phần mềm quản lí công văn trường đại học Duy Tân.doc

Hay

BÁO CÁO DỰ ÁN QUẢN LÝ
CÔNG VĂN TRƯỜNG ĐẠI HỌC
DUY TÂN
TÊN PHẦN MỀM: EOFFICE
GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: LÊ THANH LONG
NHÓM BÁO CÁO:
KIWI
LỚP K14-CMU-TTT2
1. VÕ HOÀNG DUY
2. ĐẶNG THỊ THÚY HẰNG
3. NGUYỄN THỊ THU HOÀI
4. ĐỖ THỊ THU HOÀI
5. PHẠM THỊ LỆ TRÌNH
6. TRẦN TẤN VŨ

1


MỤC LỤC :
I.Giới thiệu chung…………………………………………………………3
II. Giới thiệu về phần mềm quản lí cơng văn trường đại học Duy Tân…..5
1. Cấu trúc tổ chức trường………………………………………….5
2. Quy trình quản lí văn thư………………………………………..6
2.1 Ngun tắc chung……………………………………….6
2.2 Giải thích từ ngữ………………………………………..6
2.3 Quản lý cơng văn đến……………………………………7
2.4 Quản lý công văn đi……………………………………..10
III. Giới thiệu về phần mềm……………………………………………….13
1. Mục tiêu phần mềm………………………………………………13

2. Nhóm người sử dụng……………………………………………..13
3. Phạm vi sản phẩm………………………………………………..14
4. Chức năng………………………………………………………..15
5. Mô tả tổng quan…………………………………………………..27
5.1 Triển vọng sản phẩm……………………………………27
5.2 Chức năng sản phẩm…………………………………….27
5.3 Môi trường điều hành……………………………………28
5.4 Thiết kế và thực thi ràng buộc…………………………..28
5.5 Tài liệu người sử dụng…………………………………..29
6. Yêu cầu phi chức năng…………………………………………30
7. Yêu cầu giao diện……………………………………………….32
8. Yêu cầu phần cứng………………………………………………39
9. Yêu cầu khác……………………………………………………40
10. Bảng báo giá…………………………………………………….41

2


I. Giới thiệu chung
1. Trong thời đại công nghệ thông tin ngày càng phát triển như hơm
nay, tin học hóa nghiệp vụ quản lý là một yêu cầu rất cần thiết.
Đối với các đơn vị có lượng cơng văn, văn bản lưu thơng thường
xun thì việc áp dụng tin học vào quản lý công văn, văn bản là thể hiện
bước tiến lớn trong q trình tin học hố quản lý, tạo ra sự tiện lợi, chuyên
nghiệp và tiết kiệm lớn.
2. Quản lý cơng văn là một chương trình phần mềm có giao diện Web
tích hợp cả hai chức năng quản lý cơng việc và quản lý cơng văn. Chương
trình này đã đảm bảo tin học hoá phần lớn các quá trình phân cơng cơng
việc, xử lý cơng văn một cách thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và có tính
mở cao.

Quản lý công văn tập trung vào quản lý luồng công văn và được thiết
kế để xử lý theo quy trình ISO và / hoặc khơng theo quy trình ISO
3. Một số tính năng của chương trình:
a. Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác
nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi,
tìm kiếm, xử lý thông tin, giải quyết công việc để nâng cao
chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo,
các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức.
b. Xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử, khắc phục một
cách cơ bản tình trạng thơng tin, cung cấp thông tin về văn
bản phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý, cán bộ
chuyên mơn một cách thuận tiện, chính xác, đầy đủ và kịp
thời.
c. Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ công
nghệ thông tin, từng bước tạo ra thói quen làm việc trong
mơi trường mạng và sử dụng thơng tin điện tử, bên cạnh đó
nâng cao trình độ quản lý, góp phần tạo thay đổi đột phá
trong các quy trình xử lý thơng tin, giải quyết cơng việc của
cán bộ, công chức với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm
hoạt động trên mạng, từng bước góp phần thực hiện cải
cách hành chính.
d. Quản lý tồn bộ các văn bản của cơ quan bao gồm các văn
bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản dự thảo,…
thực hiện gửi và nhận văn bản với các cơ quan, tổ chức, cá
nhân bên trong và bên ngoài thông qua môi trường mạng.
3


