Một số thủ thuật trong excel

Để giúp các bạn khai thác các tính năng ưu việt trong công tác xử lý bảng tính đối với phần mềm
Microsoft Excel, xin giới thiệu một số thủ thuật được coi là hay nhất của phần mềm này.
1. Có Bao Nhiêu Ngày Trong Tháng
Excel thiếu hàm tính số ngày trong một tháng cho trước nên bạn phải tự lập hàm này. Nếu ô A1
chứa một ngày nào đó, hàm =day(date(year(A1 ),month(A1)+1,1)-1)
Sẽ trả về số ngày trong tháng tương ứng.
Còn bao nhiêu ngày nữa
 Excel không có hàm tính được đó là ngày thứ mấy trong số 365 ngày của một năm hoặc còn bao
nhiêu ngày nữa thì hết một năm, bạn có thể tự viết công thức tính toán này. Công thức sau đây tính
ngày còn lại dựa trên ngày của ô A1.
=A1-date(year(a1),1,0)
 Excel tự động định dạng ngày tháng cho ô này, vì thế thay đổi định dạng số thành một tùy chọn
khác (chẳng hạn general)
 Muốn tính số ngày còn lại (dựa trên ngày trong ô A1), dùng công thức sau:
=date(year(A1),12,31) .
2. Bảo Vệ Công Thức Và Dữ Liệu Bằng Cách Giấu Chúng
Giả sử bạn đã tạo một bảng tính có một vùng để cho ngày dùng khác nhập liệu. Bạn muốn bảo vệ dữ
liệu và công thức cho phần còn lại của bảng tính không cho họ sữa đổi. Có giải pháp áp dụng cho
mọi bảng tính là giấu dòng và cột. Trong Excel, đánh dấu những dòng bạn muốn giấu rồi chọn
Format / Column / Hide.
 Bạn cũng có thể bảo vệ bảng tính bằng mật khẩu để không cho ngày khác gỡ bỏ chế độ dấu dòng
và cột của bạn. Trước hết khi thực hiện điều này, bạn phải mở khóa cho các ô mà ngày dùng sẽ
nhập liệu. Ðiểm sáng những ô này, chọn Format / Cells, nhấn Protection, đừng đánh dấu vào
Locked and Hiden rồi nhấn Ok.
 Nếu đang dùng Excel 97, bạn có thể tận dụng tính năng Scroll Area với điều kiện phải có Macro
Visual Basic. Khi cần thiết đặt vùng Scroll bằng Macro VBA, ngày dùng không thể di chuyển con
trỏ ra ngòai vùng đó dược.
 Muốn kích họat vùng Scroll bất cứ khi nào mở bản tính, nhấn <Alt>-<F11> để mở trình soạn thảo
Macro Visual Basic Editor.
 Chọn bảng tính từ cửa sổ Project ở bên trái và nhấn đúp vào This Workbook để hiện thị cửa sổ
Module Code.

 Chọn Workbook ở danh sách bên trái của Module. Open sẽ xuất hiện bên phải và con trỏ sẽ
nằm giữa 2 lệnh Private sub và End sub. Nhập lệnh sau vào giữa 2 dòng này, dĩ nhiên là phải địa
tên và vùng bảng tính
Worksheets (“Sheet 1”).Scroll
Area =” A1:J10”
 Muốn tắt tính năng scroll area để có thể soạn thảo bảng tính, tạo một chương trình con với lệnh
như sau:
Worksheets (“sheet 1”).Scroll
Area=”“
 Thực thi chương trình con bất cứ lúc nào bạn cần tắt tính năng Scroll Area.
Hiển thị đối số của các hàm
Để xem đối số trong một công thức, hãy nhấn Ctrl- Shift- A. Ví dụ, nếu bạn gõ =RATE và nhấn Ctrl-
Shift -A, bạn có thể nhìn thấy tất cả các đối số cho hàm này (ví dụ =RATE (nper, pmt, pv, fv, type,
guess)).
Nếu bạn muốn biết chi tiết hơn, gõ theo: =RATE
Và nhấn Ctrl+A để hiển thị theo Function Wizard.
4. Tham chiếu các hàm
Để tham chiếu các hàm ứng dụng trong Excel, bạn hãy giữ phím Shift-F3, Excel sẽ đưa ra hộp thoại
chứa tất cả các hàm ứng dụng và hướng dẫn các cú pháp cụ thể cho từng hàm khi bạn di chuyển
con trỏ điểm sáng đến hàm muốn tham chiếu. Đây cũng là cách nhập công thức nhanh mà không
cần gõ toàn bộ cú pháp.
Dùng F9 để tính tạm thời
Nếu bạn tạo một bản tính có chứa công thức quá dài nên không thể biết ngay kết quả, bạn có thể
kéo con trỏ để chọn một phần của công thức trong thanh công thức, và ấn phím F9. Lập tức, kết quả
của một công thức con trong dãy công thức của bạn sẽ hiện trên màn hình. Quan trọng hơn, là bạn
không được ấn Enter, một phần của công thức đó sẽ bị mất, nên để chắc chắn bạn phải ấn phím
ESC. Tuy nhiên nếu bạn nhỡ ấn Enter, thì hãy thử ấn tổ hợp phím Ctrl- Z để phục hồi lại các thay
đổi.
Liên kết text box tới dữ liệu trong ô
Bạn có thể liên kết một text box tới dữ liệu trong một ô của bản tính bằng cách tạo ra một text box và

liên kết công thức trả lại kết quả của ô đó tới text box.
1. Nhắp vào biểu tượng tạo một text box trên thanh công cụ Drawing. Nhắp vào bảng tính và kéo con
trỏ để tạo một text box.
2. Đưa con trỏ tới thanh công thức, gõ công thức đã cho kết quả tới ô cần liên kết vào text box. (Ví
du: trong ô A1 bạn có số liệu là 2. Trên thanh công thức, ban gõ =A1). Và ấn Enter.
3. Text hay số liệu bạn gõ trong ô đã liên kết (ví dụ A1) sẽ xuất hiện trong text box. Trong ví dụ trên
thì text box sẽ có giá trị ở trong là 2.
Bạn có thể di chuyển text box tới một vài bản tính khác trong tập bảng tính nếu bạn muốn.
Liên kết một hình ảnh tới một dãy ô
Bạn có thể copy một dãy ô và dán nhanh chúng như một hình ảnh trong một bản tính. Đây cũng là
một cách tinh xảo để dễ dàng nhìn thấy ô nào đó tại một vài nơi trong bảng tính của bạn. Bạn có thể
sử dụng phương pháp này để in các ô trong một trang. Khi các ô liên kết thay đổi thì các định dạng
này cũng được áp dụng cho các ô được liên kết. Để tạo một hình ảnh được liên kết, bạn theo các
bước:
1. Chọn các ô có chứa dữ liệu gốc.
2. Nhắp vào Copy trên menu E(bay.)
3. Chọn ô mà bạn muốn dán hình ảnh vừa chọn xuất hiện.
4. Trong khi giữ phím Shift, nhắp vào Paste Picture Link trên menu E(bay.) Kết quả sẽ cho nhanh
chóng.
Sử dụng Advanced Filter
Nếu bạn tạo một danh sách Shift trong Microsoft Excel và muốn chọn tại dữ liệu đó và copy chúng tới
bảng tính khác, hãy sử dụng lênh Advanced Filter. Để bắt đầu sử dụng lệnh này, nhắp vào Filter
trong menu Dat, nhắp vào Advanced Filter và làm theo các chỉ dẫn.
Sử dụng hàm Sum+ If để tính tổng dữ liệAdvanced Filter
Giả sử bạn tạo một danh sách dữ liệu trong ô từ A1 đến A10 và muốn tính tổng tất cả các giá trị lớn
hơn 50 và nhỏ hơn 200. Để làm được việc này, sử dụng theo dòng công thức dưới đây:
=SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, A1:A10,0),0))
Để chắc chắn bạn nhập công thức như là một dãy, bạn hãy ấn Ctrl- Shift- Enter. Sau đó bạn sẽ nhìn
thấy dấu ngoặc {} trong công thức. Nhưng không được ấn Enter khi đang gõ công thức.
Sử dụng hàm Sum+ If để đếm dữ liệu

Bạn đã có một danh sách dữ liệu trong các ô A1: A10, và muốn đếm tất cả các giá trị lớn hơn 50 và
nhỏ hơn 200. Bạn sử dụng công thức sau:
=SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, 1,0),0))
Điền nhanh dữ liệu bằng các ô giống nhau
Bằng cách nhắp đúp chuột vào góc phải dưới của một ô để làm xuất hiện con trỏ hình dấu cộng sẽ
tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo của cột. Ví dụ, nếu bạn gõ dữ liệu trong
các ô A1: A20, gõ một công thức hay text vào trong ô B1. Nhắp hai lần chuột vào góc dưới của ô B1.
Microsoft Excel sẽ điền dữ liệu xuống phía dưới cột từ ô B1 tới ô B20.
Sắp xếp một danh sách đẵ được lọc
Để sắp xếp một danh sách đã được lọc, chọn Data\ Sort, và chọn cột thích hợp từ hộp điều khiển
Sort by. Đặc biệt bạn cần lưu ý là sắp xếp theo thứ tự tăng dần (Ascending) và giảm dần
(Descending) và nhắp vào OK.
Lấy các bộ lọc khi công việc đã hoàn thành
Nếu bạn sử dụng AutoFilter để lọc các bản ghi, bạn đã kết thúc việc hiển thị các record đó, nhưng
sau đó bạn lại muốn xem lại tất cả các bản ghi của bạn một lần nữa. Để nhận được các bản ghi đó,
đơn giản bạn chọn All từ danh sách thả xuống của bộ lọc hiện tại. Nếu bạn muốn tắt chức năng
AutoFilter, chọn Data\ Filter và xoá chọn trong AutoFilter.
Làm vừa dữ liệu trong một trang
Excel đã rất "cố gắng" để đưa thật nhiều dữ liệu cho vừa một trang, nhưng bạn có thể giảm bớt hay
làm tăng thêm cho các dữ liệu bảng tính của bạn bằng cách thay đổi lựa chọn Adjust To % Normal
Size. Hay bạn có thể sử dụng lựa chọn Fit To Pages để nén dữ liệu cho đầy số trang riêng biệt. Đơn
giản, bạn chọn File\ Page Setup và thử nghiệm với hai lựa chọn đó bằng cách thay đổi các thiết đặt
của chúng. Cuối cùng, nhắp vào nút Print Preview để xem kết quả.
Hiển thị các ô hay dùng
Để tìm ra bất cứ ô nào mà bạn hay dùng, chọn Auditing từ menu Tools và chọn Show Auditing
Toolbar. Nhắp vào một ô cùng với một công thức, khi đó chọn Trace Precedents (nút đầu tiên trên
thanh công cụ Auditing), và đưa mũi tên tới các ô mà bạn đã sử dụng để tính toán các giá trị của
riêng ô đó, lúc này hình mũi tên màu xanh sẽ xuất hiện có liên kết từ các ô dữ liệu tới ô kết quả. Để
xoá các mũi tên, nhắp vào nút Remove All Arrows.
Tìm nhanh các ô có chứa công thức

