chọn nhân sự qua hình thức
phỏng vấn.
I. Khái niệm, nguyên tắc tuyển chọn nhân sự:
1. Khái niệm:
-Tuyển chọn nhân sự là việc tìm một người phù hợp về năng lực và trình độ để
giao phó cho một chức vụ, một công việc đang trống.
2. Các nguyên tắc tuyển chọn nhân sự:
GVGD: Ths. Phan Thị Xuân Hương 2
Nhóm Money- 53TP2 Quản trị sản xuất và marketing
- Phải xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch về nguồn nhân lực.
- Dựa vào khối lượng và yêu cầu công việc để sử dụng tối đa năng lực của người
lao động.
-Tuyển những người có năng lực, kỷ luật, trung thực và gắn bó với doanh nghiệp
( trung thành với doanh nghiệp).
II. Quy trình tuyển chọn nhân sự:
Bước 1: Tiếp nhận và phân loại hồ sơ.
GVGD: Ths. Phan Thị Xuân Hương 3

Tiếp nhận, phân loại hồ sơ
Phỏng vấn sơ bộ
Trắc nghiệm
Phỏng vấn sâu
Xác minh điều tra
Kiểm tra sức khỏe
Ra quyết định tuyển chọn
Hướng dẫn hội nhập
Nhóm Money- 53TP2 Quản trị sản xuất và marketing
- Mục đích: Loại bỏ các ứng viên không đáp ứng các yêu cầu cơ bản nhất của
công việc.
- Các hồ sơ sẽ được xem xét nhiều khía cạnh như: các văn bằng, tính hợp lệ của
văn bằng, tính rõ ràng của lý lịch, chữ viết, văn phong, …
Tất cả mọi hồ sơ xin việc phải ghi vào sổ xin việc, có phân loại chi tiết để tiện cho
việc sử dụng sau này. Người xin tuyển dụng phải nộp cho xí nghiệp, cơ quan
những giấy tờ sau đây theo mẫu thống nhất của Nhà nước:
a) Đơn xin tuyển dụng;
b) Bản khai lý lịch có chứng thực của Uỷ ban nhân dân phường, xã hoặc thị trấn;
c) Giấy chừng nhận sức khỏe do y, bác sỹ của cơ quan y tế có thẩm quyền cấp;
d) Giấy chứng nhận trình độ chuyên môn, nghiệp vụ lỹ thuật;
Nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại các thông tin chủ yếu về ứng viên, bao gồm:
- Học vấn, kinh nghiệm, các quá trình công tác.
- Khả năng tri thức.
- Sức khỏe.
- Mức độ lành nghề, sự khéo léo về tay chân.
- Tính tình, đạo đức, tình cảm, nguyện vong.
Hồ sơ được phân thành 3 loại:
- Hồ sơ loại bỏ ngay.
- Hồ sơ còn nghi ngờ.
- Hồ sơ tạm chấp nhận.

Bước 2: Phỏng vấn sơ bộ:
- Mục đích:
+ Yêu cầu ứng viên điền những dữ liệu còn thiếu vào hồ sơ.
+ Cung cấp một số thông tin cơ bản cho ứng viên.
+ Cung cấp thông tin liên quan đến công việc, điều kiện làm việc để ứng viên tự
đánh giá khả năng, hoàn cảnh của mình nhằm xác định thêm quyết tâm xin việc
hay tự rút lui nếu không phù hợp.
GVGD: Ths. Phan Thị Xuân Hương 4
Nhóm Money- 53TP2 Quản trị sản xuất và marketing
+ Tìm hiểu những thông tin cơ bản về ứng viên để đánh giá những tiềm năng của
ứng viên
+ Gặp gỡ trực tiếp nhằm đánh giá hình dáng tướng mạo ứng viên
- Phỏng vấn sơ bộ thường chỉ kéo dài 5-10 phút, được sử dụng nhằm loại bỏ ngay
những ứng viên không đạt tiêu chuẩn hoặc yếu kém rõ rệt hơn những ứng viên
khác mà khi nghiên cứu hồ sơ chưa phát hiện ra
Bước 3: Trắc nghiệm:
- Kiến thức tổng hợp.
- IQ: Loại trắc nghiệm này được sử dụng để đánh giá ứng viên về các kiến thức
hiểu biết chung, về khả năng làm việc, lao động trí óc, về khả năng tiếp thu, học
hỏi các vấn đề mới. Trắc nghiệm về tri thức hiểu biết bao gồm các bài trắc nghiệm
tìm hiểu về trí thông minh và các khả năng hiểu biết đặc biệt khác của ứng viên.
- Năng lực chuyên môn: Đánh giá khả năng ứng viên có thể học hỏi , tiếp thu các
kỹ năng nghề nghiệp, còn kiểm tra trắc nghiệm thành tích mức độ hiểu biết và kỹ
năng thực nghề nghiệp mà các ứng viên đã nắm được
- Năng khiếu: Đánh giá sự khéo léo của ứng viên được thể hiện qua các bài tập tìm
hiểu về sựu khéo léo của bàn tay, sự thuần thục và mềm mại của các chuyển động,
sự phối hợp thực hiện các bộ phận trên cơ thể…
- Tâm lý, tính cách: Ngoài trí thông minh, khéo léo và thể lực tốt còn có nhiều yếu
tố khác tác động mạnh mẽ đến khả năng thành công của một nhân viên như: ý chí,
sở thích, nguyện vọng, động lực cá nhân… thường được đánh giá thông qua trắc