e. Quản lý toàn bộ các dự liệu phát sinh trong quá trình luân
chuyển và xử lý văn bản bao gồm các phiếu giao việc,

phiếu trình, phiếu xử lý, các ý kiến trao đổi góp ý trong q
trình xử lý văn bản trên hệ thống mạng.
f. Tạo lập và quản lý các hồ sơ xử lý văn bản, thiết lập luồng
xử lý để có thể theo dõi vết xử lý văn bản, lưu lại tồn bộ
q trình xử lý cũng như hồi báo của văn bản trên hệ thống
mạng.
g. Tạo lập và quản lý các loại báo cáo về các tình hình luân
chuyển, quản lý và xử lý, theo dõi xử lý văn bản, kết xuất
các thông tin tổng hợp nhằm phục vụ kịp thời công tác điều
hành, tác nghiệp của lãnh đạo cũng như của các cán bộ
trong cơ quan.
h. Chuẩn hóa, tạo lập và lưu trữ các thơng tin danh mục nhằm
quản lý các đối tượng tham gia và hệ thống, trợ giúp việc
nhập văn bản và hỗ trợ việc phân xử lý các loại văn bản
theo thẩm quyền giải quyết.

4


II. Giới thiệu về phần mềm quản lí cơng văn trường đại học Duy Tân .
1.Cấu trúc tổ chức trường

5


2. Quy trình quản lí văn thư
2.1 Ngun tắc chung.
a) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của trường đều phải
được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của trường
b) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được

đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong
ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn: “Hoả
tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây
gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao
ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ
tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
c) Văn bản, tài liệu mang bí mật phải đưa đến cho chánh
văn phịng .
2.2 Giải thích từ ngữ
Trong văn bản này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như
sau:
a) Văn bản đi
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể
cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản
mật) do trường phát hành được gọi chung là văn bản đi.

b) Văn bản đến

Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể
cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản
mật) và đơn, thư gửi đến trường được gọi chung là văn bản
đến.

c) Đăng ký văn bản

6

Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những
thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng,
năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhậnv.v...
vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản
trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản.

2.3 Quản lý văn bản đến
2.3.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
a) Tiếp nhận văn bản đến
b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được
phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
- Loại khơng bóc bì: Đối với những bì văn bản
gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc
chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm
chuyển cho văn thư để đăng ký.
- Loại do cán bộ văn thư bóc bì
- Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực
hiện theo quy định tại Thơng tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13
tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể
của cơ quan, tổ chức.
c) Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Văn bản đến phải được đăng ký tập trung
tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định
của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan như các hoá đơn, chứng
từ kế toán v.v…
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại
văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ

đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với bản Fax thì cần chụp
lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến được chuyển phát
qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng
dấu “Đến”.

7


Đối với những văn bản đến không thuộc
diện đăng ký tại văn thư thì khơng phải đóng dấu “Đến” mà được
chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết.

d) Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn
bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính.
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ
+ Lập sổ đăng ký văn bản đến
•

Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng
ký tất cả các loại văn bản, trừ văn bản
mật).

•

Sổ đăng ký văn bản mật đến.

+ Đăng ký văn bản đến
• Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể
và văn bản mật đến, được thực hiện

theo hướng dẫn của nhà nước.
- Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương
trình quản lý văn bản
+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ
sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng
công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn
số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà
nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).
+ Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào
cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng
chương trình phần mềm quản lý văn bản của tổ chức cung cấp
chương trình phần mềm đó.