Để tìm ra nơi các ô chứa công thức một cách nhanh chóng trong bảng tính, chọn Go To từ menu
E(bay.) Trong hộp thoại xuất hiện, chọn Special\ Formulas, và nhắp vào OK. Khi đó, mỗi ô có chứa
một công thức sẽ được lựa chọn.
Đánh dấu vào Formulas trong hộp thoại Go To để chọn ô có công thức.
Bổ sung Shift nền web vào bảng tính
Để bổ sung dữ liệu "sống" từ các bảng tính nền web tới bảng tính hiện tại của bạn: mở bảng tính
Web, gõ URL vào trong hộp thoại File Open sau đó chọn và copy các ô bạn muốn. Trong bảng tính
của ban, chọn Paste Special từ menu Edit và nhắp vào nút Paste Link.
Sử dụng ô tham chiếu và nhãn text trong các công thức
Để sử dụng các tham chiếu ô cùng với nhăn text trong một công thức, bạn chỉ việc gõ một ký hiệu
(&) ở giữa tham chiếu và text. Ví dụ, để hiển thị dòng dữ liệu là "25 Departments", gõ (=A1 &
"Departments"), trong đó A1 chứa số 25.
Làm thế nào để ấn định một macro tới một nút ?
Bạn muốn chạy macro hay hàm chỉ bằng một thao tác nhắp vào một nút? Bằng cách gán một hàm
hay một macro tới một nút tuỳ biến bạn có thể thực hiện rất nhanh chóng mà không phải chọn
Tools\Macro. Để ấn định một macro tới một nút, chọn View\ Toolbars\ Customize. Nhắp vào tab
Commands và chọn Macros trong điều khiển Categories.
Hủy lệnh in ngay lập tức
Nếu bạn áp dụng thủ thuật nhỏ sau đây, bạn có thể ngừng ngay hoạt động của máy in một cách an
toàn và hiệu quả.
Đầu tiên, bạn hãy vào menu Start > Run rồi gõ lệnh CMD, nhấn Enter. Trong dấu nhắc tại cửa sổ
CMD này, bạn hãy nhập vào dòng lệnh net stop spooler, nhấn Enter. Sau đó, chờ trong giây lát để
Windows nhận lệnh mà tạm huỷ các máy in cũng như các lệnh in có trong bộ nhớ của hệ thống.
Lúc này, bạn hãy nhập vào dòng lệnh net start spooler rồi nhấn Enter để Windows khôi phục lại các
máy in có trong hệ thống của bạn. Lệnh in đã bị huỷ bỏ an toàn. Cuối cùng, bạn nhập dòng lệnh Exit
để thoát khỏi cửa sổ CMD.
Chỉnh sửa “siêu liên kết” dễ dàng
Nếu bạn cảm thấy điều này gây bất tiện và có thể chỉnh sửa siêu liên kết một cách nhanh chóng mà
không cần phải qua các thao tác chỉnh sửa dài dòng phức tạp khác, thì bạn có thể áp dụng chiêu
thức sau:

Trong bảng tính, bạn hãy nhấn trái chuột vào hyperlink cần chỉnh sửa rồi giữ chuột trong
khoảng 2,3 giây. Khi này đoạn link sẽ được hiển thị ở thanh công thức, và bạn có thể thực hiện việc
chỉnh sửa một cách dễ dàng được rồi đấy.
Hàm Excel tính tuổi nợ và số dư bình quân
Hai hàm Excel dưới đây có thể giúp bạn nhanh chóng lthực hiện tác vụ.
Ví dụ chúng ta có 1 sheet dữ liệu của khách hàng như hình dưới
• Cột thứ nhất là ngày tháng giao dịch với khách hàng (sắp xếp theo ngày tăng dần)
• Cột thứ hai là số tiền phải thu của khách hàng (ghi nợ)
• Cột thứ ba là số đã thu được của khách hàng (ghi có)
• Cột thứ tư là cột thứ 2 trừ cột thứ 3
• Cột thứ năm là cân đối còn phải thu sau từng giao dịch, cột 6 là ghi chú
Việc tính toán chỉ cần cột 1 đến cột 4.
Tạo hàm
1. Function OldOfDebt(mRange As Range, toDate As Date) As Double
Hàm này trả về tuổi của khoản phải thu theo ngày, bằng cách giải đáp số dư còn phải thu tại ngày
cuối cùng là các khoản phải thu của các ngày nào theo nguyên tắc khoản đã thu được sẽ là thanh
toán cho khoản phải thu đến trước, sau đó tính ra số ngày theo trọng số của từng khoản đối với số
dư.
Hàm có hai tham số, thứ nhất mRange chính là vùng tính toán, trong ví dụ là A2:D13; thứ hai toDate
là ngày để xác định tuổi (toDate phải lớn hơn ngày cuối cùng phát sinh giao dịch với khách hàng),
trong hình là C19. Theo ví dụ hàm tính tuổi của khoản phải thu có giá trị 191.000 là 146,36 ngày trả
về tại ô E19.
2. Function AvgBalance(mRange As Range, toDate As Date) As Double
Hàm này có tham số y hệt hàm trên, trả về số dư còn phải thu trung bình của các khách hàng theo tỷ
trọng về thời gian. Trong hình, hàm tính ra số dư bình quân trả về ô E21 là 106.791 với mRange là
A2:D13 và toDate là 31/12/2005. (Bạn có thể tính được tổn thất do khách hàng này chiếm dụng bằng
Hàm x lãi suất trong khoảng thời gian A2 đến A13).
Mã nguồn
Public Function OldOfDebt(mRange As Range, toDate As Date) As Double
Dim rDate As Range Cot ngay

Dim rDebit As Range Cot ghi no
Dim rCredit As Range Cot ghi co
Dim mPaid As Double Tong so da thu duoc
Dim mClose As Double So du cuoi tai ngay toDate
Dim mAccDebit As Double Debit cong don
Dim thisAmount As Double
Dim thisDate As Double
Dim mRow As Long Bien dem so dong
Dim i As Long
Dim ret As Double Gia tri tro ve
mRow = mRange.Rows.Count
Set rDate = mRange.Range(Cells(1, 1), Cells(mRow, 1))
Set rDebit = mRange.Range(Cells(1, 2), Cells(mRow, 2))
Set rCredit = mRange.Range(Cells(1, 3), Cells(mRow, 3))
mPaid = Application.WorksheetFunction.Sum(rCredit)
mClose = Application.WorksheetFunction.Sum(rDebit) - Application.WorksheetFunction.Sum(rCredit)
For i = 1 To mRow
If rDebit.Cells(i, 1).Value <> 0 Then
mAccDebit = mAccDebit + rDebit.Cells(i, 1).Value
If mAccDebit > mPaid Then
thisAmount = Application.WorksheetFunction.Min(mAccDebit - mPaid, rDebit.Cells(i, 1).Value)
thisDate = rDate.Cells(i, 1).Value
ret = ret + thisAmount * (toDate - thisDate) / mClose
End If
End If
Next i
OldOfDebt = ret
End Function
Public Function AvgBalance(mRange As Range, toDate As Date) As Double
Dim rDate As Range

Dim rAmount As Range
Dim mRow As Long
Dim mLenght As Long quang thoi gian tu ngay dau den toDate
Dim i As Long
Dim ret As Double
mRow = mRange.Rows.Count
Set rDate = mRange.Range(Cells(1, 1), Cells(mRow, 1))
Set rAmount = mRange.Range(Cells(1, 4), Cells(mRow, 4))
mLenght = toDate - rDate.Cells(1, 1)
For i = 1 To mRow
ret = ret + rAmount.Cells(i, 1) * (toDate - rDate.Cells(i, 1)) / mLenght
Next i
AvgBalance = ret
End Function
Bộ tiện ích Hữu hiệu cho Excel
Nếu bạn là người thường xuyên sử dụng Microsoft Excel thì hãy lưu ý đến bộ tiện ích này, đó là
Asap Utilities, gồm có 300 tiện ích khác nhau. Sau khi cài đặt chương trình, Excel sẽ hỏi bạn có
muốn cho phép các macro hoạt động không, bạn cứ mạnh dạn chọn Enable Macro để Asapp có thể
hoạt động. Nó không có cửa sổ riêng biệt mà chỉ là một mục trên thanh menu, cạnh menu Help.

Có thể kể một số tiện ích chính của Asap Utilities như sau:

• Vision Control: bạn có thể phóng to văn bản, cho phép ẩn hay hiện thanh công cụ, thanh
trạng thái… tất cả đều được thực hiện khá dễ dàng, không cần phải làm từng bước một như Excel.
• Favorites: cho phép bạn thêm hay bớt các chức năng trong menu.
• Select: những chức năng liên quan đến việc đánh dấu văn bản.
• Sheets: những công cụ dùng cho sheet như thêm Sheet, đổi tên Sheet, cho phép hiện hay ẩn
các Sheet, đặt mật khẩu cho Sheets…
• Columns / Rows: các chức năng dùng để chỉnh sửa dòng, cột.
• Numbers: giúp bạn chuyển đổi các con số.