nghiệm tâm lý.
Bước 4: Phỏng vấn sâu ( phỏng vấn tuyển chọn).
- Mục tiêu: nhằm tìm kiếm những gì mà ứng viên có thể làm trong hiện tại và có
thể làm trong tương lai.
GVGD: Ths. Phan Thị Xuân Hương 5
Nhóm Money- 53TP2 Quản trị sản xuất và marketing
Phỏng vấn được sử dụng để tìm hiểu đánh giá ứng viên về nhiều phương diện như
kinh nghiệm trình độ, đặc điểm cá nhân như tính cách, khí chất, khả năng hòa đồng
và những phẩm chất cá nhân thích hợp cho tổ chức.
- Phỏng vấn theo dạng câu hỏi:
+ Không có chuẩn bị trước.
+ Phỏng vấn theo mẫu.
+ Phỏng vấn chuẩn bị một phần.
+ Giải quyết vấn đề ( phỏng vấn tình huống)
+ Tình huống căng thẳng.
- Xét về góc dộ cách thức tổ chức:
+ Phỏng vấn hội đồng.
+ Phỏng vấn nhóm.
- Các bước phỏng vấn sâu:
+ Lên kế hoạch phỏng vấn
+ Thiết lập quan hệ với ứng viên
+ Đặt câu hỏi
+ Chấm dứt phỏng vấn
+ Xem xét lại phỏng vấn
Bước 5: Xác minh điều tra.
- Xác minh năng lực, lòng trung thành, trình độ, lý lịch cá nhận của ứng viên.
Thông qua việc tiếp xúc với công ty cũ của ứng viên (nếu có), địa phương, trường
học.
GVGD: Ths. Phan Thị Xuân Hương 6
Nhóm Money- 53TP2 Quản trị sản xuất và marketing

- Thông báo cho ứng viên trúng tuyển.
Bước 6: Kiểm tra sức khỏe.
-Mục đích: Nhằm cung cấp các tiêu chuẩn về thể lực cho các yêu cầu vị trí công
việc cụ thể.
Dù có đáp ứng đầy đủ về trình độ học vấn, hiểu biết, thông minh, tư cách tốt,
nhưng nếu sức khỏe không đảm bảo cũng không nên tuyển dụng.
Bước 7: Ra quyết định tuyển chọn.
- Đây là bước quan trọng nhất quyết định tuyển chọn hoặc loại bỏ ứng viên. Để nâng
cao mức độ chính xác nhà tuyển dụng cần xem xét một cách hệ thống đầy đủ các
thông tin về ứng viên.
- Tất cả các điểm đnáh giá về ứng viên trong quá trình tuyển chọn như điểm kiểm
tra, trắc nghiệm, điểm phỏng vấn, người giới thiệu … sẽ được tổng hợp lại, ứng
viên đạt số điểm cao nhất sẽ được tuyển chọn
Bước 8. Hướng dẫn hội nhập.
-Mục đích:
+ Nhân viên mới nhanh chóng hội nhập.
+ Cảm thấy được chào đón và đánh giá cao.
+ Hiểu rõ về doanh nghiệp.
+ Tham gia các hoạt động của doanh nghiêp một cách nhanh chóng.
+ Hiểu rõ hơn về công việc và kỳ vọng của doanh nghiệp đối với họ.
-Thực hiện:
+ Giới thiệu nhân viên mới và các thành viên cũ trong công ty.
+ Hướng dẫn công việc, nhiệm vụ cần thực hiện.
+ Thực hiện thử việc dựa theo bảng đánh giá.
GVGD: Ths. Phan Thị Xuân Hương 7
Nhóm Money- 53TP2 Quản trị sản xuất và marketing
+ Quyết định tuyển dụng chính thức và ký hợp đồng dài hạn.
III. Phỏng vấn tuyển dụng.
1. Các nguyên tắc khi phỏng vấn.
1. Trước khi phỏng vấn cần xem xét lại bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn

công việc, hồ sơ của ứng viên, Các điểm trắc nghiệm, các thông tin về ứng viên,
kiểm trả lại mục đích của từng cuộc phỏng vấn và xác định các câu hỏi cần thực
hiên.
2. Tạo nên và duy trì quan hệ tốt với ứng viên bằng cách chào hỏi vui vẻ, bày tỏ
sự quan tâm chân thành đến ứng viên để cho ứng viên được tự nhiên. Tôn trọng
nhân cách, quyền lợi của người bị phỏng vấn, tránh thái độ ban ơn, ông chủ.
Phỏng vấn viên cần có tính hài hước, khả năng suy đoán, khách quan và không
nên có quan điểm thái quá về các vấn đề.
3. Lắng nghe chăm chú, cố gắng hiểu người bị phỏng vấn nói gì, tránh cãi lý,
không bị lôi cuốn vào các câu chuyện gẫu và khuyến khích người bị phỏng vấn
nói nhiều.
4. Quan tâm đến sự thay đổi động thái, cử chỉ, hành động của ứng viên để hiểu
được về quan điểm, tình cảm của ứng viên. Nên quan sát xem người bị phỏng
vấn có các cử động tiêu biểu gì kiểu múa tay, kiểu run rẩy, kiểu rung đùi, gãi tai
hay có phản ứng hoặc sự thay đổi nào của nét mặt khi đề cập đến các vấn đề
phức tạp trong công việc.
5.Trả lời thẳng thắn các câu hỏi của ứng viên, chân thành cung cấp các thông
tin cần thiết cho ứng viên, tuy nhiên, không nên tiết nộ quan điểm riêng của
phỏng vấn viên trước khi cần phải tiết nộ và không nên biểu nộ sự hài lòng hay
khó chịu khi ứng viên trả lời đúng hay sai.
6.sử dụng các câu hỏi có hiệu quả, tỏ ra bình tĩnh, nhẹ nhàng, nói dễ hiểu rõ
ràng, dễ nghe tránh lối nói chữ, không đặt những câu hỏi để cho người bị phỏng
vấn chỉ trả lời “có” hoặc “không”. Phỏng vấn viên nên tỏ ra bình tĩnh, nhẹ
nhàng khi đặt câu hỏi không nên nói quá to, cũng không nên nói quá nhỏ khiến
ứng viên phỏng lo lắng hoặc không hiểu phỏng vấn viên định nói gì.
7.Ghi chép cẩn thận trong quá trình phỏng vấn, cần ghi lại những dữ liệu thông
tin thực tế, các đánh giá suy luận của phỏng vấn viên. Tuy nhiên nên lưu ý phân
GVGD: Ths. Phan Thị Xuân Hương 8
Nhóm Money- 53TP2 Quản trị sản xuất và marketing
biệt để riêng các yếu tố, sự kiện với các suy luận, đánh giá của phỏng vấn viên

và nên có sự so sánh về đánh giá của các phỏng vấn viên khác.
8.Cố gắng tránh các thiên kiến, định kiến về tuổi đời, giới tính, dung mạo của
ứng viên.
9.Luôn kiểm soát được nội dung và toàn bộ quá trình phỏng vấn, cho phép ứng
viênđược đặt câu hỏi để tìm hiểu thêm về doanh nghiệp và công việc nhưng
phỏng vấn viên cần chủ động được tình huống để đạt được mục đích của phỏng
vấn tránh tình trạng để ứng viên nói dông dài về những vấn đề không quan
trọng.
10.Tập trung đánh giá những nét chính của ứng viên như khả năng hòa hợp với
mọi người, động cơ làm việc, kinh nghiệm thực tế, mức độ hiểu biết công việc.
không vội vã, bình tĩnh xem xét kỹ lưỡng các thông tin trước khi ra quyết định.
Nên có các chương trình huấn luyện về phỏng vấn định kỳ đối với các quản trị
gia thường xuyên thực hiện công tác phỏng vấn.
2. Các hình thức phỏng vấn.
2.1. Phỏng vấn qua điện thọai
Hiện nay phỏng vấn qua điện thoại là cách phổ biến nhằm sàng lọc các ứng
viên trước cuộc phỏng vấn đầu tiên. Cuộc phỏng vấn này có thể hẹn trước hoặc
không. Nếu ở thời điểm đó không thuận tiện bạn có thể cho người ta biết và sắp
xếp một cuộc hẹn vào lúc khác. Trong lúc phỏng vấn qua điện thoại bạn có thể bị
out ngay nếu trả lời ấp úng hay không khớp với CV mà bạn đã gửi. Nếu bạn có
chất giọng hay hoặc phản xạ nhanh trong cách trả lời sẽ dễ dàng ghi điểm đối với
nhà tuyển dụng. Nếu cuộc phỏng vấn đã được hẹn trước bạn nên chuẩn bị tất cả
các tài liệu liên quan như tài liệu về công việc, CV mà bạn đã gửi cho nhà tuyển
dụng, tài liệu tham khảo. Bắt đầu cuộc phỏng vấn bạn nên xác nhận lại tên và chức
vụ của người phỏng vấn, nhớ rằng phải ghi chú lại. Thông tin này giúp bạn không
làm phật lòng người phỏng vấn khi bạn không có sự nhầm lẫn trong quá trình
phỏng vấn, mặc khác cũng để sử dụng khi viết thư cảm ơn sau cuộc phỏng vấn. Vì
thời gian ít nên bạn cần trả lời các câu hỏi ngắn gọn tập trung và có thể tranh thủ
hỏi nhà tuyển dụng thêm thông tin liên quan đến công việc, công ty…
2.2. Phỏng vấn trong bữa ăn.

