Chương 9 KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ CÁC GIAO DỊCH VỂ TIỀN

233
Chương 9
KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ CÁC GIAO DỊCH VỂ TIỀN
(INTERNAL CONTROL & CASH TRANSACTIONS)
Bôi tượng chương;
ỉ. Hệ thống kiểm soát nột bộ (Internal control system)
2. Kiểm soát nội bộ về thu và chi tiền (Internal control over cash receipts & disbursements)
3. Hệ thong chứng từ và kiểm soát nội bộ (The voucher system & internal control);
4. Ke toán tiền gửi ngân hàng (Accounting for cash at bank)
5. Kế toán tiền ỉặt vặt (Petty cash)
6. Các thủ tục kiếm soát nội bộ khấc (Other internal control procedures)
***
Các thủ tục kiểm soát nội bộ áp đụng cho tất cả các tài sản thuộc sở hữu hay kiểm soát lâu dài
của một doanh nghiệp và cho tất cả các khâu trong quá trình hoạt động kinh doanh. Nhưng
chúng đặc biệt quan trọng đối với tiền. Tiền có thể chuyển thành loại tài sản khác, dùng để
mua dịch vụ hoặc trả nợ dễ dàng hơn mọi loại tài sản khác. Do vậy, tiền là tài sản có tính luân
chuyển cao nhất. Cho nên tiền cũng là đối tượng của sự gian lận và ăn cắp. Vì thế trong quá
trình kế toán tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ tiền khỏi sự ăn cắp hoặc sự lạm dụng là rất quan
trọng.
Các giao dịch về ngoại tệ sẽ được thảo luận ở Chương 20 “Kê toán các khoản đầu tư
và ảnh hưởng của sự thay đổi tỷ giá hối đoái”.
1. Hệ thống kiểm soát nội bộ (Internal control system)
1.1. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ
(Overview of internal control system)
Trong các doanh nghiệp nhỏ, chủ sở hữu thường kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh
thông qua sự giám sát của chính bản thân và trực tiếp tham gia vào các hoạt động của doanh
nghiệp. Thí dụ chủ sở hữu thường mua tất cả các tài sản hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cần sử
dụng. Họ cũng tự thuê mướn và giám sát các rửiân viên, thương lượng các hợp đồng và ký
séc. Kết quả ìà tự họ biết được doanh nghiệp thực tế nhận được bao nhiêu tài sản và dịch vụ
từ số tiền bỏ ra. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có quy mô lớn hơn thì việc duy trì mối quan hệ
cá nhân với các hoạt động của doanh nghiệp trở nên khó khăn. Do đó, trên một số phương

điện, người quản lý phải ủy quyền trách nhiệm và dựa trên các thủ tục kiểm soát nội bộ để
kiểm soát các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Trần Xuân Nam - MBA
234
Phần U: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG IASB/ VAS
Một hệ thống kiểm soát nột bộ được xây dựng đúng đắn giúp cho sự tôn trọng triệt để các
chiến lược quản lý đã vạch ra. Nó cũng nâng cao tình hiệu quả của hoạt động, tránh lãng
phí gian lận và ăn cắp và đảm bảo tính chính xác, tin cậy số liệu kế toán.
Các thủ tục kiểm soát nội bộ thay đổi giữa các công ty và phụ thuộc vào những yếu tố như
bản chất ngành kinh doanh và quy mô của công ty. Tuy vậy, các nguyên tắc chung về kiểm
soát nội bộ tương tự như nhau được vận dụng cho tất cả các công ty.
Định nghĩa kiểm soát nội bộ (Internal Control) ỉà một kế hoạch tố chức và tất cả các biện
pháp ỉỉên quan đến một thực thể, đơn vị (Entity) để đạt được:
a) An toàn về tài sản
b) Đảm bảo việc ghi chép kế toán chính xác và đảng tin cậy (Reliable)
c) Tăng cường tính hiệu quả các hoạt động
d) Khuyến khích việc tuân thủ triệt để các chính sách của công ty.
Kiểm soát nột bộ bao gồm: Kiểm soát hành chírứi (Administrative controls) và kiểm soát kế
toán (Accounting controls).
Kiểm soát hành chỉnh (Administrative controls) bao gồm kế hoạch tổ chức (Plan of organization),
các phương pháp và các thủ tục đế giúp các nhà quản lý đạt được hiệu quả của các hoạt động
và tuân thủ triệt để các chính sách của công ty. Mục đích của kiểm soát hành chỉnh là để ỉoạỉ
trừ những ỉãngphí.
Kiểm soát kế toán (Accounting controls) bao gồm các phương pháp và các thủ tục để đảm
bảo sự an toàn về tài sản và đảm bảớ việc ghi chép báo cáo kế toán chỉnh xác. Trong chương
này chúng ta đặc biệt quan tâm về hệ thống kiểm Sỡảt kế toán.
1.2. Đặc điềm của hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả
(Effective system of internal controls)
1) Con người có khả năng, đáng tin cậy và đạo đức (Competent & Reliable and ethical
personel). Nhân viên phải có khả năng giỏi và đáng tin cậy. Trả lương cao để thu hút những

nhân viên giỏi, phù hợp và đào tạo để họ làm công việc củâ họ được tốt nhất, quan tâm quản
lý công việc của họ. Những điều này giúp tạo nên một nhân viên giỏi. Một doanh nghiệp sẽ
thêm phần linh hoạt đối với các nhân viên của mình bằng việc luân phiên, thay đổi công việc
cho các nhân viên. Như vậy khi một nhân viên bị ốm, hay vì lý do nào đó không đi làm được
thì công ty cũng đã có một người khác được đào tạo có thể thay thế làm việc đó.
Việc luân phiên các nhân viên thông qua các công việc khác nhau cũng thúc đẩy tính đáng tin
cậy đối với các nhân viên. Một nhân viên ít có khả năng thực hiện công việc không phù hợp với
khả năng của mình nếu anh ta biết rằng việc thực hỉện công việc của anh ta kém hoặc đo đạo
đức, thái độ xấu có thể dẫn đến chỗ một nhân viên thứ hai khác thay thể anh ta làm việc đó.
2) Quỵ định trách nhiệm rõ ràng (Assignment o f Responsibilities). Để có hệ thống kiểm soát
nội bộ tốt, trách nhiệm phải được qui định một cách rõ ràng và mỗi cá nhân phải có trách
nhiệm với công việc của mình. Các công ty thường có sơ đồ tổ chức và các quy định của công
KỂ TOÁN TÀi CHÍNH
Chương 9' Kiểm soát nộị bộ và các giao dịch về tiền
235
ty của các bộ phận để quy định trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận, từng người. Khi trách
nhiêm lchông được quy định rõ ràng, nếu có điều gì sai sót, rất khó xác định ai là người có lỗi.
Ví dụ: Khi có 2 nhân viên cùng chịu trách nhiệm vê ngăn kéo đê tiên và có sự thiếu tiền xảy
ra thì thường không thể xác minh được người nào phải chịu trách nhiệm. Để giải quyết vấn đề
này mỗi nhân viên phải có một ngăn kéo để tiền riêng, hoặc một trong 2 người đó sẽ được
trao trách nhiệm chính.
3) Tách biệt người giữ tài sản và công việc kế toán (Separation of the custody o f assets
from accounting). Một nguyên tắc cơ bản của kiểm soát nội bộ yêu cầu cá nhân nào có trách
nhiệm đối với một tài sản không được giữ sổ sách kế toán đối với ỉoại tài sản đó. Khi nguyên
tắc này được chấp hành, người trông coi một tài sản hiểu rằng sổ sách về tài sản đó đang được
người khác nắm giữ, với tài sản đó, không có lý do gì để giả mạo sổ sách. Hơn nữa nếu muốn
biển thủ tài sản và giấu diếm trong sổ sách thì cần phải có sự thông đồng.
4) Tách biệt ngivời có thầm quyền quyết định các giao dịch với người giữ các tài sản liên
quan (Separation o f the authorization of transactions from the custody of related assets). Vi
dụ nếu một người có thẩm quyền quyết định trả tiền các hóa đơn cho các nhà cung cấp và vừa

có quyền ký trên các séc hoặc vừa ỉà người giữ tiền thi rất có thể anh ta sẽ ra quyết định trả
tiền cho anh ta hoặc người thân rồi sau đó ký séc trả tiền hoặc rút tiền ra. Vì vậy Trưởng
phòng mua hàng có quyền kỷ đơn mua hàng nhưng không có quyền ký phiếu chi hay ký séc
để chi tiền.
5) Phân chìa trách nhiệm để có thể kiểm tra chéo lẫn nhau (Cross check). Trách nhiệm đối
với một nghiệp vụ kinh tế có thể chia nhỏ ra được hoặc một dãy các nghiệp vụ kinh tế liên
quan với nhau phải được chia ra cho các cá nhân hoặc phòng để công việc của người này là sự
kiểm tra công việc của người khác. Điều này không có nghĩa là phải nhân đôi công việc. Mỗi
nhân viên hoặc phòng phải hoàn thành phần việc của cá nhân mình. Ví dụ trách nhiệm với
việc nhận đơn đặt hàng, hàng hóa và trả tiền cho bên bán hàng không được giao cho chỉ một
người hoặc chỉ một bộ phận. Làm như vậy sẽ khiến việc kiểm tra chất và lượng của hàng hóa
nhận được bị ỉỏng lẻo, gây cẩu thả khi kiểm tra tính hợp lệ và chính xác của hóa đơn. Điều
này cũng tạo điều kiện cho một nhân viên mua hàng cho nhu cầu cá nhãn và chi tiền cho các
hóa đơn giả.
6) Hệ thống chứng từ và sẳ kế toán phải hợp lý, số liệu đầy đả (Documents & Records).
Các chứng từ phải được đánh số trước (Pre-numbering). Một tập chứng tò đánh số trước theo
một ưật tự giúp chúng ta có thể dễ dàng kiểm soát khi có một chứng từ nào đó bị mất. Nếu tất
cả các hóa đơn bán hàng đều được đánh số trước và được kiểm soát, mỗi nhân viên bán hàng
sẽ có trách nhiệm đối với số hóa đơn bán hàng thuộc quyền kiểm soát của họ. Như vậy, một
nhân viên bán hàng không có khả năng thực hiện một vụ bán, hủy hóa đơn bán hàng và bỏ túi
riêng số tiền mặt nhận được. Rất nhiều dạng chứng từ nội bộ doanh nghiệp được thiết kế và
được dừng chính thức để duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ. Ví dụ, nếu các phiếu bán hàng
được thiết kế chính xác, nhân viên bán hàng có thể điền nhanh thông tin đúng đắn mà không
làm mất thì giờ của khách hàng.
Để bảo vệ tài sản và đảm bảo nhân viên tuân thủ các thủ tục đã được vạch ra cần phải ghi sổ
chính xác. số liệu đáng tin cậy là nguồn thông tin mà nhà quản lý sử dụng giám sát các hoạt
Trần Xuân Nam - MBA
236
Phần II: CÁC HỆ THỐNG KẾ TOÁN VÀ BỘ KHUNG 1ASB/VAS
động của doanh nghiệp. Ví dụ, nếu số liệu chi tiết về máy móc và công cụ sản suẩt không