2.3.2 Trình và chuyển giao văn bản đến
a) Trình văn bản đến
8


Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời
trình cho chánh văn phịng xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo
giải quyết.
Chánh văn phòng căn cứ vào nội dung của văn
bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ
và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến
phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải
quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục
“chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời
hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng.
Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến được quy định cụ thể

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải
quyết (nếu có) của chánh văn phịng, văn bản đến được chuyển trở lại
văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, hoặc vào các
trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến.
b) Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị
hoặc cá nhân giải quyết.
Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ
trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải
vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý
kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến
của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp
theo dõi, giải quyết.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản
chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và
ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký
bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân
đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
2.3.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn
bản đến
a) Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến cán bộ văn thư phải
giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy
định cụ thể của cơ quan.
b) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
9


Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết
theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều

phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
Cán bộ văn thư có tổng hợp số liệu về văn bản
đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết;
văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v... để báo cáo
cho chánh văn phòng.

2.4 . Quản lý văn bản đi
2.4.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình
bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản
a) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình
bày văn bản
Trước khi thực hiện các cơng việc để phát hành văn bản,
cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình
bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo để xem xét,
giải quyết.
b) Ghi số và ngày, tháng văn bản
c) Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời
gian quy định. Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy
định
2.4.2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
a) Đóng dấu cơ quan
Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ
lục kèm theo văn bản chính được thực hiện theo quy định tại khoản 2
và 3 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4
năm 2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài
liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định
tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Dấu được
đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản,

trùm lên một phần các tờ giấy.
b) Đóng dấu độ khẩn, mật
10


Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc” (kể
cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được
thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10 Mục II của Thơng tư liên
tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và
“Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy
định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).

2.4.3. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản
đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính.
a) Đăng ký văn bản đi bằng sổ
- Lập sổ đăng ký văn bản đi
+ Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường).
+

Sổ đăng ký văn bản mật đi.

- Đăng ký văn bản đi
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao
văn bản và văn bản mật, được thực hiện theo hướng dẫn
b) Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng
chương trình quản lý văn bản
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ
sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương

trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp
chương trình phần mềm đó.
2.3.4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi
a) Làm thủ tục phát hành văn bản
- Lựa chọn bì
- Trình bày bì và viết bì
- Vào bì và dán bì:

11


- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu
khác lên bì
b) Chuyển phát văn bản đi
- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân
trong nội bộ cơ quan, tổ chức .
- Chuyển giao trực tiếp cho cơ quan, tổ chức khác
- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện .
- Chuyển phát văn bản đi bằng Fax, qua mạng
- Chuyển phát văn bản mật
c) Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi
việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn
bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề
xuất, trình người ký văn bản quyết định;
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu
thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm

tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó
(do khơng có người nhận, do thay đổi địa chỉ, v.v...) mà
bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân
soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn
bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải
kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2.4.5. Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại
Điều 19 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Bản lưu tại văn thư là bản
có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự
đăng ký.

12


III. Giới thiệu về phần mềm
1. Mục đích phần mềm
- Tin học hố q trình lưu trữ và xử lý cơng văn, q trình
phân cơng cơng việc của một doanh nghiệp.
- Giảm cơng sức, chi phí lưu trữ, tìm kiếm và xử lý cơng văn
cũng như q trình phân cơng cơng việc.
- Tự động hố các q trình nhận - gửi cơng văn, phân cơng
cơng việc theo nhiều hình thức khác nhau
- Hỗ trợ ban giám đốc theo dõi, đánh giá năng lực của từng
người, tình trạng xử lý cơng văn, cơng việc của các phịng ban
- Lưu trữ cơng văn an tồn, t ìm kiếm dễ dàng
- Mọi q trình thực hiện việc xử lý cơng văn, cơng việc đều

