hoàn thiện công tác kế toán tại chi nhánh vật tư vận tỉa và xếp dỡ

- -
Lời mở đầu
Ngày nay, xu hớng hội nhập đang là vấn đề mang tính toàn cầu. Hội nhập kinh
tế để tiếp thu những thành tựu khoa học, công nghệ của các nớc phát triển, để rút
ngắn con đờng đi lên công nghiệp hoá hiện đại hoá ở một số nớc trên thế giới,
trong đó có nớc ta. Vệt Nam sau một thời gian dài ghánh chịu hậu quả chiến tranh,
đã khiến nền kinh tế trở nên lạc hậu, công nghệ kỹ thuật kém phát triển, máy móc
để sản xuất thiếu thốn. Do vậy, từ khi thực hiện mở cửa nền kinh tế, nớc ta đã hợp
tác với nhiều bạn bè quốc tế trong việc thực hiện chuyển giao mua bán công nghệ.
Điều này đã góp một phần không nhỏ trong việc đa nền kinh tế nớc ta thoát khỏi
lạc hậu và phát triển nh ngày nay.
Để có đợc những thành tựu đó, hoạt động kinh doanh ngoại thơng đóng vai trò
không nhỏ, trong đó có ngành xuất nhập khẩu.Hiện tại, nớc ta vẫn thuộc diện là n-
ớc nhập siêu, các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là máy móc thiết bị phục vụ cho
công việc sản xuất, khai thác, các ngành công nghiệp Trong những năm sắp tới
việc nhập khẩu những mặt hàng này sẽ vẫn chiếm u thế trong tổng kim ngạch hàng
nhập khẩu.
Cũng nh nhiều công ty tham gia hoạt động xuất nhập khẩu trên đất nớc ta chi
nhánh vật t Hà Nội mang nhiều nét chung của các doanh nghiệp hoạt động trong
lĩnh vức này nh phơng thức kinh doanh, tổ chức quản lý, công tác hạch toán kế
toán Bên cạnh đó chi nhánh cũng có một số nét đặc thù riêng do thị tr ờng tiêu
thụ, mặt hàng kinh doanh quy định.
Cụ thời gian thực tập giai đoạn I tại chi nhánh, em đã tìm hiểu đợc những nét
khái quát nhất về công tác tổ chức và công tác kế toán tại chi nhánh. Báo cáo này
sẽ trình bày cụ thể về những vấn đề trên.

1
- -
Phần I
Tổng quan chung về cơ sở thực tập
I.Khái quát quá trình hình thành và phát triển.

Năm 1960, Quốc hội khoá I nớc Việt Nam dân chủ cộng hoac họp kỳ thứ 8 chia
Bộ công nghiiệp thành hai bộ: Bộ công nghiệp nhẹ và Bộ công nghiệp nặng, các
đơn vị ngành than thuộc Bộ công nghiệp nặng.
Ngày 25 tháng 7 năm 1960, Bộ trởng Bộ công nghiệp nặng có quyết định số
707 BCNg thành lập công ty than Hồng Gai, các công trờng phân xởng trực thuộc
đợc nâng lên thành các đơn vị hạch toán độc lập, các đơn vị thuộc công ty than
Hòn Gai chính thức hoạt động có hiệu lực từ ngày 01 tháng 08 năm 1960. Trong
các đơn vị đó có ngành vật t công ty than Hòn Gai- Tiền thân của công ty vật t vận
tải và xếp dỡ ngày nay.
Trụ sở của Công ty vật t vận tải và xếp dỡ tại: Phờng Cẩm Đông thị xã Cẩm Phả
tỉnh Quảng Ninh.
Trong những năm tháng chiến tranh, ngành vật t có hai chức năng chủ yếu đó là:
+ Giúp giám đốc công ty quản lý, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chỉ tiêu
định mức vật t trong sản xuất, tổ chức hớng dẫn thực hiện các chính sách qui định
về quản lý vật t của Nhà Nớc.
+ Tổ chức theo dõi và tổ chức tiếp nhận vật t, thiết bị nhập khẩu do công ty than
Hòn Gai trực tiếp ký hợp đồng.
Tháng 5 năm 1996, chính phủ ban hành Nghị định số 27/ CP, phê duyệt điều lệ
của Tổng công ty than Việt Nam trong đó phân cấp xí nghiệp vật t vận tải và xếp
2
- -
dỡ Công ty than Cẩm Phả thành công ty vật t vận tải và xếp dỡ và là đơn vị thành
viên của tổng công ty than Việt Nam.
Trớc những diễn biến về tình hình kinh tế xã hội của đất nớc, của ngành đồng
thời để có định hớng chỉ đạo sản xuất, xây dựng và phát triển công ty tại Đại hội
Đảng bộ công ty lần thứ nhất, lần thứ hai, Đại hội các tổ chức đoàn thể cũng đã đề
ra những phớng hớng mục tiêu mới phù hợp với tình hình mới.
Về mặt tổ chức , công ty nghiên cứu sắp xếp lại mô hình để phù hợp với yêu cầu
quản lý mới. Vì vậy.
Ngày 23 tháng 09 năm 1996 căn cứ vào quyết định số 2531 TVN / TCC B2 của