• Objects: các chức năng liên quan đến đồ họa.

Nếu thạo tiếng Anh bạn có thể vào mục Info để xem hướng dẫn cụ thể từng chức năng. Nếu là
người thích đùa, bạn có thể đùa chút chơi để trêu những người chưa hiểu biết lắm bằng cách chọn
mục Launch/ Funny (error messages). Khi đó máy sẽ hiện ra một thông báo “nghiêm trọng” nào đó,
ví dụ như máy đang bị đau đầu, hay là file bị lão hóa, bạn có muốn format ổ cứng không… và chỉ còn
cách bấm OK.
Chương trình có dung lượng 1.27 MB, có thể download miễn phí từ website
www.asap-utilities.com
Liệt Kê Dữ Liệu
 Countif rất hữu dụng khi chỉ có một điều kiện. muốn thực hiện nhiều phép so sánh, bạn có thể
dùng hàm dcount. Hàm này yêu cầu dữ liệu của Excel (có dòng đầu tiên là trường tên) và một vùng
điều kiện riêng biệt.
 Hình trên là một ví dụ về một cơ sở dữ liệu đơn giản trong vùng A1:E11 và vùng điều kiện G1:K2
công thức =DCOUNT(A1:E11,,G1:K2) trong ô G3.
 Công thức này sẽ cho kết quả khác nếu bạn thay đổi giá trị trong vùng điều kiện. Vùng điều kiện
cũng có thể thực hiện toán tử Logic như "Or" khi bạn dùng nhiều dòng.
Tính Toán Có Điều Kiện
• Vì các hàm count, counta và countblank rất dễ hiểu nên ta chỉ đề cập đến countif.
• Hàm cần nhiều tham số: vùng chứa dữ liệu cần tính tóan và điều kiện để xác định một ô nào
đó.
Ví dụ sau đây minh họa nhiều ứng dụng khác nhau của hàm countif.
• Giả sử bạn có vùng dữ liệu tên data.
Lưu ý là tham số thứ hai của hàm countif có thể trỏ đến một ô chứa dữ kiện tìm kiếm.
 Muốn đếm số ô có giá trị là 12, dùng công thức =countif(data, 12).
 Muốn tính tổng số ô có giá trị 1 hay 12, dùng công thức =countif(data, 12)+countif(data, 1).
 Muốn tính tổng số ô có giá trị từ 1 đến 10, dùng công thức=countif (data,”>=1”)-
countif(data,”<=10).
 Muốn đếm số ô có chứa chữ yes, dùng công thức=countif(data,”yes”)
 Cuối cùng, muốn đếm hết tất cả các ô có chứa text, dùng công thức =countif(data,”*”).

Ô Được Cập Nhật Lần Cuối Trong Excel
 Bạn có thể biết được nội dung của ô nào được cập nhật lần cuối. Nếu lưu thông tin được cập nhật
theo định kỳ thì rất tiện, ví dụ như bảng tính doanh thu bán hàng của mỗi ngày. Một công thức trong
bảng tính như thế có thê tham chíêu đến tổng số tiền vừa bán hàng nhưng vị trí của số tiền này có
thể thay địa mỗi ngày.
 Công thức sau đây cho biết giá trị mới nhất trong 50 dòng đầu tiên ở cột C:
=indirect(address(max((row(1:50)*(C1:C50<>””))), column(C:C)))Đây là công thức về mảng (array)
do đó bạn phải nhập nó bằng cách nhấn <Ctrl>-<Shift>-<Enter>.
 Nếu dữ liệu của bạn chiếm hơn 50 dòng. Hãy thay địa 2 giá trị 50 trong công thức, hoặc nếu dữ
liệu không phải ở cột C thì hãy thay bằng cột tương ứng.
HÀM COUNTIF
 Bạn có thể dùng hàm COUNTIF của Excel để đếm số các giá trị trong một vùng thỏa mãn điều
kiện. Ví dụ, bạn muốn đếm tất cả các ô từ A1 đến A7 có giá trị >=2 nhưng <10 thì COUNTIF không
thực hiện được. Nhưng bạn có thể dùng công thức trên mảng (array) sau đây:
{=sum ((a1:a7)>2)*((a1:a7)<10)}
 Đối với công thức mảng, không cần gõ các dấu mở và đóng ngọăc ở đầu và cuối công thức; chỉ
cần nhập công thức rồi nhấn <Ctrl>-<Shifr>-<Enter>.
Index Mạnh Hơn Mode
 Trong Excel, chức năng MODE trả lại giá trị xuất hiện nhiều lần nhất trong một giới hạn. Tuy
nhiên, nó không thực hiện được địa với các giá trị vào bằng text (text entry). Nhưng ở đây có một
công thức trường (array formular) sẽ cho entry xuất hiện thường xuyên nhất trong một giới hạn cột
họăc dòng, bất kể đó là text hay là số:
=INDEX(range, MATCH(MAX (COUNTIF(range, range)), COUNTIF (range, range),0)
 Hãy nhớ nhấn Ctrl+Shifr khi vào một công thức thường.
Chuyển Giá Trị Nhập Từ Các Ứng Dụng Khác Thành Giá Trị Thực
 Khi nhập dữ liệu từ các ứng dụng khác sang Excel, trong đó có Aaccess, đôi lúc dữ liệu được
nhập dưới dạng text nên không thể dùng trong việc tính tóan hay dùng với các lệnh đòi hỏi giá trị số.
 Bạn không thể định dạng các ô theo kiểu giá trị. Chẳng lẽ phải nhập lại dữ liệu? Sau đây là cách
đơn giản để chuyển sang giá trị số.
 Chọn một ô trống, nhập số 1 và chọn Edit / Copy.

 Đánh dấu tất cả các ô bạn cần chuyển rồi chọn Edit / Paste special.
 Trong khung hội thoại Paste Special, chọn Multiply rồi nhấn OK.
 Thao tác này sẽ nhân từng ô cho 1 và chuyển nội dung của ô thành giá trị số.
Thêm Nhãn
 Nếu bạn nhập ký tự sau một số (như ’24 ft’). Excel xem đó là một chuỗi ký tự. Nhưng ở đây bạn
lại múôn cộng hết các con số đằng trước. Nếu các ô có cùng số ký tự, hãy dùng công thức về chuỗi
để xóa các ký tự bạn không cần nữa. Các công thức này mỗi lần thực hiện trên nhiều ô, do vậy, đáng
lẽ phải thực hiện một lọat công thức thì chỉ cần một công thức mà thôi.
 Giả sử từ ô A1 đến A5 có các ký tự. Vào ô A6 gõ công thức =sum(left(a1:a5,len (a1:a5)-3)). Và
nhấn <Ctrl>-<Shift>-<Enter> (để thêm dấu mở hoặc đóng ngọăc nhọn vào công thức rồi hiển thị kết
quả). Trong ví dụ này, nhãn bạn muốn xóa dài 3 ký tự. Nếu nhãn dài hơn, hãy thay giá trị 3.
 Dĩ nhiên, không nên dùng hậu tố ở vị trí đầu tiên. Thay vào đó, chọn Format / Cells / Number,
trong khung Code, nhập vào một định dạng số. Trong ví dụ này, gõ #, khỏang trắng và ft., rồi chọn
Ok. Các con số sẽ được đặt tên một cách chính xác, lúc đó, bạn có thể dùng hàm SUM đơn giản
thay vì một công thức về chuẩn để cộng chúng.
Đổi Giá Trị Mà Không Cần Dùng Công Thức
 Bạn phải cập nhật bảng giá bằng bảng tính Excel. Đôi lúc, bạn cần tăng một nhóm giá lên số
phần trăm nhất định nào đó.
 Chắc là bạn sẽ tạo công thức rồi dùng lệnh Edit / Paste Special. để thay giá trị ban đầu bằng kết
quả mới tính tóan.
 Cuối cùng, bạn phải xóa công thức đó đi. Có cách nào đơn giản hơn có thể thực hiện được điều
này không?Giải pháp sau cũng cần đến lệnh
Edit / Paste Special.
 Giả sử bạn muốn tăng 5% cho các giá trị trong vùng A2:A100. Hãy thực hiện những bước sau:
Nhập 1,05 vào một ô trống bất kỳ và chọn Edit / Copy.
Chọn vùng bạn muốn sửa địa, ở đây là A2:A100.
Chọn Edit / Paste Special.
Trong khung hội thọai Paste Special, chọn Multiply (xem hình) rồi nhấn Ok.
Xóa giá trị đã nhập vào ở bước 1 vì không cần nó nữa.
Thao tác này đã nhân các giá trị trong vùng được chọn lên 1,05 lần, tương đương với việc tăng lên

5%.
Kết Hợp Chữ Và Giá Trị Trong Một Ô
Bạn có biết rằng có thể kết hợp chữ và giá trị trong cùng một ô không?
 Ví dụ, nếu ô A12 có giá trị 1435 và bạn gõ=”Total:”&A12 vào một ô khác thì ô mới này sẽ hiển thị
“Total:1435’.
Ký hiệu & là tóan tử kết nối nhằm kết hợp chữ với nội dung ô A12.
 Lưu ý rằng tóan tử này không có hiệu lực với những ô có công thức vì ô này chứa chữ không phải
giá trị số. Trong trường hợp này có thể dùng hàm=”Total:”&TEXT(a12,”$#,##0.00”) và kết quả sẽ là
’Total:$1,435.00’.
 Tham số thứ 2 của hàm Text() là chuỗi định dạng số chuẩn của Excel. Sau đây là ví dụ dùng hàm
Now():=”Báo cáo được in vào ngày“&TEXT(NOW(),”d/mm/yyyy vào lúc h:mm AM/PM”). Hình dưới
hiển thị kết quả của công thức này ở ô A1.
Công Thức Tên File
• Bạn có cần công thức trả về tên file hiện hành không? nếu muốn có cả đường dẫn đầy đủ thì
cũng rất dễ dùng.
 Dùng công thức:=info(“directory”) Nhưng nếu bạn chỉ cần tên file thì sao? Hãy thử công thức:
=mid(“filename”), len(info(“directory”))+1,12
DÙNG CÔNG THỨC CHO KÝ TỰ
 Bạn có thể dùng công thức sau để tìm một ký tự phổ dụng nhất trong chuỗi của Excel:
=CHAR(MODE(CODE(MID(CELL,ROW(INDIRECT(“1:&LEN(CELL))),1)))
 Trong đó, “CELL” là địa chỉ của chuỗi.
Khi Ô Trống Không Có Zero
Giả sử bảng tính của bạn có dùng công thức. =vlookup(B1,D1:E13,2).
 Để tìm giá trị ở cột thứ 2 trong bảng D1:E13 khi giá trị trong cột D bằng với ô B1. Không phải mọi
ô trong bảng đều có giá trị, có một vài ô bằng zero. Vấn đề là hàm Vlookup trả về 0 khi ô tương ứng
trong bảng thật sự không có giá trị (ô trống).
 Sau đây là giải pháp để kết quả trả về giá trị trống chứ không phải là zero. Các hàm tìm kiếm xem
giá trị trong ô trống bằng 0. Bằng cách bổ sung một vài hàm, bạn có thể phân biệt được ô nào trống
và ô nào có gía trị 0. Công thức sau đây dùng hàm Len để tính số ký tự của kết quả tìm được, kết
quả bằng 0 nếu đó là ô trống và bằng số ký tự nếu ô đó khác trống.