được hệ thống máy tính ghi nhận nên lãnh đạo sẽ co biện pháp thích
hợp để điều chỉnh các hoạt động của các phịng ban chức năng.
2. Nhóm người sử dụng:
-

Cơ quan chủ quản đầu tư :
Hội đồng quản trị nhà trường

-

Cơ quan chủ đầu tư :

Văn phòng trường đại học DUY TAn : quản lí tất cả các
cơng văn của nhà trường.
-

Các cơ quan tham gia, vận hành phần mềm
+ Văn phịng trường đại học duy tân
+ Các đồn khoa , phòng ban
+ Các trung tâm

-

Đối tượng phục vụ

Đối tượng phục vụ của Hệ thống Quản lý VB&HSCV
được phân thành các loại sau:
+ Tại văn phòng nhà trường :
13

• Chánh Văn phịng : Quản lí, giám sát
tất cả các công văn đến và công văn đi,
phân công sắp xếp lịch làm việc
• Văn thư, cán bộ hành chính: xử lí cơng
văn đến và đi
+ Tại phịng ban
• Trưởng phịng ban
• Văn thư, cán bộ hành chính
+ Tại các trung tâm
• Giám đốc trung tâm
• Văn thư, bộ hành chính
• Lãnh đạo, cán bộ, chun viên các
phịng ban

3. Phạm vi sản phẩm
Phạm vi sử dụng phần mềm là nội bộ trường đại học
Duy Tân.
Văn bản đến thì văn thư sẻ tiếp nhận , phân loại và trình
cho chánh văn phịng kí và dóng dấu. Tùy thuộc theo loại văn
bản và yêu cầu mà văn bản được chuyển đến những bộ phận
thích hợp. Ví dụ như văn bản được chuyển đến khoa thì văn
thư của khoa sẻ tiếp nhận,phân loại và trình lên cho trưởng
khoa xử lí. Sau khi xử lí xong thì sẽ có văn bản trả lời và
chuyển đến văn phòng trường. Cũng như vậy văn bản sẻ được
xử lí tương tự ở phịng ban và trung tâm. Phịng ban thì có
trưởng phịng xử lí,trung tâm thì có giám đốc trung tâm xử lí .

14

4. Chức năng.
ĐẶC TẢ USE CASE
USE CASE HỆ THỐNG SỬ DỤNG:
USE CASE 1: Đăng nhập hệ thống

nhân viên, giảng viên

ngư ờ i dùng khác
đăng nhập vào hệ
thống
ngư ờ i
dùng

s ố ID

c hánh văn phòng

nhân viên văn thư

Tên

Đăng nhập hệ thống

Tác nhân

Người dùng

Điều kiện đầu

Hệ thống yêu cầu truy cập vào hệ thống
cho người dùng
Người dùng đăng nhập vào hệ thống:
- Xem và xếp lịch làm việc cho các
phòng ban, lên kế hoạch công tác.
- Soạn thảo văn bản, giải quyết văn
bản- phê duyệt công văn, theo dõi
việc xử lý văn bản đi đến

Quy trình cơ bản

15


Điều kiện sau

2.

Hệ thống hiển thị các module sử dụng khi
người dùng đăng nhập thành công vào hệ
thống

USE CASE 2: đăng nhập hệ thống
soạn thảo văn
bản

xử lý văn bản

đăng nhập

chánh văn phịng
xử lý cơng việc

phê duyệt văn
bản

theo dõi văn bản

sắp xếp c ơng
việc

Tên

Đăng nhập hệ thống

Tác nhân

Chánh văn phịng

Điều kiện đầu

Hệ thống cung cấp truy cập vào hệ thống cho
chánh văn phịng

Quy trình cơ bản

Điều kiện sau

Chánh văn phịng đăng nhập vào hệ
thống:

- Xem và xếp lịch làm việc cho các
phịng ban, lên kế hoạch cơng tác.
- Soạn thảo văn bản, giải quyết văn bảnphê duyệt công văn, theo dõi việc xử
lý văn bản đi đến
Hệ thống hiển thị các module sử dụng khi
chánh văn phịng đăng nhập thành cơng vào
hệ thống
16