tổng công ty than Việt Nam, chi nhánh vật t vận tỉa và xếp dỡ đợc thành lập gọi
tắt là Chi nhánh vật t Hà Nội. Chi nhánh là đơn vị trực thuộc công ty vật t vận tải
và xếp dỡ.
Trụ sở tại: Số 11 V ơng Thừa Vũ Kh ơng Mai Thanh Xuân Hà N ội
Kể từ khi thành lập đến nay, bằng những biện pháp liên doanh liên kết trong và
ngoài nớc dới sự cho phép của công ty vật t vận tải và xếp dỡ, chi nhánh đã tham
gia ký kết và tổ chức thực hiện nhiều hợp đồng xúât nhập khẩu, đóng góp đáng kể
vào doanh thu của toàn công ty. Đặc biệt, năm 1999 đã góp phần đa doanh thu của
công ty tăng thêm hơn 6000 triệu đồng.
II. Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của chi nhánh.
1. Nhiệm vụ của chi nhánh vật t vận tải và xếp dỡ.
- Chi nhánh là đại diện duy nhất của công ty tại Hà Nội để tiếp thi với khách
hàng trong và ngoài nớc, trong và ngoài ngành than Việt Nam để khai thác mọi
khả năng kinh doanh sản xuất, liên doanh, tìm hiểu khả năng thực hiện dịch vụ
có hiệu quả đúng với các quy định và pháp luật của Nhà nớc ban hành, thiêts
3
- -
lập các hợp đồng ngoại thơng, hợp đồng kinh tế, hợp đồng dịch vụ để trình
giám đốc công ty ký duyệt hoặc các hợp đồng có giấy uỷ quyền của công ty.
- Nhập khẩu nhận uỷ thác nhập khẩu hàng hoá từ nớc ngoài về phục vụ
ngành than và các ngành công nghiệpkhác
- Mua bán vật t hàng hoá trên cơ sở kinh doanh lấy thu bù chi có lãi sau khi
đóng thuế cho Nhà nớc.
- Giao dịch, tiếp thị tìm khách hàng để để mua bán xăng dầu nhờn, nhận vận
tải thuỷ bộ , tiếp nhận hàng tại cửa khẩu hoặc làm thủ tục xuất khẩu.
- Quản lý tài sản của công ty tại Hà Nội, xây dựng phơng án tổ chức bộ máy chi
nhánh để giám đốc công ty có quy định phù hợp cho từng giai đoạn sao cho hoạt
động của chi nhánh có hiệu quả.
2. Trách nhiệm.
Chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh

đợc bảo đảm có hiệu quả và đúng pháp luật.
Có trách nhiệm pháp nhân thay công ty trên địa bàn Hà Nội để giải quyết các
vấn đề liên quan đến các cơ quan trung ơng, cơ quan Nhà Nớc các bộ ngành và
tổng công ty than Việt Nam trong phạm vi nhiẹm vụ đợc giao và đợc công ty vật t
vận tải và xếp dỡ uỷ quyền.
Thực hiện nghiêm túc các chế độ báo cáo trình duyệt văn bản theo phân công
hành chính. Đản bảo chế độ quản lý hồ sơ theo quy định.
3. Quyền hạn.
Đợc tiếp xúc giao dịch, đàm phán với các đơn vị sản xuất kinh doanh có t cách
pháp nhân liên quan đến các nghiệp vụ đợc giao. Đợc phép ký các văn bản thuộc
4
- -
phạm vi nhiệm vụ của mình hoặc ký các văn bản của công ty khi đợc giám đốc uỷ
quyền.
Đợc chủ động tìm đối tác kinh doanh, đợc quyền đề xuất tới giám đốc công ty
để tham gia một phần hoặc toàn bộ dịch vụ trong những trờng hợp có hiệu quả và
đúng với pháp luật, đợc đề nghị sử dụng vốn tự có hoặc vốn vay của công ty vào
các dịch vụ có hiệu quả đợc giám đốc công ty thừa nhận và duyệt phơng án kinh
doanh.
III. Các mặt hàng kinh doanh, khách hàng và nhà cung cấp chủ yếu của chi
nhánh.
1. Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của chi nhánh vật t vận tải và xếp dỡ.
Tại chi nhánh hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá diễn ra thờn xuyên, trong đó
chủ yếu là nhập khẩu. Hiện nay chi nhánh là đại diện duy nhất của công ty tại Hà
Nội. Do đó, mọi nhu cầu về hàng nhập khẩu công ty thờng giao cho chi nhánh tổ
chức thực hiện. Bên cạnh việc ký kết các hợp đồng nhập khẩu theo sự chỉ đạo của
công ty, chi nhánh còn đợc phép tự thực hiện các hợp đồng với các tổ chức, doanh
nghiệp bên ngoài.
Vì là đơn vị trực thuộc ngành than, nên các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là các
vật t thiết bị, dầu mỡ phục vụ ngành than nh:

+ Cáp điện phòng nổ dùng trong hầm mỏ.
+ Phụ tùng máy cào đá.
+ Chân máy khoan
+ Bộ tời kéo
+ Cầu giao phòng nổ
+ Khởi động từ
5
- -
+ Vật t phụ tùng cột chống thuỷ lực
+ Vật t thiết bị cho lò chợ cột thuỷ lực
+ Vật t thiết bị sửa chữa cột thuỷ lực
+ Động cơ điện phòng nổ ba pha xoay chiều.
+ Các loại dầu gốc nh: dầu gốc BS 150, dầu gốc SN 150...
2. Khách hàng chủ yếu.
Do đặc thù của các mặt hàng nhập khẩu chỉ phục vụ cho một nhóm các đơn vị,
xí nghiệp, nên việc nhập khẩu chủ yếu dựa vào tình hình khai thác, sản xuất của
từng đơn vị. Chi nhánh không chủ động đợc các mặt hàng nhập khẩu mà chủ yếu
dựa vào các hợp đồng để từ đó tổ chức nhập khẩu. Các kách hàng chủ yếu của
công ty là:
+ Xí nghiệp vật t vận tải Cẩm Phả
+ Công ty than Vàng Danh
+ Công ty than Mạo Khê
+ Công ty than Uông Bí
+ Công ty than Hạ Long
+ Công ty than Khe Chàm
+ Nhà máy cơ khí Mạo Khê......
3. Các nhà cung cấp chính.
Mặc dù mới tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu đợc tám năm, chi nhánh đã
tạo và duy trì đợc mối quan hệ tốt với nhiều bạn hàng ở một số nớc.Thông qua việc
tham quan trực tiếp dây truyền công nghệ, việc kiểm tra chất lợng của các mặt

