giao trinh word co ban

MỤC LỤC
BÀI 1: MỞ ĐẦU 5
1. BƯỚC ĐẦU LÀM VIỆC VỚI CHƯƠNG TRÌNH SOẠN THẢO VĂN
BẢN 5
1. Mở một ứng dụng xử lí văn bản 5
2. Mở một tài liệu đã có sẵn, sửa đổi một vài chỗ và ghi lưu 6
3. Mở một số tài liệu 7
4. Tạo một tài liệu mới và ghi lưu 7
5. Ghi lưu một tài liệu đang có trên đĩa cứng, đĩa mềm 8
6. Đóng tài liệu 8
7. Sử dụng chức năng trợ giúp -Help 9
2. CHỈNH SỬA CÁC THIẾT ĐẶT CƠ BẢN 9
1. Thay đổi các chế độ hiển thị trang 9
2. Sử dụng công cụ phóng to thu nhỏ 9
3. Sửa đổi hiển thị của thanh công cụ 9
3. CHUYỂN ĐỔI KHUÔN DẠNG TÀI LIỆU 10
1. Ghi lưu một tài liệu dưới một khuôn dạng khác 10
2. Lưu tài liệu dưới dạng thích hợp để đưa lên Website 10
BÀI 2: CÁC THAO TÁC CƠ SỞ 11
I. CHÈN THÊM DỮ LIỆU 11
1. Chèn thêm một ký tự, một từ, một câu, một vài dòng văn bản 11
2. Sử dụng lệnh Undo: 11
3. Thêm một đoạn paragraph 11
4. Chèn các kí hiệu/ký tự đặc biệt 11
5. Chèn một dấu ngắt trang 12
2. LỰA CHỌN DỮ LIỆU 12
1. Đánh dấu chọn một ký tự, một từ một câu, toàn bộ văn bản 12
3. SAO CHÉP VÀ DI CHUYỂN, XÓA 13
1
1. Dùng công cụ sao chép và dán 13
2. Sao chép và di chuyển khúc văn bản giữa nhiều tài liệu đang mở 14

3. Xóa một đoạn văn bản 14
4. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ 14
1. Dùng công cụ tìm kiếm một từ, một câu trong một văn bản 15
2. Dùng công cụ thay thế một từ, một câu trong một văn bản 16
I. ĐỊNH DẠNG CÁC DÒNG CHỮ 17
1. Thay đổi font chữ : kích thước, kiểu chữ 17
2. Dùng chữ in nghiêng in đậm, gạch chân 17
3. Dùng chữ có các màu khác nhau 18
4. Dùng các lựa chọn căn lề và dàn đều cả hai lề 18
5. Thụt đầu dòng 18
6. Thay đổi độ dãn dòng 18
7. Sao chép khuôn dạng từ một khúc văn bản đã chọn 19
2. ĐỊNH DẠNG CHUNG 19
1. Sử dụng và thiết lập dấu nhảy cột (tab) để căn thẳng cột: trái, phải, giữa,
theo dấu chấm thập phân: 19
2. Thêm đường viền biên (border) cho mọi tài liệu: 19
3. Dùng danh sách liệt kê gạch đầu dòng và liệt kê đánh số: 20
3. KHUÔN DẠNG MẪU 21
1. Chọn một khuôn mẫu cho tài liệu ( Template) thích hợp để dùng cho một
công việc cụ thể 21
2. Làm việc với một khuôn mẫu cho một công việc cụ thể 21
BÀI 4: HOÀN TẤT MỘT TÀI LIỆU 23
I. KIỂU CÁCH (STYTES) VÀ PHÂN TRANG 23
1. Áp dụng một styles có sẵn cho một tài liệu 23
2. Chèn thêm số trang cho một tài liệu 25
2. ĐẦU TRANG VÀ CHÂN TRANG 26
1. Thêm đầu trang và chân trang cho một tài liệu 26
2
2. Thêm ngày tháng, tác giả, số trang 26
3. Áp dụng các định dạng chữ cơ bản trong đầu trang và chân trang 26