được giữ gìn, nhiều khoản mục có thể biến mất mà không biết được tại sao. Nếu hệ thống tai
khoản không được cung cấp các chứng từ gốc một cách cẩn trọng và không tuân thủ nghiêm
túc các thủ tục, một số chi phí có thể được ghi “Nợ” sai vào tài khoản. Ket quả là nhà quản lý
sẽ không bao giờ phát hiện được một sô khoản chi phí vượt quá định mức.
7) Bảo vệ vật chất (Physical safegards). Rõ ràng việc mất tiền, hàng tồn kho và tài sản sế
được giảm thiểu bằng các biện pháp khóa, két sắt, đội bảo vệ, đoàn chó bảo vệ, hệ thống đèn
chiếu sáng đặc biệt, và việc hạn chế người không có trách nhiệm ra vào các khu vực nhạy
cảm, dễ mất tiền, hàng. Bởi vậy nhiều công ty yêu cầu tất cả các khách thăm công ty phải ký
vào sổ đăng ký và đeo thẻ “Khách”. Các nhân viên cũng thường xuyên đeo các thẻ nhân viên
mà chúng có thể được mã hóa và có các máy quay camera để có thể nhận biết được nhân viên
hay ai đó đã vào khu vực nào. Cửa các văn phòng đặc biệt các khu vực của R&D hay máy vi
tính thường được cài đặt các chương trình không hiển thị nếu không sử dụng máy, và máy chỉ
được mở nếu đánh đúng password hay dùng ký hiệu đặc biệt như vân tay.
8) Bảo hiểm tài sản (purchase insurance for assets), nhân viên giữ tiền và tài sản nên kỷ
qu ỹ. Tài sản phải được bảo hiểm các rủi ro cháy nổ thiệt hại và nhân viên giữ tiền, các tài sản
có thể chuyển thành tiền nên ký quỹ. Việc ký quỹ của nhân viên bao gồm việc mua bảo hiểm
về những mất mát do nhân viên ăn cắp. Ký quỹ cũng có khuynh hướng ngăn chặn ăn cắp, vì
nhân viên đã ký quỹ ít có khả năng lấy tài sản nếu họ biết rằng công ty họ ký quỹ sẽ phải giải ■:
quyết khi hiện tượng thiếu tiền bị phát hiện.
9) Sử dụng các thiết bị điện tử và máy tính cho việc kiểm soát (Use electronic devices and
computer control) . Máy tính tiền, máy bấm thẻ (tính giờ), máy chấm, công vân tay và các loại
máy tương tự là những ví dụ về các thiết bị phải được dùng bất cứ ỉúc nào có thể dùng được.
Máy tính giờ ghi lại chính xác giờ một nhân viên đến làm việc và khi nhân viên đó ra về.
10) Thường xuyên xem xét lại hệ thông nội kiểm và ngoại kiểm (Internal & Extral Audits/
Independent Check). Cho dù hệ thống kiểm tra nội bộ được thiết kế tốt, vẫn có khuynh
hướng giảm dần giá trị theo thời gian. Những thay đổi về nhân sự và sức ép của thời gian có
khuynh hướng dẫn đến cách ỉàm tắt và cắt giảm bớt. cần phải thường xuyên duyệt lại các thủ
tục kiểm tra nội bộ để đảm bảo là các thủ tục đó được chấp hành. Công việc này phải được
thực hiện bởi các kiểm toán viên nội bộ là những người không trực tiếp dính dáng vào các
hoạt động sản xuất kinh doanh. Từ tầm nhìn độc lập này, các kiểm toán viên nội bộ có thể

đánh giá hiệu quả chung của các hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như tính hiệu quả của hệ
thống kiểm soát nội bộ.
Nhiều công ty sử dụng các kiểm toán viên từ bên ngoài. Sau khi kiểm tra các sổ sách báo cáo
tài chính của công ty, các kiểm toán viên này sẽ cho biết quan điểm về các báo cáo tài chính
của công ty có được trình bày một cách trung thực phù hợp với các chuẩn mực, các nguyên
tắc kế toán được thừa nhận chung hay không. Tuy nhiên, trước khi các kiểm toán viên này có
thể quyết định có bao nhiêu công việc họ phải kiểm tra, trước hết họ phải đánh giá tính hiệu
lực của hệ thống kiểm soát nội bộ.
KỂ TOÁN TÀI CHÍNH
Chương 9: Kiểm soát nội bộ và các giao dịch về tiền
237
Phân tích giữa lợi ích và chỉ phí (Cost-benefit Analysis)
iCi'm soát nội bộ càng chặt, chi phí càng cao bởi vậy khi thiết lập một hệ thống hay một biện
hat) kiểm soát nội bộ bạn luôn phải quan tâm đến mối liên hệ giữa chi phí và lợi ích của giải
háp Tất nhiên giải pháp chỉ có thể được châp nhận nêu lợi ích của nó lớn hơn chi phí. Tuy
nhien trong rất nhiều trường hợp việc xác định lợi ích và chi phí của giải pháp không hề đơn
gian nó đòi hỏi các chuyên gia có kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực đó.
2 Kiểm soát nội bộ về thu và chi tiền
(Internal control over cash receipts & disbursements)
Hê thống kiểm soát nội bộ đối với tiền phải cung cấp những thủ tục thích hợp đối với việc
quản ỉý cả thu và chi tiền. Trong các thủ tục này, ba nguyên tắc cơ bản phải luôn luôn được
quan tâm. Trước hết là phải có sự phân biệt trách nhiệm, sao cho những người có trách nhiệm
đối với tiền và đối với những công việc dính dáng đến tiền không phải là những người giữ các
sổ sách theo đõi tiền. Hai là, tất cả các khoản thu tiền đều phải gửi vào ngân hàng nguyên vẹn
mỗi ngày. Ba là tất cả hoặc hầu hết các khoản chi tiền phải được thực hiện qua ngân hàng chỉ
trừ một số ngoại lệ là các khoản chi tiền lặt vặt được thực hiện bằng tiền mặt từ một quỹ chi
lặt vặt (Petty cash).
Lý do của nguyên tắc thứ nhất là khi sự phân chia nhiệm vụ thì cần phải có sự thông đồng
giữa hai hoặc nhiều người nếu muốn biển thù tiền mặt và sự ăn cắp được giấu diếm trong sổ
sách kế toán. Nguyên tắc thứ hai, đòi hỏi tất cả các khoản thu tiền mặt phải được gửi nguyên

vẹn mỗi ngày, ngăn cản việc sử dụng tiền mặt cho tiêu dùng cá nhân, hay cho nhân viên giữ
một vài ngày trước khi gửi vào ngân hàng. Nêu mọi khoản thu tiền mặt được giữ nguyên vẹn
và mọi khoản chi tiền được thực hiện bằng séc, sổ sách ngân hàng sẽ cung cấp số liệu riêng
biệt của tất cả các giao dịch kinh tế bằng tiền.
Các thủ tục chính xác sử đụng đề kiểm soát có thể khác nhau giữa các công ty. Chúng phụ
thuộc vào các yếu tố như quy mô của công ty, số lượng nhân viên, nguồn tiền mặt. Do đó
bạn phải hiểu rằng các thủ tục được mô tả ở trên chỉ là sự minh họa của một số công ty sử
dụng chúng.
2.1. Thu tiền bán hàng (Cash receipts)
Doanh số bán hàng bằng tiền sẽ được ghi vào máy tính tiền mỗi khi việc bán được thực hiện.
Để đảm bảo là các số tiền chính xác được ghi vào máy, mỗi máy tính tiền phải được để sao
cho khách hàng có thể thấy được số tiền được ghi. Hơn nữa, nhân viên cần có thói quen tính
tiền xong mỗi ỉần bán trước khi gói hàng cho khách. Cuối cùng, mỗi máy tính tiền phải được
thực hiện bởi một mạng nối trực tiếp giữa máy tính tiền với một máy vi tính (computer).
Computer được lập trình để nhận các giao dịch của máy tính tiền rồi nhập chúng vào sổ kế
toán. Trong những trường hợp khác, máy tính tiền in số tiền của từng giao dịch phát sinh vào
một băng giấy để sẵn trong máy tính tiền.
Như đã trình bày ở trên, những người đã có dính dáng đến tiền mặt phải được cách ly với việc
ghi số tiền mặt. Đối với việc bán thu tiền mặt, sự cách ly này bắt đầu bằng chiếc máy tính
Trần Xuân Nam - MBA
238
Phần II; CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG IASB/ VAS
: tiền. Nhân viên thu tiền có quan hệ với tiền mặt trong máy tính tiền không được quan hệ với
băng giấy trong máy. Cuối mỗi ngày, nhân viên thu tiền có trách nhiệm đếm tiền trong mây
và chuyển số tiền mặt đó cho một nhân viên trong văn phòng thủ quỹ. Người nhân viên này
giống như nhân viên thu tiền trên, do có quan hệ với tiền mặt nên không được quan hệ với sổ
sách kế toán của máy tính (hoặc băng giấy trong máy tính). Nhân viên thứ ba, thường thuộc
phòng kế toán, kiểm tra bản ghi sổ các giao địch của máy vi tính (hoặc băng giấy của máy vi
tính) và so sánh nó với tổng số tiền mặt thu được mỗi ngày do văn phòng thủ quỹ báo cáo.
Nếu sử dụng băng giấy của máy tính tiền thì băng giấy này trở thành căn cứ của bút toán nhật

kỳ để ghi sồ doanh số bán. Nhân viên phòng kế toán đã quan hệ với sổ sách về tiền mặt sẽ
không được quan hệ với số tiền mặt thực tế. Nhân viên phòng thủ quỹ không có dính líu với
sổ sách kế toán nên không thể rút bớt tiền mặt mà không bị phát hiện ngay sự thiếu hụt.
2.2. Tiền được nhận thông qua đường bưu điện (Incoming mail)
Kiềm soát đối với tiền nhận được thông qua đường bưu điện bắt đầu với người có trách nhiệm
mở bưu phẩm. Tốt nhất nên có hai người cùng có mặt khi mở bưu phẩm. Một người phải lập
thành 3 bản sao tiền nhận được. Bảng ỉiệt kê phái có tên người gửi, mục đích gửi và số tiền,
một bản được nhân viên có trách nhiệm với bưu phẩm giữ lại. Thủ quỹ mang tiền đi gửi ngân
hàng và nhân viên ghi sổ vào sổ số tiền nhận được vào sổ sách kế toán. Sau. đó, nếu số dư ơ :
ngân hàng được điều hòa (sẽ bàn sau) bởi người thứ tư, sai lầm hoặc sự gian ỉận của nhân
viên bưu phẩm, của thủ quỹ hoặc của nhân viên ghi sổ sẽ được tìm ra. Hơn nữa sự gian lận
không thể có được, trừ khi có sự thông đồng. Nhân viên bưu phẩm phải báo cáo tất cả số tiền
nhận được hoặc khách hàng sẽ hỏi về số dư tài khoản của họ. Thủ quỹ phải gửi tất cả số tiền
nhận được vào ngân hàng vì số dư của tài khoản ‘Tiền gửi ngân hàng” phải giống với số dư
của tài khoản “Tiền gửi ngân hàng” trong sổ sách kế toán. Nhân viên vào sổ sách kế toán và
nhân viên điều hòa tài khoản “Tiền gửi ngân hang'’ không có dính líu với tiền mặt, do đỏ
không có cơ hội để giấu bớt.
2.3. Tiền mặt thừa thĩếu (Cash short & over)
Cho dù người thủ quỹ rất cẩn thận khi phải trả lại tiền, khách hàng thường đưa tiền phải trả lại
quá nhiều hoặc số tiền trả lại quá nhỏ. Và kết quả là, vào cuối ngày, tiền mặt thực tế máy tính
tiền thường không đúng bằng với tiền mặt bán được báo trên máy tính tiền. Thí dụ, giả sử,
một máy tính tiền cho biết tiền mặt bán được là 1.000$ nhưng tiền mặt thực tế đếm được
trong máy tính tiền là 985$.
Bút toán phản ánh tiền mặt bán được và tiền thừa như sau:
12/08 Nợ 111 Tiền mặt (Cash on Hand) 1.000
Có 811 Tiền mặt thừa thiếu (Cash Short & Over) 15
Có 511 Doanh thu (Sales Revenue) 985
Tiền mặt bản được trong ngày và tiền thừa
Ngược lại, nếu thiếu tiền mặt trong máy đếm tiền, bút toán phản ánh tiền mặt bán được và sự
thiếu hụt tiền mặt như sau:

KỂ TOÁN TÀI CHÍNH
C h ư ơ ng 9' Kiểm s o á t n ộ i bộ và các giao dịch về tiề n
239
12/08 Nợ 111 Tiền mặt (Cash on Hand) 985
Nợ 811 Tiền mặt thừa thiếu (Cash Short & Over) 15
Có 511 Doanh thu (Sales Revenue) 1.000
Tiền mặt bản được trong ngày và thiếu hụt tiền mặt
Thông thường, khách hàng thường khiếu nại khi bị thối lại thiếu tiền hơn là khi được thối lại
nhiều hơn. Và kết quả là, vào cuối mỗi kỳ kế toán “Tiền mặt thừa, thiếu” thường có số dư Nợ.
Theo thông lệ kế toán quốc tế, số dư phản áĩứì một khoản chi phí. Bạn có thể phản ánh khoản
chi phí này trên báo cáo kết quả như một khoản mục chi phí riêng biệt trong phần chi phí
quản lý chung. Hoặc nếu số tiền rất nhỏ, bạn có thể kết hợp nó vào một khoản chi nhỏ khác và
báo cáo chung trong cùng một khoản mục có tên là chi phí linh tinh. Nếu tài khoản “Tiền
thừa, thiếu” có số đư “Có” vào cuối kỳ thì nó thường được phản ánh trên báo cáo kết quả
trong khoản mục có tên là thu nhập linh tinh. Theo hệ thống kế toán mới của Việt Nam.
Khoản tiền thừa thiếu này được báo cáo theo loại thu nhập, chi phí khác.
2.4. Chỉ tiền (Cash disbursements)
Kiểm soát được tiền nhận được là điều quan trọng nhưng đa số các vụ biển thủ lớn đều từ việc
chi tiền. Đúng hơn, chúng được thực hiện dựa trên các hóa đơn giả. Do đó, các thủ tục nhằm
kiểm soát chi tiền cũng quan trọng tương đương và đôi lúc còn quan trọng hơn các thủ tục đối
với thu tiền.
Để kiếm soát chi tiền, tất cả các khoản chi tiền phải trả qua ngân hàng (bằng séc, ủy nhiệm
chi) ngoại trừ một số khoản chi rất nhỏ từ quỹ lặt vặt. Neu quyền ký séc được ủy quyền cho
người nào khác chủ nhân của doanh nghiệp thỉ người đó không được dính líu với các sổ sách
kế toán. Điều này giúp ngăn cản các khoản chi gian được che giấu trong các sổ sách kế toán.
Trong các đoanh nghiệp nhỏ, chủ doanh nghiệp thường tự ký séc và thường tự biết khoản nào
phải trả. Tuy nhiên, trong doanh nghiệp lớn điều này không thực hiện được mà phải sử dụng
hệ thống kiểm soát nội bộ. Các thủ tục này sẽ chỉ cho nhân viên ký séc (Check - signer) biết
rằng món nợ mà séc đã ký là món nợ đúng, thật sự phát sinh và phải được trả. Các thủ tục này
thường có dùng trong một hệ thống chứng từ (Vourcher system).

3. Hệ thống chứng từ và kiểm soát nội bộ
(The voucher system & internal control)
Hệ thống chúng từ (The voucher system) để ghi chép các khoản chi tiền, tạo cho doanh nghiệp
một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt hom bởi thủ tục cho quá trình xử lý phê duyệt và ghi chép các
khoản chi tiền. Đó là hệ thống: (1) cho phép chỉ những cá nhân được ủy quyền mới được mua
chịu; (2) xây dựng các thủ tục đối với việc phát sinh các khoản nợ này đối với việc xác minh,
phê chuẩn và ghi sổ chúng; (3) cho phép séc được ký chỉ cho những món nợ đã được xác minh
đúng, đã được phê chuẩn và ghi sổ; và (4) đòi hỏi mỗi món nợ phải được ghi sổ vào lúc nó phát
sinh và mỗi lần mua phải được xem là một giao địch kinh tế độc lập. Điều này cũng áp dụng cả
khi có nhiều lần mua được thực hiện trong cùng một công ty trong vòng một tháng hoặc một kỳ
tính tiền khác.
Trần Xuân Nam - MBA
240
Phần li: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG IASB/ VAS
Khi hệ thống chứng từ được sử dụng, kiểm soát chi tiền bắt đầu với sự tạo thành khoản nơ
phải được trả bằng tiền. Chỉ có những bộ phận và những cá nhân được ủy quyên mới được tạo
ra các khoản nợ nảy và phạm vi mỗi khoản nợ được phép tạo ra bị hạn chế. Ví dụ, trong các
công ty lớn, chỉ có phòng mua hàng mới được tạo ra những khoản nợ từ sự mua hàng hóa.
Tuy nhiên, để kiểm soát được các thủ tục mua, nhận và chi trả được chỉ định cho một số bô
phận như phòng mua, phòng nhận hàng, phòng kế toán. Để liên kết và kiểm soát tính trách
nhiệm của các phòng này, có một số chứng từ kinh đoanh được sử dụng như minh họa ở bảng
9-1; 9-2; 9-3; 9-4.
3.1. Phiếu yêu cầu mua hàng (Purchase Requisition/ Buying Request)
Bắt đầu từ bộ phận có nhu cầu mua hàng hóa hay tài sản nói chung, bộ phận này phải lập
phiếu yêu cầu mua hàng để chuyển tới cho phòng mua hàng (Purchasing department). Nói
chung tất cả việc mua hàng hóa tài sản trong một công ty nên chỉ để cho một phòng mua mà
thôi. Trong một cửa hàng lớn, các quản lý gian hàng không được phép đặt hàng trực tiếp với
bên cung cấp. Nếu mỗi người quản lý đều được quyền quan hệ trực tiếp với bên bán thì số
lượng hàng hóa mua vào và tổng số nợ phát sinh sẽ không thể kiểm soát được. Do đó, để
kiềm soát được hàng hóa mua vào và số nợ phát sinh, người quản lý gian hàng buộc phải đề

đạt yêu cầu của mình thông qua phòng mua. Trong những trường hợp này, chức năng của
người quản lý khâu bán (gian hàng) trong thủ tục mua hàng ià cung cấp nhu cầu của mỉnli;
cho phòng mua biết. Mỗi người quản lý thực hiện chức năng này bằng cách lập thành ba bảri^
có ký têrỉ phía dưới, phiếu yêu cầu mua hàng. Trên phiếu yêu cầu, nhà quản lý liệt kê các loại
hàng hóa mà gian hàng của mình cần. Phiếu chính và bản sao thứ hai của nó được gửi cho
phòng mua. Bộ phận yêu cầu giữ lại bản thứ ba để làm căn cứ kiểm tra hàng hóa đo phòng
mua mua về sau này.
3.2. Đơn đặt hàng (Purchase Order)
Đơn đặt hàng do phòng mua sử dụng để đặt hàng cho bên bán. Nó cho biết số hàng hóa mấ
bên bán có thể chở đến cho bên mua. Khi nhận được phiếu yêu cầu của một gian hàng, phòng
mua sẽ lập ít nhất 4 liên (bản) của Đơn đặt hàng. Các liên này được phân phối như sau:
Bản 1, bản gốc, được gửi cho bên bán như yêu cầu mua hàng và như một sự cho phép bên bán
chở số hàng liệt kê đến.
Bản 2, cùng với một số bản sao của phiếu yêu cầu, được gửi cho phòng kế toán, tại đây sau
này sẽ được dừng trong việc phê chuẩn chi trả cho hóa đom mua hàng.
Bản 3, được lưu giữ tại phòng mua.
Bản 4, được gửi cho bộ phận đã gửi phiếu yêu cầu mua hàng để báo cho biết đã nhận được
phiếu và để cho biết đã thi hành.
3.3. Hóa đơn (Invoice)
Hóa đơn là một bản liệt kê các mục hàng hóa được bán. Hóa đơn thường do bên bán lập và
nếu nhìn theo quan điểm bên bán thì đây là một hóa đơn bán hàng. Bên bán gửi hóa đơn cho
KẾ TOÁN TÀ! CHÍNH
Chương 9- Kiểm soát nội bộ và các giao dịch về tiền
241
bên mua bên mua xem hóa đơn như là một hóa đơn mua hàng. Khi nhận được lệnh mua hàng
hoăc bên bán nhận được lệnh chuyên chở cho bên mua và lệnh gửi đi một bản sao của hóa
đơn về số hàng hóa gửi đi. Hàng hóa được gửi tới phòng kho (nhận hàng) của bên mua và hóa
đơn được gửi thẳng đến phòng kế toán của bên mua hoặc phòng mua hàng để rồi sau đó
phòng mua hàng sẽ chuyển đến phòng kế toán cùng với đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua
hàng và phiếu nhập kho.

3 4. Phiếu nhập kho (Receiving Reports/ Goods Received Notes)
Khi hàng về, bộ phận kho sẽ nhận hàng và lập phiếu nhập kho (Receiving Report). Đa số các
công ty lớn duy trì một phòng đặc biệt để nhận tất cả hàng hóa hoặc các tài sản khác được
mua về. Khi mỗi chuyến hàng chở đến, nó sẽ được đếm và kiểm tra, phòng kho nhập hàng sẽ
ỉập 4 liên (bản) phiếu nhập kho (hay báo cáo nhận hàng). Báo cáo này phải liệt kê số lượng,
mẫu mã và điều kiện về mỗi loại hàng hóa nhận được. Một bản được gửi tới phòng kế toán.
Để nhắc các phòng yêu cầu và phòng mua là hàng hóa đã tới nơi, người ta sẽ gửi tới họ các
phiếu nhập kho hay bản báo cáo này. Cuối cùng, phòng nhận hàng lưu giữ lại một bản trong
hồ sơ của mình.
-3.5. Phiếu kiểm tra chất lương (Quality Acceptance).
Hầu hết các hàng hóa đều phải kiểm tra chất lượng cho dù đó là kiểm tra cảm quan (bằng tay,
bằng mắt) hay kiểm tra hóa lý (phòng thí nghiệm, hay đo lường các thông số hóa, lý). Phòng
kiểm tra chất lượng (Quality Control-QC) phải kiểm tra hàng đầu vào và thông báo cho thủ
kho biết hàng nhập về đã đạt chất lượng hay không. Hàng đạt chất lượng, thủ kho mới được
chính thức chuyển vào kho và đưa vào sử dụng. Hàng trong thời gian kiểm tra hóa lý thường
được để tách riêng vớí những hàng đã đạt chất lượng tránh tình trạng hàng đạt và chưa đạt để
lẫn cùng nhau. Công ty chỉ trả tiền cho các loại hàng hóa đã nhận và đạt yêu cầu chất lượng.
Nếu hàng không đạt chất lượng, sẽ trả lại chọ nhà cung cấp.
3.6. Mầu phê chuẩn hóa đơn (Invoice Approval Form)
Khi phiếu nhập kho chuyển đến phòng kế toán, phòng kế toán lúc đó phải có:
- Phiếu yêu cầu, liệt kê các khoản mục cần được mua;
- Đơn đặt hàng, liệt kê các loại hàng hóa thực tế được đặt mua;
- Hóa đơn nêu rõ số lượng, mẫu mã, đơn giá và tổng giá của hàng hóa đã được bên bán gửi đến.
- Phiếu nhập kho liệt kê số ỉượng và tỉnh trạng của hàng hóa nhận được từ bên bán.
- Phiếu đạt chất lượng của phòng QC để chứng minh rằng hàng đã đạt chất lượng yêu cầu.
Với thông tin trên các chứng tò này, phòng kế toán tiến hành phê chuẩn hóa đơn. Khi phê
chuẩn hóa đơn, phòng kế toán kiểm tra và so sánh các thông tin trên tất cả các chứng từ. Để
đom giản hóa thủ tục kiểm tra và để đảm bảo là không có khâu nào bị bỏ qua, mẫu phê chuẩn
Trần Xuân Nam - MBA
242