hàng nhập khẩu chi nhánh đã hợp tác lâu dài với một số nhà cung cấp chủ yếu nh
6
- -
+ Công ty DAYTON ( Nga )
+ Công ty SIMEX ( Hàn Quốc )
+ Công ty thiết bị toàn bộ than Trung Quốc
+ Công ty xuất nhập khẩu than Quảng Tây
+ Công ty DARYAR Đài Loan
+ Công ty mậu dịch quốc tế Liêu Ninh
+ Công ty trách nhiệm hữu hạn Tân Nguyên, Trung Quốc
IV. Đặc điểm về tổ chức quản lý của doanh nghiệp.
1. Các phòng ban.
Vì là đại diện của công ty tại Hà Nội, tham gia chủ yếu và các hoạt động xuất
nhập khẩu và kí kết các hợp đồng kinh tế, nên cơ cấu tổ chức quản lý đợc bố trí
một cách gọn gàng nhất tránh cho bộ máy quản lý kồng kềnh, tận dụng hết dợc
khả năng làm việc của bán bộ công nhân viên của chi nhánh
Kể từ ngày thành lập đến nay, số lợng phòng ban của chi nhánh không có gì
thay đổi. Bao gồm 5 phòng ban.
+ Ban lãnh đạo gồm: 01 Giám đốc
01 Phó giám đốc
+ Phòng kế toán : 04 nhân viên cả kế toán trởng.
+ Phòng kế hoạch : 06 nhân viên
+ Phòng tổng hợp : 05 nhân viên
+ Ban thu hồi công nợ: 03 nhân viên
2. Nhiệm vụ của các phòng ban
7
- -
Do các phòng ban đợc bố trí nh trên, nên nhiệm vụ của các phòng ban dợc quy
định một cách cụ thể. Trởng phòng là ngời chịu trách nhiệm cao nhất có nhiệm vụ
đôn đốc, giám sát nhân viên dới quyền trong việc hoàn thành các nhiệm vụ đợc

giao đồng thời báo cáo tình hình hoạt động của phòng ban mình cho giám đốc.
Hàng tuần vào ngày thứ hai, giám đốc cùng các trởng phòng luôn co một cuộc
họp nhằm đáng giá nhận xét tình hình của chi nhánh trong một tuần làm việc. Từ
đó, giám đốc có nhiệm vụ báo cáo lại tình hình với công ty.
Nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban.
Giám đốc chi nhánh:
- Chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty về toàn bộ hoạt động của cán bộ công
nhân viên chi nhánh và mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
- Phối hợp với các đơn vị phòng ban trong công ty để hoàn thành nhiệm vụ dợc
giao dồng thời chịu sự kiểm tra, hớng dẫn hộ trợ của các phòng ban nghiệp cụ để
đảm bảo thực hiện đúng các quy định của Nhà Nớc của tổng công ty trong hoạt
động sản xuất kinh doanh của chi nhánh
phòng kế hoạch
Nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng, tham gia vào các giao dịch, ký kết hợp đồng.
Tổ chức việc tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu, giao hàng cho công ty, cho khách
hàng theo đúng quy định...
Phòng kế toán
Là phòng ban không thể thiếu trong bất kỳ một doanh nghiệp nào dù quy mô lớn
hay nhỏ. Nhiệm vụ của nó là:
Theo dõi, quản lý tình hình tài chính của đơn vị.
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính,
tiến hành thu nộp, tính toán, kiểm tra việc gìn gĩ và sử dụng các loại tài sản, tiền
8
- -
vốn, kinh phí phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành vi lãng phí, vi phạm
chinh sách, chế độ tài chính của nhà nớc.
Phản ánh giám đốc các nghiệp vụ nhập xuất, thanh toán, thu hồi kịp thời công
nợ trong mỗi thu vụ nhập xuất hàng hoá.
Hàng tháng, quý cuối năm kế toán trởng có trách nhiệm quyết toán báo cáo cho
công ty, chịu trách nhiệm trớc giám đốc chi nhánh, giám đốc công ty về trách