3. KIỂM TRA CHÍNH TẢ VÀ NGỮ PHÁP 26
4. BÀI TRÍ TÀI LIỆU 28
1. Thay đổi bài trí của tài liệu: trang đứng trang nằm ngang, kích thước
trang… 28
2. Thay đổi mép lề của tài liệu 29
BÀI 5: IN ẤN 32
I. CHUẨN BỊ IN 32
1. Xem một tài liệu trước khi in 32
2. Dùng các lựa chọn in cơ sở 32
3. In một tài liệu từ máy in đã cài đặt sẵn 32
BÀI 6: CÁC TÍNH NĂNG NÂNG CAO 35
I. BẢNG 35
1. Tạo bảng biểu đơn giản 35
2. Thay đổi thuộc tính ô: định dạng chữ, kích thước, màu 35
3. Thêm và xóa cột dòng 36
4. Thêm các đường viền cho bảng 37
5. Sử dụng công cụ dịnh dạng bảng tự động 37
2. HÌNH VẼ VÀ ẢNH 37
1. Chèn tệp hình ảnh hay hình vẽ vào một tài liệu 37
2. Thêm các hình vẽ có sẵn( autoshpes) vào tài liệu: thay đổi màu nét vẽ,
màu tô nền 38
3. Di chuyển các hình ảnh hay hình vẽ trong một tài liệu 38
4. Co giãn một hình 38
3. NHẬP ĐỐI TƯỢNG TỪ NGOÀI VÀO T ÀI LIỆU 39
1. Nhập một bảng tính vào tài liệu 39
2. Nhập một tệp hình ảnh , biểu đồ, đồ thị vào tài liệu 39
4. TRỘN VĂN BẢN 40
3
1. Tạo danh sách nhận thư(mailing list) hay tệp dữ liệu để điền tự động 40
2. Trộn danh sách nhận thư với văn bản thư mẫu hay phiếu mẫu 42

4
BÀI 1: MỞ ĐẦU
1. BƯỚC ĐẦU LÀM VIỆC VỚI CHƯƠNG TRÌNH SOẠN THẢO
VĂN BẢN
1. Mở một ứng dụng xử lí văn bản
Khái niệm chung về WINWORD: Microsoft Word (Word) là một chương
trình soạn thảo văn bản chạy trong môi trường Window. Chỉ sau một khoảng
thời gian ngắn học sử dụng Winword ở mức độ cơ bản, ta có thể soạn thảo
nhanh chóng, sáng sủa các tài liệu thông thường như một bản tin, bản hợp
đồng, Sử dụng Winword cùng với một loạt các chương trình phụ trợ như
Equation, Word Art, Draw có thể tạo ra được một tài liệu với các đối tượng đồ
hoạ phong phú.
Khởi động chương trình
1. Vào Start/Programs/Microsoft Word.
2. Nhấn đúp chuột tại biểu tượng của chương trình Winword
(biểu tượng này thường ở trên nền màn hình hoặc trên thanh
biểu tượng Ms Office phía góc trên bên trái màn hình)
Cửa sổ Word sau khi khởi động
5
Sau khi khởi động cửa sổ chương trình Winword sẽ được mở ra, trong đó
có sẵn một cửa sổ rỗng để nhập văn bản gọi là cửa sổ tài liệu (cửa sổ có tiêu đề
Document 1). Trong cửa sổ tài liệu có con trỏ văn bản (là một vạch đứng nhấp
nháy chỉ vị trí sẽ hiện ra ký tự đánh vào)
Ngoài ra cửa sổ chương trình Word còn có các thành phần quan trọng
khác:
3. Các thanh công cụ (Tool Bar) nằm kề dưới thanh tiêu đề,
trên đó gồm các công cụ xử lý văn bản, bấm một công cụ,
một lệnh tương ứng sẽ được thực hiện. Thường có thanh tiêu
chuẩn (Standard) và thanh định dạng (Formating) hiện sẵn.
4. Thanh trạng thái (Status Bar) nằm ở đáy cửa sổ, trên đó hiển