Phần II: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG 1ASB/VAS
hóa đơn thường được sử dụng. Mầu này có thể ỉà một loại chứng từ kinh doanh riêng đươc
đính kèm với hóa đơn, hoặc là một con dấu như minh họa trên Bảng 9-ỉ được đóng trực tiep
vào hóa đơn.
Khi mỗi khâu trong thủ tục kiểm tra hoàn tất, nhân viên kiểm tra ký tắt vào mẫu phê chuẩn
Ký tắt vào mỗi phần của mẫu cho biết:
1- Kiểm tra phiếu yêu cầu
Các khoản mục trên hóa đơn thống nhất với phiếu yêu cầu và đã yêu cầu
2- Kiểm tra Đơn đặt hàng
Các khoản mục ỉrên hóa đơn thống nhấí với Đơn đặt hàng.
3- Kiểm tra phiếu nhập kho/ Báo cáo
Các khoản mục trên hóa đơn thống nhất với báo cáo nhận hàng và đã
nhận hàng nhận hàng.
4- Phiếu kiểm tra chất lượng Các hàng hóa mua về đạt yêu cầu chấỉ lượng
5- Kiểm tra hỏa đơn
Giá

Giá trên hóa đơn là giá đã chấp nhận
Phần tính toán
Hóa đơn không có sai sóỉ về cách tính toán
Phương thức thanh toán
Phương íhức đã thỏa thuận
Bảng 9.1: MẨU PHÊ CHUẦN HÓA ĐƠN
Kiểm tra Đon đặt hàng số
Kiểm tra phiếu yêu cầu mua hàng
Kiểm tra Đơn €ặt hàng
Kiểm tra phiếu nhập kho {báo cáo nhận hồng)
Kiểm tra phiếu đạt chất ỉượng
Kiểm tra hóa đơn
Giá

Phần tính toán
Phương thức tính toán
Duyệt chi:
Thủ tục mua hàng và thanh toán (Purchasing Process) đã được trình bày trên có thề tóm
lượng bằng Bảng 9-2 ở trang sau:
KẾ TOÁN TÀI CHÍNH
Chương
9' Kiểm soát nội bộ và các giao dịch vê tiên
243
Bảng 9-2
Tài Hếu (BusinessDocument)
Phiếu yêu cầu mua hàng
(Purchases request)
Đơn đặt hàng
(Purchases order)
Hóa đơn (invoice)
Phiếu nhập kho
(Receiving report)
Phiếu k.tra chẳt lượng (QC)
Chứng từ (Voucher)
Phiếu chi
________________
Ngu»ửi lập (Prepared by)
Gửi đến (Send to)
Phòng có yêu cầu mua
(phòng bán hàng trong cấc cửa hàng)
Phòng mua hàng
Phòng mua hàng
Nhà cung cấp hàng
Người bán hàng, nhà cung cấp

Bộ phận nhận hàng (kho hàng)
(ngoài công íy)
Phòng kế toán
Phòng kế toán
Phòng kiểm tra chấí íượng (QC)
Phòng kế toán
Phòng kho, p. Kế toán
Người kỷ séc
3.7. Hệ thống chửng từ (Voucher system)
Khi một hệ thống chứng từ được sử dụng, sau khi một hóa đơn được kiểm tra và phê chuẩn,
một chứng tù' được lập. Đó là một chứng từ kinh doanh mà trên đó giao dịch được tổng hợp,
tỉnh hợp lệ của chứng từ được công nhận và nội dung trên chứng từ được phê chuẩn. Chứng
từ giữa các công ty có khác nhau. Nhưng nói chung, chúng được thiết kế sao cho hóa đơn,
hoặc chứng từ khác là căn cứ của chứng từ, sẽ được đính kèm và được đề vào bên trong
chứng từ. Điều này tạo sự dễ dàng khi lưu trữ. Mặt trong của chứng tò được minh họa trên
Bảng 9-3 và mặt ngoài trên 9-4. Việc lập một chứng từ chỉ đòi hỏi nhân viên điền các thông
tin được yêu cầu vào chỗ trống thích hợp của chứng từ. Thông tin được lấy từ hóa đơn và các
chứng từ phụ trợ của nó được đính kèm và gấp vào bên trong chứng từ. Chứng từ sau đó được
gửi cho nhân viên kiểm tra là người thực hiện kiểm tra lần nữa, xác nhận sự phân loại định
khoản hay bút toán (tài khoản được ghi Nợ) và xác nhận chứng từ được vào sồ.
Sau khi chứng tò được chuẩn y vào sổ, nó được lưu trữ cho đến kỳ hạn của nó, khi đó nó
được gửi đến phòng quỹ của công ty hoặc phòng chi trả khác để chi trả. Tại đây, nhà quản lý
nào có trách nhiệm ký séc, dựa trên chứng từ đã được xem xét và các chứng từ phụ trợ đã
được chuẩn y kèm theo để kiểm tra món nợ có đúng đã phát sinh và phải được trả hay không.
Ví dụ: Phiếu yêu cầu và Đơn đặt hàng đính kèm với chứng từ xác nhận việc mua đó đã được
phê chuẩn. Báo cáo nhận hàng cho thấy các khoản mục đã nhận đủ, Phiếu đạt chất lượng cho
biết hàng hóa đã đạt yêu cầu chất lượng và mẫu Phê chuẩn hóa đơn không bị nhầm lẫn. Như
vậy, rất ít có khả năng gian lận trừ khi tất cả các chứng từ đã bị ăn cắp và các chữ ký đã bị giả
mạo hoặc có sự thông đồng.
3.8. Hệ thống chứng từ và các khoản chi phí

Theo hệ thống chứng từ, các món nợ phải được duyệt chi và vào sổ như một khoản nợ khi
chúng phát sinh hoặc ngay sau đó. Điều nàỳ bao gồm mọi khoản chi phí. Thí dụ, khi Gông ty
nhận được hóa đơn tính tiền điện thoại hàng tháng, số tiền, bao gồm cả tiền điện thoại đường
Trần Xuân Nam - MBA
244
Phẩn II: CÁC HỆ THÕNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG iASBI VAS
dài, phải được kiểm tra xem có đúng không. Khi đó chứng từ được lập và hóa đơn tính tiền
điện thoại được đính kèm trong đó. Sau đó chứng từ được vào sổ và séc được ký cho khoản
chi này hoặc chứng từ sẽ được lưu giữ lại để chí sau.
Yêu cầu mọi khoản chi phải được phê chuẩn và vào sổ khi chúng phát sinh giúp đảm bảo mọi
khoản chi tiền đều được phê chuẩn nếu thông tin đầy đủ. Tuy nhiên, các hóa đơn hoặc hóa
đơn đối với các sự việc như sửa chữa máy móc thiết bị thường chỉ nhận được cả tuần lễ sau
khi công việc hóàn thành. Nếu không có chứng từ kèm theo thì khó mà xác định ngay lúc đó
là hóa đơn có là một bản đúng về món nợ hay không. Hơn nữa, nếu không có chứng từ sẽ tạo
điều kiện cho nhân viên xấu cấu kết với bên ngoài gian lận số tiền phải chi hoặc chi mà không
hề nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ.
Bảng 9-3: Mặt ttw c của chứng từ
CÔNG TY CAGAVi Chứng từ số 199
Ngáy: 24 / 08 / 2009
Tra cho: BA HA
Địa chỉ: Hà Nội
Ngày đến hạn
Ngày của hóa đơn Phương thức Số hóa đơn và các chí tiết khác Số tiền
12/08/2009
2/10, n/30
999, bàn Xuân Hòa 2.000 USD
Bảng 9-4: Mặt sau cùa chứng từ
Số chứng từ 199 Ghì Nợ các tàỉ khoản Số hiệu TK Số tiền
Người nhận:
BAHA

Mua hàng 2.000
Số tiền ỉrên hỏa đơn:
2.000
Chiết khắu:
40
Giá trị thuần:
1.960
Ngày đến hạn: 12/09/2009
Ngày trà:
- 22/08/2009
Tổng

2.000
Séc số:
198
4. Kế toán tiền gửi ngân hàng (Accounting for cash at bank)
4.1. Sự khác nhau giữa kế toán Việt Nam và thông lệ kế toán quốc tế
Theo truyền thốiìg cũng như chế độ quy định kế toán tiền gửi ngân hàng cùa Việt Nam, tài
khoản “Tiền gửi ngân hàng” được ghi Nợ (tức ghi tăng) và Có (giảm) căn cứ vào các giấy báo
Có, báo Nợ hoặc sổ phụ hoặc các bảng sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc như
các séc, ủy nhiệm chi. Theo nguyên tắc ghi chép kế toán này, tài khoản “Tiền gửi ngân hàng”
của doanh nghiệp nói chung phản ánh đúng số tiền công ty đang có tại ngân hàng. Tuy nhiên
thông thường thời điểm ghi chép của ngân hàng (tăng, giảm tiền gửi của doanh nghiệp) khác
với thời điểm giấy báo Nợ, báo Có gửi về đến doanh nghiệp, do vậy điều này tạo nên sự khó
KỂ TOÁN TÀI CHÍNH
Chương 9' Kềm soát nội bộ và các giao dịch về tiền
245
khăn cho doanh nghiệp trong việc ghi nhật ký theo đúng trật tự thời gian phát sinh của các
nghiệp vụ. Khó khăn thứ hai đối với doanh nghiệp là bị hoàn toàn phụ thuộc vào ngân hàng.
Nêu ĩlgân hàng có lỗi, vì lý do nào đó họ quên không gửi sổ phụ cho doanh nghiệp, hoặc sổ

