SLIDE quản trị văn phòng CHƯƠNG 1 Tổng quan về quản trị văn phòng

Lập kế hoạch cho hoạt động Vp
Một số nghiệp vụ văn phòng
Tổ chức công tác lễ tân
Quản lý giải quyết hồ sơ, tài liệu
Tổng quan về quản trị văn phòng
NỘI DUNG
L/O/G/O
Tổng quan về quản trị
văn phòng
Nội dung
Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng
1
2
Tổ chức văn phòng
3
Quản trị văn phòng
1.1 Khái niệm về văn phòng
Văn phòng là bộ phận đảm trách các hoạt
động như tổ chức, thu thập xử lý, phân phối,
truyền tài, quản lý, sử dụng các thông tin bên
ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các
hoạt động điều hành quản lý cơ quan đơn vị.
(Nguyễn Thành Độ, Quản trị văn phòng, Trường ĐH
KTQD HN, 2005)
Theo nghĩa rộng
1.1.1 Khái niệm văn phòng
Theo nghĩa hẹp
Văn phòng là một
phòng làm việc cụ
thể, là trụ sở làm việc

của doanh nghiệp, là
địa điểm giao tiếp đối
nội và đối ngoại của
doanh nghiệp, là nơi
làm việc giấy tờ, làm
công việc hành chính,
nơi giao dịch giấy tờ.
Văn phòng là bộ
máy làm việc
tổng hợp và trực
tiếp giúp việc cho
ban lãnh đạo của
doanh nghiệp
những công việc
giấy tờ, hành
chính

•
Theo cách tiếp cận về phương diện tổ chức: Văn phòng là một đơn vị
cấu thành của tổ chức bao gồm các yếu tố cấu thành phù hợp với việc
thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao theo định hướng hoạt động
chung của tổ chức.
•
Tiếp cận theo chức năng tổ chức: Văn phòng là một thực thể tồn tại
để thực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu
của nhà quản trị tổ chức.
•
Tiếp cận theo tính chất hoạt động: Văn phòng là một thực thể tồn tại
để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho điều hành của nhà
quản trị.

KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG

Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực
tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc
điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lý
thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời
đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho
hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.

Những đặc điểm chung của văn phòng :
- Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với
đặc điểm của từng cơ quan.
- Văn phòng được quản lý và điều hành theo những tiêu
chuẩn nhất định
- Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với
cơ sở vật chất nhất định.
ĐẶC ĐIỂM VĂN PHÒNG

Chức năng tham mưu tổng hợp

Chức năng giúp việc điều hành

Chức năng hậu cần
1.1.2 CHỨC NĂNG VĂN PHÒNG
•
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm
kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt
kết quả cao nhất.
•
Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có

thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với
chủ thể quản lý.
CHỨC NĂNG THAM MƯU
•
Xây dựng kế hoạch quý tháng, tuần, ngày
•
Tổ chức triển khai thực hiện.
•
Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ
chức hội nghị, chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh
đạo về công tác soạn thảo văn bản.
•
….
CHỨC NĂNG GIÚP VIỆC ĐIỀU HÀNH

Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý
các phương tiện thiết bị dụng cụ để đảm bảo sử
dụng hiệu quả.
CHỨC NĂNG HẬU CẦN
Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
(tuần, tháng, quý, năm) của DN và BGĐ
Thu nhập, tổng hợp và xử lý thông tin giúp cho
BGĐ ra các quyết định quản lý.
2
2
3
3
Tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị,
hội thảo, tiếp khách.
6

6
Nhiệm vụ của
văn phòng
Tổ chức giao tiếp nội bộ, đối ngoại của DN
Tổ chức giao tiếp nội bộ, đối ngoại của DN
Theo dõi tiến độ và đôn đốc nhắc nhở việc
thực hiện các quyết định, chỉ đạo của BGĐ
Theo dõi tiến độ và đôn đốc nhắc nhở việc
thực hiện các quyết định, chỉ đạo của BGĐ
Quản lý và thực hiện việc sử dụng kinh phí cơ sở
vật chất kỹ thuật, vật tư sử dụng trong DN
Quản lý và thực hiện việc sử dụng kinh phí cơ sở
vật chất kỹ thuật, vật tư sử dụng trong DN
5
5
Biên tập, phát hành và quản lý văn bản.
Biên tập, phát hành và quản lý văn bản.
1
1
4
4
7
7
1.1.3 NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG
1.1.3 NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG
•
CÔNG TÁC VĂN THƯ
•
CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ, TRANG THIẾT BỊ
•

CÔNG TÁC LƯU TRỮ
•
CÔNG TÁC TÀI VỤ
•
CÔNG TÁC TỔ CHỨC NHÂN SỰ
•
BẢO VỆ
•
…
CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Quản lý thời gian

Nghiệp vụ tổ chức hội nghị

Nghiệp vụ tổ chức chuyên đi công tác của lãnh đạo

Nghiệp vụ lễ tân

Quản lý hồ sơ, tài liệu
MỘT SỐ NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
1.2 QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Quản trị văn phòng là việc hoạch định, tổ
chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm
soát các hoạt động thu thập, xử lý, quản lý
và sử dụng thông tin.
KHÁI NIỆM
Quản trị văn phòng là một lĩnh vực của quản trị
doanh nghiệp. Hoạt động quản trị văn phòng mang
theo nó tất cả những đặc điểm cơ bản của quản trị

doanh nghiệp
Quản trị
văn phòng
là một hệ
thống
QUẢN TRỊ
VĂN
PHÒNG
Quản trị văn
phòng vừa là
khoa học vừa
là nghệ thuật
Quản trị
văn phòng
có mục
tiêu….
QTVP là quá
trình thu thập,
đánh giá, xử
lý, truyền tin
Giúp cho LĐ hoạch định các chương
trình kế hoạch, tránh sa lầy vào các
công tác sự vụ, để tập trung vào công
việc có ý nghĩa chiến lược.
Ý nghĩa
QTVP
Giúp lãnh đạo cơ quan điều phối các
công việc chung bảo đảm sự hđ liên
tục và thống nhất khắc phục những
gián đoạn khi có sự thay đổi.

Bảo đảm điều kiện vật chất kĩ
thuật để cho hoạt động được trôi
chảy liên tục.
CHỨC
NĂNG
ĐỊNH HƯỚNG
TỔ CHỨC
KIỂM TRA
DUY TRÌ
Mục tiêu
Thực hiện MT
Đảm bảo
hoàn thành MT
Rà soát
CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Phân tích dự báo
Xây dựng kế hoạch
Lãnh đạo điều hành
Phân công thực hiện
NỘI DUNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Cung cấp nguồn lực
Điều chỉnh hoạt động
NỘI DUNG
Tổng kết rút kinh nghiệm
Huấn luyện nghiệp vụ
L/O/G/O
1.3 Tổ chức văn phòng
1.3 Tổ chức văn phòng
Tổ chức văn
Tổ chức văn

phòng
phòng
Cơ cấu tổ
chức VP
Trang
thiết bị VP
Bố trí văn
phòng
Cơ cấu tổ chức VP được phân chia theo cấp bậc
Các yếu tố để phân chia cấp bậc HCVP
- Tính phức tạp của công việc
- Mức độ trách nhiệm đối với công việc / Mức độ

trách nhiệm đối với người khác
- Mức độ giám sát theo yêu cầu
- Mức độ giao tiếp theo yêu cầu