thị một số thông tin về tài liệu đang soạn thảo như số thứ tự
trang hiện thời, vị trí hiện tại của con trỏ,
5. Thanh cuộn đứng (ở sát cạnh phải) và thanh cuộn ngang (ở
sát cạnh đáy) sử dụng để cuộn tài liệu lên, xuống, sang phải,
sang trái để hiện các phần bị khuất.
6. Mỗi người có thể thay đổi các thành phần của màn hình cho
phù hợp với công việc của mình (xem phần nâng cao).
2. Mở một tài liệu đã có sẵn, sửa đổi một vài chỗ và ghi lưu.
7. Chọn lệnh File\Open hoặc biểu tượng Open hộp thoại
Open hiện ra
6
8. Trong khung Look in tìm file tài liệu muốn mở, chọn Open
để mở file cần sửa đổi, sau khi sửa đổi chọn File\Save As
xuất hiện hộp thoại Save As. Sau khi sửa bạn muốn đổi tên
thành file khác thì đánh tên trong hộp File Name.
Nếu không bạn nhấn vào biểu tượng máy sẽ mặc định tên file cũ và
lưu đè lên file cũ.
3. Mở một số tài liệu.
Tương tự như mở một tài liệu. Tuy nhiên tại một thời điểm chỉ có một cửa
sổ được kích hoạt, muốn mở một tài liệu khác đã được mở trước đó ta nháy mục
Window để hiện Menu dọc Window, chọn số thứ tự tương ứng với cửa sổ được
kích hoạt.
Để đặt đồng thời nhiều tài liệu Word lên màn hình, ta mở tất cả các tập tin
muốn xem, chọn Window\ Arrange All.
4. Tạo một tài liệu mới và ghi lưu.
− Bắt đầu soạn một tài liệu mới (Mở cửa sổ tài liệu mới) thì bấm dụng cụ New
(hoặc chọn lệnh File\New\Blank Document), nếu xuất hiện hộp thoại New,
7
chọn OK. Chương trình sẽ mở thêm một cửa sổ tài liệu mới (trang giấy
trắng) có con trỏ văn bản, sẵn sàng nhập văn bản.

− Chọn lệnh File\Save,gõ tên file tài liệu vào mục File name và chọn thư mục
sẽ chứa file tài liệu đó trong mục Save in, chọn OK. File tài liệu sẽ được ghi
vào thư mục được chọn (hoặc thư mục ngầm định My document).
5. Ghi lưu một tài liệu đang có trên đĩa cứng, đĩa mềm.
Để lưu giữ tài liệu ta phải ghi ra đĩa. Trong quá trình soạn tài liệu ta phải
làm thao tác này nhiều lần.
Chọn lệnh File\Save, có 2 khả năng xảy ra:
9. Nếu là tài liệu mới soạn (đây là lần đầu tiên ghi ra đĩa), sẽ
xuất hiện hộp thoại Save As. Gõ ngay tên file tài liệu (vào
mục File name) và chọn thư mục sẽ chứa file tài liệu đó
(trong mục Save in). Chọn OK. File tài liệu sẽ được ghi vào
thư mục được chọn (hoặc thư mục ngầm định My
document).
10.Nếu tài liệu trên màn hình là tài liệu có sẵn trong đĩa (đã có
sẵn tên file) ta chỉ mở ra xem sửa hoặc đánh thêm vào, thì sự
thay đổi của tài liệu đó đựoc ghi lại theo tên đã có mà không
đưa ra hộp thoại Save As.
6. Đóng tài liệu.
Chỉ việc đóng cửa sổ của chương trình hoặc mở thực đơn File, chọn Exit.
Trước khi kết thúc cần tiến hành ghi các tài liệu đang soạn ra đĩa, nếu
không máy sẽ hỏi bạn có lưu file không. Nếu chọn No chương trình sẽ thoát
ngay và không lưu. Còn chọn Yes chương trình sẽ thoát và lưu với tên file mặc
định, rồi đóng các cửa sổ tài liệu lại (xem phần sau)
8
7. Sử dụng chức năng trợ giúp -Help
Vào Help trên thanh Toolbar chọn Microsoft Word Help hoặc dùng
phím tắt Alt+H / F1
2. CHỈNH SỬA CÁC THIẾT ĐẶT CƠ BẢN.
1. Thay đổi các chế độ hiển thị trang.
Có 4 kiểu xem tài liệu trên màn hình:

11.Kiểu Normal: Trong kiểu này, văn bản không có lề, không
hiện cột văn bản
12.Kiểu Online Layout: Trong kiểu này, văn bản được thể hiện
thành hai phần riêng biệt: nửa trái hiện tiêu đề và tên các
thành phần chính trong văn bản; nửa phải hiện nội dung của
văn bản.
13.Kiểu Page Layout: Nhìn được số trang, tiêu đề đầu\cuối
trang; văn bản giống như khi được in ra giấy.
14.Kiểu Outline: Cho phép nhìn văn bản theo từng mức khác
nhau tính từ phía lề trái của trang, sâu nhất là 9 mức.
15.Kiểu Master Document: Gần như kiểu Outline, không hiện
ranh giới trang của văn bản.
Để chọn một cách ta dùng menu View, hoặc nháy chuột vào một trong 4
nút ở đầu trái thanh cuốn ngang.
Xem toàn màn hình (bỏ hết các thanh menu, thanh công cụ): dùng lệnh
View/Full Screen, trở lại màn hình cũ bằng cách gõ Esc hay nháy chuột vào
vào nút Close của hộp Full Screen.
2. Sử dụng công cụ phóng to thu nhỏ
Khi muốn phóng to thu nhỏ một văn bản thì vào View trên thanh Toolbar
rồi chọn Zoom. Cuối cùng chọn các kích cỡ hiển thị trên hộp thoại Zoom sau đó
ấn OK.Muốn xem toàn bộ màn hình vào View chọn Full Screen.
3. Sửa đổi hiển thị của thanh công cụ
Vào View\Toolbars rồi chọn các thanh công cụ cần thể hiện hoặc không
muốn xuất hiện trên màn hình. Hoặc chọn View\Toolbars\Customize xuất hiện
9
bảng Customize chọn tab Toolbars để sửa đổi hiển thị. Chọn Comamands để
xem các lệnh của các thanh công cụ.

3. CHUYỂN ĐỔI KHUÔN DẠNG TÀI LIỆU
1. Ghi lưu một tài liệu dưới một khuôn dạng khác

Trong Word có thể lưu được các file dưới các dạng tệp thuần chữ (TXT),
tệp Rich Text Format (RTF), tệp khuôn mẫu tài liệu, tệp của phần mềm khác,
phiên bản khác…
Vào File\Save As xuất hiện bảng Save As (như phần trên) rồi chọn khuôn
dạng tài liệu cần lưu trong Save as Type rồi nhấn Save.
2. Lưu tài liệu dưới dạng thích hợp để đưa lên Website.
Vào File\Save As Web Page rồi chọn khuôn dạng tài liệu cần lưu trong
Save as Type rồi nhấn Enter.
10
BÀI 2: CÁC THAO TÁC CƠ SỞ
I. CHÈN THÊM DỮ LIỆU
1. Chèn thêm một ký tự, một từ, một câu, một vài dòng văn bản
Việc chèn thêm một ký tự, một từ, một câu, một vài dòng văn bản là giống
nhau:
16.Chọn vị trí cần chèn
17.Nhập dữ liệu tại vị trí cần nhập dữ liệu.
Trong trường hợp bạn muốn chèn dữ liệu mới đồng thời xóa dữ liệu cũ ở vị trí
cần chèn ta có thể sử dụng nút Insert trên bàn phím.
2. Sử dụng lệnh Undo:
Muốn quay trở lại trạng thái lúc trước ta dùng lệnh Undo:
18.Vào Edit/Undo
19.Hoặc dùng thanh công cụ có biểu tượng
20.Sử dụng phím tắt Ctrl + Z
3. Thêm một đoạn paragraph
21.Chọn vị trí cần thêm
22.Nhập dữ liệu tại vị trí cần nhập dữ liệu.
23.Nhấn Enter.
4. Chèn các kí hiệu/ký tự đặc biệt
Dùng Symbol
24.Đưa con trỏ vào vị trí cần chèn