GVGD: Ths. Phan Thị Xuân Hương 9
Nhóm Money- 53TP2 Quản trị sản xuất và marketing
Có thể đây là hình thức phỏng vấn ít được phổ biến tại Việt Nam so với các
hình thức khác. Nhà tuyển dụng muốn phỏng vấn theo cách này nhằm đánh giá khả
năng giao tiếp của bạn. Trước khi phỏng vấn như thế này bạn nên tìm hiểu trước
nhà hàng mà mình được mời đến và tìm hiểu cách sử dụng các loại dao nĩa trên
bàn tiệc. Trong bữa ăn bạn đừng nên gọi những món ăn đắt tiền, chú ý đến một số
món ăn sẽ gây phiền toái cho bạn vì vậy phải chọn những món ăn đơn giản để
thuận tiện khi vừa ăn vừa trao đổi. Bạn không nên nói chuyện khi trong miệng còn
thức ăn, nên thoải mái trao đổi cỡi mở với nhà tuyển dụng. Sau bữa ăn bạn nên
cảm ơn nhà tuyển dụng và viết thư cảm ơn đồng thời bày tỏ thái độ quan tâm đối
công việc khi về tới nhà.
2.3. Phỏng vấn nhiều người một lúc.
Đây là hình thức phỏng vấn mà tuyển dụng sẽ gọi từ 2,3 ứng viên trở lên vào
phỏng vấn cùng một lúc, họ đặt cùng một câu hỏi như nhau và để các ứng viên
cùng trả lời.Trong trường hợp này thường thì các câu hỏi không phải trả lời đúng
hay sai mà vấn đề ở chỗ nhà tuyển dụng khả năng phản ứng nhanh nhạy của các
ứng viên. Vì thế bạn cần bình tĩnh trả lời nhanh, tuy nhiên cũng đừng hấp tấp giành
trả lời khi chưa nghĩ ngay ra phương án hay. Nếu đối thủ của bạn đã trả lời rồi thì
bạn cũng không được ngắt lời của người ta mà hãy chờ người ta nói xong đã. Khi
mình trả lời cũng không được chê bai câu trả lời của người trước. Nếu lúc nào bạn
cũng trả lời “Tôi đồng ý với phương án của chị A” thì chắc chắn bạn sẽ không
được chọn vì rằng nhà tuyển dụng sẽ đánh giá ứng viên rất chậm chạp, hoặc anh ta
chỉ là người ba phải ăn theo. Vì thế nếu trả lời sau mà vẫn không có phương cách
trả lời khác thì bạn nên bổ sung nâng cao phương án đó theo cách tối ưu hơn, khả
năng thuyết phục cao và kỹ năng tổ chức nhóm chắc chắn bạn sẽ ghi điểm ở nhà
tuyển dụng. Dạng câu hỏi tình huống đòi hỏi ứng viên phải sáng tạo, có khả năng
suy luận logic để đưa ra giải pháp thích hợp nhất.
2.4. Phỏng vấn trực tiếp.
Tùy theo qui mô và qui chế của công ty mà quá trình phỏng vấn trực tiếp có

thể tiến hành một lần hay nhiều lần.
- Phỏng vấn trực tiếp lần đầu: nhân viên nhân sự sẽ phỏng vấn nhằm đánh giá năng
lực và chuyên môn của bạn có phù hợp với công việc hay không? Vì thế bạn cần
nghiên cứu kỹ mô tả công việc mà họ đã đưa ra, chú ý cách trả lời không được
khác so với CV mà bạn đã gửi cho họ.
- Phỏng vấn trực tiếp lần 2: Trưởng phòng nhân sự hoặc có thể có trưởng phòng
của vị trí mà bạn ứng tuyển, giám đốc. Đây là cuộc phỏng vấn chính thức nhằm
GVGD: Ths. Phan Thị Xuân Hương 10
Nhóm Money- 53TP2 Quản trị sản xuất và marketing
kiểm tra năng lực và chuyên môn của bạn. Những người tham gia phỏng vấn đều
có quyền ra quyết định chọn bạn hay không? Vì thế đừng quên là bạn phải trả lời
cho tất cả nhóm thay vì trả lời với người đặt câu hỏi cho bạn và đừng quên chú ý
đến người đặt câu hỏi cho mình. Thông thường có một người chính điều khiển
cuộc phỏng vấn. Người này có thể là giám đốc trực tiếp của bạn hoặc là người ra
quyết định, vì vậy hãy đặc biệt chú ý đến họ.
- Phỏng vấn lần cuối: Thông thường ở vòng cuối cùng này bạn dường như đã được
chấp nhận làm việc và họ chỉ gặp bạn để thương lượng mức lương và chế độ làm
việc. Đây có thể xem là vòng phỏng vấn căng thẳng nhất giữa một bên muốn trả
lương thấp và một bên muốn nhận mức lương cao. Vì thế bạn phải khéo léo linh
hoạt trong thương lượng.
Nên hỏi rõ về công việc mà mình sẽ làm, các chế độ đãi ngộ của công ty.
Việc hiểu rõ đặc điểm cơ bản của mỗi vòng phỏng vấn sẽ giúp bạn loại bỏ cảm
giác hồi hộp, căng thẳng và chuẩn bị thật chu đáo câu trả lời và những giải pháp dự
bị để đối phó với nhà tuyển dụng.
Dưới đây là ưu nhược điểm của một số hình thức phỏng vấn khác:
Loại phỏng vấn Ưu điểm Nhược điểm
Phỏng vấn không chỉ
dẫn
-Để dẫn dắt và tìm hiểu các
lĩnh vực khác