phụ bị thất lạc thì doanh nghiệp không có chứng từ để ghi tăng giảm tiền gửi ngân hàng. Mặc
du nghiệp vụ đó trên thực tế đã diễn ra. Khó khăn thứ ba đối với doanh nghiệp có quan hệ với
các ngân hàng, chi nhánh ngân hàng có vốn đầu tư nước ngoài. Theo thông lệ của hệ thống
ngân hàng quốc tể, hàng ngày các ngân hàng thường không gửi các sổ phụ, hay giấy báo Nợ,
bao Có cho các doanh nghiệp. Thay vào đó, cuối tháng ngân hàng lập một bảng báo cáo tiền
gửi (Bank Statement) cho mỗi tài khoản một bản báo cáo, đẻ báo cáo các hoạt động của tài
khoản trong tháng. Như vậy chúng ta thấy rằng với kiểu truyền thống ghi chép tài khoản tiền
gửi ngân hàng như hiện tại của Việt Nam sẽ không phù hợp với các hoạt động dịch vụ của các
ngân hàng quốc tế.
Để phù họp với các kiểu dịch vụ của ngân hàng quốc tế, để tăng cường tính chủ động của
doanh nghiệp và đặc biệt để kiểm soát tiền của doanh nghiệp được tốt hơn, hệ thống kế toán
quốc tế ghi chép khác với chế độ kế toáỉì của Việt Nam hiện hành.
Trên nguyên tắc tất cả các khoản tiền chi ra khỏi công ty (chi tiền mặt cũng như chi séc, chi
bằng tiền gửi ngân hàng) đều phải được kiểm soát rất chặt chẽ như đã thảo luận ở phần đầu
của chương này. Trước khi người có thẩm quyền ký vào tờ séc, thì nguyên tắc cơ bản là phiếu
chi đã được lập và phê chuẩn (tất nhiện phải kèm theo các chứng từ gốc cần thiết). Và khi
phiếu chi đã được phê chuẩn, trong đó đã chi rõ ghi Nợ, Có cho những tài khoản nào rồi, thì
kế toán viên chỉ căn cứ vào Phiếu thu, Phiếu chi đã được duyệt để vào sổ Nhật ký. Họ không
nhất thiết phải đợi đến khi nào ngân hàng báo cho biết phần chi đã ghi vào tài khoản của
doanh nghiệp ở ngân hàng rồi mới ghi vào sổ.
Tóm lại theo thông lệ kế toán quốc tế, việc ghi sổ tăng, giảm tài khoản “Tiền gửi ngân hàng”
được thực hiện ngay sau khi lập và phê duyệt các phiếu thu, phiếu chi có liên quan đến tiền
gửi ngân hàng. Việc thu chi tiền nói chung (tiền mặt và tiền gửi ngân hàng) đều phải lập các
Phiếu thu và Phiếu chi. Phiếu chi được đánh số liên tục bao gồm cả chi tiền mặt cũng như tiền
séc, chi tiền Việt cũng như chi ngoại tệ mà không nhất thiết phải tách và đánh số phiếu chi
theo từng loại tiền này (Công ty bạn vẫn có thể tách riêng phiếu thu, chi tiền mặt và tiền gửi
ngân hàng). Tuy nhiên nếụ muốn xem chi tiết việc thu, chi của từng ỉoại tiền này, bạn chỉ cần
xem sổ cái phụ của các tài khoản tương ứng. Các phiếu thu cũng được sử dụng tương tự.
về việc ghi chép Nợ, Có đối với tài khoản “Tiền gửi ngân hàng” ở kế toán Việt cũng giống
như kế toán quốc tế. Bên Nợ phản ánh tất cả các khoản tiền gửi ngân hàng tăng lên và bên Có

phản ánh các khoản tiền gửi giảm đi. số dư Nợ thề hiện số tiền hiện có trong TK tiền gửi
ngân hàng.
4.2. Ghi chép tiền gửi ngân hàng theo thông lệ quốc tế
(Recording cash at bank-international practices)
Trong hệ thống kế toán quốc tế, vì có sự khác nhau về thời điểm ghi chép của kế toán ở doanh
nghiệp với kế toán ở ngân hàng, nên số dư cuối tháng của tài khoản “Tiền gửi ngân hàng” của
doanh nghiệp thường không bằng với số dư trên báo cáo của ngân hàng. Kế toán viên cần tiến
hành phân tích và điều hòa hai số dư để chỉ ra số đư đúng. Vì vậy họ cần ỉập bảng điều hòa
tiền gửi ngân hàng.
Trước khi lập bảng điều hòa tiền gửi ngân hàng, chúng ta hãy xem báo cáo tiền gửi ngân hàng
(Bank statement) của ngân hàng (theo thồng lệ quốc tế) gửi cho doanh nghiệp.
4.2.1. Báo cáo tiền gửi ngân hàng của ngân hàng (Statement of Account)
Ngân hàng ANZ
Gửi: Công ty HOANAMASA
445 Đường Nơ Trang Long, Binh Thạnh, TP HCM-
Người nhận; Phòng kế íoán
Bảng 9-5
BÁO CÁO TÀI KHOẢN (STATEMENT OF ACCOUNT)
Ngày báo cáo: 31/08/2009
Tài khoản số: 1030004006201
___
______
_____
_ Đơn vị tính: USD
246 Phần II: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG IASB/ VAS
Ngày Diễn giải
Số séc
Nợ/ Dr
Có/Cr Số dư (Balance)
Dư đầu kỳ

523.100
1/8 Gửỉ tiền
9.000
532.100
10/8
Gửi íiền
8.000
540.100
12/8
Chi trả bằng séc
511
14.000
526.100
18/8
Chi trả bằng séc
512
5.000
521.100
20/8 Thu tiền từ công ty X
21.000 ■ 542.100
31/8 Lãi tiền gửi trong tháng
200
542.300
31/8 Phí ngân hàng tháng 8
1800
540.500
31/8
Séc không đủ số dư
500
- 540.000

Thông thường mỗi tháng một lần, ngân hàĩig gửi các doanh nghiệp có tài khoản “Tiền gửi
ngân hàng” một bản báo cáo phản ánh hoạt động của tài khoản “Tiền gửi ngân hàng” của
doanh nghiệp đó trong tháng. Mỗi ngân hàng có mẫu báo cáo khác nhau, tuy nhiên, tất cả các
mẫu đố đều bao gồm các nội dung sau: (1) số dư của tài khoản “Tiền gửi ngân hàng” vào
ngày đầu tháng, (2) tiền gửi và các khoản tiền khác được cộng vào trong tháng, (3) séc và các
khoản tiền khác được rút ra trong tháng, và (4) số đư của tài khoản vào cuối tháng, theo các sổ
sách của ngân hàĩìg. Báo cáo trên, phản ánh một mẫu báo cáo của ngân hàng đa quốc gia đang
hoạt động tại Việt Nam. Ngân hàng cần gửi báo cáo này cho các doanh nghiệp hàng tháng.
Nó bao gồm cả Séc đã bị hủy bởi người phát hành séc (canceled checks), đó là những séc mà
ngân hàng đã thay mặt người gửi tiền chi trả trong tháng. Ngoài ra, ngân hàng có thể trù’ tài
khoản “Tiền gửi” tiền dịch vụ và phí ngân hàng. Ngân hàng sẽ báo cho bên gửi tiền biết mỗi
khi trừ tiền với một thư bảo “Nợ”. Một bản sao của thư báo này được gửi cùng với báo cáo
hàng tháng.
KẾ TOÁN TÀI CHỈNH
Chương 9: Kiểm soát nội bộ vả các giao dịch về tiền
247
Ịsfgoài ra ngân hàng có thể cộng vào tài khoản “Tiền gửi” của doanh nghiệp những món tiền
như ngân hang thực hiện thu hộ cho doanh nghiệp hoặc do sửa chữa những nhầm lẫn trước
đo Mọt thư báo Có được đùng để báo cho doanh nghiệp biết các khoản cộng thêm này.
]Vlôt khoản cộng thêm khác có thể là tiền lãi sinh ra từ số tiền gửi. Một số ngân hàng trả tiền
laTcăn cứ trên số dư tiền mặt bình quân được duy trì trong tài khoản “Tiền gửi ngân hàng”.
Ngân bàng tính số tiền lãi được sinh ra và ghi Có vào tài khoản “Tiền gửi ngân hàng” của
doanh nghiệp hàng tháng. Trên Bảng 9-5, hãy ghi nhớ ngân hàng đã ghi Có 200$ tiền lãi cho
tài khoản của Công ty HOANAMASA. Cách tính tiền lãi này được trình bày ở chương sau.
Khi tất cả các khoản thu đã được gửi nguyên vẹn và các khoản chi, ngoại trừ các khoản chi lặt
văt bằng tiền mặt, đã được rút khỏi tài khoản “Tiền gửi ngân hàng”, báo cáo của ngân hàng là
môt căn cứ chứng minh tính chính xác của sổ sách tiền gửi.
4.2.2. Sự cần thiết phải điều hòa số dư “Tiền gửi ngân hàng” (Bank reconciliation).
Thông thường, số dư của tiền phản ánh trên báo cáo của ngãn hàng không bằng với số dư trên
sổ sách kế toán của doanh nghiệp (bên gửi tiền). Do đó, để chứng minh tính chính xác của cả

sô sách của bên gửi và sổ sách của ngân hàng, phải điều hòa cả hai số dư này. Để điều hòa các
sô dư, phải giải thích những chênh lệch giữa hai số dư này.
Có rất nhiều yếu tố có thể gây nên sự khác nhau giữa số dư trên báo cáo của ngân hàng với số
dư trên sổ sách của bên gừi tiền. Một số đó là:
1)Séc đang ỉưu hành (Outstanding checks). Đó là những tấm séc đã được bên gửi ký và đã
được trừ khỏi sổ sách bên gửi, gửi cho bên được chi trả, nhưng chưa được mang đến ngân
hàng để lĩnh tiền nên ngân hàng chưa trừ.
2)Tiền gửi đang trên đường (Deposit in transit). Tiền gửi chưa được ghi sổ (Unrecorded
deposits). Công ty có thói quen gừi tiền vào cuối mỗi ngày, sau khi ngân hàng đã khóa sổ.
Số tiền gửi này do đó chưa được ghi vào sổ ở ngân hàng mà phải để đến ngày làm việc hôm
sau. Do đó, nếu tiền gửi được gửi vào chiều ngày cuối cùng của tháng thỉ nó sẽ không được
phản ánh trên báo cáo của ngân hàng trong tháng đó.
3) Phí tẳn đối với các khoản mục không thể thu được và dịch vụ phí (charge for uncollectible
items and for services). Đôi khi, công ty gửi séc của khách hàng nhưng gặp phải séc không
đủ số dư/ không có tiền bảo chứng (nonsufficient funds check). Ngân hàng trước hết ghi
“Có” cho tài khoản của bên gửi về số tiền được gửi. Sau đó, khi ngân hàng phát hiện ỉà tờ
séc không có tiền bảo chứng thì ngân hàng ghi “Nợ” cho tài khoản của bên gửi về số tiền
ghi trên tờ séc. Ngoài ra, ngân hàng sẽ tính tiền đối với bên gửi vì sử dụng séc không tiền
bảo chứng. Ngân hàng sẽ báo cho bên gửi về từng khoản trừ này bằng một thư báo “Nợ”.
Nếu khoản tiền ỉớn thì thư báo được gửi ngay cho bên gửi tiền vào ngày thực hiện khoản
trừ. Mỗi khoản trừ phải được vào sổ ngay ngày nhận được thư báo, đôi khỉ bút toán chỉ
được lập khi sự điều hòa tiền gửi trước khi báo cáo của ngân hàng được gửi đi.
Phí tồn khác được tính vào tài khoản bên gửi mà ngân hàng có thể ghi trên báo cáo của ngân
hàng là việc phát sinh séc mới. Hơn nữa phí tổn phục vụ hàng tháng phải được tính cho
khách hàng.
Trần Xuân Nam - MBA
248
Phần il: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG IASB/ VAS
4) Ghi “Có” đối với các khoản thu và đối với tiền lãi. Ngân hàng thường hoạt động như mỏt
đại lý thu tiền cho các bên gửi tiền ở ngân hàng, thu tiền các phiếu hẹn trả tiền và các khoản