25.Chọn Insert / Symbol.
26.Trong mục Font nhấn chọn tên Font cần thiết có chứa các ký
hiệu muốn chọn.
27.Nhấp chuột tại ký tự muốn chèn sau đó nhấn vào nút Insert
28.Nhấn Close để kết thúc.
11
5. Chèn một dấu ngắt trang
Trong một văn bản dài ngầm định chỉ gồm 1 Section, khi cần từ một vị trí
nào đó ngắt sang phần mới, để con trỏ ở vị trí đó, chèn một dấu ngắt phần bằng
lệnh Insert \ Break
Trong hộp thoại Break vừa xuất hiện, chọn Continuous, chọn OK. Một
dấu ngắt Section sẽ được tạo ra ở vị trí con trỏ (là một đường ngang trên dấu có
ghi End of Section nếu ở trong chế độ hiển thị Normal View)
Nếu chèn sai vị trí dấu ngắt phần có thể đặt con trỏ vào dấu, gõ phím
Delete xoá bỏ, chèn dấu mới vào vị trí chính xác.
2. LỰA CHỌN DỮ LIỆU
1. Đánh dấu chọn một ký tự, một từ một câu, toàn bộ văn bản
Chọn văn bản là thao tác nhằm chỉ định phần văn bản gồm nhiều ký tự
liên tiếp trước khi xử lý (có thể là một cụm từ, một câu ). Phần văn bản được
12
chọn sẽ thể hiện trên nền màu đen, còn thao tác chọn văn bản còn được gọi là
bôi đen và phần văn bản được chọn cũng còn gọi là khối văn bản.
Các thao tác chọn văn bản:
29.Chọn một phần bất kỳ: dùng chuột kéo từ ký tự đầu đến khi
chọn xong ký tự cuối. Thông thường ta kéo từ trái sang phải,
từ trên xuống dưới.
30.Chọn một dòng: bấm chuột tại đầu dòng đó (trên vùng chọn,
sát cạnh trái cửa sổ)
31.Chọn nhiều dòng: chọn dòng trên cùng rồi kéo dọc theo đầu
các dòng cần chọn tiếp theo

32.Chọn một đoạn: nhấp đúp tại đầu một dòng trong đoạn.
33.Chọn toàn bộ văn bản: nhấn giữ phím Ctrl và bấm chuột tại
vị trí bất kỳ trên vùng chọn hoặc bấm các phím Ctrl + A.
34.Huỷ bỏ sự chọn chọn: bấm chuột tại bất cứ vị trí nào trong
văn bản.
Có thể bấm các phím để chọn văn bản
35.Để con trỏ tại đầu phần văn bản cần chọn.
36.Nhấn giữ phím SHIFT, gõ các phím di chuyển con trỏ theo
hướng đến cuối phần văn bản đó (các phím mũi tên, Home,
End, ).
3. SAO CHÉP VÀ DI CHUYỂN, XÓA
1. Dùng công cụ sao chép và dán.
Để tạo một khúc sao đúp trong một tài liệu hoặc di chuyển một đoạn văn
bản trong một tài liệu.
Di chuyển khối văn bản
37.Chọn khối cần di chuyển
38.Bấm nút Cut trên thanh công cụ hoặc dùng phím tắt Ctrl+X
để cắt khối đưa vào vùng nhớ tạm
39.Chuyển con trỏ tới vị trí mới sẽ đặt khối
13
40.Bấm nút Paste trên thanh công cụ hoặc dùng phím tắt
Ctrl+P để dán khối văn bản đang lưu trong vùng nhớ tạm
vào vị trí con trỏ.
Sao chép khối văn bản
41.Chọn khối cần di chuyển
42.Bấm nút Copy trên thanh công cụ hoặc dùng phím tắt
Ctrl+C để sao chép khối vào vùng nhớ tạm
43.Chuyển con trỏ tới vị trí mới sẽ đặt khối
44.Bấm nút Paste hoặc dùng phím tắt Ctrl+P để dán khối văn
bản đang lưu trong vùng nhớ tạm vào vị trí con trỏ. Có thể

dán nhiều lần.
2. Sao chép và di chuyển khúc văn bản giữa nhiều tài liệu đang mở
Tương tự như phần trên .
3. Xóa một đoạn văn bản
Chọn khối văn bản cần xoá, gõ phím Delete hoặc Backspace hoặc dùng
phím tắt Ctrl+X
4. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ
Khi soạn thảo, có khi ta cần phải tìm hoặc thay thế một từ (hoặc cụm từ)
nào đó trong văn bản. Nếu văn bản có nhiều trang thì việc tìm kiếm trở nên khó
khăn và mất nhiều thời gian. Khắc phục công việc này, Winword có trang bị hai
công cụ Find (Tìm) và Replace (Thay thế).
14
1. Dùng công cụ tìm kiếm một từ, một câu trong một văn bản
Lệnh Find (Tìm kiếm) cho phép tìm một ký tự, một từ, một cụm từ, ký tự
đặc biệt như dấu ngắt đoạn văn, dấu ngắt trang v.v Để tìm kiếm, ta tiến hành
qua các bước sau:
Thực hiện: Edit\Find hoặc dùng phím tắt Ctrl+F , khi đó xuất hiện hộp
thoại Find and Replace:
45.Nhập nội dung cần tìm kiếm vào trong khung Find what của
hộp thoại (Có thể không hiện font chữ tiếng Việt)
46.Nhấn nút Find Next, Winword sẽ dò tìm, khi thấy từ nào sẽ
hiện lên và từ đó được bôi đen nằm sát hộp thoại
47.Khi muốn sửa chữa thì nhấn chuột trực tiếp trên văn bản
48.Nhấn nút Find Next để tìm tiếp
49.Nhấn nút Cancel để kết thúc.
Các lựa chọn trong hộp thoại Find
Find What: Nhập văn bản cần tìm kiếm
Search: Chọn hướng tìm
+ Up: Từ con trỏ về đầu đoạn văn
+ Down: Từ con trỏ đến hết văn bản