-Ứng viên cảm thấy thoải
mái hơn
-Có thể thay dổi theo tình
hình của cá nhân
-Khó điều khiển phỏng vấn
-Có thể bỏ qua các lĩnh vực
quan trọng
-Khó so sánh ứng viên
Phỏng vấn theo mẫu -Các ứng viên được đối xử
bình đẳng
-Đáng tin cậy hơn
-Thời gian hợp lí
-Bao quát tất cả các lĩnh
vực
-Dễ so sánh
-Câu trả lời không phong
phú
-Có thể thiếu linh hoạt
-Một số lĩnh vực bị bỏ qua
do thời gian ngắn
-Người phỏng vấn bị khống
chế
-Người được phỏng vấn bị
ngợp bởi câu hỏi dồn dập
Phỏng vấn tình huống -Tạo điều kiện để các ứng
viên thể hiện được các kĩ
năng làm việc trong các tình
huống cơ bản và điển hình.
-Thời gian phỏng vấn lâu
-Số lượng phỏng vấn có giới

hạn
-Tình huống có thể trùng lặp
GVGD: Ths. Phan Thị Xuân Hương 11
Nhóm Money- 53TP2 Quản trị sản xuất và marketing
Phỏng vấn liên tục -Ứng viên thường không
biết là mình đang bị phỏng
vấn, nên hành vi, cách nói
năng dễ bộc lộ tính cách của
ứng viên một cách chân
thực nhất
-Nội dung phỏng vấn không
sâu
-Không đánh giá chính xác
được khả năng chuyên môn
của ứng viên
Phỏng vấn nhóm -Dễ so sánh hơn
-Tạo tình huống làm việc
mô phỏng
-Thích hợp với việc đòi hỏi
kĩ năng giao tiếp
-Tốn kém, khó đánh giá
-Có thể không phải lúc nào
cũng thích hợp
-Ít tiếp xúc cá nhân
Phỏng vấn căng thẳng -Cho thấy cách ứng xử của
ứng viên trong điều kiện
sức ép về tâm lí.
-Thích hợp với các công
việc có sức ép cao hay công
việc không thú vị

-Người phỏng vấn phải
chuyên nghiệp
-Có thể chọc tức và mất ứng
viên giỏi
-Có thể ảnh hưởng đến uy
tín của tổ chức
-Chỉ phù hợp với một số
công việc
Phỏng vấn qua điện
thoại
-Tiết kiệm chi phí và thời
gian đi lại của cả phỏng vấn
viên và ứng viên.
-Dễ tiếp cận và trò chuyện
dễ dàng với ứng viên
-Thời gian phỏng vấn thấp
-Không đánh giá được tác
phong của ứng viên
-Cuộc trò chuyện có thể bị
gián đoạn do những yếu tố
khách quan
Phỏng vấn hội đồng -Khách quan hơn
-Ứng viên được quan sát kĩ
hơn
-Các cơ hội sắc sảo hơn
-Thích hợp với công việc
cao cấp
-Tốn kém hơn
-Người bị phỏng vấn dễ bị
khớp

-Ít có cơ hội thiết lập mối
quan hệ với ứng viên

GVGD: Ths. Phan Thị Xuân Hương 12
Nhóm Money- 53TP2 Quản trị sản xuất và marketing
3. Kinh nghiệm phỏng vấn cho nhà tuyển dụng.
Phỏng vấn là một nghệ thuật. Phỏng vấn là một trong những kỹ năng quan
trọng giúp nhà tuyển dụng chọn được ứng viên phù hợp giữa hàng trăm ứng viên
“thường thường bậc trung” khác.
Phỏng vấn và tổ chức phỏng vấn luôn là việc rất cần đầu tư thời gian và
công sức, cần sự chuẩn bị chu đáo ở cả ứng viên và nhà tuyển dụng. Không phải
chỉ ứng viên mới cần quan tâm tới việc chuẩn bị cho buổi phỏng vấn. Với nhà
tuyển dụng, học cách tổ chức một buổi phỏng vấn thành công, học cách đặt câu hỏi
làm sao để ứng viên có thể thể hiện tốt nhất, đúng nhất bản thân, học cách "khai
thác" tiềm năng ứng viên cũng là những việc rất cần làm.
Sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào năng
lực của nhân viên. Là nhà tuyển dụng, bạn cần có những kỹ năng phỏng vấn
chuyên nghiệp để phân loại các ứng viên.
Vì vậy, trước khi tiến hành phỏng vấn, hãy chắc rằng bạn đã chuẩn bị sẵn sàng để
tìm hiểu những thông tin cần thiết về ứng viên.
GVGD: Ths. Phan Thị Xuân Hương 13
Nhóm Money- 53TP2 Quản trị sản xuất và marketing
3.1. Trước buổi phỏng vấn:
o Xác định rõ mục tiêu tuyển dụng:
-Hiểu rõ chủ đích của cuộc phỏng vấn: Tuyển dụng những nhân viên có trình độ và
khả năng phù hợp với công việc chính là mục tiêu của hoạt động "săn đầu người"
nói chung, nhưng đó không nhất thiết phải là chủ đích của những câu hỏi được đặt
ra trong cuộc phỏng vấn.
-Hiểu rõ việc tiếp xúc, trò chuyện với ứng viên chỉ là cơ hội để bạn gặp gỡ với
nhân viên tiềm năng, tìm hiểu tính cách của họ, đánh giá các điểm mạnh và điểm