=len(vlookup(B1,D1:E13,2))
• Tiếp theo, thêm hàm if để công thức hiển thị giá trị trống khi giá trị tìm kiếm bằng 0 như hình
vẽ trên và hiển thị giá trị thực khi số ký tự khác 0. Nhập công thức sau vào ô B2:
=if(len(vlookup(B1,D1:E13,2))=0,””,vlookup(B1,D1:E13,2))Rất tiếc, cách làm này không áp dụng
được với 1-2-3 hay Quattro Pro.
Phát Hiện Lỗi Trong Công Thức
 Khi tìm lỗi trong một bảng tính đầy công thức, có thể bạn sẽ thấy thuận tiện khi được nhìn tận mắt
những công thức hơn là chỉ thấy kết quả của chúng. Nhiều ngày dùng biết rằng muốn hiển thị công
thức trong Excel, chọn Tools / Option, nhấn View rồi đánh dấu vào Formulas trong mục “Windows
Option’. Tuy nhiên, công thức được hiển thị sẽ không thích hợp cho việc in ấn.
 Tốt hơn là nên dùng macro ListFormulas VBA để hiển thị danh sách các công thức trong bảng
tính. Macro này có thể tải xuống từ Internet và làm việc với mọi version Excel, nó có chức năng
chèn vào một bảng tính mới và xuất ra danh sách tất cả các công thức trong bảng tính hiện hành.
Bạn có thể in bảng tính mới này để tìm lỗi trong công thức.
 Hình trên cho thấy kết quả mẫu thích hợp cho việc in ấn. kết quả chiếm 4 cột: Địa chỉ, giá trị của
công thức, công thức dạng ký hiệu của Excel và công thức dưới dạng R1C1. Ký hiệu R1C1 cho biết
địa chỉ của ô: con số sau R là số dòng và số sau C là số cột. Bạn có thể dùng ký hiệu này để tính số
dòng và cột trong macro hoặc để biết vị trí các ô liên quan.
 Có một lý do khác khi dùng ký hiệu R1C1 là nếu muốn sắp xếp (sort) kết quả bằng cách dùng cột
4 làm tiêu chuẩn sort thì các công thức cũng xuất hiện theo. Như thế bạn sẽ dễ dàng phát hiện ra
những khác biệt nhỏ giữa một vài công thức như ô D11 trong hình trên.
 Muốn dùng macro ListFormulas, trước hết, tải nó từ www.j-walk.com/ss. Sau đó, mở bảng tính
bạn muốn liệt kê các công thức rồi thực thi macro này.
Cộng Các Giá Trị Cao Nhất Trong Vùng
 Giả sử bạn muốn cộng 3 giá trị lớn nhất trong vùng có 100 ô. Vùng này không được sắp xếp, vì
thế không thể dùng lệnh SUM. Bạn có thể thực hiện như sau:
 Hàm LARGE luôn trả về giá trị lớn thứ n trong một vùng, với n là tham số thứ hai của hàm. Bạn
cần có một công thức gọi hàm LARGE 3 lần rồi cộng các kết quả lại. Công thức sau giả sử rằng các
số cần tìm nằm trong vùng A1:A100
=LARGE(A1:A100,1)+ =LARGE(A1:A100,2)+=LARGe(A1:A100,3)

Có một cách khác là dùng công thức mảng như sau:
=SUM(LARGE(A1:A100,(1,2,3)))
 Trước hết, công thức này truyền một mảng có 3 giá trị đến hàm LARGE rồi sau đó dùng hàm
SUM để cộng các kết quả của hàm LARGE. Lưu ý rằng các số 1,2,3 phải để trong ngọăc nhọn và
nhớ là với công thức mảng, bạn phải nhấn <Ctrl>-<Shift>-<Enter> thay vì nhấn <Enter>.
 Những công thức lọai này sẽ trở nên cồng kềnh nếu giá trị n lớn hơn. Ví dụ, muốn cộng 30 giá trị
lớn nhất trong một vùng, công thức phải chứa danh sách các số nguyên từ 1 đến 30. Sau đây là
công thức tổng quát.
=SUM(LARGE(A1:A100,Row(INDIRECT(“(1:30”))))
 Công thức trên dùng hàm ROW để sinh ra một lọat số nguyên từ 1 đến 30 và dùng mảng này như
tham số thứ hai cho hàm LARGE. Muốn cộng số các số khác nhau, chỉ cần thay đại số 30 thành số
bạn muốn.
Nhận Dạng Công Thức
• Đã bao nhiêu lần bạn vô tình xóa hoặc ghi chồng lên những ô có chứa công thức? có giải
pháp chống ghi lên những ô quan trọng và giải pháp khác là đặt cờ hiệu cho những ô này.
• Có một kỷ thuật thông minh dùng tính năng định dạng có điều kiện của Excel để định dạng
đặc biệt những ô có chứa công thức, nhưng vài trường hợp lại không thực hiện được.
• Ví dụ, với kỹ thuật này, bạn có thể thiết đặt sao cho ô chứa công thức có màu vàng hoặc ô
chứa giá trị âm thì được làm đậm. Với Excel, thực hiện những bước sau:
1. Chọn Insert.Name.Define
2. Trong khung hội thoại Define Name, nhập Cellhasformula vào khung “Name in workbook’ rồi
gõ Getcell(48,indirect(“re”,false)) trong khung “refers to”
3. Nhấn add rồi ok
4. Đánh dấu những ô bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện.
5. Chọn format.Conditional formatting.
6. Trong khung hội thọai Conditional Formatting, chọn Formula is từ danh sách thả xuống rồi gõ
=Cellhasformula vào ô kế bên (xem hình). Thao tác này sẽ áp dụng định dạng có điều kiện bất cứ
lúc nào công thức có giá trị là “True”.
7. Nhấn nút Formula rồi chọn lọai định dạng bạn muốn.
8. Nhấn OK.

• Khi đã thực hiện xong các bước trên, những ô có chứa công thức trong vùng bạn đã đánh dấu
ở bước 4 sẽ hiển thị định dạng bạn chọn. thế kỷ thuật này làm việc như thế nào? điểm mấu chốt là
tạo một công thức như ở buớc 2 .
• Công thức này không có mặt trong trong ô như những công thức chuẩn nhưng vẫn hoặt động
như một công thức bằng cách trả về giá trị, trong trường hợp này là “true” hoặc “false”.
• Công thức dùng hàm get.cell là một phần của ngôn ngữ macro xlm và không thể dùng trực
tiếp trong bảng tính.
• Tham số đầu tiên của hàm dùng giá trị 48 để trả về “true” nếu ô có chứa công thức. hàm
indirect về căn bản là tạo tham chiếu đến từng ô trong vùng đã chọn. Tính trung bình theo điều kiện
Trong thực tế, cách tính trung bình cộng đơn giản thường không đáp ứng được nhu cầu của bạn.
• Ví dụ, thầy giáo có thể xếp hạng cho học sinh bằng cách tính trung bình điểm các bài thi và bỏ
qua 2 bài thi cá điểm thấp nhất. hoặc có thể bạn cũng muốn tính trung bình nhưng bỏ qua những
điểm số cao và thấp nhất. trong những trường hợp như thế này, hàm average() không thực hiện
được, vì thế bạn phải tạo một công thức phức tạp hơn.
• Công thức sau đây tính điểm trung bình trong vùng có tên là ‘scores’ ngoại trừ 2 điểm số thấp
và cao nhất =(sum(scores)-min(scores)-max(scores)/(count(scores)-2) còn sau đây là ví dụ tính trung
bình, lọai trừ 2 điểm số thấp nhất:
=(sum(scores)-min(scores)-small(scores,2)/(count(scores)-2)
• Còn sau đây là ví dụ tính trung bình, lọai trừ 2điểm số thấp nhất:
=(sum(scores)-min(scores)-small(scores,2)/count(scores)-2)
• Bỏ qua giá trị 0 trong hàm average của Excel dùng để tính giá trị trung bình. Tuy nhiên, nó lại
có giá trị bằng zero. Làm sao để có thể bỏ qua những ô có giá trị bằng 0?Xem ví dụ ở hình trên bạn
có thể thấy giá trị trung bình được tính (ô d14) thật sự là có cả giá trị 0 (ô d4 và d6).
• Trong trường hợp này, hàm average của excel trả về 601 thay vì phải là 751,25Ít nhất cũng
có 2 cách để tính giá trị khác 0. trước hết, bạn có thể thay địa công thức của vùng D2:D11 để chúng
trả về khoảng trắng hay một chuỗi ký tự thay vì là số 0 rồi sau đó mới tính gía tri trung bình. Hàm
Average bỏ qua các ô là khoảng trắng hay chuỗi ký tự.
• Ví dụ như công thức sau đây trả về khoảng trắng nếu như B2*C2 bằng 0 :
=if(B2*C2=0,””,B2*C2)Nếu muốn hiển thị số 0 ở cột D thì bạn có thể dùng hàm Countif để có được
số ô có giá trị khác 0.