+ All: Tìm trong toàn bộ văn bản
Match Case: Nếu được đánh dấu thì Winword sẽ tìm các ký tự và từ
chính xác như đã nhập vào khung Find What
Find Whole Word Only: Nếu được chọn, Winword sẽ tìm một từ như đã
nhập vào trong khung Find What. Nếu không chọn mục này thì Winword sẽ
tìm luôn tất cả các từ cùng vần
Use Pattern Matching: Cho phép tìm các từ, ký tự hoặc số theo đúng
điều kiện mà ta đưa ra
Format: Nhấn trên nút Format để xác định các thuộc tính định dạng của
văn bản cần tìm (Font, Paragraph, Style, Language)
Replace: Để dùng kết hợp với tìm kiếm
Special: Liệt kê danh sách các ký hiệu đặc biệt
15
Trong quá trình tìm kiếm, Winword có thể sẽ đưa ra các thông báo cho ta
biết kết quả hoặc yêu cầu bổ sung thêm điều kiện tìm kiếm.
2. Dùng công cụ thay thế một từ, một câu trong một văn bản
Khi đã tìm thấy từ cần tìm bằng lệnh Edit\Find như đã trình bày trên
đây, nếu muốn thay thế từ đó bằng một từ khác, hãy chọn mục Replace. Nếu
muốn dùng kết hợp tìm và thay thế ta thực hiện lệnh Edit\Replace hoặc dùng
phím tắt Ctrl+H, Winword sẽ hiển thị hộp thoại Replace:
50.Nhập nội dung cần tìm trong khung Find What
51.Nhập nội dung muốn thay thế trong khung Replace With
52.Nhấn nút Find Next, Winword sẽ tiến hành tìm, khi tìm thấy
nếu bạn muốn thay thế thì nhấn nút Replace, nếu bỏ qua
không muốn thay thế thì nhấn nút Find Next. Nếu muốn thay
thế tất cả thì nhấn nút Replace All rồi nhấn OK.
53.Nhấn nút Cancel để kết thúc.
16
BÀI 3: ĐỊNH DẠNG
I. ĐỊNH DẠNG CÁC DÒNG CHỮ

1. Thay đổi font chữ : kích thước, kiểu chữ
a. Định dạng Font chữ
54. Thay đổi font chữ:
1. Chọn khối văn bản cần định dạng
2. Nháy chuột vào mũi tên xuống trong hộp tên Font chữ
trên thanh định dạng, một danh sách các tên Font hiện ra,
chọn Font cần sử dụng.
55. Thay đổi cỡ chữ:
3. Chọn khối văn bản cần định dạng
4. Nháy chuột vào mũi tên xuống trong hộp Font Size, chọn
số chỉ cỡ Font.
Định dạng ký tự trong Menu:
56.Chọn khối văn bản cần định dạng
57.Vào Format/Font, xuất hiện hộp thoại Font, chọn font chữ,
kiểu chữ, cỡ chữ và các định dạng khác của văn bản trong
hộp font.
Cách gõ chỉ số trên, chỉ số dưới:
58.Chỉ số trên: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + phím = gõ
chỉ số
59.Chỉ số dưới: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + phím = gõ chỉ số
Chú ý: Muốn con trỏ trở về bình thường, gõ lại tổ hợp các phím trên lần thứ 2
2. Dùng chữ in nghiêng in đậm, gạch chân
60.Có 3 kiểu thể hiện: đậm (Bold), nghiêng (Italic), gạch dưới
(Underline)
61.Muốn chọn kiểu kí tự nào thì Click vào một trong các kí tự
B, I ,U trên thanh công cụ.
Định dạng ký tự trong Menu
17
62.Chọn khối văn bản cần định dạng
63.Vào Format/Font, xuất hiện hộp thoại Font , chọn kiểu chữ