yếu của họ, xác định xem họ có phù hợp với văn hoá công ty hay không.
-Cân nhắc lại chiến lược và kế hoạch phỏng vấn của bạn: Kiểu câu hỏi chung
chung như "Bạn hình dung thử xem mình sẽ như thế nào trong vòng năm năm tới?"
thường không đem lại cho bạn nhiều thông tin về ứng viên. Trong khi điều bạn
quan tâm là ứng viên sẽ hành động như thế nào ở một vị trí công việc cụ thể trong
những tình huống cụ thể, thì những câu hỏi như vậy hoàn toàn không thích hợp.
-Hiểu rằng để sàng lọc và tuyển dụng được những nhân viên tài năng, bạn phải đưa
ra được các chiến thuật phỏng vấn khôn khéo và thông minh để khám phá mọi khả
năng, trình độ, điểm mạnh và điểm yếu của các ứng viên.
-Xây dựng một danh sách các kỹ năng mà bạn mong muốn ở các ứng viên: Chỉ sau
khi bạn biết chắc rằng mình đang tìm kiếm những kỹ năng nào ở ứng viên (dễ thích
ứng với tập thể, có thể chịu được áp lực lớn của khối lượng công việc, kiên nhẫn,
sáng tạo…), bạn mới có thể đưa ra được những câu hỏi sáng suốt, thông minh và
đem lại nhiều thông tin cần thiết.
-Lập danh sách các câu hỏi phỏng vấn: Sau khi đã liệt kê các kỹ năng cần thiết cho
công việc, bạn cần lên danh sách các câu hỏi mà bạn có thể cần đến trong thời gian
GVGD: Ths. Phan Thị Xuân Hương 14
Nhóm Money- 53TP2 Quản trị sản xuất và marketing
phỏng vấn ứng viên. Bạn nên chú ý đặt nhiều câu hỏi mở để khuyến khích ứng
viên hé lộ những chi tiết liên quan đến tính cách cá nhân và kinh nghiệm làm việc
trước đây của họ. Bạn cần xác định rõ bạn muốn ứng viên đáp ứng những yêu cầu,
mong đợi và những phẩm chất gì qua những câu hỏi sau:
Ứng viên cần đảm trách những nhiệm vụ gì, có những kiến thức và kỹ năng nào?
Ứng viên cần đạt được những thành tích cụ thể nào ở vị trí này?
-Ngày nay, nhiều nhà tuyển dụng sử dụng các câu hỏi dựa trên hành vi (behavior-
based questions) để tìm hiểu cách thức ứng viên giải quyết các tình huống khó
khăn giả định, từ đó xác định xem họ sẽ phản ứng như thế nào với các tình huống
tương tự trong tương lai.
-Kiểm tra lại danh sách các câu hỏi phỏng vấn: Hãy xem xét lại một lần nữa danh
sách các câu hỏi phỏng vấn mà bạn định đặt ra cho ứng viên. Một danh sách có sự

kết hợp giữa các câu hỏi dựa trên quan điểm (opinion-based), câu hỏi dựa trên
niềm tin (credential-based), câu hỏi dựa trên kinh nghiệm (experience-based) và
câu hỏi dựa trên hành vi (behavior-based) sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng
quan về kiến thức chuyên môn và tính cách của các ứng viên.
-Chuẩn bị để trả lời các câu hỏi của ứng viên: Hãy đảm bảo rằng bạn có đủ thông
tin về công ty để trả lời các câu hỏi của ứng viên. Họ có thể hỏi về các chức năng
kinh doanh của công ty, về số lượng nhân viên, về kế hoạch kinh doanh trong
tương lai, về văn hoá công ty hay bất cứ thông tin nào khác.Bạn cũng nên mang tới
nơi phỏng vấn một số tài liệu hay tờ rơi giới thiệu về công ty, đồng thời chuẩn bị
các thông tin liên quan đến lịch sử và hoạt động kinh doanh của công ty.
-Đúng giờ: Đừng đến phòng phỏng vấn khi các thí sinh đã xếp hàng dài ngoài hành
lang chờ bạn. Thế thì còn gì là thể diện công ty nữa.
o Xóa tan sự ngượng ngập ban đầu
Hãy để cho buổi phỏng vấn của bạn diễn ra thật tự nhiên. Nói trước với ứng
viên về phương thức phỏng vấn: Sau khi tự giới thiệu về bản thân và về công ty,
bạn hãy nói cho ứng viên biết cấu trúc cơ bản của cuộc phỏng vấn nhằm giúp họ
bớt căng thẳng và lo lắng. Khi ứng viên cảm thấy thoải mái, nói chuyện tự nhiên và
trả lời chi tiết cho các câu hỏi của bạn, nghĩa là bạn có thể nhận được những thông
tin chuẩn xác và đầy đủ về anh ta/cô ta.
GVGD: Ths. Phan Thị Xuân Hương 15
Nhóm Money- 53TP2 Quản trị sản xuất và marketing
Bạn có thể hỏi ứng viên:
-Bạn tìm công ty của chúng tôi có khó không?
-Bạn muốn dùng chút café hay nước lọc trước khi chúng ta bắt đầu không?
Chào đón: Hãy giới thiệu quý danh chức vụ của bạn, sơ lược qua một chút
về công ty, và nói rõ về quy trình phỏng vấn để các ứng viên chuẩn bị trước tinh
thần. Mời các ứng viên uống nước (nếu có thể), đây chính là tín hiệu “hậu đãi” đầu
tiên các ứng viên thấy được.
Phong thái chuyên nghiệp: Hãy giữ phong thái điềm đạm, chuyên nghiệp
nhưng dễ gần, thân thiện để các ứng viên tự tin thể hiện hết khả năng của mình.