khác. Khi ngân hàng thu được một khoản, ngân hàng thường chỉ trừ một khoản phí rất nhỏ
và cộng số tiền còn lại vào tài khoản của bên gửi. Sau đó ngân hàng gửi một thư báo Có đê
báo giao dịch kinh tế. Ngay khi nhận được thư báo, doanh nghiệp sẽ vào sổ sách kế toán
của mình. Tuy nhiên, những khoản mục này có thể chưa được vào sổ cho đến khi thực hiện
điều hòa.
Rất nhiều tài khoản ngân hàng được tính lãi dựa trên số dư tiền bình quân trên tài khoản trong
tháng. Nếu một tài khoản được tính lãi, báo cáo của ngân hàng sẽ bao gồm số ghi “Có” của số
tiền lẫi có được của tháng trước.
5)Nhầm lẫn (Errors). Dù rất cẩn thận và hệ thống kiểm soát nội bộ rất hiệu quả, cả ngân hàng
và bên gửi tiền đều có thể bị nhầm lẫn. Nhầm lẫn của phía ngân hàng có thể chưa được phát
hiện cho đến khi bên gửi tiền hoàn tất bảng điều hòa. Hơn nữa nhầm lẫn của bên gửi tiền
thường chưa được phát hiện cho đến khi số dư đã được điều hòa.
4.2.3. Các bước lập bảng điều hòa ngân hàng
(Steps in preparing the bank reconciliation)
1) Bắt đầu với hai số liệu: số dư trên báo cáo của ngân hàng (Balance per Bank) và số dư trên
tài khoản tiền gửi ngân hàng của sổ kế toán cùa công ty (Balance per Book). Hai số này
thường khác nhau vì sự khác nhau về thời điểm ghi chép hay những nhầm lẫn.
2) Cộng vào hoặc trừ ra từ số dư trên sẻ (Book Balance), Những khoản mục này xuất hiện
trên báo cáo của ngân hàng nhưng không xuất hiện trên sổ của công ty.
a. Cộng vào (a) các khoản thu bởi ngân hàng (bank collections) và (b) bất cứ một khoản lãi
suất (interest revenue) nào kiếm được từ số tiền gửi ở ngân hàng. Những khoản mục này
được phát hiện ra bằng việc so sánh bởi những khoản tiền thu vào trên báo cáo của ngân
hàng và những khoản thu đã ghi trong sổ kế toán của công ty. Chúng được chỉ ra ở mục các
khoản thu ghi trên báo cáo ngân hàng nhưng không xuất hiện trên sổ.
b. Trừ ra khỏi số dư sổ\ (a) phí ngân hàng (service charge), (b) tiền mua séc (cost of printed
checks) và (c) các phí ngân hàng khác (như phí cho séc không đủ số dư NSF ). Những
khoản tiền này được xác định bằng việc so sánh giữa các khoản phí được Hệt kê trên báo
cáo của ngân hàng với khoản chi trên sổ của công ty. Chúng được chỉ ra như là các khoản
chi ra trên báo cáo của ngân hàng nhưng không xuất hiện như là một khoản chi trên sồ của
công ty.

3) Cộng vào hoặc trừ đi từ số dư ngân hàng những khoản mục mà chúng xuất hiện trên sổ
nhưng không xuất hiện trên báo cáo của ngân hàng:
a. Cộng tiền gửi ngân hàng đang trên đường (Deposit in transit), số tiền này được nhận ra từ
việc so sánh bảng thu tiền gửi trên báo cáo của ngân hàng và các khoản tiền cùa công ty.
Điều này chỉ ra là tiền đã nhận trên sổ của công ty nhưng chưa gửi vào trên báo cáo của
ngân hàng. Như một biện pháp kiểm soát, kế toán viên cũng phải có các so sánh khác để
KỂ TOÁN TÀI CHÍNH
đảm bảo rằng tất cả tiền gửi đang trên đường của tháng trước xuất hiện trên báo cáo của
ngân hàng tháng này. Nếu không thấy có thể tiền gửi bị mất mát, thất lạc.
b Trừ đi séc đang ỉưu hành (Outstanding checks) tà số dư ngân hàng. Nó được xác định bằng
viêc so sánh giữa bảng liệt kê số séc đã phát hành vào những ngày cuối tháng và đã được
ghi trong sổ kế toán với báo cáo của ngân hàng (phần chi) chưa có, tóc séc chưa thanh toán
trên báo cáo của ngân hàng. Việc so sánh này cũng kiểm tra tất cả các séc đã chi trả bởi
ngân hàng và ỉà các séc có hiệu ỉực của công ty và chúng được ghi đúng trên báo cáo của
ngân hàng và sổ kế toán của công ty. Các séc đang lưu hành thường là khoản mục ỉớn nhất
trên một bảng điều hòa ngân hàng.
4) Tính số dư ngân hàng sau điều chỉnh (adjusted bank balance) và số dư sổ sau điều chỉnh
(adjusted book balance). Hai số này nhất định phải bằng nhau.
4.2.4. Thí dụ bảng điều hòa ngân hàng (Example: Bank Reconciliation)
Đê minh họa một sự điều hòa số dư tài khoản tiền ngân hàng. Chúng ta hãy xem ví dụ sau:
Công ty HOANAMASA có số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng ngày 31/08/2009 trên sổ kế toán
là 497.400$. Nhưng báo cáo ngân hàng ở ví dụ trang trước lại chỉ ra số dư cùng ngày là 540.000$.
Kế toán của công ty đã tìm ra một số khoản cần điều hòa (Reconciling items) như sau:
1. Ngày 31/08, gửi tiền vào ngân hàng 15.000$ nhưng chưa xuất hiện trên báo cáo ngân hàng.
2. Một khoản phí ngân hàng 200, ngân hàng ghi sai cho công ty phải gánh chịu. Thực chất
công ty không phải chịu phí này.
3. Có 3 séc của công ty đã phát hành vào cuối tháng và đã ghi trên nhật ký, nhưng ngân hàng
chưa trả.
Đơn vị tính: USD
Chương 9: Kiểm soát nội bộ và các giao dịch về tiền 249

Số séc Ngày
Số tiền
534 20/08
10.000
535 29/08
20.000
546 31/08
8.000
38.000
4. Ngân hàng đã thay mặt công ty nhận một khoản thương phiếu phải thu là 21.000$ trong đó
bao gồm cả 1.000$ tiền lãi suất, số tiền này kế toán công ty chưa ghi.
5. Báo cáo ngân hàng chỉ ra lãi suất tiền gửi của công ty là 200$ ngân hàng đã trả trên tài
khoản của công ty (nhưng kế toán công ty chưa ghi sổ).
6. Có một séc số 512, số tiền chỉ là 5.000 trả cho Công ty KAGAVI nhưng lại được kế toán
của công ty ghi nhầm thành 5.900 số chệnh lệch 900$ phải được điều hòa.
7. Chi phí ngân hàng trong tháng là 1.800$ kế toán công ty chưa ghi.
8. Báo cáo ngân hàng chỉ có một séc không đủ số dư nhận được của khách hàng mà trước đây
ngân hàng và kế toán công ty đã ghi vào sổ, số tiền là 500$.
Trần Xuân Nam - MBA
250
Phần II: CÁC HỆ THỐNG KẾ TOÁN VÀ BỘ KHUNG IASBI VAS
Công tỵ HOANAMASA đã ỉập bảng điều hòa ngân hàng:
BẢNG ĐIỂU HÒA NGÂN HÀNG (BANK RECONCILIATION)
Tháng 8/2009
Đơn vị tính: USD
Naân hànq / Bank
Sổ côna tv/ Book
Dư ngày 31/8 540.000
Dư ngày 31/8
497.400

Cộng
Cộng
1. Tiền gửi ngày 31/8 đang đi trên 15.000 4. Ngân hàng nhận tiền mộí khoản
21.000
đường
T.phiếu phải thu, cả lãi suất
2. Điều chỉnh việc ghi sai của ngân
200 5. Lãi tiền gửi đã nhận ỉrên tài khoản
200
hàng, phí ngân hàng này công ty
tiền gửi
không phải chịu.
6. Sửa sai do íỗi trên sổ kế ỉoán, số tiền
900
3. Trừ séc đang lưu hành
của séc số 512
(Outstanding checks)
Số 534
(10.000) Trừ
Số 535
(20.000)
7. Phí ngân hàng
(1.800)
Số 536
(8.000) 8- Séc không đủ số dư {NSF checks)
(500)
Số dư ngân hàng sau điều chỉnh
517.200
Số dư sau điều chỉnh 517.000
(Adjusted Bank Balance)

(Adjusted Book Balance)
4.2.5. Bút toán ghi chép từ bảng điều hòa (Recording entries from the reconciliation)
Bảng điều hòa không làm ảnh hưởng trực tiếp đến sổ nhật ký hoặc sổ cái. Cũng giống như
Bản nháp kế toán là một phương tiện của kế toán, tách biệt với sổ sách kế toán.
Bảng điều hòa ngân hàng hoạt động như là một phương tiện kiểm soát bởỉ ahững dấu hiệu để
công ty ghi chép các nghiệp vụ được liệt kê trong Bảng điều hòa ở phần sổ công ty (bên tay
phải trong ví dụ trên) vì công ty chưa ghi chép nó. Ví dụ: Phí ngân hàng 1.800$ trên báo cáo
ngân hàng đã có, nghĩa là ngân hàng đã trừ 1.800$ phí từ tài khoản của công ty, nhưng trước
khi làm bảng điều hòa, công ty chưa ghi, nay kế toán công ty phải ghi khoản chi này.
Vậy tại sao công ty lại không cần ghi các khoản mục điều hòa ghi ở bên ngân hàng? (bên
trái của bảng điều hòa ở ví dụ trên). Vì những khoản mục này được ghi trong sổ kế toán
của công ty.
Trên cở sở bảng điều hòa nói trên, kể toán Công ty HOANAMASA lập các bút toán nhật ký
để đảm bảo số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng đúng vào ngày 31/8/2009.
Đơn vi tính: USD
31/8 Nợ 112 Tiền gửi ngân hàng (Cash at Bank) 21.000
Có 13IX Thương phiếu phải thu (Notes Receivable) 20.000
Có 1388X Lãi suất phải thu (Interest Receivable) 1.000
Ngân hàng thu tiền thương phiếu phải thu và lãi suất của thương hiệu
KỂ TOÁN TÀ! CHÍNH
31/8 Nợ 112 Tiền gửi ngân hàng (Cash at Bank) 200
Có 515 Lãi tiền gửi (Interest Revenue) 200
Thu lẫỉ tiền gửi
31/8 Nợ 112 Tiền gửi ngân hàng (Cash at Bank) 900
Có 331 Phải trả cho người bán công ty A (Accounts Payable) 900
Sửa sai việc ghi séc số 5ỉ 2
31/8 Nợ 6427 Phí ngân hàng (Bank charges) 1.800
Có 112 Tiền gửi ngân hàng (Cash at Bank) 1.800
Phỉ ngân hàng tháng 8. (or Miscellaneous expense)
31/8 Nợ 131 Phải thiì khách hàng - Công ty X (Accounts Receivable) 500