nhiệm của mình.
Ban thu hồi công nợ
Có nhiệm vụ cùng với phòng kế toán theo dõi các khoản nợ của các khách hàng,
tiến hành thu hồi các khoản nợ theo đúng thời hạn.
Hiện nay số nhân viên trong ban thu hồi công nợ là 03 ngời. Với tình hình hiện
nay của chi nhánh thì số nhân viên biên chế trong ban này gặp rất nhiều khó khăn
trong công tác thu hồi công nợ, các khoản nợ thu hồi đợc so với số tiền khách hàng
nợ là rất nhỏ.
IV. Một số chỉ tiêu phản ánh quá trình phát triển của chi nhánh vật t Hà Nội
Dới đây là một số chỉ tiêu phản ánh trong Báo cáo tài chính ba năm gần đây:
2001, 2002, 2003 của chi nhánh
9
- -
Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003
TSLĐ và đầu t ngắn hạn 169.481.054.304 91.223.617.840 85.908.256.103
TSCĐ và đầu t dài hạn 218.506.506 186.764.677 121.952.514
Tổng tài sản 169.699.560.810 91.410.382.517 85.030.208.617
Nợ phải trả 169.213.487.534 90.806.494.916 85.194.358.256
Nguồn vốn chủ sở hữu 486.073.276 603.887.601 835.850.361
Tổng nguồn vốn 169.699.560.810 91.410.382.517 86.030.208.617
Tổng doanh thu thuần 210.224.224.570 41.767.346.187 15.020.493.790
Giá vốn 200.753.360.028 40.317.155.024 14.018.074.143
Lợi nhuận gộp 9.470.864.524 1.450.191.163 1.002.419.647
Chi phí bán hàng 10.179.851.729 1.557.955.566 1.203.135.091
Lợi nhuận từ HĐKD -708.987.187 -107.764.403 -200.715.444
Lợi nhuận từ HĐTC -3.685.046.981 -4.813.914.255
Lợi nhuận từ HĐBT -8.417.424 695.798.301 -347.100.607
Thu nhập trớc thuế -482.594.347 -3.097.013.083 -5.361.730.306
Nhận xét.
Vì là đơn vị trong lĩnh vực thơng mại, chủ yếu tham gia xuất nhập khẩu nên tình

hình tài sản, nguồn vốn có nhiều nét khác biệt với các doanh nghiệp sản xuất.
Tài sản chủ yếu để kinh doanh là vốn vay. Nên tài sản cố định của chi nhánh
chiếm một phần rất nhỏ trong tổng số tài sản. là đơn vị trực thuộc nên tài sản cố
định chủ yếu do công ty cấp, việc thanh lý nhợng vbán cũng do công ty quyết định.
Hàng năm, vào đầu kỳ chi nhánh có nhiệm vụ lập bảng trích và sử dụng khấu hao
nộp cho công ty.
Tài sản lu dộng chiếm đa số trong tổng tài sản, ở chi nhánh trong 3 năm gần đây
các khoản phải thu của khách hàng là rất lớn.
Tiền để tham gia các hoạt động chủ yếu là tiền vốn tự có tại ngân hàng hoặc do
đi vay, tiền mặt tại quỹ là rất hạn chế.
Các khoản phải thu lớn chứng tỏ chi nhánh đang bị khách hàng chiếm dụng vốn,
khả năng thu hồi công nợ để trả tiền vay là rất khó khăn, đẩy chi phí hoạt động tài
10
- -
chính nên cao (năm 2003: 4.934.938.965 đồng) vì vậy, mặc dù hoạt động có tăng
nên qua các năm nhng thu nhập của hoạt động này vẫn âm. nguyên nhân chủ yếu
theo thuyết minh báo cáo tài chính là do hậu quả của những năm trớc 2001 để lại
và sự cố tài chính năm 2002.
Thị trờng ngày càng thu hẹp do vốn không có nên không chủ động đợc đã bỏ lỡ
nhiều cơ hội kinh doanh. Hiện nay chi nhánh đang dần khắc phục tình hình tài
chính của mình. Cùng với sự chỉ đạo của công ty, chi nhánh đang tập trung vào
việc thu hồi công nợ quá hạn. Đây là công việc chi phối rất nhiều thời gian và tiền
bạc.
Các chỉ tiêu trên phản ánh các khoản nợ ngắn hạn là rất lớn (năm 2003.
85.194.358.256 đồng) lớn hơn rất nhiếu chủ sở hữu. trong đó chủ yếu là vay từ các
đơn vị nội bộ, năm 2003 nợ tổng công ty Than: 29.650.290.432 đồng, công ty vật
t vận tải và xếp dỡ 46.635.631.166 đồng, khoản vay ngắn hạn, nợ dài hạn lớn làm
cho chi phí trả ngân hàng lớn. Đây là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng thua
lố hiện nay của chi nhánh
Tuy nhiên, nếu tách riêng tình hình hoạt động kinh doanh 6 tháng cuối năm