trong phần Font style
3. Dùng chữ có các màu khác nhau
Định dạng ký tự trong Menu
64.Chọn khối văn bản cần định dạng
65.Vào Format/Font, xuất hiện hộp thoại Font , trong phần
Font Color lựa chọn màu cho khối văn bản.
4. Dùng các lựa chọn căn lề và dàn đều cả hai lề
Theo mặc định, khi văn bản được nhập vào tài liệu được tự động căn
thẳng hàng theo lề trái của trang. Tuy nhiên ta có thể thay đổi căn hàng văn bản
bằng các nút lệnh: Left, Right, Center, Justified theo cách sau:
66.Chọn khối văn bản muốn căn hàng.
67.Chọn nút lệnh trên thanh công cụ .
5. Thụt đầu dòng
68.Đặt con trỏ chuột ở trước dòng, hoặc đoạn muốn thụt vào
69.Nhắp chuột vào nút Increase Indent trên thanh công cụ
chuẩn để thụt vào 1/2 inch
70.Nếu muốn thiết lập một kiểu thụt dòng khác:
Format/Paragraph/Indent and Spacing để đưa các tuỳ
chọn của Tab này ra phía trước hộp thoại
6. Thay đổi độ dãn dòng
71.Đánh dấu chọn đoạn văn bản cần thay đổi khoảng cách dòng
72.Format / Paragraph / Indent and Spacing
73.Nhắp chuột vào danh sách Line Spacing
Chú ý: Bạn có thể nhấn phím tắt
Ctrl + 1: dòng đơn
Ctrl + 2: dòng đôi
Ctrl + 5: dòng gấp rưỡi
18
7. Sao chép khuôn dạng từ một khúc văn bản đã chọn
Khi cần định dạng một hoặc khối văn bản giống như một phần văn bản đã được

định dạng, ta dùng cách sao chép định dạng như sau:
74.Chọn văn bản có định dạng cần sao chép.
75.Bấm nút Format Painter (bấm đúp nếu cần sao nhiều lần).
76.Bôi đen lần lượt các phần văn bản muốn nhận định dạng cần
sao. Bấm ESC nếu thôi không sao tiếp nữa.
Có thể bấm tổ hợp phím CTRL+SHIFT+C, và CTRL+ SHIFT+ V.
2. ĐỊNH DẠNG CHUNG
1. Sử dụng và thiết lập dấu nhảy cột (tab) để căn thẳng cột: trái, phải, giữa,
theo dấu chấm thập phân:
77.Vào Format\Tabs
78.Chọn vị trí căn: trái (left), phải (right), giữa (center)

2. Thêm đường viền biên (border) cho mọi tài liệu:
79.Vào Format\Borders and Shading
80.Chọn đường viền thích hợp trong mục Style và mục Width
chọn độ đậm cho đường viền, sau đó chọn OK.
19
3. Dùng danh sách liệt kê gạch đầu dòng và liệt kê đánh số:
81.Vào Format\Bullnets and Numbering để xuất hiện bảng
82.Chọn gạch đầu dòng trong tab Bullneted.
20
83.Chọn đánh số thích hợp trong tab Numbered.
Ta có thể thay đổi các ký hiệu đầu dòng, khoảng cách giữa các ký hiệu với chữ
đầu dòng bằng cách nhấp vào Custumize.
3. KHUÔN DẠNG MẪU
1. Chọn một khuôn mẫu cho tài liệu ( Template) thích hợp để dùng cho
một công việc cụ thể
a. Khái niệm: Tệp mẫu là một dạng tư liệu đã được thiết kế thô trong đó có
nhiều định dạng khác nhau. Khác với khi bạn sử dụng nút New trên thanh
công cụ để tạo ra một tư liệu, khi đó Word tạo ra tệp mẫu Normal, là tệp mẫu