3.USE CASE 3:

tiế p nhận vă n b ản

nhập vă n b ản
vă n b ản đến
thu hồ i văn bả n
đ ăng nh ập
nh ân viên văn th ư
văn bản đi

17

triể n k hai văn bản


Tên

Đăng nhập hệ thống

Tác nhân

Nhân viên văn thư

Điều kiện đầu

Ứng dụng này cung cấp truy cập vào hệ thống cho nhân
viên văn thư

Quy trình cơ bản

Điều kiện sau

Nhân viên văn thư đăng nhập vào hệ thống xử lý văn
bản đi và đến
- Văn bản đến: tiếp nhận văn bản đến, nhập văn bản,
thu hồi văn bản
- Văn bản đi: triển khai văn bản
Hệ thống hiển thị giao diện các module sử dụng khi nhân
viên văn thư đăng nhập thành công vào hệ thống

4.USE CASE 4:

vă n b ả n đ ế n

in c lu d e
lo ạ i vă n b ả n

in c lu d e
t ìm k i ế m v ă n

bản

n g à y th á n g

in c lu d e
g iá o viê n , c á n b ộ
vă n b ả n đ i
x e m lịc h là m
việ c

18

in c lu d e


Tên

Hoạt động đăng nhập

Tác nhân

Cán bộ, giảng viên

Điều kiện đầu

Hệ thống yêu cầu truy cập vào hệ thống cho cán bộ và
giảng viên

Quy trình cơ
bản

Điều kiện sau

Cán bộ, giảng viên đăng nhập vào hệ thống, thực hiện
viêc tra cứu văn bản và xem lịch làm việc.
- Việc tra cứu văn bản thực hiện với văn bản đến và
văn bản đi. Tra cứu theo loại văn bản và theo ngày
tháng năm
- Lich làm viêc được tra cứu theo phòng, khoa, ngày
tháng năm
Hệ thống hiển thị giao diện các modul sử dụng khi cán bộ,
giảng viên đăng nhập thành công vào hệ thống

5. USE CASE 5:

cập nhật

đăng ký công văn

hủy bỏ

thử lại
văn thư

đăng công văn

19


Tên

Hoạt động cập nhật văn bản

Tác nhân

Nhân viên văn thư

Điều kiện đầu

Hệ thống đòi hỏi sự truy cập của nhân viên văn thư

Quy trình cơ bản

Điều kiện sau

Nhân viên văn thư sẽ:
- đăng ký văn bản, sau đó chọn cập nhật hoặc hủy
bỏ, thử lại
- đăng văn bản
Hệ thống hiển thị giao diện đăng ký văn bản, đăng văn
bản

6. USE CASE 6:

20


n ậ n à đ n ký
hp gy ăg

n ậ số v n b n
hp
ă ả

n ậ n ày b n
hp g
a
hn
àh

n ậ n u n cô g
hp gồ
n
vn
ă
n â v n v n th
h n iê ă ư
n ký
ơi

n à có h u lự
gy
iệ
c

n à h t h u lực
g y ế iệ

Tên

Hoạt động đăng ký văn bản

Tác nhân

Nhân viên văn thư

Điều kiện đầu

Hệ thống đòi hỏi sự truy cập của nhân viên văn thư

Quy trình cơ bản

Điều kiện sau

nhân viên văn thư sẽ
- nhập ngày đăng ký
- nhập số văn bản
- nhập ngày ban hành
- nhập nguồn văn bản
- nơi ký
- ngày có hiệu lực
- ngày hết hiệu lưc
Hệ thống hiển thị giao diện đăng ký văn bản. Sau khi
đăng ký và post văn bản thành công, văn bản sẽ được
lưu trữ vào cơ sở dữ liệu, phục vụ cho cơng việc tìm
kiếm và triển khai sử dụng văn bản