2003, tách riêng các khoản chi phí do công nợ khó đòi mang lại thì chi nhánh kinh
doanh bảo tòan vốn, thu nợ, vốn vay quay vong nhanh khả năng thanh toán kịp thời
và kinh doanh có lãi, đây là dấu hiệu đáng mừng cho chi nhánh, nó phản ánh sự cố
gắng trong việc khắc phục tình trạng tài chính hiện nay.
Phần II
Đặc điểm quản lý tài chính và tổ chức kế toán
11
- -
I. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
1. Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán có 04 nhân viên trong đó bao gồm cả kế toán trởng. Do số lợng
kế toán viên ít nên mỗi kế toán viên phải kiêm nhiệm một số phần hành cụ thể. Bộ
máy kế toán tại chi nhánh làm việc theo nguyên tắc tập trung, mỗi kế toán viên
ngoài những công việc cụ thể trong phạm vi phần hành của mình đảm nhận còn
phải giải quyết những công việc khác do kế toán trởng giao phó.
Nhiệm vụ của tong nhân viên đợc bố trí nh sau:
Kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp
Kế toán thanh toán và theo dõi tiền lơng
Kế toán các nghiệp vụ mua bán hàng hoá
Kế toán ngân hàng, thuế
Tại chi nhánh thủ quỹ lại không thuộc nhân viên trong phòng kế toán mà do
một nhân viên của phòng tổng hợp đảm nhiệm, khi có nghiệp vụ phát sinh liên
quan đến việc thu chi tiền mặt thì do nhân viên này dới sự cho phép của giám đốc
và kế toán trởng sẽ tiến hành chi, hay nhập tiền vào quỹ.
Các phần hành nêu trên là công việc cụ thể giao cho mỗi ngời tuy nhiên với các
nghiệp vụ không thờng xuyên phát sinh, khi xảy ra thì kế toán trởng phân công cụ
thể cho từng ngời nh: Vào đầu năm kế toán trởng có nhiệm vụ tính và lập bảng
phân bổ sử dụng khấu hao tài sản cố định, hay với những khách hàng nợ chi nhánh
quá hạn mà cha thanh toán kế toán trởng có nhiệm vụ đôn đốc và trực tiếp đi thu
hồi công nợ Điều thuận lợi ở chi nhánh là giữa các nhân viên có thể đảm nhiệm

công việc đợc cho nhau, nên khi một nhân viên trong phòng nghỉ việc vì các lý do
khác nhau thì nhân viên khác có thể đảm nhiệm thay,do đó tránh đợc sự ùn tắc
12
- -
công việc, đảm bảo cho công việc kế toán luôn phản ánh đợc kịp thời đúng thời
điểm phát sinh.
Tóm tắt các phần hành chủ yếu taị chi nhánh thông qua sơ đồ sau
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại chi nhánh
2. Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán.
Tuy làm việc theo nguyên tắc tập trung, nhng những công việc cụ thể đợc giao
trực tiếp cho tong ngời nh sau:
Kế toán trởng
Là ngời có quyền cao nhất trong phòng, chịu trách nhiệm chung cho toàn bộ
hoạt động của phòng kế toán. Chịu trách nhiệm trớc giám đốc chi nhánh, giám đốc
công ty về công tác kế toán và quản lý tàI chính.
13
Kế toán trởng kiêm kế toán
tổng hợp
Kế toán
thanh toán
và
theo dõi
tiền lơng
Kế toán
các nghiệp
vụ mua bán
hàng hoá
Kế toán
ngân hàng,
Kế toán