Công thức sau đây được nhập vào ô D14, tính tổng giá trị cột D rồi chia cho số ô có giá trị khác 0 :
=sum(D2:D11)/countif(D2:D11,”<>0”) .
So Sánh Các Vùng Bằng Cách Dùng Công Thức Mảng
 Trong Excel, bạn có thể so sánh các ô trong hai vùng bằng một công thức mảng (Array). Ví dụ,
muốn xem giá trị trong A1:A100 có giống giá trị trong b1:b100, gõ
Sum(if(a1: a0=b1:b100,0,1)
 Trong bất kỳ ô nào. Sau đó nhấn <Crtl>-<Shift>-<Enter> để thực thi công thức mảng này. Muốn
so sánh các vùng trên các bảng tính khác nhau, chỉ cần đặt trước địa chỉ vùng tên bảng tính, sau đó
là một dấu chấm than (!). Ví dụ: Sheet1! A1:A100.
Tính Toán Với Mảng (Array)
 Nếu không có kỷ thuật chuẩn nào đáp ứng được yêu cầu của bạn thì hãy tạo một công thức mảng
cho phép tính toán trên nhiều ô của một vùng. muốn tạo công thức mảng, nhấn <Ctrl>-<Shift>-
<Enter> sau khi gõ công thức vào.
 Muốn đếm số ô có giá trị là số trong một vùng, nhập công thức =Sum(if(isnember(data),1,0).
Muốn đếm số ô bị lỗi trong một vùng, nhập công thức =Sum(if(iserr(data),1,0).
Các Tham Số Giả Lập Trong Excel
 Bạn có thấy mệt mỏi khi phải nhớ cú pháp của các hàm trong Excel ? bạn có thể chọn Insert /
Function, chọ môt hàm và điền tham số vào khung hội thoại.
 Muốn mọi viêc nhanh hơn, gõ tên hàm rồi nhấn <Ctrl>-<Shift>-A để dán các tham số giả lập vào.
Ví dụ, nếu gõ =Pmt vào một ô rồi nhấn <Crtl>-<Shift>-A, bạn sẽ có công thức =PMT(Rate,nper,pv,
fv,type). Thay thế các tham số thực tế sau đó thực hiện hàm.
Đưa Dữ Liệu Excel Vào Bảng
 Bổ sung đồ chị vào một biểu đồ sẽ làm tăng tính trực quan của bảng tính Excel. Nhưng đôi lúc sẽ
tiện lợi hơn nếu đặt những con số tạo thành biểu đồ tại nơi mà bạn có thể nhận ra ngay khi nhìn qua.
 Để làm như vậy, hãy tạo biểu đồ bằng cách thông thường. Điểm sáng vùng dữ liệu, chọn
Insert/chart, và theo chỉ dẫn của chart wizard, để chọn kiểu và khuôn thức.
 Khi đến bước thứ ba của wizard, nhấn vào data table và chọn show data table, sau đó thực
hiện bình thường. Khi Excel tạo biểu đồ, nó sẽ kèm theo một bảng nhỏ hiển thị những con số tạo
nên biểu đồ.
Để Biểu Đồ Đường Không Bị Gián Đoạn

 Khi tạo một biểu đồ đường trong Excel, những điểm không có dữ liệu (ô trống) không được vẽ
trên biểu đồ nên đường thẳng có chỗ bị gián đọan. Excel có hai cách giúp bạn quản lý những chỗ
zero họăc nộI suy dữ liệu bằng cách nốI đường thẳng giữa những điểm không muốn có dữ liệu.
 Muốn thiết lập cách Excel làm việc với những ô không có dữ liệu, chọn lưu đồ rồi chọn Tool /
Options. Trong khung hộI thọai Options, nhắp mục Chart rồi chọn một tùy chọn thích hợp. Bạn
cũng có thể biểu diễn lại dữ liệu bằng công thức =NA() thay vì để trống. Lưu đồ sẽ dùng phép nội
suy cho những ô có công thức này bất kể các thiết lập trong khung hội thọai Options.
Bổ Sung Tên Đường Thẳng Đứng
Bạn có thể thay địa và bổ sung hoặc xóa bất kỳ gì trên một biểu đồ mà bạn đã tạo ra trước. Thực
hiện theo những bước sau để bổ sung một tên đường thẳng đứng.
• Nhắp nút phảI trên biểu đồ và chọn Chart Options. Để ý các tùy chọ khác có sẵn trên menu
Chart Context để thay địa lọai biểu đồ, dữ liệu nguồn và vị trí.
• Trong hộp thọai Chart Options, nhắp vào Tab Titles và sau đó gõ tên trong hộp văn bản
đường thẳng đứng thích hợp. Nhắp OK để đóng hộp thọai.
• Thay địa phông chữ và căn chỉnh của tên đường thẳng đứng, nhắp phải vào tên mới và chọn
format axis title để mở hộp thọai của tên đó.
• Nhắp vào tab font để thay địa phông chữ họăc kích thước.
• Nhắp vào tab alignment và điều chỉnh cân chỉnh theo ý muốn.
Khi tên đường thẳng đứng là cách bạn muốn, nhắp OK.
Tạo Biểu Đồ Từ Công Thức
 Phần này giới thiệu cách tạo biểu đồ trong một vùng bảng tính bằng cách dùng công thức. Hình
bên dđịa là kết quả của cách này. Các công thức ở cột E là G mô tả doanh thu hàng tháng dđịa dạng
biểu đổ bằng cách hiển thị ký tự Wingdings. Số các ký tự hiển thị được xác định bằng hàm IF. Muốn
tạo lại biểu đồ này trong Excel, nhập dữ liệu cho các cột từ A đến D rồi nhập các công thức sau vào:
E2: =if(D2<0,rept(“n”,-round(D2*100,0)),””)
F2: =A2
G2: =if(D2>0,rept(“n”,-round(D2*-100,0)),””)
 Đặt font wingdings cho ô E2 và G2 rồi chép công thức xuống các ô còn lại. Căn phải chữ trong
cột E và điều chỉnh bất kỳ định dạng nào bạn thích. Dựa vào vùng giá trị dữ liệu, bạn có thể thay địa
tỷ lệ. Giả sử thay các giá trị ‘100’ trong công thức. Dĩ nhiên, bạn có thể thay n bằng bất kỳ ký tự nào

bạn thích để sơ đồ có ký tự khác.
 Kỹ thuật này cũng thực hiện được trong 1-2-3 và Quatto Pro. Chỉ cần dùng hàm @repeat thay
cho hàm Rept của Excel và chèn dấu @ trứơc hàm if round.
Mở Rộng Biểu Đồ Cho Tất Cả Version Của Excel
 Giả sử công việc của bạn là dùng biểu đồ trong Excel để ghi lại doanh thu mổi ngày. Vì những
con số này thay địa từng ngày nên bạn phảI sửa lại biểu đồ sao cho nó có luôn dữ liệu của một ngày
mới.
 Làm sao để có thể mở rộng vùng cho biểu đồ một cách tự động?Khi chọn dữ liệu cho biểu đồ
trong Excel, vùng được chọn làm dữ liệu cho biểu đồ sẽ được viền xung quanh. Bạn có thể kéo một
góc của đường viền để mở rộng vùng dữ liệu.
 Sau đây là một cách khác áp dụng cho tất cả version của Excel: thay vì định nghĩa một vùng bằng
địa chỉ các ô thì dùng công thức. Hãy thực hiện theo những bước sau:
• Chọn Insert/Name/Define để mở khung hội thọai Define name. Nhập ngay trong mục “name
in workbook”. Nhập công thức sau trong mục ‘Refers to’ =offset (Sheet1! A$20,0,0, counta
(Sheet1!$A:$A)-1.
• Nhấn Add. Lưu ý rằng hàm offset trỏ đến ô dữ liệu đầu tiên (A2) rồi dùng hàm counta để
đếm số ô dữ liệu trong cột. Vì cột A có dòng tiêu đề ở dòng thứ 1 nên công thức trừ bớt 1.
• Gõ Doanh thu trong ‘names in workbook’ và vào mục ‘Refers to’ nhập:=offset(Sheet1!
$B$2,0,0,counta(Sheet1!$B:$B)-1).
Nhấn Add và nhấn Ok để đóng khung hội thọai lại.
• Kích họat biểu đồ và chọn lọat dữ liệu. Ở ví dụ này, công thức trong thanh formula sẽ
là:=series(Sheet1!$B$1, Sheet1!$A$2:$A$10, Sheet1!$B$2:$B$10,1).
• Thay vùng được trỏ đến bằng tên bạn định nghĩa ở bước 2 và 3. Công thức sẽ như sau:
=series(Sheet1!Ngay,Sheet1!Doanhthu,1)
• Khi thêm dữ liệu vào cột A và B, biểu đồ sẽ được cập nhật.
Muốn dùng kỹ thuật này cho dữ liệu của riêng bạn, phải bảo đảm rằng tham số đầu tiên của hàm
offset trỏ đến dữ liệu đầu tiên và tham số cho hàm counta trỏ đến cột của dữ liệu đó. Nếu cột dữ
liệu có bất kỳ mục nào khác thì kết quả counta sẽ bị sai.
Đố Thị Động Trong Excel
 Đây là cách bạn có thể tạo ra một đồ thị động (dynamic graph) dạng thanh của Excel, lọai đồ thị