7. USE CASE 7 :
21

nội dung công
văn

nội dung đăng k ý
công văn

chi tiết nội dung
triển khai
nhân viên văn thư
m ô tả công văn

Tên

Hoạt động triển khai công văn

Tác nhân

Nhân viên văn thư

Điều kiện đầu Hệ thống đòi hỏi sự truy cập của nhân viên văn thư
Quy trình cơ
bản

-

nhân viên văn thư sẽ nhập số công văn hệ thống
sẽ hiển thị nội dung dăng ký công văn
- nhân viên văn thư nhập nội dung triển khai
- nhân viên văn thư nhập mô tả công văn bao gồm:

+ dạng văn bản
+ tên văn bản
+ file đính kèm
+ người tạo
Điều kiện sau Hệ thống hiển thị giao diện đăng triển khai công văn.
Công văn sẽ được triển khai tới phòng khoa, trung tâm

8. USE CASE 8:

22


nội dung cơng văn

include

nội dung đăng ký
c ơng văn

trích yếu

các phịng nhận văn
bản

include
trạng thái

nhân viên văn thư
danh sách file đính
kèm

nội dung chỉ đạo

các nhân viên nhận
văn bản

Tên

Hoạt động chuyển giao văn bản

Tác nhân

Nhân viên văn thư

Điều kiện đầu

Hệ thống yêu cầu sự truy cập của nhân viên văn thư

Quy trình cơ
bản

-

Điều kiện sau

nhân viên văn thư sẽ nhập nội dung cơng vănnhập số cơng văn sẽ có bảng đăng ký cơng văn
văn thư sẽ ghi trích yếu văn bản
văn thư sẽ nhập các phịng ban nhận văn bản và
tích trạng thái đã nhận hay chưa
nhập danh sách file đính kèm, chi tiết nội cung

chỉ đạo, và các nhân viên đã nhận văn bản

Hệ thống hiển thị giao diên chuyển giao công văn.

23


99 9. USECA
9.USECASE 9

nội dung c ông văn

nội dung đăng k ý
cơng văn

tríc h yếu

danh sách file đính
kèm
c hánh văn phòng
ngư ờ i chỉ đạo

chỉ đạo triển khai
văn bản đi

Tên

Hoạt động phê duyệt văn bản

Tác nhân

Chánh văn phòng

Điều kiện trước

Hệ thống địi hỏi sự truy cập của chánh văn
phịng

Quy trình cơ
bản

-

hệ thống sẽ hiện chi tiết: nội dung cơng
văn, trích yếu, danh sách file đính kèm khi
người dùng nhập số cơng văn
- chánh văn phịng nhập người chỉ đạo gải
quyết cơng văn
nhập chi tiết triển khai tới các phịng, khoa,
trung tâm
24


Post-Condition

10

Hệ thống hiển thị giao diên phê duyệt văn bản.
văn bản được phê duyệt và cập nhật lên cơ sở dữ
liệu sau khi đã được phê duyệt

. USE CASE 10:

c h ọ n n g à y th á n g
năm

c h á n h vă n p h ò n g

viế t c h i t iế t c ô n g in c lu d e b ả n g n ộ i d u n g c ô n g
việ c
việ c

Tên

Hoạt động xếp lịch làm việc

Tác nhân

Chánh văn phòng

Điều kiện đầu

Hệ thống yêu cầu sự truy cập của chánh văn phịng

Quy trình cơ bản

-

-

Điều kiện sau

chánh văn phòng sẽ chọn ngày, tháng, năm
chánh văn phòng sẽ viết nội dung công việc vào
bảng công việc được chia theo ngày, tháng,
năm đã chọn

Hệ thống hiển thị giao diên phê duyệt văn bản, chánh
văn phòng sau khi thực hiện hoạt động này, lịc biểu
công việc sẽ được post lên gaio diên chương trình

25