Thuế
Thủ quỹ
( Trực huộc
phòng tổng
hợp )
- -
Là ngời ký duyệt các chứng từ thanh toán, séc, uỷ nhiệm chi, phiếu thu, phiếu
chi
Kiểm tra nghiệp vụ hạch toán các phần hành kế toán trong kỳ , chịu trách
nhiệm về tính chính xác trung thực của số liệu trớc cấp trên và trớc các cơ quan
thuế, cơ quan thanh tra, kiểm toán.
Định kỳ tổng hợp số liệu để lên các báo các quyết toán để kiểm tra theo dõi tình
hình kinh doanh của chi nhánh và để báo cáo kết quả với phòng kế toán của công
ty.
Lập kế hoạch cân đối thu chi dự kiến nguồn vốn cần thiết để thực hiện các thơng
vụ nhập xuất, từ đó dự kiến lãi lỗ để cùng giám đốc đi đến quyết định có kí kết hợp
đồng nhập khảu hang hoá hay không.
Kế toán viên.
- Kế toán thanh toán và theo dõi tiền lơng: Theo dõi các khoản công nợ của
từng khách hàng, cũng nh phản ánh các khoản nợ, vay của chi nhánh, nghĩa vụ
tanh toán với khách hàng, thanh toán nội bộ với công ty, tổng công ty.
Thực hiện việc chấm công cho các nhân viên kế toán trong phòng, hàng tháng
có nhiệm vụ tính toán tiền lơng, bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên, tính
số tiền bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn phải thu từ lơng của nhân viên theo đúng
chế độ qui đinh của Nhà Nớc. Phân bổ đầy đủ chính xác tiền lơng và các khoản
trích theo lơng vào chi phí
- Kế toán các nghiệp vụ mua bán hàng hoá: Làm nhiệm vụ ghi chép số lợng,
chất lợng và gía phí chi tiêu mua hàng theo chứng từ đã lập.
Phản ánh kịp thời khối lợng hàng bán, ghi nhận doanh thu bán hàng các chỉ tiêu
liên quan khác của khối lợng hàng bán nh: giá vốn, doanh thu.

14
- -
Xác định kết quả bán hàng quản lý chặt chẽ tình hình biến động à dự trữ hàng
hoá, tránh tình trạng hàng hoá bị ứ đọng. Và thực hiện việc báo cáo với kế toán tr-
ởng tình hình hàng hóa.
- Kế toán ngân hàng, kế toán thuế: Vì chi nhánh thực hiện việc thanh toán
chủ yếu theo hình thức chuyển khoản kể cả giữa các đơn vị trong nộ bộ công ty với
nhau và cả trong nghiệp vụ nhập khẩu. Do đó, kế toán tiền gửi phản ánh tình hình
tăng giảm tiền gửi ở các ngân hàng hàng ngày.
Thờng xuyên đối chiếu các sổ sách theo dõi TK 112 với các sổ phụ của các ngân
hàng để đảm bảo sự khớp đúng từ đó báo cáo với kế toán trởng để có quyết định tr-
ớc khi kí kết hợp đồng.
Kê khai chính xác các loại thuế đầu vào, thuế đầu ra để làm cơ sở tính toán và
nộp thuế cho các cơ quan thuế.
- Thủ quỹ: Tuy không phải là nhân viên của phòng kế toán nhng vẫn chịu sự
giám sát của kế toán trởng.
Thực hiện việc thu chi quỹ khi có các chứng từ hợp lý, hợp lệ. Thủ quỹ theo dõi
tiền tại quỹ và thực hiện việc ghi chép và sổ theo dõi tiền mặt, định kỳ đối chiếu
với kế toán để so sánh sự khớp đúng.
Tuy nhiên do đặc thù của ngành nghề kinh doanh nên lợng tiền mặt tại quỹ của
chi nhánh là không đáng kể, các khoản tiền sau khi thu hồi đợc từ khách hàng th-
ờng đợc gửi ngay vào ngân hàng mà không lu tại quỹ, tiền mặt tại quỹ thờng dùng
để tậm ứng cho cán bộ công nhân viên đi công tác hay các chi phí nhỏ phát sinh
trong phạm vi nôi bộ nh dùng để trả lơng khi đến hạn
II. Đặc điểm công tác kế toán.
1. Những nét chung.
15
- -
Theo báo cáo tài chính ngày 31 tháng 12 năm 2003, công tác kế toán của chi
nhánh có một số điểm nh sau:

- Hình thức sở hữu vốn: Doanh nghiệp Nhà nớc
- Lĩnh vực kinh doanh: Mua bán thiết bị, vật t, xăng dầu mỡ.
- Phơng pháp tính khấu hao tài sản cố định: Khấu hao cơ bản của tài sản đợc
tính theo phơng pháp đờng thẳng
- Phơng pháp kế toán hàng tồn kho: Ghi sổ theo giá gốc và hạch toán theo phơng
pháp kê khai thờng xuyên.
- Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung
- Phơng pháp tính thuế: Thuế giá trị gia tăng tính theo phơng pháp khấu trừ.
- Hiện tại chi nhánh đã tổ chức việc áp dụng 04 chuẩn mực kế toán mới ban
hành theo quyết định 149/ 2001/QĐ-BTC.
2. Các loại chứng từ đợc sử dụng tại chi nhánh.
Với mỗi phần hành kế toán cụ thể, kế toán phần hành tiến hành hạch toán sau đó
tổ chức lu giữ theo quy định.
Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá. Các chứng từ hạch toán ban đầu bao
gồm.
*Hơp đồng uỷ thác nhập khẩu: Đây là hợp đồng ký kết giữ công ty với chi
nhánh, trong đó giám đốc công ty uỷ quyền cho giám đốc chi nhánh thực hiện việc
nhập khẩu hàng hoá.
*Giấy uỷ quyền nhập khẩu:
*Biên bản duyệt phơng án kinh doanh: Để có quyết định cuối cùng rớc khi muốn
thực hiện một hợp đồng, phong kinh doanh đa ra phơng án kinh doanh trong đó gi
rõ mặt hàng định nhập khẩu, số lợng cần nhập, đơn giá dự kiến cùng các chi phí
phát sinh . Sau đó trình lên giám đốc, nếu ban giám đốc thấy hợp lý và hợp đồng
16
- -
này có khả năng đem lại lợi nhuận thì ký duyệt vào biên bản duyệt phơng án kinh
doanh cho phép thực hiện phơng án đó. Đây cũng là chứng từ cần thiết để ngân
hàng làm thủ tục thanh toán cho chi nhánh với bên cung cấp
* Hợp đồng nhập khẩu hàng hoá: là văn bản kí kết của chi nhánh với nhà cung
cấp nớc ngoài. Qui định các điều kiện cụ thể về số lợng, chất lọng của các laọi

hàng hoá nhập khẩu, cũng nh thời gian, địa điểm giao nhận hàng,phơng thức thanh
toán, và một số quy định bắt buộc khác ..
* Hoá đơn thơng mại:
* Bảng kê đóng gói sảm phẩm
* Giấy chứng nhận phẩm cấp.
* Tờ khai hải quản: Khi hàng hóa về đến địa điểm giao nhận nhân viên phong
kinh doanh phải có nhiệm vụ khai báo tên mặt hàng nhập khẩu để cơ quan hải
quản tiến hành tính thuế cho hàng nhập khẩu. Sau đó sẽ ra thông báo thuế nêu rõ
số tiền thuế phải nộp.
* Giấy thông báo thuế của cơ quan hải quan:
* Phiếu nhập kho hàng hoá:
* Phiếu xuất kho hàng hoá.
* Hoá đơn ( giá trị gia tăng )
Hạch toán tiền lơng và các khoản trich theo lơng. Kế toán dựa trên các chứng từ
chủ yếu là bảng chấm công của các phòng ban. Dựa trên các thông tin về ngày làm
việc, ngày nghỉphép, nghỉ ốm, nghỉ chế độ kế toán tính toán tiền l ơng để trả cho
cán bộ công nhân viên.
Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Chủ yếu dựa trên các chứng từ nh:
Giấy nộp tiền ( theo mẫu có sẵn của các ngân hàng )
Lệnh chi
Uỷ nhiệm chi
17