sẽ thay đổi khi bạn chuyển từ dòng dữ liệu này sang dòng dữ liệu khác. Giả sử bạn có một biểu đồ
Excel được nhúng, một CSDL doanh số bán hàng tháng.
 Có cách để biểu đồ được nhúng có thể thay địa khi bạn chuyển từ hàng sản phẩm này sang hàng
sản phẩm khác trong CSDL. Chẳng hạn như khi con trỏ đang nằm trên hàng hats (mũ), biểu đồ sẽ là
của sản phẩm mũ, nếu con trỏ chuyển sang của áo. Có nghĩa là bạn chỉ cần một biểu đồ thể hiện dự
liệu khác nhau. Thực hiện như sau:
Cho là dữ liệu được bố trí như trên trong phạm vi A1:D4. Sao chép các đề mục trong ô A1:D1 sang
vùng trống bất kỳ. Trong ví dụ này chọn A11.
 Nhập công thức =INDIRECT (“A”&CELL(“COL”)) trong ô A12.
Sao chép công thức trên sang ô B12:D12, thay địa “A” thành “E” trong ô B12 và làm như vậu với
C12 và D12.
 Điểm sáng phạm vị A11 đến D12, sau đó nhấn vào biểu tượng biểu đồ và trong wizard, nhấn OK.
Tạo Một Bảng Sao Liên Kết Với Một Vùng Bảng Tính
 Excel từ version 5.0 trở đi có công cụ để tạo một “bản sao sống” của một vùng bảng tính và đặt
nó ở bất cứ vị trí nào bạn muốn.
 Trước hết, đánh dấu vùng bảng tính muốn sao chép rồi nhấn Edit / Copy. Sau đó, giữ phím
<Shift> và nhấn Edit / Paste Picture Link. Kết quả sẽ là hình ảnh của vùng đã chọn phản ánh bất
kỳ thay địa nào từ bảng tính ban đầu.
 Kỹ thuật này rất tiện dùng để in những vùng trong bảng tính không liền nhau. Sau khi tạo hàng
lọat những hình ảnh liên kết này, bạn có thể in chúng vào cùng một trang.
Hiển Thị Điều Kiện Của AutoFilter
 Tính năng Autofilter của Excel (có được khi vào lệnh Data Filter.AutoFilter) giúp bạn có thể
xem những dòng thỏa mãn điều kiện cho trước một cách nhanh chóng và dễ dàng. Nó làm việc với
vùng dữ liệu được thiết lập như một cơ sở dữ liệu. Khi bật mũi tên hướng xuống cho phép bạn chọn
điều kiện (ví dụ, tìm những ngày ngoài 30 tuổi). Những dòng nào không thỏa mãn điều kiện sẽ bị ẩn
đi nhưng sẽ được hiển thị lại khi tắt AutoFilter. Vấn đề ở chỗ AutoFilter không cho bạn biết điều
kiện nào đang có hiệu lực. Muốn khắc phục điểm yếu này, ở đây giới thiệu một hàm viết bảng VBA
hiển thị được điều kiện của Autofilter (hình 1)
 Muốn thực hiện hàm này trong Excel, nhấn <Alt>-<F11> để thêm một module mới vào bảng tính
hiện hành. Sau đó nhập đọan chương trình như ở hình 1 vào. Với Excel, chọn Insert. Module rồi

nhập đọan chương trình này vào. Khi đã nhập xong chương trình, bạn có thể gõ công
thức=FilterCriteria (A3). Thông số duy nhất của hàm này là địa chỉ mộ ô (trong ví dụ là ô A3) có thể
tham chiếu đến bất kỳ ô nào trong một cột. Công thức này sẽ trả về điều kiện của AutoFilter (nếu
có) trong ô được chỉ định trong hàmg FilterCriteria.
 Hình 2 cho thấy kết quả khi thực hiện hàm FilterCriteria. Dòng 1 chứa công thức có dùng
FilterCriteria. Như bạn thấy, kết quả tìm được là một bảng trong đó cột A có chứa từ January, cột C
chứa A OR B và cột D chứa >125 (cột B không được “sàng lọc”). Những dòng nào không thỏa 3 điều
kiện này bị ẩn đi.
Tạo Một Danh Sách Thả Xuống
 Nếu bạn phải tạo một bảng tính để ngày dùng nhập liệu và muốn giảm thiểu lỗi trong lúc nhập,
hãy dùng tính năng data validation (kiểm tra tính hợp lệ dữ liệu) của Excel để thêm một danh sách
thả xuống.
 Tính ưu việt của nó là không cần phải viết một macro nào. Data validation mới được đưa vào
Excel là cách thức tuyệt vời để đảm bảo rằng số liệu nhập vào phải tuân thủ theo một kiểu dữ liệu
nhất định (ký tự, số, hay ngày) và phải nằm trong một vùng nào đó.
Danh sách thả xuống là tính năng của Data validaion và nó xuất hiện khi ngày dùng bấm vào ô. Để
tạo dan sách thả xuống:
 Gõ danh sách các mục hợp lệ vào một cột. Nếu cần, bạn có thể che cột này đi (chọn
Format.Column.Hide).
 Chọn một hay nhiều ô mà ngày dùng sẽ phải nhập số liệu vào.
 Chọn Data validation,
 Trong mục Settings, chọn List cho hộp Allow.
 Trong khung Source, nhập địa chỉ vùng hay tham chiếu đến những mục bạn tạo ở bước 1. ·
Lưu ý rằng mục In-Cell dropdown phải được đánh dấu.
 Bấm OK.
Nếu danh sách ngắn bạn có thể bỏ qua bước 1 và gõ thẳng vào source ở bước 5, ngăn cách chúng
bằng dấu phẩy.Trong khung hội thọai của Data validation còn có 2 mục nữa.
 Bấm vào Input Message để thêm một thông báo mà nó sẽ xuất hiện mỗi khi ngày dùng chọn vào
ô.
 Bấm vào Error Alert để nhập một thông báo lỗi trong trường hợp dữ liệu của ngày dùng không

hợp lệ. Tính năng Data validation sẽ không còn nữa bởi một nguyên nhân rất không thường.
 Nếu paste (dán) ở một ô mà bạn dùng data validation, tính năng kiểm tra hợp lệ sẽ không còn
họat động nữa. Nếu bạn chọn lại ô đó, danh sách thả xuống cũng không còn. Rất may là bạn vẫn có
thể tránh được vấn đề này bằng cách khóa bản tính:
 Chọn Tools / Protection / Protect Sheet.
Lưu Các Mục Ghi Từ Cơ Sở Dữ Liệu
Nhắp vào ô bất kỳ trong bảng và chọn Fitler, AutoFilter từ menu Data. Các nút của danh sách thả
xuống xuất hiện bên mỗi tên trường, như sau:
 Nếu bạn mô tả một danh sách tên trường thả xuống, bạn sẽ thấy một danh sách các mục riêng
biệt trong mỗI cột cũng như nhiều mục nhập đặc biệt. Lựa các mục nhập của cột và bảng dữ liệu sẽ
thay địa chỉ biểu thị các mục ghi phản ánh mục nhập đã chọn.
 Thí dụ nếu bạn đã mở danh sách Salems thả xuống trong bảng trên và nhắp vào “101”, thì bạn sẽ
có một bảng mới như bên dưới. Các mục đã chọn được gọi là tiêu chuẩn và các mục ghi so khớp
tiêu chuẩn được hiển thị.
Chú ý: khi một tiêu chuẩn được áp dụng, bảng ấy chỉ hiển thị các mục ghi đã chọn tòan bộ các dòng
có các mục ghi không được hiển thị sẽ ẩn.
 Bạn có thể xem lại nộI dung ban đầu của nó bằng cách mở lại danh sách thả xuống trong cột mà
bạn đã lựa tiêu chuẩn và chọn All. Bạn có thể lựa tiêu chuẩn trong nhiều cột và chọn lọc lại sự chọn
lựa của mình. Hơn nũa, bạn cần có thể chọn Custom trong danh sách thả xuống và xác định nhiều
tiêu chuẩn cho một cột như sau:
 Hộp thọai Custom Autofilter cho phép bạn nhập vào tiêu chuẩn khác với các tiêu chuẩn so khớp
chính xác, chẳng hạn như “lớn hơn” hoặc “bắt đầu bằng” và sử dụng các ký tự thay thế? Và *. Các
ký tự thay thế chấp thuận so khớp như 10? Để lựa tất cả các số từ 100 tới 109.
Nhập Các File Cơ sở Dữ Liệu Vào Excel
 Cách dễ dàng nhất để có được thông tin vào Excel là phải xuất các thông tin từ nguồn của nó
bằng File văn bản giới hạn có dấu phẩy hoặc Tab. Điều này có nghĩa là mỗi mục ghi là một dòng văn
bản riêng với một ký tự dấu phẩy hoặc chọn các Tab hay hơn các dấu phẩy, vì dữ liệu của bạn có
thể có các dấu phẩy ở trong, nhưng không bắt buộc phải là các Tab.
 Khi bạn có file văn bản giới hạn bằng Tab hoặc bằng dấu phẩy, khởi động Excel, chọn File open,
lựa Text File trong danh sách thả xuống của File of Type, xác định thư mục và File rồi nhắp vào

Open.(Text Import Wizard có thể mở, cho bạn thấy File sẽ được nhập như thế nào và cho phép
bạn thay địa. Tạo các thay đổi cần thiết, rồi nhắp OK). File ấy sẽ nhập vào như nó là một File của
Excel với từng mục ghi trong một dòng và trường trong cột tách biệt.
Sắp Xếp Dữ Liệu Trong Excel
 Hàm Rank() của Excel sắp xếp một danh sách theo thứ tự. Ví dụ, bạn có thể dùng hàm này để
xếp hạng cho nhân viên họăc sinh viên trong một kỳ thi. Hàm Rank() chắc chắn rất hữu dụng nhưng
khi bị ràng buộc bởi một điều kiện nào đó, kết quả có thể không như ý muốn.
 Những phương pháp này hầu như đáp ứng được mọi nhu cầu của bạn. Cột C hiển thị kết quả của
Hàm Rank(), cột D là một phương pháp sắp xếp khác trong đó bỏ qua ràng buộc, còn cột E cho thấy
phương pháp ấn định mỗi giá trị ràng buộc.

 Không có cách nào dể hơn để sắp xếp dữ liệu trong cột D và E. Có một hàm tùy biến tên
AltRank() cho phép bạn quản lý những ràng buộc một cách linh động hơn.