Có 112 Tiền gửi ngân hàng (Cash at Bank) 500
______Séc công ty X không đù số dư ngân hàng đã trả lạỉ
_____________________________
Chương 9' Kiểm soát nội bộ và các giao dịch về tiền 251
Sau bút toán cuối cùng, số dư TK các khoản phải thu - công ty X được tăng lên 500$, nghĩa
là còn phải thu từ công ty 500$.
5. Kế toán tiền lặt vặt (Petty cash)
Trong hệ thống kế toán của Việt Nam chưa đề cập đến quỹ tiền lặt vặt, tuy nhiên theo chế độ,
các doanh nghiệp có quyền trên cơ sở hệ thống kế toán thống nhất để có thể phát triển, bổ
sung và tạo cho mình một hệ thống kế toán hoàn chỉnh hơn, đáp ứng, phù họp với yêu cầu
quản lý, kinh doanh của doanh nghiệp và không vi phạm chế độ kế toán Việt Nam. Vì thế
trong phần này chúng ta sẽ đề cập đến Quỹ tiền lặt vặt, một hoạt động rất phổ biến có mặt ở
hầu hết các doanh nghiệp theo thông lệ kế toán quốc tế. về mặt nguyên tắc, tài khoản “Tiền
chi lặt vặt” là một tài khoản nhỏ nằm trong khoản lớn là tiền mặt. Ở đây, giả sử mở thêm tài
khoản ‘Tiền lặt vặt” với ký hiệu 1114. Bản thân tài khoản này lại có thể mở chi tiết cho mỗi
phòng ban cầm giữ nó.
5.1. Sự cần thiết phải có “Tiền lặt vặt” (The need of Petty Cash)
Trong các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn có rất nhiều khoản phải chi tiêu lặt
vặt, linh tinh như mua tem thư, bút mực, đánh điện, gửi phát nhanh EMS, mua các vật dụng
nhỏ Nếu tất cả các khoản chi này đều phải dùng séc hoặc lấy từ một két chính của công ty
thì rất bất tiện, phiền phức và rất mất thời gian có khi ảnh hưởng đến hoạt động của doanh
nghiệp vì việc lấy tiền từ két chính của công ty chỉ có thể được thực hiện sau khi phiếu chi
được lập và phê duyệt (trong đó có ghi rõ Nợ, Có tài khoản nào). Điều này thường phải cần
một khoản thời gian cho phòng kế toán chuẩn bị, kiểm tra, lập và trình duyệt. Đê giải quyết
những điều bất tiện này, các doanh nghiệp thường thiết lập các quỹ tiền lặt vặt cho các phòng
như hành chính, mua hàng, bán hàng •
Để lập một quỹ tiền lặt vặt, phải ước tính tổng số tiền chi tiêu lặt vặt sẽ phát sinh trong một thời
gian ngắn (như 2 tuần), thường không quá một tháng. Sau đó sẽ phải lập giấy yêu cầu phòng tài
Trần Xuân Nam - MBA
252

Phần II: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG lASB/VAS
chính kế toán cho phép lập quỹ này với số tiền lớn hơn nhu cầu chi một ít. Sau khi yếu cầu này
được phê duyệt, kế toán sẽ lập một phiếu chứng từ ĩìhật ký để chuyển tiền từ két chính của công
ty sang, hay ký một séc rút tiền gửi ngân hàng về cho người giữ quỹ “Tiền lặt vặt”. Lủc đó ban
sẽ ghi nợ cho TK ‘Tiền ìặt vặt” và Có cho TK “Tiền mặt” hoặc ‘Tiền gửi ngân hàng”. Thủ quỹ
giữ tiền lặt vặt có trách nhiệm bảo quản và thực hiện các việc chi tò quỹ này.
Thủ quỹ tiền lặt vặt thường cất số tiền mặt đó trong một hộp có khóa đặt trong két của phòng
thủ quỹ. Mỗi khi có một khoản chi, phiếu biên nhận tiền lặt vặt (xem mẫu ở trang bên) đươc
người nhận tiền ký nhận vào phiếu này được để vào hộp cửng với số tiền còn lại. Theo hệ
thống này hộp tiền mặt của quỹ tiền lặt vặt sẽ luôn ỉuôn gồm các phiếu nhận tiền đã chi và số
tiền mặt còn ỉạí của quỹ, tồng của hai món tiền này phải bằng với số tiền của quỹ.
Mỗi ỉần chi tiền làm giảm tiền có trong quỹ và làm tăng số ỉượng các phiếu nhận tiền trong
quỹ. Khi số tiền được chi gần hết, quỹ sẽ được tái bổ sung vào quỹ, thủ quỹ sẽ đệ trình các
phiếu nhận tiền của quỹ chi lặt vặt cho thủ quỹ của công ty. Thủ quỹ của công ty sẽ đóng dấu
“đã trả tiền” lên các phiếu này để chúng không được sử dụng lại, giữ lại các phiếu nhận tiền
và trao cho thủ quỹ tiền ỉặt vặt tổng số tiền của các phiếu này. Một chu kỳ hoạt động mới của
quỹ tiền lặt vặt bắt đầu tương tự như vậy.
Khi ký tấm séc mới tái bổ sung cho quỹ tiền lặt vặt, bạn phải phân ỉoại các phiếu nhận tiền lặt
vặt đã chi vào các nhóm tùy theo khoản chi hoặc vào các tài khoản khác để được ghi “Nợ” khi
vào sổ số tiền chí ra từ quỹ. số tổng cộng của mỗi rửióm được dùng để thực hiện bút toán tái
bổ sung.
5.2. Thí dụ về quỹ tiền lặt vặt (Example: Petty cash)
5.2.1. Thành lập quỹ tiền lặt vặt (Set u p Petty Cash)
Để khỏi phải viết nhiều séc với số tiền nhỏ, Công ty VMEP lập một quỹ tiền lặt vặt do một
nhân viên văn phòng đứng tên. Ông Nam với tư cách ìà thủ quỹ của quỹ này, Vào ngày 1/11,.
một tấm séc trị giá 10 triệu đồng được chuyển thành tiền mặt và số tiền này được giao cho
ông Nam để vào sẳ giao địch này, bút toán dưới đây được lập:
T/l 1 Nợ 1114 Tiền lặt vặt (Petty cash) 10.000.000
Có 111 Tiền mặt/112 Tiền gửi ngân hàng (Cash) 10.000.000
Lập quỹ tiền lặt vặt

Sau khi quỹ tiền lặt vặt được lập, tài khoản “Tiền ỉặt vặt” chưa được ghi “Nợ” hay ghi “Có”
trừ khi quy mô của quỹ được thay đồi. Nêu quỹ thường xuyên bị hết tiền và phải tái bổ sung
thì quy mô của quỹ được thay đổi. Để phản ánh sự tăng ìên về quy mô của quỹ, phải ghi “Nợ”
tài khoản “tiền lặt vặt” và ghi “Có” tài khoản “Tiền mặt” đối vói số tiền được tăng thêm. Nếu
quỹ quá lớn thì phải rút bớt tiền đi. Để phản ánh sự giảm bớt về quy mô của quỹ thì phải ghi
Nợ tài khoản “Tiền mặt” và ghi Có “Tiền lặt vặt”.
KỂ TOÁN TÀI CHÍNH
Chương 9: Kiểm soát nội bộ và các giao dịch về tiền
253
5 2 2. Tổng hợp chi tiền lặt vặt để hoàn trả (Petty cash Replenishment Summary)
Trong tháng 11, ông Nam thực hiện một số khoản chi tò quỹ tiền lặt vặt. Mỗi lần ông Nam đều
yêu cầu người nhận tiền ký vào phiếu nhận tiền như mẫu giấy biên nhận chi tiền lặt vặt ở dưới.
CÔNG TY HOANAMASA
GIẤY BIẾN NHẬN CHỈ TỈỂN LẶT VẬT
(PETTY CASH TICKET)
Tên quỹ tiền lặt vặt: số (No):
{Petty Cash A/c Name): Phòng hành chính Ngày (Date): 20/6/2009
Trả cho (Pay to): Ông Hao
Mục đinh (Purpose): Mua văn phòng phẩm

.

.

Chứng íừ kèm theo: 02
(Supporting Documents Attached):
STT Diễn giải (Particular)
Tỷ giá {Rate) Sổ tiến Việt
(Amount in VND)
TKghi Nợ

(Account entry)
1 Mua búí chì
200.000
Văn phổng phàm
2 Mua hoa
100.000
Tồng số (Total)
300.000
Số tiền bằng chữ (Total amount in Word): Ba trăm nghìn đồng chẵn
Người duyệt Người nhận Người giữ tiền íặt vặt
(Approval) (Received by) (Petty cash cashier)
Sau đó, vào ngày 27/11, sau khi chi 300,000 cho việc mua linh tinh ông Nam thấy rằng không
có đủ tiền mặt để chi cho một khoản chi khác. Do đó, ông tồng hợp các phiếu nhận tiền lại và
tính tổng cộng được trình bày như sau:
Chi phí ỉinh tinh:
4/11: Dọn dẹp 200.000
18/11: Sửa ban ghế ỉ00.000
27/11: Mua linh tinh 300.000 600.000
Chi phí chuyên chở:
ố/11: Chở hàng hóa mua vào 80.000
26/1: Chở hàng hóa mua vàò 80.000 160.000
Chi phí giao hàng;
18/11: Giao hàng cho khách hàng 50.000
Văn phòng phẩm:
16/11: Mua giấy, bút 60,000
Tổng cộng: 870.000
Bảng tổng hợp này được gửi cho kế toán công ty, sau khí kế toán kiểm tra thấy đúng thì sẽ
viết một phiếu chi để tái bổ sung vào quỹ tiền lặt vặt của ông Nam, sau đó lại sẵn sàng thực
hiện các khoản chi mới tò quỹ này.
Trần Xuân Nam - MBA

254
Phần ỉỉ: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG iASB/VAS
Hoàn trả cho quỹ lặt vặt, được bút toán như sau:
27/11 Nợ 6X Chi phí chuyên chở (Freight-in) ỉ 60.000
Nợ 64X Chi phí linh tinh (Miscellanous Exp.) 600.000
Nợ 641 X Chi phí giao hàng (Delivery Expense) 50.000
Nợ 64X Văn phòng phẩm (Office Supplies) 60.000
Có 111 Tiền mặt (Cash on Hand) 870.000
Tải bo sung cho quỹ tiền lặt vặt.
Tài liệu cho định, khoản này lấy từ bảng tổng hợp các khoản chi của thủ quỹ tiền lặt vặt. Hãy
nhớ là các số ghi “Nợ” của bút toán phản ánh các khoản chi lặt vặt bằng tiền mặt. Bút toán
này cần thiết để ghi “Nợ” vào cáo tài khoản. Do đó, dù quỹ tiền lặt vặt không bị thiếu tiền, nó
cũng phải được tái bổ sung vào cuối mỗi kỳ kế toán. Nêu không, các báo cáo tài chính sẽ phản
ánh tài sản tiền lặt vặt lớn hơn thực tế và các khoản chi bị giảm bớt.
Nếu thủ quỹ tiền lặt vặt quên ghi phiếu nhận cho một khoản chi, sau đó, đến lúc quỹ được tái
bổ sung, thủ quỹ đã mất khoản chi này. Điều này làm cho quỹ bị thiếu tiền. Nếu vỉ bất cứ ỉý
do gì, quỹ tiền lặt vặt bị hụt tiền vào lúc tái bổ sung thì sự thiếu hụt này được vào sổ như một
khoản chi với số ghi Nợ vào tài khoản “Tiền mặt thừa, thiếu” (Cash over and short).
5.2.3. Cách thứ 2 ghi chép “Tiền lặt vặt”
Các phiếu chi về tiền ỉặt vặt thường chi rất nhiều khoản khác nhau và có rất nhiều chứng từ
gốc kèm theo nên việc lưu giữ các phiếu chi bình thường với các phiếu chi của các khoản chi
lặt vặt thường rất khó cho việc tìm kiếm, lưu giữ sau này. Vì vậy trên thực tế nhiều công ty
chọn giải pháp khác hom giải pháp đã nêu trên.
Đó là cách ghi phiếu chi lặt vặt được lập và lưu riêng tách khỏi các phiếu chi thông thường và
được ghi như sau:
Từ các phiếu tiền lặt vặt hàng ngày (Petty cash ticket), khi khoản tiền Ịặt vặt đã gần hết, người
giữ quỹ lặt vặt lập bảng tổng hợp để hoàn trả tiền ỉặt vặt như đã nói ở trên.
Kê toán lập phiếu chi lặt vặt (Petty Cash Voucher) và ghi định khoản như sau:
12/08 Nợ 6X Chi phí vận chuyển (Freight in) 160.000
Nợ 64X Chi phí linh tinh (Miscelỉanous Exp.) 600.000