Luôn nhìn thẳng vào các ứng viên để thể hiện là bạn đang lắng nghe.
Biết nhìn người: Rất nhiều nhà lãnh đạo tài ba đã thành công nhờ tuyển
được những người tài năng, tận tâm tận lực nhưng có vẻ bề ngoài rất đáng chán.
Hãy tìm người tài qua phong thái, cử chỉ, ngoại hình, thái độ và những nét trên
khuôn mặt.
3.2. Trong cuộc phỏng vấn.
o Đặt câu hỏi để xác định đúng khả năng thật sự của ứng viên
Bạn không nên chỉ đặt câu hỏi phỏng vấn dựa vào bảng mô tả công việc và kinh
nghiệm làm việc của ứng viên. Với những câu hỏi sau đây, bạn sẽ có thông tin
chính xác hơn để biết được ứng viên có đủ kỹ năng và phẩm chất phù hợp với công
việc hay không.
-Các câu hỏi dạng truyền thống:
Ứng viên thường đoán trước họ sẽ được hỏi những câu này, vì vậy họ sẽ
chuẩn bị sẵn câu trả lời trước buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, bằng cách hỏi các câu
hỏi sau đây, bạn sẽ có được những thông tin cơ bản về ứng viên. Ví dụ:
GVGD: Ths. Phan Thị Xuân Hương 16
Nhóm Money- 53TP2 Quản trị sản xuất và marketing
+Hãy cho tôi biết về anh/chị.
+Điểm mạnh của anh/chị là gì?
+Tại sao anh/chị muốn làm việc cho công ty chúng tôi?
-Câu hỏi tình huống:
Đây là dạng câu hỏi giúp bạn đánh giá khả năng xử lý tình huống của ứng
viên. Hãy hỏi ứng viên cách họ xử lý một tình huống cụ thể trong công việc như
thế nào. Ví dụ:
+Bạn sẽ làm gì khi gặp một khách hàng đang vô cùng tức giận?
+Bạn sẽ làm gì để giảm căng thẳng trong công việc?
-Câu hỏi về hành vi trong quá khứ:
Dạng câu hỏi này yêu cầu ứng viên cho biết kinh nghiệm làm việc trước đây
của họ. Cách giải quyết vấn đề của ứng viên trong quá khứ là cơ sở đáng tin cậy
giúp nhà tuyển dụng dự đoán được cách họ xử lý công việc trong tương lai như thế

nào. Ví dụ:
+Hãy cho tôi một ví dụ về cách anh/chị giải quyết thành công một sự cố trong công
việc trước đây cùng với đội nhóm của mình?
+Anh/chị đã từng xử lý thành công một vấn đề nan giải trong công việc trước đây
như thế nào?
o Tìm nhân viên biết “chung vai sát cánh”, trung thành.
Bạn cần tìm ứng viên có thể làm việc tốt với đội nhóm và phù hợp với văn hóa
công ty. Điều này có ý nghĩa vô cùng quan trọng! Các câu hỏi sau đây sẽ giúp bạn
biết được ứng viên có phải là một thành viên phù hợp không
+Anh/chị sẽ làm gì để hoàn thành dự án A trong một hạn định rất ngắn với một đội
ngũ có 3 thành viên?
+Theo anh/chị, đâu là tiêu chí quan trọng nhất khi làm việc theo nhóm?
o Nên mời nhiều người tham gia buổi phỏng vấn
GVGD: Ths. Phan Thị Xuân Hương 17
Nhóm Money- 53TP2 Quản trị sản xuất và marketing
Nếu điều kiện cho phép, bạn nên mời một số người liên quan tham gia buổi
phỏng vấn để có đánh giá khách quan và thấu đáo hơn về ứng viên. Ngoài cấp
quản lý trực tiếp và đại diện phòng nhân sự ra, bạn nên mời thêm một nhân viên
khác làm việc chung bộ phận với ứng viên sau này.
o Đưa ra những câu hỏi bất thường
Bạn đã đi được nửa chặng đường để kiến tạo một buổi phỏng vấn ưng ý, và đây
là thời điểm để bạn có một chút ý tưởng "điên rồ" một chút. Hãy hỏi ứng viên
những câu hỏi "không có một đáp án chuẩn, sai hay đúng". Nó có thể là những câu
hỏi kiểu như: "Tại sao bầu trời lại xanh?"; "Tại sao cỏ lại có màu xanh non?"; "Tại
sao con sâu không có mắt?" Bất cứ câu hỏi nào mà bạn có thể nghĩ ra trong đầu
lúc đó cũng có thể sử dụng để đặt cho ứng viên và xem họ trả lời sao, vượt qua ra
sao những câu hỏi đó.
Nếu họ bình thản trả lời câu hỏi đó như thể họ biết được đáp án đúng thì đó
chính là ứng viên mà bạn tìm kiếm. Ngay cả khi họ bật cười ngay khi bạn đặt câu
hỏi để rồi sau đó có câu trả lời tốt, theo đánh giá của bạn, bạn cũng sẽ biết được