 Hàm AltRank() này rất dài nên không liệt kê trong bài này. Các bạn có thể tải nó từ địa chỉ
www.fileworld.com/magazine để lấy một bảng tính Excel có hàm này và được hướng dẫn để dùng
nó.
Chép Bảng Sang Excel
Bạn có bao giờ phải chuyển một bảng có nhiều dòng nhiều cột từ Word sang Excel chưa? Khi được
dán vào Excel, bảng trông giống một mớ hỗn độn. Sau đây là 5 bước để chuyển bảng từ Word sang
Excel đơn giản hơn. Các bước này thực hiện được với mọi version Office:
 Vào Word, chọn toàn bộ bảng rồi chọn Edit / Copy.
 Vào Excel, đưa con trỏ đến vị trí bạn muốn dán bảng, chọn Edit / Paste.
 Chọn các cột chứa bảng rồi chỉnh chiều rộng cho vừa với chiều rộng cột trong Word.
 Khi bảng vẫn còn được đánh dấu chọn, chọn Format / Cell, nhấn Alignment rồi chọn Top từ
danh sách Vertical và chọn Wrap text.
 Nhấn OK.
 Muốn áp dụng các định dạng sẵn có của Excel, chọn Format / AutoFormat, rồi chọn một trong
những định dạng có sẵn.
Nhập Các Ký Tự Đặc Biệt

Sử dụng các bước sau:
 Mở menu Windows Start và chọn Programs, Accessories, và Character Map. (Nếu bạn không
thể tìm thấy Character Map – thì nó không phải là thành phần của cài đặt Typical Windows - bạn sẽ
phải cài đặt nó từ CD Windows hoặc các đĩa).
 Trong hộp thọai Character Map, lựa font bạn sẽ sử dụng, nhắp đôi vào ký tự bạn cần, nhắp vào
Copy, rồi nhắp Close.
 Để trở lại Excel, nhắp nút phải chuột vào ô mà bạn muốn có ký tự đặc biệt, rồi chọn, Paste từ
menu context mở. Nếu bạn muốn nhập ký tự đặc biệt trong một chuỗi văn bản khác, nhắp đôi vào ô
đó (họăc lựa ô và ấn F2), di chuyển điểm chèn tới nơi bạn muốn có ký tự đặc biệt, rồI ấn Ctrl-V để
dán nó vào.
Chú ý: nếu bạn muốn sử dụng thường xuyên một ký tự đặc biệt, phải nhớ gõ phím cho ký tự đó
được hộp thọai Character Map, rồi sử dụng cách gõ phím khi bạn cần sử dụng nó.
 Thí dụ, nếu bạn sử dụng ký hiệu đồng pound của tiếng Anh (£) thường xuyên, bạn có thể dễ
dàng nhập nó bằng cách ấn giữ phím ALT và gõ 0163 ở bộ phím số bên phải của bàn phím.
Nhập Số Như Chữ
 Dựa vào những gì bạn gõ, Excel xác định xem mục nhập của bạn là số họăc chữ. Nếu bạn chỉ gõ
các số (0 cho tới 9) họăc một trong các ký hiệu số trong các nơi thích hợp, Excel coi mục nhập của
bạn bằng một số:
+ - ().,: $ % E e (trong ký hiệu khoa học)
 Nếu bạn nhập giá trị ngày tháng hoặc giờ theo một trong những định dạng được cài sẵn trong
Excel, nó được coi như một số. Cuối cùng, một công thức được nhận dạng là kết quả bằng một số
được xử lý. Mọi điều khác là văn bản.
 Nếu bạn muốn một mục nhập bình thường là một số phải là văn bản, đặt một dấu phẩy trên (‘)
vào bên trái mục nhập ấy. (Dấu phẩy trên sẽ không hiển thị).
Làm Tròn Số Theo Chữ Số Có Nghĩa
Excel có 3 hàm (Round, Roundup, Rounddown) làm tròn số theo số chữ số cho trước. Tuy nhiên,
có vài trường hợp bạn cần làm tròn số theo số chữ số có nghĩa. Ví dụ, muốn nhấn mạnh giá trị
1.523.123 với hai chữ số có nghĩa (1.500.000), hãy thực hiện công thức tại đây để làm tròn giá trị
trong ô A1 theo số chữ số có nghĩa trong ô A1 theo số chữ số có nghĩa trong ô A2:=ROUND (A1,
A2-1-INT (LOG 10(ABS(A1)))).

Kiểm Tra Sự Trùng Lặp Dữ Liệu
Có lúc bạn chỉ muốn dữ liệu xuất hiện một lần. Ví dụ, trong đơn đặt hàng hoặc bảng thống kê tài sản,
bạn không muốn phần ghi chú được lập lại. Dùng tính năng Data Validation của Excel có thể ngăn
không cho dữ liệu xuất hiện lần nữa. Nếu ngày dùng nhập một số đã có rồi, sẽ có thông báo yêu cầu
nhập một số khác.

 Muốn tạo một thông báo tương tự cho bảng tính, điểm sáng vùng dữ liệu bạn muốn. Sau đó chọn
Data Validation rồi nhấn mục Settings. Sau đó, chọn Custom yêu cầu nhập một công thức kiểu
logic (kết quả trả về “true” hay “False”). Giả sử chúng ta cần công thức trả về “True” nếu nội dung
nhập vào không trùng với bất kỳ số nào đã có trong vùng chọn. Hàm COUNTIF sẽ thực hiện việc
này. Ví dụ, gõ công thức sau đây vào trường Formula:=COUNTIF ($A$2:$A$20, A2) = 1

 Công thức này sẽ đếm số ô trong vùng A2:A20 chứa cùng giá trị trong ô A2. Nếu kết quả là 1,
công thức trả về trị “True”, ngược lại là “False”. Lưu ý rằng tham số đầu tiên của COUNTIF là vùng
địa chỉ tuyệt địa. Ngược lại, tham số thứ hai là địa chỉ tương địa đến ô trên cùng bên trái trong vùng
chọn (nó sẽ được điều chỉnh cho những ô khác trong vùng).

 Kế tiếp múôn thông báo xuất hiện khi giá trị nhập vào bị trùng lập. Nhấn mục Error Alert trong
khung hội thọai Data Validation. Chọn Stop trong mục Style (tùy chọn này từ chối những giá trị đã
có trước đó). Nhập tên cho khung thông báo rồi nhập thông báo lỗi (chẳng hạn “dữ liệu bị trùng lập”).
Nhấn OK và thử thực hiện công thức này. Bạn sẽ thấy rằng, khi nhập dữ liệu đã có rồi, thì sẽ xuất
hiện thông báo lỗi. Nhấn Retry để sữa nội dung của ô đã nhập.

 Data Validation có một số hạn chế mà bạn cần lưu ý. Nếu chép một ô rồi dán ô đó vào một khác
thì Data Validation bị vô hiệu hóa. LỗI này cũng xuất hiện ở những ô có dùng Conditional
Formatting. Nên nhớ đến lổi này khi cắt và dán trong các ứng dụng quan trọng.
Không Hiển Thị Các Số 0 Hàng Ngàn
Nếu bạn muốn số 2,000 chỉ hiển thị số 2(không hiển thị các số 0 hàng ngàn.) Hãy thực hiện như sau:
 Đánh dấu các ô muốn định dạng kiểu này, chọn Format / Cells. Nhấn mục Number. Chọn
Custom từ danh sách Category và nhập 0 vào khung Type (đây là số chữ 0 sau dấu phẩy).

 Khi định dạng số này có hiệu lực, những ô này vẫn còn nguyên giá trị ban đầu nhưng chúng chỉ
không hiển thị 3 chữ số cuối. Muốn hiển thị hàng triệu, chèn thêm dấu phẩy ở cuối công thức chuỗI
(0,,). Muốn hiển thị một họăc nhiều số thập phân, ví dụ 52,100 là 52.1 hãy đưa dấu chấm thập phân
vào chuỗi công thức (0.0,). Bạn cũng có thể dùng những định dạng số này cho lưu đồ. Nhắp đúp vào
trực lưu đồ để hiển thị khung hội thọai Format Axis. Sau đó nhắp mục Number và chọn định dạng
bạn muốn.

Trong Excel 2000, mục Scale của khung hội thọai Format Axis cho phép bạn chỉ định đơn vị tỉ lệ.
Chỉ cần chọn Millions từ danh sách thả xuống “Display units” .
Tắt Chức Năng Thêm Các Chấm Số Lẻ Vào Các Số
Bạn có thể tắt chức năng này bằng cách tắt chức năng Fixed Decimal. Dùng các bước sau:
 Chọn Option trong Tools.
 Nhắp vào Edit
 Nhắp vào ô Fixed Decimal để đánh dấu x trong đó.
 Nhắp Ok.

Nhập Số Chẵn Và Số Lẻ
 Việc nhập các con số nguyên và số thập phân sẽ nhanh hơn nếu bạn không phải gõ dấu chấm
thập phân Excel có chức năng thực hiện mục đích này: Vào Tool / Options / Edit, chọn ô Fixed
Decimal và đặt giá trị cho mục Flaces là 2, Macro trong hình bên cho phép bạn chuyển địa giữa hai
chế độ Fixed Decimal và chế độ thường rất dễ dàng.
 Trước hết chọn Tools / Record Macro / Record New macro, gõ chữ DollarAndCents, chọn
Options, nhấn đúp chuột vào khung Ctrl+, giữ phím <Shift> và nhấn phím D, chọn mục ‘Store in’ và
nhấn <Enter>. Nhấn nút Stop Macro hay chọn Tools / Record Macro / Stop Recording.

 Bây giờ hãy chọn Tools / macro, nhấn vào DollarsAndCents một lần nữa, sau đó nhấn nút Edit
rồi gõ những dòng sau vào. Trở về bảng tính nhấn <Ctrl>-<Shift>-D để bật hoặc tắt chế độ Fixed
Decimal.
Đổi Định Dạng

 Có những lúc bạn không muốn thấy sự thật. Khi bạn không muốn thấy một vài kết quả nào đó
trong bảng tính, hãy dùng định dạng có điều kiện để chúng biến mất.