không chứa nội dung và định dạng.
Tác dụng: Các tệp mẫu của Word giúp bạn tạo được rất nhiều kiểu tư liệu khác
nhau, từ các bản fax đến các bản ghi nhớ.
Cách tạo:
84.Chọn File/New, xuất hiện hộp thoại New
85.Nhắp Tab Momos
86.Chọn khuôn mẫu Contemporary Memo
87.Nhắp nút OK.
88.Lúc này Word sẽ tạo mới một tư liệu dựa trên tệp mẫu
Contemporary Memo. Nhắp lên dòng hướng dẫn “nhắp tại
đây và gõ tên” (Click here and type name) và gõ nội dung
mới ghi đè lên chúng.
89.Đọc các dòng hướng dẫn khi sử dụng tệp mẫu.
90.Lựa các thông tin rồi gõ đè lên chúng (nội dung mới của bạn
sẽ ghi đè lên dòng hướng dẫn được chọn ).
91.Đóng tài liệu lại và không cần lưu trữ nó.
2. Làm việc với một khuôn mẫu cho một công việc cụ thể
Dùng đồ thuật Wizard
21
a. Khái niệm:
Wizard cũng như các tệp tin khác, sẽ có sẵn nội dung và các định dạng
làm mẫu. Nhưng nó sẽ hỏi bạn những thứ bạn cần gộp vào tư liệu và chỉ tạo ra
đúng cái bạn yêu cầu.
b. Tác dụng:
Wizard sẽ tạo ra những tư liệu rất giống với các tệp mẫu gốc, cũng có
những dòng hướng dẫn để giúp bạn điền nội dung.
Cách tạo:
92.Chọn File/New, xuất hiện hộp thoại New
93.Nhắp Tab Momos
94.Chọn khuôn mẫu Memo Wizard

95.Nhắp nút OK để chạy Wizard.
96.Lúc này Word sẽ mở trang đầu tiên của Wizard. Nhắp lên nút
Next.
97.Wizard sẽ đưa ra câu hỏi đầu tiên của nó. Đánh dấu một
trong ba nút tuỳ chọn rồi nhắp lên nút Next lần nữa.
98.Tiếp tục trả lời các câu hỏi của Wizart sau đó nhắp Next cho
đến khi nhắp nút Finish.
Đóng tài liệu lại và không cần lưu trữ nó.

22
BÀI 4: HOÀN TẤT MỘT TÀI LIỆU
I. KIỂU CÁCH (STYTES) VÀ PHÂN TRANG
1. Áp dụng một styles có sẵn cho một tài liệu
a. Định nghĩa Style:
99.Một tập hợp các thuộc tính định dạng: font, size, căn hàng
theo chiều ngang, khoảng cách giữa các ký tự, được gọi là
một mẫu định dạng (Style).
100. Sau khi đã có các style, việc định dạng văn bản bằng
cách sử dụng các style sẽ là một phương pháp tiện lợi nhất
cho người sử dụng.
Tạo Style:
101. Thực hiện Format\Style and Formating, xuất hiện
hộp thoại Style:
23
102. Chọn New, xuất hiện hộp thoại New Style:
5. Khung Name: Nhập tên Style ( Mặc nhiên là Style 1)
6. Nút Format: Chọn các mục cần định dạng cho Style:
Font, lề, tab,
7. Nhấn OK để chọn.
Sửa chữa Style:

103. Thực hiện Format\Style and Formating.
104. Nhấn chuột phải vào tên Style chọn Modify từ menu
và xuất hiện hộp thoại như hộp New Style.
105. Thay đổi các mục trong Style ( Font, Tab, )
106. Nhấn OK để ghi nhận sự thay đổi.
d. Sử dụng Style:
107. Đánh dấu (Bôi đen) các đoạn văn bản cần định dạng
theo mẫu Style.
108. Nhấn nút Style and Formating trên thanh công cụ
định dạng, nhấn chuột tại kiểu Style.
24
109. Các đoạn văn bản được đánh dấu sẽ có kiểu định dạng
của Style đã chọn.
2. Chèn thêm số trang cho một tài liệu
110. Vào Insert/Page number
111. Xuất hiện hộp thoại Page Number
112. Trong mục Position chọn vị trí đánh số trang:
8. Top of Page: Đánh số ở đầu trang
9. Bottom of Page: Đánh số ở cuối trang
113. Trong mục Alignment: chọn Left, Center, Right
hoặc Inside hay Outside để đặt số trang ở bên trái, giữa, bên
phải, nằm phía trong cùng hay ngoài cùng của trang.
114. Nếu đánh số ngay từ trang đầu tiên ta chọn hộp Show
Number in First Pag
115. Nhấn vào nút Format để chọn kiểu đánh số trang. Gõ
số bắt đầu của trang đầu tiên ở hộp Start At.
25