Nợ 64Y Chi phí giao hàng (Delivery Expense) 50.000
Nợ 64Z Vãn phòng phẩm (Office Supplies) 60.000
Có 11112 Tiền lặt vặt (Petty Cash) 870.000
Các chi phỉ từ qũy lặt vặt từ ngày 01-12/08
Sau đó kế toán viên lập một Chứng từ nhật ký để ghi việc hoàn chuyển tiền từ quỹ chính sang
quỹ lặt vặt.
12/08 Nợ 11112 Tiền lặt vặt (Petty Cash) 870.000
Có 11111 Tiền mặt (Cash on Hand) 870.000
Hoàn trả tiền cho khoản chi lặt văt.
KỂ TOÁN TÀI CHÍNH
Chương 9: Kiểm soát nội bộ và các giao dịch về tiền
255
Thoat nhìn chúng ta có nhận xét rằng, theo phương pháp thứ 2, kế toán phải lập hai bút toán
cho cùng một việc chi tiền và ghi chi phí mà theo phương pháp thứ nhất nó chi cần dùng một
bút toán mà thôi. Nhưng theo phương pháp thứ 2 này lại rất tốt cho việc lưu giữ và tìm kiếm
ch ứ n g từ sau này. Vì tất cả các phiếu chi lặt vặt kèm theo rât nhiêu chứng từ gốc lưu giữ
riêng tách khỏi các Phiếu chi thông thường vốn chỉ có ít chứng từ gốc kèm theo.
6. Các thủ tục kiểm soát nội bộ khác
(Other internal control procedures)
Các thủ tục kiểm soát nội bộ áp dụng cho tất cả các khâu của quá trình hoạt động của công ty
từ khi mua đến khi bán, nhận tiền, chi tiền và kiểm soát tài sản cố định. Rất nhiều thủ tục này
được bàn tới ừong các chương sau. Tuy nhiên cách mà công ty kiểm soát tiền chiết khấu mua
hàng được trình bày dưới đây và kỹ thuật ghi so được minh họa như sau ỉà một thủ tục kiểm
soát nội bộ tốt.
Chúng ta đã có các định khoản phản ánh thu và chi của một hoá đơn về hàng hoá mua vào
dưới đây:
02/10 Nợ 611 Mua hàng/156 Hàng hóa (Inventory) 100.000
Có 331 Các khoản phải trả (Accounts Payable)
Mua hàng hóa, phương thức 03/10,n/60
12/10 Nợ 331 Các khoản phải trả (Accounts payable) 100.000

Có 515 Chiết khấu mua hàng (Settlement Discounts)
Có 112 Tiền gửi ngân hàng (Cash at Bank)
Tiền trả hoá đơn ngày 03/10.
Hoá đơn được bút toán theo toàn bộ số tiền là 100.000$. Đãy là cách vào sổ gộp được sử dụng
trong nhiều công ty. Tuy nhiên, cách tốt nhất là nên vào sổ hoá đơn với số tiền thực chi (đã
trừ chiết khấu). Để minh họa, công ty vào sồ hoá đơn theo số tiền thực chi cho hàng hoá mua
vào, khi nhận được hàng hoá, công ty mua hàng trừ 3.000$ tiền được chiết khấu từ tổng số
tiền ghi trên ho á đơn và vào sổ giao dịch này với các bút toán sau:
02/10 Nợ 611 Mua hàng /156 Hàng hóa (Inventory) 97.000
Có 331 Các khoản phải trả (Accounts payable) 97.000
Mua hàng hỏa trả chậm.
Nếu hoá đơn của số hàng hoá này được trả trong kỳ hạn chiết khấu, bút toán phản ánh số tiền
chi trả ghi “Nợ” cho tài khoản “Các khoản phải trả” và ghi “Có” tài khoản “Tiền mặt”, số tiền
97.000$. Tuy nhiên, nếu số tiền trả không được thực hiện trong kỳ hạn chiết khấu và do vậy
công ty không được hưởng chiết khấu, hay nói cách khác chiết khấu bị mất, khi đó bút toán
dưới đây phải được thực hiện trước hoặc ngay khi trả tiền cho hoá đơn:
01/12 Nợ 515X Chiết khấu mua bị mất (Uncollected Settlement Discount) 3.000
Có 331 Các khoản phải trả (Accounts Payable) 3.000
Vào sỏ số tiền chiết khấu bị mất.
Séc có giá trị 100.000$ sẽ được ký gửi chỏ bên bán.
100.000
3.000
97.000
Trần Xuân Nam - MBA
256
Phẩn 11: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG IASB/VAS
Khi hoá đơn được vào sổ theo số tiền thực (Net method), số tiền được chiết khấu bị trừ khỏi
số dư của tài khoản “Mua hàng” trên báo cáo kết quả kinh doanh để có chi phí của hàng hóa
mua vào. Tuy nhiên, khi hóa đơn được vào sổ với giá trị toàn bộ (gross method), số tiền chiết
khấu bị mất sẽ không được phản ánh trong bất kỳ tài khoản nào hoặc trên báo cáo kết quả

kinh doanh. Mặt khác, khi mua hàng được vào sổ với số tiền thực chi, số tiền được chiết khấu
không được phản ánh trên báo cáo kết quả kinh doanh. Thay vào đó, số tiền chiết khấu bị mất
sẽ khiến nhà quản lý chú ý do sự xuất hiện của nó trên báo cáo. Kết quả kinh doanh như một
khoản chi phí được gọi là “Chiết khấu bị mất”. Được trình bày như sau:
Công ty XY2
Báo cáo kết quà kinh doanh (Income statement)
Cho năm kết thức ngày 31/12/2008
Đơn vị tính: USD
1.000.000
700.000
300.000
200.000
100.000
(3.000)
wum
So sánh hai phương .pháp, việc vào sổ hoá đơn theo số tiền thực chi cung cấp cho nhà quản lỷ
thông tin có giá trị cao hơn, số tiền chiết khấu bị mất do bỏ sót, cẩu thả hoặc do nguyên nhân
khác được phản ánh một cách rồ ràng, gây sự chú ý cho nhà quản lý. Phương pháp này cũng
giúp cho nhà quản lý kiểm soát tốt hơn công việc của cá nhân có trách nhiệm với việc hưởng
chiết khấu. Nếu chiết khấu bị mất thì phải có người giải thích lý do vì sao. Do vậy sẽ nâng cao
tinh thần trách nhiệm của các nhân viên kế toán.
Tóm lược chương (Chapter summary)
1. Hệ thống các thủ tục kiểm soát nội bộ được lập để bảo vệ tài sản khỏi bị mất cắp hoặc
lạm dụng, để khuyến khích hiệu quả hoạt động và để động viên sự tôn trọng triệt để các
chính sách mà nhà quản lý đã vạch ra. Các nguyên tắc của kiểm soát nội bộ gồm: Con người
có khả năng và đảng tin cậy, phân định trách nhiệm rõ ràng, tách biệt người giữ tài sản và
kế toán, tách biệt người có thẩm quyền quyết định các nghiệp vụ và người giữ tài sản ỉiên
quan, phân chia trách nhiệm để có thể kiểm tra chéo lẫn nhau được, phải có một hệ thống sổ
sách, chứng từ hơp lý, số liệu đầy đủ, bảo hiểm tài sản và nhân viên giữ tiền, tài sản phải ký
quỹ, sử dụng máy móc tự động bất cứ lúc nào có thể, thường xuyên tổ chức xem xét ỉại

công tác kiểm soát nội bộ và ngoại kiểm.
2. Duy trì kiểm soát tiền, nhân viên quản lý tài sản phải được cách ly với việc ghi sổ theo dõi
về tiền. Ngoài ra tất cả các khoản thu tiền mặt phải được gửi vào ngân hàng ngay trong ngày
và mọi khoản chi, ngoại trừ các khoản chi lặt vặt, nên được thực hiện bằng séc hay chi qua
ngân hàng. Một hệ thống chứng từ tốt có thể đuy trì kiểm soát chi tiền tốt.
Doanh thu (Sales Revenue)
Giá phí hàng bán (Cost of Goods Sold)
Lãi gộp (Gross Profit)
Chi phí hoạt động kính doanh (Operating Expenses)
Lãi từ hoạt động kinh doanh (Operating Profit)
Thu nhập và chi phí khác (Other Income/ Expenses):
(Chiết khấu bị mất) {Uncollected settlement discounts)
Lãi ròng (Net Profit)
KỂ TOÁN TÀI CHÍNH
Chương 9: Kiểm soát nội bộ và các giao dịch về tiền
257
3 Trong kế toán quốc tế bảng điều hoà số dư ở ngân hàng được thực hiện để chứng minh tính
chính xác của sổ sách kế toán của bên gửi tiền và sồ sách của ngân hàng. Khi bảng điều hoà
đươc thực hiện, số dư trên báo cáo của ngân hàng được điều chỉnh đối với những khoản mục
như séc còn đang lưu hành và tiền gửi sau giờ làm việc của ngân hàng vào ngày lập báo cáo
của ngân hàng, sổ sách của bên gửi được điều chỉnh cho các khoản như dịch vụ phí, nợ do
ngân hàng thu hộ, tiền lãi sinh ra từ số dư bình quân của tiền gửi ngân hàng.
4. Thủ quỹ tiền lặt vặt, là người có trách nhiệm thực hiện các khoản chi tiền mặt từ quỹ này và
phải thu từ các phiếụ nhận tiền đã ký về các khoản chi. Tài khoản “Tiền lặt vặt” được ghi
“Nợ” khi quỹ được lập hoặc tàng lên về quy mô, và mọi khoản giảm tiền lặt vặt được vào sổ
vào bất cứ lúc nào quỹ bị giảm. Thực tế của quỹ “Tiền lặt vặt” ỉà một khoản tạm ứng cho
người/ phòng ban hay phải chi lặt vặt.
5. Khì phương pháp ghi hoá đơn theo thực chi được áp dụng, chiết khấu bị mất được báo cáo
như một khoản chi phí trên báo cáo thu nhỏ, Ngược lại, khi phương pháp vào sổ hoá đơn theo
số tiền toàn bộ, chiết khấu được hưởng, được báo cáo như một khoản thu nhập. Do đó,

phương pháp thực chi trực tiếp hướng dẫn sự chú ý của nhà quản lý vào ĩửiững trường hợp cá
biệt mà doanh nghiệp bị mất không được hưởng chiết khấu. Một số biện pháp kiểm soát nội
bộ sẽ được trình bày ở các chương tiếp theo.
Câu hỏi và bài tập (Questions & exercises)
1. Khoản nào dưới đây là một yếu tố của kiểm soát nội bộ?
a. Bảo vệ tài sản;
b. Bảo đảm việc ghi chép kế toán chính xác và đáng tin cậy;
c. Khuyến khích hiệu quả hoạt động;
d. Khuyến khích việc tôn trọng triệt đề các chính sách của Công ty;
e. Tất cả đều đúng.
2. Đặc tính nào của những đặc tính, của một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả mà chúng sẽ
bị vi phạm nếu cho phép một nhân viên, người vừa làm thủ kho cũng đồng thời làm kế toán
kho hàng?
a. Con người có khả năng đáng tin cậy c. Phân quyền rõ ràng
b. Phân công trách nhiệm d. Tách biệt các nhiệm vụ (giữ tài sản và kế toán)
3. Các kiểm toán viên thực hiện chức năng kiểm soát gì?
a. Đưa ra ý kiến khách quan về hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
b. Đảm bảo rằng tất cả các nghiệp vụ đều được ghi chép chính xác.
c. Thông báo kết quả kiểm toán cho các cơ quan điều hành của Chính phủ.
d. Đảm bảo rằng việc tách biệt hợp lý các rửìiệm vụ tồn tại trong doanh nghiệp.
Trần Xuân Nam - MBA