 Giả sử, bạn muốn phủ định các con số đổi dạng đôla trên bảng tính. Chọn Format / Cells (hay
nhấn <Ctrl>-1). Number trong khung Category, chọn Currency và trong khung Format Codes, chọn
dạng có dấu chấm phẩy. Trong khung Codes, thay mã sau dấu chấm phẩy bằng dấu “” rồi nhấn OK.
Thế là những con số âm trong bảng tính không thấy được dù chúng vẫn xuất hiện trong cửa sổ sọan
thảo và được dùng để tính toán.
Xuống Dưới Hay Qua Phải
 Khi thực hiện xong một mục nhập, ấn Enter và vào mục nhập mới là ô bên dưới. Điều thực sự
bạn muốn là vào ô ở bên phải. Làm cách nào có thể thay đổi điều này?
 Đầu tiên, nếu bạn ấn Tab thay vì Enter để han tất mục nhập, bạn sẽ vào ô ở bên phải thay vì vào
ô ở bên dưới mục nhập. Thứ hai, bạn có thể thay đổi những gì Enter thực hiện bằng cách mở Menu
Tools, chọn Options, nhắp vào Tab Edit danh sách thả xuống như bên dưới.
Điều Khiển Dễ Dàng
 Nhiều ngày dùng có hiểu biết nhiều thường hay tận dụng lệnh Goto để di chuyển giữa các bảng
tính lớn. Nhiều ngày lại dùng tên để quản lý chúng. Nhưng rất ít ai biết rằng có thể kết hợp các công
cụ này để chuyển qua lại giữa các bảng tính bằng cách dùng tiếng Anh để giải thích. Ví dụ như dùng
bảng tính để ghi nhớ các chi phí trong gia đình bạn. Dòng trên cùng là các tháng, cột bên cạnh là các
khoản chi tiêu như tiền xe, tiền quần áo, tiền đổ rác v.v

 Để dễ dàng quản lý, hãy đặt tên cho mỗi cột và dòng sau tiêu đề của nó bằng cách điểm sáng nó
rồi chọn Insert / Name / Define. địa với các bảng tính được làm cách này, nhấn <F5> để mở khung
hội thọai Goto và nhập dữ liệu như Apr Chiristmas. Excel sẽ chọn ô giao điểm của hai vùng này.
Các Hộp Thoại Của Excel
 Đây giống như trò chơi trốn tìm. Khi một hộp thọai của Excel yêu cầu bạn chỉ ra một ô hay một
vùng nó thường che mắt vùng bảng tính mà bạn cần xác định.
 Để qua mặt hộp thọai, nhấn vào mũi tên đỏ xuất hiện ngay bên phải của trường yêu cầu tạm thời
co lại, cho thấy phần bảng tính bên dưới nó. Chọn các ô cần thiết và nhấn lần nữa vào mũi tên đó.
Để ví dụ cho thao tác này làm việc như thế nào, chọn TOOLSGOAS SEEK và thử vớ trường “Set

Cell”.
Các Công Cụ Có Hai Chức Năng
Excel đã giới thiệu ý nghĩa việc thay đổi chức năng của công cụ khi có nhấn thêm phím <Shift>
Excel cũng đã mở rộng khái niệm này. Nhờ các nút chức năng kép, bạn có thể giảm bớt số thanh
công cụ; và khi một nút thực hiện được hai chức năng bạn không cần phải có nhiều nút nữa. Ví dụ,
hai chức năng Fill Left và Fill Up có thể dùng một nút và phím <Shift>.
Tìm Kiếm Trong Excel
 Chắc bạn đã biết cách dùng nhiều lần khung hộI thọai Find trong word nhưng chưa bao giờ nghĩ
đến việc dùng khung hội thọai này trong Excel. Khung hội thọai Find trong Word và Excel có phần
khác nhau.
 Giả sử bạn cần tìm tất cả các hàm SUM xuất hiện trong bảng tính. Gõ SUM vào khung hội thọai
Find rồi bỏ chọn mục “Find entire cells only”.
 Nhấn Find Next để tiếp tục. Lưu ý rằng bạn có thể tìm theo cột, theo dòng. Khi lệnh Find tìm thấy
chuỗi kí tự cần tìm, nó chọn ô chứa chuỗi kí tự đó.
 Nếu cần tìm một chuỗi cụ thể ví dụ như =SUM(A1:A15), bạn có thể dùng khung hội thọai Find để
tìm theo công thức hoặc giá trị bằng cách chọn Formulas hay Values trong khung Look in.
Tìm Tab
 Bạn có dùng chuột hay bàn phím điều khiển các khung hội thoại có nhiều mục (ví dụ như khung
hội thoại xuất hiện khi chọn Tools / Options). Nếu dùng bàn phím, bạn sẽ dùng <Ctrl>-
<PageDown>, <Ctrl>-<Page up>, <Ctrl>-<Tab> và <Ctrl>-<Shift>-<Tab>.
 Bạn cũng có thể dùng các phím mũi tên hay gõ ký tự đầu tiên của tên mỗi mục. Nếu có vài mục
có cùng ký tự đầu tiên, bạn có thể gõ nhiều lần đến khi chọn đựơc.
 Có điều ngoại lệ là: có những khung hội thoại có nhiều mục nhưng vẫn không mở được bằng
cách gõ ký tự đầu tiên (ví dụ như Insert.Onject).
Chuyển Đến Ô Trống Cuối Cùng
 Thông thường, khi muốn chuyển đến ô trống cuối cùng trong một bảng tính, bạn nhấn <Ctrl>-
<Down>. Nhưng nếu có bất kỳ ô nào còn trống giữa ô hiện hành và ô cuối cùng thì phương pháp
này có thể sẽ mất tác dụng.
 Thay vào đó, di chuyển đến dòng đầu tiên trong cột, chọn tòan bộ cột bằng cách nhấn tiêu đề cột
hay <Ctrl>-<Space>. Nhấn <Shift>-<Enter> để chuyển xuống hàng cuối cùng trong cột rồi nhấn

<Ctrl>-<up> để chuyển đến ô trống cuối cùng trong cột.
Dùng Phím Trong Khung Hội Thoại
 Khi làm việc với khung hội thoại, bạn có thể thấy dùng bàn phím hiệu quả hơn là cứ chuyển qua
lại giữa bàn phím và chuột.
 Muốn chuyển qua lại giữa các điều khiển trong khung hội thoại mà không dùng đến chuột, nhấn
<Tab> và <Shift>-<Tab> hoặc nhấn <Alt> và ký tự gạch dưới của điều khiển đó. bạn cũng có thể
dùng Spacebar để bật hoặc tắt các nút tùy chọn (option button) hay hộp kiểm tra (chekbox).
Thêm Biểu Tượng Tiền Tệ
Bạn có thể thêm các ký tự đặc biệt cho Bảng Anh, cent, hay yên. Nhấn và giữ phím Alt trong khi sử
dụn các phím số, ghi 156 để dùng cho Bảng Anh hay 157 để tạo biểu tượng cho Yên Nhật. Nếu bạn
làm việc với các số nhỏ ghi 155 để dùng cent.
Tạo Một Nút Thanh Công Cụ Để Định Dạng Đồng Pound Anh
Bổ sung một nút để định dạng đồng Pound Anh theo những bước sau:
• Chọn macro từ menu Tools, lựa Record New Macro, gõ EnglishPound (không có khoảng
trống) tên của Macro, lựa Personal Macro Workbook để lưu Macro và nhắp OK.
• Có một hộp thọai nhỏ Stop Recording sẽ xuất hiện trên màn hình. Và tất cả các gõ phím và
di chuyển chuột sẽ được ghi.
• Mở menu format và chọn Cells. Từ Tab Number, lựa Currency, chọn ký hiệu £ English
(British), lựa các trí số thập phân và định dạng số âm mà bạn muốn, rồI nhắp OK.
• Nhắp vào hình vuông nhỏ trong hộp thọai Stop Recording.
• Nhắp nút phải trên bất kỳ thanh công cụ hoặc thanh menu và chọn Customize.
• Tab Commands trong hộp thọai customize, lựa mục Format.
• Kéo lệnh $Currency Style vào nơi bạn muốn trên thanh công cụ.
• Nhắp vào Dodify Selection, gõ tên $English Pound và nhắp vào AsignMacro.
• Trong hộp thọai Assign Macro, lựa PERSONAL.XLS! English Pound nhắp OK.
• Nhắp Close để đóng hộp thọai Customize.
• Lựa số và nhắp vào nút thanh công cụ mớI của bạn. Số đó sẽ được định dạng bằng ký hiệu
pound của English.
• Mở lạI hộp thọai Customize, nhắp vào nút mới của bạn, nhắp Modify Selection trong hộp
thọai, rồi nhắp Edit Button Image.

• Nhắp các điểm ảnh trong hộp Picture để hình trên nút là ký hiệu pound của Tiếng Anh như
bên trên:
• Khi bạn đã đồng ý với ký hiệu đó, nhắp OK để đóng hộp thọai Button Editor, rồI nhắp Close
trong hộp thọai Customize.
Tạo Font Mặc Định
 Để tạo font mặc định, nhắp menu Tools / Option, xuất hiện hộp thọai.
 Nhắp thẻ General. Chọn một font trong hộp Standard font để thiết lập font mặc định cho các
sheet và workbook mới. Font mới mặc định được sử dụng ở lần kế khi bạn chạy Excel và tạo
workbook mới.
Chẻ Một Ô Bằng Đường Chéo
Bạn có thể vẽ nó bằng các công cụ Drawing hoặc, đơn giản hơn, bạn có thể áp dụng một đường
viền chéo. Cách để bổ sung một đường chéo. Cách để bổ sung một đường chéo như bên dưới:
• Gõ đề mục cao hơn ở mé phải của ô đó, nhấn ALT-ENTER, sau đó gõ đề mục thấp hơn ở mé
trái. Ấn ENTER để hòan tất mục nhập, đường chéo ấy sẽ tự động lấy kích thước lại để thích hợp với