người đó đối mặt với các tình huống "bất ngờ" thế nào.
Trong trường hợp ứng viên thực sự lúng túng và bối rối với câu hỏi mà bạn vừa
đặt ra thì bạn cần phải cân nhắc về khả năng phản ứng và xử lý tình huống, áp lực
của ứng viên này. Đương nhiên, đó không phải là thước đo chuẩn nhất để bạn tìm
ứng viên bởi đó chỉ là câu hỏi để bạn tìm ra ứng viên có thể xử lý tốt áp lực và các
GVGD: Ths. Phan Thị Xuân Hương 18
Nhóm Money- 53TP2 Quản trị sản xuất và marketing
tình huống bất ngờ trong công việc mà thôi. Tuy nhiên đó cũng là dạng câu hỏi bạn
nên cân nhắc sử dụng.
o Ghi chép câu trả lời của ứng viên:
Khi tiến hành phỏng vấn, bạn cần phải có kỹ năng lắng nghe và ghi nhớ thật tốt.
Tuy nhiên việc ghi chép không bao giờ thừa cả. Bạn hãy ghi lại vắn tắt các thông
tin chủ yếu của cuộc phỏng vấn, lưu ý tới bất kỳ hành động nào mà bạn cho là đặc
biệt, khác thường, cùng những nhận xét sơ lược về từng ứng viên. Việc ghi chép
này còn giúp bạn có cơ sở để so sánh các ứng viên với nhau khi đến thời điểm ra
quyết định tuyển dụng cuối cùng.
Nhất là khi có nhiều ứng viên, việc ghi lại các câu trả lời thật sự cần thiết. Có
thể chỉ ghi lại vắn tắt sơ lược để bạn mường tượng về từng ứng viên khi xem lại hồ
sơ. Ngoài ra, nó còn thể hiện sự quan tâm chú ý lắng nghe của nhà tuyển dụng.
Không chỉ ghi lại câu trả lời, mà còn chú ý tới câu hỏi thắc mắc mà ứng viên đặt ra.
3.3. Kết thúc phỏng vấn .
- Cảm ơn: Hãy gửi lời cảm ơn tới các ứng viên khi đến tham gia phỏng vấn và
đảm bảo lưu lại các thông tin liên lạc cần thiết. Ngoài việc lựa chọn ứng viên xuất
sắc nhất, bạn có thể lưu lại hồ sơ của các ứng viên khác trong vòng 6 tháng để tạo
cho họ cơ hội với những công việc đăng tuyển sắp tới.
GVGD: Ths. Phan Thị Xuân Hương 19
Nhóm Money- 53TP2 Quản trị sản xuất và marketing
-Đừng quên hỏi các ứng viên xem họ có muốn hỏi điều gì về công ty hoặc công
việc không.
-Hãy đảm bảo rằng ứng viên sẽ rời khỏi nơi phỏng vấn với một tâm trạng thoải

mái, bởi vì rất có thể một ngày nào đó họ sẽ trở thành người phỏng vấn chính bạn .
3.4. Thông báo kết quả phỏng vấn tuyển dụng.
Sau khi đã có quyết định tuyển dụng hay từ chối, nhà tuyển dụng nên gửi
thong báo cho ứng viên trong thời gian sớm nhất có thể.
Sau đây là hai mẫu thư chấp nhận và từ chối ứng viên có thể tham khảo:
GVGD: Ths. Phan Thị Xuân Hương 20
Nhóm Money- 53TP2 Quản trị sản xuất và marketing
GVGD: Ths. Phan Thị Xuân Hương 21
Nhóm Money- 53TP2 Quản trị sản xuất và marketing
GVGD: Ths. Phan Thị Xuân Hương 22
Nhóm Money- 53TP2 Quản trị sản xuất và marketing
IV. Đánh giá hiệu quả tuyển chọn nhân sự.
Việc đánh giá hiệu quả sau mỗi đợt tuyển chọn nhân sự sẽ giúp cho các nhà tuyển
dụng rút ra nhiều bài học kinh nghiệm đồng thời đưa ra được các giải pháp để nâng
cao hiệu quả tuyển chọn nhân sự cho những đợt sau.
Các tiêu chuẩn đánh giá tuyển chọn nhân sự thường là:
-Thời gian trung bình để tìm kiếm 1 ứng viên, thời điểm tìm ứng viên.
-Các kênh tuyển chọn được ứng dụng.
-Chi phí tuyển chọn nhân sự.
-Tỷ lệ ứng viên không đạt yêu cầu trong thời gian thử việc và tỉ lệ ứng viên tự thôi
việc trong thời gian thử việc.
GVGD: Ths. Phan Thị Xuân Hương 23